procrastinazione | SempliceMente

Lo farò… forse un giorno

“Vorrei proprio vedere quella mostra, appena ho un momento libero ci vado”

“Sì, vediamoci presto”

“Mi piacerebbe leggere questo libro, magari una sera inizio”

Ti capita di dire frasi come queste? Capita a tutti di fantasticare, desiderare di occupare un po’ di tempo con un’attività piacevole come una mostra, una passeggiata, un caffè con una persona amica e poi concludere, un po’ di tempo dopo, dicendo che non c’è tempo o che la mostra è finita.

Come mai diciamo che vorremmo fare qualcosa e poi ci lasciamo sfuggire la cosa stessa? Non la riteniamo importante?
Direi proprio di no, un momento per sé è sempre fonte di energia e gratitudine, eppure spesso rimane in fondo alla lista delle cose da fare.

Mi sento ora di dire, con profonda tranquillità, che questo tipo di procrastinazione capita a tutti.

Sì, di fatto è una procrastinazione e può dipendere da diverse ragioni.

NON È IMPORTANTE

Ci sono molte frasi che si dicono per educazione, ma se in cuor tuo pensi che non hai voglia di passare del tempo con qualcuno o fare una determinata cosa, cambia le tue parole per rispetto verso di te.

Non occorre dire “vediamoci presto per un caffè” se non ti va, va benissimo, un “sono felice di averti incontrato e di aver fatto due chiacchiere insieme” è più che sufficiente.

Se si tratta di un’attività… beh, ti rimando alla gestione delle cose non importanti e non urgenti per spronarti una volta in più a rendere il tuo tempo prezioso solo con ciò che ti dà gioia e ti serve.

CI SONO MOLTE ALTRE COSE PRIMA

Questa spesso è una scusa, ma se non lo è, non resta che lavorare sulle proprie priorità.

Il semplice motivo per il quale certe cose comunque vengono fatte è che sono ritenute oggettivamente importanti e non possono essere rimandate.

Questo è il famoso lato destro della Matrice di Eisenhower e per lavorarci occorre lavorare sull’organizzazione del proprio tempo, ma per oggi posso sinteticamente dirti che dipende strettamente dalle tue priorità.

Il fatto di trovare tempo per qualcosa sta nel considerarlo per il suo valore, e quindi importante per te, e da fare, quindi non più rimandabile, proprio come se fosse una bolletta che scade oggi, non perché oggettivamente in scadenza, ma perché tu hai deciso internamente che lo è.

NON VUOI SCEGLIERE

Questa è la vera procrastinazione, le cose rimangono lì perché non hanno un posto. Si tratta di azioni che non hanno trovato un posto nella tua agenda, cioè non sono state pianificate.

Vuoi vedere una mostra e pensi che lo farai? Facciamo il passo successivo: quando? Raccogli informazioni per decidere. Sono certa che in meno di due minuti con una ricerca in Google potrai scoprire orari e termini e valutare, in base alle tue giornate libere, un programma di massima per andare. Ora, se ti va, fissa l’appuntamento in calendario.

Ecco la vera ragione delle cose eternamente sospese: non hanno posto nella tua pianificazione.

Se una cosa ti va, prendine nota, e quando metti mano alla tua pianificazione del tempo (cioè quando fai l’agenda per il mese, la settimana o la giornata) valuta se è il momento di farla, oppure no, o anche più semplicemente, di iniziare ad affrontarla e, in questo caso, definisci se è ora di fare il primo passo e qual è, metti questo in agenda.

Ecco il caso delle vacanze, magari non è il momento di prenotare voli o hotel, ma quello di togliere le giornate dal tempo di lavoro e iniziare a cercare informazioni su dove e cosa fare, sì.

Vale per le cose grandi, ma anche per le piccole: cucire un bottone, contattare un collega per un nuovo progetto, andare a comprare un libro.

Se è una cosa per te importante, e quindi hai deciso di farla, definisci anche quando farla, dalle uno spazio definito nel tuo tempo.

Delle tre ragioni, quest’ultima è la più ostica da affrontare, perché richiede consapevolezza e soprattutto il giusto approccio. Ma una volta che hai fatto tuo questo passaggio, sarà molto più semplice da risolvere da un punto di vista organizzativo: la scelta sarà più semplice e veloce e, a seconda dell’idea, basterà annotarla in una lista, in un calendario o in un’agenda… o ancora più semplicemente… farla!

E tu, cosa hai deciso di fare? E quando?

Photo by Oleksandra Bardash – Unsplash

Definisci la tua rotta

Non so se tu sia un amante della pianificazione e in particolare di quella annuale, ma, come ben sai, è per me un vero must.

La pianificazione annuale è davvero importante perché ti permette di tradurre in fatti le idee, di non lasciare i sogni nei cassetti, e di rispettare il tempo per te, che sia di vacanza, formazione, famiglia o semplice nullafacenza.

La pianificazione annuale perché sia valida e durevole però deve essere leggera, realistica e flessibile, insomma una vera pianificazione di massima.

Proprio per questa ragione spesso si traduce in un bellissimo programma che però rimane tale.

Già, perché quando si passa all’opera e quindi alla pianificazione più a breve termine, non si riesce a infilare quel bellissimo disegno in grande che si è fatto nelle azioni di tutti i giorni.

Come mai?

Perché bisogna procedere per step e tra la pianificazione annuale e quella settimanale ce n’è una a medio termine, vediamola insieme.

Si tratta di uno sguardo ancora molto di massima, ma non più a livello di anno quanto più a trimestre o a mese. Molti la fanno a mese, io ti consiglio di lavorare un po’ più in grande, che poi sia due o tre mesi dipende proprio dal tipo di vita che fai e dal tuo lavoro.

Ad ogni modo, vediamo come uno sguardo a medio termine ti può tornare davvero utile.

VALUTA LO STATO DELL’ARTE

Innanzitutto, la pianificazione a medio termine ti permette di considerare come stanno andando le cose. È fondamentale infatti valutare cosa sta succedendo in questo arco temporale: in che progetti sei già impegnato? Un’altra domanda importante è: cosa “ti ruberà tempo” in questo momento? Vacanze? Trasferte di lavoro? Impegni particolari?

In una pianificazione a medio termine è ancora più importante valutare la regola della sottrazione, togliere cioè il tempo già impiegato in altro. Spesso si fa il contrario, si ragiona cioè come se si avesse sempre il 100% del proprio tempo e questa è la principale ragione di fallimento della pianificazione, in particolare di quella a medio termine, perché se in una settimana può capitare di far saltare un giorno e comunque lo si può recuperare facilmente (in un giorno non ci sono mille cose), è molto più probabile che rimandare qualcosa di un mese significhi non iniziarla proprio, quindi non tanto di passarla al mese dopo, ma al quadrimestre dopo o a data da destinarsi, cioè mai.

PENSA IN PICCOLO

Se la pianificazione annuale ti insegna a pensare in grande, quella a medio termine ti insegna a essere razionale e, in particolare, a guardare la realtà dei fatti.

È infatti ora di suddividere il grande progetto in sotto progetti e, se necessario, anche in singoli microprogetti. Questi piccoli progetti sono quelli che andranno messi nella tua pianificazione a medio termine.

Così come nella pianificazione settimanale ti suggerisco di mettere in lista azioni, qui ti dico: “crea i tuoi micro obiettivi e rendili il traguardo del mese”.

NON ESAGERARE E CONTROLLA LA ROTTA

La pianificazione a medio termine ti può davvero aiutare per essere il punto di unione tra l’anno e la settimana, ma come sempre c’è il rovescio della medaglia: l’iperpianificazione.

Oltre ad andare per sottrazione e quindi non considerare il tempo che già hai impegnato in altro, non devi lasciarti andare all’idea di incasellare tutto. Metti in lista pochi punti, ma quelli chiave, quelli che abbiamo visto prima.

Questo perché questo tipo di pianificazione è più un momento di revisione che di fiocchetti alla tua lista delle cose da fare.

Sì, una volta valutato lo stato dell’arte e pulito il tuo tempo, messi i tuoi obiettivi mensili ecco che ora puoi valutare come stanno andando le cose. Stai seguendo la rotta che avevi previsto? Se la risposta è no, cosa va cambiato, adattato? Ci sono novità inaspettate per le quali è meglio fare qualche cambiamento?

Lo so, fa paura. L’idea di mettersi a tirare le somme ogni due, tre mesi, fa paura. Chiedersi a che punto sei, dove vuoi andare, cosa tenere e cosa cambiare è un bell’impegno.

Ma è questo il segreto per arrivare alla tua stella polare: devi disegnare e ridisegnare la tua rotta.

Quindi, fai un bel respiro e, ogni quadrimestre, metti in agenda qualche giorno per la tua pianificazione a medio termine: valuta lo stato dell’arte, pensa ai tuoi obiettivi e definisci la rotta!

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Per non procrastinare ci vuole gentilezza

Sii gentile con te stesso, rispettati, questa è una grande arma contro la procrastinazione.

Non ti sembrerà così, ma è proprio vero e ora di spiego perché.

Se ti dico che fumare fa male, mi dai ragione? Direi di sì. Eppure, quante persone ci sono che fumano? Non sono certo sciocche da non considerare questa cosa, ma semplicemente

non considerano gli effetti dell’azione di oggi su il “sé stessi di domani” che considerano altro dal “sé di oggi”.

Come è possibile che se pensiamo a noi stessi del futuro ci sia questo scollamento di intenzioni?

La cosa è stata studiata e ti racconto due interessanti progetti.

Il primo è di Hal Hershfield della Stern School of Business – New York University.

In questo studio è stata fatta una risonanza magnetica a diverse persone per verificare come, pensando a noi stessi nel presente, noi stessi nel futuro e ad estranei, si attivi la nostra corteccia prefrontale mediale e la nostra corteccia cingolata rostrale.

Ebbene il risultato è decisivo: pensando a noi stessi nel presente queste aree, responsabili dei nostri pensieri attivi e responsabili, si attivano.

Al contrario, pensando a noi stessi nel futuro o ad estranei, gli esiti della risonanza sono equivalenti: le aree non si attivano. Effettivamente la scienza ci conferma che c’è uno scollamento tra la considerazione di noi stessi oggi e noi stessi nel futuro.

Il secondo studio è stato fatto da Emily Pronin della Princeton University.

Questo studio si basava sulla capacità di affrontare il disgusto del bere una bevanda terribile ora, o in una data futura. Ed ecco che le quantità che i soggetti della ricerca dichiaravano di poter sopportare erano nettamente differenti: due cucchiai oggi e mezzo bicchiere il semestre successivo.

Ancora una volta la disponibilità aumenta perché ci si considera diversi nel futuro o non si pensa che avremmo lo stesso approccio al disgusto.

Considerato dunque questo scollamento, come riparare?

Nel caso del primo studio è stato mostrato il proprio volto invecchiato grazie all’uso di alcuni software, nel secondo caso si è lavorato sulla linea del tempo, facendo percepire come più vicini eventi apparentemente lontani.

Fatto sta che chi si è sentito collegato con il sé del futuro, non percependolo più come estraneo, ha poi agito in modo molto più efficace e responsabile nell’immediato.

Per questo ti dico:

sii gentile con te stesso. Non pensare che nel domani sarai migliore, diverso, più capace, più invogliato.

Lo sei già ora, si tratta solo di esserne più consapevole.

Hai tutte le carte in regola per agire ora e non rimandare la cosa al futuro, è sufficiente che in primis tu riconosca questo scollamento, rispetti te stesso, le tue esigenze di oggi e consideri che anche domani sarai lo stesso di oggi, con le stesse debolezze, ma soprattutto con gli stessi punti di forza!

Quindi sfrutta questi a tuo favore e passa all’azione! Come? Un modo te l’ho raccontato lo scorso venerdì e per tutti gli altri ci sono le mie consulenze per te!

Nel frattempo, tu come vedi il te stesso di domani?

Photo by Cala – Unsplash

7 alleati contro la procrastinazione

Come hai visto nei post delle scorse settimane, la procrastinazione è una cosa complessa, che non fa presa sottogamba e che capita a tutti.

Ci sono delle vere e proprie tecniche per aiutarti ad affrontarle e per aumentare la tua produttività personale, ne abbiamo vista una la settimana scorsa, la tecnica della montagna.

Ma ci sono anche delle piccole azioni, dei comportamenti che puoi fare tuoi, in modo da contrastarla.

ECCO I TUOI SETTE MIGLIORI AMICI:

1. Mangia la rana

Una volta messa la testa sul lavoro, fai come prima cosa la cosa che ti pesa di più da un punto di vista energetico. Non si tratta tanto della cosa più urgente e impegnativa, ma piuttosto della cosa che ti scoccia di più fare. Falla e basta.

2. 10 minuti

Inizialmente dedica anche solo 10 minuti al compito ingrato, poi potrai fare altro, ma intanto hai “attaccato” il problema”.

3. Preparati le cose

Sii buono con te stesso e se una cosa ti pesa facilitati il compito, quindi fatti trovare le cose pronte. Vuoi fare ginnastica? Lascia fuori il tappetino. Vuoi fare la revisione finale del report? Lascia solo quello sul desktop.

“Uno dei modi migliori per smettere di procrastinare e ottenere il massimo risultato nel minor tempo disponibile è avere a portata di mano tutto ciò che serve prima di cominciare” Bryan Tracy

4. Batching

Combatti la forza di inerzia e, una volta che hai iniziato con qualcosa, fai tutte le cose simili. Funziona con ciò che ti piace, ma anche con ciò che non ti piace. Così non dovrai combattere contro la voglia di dire “lo faccio dopo”.
Attenzione però: non stra fare, questa regola vale limitatamente, prevedi una pausa o metti subito dopo un’attività che ti piace.

5. Non aggiungere altro alla tua todolist

Se nella tua lista di cose da fare c’è una cosa che procrastini e tre che ti piacciono, stai certo che reputerai le altre più urgenti e importanti. Quando metti in lista una cosa da fare che stai rimandando, metti solo quella, non correrai il rischio di avere una scusa per fare altro.

6. Allunga i tempi

Quando fai qualcosa che non ti va e non ti piace, dedica un tempo maggiore, ne perderai comunque a inizialo, ma almeno non rimarrai indietro con il resto.

7. Conosciti e rispettati. Evita di mettere ciò che non ti piace quando hai meno energia

Se vuoi andare a correre e tutti ti dicono di alzarti la mattina alle 5, ma sei un dormiglione, cominciare così non è la soluzione. Fai in modo che le cose siano alla tua portata: vai a correre la sera e aumenterai le possibilità di farcela.

Non pensare che sia solo tu ad avere questo problema, tutti non amano fare proprio tutto, e ciò che non ci piace ci pesa, ma non per questo non va fatto.

Quindi anziché pensare di essere poco capace e lasciare lì le cose, inizia a comportarti nel modo migliore per evitare il problema alla radice.

E per te, quali di questi sette comportamenti è il più utile? Raccontamelo nei commenti!

Photo by Todd Quackenbush – Unsplash

Le buone notizie della procrastinazione

Un modo complementare alla tecnica della montagna per affrontare la procrastinazione è essere consapevoli di alcuni aiuti naturali che il nostro cervello ci dà contro la procrastinazione.

COMPULSIONE ALLA CHIUSURA

Nella natura umana c’è l’istinto a chiudere le cose una volta iniziate, a chiudere i cerchi, a mettere la parola fine.

Sembra impossibile, eppure, se ci pensi è proprio così. Una volta che hai iniziato a fare qualcosa e hai l’abitudine a farlo è molto più facile continuare a fare quello che iniziare con qualcosa di nuovo.

Un po’ perché cambiare pesa, un po’ perché ora hai capito come fare, fatto sta è più semplice continuare.

Ed è per questo che nella procrastinazione il punto più difficile è proprio l’inizio. Il resto, poi, è paradossalmente più semplice. Questa è la ragione per la quale ti dico sempre che è molto utile rendere il primo passo piccolo, fattibile… semplice.

È un po’ come attaccare il problema concentrandosi su una singola azione, poi il resto verrà da sé.

80/20

La regola di Pareto centra anche qui e può venire in tuo soccorso. Anche per ciò che lasci da parte vale il principio che il 20% dei nostri sforzi dà l’80% dei risultati.

Quindi la buona notizia è che puoi fare solo l’80% del compito e poi dedicarti alle correzioni e lasciar stare il restante 20%.

LA FORZA DI VOLONTÀ SI ALLENA

Un’altra buona notizia è che la forza di volontà è come un muscolo: è allenabile.

Sono stati fatti diversi studi scientifici a riguardo e si è visto che chi allena la propria resistenza a non mollare, a dedicarsi a compiti complessi, poi è più portato a replicare lo stesso atteggiamento a nuovi ambiti e nuove sfide.

Gli studi sono partiti dando dei dolcetti a dei bambini in età pre-scolare e dicendo loro che, se avessero resistito per più di tre minuti nel non mangiarli, ne avrebbero ricevuti il doppio. I bimbi con maggiore forza di volontà hanno dimostrato, nel tempo, di sapersi applicare con più successo anche negli studi scolastici.

Quindi lo sforzo che fai ora per “tenere duro” non è fine a sé stesso, ma ti dà una nuova capacità, sai gestire e organizzare meglio il tuo approccio alla fatica. Se impari a conoscerti e a giocare in tuo favore, poi potrai usare la stessa tecnica a nuove sfide.

Attenzione però a non esagerare, dopo un momento di fatica, deve seguirne uno di riposo, piacevole e di scarico. Quindi… quando la fatica si fa sentire… pensa anche alla ricompensa dopo!

E tu, hai mai sentito una di questi piccoli aiuti?

Ora li conosci e, in modo consapevole, puoi usarli a tuo vantaggio!

Photo by Patrick Fore – Unsplash

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