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Serve un App? No, grazie

Serve un App? No, grazie

Questo mese ti ho parlato di App per aiutare il tuo flusso di lavoro, per annotare e ricordare.

C’è una cosa però per la quale secondo me le App non hanno granché senso e sono le App per la produttività.

La produttività in verità dipende da tante cose alle quali non pensiamo come la gestione dei file, la pianificazione, la comunicazione tra colleghi e collaboratori, ma so che in questo momento pensi alla produttività come tecnica di lavoro.

In tal senso penso ad esempio alla Tecnica del Pomodoro e al GTD. Non voglio parlare ora di queste tecniche perché meritano tempo e spazio, ma quello che voglio condividere con te è il fatto di non lasciarti ingannare dalle App che ti aiutano a fare questo.

Una volta che hai conosciuto queste tecniche e le hai fatte tue, non ti occorre uno strumento digitale per portarle avanti. Nel caso del pomodoro ad esempio, carta penna e timer sono più che sufficienti. Per un buon GTD invece un’App non è sufficiente, perché è più uno stile di vita, un modo di approcciare il lavoro.

E come ultimo punto aggiungo anche la matrice di Eisenhower ,che spesso vedo essere usata come sistema per gestire gli impegni, ma che trovo invece sia un sistema per avere consapevolezza delle cose, ma non un metodo per aiutare la produttività quotidiana.

Quindi oggi il post è vuole essere un inno alla semplicità, al fatto che a volte non serve un programma, un App e via dicendo, spesso carta, penna e intelletto bastano.

Questo te lo dico perché spesso capita poi di passare più tempo ad aggiornare i database e i dati nel web che a lavorare sul serio.
Quindi il mio consiglio è:

fai tua la tecnologia, ma non smettere di chiederti se ti è utile o meno, se ti sta portando via più tempo di quello che ti è necessario per lavorare e passare all’azione.

E se proprio vuoi rimanere focalizzato ecco l’App che fa per te: Freedom
Blocca i siti e le app che possono distrarti mentre lavori.

E tu, sei d’accordo con me?

Photo by Denise Jans – Unsplash

la struttura ideale

la struttura ideale

Nei corsi sulla pianificazione arrivo a proporre una struttura ideale della settimana, con una generica suddivisione delle attività e credo che sia molto importante, oggi ti racconto perché.

Se ti chiedo qual è il prossimo posto dove vuoi andare in vacanza, probabilmente, se è un po’ che ci pensi o hai delle preferenze definite, mi risponderai subito, ma se non ci hai mai pensato, potresti metterci un po’ per rispondermi, potresti poi darmi diverse opzioni e alla fine fare la tua scelta.

Pianificare è un po’ così, all’inizio c’è un foglio bianco

con un mese, un anno, una settimana e sta a te decidere cosa va dove.

Questo è un momento speciale, pieno di infinite potenzialità, con tante possibilità!

Talmente tante che all’inizio è difficile scegliere come iniziare, cosa metterete come primo punto fisso. Perché da quello poi andranno a cascata tutti gli altri.

Quindi scegliere di occupare un giorno con appuntamenti e non con il tempo dalla tua formazione, ad esempio, ti impediscono poi di partecipare a un corso in quella giornata e viceversa.

Per questa ragione credo che essere consapevoli degli impegni che abbiamo in modo ricorrente nella settimana, delle scadenze imminenti, e soprattutto delle diverse tipologie di lavoro che affrontiamo sia indispensabile per capire come pianificare meglio il nostro tempo.

Quanto tempo ti serve per il lavoro di back office nella tua settimana? E cioè quanto tempo devi dedicare ad esempio alla segreteria, alla fatturazione, all’esecuzione di tutte le faccende pratiche che stanno dietro al tuo lavoro? Questo è quello che chiamo “back office”.

Quanto è il tempo che dedichi al tuo lavoro di concetto o creativo? E cioè al tempo che è del “vero lavoro” di creazione di contenuti, prodotti e via dicendo?

Se hai idea di quanto tempo dedicare alle varie attività e crei una settimana tipo, un mese tipo, poi sarà più semplice pianificare la settimana reale partendo da dei capisaldi che ti aiuteranno.

Allo stesso tempo ti permetterà di essere flessibile, modificando l’ordine delle giornate, ma non la somma e quindi il risultato.

Quindi nella tua agenda ideale saprai che ad esempio dovrai dedicare almeno tre giornate al mese alla pianificazione social, poi in quella reale deciderai se saranno i primi tre giorni del mese o un giorno a settimana. Così potrai stabilire come alternare le giornate di appuntamenti e quelle dedicate al lavoro di scrittura, o al tuo tempo libero!

Vuoi provarci anche tu? Ecco il corso che fa per te! Vai a curiosare 😉

Photo by Annie Spratt – Unsplash

La pianificazione dà flessibilità

La pianificazione dà flessibilità

La pianificazione serve per avere una maggiore flessibilità. Ti pare un controsenso vero? Ora cerco di farti capire ciò che intendo.

Se ti chiedessi se puoi permetterti un giorno di ferie o no, sapresti rispondermi? Probabilmente di getto mi diresti no. E, infatti, uscire dalla routine della giornata di lavoro “classica” è più difficile di quello che sembra.

Spesso siamo rassicurati dal fatto di avere davanti un tempo di lavoro definito e chiaro, magari anche lungo, tipo otto ore, nel quale possiamo portare a termine una serie di compiti di lavoro senza necessariamente organizzarli. Non pensiamo, infatti, che quello è un tempo che possiamo gestire a monte e riorganizzare anche in base anche alle esigenze dell’ultimo minuto.

Se capitasse che un caro amico venisse a trovarti e ti chiedesse passare il pomeriggio con lui, saresti in grado di dirgli di sì, senza però pensare “oddio, poi sarò indietro con tutte le cose che devo fare entro domani”?

Bene, la pianificazione ti serve proprio a questo.

Perché se è correttamente pensata a monte, può definire un numero corretto di momenti necessari a portare a termine quel compito, e quindi ti permette di spostarli, rivederli, riorganizzarli, portando comunque a casa il risultato.

Per questo è importante che nella tua pianificazione ci siano tutte le parti che portano a creare un progetto e non solo una voce generica.

Mi spiego meglio, facciamo l’esempio che tu debba preparare un intervento per un convegno. Per fare questo ci saranno tante cose da fare: pensare alla struttura, fare le ricerche del caso, preparare il discorso, fare le slide, rivederle, provare l’intervento e via dicendo.

Se nella tua agenda non hai chiaramente indicato tutte queste attività, ma solo il generico “convegno” è molto probabile che, quando ti metti a lavorare, tu non sappia cosa fare di preciso in quel momento e che ogni volta tu ti chieda a che punto eri arrivato e che cosa c’è da fare.

Inoltre, se le tue attività non sono anche definite nel tempo necessario a farle, se cioè non hai pensato a quanto tempo ci metti per farle, è altrettanto facile che rimangano a metà o vengano procrastinate perché ti ritrovi ad affrontarle quando non hai sufficiente tempo per farle dall’inizio alla fine.

Quindi, una volta che hai identificato le parti del tuo progetto, pianificale quanto più realisticamente possibile, in termini di tempo e momento del giorno ottimale, ricordi vero che le cose più difficili vanno messe quando hai più energia? 😉

E in più puoi definire cosa puoi fare prima e dopo in base al tempo che avanza, e, nel caso ti venga a trovare un amico o capiti un’urgenza, sarai in grado di adattare la tua pianificazione più facilmente, perché è sposterai in blocco la tua pianificazione.

Questa è quella che io chiamo la pianificazione a blocchi, che, molto in sintesi, ti consente di spostare come dei mattoncini lego, la struttura della tua costruzione.

Ti permette quindi di ottenere lo stesso risultato, spostando le parti, quindi ti consente di essere flessibile.

Ti permette di avere il quadro della situazione più chiaro ed essere consapevole di cosa hai da fare e di come vada disposto nel tuo tempo, e, quindi, ti permette di spostarlo e affrontarlo con più elasticità. 

Non è forse meglio dedicare a un caro amico un pomeriggio rilassante senza distrarsi pensando a cosa c’è da fare in ufficio, non credi?

Photo by Siora – Unsplash

Superman e Super Pippo

Superman e Super Pippo

Quante cancellature ha la tua agenda?

Lo ammetto, io ho diverse settimane nelle quali ce ne sono parecchie… sono quelle nelle quali mi sento Wonder Woman o forse sono un po’ super Pippo e cioè un po’ distratta.

In ogni caso, la radice del problema è sempre la stessa… e cioè significa:

pianificare senza fare i conti con il tempo.

Sembra un gioco di parole, ma questa è la pura e semplice verità.

Nell’arco della giornata vuol dire non considerare che c’è un tempo dell’imprevisto, di una telefonata in più, di un momento in cui non hai proprio voglia di fare ciò che devi fare.

Oppure potresti scordare i tempi necessari a iniziare e finire qualcosa, ad esempio quelli necessari a preparare una riunione, quando in agenda hai fissato solo quello della riunione stessa. Questo vuol dire fare il Super Pippo della questione.

Infine, in piena sindrome da supereroe, Superman o Wonder Woman che sia, pensi di riuscire a fare tutto in metà del tempo che normalmente impieghi a fare quella cosa.

Come vedi per distrazione o per aver perso i super poteri… poi fai i conti con la brutta sensazione di non essere stato in grado di fare ciò che desideravi e magari pensi anche di non aver fatto nulla, quando hai solo fatto un errore di strategia!

Quello che vorrei farti capire è che se succede un giorno ogni tanto, beh, pazienza… siamo tutti umani, ma se succede a livello di pianificazione annuale o mensile… beh, questo è un bel problema!

Cosa intendo? Che se fai le dovute proporzioni significa

pianificare pensando di avere sempre il 100% del tempo libero.
E non è così.

Una buona pianificazione toglie:

  • il tempo del riposo (vacanze e simili, perché le hai segnate in calendario, vero?)
  • il tempo dell’imprevisto (quello di cui ti ho raccontato prima)
  • il tempo della routine

Cosa intendo con quest’ultima voce? Che l’errore che vedo fare più di frequente è proprio questo: pianificare il mese o l’anno come se si potesse partire a mille, da subito, senza considerare che comunque ci sono una serie di attività che vanno avanti, come i progetti già in corso ad esempio, o che fai abitualmente, e cioè tutte le attività di routine che comunque potano via tempo ed energie.

Quindi quando pensi ai tuoi grandi progetti

prima di tutto considera cosa stai già facendo e quanto tempo “ti avanza”

per ogni giorno, settimana o mese che sia e sul quel tempo stila la reale pianificazione del tuo progetto. Solo così facendo potrai di fatto rendere la tua pianificazione a medio e lungo termine (cioè mensile e annuale) realistica e fattibile.

Altrimenti penserai… “Eh questo progetto lo dovevo finire un anno fa!”

Vuoi iniziare a pensare alla tua pianificazione? Ecco il corso che fa per te!

Photo by Dakota Corbin – Unsplash

Un trucco che non funziona

Un trucco che non funziona

Mi sono svegliata alle 7.00, ho pensato un minuto solo… mi sono alzata e in cucina l’orologio segnava già le 7.15, caspita sono in ritardo, devo muovermi! Corro in bagno e per fortuna quando esco l’orologio è confortante 7.30, due minuti, mi vesto ed esco, prendo il cellulare… e… mio Dio! Sono le 8, ecco sono in ritardo, ma com’è possibile? Avevo messo tutti gli orologi avanti apposta!

Ecco in sintesi un trucco che non funziona.

Capita anche a te? Se ti succede, stai leggendo il post che fa per te.

Il problema è in verità molto semplice, puoi cercare di ingannarti quanto vuoi ma il tempo è una risorsa finita, e quindi non se ne creerà mai di nuovo dal nulla, anche se sposti in avanti un orologio per ingannare la tua mente.

E per farmi capire meglio ora di do qualche ragione sul perché questo trucco non funziona.

Perdi più tempo a fare i conti che a sapere semplicemente che ore sono

Ci hai mai pensato? Se hai un orologio avanti e hai messo tu 4 minuti in più, sai di averlo fatto e quindi ogni volta guardandolo farai comunque il conto dei minuti esatti, per capire se sei in tempo o meno. Ogni tanto, sovrappensiero, il conto può essere sbagliato e quindi ti fai un doppio danno, tanto vale tenere l’ora giusta e piuttosto controllare una volta in più.

Se uno dei tuoi orologi è il cellulare, si aggiorna da solo

Quindi, stai attento, perché quando esci di casa potresti scoprire di essere veramente in ritardo. L’ora sincronizzata non mente, quindi se anche in casa ti metti gli orologi in avanti, poi dovrai comunque fare la resa dei conti… e se sei un ritardatario, motivo per il quale metti in avanti l’ora, beh… il cellulare non sarà certo un alleato.

È difficile usare un solo strumento per tenere il tempo

Quindi se ne metti avanti uno, lo dovrai fare per tutti e della stessa quantità di tempo. Diciamocelo… non è forse una perdita di tempo?

Quindi come vedi il trucco dell’orologio avanti funziona poco per evitare il ritardo.
Ecco quindi qualche suggerimento concreto per ottenere lo stesso risultato, cioè per tenere d’occhio il tempo, senza perdere tempo (scusa il gioco di parole ma ci stava proprio):

  • Svegliati cinque minuti prima. Lo so, non è quello che volevi sentirti dire, ma è l’amara verità. Prima cominci prima finisci… e poi al massimo hai cinque minuti in più per riposare, meglio di doverne recuperare cinque, no?
  • Considera di dover uscire almeno 5/10 minuti prima dell’orario stabilito, così anche se dimentichi una cosa (sì la colpa è sempre dell’ultima cosa da fare prima di uscire) hai comunque una piccola riserva di tempo.
  • Sovrastima il tempo per raggiungere un luogo, l’imprevisto è sempre dietro l’angolo.
  • Fatti trovare preparato: non lasciare le cose all’ultimo, soprattutto se richiedono 5 minuti. Perché 5+5+5… ecco dove nasce il ritardo!
    A cosa mi riferisco? Al fatto di preparare la borsa la sera, la merenda per i figli per la giornata di domani, le cose per la cena, lo scrivere l’ordine del giorno per la riunione di domani… potrei andare avanti con altre mille cose, sono tutte quelle piccole cose che nell’accumularsi creano il ritardo.
  • Utilizza più orologi, così sarà più facile controllare il passare del tempo e non lasciarsi sfuggire i 5 minuti. A casa aggiungine uno in bagno e in ufficio uno anche nella stanza dove fai le riunioni o le telefonate, se non hai il pc a portata di “vista”.

Prova a trovare quello che fa per te o applicali tutti, e fammi sapere come va.
Raccontami anche quali sono i tuoi trucchi per tenere d’occhio il tempo, allunghiamo insieme questa lista!

Foto by Bruno Figueiredo – Unsplash