Il valore della scrivania

Il valore della scrivania

Ordine e organizzazione non sono la stessa cosa, te lo racconto spesso.

Ma proprio per questo i nostri spazi di lavoro non devono essere necessariamente ordinati, ma sicuramente devono essere organizzati. Cioè deve esserci tutto ciò che ci serve per il tuo lavoro.

Non usi quasi mai la stampante nel tuo lavoro? Quindi non è indispensabile averla proprio sulla scrivania.
Scrivi le note sul pc? Allora avere cinque blocchi alla tua destra non è molto funzionale.
Ogni volta che hai bisogno di una busta trasparente ti alzi e la prendi nella stanza affianco? Perché non metterle nel primo cassetto della scrivania?

Bene… al di là di questi veloci spunti, non ti nego che un pizzico di ordine, anche sulla scrivania, aiuta. Ed ecco tre ragioni per farlo:

Serenità

Trovare il proprio posto di lavoro pulito e in ordine ti fa affrontare la giornata in modo più sereno e costruttivo, è proprio come avere tutta la giornata davanti. Unica eccezione che ti concedo è lasciare sulla scrivania la to do list, o l’agenda per il giorno successivo, così da non dimenticare la tua pianificazione lavorativa.

Velocità

Se nel tuo spazio di lavoro ci sono solo le cose che usi e ognuna ha il suo posto, trovarle è più semplice e veloce, così facendo sarai più efficiente al lavoro. Stai pensando alle buste di plastica, eh?
Allo stesso modo avere degli spazi sgombri da tutto ti aiuterà quando dovrai fare dei lavori manuali o semplicemente spostare pesanti fascicoli.

Creatività

Più non perderai tempo a cercare ciò che ti serve e più la tua scrivania sarà sgombra dal lavoro del passato, più sarai libero di pensare a nuove idee e nuovi progetti. Sembra un controsenso, ma è proprio così e, credimi, funziona.
Certo non vale spostare tutto nel cassetto o nel piano a fianco, ma dare regolarità e sistematicità al riordino e al lavoro permette anche di non preoccuparsi di scadenze e urgenze. Così facendo sarai più sereno e la tua mente sarà aperta alle novità.

Se stai ancora pensando che una scrivania ordinata sia un miraggio, beh, voglio rincuorarti, come ti raccontavo qui, non deve essere sempre ordinata, ma nemmeno sempre disordinata.
Quindi a fine progetto, a fine lavoro, a fine giornata, impiega cinque minuti del tuo tempo a mettere in ordine e vedrai che le tre ragioni che ti ho appena raccontato diventeranno realtà!

E se non sai da dove cominciare, perché non mi mandi una foto della tua scrivania?

Semplifica

Semplifica

Molte volte i ladri nel nostro tempo siamo noi stessi, in maniera inconsapevole, certo, però la realtà di fatti è che ci rubiamo tempo.

E questo è un bel problema, perché se non capisci come rubi tempo alle cose importanti, poi pensi anche di non poterlo mai più guadagnare, hai la percezione che sia proprio perso.

Come si può dunque essere ladri di tempo?

Hai presente la canzone che si cantava da bambini sugli elefanti che si dondolavano sul filo di una ragnatela? Ecco un po’ così.

Spesso si va avanti a spron battuto, aggiungendo parti, cose e impegni, senza andare a vedere se per caso non ci sia piuttosto qualcosa da togliere e da semplificare.

E invece, al contrario, molte volte la soluzione è semplificare i passi, alleggerire ciò che facciamo delle perdite di tempo e dai passi inutili.

Non ti nego che se hai sempre fatto qualcosa in un modo è un po’ difficile farlo diversamente e anche capire dive sono gli sprechi di tempo (per questo esistono i P.O. che vedono le cose con occhi diversi), ma questo non vuol dire che non si possa puntare alla semplicità.

Quindi molto spesso il modo più veloce e produttivo per fare qualcosa è anche quello più semplice.

Da qui il motto P.O. che vorrei che portassi con te: “semplifica!”

Vuoi riordinare le carte del tuo tavolo e archiviarle e non sai come fare? Pensa al modo più semplice per dare loro una categoria. Pensa a te stesso in versione stupida che deve ritrovarle, quindi semplifica il tuo archivio.

Dimentichi sempre qualcosa quando esci di casa? Semplifica l’uscita di casa e prevedi vicino alla porta di uscita uno spazio per raccogliere tutte le cose che vuoi portare con te.

Hai sempre la mente impegnata da mille impegni e questo ti fa sentire carico di lavoro? Semplifica la tua organizzazione e scrivi tutti gli appuntamenti nel tuo calendario. Alleggerisci e semplifica la mente.

Potrei continuare a lungo, ma sono certa tu abbia capito… dunque il prossimo passo è?

Ti diverti al lavoro?

Ti diverti al lavoro?

È finalmente tempo di frittelle coriandoli e di scherzi! Eh, già il carnevale di avvicina e quest’anno è anche mooooolto lungo!

Meglio per me perché voglio proprio parlarti di divertimento.
Ma come? Mi dirai… Qui non si parla di lavoro? Sì, proprio di questo ti voglio parlare: di lavoro e divertimento!
Partiamo dall’ambiente in nel quali lavori. È piacevole? Rilassante e allo stesso tempo motivante? Oppure quando vedi la tua scrivania pensi… Oh mio Dio devo lavorare un sacco!

Valutiamo insieme alcune cose che possono rendere il tuo lavoro più divertente.

Metti vicino a te qualcosa che ti faccia venire voglia di fare

Non dimenticare mai il valore simbolico di una foto o di un ricordo. Fai in modo che quando alzi la testa mentre lavori il tuo sguardo incontri qualcosa di bello o di energetico, così basterà poco ma ti sentirai un po’ sollevato. Magari un’immagine dei tuoi cari o di un momento felice in vacanza, o anche solo un oggetto che per te vale molto.
A me ad esempio piace molto avere una pianta vicino, così sento di avere un pizzico di natura con me. Per me è molto energizzante.
Come sai però l’importante è che ce ne sia uno solo, altrimenti lo sforzo per concentrarti sarà maggiore di quello per rilassarti!

Usa cose che ti piacciono

Se lavori in un ufficio dove non sei tu a comprare cancelleria e simili potresti usare un sacco di cose (cartelline, penne e blocchi) che non necessariamente sono come le vorresti. Aggiungi a queste cose qualcosa che ti piaccia, basta anche solo un dettaglio, ma fai in modo di avere uno “strumento di lavoro” che è proprio come lo vorresti tu.
Credimi, qualcosa che ti fa venire voglia di fare è assolutamente un buon aiuto per un lavoro, è una marcia in più.
Se pensi che un’agenda colorata non sia professionale, magari accompagnala con un segnalibro o una penna come piace a te. Personalizza il desktop con i colori che ami. Usa dei post-it del tuo colore preferito…
Se poi puoi scegliere tu i tuoi strumenti di lavoro, non sceglierli solo adatti, ma anche che ti piacciano!

Fai delle pause degne di nota!

E via con la tua canzone preferita, un ballo di tre minuti, con un capitolo del tuo libro o con una boccata d’aria!

E tu hai tutte e tre queste cose nelle tue ore di lavoro? Se non ci sono tutte e tre, aggiungi ciò che manca e fammi sapere come va!

Mail pesanti? Occupiamoci degli allegati

Mail pesanti? Occupiamoci degli allegati

Quante volte la mail diventa pesante non solo perché lo è termini di traffico web, ma per quello che porta con sé? Parlo del file “dasjdhur45687aguegaefa” che trovi con una simpatica clip proprio lì, in fondo alla mail. Già e se proprio chi te l’ha mandato è stato così cortese da dire nel testo della mail qualche riga a riguardo, almeno sai di cosa parla. E poi l’hai scaricato nella cartella “download”, ma ce ne sono talmente tanti che.. te lo perdi.

Quindi, come comportarsi?

Primo punto: la tua mail non è il tuo archivio temporaneo, quindi inutile tenere nel tuo in box la mail, solo perché sai che dovrai scaricare e leggere l’allegato. Meglio, rispondere che hai ricevuto la comunicazione e che farai avere tue notizie entro il … e mettere la mail nella cartella @to do

Ma come salvare l’allegato? Attenzione alle impostazioni di default! Non usare la cartella di download come un archivio, al massimo può essere solo un passaggio veloce, ma io ti consiglio di fare diversamente.

Le regole d’oro sono tanto semplici, quando poco utilizzate:

  • Scarica il file sul desktop, così sarà più immediato trovarlo. Spostalo nella cartellina delle cose da leggere, se ce l’hai. O nel lato giusto del kanban se lo usi. Per salvarlo, usa un nome che abbia senso per te, nel caso non l’avesse già.
  • Se invece è solo qualcosa che ti hanno spedito perché tu lo tenga: i file definitivi, una bolletta, una foto. Bene se è da tenere, archivialo subito.
  • Se è una cosa da fare non scordare di mettere il task “leggere l’allegato” nella tua lista delle cose da fare.

Prova anche tu questa strategia e fammi sapere come va!

Tre etichette (più una) molto utili per le tue mail

Tre etichette (più una) molto utili per le tue mail

Quello su cui ho insistito tanto la scorsa settimana è che la mail è uno strumento di comunicazione, non la “to do list”, il calendario, il luogo per gli appunti. L’in box è la cassetta della posta, è il luogo nel quale arrivano le mail. 

Seconda cosa, per poter lavorare bene e concentrati c’è una regola: evita le distrazioni. E le distrazioni sono anche il nostro in box, con il continuo arrivo di mail e di notifiche.

Come fare dunque?  Utilizzare l’in box come raccoglitore di informazioni e non come dashboard.  

Ti consiglio, per questa ragione, tre etichette molto utili. Non sono certo esaustive, magari tu avrai piacere di identificarne altre, ma voglio farti capire cosa significa utilizzare la mail come strumento di lavoro.  

@to do & to remeber 

Questa etichetta raccoglie tutte le mail che racchiudono un’azione che sia più lunga di due minuti e che non hai ancora avuto modo di portare a termine.

È buona prassi infatti, se una mail richiede poco tempo ed impegno per essere conclusa, che venga fatta e archiviata (o eliminata).

Se invece richiede un lavoro che implica un tempo maggiore, ecco che torna utile la categoria @to do. Quest’etichetta non sostituisce la lista delle cose da fare, dove tra le varie azioni ci sarà “rispondi alle mail”, ma fa in modo che poi tu possa lavorare su questa categoria di mail senza essere interrotto dall’arrivo di nuove mail, cosa che invece succederebbe se le avessi lasciate nell’in box. 

@deleghe 

Tutte le cose delle quali non ti occupi direttamente e che attendono una risposta o che implicano un’azione da altri andranno temporaneamente raccolte qui. Anche in questo caso l’etichetta non sarà sostitutiva della lista deleghe, perché ci saranno questioni che si sono delegate a voce, ma se devo riprendere una mail al volo, così sarà più veloce.  

@cc 

Tutte le cose sulle quali devi essere informato, ma delle quali non ti devi preoccupare in prima persona vanno qui, applica un filtro e raccoglierle. Sarà più semplice leggere tutte insieme, senza ogni volta pensare se è compito nostro o meno fare qualcosa.  

Le tre etichette sono finite, ma te ne aggiungo una che non è utile per il lavoro, ma che può essere utile copiare.  

@acquisti e buoni 

Io ho creato quest’etichetta per archiviare temporaneamente tutte le mail riguardo agli acquisti che faccio on line. Finché non li ricevo e non è tutto in ordine, so che posso trovare rapidamente tutte le informazioni qui. Poi, di volta in volta, cancellerò quelle che non mi servono più. Tengo anche i buoni sconti o le promozioni che mi arrivano. Così facendo alleggerisco il mio in box e il mio occhio non cade ogni volta su un’informazione che non è così determinante, ma che mi è ancora utile.   

Ricorda che una volta concluso qualcosa, la mail va archiviata, quindi oltre alle etichette sarà bene prevedere una buona struttura di archivio, agile e funzionale alle tue esigenze.  

Prova anche tu e vedrai che utilizzando bene l’archivio e anche solo le prime tre etichette, lavorerai efficacemente e il tuo in box sarà un vero raccoglitore di… nuove informazioni! 

E tu, hai qualche altra etichetta che ritieni utile?