Il tempo di cova

Il tempo di cova

La scorsa settimana ti ho parlato del lavoro sotto scadenza e di come il più delle volte si tratti di una scadenza finta, cioè del fatto che molte decisioni e riflessioni lavorative sono già state fatte, spesso a insaputa del soggetto stesso.

Cosa vuol dire? Che la tua mente pensa e ripensa alle cose, finché le questioni non sono definite, per la mente sono cerchi aperti, quindi cose alle quali pensare e ripensare. È una cosa  normale, scientificamente studiata che ha un nome: effetto Zeigarnik.

Hai mai pensato di usare questa caratteristica della mente a tuo vantaggio?

Una buona produttività è anche questo, è una gestione di un tempo nascosto, quello che io chiamo della “cova”, che permette per l’appunto di pensare, valutare, scegliere con cognizione di causa.

 

Riflettere e scegliere con consapevolezza significa poi fare le cose con convinzione, eliminando possibili errori e intoppi, senza recriminare e andando avanti per la strada più corretta per sé.

Scegliere consapevolmente, a mio avviso è questo.

 

Come sfruttare questo tempo, organizzativamente parlando?
Tre sono i passi da fare.

 

Il primo passo per considerare il “tempo di cova” è metterlo in programma.

 

In parole semplici… consideralo. Questo significa che nella fase di pianificazione è un tempo che non va dimenticato, come purtroppo accade.

Se ci sono cose nuove, cose che richiedono passi difficili, momenti di scelta complessa, o che coinvolgono più parti è utile considerare più tempo del necessario per completarle.

 

Il secondo è considerare attività che lo stimolino, conoscendoti però!

 

Le attività ripetitive, che privilegiano il movimento e l’uso del corpo permettono molto spesso di pensare.

Ora qui ci sono due aspetti da considerare per completare questo pezzettino del ragionamento. Il primo aspetto consiste in una scelta da fare a monte che richiede consapevolezza.

Il piacere di camminare all’aria ascoltando i propri passi e ciò che ci circonda, non ha prezzo. Allo stesso modo cucinare ascoltando solo il proprio naso. Nulla vieta di farlo e io sono la prima a consigliarlo!

Per aiutare la mente a pensare in modo leggero, però, può essere utile considerare attività diverse rispetto al classico ambiente di lavoro, allo stare seduti a tavolino, per intendersi. E la stessa attività la puoi fare con mente e corpo o la puoi fare come volano per il tuo pensiero.

Sono tutte e due importanti, basta farle entrambe ed essere consapevoli di quale delle due stai facendo, questo è il primo aspetto.

Il secondo aspetto è conoscersi e sfruttare a proprio vantaggio l’attività giusta. Non tutti pensano facendo attività manuali, non tutti camminando, non tutti ascoltando musica.

Ognuno di noi è diverso e ha un canale preferenziale, conoscerlo e saper mettere in agenda anche attività come queste al momento giusto consente di sfruttare un tempo di cova e di farlo maturare.

E se non bastasse il buon detto “dormici su” rimane valido.

 

L’ultimo consiglio è quello di saper fare un bilancio e cioè darti tempo o metterti alle strette quando necessario.

 

Se è vero che è utile mettere il tempo di riflessione, di cova, in programma, è altrettanto vero che di tanto in tanto vanno messe le parole “fine” e “decisione”.

In questo secondo caso, se non si arriva spontaneamente alla conclusione, si può forzare la mano e mettersi alle strette fissando un vero e proprio appuntamento con se stessi e cioè fissando una data in calendario.

 

Ti piace il tempo di cova? Hai mai considerato di metterlo in agenda tanto quanto le altre attività? Provaci e assapora la serenità delle scelte fatte con più consapevolezza.

E raccontami quale attività ha fatto maturare la cova. Io amo camminare, è sicuramene l’attività che mi fa pensare meglio!

 

 

Foto by John Towner – Unsplash
Lavoro bene sotto scadenza

Lavoro bene sotto scadenza

Quante volte ho sentito dire questa frase!

È verissimo, quando si ha l’acqua alla gola si agisce, si fa e basta.

Ma non è solo questo il motivo per il quale le cose funzionano.

Vanno bene perché si lavora in modo focalizzato, produttivo, investendo le proprie energie per raggiungere il risultato.

Ci avevi mai pensato?

Quando si è alle strette non si pensa ai fronzoli, ma all’obiettivo.
Non si introducono cambiamenti, ma si lavora come si sa fare per raggiungere il risultato in modo concreto e nel minor tempo a disposizione.

Il più delle volte questa tecnica funziona e porta effettivamente ai risultati con un’ottima produttività.

Ti svelo un segreto, questa è in verità una vera e propria tecnica di produttività e si chiama Rapid Planning Method.

Molto in sintesi funziona proprio così: si punta all’obiettivo, si elimina il resto e si lavora in modo concreto per raggiungere l’obiettivo definito.

È efficace proprio perché è l’opposto della procrastinazione, perché fa passare all’azione e perché è semplice.

Non vale però per tutte le occasioni e non può essere applicata sempre. Ecco il se, il punto importante da considerare.

Funziona se è occasionale, nella duplice accezione di tempo e di contesto.

Riguardo al tempo ti faccio notare che se facessi proprio tutto all’ultimo, agiresti sì in modo focalizzato, ma perderesti molte sfumature delle cose. La possibilità di variare, di valutare opzioni, di approfondire è proprio data da quell’apparente tempo perso che viene investito nel lavoro prima della scadenza.

Che sia studio, riflessione o semplice “tempo di cova”, quello è comunque un investimento di tempo che ti permette poi quella convinzione, sicurezza e velocità d’azione quando lavori sotto scadenza.

Ed ecco la seconda cosa, l’occasionalità in termini di occasione. Cosa vuol dire? Che funziona sì, ma con le cose che sai fare e fai già bene, proprio perché tutte le informazioni, le conoscenze, le scelte sono dentro di te e quindi sei incredibilmente efficace.

La produttività è legata anche alla conoscenza.

Non potresti infatti fare le stesse cose altrettanto bene se le facessi per la prima volta, non credi?

È altrettanto vero che se lavori veramente sempre in scadenza, la mente e il corpo poi chiedono il conto e capita di arrivare alla stanchezza estrema e al burnout.

Se mente e corpo non chiedono il conto, è un lavorare sotto una scadenza finta, vuol dire cioè che avevi lasciato del tempo per elaborare scelte e conoscenze a monte e che il tuo lavoro all’ultimo è invece “un tirare le fila del lavoro fatto”, che per sua natura è veloce e rapido, perché il grosso è già stato fatto.

Ci avevi mai pensato?

Ecco quindi che sì, mi va bene che tu dica “lavoro bene sotto scadenza”, ma permettiti di farlo saltuariamente, di farlo solo per ciò che conosci, e soprattutto per tutto il resto tieni a mente il rovescio della medaglia che si chiama energia investita e stress.

E tu su cosa lavori sotto scadenza?

 

 

Photo by Laura Chouette – Unsplash

Liste produttive

Liste produttive

E se non uso l’agenda, come faccio a decidere cosa fare oggi?

Con una lista ben fatta!

Un po’ di consiglio te li avevo dati qui.

Le liste devo essere agili e a portata di mano. Se questo è vero per tutte le liste, è vero in particolare per la todolist.

In cosa si differenzia questa dalle liste generiche? Semplice: è l’elenco delle cose che vuoi fare oggi.

Ecco quindi cosa non può mancare:

 

LE PRIORITÀ DELLA GIORNATA: LE TRE COSE CHE VUOI FARE OGGI

 

Attenzione, sembra una cosa da poco, ma scegliere su cosa concentrare la propria azione è il segreto della produttività. La tentazione di mettere molti più punti di quanti non se ne possano fare davvero è sempre alta, quindi ti consiglio di limitarti a tre.
In più, ti dirò che in certi periodi di vita, consiglio addirittura di focalizzarsi su un’unica priorità al giorno.

Anche perché spesso capita che si debbano fare tante cose in ambiti diversi e, proprio per questa ragione, è meglio focalizzarsi su un compito per ruolo, dove per ruolo intendo uno degli aspetti della tua vita: il lavoro, la famiglia, il proprio tempo personale.

Nelle tue priorità giornaliere devono starci tutti i tuoi ruoli e quindi le tue priorità li devono comprendere tutti. Magari un giorno le tre priorità sono tutte lavorative e in un altro sono una per tipo, o può capitare, che siano tutte extra-lavorative.

Considerando tutti glia spetti darai più equilibrio alle tue giornate e eviterai di essere sempre in affanno.

 

LE PICCOLE COSE DA FARE DA NON DIMENTICARE

 

Oltre alle cose importanti ci sono spesso molte piccole cose che si dimenticano, il mio consiglio è: scrivile subito in lista e cerca di eliminarle quanto prima, soprattutto se richiedono meno di due minuti.

Nella pianificazione giornaliera, una volta fatta la rana, e quindi la priorità n.1, consiglio di lasciare un po’ di tempo per le urgenze dell’ultimo minuto o per la gestione degli imprevisti. Se questi non ci sono, vale la pena “togliere” un po’ di cose piccole, ma ingombranti.

Il problema delle tante piccole cose è che:

  • ci sono sempre
  • sono tante
  • sono piccole da fare
  • ma riempiono la mente per essere ricordate

In termini di produttività sono cose da eliminare il prima possibile. Tanto meglio quindi dedicare una mezz’ora a smaltirne un po’. Questo per avere quanto prima la preziosa sensazione di leggerezza che permette di potersi dedicare a tutto il resto “mente e corpo”!

 

UN AIUTO

 

Semplificati la vita e

  • se devi fare telefonate, commissioni, annota cosa ti serve;
  • se è una telefonata a un numero che non hai in rubrica scrivi a fianco il numero;
  • se è una commissione, scrivi ciò che devi fare in modo specifico, così da capire a cosa ti riferisci. E via dicendo.

In breve, aiutati a capire il punto della lista.

 

Per queste ragioni, se ami le liste di carta, vanno benissimo i blocchetti precompilati dove ogni giorno puoi segnare cosa fare, ma attenzione che:

  • Ci sia spazio per un numero sufficiente di cose, ma anche che non siano troppe. Altrimenti non arriverai in fondo e ti ritroverai a riscriverle.
  • Non ci siano troppe cose extra: sì allo slot telefonate, mail… ma siamo sicuri non possano andare nella lista stessa?
  • No alle cose che non si esauriscono nella giornata: habit traker, frase del giorno… è una todolist e serve solo per oggi, non affezionarti allo strumento perdendo di vista il contenuto.

Forse il più delle volte un banale foglio di carta è più che sufficiente e ti permette, una volta cancellate le cose da fare, di buttare il tutto e passare a domani 😉

 

Ancora una volta ti ricordo quanto sia importante andare a guardare il contenuto, lo strumento e non il contorno… lo so è pesante, e, lo ammette un’amante della cancelleria come me, ma….

produttività fa spesso rima con semplicità!

E tu, dove fai la tua lista?

 

 

Photo by Torbjorn Helgesen – Unsplash

 

 

Calendari di carta

Calendari di carta

Spesso mi capita di andare dai miei clienti e notare che il calendario appeso alla parete è di uno, due, tre mesi indietro. Spesso è un calendario regalato, con qualche pubblicità sul fondo.

Così, quando si decide quando rivedersi la persona in questione prende in mano il cellulare e guarda lì il calendario o sfrutta la piccola tendina che si alza in basso a destra nei pc.

Fai parte anche tu di questa categoria?

O, per caso, fai parte di chi ama avere il calendario del mese passato, l’attuale e il futuro a piena parete e ci tieni maniacalmente ad aggiornarlo?

Sì, anche di calendari ce ne sono tanti e sono tutti utili, ma come sempre ognuno ha le sue funzioni.

Oggi ti parlerò di calendari cartacei, non di quelli on line, per questi ti rimando a tutti gli articoli che trovi nel blog con il tag “calendari”.

 

 

CALENDARIO A PARETE

 

Avere un calendario a piena parete è molto utile per avere una visione d’insieme.

Magari lo guardi senza pensarci troppo, ma ti aiuta a fare mente locale sul momento dell’anno, sulle settimane del mese, sulla vicinanza di determinate ricorrenze e festività.

Il fatto di sceglierlo nella sua versione annuale, che rappresenta cioè tutti i mesi, o in quella dei tre mesi (passato, attuale e successivo) , infine, nella semplice versione di singolo mese dipende solo da che funzione vuoi riservargli.

Se ti piace fare una pianificazione annuale e averla sempre sotto gli occhi, nei suoi aspetti di allocazione del tempo e di giornate dedicate la versione annuale è perfetta!

Puoi infatti segnare con colori diversi i diversi impegni, puoi barrare vacanze, pause e giornate per te, puoi evidenziare scadenze di progetto o di obiettivo ma… lo devi guardare e lo devi aggiornare.

Un calendario così presuppone che tu lavori principalmente da quella stanza e che tu usi solo quel calendario.

Se invece hai bisogno di fare il punto a livello di giorni per incontri fatti, fatture ricevute, scadenze urgenti, ecco che i tre mesi sono la versione più utile.

Non è un calendario da pianificazione, ma uno strumento per ricordare “il tal numero che giorno era o sarà” e “a che punto siamo del mese”.

In questo caso ti consiglio di non scriverci molto, ma di usarlo solo per vedere numeri e giorni. Fai quindi in modo di sceglierne uno che sia chiaro e semplice e facilmente aggiornabile nella data della giornata in corso. Se ti dimentichi di cambiare quella, casca un po’ il palco.

E il calendario che rappresenta solo il mese in corso? Beh, quello ti consiglio di sceglierlo solo bello, che ti piaccia, perché di fatto è utile a fare il punto del mese e spesso si finisce per girarne le pagine per scoprire il mese dopo cosa succede.

Per il calendario annuale mensile meglio quindi puntare al lato estetico e ispirazionale, che comunque non è un aspetto da sottovalutare!

Sì, le immagini, le frasi, hanno un grande valore e, se sei una persona alla quale piace lavorare sulla parola dell’anno e sulla motivation board, ecco che uno strumento come il calendario mensile a parete è un aiuto in più e può supportare un percorso motivazionale per segnare i giorni di buona routine (una croce dopo l’altra per portare avanti con successo una nuova abitudine), un diario dell’umore (un colore diverso per le giornate buone, medie e negative), o un conto alla rovescia per una scadenza particolare.

 

 CALENDARIO DA TAVOLO

Il calendario da tavolo è molto bello, ma spesso vaga senza meta tra la destra e la sinistra senza trovare pace. Troppo piccolo per poterci scrivere, troppo grande per essere portato con sé, finisce spesso per essere girato nei mesi a venire. Il calendario da tavolo funziona un po’ come il calendario mensile da parete e, a mio avviso, trova il meglio di sé se è usato per gli stessi scopi.

Sceglilo bello, che ti ispiri e uniscilo alla tua routine motivazionale o di consapevolezza per tracciare abitudini e traguardi.

 

 

CALENDARIO IN AGENDA

 

Le agende riportano diversi calendari: il più delle volte tra le prime pagine c’è la versione annuale su due pagine, molto utile per fare un recap generale di festività, inizio e fine settimane, numero di settimane in determinati intervalli.

A volte c’è poi una versione con un po’ di spazio bianco, utile alla pianificazione. Ottimo se, per l’appunto di fa una pianificazione annuale, ma… e qui sarò sintetica perché c’è molto da dire, attenzione! Attenzione alle informazioni che annoti qui e che poi devi riportare altrove, come scadenze, pagamenti ricorrenti e to do generali.

Molto meglio usare questa versione solo per alcuni aspetti che hanno valore nell’anno, uno tra tutti gli obiettivi mensili.

C’è poi il piccolo calendario sopra ogni pagina settimanale utilissimo per fare i conti delle settimane nel mese, di quanti “venerdì” ci sono e quando cadono. Se, come dovrebbe essere l’agenda è sempre aperta sul tavolo, ecco che questo piccolo calendario diventerà un riferimento fondamentale evitandoti di aprire ogni volta un calendario elettronico o cambiare la pagina dell’agenda.

 

 

Come vedi i calendari, come e agende, sono tanti, e ogniuno funziona meglio per certe cose e meno per altre. Sono tutti strumenti di gestione del tempo.

Come sempre ti dico: non adattarti allo strumento, adatta lo strumento alle tue necessità.

Quindi, non sottovalutare l’importanza anche di un calendario da guardare mentre lavori, ma fai in modo che sia proprio quello che fa al caso tuo!

Avevi mai pensato che anche per scegliere il calendario fosse necessario fare un po’ di riflessioni? Spero questo post ti sia stato utile. E se è così, raccontami nei commenti qual è il calendario perfetto per te!

 

 

Photo by Blessing –  Unsplash

Agenda vs bullet

Agenda vs bullet

Come sai io spesso dico che non è necessario avere un’agenda.

In molte situazioni un buon calendario e un corretto insieme di liste sono più che sufficienti.

Questo perché l’agenda, se la usi, la devi usare per ciò che è: uno strumento di pianificazione del tempo.

  • Deve quindi pianificare l’interezza del tuo tempo: di lavoro, personale, famigliare. 
  • Deve essere di supporto, ma non essere l’unico supporto. Quindi, per evitare di scrivere e riscrivere le stesse cose ci sono spazi frequenti nell’agenda che non sono utili, la rubrica ad esempio, ma anche il calendario delle ricorrenze.
  • Deve, inoltre, aiutarti nella quotidianità, ma non essere il tuo “scaricamente”.
    Inutile dire che le note in agenda si perdono una volta girata la pagina… ma che dire di tutte le parti che ti aiutano a tenere traccia delle abitudini?

Trovo che questi spazi siano davvero utili e motivanti. Il fatto di averli ti porta a usarli e quindi ti implicano una riflessione, ma… devono essere quelli giusti per te.

Ecco, quindi, che in questo senso il concetto di personalizzare è molto più utile e valido.

E quale strumento personalizzabile c’è più del bullet journal?

Il bullet journal è uno strumento fantastico, anche qui se è usato nella sua piena potenzialità.

  • Deve quindi essere tuo, personalizzato secondo le tue esigenze.
    Devi creare le liste e gli spazi che ti servono, senza copiare quello che è più frequente trovare in un bullet. Se per te è fondamentale tenere traccia di quanto crescono le tue piante, cosa c’è di male nell’aggiungere una tabella a riguardo? Non devi, ad esempio, mettere per forza un tracciatore di quanto bevi, se sei già molto diligente… o se non hai semplicemente voglia di tracciare quest’aspetto della tua vista.
  • Deve poi essere uno strumento in evoluzione. In questo senso intendo che devi poter provare, sbagliare e rifare. So che nel web ci sono bellissimi bullet anche da un punto di vista cromatico, calligrafico e di ciò che ci va dietro… ma non è questo lo scopo del bullet. Il bullet è uno strumento e quindi vince la praticità e la funzionalità sulla bellezza.
    In sintesi: accetta le pagine come vengono, vanno benissimo così come sono.
  • Deve essere uno strumento utile, quindi che ti porta ad ascoltarti, a pensare, a valutare… a migliorare. Non deve quindi essere una copia di altre cose o diventare una cosa fine a se stessa.

Ecco, questo per me è il punto determinante per cui agenda e bullet devono rimanere separati e per cui ognuno deve capire, in base alle proprie strategie di gestione del tempo, quale usare: se uno, due o nessuno.

Il più delle volte chi passa al bullet lo fa perché non è soddisfatto dell’agenda.
Cerca qualcosa anche per la pianificazione delle giornate, ma di fronte alla necessità di scrivere i numeri e i giorni della settimana, si arena presto.

Forse in questo caso, sarebbe meglio fare una riflessione un po’ più importante sull’agenda, sulla sua utilità per te e su cosa deve esserci e non esserci.

Ecco perché è nato il mio servizio

Cyclamen, come un ciclamino che di anno in anno dà un tocco di colore al terreno, così la tua agenda, forte dei suoi principi, ti aiuta a pianificare il tuo tempo.

La fai una volta e te la porti dietro per sempre.

La fai e poi seguono i consigli per gli acquisti.

Ma tante volte il bullet è un di più, è un sistema per andare oltre alla pianificazione, è uno strumento d’aiuto per capire quali abitudini coltivare e quali lasciar andare. Ma anche, e qui sai che ci tengo molto, per analizzare come sono andare le cose e come migliorarle.

Ecco che nel bullet sono molto utili anche gli spazi di riflessione, di feedback, di scrittura delle proprie intenzioni.

Qui mi dirai “ma perché non avere semplicemente un diario della gratitudine o un diario di routine mattutina?”

La mia risposta è sempre la stessa: dipende da te, da dove vuoi investire e da come ti riesce meglio. Così come non è obbligatorio usare calendario, lista e agenda, non è altrettanto obbligatorio avere diario della gratitudine, diario della mattina e habit&goal traker.

Se l’idea di personalizzare una pagina bianca ti terrorizza ci sono diversi strumenti (goal planner e simili) per aiutarti nella pianificazione e nella revisione dei risultati, ma anche qui, vale come per l’agenda… nelle strumento deve esserci solo quello che ti serve, nulla di più.

Quindi attenzione a come è scritto il processo e a quali riflessioni ti porta.

Spesso, infatti, le persone abbandonano questi strumenti perché richiedono momenti mensili, settimanali, giornalieri, ma non sempre c’è il tempo necessario… ecco che a volte un bullet su misura, più agile e più semplice aiutano.

Come vedi la scelta degli strumenti organizzativi è apparentemente semplice e richiede invece molto più studio di quello che sembra.

Al di là di queste riflessioni, una cosa la vogli aggiungere, perché è sempre valida, indipendentemente dallo strumento.

 

Ricordati che agenda e bullet sono sempre solo strumenti, possono essere belli, ma devono essere utili.

Per questa ragione usali, usali e riusali, ma no fare in modo che siano fini a sé stessi. La pianificazione del tempo e la tracciatura delle abitudini sono tecniche di lavoro, non devono diventare il tuo lavoro.

Non ti spaventare, prova e datti la possibilità di sbagliare e di cambiare. E se le cose non andassero, beh, pensa al tuo ciclamino colorato, è lì che ti aspetta… giusto un po’ più giù!

 

 

Photo by Estee Janssens – Unsplash

Colgo il MIO CICLAMINO!

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