Cosa hanno in comune decisioni e organizzazione? Molto e oggi vediamo perché.
La disorganizzazione è spesso frutto di una decisione rimandata. Non sono parole mie, ma le condivido in pieno, e in questo caso la parola disorganizzazione fa rima con disordine.
Quel disordine che però non è creativo, utile, ma al contrario fa sprecare energie, tempo e non ti da modo di mettere mano alle nuove idee.
Di cosa sto parlando?
Del tuo tavolo di lavoro ad esempio, o anche della mensola in entrata dove si accumulano posta, volantini, scontrini e… tutto ciò che non ha un posto.
Ecco il punto chiave: ciò che non ha posto.
C’è un buon detto P.O. che recita: “ogni cosa al suo posto e un posto per ogni cosa”.
E di fatto è proprio così, se tu sai già dove mettere qualcosa è molto facile che non crei disordine. Allo stesso tempo farai molto prima a trovarla perché sai già che la troverai nel suo posto dedicato.
Sembra una banalità, ma di fatto risolve molti problemi ed elimina quel disordine da superfluo che crea ingombro non solo sulla scrivania e negli spazi in generale, ma che non ti permette di lavorare al cento per cento sul compito che hai scelto come oggetto del tuo lavoro.
Ecco la ragione per la quale è importante scegliere: poter lavorare in modo focalizzato.
Scegliere a monte come organizzare i propri spazi per fare in modo che ciò che ti serve sia ben conservato e a portata di mano. Ciò che ti piace in vista per motivarti. Ciò che non serve o che, peggio, ti ricorda cose negative, eliminato (leggi donato, riusato, riciclato).
Così sul tuo tavolo di lavoro ci sarà solo ciò che ti serve per portare a termine il tuo lavoro, e, in una visione a più ampio spettro, i tuoi obiettivi.
Questo non significa che non ci saranno delle cose che attendono una decisione per trovare un luogo definitivo, ma se farai tuo il motto “ogni cosa al suo posto e un posto per ogni cosa”, saranno decisamente meno numerose e quindi potranno essere gestite in una cassetta delle cose da fare, nel rispetto del GTD.
Le decisioni circa cosa vuoi diventi argomento del tuo lavoro sono importanti non solo per sgombrare il tavolo da ciò che non centra, ma anche per occuparlo di ciò che centra.
Mi spiego meglio: per facilitarti il lavoro e invitarti a fare il primo passo e a non procrastinarlo, è molto utile avere sul tavolo ciò che ti serve per quel compito, per poi riordinarlo e rimetterlo via a cose fatte.
Con questo non ti consiglio di crearti il plico di cartelle sul tavolo la sera prima, diventerebbe troppo impattante emotivamente, ma lasciare le cose del primo lavoro sì, potrai di fatto mettere mano alla tua rana con facilità.
Allo stesso modo se vuoi ricordare qualcosa e vuoi lasciarti un post-it sulla scrivania, o sulla tastiera, va benissimo, ma funziona solo se è l’unico in vista, su un tavolo libero da altro, non credi? Ecco, quindi, che l’organizzazione degli spazi diventa fondamentale.
In più, pensaci, se avessi un lampo di genio, un’idea folgorante da sviluppare e il tuo spazio di lavoro fosse ingombro di altro lavoro? Troveresti lo spazio fisico e mentale per dare spazio a questo input?
Probabilmente no, probabilmente finiresti per trovare un altro luogo o lasciarti fagocitare dall’ordinario o da un’urgenza dell’ultimo minuto.
Sì, hai capito benissimo…
Scegliere dove lavorare e come lavorare è importante tanto quando decidere su cosa lavorare.
Quindi è ora di scegliere come gestire il tuo spazio di lavoro.
Per chiudere voglio lasciare alcuni utili principi, anche se ogni spazio e ogni persona merita la sua attenzione e le sue eccezioni.
- Ciò che ti serve deve essere vicino a te, tanto più vicino quanto più lo usi. Esci dalle convenzioni che sul tavolo ci sia pc, telefono, cartelline, portapenne… tutto dipende da cosa usi tu.
- Fai in modo di poter raggiungere tutto con il numero possibile di gesti.
- Ciò che non serve… va eliminato.
- Fai in modo che lo spazio di lavoro sia tuo: che non sia anonimo, ma che ti dia la voglia di lavorare, quindi sì a qualcosa che ti piaccia e basta, una cosa soltanto però 😉
- Lo spazio di lavoro deve potersi adattare alle esigenze di lavoro, oppure fai in modo di avere più luoghi per diversi lavori.
- Lo spazio di lavoro deve essere luminoso e facile da pulire.
- Non può mancare un luogo per l’archivio: agile e aggiornato.
E tu, sei pronto a scegliere? Sei pronto a dare il giusto spazio al tuo lavoro?