Formazione come una SPA

Formazione come una SPA

Una buona formazione, per me, è come andare alla Spa.

Ti dedichi a te stesso, ti coccoli con delle nuove conoscenze, e non ti preoccupi di cosa fare dall’inizio alla fine della giornata.

Ci avevi mai pensato?

Sì, lo so, non tutti i corsi sono così, ma credo che valga la pena puntare a quelli che sono fatti così.

Come riconoscerli dunque?

Dall’organizzazione!

O meglio, dall’organizzazione delle informazioni 😉

 

Due sono i casi, puoi essere un partecipante o un organizzatore, vediamoli entrambi.

 

SE LI DEVI SCEGLIERE, CERCA UNA BUONA AGENDA CHE SI ACCOMPAGNI ALLE GIUSTE INFORMAZIONI

 

Ovviamente avrai scelto il corso in base ai contenuti, e qui non metto bocca, ma guarda bene come sono organizzati i contenuti. Devono essere equilibrati in termini di tempo, devono esserci momenti per le domande o per riposarsi.

Te ne parlerò meglio nei prossimi post, ma ricorda che deve essere un momento di apprendimento e quindi non può esserci troppa carne al fuoco, non pensare che un corso con mille contenuti voglia dire risparmiare e prendere di più, vuol dire spesso non andare in fondo alle cose, meglio meno, ma ben fatto.

Credo che un altro aspetto importante sia poter sapere da subito tutto ciò che è importante: dove, come, per quanto, ma anche cosa è compreso e cosa no. È importante quindi valutare anche l’organizzazione del corso stesso, in breve deve facilitare la tua partecipazione e non lasciarti dubbi riguardo a tutto ciò che è logistico. Devi darti il piacere di poterti concentrare solo sui contenuti, sul valore del corso, proprio come in una SPA dove ti rilassi e basta.

 

MA SE SEI TU AD ORGANIZZARLO?

 

Eh sì, se stai pensando di farne uno a breve, rendilo una vera SPA.

Ecco alcune idee.

  • Pianifica bene l’agenda, metti tutto in chiaro: chi parlerà di cosa per quanto. Piccolo dettaglio in più, i nomi delle persone che terranno gli interventi potranno essere messi in chiaro solo se confermati.
  • Lascia spazio alle domande, all’interazione, al riposo.
  • Fornisci da subito i dettagli logistici su come raggiungere il luogo e su come sarà organizzato il corso, in particolare sui momenti tra un intervento e l’altro, sul prima e sul dopo.
  • Metti in chiaro cosa è compreso e cosa no: pranzi, cene, alloggi, ma anche sul piano dei contenuti, cosa verrà messo a disposizione dei partecipanti e cosa no, se ci sarà un attestato e di che tipo…
  • Se proponi delle scelte, ad esempio per un alloggio, sii chiaro sulle opzioni.
  • Sii chiaro nelle scadenze, quelle per le iscrizioni, per i pagamenti, per la consegna dei materiali.
  • Ultimo, e forse da non scrivere perché un vero “must”: fai capire bene cosa si guadagna partecipando ai tuoi corsi, perché vale la pena iscriversi. Come farlo? Con dei contenuti da 10 e lode.

Sì, in verità la maggior parte della fatica è avere tutto quanto più definito possibile già dall’inizio, così da fornire tutte le informazioni possibili e allo stesso tempo avere dei contenuti validi, ma immagino che su questo non sia necessario spendere altre parole 😉

 

E ora una piccola aggiunta, ho organizzato corsi per più di dieci anni, e ho deciso di condividere tutto questo con te con un progetto speciale. Non è solo mio, è un progetto a quattro mani, per renderlo ancora migliore, per darti non la somma delle nostre esperienze, ma il quadrato!

Vieni a scoprirlo, si chiama proprio così: ORGANIZZAZIONE AL QUADRATO

Ecco il link ti aspettiamo!

 

 

Photo by Susan Wilkinson – Unsplash
Agosto… relax. Fermati e apri le orecchie!

Agosto… relax. Fermati e apri le orecchie!

Agosto è per eccellenza il mese del relax e per me relax vuol dire stare distesi all’ombra di un albero e leggere, o chiudere gli occhi e ascoltare la natura, o perché no un podcast.

Oggi ti voglio proprio parlare di un podcast speciale, quello della mia organizzazione professionale: APOI, o in versione lunga Associazione Professional Organizers Italia.

APOI avrà il prossimo anno dieci anni ed era tempo di fare questo balzo, grazie alla collega Chiara Battaglioni, ideatrice della struttura del progetto e voce narrante del podcast, e a tutti i colleghi e le colleghe che hanno partecipato a questo progetto, è nato UN MONDO DI ORGANIZZAZIONE e il nome ti fa capire quanto in là vogliamo puntare!

Sì, il podcast di APOI è un progetto corale in cui tanti P.O. hanno dato il loro contributo per spiegare come l’organizzazione personale sia importante per tutti.

Perché ho scelto di dedicare il mese di agosto a questo progetto e soprattutto di pubblicare un solo post? Perché amo i podcast e in particolare questo e credo sia giusto dargli il giusto spazio nel mio blog e nel tuo tempo.

Di certo avrai bisogno di un po’ di tempo per ascoltarlo, no? E io te lo consiglio davvero, ora ti racconto il perché.

Spesso le persone che mi contattano ammettono di avermi seguita da un po’ e di aver preso il coraggio solo da poco di fare il grande passo e scrivermi.

Pensare di avere delle difficoltà organizzative per alcuni può sembrare ammettere di avere delle mancanze. E invece io vorrei proprio rivoltarti la frittata.

Non è vero che non sei capace, anzi! Semplicemente non hai trovato il sistema che fa per te, non hai dedicato il tempo necessario a te stesso per capire come funzioni e come aiutarti.

Per me, lavorare sull’organizzazione personale, significa proprio questo: andare a trovare le lacune personali, senza giudizio e senza colpe, tutti le abbiamo! Partendo da queste sistemare le cose e capire come dare valore alle tue capacità.

A volte questo significa imparare una tecnica di produttività, a volte mettere in atto nuove abitudini, a volte semplicemente riorganizzare gli spazi di vita o di lavoro, a volte ammettere che è ora di cambiare qualcosa nel proprio stile di vita.

Ma quello che è importante capire è che tutti possono migliorare nell’organizzazione personale, P.O. compresi, un po’ perché tutti hanno cose che fanno meglio e altre che fanno peggio, un po’ perché si può sempre migliorare, ma soprattutto perché è inutile permettere a delle barriere organizzative di non dare il meglio di sé.

Se capisci che non è una colpa, ma il risultato di un insieme di “non conoscenze”, di abitudini poco efficaci e di un pizzico di “ho sempre fatto così” e “ma in fin dei conti me la cavo da me”… ecco che hai già fatto il salto e sei pronto a un percorso di organizzazione personale!

Non importa se di un incontro o di dieci, non importa se per un tema specifico o per un intervento a tutto tondo….

Fai in modo di poter essere la migliore versione di te, che a mio avviso vuol dire una persona consapevole del proprio tempo, delle proprie energie e delle proprie priorità.

Questo ti porta ad agire in un’ottica di produttività e di efficienza, che non vuol dire lavorare a mille, ma piuttosto vuol dire trovare spazio e tempo per ciò che ami.

E se hai qualche dubbio su come lavorano i P.O. e su cosa lavorano… perché non ascoltare UN MONDO DI ORGANIZZAZIONE?

Ti aspettiamo!

 

Come sai i P.O. hanno tanti ambiti e per questo il podcast è fatto di tanti episodi, ognuno dedicato a un particolare ambito. Inutile dirti di andare a scoprirli tutti, ecco il link alla pagina principale, dove puoi lasciarci un cuoricino ed ecco gli episodi della prima stagione:

  1. L’organizzazione domestica.
  2. L’organizzazione in famiglia.
  3. L’organizzazione in ambito lavorativo.
  4. La gestione dei cambiamenti.
  5. La disorganizzazione cronica e l’accumulo.
  6. La gestione del tempo.

Io ho avuto il piacere di condividere la voce nel terzo episodio con le colleghe Elena GremeseMaria Cristina FusariMarina AntociDebora MontoliChiara Battaglioni.

E mi trovi anche nell’ultimo con  Annalisa StellaSilvia GoriniSilva BucciStefania Di MascoloSara BozzatoSabrina Toscani.

Il logo del podcast è della super grafica Francesca Covolan.

E, per finire, come sempre, l’immagine di copertina di questo post viene da Unsplash ed è di Kiran Ck

L’angolo nascosto

L’angolo nascosto

Come è possibile che nel nostro prezioso tempo ci siano cose che non ci interessano e che non sono poi così necessarie, né in scadenza e comunque sono lì come un piccolo tarlo mangia tempo?

Dirai: “no di sicuro, non è il mio caso, il tempo è un bene prezioso e di certo non lo spreco con cose che non servono a nulla”.

Quando chiedo alle persone di lavorare sulla matrice di Eisenhower e dividere le attività per urgenza e importanza, capita che questo quadrante sia inizialmente vuoto.

 

Poi, andando a riflettere sui criteri di importanza e urgenza e capendo come questi siano più profondi e da non prendere sottogamba, come ti ho raccontato, ecco che qualche post-it arriva anche in questo quadrante.

Ora capire che una cosa non è urgente, è facile, quindi anche metterla nel lato sinistro della matrice lo è, decidere poi che non è importante può essere più complesso, poiché bisogna essere onesti con se stessi e fare i conti con le proprie priorità e ciò che realmente interessa.

Ma allora, cosa sono le cose che non sono importanti e urgenti?

Quelle che di fatto mangiano il tempo.

Ciò che fai senza troppa consapevolezza per noia o per abitudine.

Ancora una volta ciò che cade in questo quadrante è strettamente personale perché dipende dal criterio, altresì personale, dell’importanza.

Ma giusto per farti un esempio sulle attività personali: per molti stirare è una perdita di tempo e quindi lo classificherebbero qui, per altri è indispensabile avere il filo sul pantalone.

Nel lavoro c’è chi controlla le sfumature e chi punta al sodo senza troppi fronzoli sulla forma.

 

Non c’è un giusto o uno sbagliato, ma di certo una consapevolezza su come si investa il proprio tempo e come non debba essere sprecato.

 

Detto questo ci sono comunque delle attività, che indipendentemente da tutto, mangiano il tempo.

È vero che devi fare il piano social per la tua azienda, ma perdere due ore al giorno tra Facebook, Instagram e Twitter, forse non è il massimo.

Passare il proprio tempo libero a fare zapping in tv senza attaccare la spina del cervello equivale a perdere tempo senza riposarsi guardando un bel film.

Come vedi l’ago della bilancia è sempre la consapevolezza. Nessuno dice di non riposare, di non fare le cose fatte bene, ma quello che aggiungo è di non sprecare il tuo tempo non accendendo la spina del cervello che ti fa capire il limite tra un controllo della pagina social e un tempo perso nei social, tra un lavoro ben fatto e un lavoro iper corretto, tra nullafacenza e riposo.

Tutto si può fare, ma non sprecare il tuo tempo, usalo con consapevolezza!

E ora che hai capito quali sono le attività che ricadono in questo angolo nascosto di cose non importanti e non urgenti… che fare?

Semplice: eliminale!

 

 

Photo by Skyler Smith – Unsplash
Oddio è successo

Oddio è successo

Ecco che si è concretizzato il peggiore degli scenari possibili e tutto sta andando per il verso peggiore!
Se hai un piano B è ora di tirarlo fuori, ma se non è così?

….

Stop!

Niente panico e vediamo come gestire l’imprevisto in cinque passi.

 

Fermati e respira

Quando capita l’imprevisto, quando si sbaglia la mente va in loop e si perde un po’ la visione delle cose. Per questa ragione è importante, non appena si capisce che si sta creando una situazione spiacevole e difficile da gestire, fermarsi mentalmente un attimo e respirare. Questo ti aiuterà a passare dalla visione locale dell’imprevisto a quella generale della situazione nel suo complesso e ti dà modo di gestire meglio il tutto.

Sì capita a tutti di sbagliare e anche gli imprevisti capitano, quindi, ammesso che può succedere ed è successo, è ora di agire, ma lasciando da parte l’emozione che ti fa rimuginare sulla cattiva sorte e sull’errore e dando spazio alla razionalità, fermarsi e respirare aiuta a fare questo.

 

Non cadere nell’errore di essere Superman

La reazione più frequente è quella di voler fare tutto subito, velocemente, per riparare all’errore o alla cattiva situazione. Ricordati però che non sei Superman e questo, per tutti noi, significa esporsi all’errore. Sì, ironia della sorte, facendo più cose insieme, aumenti le possibilità di fare errori, quindi anziché riparare un danno, aggravi la situazione, e ciciliegina sulla torta, consumi ancora più energie.

Quindi, accendi la razionalità e, visto che ti sei fermato e stai respirando, evita di iniziare a fare tutte le cose insieme, al contrario la tua regola d’oro sarà: “fai una cosa alla volta”.

Analizza la situazione e valuta le priorità

Per gestire un imprevisto è fondamentale fare le cose con calma e quanta più serenità possibile, in modo da non cadere nel panico e soprattutto non sbagliare aggiungere difficoltà alla difficoltà.

Per questo è necessario calibrare bene le azioni da fare, quelle da mettere in fila e fare una alla volta e questo significa lavorare sulle priorità.

Nel momento di imprevisto o nell’errore, agisci in modo focalizzato, fai solo le ciò che ti porta all’obiettivo, senza fronzoli e senza perdite di tempo.

Tutto il resto, per una volta, verrà tagliato fuori.

 

Quindi:

  • Concentrati sull’obiettivo.
  • Valuta quali azioni portano al suo raggiungimento. Ricordi il 20% delle nostre azioni porta l’80% dei risultati, quelle sono dunque le azioni da svolgere.
  • Lavora per metodi consolidati. È il momento di mettere in campo le tue abilità e fare le cose come le sai fare, questo è il modo più veloce, semplice e corretto per ottenere un risultato, senza sbagliare e senza perdere tempo.
  • No ai fiocchetti e controfiocchetti, per sta volta non si bada alla forma, è meglio andare al risultato e basta.

 

Una volta passata l’emergenza fai tesoro di quanto successo e vedi come non far ricapitare l’errore

Una volta affrontato l’imprevisto è ora di riprendere la normalità, ma senza dimenticare quanto appena successo. Prima di riprendere la routine e le cose da fare, dedica cinque minuti a ciò che è successo e chiediti perché è successo, cosa poteva essere previsto, cosa si poteva pianificare meglio, se c’era un piano B da tenere di scorta. E, non ultimo, chiediti come hai reagito durante l’imprevisto, se, anche qui, non ci siano cose da migliorare e… comunque, fatti i complimenti: hai affrontato la cosa al meglio delle tue possibilità!

 

Riposa

L’imprevisto è passato, gli errori sono stati riparati, il feedback è completo, ti sei dato una pacca sulla spalla e ora?

Ora si riposa, perché anche questo è importante, anzi, importantissimo!

Come sempre dopo un momento che chiede energia ce ne vuole uno che ne dà, quindi goditi il tuo meritato riposo!

 

 

Photo by Etienne Girardet – Unsplash
Cambiamento fluido

Cambiamento fluido

Cambiamento è stata di certo una delle parole chiave degli ultimi due anni, nel bene e nel male, ma se ora ti chiedessi se hai voglia di cambiare, probabilmente risponderesti con un secco: “no”.

Cambiare non è facile, richiede molta energia e soprattutto richiede di fare delle scelte in momenti nei quali siamo meno equilibrati del solito. Sia che sia un cambiamento imposto, sia che sia un cambiamento scelto, “energia” e “scelte” sono di certo due costanti, ma nel primo caso è sicuramente tutto più faticoso, al contrario nel secondo siamo spinti da una ventata d’aria fresca che spesso significa nuova voglia di fare.

A livello di organizzazione il cambiamento rimane una vera sfida ed è per questo che spesso le persone si avvicinano a me proprio in un momento di transizione, di disequilibrio… di cambiamento.

Il punto è che spesso non ci rendiamo conto che nella vita i cambiamenti sono continui e spesso fluidi con la nostra quotidianità. Pensa ad esempio al percorso scolastico e a quante volte hai cambiato classe, compagni, libri, abitudini di studio. Ciononostante hai sempre pensato fosse tutto normale. Così quando sei andato a vivere fuori dalla tua famiglia, o quando hai creato la tua nuova famiglia.

Eppure, questi passi sono comunque cambiamenti forti che però, poiché li facciamo tutti, sono ritenuti normali passi di vita e quindi non così stravolgenti e degni di attenzione. Ma se ben ci pensi, sono enormi passi per ogni persona.

Mi spiego meglio.

Cambiamenti come un matrimonio, un figlio, un lutto sono cambiamenti ritenuti significativi e quindi generatori di forti emozioni e, di contro, anche di stress. Per questa ragione è condiviso dalla maggior parte delle persone che chi attraversa queste fasi abbia bisogno di supporto e che sia altrettanto normale mettere in atto determinate cautele per ridurre eventuali cattive sorprese. Al contrario cambiamenti meno forti, come un trasloco, un cambio di lavoro, un nuovo partner sono spesso sottovalutati perché ritenuti normale routine.

Se ci pensi bene, però, anche questi sono dei momenti nei quali ci si mette in gioco.

 

In verità siamo sempre un po’ in gioco, ma poiché questi cambi avvengo pian piano e non in maniera netta, non sono poi così tanto considerati.

 

Ti sto facendo questo discorso perché, di fatto, in tutti questi momenti, che siano grandi o piccoli cambiamenti, che siano voluti o imposti, hanno tutti una cosa in comune:

cambiano le necessità e i punti di riferimento.

E quindi a cascata l’organizzazione di tempi, spazi, energie, in breve, della vita quotidiana.

 

Questo significa che ogni volta, per ogni piccolo e grande cambiamento, con molta onestà e sincerità verso te stesso, devi fare il punto della situazione e valutare quali sono i nuovi bisogni, quali le priorità e da lì valutare come meglio gestire ciò che ti circonda, che si tratti di come organizzare il nuovo ufficio, a come gestire il tempo nella coppia con un nuovo figlio, fino ad avere tutto ciò che ti serve per il nuovo progetto di vita.

Quindi può capitare che non vada più bene il modo in cui organizzi la tua giornata, la tua agenda, o che non ti ritrovi nel modo in cui hai ordinato le cose.

Se tutto questo è ovvio per i grandi cambiamenti, non lo è per quelli piccoli e si sottovaluta questo aspetto.

Il fatto di controllare di tanto in tanto se le cose così come sono risultino ancora funzionali alle tue necessità è importante.

Perché magari le cose sono cambiate un po’ alla volta e tu ti sei adattato, senza accorgerti che è tempo di cambiare qualcosa, sì proprio ora 😉

Quindi, in sintesi, ecco perché ti dico che di tanto in tanto vale la pena valutare se come gestisci il tuo tempo e il tuo spazio funziona ancora o se puoi fare qualcosa, anche di minimo, per migliorare la tua organizzazione.

Come fare questa cosa?

Due consigli veloci, anzi tre 😉

 

PARLA ALLA VERSIONE SCIOCCA DI TE

Come già ti raccontavo qui, a volte per vedere se le cose funzionano, è utile far fare a un estraneo quello che facciamo noi o pensare a noi stessi un po’ sciocchi e ripercorrere passo passo le nostre procedure di lavoro o i nostri ragionamenti per capire se l’organizzazione è a prova di bomba, o di sciocco per l’appunto.

Questo vale per la gestione di archivi e dati e per l’organizzazione di spazi.

 

CAMBIA PROSPETTIVA

Di tanto in tanto è utile sedersi in un punto della casa o dell’ufficio che frequenti poco per vedere come vedono le cose gli altri, i tuoi clienti, i tuoi ospiti. Questo ti farà vedere se c’è armonia e se le cose funzionano in un modo inusuale.

Questo vale per gli spazi.

 

CHIEDITI QUANDO HAI USATO QUELLA COSA L’ULTIMA VOLTA

Non vuol dire poi eliminarla, ma semplicemente chiedersi se effettivamente te la sei dimenticata e vale la pena darle un po’ di vita o se non la vuoi proprio più!

Questo vale… per tutto!

 

Ecco quindi che il cambiamento fa parte della nostra vita, ne è fluidamente impregnato e, anche se noi non ce ne rendiamo conto, cambiamo molto spesso, solo in modo, per l’appunto, fluido, non netto.

Ed è per questa ragione che ogni tanto capita che a livello organizzativo le cose stridano e non funzionino più. Che l’agenda che hai sempre usato non ti sia più di supporto, che il metodo per organizzare la giornata non sia più così efficiente, che tu faccia più fatica a trovare le cose nei cassetti.

Sfrutta le tre idee che ti ho dato per fare un rapido controllo e se vuoi andare un po’ più in profondità, io sono qui, possiamo fare il check insieme!

 

 

Photo by Linus Nylund – Unsplash