Il GTD è una delle tecniche di produttività che preferisco, trovo sia completa e davvero utile se applicata nella sua completezza. Va molto di moda e quindi ci sono molte App e software che ti aiutano a schematizzare le cose che devi fare nei vari step. A mio avviso, sono molto belle, ma poco costruttive, nel senso che richiedono molto tempo nell’organizzazione, che poi risulta perfetta e magari graficamente impeccabile, ma che non necessariamente porta al risultato sperato.
Applicare interamente il GTD è complesso e richiede tempo, ma dà anche molto soddisfazione.
Vediamo oggi una versione semplificata che ti può essere d’aiuto in tante piccole azioni quotidiane.
Partiamo dalle fasi.
1. RACCOGLI
Questa è la fase più difficile da fare perché richiede molta autodisciplina. È infatti molto difficile essere certi di raccogliere proprio tutti gli input in un unico inbox. Si tende a dimenticare qualcosa, o a creare più punti di raccolta: non fare quest’errore e porta pazienza, fidati, metti tutto insieme. E quando dico tutto, intendo tutto: sia in ambito personale sia in ambito lavorativo, perché come sempre tu sei un’unica persona. Se pensi sia troppo grande per starci fisicamente, metti un foglietto con la scritta equivalente.
2. ANALIZZA
Cosa significa analizzare? Significa valutare tutti gli input, uno alla volta e decidere il da farsi. Anche qui la tentazione di mettere da parte un compito difficile e passare al successivo è forte, ma credimi, il trucco è proprio questo, prendere un elemento per volta e scegliere, senza procrastinare la decisione.
Qui hai varie opzioni, e la prima è chiedersi: “mi interessa, mi serve?” Se la risposta è no, si elimina direttamente e si passa al successivo.
Se la risposta è sì, ecco la seconda domanda che devi farti: “ci devo fare qualcosa?” Se la risposta è no, l’elemento si archivia, e qui si apre un mondo del GTD, che magari sarà argomento di un altro post, intanto tu curiosa tra quelli con il tag “archivio”.
Se la risposta alla domanda “ci devo fare qualcosa?” è “sì” ecco che arriva l’ultima domanda: “ci metto meno di due minuti a farla?” Se sì, falla e basta e poi archivia o elimina l’elemento.
Se la risposta è no, mettila nella lista delle cose da fare e passa all’elemento successivo.
Fai quest’analisi per tutti gli elementi, uno alla volta, fino alla fine.
Di fatto non hai ancora agito, ma ti sei liberato di un sacco di cose che non ti interessano e sulle quali non devi fare nulla, oltre a tutte quelle da meno di due minuti… e vedrai quante sono!
La “regola dei due minuti” è una piccola grande regola, che ti rende molto efficiente e ti permette di chiudere un sacco di cose in sospeso, falla tua!
3. VERIFICA
Ora puoi prendere in mano la lista delle cose da fare che è nata dal punto precedente, e cioè ti tutte quelle cose che ti interessano, sulle quali devi fare qualcosa e che ti richiedono più di due minuti.
Non ti resta che verificare il tempo e l’energia che hai a disposizione e decidere quali fare al momento. Anche qui il GTD prevede un’analisi più approfondita, ma per ora, già fare quanto ti dico è utile per passare all’azione in modo produttivo ed efficace.
4. AGISCI
Finalmente è il momento di passare all’azione! Fai le cose della “short list” del punto tre!
Il GTD, come ti dicevo, è in realtà una tecnica complessa che richiede metodo, revisione e un buon supporto di archivi, ma già facendo questa semplice sequenza potrai aiutarti in tante situazioni.
Ad esempio?
- nello smistare la posta cartacea;
- nel leggere le mail;
- nel decidere le tue priorità lavorative quotidiane;
- nel valutare una serie di proposte lavorative.
E perché no anche a casa:
- nel gestire le faccende domestiche;
- nel gestire l’archivio di casa.
Come vedi è un piccolo grande evergreen, tutto sta nel fare propria la procedura e applicarla passo passo!
E tu cosa aspetti?
Inutile dire che per il livello più approfondito, ci sono io ad aiutarti, chiamami!