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Tranelli che rubano il tempo

“Lo faccio per lavoro” è una cosa che si dice per darsi ragione e giustificarsi, il più delle volte è fine a se stessa. Più realisticamente è una piccola scusa per perdere tempo facendo una cosa che piace un po’ di più di quello che realmente si dovrebbe fare.

E se non ti è mai capitato di “perdere” un po’ di tempo sui social, o facendo due chiacchiere di troppo o cercando qualche novità nel web… beh… chapeau!

Per la maggior parte delle persone capita così: ci sono attività mangia tempo e mangia produttività, che tutti fanno senza rendersi conto e che sono dei piccoli tranelli:

pensi di dedicare il tempo al lavoro, alla sua gestione, e in verità proprio il tempo ti sta sfuggendo di mano… Stai investendo il tuo tempo in attività senza ritorno per te e il tuo lavoro.

Andiamo più nel dettaglio:

APP E SOFTWARE DI PRODUTTIVITA’

Come può uno strumento dedicato alla produttività farti perdere produttività?

Usare App e Software che aiutano la gestione del tempo o a tenere traccia di liste e di priorità non è sbagliato in senso assoluto. Sono io la prima a consigliare di usare degli strumenti on line che facciano in modo di permetterti di lavorare nello stesso modo in ogni occasione.

Ma un conto è usare uno strumento in modo consono alle proprie necessità, un conto è perdersi nell’uso dello strumento di per sé.

Cosa significa? Semplicemente che molto spesso anche carta e penna o la versione base di uno strumento sono più che sufficienti.

Voler usare sempre tutte le funzioni o dedicare del tempo a dettagliare al massimo livello alcuni aspetti è di fatto una perdita di tempo.

È come voler apparecchiare la tavola con tutto il servizio per poi mangiare un panino. Lo fai solo se davvero ti piace e puoi permetterti quell’investimento di tempo ed energie.

Il modo migliore per non perdere produttività è capire che il livello di approfondimento dipende sempre dal progetto: più è complesso e più meriterà attenzione nella sua gestione, ma non tutti i tuoi progetti sono ugualmente complessi.

Così se vuoi imparare a usare un po’ di più uno strumento va bene, ciò che però va fatto è pianificare una sessione di tempo adeguato di studio per lo strumento e non pensare che questo tempo sia normalmente includibile nel lavoro ordinario.

Non dire “lo faccio per lavoro” quando vuoi solo vedere tutte le celle in gradazione di colore o che la formattazione di un testo di bozza sia perfettamente impaginata.

NETWORKING

Un pranzo di lavoro, un aperitivo in compagnia non sono forse occasioni per creare nuovi contatti e per portare avanti collaborazioni? Alzi la mano chi non ne ha in programma!

Le trovo davvero utili, ma anche in questo caso vanno gestite con criterio.

I miei suggerimenti sono semplici e precisi:

sì agli incontri, ma ben definiti in termini di frequenza e durata;
quando dedichi del tempo a queste occasioni non sprecarle a lamentarti, fai in modo di avere un approccio propositivo e costruttivo;
parla di te il giusto, fai in modo di dare spazio a tutti, non è un momento per sfogarti o far capire quanto sei abile;
dai disponibilità a progetti e novità nelle quali credi e per le quali hai tempo di lavorarci, no ai “faremo” “dai pensiamoci”, passa all’azione dedicando un po’ del tuo tempo in modo fattivo;
coltiva le comunicazioni tra un incontro e l’altro.

SOCIAL

Perdere tempo guardando i feed dei social o le stories è la cosa più semplice che possa capitare, del resto nascono un po’ per questo: per condividere ed essere guardati.

È altrettanto vedo che un po’ di tempo a vedere che succede o a condividere è parte della strategia della propria comunicazione.

Come fare dunque a mantenere il giusto equilibrio?

Considerandolo alla stregua di tutti gli altri tipi di lavoro: lo studio, il lavoro operativo, la segreteria… e i social. Definendo quindi orari e durata specifici.

Inutile aggiungere che per lavorare sulla propria comunicazione non occorre essere sempre on line, molti aspetti possono essere preparati off line, sfruttando le tecniche di produttività che ti suggerisco per il tuo lavoro: batching, checklist e programmazione.

Se questo è davvero il tuo tallone d’Achille, ho la soluzione che fa per te.

Con Valentina Gregato, consulente di web marketing, abbiamo creato un corso in presenza di una giornata in cui affronteremo proprio questi aspetti: lei ti dirà cosa, quanto e come pubblicare, io ti farò trovare il tutto organizzato.

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Photo by Gaelle Marcel – Unsplash

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Uno squillo di troppo

Uno squillo può essere utile e attirare la tua attenzione, ma troppi squilli possono essere un’interruzione insopportabile.

Gestire la comunicazione non è semplice, se senti che interferisce con la tua produttività è decisamente tempo di metterci mano.

Come mi avrai sentito dire spesso non tutti messaggi devono arrivare nello stesso modo, ogni messaggio ha il suo mezzo di comunicazione.

Gestire in modo diverso chat, telefonate e mail è il punto cardine per non sentirti in balia delle interruzioni.

Andiamo sul pratico e vediamo tre aspetti che è utile considerare parlando di comunicazione:

FAI SAPERE DOVE, COME E QUANDO

La chiarezza è fondamentale, in particolare quando si tratta di confini.

In questo caso fa sapere quando ti si può disturbare e quando no.

Non è quindi maleducato o poco professionale far sapere se non leggi mail e messaggi in determinati momenti.

Far sapere che hai un orario di lavoro particolare può essere utile se, ad esempio, è diverso da quello della maggior parte delle persone.

Allo stesso modo, far sapere che hai un canale preferenziale di comunicazione e che non li usi tutti e altrettanto fondamentale, anche qui basta dirlo.

Si tratta sempre di una forma di educazione, nel senso che educa chi ti contatta a sapere quando sei disponibile.

Quindi, quando hai a che fare con qualcuno che non ha mail lavorato con te, fai subito sapere dove, come e quando gestisci la comunicazione.

“Se mi mandi un messaggio via WhatsApp sappi che non ho modo di rispondere in tempi brevi. Lo leggerò e ti risponderò quando mi sarà possibile” Ndr: quando in agenda avrò impostato uno slot “messaggi WA”
“Se hai bisogno di chiamarmi al telefono, fissiamo un appuntamento telefonico, così potrò dedicarti tutto il tempo necessario e non un minuto al volo” Ndr: tratta le telefonate alla stregua delle riunioni, perché di fatto lo sono.
“Non ho modo di rispondere alle telefonate al mattino, per favore, chiama solo il pomeriggio, dalle 15 alle 18”. Ndr: non esserci sempre, non vuol dire non essere disponibile – alterna momenti aperti e chiusi.

Inutile dire che se non vuoi proprio non essere contattato tramite un canale non devi attivarlo.

Non occorre avere tutti i profili social attivi, non occorre essere su tutte le chat di messaggistica, non occorre avere tutti i contatti attivi nel sito web o nel biglietto da visita: scegli ciò che usi e dove vuoi farti trovare, elimina il resto.

SFRUTTA LA TECNOLOGIA A TUO VANTAGGIO

Le regole le hai definite, come farle sapere è un dettaglio tecnologico.

Nei canali che non usi, ad esempio nelle chat di alcuni social o in un messaggio in segreteria, imposta dei risponditori automatici che dicano che non leggi o ascolti i messaggi con frequenza e che è molto più utile contattarti via… e qui scegli tu.

Puoi pensare di mettere anche un piccolo annuncio fisso in alto o nella descrizione del profilo se ritieni che questa sia una regola indispensabile per la tua comunicazione, ad esempio su WhatsApp “non per lavoro” o “no vocali”.

Riepiloga le tue disponibilità di tempo in calce alle mail se ad esempio hai orari di lavoro specifici e imposta risposte automatiche in determinati momenti del giorno o della settimana se non puoi rispondere con celerità.

Se fissare gli appuntamenti è per te stressante usa app come Calendly per dare con semplicità dei momenti nei quali sei disponibile a fissare degli incontri.

PIANIFICA LA TUA COMUNICAZIONE

Quando hai deciso di esserci però… ci devi essere.

Quindi rispondere al telefono, ai messaggi a tutte le tue forme di comunicazione.

In parole semplici significa:

avere dei momenti in agenda in cui guardi specificatamente le mail;
avere dei momenti in agenda in cui leggi e rispondi ai messaggi nelle chat;
se usi uno strumento come calendly per fissare gli appuntamenti, tienilo sotto controllo;
quando sai che potrebbe esserci un’interruzione per una chiamata fare un lavoro che è interrompibile;
dopo ogni momento in cui hai deciso di non essere raggiungibile prevederne uno in cui lo sei.

La comunicazione è parte di noi, può sembrare un’interruzione e basta, ma pensaci: è spesso fonte di nuovi input, di confronto e anche di belle notizie.

Quindi, organizza gli aspetti meno positivi, e concentrati sul lato bello che può avere!

Foto di Daniel Korpai – Unsplash

Archiviare o eliminare?

Quando ti parlo di procedure di riordino uno dei punti è spesso “archivia o elimina il documento” Se non è il documento può essere la mail, il concetto rimane lo stesso.

Questo perché una vera chiusura, un riordino importante, si chiude proprio con il fatto di non avere più tra le mani l’elemento, ma con averlo destinato al suo posto corretto.

Come valutare però se qualcosa va eliminato o archiviato?

La scelta può non essere facile, e ci sono ragioni a favore di una scelta e ragioni a favore dell’altra. Vediamo di capire un po’ di più in che direzione andare.

ANCORE DI SICUREZZA

Spesso le cose vengono tenute “perché non si sa mai” o perché danno l’idea di essere una vera ancora di salvezza. Penso, ad esempio, a delle comunicazioni di ufficio, dove si preferisce che tutto sia scritto e che rimanga traccia. Non sarò io a dirti di no e a spingerti a eliminare queste comunicazioni, anche solo per la sensazione di sicurezza.

Ti faccio però riflettere sul fatto che quando serve è utile che siano facilmente rintracciabili.

Quindi sì a tenerle da parte, ma in un archivio per te chiaro, completo e facilmente consultabile. Ricorda infatti che archiviare male qualcosa equivale a cancellarla, nel senso che si perde in un caos generale.

Se è quindi utile tenerle da parte, non è altrettanto utile farlo per sempre. Ci saranno dei momenti in cui comunque potrai valutare di eliminare il tutto, magari proprio in blocco, ma questo sarà argomento di uno dei prossimi post, pazienta solo un po’.

MODELLI PER IL FUTURO

Puoi inoltre pensare di aver bisogno ancora di quella cosa in futuro, ad esempio dei i tuoi materiali di studio, riusare note e materiali creati in un momento di apprendimento facilita il processo di rinfrescare la memoria. Ecco che non può esserci consiglio migliore se non fai un corretto archivio delle tue note e dei tuoi materiali di studio.

Un secondo esempio è se credi di dover fare un lavoro simile in futuro e quindi pensi di riutilizzare determinati materiali. In questo caso i consigli sono due, il primo è: fai in modo che siano facilmente rintracciabili le versioni finali, ad esempio lasciando solo quelle in evidenza e raccogliendo le altre in una cartella dal titolo “versioni superate”, “old” o con un nome che ti aiuta a fare la distinzione.

Il secondo suggerimento è: crea un format, quindi dalla versione finale crea un documento base, un modello, sempre utile per quel tipo di progetto o di lavoro, così non dovrai ritrovare l’ultima versione del file e fare le modifiche.

Tieni presente che in questa versione, cioè in quella del format o modello, dovranno essere presenti tutte le modifiche necessarie, cioè anche quelle che hai valutato come miglioramenti. Lo dico perché spesso nella chiusura dei documenti si dimenticano le revisioni fatte in corsa nelle fasi finali dei progetti.

ARCHIVIO DI MEMORIA

Va tenuto anche ciò che è stato un punto cardine di un processo.

Se infatti sei partito da un’idea che poi si è sviluppata lungo una strada completamente diversa, o semplicemente l’idea si è evoluta in qualcosa di nuovo è bene tenere traccia delle tappe fondamentali del percorso.

Questo ti sarà utile per due ragioni, una è che ti ricordai quali sono stati i passaggi evolutivi di un percorso, da dove sei partito e cosa ti ha fatto poi prendere una strada diversa, e questo è importante per dare forza ai punti di arrivo, che saranno certamente nuovi punti di partenza.

La seconda ragione è che, va tenuta traccia dei momenti salienti di una storia per rispetto alla storia stessa. Che sia un progetto, un marchio, la propria storia personale, ci sono tappe che vanno ricordate e che è utile tenere a mente e gli archivi servono anche a questo. Quindi non eliminare le tappe di percorso, ma sfruttale come memoria.

A questo punto dirai, ma mi stai dicendo di tenere tutto!

Beh, pensavi forse che un professional organizer ti facesse eliminare e basta?

So bene che l’idea comune è questa, e che io stessa spesso ti esorto a fare leggerezza attorno a te, nelle cose materiali e in quelle mentali, ma di fatto molte cose sono la nostra storia e i nostri strumenti.

Questo è ciò che deve essere parte del tuo archivio, ciò che è bene rimanga con te in modo ordinato e funzionale.

Ciò che lo confonde e rende inutilizzabile questi importanti elementi è ciò che invece può essere eliminato.

Su come archiviare e come mantenere leggero l’archivio parleremo nel prossimi post del mese, non temere.

Nel frattempo, quando hai risposto a una mail, hai fatto una nuova versione di un documento, hai chiuso un progetto, hai rifatto il logo della tua azienda, chiediti “è una tappa?” se sì, pensa a come valorizzarla nel tuo archivio, se non lo è considera l’ipotesi di eliminare quella mail, quel documento, quei file.

Photo by Imani Bahati – Unsplash

Un colpo al cerchio e uno alla botte

Ti capita di avere delle giornate in cui non sai che pesci pigliare e cerchi di arrivare a sera tenendo tutto insieme, come se stessi dando un colpo al cerchio e uno alla botte?

È una realtà dei fatti, capitano anche queste giornate, ecco quindi che un po’ di capisaldi aiutano anche in questo caso.

Si tratta di semplici principi organizzativi che alleggeriscono giornate di corsa, di botti e di emergenze.

PRIORITA’

Quante volte me lo avrai sentito dire e ti andrà fuori dalle orecchie!

In effetti, soprattutto quando devi fare tante cose è utile avere ben chiare le priorità e dedicare effettivamente il tempo a quegli aspetti. Non mi dilungo oltre, perché penso la cosa ti sia davvero chiara.

A questo concetto va unito quello della rana e cioè, se il tempo stringe davvero, la cosa da fare è quella che è urgente e che scoccia davvero.

Ultima precisazione, ricorda che, soprattutto in questi casi, è fondamentale tenere a mente che sei una persona unica e quindi che le tue priorità devono ricoprire tutti i tuoi ruoli, non possono essere solo lavorative o solo personali. In questi momenti non si può perdere la visione di insieme.

PREVEDI TANTI DUE MINUTI

Ti ricordi la regola dei due minuti? Quella di David Allen che ci ricorda “Se una cosa ti richiede meno di due minuti, falla e basta”?

È davvero una regola d’oro, soprattutto quando hai tante cose per la testa.

La nostra mente, infatti, per essere produttiva deve essere libera da incombenze e da pensieri. Se libera totalmente può essere un’impresa impossibile in certi momenti, aiutala a essere quanto più leggera possibile.

Ecco che eliminando le tante cose di due minuti la tua produttività ritroverà slancio e freschezza, non si arenerà nel limbo della procrastinazione dovuta ai mille pensieri delle piccole cose.

SFRUTTA LE LISTE

Sono proprio in questi momenti che le liste sono di vero aiuto.

Per tutto ciò che non riesci a fare e anche per ciò che man mano viene in mente tieni traccia. Segna tutto in liste ben fatte, dotate di data, titolo e fatte sul supporto adeguato.

Se la lista delle cose che non riesci a fare nell’immediato ti sarà utile per tenere traccia di ciò che devi fare poi, quando la situazione sarà più distesa, nell’immediato ti aiuta a lavorare sulle priorità.

Perdere qualche minuto e segnare ciò che c’è da fare da potere alla propria scrittura, ti obbliga cioè a prendere decisioni su cosa fare quando, nella fattispecie ora o più avanti, e ti dà un po’ di consapevolezza in più anche sulla mole di lavoro che un punto della lista comporta.

Anche qui un’ulteriore sottolineatura: in questi casi nessuna lista è sciocca, nessuna nota è da sottovalutare.

Proprio per il principio di aiutarti e semplificarti le cose, fai in modo che i tuoi “devo ricordarmi di” diventino note, se l’elemento è unico, come “devo passare in farmacia”, oppure punti di una lista, se le cose sono tante, come la lista delle cose da mettere nella borsa di lavoro per la riunione di domani.

Questi tre punti ti aiuteranno in momenti in cui la pianificazione è “un colpo al cerchio e uno alla botte”. Momenti poco ortodossi, ma comuni e frequenti.

Inutile ricordarti che è importante che non diventino un vero e proprio stile di vita. Come? Lavorando un po’ di anticipo e in costanza.

Anche in queste giornate vale la pena fare uno sforzo in più e dedicare qualche minuto a chiudere i cerchi, a prepara le cose prima e, se possibile, a fare un piccolo, davvero piccolo, pezzettino dell’attività di domani.

Con queste piccole aggiunte riuscirai a uscire dall’emergenza e a ricavarti il tempo per la pianificazione e con questo ritroverai il tempo per te. Se ti pare impossibile, ci sono io per rendere reale questo sogno!

Photo by Kenny Gaines – Unsplash

È TEMPO DI FERMARSI?

Il più delle volte si arriva a Natale con un cumulo di stress e di cose da fare che staccare diventa quasi un fastidio., una “perdita di tempo” rispetto alle preziose chiusure di fine anno. Giornate “sprecate” tra pranzi e incontri vari.

Vuoi fare un cambio di prospettiva? L’organizzazione ti aiuta anche in questo!

Detto che è meglio darsi un po’ di tempo per affinare le procedure di chiusura per potersi godere un’interruzione come si deve, ci sono comunque delle buone pratiche da fare anche durante le vacanze stesse.

SCARICA LA MENTE

Questo è un principio base in ogni occasione e di sicuro uno dei mattoni fondamentali della produttività, ma diventa un punto chiave quando si passa da un periodo molto lavorato a uno di vacanza.

Se non si sono chiuse le cose come si deve è normale che la mente ci torni sopra ricordanti cose da fare, migliorie, dettagli e chi più ne ha più ne metta.

La vera soluzione è, come ti anticipavo in apertura, non fare una chiusura al volo, ma una chiusura ponderata e ben fatta. Un esempio per tutti e in modo molto sintetico, quando si chiude un progetto, non si archivia la cartella del progetto e basta, vanno fatte le versioni finali dei documenti con le ultime correzioni, archiviati i documenti, aggiornati i contatti, fatti i feedback e previsti i possibili sviluppi. Ma non sempre c’è pianificazione e tempo per fare tutto questo.

Il piano B diventa annotare tutto ciò che ti viene in mente. Che sia su carta o con una lista digitale, lascia che la mente faccia il suo e annota, vedrai che potrai provare la serenità di non perdere nulla di ciò che arriva, e allo stesso tempo la leggerezza del non pensarci più su.

NON FARE LA LISTA “LO FACCIO IN VACANZA”

Quante volte hai detto “questo non lo riesco a fare ora, lo faccio in vacanza che sono meno sotto stress”.

E così con questa scusa si crea una lista di cose da fare più lunga della to do list stessa.

Ora, se sei in vacanza, sei in vacanza e quindi le priorità devono essere altre: le tue energie, il tuo riposo, il tuo tempo libero e ciò che ami fare.

Inoltre, il tempo delle vacanze è comunque più lento, quindi inutile pensare di avere i ritmi lavorativi e l’efficienza del lavoro quotidiano. Se pianifichi diversamente ti metti i bastoni tra le ruote in partenza.

È COSÌ IN ENTRAMBE LE DIREZIONI

Se hai fatto fatica a staccare, a non lavorare, e finalmente hai fatto tuo “il tempo” e il mood delle vacanze tieni presente che le stesse difficoltà le avrai al contrario e cioè al rientro al lavoro.

Evita, quindi, di mettere in agenda un ritorno a pieno ritmo dal primo giorno, prendi le cose con tranquillità e fai tesoro delle liste fatte e dell’energia riguadagnata.

E ora non mi resta che augurarti… buone vacanze, goditele tutte!

Photo by Thomas Kelley – Unsplash

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