La produttività in piccole azioni

La produttività in piccole azioni

Nelle scorse settimane ti ho parlato di tecniche di produttività, ma spesso prima di scegliere la più adatta ai miei clienti, affronto con loro delle questioni molto più basilari e che hanno a che fare con le abitudini.

Si tratta di quelli che io chiamo elementi di produttività, cioè le piccole azioni quotidiane che aiutano tanto quanto una vera a propria tecnica.

Sono diverse e tutte utili, oggi te ne racconto cinque.

 

MAGIA LA RANA

Questo è uno dei detti più frequenti e famosi di tutti i P.O.. Cosa vuol dire? Da dove vengo io si mangiano le rane, ma di solito sono cotte. Il principio vuole che tu mangi, invece, una rana viva. Mai fatto? Beh, deve essere disgustoso. E in effetti l’idea è proprio questa: affrontata la rana, poi qualsiasi altra cosa sarà certamente meglio.

L’idea non è quella di fare una cosa necessariamente enorme, ma semplicemente cominciare da ciò che ti scoccia di più, quello che non hai proprio voglia di fare e che ti pesa di più da un punto di vista energetico. Già, questo è il trucco, può essere anche solo una semplice telefonata, ma se ti pesa, fai quella in primis!

Poi io aggiungo, magari mangia una ranetta, riscaldati, e poi affronta la rana e via!

 

FAI UNA COSA ALLA VOLTA E FALLA FINO IN FONDO

Il mito del multitasking, te lo dico, è una fesseria. Siamo tutti capaci di fare più cose insieme, ma lo siamo per un breve periodo a scapito della nostra concentrazione, della nostra energia e della nostra capacità di non sbagliare.

Vuoi fare le cose fatte bene e ne vuoi fare tante? Mettile in fila, non tutte insieme. Così risparmierai energia, tempo (sì, lo so è paradossale ma è così) e soprattutto ridurrai la possibilità di fare errori.

 

CHIUDI I CERCHI APERTI

Quando si chiude un lavoro, o una giornata di lavoro è giusto dedicare del tempo a chiudere i cerchi aperti, cioè a sistemare le cose in sospeso. Ad esempio, dopo una riunione riordinare gli appunti, mettere in calendario il prossimo incontro. Dopo una giornata di lavoro, sistemare l’agenda, le note dell’ultimo minuto e fare un controllo della giornata successiva.

Ti sembreranno azioni semplici, ma aiutano a non lasciare nulla in sospeso, a chiudere i cerchi, soprattutto perché, se le fai a mente fresca, saranno semplici e veloci, al contrario poi ti faranno perdere tempo e sarai meno efficiente. Hai presente quando scartabelli gli appunti per ritrovare il numero di telefono di qualcuno o l’ora del prossimo incontro? Ecco… chiudi i cerchi e non ti capiterà più.

 

CREA LA TUA ROUTINE

La produttività si scontra spesso con la poca voglia di fare. Ecco che può essere molto utile aiutarsi a entrare nel giusto mood lavorativo. Per questo è importante la routine di inizio lavoro.

Cosa significa? Riscaldati! Questo è ciò che io consiglio prima di affrontare la rana.

Fai qualcosa che ti piace, caricati, fai mente locale e poi parti!

Quindi puoi iniziare leggendo un articolo del tuo sito preferito, ascoltare un podcast di qualche minuto, ripetere poi il tuo mantra o fare una piccola meditazione e poi via! Non ci sono più scuse, ora hai l’energia per iniziare a lavorare!

 

RISPETTA IL BILANCIO DI ENERGIA

Siamo in una società stacanovista, ma io non mi stancherò mai di ripetere che in verità il lavoro vale tanto quanto il non lavoro. Non si può sperare di essere efficienti ed efficaci per tutto il tempo di lavoro. Quindi è molto meglio rispettare la nostra produttività e prenderci delle sacrosante pause degne di valore.

Allo stesso modo alternare attività molto faticose a cose poco faticose, del resto… chi può fare sempre e solo cose difficili?

 

E tu, quale di queste piccole azioni vuoi fare tua fin da ora?
Raccontamelo nei commenti!

 

 

Photo by Ibrahim Ozdemir – Unsplash
Easy GTD

Easy GTD

Il GTD è una delle tecniche di produttività che preferisco, trovo sia completa e davvero utile se applicata nella sua completezza. Va molto di moda e quindi ci sono molte App e software che ti aiutano a schematizzare le cose che devi fare nei vari step. A mio avviso, sono molto belle, ma poco costruttive, nel senso che richiedono molto tempo nell’organizzazione, che poi risulta perfetta e magari graficamente impeccabile, ma che non necessariamente porta al risultato sperato.

 

Applicare interamente il GTD è complesso e richiede tempo, ma dà anche molto soddisfazione.

 

Vediamo oggi una versione semplificata che ti può essere d’aiuto in tante piccole azioni quotidiane.

Partiamo dalle fasi.

 

1. RACCOGLI

Questa è la fase più difficile da fare perché richiede molta autodisciplina. È infatti molto difficile essere certi di raccogliere proprio tutti gli input in un unico inbox. Si tende a dimenticare qualcosa, o a creare più punti di raccolta: non fare quest’errore e porta pazienza, fidati, metti tutto insieme. E quando dico tutto, intendo tutto: sia in ambito personale sia in ambito lavorativo, perché come sempre tu sei un’unica persona. Se pensi sia troppo grande per starci fisicamente, metti un foglietto con la scritta equivalente.

 

2. ANALIZZA

Cosa significa analizzare? Significa valutare tutti gli input, uno alla volta e decidere il da farsi. Anche qui la tentazione di mettere da parte un compito difficile e passare al successivo è forte, ma credimi, il trucco è proprio questo, prendere un elemento per volta e scegliere, senza procrastinare la decisione.

 

Qui hai varie opzioni, e la prima è chiedersi: “mi interessa, mi serve?” Se la risposta è no, si elimina direttamente e si passa al successivo.

Se la risposta è sì, ecco la seconda domanda che devi farti: “ci devo fare qualcosa?” Se la risposta è no, l’elemento si archivia, e qui si apre un mondo del GTD, che magari sarà argomento di un altro post, intanto tu curiosa tra quelli con il tag “archivio”.

Se la risposta alla domanda “ci devo fare qualcosa?” è “sì” ecco che arriva l’ultima domanda: “ci metto meno di due minuti a farla?” Se sì, falla e basta e poi archivia o elimina l’elemento.
Se la risposta è no, mettila nella lista delle cose da fare e passa all’elemento successivo.

Fai quest’analisi per tutti gli elementi, uno alla volta, fino alla fine.

Di fatto non hai ancora agito, ma ti sei liberato di un sacco di cose che non ti interessano e sulle quali non devi fare nulla, oltre a tutte quelle da meno di due minuti… e vedrai quante sono!

 

La “regola dei due minuti” è una piccola grande regola, che ti rende molto efficiente e ti permette di chiudere un sacco di cose in sospeso, falla tua!

 

3. VERIFICA

Ora puoi prendere in mano la lista delle cose da fare che è nata dal punto precedente, e cioè ti tutte quelle cose che ti interessano, sulle quali devi fare qualcosa e che ti richiedono più di due minuti.

Non ti resta che verificare il tempo e l’energia che hai a disposizione e decidere quali fare al momento. Anche qui il GTD prevede un’analisi più approfondita, ma per ora, già fare quanto ti dico è utile per passare all’azione in modo produttivo ed efficace.

 

4. AGISCI

Finalmente è il momento di passare all’azione! Fai le cose della “short list” del punto tre!

 

Il GTD, come ti dicevo, è in realtà una tecnica complessa che richiede metodo, revisione e un buon supporto di archivi, ma già facendo questa semplice sequenza potrai aiutarti in tante situazioni.

 

Ad esempio?

 

  • nello smistare la posta cartacea;
  • nel leggere le mail;
  • nel decidere le tue priorità lavorative quotidiane;
  • nel valutare una serie di proposte lavorative.

E perché no anche a casa:

  • nel gestire le faccende domestiche;
  • nel gestire l’archivio di casa.

 

Come vedi è un piccolo grande evergreen, tutto sta nel fare propria la procedura e applicarla passo passo!

E tu cosa aspetti?

Inutile dire che per il livello più approfondito, ci sono io ad aiutarti, chiamami!

 

 

Photo by Paico Oficial – Unsplash
Pomodoro per tutti?

Pomodoro per tutti?

25 minuti di attività e 5 di pausa, ripeti il tutto per 4 volte e poi fai un pomodoro intero di pausa.

 

Questa, molto in sintesi, la ricetta della tecnica del Pomodoro.

È una delle tante tecniche di produttività personale che insegno e condivido con i miei clienti. In cosa consiste? Nel breve, consiste nel considerare il proprio tempo come se fosse fatto di sessioni, ogni sessione è un pomodoro. Il pomodoro è però composto di un tempo di lavoro e un tempo di pausa, il primo della durata di 25 minuti e il secondo di 5 minuti.

La bontà della tecnica sta nel rispettare entrami i tempi, quello di lavoro e quello di pausa, e soprattutto, nel dedicare le giuste attività di tempo in entrambe le parti.

Quindi, nella sessione di lavoro si dovranno pianificare delle attività consone a un tempo di 25 minuti, unendone di simili se più brevi (es. telefonate o mail), o spezzettandole se più lunghe (es. lettura di un libro, ricerca, scrittura di un report).
Allo stesso modo nei momenti di pausa bisognerà fare delle vere attività da pausa: una passeggiata, mangiare un frutto, prendere una boccata d’aria… quindi niente mail personali o mestieri di casa.

Questa è una tecnica che ormai è molto nota e della quale si legge tanto e per la quale ci sono molte App che aiutano… ma come sempre la cosa non finisce qui, nel senso che, se si studia la tecnica a fondo si scopre che è ben più complessa di quello che ti ho detto qui.

In effetti, molto del lavoro sta nella pianificazione delle attività dei pomodori, nel registro delle distrazioni, cioè quel foglio che devi avere a fianco ogni volta che “attacchi” un pomodoro e dove scrivi, scaricando la mente, ciò che ti viene in mente e che è al momento fuori posto, e, infine, nella parte di verifica dei pomodori fatti.

Non voglio addentrarmi nella tecnica, ci vorrebbe molto più tempo di quello che si può dedicare a un post, ma vorrei farti capire per cosa questa tecnica può esserti utile, anche applicata nella “versione semplice” che ti ho descritto fin qui.

 

 

A COSA SERVE

 

Per le cose noiose

È molto utile, a mio avviso, per tutte le cose molto noiose. Sì, perché uno dei punti forti di questa tecnica è che al tempo di lavoro segue quello di pausa. Quindi ti impegni al massimo per fare qualcosa, ma solo per 25 minuti, dopo basta, ci sono i 5 di pausa. Nota bene, potresti anche decidere di avere un tempo di pomodoro diverso, ad esempio 10 o 15 minuti se si tratta di riordinare uno spazio.

Il fatto di sapere che c’è un inizio e una fine, che il tempo è contato e che quindi fai sì una cosa noiosa, ma la fai solo per quell’arco di tempo, ti porta ad essere più efficace e motivato.

 

A iniziare

Questa è una tecnica molto utile per cominciare a gestire il tempo e la propria produttività. Quindi se il tuo tallone d’Achille è proprio quello di fare una cosa per un tempo continuato, questa è la tua tecnica. Se ad esempio ti distrai, cominci una cosa e poi ne fai un’altra, se ti annoi facilmente, ecco, prova a impostarti un pomodoro, anche breve, e rispettalo. Non verrà la prima volta, magari nemmeno la seconda, ma secondo me la terza sì!

 

A finire

Consiglio molto spesso questa tecnica a chi continua per un tempo molto lungo un’attività. Mi spiego meglio: la differenza tra uno studente e un lavoratore è che il primo può potenzialmente non finire mai di studiare, c’è sempre qualcosa in più da studiare e imparare, il secondo, al contrario, deve portare a termine i propri compiti in un tempo definito e non “perdere” tempo in lavori inutili o non pagati. Detto che si può comunque sempre migliorare un lavoro, un prodotto, c’è un tempo in cui è necessario fermarsi, quindi anche in questi casi il pomodoro è un buon aiuto. Io consiglio quindi questa tecnica per i lavori di ricerca, per le revisioni e via dicendo.

 

A non pensarci

Il fatto che ci sia un timer a tenere il tempo e non stia a te controllare continuamente l’orologio aiuta molto a dedicarsi pienamente a quello che stai facendo. Questo è molto utile, ad esempio, per dei momenti di lettura o scrittura focalizzati, per delle sessioni di meditazione o di brainstorming.

 

 

A COSA NON SERVE

 

  • per tutte le persone che riescono a lavorare concentrare per tempi lunghi;
  • per chi ha un lavoro molto dinamico, con molti spostamenti, ad esempio un lavoro in negozio o un servizio clienti;
  • per chi fa attività molto diverse nel proprio lavoro con tempi tra loro molto diversi, ad esempio un medico, un commerciale.

In questo caso vanno meglio altre tecniche di produttività, ma questo non significa che la tecnica del pomodoro non possa essere applicata in modo alternativo per altre cose, ad esempio:

  • il riordino della scrivania o dell’ufficio;
  • il tempo di ginnastica;
  • il tempo sui social;
  • imparare i termini di una nuova lingua;
  • la lettura delle mail;
  • l’archiviazione dei documenti;
  • le faccende domestiche;

e l’elenco potrebbe essere molto lungo…

 

 

Come vedi è una tecnica che aiuta molto la percezione del tempo e che insegna a gestire la produttività, ma non necessariamente si adatta a tutti e a tutte la situazione, il bello sta nel trovare il modo di renderla utile per te.

E tu, per cosa la vuoi usare?

 

 

Photo by Ioan – Unsplash
Non partire in quarta

Non partire in quarta

A settembre c’è un sacco di energia in più, saranno le vacanze, sarà la voglia di ripartire, è un po’ come se si volesse iniziare con il piede giusto pieni di nuove intenzioni e di buoni propositi.

E io ti dico…

 

Frena

 

Ti pare un controsenso?

Può sembrare, ma te lo dico perché tu possa prenderti cura di te e delle tue energie, da qui a fine anno.

 

Cavalcare i buoni propositi e dare fondo alle proprie energie rinnovate è il modo migliore per esaurire il tutto subito senza necessariamente ottenere i risultati desiderati.

 

Lavora dunque al contrario e metti a frutto qualche consiglio organizzativo che possa aiutare la tua produttività.

 

ORARIO DI LAVORO

 

Non esagerare, non è che perché sei fresco di estate e vacanze ora devi lavorare dieci ore al giorno filate, anzi! Mantieni i ritmi blandi, proprio per aiutarti a tornare a regime. Quando si inizia il lavoro dopo un’interruzione si fa i conti con l’abitudine, anche al non lavoro, e quindi è tutto un po’ più costoso in termini di energia e di concentrazione. Ma visto che le energie ci sono, si parte in quarta.
Ecco fai il contrario, datti il tempo di abituarti a orario ridotto, vedrai che poi farai sempre meno fatica e tornerai con naturalezza all’orario pieno.

 

NON PERDERE I LATI POSTIVI

 

Una buona interruzione di lavoro permette un punto di vista privilegiato: è come se ricominciassi da zero con una nuova prospettiva. Sì, vedi le cose fuori dalla routine, come se non le avessi mai fatte, e quindi con occhi diversi più critici, ma anche più disposti al cambiamento.

Anche qui: approfittane! Vedi i possibili miglioramenti e i cambi che potrebbero aiutare il tuo lavoro, la tua quotidianità. Sfrutta quest’occasione e dedica un po’ di tempo a riorganizzare l’ufficio, le cartelle, mettere in atto un nuovo modo di gestire le mail, se queste sono le cose che più ti balzano agli occhi.

 

RACCOGLI LE IDEE

 

Oltre a una nuova visione, potrebbero arrivare anche nuove idee portate dall’aria di vacanza, dal fatto di aver cambiato abitudini per un po’. Ancora una volta, fai tesoro di ciò che hai pensato e valuta se è il momento di realizzare qualcuna di queste idee, perché ricorda questo è il momento migliore!

E se non è un buon momento, non perderle, annotale, torneranno buone più avanti.

 

Sì, è vero, settembre è un momento magico di grande ripartenza per le tue idee e il tuo business, ma non fare l’errore di giocarti il tutto per tutto subito… non partire in quarta e goditi tutti gli aspetti postivi di questo momento.

E se poi hai bisogno di aiuto per creare un piano d’azione per i tuoi progetti e le tue idee… io sono qui!

 

 

Photo by – Ben Kolde -Unsplesh
Pianificazione a tre quarti

Pianificazione a tre quarti

La regola d’oro della pianificazione è trovare il magico equilibrio tra ciò che si desidera fare e la realtà delle cose. Sai che ci tengo tanto a fare in modo che la tua pianificazione ti sia di supporto e che tu non te la senta stretta e pressante.

 

In breve, mi piace ricordare che il tempo da pianificare non è la totalità del tempo, bensì i ¾.

 

Cosa vuol dire? Che se il tuo tempo di lavoro sono otto ore, ne devi pianificare sei, non quattro e non nove.

Dirai: “beh, ovvio che non ne devo pianificare nove se ne ho solo otto a disposizione”, e invece questo è quello che spesso succede. Capita, infatti, di mettere in sequenza tante attività con la sindrome del super eroe (“sì tanto ce la faccio in cinque minuti, questa è una cosa da poco”), salvo poi arrivare a sera lamentandosi di avere troppe cose da fare e non essere riusciti a completare la lista.

In realtà il problema non è tanto quello di non aver calcolato il numero giusto di attività, ma di non aver associato il tempo corretto da dedicare a tutte le attività.

 

Per farlo è molto utile pensare alla tua giornata come a uno spazio da riempire, dove togliere blocchi di tempo.

 

Questo semplice cambio di prospettiva, da elenco puntato a insieme di blocchi ti può aiutare a non pianificare involontariamente nove ore in un tempo di otto. Te ne avevo parlato anche in questo post.

Sembra poi paradossale, ma non vale la pena nemmeno pianificare solo quattro ore, perché altrimenti poi sorgerà la domanda “e ora che faccio”.

Se il problema è gestire le priorità e arrivare a fine settimana facendo non solo le cose importanti e urgenti, ma anche cose che per te sono di valore, e quindi importanti ma non necessariamente urgenti, ecco che se non le metti in agenda, non le pianifichi, molto probabilmente non le farai mai.

Può valere la pena pianificare solo quattro ore se sai che la giornata sarà ricca di imprevisti, ma non lasciare al caso la gestione del tuo tempo, sarà il modo migliore per renderlo inefficace!

Ecco, quindi, perché è importante pianificare la giusta quantità di tempo, i ¾ giusto?

 

Vediamo in breve i vantaggi di una pianificazione di questo tipo:

  • Se capita un imprevisto, hai il tempo di gestirlo.
  • Se hai calcolato male i tempi, hai del tempo in più per riparare.
  • Se sei svogliato e ci metti di più a fare le cose, rimarrai comunque nei tempi.
  • Se finisci prima, tanto meglio, tempo in più per il relax o tempo per fare qualcosa che è in fondo alla lista.
  • Avendo il numero giusto di cose da fare, lavorerai in modo concentrato, ma allo stesso tempo non ti sentirai sottopressione all’idea di dover finire tutto.
  • Sai che la tua giornata è sì di lavoro, ma anche con delle pause degne di nota.

Ecco che la lista potrebbe andare avanti ancora a lungo… ma voglio concludere dicendo che c’è un solo tempo da non programmare, la famosa eccezione che conferma la regola. Sai qual è?

Il tempo di riposo, di relax, di vacanza, il tuo tempo.

Lì non c’è regola dei ¾ che tenga, sono i tuoi 4/4 per fare ciò che ami, o semplicemente per non far niente!

 

E i tuoi ¾ come funzionano? Se non funzionano, sai che io sono qui per te!

 

 

Photo by Dev Bezbaruah – Unsplash