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Condividere o copiare?

Condividere o copiare?

Oggi un tema che mi sta molto a cuore: condividere o copiare?
Questo sottile confine tra ciò che nasce da noi e ciò che invece è semplicemente farina del sacco altrui.

Te ne parlo collegandomi all’organizzazione e non a tutte le possibili implicazioni diciamo etiche e di valore, perché queste le do per scontate.

Non copio, non mi piace chi copia, trovo la cosa priva di fondamento, ma allo stesso tempo bisogna anche far pace con l’idea che non si crea nulla di nuovo, già tanto è stato detto, quindi è molto probabile che anche le mie, e le tue idee siano comunque frutto di una rielaborazione.

Questo pensiero mi è nato leggendo “Ruba come un’artista” di Austin Kelon, un libricino che mi è molto piaciuto e che dice più di quello che sembra.

Torniamo al punto: il buon furto vs il cattivo furto.

L’immagine dell’autore credo parli più di tante parole:

L’autore sottolinea poi come la creatività nasca per sottrazione, facendoci riflettere e pensare costringendoci a porre dei limiti: sono tutti abili a disegnare un arcobaleno con ventiquattro colori, ma con due, ne saresti capace?

Ecco, quindi, che dobbiamo lavorare per sottrazione, eliminazione e pulizia di ciò che la nostra mente raccoglie.

E qui arriva lo spunto organizzativo: come raccogliere i tuoi input del mondo esterno?

Il mio suggerimento è raccogli tutto, ma in modo funzionale.

Vediamo come, in modo pratico e facile!

STEP NUMERO 1

Raccogli. Come? Io preferisco il digitale e le mie App preferite sono Trello, Milanote, Poket, Instapaper. Mi piace anche Notion.

Il punto è che non importa quale App tu scelga, l’importante è che sia sempre quella: metti tutto in un unico contenitore.

Per fare questo devi rendere la cosa più semplice possibile. Quindi:

  • app sincronizzata in tutti i dispositivi che usi;
  • collegamento facile sul desktop dei vari devices;
  • tieni da parte cose che hai letto e che ritieni interessanti, non cose del tipo “lo leggo dopo” Se vuoi mantenere queste due categorie, usa App diverse per scopi diversi.

STEP NUMERO 2

Organizza le informazioni, non dire lo faccio dopo, bastano delle semplici categorie come ti ho scritto qui

STEP NUMERO 3

Lascia riposare la tua mente. Cosa significa? Che questi sono input che hai letto, non cose sulle quali devi lavorare o copiare…
Leggi i tuoi spunti, tienili da parte e poi lasciali lì per un po’.

Il tuo cervello con la sua immensa abilità di non dimenticare e di rielaborare sarà in grado di unire i puntini come tu nemmeno te l’aspetti, cioè saprà farti collegare informazioni, pensieri… devi solo lasciargli il tempo di sedimentare ed elaborare.

Ed ecco che non stai copiando, stai creando collegamenti, aggiungendo del tuo, quindi stai creando dal tuo sacco.

In questo senso hai messo a frutto quella che ho sentito chiamare in un podcastprocraspirazione” cioè l’ispirazione che ti viene dal procrastinare cioè dal lasciar lì a sedimentare, però in un sistema organizzato 😊

E mi piace l’idea perché non sai mai quando arriva l’idea e spesso ti dico “sii pronto ad annotarla per non perderla” ma oggi aggiungo, fai in modo che abbia terreno fertile per nascere dalla tua terra.

Non copiare, crea, e fai in modo di avere un terreno fertile in cui far generare le tue idee.

Photo by Quino Al – Unsplash

Pulizia dati, uno tira l’altro

Pulizia dati, uno tira l’altro

Un archivio è vivo e deve rimanere funzionale, quindi va curato.
Lo so, è una piccola grande scocciatura, anche perché si tratta proprio di fare ordine ed essere ordinati. Ma ecco qualche consiglio per rendere il tutto meno gravoso.

Vai per step

Non aspettare di aver accumulato tutti i dati dell’anno, fai un controllo una tantum, e piuttosto frequentemente, ad esempio quando usi una cartella, sistemala e lasciala in ordine, così poi sarà tutto più semplice.

Non incorrere nell’idea: “beh, intanto lo metto qui e poi lo sistemo”. L’energia e lo sforzo sono gli stessi, quindi tanto vale fare subito le cose fatte bene 😉

Per la stessa ragione se trovi qualcosa di vecchio che non è utile ed è superato, procedi con l’eliminazione.

Se poi è un sacco che non ti dedichi a sistemare l’archivio la soluzione più semplice è non farsi spaventare dall’intera mole, ma procedere per piccoli passi e questo significa farne un pezzettino al giorno, anche solo una cartella, ma senza perdere in costanza: “don’t break the chain” e cioè tieni duro e vai fino in fondo!

Applica la tecnica che per te funziona

Se ti sei trovato bene con una catalogazione di un determinato tipo, ripetila. Sarà più semplice archiviare i file perché saprai già come nominarli e ordinarli. Diciamo che imparato un metodo e reso efficace, tanto vale mantenerlo, no?
E se hai bisogno di qualche consiglio su come scegliere i tuoi criteri, l’articolo della scorsa settimana è quello giusto.

Sfrutta il lavoro fatto

Tante cose posso essere eliminate semplicemente grazie a una buona archiviazione fatta in precedenza.
Quindi ti consiglio di lavorare bene prima per semplificarti la vita dopo.

Ad esempio, se sai che i documenti più vecchi di tot anni posso essere eliminati, fai un archiviazione per anno e allo scoccare della scadenza procedi semplicemente a cancellare l’intera cartella, senza ripassare tutti i file, sarai già sicuro di non perdere cose importanti.

Così, per tutte le versioni di passaggio di un file, sfrutta la cartella old, e cioè fai in modo di tenere le versioni intermedie mentre lavori, ma poi, a lavoro concluso, tieni solo i file definitivi.

Tenere in ordine i propri archivi non è facile, ma se ti stai un po’ demoralizzando, pensa che se lo fai bene ti sarà d’aiuto e questa è la cosa più importante.

E se hai ancora qualche dubbio, perché non farti aiutare? Sono qui apposta!

Photo by – Unsplash

Archivio digitale infinito

Archivio digitale infinito

Mi ha sempre affascinato il mondo della raccolta e dell’elaborazione dati, in particolare in ambito scientifico.
Raccolte immense di numeri e informazioni che al momento possono sembrare slegate e che poi, grazie a una nuova ricerca o a un punto di vista diverso, trovano un senso e portano a nuove conclusioni inaspettate.

Nel mondo scientifico non si scherza, non si parla di decluttering e la principale preoccupazione è quella di essere sicuri che i dati non si danneggino e soprattutto che il sistema rimanga efficiente e sufficientemente capiente.
Tanto per dire, una delle ultime frontiere è appunto un abaco di dimensioni… atomiche!

Ma come è possibile, secondo quest’ottica, essere certi di non perdere un dato utile?
E, in seconda battuta, visto che i professional organizer parlano tanto di alleggerimento e decluttering, questo vale anche per i nostri archivi? E soprattutto è una cosa gestibile o è controproducente?

Facciamo subito una prima riflessione.

Ormai per tante cose non è più necessario avere un archivio cartaceo che indubbiamente occupa spazio e può essere più difficile in termini di consultazione: niente chiavi di ricerca, niente visione di insieme… ma dire semplicemente passiamo tutto al digitale è piuttosto riduttivo.

In che senso?

Ci avrai pensato, ma anche l’archivio digitale non è infinito, a meno che tu abbia a disposizione l’abaco atomico di cui sopra, ma pare sia un po’ lento nella scrittura, quindi non te lo consiglio 😉


Il punto è che anche con un normale dispositivo devi essere sicuro della sua durabilità e, di fatto, spostare tutto nel digitale equivale a spostare un problema.

Questo è il punto chiave:

che si tratti di analogico o digitale il problema non è lo spazio occupato, ma la bontà del tuo archivio.

Puoi anche avere un disco esterno da mille e mille giga, ma se metterai dentro tutto a caso senza pensare se sono cose che ti servono e come le usi, poi sarà come cercare un ago nel pagliaio, avrai quindi di fatto procrastinato il problema.

Che si tratti un archivio classico o digitale le parole chiave sono: funzionalità e ordine.

Vediamo però cosa è utile avere nell’uno e cosa nell’altro.

ARCHIVIO CARTACEO

  • Copie di atti di compravendita. Bene, se hai la versione elettronica, ma non eliminare quella cartacea. Ti ricordo questi documenti non “scadono” mai.
  • Copie di dichiarazioni dei redditi. Ormai sono tutte on line, ma visto che si tengono per i 5 +1 + 1 (totale 7) anni precedenti, se ce li hai, non buttarli, aspetta il termine.
  • Certificati di istruzione: diplomi, lauree, attestati…
  • Certificati che attestano proprietà o valore di determinati oggetti. Io di questi farei comunque una scansione, sai mai che il cartaceo si rovini o diventi poco leggibile.
  • Garanzie consegnate cartacee, se c’è uno scontrino di mezzo fai una scansione perché in breve diverrà illeggibile.
  • Ricordi. Sì, ormai le fotografie sono digitali, ma se ne hai di stampate o meglio… provenienti dalle stampe di negativi, fanno parte del tuo archivio personale, non eliminarle, raccoglie in un album piuttosto.

ARCHIVIO DIGITALE

Tutto il resto!

  • Bollette
  • Scansioni dei documenti
  • Documenti della banca
  • Referti medici
  • Contratti
  • Fotografie
  • Raccolte di dati utili: spese, musica, e-book…
  • Il tuo archivio corrente di dati di lavoro e personale

COSA NON C’È PERÒ IN NESSUN ARCHIVIO?

  • Versioni superate dei documenti che vuoi tenere
  • Versioni non aggiornate dei tuoi dati utili
  • Dati fuori posto

Nelle prossime settimane vedremo cosa significa non mettere le cose fuori posto, ma nel frattempo, io ti consiglio un back up dei tuoi dati, come ti racconto qui.

Pronto ad occuparti del tuo archivio digitale?

Photo by Sigmund Quusek – Unsplash

I.C.E.

I.C.E.

Quando ero bambina li sapevo tutti e mi divertiva molto ripeterli e ricordarli. Mi piaceva poi far girare la rotella del telefono grigio fino in fondo, in particolare quando c’erano gli otto e i nove.

Di cosa sto parlando? Dei numeri di telefono!

Sono cresciuta a Belluno e i numeri avevano davvero poche cifre, quindi non era una cosa così difficile e in breve tutta la rubrica era nella mente.

Poi c’è stato un cambio importante, ai numeri è stato aggiunto il prefisso e quindi i numeri sono diventati più lunghi, ma sempre ordinati da una semplice regola: i primi quattro numeri facevano riferimento al luogo.
La memoria poi è stata messa a dura prova con l’avvento del cellulare. Inizialmente anche qui sapendo l’operatore era più semplice ricordare le prime cifre, ma poi… tutto si è complicato ed è diventato casuale.

Ti faccio quindi un test: quanti numeri sai ora a memoria?

Cosa succede se si scarica il telefono e devi chiamare?

Come fare per non diventare completamente non reperibile?

Prima regola: sincronizza la tua rubrica

Fai in modo che la rubrica del telefono non sia l’unico luogo di raccolta dei dati. Il sistema più semplice è utilizzare i sistemi di Cloud o dell’operatore del telefono o di Google. Io sono una fan dei sistemi Google, perché sono semplici e soprattutto è semplice ritrovare i dati. Infatti, accedendo da un qualsiasi browser collegato a Internet hai modo di recuperare tutti i numeri di telefono e, se sei bravo e ogni tanto la sistemi, anche ad altri dati come le mail e gli indirizzi. Quindi, che sia un Foglio Excel, un Could del telefono, Google… sincronizza la tua rubrica.

Seconda regola: ama la vecchia carta

Una volta si usava la rubrica telefonica cartacea formato A7 per averla sempre con sé. Non ti sto consigliando di avere una rubrica cartacea, ma di scrivere su un pezzettino di carta i tre o quattro numeri che chiami più spesso sì. Poi mettilo in qualcosa che avrai sempre con te, magari il portafoglio o l’interno della custodia del cellulare. E’ davvero una cosa da poco, ma credimi, ti può tornare davvero utile!

Terza regola: non sottovalutare l’ICE

Cos’è l’ICE? È un acronimo che sta per “In Case of Emergency” e cioè il numero da chiamare se ci fosse necessità. È un codice internazionale che vuole fare in modo di lasciare una reperibilità nota a tutti.

Perché serve ancora oggi? Io credo che serva soprattutto oggi. Un tempo i cellulari erano facilmente accessibili e scorrendo la rubrica si potevano trovare i contatti più adatti: mamma, papà, amore…

Ma pensaci, ora ci sono i riconoscimenti facciali, le impronte, i codici… come si può accedere alla rubrica? Ci ho pensato dopo aver testato sul campo il problema: è capitato fossi presente ad un incidente e purtroppo non era possibile avvisare nessuna delle persone care, il telefono era bloccato.

Ecco dunque che ho scelto di mettere il mio numero ICE proprio sullo schermo. Spero non servirà mai, ma in caso, voglio farmi trovare pronta, e tu?

Photo by Quino Al  – Unsplash

Ci penso dopo

Ci penso dopo

Quante volta hai pensato… “e questo dove lo metto? Mah… intanto lo appoggio qui e poi ci penso”

E quel poi diventa mai. E così si generano gli accumuli di volantini, le superfici si ingombrano di regali che ti piacciono, ma solo la metà, l’inbox raccoglie un centinaio di mail.

È un dato di fatto, si pensa che la scelta più saggia sia sempre quella di aspettare, di valutare, di avere un momento per poter capire meglio cosa fare, ma molto più realisticamente ogni volta che non scegli stai procrastinando una decisione e procrastinare una decisione spesso significa creare caos e disordine, non solo fisico, ma anche mentale.

Così il fatto di avere bene a mente cosa ti interessa e cosa no, cosa ti è utile e cosa no, ti aiuta anche ad alleggerire il processo decisionale e quindi a risparmiare energia.

È un po’ come prevenire il problema alla radice, ma quando si tratta di procrastinare sembra sempre una cosa lontana e comunque che non ci appartiene. Al contrario se ci pensi si tratta di una somma di piccole scelte “lo tengo o lo butto” “lo metto via o lo lascio qui” “mi piace, non mi piace” che però sommate, mattoncino dopo mattoncino, creano un solido muro che diventa invalicabile.

Quindi la cosa sulla quale vorrei farti riflettere oggi è questa: pensala al contrario, per le cose semplici scegli subito e agisci!

Il momento migliore per fare qualcosa, di fatto, è sempre ora.

Quindi apri una mail, leggila e decidi subito se ti interessa o meno e fai seguire un’azione: rispondi se ti richiede due minuti, mettila nella lista delle cose da fare o nell’archivio se ti interessa e altrimenti… cestino!

Stai usando una forbice e hai finito di lavorare? Non pensare la lascio qui e poi ci penso. Mettila subito al posto giusto! Ecco che decidere di destinare un posto a ogni cosa e a ogni cosa un posto è un ulteriore aiuto a non procrastinare.

Hai quel regalo che ingombra il tavolo e proprio non ti dice nulla? Via! Portalo a una pesca di beneficenza, mettilo in vendita su un sito, regalalo a chi può piacere, ma non lasciare che il tuo spazio sia ingombro di decisioni procrastinate.

E se qualcuno ti cerca e ti dice vediamoci, perché non fissare già un appuntamento?

Ricorda: il 75% delle decisioni procrastinate dipendono dal fatto di non mettere subito la cosa al posto giusto.

Che si tratti di un oggetto, di un impegno o di una priorità è la stessa cosa.

E per te quale sarà la scelta non più procrastinata?

Photo by Avinash Kumar – Unsplash