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Cambio lavoro

Cambio lavoro

Cambiare lavoro, cambiare mansioni e crescere di ruolo sono interessanti sfide lavorative, ma sono anche cambiamenti importanti da non sottovalutare, sia a livello personale che organizzativo. Per quanto iniziare un nuovo lavoro sia un’esperienza generalmente positiva può portare con sé un buon carico di stress. Potresti sentirti inadeguato, poco capace o semplicemente spaesato. Potresti pensare di perdere un sacco di tempo ed essere inefficace.

Ecco che puoi mettere in campo alcune strategie organizzative, tanto semplici quanto utili.

Annota

Sembra banale e soprattutto fa molto “studente”, ma all’inizio è così. Annota e scrivi tutto. Non perché potresti dimenticare qualcosa, ma perché non hai ancora la visione complessiva di tutto il lavoro, delle piccole grandi dinamiche e cose che ora sembrano secondarie potrebbero essere invece importanti.
Certo, sei in “modalità spugna” e cerchi di apprendere tutto, ma il punto è che non hai ancora i criteri corretti per dare priorità a quel tutto, questo arriverà man mano. Quindi fatti trovare pronto, intanto annota, poi rileggerai e pian piano sarà tutto naturale. Alcune cose diventeranno banali, di altre ne riscoprirai l’importanza e con il tempo non avrai più bisogno di quegli appunti, li potrai addirittura eliminare.

Usa le checklist

Quando fai qualcosa di nuovo, impari una procedura, è bene pensare a te stesso come a un te stesso smemorato, un po’ sciocco, quindi cerca tutto l’aiuto possibile. In questo le checklist saranno le tue alleate più preziose. Servono proprio a suddividere i compiti in piccoli passi, a impararne la sequenza e nel caso poi tu non sia preparato a fermarti e poi riprendere senza perdere il filo, c’è la checklist a ricordarti dove sei arrivato.

Diciamo che è un po’ un’ancora di salvezza, una bussola, ma anche uno strumento per aiutarti a memorizzare le corrette sequenze, quindi fanne tesoro.
E se vuoi uno spunto in più per usarle proprio in queste circostanze, ecco l’articolo che fa per te.

Datti tempo

Purtroppo, quel senso di inefficienza è normale e probabilmente è anche corretto. Stai imparando cose nuove e devi darti il tempo di farle tue. Rispetta il tuo bilancio di energia e questo vuol anche dire anche stimare del tempo in più per alcuni compiti, proprio quelli nuovi e che conosci meno: meno cose ma fatte bene.

Inoltre, per la stessa ragione, sarai molto più stanco a fine giornata, i primi tempi non aggiungere attività stressanti dopo lavoro.
Tieni d’occhio l’equilibrio della tua giornata e la pianificazione delle attività, non strafare e sii morbido con i tempi.

E comunque ricorda: è un momento di cambiamento, una piccola grande mutazione, ma ogni persona si sente inesperta al suo livello limite. Quindi il disagio, l’incertezza misti a entusiasmo e voglia di fare sono tutte emozioni normali, che meritano di essere vissute. Tu di fatto stai andando oltre il tuo limite.

Su tutto ciò che lasci sei certamente molto abile e efficiente, si tratta solo di darsi il tempo, l’energia e gli strumenti giusti per crescere, poi tornerai a sentirti efficiente e capace. Ma per aiutare questa transizione non essere troppo severo e aiutati, queste tre semplici strategie organizzative renderanno il cambio più veloce e meno stressante.

Pronto? E’ ora di mutare, di fare il salto e crescere!

Photo by Ian Dooley – Unsplash

Mutazioni funzionali

Mutazioni funzionali

“Fare ordine attorno a sé sentire ordine dentro di sé”

Questa frase di Dominique Loreau mi ha da sempre ispirata.

Quando ho cominciato il mio percorso da Professional Organizer ho iniziato a chiedermi quale fosse il mio ambito di lavoro e, soprattutto, quale potesse essere il modo di applicare al meglio il mio talento organizzativo per poter aiutare le persone che si rivolgono a me.

Non è stato un percorso facile e devo dire che è stato ad un certo punto c’è stato proprio un cambio, una vera mutazione.

E per spiegartelo parto proprio dalla frase che ha aperto questo post e che mi ispira.

Credo che stare un ambiente funzionale, piacevole, dove ci sono solo cose che ci servono e ci piacciono ci faccia stare meglio e ci permetta di vivere come desideriamo. In questo senso non sottovaluto mai gli spazi di casa, a partire dall’armadio. Perché è da questi spazi che si comincia e sceglie come vogliamo essere nei confronti degli altri e di noi stessi. Non si tratta di dire “una cosa vale l’altra”, ma piuttosto di “come voglio sentirmi oggi”. E quale può essere la risposta migliore se non “la mia migliore versione”?

Così una buona organizzazione della cucina ci permette di aver voglia di cucinare e di prenderti cura di te, oltre a rendere alcuni compiti noiosi più efficienti e piacevoli, come preparare il pranzo se poi lo porti con te al lavoro o gestire bene una nuova dieta alimentare.

Ma come mai te lo racconto e poi io non mi occupo di tutte queste cose?

Non certo perché non siano importanti, e se avessi bisogno di un consiglio su chi appoggiarti per questi aspetti organizzativi, sarò felice di suggerti dei nominativi di colleghi e colleghe preparati ed efficaci.

Ma a un certo punto, ho capito che tutti questi aspetti non potevano essere parte dei miei servizi e la mutazione è scattata dalla consapevolezza che, per fare bene il tuo lavoro, devi concentrarti su ciò in cui sei più efficace e utile.

I principi organizzativi che sono alla base della gestione dello spazio, sono gli stessi per la gestione del tempo, dei progetti e quindi di tutto ciò che ha a che fare con il tuo lavoro. Ma il modo in cui li condivido con te, il modo in cui li rendo tuoi, beh… qui è tutta un’altra storia.
E qui è stata la vera mutazione. Lavorando con i clienti mi sono accorta di riuscire a entrare in sintonia con i meccanismi che regolano la gestione dei progetti e del lavoro, di trovare il modo di risolvere un’inefficace pianificazione, di riuscire a passare dal dire al fare nella produttività personale e nella gestione del tempo, ed ecco che… ho capito: perché disperdere le mie energie? Per non focalizzarmi e crescere su questi aspetti?

Mi dovevo però alleggerire da tutto il resto per concentrarmi sui servizi più utili ed efficaci, quelli nei quali il mio studio e la mia passione potevano realmente fare la differenza.

Possono sembrare dei piccoli cambiamenti, ma di fatto questo genere di decluttering orientano il tuo lavoro e la tua produttività.

Quindi, di tanto in tanto… bisogna capire cosa lasciar andare.
Cosa significa in termini lavorativi? vuol dire fare a meno di ciò che non ti fa essere il meglio di te, di quei lavori che sai che sai fare, ma che non ti fanno sentire realizzato, utile e non ti fanno crescere.

Sì certo ci sono comunque mansioni di lavoro che non ci piacciono e che dobbiamo fare, ma non sono certo il tuo “core business”.  Su quello devi lavorare per impiegare al meglio il tuo tempo e le tue energie.

E se non sai come iniziare, prova a riordinare la scrivania, perché sembra strano, ma funziona proprio così, riordina il tuo spazio fisico, vedrai che piano piano anche quello mentale ritroverà le sue priorità.

Alleggerisciti, e che mutazione sia!

Quella che il bruco chiama fine del mondo, il resto del mondo chiama farfalla.
(Lao Tzu)

Photo by Sander Mathlener – Unsplash

Punti di vista

Punti di vista

Il mio primo lavoro è stato uno dei più belli. Ho lavorato come educatrice ambientale con alunni dalle scuole materne fino alle superiori organizzando svariate attività didattiche.

Uno dei laboratori che facevo presso il Museo di Storia Naturale di Venezia, che ti consiglio davvero di visitare, includeva spiegare il concetto della linea del tempo.

Far capire a un bambino di 3 o 4 anni l’idea di miliardi di anni che si susseguono e come la vita nella terra abbia un tempo infinitesimale rispetto a tutti gli altri eventi non è affatto intuitivo. Come è possibile rappresentare un concetto tanto astratto?
Come toccare con mano lo scorrere del tempo?

Non è certo facile, ma come sempre, una rappresentazione spaziale è molto più semplice e diretta.
Ecco che pian piano, con l’aiuto dei bambini, svolgevamo un filo da una grossa matassa: ogni metro un’unità di tempo ed ecco che per svariati giri della stanza non succedeva nulla, poi in breve la prima sorpresa: il primo organismo unicellulare e da lì a cascata tutti i fantastici eventi che hanno portato tutte le forme di vita sulla terra.

Così facendo, anche i bimbi, giocando e toccando con mano, potevano rappresentare concetti come “tanto” e “poco” e potevano capire cosa succedeva velocemente e cosa, invece, necessitava di molto tempo.

Questo problema capita a tutti anche nella nostra quotidianità lavorativa.

A volte per capire come stanno andando le cose abbiamo bisogno di avere tutto insieme sotto gli occhi. Dobbiamo riunire le cose una cosa vicina all’altra, quelle che per molte ragioni pratiche vengono spezzettare.

Per far lavorare la tua mente in modo rilassato e produttivo è meglio che tu l’aiuti e metti tutte le cose che sono legate vicine tra loro.

  • Vuoi capire quanto guadagni? Raggruppa le fatture.
  • Vuoi capire quanto spendi? Raggruppa le spese.
  • Vuoi capire su quante cose sei coinvolto lavorativamente? Fai un elenco.

Ma queste sono cose facili, o per lo meno apparentemente, il difficile è rappresentare ciò che è astratto, che non puoi toccare con mano, un progetto, ad esempio. Un’idea che ti ronza in testa. Un problema che non sai affrontare.

Allora, srotola la tua linea del tempo, usa qualcosa di materiale per visualizzare concretamente ciò che è solo nella tua testa.
Prendi un oggetto.

Non importa quale sia l’oggetto che prendi in mano, l’importante è che aiuti il tuo pensiero a vedere le cose da tutti i suoi punti di vista.

Hai preso in mano la tazza? Bene la tazza ha un colore, uno spessore, un davanti e un dietro… è fatta di certi materiali e l’hai comprata in un certo posto. La tazza ha queste e tante caratteristiche.
Ora pensa lo stesso per il tuo progetto, per la tua idea, per il problema che vuoi affrontare.
Per alcuni concetti il parallelo sarà complesso, per altri più semplice. Non ha importanza, parti da questo, è solo un modo per sbloccare la tua mente e iniziare a considerare cose a cui non avevi pensato.

  • Può un’idea avere un retro? Magari sì, c’è sempre un rovescio della medaglia.
  • Può un progetto avere un materiale? Magari pensandoci, non hai correttamente considerato tutte le cose (i materiali o i partner) che ti servono per realizzarlo.
  • Può un problema venire da un luogo? Certo. Forse si tratta di capirne le radici…

Stimola la tua mente a trovare un punto di vista diverso e a farla lavorare per percorsi che non avevi considerato, non può che stupirti!

Photo by Nordwood Themes – Unsplash

Far lavorare le mani

Far lavorare le mani

Quando mi occupavo di organizzazione di corsi, lavoro che ho svolto per più di dieci anni, mi occupavo principalmente della parte scientifica: creazione dell’agenda, ricerca dei relatori, scelta dei casi studio da presentare, role play con i partecipanti. Questo in prima battuta, poi, quando i giorni dei corsi si avvicinavano, diventavo una tutto fare, una piccola ape operosa che si occupava dei materiali: badge, quaderni, stampe e chi più ne ha più ne metta.

Queste attività operative erano un momento molto pratico, manuale, nel quale la mente poteva andare temporaneamente in “off”.

Del resto, se i badge sono progettati bene, per tagliarli basta seguire le linee, no?
E così per creare il quaderno con i materiali (si lo so… ma un tempo si stampava tutto), una volta capita la sequenza di movimenti per sovrapporre correttamente copertina, frontespizio e stampe… poi diventa una cosa piuttosto automatica, anche un po’ noiosa, potrei dire.

Eppure, arrivata a fine corsa, non era una cosa che mi pesava perché, di fatto, ne avevo bisogno.

Cosa vuol dire? Vuol dire che se lavori tanto di concetto, sui contenuti, ogni tanto ci vogliono anche i momenti di scarico. Ed ecco che tornano utili tutte quelle attività manuali, apparentemente perditempo.

Per me era un momento per rilassare la mente, far lavorare le mani mandava la mente in stand-by e, dopo un po’, le idee si riordinavano e tornava alla mente anche quello che apparentemente era passato in secondo piano.

Quindi, se sei in un periodo molto stressante o molto concettuale, ecco che far lavorare le mani può essere davvero la soluzione.

Riordina la scrivania

Questo ti serve ogni giorno proprio per fare il punto, per mettere la parola fine alle attività in corso e per chiudere i cerchi aperti.

Prepara le copertine, le etichette e tutto ciò che serve per il tuo archivio

Avere un archivio ordinato e magari anche un po’ piacevole aiuta il lavoro quotidiano più di quanto pensi. Quindi non sottovalutare un’ora apparentemente persa per creare le etichette come le vuoi tu o una copertina del fascicolo di lavoro con tutte le informazioni che servono. Crea il tuo format una volta per tutte, poi basterà stamparne una copia.

Riordina gli spazi di lavoro

Ogni tanto bisogna spostare e sistemare fascicoli per archiviare il vecchio e far posto al nuovo. Chi ha voglia di mettersi a spostare gli scatoloni? Nessuno! Eppure, il benessere che avrai quando ci sarà spazio per i nuovi progetti… sarà come una ventata di energia!

Sistema i tuoi strumenti di lavoro

Tutte le penne funzionano? E le matite sono appuntite? Come va con il resto della cancelleria? C’è tutto o manca qualcosa, fai un check e fatti trovare pronto per i nuovi lavori!

Questi sono solo alcuni esempi, semplici che ho voluto condividere con te, ma lavorare con le mani, staccare la mente ha davvero mille vantaggi per farla funzionare meglio e per migliorare il tuo ambiente di lavoro. E se queste non ti hanno soddisfatto, ti consiglio un di impastare una torta o una pizza, funziona allo stesso modo.

Provaci, e raccontami come va!

Photo by Austin Ban – Unsplash

Gioca con il tuo tempo

Gioca con il tuo tempo

Oggi voglio raccontarti un po’ come lavoro perché penso ti possa aiutare nella tua organizzazione quotidiana.

Quando faccio delle consulenze sul tema gestione del tempo e agenda, mi capita spesso di utilizzare degli strumenti particolari, che sono più giochi che veri strumenti di lavoro. Uso le carte, il domino, il memory, i post-it e i colori.

Perché te ne parlo?

Perché a volte per poter trattare dei temi astratti abbiamo bisogno di visualizzarli

Ecco che poter toccare con mano il tuo tempo, anche se simboleggiato da una carta da gioco più o meno ingombrante, ti fa rendere conto di come debba essere gestito in maniera consapevole.

Ti sembrerà una cosa semplice, ma spesso è la chiave di volta, il punto di vista diverso per approcciare un problema.

Ecco perché, quando organizzi una giornata nella tua agenda, ti consiglio di segnare l’impegno come se fosse uno spazio occupato.
Puoi disegnarlo con un rettangolo con una linea dall’ora di inizio a quella di fine, non importa, l’importante è che visivamente renda l’idea dell’impegno, sia in termini di tempo che di energia.

Se usi Google Calendar lo fa in automatico ma se lo fai tu a mano prestaci attenzione.

Così eviterai che i tuoi impegni diventino una lista di cose da fare e che quindi tu non abbia consapevolezza dell’impegno che richiede una determinata attività.

Pensa di giocare con le carte del memory e di spostarle sopra e sotto, di fare l’incastro perfetto per la tua giornata.

Vedi come uno strumento che non c’entra con l’organizzazione può, in verità, esserti utile per toccare con mano un concetto intangibile, per farti lavorare con le mani, cosa che aiuta molto la mente a rilassarsi e a fare proprio un concetto, e soprattutto a realizzare i confini materiali del tempo.

Sì, perché il fatto di lavorare con le mani, fa capire proprio che il tempo è quantità finita, limitata e che non può essere riempita oltre la sua stessa quantità. Troppe tessere in fila non ci stanno proprio, cadono tutte, come un domino.

Ultimo suggerimento che ti voglio dare è relativo all’incertezza del tuo impegno

Questo concetto lo prendo a prestito dal mio background scientifico. Dire che quella scatola è larga 9 cm non ha alcun senso. Bisogna sempre dire che è larga 9 ± 0,2 cm. Cosa significa? Vuol dire che prendo le misure con un metro che ha un’incertezza di 2 millimetri e cioè che posso non leggere bene il numero, magari le tacchete non sono chiare o comunque posso confondermi e quindi la scatola potrebbe essere larga 0.98 cm o 9.02 e io misurerei comunque 9 cm.

Cosa c’entra? Beh, nei tuoi impegni in agenda considera anche questo tempo in più prima e dopo, considera l’incertezza. Ti parlavo di incastro perfetto, ma l’incastro perfetto tiene conto proprio di questo!
Se è in più non sarai in ritardo e in affanno, se sarà in meno avrai una piccola pausa in più.

E ora, sei pronto a giocare con i tuoi blocchi? Che carte preferisci? Memory o domino? 😊

Photo by Ryan Quintal – Unsplash