3 cose che odio della formazione

3 cose che odio della formazione

Sì, amo fare formazione, e per me significa dedicarmi delle giornate, regalarmi la possibilità di migliorare e di crescere. Quindi è sempre un tempo ben investito, ma che deve essere anche ben studiato.

Ecco perché ci sono tre cose che quando mi capitano… mi fanno innervosire molto.

 

MATERIALI IMPOSTI

La sostenibilità si vede dalle piccole cose e soprattutto negli eventi è interessante vedere quanto gli organizzatori puntino a evitare sprechi inutili.

Quali? Beh, partiamo dai gadget. Servono sempre e li vogliono comunque tutti? Rispettiamo anche chi non li vuole e preferisce non prenderli, quindi non imponiamoli.

Idem cartellina, penne e blocchi. Diamo la possibilità di scelta, magari mettendoli a disposizione in un posto chiaro e visibile, così chi ne avrà bisogno li userà e chi invece preferisce usare i propri strumenti non dovrà farsi carico anche di quelli del corso.

Ormai i materiali non mi stampa più nessuno, per fortuna oserei dire, perché tanta carta è stata sprecata per far vedere mini slide… ma questo non vuol dire che quei materiali poi non possano essere condivisi. Mi dà molto fastidio, parlando di materiali, non sapere se quello che vedrò verrà poi condiviso e come.
Fai rilassare i tuoi partecipanti e dillo da subito, anche se la risposta è no, va bene lo stesso, ma almeno ci si sa regolare.

 

NON RISPETTO DEI TEMI

Una giornata di formazione è comunque un giorno tolto al proprio tempo di lavoro per tutti, quindi è bene essere molto rispettosi anche di questo regalo che i partecipanti fanno agli organizzatori. Per questa ragione rispettare i tempi in agenda e permettere alle persone di conciliare la formazione con il resto è fondamentale.

Si intende, un quarto d’ora di ritardo è accademico, oltre no. Quindi far perdere un treno di rientro o non permettere di partecipare ad altri impegni per un ritardo di mezz’ora, un’ora sulla tabella di marcia… proprio no.

 

IMBARAZZO

La formazione è anche un momento per conoscere altri professionisti e condividere informazioni ed esperienze, ma questo non può essere demandato tutto all’inclinazione personale e ai momenti di pausa.

Ecco, quindi, che tutte le attività che aiutano a far conoscere le altre persone, le fanno interagire con semplicità, divertendosi e senza imbarazzo sono le benvenute, sarà tutto tempo risparmiato dopo e renderanno i momenti di condivisione realmente proficui.

 

Se questo post ti è piaciuto… ho ben di più per te: un intero percorso per imparare a fare formazione, per creare eventi di valore! Puoi scegliere il webinar che fa per te e approfondire un aspetto specifico, preferire una visione un po’ più ampia con un pacchetto o vederli tutti, proprio in base a ciò che ti serve! E se questo non fosse abbastanza… beh, ci siamo io ed Enrica ad aspettarti per una consulenza personalizzata.

Sei curioso? Vieni a scoprire il progetto, si chiama ORGANIZZAZIONE AL QUADRATO! 

Photo by Nick Morrison – Unsplash

 

Il tempismo nella formazione

Il tempismo nella formazione

 

Tempo e formazione devono andare d’accordo e spesso non è così, le informazioni arrivano nel momento sbagliato e questo significa solo che non troveranno terreno fertile e saranno perse.

In breve, hai mai pensato che il tempismo sia tutto anche nella gestione di un corso, di un evento?

Eh, sì, che si tratti di un evento on line, in presenza, di un giorno, di mesi… valgono sempre le stesse regole!

 

MOLTO TEMPO PRIMA

Come ti spiegavo la scorsa settimana la difficoltà è avere già tutto chiaro fin dall’inizio per poi ricordare le cose poco prima o durante.

Le agende, i programmi dei corsi nascono molti mesi prima dell’inizio, ma devono da subito prevedere una buona gestione del tempo. A cosa mi riferisco? Orari di inizio e fine interventi, spazi per le domande, le pause e, nel caso ci siano spostamenti, tempi tecnici di partenza e arrivo.

Un po’ un corso lo devi immaginare da subito nel dettaglio e tanto sarai specifico, tanti inghippi ti toglierai dopo.

Cosa dovrai ad esempio discutere con gli esperti che coinvolgerai:

  • che scopo ha il tuo evento, il tuo corso
  • a che titolo li coinvolgi (i tuoi relatori possono avere diverse expertise)
  • di cosa vuoi che parlino e per quanto tempo
  • chi sono i partecipanti
  • i compensi, cosa è incluso e cosa no
  • come gestirai il materiale rispetto al diritto d’autore e se hai bisogno di darlo ai partecipanti

 

Cosa dovrai anticipare ai partecipanti:

  • che scopo ha il tuo evento, il tuo corso
  • perché è utile partecipare, cosa si ottiene
  • tutte le informazioni logistiche necessarie a far capire l’impegno del tuo evento, del tuo corso
  • cosa è compreso, cosa no e quanto costa
  • come iscriversi

 

UN PO’ DI TEMPO PRIMA

Questo di solito è il tempo delle iscrizioni, ecco quindi che dovrà essere tutto un po’ pratico e il mio consiglio è: fai in modo che tutte le informazioni siano complete.

Se hai lavorato bene sui form, ci saranno tutte e solo le informazioni che ti servono, quindi basterà raccogliere i dati in modo completo e chiaro per te, magari in un foglio Excel ben fatto. Da qui scenderà tutta la tua logistica interna: liste partecipanti, rooming list, lavori di gruppo, navette, rimborsi e via dicendo.

Sarà anche il momento di fare i conti con gli esperti: chiedi il materiale con anticipo, ma solo per verificare la conformità alle tue richieste ed evitare inutili ripetizioni di contenuti.

 

POCO TEMPO PRIMA

La cosa importante è davvero il tempismo, cioè capire cosa vuol dire poco tempo prima, che non è un mese prima, né il giorno prima.

Il rapporto con i tuoi esperti e i tuoi partecipanti va costruito e se molto tempo prima hai parlato di valori, contenuti, obiettivi e struttura… ora si va sul pratico.

La settimana scorsa ti dicevorepetita iuvant”, ed è vero, ma è anche vero che tante cose vanno rinfrescate poco prima, e intendo qualche giorno prima, e tante altre è meglio non dirle.

 

Vediamo cosa dire:

  • ricordare gli orari di inizio e fine
  • dare informazioni su come raggiungere il luogo dell’evento, del corso, sì era tutto chiaro fin dall’iscrizione, ma è il caso di ripetere e scrivere le cose “for dummies”: più semplice è meglio è. Immagina il partecipante che sta chiudendo le mille cose di lavoro che ha da fare e pensa “domani sono al corso, ci penso dopo”. E quel dopo diventa quando si mette in macchina per arrivare, cioè la mattina stessa… non è meglio lasciare il link per il navigatore?
  • ripetere informazioni che si sono aggiunte all’ultimo e che si possono essere perse. Se c’è qualche punto delicato (una cosa che va o non va fatta assolutamente), meglio ripeterlo una volta in più.
  • mandare una copia del programma
  • ricordare se c’è qualcosa da saldare, quanto e come

 

E cosa non dire:

  • non mandare materiale informativo, pubblicitario
  • non ricordare tutto quello che succederà al corso, all’evento, ora deve essere tutto molto pratico, sintetico e mirato
  • non perdere tempo a ricordare obiettivi e valore del corso, le iscrizioni sono chiuse e questo andrà ora testato sul campo, anche da come sono organizzate le cose
  • non esagerare con le comunicazioni: meglio una mail, riassuntiva e riepilogativa, che sette, con informazioni a pezzetti o come semplice ripetizione con l’idea che così almeno una verrà letta, se poi avrai davvero necessità di dare un’ulteriore importante comunicazione… verrà persa.

 

DOPO IL CORSO

Altro momento magico…

Dovrai essere veloce a condividere materiali, attestati e via dicendo, ma concluse le cose più pratiche… ecco il momento dei feedback e della condivisione, sfruttalo tutto!

È il momento di sapere come è andata, di intessere relazioni per il futuro e non chiudere le porte, ma gettare già le basi per le prossime edizioni!

 

Ho tralasciato il durante, e qui ce ne sarebbe da raccontare! Il durante è fatto di tanti momenti, c’è l’apertura dell’evento, le singole giornate…. Ma se questo articolo ti è piaciuto, qui c’è pane per i tuoi denti!

Il mio nuovo progetto, creato con la collega Enrica Maria Laveglia, che ti permette di fare questi insegnamenti tuoi. Sì, ORGANIZZAZIONE AL QUADRATO è ciò che ti serve per creare eventi di valore, dalla giornata di formazione al corso a più edizioni, vieni a conoscerci!

 

 

Photo by Who’s Denilo – Unsplash
Cinque tips per i tuoi corsi

Cinque tips per i tuoi corsi

Ci sono corsi e corsi, eventi ed eventi, e se hai in mente di organizzarne uno a breve, stai leggendo l’articolo giusto.

Ne ho organizzati decine e decine, per un totale di più di dieci anni di lavoro, e alla fine ho deciso che un buon corso, o un buon evento si riconosce subito.

Ci sono davvero tante cose sulle quali si può lavorare per fare un lavoro ben fatto e far sì che i tuoi partecipanti non siano solo soddisfatti, ma anche spinti a seguirti e a tornare alle edizioni successive, ma cinque sono le cose davvero indispensabili.

 

CONTATTI

 L’agenda di un corso è uno strumento fondamentale, perché ti fa sempre sapere quando succederà che cosa, ma c’è una cosa in più che fa la differenza: i contatti.

Quali mettere? Tutti!

Sì, ci sono gli esperti che tengono le lezioni, ci sono i partecipanti e c’è lo staff. Sono tutte persone che, a diverso titolo, fanno parte del tuo corso o del tuo evento.

Vuoi facilitare le cose sia a chi partecipa, sia a chi tiene le lezioni, sia a te che le organizzi?

Metti i nomi!

 

In particolare:

  • in agenda metti i nomi di chi tiene gli interventi, ma se ti va crea anche una lista dei relatori con una breve bio, sarà molto apprezzata, darà credibilità a chi hai coinvolto, ti permetterà di fare delle presentazioni sintetiche a voce e soprattutto ti eviterà di dover mettere tutto in agenda, che così sarà più snella e facile da leggere;
  • lasciare i contatti delle persone coinvolte nelle lezioni ti permetterà, inoltre, di rimandare domande fuori tempo o gli approfondimenti specifici, oltre a favorire future collaborazioni;
  • se il corso è più lungo di un giorno, o se pensi che il networking possa essere un valore aggiunto dei tuoi eventi, crea anche la lista partecipanti, così tutti potranno rimanere in contatto anche dopo il corso;
  • crea anche una lista staff, farai vedere quanto lavoro c’è dietro a ciò che organizzi e lascerai nuovi semi per il futuro;
  • non lesinare sui badge e cavalieri: tu ricordi tutti i nomi, ma gli altri? Anche durante il coffe break?

Ovviamente il tutto nel rispetto delle norme della privacy, quindi chiedi sempre il permesso!

 

CHI FA COSA

Presenta te e il tuo staff e in particolare fai in modo che tutti, partecipanti e relatori, sappiano “chi fa che cosa”, eviterai e perdite di informazioni, domande fatte alle persone sbagliate, interferenze nel lavoro di tutto lo staff.

 

MATERIALI

Le persone amano sapere cosa succede, e non amano sentirsi a scuola, quindi evita di avere partecipanti che si trasformino in scrivani, si alzino in continuo per fotografare le slide e ti assillino richieste sui materiali presentati: fai sapere subito ciò che verrà dato e cosa no, fai sapere come verrà dato (chiavetta, portale con password, via we transfer e simili, via mail) e sii molto attento a raccogliere le ultime versioni delle presentazioni e dei vari documenti presentati, sarà davvero un valore aggiunto per i tuoi corsi!

Inutile ricordarti anche qui l’attenzione alla privacy e al diritto d’autore. Tutto dovrà essere condiviso nel modo consono e nel pieno rispetto di chi ha creato i materiali.

 

REPETITA IUVANT

Tu organizzi il corso e per te è tutto chiaro, ma le persone possono leggere al momento l’agenda o le informazioni che stai dando, è quindi fondamentale creare dei momenti a inizio giornata, a metà e alla fine che ricordino i tempi, gli argomenti o se sta per succedere qualcosa di particolare, ad esempio attività di interazione nei quali è prevista la partecipazione dei corsisti (giochi di ruolo, casi studio, workshop) o spostamenti di aula, o, ancora, eventi extra corso: una cena, una visita…

 

TEMPISMO

Le persone si staccano dal lavoro e dalla propria vita per venire ai tuoi corsi e iniziano a metterci veramente la testa proprio quando entrano in aula. Quindi, se hai previsto attività che richiedono un po’ di studio o anche solo la lettura di un testo, lascia il tempo per poterlo fare, non pensare che mandando le cose prima, via mail, i partecipanti si faranno trovare preparati. Una piccola parte sì, ma è necessario rispettare le esigenze di tutti e tarare i tempi e le attività su chi ha meno tempo, quindi su chi leggerà il tutto al momento.

 

Ti sono piaciuti questi cinque consigli? Sono un assaggio di quello che puoi trovare su ORGANIZZAZIONE AL QUADRATO, il mio nuovo progetto fatto a quattro mani che ti insegna a creare eventi di valore!

Troverai tanti webinar su questi e altri argomenti, potrai scegliere se approfondire un solo aspetto o tutto ciò che serve per creare un evento formativo con i fiocchi, come preferisci nel rispetto delle tue esigenze. E se questo non fosse abbastanza, puoi scriverci e organizzeremo un incontro ad hoc!

Vieni a scoprire il progetto!

 

 

Photo by Nick Morrison – Unsplash
Formazione come una SPA

Formazione come una SPA

Una buona formazione, per me, è come andare alla Spa.

Ti dedichi a te stesso, ti coccoli con delle nuove conoscenze, e non ti preoccupi di cosa fare dall’inizio alla fine della giornata.

Ci avevi mai pensato?

Sì, lo so, non tutti i corsi sono così, ma credo che valga la pena puntare a quelli che sono fatti così.

Come riconoscerli dunque?

Dall’organizzazione!

O meglio, dall’organizzazione delle informazioni 😉

 

Due sono i casi, puoi essere un partecipante o un organizzatore, vediamoli entrambi.

 

SE LI DEVI SCEGLIERE, CERCA UNA BUONA AGENDA CHE SI ACCOMPAGNI ALLE GIUSTE INFORMAZIONI

 

Ovviamente avrai scelto il corso in base ai contenuti, e qui non metto bocca, ma guarda bene come sono organizzati i contenuti. Devono essere equilibrati in termini di tempo, devono esserci momenti per le domande o per riposarsi.

Te ne parlerò meglio nei prossimi post, ma ricorda che deve essere un momento di apprendimento e quindi non può esserci troppa carne al fuoco, non pensare che un corso con mille contenuti voglia dire risparmiare e prendere di più, vuol dire spesso non andare in fondo alle cose, meglio meno, ma ben fatto.

Credo che un altro aspetto importante sia poter sapere da subito tutto ciò che è importante: dove, come, per quanto, ma anche cosa è compreso e cosa no. È importante quindi valutare anche l’organizzazione del corso stesso, in breve deve facilitare la tua partecipazione e non lasciarti dubbi riguardo a tutto ciò che è logistico. Devi darti il piacere di poterti concentrare solo sui contenuti, sul valore del corso, proprio come in una SPA dove ti rilassi e basta.

 

MA SE SEI TU AD ORGANIZZARLO?

 

Eh sì, se stai pensando di farne uno a breve, rendilo una vera SPA.

Ecco alcune idee.

  • Pianifica bene l’agenda, metti tutto in chiaro: chi parlerà di cosa per quanto. Piccolo dettaglio in più, i nomi delle persone che terranno gli interventi potranno essere messi in chiaro solo se confermati.
  • Lascia spazio alle domande, all’interazione, al riposo.
  • Fornisci da subito i dettagli logistici su come raggiungere il luogo e su come sarà organizzato il corso, in particolare sui momenti tra un intervento e l’altro, sul prima e sul dopo.
  • Metti in chiaro cosa è compreso e cosa no: pranzi, cene, alloggi, ma anche sul piano dei contenuti, cosa verrà messo a disposizione dei partecipanti e cosa no, se ci sarà un attestato e di che tipo…
  • Se proponi delle scelte, ad esempio per un alloggio, sii chiaro sulle opzioni.
  • Sii chiaro nelle scadenze, quelle per le iscrizioni, per i pagamenti, per la consegna dei materiali.
  • Ultimo, e forse da non scrivere perché un vero “must”: fai capire bene cosa si guadagna partecipando ai tuoi corsi, perché vale la pena iscriversi. Come farlo? Con dei contenuti da 10 e lode.

Sì, in verità la maggior parte della fatica è avere tutto quanto più definito possibile già dall’inizio, così da fornire tutte le informazioni possibili e allo stesso tempo avere dei contenuti validi, ma immagino che su questo non sia necessario spendere altre parole 😉

 

E ora una piccola aggiunta, ho organizzato corsi per più di dieci anni, e ho deciso di condividere tutto questo con te con un progetto speciale. Non è solo mio, è un progetto a quattro mani, per renderlo ancora migliore, per darti non la somma delle nostre esperienze, ma il quadrato!

Vieni a scoprirlo, si chiama proprio così: ORGANIZZAZIONE AL QUADRATO

Ecco il link ti aspettiamo!

 

 

Photo by Susan Wilkinson – Unsplash

Ciò che ami in agenda? Si parte da qui.

Ciò che ami in agenda? Si parte da qui.

Sarebbe bello lavorare solo su ciò che piace vero?

Ma non c’è mai abbastanza tempo… oppure non si trova mail il momento giusto e si rimanda…È così anche per te?

Giusto?

Eh, no, mi spiace è ora di girare la frittata!

La matrice di Eisenhower serve proprio a questo, a prendere la giusta dose di consapevolezza per dire con sincerità a se stessi: “questa è una cosa che mi importa e che mi piace, non ha alcuna urgenza, ma la voglio proprio fare!”

Ed ecco che magia, le cose che non hanno grande priorità ma ti stanno a cuore trovano spazio in agenda.

È ancora un miraggio? Beh, se questo mese hai seguito tutti i post ora sai:

  • discernere con consapevolezza le cose da fare secondo urgenza e importanza;
  • delegare ciò che non è importante per te ed è urgente;
  • eliminare ciò che non rientra nelle tue mansioni;
  • eliminare ciò che mangia il tuo tempo e non è né urgente né importante

Rimane quindi ciò che è importante e basta, ma con diversi livelli di urgenza.

Ora si sa, le cose urgenti e importanti vanno fatte e basta, ma abbiamo visto fin da subito che, con una buona gestione del tempo e della produttività personale si possono gestire meglio, ridurre in numero e soprattutto te ne puoi occupare prima che diventino realmente urgenti. Il segreto è una buona pianificazione e gestione del tempo, come ti raccontavo qui.

Ecco quindi che la tua agenda non sarà fitta di scadenze, impegni e urgenze e, tolto il tempo per l’imprevisto, rimarrà comunque un po’ di tempo per te, per l’appunto per ciò che è importane e non urgente.

Se ci rifletti bene, questo quadrante della matrice di Eisenhower è proprio il cuore del tuo tempo, delle tue attività, del tuo lavoro.

Qui risiedono le cose di valore che vanno fatte e che di solito non trovano posto perché scalzate dalle altre, più urgenti.

Ora, con la giusta dose di consapevolezza, capendo quindi che sono per te importanti, per te di valore, capisci anche quanto è importante che trovino il giusto spazio tra le tue attività e quindi nella tua quotidiana to do list.

È altrettanto vero che non possono essere le uniche in agenda, ci sarà sempre qualcosa di meno importante ma più urgente, o un imprevisto, ma è anche vero che gestendo bene tutte le atre attività come abbiamo visto, avrai modo di dare finalmente spazio anche a questo.

Nella pratica significa proprio, quando fai la pianificazione settimanale o giornaliera, togliere i tempi delle cose urgenti, quindi appuntamenti fissati e scadenze, tenersi morbidi e mettere subito in lista le cose del quadrante in alto a sinistra della matrice: le cose importanti e non urgenti.

Le prime volte andrà così, poi ti ricordo che la matrice non è uno strumento di pianificazione del tempo, ma uno strumento per prendere consapevolezza del tuo tempo e delle tue priorità.

 

Serve proprio a farti porre l’attenzione su ciò che si dimentica, su ciò che è per te importante, ma anche non urgente, insegnandoti a mettere ordine nel resto.

 

Quindi la prima volta usa la matrice, poi, capiti i criteri e fatto tuo il metodo, sarà un intimo sistema per gestire gli impegni in fase di pianificazione!

E se hai ancora qualche difficoltà con questo strumento di gestione del tempo, sai che sono qui!

 

 

Photo by Pawel Czerwinski – Unsplash