Noiosi come bambini

Noiosi come bambini

Avere a che fare con i bimbi, soprattutto quelli piccoli, è noioso.

Fanno sempre le stesse cose, amano fare le stesse cose, nello stesso ordine, con gli stessi ritmi e le stesse sequenze. Così da neonati, poi, appena sono un po’ più grandi, chiedono sempre la stessa storia, guai a cambiare anche solo una parola, vogliono fare li stessi giochi e vedere gli stessi cartoni fino a sapere tutto a memoria. Inutile aggiungere che poi spesso fanno sempre le stesse domande 😉

Ma perché tutta questa ripetitività? Perché dà sicurezza, prevedibilità, e soprattutto quando i bimbi sono molto piccoli dà l’illusione di poter governare il mondo circostante.

A uno stimolo segue una reazione, che è sempre quella.

La ripetitività è utile non solo per i più piccini, ma anche per i grandi e la ragione è la stessa: dà sicurezza. Solo che per gli adulti si chiama routine.

Ecco perché è così importante in alcune fasi della giornata poter staccare la spina e affidarsi al fatto che le cose possono essere fatte secondo una sequenza precisa, consolidata e costante.

Da adulti, inoltre, si aggiunge il grande vantaggio che le cose meccaniche e ripetitive sono anche un risparmio di energia. Se ogni volta che fai il caffè la mattina dovessi chiederti qual è la ricetta, quanta acqua, quanto caffè, come si mettono nella moka, per quanto tempo il fuoco va acceso e via dicendo… probabilmente saresti già stanco prima di iniziare la colazione.

Quindi, come da bambino le routine imposte erano molto rassicuranti, ti davano l’idea di controllare il tuo mondo e ti davano il senso del tempo, oggi le routine ti aiutano a risparmiare energia, tempo e soprattutto a rilassarti e prepararti al compito successivo.

Vuoi qualche esempio?

 

LA ROUTINE DI INIZIO LAVORO

  • Fai qualcosa che ti piace, dedicati un momento prima di iniziare il lavoro, 5 minuti di mindfulness, ad esempio, o una piccola sessione di stretching.
  • Fai qualcosa che ti motiva: leggi un articolo del tuo giornale preferito, ascolta un breve podcast…
  • Rivedi la lista delle cose da fare.
  • Valuta le urgenze.
  • Inizia a lavorare (N.B. solo ora leggi le mail).

LA ROUTINE DI CHIUSURA LAVORO

  • Scrivi le cose che sono in sospeso.
  • Riordina le note e gli appunti, mettendo nel posto giusto tutte le informazioni ed eliminando ciò che non serve più.
  • Riordina il desktop, mettendo nel posto giusto tutte le informazioni ed eliminando ciò che non serve più.
  • Riordina la scrivania, archivia il necessario elimina il superfluo.
  • Prepara la lista delle cose per domani.

LA ROUTINE DELLA MATTINA

  • Un momento per te.
  • Arieggia la tua camera, rifai il letto.
  • Un momento per la tua colazione.
  • Bagno, vestiti.
  • Sei pronto per uscire.

LA ROUTINE DELLA SERA

  • Prepara le cose necessarie per l’indomani.
  • Preparati per la notte.
  • Metti in carica i tuoi device lontano dalla camera da letto.
  • Se ti va, bevi una buona tisana.
  • Leggi un po’, qualcosa di piacevole e non troppo impegnativo.
  • Ricorda ciò che di buono è successo oggi.
  • Sogni d’oro!

E tu che routine vuoi aggiungere alla giornata?

 

 

Photo by Alvin Mahmudov – Unsplash
A piccoli passi

A piccoli passi

“Non ce la farò mai”

“E’ davvero un muro insormontabile”

“Non so più cosa fare, è davvero troppo”

 

Così i miei clienti parlano delle proprie sfide organizzative. Spesso sentono il proprio problema come un pesante macigno che si portano dietro e che ormai fa parte di loro. Come se non ci fosse possibilità di cambiare e di alleggerirsi di tanto peso.

Il mio ruolo è proprio questo, andare alla radice del problema e lavorare a piccoli passi per accompagnarli nel cambiamento che li alleggerirà del tanto odiato macigno, facendolo diventare parte del passato.

Ma due sono le cose:

non si cambia dall’oggi al domani e il risultato non si ottiene in un unico enorme e faticosissimo passo.

Questa è una verità tanto semplice, quanto difficile da accettare.

Il “tutto subito” è un’idea molto più invitante e apparentemente più semplice: meno impegno e meno tempo. Direi però che è decisamente meno realistica e il più delle volte, meno duratura.

Lavorare sulla propria organizzazione personale significa, infatti, lavorare su piccole cose, apparentemente piccoli dettagli, che però, sommati e fatti propri, portano al vero cambiamento.
Tanti piccoli passi che portano in cima alla famosa montagna, quella che sembra irraggiungibile.

  • Ecco che le note andranno nel posto giusto, dove cioè non le perderai.
  • Ecco che stimerai meglio i tuoi tempi e non sentirai più le giornate come impossibili da pianificare.
  • Ecco che la tua to do list non sarà più infinta, ma avrai la serenità di aver fatto ciò che era giusto fare nel tempo che avevi a disposizione.

A volte questo percorso spaventa, non tanto a causa dei piccoli passi, ma piuttosto per la costanza che necessita.

Questo sì è l’ingrediente più importante: un piccolo passo sì, ma uno ogni giorno.

È un percorso così difficile? Beh, direi di no, se è ben pianificato. Si tratta pur sempre di piccoli passi, quindi perfettamente fattibili e gestibili.

Come fare dunque per renderli costanti e sostenibili?

Sono piccoli passi che vanno fatti con consapevolezza e che soprattutto vanno festeggiati, perché sono tutti importanti, sono quelli che ti porteranno di fatto alla soluzione del problema.

Fare e rifare, ripetere tutte le volte che è necessario, per far proprio quel piccolo passo e non sentirlo più come un cambiamento, ma come un’abitudine, semplice e consolidata.

Impegnarsi sulle piccole cose e soprattutto dare loro la giusta importanza è uno dei tanti insegnamenti che abbiamo dimenticato di quando eravamo bambini.

Eppure, quante volte hai dovuto cadere per imparare a camminare? Ti sei forse arreso? Certo che no! E, al contrario, sei stato felice di ogni più piccolo traguardo raggiunto: quando ti sei alzato, quando ti sei staccato da un punto sicuro, quando hai imparato a mettere un piede davanti all’altro. Il tutto con una tenacia incredibile, che oggi non pensi più di avere e invece, eccola lì, fa parte di te!

Perché ti dico questo?

Perché lavorare su di sé e sulle proprie difficoltà organizzative richiede proprio questo: l’approccio semplice e onesto di un bambino.

Non si tratta di un percorso sconvolgente, faticoso, ma di un insieme di piccoli grandi traguardi. Richiede l’essere disposti a fare piccoli passi. Richiede anche di saper festeggiare gli traguardi raggiunti, perché questo è il segreto per non mollare, per ricaricare le batterie e andare avanti.

Quindi, quando ti parlo di produttività personale e ti consiglio tante piccole azioni, come per creare le etichette di un archivio, come smistare la tua posta, come rendere logiche le azioni quotidiane, ecco che ti suggerisco semplici gesti, concreti e fattibili, che uno dopo l’altro ti porteranno a camminare da solo.

A me sta il compito di aiutarti a trovare la giusta misura per i tuoi passi, di darti i giusti tempi e di suggerirti gli strumenti più adatti, ma, ricorda, la tenacia è in te, come quella volta in cui ti sei lasciato andare verso l’ignoto per fare i tuoi primi passi.

E tu, con quale piccolo grande passo vuoi iniziare?

 

 

Photo by Jordan Christian – Unsplash
Le chiavi di ricerca

Le chiavi di ricerca

“Ma era sotto articoli o in rassegna stampa?”

“La contabilità era la cartellina rossa o quella blu?”

 

 

Ti capita di non avere la più pallida idea di dove andare a cercare qualcosa di importante nei tuoi archivi e non sapere come ritrovare quella foto o quel file?

Succede, ma è una cosa che si può prevenire, a mio avviso, con due semplici pensieri.

 

Quando archivi qualcosa pensa a te stesso come se avessi perso la memoria, come se fossi la versione sciocca di te.

Me lo avrai sentito dire tante volte, ma il percorso più logico e semplice si trova proprio pensando a noi stessi senza memoria, un po’ più stupidi, come a dire “estranei a se stessi”.

Se poi vuoi proprio fare la prova del nove, prova proprio a far trovare qualcosa a un estraneo e vedi se funziona 😉

 

L’altro pensiero, che non consideriamo spesso, sono le nostre caratteristiche specifiche per la ricerca, quelli che sono i metadati in un archivio vero e proprio e che per te possono essere le chiavi di ricerca, le famose etichette. In breve, queste devono rispondere alla domanda “come cercherai questo dato in futuro?”

Questo ragionamento è valido per gli archivi di dati, quindi i database, ma anche per le mail.

 

Ti consiglio in primis di non metterne una soltanto a meno che non siano proprio cose che cercherai solo con un criterio, ad esempio anche le fatture potrebbero avere due chiavi: per cliente e per anno.

Allo stesso modo non ti consiglio di abusarne, perché se ne metti troppe le ricerche saranno pressoché inutili. Hai mai provato a cercare qualcosa di specifico in Amazon per poi vedere che viene fuori di tutto? Non ti viene un po’ di fastidio? Ecco, evita di far succedere la stessa cosa alle tue ricerche. Sii specifico nell’assegnazione.

L’ultima indicazione che ti vorrei dare è quella di mettere parole che per te hanno significato e non necessariamente per il mondo esterno.
Se ad esempio per te le parole geografia e paesaggio hanno due accezioni diverse, usale secondo la tua personale classificazione. L’importante è che per te sia sufficientemente chiara ed esaustiva per andare a colpo sicuro nell’assegnazione.

Questo è un importante aspetto poco considerato che ti permette di essere ordinato da un lato, ma anche esaustivo e cioè evitare di lasciar fori qualcosa.

Ricorda qualche elemento può essere estraneo alla catalogazione, ma se sono già una decina, vuol dire che manca una categoria 😉

 

Questa è la bellezza degli archivi:

 

devono sì essere logici, ma anche su misura per te, perché le chiavi di ricerca devono essere utili a te (o al tuo gruppo di lavoro) ed è per questo che ti consiglio di usare le tue parole, il tuo linguaggio, ma con semplicità e precisione.

 

E per finire… non scordare le etichette. Sì, oggi è tutto chiaro: contabilità rosso, bollette blu, ma, ancora una volta, perché far fare fatica alla nostra mente? Semplifica!

E tu fatichi con le tue parole chiave? Se la risposta è sì, sono qui per aiutarti, chiamami!

 

 

Photo by Marjan Blan Marjanblan – Unsplesh

Sussidiari ed enciclopedie

Sussidiari ed enciclopedie

Finalmente in terza elementare ho potuto avere il sussidiario. Mi piaceva tantissimo, in un solo libretto era contenuto tutto ciò che dovevo sapere: le letture, gli esercizi, le pagine di storia.

All’università, allo stesso modo, mi piaceva fare il contrario: poter prendere un po’ da un testo e un po’ da un alto e costruire la mia conoscenza sommando i vari input, i tanti libri.

Perché ti racconto questo?

Perché nel tempo le nostre esigenze cambiano, e soprattutto per quanto riguarda la nostra conoscenza, le nostre esigenze aumentano e via via si fanno più specifiche e complesse.

 

Questo ragionamento si adatta a pennello anche ai nostri archivi: nascono semplici e crescono diventando via via più articolati.

 

Per questa ragione ti consiglio di iniziare con la versione più semplice e base possibile. Una cartellina e via. Se cartacea nemmeno troppo spessa.

Poi all’aumentare dei dati, aumenta lo spazio e inizia la prima suddivisione. Come? Secondo il criterio maggiore, più importante.

Ancora una volta, non cadere nell’errore, non dettagliare, non fare troppi fronzoli: in maniera semplice delinea le cose più importanti.

Se poi cresce ancor di più, ecco che saranno necessarie le sottocategorie e le specificazioni. A questo punto sì puoi lavorare di etichette ben fatte, di sotto-cartelline. E ora sì mi permetto di dirti di investire un po’ di tempo e capire come fare al meglio.

Ma fino a questo momento, era tempo perso per due ragioni: non conoscevi ancora in che direzione sarebbe cresciuto il tuo archivio e quindi avresti potuto sbagliarne la direzione e, seconda ragione non meno importante, questo lavoro fa parte dei famosi fiocchetti anti-produttività.

Anche tu, parti dal tuo sussidiario e, quando si presenta la necessità, struttura la tua enciclopedia, non fare il viceversa!

 

Photo by Harald Arlander – Unsplesh

Archivi che non funzionano

Archivi che non funzionano

Occupandomi di archivi da un po’ ne ho visti parecchi e penso che possa esserti utile confrontarti con quelli che io chiamo “errori frequenti”.

Prima di condividerne un po’, permettimi di aggiungere che li racconto senza giudizio e senza la presunzione di avere in tasca la verità assoluta, ma semplicemente per far sì che le tue raccolte di dati siano quanto mai funzionali possibili e soprattutto adatte alle tue esigenze.

Questo lo dico perché capita a tutti di fare questi errori e soprattutto perché quando si fanno di solito c’è una ragione a monte. L’importante è sapere che può capitare e avere un campanello d’allarme pronto a scattare nel caso si presentino.

Bene, ecco secondo me le cose che rovinano di più le uova nel paniere.

 

ARCHIVIO A METÀ

 

Capita di iniziare con i migliori propositi e poi lasciar cadere le cose nell’oblio. Mi riferisco ad esempio agli archivi di fotografie, articoli, ricette, pubblicazioni…

Spesso sono archivi molto ben fatti, molto dettagliati e poi trascurati.

Come mai accade? Proprio perché sono ben fatti e quindi richiedono tempo e attenzione. È bene non partire subito con troppo dettaglio, meglio fare una cosa leggera e sostenibile e renderla più approfondita poi, in caso di bisogno.

Soprattutto se sono archivi di cose che non usiamo di frequente è bene seguire questo criterio per essere certi di poter mantenere lo sforzo nel tempo e quindi aggiornato l’archivio. Mi spiego meglio, molto probabilmente l’archivio dei contatti di lavoro non avrà mai questo problema, se lo usi ogni giorno e i dati che ci sono all’interno sono per te importanti, non rischierai di lasciarlo a metà, anzi!

Questo problema succede con le cose che vorremmo avere ordinate e che ci fa piacere archiviare, ma che poi non usiamo così di frequente. Quindi in questo caso… semplifica e fai in modo che il tuo archivio sia sostenibile!

Ricorda un archivio è vivo, nasce, cresce e si evolve.

 

ARCHIVIO A PEZZI

 

Errore tanto semplice, quanto comune. Avere un archivio diviso in pezzi: un pezzetto in un luogo e un pezzetto in un altro. Ad esempio, un po’ nel pc proprio e un po’ nel condiviso, un po’ al lavoro e un po’ a casa.

Non credi sia il caso di limitare le cose da ricordare e quindi possa essere una buona cosa semplificare il lavoro della tua mente non chiedendole anche di ricordare se quella cosa è in un posto o in un altro?

Ancora una volta… semplifica! Metti tutto nello stesso posto! Tra pc proprio e condiviso, vince il condiviso, tra casa e lavoro, vince il posto dove usi di più i dati di quell’archivio, e, nel caso fossi incerto… esistono i cloud.

Questo è un errore frequentissimo quando si lavora in gruppo e purtroppo è la causa di tanti fraintendimenti e rallentamenti. Gli archivi devono essere accessibili da tutti coloro che usano i dati e devono poterli reperire tutti con facilità, ovunque lavorino.

Lavorare diversamente porta a doppioni, errori, e spesso a un lavoro poco efficiente. Investi quindi un po’ di tempo nel pensare dove userai i dati di quell’archivio e definisci quindi il posto migliore!

 

ARCHIVIO MISTO

 

E qui mi riferisco al modo in cui si creano le categorie. Mi capita di vedere archivi costruiti un modo, con criteri ed etichette di un certo tipo e poi portati avanti in modo differente. Anche questo crea molti doppioni e molti punti interrogativi: dove lo metto?

Il “come creare i criteri” è stato il tema di uno dei post di inizio anno e credo sia davvero fondamentale. Vale la pena chiarirsi un po’ le idee prima per poi procedere più velocemente dopo.

In genere cambiando le categorie in corso d’opera si finisce per creare più archivi in parallelo, creare confusione su dove ordinare le cose e quindi, in breve… lavoro in più. Come sempre la regola d’oro è: “semplifica”, investi prima per guadagnare tempo ed energia dopo.

 

Ecco tre tipi di archivi che anziché aiutarti, ti complicano la vita.
Come ti dicevo, a tutti capita di cadere in questi errori, ma l’importante è capirlo prima che sia tardi e quindi senza dover rifare il lavoro daccapo 🙂

E tu, in che errori cadi più di frequente?
Raccontamelo nei commenti!

 

 

Photo by Mr Cup Fabien Barral – Unsplesh