Oddio è successo

Oddio è successo

Ecco che si è concretizzato il peggiore degli scenari possibili e tutto sta andando per il verso peggiore!
Se hai un piano B è ora di tirarlo fuori, ma se non è così?

….

Stop!

Niente panico e vediamo come gestire l’imprevisto in cinque passi.

 

Fermati e respira

Quando capita l’imprevisto, quando si sbaglia la mente va in loop e si perde un po’ la visione delle cose. Per questa ragione è importante, non appena si capisce che si sta creando una situazione spiacevole e difficile da gestire, fermarsi mentalmente un attimo e respirare. Questo ti aiuterà a passare dalla visione locale dell’imprevisto a quella generale della situazione nel suo complesso e ti dà modo di gestire meglio il tutto.

Sì capita a tutti di sbagliare e anche gli imprevisti capitano, quindi, ammesso che può succedere ed è successo, è ora di agire, ma lasciando da parte l’emozione che ti fa rimuginare sulla cattiva sorte e sull’errore e dando spazio alla razionalità, fermarsi e respirare aiuta a fare questo.

 

Non cadere nell’errore di essere Superman

La reazione più frequente è quella di voler fare tutto subito, velocemente, per riparare all’errore o alla cattiva situazione. Ricordati però che non sei Superman e questo, per tutti noi, significa esporsi all’errore. Sì, ironia della sorte, facendo più cose insieme, aumenti le possibilità di fare errori, quindi anziché riparare un danno, aggravi la situazione, e ciciliegina sulla torta, consumi ancora più energie.

Quindi, accendi la razionalità e, visto che ti sei fermato e stai respirando, evita di iniziare a fare tutte le cose insieme, al contrario la tua regola d’oro sarà: “fai una cosa alla volta”.

Analizza la situazione e valuta le priorità

Per gestire un imprevisto è fondamentale fare le cose con calma e quanta più serenità possibile, in modo da non cadere nel panico e soprattutto non sbagliare aggiungere difficoltà alla difficoltà.

Per questo è necessario calibrare bene le azioni da fare, quelle da mettere in fila e fare una alla volta e questo significa lavorare sulle priorità.

Nel momento di imprevisto o nell’errore, agisci in modo focalizzato, fai solo le ciò che ti porta all’obiettivo, senza fronzoli e senza perdite di tempo.

Tutto il resto, per una volta, verrà tagliato fuori.

 

Quindi:

  • Concentrati sull’obiettivo.
  • Valuta quali azioni portano al suo raggiungimento. Ricordi il 20% delle nostre azioni porta l’80% dei risultati, quelle sono dunque le azioni da svolgere.
  • Lavora per metodi consolidati. È il momento di mettere in campo le tue abilità e fare le cose come le sai fare, questo è il modo più veloce, semplice e corretto per ottenere un risultato, senza sbagliare e senza perdere tempo.
  • No ai fiocchetti e controfiocchetti, per sta volta non si bada alla forma, è meglio andare al risultato e basta.

 

Una volta passata l’emergenza fai tesoro di quanto successo e vedi come non far ricapitare l’errore

Una volta affrontato l’imprevisto è ora di riprendere la normalità, ma senza dimenticare quanto appena successo. Prima di riprendere la routine e le cose da fare, dedica cinque minuti a ciò che è successo e chiediti perché è successo, cosa poteva essere previsto, cosa si poteva pianificare meglio, se c’era un piano B da tenere di scorta. E, non ultimo, chiediti come hai reagito durante l’imprevisto, se, anche qui, non ci siano cose da migliorare e… comunque, fatti i complimenti: hai affrontato la cosa al meglio delle tue possibilità!

 

Riposa

L’imprevisto è passato, gli errori sono stati riparati, il feedback è completo, ti sei dato una pacca sulla spalla e ora?

Ora si riposa, perché anche questo è importante, anzi, importantissimo!

Come sempre dopo un momento che chiede energia ce ne vuole uno che ne dà, quindi goditi il tuo meritato riposo!

 

 

Photo by Etienne Girardet – Unsplash
Cambiamento fluido

Cambiamento fluido

Cambiamento è stata di certo una delle parole chiave degli ultimi due anni, nel bene e nel male, ma se ora ti chiedessi se hai voglia di cambiare, probabilmente risponderesti con un secco: “no”.

Cambiare non è facile, richiede molta energia e soprattutto richiede di fare delle scelte in momenti nei quali siamo meno equilibrati del solito. Sia che sia un cambiamento imposto, sia che sia un cambiamento scelto, “energia” e “scelte” sono di certo due costanti, ma nel primo caso è sicuramente tutto più faticoso, al contrario nel secondo siamo spinti da una ventata d’aria fresca che spesso significa nuova voglia di fare.

A livello di organizzazione il cambiamento rimane una vera sfida ed è per questo che spesso le persone si avvicinano a me proprio in un momento di transizione, di disequilibrio… di cambiamento.

Il punto è che spesso non ci rendiamo conto che nella vita i cambiamenti sono continui e spesso fluidi con la nostra quotidianità. Pensa ad esempio al percorso scolastico e a quante volte hai cambiato classe, compagni, libri, abitudini di studio. Ciononostante hai sempre pensato fosse tutto normale. Così quando sei andato a vivere fuori dalla tua famiglia, o quando hai creato la tua nuova famiglia.

Eppure, questi passi sono comunque cambiamenti forti che però, poiché li facciamo tutti, sono ritenuti normali passi di vita e quindi non così stravolgenti e degni di attenzione. Ma se ben ci pensi, sono enormi passi per ogni persona.

Mi spiego meglio.

Cambiamenti come un matrimonio, un figlio, un lutto sono cambiamenti ritenuti significativi e quindi generatori di forti emozioni e, di contro, anche di stress. Per questa ragione è condiviso dalla maggior parte delle persone che chi attraversa queste fasi abbia bisogno di supporto e che sia altrettanto normale mettere in atto determinate cautele per ridurre eventuali cattive sorprese. Al contrario cambiamenti meno forti, come un trasloco, un cambio di lavoro, un nuovo partner sono spesso sottovalutati perché ritenuti normale routine.

Se ci pensi bene, però, anche questi sono dei momenti nei quali ci si mette in gioco.

 

In verità siamo sempre un po’ in gioco, ma poiché questi cambi avvengo pian piano e non in maniera netta, non sono poi così tanto considerati.

 

Ti sto facendo questo discorso perché, di fatto, in tutti questi momenti, che siano grandi o piccoli cambiamenti, che siano voluti o imposti, hanno tutti una cosa in comune:

cambiano le necessità e i punti di riferimento.

E quindi a cascata l’organizzazione di tempi, spazi, energie, in breve, della vita quotidiana.

 

Questo significa che ogni volta, per ogni piccolo e grande cambiamento, con molta onestà e sincerità verso te stesso, devi fare il punto della situazione e valutare quali sono i nuovi bisogni, quali le priorità e da lì valutare come meglio gestire ciò che ti circonda, che si tratti di come organizzare il nuovo ufficio, a come gestire il tempo nella coppia con un nuovo figlio, fino ad avere tutto ciò che ti serve per il nuovo progetto di vita.

Quindi può capitare che non vada più bene il modo in cui organizzi la tua giornata, la tua agenda, o che non ti ritrovi nel modo in cui hai ordinato le cose.

Se tutto questo è ovvio per i grandi cambiamenti, non lo è per quelli piccoli e si sottovaluta questo aspetto.

Il fatto di controllare di tanto in tanto se le cose così come sono risultino ancora funzionali alle tue necessità è importante.

Perché magari le cose sono cambiate un po’ alla volta e tu ti sei adattato, senza accorgerti che è tempo di cambiare qualcosa, sì proprio ora 😉

Quindi, in sintesi, ecco perché ti dico che di tanto in tanto vale la pena valutare se come gestisci il tuo tempo e il tuo spazio funziona ancora o se puoi fare qualcosa, anche di minimo, per migliorare la tua organizzazione.

Come fare questa cosa?

Due consigli veloci, anzi tre 😉

 

PARLA ALLA VERSIONE SCIOCCA DI TE

Come già ti raccontavo qui, a volte per vedere se le cose funzionano, è utile far fare a un estraneo quello che facciamo noi o pensare a noi stessi un po’ sciocchi e ripercorrere passo passo le nostre procedure di lavoro o i nostri ragionamenti per capire se l’organizzazione è a prova di bomba, o di sciocco per l’appunto.

Questo vale per la gestione di archivi e dati e per l’organizzazione di spazi.

 

CAMBIA PROSPETTIVA

Di tanto in tanto è utile sedersi in un punto della casa o dell’ufficio che frequenti poco per vedere come vedono le cose gli altri, i tuoi clienti, i tuoi ospiti. Questo ti farà vedere se c’è armonia e se le cose funzionano in un modo inusuale.

Questo vale per gli spazi.

 

CHIEDITI QUANDO HAI USATO QUELLA COSA L’ULTIMA VOLTA

Non vuol dire poi eliminarla, ma semplicemente chiedersi se effettivamente te la sei dimenticata e vale la pena darle un po’ di vita o se non la vuoi proprio più!

Questo vale… per tutto!

 

Ecco quindi che il cambiamento fa parte della nostra vita, ne è fluidamente impregnato e, anche se noi non ce ne rendiamo conto, cambiamo molto spesso, solo in modo, per l’appunto, fluido, non netto.

Ed è per questa ragione che ogni tanto capita che a livello organizzativo le cose stridano e non funzionino più. Che l’agenda che hai sempre usato non ti sia più di supporto, che il metodo per organizzare la giornata non sia più così efficiente, che tu faccia più fatica a trovare le cose nei cassetti.

Sfrutta le tre idee che ti ho dato per fare un rapido controllo e se vuoi andare un po’ più in profondità, io sono qui, possiamo fare il check insieme!

 

 

Photo by Linus Nylund – Unsplash
Mutazioni funzionali

Mutazioni funzionali

“Fare ordine attorno a sé sentire ordine dentro di sé”

Questa frase di Dominique Loreau mi ha da sempre ispirata.

Quando ho cominciato il mio percorso da Professional Organizer ho iniziato a chiedermi quale fosse il mio ambito di lavoro e, soprattutto, quale potesse essere il modo di applicare al meglio il mio talento organizzativo per poter aiutare le persone che si rivolgono a me.

Non è stato un percorso facile e devo dire che è stato ad un certo punto c’è stato proprio un cambio, una vera mutazione.

E per spiegartelo parto proprio dalla frase che ha aperto questo post e che mi ispira.

Credo che stare un ambiente funzionale, piacevole, dove ci sono solo cose che ci servono e ci piacciono ci faccia stare meglio e ci permetta di vivere come desideriamo. In questo senso non sottovaluto mai gli spazi di casa, a partire dall’armadio. Perché è da questi spazi che si comincia e sceglie come vogliamo essere nei confronti degli altri e di noi stessi. Non si tratta di dire “una cosa vale l’altra”, ma piuttosto di “come voglio sentirmi oggi”. E quale può essere la risposta migliore se non “la mia migliore versione”?

Così una buona organizzazione della cucina ci permette di aver voglia di cucinare e di prenderti cura di te, oltre a rendere alcuni compiti noiosi più efficienti e piacevoli, come preparare il pranzo se poi lo porti con te al lavoro o gestire bene una nuova dieta alimentare.

Ma come mai te lo racconto e poi io non mi occupo di tutte queste cose?

Non certo perché non siano importanti, e se avessi bisogno di un consiglio su chi appoggiarti per questi aspetti organizzativi, sarò felice di suggerti dei nominativi di colleghi e colleghe preparati ed efficaci.

Ma a un certo punto, ho capito che tutti questi aspetti non potevano essere parte dei miei servizi e la mutazione è scattata dalla consapevolezza che, per fare bene il tuo lavoro, devi concentrarti su ciò in cui sei più efficace e utile.

I principi organizzativi che sono alla base della gestione dello spazio, sono gli stessi per la gestione del tempo, dei progetti e quindi di tutto ciò che ha a che fare con il tuo lavoro. Ma il modo in cui li condivido con te, il modo in cui li rendo tuoi, beh… qui è tutta un’altra storia.
E qui è stata la vera mutazione. Lavorando con i clienti mi sono accorta di riuscire a entrare in sintonia con i meccanismi che regolano la gestione dei progetti e del lavoro, di trovare il modo di risolvere un’inefficace pianificazione, di riuscire a passare dal dire al fare nella produttività personale e nella gestione del tempo, ed ecco che… ho capito: perché disperdere le mie energie? Per non focalizzarmi e crescere su questi aspetti?

Mi dovevo però alleggerire da tutto il resto per concentrarmi sui servizi più utili ed efficaci, quelli nei quali il mio studio e la mia passione potevano realmente fare la differenza.

Possono sembrare dei piccoli cambiamenti, ma di fatto questo genere di decluttering orientano il tuo lavoro e la tua produttività.

Quindi, di tanto in tanto… bisogna capire cosa lasciar andare.
Cosa significa in termini lavorativi? vuol dire fare a meno di ciò che non ti fa essere il meglio di te, di quei lavori che sai che sai fare, ma che non ti fanno sentire realizzato, utile e non ti fanno crescere.

Sì certo ci sono comunque mansioni di lavoro che non ci piacciono e che dobbiamo fare, ma non sono certo il tuo “core business”.  Su quello devi lavorare per impiegare al meglio il tuo tempo e le tue energie.

E se non sai come iniziare, prova a riordinare la scrivania, perché sembra strano, ma funziona proprio così, riordina il tuo spazio fisico, vedrai che piano piano anche quello mentale ritroverà le sue priorità.

Alleggerisciti, e che mutazione sia!

Quella che il bruco chiama fine del mondo, il resto del mondo chiama farfalla.
(Lao Tzu)

Photo by Sander Mathlener – Unsplash

Mutazione, errore o evoluzione?

Mutazione, errore o evoluzione?

Un post il primo giorno dell’anno e pure il primo post del blog per il 2021! Che responsabilità!

Il primo giorno dell’anno è un giorno di festa, spesso ricco di aspettative e di cambiamento, come se nella notte tutte le cose che non ci sono piaciute dello scorso anno potessero svanire in un attimo e da oggi avessimo di fronte un intonso foglio bianco. Forse sarebbe bello, ma sarebbe davvero utile?

Facciamo un passo indietro. Forse lo hai scoperto, forse no, il primo post dell’anno è sempre dedicato ad un principio ecologico. E quest’anno vorrei parlarti di mutazione. Proprio quella che tante volte vorremmo nella notte di San Silvestro.

Se ne sente parlare in termini negativi in questi giorni per l’ennesima variante del virus, sempre più pericolosa e soprattutto sconosciuta. Diciamo che l’aspetto del poco noto fa sempre paura e in questo caso a giusta ragione.

Ma cos’è la mutazione per la natura? È un errore. Per un caso strano, totalmente imprevisto, nella riproduzione di una coppia di individui qualcosa va storto e nasce un nuovo organismo diverso, non uguale ai genitori.

Ora questo elemento di discontinuità può voler dire la fine dell’individuo stesso. Pensa al primo animale albino: non più mimetico, incapace di proteggersi dal sole e probabilmente non riconosciuto dai suoi simili. Lui sì che deve aver avuto vita dura…

Pensa ora alla prima giraffa dal collo un po’ più lungo della precedente, capace di arrivare un po’ più in alto, verso delle foglie più tenere, che nessuno poteva rubare…

Come vedi c’è sempre un rovescio della medaglia. Un evento apparentemente negativo, un errore, in verità può portare ad una novità fruttuosa e positiva. Quando la mutazione porta a un migliore successo di vita e capiterà sempre più spesso allora ci sarà un evoluzione nella specie.

Così succede anche nella nostra vita. Quello che ti capita oggi, o che ti è successo nell’anno appena terminato o che accadrà nel prossimo può essere considerato come una mutazione.
E questo implica che l’inizio non sarà facile e probabilmente vedrai solo barriere e impedimenti, ma, come dire… sentiti un po’ giraffa!

Quello che vorrei dirti oggi è che quando si parla di organizzazione si pensa sempre che le cose poi debbano essere perfette e ordinate. Invece non è assolutamente così, l’organizzazione è tutt’altra cosa, è ciò che ti mantiene la mente aperta quando arriva l’errore, l’imprevisto, che ti fa rientrare nell’equilibrio anche quando arriva qualcosa che per un momento lo cambia… la mutazione per l’appunto.

L’anno passato mi ha riservato un sacco di mutazioni: cambio di stile di lavoro e un po’ di stile di vita a causa della pandemia. Ma ci sono stati anche piccoli cambi operativi che mi hanno fatto fare un passo in più.

Non pensare sempre ai “grandi concetti nella vita”, i cambi sono anche le piccole cose:

  • un errore nell’archiviazione che ti fa capire che le tue categorie sono migliori se diverse;
  • un modo diverso di utilizzare il programma che hai sempre usato che ti fa scoprire qualcosa di nuovo;
  • un appuntamento segnato in modo diverso che ti aiuta a capirne il carico di lavoro;
  • un modo diverso di organizzare la scrivania che ti permette di vedere più cose contemporaneamente.

Datti la libertà di sbagliare, di cambiare, di mutare.


E questo è ciò che vorrei condividere con te… perché la mutazione, nel lungo periodo porta all’evoluzione.

E tanto più hai organizzato il tuo lavoro e i tuoi spazi, tanto più potrai dare spazio a possibili cambiamenti, perché avrai la serenità di arrivare comunque dove ti sei prefissato, avrai dei buoni momenti di revisione e dei tempi adatti a valutare le novità. Questo è lo scopo dei miei percorsi di organizzazione, darti modo di vivere il tuo tempo e, se lo desideri, di cambiare, di mutare.

E quale migliore periodo dell’anno per mutare se non quando c’è aria di nuovo?
E’ il primo giorno dell’anno, che dici, non è forse il momento giusto per cominciare? Ti aspetto! Contattami!

Photo by Pieter van Noorden – Unsplash