Archiviare o eliminare?

Archiviare o eliminare?

Quando ti parlo di procedure di riordino uno dei punti è spesso “archivia o elimina il documento” Se non è il documento può essere la mail, il concetto rimane lo stesso.

Questo perché una vera chiusura, un riordino importante, si chiude proprio con il fatto di non avere più tra le mani l’elemento, ma con averlo destinato al suo posto corretto.

Come valutare però se qualcosa va eliminato o archiviato?

La scelta può non essere facile, e ci sono ragioni a favore di una scelta e ragioni a favore dell’altra. Vediamo di capire un po’ di più in che direzione andare.

 

ANCORE DI SICUREZZA

 

Spesso le cose vengono tenute “perché non si sa mai” o perché danno l’idea di essere una vera ancora di salvezza. Penso, ad esempio, a delle comunicazioni di ufficio, dove si preferisce che tutto sia scritto e che rimanga traccia. Non sarò io a dirti di no e a spingerti a eliminare queste comunicazioni, anche solo per la sensazione di sicurezza.

Ti faccio però riflettere sul fatto che quando serve è utile che siano facilmente rintracciabili.

Quindi sì a tenerle da parte, ma in un archivio per te chiaro, completo e facilmente consultabile. Ricorda infatti che archiviare male qualcosa equivale a cancellarla, nel senso che si perde in un caos generale.

Se è quindi utile tenerle da parte, non è altrettanto utile farlo per sempre. Ci saranno dei momenti in cui comunque potrai valutare di eliminare il tutto, magari proprio in blocco, ma questo sarà argomento di uno dei prossimi post, pazienta solo un po’.

 

MODELLI PER IL FUTURO

 

Puoi inoltre pensare di aver bisogno ancora di quella cosa in futuro, ad esempio dei i tuoi materiali di studio, riusare note e materiali creati in un momento di apprendimento facilita il processo di rinfrescare la memoria. Ecco che non può esserci consiglio migliore se non fai un corretto archivio delle tue note e dei tuoi materiali di studio.

Un secondo esempio è se credi di dover fare un lavoro simile in futuro e quindi pensi di riutilizzare determinati materiali. In questo caso i consigli sono due, il primo è: fai in modo che siano facilmente rintracciabili le versioni finali, ad esempio lasciando solo quelle in evidenza e raccogliendo le altre in una cartella dal titolo “versioni superate”, “old” o con un nome che ti aiuta a fare la distinzione.

Il secondo suggerimento è: crea un format, quindi dalla versione finale crea un documento base, un modello, sempre utile per quel tipo di progetto o di lavoro, così non dovrai ritrovare l’ultima versione del file e fare le modifiche.

Tieni presente che in questa versione, cioè in quella del format o modello, dovranno essere presenti tutte le modifiche necessarie, cioè anche quelle che hai valutato come miglioramenti. Lo dico perché spesso nella chiusura dei documenti si dimenticano le revisioni fatte in corsa nelle fasi finali dei progetti.

 

ARCHIVIO DI MEMORIA

 

Va tenuto anche ciò che è stato un punto cardine di un processo.

Se infatti sei partito da un’idea che poi si è sviluppata lungo una strada completamente diversa, o semplicemente l’idea si è evoluta in qualcosa di nuovo è bene tenere traccia delle tappe fondamentali del percorso.

Questo ti sarà utile per due ragioni, una è che ti ricordai quali sono stati i passaggi evolutivi di un percorso, da dove sei partito e cosa ti ha fatto poi prendere una strada diversa, e questo è importante per dare forza ai punti di arrivo, che saranno certamente nuovi punti di partenza.

La seconda ragione è che, va tenuta traccia dei momenti salienti di una storia per rispetto alla storia stessa. Che sia un progetto, un marchio, la propria storia personale, ci sono tappe che vanno ricordate e che è utile tenere a mente e gli archivi servono anche a questo. Quindi non eliminare le tappe di percorso, ma sfruttale come memoria.

 

 

A questo punto dirai, ma mi stai dicendo di tenere tutto!

Beh, pensavi forse che un professional organizer ti facesse eliminare e basta?

So bene che l’idea comune è questa, e che io stessa spesso ti esorto a fare leggerezza attorno a te, nelle cose materiali e in quelle mentali, ma di fatto molte cose sono la nostra storia e i nostri strumenti.

Questo è ciò che deve essere parte del tuo archivio, ciò che è bene rimanga con te in modo ordinato e funzionale.

Ciò che lo confonde e rende inutilizzabile questi importanti elementi è ciò che invece può essere eliminato.

Su come archiviare e come mantenere leggero l’archivio parleremo nel prossimi post del mese, non temere.

Nel frattempo, quando hai risposto a una mail, hai fatto una nuova versione di un documento, hai chiuso un progetto, hai rifatto il logo della tua azienda, chiediti “è una tappa?” se sì, pensa a come valorizzarla nel tuo archivio, se non lo è considera l’ipotesi di eliminare quella mail, quel documento, quei file.

 

 

Photo by Imani Bahati – Unsplash
Un colpo al cerchio e uno alla botte

Un colpo al cerchio e uno alla botte

Ti capita di avere delle giornate in cui non sai che pesci pigliare e cerchi di arrivare a sera tenendo tutto insieme, come se stessi dando un colpo al cerchio e uno alla botte?

È una realtà dei fatti, capitano anche queste giornate, ecco quindi che un po’ di capisaldi aiutano anche in questo caso.

Si tratta di semplici principi organizzativi che alleggeriscono giornate di corsa, di botti e di emergenze.

 

 

PRIORITA’

Quante volte me lo avrai sentito dire e ti andrà fuori dalle orecchie!

In effetti, soprattutto quando devi fare tante cose è utile avere ben chiare le priorità e dedicare effettivamente il tempo a quegli aspetti. Non mi dilungo oltre, perché penso la cosa ti sia davvero chiara.

A questo concetto va unito quello della rana e cioè, se il tempo stringe davvero, la cosa da fare è quella che è urgente e che scoccia davvero.

Ultima precisazione, ricorda che, soprattutto in questi casi, è fondamentale tenere a mente che sei una persona unica e quindi che le tue priorità devono ricoprire tutti i tuoi ruoli, non possono essere solo lavorative o solo personali. In questi momenti non si può perdere la visione di insieme.

 

 

PREVEDI TANTI DUE MINUTI

Ti ricordi la regola dei due minuti? Quella di David Allen che ci ricorda “Se una cosa ti richiede meno di due minuti, falla e basta”?

È davvero una regola d’oro, soprattutto quando hai tante cose per la testa.

La nostra mente, infatti, per essere produttiva deve essere libera da incombenze e da pensieri. Se libera totalmente può essere un’impresa impossibile in certi momenti, aiutala a essere quanto più leggera possibile.

Ecco che eliminando le tante cose di due minuti la tua produttività ritroverà slancio e freschezza, non si arenerà nel limbo della procrastinazione dovuta ai mille pensieri delle piccole cose.

 

 

SFRUTTA LE LISTE

Sono proprio in questi momenti che le liste sono di vero aiuto.

Per tutto ciò che non riesci a fare e anche per ciò che man mano viene in mente tieni traccia. Segna tutto in liste ben fatte, dotate di data, titolo e fatte sul supporto adeguato.

Se la lista delle cose che non riesci a fare nell’immediato ti sarà utile per tenere traccia di ciò che devi fare poi, quando la situazione sarà più distesa, nell’immediato ti aiuta a lavorare sulle priorità.

Perdere qualche minuto e segnare ciò che c’è da fare da potere alla propria scrittura, ti obbliga cioè a prendere decisioni su cosa fare quando, nella fattispecie ora o più avanti, e ti dà un po’ di consapevolezza in più anche sulla mole di lavoro che un punto della lista comporta.

Anche qui un’ulteriore sottolineatura: in questi casi nessuna lista è sciocca, nessuna nota è da sottovalutare.

Proprio per il principio di aiutarti e semplificarti le cose, fai in modo che i tuoi “devo ricordarmi di” diventino note, se l’elemento è unico, come “devo passare in farmacia”, oppure punti di una lista, se le cose sono tante, come la lista delle cose da mettere nella borsa di lavoro per la riunione di domani.

 

 

Questi tre punti ti aiuteranno in momenti in cui la pianificazione è “un colpo al cerchio e uno alla botte”. Momenti poco ortodossi, ma comuni e frequenti.

Inutile ricordarti che è importante che non diventino un vero e proprio stile di vita. Come? Lavorando un po’ di anticipo e in costanza.

Anche in queste giornate vale la pena fare uno sforzo in più e dedicare qualche minuto a chiudere i cerchi, a prepara le cose prima e, se possibile, a fare un piccolo, davvero piccolo, pezzettino dell’attività di domani.

Con queste piccole aggiunte riuscirai a uscire dall’emergenza e a ricavarti il tempo per la pianificazione e con questo ritroverai il tempo per te. Se ti pare impossibile, ci sono io per rendere reale questo sogno!

 

 

Photo by Kenny Gaines – Unsplash
È TEMPO DI FERMARSI?

È TEMPO DI FERMARSI?

Il più delle volte si arriva a Natale con un cumulo di stress e di cose da fare che staccare diventa quasi un fastidio., una “perdita di tempo” rispetto alle preziose chiusure di fine anno. Giornate “sprecate” tra pranzi e incontri vari.

Vuoi fare un cambio di prospettiva? L’organizzazione ti aiuta anche in questo!

Detto che è meglio darsi un po’ di tempo per affinare le procedure di chiusura per potersi godere un’interruzione come si deve, ci sono comunque delle buone pratiche da fare anche durante le vacanze stesse.

 

SCARICA LA MENTE

 

Questo è un principio base in ogni occasione e di sicuro uno dei mattoni fondamentali della produttività, ma diventa un punto chiave quando si passa da un periodo molto lavorato a uno di vacanza.

Se non si sono chiuse le cose come si deve è normale che la mente ci torni sopra ricordanti cose da fare, migliorie, dettagli e chi più ne ha più ne metta.

La vera soluzione è, come ti anticipavo in apertura, non fare una chiusura al volo, ma una chiusura ponderata e ben fatta. Un esempio per tutti e in modo molto sintetico, quando si chiude un progetto, non si archivia la cartella del progetto e basta, vanno fatte le versioni finali dei documenti con le ultime correzioni, archiviati i documenti, aggiornati i contatti, fatti i feedback e previsti i possibili sviluppi. Ma non sempre c’è pianificazione e tempo per fare tutto questo.

Il piano B diventa annotare tutto ciò che ti viene in mente. Che sia su carta o con una lista digitale, lascia che la mente faccia il suo e annota, vedrai che potrai provare la serenità di non perdere nulla di ciò che arriva, e allo stesso tempo la leggerezza del non pensarci più su.

 

NON FARE LA LISTA “LO FACCIO IN VACANZA”

 

Quante volte hai detto “questo non lo riesco a fare ora, lo faccio in vacanza che sono meno sotto stress”.

E così con questa scusa si crea una lista di cose da fare più lunga della to do list stessa.

Ora, se sei in vacanza, sei in vacanza e quindi le priorità devono essere altre: le tue energie, il tuo riposo, il tuo tempo libero e ciò che ami fare.

Inoltre, il tempo delle vacanze è comunque più lento, quindi inutile pensare di avere i ritmi lavorativi e l’efficienza del lavoro quotidiano. Se pianifichi diversamente ti metti i bastoni tra le ruote in partenza.

 

È COSÌ IN ENTRAMBE LE DIREZIONI

 

Se hai fatto fatica a staccare, a non lavorare, e finalmente hai fatto tuo “il tempo” e il mood delle vacanze tieni presente che le stesse difficoltà le avrai al contrario e cioè al rientro al lavoro.

Evita, quindi, di mettere in agenda un ritorno a pieno ritmo dal primo giorno, prendi le cose con tranquillità e fai tesoro delle liste fatte e dell’energia riguadagnata.

E ora non mi resta che augurarti… buone vacanze, goditele tutte!

 

 

Photo by Thomas Kelley – Unsplash

Liste produttive

Liste produttive

E se non uso l’agenda, come faccio a decidere cosa fare oggi?

Con una lista ben fatta!

Un po’ di consiglio te li avevo dati qui.

Le liste devo essere agili e a portata di mano. Se questo è vero per tutte le liste, è vero in particolare per la todolist.

In cosa si differenzia questa dalle liste generiche? Semplice: è l’elenco delle cose che vuoi fare oggi.

Ecco quindi cosa non può mancare:

 

LE PRIORITÀ DELLA GIORNATA: LE TRE COSE CHE VUOI FARE OGGI

 

Attenzione, sembra una cosa da poco, ma scegliere su cosa concentrare la propria azione è il segreto della produttività. La tentazione di mettere molti più punti di quanti non se ne possano fare davvero è sempre alta, quindi ti consiglio di limitarti a tre.
In più, ti dirò che in certi periodi di vita, consiglio addirittura di focalizzarsi su un’unica priorità al giorno.

Anche perché spesso capita che si debbano fare tante cose in ambiti diversi e, proprio per questa ragione, è meglio focalizzarsi su un compito per ruolo, dove per ruolo intendo uno degli aspetti della tua vita: il lavoro, la famiglia, il proprio tempo personale.

Nelle tue priorità giornaliere devono starci tutti i tuoi ruoli e quindi le tue priorità li devono comprendere tutti. Magari un giorno le tre priorità sono tutte lavorative e in un altro sono una per tipo, o può capitare, che siano tutte extra-lavorative.

Considerando tutti glia spetti darai più equilibrio alle tue giornate e eviterai di essere sempre in affanno.

 

LE PICCOLE COSE DA FARE DA NON DIMENTICARE

 

Oltre alle cose importanti ci sono spesso molte piccole cose che si dimenticano, il mio consiglio è: scrivile subito in lista e cerca di eliminarle quanto prima, soprattutto se richiedono meno di due minuti.

Nella pianificazione giornaliera, una volta fatta la rana, e quindi la priorità n.1, consiglio di lasciare un po’ di tempo per le urgenze dell’ultimo minuto o per la gestione degli imprevisti. Se questi non ci sono, vale la pena “togliere” un po’ di cose piccole, ma ingombranti.

Il problema delle tante piccole cose è che:

  • ci sono sempre
  • sono tante
  • sono piccole da fare
  • ma riempiono la mente per essere ricordate

In termini di produttività sono cose da eliminare il prima possibile. Tanto meglio quindi dedicare una mezz’ora a smaltirne un po’. Questo per avere quanto prima la preziosa sensazione di leggerezza che permette di potersi dedicare a tutto il resto “mente e corpo”!

 

UN AIUTO

 

Semplificati la vita e

  • se devi fare telefonate, commissioni, annota cosa ti serve;
  • se è una telefonata a un numero che non hai in rubrica scrivi a fianco il numero;
  • se è una commissione, scrivi ciò che devi fare in modo specifico, così da capire a cosa ti riferisci. E via dicendo.

In breve, aiutati a capire il punto della lista.

 

Per queste ragioni, se ami le liste di carta, vanno benissimo i blocchetti precompilati dove ogni giorno puoi segnare cosa fare, ma attenzione che:

  • Ci sia spazio per un numero sufficiente di cose, ma anche che non siano troppe. Altrimenti non arriverai in fondo e ti ritroverai a riscriverle.
  • Non ci siano troppe cose extra: sì allo slot telefonate, mail… ma siamo sicuri non possano andare nella lista stessa?
  • No alle cose che non si esauriscono nella giornata: habit traker, frase del giorno… è una todolist e serve solo per oggi, non affezionarti allo strumento perdendo di vista il contenuto.

Forse il più delle volte un banale foglio di carta è più che sufficiente e ti permette, una volta cancellate le cose da fare, di buttare il tutto e passare a domani 😉

 

Ancora una volta ti ricordo quanto sia importante andare a guardare il contenuto, lo strumento e non il contorno… lo so è pesante, e, lo ammette un’amante della cancelleria come me, ma….

produttività fa spesso rima con semplicità!

E tu, dove fai la tua lista?

 

 

Photo by Torbjorn Helgesen – Unsplash

 

 

“Oh, caspita, è domani la scadenza!”

“Oggi proprio non riesco a fare altro, la scadenza è ormai troppo vicina”

“Va beh, pazienza, questa scadenza è persa, prendiamo la prossima”

 

Ti è mai capitato di dire una di queste cose? Se la risposta è sì, forse questo post ti sarà utile.

Partiamo con le buone notizie, il fatto che la scadenza sia in calendario è un’ottima cosa: vuol dire che sei una persona organizzata.

Stai tirando un sospiro di sollievo? Mi fa piacere!
Ancora una volta ti ricordo che, uno, capita a tutti di scordare qualcosa o di perdersi di tanto in tanto dei pezzi, due, siamo tutti perfettibili e cioè migliorabili.

Il fatto che un evento chiaramente definito nei tempi e nelle circostanze trovi spazio nel calendario è un ottimo punto di partenza che non deve essere dato per scontato.

Spesso il circolo dell’azione si ferma prima con un “poi lo segno”, “ci penso, tanto me lo ricordo” e via dicendo. Invece è proprio così: definita una scadenza è molto meglio per la tua serenità e produttività segnarla in calendario.

Ora però manca un altro piccolo passo, che è frutto di un’abitudine.

Proprio per questa ragione, che tu sia o meno una persona organizzata, può capitare che quest’abitudine non ci sia o che non sia costante nel tempo.

Di che abitudine parlo? Di quella dell’anticipazione o della revisione.

Quel momento, cioè, nel quale decidi quando fare cosa.

L’azione di segnare in calendario una scadenza è perfetta, ma deve seguirne ancora un’altra.

E cioè prevedere un momento, nelle giornate prima nelle quali ti occuperai di quella cosa.

Se la scadenza è un appuntamento, basterà fare il punto della situazione e prepararsi.

Se è un appuntamento nel senso di riunione probabilmente ti richiederà un po’ di più del tuo tempo per essere sul pezzo: preparare dei documenti, controllare la logistica, fare mente locale… magari basterà un’ora il giorno prima.

Ma se la scadenza richiede il fatto di arrivare con le idee chiare e definitive a quel momento, beh, ci vuole un po’ di più di tempo.

Ecco che se la cosa segnata in calendario è la famosa lezione di prova per la quale devi però avere già l’attrezzatura, o se, peggio ancora, hai annotato la scadenza di un bando, ed è necessario pensare e scrivere un progetto… meglio fare un po’ di pianificazione, prima e non in quel momento.

Le decisioni richiedono tempo e anche il lavoro, quindi in questi casi segnare semplicemente le scadenze non è utile, o meglio, non è sufficiente.

Le soluzioni pratiche sono due.

La prima vale se non ami molto pianificare.

Quando segni la scadenza in calendario, un po’ di tempo prima (in base alla tipologia di cosa) segna una pre-scadenza che ti faccia prendere in mano la questione.

La seconda è invece una vera e propria abitudine, a mio avviso molto buona.

Abituati ad avere dei momenti nel corso della settimana in cui pianifichi le cose da fare. Nel concreto ti fermi e prendi in mano due strumenti fondamentali: calendario e liste delle cose da fare, a seguire, nell’agenda segni cosa farai quando.

Su questo punto sai che avrei molto altro da dire, ma intanto, in modo semplice iniziamo così 😉

E tu che tipo sei?

Non segni nemmeno la scadenza?
E se invece la segni, preferisci la prima o la seconda soluzione?
Raccontamelo nei commenti!

 

 

Photo by Syh – Unsplash