Spesso mi capita di andare dai miei clienti e notare che il calendario appeso alla parete è di uno, due, tre mesi indietro. Spesso è un calendario regalato, con qualche pubblicità sul fondo.

Così, quando si decide quando rivedersi la persona in questione prende in mano il cellulare e guarda lì il calendario o sfrutta la piccola tendina che si alza in basso a destra nei pc.

Fai parte anche tu di questa categoria?

O, per caso, fai parte di chi ama avere il calendario del mese passato, l’attuale e il futuro a piena parete e ci tieni maniacalmente ad aggiornarlo?

Sì, anche di calendari ce ne sono tanti e sono tutti utili, ma come sempre ognuno ha le sue funzioni.

Oggi ti parlerò di calendari cartacei, non di quelli on line, per questi ti rimando a tutti gli articoli che trovi nel blog con il tag “calendari”.

CALENDARIO A PARETE

Avere un calendario a piena parete è molto utile per avere una visione d’insieme.

Magari lo guardi senza pensarci troppo, ma ti aiuta a fare mente locale sul momento dell’anno, sulle settimane del mese, sulla vicinanza di determinate ricorrenze e festività.

Il fatto di sceglierlo nella sua versione annuale, che rappresenta cioè tutti i mesi, o in quella dei tre mesi (passato, attuale e successivo) , infine, nella semplice versione di singolo mese dipende solo da che funzione vuoi riservargli.

Se ti piace fare una pianificazione annuale e averla sempre sotto gli occhi, nei suoi aspetti di allocazione del tempo e di giornate dedicate la versione annuale è perfetta!

Puoi infatti segnare con colori diversi i diversi impegni, puoi barrare vacanze, pause e giornate per te, puoi evidenziare scadenze di progetto o di obiettivo ma… lo devi guardare e lo devi aggiornare.

Un calendario così presuppone che tu lavori principalmente da quella stanza e che tu usi solo quel calendario.

Se invece hai bisogno di fare il punto a livello di giorni per incontri fatti, fatture ricevute, scadenze urgenti, ecco che i tre mesi sono la versione più utile.

Non è un calendario da pianificazione, ma uno strumento per ricordare “il tal numero che giorno era o sarà” e “a che punto siamo del mese”.

In questo caso ti consiglio di non scriverci molto, ma di usarlo solo per vedere numeri e giorni. Fai quindi in modo di sceglierne uno che sia chiaro e semplice e facilmente aggiornabile nella data della giornata in corso. Se ti dimentichi di cambiare quella, casca un po’ il palco.

E il calendario che rappresenta solo il mese in corso? Beh, quello ti consiglio di sceglierlo solo bello, che ti piaccia, perché di fatto è utile a fare il punto del mese e spesso si finisce per girarne le pagine per scoprire il mese dopo cosa succede.

Per il calendario annuale mensile meglio quindi puntare al lato estetico e ispirazionale, che comunque non è un aspetto da sottovalutare!

Sì, le immagini, le frasi, hanno un grande valore e, se sei una persona alla quale piace lavorare sulla parola dell’anno e sulla motivation board, ecco che uno strumento come il calendario mensile a parete è un aiuto in più e può supportare un percorso motivazionale per segnare i giorni di buona routine (una croce dopo l’altra per portare avanti con successo una nuova abitudine), un diario dell’umore (un colore diverso per le giornate buone, medie e negative), o un conto alla rovescia per una scadenza particolare.

 CALENDARIO DA TAVOLO

Il calendario da tavolo è molto bello, ma spesso vaga senza meta tra la destra e la sinistra senza trovare pace. Troppo piccolo per poterci scrivere, troppo grande per essere portato con sé, finisce spesso per essere girato nei mesi a venire. Il calendario da tavolo funziona un po’ come il calendario mensile da parete e, a mio avviso, trova il meglio di sé se è usato per gli stessi scopi.

Sceglilo bello, che ti ispiri e uniscilo alla tua routine motivazionale o di consapevolezza per tracciare abitudini e traguardi.

CALENDARIO IN AGENDA

Le agende riportano diversi calendari: il più delle volte tra le prime pagine c’è la versione annuale su due pagine, molto utile per fare un recap generale di festività, inizio e fine settimane, numero di settimane in determinati intervalli.

A volte c’è poi una versione con un po’ di spazio bianco, utile alla pianificazione. Ottimo se, per l’appunto di fa una pianificazione annuale, ma… e qui sarò sintetica perché c’è molto da dire, attenzione! Attenzione alle informazioni che annoti qui e che poi devi riportare altrove, come scadenze, pagamenti ricorrenti e to do generali.

Molto meglio usare questa versione solo per alcuni aspetti che hanno valore nell’anno, uno tra tutti gli obiettivi mensili.

C’è poi il piccolo calendario sopra ogni pagina settimanale utilissimo per fare i conti delle settimane nel mese, di quanti “venerdì” ci sono e quando cadono. Se, come dovrebbe essere l’agenda è sempre aperta sul tavolo, ecco che questo piccolo calendario diventerà un riferimento fondamentale evitandoti di aprire ogni volta un calendario elettronico o cambiare la pagina dell’agenda.

Come vedi i calendari, come e agende, sono tanti, e ogniuno funziona meglio per certe cose e meno per altre. Sono tutti strumenti di gestione del tempo.

Come sempre ti dico: non adattarti allo strumento, adatta lo strumento alle tue necessità.

Quindi, non sottovalutare l’importanza anche di un calendario da guardare mentre lavori, ma fai in modo che sia proprio quello che fa al caso tuo!

Avevi mai pensato che anche per scegliere il calendario fosse necessario fare un po’ di riflessioni? Spero questo post ti sia stato utile. E se è così, raccontami nei commenti qual è il calendario perfetto per te!

Photo by Blessing –  Unsplash

Per molti la scelta del calendario on line è naturale, per molti altri è un punto d’arrivo.

Io trovo che sia la soluzione migliore per la maggior parte delle persone. Certo, ci sono sempre le eccezioni, ma usando bene un qualsiasi calendario on line si risolvono molte incomprensioni, si alleggerisce realmente la mente, ma soprattutto essendo sempre consultabile, il calendario diventa uno strumento di reale supporto!

Vediamo come usarlo per renderlo ancora più efficace.

La sincronizzazione è d’obbligo

Prima regola: il tuo calendario deve essere sincronizzato.

Questo significa che puoi usare il calendario che vuoi sul cellulare o sul tuo desktop, ma ti consiglio di fare in modo che tutto ciò che segni si veda poi su tutti i tuoi devices e soprattutto che venga fatto un back up costante delle modifiche che fai.

Per questa ragione io ho scelto di andare direttamente alla fonte e usare Google Calendar, ma se non ti piace esteticamente o per come è fatto, ti consiglio comunque di usarlo come luogo di back up.

Per me sincronizzato significa anche condiviso.

So che può sembrare strano condividere le informazioni riguardo ai propri impegni, ma è l’unico modo per far saper che il tuo tempo non è libero, che non sei disponibile. Quindi se un calendario condiviso in famiglia può essere semplice, magari sul lavoro fa strano. Ma ecco che consiglio di farlo ugualmente e magari prestare attenzione a come si scrivono gli appuntamenti: avrò un doppione con “dentista” nel mio personale e “Selina impegnata” in quello di lavoro, ma non dovrò faticare a rispondere se posso esserci per una riunione proprio in quello slot di tempo.

Usa i colori

I colori sono utilissimi per fare delle divisioni a monte. Ad esempio, tutti gli appuntamenti di lavoro con un colore e tutti quelli di famiglia in altro, i personali con un terzo.

Nella pratica è molto più semplice usare i calendari tematici e quindi andare a inserire l’appuntamento su un calendario specifico che ha già impostato un suo colore di default.

Se utilizzi questa tecnica è poi possibile togliere temporaneamente la visualizzazione di un calendario tematico e avere l’idea dell’impatto degli altri impegni, e questo torna utile di tanto in tanto.

Non pensare che alcuni dettagli non siano utili

Ad esempio, l’ora di inizio e fine di un appuntamento. Molto spesso “per fare prima” si mette un appuntamento generico lasciando che occupi tutto il giorno. Questo però lascia un gran carico alla mente, perché ogni volta che scorri il calendario ti devi ricordare che non è un giorno totalmente occupato, ma solo che c’è già un impegno del quale mancano i confini.

Inoltre, se gli impegni sono tanti creano un muro di barre orizzontali che rendono difficile gestire le ore libere, perché non è chiaro quali e quando siano.

Un secondo dettaglio molto utile è segnare anche il luogo. Che sia un luogo fisico o virtuale, segna nelle informazioni i dettagli come l’indirizzo o il link per il collegamento. Si tratta di una cosa di meno di un minuto ora, che poi, quando devi ritrovare l’informazione ne richiede più di cinque (“ma dove mi aveva mandato il link?, via mail, via chat…”) o a settare il navigatore.

Usa bene i remainder

Non occorre che ci sia un remainder per tutto, è molto più semplice avere l’abitudine di guardare il calendario prima di confermare un appuntamento o prima di pianificare le giornate della settimana. Tieni i remainder come dettagli in più per ricordare le cose che sono davvero importanti.

Ora che hai tra le mani un bel po’ di suggerimenti, ti lascio con un’ultima idea:

fai in modo di poter vedere sempre il tuo calendario, proprio come se fosse appeso a un muro.

Lo so i widget appesantiscono il cellulare, ma se vuoi che il tuo calendario sia davvero utile, tienilo a portata di occhio, quindi fai in modo di avere una schermata dedicata che a colpo d’occhio ti faccia vedere nel mese quanti impegni hai, e di che tipo.

Ora il calendario on line non ti fa più paura, vero?

È ora di usarlo per le sue potenzialità e per farti dare una mano: scarica la mente, segna tutto come abbiamo visto e abituati a guardarlo, avrai una marcia in più!

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