La produttività in piccole azioni

La produttività in piccole azioni

Nelle scorse settimane ti ho parlato di tecniche di produttività, ma spesso prima di scegliere la più adatta ai miei clienti, affronto con loro delle questioni molto più basilari e che hanno a che fare con le abitudini.

Si tratta di quelli che io chiamo elementi di produttività, cioè le piccole azioni quotidiane che aiutano tanto quanto una vera a propria tecnica.

Sono diverse e tutte utili, oggi te ne racconto cinque.

 

MAGIA LA RANA

Questo è uno dei detti più frequenti e famosi di tutti i P.O.. Cosa vuol dire? Da dove vengo io si mangiano le rane, ma di solito sono cotte. Il principio vuole che tu mangi, invece, una rana viva. Mai fatto? Beh, deve essere disgustoso. E in effetti l’idea è proprio questa: affrontata la rana, poi qualsiasi altra cosa sarà certamente meglio.

L’idea non è quella di fare una cosa necessariamente enorme, ma semplicemente cominciare da ciò che ti scoccia di più, quello che non hai proprio voglia di fare e che ti pesa di più da un punto di vista energetico. Già, questo è il trucco, può essere anche solo una semplice telefonata, ma se ti pesa, fai quella in primis!

Poi io aggiungo, magari mangia una ranetta, riscaldati, e poi affronta la rana e via!

 

FAI UNA COSA ALLA VOLTA E FALLA FINO IN FONDO

Il mito del multitasking, te lo dico, è una fesseria. Siamo tutti capaci di fare più cose insieme, ma lo siamo per un breve periodo a scapito della nostra concentrazione, della nostra energia e della nostra capacità di non sbagliare.

Vuoi fare le cose fatte bene e ne vuoi fare tante? Mettile in fila, non tutte insieme. Così risparmierai energia, tempo (sì, lo so è paradossale ma è così) e soprattutto ridurrai la possibilità di fare errori.

 

CHIUDI I CERCHI APERTI

Quando si chiude un lavoro, o una giornata di lavoro è giusto dedicare del tempo a chiudere i cerchi aperti, cioè a sistemare le cose in sospeso. Ad esempio, dopo una riunione riordinare gli appunti, mettere in calendario il prossimo incontro. Dopo una giornata di lavoro, sistemare l’agenda, le note dell’ultimo minuto e fare un controllo della giornata successiva.

Ti sembreranno azioni semplici, ma aiutano a non lasciare nulla in sospeso, a chiudere i cerchi, soprattutto perché, se le fai a mente fresca, saranno semplici e veloci, al contrario poi ti faranno perdere tempo e sarai meno efficiente. Hai presente quando scartabelli gli appunti per ritrovare il numero di telefono di qualcuno o l’ora del prossimo incontro? Ecco… chiudi i cerchi e non ti capiterà più.

 

CREA LA TUA ROUTINE

La produttività si scontra spesso con la poca voglia di fare. Ecco che può essere molto utile aiutarsi a entrare nel giusto mood lavorativo. Per questo è importante la routine di inizio lavoro.

Cosa significa? Riscaldati! Questo è ciò che io consiglio prima di affrontare la rana.

Fai qualcosa che ti piace, caricati, fai mente locale e poi parti!

Quindi puoi iniziare leggendo un articolo del tuo sito preferito, ascoltare un podcast di qualche minuto, ripetere poi il tuo mantra o fare una piccola meditazione e poi via! Non ci sono più scuse, ora hai l’energia per iniziare a lavorare!

 

RISPETTA IL BILANCIO DI ENERGIA

Siamo in una società stacanovista, ma io non mi stancherò mai di ripetere che in verità il lavoro vale tanto quanto il non lavoro. Non si può sperare di essere efficienti ed efficaci per tutto il tempo di lavoro. Quindi è molto meglio rispettare la nostra produttività e prenderci delle sacrosante pause degne di valore.

Allo stesso modo alternare attività molto faticose a cose poco faticose, del resto… chi può fare sempre e solo cose difficili?

 

E tu, quale di queste piccole azioni vuoi fare tua fin da ora?
Raccontamelo nei commenti!

 

 

Photo by Ibrahim Ozdemir – Unsplash
¾ di spazio? Certo!

¾ di spazio? Certo!

Di quello che sto per scrivere ne sarà contenta in primis la mia grafica 😊 ma, lo ammetto, è proprio una grande verità.

 

Lo spazio pieno vale tanto quanto quello vuoto, anzi il vuoto ci aiuta, è dalla nostra parte, non dobbiamo averne paura.

 

Non voglio certo sconfinare in un campo che non è il mio, come quello della grafica, ma vorrei riportarti sull’importanza del vuoto anche nel tuo foglio d’appunti.

Sì, anche qui la regola dei ¾ può tornare utile, in breve non riempire tutto tutto, da destra a sinistra, dall’alto in basso, ma lascia degli spazi vuoti.

 

Gli spazi vuoti possono esserti utili per tante cose.

 

Come ti raccontavo nel foglio di Cornel, sono utili per fare dei piccoli riassunti, ma anche per lasciare degli spazi per le domande.
Sono utili anche per fare delle correzioni senza però avere un foglio disordinato.

Ma soprattutto aiutano la lettura: è molto più semplice leggere e ricordare le cose se sono adeguatamente distribuite nella pagina.
In particolare, avrai modo di lasciare dello spazio per note, sottolineature, segni particolari che ti aiutino a ricordare.

Dopo la suddivisione con il metodo Cornell, vorrei proportene un altro che trovo molto utile ed efficace e devo aggiungere anche molto semplice.

Se il primo è utile per gli appunti, questo è utile per la “to do list”.

È altrettanto veloce e consiste nel dividere lo spazio in 4 parti:

  • una parte per le cose da fare al lavoro;
  • una parte per le telefonate;
  • una parte per le commissioni e le cose fare per gli aspetti personali;
  • una parte jolly per una nota al volo, che riprende il concetto del foglio di lavoro.

 

Perché può essere utile questa suddivisione? Perché riassume alcuni concetti molto importanti:

  • il simile con simile, questo ti aiuta molto a vincere l’inerzia delle cose da fare e ti fa risparmiare tempo ed energie, vale per le telefonate, ad esempio;
  • divide il lavoro dal personale e così ti permette di lavorare in modo concentrato e allo stesso tempo di non dimenticare il resto, vale per le commissioni personali;
  • il foglio di lavoro è uno “scarica mente” e quando hai finito la giornata è sufficiente archiviare le informazioni che servono ed eliminare il foglio, questo di aiuta a chiudere il tempo di lavoro e passare a quello personale.

Anche qui vale la regola dei ¾, 3 parti pianificate e una jolly.

 

E tu per cosa usi i ¾?

 

 

Photo by Diana Polekhina – Unsplash
Mi sento a pezzi

Mi sento a pezzi

“Mi sento a pezzi.”

 

Quante volte dici questa frase a fine giornata?

Direi che un po’ ci sta e un po’ ce la cerchiamo.

Sì, ci possono essere giornate di lavoro intense, dove non c’è altro da fare se non tenere duro e arrivare fino in fondo, ma questa deve sicuramente essere un’eccezione.

 

Il punto è che il lavoro vale come la pausa.

 

non stancherò mai di dirtelo. E non è un caso che la pausa sia prevista per legge per tutti i tipi di lavoro, solo in forma e durata differenti.

E per pause ce ne sono tante da considerare:

  • le vacanze una o due volte l’anno per staccare la mente e rilassare il corpo;
  • i giorni non lavorati in settimana: almeno due, per la ragione di cui sopra;
  • la pausa pranzo: perché siamo ciò che mangiamo e quindi dobbiamo dare energia al nostro cervello oltre che al nostro corpo;
  • le brevi pause ogni tot, anche di pochi minuti per ricaricarci. E su questo… segui #unminutoperme sui miei canali social.

 

 MA NON È SUFFICIENTE, IL TRUCCO PER MANTIENE ALTA LA PRODUTTIVITÀ È PROPRIO QUELLO DI FARE TUA LA PIANIFICAZIONE A ¾.

 

C’è però un ultimo pezzettino che vorrei aggiungere e che completa i ¾ e le pause ed è il bilancio di energie!

 

Una buona capacità di gestire il flusso di lavoro considera attentamente anche la tipologia di cose da fare.

 

Ognuno di noi ha cosa che ama fare di più e cose che invece vorrebbe non fare mai.

Siccome entrambe vanno inserite nella nostra giornata, il trucco sta nell’alternarle. Se ci sono cose che non vuoi fare, falle subito, mangia la rana, e poi metti qualcosa che non ti pesa troppo.

Se è davvero tanto faticoso, poi metti una pausa proporzionale alla fatica fatta, ma puoi anche sfruttare un tempo nel quale non sei molto produttivo con attività più semplici: riordino, pulizia, scansioni, archivio file…

Ti parlavo dell’importanza di questo concetto in un post della fine dello scorso anno e ora ci voglio tornare perché non considerarci al 100% produttivi per la totalità del tempo è il segreto per una buona pianificazione.

Non considerarlo significa semplicemente metterci molto più tempo, più energie e probabilmente rischiare di fare molti più errori, anche solo di distrazione.

Quindi, soprattutto quando la stagione non aiuta… aiutati tu con una buona pianificazione:

metti in lista le pause giuste!

 

 

Photo by Jackson Simmer – Unsplash
Spazio ai tuoi ricordi

Spazio ai tuoi ricordi

Sì lo so, la valigia è un tema dolente… ma vale la pena fare uno sforzo in più all’inizio, per poi divertirsi di più.

Cosa intendo? Che la regola magica degli spazi cioè i ¾ vale tantissimo anche per le valigie.

La cosa suona un po’ dolorosa, ma di fatto è molto efficace, significa non riempire la valigia fino a farla esplodere, ma lasciare comunque dello spazio vuoto.

Perché è così esenzionale?

Per tre ragioni, una futile e due meno. Partiamo dalle serie:

 

I TUOI RICORDI

Il viaggio non è solo un momento per rilassarsi, è anche un momento per scoprire nuovi luoghi, assaggiare nuovi cibi, conoscere nuove culture e nuove abitudini. Di solito la novità ci piace, ci arricchiamo e di queste esperienze positive vorremmo portarne con noi un po’.

Quel po’ è il tuo quarto di valigia disponibile, è uno spazio per le novità, per i ricordi.

Non sei ovviamente obbligato a riempirlo, ma è molto peggio voler portare con sé qualcosa e non avere posto, piuttosto che tornare indietro con la valigia della partenza.

E poi, diciamocelo, ¾ pesa meno di 4/4!

 

IL TUO VIAGGIO

Come dicevo il viaggio vale per il corpo ma anche per la mente. Viaggiare leggeri ti consente di avere meno preoccupazioni. Sembra incredibile, ma se sai che hai con te quel tot di cose e quelle puoi usare. E’ poco importante decidere cosa mettersi… una cosa o l’altra andrà bene comunque, la vacanza è ciò che vivi, non ciò che indossi.

Certo un po’ di pianificazione per avere gli indumenti in numero giusto e del giusto tipo ci sta, ma poi basta, rilassati. Tu non sei come ti vesti, devi liberarti dall’idea che senza un determinato capo non sarai in grado di vivere appieno la tua vacanza.

Se sei comodo, adeguato e con indumenti puliti, il gioco è fatto e la tua mente potrà dedicarsi a tutto il resto. Che dici, non ne vale la pena?

E poi pensaci, meno cose in valigia, vuol dire anche fare prima a disfarla e rifarla e se il tuo viaggio itinerante saranno mezz’ore guadagnate nel sistemare le cose!

 

LA LEGGE DI MURPHY

Più potente della gravità, dell’entropia… la legge di Murphy ha sempre la meglio.
Ed ecco che quando stai per tornare e rimetti le cose in valigia, anche con lo stesso ordine e con la stessa logica, succede qualcosa di inspiegabile: il tutto occupa più spazio!

Ed ecco che ti ritrovi a fare il tetris, sederti sulla valigia e mettere alla prova la resistenza delle cerniere…

Se prima avevi cose per ¾ ora… saranno i 4/4 😊

 

 

Photo by Mockup Graphics – Unsplash
Pianificazione a tre quarti

Pianificazione a tre quarti

La regola d’oro della pianificazione è trovare il magico equilibrio tra ciò che si desidera fare e la realtà delle cose. Sai che ci tengo tanto a fare in modo che la tua pianificazione ti sia di supporto e che tu non te la senta stretta e pressante.

 

In breve, mi piace ricordare che il tempo da pianificare non è la totalità del tempo, bensì i ¾.

 

Cosa vuol dire? Che se il tuo tempo di lavoro sono otto ore, ne devi pianificare sei, non quattro e non nove.

Dirai: “beh, ovvio che non ne devo pianificare nove se ne ho solo otto a disposizione”, e invece questo è quello che spesso succede. Capita, infatti, di mettere in sequenza tante attività con la sindrome del super eroe (“sì tanto ce la faccio in cinque minuti, questa è una cosa da poco”), salvo poi arrivare a sera lamentandosi di avere troppe cose da fare e non essere riusciti a completare la lista.

In realtà il problema non è tanto quello di non aver calcolato il numero giusto di attività, ma di non aver associato il tempo corretto da dedicare a tutte le attività.

 

Per farlo è molto utile pensare alla tua giornata come a uno spazio da riempire, dove togliere blocchi di tempo.

 

Questo semplice cambio di prospettiva, da elenco puntato a insieme di blocchi ti può aiutare a non pianificare involontariamente nove ore in un tempo di otto. Te ne avevo parlato anche in questo post.

Sembra poi paradossale, ma non vale la pena nemmeno pianificare solo quattro ore, perché altrimenti poi sorgerà la domanda “e ora che faccio”.

Se il problema è gestire le priorità e arrivare a fine settimana facendo non solo le cose importanti e urgenti, ma anche cose che per te sono di valore, e quindi importanti ma non necessariamente urgenti, ecco che se non le metti in agenda, non le pianifichi, molto probabilmente non le farai mai.

Può valere la pena pianificare solo quattro ore se sai che la giornata sarà ricca di imprevisti, ma non lasciare al caso la gestione del tuo tempo, sarà il modo migliore per renderlo inefficace!

Ecco, quindi, perché è importante pianificare la giusta quantità di tempo, i ¾ giusto?

 

Vediamo in breve i vantaggi di una pianificazione di questo tipo:

  • Se capita un imprevisto, hai il tempo di gestirlo.
  • Se hai calcolato male i tempi, hai del tempo in più per riparare.
  • Se sei svogliato e ci metti di più a fare le cose, rimarrai comunque nei tempi.
  • Se finisci prima, tanto meglio, tempo in più per il relax o tempo per fare qualcosa che è in fondo alla lista.
  • Avendo il numero giusto di cose da fare, lavorerai in modo concentrato, ma allo stesso tempo non ti sentirai sottopressione all’idea di dover finire tutto.
  • Sai che la tua giornata è sì di lavoro, ma anche con delle pause degne di nota.

Ecco che la lista potrebbe andare avanti ancora a lungo… ma voglio concludere dicendo che c’è un solo tempo da non programmare, la famosa eccezione che conferma la regola. Sai qual è?

Il tempo di riposo, di relax, di vacanza, il tuo tempo.

Lì non c’è regola dei ¾ che tenga, sono i tuoi 4/4 per fare ciò che ami, o semplicemente per non far niente!

 

E i tuoi ¾ come funzionano? Se non funzionano, sai che io sono qui per te!

 

 

Photo by Dev Bezbaruah – Unsplash