I tempi dimenticati

I tempi dimenticati

Hai presente quando fai i conti al secondo per prendere treno, sali, ti siedi e pensi: “ora posso respirare…” e poi ti rendi conto che avevi pensato di prendere una bottiglia d’acqua sulla via della stazione, ma eri troppo di fretta e hai lasciato perdere e ora senti la gola secca, tanto secca.

Beh, ecco… questo è quello che succede quando si fanno male i conti dei possibili imprevisti o quando ci sono troppe cose a cui pensare. E la stessa cosa succede anche per la pianificazione.

Uno dei miei lavori è proprio quello di riprendere in mano la pianificazione di un progetto per capire dove si sono arenate le cose e nel tempo mi sono resa conto che a volte ci sono dei tempi dimenticati che purtroppo rendono inefficaci i progetti, o meglio la pianificazione del progetto.

Quali? Ora te lo racconto:

i tempi di cortesia

I tempi che servono a rispondere alle mail, a mandare i preventivi a valutare i servizi. Quando si parla di pianificazione la si pensa come istantanea: oggi si parte e tutti lavoreranno subito e solo per questo, quindi non appena io farò una richiesta arriverà una risposta e potrò procedere con il passo successivo. Purtroppo non è sempre così.

I tempi di sedimentazione

Le idee, i progetti, i brainstorming hanno bisogno di riposare e, proprio come l’impasto della pizza, essere lasciati tranquilli per un po’, solo così lieviteranno e daranno un gran risultato. Certo non si può aspettare troppo, anche la pizza diventa acida, ma nemmeno si può sempre ricorrere al lievito istantaneo… fa male allo stomaco 😉
Quindi prevedi dei tempi per lasciar riposare le idee e per rivedere quello che hai fatto, così sarai convinto del tuo lavoro e non perderai spunti importanti che nascono proprio dal lasciar riposare le idee.

I tempi del lavoro

Si pianifica pensando ai nostri tempi di azione, ma non è detto che tutti lavoriamo allo stesso ritmo. Se il compito è mio so quanto tempo ci metterò, ma se la stessa cosa la fa qualcun altro, non è detto che il mio tempo sia corretto, dovrò chiedere alla persona che è responsabile del compito quanto tempo prevedere.
Quindi quando si stimano i tempi dei progetti, sono giusti quelli di chi è direttamente responsabile di quell’azione. L’unica controindicazione potrebbe diventare l’essere in anticipo.

Purtroppo i tempi dimenticati sono tanti, ma già considerare questi è un buon inizio.
E tu li consideri nella tua pianificazione, nei diagrammi di Gantt e nelle varie attività? Quali sono i tempi per te più importanti?

Raccontamelo nei commenti!

Una riunione può essere divertente?

Una riunione può essere divertente?

Probabilmente pensi di no, eppure a volte può succedere che lo sia. E oggi voglio proprio darti dei suggerimenti per provare a far diventare divertenti anche gli incontri tra colleghi.

  1. Porta dei dolcetti, della frutta, del caffè, rendi la tua riunione più conviviale.
  2. Crea un ordine del giorno che non sia una scaletta, ma qualcosa di più divertente: un disegno, un insieme visuale di punti, un diagramma a torta!
  3. Cambia luogo: fai una riunione in un posto insolito e più piacevole. Non vale la pena farlo sempre, ma se è una bella giornata perché non uscire in giardino o per una volta trovarsi per un caffè? Se si tratta di discutere qualcosa, di far venire fuori idee, può essere molto utile. Ovviamente non è il caso di farlo se c’è bisogno di grafici, pc, materiali ingombranti o di un ambiente silenzioso.
  4. “Usa” il luogo dove fai la riunione: appendi alle pareti i concetti chiave che stai esprimendo, utilizza il tavolo per raccogliere domande con i Post-it, crea spazi diversi per argomenti diversi. Lo spazio non è solo una stanza che ti accoglie: ogni parete e superficie può avere un ruolo attivo nella discussione.
  5. Fai in modo che le persone possano spostarsi durante la riunione così da cambiare di volta in volta prospettiva, non chiudersi nella propria nicchia e lavorare in piccoli gruppi con persone che non siano sempre le stesse. Di tanto in tanto scardinare le abitudini porta una ventata di aria fresca!
  6. Fai pagare un pegno in termini di cioccolatini da offrire, commissioni da fare per chi per primo fa squillare il telefonino in riunione, a chi controlla le proprie mail, a chi arriva in ritardo.
  7. Utilizza un nuovo modo per far interagire le persone durante le riunioni, ad esempio facendo loro costruire con mano i propri progetti usando delle simboliche costruzioni.
  8. Fai scattare un timer quando il tempo per ogni argomento è concluso. Usa questa tecnica con moderazione e con un pizzico di gioco, altrimenti può risultare stressante e controproducente.
  9. Durante le riunioni di brainstorming, fai in modo che ci siano colori, carta e strumenti divertenti, non limitare la fantasia.
  10. Quando la riunione si chiude e tiri le somme, fai in modo di coinvolgere tutti in modo attivo, magari consegnando una versione alternativa dei punti emersi dalla riunione e dei compiti assegnati a ciascuno e magari prevedi un simbolico premio a chi raggiungerà tutti i compiti assegnati.

Ecco 10 spunti di riflessione su cosa puoi aggiungere a una riunione. Ovviamente non potrai applicarli tutti insieme, funzionano se ne metti uno ogni tanto e soltanto uno, il divertimento sta proprio nell’eccezione e nella novità.

Dovranno poi essere diversi a seconda del tipo di riunione: di certo un timer non funziona in una riunione di braistorming e allo stesso modo un pegno per il ritardo ad un meeting di conoscenza di inizio progetto..

Ma perché non fare lo sforzo di aggiungere un pizzico di divertimento al prossimo incontro?

Serve un timer?

Serve un timer?

Organizzazione e tempo, come farli andare a braccetto se non con un timer? Ma è davvero utile?

Oggi ti racconto tre occasioni nelle quali è utile imparare il settaggio dei tuoi allarmi, magari con una musica soft e dedicata, eliminando bip bip e vibrazioni 😉

Per focalizzare la mente

Non vuoi proprio dimenticare di chiamare qualcuno ad un’ora precisa? Vuoi non scordare una commissione? Hai il timore di dimenticare una ricorrenza?

Aiuta la tua mente a porre l’attenzione su ciò che è importante nel momento nel quale lo diventa: imposta un timer o un promemoria quando vuoi eseguire il tuo compito importante.

Così facendo sarai libero di pensare ad altro finché non suona e non avrai lo stress di tenere tutto a mente.

Per sollevare la mente

Tutte le volte che non vuoi pensare a quanto tempo hai ancora a disposizione, ma vuoi pensare solo a ciò che stai facendo, ecco che un timer torna in aiuto.

È sicuramente lo strumento principale per la tecnica del Pomodoro, che aiuta a mantenere focalizzata la nostra attenzione per ben 25 minuti, per poi regalarci 5 minuti di pausa.

A me però piace declinarlo anche in altre circostanze, ad esempio nella mia routine mattutina quando faccio un po’ di esercizi. Per potermi dedicare mente e corpo allo stretching faccio partire il timer, così ci pensa lui a farmi sapere quando il mio tempo è finito. È un modo per rilassarmi che mi permette di non continuare a controllare se c’è ancora spazio per un altro esercizio o meno.

Per risvegliare la mente

Gira e rigira comunque la sveglia è un timer.. che controlla per noi il tempo del sonno.

E gira e rigira per non essere sempre all’ultimo minuto non resta che alzarsi prima.

Quindi non devi fare altro che anticipare la tua sveglia mattutina. Non dico di dormire ore o mezz’ore in meno, ma già dieci o quindici minuti possono fare la differenza. Puoi, ad esempio, alzarti con più calma e non uscire di corsa.

Se vuoi più tempo, inizia prima 😉

E tu, per cosa userai il tuo timer?

Svuota la mente

Svuota la mente

La mente non è fatta per trattenere le idee, è fatta per crearle

Sintetica, chiara, forse un po’ fastidiosa, ma questa frase che ho sentito venerdì scorso ad una conferenza di David Allen, guru della produttività, mi ha ricordato quanto sia vera e importante.

Quante volte ci vengono in mente le cose nel momento meno opportuno? Quante volte mentre sei in riunione ti viene in mente che il caffè è finito? E allo stesso tempo a volte sei lì di fronte al foglio vuoto, senza sapere nemmeno la prima parola da scrivere?

Questo è il problema della nostra mente: quando ci affidiamo troppo solamente a lei, quando pretendiamo che ricordi tutto al momento giusto e nell’ordine giusto. La mente è un mondo fantastico, che può continuare a sorprenderti, ma devi fare in modo che lo possa fare. Come?

Scaricandola da tutti i pensieri 

Quindi armati ti carta e penna, di Keep, di un taccuino Moleskine, di Trello, di Evernote o anche di un foglio da riciclo… non ha nessuna importanza, è sufficiente che tu possa annotare i tuoi pensieri.

Quindi fai tutte le liste che ti possono tornare utili:

  • la lista delle cose da fare al lavoro
  • la lisa delle telefonate
  • la lista delle deleghe
  • la lista della spesa
  • la lista delle commissioni di casa
  • la lista della dispensa della casa in montagna
  • la lista delle ricette che vuoi sperimentare
  • la lista delle cose che devi comprare a tuo figlio
  • la lista dei viaggi che vuoi fare
  • la lista delle cose che non vuoi più fare
  • la lista delle persone che non senti da un po’ e che vuoi rivedere
  • la lista dei tuoi traguardi raggiunti
  • la lista dei libri che vuoi leggere
  • la lista delle cose che non hai mai fatto e che forse un giorno

Potrei continuare per almeno altre quaranta righe, ma il punto è:

svuota la mente, alleggeriscila

Fai in modo che queste cose siano annotate e che così facendo, siano utili al momento giusto. Utilizza un mezzo, non importa se è cartaceo o elettronico, del quale tu ti possa fidare e al quale affidarti, fino in fondo.

Così facendo la tua mente sarà rilassata, libera di recepire nuovi stimoli, di ascoltare ciò che accade e di far nascere nuove idee!

E tu lo fai? Raccontami come nei commenti!

A cosa servono le mail?

A cosa servono le mail?

Nel lontano 1971 Raymond Samuel Tomlinson, impegnato nello sviluppo della rete interna del dipartimento della difesa statunitense, mise in contatto le diverse unità tramite… una mail. “QWERTYUIOP” la prima riga della tastiera come messaggio e @ come simbolo tra usernamen e indirizzo.

Chissà se era consapevole del grande cambiamento epocale che stava generando, chissà se si sarebbe aspettato che nel 2018 la mail per molte persone non fosse solo un modo di comunicare, ma anche una fonte di stress. Oggi infatti la mail è ancora uno strumento di comunicazione, ma non solo….

Se il tuo in box è contiene un centinaio di mail, miste tra lette e non lette.

Se nelle ultime dieci c’è almeno un appunto su qualcosa da fare

Se la prossima settimana hai fossato un incontro, ma non l’hai appuntato sul calendario e per ritrovare la mail ne scorri almeno una dozzina.

Se nella seconda pagina del tuo in box c’è un link ad un bando che volevi leggere e che ormai è scaduto,

Se conosci almeno una di queste situazioni… continua a leggere!

Ci sono almeno 4 cose per la quali ci sono strumenti migliori della mail.

La mail non è una rubrica.

Ogni gestore di posta elettronica fornisce una rubrica dei contatti, che può essere via via sviluppata. Spesso per pigrizia non viene usata, così come non si usano i gruppi per l’invio ricorrente agli stessi destinatari. Non dico di farlo per tutti gli indirizzi e sempre, ma per quelli più frequenti sì. E poi in certi casi può essere davvero comodo, uno tra tutti? Il gruppo dei colleghi o degli iscritti ad un corso! 

Molti gestori ricordano gli indirizzi, Gmail ad esempio, e li suggeriscono mentre si inizia a digitare il campo dei destinatari. Quello che non devi proprio fare è non archiviare una mail perché vuoi avere a portata di mano un indirizzo. Copia e archivia l’indirizzo e di seguito la mail. Se poi hai memorizzato l’indirizzo, nulla ti vieta di cancellare la mail 😉

La mail non è il tuo calendario e la tua lista delle cose da fare.

Se hai fissato un appuntamento, segnalo nel calendario. Molte volte puoi farlo automaticamente per viaggi, prenotazioni e incontri. Sfrutta questa funzione e non tenere nel tuo in box una mail che ti ricorda l’ora della riunione. Segna l’impegno con data e ora e archivia (o cancella) la mail.

Allo stesso modo l’in box non è la tua to do list: copia i punti nella lista delle cose da fare, non importa che sia cartacea sulla tua scrivania o sia una bacheca di Trello o di Asana, basta che non sia nel tuo in box.

La mail non è una raccolta di idee “forse un giorno”.

Ti è mai capitato di avere in mente un’idea, voler ricordare un contatto, il nome di un posto dove hai mangiato e per non perderle l’informazione ti invii una mail o fai una bozza? Ora, visto che la fatica è fatta… perché non annotarlo direttamente in un taccuino di Evernote? O anche su Keep di Gmail? Così non dovrai scorrere le mail per ritrovare l’idea. Ad ogni cosa il suo posto 😉

La mail non è la raccolta di articoli interessanti che hai trovato in internet.

Ci sono tante applicazioni dove si possono raccogliere articoli e notizie che troviamo nel web. A me piace molto per la sua semplicità Pocket. E poi puoi spedire lì l’articolo senza lasciarlo nella mail? Così anche se non lavori dal tuo pc tutto andrà nel suo posto senza fatica e poi quando avrai un po’ di tempo potrai leggere direttamente tutti gli articoli che hai messo da parte.

E tu usi la mail anche per altre cose? Raccontamelo nei commenti.