7 alleati contro la procrastinazione

7 alleati contro la procrastinazione

Come hai visto nei post delle scorse settimane, la procrastinazione è una cosa complessa, che non fa presa sottogamba e che capita a tutti.

Ci sono delle vere e proprie tecniche per aiutarti ad affrontarle e per aumentare la tua produttività personale, ne abbiamo vista una la settimana scorsa, la tecnica della montagna.

 

Ma ci sono anche delle piccole azioni, dei comportamenti che puoi fare tuoi, in modo da contrastarla.

 

ECCO I TUOI SETTE MIGLIORI AMICI:

 

1. Mangia la rana

Una volta messa la testa sul lavoro, fai come prima cosa la cosa che ti pesa di più da un punto di vista energetico. Non si tratta tanto della cosa più urgente e impegnativa, ma piuttosto della cosa che ti scoccia di più fare. Falla e basta.

 

2. 10 minuti

Inizialmente dedica anche solo 10 minuti al compito ingrato, poi potrai fare altro, ma intanto hai “attaccato” il problema”.

 

3. Preparati le cose

Sii buono con te stesso e se una cosa ti pesa facilitati il compito, quindi fatti trovare le cose pronte. Vuoi fare ginnastica? Lascia fuori il tappetino. Vuoi fare la revisione finale del report? Lascia solo quello sul desktop.

“Uno dei modi migliori per smettere di procrastinare e ottenere il massimo risultato nel minor tempo disponibile è avere a portata di mano tutto ciò che serve prima di cominciare” Bryan Tracy

 

4. Batching

Combatti la forza di inerzia e, una volta che hai iniziato con qualcosa, fai tutte le cose simili. Funziona con ciò che ti piace, ma anche con ciò che non ti piace. Così non dovrai combattere contro la voglia di dire “lo faccio dopo”.
Attenzione però: non stra fare, questa regola vale limitatamente, prevedi una pausa o metti subito dopo un’attività che ti piace.

 

5. Non aggiungere altro alla tua todolist

Se nella tua lista di cose da fare c’è una cosa che procrastini e tre che ti piacciono, stai certo che reputerai le altre più urgenti e importanti. Quando metti in lista una cosa da fare che stai rimandando, metti solo quella, non correrai il rischio di avere una scusa per fare altro.

 

6. Allunga i tempi

Quando fai qualcosa che non ti va e non ti piace, dedica un tempo maggiore, ne perderai comunque a inizialo, ma almeno non rimarrai indietro con il resto.

 

7. Conosciti e rispettati. Evita di mettere ciò che non ti piace quando hai meno energia

Se vuoi andare a correre e tutti ti dicono di alzarti la mattina alle 5, ma sei un dormiglione, cominciare così non è la soluzione. Fai in modo che le cose siano alla tua portata: vai a correre la sera e aumenterai le possibilità di farcela.

 

Non pensare che sia solo tu ad avere questo problema, tutti non amano fare proprio tutto, e ciò che non ci piace ci pesa, ma non per questo non va fatto.

 

Quindi anziché pensare di essere poco capace e lasciare lì le cose, inizia a comportarti nel modo migliore per evitare il problema alla radice.

 

E per te, quali di questi sette comportamenti è il più utile? Raccontamelo nei commenti!

 

Photo by Todd Quackenbush – Unsplash
Le buone notizie della procrastinazione

Le buone notizie della procrastinazione

Un modo complementare alla tecnica della montagna per affrontare la procrastinazione è essere consapevoli di alcuni aiuti naturali che il nostro cervello ci dà contro la procrastinazione.

 

COMPULSIONE ALLA CHIUSURA

Nella natura umana c’è l’istinto a chiudere le cose una volta iniziate, a chiudere i cerchi, a mettere la parola fine.

Sembra impossibile, eppure, se ci pensi è proprio così. Una volta che hai iniziato a fare qualcosa e hai l’abitudine a farlo è molto più facile continuare a fare quello che iniziare con qualcosa di nuovo.

Un po’ perché cambiare pesa, un po’ perché ora hai capito come fare, fatto sta è più semplice continuare.

Ed è per questo che nella procrastinazione il punto più difficile è proprio l’inizio. Il resto, poi, è paradossalmente più semplice. Questa è la ragione per la quale ti dico sempre che è molto utile rendere il primo passo piccolo, fattibile… semplice.

È un po’ come attaccare il problema concentrandosi su una singola azione, poi il resto verrà da sé.

 

80/20

La regola di Pareto centra anche qui e può venire in tuo soccorso. Anche per ciò che lasci da parte vale il principio che il 20% dei nostri sforzi dà l’80% dei risultati.

Quindi la buona notizia è che puoi fare solo l’80% del compito e poi dedicarti alle correzioni e lasciar stare il restante 20%.

 

LA FORZA DI VOLONTÀ SI ALLENA

Un’altra buona notizia è che la forza di volontà è come un muscolo: è allenabile.

Sono stati fatti diversi studi scientifici a riguardo e si è visto che chi allena la propria resistenza a non mollare, a dedicarsi a compiti complessi, poi è più portato a replicare lo stesso atteggiamento a nuovi ambiti e nuove sfide.

Gli studi sono partiti dando dei dolcetti a dei bambini in età pre-scolare e dicendo loro che, se avessero resistito per più di tre minuti nel non mangiarli, ne avrebbero ricevuti il doppio. I bimbi con maggiore forza di volontà hanno dimostrato, nel tempo, di sapersi applicare con più successo anche negli studi scolastici.

Quindi lo sforzo che fai ora per “tenere duro” non è fine a sé stesso, ma ti dà una nuova capacità, sai gestire e organizzare meglio il tuo approccio alla fatica. Se impari a conoscerti e a giocare in tuo favore, poi potrai usare la stessa tecnica a nuove sfide.

Attenzione però a non esagerare, dopo un momento di fatica, deve seguirne uno di riposo, piacevole e di scarico. Quindi… quando la fatica si fa sentire… pensa anche alla ricompensa dopo!

 

E tu, hai mai sentito una di questi piccoli aiuti?

Ora li conosci e, in modo consapevole, puoi usarli a tuo vantaggio!

 

 

Photo by Patrick Fore – Unsplash
Le ragioni del “lo faccio dopo”

Le ragioni del “lo faccio dopo”

Tutti abbiamo delle cose nel nostro lavoro che ci piacciono di più e altre che non ci piacciono affatto, ed è molto semplice lasciare indietro quelle che non ci piacciono.

Il problema è che, se realmente ignorate, queste incombenze, da piccole briciole di pane, diventano dei mostri inaffrontabili e realmente temibili.

Ok, facciamo un passo indietro e cerchiamo di capire come mai capita.

Le ragioni della procrastinazione sono tante, puoi averle provate anche tu in modo più o meno forte a seconda del nodo da affrontare o in maniera diversa a seconda dei tanti momenti della vita.

Non ti preoccupare, tutti si devono confrontare con questi aspetti, tutti tendiamo a procrastinare su qualcosa, quindi non farne un cruccio, ma impara ad affrontarla.

Vediamo insieme tre ragioni che sono alla base della procrastinazione.

 

È UNA COSA PIÙ GRANDE DI ME

Può capitare di trovarsi di fronte a un compito apparentemente inaffrontabile perché nuovo o realmente difficile. Tanto è complesso e sconosciuto che è meglio girarci alla larga e spostare la questione di giorno in giorno… Dici? No, non è proprio così.

Iniziamo con l’analizzarlo: è difficile sì. Ok, ma perché? Le ragioni possono essere due: è realmente complesso e richiede molte energie e tempo o noi pensiamo che lo sia, ma è il nostro sentire che ci guida.

Nel primo caso, spesso il nocciolo della questione sta nel fatto che non vogliamo dedicargli la giusta quantità di tempo per risolverlo. La via più semplice ed efficace per risolvere la questione è una buona pianificazione: metti quest’attività nel momento del giorno in cui hai più energia e dedicale più tempo del necessario.

Sapere di avere il tempo e le energie per affrontarlo, lo rende un piccolo mostriciattolo e non un Gozzilla in azione.

Nel secondo caso la soluzione sta nel problema stesso: non hai le reali informazioni per agire, quindi realisticamente il primo passo è… informati. Dedica del tempo a capire perché questa cosa è così difficile per te. Lo è realmente o lo stai pensando tu? Raccogliendo le informazioni necessarie scoprirai che probabilmente il problema è più semplice di quanto tu stesso credessi, oppure scoprirai quale può essere la figura che ti sarà d’aiuto per risolvere il problema o lo strumento che ti mancava.

In entrambi i casi avrai messo il problema sotto una nuova luce e sarà affrontabile.

 

VORREI FARLO, MA NON HO MAI TEMPO DI FARLO

Siamo proprio sicuri sia una cosa che vuoi realmente fare? Le cose che rimangono in fondo alla lista di cose da fare spesso e volentieri sono cose che non hai proprio voglia di fare e tanto vale eliminarle.

Se volessi farle, comunque il momento arriva, il punto magicamente va in cima alla lista delle cose da fare. È molto poco utile riempire il proprio tempo di convinzione, mettendo in lista cose che potresti fare e che non fai. Questo è proprio il caso di un buon decluttering.

È quella che in gergo si chiama procrastinazione creativa:

decidi razionalmente ciò che vuoi rinviare a un secondo momento e cosa invece puoi davvero eliminare.

 

NON HO NESSUNA VOGLIA DI FARLO

La mancanza di motivazione è il miglior alleato della procrastinazione. Va a braccetto per tutti i compiti a noi noiosi e, per quando tu sia una persona organizzata, sono certa che almeno una volta tu l’abbia fatto. Io sì 😊

Questa è la più difficile da combattere perché è molto umana, ma anche qui un pizzico di organizzazione ti può salvare. Di questo ne parleremo bene nei prossimi articoli del mese, ma giusto per iniziare pensa al perché fai quella cosa. Se è utile, ma ti pesa, sai anche che va fatta, quindi tanto vale ampliare i tempi, programmare morbido e mettere i punti giusti in lista.

Se invece ricadesse nella seconda ragione e cioè non è una cosa che in fondo ti interessa… abbiamo visto prima, la soluzione è: elimina!

 

 

Dedica un po’ di tempo a capire qual è la vera ragione per la quale scatta il pensiero “lo faccio dopo”.

Non è tempo perso, è tempo che ti permetterà di capire come affrontare il problema.

Potrebbe essere uno dei primi due casi, e allora la soluzione ora la conosci, potrebbe essere il terzo, e allora vedremo quale tecnica può fare al caso tuo! Te ne parlo il prossimo venerdì, segui il blog!

 

 

Photo by Pineapple Supply – Unsplash
I tuoi dati utili on line

I tuoi dati utili on line

Spesso ti consiglio di avere un archivio dei dati correnti nei cloud e cioè di tutto ciò che usi per il tuo lavoro con una certa frequenza, te ne parlavo qui.

Al di là dello strumento che usi credo che sia davvero utile avere certi dati sempre con te e per questo secondo me Drive di Google è un’ottima soluzione.

Puoi avere accesso ai tuoi dati praticamente ovunque, ma puoi anche condividere alcune cartelle, ad esempio, in famiglia.

Vediamo qualche idea su cosa caricare nel tuo Drive.

 

l’ultima versione dei documenti:

  • scansione carta d’identità,
  • passaporto,
  • patente,
  • codice fiscale,

 

i documenti dell’auto:

  • assicurazione,
  • certificato di proprietà,
  • bollo,
  • documenti del parcheggio,

 

alcuni dati relativi alla tua salute se fai spesso determinate analisi,

 

le versioni recenti delle assicurazioni di casa o di documenti che usi di frequente per te e la tua famiglia,

 

dati che non ricordi e che dei quali potresti aver bisogno:

  • numeri di tessera (anche se per le tessere io consiglio sempre di scansionare con un App, ad esempio Stocard) o numeri utente per determinati servizi (ad esempio le bollette),
  • codice del wifi,
  • targa dell’auto,
  • ti consiglio anche di preparare un file in cui raccogli le iscrizioni ai vari siti ricordandoti le username e i codici per le password, non le password, mi raccomando, ma un piccolo aiuto per ricordarle,
  • se hai una seconda casa puoi fare un file per ricordare dati utili: cosa c’è e cosa non c’è in dispensa o in armadio, scrivere la lista della spesa…
  • se hai una collezione, tutti i pezzi che hai per non confonderti e comprare quelli che non hai,

e poi continua tu la lista in base alle tue esigenze 😉

 

Infine, è molto utile fare delle cartelle provvisorie in cui hai una copia di tutto il materiale, ad esempio, prima di partire per un viaggio o se ti stai occupando di una questione e vuoi avere tutti i documenti a portata di mano.

Come sempre questo è un archivio veloce, leggero e quando qualcosa è sorpassato va cancellato, come le versioni vecchie dei documenti o la cartella temporanea una volta chiusa la questione.

Per aiutarti poi a visualizzare le cose velocemente, colora diversamente le cartelle e, come si diceva, condividi le cartelle con chi le può usare a sua volta.

Attenzione, ricorda che i file condivisi con te, una volta cancellati, sono cancellati per tutti!

 

Ora non ti resta che impostare il tuo archivio veloce on line, crealo in modo più semplice possibile, sarà più facile tenerlo aggiornato, vedrai come sarà funzionale!

 

 

Photo by Christopher Gower – Unsplash
100% Calendar

100% Calendar

Google Calendar è uno degli strumenti che preferisco della suite di Google, ma se non usi questo e preferisci un altro calendario on line quello che voglio raccontarti vale ugualmente.

Per aiutarti a gestire al meglio il tuo tempo ti consiglio di sfruttare alcune potenzialità, vediamole insieme.

 

CALENDARI TEMATICI

Puoi creare dei calendari tematici impostando dei colori di default degli impegni. Questo è molto utile, ad esempio, per distinguere a colpo d’occhio gli impegni privati da quelli di lavoro, o anche, se gestisci più progetti, gli impegni di un determinato progetto.

Inoltre, puoi attivarli e disattivarli a piacere così da renderti conto quanto tempo è impiegato per un progetto, o per avere una visione selettiva. Ad esempio, puoi, ogni tanto, non voler vedere gli appuntamenti di lavoro e senza usare due calendari o perdere appuntamenti e scadenze, può essere utile nascondere temporaneamente un calendario.

Un calendario tematico che consiglio è quello dei compleanni ad esempio. Il vantaggio di averlo separato dagli altri è che se ti dà fastidio vedere i nomi perchè “riempiono” le giorante, puoi nasconderlo e tenere attive le notifiche. Mi raccomando, imposta il rinnovo automatico annuale.

 

CALENDARI CONDIVISI

I calendari condivisi sono altrettanto utili dei calendari tematici, sono utilissimi nei gruppi di lavoro o in famiglia, fai in modo che tutti possano essere aggiornati sui tuoi impegni e tu a conoscenza delle scadenze altrui.

 

VISUALIZZAZIONI

Sfrutta tutte le visualizzazioni, soprattutto se lo usi da telefono dove basta ruotarlo. La visualizzazione mensile ti aiuta a capire il quadro d’insieme e quanti impegni hai, quante giornate occupate ci sono. Ma se devi parlare di gestione del tempo, meglio la visualizzazione settimanale a blocchi.

Infine, la visione a impegni può essere utile come widget sul telefono per farti fare mente locale sul prossimo impegno segnato. Sì, occupa memoria e RAM, tutto dipende dalla quantità di impegni che hai 😉

 

DETTAGLI DEGLI EVENTI

Io sono sempre per la semplificazione, quindi ti consiglio di annotare solo lo stretto indispensabile. Crea un nome semplice e chiaro che ti ricordi l’appuntamento e basta. Ma se, ad esempio, sai già dove si terrà, che sia on line o off line, può essere utile segnarlo sui dettagli, così non perderai il link per connetterti o avrai a portata di mano l’indirizzo per il navigatore.

Per le note… ancora una volta ricorda, il calendario non è l’archivio, quindi non mettere qualcosa che poi dovrai o vorrai ricopiare altrove… altrimenti è un po’ una nota persa.

 

REMINDER, TASK E PROMEMORIA

Qui ti pregherei di fare attenzione perché credo che queste siano funzionalità da usare solo se necessario.

I task, infatti, tendono a essere persi, compaiono tra le notifiche, ma attenzione che se le chiudi per non vedere più il pop up, poi non le ritrovi più, quindi è un po’ un appunto perso. Idem i promemoria. Considera infatti che il calendario non deve sostituire una lista di cose da fare, non è la tua pianificazione del tempo, qui ci sono impegni improrogabili e definiti.

Per le notifiche dico sì a impostarle quando necessario, ma senza esagerare, devono essere realmente un aiuto e non una cosa troppo frequente, altrimenti finirai per ignorarle.

 

 

Ancora una volta il calendario è uno dei tuoi strumenti di gestione del tempo, organizzalo secondo le tue necessità, ma con semplicità e senza perdere troppo tempo per organizzarlo.

E tu usi qualche altra funzione che te lo rende un fido compagno di organizzazione?
Raccontamelo nei commenti.

 

 

Photo by Windows – Unsplash