Capita a tutti di lavorare in emergenza, con una scadenza troppo vicina, in balia dell’imprevisto o con un compito importante e urgente dell’ultimo minuto. Lo stress si fa sentire, l’errore è dietro l’angolo…
Come evitare di essere in balia degli eventi e mantenere comunque il controllo della situazione?
Usare lo stress in modo positivo!
Cosa vuol dire? Vuol dire che lo stress di per sé non è una cosa negativa, anzi, è uno stimolo, ma va sfruttato in questo senso senza che diventi troppo e da positivo si converta in negativo e quindi diventi un fattore immobilizzante.
Ecco tre consigli più uno che possono tornarti utili.
Il primo consiglio è sempre lo stesso: fai una cosa alla volta.
Non pensare che perché la scadenza si sta avvicinando è arrivato il momento di tirare fuori anche il vestito da super eroe. Il modo migliore per lavorare comunque in modo efficace e produttivo è proprio quello di fare una cosa alla volta, e come ti dico sempre, fino in fondo.
Il secondo è: rifletti sulle tue priorità.
Se avessi un’ora sola di lavoro, sono certa sapresti come investirla.
Con questo intendo dire che intimamente le priorità sono chiare, ma spesso avendo un buon tempo a diposizione capita di aggiungere molte cose, meno importanti, ma che involontariamente vengono considerate come prioritarie.
Ricorda ciò che dice David Allen: tutti avremo sempre più cose da fare del tempo che disponiamo, a noi la scelta di cosa tenere e cosa no.
Il terzo, viene da sé, ed è: concentrati e lavora bene.
Due sono le accezioni del terzo consiglio, la prima significa “aiutati a rimanere sul pezzo”.
Questo è assolutamente il momento di eliminare notifiche, telefonate extra e qualsiasi cosa possa essere per te una distrazione.
La seconda accezione è “lavora come lo sai fare”. Non è questo il momento di provare tecniche nuove, usare nuovi software, scegliere strade non note, sperimentare nuove ricette. Ho resto il concetto direi… tutti noi quando facciamo qualcosa che sappiamo fare bene, lo facciamo comunque più velocemente e con meno errori. Può non essere la strada migliore, ma in questi casi è la più efficace e spesso la più veloce.
Se invece è proprio il caso di fare qualcosa di nuovo, il suggerimento è quello di capire come fare, studiando le istruzioni da cima a fondo con attenzione, anche perdendoci un po’ di tempo in più per poi ripartire dall’inizio e agire.
Questa è pur sempre una forma di pianificazione e, se stai facendo una cosa nota la fai mentalmente, al contrario, se è una novità, apprendere tutte le informazioni necessarie prima ti aiuta ad avere un quadro più competo: leggere tutto il bando, vedere con attenzione un tutorial, arrivare in fondo alla mail di una convocazione… non è tempo perso, è tempo investito.
Non posso che chiudere ricordandoti il detto “fatto è meglio di perfetto”.
In questi casi l’efficacia è d’obbligo, quindi sì a lavorare bene, no a puntare alla perfezione con extra inutili. Raggiunto il risultato, fermati.
Fai tuoi questi quattro passi e ricorda che dopo un lavoro in emergenza è il momento di prendersi una pausa, una di quelle vedere. Poi a mente serena e tranquilla potrai analizzare quanto hai fatto e valutare se c’è qualcosa da fare meglio la prossima volta o, ancora meglio, cosa fare per evitare di essere in emergenza.
Non farti spaventare dall’emergenza, piuttosto impara a lavorare bene anche in questa occasione!
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Che tu sia in vacanza o meno… ogni tanto può essere utile far sapere che non ci sei.
Cosa intendo? Intendo che alla ricezione delle tue mail,
puoi far sapere che non sei al lavoro, o che leggerai le mail saltuariamente.
Perché lo ricordo? Perché, lo dico spesso, le mail non sono un mezzo di comunicazione istantaneo, ma spesso e volentieri si pensa sia il contrario e che a un messaggio si risponda nel giro di pochi minuti.
E invece la mail è proprio il mezzo per le comunicazioni che meritano la lettura con calma e quindi un adeguato tempo di riflessione per la risposta.
Per questa ragione ti consiglio di:
Comunicare il tuo orario di lavoro
Se hai piacere di far sapere quando lavori e quando no, metti nella firma il tuo orario di lavoro. Questo in particolare se hai un servizio che è disponibile solo certi giorni o se lavori part-time.
Le persone sapranno che rispondi nel tuo tempo di lavoro e che non ti sei scordato di leggere la mail.
Usare il risponditore automatico
Se non vuoi essere disturbato o se sei in vacanza dillo, non c’è nulla di male. Comunica semplicemente che non leggerai le mail, quando tornerai e, se necessario, un contatto per le urgenze. Magari non mettere come data di rientro il primo giorno, aggiungine uno, il primo ti servirà per leggere le mail arrivate.
Potresti personalizzare il testo aggiungendo un’immagine, una citazione o il link ai tuoi ultimi post! E se vuoi un’ispirazione diversa e farti una risata, leggi qui.
Bypassare le chat dei social
Ogni social ha la sua chat, ma se sai che non hai modo di leggere tutti i messaggi, è molto più semplice che sia tu a dire il mezzo con il quale vuoi essere contattato e quindi che metti anche in questo caso un risponditore automatico per dire che leggi saltuariamente quella chat e indica come invece preferisci essere contattato, magari via mail.
E poi per una vera vacanza non ti resta che togliere le notifiche!
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Questo mese ti ho parlato di App per aiutare il tuo flusso
di lavoro, per annotare e ricordare.
C’è una cosa però per la quale secondo me le App non hanno granché senso e sono le App per la produttività.
La produttività in verità dipende da tante cose alle quali non pensiamo come la gestione dei file, la pianificazione, la comunicazione tra colleghi e collaboratori, ma so che in questo momento pensi alla produttività come tecnica di lavoro.
In tal senso penso ad esempio alla Tecnica del Pomodoro e al GTD. Non voglio parlare ora di queste tecniche perché meritano tempo e spazio, ma quello che voglio condividere con te è il fatto di non lasciarti ingannare dalle App che ti aiutano a fare questo.
Una volta che hai conosciuto queste tecniche e le hai fatte tue, non ti occorre uno strumento digitale per portarle avanti. Nel caso del pomodoro ad esempio, carta penna e timer sono più che sufficienti. Per un buon GTD invece un’App non è sufficiente, perché è più uno stile di vita, un modo di approcciare il lavoro.
E come ultimo punto aggiungo anche la matrice di Eisenhower ,che spesso vedo essere usata come sistema per gestire gli impegni, ma che trovo invece sia un sistema per avere consapevolezza delle cose, ma non un metodo per aiutare la produttività quotidiana.
Quindi oggi il post è vuole essere un inno alla semplicità,
al fatto che a volte non serve un programma, un App e via dicendo, spesso
carta, penna e intelletto bastano.
Questo te lo dico perché spesso capita poi di passare più tempo ad aggiornare i database e i dati nel web che a lavorare sul serio.
Quindi il mio consiglio è:
fai tua la tecnologia, ma non smettere di chiederti se ti è utile o meno, se ti sta portando via più tempo di quello che ti è necessario per lavorare e passare all’azione.
E se proprio vuoi rimanere focalizzato ecco l’App che fa per te: Freedom
Blocca i siti e le app che possono distrarti mentre lavori.
E tu, sei d’accordo con me?
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Nei corsi sulla pianificazione arrivo a proporre una struttura ideale della settimana, con una generica suddivisione delle attività e credo che sia molto importante, oggi ti racconto perché.
Se ti chiedo qual è il prossimo posto dove vuoi andare in vacanza, probabilmente, se è un po’ che ci pensi o hai delle preferenze definite, mi risponderai subito, ma se non ci hai mai pensato, potresti metterci un po’ per rispondermi, potresti poi darmi diverse opzioni e alla fine fare la tua scelta.
Pianificare è un po’ così, all’inizio c’è un foglio bianco
con un mese, un anno, una settimana e sta a te decidere cosa va dove.
Questo è un momento speciale, pieno di infinite potenzialità, con tante possibilità!
Talmente tante che all’inizio è difficile scegliere come iniziare, cosa metterete come primo punto fisso. Perché da quello poi andranno a cascata tutti gli altri.
Quindi scegliere di occupare un giorno con appuntamenti e non con il tempo dalla tua formazione, ad esempio, ti impediscono poi di partecipare a un corso in quella giornata e viceversa.
Per questa ragione credo che essere consapevoli degli impegni che abbiamo in modo ricorrente nella settimana, delle scadenze imminenti, e soprattutto delle diverse tipologie di lavoro che affrontiamo sia indispensabile per capire come pianificare meglio il nostro tempo.
Quanto tempo ti serve per il lavoro di back office nella tua settimana? E cioè quanto tempo devi dedicare ad esempio alla segreteria, alla fatturazione, all’esecuzione di tutte le faccende pratiche che stanno dietro al tuo lavoro? Questo è quello che chiamo “back office”.
Quanto è il tempo che dedichi al tuo lavoro di concetto o
creativo? E cioè al tempo che è del “vero lavoro” di creazione di contenuti,
prodotti e via dicendo?
Se hai idea di quanto tempo dedicare alle varie attività e crei una settimana tipo, un mese tipo, poi sarà più semplice pianificare la settimana reale partendo da dei capisaldi che ti aiuteranno.
Allo stesso tempo ti permetterà di essere flessibile, modificando l’ordine delle giornate, ma non la somma e quindi il risultato.
Quindi nella tua agenda ideale saprai che ad esempio dovrai dedicare almeno tre giornate al mese alla pianificazione social, poi in quella reale deciderai se saranno i primi tre giorni del mese o un giorno a settimana. Così potrai stabilire come alternare le giornate di appuntamenti e quelle dedicate al lavoro di scrittura, o al tuo tempo libero!
Vuoi provarci anche tu? Ecco il corso che fa per te! Vai a curiosare 😉
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La pianificazione serve per avere una maggiore flessibilità. Ti pare un controsenso vero? Ora cerco di farti capire ciò che intendo.
Se ti chiedessi se puoi permetterti un giorno di ferie o no, sapresti rispondermi? Probabilmente di getto mi diresti no. E, infatti, uscire dalla routine della giornata di lavoro “classica” è più difficile di quello che sembra.
Spesso siamo rassicurati dal fatto di avere davanti un tempo di lavoro definito e chiaro, magari anche lungo, tipo otto ore, nel quale possiamo portare a termine una serie di compiti di lavoro senza necessariamente organizzarli. Non pensiamo, infatti, che quello è un tempo che possiamo gestire a monte e riorganizzare anche in base anche alle esigenze dell’ultimo minuto.
Se capitasse che un caro amico venisse a trovarti e ti chiedesse passare il pomeriggio con lui, saresti in grado di dirgli di sì, senza però pensare “oddio, poi sarò indietro con tutte le cose che devo fare entro domani”?
Bene, la pianificazione ti serve proprio a questo.
Perché se è correttamente pensata a monte, può definire un numero corretto di momenti necessari a portare a termine quel compito, e quindi ti permette di spostarli, rivederli, riorganizzarli, portando comunque a casa il risultato.
Per questo è importante che nella tua pianificazione ci siano tutte le parti che portano a creare un progetto e non solo una voce generica.
Mi spiego meglio, facciamo l’esempio che tu debba preparare un intervento per un convegno. Per fare questo ci saranno tante cose da fare: pensare alla struttura, fare le ricerche del caso, preparare il discorso, fare le slide, rivederle, provare l’intervento e via dicendo.
Se nella tua agenda non hai chiaramente indicato tutte queste attività, ma solo il generico “convegno” è molto probabile che, quando ti metti a lavorare, tu non sappia cosa fare di preciso in quel momento e che ogni volta tu ti chieda a che punto eri arrivato e che cosa c’è da fare.
Inoltre, se le tue attività non sono anche definite nel tempo necessario a farle, se cioè non hai pensato a quanto tempo ci metti per farle, è altrettanto facile che rimangano a metà o vengano procrastinate perché ti ritrovi ad affrontarle quando non hai sufficiente tempo per farle dall’inizio alla fine.
Quindi, una volta che hai identificato le parti del tuo progetto, pianificale quanto più realisticamente possibile, in termini di tempo e momento del giorno ottimale, ricordi vero che le cose più difficili vanno messe quando hai più energia? 😉
E in più puoi definire cosa puoi fare prima e dopo in base al tempo che avanza, e, nel caso ti venga a trovare un amico o capiti un’urgenza, sarai in grado di adattare la tua pianificazione più facilmente, perché è sposterai in blocco la tua pianificazione.
Questa è quella che io chiamo la pianificazione a blocchi,
che, molto in sintesi, ti consente di spostare come dei mattoncini lego, la
struttura della tua costruzione.
Ti permette quindi di ottenere lo stesso risultato, spostando le parti, quindi ti consente di essere flessibile.
Ti permette di avere il quadro della situazione più chiaro ed essere consapevole di cosa hai da fare e di come vada disposto nel tuo tempo, e, quindi, ti permette di spostarlo e affrontarlo con più elasticità.
Non è forse meglio dedicare a un caro amico un pomeriggio rilassante senza distrarsi pensando a cosa c’è da fare in ufficio, non credi?
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