Il calendario non serve sempre

Il calendario non serve sempre

Il calendario non serve sempre, o meglio non serve se non è usato come calendario.

Come mi hai sentito dire tante volte nel calendario vanno scritti gli appuntamenti che hanno una scadenza, quindi sono informazioni che hanno una data, possibilmente un’ora di inizio e una di fine, un luogo e che sono definiti tra più persone, sono cioè concordati e non si modificano. O per lo meno per cambiarlo è necessario interfacciarsi con una o più persone.

E in questa “mezza definizione” trovi tutti i criteri per capire ciò che va segnato in calendario e ciò che è giusto trovi posto altrove.

 

IL CALENDARIO NON È UNO STRUMENTO DI PIANIFICAZIONE

 

Cosa significa? Che non devi segnare le cose che hai pensato di fare, ma che tutto sommato che siano alle nove o alle dieci non cambia.

Perché non lo puoi fare?

Perché se qualcuno ti chiede se hai la possibilità di impegnarti in uno slot di tempo, è importante che tu sappia rispondere con certezza se sei impegnato o no, e una possibile cosa da fare non è un impegno.

In sintesi, quando decidi cosa fare e quando stai pianificando il tempo, quando hai già deciso cosa fare e occupi uno slot nel tempo stai agendo sul tuo calendario.

Vero è che se vuoi proprio “bloccare” del tempo puoi segnare un appuntamento con te stesso in calendario, ma è anche vero che se fai così con tutto perdi la flessibilità che caratterizza una pianificazione ben fatta e che ti permette di modificare le parti senza però perdere il risultato finale.

Quindi usa il calendario come luogo di raccolta degli impegni e non come strumento di pianificazione del tuo tempo.

 

IL CALNDARIO NON È IL LUOGO DELLE COSE DA FARE

 

Per questo esistono le liste, non trovi?

Inutile segnare appunti, note e affiancare il tutto da remainder. Meglio mantenere il calendario agile e leggero e affiancarlo con una buona to do list.

Per questo dico spesso che non è necessario avere un’agenda, l’agenda è uno strumento di pianificazione del tempo e segue il calendario e la to di list. Sono questi i due strumenti imprescindibili della pianificazione del tempo e che non possono essere confusi e mescolati.

Nel calendario vanno gli appuntamenti e nella to do list le cose da fare. Non mischiare le cose e avere liste di appuntamenti o un calendario con, appunto, note e appunti.

 

NON ESAGERARE

 

Ultimo consiglio, non esagerare, non sovraccaricare questo strumento.

Se usi bene gli strumenti organizzativi e quindi note, agenda, liste, archivi, il calendario rimane snello e utile.

Contiene veramente solo gli appuntamenti e quindi diventa facile da consultare e utile: in un momento hai la visione di insieme di tempo occupato e di tempo libero.

Certo, se usi calendari condivisi, potresti vedere anche appuntamenti non tuoi. Ma proprio per questo ti consiglio di non sovraccaricarlo di informazioni inutili, ad esempio appuntamenti ripetitivi quotidiani: pranzo e cena. Certo se c’è un’eccezione di un pranzo o una cena particolare segna l’impegno, ma non occorre segnarli entrambi ogni giorno.

Allo stesso modo non è il caso di dettagliarlo troppo: mettere tutte le voci della tua routine mattutina. Fai piuttosto un unico slot “routine mattutina”.

Tutto questo per facilitare la lettura visiva e il colpo d’occhio.

Così aiuterai la tua mente, non perderai tempo ed energia, e inevitabilmente ti ritroverai più leggero e produttivo

E tu che ne pensi? Ci sono altre cose che secondo te meritano un posto in calendario?
Scrivimi nei commenti i tuoi suggerimenti!

 

 

Photo by Tanya pro – Unsplash
Calendario, uno o tanti?

Calendario, uno o tanti?

I calendari sono tanti e servono per tante cose, vediamo insieme alcuni.

 

Il calendario appeso in cucina

Può essere un calendario cartaceo regalato da qualche negozio o magari un calendario con una foto di famiglia, serve per lo più a guardare i giorni del mese, se c’è spazio raccoglie qualche nota generica e qualche data che proprio non va persa.

 

Il calendario di famiglia

A volte sostituisce quello appeso in cucina, magari è davanti alla porta d’ingresso, è diviso per colonne e raccoglie gli impegni di tutti i componenti della famiglia, nella speranza di poter poi dividere la responsabilità degli impegni o per lo meno fare in modo che siano ricordati da qualcuno!

 

Il calendario a piena parte in ufficio

Grande, enorme, con più mesi possibili dove vengo annotate, in momenti di emergenza, scadenze, impegni improrogabili e dove con evidenziatori colorati si cerca di stimare i carichi di lavoro per i vari progetti.

 

Il calendario dei compleanni

Senza date, solo con i numeri per ricordare i vari compleanni. Adatto solo ai più estremisti della cancelleria, la maggior parte delle persone non ne conosce l’esistenza.

 

Il calendario dell’agenda

Posto a inizio agenda e utilizzato strenuamente a gennaio, ma spesso incompleto o dimenticato alla volta di febbraio.

 

Potrei continuare a lungo… non credi?

La questione è che di calendari ce ne sono tanti e spesso creano solo confusione perché risultano incompleti o dimenticati.

 

Se vuoi prendere un appuntamento dal dentista e non sai subito gli impegni della famiglia perché non sei a casa e non puoi vedere il frigorifero… cosa fai rimani in sospeso e rimandi?

E se stai fissando la seconda data di una riunione di lavoro e non sei in ufficio e non vedi la parete con tutte le date dei progetti… come fai? Lanci una data a caso facendo appello alla memoria?

E, ancora peggio, se qualcuno della tua famiglia prende un appuntamento quando tu sei già impegnato?

 

La questione del calendario è dunque questa:

ne esistono di tanti tipi, ma la funzione è una: ricordare gli impegni.

E per impegni intendo date fisse con un’ora e possibilmente un luogo, ovviamente riferiti a una o più persone.

È vero che ognuno di noi ha tanti ruoli, un lavoro, una famiglia, delle attività nel tempo libero, ma è anche vero che il tempo è uno solo e non solo per noi, ma per noi e per le persone con cui condividiamo il nostro tempo.

Ecco il motivo per cui nel tuo calendario devono comparire tutte le informazioni che ti servono per gestire il tuo tempo, cioè farti capire quando sei impegnato, per quanto tempo e per cosa.

 

La conclusione del tutto è che… il calendario deve essere unico!

 

Unico per te, con il tuo tempo che può essere per certe ore dedicate al lavoro, per altre alla famiglia o agli affetti e per altre ancora a te.

Per poterne disporre appieno infatti devi poter controllare e ricordare tutti gli impegni, non per mania di controllo, ma, al contrario, per rendere ancora più tuo il tempo.

Il problema pare complesso, ma la soluzione è semplice: fare in modo che il tuo calendario abbia alcune caratteristiche.

 

Il calendario deve essere accessibile

Non è detto che il calendario debba essere necessariamente on line, può essere anche cartaceo, l’importante è che sia sempre con te. Quindi la scelta dipende proprio dal tuo stile di vita e da quante persone fanno parte della tua quotidianità: se gestisci tempo personale e di lavoro magari il cartaceo è sufficiente, ma se c’è di mezzo la famiglia, molto più semplice passare on line.

 

Il calendario deve essere aggiornato

Tanto ovvio, quanto difficile. La regola d’oro è di chiudere l’azione. Quindi… quando fissi un appuntamento, segnalo subito nel calendario. E se è condiviso con altri, chiedi di fare lo stesso.

 

Il calendario deve essere completo

Fai in modo che nel calendario ci sia tutto il tuo tempo: lavoro, personale, di famiglia.

 

E ricorda: il calendario è solo un calendario, non sovraccaricarlo di note e finti appuntamenti, cioè quella cosa che devi assolutamente fare e che quindi lo fissi in agenda.

 

Nei prossimi post vedremo come gestirlo al meglio, cosa annotare e come farlo.
Per ora non ti resta che scegliere il calendario che fa per te, e se non sai quale… chiamami!

 

 

Photo by Claudio Schwarz – Unsplash
A ognuno il suo formato

A ognuno il suo formato

Come scegliere il formato della propria agenda?

Ce ne sono di tutti i tipi! Enormi, da tavolo, minuscoli, da taschino, con le pagine spesse, con le pagine di carta velina… e sono tutte bellissime!

Servono però a scopi molto diversi, vediamole insieme!

 

AGENDA GRANDE

 

Per agenda grande mi riferisco a quelle in formato A4 o superiore.

È raro vedere queste agende utilizzate, ma ci sono alcuni casi in cui sono perfette, tutti quelli in cui l’agenda non si sposta dal tavolo 😉

Ecco, quindi, le due tipologie di usi.

Il primo sono tutti quei lavori su appuntamento: parrucchiere, dentista, ristorante, dove le persone non lavorano da sole, gli appuntamenti non sono troppo lunghi e quindi, oggettivamente c’è tanto da scrivere; quindi, è bene che l’agenda sia grande e che sia possibile annotare tutto nel giusto ordine.

Il secondo caso sono le agende planner, quelle che servono non tanto a dedicarsi alla gestione del tempo, ma al suo studio. Sono cioè tutte le agende motivazionali, che, mese per mese o giorno per giorno, ti fanno riflettere su obiettivi, ciò che è andato bene, ciò che andato male.

Come sai io non sono una fan di questi strumenti perché ritengo che molto spesso vadano nell’iper-pianificazione, ma se proprio li vuoi usare, dai loro la dignità che meritano! Quindi lasciati lo spazio per poter scrivere le cose come si deve.

Le agende piuttosto grandi vanno bene anche per le agende dedicate, cioè quei formati che predispongono già le pagine per l’utilizzatore, l’agenda dell’insegnate per esempio.

L’idea è un po’ la stessa dell’esempio dei lavoratori che ti citavo sopra: si tratta di strumenti che vanno bene per categorie precise di persone e che spesso hanno realmente bisogno di spazio per scrivere e annotare, proprio perché non utilizzano altri sistemi di gestione del tempo o, nel loro caso non sono necessari. Un calendario, ad esempio, diventa importante solo per gli impegni personali e nel più dei casi gli impegni non sono tantissimi.

Quindi in sintesi agenda grande per chi non la muove dal tavolo, può essere un’agenda di studio (planner) o dedicata (insegante o lavoratore specifico).

 

ANGENDA PICCOLA

 

Formato A6 o meno.

Queste sono dei veri libricini, delle agendine, perfette per stare in tasca o in borsa. Esteticamente molto graziose e che spesso sono regalate o che comunque sono desiderate.

Sono però poco utili alla maggior parte delle persone. Sono troppo piccole per essere davvero degli strumenti di gestione del tempo e poco utili come calendario, visto che spesso le persone devono gestire gli impegni in accordo e condivisione con altre persone.

Le ho viste spesso usare come “agende medie” con geroglifici e segni strategici per non riempire con una sola parola lo spazio dedicato a un’intera giornata. Se è il tuo caso, regalati un po’ di amore, rasserena la vista, e passa a un formato più grande! Inutile perdere tempo e faticare a scrivere e soprattutto impazzire per leggere!

Per chi sono utili dunque? Per chi ha pochi appuntamenti, poche cose da ricordare, e soprattutto non necessita di interfacciarsi con altri.

Oppure possono essere utili anche per te, ma per segnare cose specifiche: le abitudini, ad esempio, un piccolo segno per ogni giorno per non perdere la continuità. O per un diario della gratitudine con un grazie al giorno.

 

AGENDA MEDIA

 

Tutti i formati sotto l’A4 e sopra l’A6. Tutte le restanti, in effetti.
E qui si apre un mondo, perché direi che sono le più sfruttate, per questo non ti dirò nulla sul formato in dettaglio, perché si tratta proprio una scelta personale, ma su alcune altre caratteristiche che ti possono aiutare nella scelta.

Per due cose ti rimando agli articoli delle scorse settimane: cosa deve esserci prima e dopo e per il formato.

Ma l’altro aspetto è… la carta.

Le agende sono degli strumenti e per questo devono permetterti di scrivere, cancellare, riscrivere, cancellare di nuovo… e poi evidenziare, colorare… il tutto senza andare a rovinare la pagina, o passare su altre.

Quindi sì, sono bellissime le carte leggere, ma è proprio ciò che ti serve? Se l’agenda è davvero un mezzo per gestire il tempo, nel senso di pianificarlo… si sposterà così spesso? Cioè starà fuori dal tuo spazio di lavoro con frequenza?

Risolvi la questione con un’agenda di medio formato e con una buona carta!

Potrai scriverci senza impazzire perché non è troppo piccola, potrai usare qualsiasi penna e pennarello e non sarà poi così pensante, perché non è troppo grande.

Sì. La soluzione è proprio questa, trovare il giusto formato e la giusta grammatura delle pagine per le tue esigenze. Pensaci, fai un conto di quando la usi su un tavolo, quanto la sposti, che penne usi e quanto cancelli. Dall’unione di queste informazioni… ecco che avrai trovato ciò che fa per te!

 

E comunque… per ogni lavoro, per ogni persona c’è un’agenda diversa e una soluzione ad hoc!

Non adattarti, trova la tua! Ci guadagnerai in produttività e serenità, parola di P.O..

 

E se il compito è davvero così arduo, non desistere, sono qui per te: chiedimi una consulenza per la scelta dell’agenda. Troveremo insieme ciò che fa proprio al caso tuo!

 

Photo by Edward Howell – Unsplash
Tutto è utile in un’agenda?

Tutto è utile in un’agenda?

Segliere un’agenda non è una cosa da poco. È uno strumento che ti segue per un anno intero e che rende il tuo lavoro e il tuo tempo più o meno efficace.

Spesso sottovalutata, l’agenda è una vera bussola tra gli impegni e giusto per complicare le cose ognuno ha la sua.

Non siamo tutti uguali, non facciamo le stesse cose nel tempo e quindi non possiamo lavorare tutti allo stesso modo.

Per questa ragione ho deciso di aiutarti a scegliere l’agenda del prossimo anno con i post di questo mese.

E per partire con il piede giusto ti dico tre cose che ci sono nella maggior parte delle agende che trovo decisamente poco utili, o meglio… inutili.

 

LA RUBRICA

Molte agende riportano nelle pagine finali la rubrica per segnare i contatti, magari raggruppate in tre lettere per pagina. Ora… questa parte è per me un lavoro inutile, o meglio, un doppio lavoro! Segnare qualcosa lì significa che, a fine anno, quando dovrai eliminare la rubrica, dovrai trascriverla… non la trovi una perdita di tempo? Io sì, molto meglio annotare subito i contatti in una rubrica che ti segue sempre, Google Contacts, ad esempio. E se puoi scrivi tutte le informazioni possibili nel contatto.

Inutile aggiungere di non usare queste pagine per le password vero? 😉

 

LA DATE IMPORTANTI

Una pagina in cui segnare le date da ricordare. Ora, se sono da ricordare, lo sono sempre, quindi, anche in questo caso, meglio non fare il doppio lavoro e segnarle subito nel posto giusto per te. Anche qui io ti consiglio uno strumento sempre disponibile e sempre aggiornato: Google Calendar. E mi raccomando, imposta l’opzione secondo la quale la data venga ricordata ogni anno!

 

LA PAGINA DELLE NOTE

Per anni ho usato l’agenda settimanale con la pagina delle note a fianco. Mi è sempre piaciuto scrivere, annotare, fare qualche lista, fino a quando ho capito che anche qui alla fine creavo un doppio lavoro di riscrittura: ciò che non si esauriva in quella settimana doveva essere riportato alla settimana dopo. Inoltre, se avevo preso un appunto che mi interessava, poi passavo molto tempo a ritrovare la settimana nella quale l’avevo annotato… anche qui tanto vale scrivere le cose subito al posto giusto!

Il mio consiglio, infatti, è quello di usare un foglio di lavoro durante il giorno che poi elimini a fine orario di lavoro, così tutte le note vanno già dove devono andare giorno per giorno.

 

Che ne pensi? La tua agenda ha queste sezioni? Le usi in modo diverso?
Sono curiosa di saperlo, quindi raccontamelo nei commenti!

 

Ma prima di lasciarti, ecco anche tre cose che invece mi piace avere nella mia agenda.

 

UNA PAGINA PER RICAPITOLARE

La pagina iniziale con i miei dati, in caso l’agenda venga persa, mai sottovalutare le distrazioni!

Mi piace in particolare quando questa pagina ha qualche informazione in più di carattere personale, due secondo me sono le cose importanti: i dati sanitari importanti e i numeri dei documenti di uso frequente.

Il primo perché repetita iuvant, se ci sono informazioni salvavita (allergie, gruppi sanguigni particolari) meglio annotarle in tutti i posti possibili, così, in caso di necessità, le informazioni saranno accessibili, proprio come ti raccontavo qui per il contatto di emergenza (ICE: In Case of Emergency).

Il secondo perché andare ogni volta a prendere il documento è noioso e quindi, visto che l’agenda è sempre a portata di mano, avere anche il numero della carta d’identità segnato o la tessera sanitaria, aiuta a velocizzare tutte le prenotazioni.

 

UNA PAGINA PER GLI OBIETTIVI

Amo molto tutte le agende che mi costringono a pensare cosa voglio fare o non fare per l’anno in corso. Credo fortemente nel potere della scrittura e quindi, mettersi a scriverle nero su bianco mi aiuta molto a impostare il lavoro dell’anno. Quindi sì a tutti gli spazi per la pianificazione per obiettivi, ma no alle pagine che poi mi chiedono di fare il punto settimana per settimana, giorno per giorno. Se hai voglia di farlo ti consiglio un’agenda dedicata, non dare anche quest’onere al tuo strumento di gestione del tempo settimanale, perché funzioni è bene che rimanga leggero e agile!

 

I NUMERI

Sì, li odio anch’io e quindi essere costretta a fare i conti mi aiuta. Avere una piccola sezione dedicata a ricapitolare entrate e uscite o le crescite e decrescite della mia attività lavorativa è sempre utile, prima di tutto la consapevolezza!

 

Anche qui, lo chiedo anche a te, la tua agenda ha queste sezioni? Io te le consiglio e nelle prossime settimane ti racconterò anche come scegliere la sezione delle giornate, il cuore dell’agenda e magari come usarla perché faccia proprio al caso tuo.

Segui il blog!

 

 

Photo by Barbara Maron – Unsplash
Formazione come una SPA

Formazione come una SPA

Una buona formazione, per me, è come andare alla Spa.

Ti dedichi a te stesso, ti coccoli con delle nuove conoscenze, e non ti preoccupi di cosa fare dall’inizio alla fine della giornata.

Ci avevi mai pensato?

Sì, lo so, non tutti i corsi sono così, ma credo che valga la pena puntare a quelli che sono fatti così.

Come riconoscerli dunque?

Dall’organizzazione!

O meglio, dall’organizzazione delle informazioni 😉

 

Due sono i casi, puoi essere un partecipante o un organizzatore, vediamoli entrambi.

 

SE LI DEVI SCEGLIERE, CERCA UNA BUONA AGENDA CHE SI ACCOMPAGNI ALLE GIUSTE INFORMAZIONI

 

Ovviamente avrai scelto il corso in base ai contenuti, e qui non metto bocca, ma guarda bene come sono organizzati i contenuti. Devono essere equilibrati in termini di tempo, devono esserci momenti per le domande o per riposarsi.

Te ne parlerò meglio nei prossimi post, ma ricorda che deve essere un momento di apprendimento e quindi non può esserci troppa carne al fuoco, non pensare che un corso con mille contenuti voglia dire risparmiare e prendere di più, vuol dire spesso non andare in fondo alle cose, meglio meno, ma ben fatto.

Credo che un altro aspetto importante sia poter sapere da subito tutto ciò che è importante: dove, come, per quanto, ma anche cosa è compreso e cosa no. È importante quindi valutare anche l’organizzazione del corso stesso, in breve deve facilitare la tua partecipazione e non lasciarti dubbi riguardo a tutto ciò che è logistico. Devi darti il piacere di poterti concentrare solo sui contenuti, sul valore del corso, proprio come in una SPA dove ti rilassi e basta.

 

MA SE SEI TU AD ORGANIZZARLO?

 

Eh sì, se stai pensando di farne uno a breve, rendilo una vera SPA.

Ecco alcune idee.

  • Pianifica bene l’agenda, metti tutto in chiaro: chi parlerà di cosa per quanto. Piccolo dettaglio in più, i nomi delle persone che terranno gli interventi potranno essere messi in chiaro solo se confermati.
  • Lascia spazio alle domande, all’interazione, al riposo.
  • Fornisci da subito i dettagli logistici su come raggiungere il luogo e su come sarà organizzato il corso, in particolare sui momenti tra un intervento e l’altro, sul prima e sul dopo.
  • Metti in chiaro cosa è compreso e cosa no: pranzi, cene, alloggi, ma anche sul piano dei contenuti, cosa verrà messo a disposizione dei partecipanti e cosa no, se ci sarà un attestato e di che tipo…
  • Se proponi delle scelte, ad esempio per un alloggio, sii chiaro sulle opzioni.
  • Sii chiaro nelle scadenze, quelle per le iscrizioni, per i pagamenti, per la consegna dei materiali.
  • Ultimo, e forse da non scrivere perché un vero “must”: fai capire bene cosa si guadagna partecipando ai tuoi corsi, perché vale la pena iscriversi. Come farlo? Con dei contenuti da 10 e lode.

Sì, in verità la maggior parte della fatica è avere tutto quanto più definito possibile già dall’inizio, così da fornire tutte le informazioni possibili e allo stesso tempo avere dei contenuti validi, ma immagino che su questo non sia necessario spendere altre parole 😉

 

E ora una piccola aggiunta, ho organizzato corsi per più di dieci anni, e ho deciso di condividere tutto questo con te con un progetto speciale. Non è solo mio, è un progetto a quattro mani, per renderlo ancora migliore, per darti non la somma delle nostre esperienze, ma il quadrato!

Vieni a scoprirlo, si chiama proprio così: ORGANIZZAZIONE AL QUADRATO

Ecco il link ti aspettiamo!

 

 

Photo by Susan Wilkinson – Unsplash