¾ di spazio? Certo!

¾ di spazio? Certo!

Di quello che sto per scrivere ne sarà contenta in primis la mia grafica 😊 ma, lo ammetto, è proprio una grande verità.

 

Lo spazio pieno vale tanto quanto quello vuoto, anzi il vuoto ci aiuta, è dalla nostra parte, non dobbiamo averne paura.

 

Non voglio certo sconfinare in un campo che non è il mio, come quello della grafica, ma vorrei riportarti sull’importanza del vuoto anche nel tuo foglio d’appunti.

Sì, anche qui la regola dei ¾ può tornare utile, in breve non riempire tutto tutto, da destra a sinistra, dall’alto in basso, ma lascia degli spazi vuoti.

 

Gli spazi vuoti possono esserti utili per tante cose.

 

Come ti raccontavo nel foglio di Cornel, sono utili per fare dei piccoli riassunti, ma anche per lasciare degli spazi per le domande.
Sono utili anche per fare delle correzioni senza però avere un foglio disordinato.

Ma soprattutto aiutano la lettura: è molto più semplice leggere e ricordare le cose se sono adeguatamente distribuite nella pagina.
In particolare, avrai modo di lasciare dello spazio per note, sottolineature, segni particolari che ti aiutino a ricordare.

Dopo la suddivisione con il metodo Cornell, vorrei proportene un altro che trovo molto utile ed efficace e devo aggiungere anche molto semplice.

Se il primo è utile per gli appunti, questo è utile per la “to do list”.

È altrettanto veloce e consiste nel dividere lo spazio in 4 parti:

  • una parte per le cose da fare al lavoro;
  • una parte per le telefonate;
  • una parte per le commissioni e le cose fare per gli aspetti personali;
  • una parte jolly per una nota al volo, che riprende il concetto del foglio di lavoro.

 

Perché può essere utile questa suddivisione? Perché riassume alcuni concetti molto importanti:

  • il simile con simile, questo ti aiuta molto a vincere l’inerzia delle cose da fare e ti fa risparmiare tempo ed energie, vale per le telefonate, ad esempio;
  • divide il lavoro dal personale e così ti permette di lavorare in modo concentrato e allo stesso tempo di non dimenticare il resto, vale per le commissioni personali;
  • il foglio di lavoro è uno “scarica mente” e quando hai finito la giornata è sufficiente archiviare le informazioni che servono ed eliminare il foglio, questo di aiuta a chiudere il tempo di lavoro e passare a quello personale.

Anche qui vale la regola dei ¾, 3 parti pianificate e una jolly.

 

E tu per cosa usi i ¾?

 

 

Photo by Diana Polekhina – Unsplash
Informazioni a portata di tutti

Informazioni a portata di tutti

Oggi voglio parlarti di un luogo tanto importante quanto spesso ignorato… il luogo dove puoi lasciare un’informazione e prenderne un’altra.

A cosa mi riferisco? Alle bacheche!

Sì, esatto quei luoghi verticali, dove si accumula carta, flyer e locandine, che spesso sembrano stantii e poco utili… ridiamogli vita e funzionalità!

Le ragioni per le quali spesso non funzionano è che le cose che vengono messe lì e sono poi dimenticate, manca cioè la fase di aggiornamento, la pulizia. La bacheca è un luogo pubblico, quindi se tutti possono attaccare, vale anche la pena responsabilizzare tutti e fare una pulizia, e poi, pensaci, questa strategia implicherà far leggere le varie cose appese 😊

Una seconda ragione è la mancanza di regole: cosa può essere affisso e cosa no? Si tratta solo di deciderlo e metterlo in chiaro, in breve basta un titolo per la bacheca 😉

La terza ragione è il luogo. Mi capita spesso di vedere bacheche in corridoi di passaggio o in luoghi dimenticati. Se vuoi che siano realmente utili, creale nei luoghi dove le persone si fermano già, non dove devo andare apposta per leggerle. Quindi vicino alla macchinetta del caffè o dove le persone si riuniscono per una pausa.

Ma vediamo come possono tornarti utili, ti propongo tre soluzioni

LA VERISIONE CLASSICA

Per averla basta un muro e un po’ di fantasia. Puoi usare una struttura di supporto o direttamente mettere i fogli al muro con la plastilina.

Ricorda di mettere: titolo e regole. Puoi anche dividere lo spazio in più parti così da divedere i vari argomenti.

Per cosa la puoi usare:

per ciò che riguarda il lavoro:

  • procedure: non in modo istituzionale, come quelle della sicurezza, ma semplificato. Il contenuto è lo stesso, ma la visualizzazione è più semplice e diretta. Per intendersi non il manuale d’uso, ma il foglio delle istruzioni Ikea;
  • avvisi di cambi di procedure: quando cambia qualcosa vale sempre il repetita ivant;
  • organigrammi non istituzionali: perché non riprendere il chi fa che cosa per le questioni che spesso vengono dimenticate;

per ciò che è extra lavoro:

  • condivisione eventi;
  • notizie extra lavoro, non mi riferisco solo al vendo, cerco, affitto, ma anche a cose che possono interessare di ciò che fai tu al di fuori del lavoro;
  • una frase o una vignetta carina. Perché no? Siamo tutti umani e un po’ di leggerezza va sempre bene, basta sia una tantum.

LA VERSIONE ON LINE

Perché una bacheca non può essere on line? Certo che si!

Ecco alcune idee:

  • una nota condivisa di Google Keep per piccoli progetti e solo per fare il punto delle cose da fare in sospeso;
  • una bacheca di Trello per progetti più complessi che ti permette di avere più colonne e quindi più argomenti. Puoi trattarla allo stesso modo delle bacheche fisiche;
  • e se vuoi una soluzione da far vedere, ma non modificare puoi creare una cartella in Milanote e condividerla con il tuo team di lavoro. Ad esempio per le procedure di un determinato lavoro o per informare circa lo stato di fatto di un progetto.

LA TUA BACHECA

Sai che ti dico spesso di usare tutti gli spazi a disposizione, ecco che anche quello verticale è importante! Quindi non limitare la tua fantasia e usa post-it, fogli con la plastilina e attacca le tue note.

Attenzione però! Avendole sempre sotto gli occhi dovranno essere per te davvero importanti. Quindi io ti consiglio di usare questi spazi per:

  • calendari annuali o comunque a lunga scadenza;
  • la tua mood board, e cioè ciò che ispira il tuo brand: immagini, colori, caratteri che definiscono il tuo lavoro di ogni giorno;
  • la tua board motivazionale: frasi e immagini che ti danno energia e focalizzano le tue azioni di lavoro.

Quindi niente lista di cose fa fare, lista della spesa, appunti sparsi… altrimenti, tanto vale dedicare il tuo tempo a questi aspetti 😉

Come sempre va bene anche la versione on line. Ancora una volta puoi usare Milanote o Pinterest, ma credimi… vale la pena usare anche i muri… non sono poi così silenziosi!

Crea la tua bacheca e condividila con me!

Photo by Darya Tryfanava – Unsplash

Il valore della scrivania

Il valore della scrivania

Ordine e organizzazione non sono la stessa cosa, te lo racconto spesso.

Ma proprio per questo i nostri spazi di lavoro non devono essere necessariamente ordinati, ma sicuramente devono essere organizzati. Cioè deve esserci tutto ciò che ci serve per il tuo lavoro.

Non usi quasi mai la stampante nel tuo lavoro? Quindi non è indispensabile averla proprio sulla scrivania.
Scrivi le note sul pc? Allora avere cinque blocchi alla tua destra non è molto funzionale.
Ogni volta che hai bisogno di una busta trasparente ti alzi e la prendi nella stanza affianco? Perché non metterle nel primo cassetto della scrivania?

Bene… al di là di questi veloci spunti, non ti nego che un pizzico di ordine, anche sulla scrivania, aiuta. Ed ecco tre ragioni per farlo:

Serenità

Trovare il proprio posto di lavoro pulito e in ordine ti fa affrontare la giornata in modo più sereno e costruttivo, è proprio come avere tutta la giornata davanti. Unica eccezione che ti concedo è lasciare sulla scrivania la to do list, o l’agenda per il giorno successivo, così da non dimenticare la tua pianificazione lavorativa.

Velocità

Se nel tuo spazio di lavoro ci sono solo le cose che usi e ognuna ha il suo posto, trovarle è più semplice e veloce, così facendo sarai più efficiente al lavoro. Stai pensando alle buste di plastica, eh?
Allo stesso modo avere degli spazi sgombri da tutto ti aiuterà quando dovrai fare dei lavori manuali o semplicemente spostare pesanti fascicoli.

Creatività

Più non perderai tempo a cercare ciò che ti serve e più la tua scrivania sarà sgombra dal lavoro del passato, più sarai libero di pensare a nuove idee e nuovi progetti. Sembra un controsenso, ma è proprio così e, credimi, funziona.
Certo non vale spostare tutto nel cassetto o nel piano a fianco, ma dare regolarità e sistematicità al riordino e al lavoro permette anche di non preoccuparsi di scadenze e urgenze. Così facendo sarai più sereno e la tua mente sarà aperta alle novità.

Se stai ancora pensando che una scrivania ordinata sia un miraggio, beh, voglio rincuorarti, come ti raccontavo qui, non deve essere sempre ordinata, ma nemmeno sempre disordinata.
Quindi a fine progetto, a fine lavoro, a fine giornata, impiega cinque minuti del tuo tempo a mettere in ordine e vedrai che le tre ragioni che ti ho appena raccontato diventeranno realtà!

E se non sai da dove cominciare, perché non mi mandi una foto della tua scrivania?

Lavorare a cinque sensi

Lavorare a cinque sensi

Il tuo luogo di lavoro è il posto dove passi la maggior parte delle ore della tua giornata. Quindi non credere di perdere tempo se lo riordini o se lo fai diventare come ti piace, anzi, se quando ci entri pensi che sia un posto piacevole e dove ti senti proprio te stesso… beh, stai aiutando la tua concentrazione e la tua produttività!

Allo stesso modo alleggerirlo di tutto ciò che non è lavoro, ti fa lavorare meglio! Già, il tuo luogo di lavoro non è il salotto di casa, non è il posto dove fai anche ginnastica. Evita le distrazioni, lascia fuori ciò che ti rende difficile lavorare.

Non può poi mancare una piccola nota di sostenibilità verso il nostro “corpo” di lavoratori, come ti raccontavo in questo post: tieni la superficie di lavoro libera, fai in modo che ci sia quanta più luce naturale possibile, ma non diretta, cambia l’aria e tieni una temperatura gusta.

Il tocco in più che mi piacerebbe aggiungessi oggi è un elemento leggero e divertente che non deve esserci sempre, ma di tanto in tanto, quando ne hai bisogno. Un elemento che ti faccia lavorare a cinque sensi. Ad esempio?

Ad esempio, un profumo, un’essenza.

Lo sai che il nostro olfatto è uno dei sensi più arguti? Ti capita mai di sentire un odore per strada e… bam! Come per magia, il ricordo è affiorato in un nano secondo! Eh, sì l’olfatto è una delle nostre memorie più forti.

Quindi perché non usarlo per rendere il tuo lavoro un po’ più allegro, un po’ più tuo, e sicuramente più motivante?

Armati dunque di candele profumate se vuoi un ufficio un po’ più hygge, o di un buon diffusore con un’essenza agli agrumi o alla menta se vuoi un po’ di sprint in più!

Provalo e poi raccontami come va 😉

Ti diverti al lavoro?

Ti diverti al lavoro?

È finalmente tempo di frittelle coriandoli e di scherzi! Eh, già il carnevale di avvicina e quest’anno è anche mooooolto lungo!

Meglio per me perché voglio proprio parlarti di divertimento.
Ma come? Mi dirai… Qui non si parla di lavoro? Sì, proprio di questo ti voglio parlare: di lavoro e divertimento!
Partiamo dall’ambiente in nel quali lavori. È piacevole? Rilassante e allo stesso tempo motivante? Oppure quando vedi la tua scrivania pensi… Oh mio Dio devo lavorare un sacco!

Valutiamo insieme alcune cose che possono rendere il tuo lavoro più divertente.

Metti vicino a te qualcosa che ti faccia venire voglia di fare

Non dimenticare mai il valore simbolico di una foto o di un ricordo. Fai in modo che quando alzi la testa mentre lavori il tuo sguardo incontri qualcosa di bello o di energetico, così basterà poco ma ti sentirai un po’ sollevato. Magari un’immagine dei tuoi cari o di un momento felice in vacanza, o anche solo un oggetto che per te vale molto.
A me ad esempio piace molto avere una pianta vicino, così sento di avere un pizzico di natura con me. Per me è molto energizzante.
Come sai però l’importante è che ce ne sia uno solo, altrimenti lo sforzo per concentrarti sarà maggiore di quello per rilassarti!

Usa cose che ti piacciono

Se lavori in un ufficio dove non sei tu a comprare cancelleria e simili potresti usare un sacco di cose (cartelline, penne e blocchi) che non necessariamente sono come le vorresti. Aggiungi a queste cose qualcosa che ti piaccia, basta anche solo un dettaglio, ma fai in modo di avere uno “strumento di lavoro” che è proprio come lo vorresti tu.
Credimi, qualcosa che ti fa venire voglia di fare è assolutamente un buon aiuto per un lavoro, è una marcia in più.
Se pensi che un’agenda colorata non sia professionale, magari accompagnala con un segnalibro o una penna come piace a te. Personalizza il desktop con i colori che ami. Usa dei post-it del tuo colore preferito…
Se poi puoi scegliere tu i tuoi strumenti di lavoro, non sceglierli solo adatti, ma anche che ti piacciano!

Fai delle pause degne di nota!

E via con la tua canzone preferita, un ballo di tre minuti, con un capitolo del tuo libro o con una boccata d’aria!

E tu hai tutte e tre queste cose nelle tue ore di lavoro? Se non ci sono tutte e tre, aggiungi ciò che manca e fammi sapere come va!