100% Calendar

100% Calendar

Google Calendar è uno degli strumenti che preferisco della suite di Google, ma se non usi questo e preferisci un altro calendario on line quello che voglio raccontarti vale ugualmente.

Per aiutarti a gestire al meglio il tuo tempo ti consiglio di sfruttare alcune potenzialità, vediamole insieme.

 

CALENDARI TEMATICI

Puoi creare dei calendari tematici impostando dei colori di default degli impegni. Questo è molto utile, ad esempio, per distinguere a colpo d’occhio gli impegni privati da quelli di lavoro, o anche, se gestisci più progetti, gli impegni di un determinato progetto.

Inoltre, puoi attivarli e disattivarli a piacere così da renderti conto quanto tempo è impiegato per un progetto, o per avere una visione selettiva. Ad esempio, puoi, ogni tanto, non voler vedere gli appuntamenti di lavoro e senza usare due calendari o perdere appuntamenti e scadenze, può essere utile nascondere temporaneamente un calendario.

Un calendario tematico che consiglio è quello dei compleanni ad esempio. Il vantaggio di averlo separato dagli altri è che se ti dà fastidio vedere i nomi perchè “riempiono” le giorante, puoi nasconderlo e tenere attive le notifiche. Mi raccomando, imposta il rinnovo automatico annuale.

 

CALENDARI CONDIVISI

I calendari condivisi sono altrettanto utili dei calendari tematici, sono utilissimi nei gruppi di lavoro o in famiglia, fai in modo che tutti possano essere aggiornati sui tuoi impegni e tu a conoscenza delle scadenze altrui.

 

VISUALIZZAZIONI

Sfrutta tutte le visualizzazioni, soprattutto se lo usi da telefono dove basta ruotarlo. La visualizzazione mensile ti aiuta a capire il quadro d’insieme e quanti impegni hai, quante giornate occupate ci sono. Ma se devi parlare di gestione del tempo, meglio la visualizzazione settimanale a blocchi.

Infine, la visione a impegni può essere utile come widget sul telefono per farti fare mente locale sul prossimo impegno segnato. Sì, occupa memoria e RAM, tutto dipende dalla quantità di impegni che hai 😉

 

DETTAGLI DEGLI EVENTI

Io sono sempre per la semplificazione, quindi ti consiglio di annotare solo lo stretto indispensabile. Crea un nome semplice e chiaro che ti ricordi l’appuntamento e basta. Ma se, ad esempio, sai già dove si terrà, che sia on line o off line, può essere utile segnarlo sui dettagli, così non perderai il link per connetterti o avrai a portata di mano l’indirizzo per il navigatore.

Per le note… ancora una volta ricorda, il calendario non è l’archivio, quindi non mettere qualcosa che poi dovrai o vorrai ricopiare altrove… altrimenti è un po’ una nota persa.

 

REMINDER, TASK E PROMEMORIA

Qui ti pregherei di fare attenzione perché credo che queste siano funzionalità da usare solo se necessario.

I task, infatti, tendono a essere persi, compaiono tra le notifiche, ma attenzione che se le chiudi per non vedere più il pop up, poi non le ritrovi più, quindi è un po’ un appunto perso. Idem i promemoria. Considera infatti che il calendario non deve sostituire una lista di cose da fare, non è la tua pianificazione del tempo, qui ci sono impegni improrogabili e definiti.

Per le notifiche dico sì a impostarle quando necessario, ma senza esagerare, devono essere realmente un aiuto e non una cosa troppo frequente, altrimenti finirai per ignorarle.

 

 

Ancora una volta il calendario è uno dei tuoi strumenti di gestione del tempo, organizzalo secondo le tue necessità, ma con semplicità e senza perdere troppo tempo per organizzarlo.

E tu usi qualche altra funzione che te lo rende un fido compagno di organizzazione?
Raccontamelo nei commenti.

 

 

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Agenda cartacea o webcalendar?

Agenda cartacea o webcalendar?

Una delle cose che mi piace di più fare nel mio lavoro è aiutare le persone a trovare il modo per gestire il proprio tempo e una delle sfide che mi si ripropongono ogni volta è se scegliere il mezzo cartaceo o digitale.

Vado subito al punto, e ti dico senza troppi scrupoli che non c’è un giusto o uno sbagliato, che ognuno deve trovare ciò che è più adatto e per questo oggi vorrei aiutarti a capire quale può essere la tua strada.

Parliamo nel particolare di agende e calendari, che assolvono funzioni ben diverse, mi raccomando:

CARTACEO

L’agenda cartacea è molto funzionale per pianificare: permette infatti di dedicare a questo importante momento di gestione del tempo tutta l’attenzione e il tempo necessari. Più che con un App o un software scrivere nero su bianco gli impegni, deciderne la lunghezza in termini di impegno e la collocazione precisa permette di fare un’assunzione di impegno verso sé stessi.

Quindi è molto utile per tutti coloro che nell’agenda vogliono metterci la testa e che hanno bisogno di lavorare sull’equilibrio delle proprie attività nella gestione dell’agenda. In più, il fatto di averlo fatto a mano, permette anche di cancellarlo una volta portato a termine, e questo dà una bellissima sensazione di compiutezza e di soddisfazione.

Di contro, ogni qual volta non si rispetta il compito, va riscritto o spuntato in modo particolare per dire che è stato rimandato. Inoltre, se i programmi cambiano spesso, può essere troppo il tempo impiegato nei vari cambi, ma qui allora c’è qualcosa che non va nella pianificazione a monte 😉

Il vantaggio o svantaggio è anche che… è solo tua, il cartaceo lo vede solo chi lo possiede e deve averlo sempre con sé.

Per questa stessa ragione anche il calendario cartaceo è molto utile per chi lo può tenere sempre sott’occhio, in caso contrario averlo sulla carta è controproducente. Può essere utile averlo per la gestione di famiglia e introdurre nella routine mattutina il fatto di guardarlo.
Il vantaggio del calendario cartaceo è utile però per avere un colpo d’occhio sull’anno, a che punto siamo, quante settimane ha questo mese e via dicendo.

Per l’agenda caracea non posso che consigliarti MAKE IT HAPPEN di Brand Clearing perché è semplice, chiara e soprattutto ha tutti gli strumenti della pianificazione del tempo per far riflettere sulla giusta pianificazione dell’anno. È un’agenda da tavolo, utile alla pianificazione e alla gestione da tempo, quindi non ti aspettare la versione da borsetta!

DIGITALE

L’agenda digitale è utile per chi ha il pc sempre di fronte e per chi cambia spesso gli impegni o chi delega la gestione dei propri impegni ad altri. In questo caso sicuramente è la scelta migliore. E’ inoltre molto utile per tutti coloro che vogliono avere molti remainder degli impegni o che aggiungono i collegamenti creati da altre App.

La condivisione è sicuramente il pregio del calendario digitale e quindi il fatto di poter condividere impegni e eventi in gruppi di lavoro. Inoltre, permette anche di poter vedere solo gli impegni di lavoro, solo quelli personali o entrambi a seconda dell’impostazione del momento. Ma ancora meglio permette di salvare delle date in modo ricorrente: compleanni, scadenze, visite mediche ricorrenti senza doverle di volta in volta copiare o aggiornare.

Il contro è sicuramente il non poter spuntare le cose fatte e il dover avere sempre un device per poterlo vedere, ma può essere poca cosa rispetto a una fruttuosa condivisione.

I calendari e le agende digitali sono tantissimi, ma io punto sempre alla semplicità e quindi non posso che consigliarti Google Calendar, facile da usare e visibile ovunque.

E tu che tipo sei? Ami cancellare o vuoi tutto perfetto? Vuoi condividere con altri i tuoi impegni o li preferisci solo visibili a te?
Non scegliere calendario e agenda perché ti piacciono o te li regalano,

usali per ciò che sono: veri e propri strumenti di gestione del tempo.

E se ancora non hai capito cosa fa al caso tuo… perché non chiamarmi?

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