Scrivania portatile

Scrivania portatile

Dopo aver affrontato il tema della scrivania come luogo di partenza della tua produttività, dell’importanza della scrivania analogica – che può anche non essere una vera scrivania – e dell’organizzazione della scrivania digitale… veniamo al dunque, e cioè al fatto di poter lavorare bene ovunque.

È possibile?

Hai mai notato che cambiando postazione di lavoro spesso fluiscono sì nuove idee, ma che all’inizio ci si trova spaesati, come se non avere attorno a sé le stesse cose possa creare delle difficoltà lavorative, o meglio una piccola perdita di produttività?

Ecco, quindi, qualche idea per non perderla, ma, al contrario per avere sempre le cose giuste nel posto giusto e poter apprezzare la flessibilità di poter lavorare ovunque… bene!

 

DESKTOP AGILE

Come abbiamo visto nell’organizzazione della scrivania digitale, se fai in modo di utilizzare il desktop del tuo pc come uno spazio di lavoro e non come un archivio, anche temporaneo di file, è molto semplice poi potersi svincolare da un pc e avere comunque con sé ciò che serve.

Per quanto riguarda i tuoi dati puoi costruire un archivio on line dei tuoi dati dei lavori in corso, quello che io chiamo archivio dati corrente. È molto utile perché così potrai avere accesso a ciò che ti serve ovunque tu sia. Se poi nei pc che usi di più scarichi le App di riferimento potrai non sentire la differenza rispetto a lavorare sul disco fisso del pc.

E, fatto trenta, facciamo trentuno, crea i collegamenti anche alla barra del tuo browser così, sarà in tutto e per tutto la stessa cosa.

 

NOTE A PORTATA DI MANO E DI CLICK

Ecco che per potersi permettere di lavorare da tanti luoghi diversi è utile avere con sé tutte le note che servono, quindi:

  • per le note digitali, usa App che siano poi facilmente accessibili on line. Io ti consiglio Trello per le raccolte di idee, Todo e Keep per le liste, la prima per le liste vere e proprie, la seconda anche per qualche nota al volo e personale, e Milanote per tutto il resto, soprattutto per la raccolta di immagini, idee, articoli… perché puoi creare delle bacheche come piacciono a te.

Se vuoi approfondire l’argomento, ecco un post in più.

  • per le note analogiche, via ai quadernini, ma che siano piccoli, leggeri e facilmente raggruppabili. Puoi anche usare uno stesso quaderno e sfruttarlo in punti diversi, come per un bullet journal, con delle etichette che ti aiutino a individuare le varie sezioni.

 

USA GLI STRUMENTI GIUSTI

Sai che ci tengo a che siano utilizzati gli strumenti giusti e questo significa avere con sé le penne giuste, i quaderni giusti… e via dicendo.

Ecco che puoi creare un piccolo ufficio portatile, cioè fare in modo che gli strumenti che ti sono più congeniali e che usi sempre ti seguano. Si tratta di fare un po’ di analisi e vedere cosa usi di più e come. Io ti consiglio di utilizzare astucci e pochette nell’idea di avere uno o due livelli di lavoro diversi. Mi spiego: devo fare il mio lavoro quotidiano e quindi mi sposto in giornata? Livello uno: basterà avere con me carta e penna. Questo significa il mio astuccio con le penne fidate: la mitica Pilot, la matita, la gomma, una penna colorata e un pennarello. E la carta, cioè gli strumenti carta che uso di più: agenda, blocco delle note e basta. Così posso spostarmi agilmente perché avendo queste due cose e il pc, impostato come detto nei primi due punti, sarà come lavorare nel mio spazio dedicato a casa.

Livello due: quando mi sposto per un cliente avrò con me la pochette che raccoglie tutto l’indispensabile per lavorare bene: post-it, graffette, elastici, scotch, cucitrice (piccola)… basta limitare il numero degli oggetti e ordinare tutto nelle tasche di un buon organizer.

Livello tre: quando mi sposto per un’attività di docenza, e qui si viaggia a pieno carico e cioè tutto quello che ho di solito più: pennarello per i fogli e la lavagna, cavo per il pc, puntatore, penna usb, prolunga…. Qui vale il concetto “e se” e quindi meglio una cosa in più che in meno. Sicuramente sarà un muoversi più pesante, ma come detto, necessario solo una volta ogni tanto, il più delle volte basta il livello uno.

Il trucco sta nell’usare anche a casa gli stessi strumenti.

Ecco che l’organizer starà bene in un cassetto o nel piano della scrivania e così il contenitore per i “pennarelli da momento creativo” può essere sia appoggiato alla scrivania sia portato in borsa in un attimo, insomma… ancora una volta basta avere gli strumenti giusti!

 

Con questi tre accorgimenti lavorare da casa, in ufficio o dove più ti piace non sarà più un problema, avrai tutto con te e soprattutto potrai accedere alle informazioni in un click, lavorare agilmente sui tuoi file e non perdere di vista nemmeno un pennarello 😉

Provare per credere. E… aspetto i risultati nei commenti!

 

 

Photo by Oliur – Unsplash
Le scrivanie

Le scrivanie

Quando inizio un progetto mi piace tantissimo fare un brainstorming con i pennarelli colorati. Carta e penna, nulla di complesso, ma mi serve per tirare fuori idee, dubbi, obiettivi e difficoltà. Per farlo non mi siedo alla scrivania del pc, mi piace essere in un posto diverso dal solito, proprio per far lavorare anche la mia mente fuori dai soliti schemi. Capita anche a te?

Allo stesso modo quando leggo un libro mi piace stare accoccolata sul divano, magari con una buona tisana e una coperta morbida sulle gambe. Pensi che non sia lavoro? Beh, dipende dal libro si intende 😉

Dove voglio arrivare?

Ti racconto spesso di come sia il lavoro a determinare il luogo dove farlo al meglio e non viceversa, ma quello che vorrei proporti oggi è proprio un modo diverso di organizzare gli spazi della tua produttività.

E’ molto utile organizzare il proprio luogo di lavoro prevedendo due spazi, due scrivanie se ti va, e comunque prevedere due postazioni di lavoro: una analogica e una digitale.

 

POSTAZIONE DIGITALE

 

Diciamo che questa è quella classica, cioè quella del pc. Qui non servono tanti fronzoli, perché molto probabilmente se usi il pc non ti serve altro che:

  • lo spazio per il pc e la tastiera, sgombro da altro;
  • carta e penna per un appunto al volo;
  • agenda e calendario a vista.

Ovviamente poi a seconda del progetto di lavoro avrai i materiali dedicati, così come avrai fisse o a portata di mano le attrezzature per eventuali back-up, call, registrazioni… a seconda della frequenza di utilizzo.

Se ci pensi però, non serve nulla di più, e in verità molte cose possono stare anche virtualmente sul tuo desk, come una bella foto emozionale o il calendario stesso… ma di questo ne parliamo a brevissimo, nel prossimo post.

In sintesi, la postazione digitale deve essere leggera, flessibile ai progetti di lavoro, un po’ come ti raccontavo la settimana scorsa.

 

POSTAZIONE ANALOGICA

 

Ecco che qui puoi scatenare la tua fantasia, puoi dare spazio a colori, penne, pennarelli, quaderni, quadernini, fogli di vari formati e tipi e perché no… tutto ciò che ti crea ispirazione: immagini, frasi, fotografie… raccolte in bacheche o appese ai muri. Se sei un fan della cancelleria non sentirti in colpa nell’avere adesivi, scotch colorati post di mille tipi. Se sei più minimalista, avrai lo stretto necessario, ma comunque a portata di occhi per coltivare la tua ispirazione.

La parte analogica del lavoro spesso passa in secondo piano e per questo oggigiorno non c’è un posto specifico per questa tipologia di lavoro, a meno che tu non sia un creativo, e allora per necessità avrai un posto dedicato.

Non si pensa, infatti, che sia necessario dare spazio anche al lavoro che non sia quello effettivo e materiale. Come se bastasse agire per creare fatturato, senza programmare, fermarsi a pensare, analizzare, studiare e formarsi. Come se questi aspetti definiamoli “meno tangibili” o meno legati al lavoro effettivo possano essere in capo ad altri o non facessero naturalmente parte di tutte le attività lavorative.

Siamo davvero sicuri, infatti, che anche tu non sia un po’ creativo?
Tutti i lavoratori lo sono!

Dove nascono i tuoi progetti? Dove li crei, li analizzi, li fai crescere? Dove fai crescere la tua ispirazione? Dove formi la tua conoscenza?

Tutte queste cose sono importanti tanto quanto il resto del lavoro e meritano il giusto spazio in agenda e anche nel tuo luogo di lavoro!

Ecco che avrai la tua seconda scrivania, e se non ti piace essere seduto al tavolo mentre studi o progetti, non è un problema, per questa seconda postazione di lavoro non ci sono vincoli: può essere come più la desideri e soprattutto deve favorire la tua voglia di fare, la tua energia!

Quindi via a ciò che fa più per te! Se ti va può essere anche itinerante, e cioè portarti a lavorare in posti nuovi e diversi, l’importante è che tu abbia con te ciò che ti serve. E per questo… ci rivediamo nell’ultimo post del mese!

Intanto tu inizia a dare il giusto spazio alla tua postazione analogica 😉

 

 

Photo by Bench Accounting – Unsplash
L’inizio nascosto della produttività

L’inizio nascosto della produttività

Luoghi di raccolta di oggetti utili, non utili, dimenticati, di “intanto lo metto qui” e poi si fanno le radici, di “lo lascio in vista per non dimenticarmi” per poi nascondersi e cadere nel dimenticatoio.

Le scrivanie sono tante cose e sono usate dalle persone nei modi più diversi.
Non mi stancherò mai di dire che la scrivania è uno spazio sottovalutato e spesso male utilizzato.

Di fatto quel tavolo è una porzione di spazio che è un vero punto cruciale per la tua produttività.

Proprio perché sia utile alla tua produttività deve essere funzionale al lavoro che fai e supportarti, non ostacolarti, in breve non essere ciò che non è.

Per questo la scrivania non è, ad esempio, un luogo d’archivio. Non lasciare sul tavolo i faldoni, le raccolte di carte, le informazioni che non ti servono per il lavoro che stai svolgendo ora. Trova piuttosto per tutte queste cose uno spazio vicino alla scrivania, ma non la scrivania stessa: un mobiletto nelle vicinanze, una seconda scrivania a lato, un mobile alle tue spalle.

Perché insistito tanto su questo concetto? Perché se lasci solo le cose sulle quali stai lavorando sul tuo tavolo di lavoro ti concentrerai effettivamente su quello, se lasci anche altro la tua mente scivolerà molto facilmente anche sugli altri lavori aperti. E tu non vuoi sprecare energia pensando ad altro, no? In breve, una cosa alla volta!

La scrivania non è nemmeno il luogo del “così me lo ricordo”. Se vuoi proprio ricordare di portare a casa quella cosa, meglio metterla vicino alla giacca e alla borsa, nella famosa zona di transito che è la pista d’atterraggio: cioè un luogo di scambio tra lavoro e non lavoro dove raccoglierai tutte le cose per prepararti a iniziare a lavorare o a uscire.
Così, se proprio vuoi tenere a mente che devi fare quel lavoro, e per questa ragione lasci il materiale sulla scrivania occupando spazio, non basta forse scrivere una nota nella to do list? Non impilare carte su carte, che poi come piccoli avvoltoi sulla spalla ti faranno venire l’affanno.

La scrivania non è nemmeno il luogo dei ricordi: ninnoli, badge di eventi passati, gadget vari, otto tazze per il caffè che non usi mai perché preferisci andare al bar… fai un favore alla tua mente, elimina gli oggetti inutili, così farai un favore anche all’energia della tua scrivania: meno cose, più pulizia, ed ecco che in un batter d’occhio avrai un ambiente di lavoro molto più invogliante e piacevole!

E ora veniamo a qualche consiglio per aumentare la tua produttività, te ne lascio sette:

  1. tieni carta e penna a portata di mano, se sei destro a destra, se sei mancino a sinistra, ma non occorre avere un portapenne zeppo zeppo e otto blocchi formato A4 impilati l’uno sull’altro, basta l’indispensabile: le penne che usi, dei colori che usi, una matita se la usi e i colori o gli evidenziatori che usi.

    Inutile aggiungere di lasciare nel portapenne solo penne, pennarelli ed evidenziatori che funzionano bene, vero?

  2. Lascia che le tue braccia possano appoggiarsi senza fare gincane. Lascia lo spazio tra te e la tastiera sgombro da oggetti, cellulare compreso.
  3. Se non usi certi oggetti non sentirti in obbligo di averli vicino a te: telefono fisso, cucitrice, togli punti, righelli, stampante… e la lista è lunga. Si è abituati a vedere sulla scrivania certi oggetti, ma di fatto, se non li usi, mettili altrove. Anche se li usi poco mettili altrove, magari in un cassetto, o nel mobiletto vicino o in un’altra stanza (la stampante ad esempio). Lascia vicino a te solo ciò che usi, e più lo usi, più tienilo a portata di mano.

  4. Non mettere da parte la tua agenda e la tua to do list. Tieni i tuoi programmi sempre sott’occhio quindi anche i tuoi strumenti di lavoro. Può essere molto utile tenerli leggermente in verticale così da poterli leggere facilmente o perché no, appesi al muro.
  5. Crea ordine nel gomitolo di cavi! Fai in modo di avere pochi cavi che ingombrino la scrivania e piuttosto dai rapido accesso alle prese che usi con frequenza, come una USB per una pennetta o il cavo dell’hard disk per il back up.
  6. Fai in modo di avere vicino a te dell’acqua o una bevanda calda, a seconda della stagione, la produttività dipende molto anche dalla tua idratazione, non sottovalutare la questione!
  7. Lasciati ispirare. Sì alla pulizia, all’essenzialità, ma fai in modo che la scrivania sia anche tua, e quindi donale un tocco di personalità, la tua! Sì a un oggetto, una foto o qualcosa che ti alleggerisca il pensiero e ti motivi un po’!

 

Hai mai pensato che la tua produttività possa partire dallo spazio di lavoro? Beh, come vedi è proprio così. E se pensi anche tu di aver sottovalutato la questione… perché non fai una bella foto della tua scrivania, me la mandi, e ne parliamo insieme?

 

 

Photo Nicolas Solerieu – Unsplash
¾ di spazio? Certo!

¾ di spazio? Certo!

Di quello che sto per scrivere ne sarà contenta in primis la mia grafica 😊 ma, lo ammetto, è proprio una grande verità.

 

Lo spazio pieno vale tanto quanto quello vuoto, anzi il vuoto ci aiuta, è dalla nostra parte, non dobbiamo averne paura.

 

Non voglio certo sconfinare in un campo che non è il mio, come quello della grafica, ma vorrei riportarti sull’importanza del vuoto anche nel tuo foglio d’appunti.

Sì, anche qui la regola dei ¾ può tornare utile, in breve non riempire tutto tutto, da destra a sinistra, dall’alto in basso, ma lascia degli spazi vuoti.

 

Gli spazi vuoti possono esserti utili per tante cose.

 

Come ti raccontavo nel foglio di Cornel, sono utili per fare dei piccoli riassunti, ma anche per lasciare degli spazi per le domande.
Sono utili anche per fare delle correzioni senza però avere un foglio disordinato.

Ma soprattutto aiutano la lettura: è molto più semplice leggere e ricordare le cose se sono adeguatamente distribuite nella pagina.
In particolare, avrai modo di lasciare dello spazio per note, sottolineature, segni particolari che ti aiutino a ricordare.

Dopo la suddivisione con il metodo Cornell, vorrei proportene un altro che trovo molto utile ed efficace e devo aggiungere anche molto semplice.

Se il primo è utile per gli appunti, questo è utile per la “to do list”.

È altrettanto veloce e consiste nel dividere lo spazio in 4 parti:

  • una parte per le cose da fare al lavoro;
  • una parte per le telefonate;
  • una parte per le commissioni e le cose fare per gli aspetti personali;
  • una parte jolly per una nota al volo, che riprende il concetto del foglio di lavoro.

 

Perché può essere utile questa suddivisione? Perché riassume alcuni concetti molto importanti:

  • il simile con simile, questo ti aiuta molto a vincere l’inerzia delle cose da fare e ti fa risparmiare tempo ed energie, vale per le telefonate, ad esempio;
  • divide il lavoro dal personale e così ti permette di lavorare in modo concentrato e allo stesso tempo di non dimenticare il resto, vale per le commissioni personali;
  • il foglio di lavoro è uno “scarica mente” e quando hai finito la giornata è sufficiente archiviare le informazioni che servono ed eliminare il foglio, questo di aiuta a chiudere il tempo di lavoro e passare a quello personale.

Anche qui vale la regola dei ¾, 3 parti pianificate e una jolly.

 

E tu per cosa usi i ¾?

 

 

Photo by Diana Polekhina – Unsplash
Informazioni a portata di tutti

Informazioni a portata di tutti

Oggi voglio parlarti di un luogo tanto importante quanto spesso ignorato… il luogo dove puoi lasciare un’informazione e prenderne un’altra.

A cosa mi riferisco? Alle bacheche!

Sì, esatto quei luoghi verticali, dove si accumula carta, flyer e locandine, che spesso sembrano stantii e poco utili… ridiamogli vita e funzionalità!

Le ragioni per le quali spesso non funzionano è che le cose che vengono messe lì e sono poi dimenticate, manca cioè la fase di aggiornamento, la pulizia. La bacheca è un luogo pubblico, quindi se tutti possono attaccare, vale anche la pena responsabilizzare tutti e fare una pulizia, e poi, pensaci, questa strategia implicherà far leggere le varie cose appese 😊

Una seconda ragione è la mancanza di regole: cosa può essere affisso e cosa no? Si tratta solo di deciderlo e metterlo in chiaro, in breve basta un titolo per la bacheca 😉

La terza ragione è il luogo. Mi capita spesso di vedere bacheche in corridoi di passaggio o in luoghi dimenticati. Se vuoi che siano realmente utili, creale nei luoghi dove le persone si fermano già, non dove devo andare apposta per leggerle. Quindi vicino alla macchinetta del caffè o dove le persone si riuniscono per una pausa.

Ma vediamo come possono tornarti utili, ti propongo tre soluzioni

LA VERISIONE CLASSICA

Per averla basta un muro e un po’ di fantasia. Puoi usare una struttura di supporto o direttamente mettere i fogli al muro con la plastilina.

Ricorda di mettere: titolo e regole. Puoi anche dividere lo spazio in più parti così da divedere i vari argomenti.

Per cosa la puoi usare:

per ciò che riguarda il lavoro:

  • procedure: non in modo istituzionale, come quelle della sicurezza, ma semplificato. Il contenuto è lo stesso, ma la visualizzazione è più semplice e diretta. Per intendersi non il manuale d’uso, ma il foglio delle istruzioni Ikea;
  • avvisi di cambi di procedure: quando cambia qualcosa vale sempre il repetita ivant;
  • organigrammi non istituzionali: perché non riprendere il chi fa che cosa per le questioni che spesso vengono dimenticate;

per ciò che è extra lavoro:

  • condivisione eventi;
  • notizie extra lavoro, non mi riferisco solo al vendo, cerco, affitto, ma anche a cose che possono interessare di ciò che fai tu al di fuori del lavoro;
  • una frase o una vignetta carina. Perché no? Siamo tutti umani e un po’ di leggerezza va sempre bene, basta sia una tantum.

LA VERSIONE ON LINE

Perché una bacheca non può essere on line? Certo che si!

Ecco alcune idee:

  • una nota condivisa di Google Keep per piccoli progetti e solo per fare il punto delle cose da fare in sospeso;
  • una bacheca di Trello per progetti più complessi che ti permette di avere più colonne e quindi più argomenti. Puoi trattarla allo stesso modo delle bacheche fisiche;
  • e se vuoi una soluzione da far vedere, ma non modificare puoi creare una cartella in Milanote e condividerla con il tuo team di lavoro. Ad esempio per le procedure di un determinato lavoro o per informare circa lo stato di fatto di un progetto.

LA TUA BACHECA

Sai che ti dico spesso di usare tutti gli spazi a disposizione, ecco che anche quello verticale è importante! Quindi non limitare la tua fantasia e usa post-it, fogli con la plastilina e attacca le tue note.

Attenzione però! Avendole sempre sotto gli occhi dovranno essere per te davvero importanti. Quindi io ti consiglio di usare questi spazi per:

  • calendari annuali o comunque a lunga scadenza;
  • la tua mood board, e cioè ciò che ispira il tuo brand: immagini, colori, caratteri che definiscono il tuo lavoro di ogni giorno;
  • la tua board motivazionale: frasi e immagini che ti danno energia e focalizzano le tue azioni di lavoro.

Quindi niente lista di cose fa fare, lista della spesa, appunti sparsi… altrimenti, tanto vale dedicare il tuo tempo a questi aspetti 😉

Come sempre va bene anche la versione on line. Ancora una volta puoi usare Milanote o Pinterest, ma credimi… vale la pena usare anche i muri… non sono poi così silenziosi!

Crea la tua bacheca e condividila con me!

Photo by Darya Tryfanava – Unsplash