Scrivania digitale

Scrivania digitale

desktop ‹dèsktop› s. ingl. [comp. di desk «scrivania» e top «parte superiore», propr. «piano di una scrivania»] (pl. desktops ‹dèsktops›), usato in ital. al masch. – 1. Calcolatore da tavolo, generalmente di dimensioni piuttosto notevoli, in contrapp. al portatile (o laptop). 2. In un personal computer, il piano di lavoro (detto anche scrivania), che simula la superficie di uno scrittoio e che viene raffigurato sullo schermo da simboli e icone rappresentanti le risorse disponibili.

 

scrivanìa s. f. [der. di scrivano]. – Mobile usato principalmente per scrivere, di varia forma e grandezza, costituito da un piano orizzontale o leggermente inclinato e in genere da uno o più cassetti, ricavati, nei tipi più semplici, al disotto del piano per scrivere, ma spesso anche in un’alzata al disopra di esso e in corpi pieni che sostituiscono le gambe del tavolo: una bella s. antica; una s. moderna in metallo cromato; una s. di noce massiccio, di ciliegio; una s. in stile Luigi XIV; un tavolino che chiamano scrivania, … e in mezzo era un grosso calamaio di bronzo (F. De Sanctis); stare alla s., passare le notti alla s. e sim., per lavorare o studiare.

  

Trovo interessante comparare queste due definizioni. La prima ci ricorda come la scrivania digitale sia di fatto paragonata alla scrivania digitale, ma con il riferimento a simboli e icone, al posto di oggetti, che rappresentano le “risorse disponibili”.

La seconda come un luogo dedicato alla scrittura, e non come luogo di lavoro e studio.

Prima di arrivare al dunque ti faccio una domanda: “tu come usi la tua scrivania digitale, il desktop insomma?” È comunque il tuo luogo di lavoro? Di raccolta di risorse?

Perché, analogica o digitale che sia, le due scrivanie hanno molto in comune: sono spesso il luogo del nostro daffare, che sia scrivere, studiare o lavorare, ma spesso sono anche il luogo di accumulo di elementi dedicati al lavoro in modo poco funzionale e spesso confusionario.

Come ti raccontavo per la scrivania analogica, la nostra produttività personale parte anche dalla gestione degli spazi, e il desktop è uno spazio di lavoro, solo non è tangibile, ma è ugualmente organizzabile e utilizzabile, vediamo come.

 

Lo scopo dell’elenco che segue è darti proprio degli spunti per rendere la tua scrivania virtuale utile e flessibile come lo è la tua scrivania fisica e il tuo spazio di lavoro, proprio per lavorare bene avendo comunque accesso a tutte le “risorse disponibili”.

 

Parola d’ordine: leggerezza

Un desktop che raccoglie molti file diventa pesante da gestire per il pc, ciò che ne risente principalmente è la RAM, quindi la memoria che ti consente di lavorare velocemente passando da un file a un altro, ma anche l’accensione e lo spegnimento diventano meno agili, quindi, in breve, il desktop non è il luogo adatto per archiviare i file.

 

Occhio ai collegamenti

Sicuro che servano davvero tutti quei collegamenti ai programmi che non utilizzi tutti i giorni? Il mio consiglio è di cancellare tutti i collegamenti, tanto i programmi sono comunque raggiungibili dal menù generico.

 

Metti in vista i programmi che usi di più

Ora che hai eliminato i collegamenti inutili puoi mettere i programmi che usi di più nella barra in basso e ordinarli per frequenza d’uso: da destra a sinistra. Perché? Perché quando muovi il mouse vai da destra a sinistra, a meno che tu non sia mancino.

 

Usa il desktop come un Kanban

Quindi quando inizi la giornata di lavoro metti sulla sinistra i file sui quali devi lavorare e man mano che li utilizzi spostali al centro. Quando tutto sarà finito, spostali a destra, saranno pronti per essere archiviati a fine giornata o a fine lavoro.

 

Imposta il download automatico sul desktop

Fai in modo che il browser scarichi direttamente i file sul desktop sarà più semplice trovarli e usarli, sempre con il metodo Kanban.

 

Il cestino in angolo

E così dopo che hai scaricato, lavorato e archiviato… in basso a destra potrai eliminare ciò che non ti serve più. Ovviamente… a fine giornata il cestino si pulisce 😉

 

Un po’ di motivazione!

E ora che il tuo desktop è vuoto… regalati un po’ di ispirazione: metti uno sfondo che ti faccia venire voglia di fare. Può essere un’immagine che ti trasmette energia, serenità, oppure, se punti alla produttività più pura, uno sfondo uniforme, magari con il calendario del mese che aiuta a fare mente locale. Se scegli una fotografia, fai in modo che non sia troppo colorata o per lo meno che lo spazio per le icone sia a tinta unita, altrimenti rischi di perderle nell’immagine e rendere difficile il lavoro.

 

Quali sono i vantaggi di usare così il tuo desktop?

Innanzitutto la velocità, il tuo desk ora è leggero; poi la concentrazione, avrai davanti a te solo ciò che ti serve per lavorare con uno sfondo motivante, aggiungi un pizzico di organizzazione, con il metodo Kanban, una buona archiviazione e il cestino vuoto, sarà tutto al posto giusto e subito in ordine. Questo sistema ti darà una sferzata di produttività e, se poi archivi i file in cloud un’ottima versatilità: potrai lavorare da qualsiasi pc!

Comodo, non trovi?

Provalo e dimmi che ne pensi nei commenti!

 

 

 

Photo by Domenico Loia – Unsplash
App come segnalibri

App come segnalibri

Mi piace approfondire le cose e leggere un po’ di tutto, per questo spesso mi capita di vedere un articolo o un post che mi interessa, ma di non avere tempo per leggerlo in quel momento.

Cosa fare dunque?

Semplice! Tenerlo da parte per una lettura in un momento più rilassato.

Non lo scarico sul desktop perché il pc è per me il luogo del lavoro, per le letture di piacere preferisco mettermi sul divano e quindi uso il tablet, per questo la prima caratteristica delle mie App è: sincronizzazione.
Uso strumenti che possano essere utilizzati da device diversi.

Non lo stampo, perché non penso sia necessario usare la carta per un articolo che poi con molta probabilità non conserverò. La sostenibilità, come sai, parte dalle piccole azioni quotidiane e questa è una di quelle!

Non lo salvo nei segnalibri del browser perché i segnalibri sono utili per ritrovare siti e informazioni, ma non sono il luogo adatto per una lettura, anche perché ogni volta vanno a ricaricare la pagina che potrebbe poi essere stata modificata e, insieme a tutto il resto, potrebbero essere dimenticati.

Molti social consentono di raccogliere gli articoli nella sezione “leggi dopo”, ma il mio consiglio è sempre quello di mettere tutto in un unico posto. Anche perché altrimenti mi devo ricordare se quell’articolo l’ho letto su Facebook, su una rassegna stampa o su un Feed Reader, quindi taglio la testa al toro e metto tutto in un’unica App.

Te ne suggerisco due che servono per la stessa cosa: Pocket e Instapaper.

La prima più colorata, la seconda in bianco e nero, più essenziale. La prima con la preview intera della pagina, la seconda con il testo dell’articolo direttamente nell’App.

Entrambe sono molto utili per la famosa raccolta (che di fatto è una lista) intitolata “lo leggo dopo”.

La cosa che mi piace è che posso poi creare le categorie con delle etichette che di volta in volta scelgo e quindi posso creare un piccolo archivio di articoli interessanti da approfondire o condividere.

Ricorda però che se hai letto l’articolo e non è utile a nessuna di queste due soluzioni, ringrazia per aver appreso l’informazione e… elimina!

Photo by Unsplash

Il valore della scrivania

Il valore della scrivania

Ordine e organizzazione non sono la stessa cosa, te lo racconto spesso.

Ma proprio per questo i nostri spazi di lavoro non devono essere necessariamente ordinati, ma sicuramente devono essere organizzati. Cioè deve esserci tutto ciò che ci serve per il tuo lavoro.

Non usi quasi mai la stampante nel tuo lavoro? Quindi non è indispensabile averla proprio sulla scrivania.
Scrivi le note sul pc? Allora avere cinque blocchi alla tua destra non è molto funzionale.
Ogni volta che hai bisogno di una busta trasparente ti alzi e la prendi nella stanza affianco? Perché non metterle nel primo cassetto della scrivania?

Bene… al di là di questi veloci spunti, non ti nego che un pizzico di ordine, anche sulla scrivania, aiuta. Ed ecco tre ragioni per farlo:

Serenità

Trovare il proprio posto di lavoro pulito e in ordine ti fa affrontare la giornata in modo più sereno e costruttivo, è proprio come avere tutta la giornata davanti. Unica eccezione che ti concedo è lasciare sulla scrivania la to do list, o l’agenda per il giorno successivo, così da non dimenticare la tua pianificazione lavorativa.

Velocità

Se nel tuo spazio di lavoro ci sono solo le cose che usi e ognuna ha il suo posto, trovarle è più semplice e veloce, così facendo sarai più efficiente al lavoro. Stai pensando alle buste di plastica, eh?
Allo stesso modo avere degli spazi sgombri da tutto ti aiuterà quando dovrai fare dei lavori manuali o semplicemente spostare pesanti fascicoli.

Creatività

Più non perderai tempo a cercare ciò che ti serve e più la tua scrivania sarà sgombra dal lavoro del passato, più sarai libero di pensare a nuove idee e nuovi progetti. Sembra un controsenso, ma è proprio così e, credimi, funziona.
Certo non vale spostare tutto nel cassetto o nel piano a fianco, ma dare regolarità e sistematicità al riordino e al lavoro permette anche di non preoccuparsi di scadenze e urgenze. Così facendo sarai più sereno e la tua mente sarà aperta alle novità.

Se stai ancora pensando che una scrivania ordinata sia un miraggio, beh, voglio rincuorarti, come ti raccontavo qui, non deve essere sempre ordinata, ma nemmeno sempre disordinata.
Quindi a fine progetto, a fine lavoro, a fine giornata, impiega cinque minuti del tuo tempo a mettere in ordine e vedrai che le tre ragioni che ti ho appena raccontato diventeranno realtà!

E se non sai da dove cominciare, perché non mi mandi una foto della tua scrivania?

Semplifica

Semplifica

Molte volte i ladri nel nostro tempo siamo noi stessi, in maniera inconsapevole, certo, però la realtà di fatti è che ci rubiamo tempo.

E questo è un bel problema, perché se non capisci come rubi tempo alle cose importanti, poi pensi anche di non poterlo mai più guadagnare, hai la percezione che sia proprio perso.

Come si può dunque essere ladri di tempo?

Hai presente la canzone che si cantava da bambini sugli elefanti che si dondolavano sul filo di una ragnatela? Ecco un po’ così.

Spesso si va avanti a spron battuto, aggiungendo parti, cose e impegni, senza andare a vedere se per caso non ci sia piuttosto qualcosa da togliere e da semplificare.

E invece, al contrario, molte volte la soluzione è semplificare i passi, alleggerire ciò che facciamo delle perdite di tempo e dai passi inutili.

Non ti nego che se hai sempre fatto qualcosa in un modo è un po’ difficile farlo diversamente e anche capire dive sono gli sprechi di tempo (per questo esistono i P.O. che vedono le cose con occhi diversi), ma questo non vuol dire che non si possa puntare alla semplicità.

Quindi molto spesso il modo più veloce e produttivo per fare qualcosa è anche quello più semplice.

Da qui il motto P.O. che vorrei che portassi con te: “semplifica!”

Vuoi riordinare le carte del tuo tavolo e archiviarle e non sai come fare? Pensa al modo più semplice per dare loro una categoria. Pensa a te stesso in versione stupida che deve ritrovarle, quindi semplifica il tuo archivio.

Dimentichi sempre qualcosa quando esci di casa? Semplifica l’uscita di casa e prevedi vicino alla porta di uscita uno spazio per raccogliere tutte le cose che vuoi portare con te.

Hai sempre la mente impegnata da mille impegni e questo ti fa sentire carico di lavoro? Semplifica la tua organizzazione e scrivi tutti gli appuntamenti nel tuo calendario. Alleggerisci e semplifica la mente.

Potrei continuare a lungo, ma sono certa tu abbia capito… dunque il prossimo passo è?

Ti diverti al lavoro?

Ti diverti al lavoro?

È finalmente tempo di frittelle coriandoli e di scherzi! Eh, già il carnevale di avvicina e quest’anno è anche mooooolto lungo!

Meglio per me perché voglio proprio parlarti di divertimento.
Ma come? Mi dirai… Qui non si parla di lavoro? Sì, proprio di questo ti voglio parlare: di lavoro e divertimento!
Partiamo dall’ambiente in nel quali lavori. È piacevole? Rilassante e allo stesso tempo motivante? Oppure quando vedi la tua scrivania pensi… Oh mio Dio devo lavorare un sacco!

Valutiamo insieme alcune cose che possono rendere il tuo lavoro più divertente.

Metti vicino a te qualcosa che ti faccia venire voglia di fare

Non dimenticare mai il valore simbolico di una foto o di un ricordo. Fai in modo che quando alzi la testa mentre lavori il tuo sguardo incontri qualcosa di bello o di energetico, così basterà poco ma ti sentirai un po’ sollevato. Magari un’immagine dei tuoi cari o di un momento felice in vacanza, o anche solo un oggetto che per te vale molto.
A me ad esempio piace molto avere una pianta vicino, così sento di avere un pizzico di natura con me. Per me è molto energizzante.
Come sai però l’importante è che ce ne sia uno solo, altrimenti lo sforzo per concentrarti sarà maggiore di quello per rilassarti!

Usa cose che ti piacciono

Se lavori in un ufficio dove non sei tu a comprare cancelleria e simili potresti usare un sacco di cose (cartelline, penne e blocchi) che non necessariamente sono come le vorresti. Aggiungi a queste cose qualcosa che ti piaccia, basta anche solo un dettaglio, ma fai in modo di avere uno “strumento di lavoro” che è proprio come lo vorresti tu.
Credimi, qualcosa che ti fa venire voglia di fare è assolutamente un buon aiuto per un lavoro, è una marcia in più.
Se pensi che un’agenda colorata non sia professionale, magari accompagnala con un segnalibro o una penna come piace a te. Personalizza il desktop con i colori che ami. Usa dei post-it del tuo colore preferito…
Se poi puoi scegliere tu i tuoi strumenti di lavoro, non sceglierli solo adatti, ma anche che ti piacciano!

Fai delle pause degne di nota!

E via con la tua canzone preferita, un ballo di tre minuti, con un capitolo del tuo libro o con una boccata d’aria!

E tu hai tutte e tre queste cose nelle tue ore di lavoro? Se non ci sono tutte e tre, aggiungi ciò che manca e fammi sapere come va!