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Gli errori della pianificazione

Gli errori della pianificazione

“Ci ho provato, ma non funziona.”

“È inutile, sento che tutto questo toglie solo spazio alla mia creatività!”

“Metto tutto nero su bianco, fin nel minimo dettaglio e poi fallisce tutto…”

Sono frasi che hai sentito sussurrare dentro di te almeno una volta? Ti chiedi se la pianificazione serve davvero? Beh, la risposta non può essere che semplice e secca: sì!

Ma questo non vuol dire che vada sempre bene, a volte, infatti, si fanno involontariamente degli errori, perché non se ne conoscono le potenzialità o anche perché non si è capito come usare al meglio questo importante strumento per la gestione di tempo e flusso lavorativo.

Per farti capire come mai si arriva a dire le frasi con le quali ho iniziato questo post ti indico un errore macroscopico per ogni tipo di pianificazione: lungo, medio e breve termine.

TUTTO SUBITO

Pianificazione a lungo temine. In verità il problema maggiore riguarda la definizione degli obiettivi, spesso sono troppi o troppo vaghi. Questo aspetto è talmente importante che ho scelto di scrivere un post proprio per discutere su questo tema. Quindi, ammesso che gli obiettivi siano stati definiti al meglio, un altro aspetto importante che vedo spesso sottovalutare è l’importanza del tempo… o meglio, l’impazienza.

Sì, “la pazienza è la virtù dei forti” e questo vale anche per la tua pianificazione.

Spesso presi dall’entusiasmo, dalla novità, dall’importanza delle cose si vorrebbe riuscire iniziare a mettere mano a tutti i progetti ora! Eppure, così facendo si lavora male e soprattutto si sprecano le idee e i progetti perdono di efficacia.

La pianificazione serve proprio a mettere il giusto freno e a distribuire le tue idee, i tuoi obiettivi considerando gli importanti aspetti di: tempo, energie e contesto generale.

Quindi se non vuoi dire “ci ho provato, ma non funziona” distribuisci i tuoi obietti, gli step dei tuoi lavori in modo sostenibile e realistico, considerando energie, tempi di esecuzione e tempo che non hai (di fatto) a disposizione. E per questo aspetto, passiamo al secondo errore.

NON ESISTONO SOLO I MACROPROGETTI E ALLO STESSO TEMPO QUESTI NON VANNO DIMENTICATI

Integrare le grandi idee nella pianificazione quotidiana non è un gioco da ragazzi. Ecco perché l’errore principale che vedo fare nella pianificazione a medio termine è proprio questo: fare un bellissimo progetto e poi… dimenticarsene.

Come se le idee dell’anno debbano realizzarsi indipendentemente da ciò che poi succede nel quotidiano, come se avessi due tempi: uno per i grandi lavori e uno per il lavoro di tutti i giorni.

Il tempo è uno e va diviso tra tutte le attività. Per questo è importante, quando si decide come calare la progettazione nel tempo di lavoro, considerare vacanze, tempi già occupati da altri lavori e il lavoro di routine.

Considerando tutto il resto e incastrando sapientemente, pezzetto dopo pezzetto, ciò che ti serve per realizzare il tuo obiettivo in piccole azioni concrete quotidiane, avrai la tua arma vincente.

“E se poi mi perdo e non mi ricordo più a che punto sono del grande progetto?” Per questo, anche nella pianificazione a breve termine, ci sono i momenti di revisione, per riportare la prospettiva ad una visone ampia e generale.

PIANIFICAZIONE A UOVO

Non tutti odiano la pianificazione, c’è chi la ama e la fa nel dettaglio. A tal punto che è tutto ben definito con tanto di orari e scadenze. Questa è quella che io chiamo “pianificazione a uovo” cioè piena zeppa, o meglio… senza scampo!

Da un lato può essere rassicurante, ma al contrario è una lotta contro il tempo e nella speranza che non capiti il “famigerato” imprevisto!

La pianificazione è uno strumento bellissimo e importantissimo, ma solo se valutato con la giusta prospettiva e, quindi, se le si concede un po’di flessibilità. È pur sempre una bussola, non un piano di battaglia!

Inutile quindi definire anche la pausa pipì, meglio tenere un tempo morbido e godere anche un po’ dell’imprevedibilità della vita!

E tu quali altri errori fai? Raccontamelo, troveremo insieme una soluzione!

Photo by Nick Morrison – Unsplash

A più riprese

A più riprese

Ecco un altro grande segreto della pianificazione. Non è una cosa che nasce e finisce in un colpo solo, anzi, è uno strumento vivo che ti supporta e dove è sempre possibile modificarne delle parti.

Per questo è giusto fare una pianificazione a più riprese.

Pensiamo ad esempio alla pianificazione annuale e pensiamola per step.

STEP N.1

A fine anno precedente, è utile fare il quadro della situazione generale e valutare come procedere per l’anno successivo.

Questa è una vera pianificazione di massima, quella che ti raccontavo nel post dedicato all’essenza del processo. È importantissima perché ti dà la linea guida, la direzione.

Questo è un momento importante anche per fare una revisione dell’anno precedente, quindi valutare ad esempio quali obiettivi si sono realizzati e perché, in che tempi, in che termini e con quali risultati.
Ci si può anche chiedere se la nostra volontà sia ancora di continuare sulla strada fatta o se sia il momento di introdurre dei cambi di rotta o delle novità.

Allo stesso modo puoi valutare anche le cose che non sono andate come desideravi, cosa è successo? Cattiva pianificazione o intento sbagliato? Ricorda i feedback sono sempre utilissimi e per quanto siano ostici da affrontare, sono il modo migliore per crescere!

Questo processo di analisi te lo puoi permettere solo se lo fai con molto anticipo perché ti ricordo, le idee vanno poi elaborate e devi darti il tempo di fare anche questo processo.

Il risultato di questo step sono delle idee di massima, che però sono punti fermi della tua pianificazione e sono quindi già calate in un calendario a lungo temine. Questa pianificazione deve essere fatta in modo sostenibile quindi con delle scadenze corrette e realizzabili.

STEP N.2

Ecco che una pianificazione a medio termine è utile per concretizzare il primo step nel flusso di lavoro quotidiano. Questa è la vera e propria pianificazione. Quindi si torna su quanto fatto nel primo step per fare un’estrazione a medio termine: mensile o meglio trimestrale.

Questa è una pianificazione delicata perché concretamente significa tradurre il macro-obiettivo in obiettivi a medio termine e portarli a diventare delle singole azioni. In breve è uno spacchettamento del progetto in sotto-progetti e nel concreto significa decidere cosa fare un mese e cosa quello dopo.

Anche in questo caso vale la regola della semplificazione. Non mettere troppe cose insieme e crea un piano sostenibile, per te, con i tempi e le energie che hai a disposizione.

STEP N.3

Vai al concreto della tua pianificazione settimanale o bisettimanale e distribuisci in agenda i tuoi obiettivi dello step n.2.

Qui si lavora a testa bassa, si è operativi. Non c’è molto da girarci intorno.

STEP N.4

Revisione. È saltato qualcosa? Sei in anticipo? Sei in ritardo? Chiediti perché e rivedi di conseguenza la pianificazione delle settimane successive, puoi recuperare qualcosa? Se la risposta è no, vai a ritroso e rivedi il tuo step n.2

Questa è una fase fondamentale perché potresti accorgerti che… il n.2 non sta in piedi perché il n.1 è pieno zeppa… e allora… semplifica ancora una volta e velocemente rivedi i passi 1 e 2.

Come vedi la pianificazione non si fa dall’inizio alla fine tutto in un colpo solo, ma si va per stadi, per step, prima la struttura, poi si va al dettaglio. Ma il dettaglio è ciò che puoi cambiare più frequentemente, la struttura è meglio sia solida e ben fatta, perché è la tua bussola.

Ora che conosci tutti gli step non ti resta che dedicarci un po’ di tempo e metterli in calendario fin da subito.

Sì, perché il segreto finale è quello di avere sempre un po’ di tempo per la pianificazione.

E tu sei pronto per ritagliarti un po’ di tempo? Credimi, non è sprecato, ma investito!

Photo by Mel Poole – Unsplash

Il cavallo di Picasso

Il cavallo di Picasso

Molti anni fa ho visto una mostra di Picasso a Palazzo Grassi. È stata un’esperienza davvero bella, perché per una volta non c’erano mille quadri alla rinfusa, ma al contrario dei semplici percorsi tematici, guidati e logici, che mi hanno insegnato molto riguardo a questo complesso artista.

In particolare, ricordo lo studio del cavallo. Quadro dopo quadro, il disegno diventava sempre più semplice, lineare, pulito. Picasso, infatti, ha raggiunto, grazie al suo studio, il cuore del concetto andando per sottrazione e arrivando all’essenziale. Un percorso apparentemente semplice, ma che nasconde molto studio e molta attenzione.

Lo collego molto al percorso che faccio con i miei clienti parlando di pianificazione.

Quando parlo di pianificare un anno di obiettivi o un progetto, molto spesso le persone iniziano a raccontare idee, propositi, riflessioni colorando dettagli e dimenticando l’essenza del proprio dipinto, il punto più importante del progetto.

Spesso pianificare vuol dire proprio semplificare, alleggerire l’idea centrale da tutto ciò che è superfluo per lavorare al cuore del problema. Una volta fatto questo si può tornare a mettere mano a forme, colori e dettagli.

Pongo tanta attenzione a questo aspetto perché spesso la pianificazione è vista come gabbia, e di fatto lo può diventare nel momento in cui si sceglie di prestare massima attenzione al quadro in tutta la sua complessità: forme, colori, sfondo, cornice e via dicendo.

Dover tenere insieme tutti questi aspetti e sentirli come fissi, sono certamente una gabbia, ma questa, per l’appunto, non è pianificazione.

Se al contrario spendi un po’ di tempo a pensare realmente al cuore dei tuoi obiettivi e dei tuoi progetti ecco allora che la tua pianificazione diventerà una linea guida, una bussola delle tue azioni, che per sua natura non è rigida, ma al contrario mantiene visibile il traguardo, fissa l’essenza delle tue azioni.

Poi sarai tu a scegliere a quale livello arrivare, se al semplice tratto che definisce il cavallo, o all’insieme di forme, colori e ombre che compongono l’intera opera.

Come si traduce in pratica tutto questo?

  • Fissa i tuoi obiettivi, ma non esagerare, sii realistico: non metterne troppi. A livello di pianificazione annuale, ad esempio, già avere un obiettivo grande, importante, e due a corollario è più che sufficiente.
  • Definisci i tuoi obiettivi in modo chiaro e univoco, più sarai preciso più saranno realizzabili. “Imparare una lingua” non funziona, “imparare il francese a livello C2”, è molto meglio.
  • Chiediti se questi obiettivi sono davvero importanti per te, se non lo sono, ricomincia da capo. Chiediti cioè se è una cosa che interessa a te e se rientra in ciò che vuoi far diventare la tua vita. Se il tuo obiettivo è perdere 5 kg, ma la verità è che lo vuoi solo perché vedi le occhiatine strane del tuo partner, beh, forse è meglio cambiare obiettivo.

E poi?

E poi l’importante è che i tuoi obiettivi si concretizzino in un piano reale, fatto di tanti piccoli step che ti portino a raggiungerlo. La fase successiva è lavorare in modo pratico e concreto sulla creazione di un progetto: tutti gli step del processo dovranno avere una scadenza e diventare quindi singole azioni da mettere nella tua to do list giorno per giorno.

Il processo richiede un po’ di tempo e di pianificazione e io sono qui per farlo con te, non te ne parlo ora per non mettere troppa carne al fuoco, ci sarà tempo per questo, per ora vorrei che tenessi a mente che

il primo passo è la linea guida che con un solo segno ti ricorda il tuo obiettivo

questo è quello su cui vorrei ti concentrassi.

Quella linea semplice ed essenziale che quando guardi ti fa rivedere in un attimo l’insieme, l’obiettivo, il perché lo fai e qual è il cuore della questione. In breve, rivedi il cavallo di Picasso.

Quindi pensa ai tuoi obiettivi, descrivili e poi semplificali, alleggeriscili, vai al cuore della questione. Crea la tua linea guida che sarà la tua pianificazione.

Ci sarà tutto il tempo poi per arricchirla dei dettagli, dei colori che desideri.

Photo by Aurelien Faux – Unsplash

I tipi di lavoro

I tipi di lavoro

Esistono tanti tipi di lavoro, e questo mi capita di specificarlo fin troppo spesso con i miei clienti.

Ad esempio, c’è un tempo di lavoro che è da molti agognato perché risicato: il tempo di lavoro con se stessi. Quello che spesso è relegato alla sera, dopo l’orario di lavoro, o la mattina presto “quando non c’è nessuno a disturbarmi e quindi sono molto più produttivo”

C’è anche un tempo di confronto e di lavoro insieme, perché “l’unione fa la forza”, perché “farlo insieme è più semplice”.

Verissimo, ma siamo proprio sicuri di non confondere le due tipologie?
Quello che sto cercando di dirti è che la tecnica di lavoro non dipende dal contesto, dalle persone, è piuttosto il viceversa:

è la tecnica che si adatta allo scopo.

Quindi non è la tua produttività che deve salire quando sei da solo, piuttosto quando devi svolgere un compito che richiede te e solo te devi fare in modo di avere un momento di lavoro e un contesto che ti permetta di essere produttivo, senza necessariamente ricorrere a un tempo extra quando sei fisicamente solo.
Allo stesso modo devi sfruttare il lavoro di gruppo per le sue potenzialità, che non sono necessariamente il fatto di condividere il carico del lavoro stesso.

Vediamo in base a cosa scegliere il lavoro solitario e il lavoro di gruppo.

ALLA CAPACITÀ DI OGNUNO DI SVOLGERE QUEL COMPITO

Mi capita spesso di intervenire all’interno dei team di lavoro perché c’è troppo lavoro condiviso: “lo facciamo insieme perché così si fa prima”.
In realtà questo accade perché le persone non sanno svolgere il compito interamente o perché mancano della sicurezza di saperlo portare a termine nel migliore dei modi. In questo caso è più importante lavorare sulla delega, le procedure e i feedback.

In sintesi, è spesso molto più produttivo decidere insieme come svolgere un lavoro, in che termini e con che scadenze e poi lavorare autonomamente, piuttosto che fare tutto, da cima a fondo, insieme.

ALLA NECESSITÀ DI CONFRONTO

È indubbio che lavorare insieme aiuti il confronto e faccia nascere nuove soluzioni, ma spesso di questo concetto si abusa.
Non è sempre necessario il confronto, spesso, questo può essere limitato al solo inizio del progetto, non all’intero svolgimento.

Poter lavorare in modo focalizzato porta comunque a una riflessione personale ed è questa che poi può essere portata all’interno del gruppo di lavoro. Questo concetto è legato al fatto di assumere la responsabilità del proprio ruolo in un progetto di lavoro. Ognuno ha dei ruoli e dei compiti in un team, quindi non è corretto pensare che i passi del progetto nascano solo dal confronto, al contrario ognuno dovrà fare la sua parte autonomamente, e poi discuterla nel gruppo di lavoro.

Viceversa il fatto di lavorare in modo autonomo porta anche a interiorizzare le capacità acquisite, in gruppo e non, quindi, in questo senso, è molto importante poter procedere a dei momenti di lavoro solitario proprio nell’ottica di miglioramento personale e di crescita, cioè nel fatto di fare propri i passi di una procedura o dello svolgimento di un lavoro. Magari la prima volta richiederà più tempo, ma poi sarà fluido ed efficace.

Questa consapevolezza è importante soprattutto perché non tutti impiegano lo stesso tempo a fare qualcosa, ed è giusto rispettare i propri tempi di lavoro per imparare a svolgere un compito, al contrario facendolo sempre insieme c’è chi non imparerà mai e si lascerà trascinare.

AL TEMPO DI LAVORO

“Lo faccio da solo che faccio prima” è una scomoda questione. Sicuramente è vero, ma se si è deciso di far fare ad altri un compito vuol dire che il compito è stato delegato e che non ce ne se occuperà più, in breve, dire questa frase vuol dire che la delega è andata male. Probabilmente le istruzioni non erano chiare al delegato, come te ne parlavo qui, o il delegato non era in grado di svolgere quel compito e in tal caso ti rimando qui.

Fatto sta che questa frase si può dire una volta sola, poi è meglio lavorare sulla delega 😉

Come detto prima il tempo necessario a svolgere un compito è diverso per ognuno di noi, e sicuramente in un gruppo di lavoro vanno sfruttate le potenzialità di tutti, quindi è giusto assegnare un compito a chi lo svolge velocemente ed efficacemente, ma i tempi di lavoro nascono in primis da una buona pianificazione. Quindi anche qui sono la delega e la pianificazione a salvare dal ritardo che si accumula e che costringe a dire quella famosa frase e di certo non è il “lavoro solitario” a dover ogni volta sopperire a questa carenza.

Concludendo…

Come vedi sia lavorare in gruppo sia lavorare da soli ha pro e contro, l’importante è scegliere la tipologia di lavoro con consapevolezza e soprattutto avendo chiaro lo scopo dell’attività di lavoro. Da oggi basta “lo facciamo insieme così si viene meglio” o “lo faccio da solo che faccio prima”.
Da oggi ogni compito avrà la sua tipologia di lavoro!

E tu, sfrutti entrambi questi momenti secondo le loro potenzialità?

Photo by Tolga Ulkan – Unsplesh

Riunioni alternative

Riunioni alternative

Ti capita mai di arrivare ad un punto e continuare a sbatterci la testa, non trovare la soluzione utile per te?
Cerchi, studi, ma non cavi un ragno dal buco… e poi così, per caso, parlandone con qualcuno, scopri che la soluzione era proprio dietro l’angolo.

Magari quella soluzione viene proprio dal tuo collega d’ufficio che mai pensavi potesse suggerirti qualcosa che tu non sapevi già.

Sì, perché se è vero che non siamo omniscienti, ma è vero anche che si impara facendo.

Cosa c’entra tutto questo con l’organizzazione e perché te ne sto parlando?

Perché una delle cose delle quali mi occupo sono le riunioni e quella che ti sto suggerendo è una riunione particolare. Come sempre si tratta di uscire un po’ dalla versione classica della tecnica di lavoro e di adattarla un po’ a quello che può essere un utile contesto.

Visto che in una stessa realtà lavorativa i problemi sono comuni, ma non è detto che lo siano le soluzioni, perché non sfruttare il brainstorming comune e trovare nuove strategie efficaci con tutti?

Ecco che per questo ti propongo tre tipologie diverse di condivisione nel gruppo di lavoro che possono portarti ad avere nuove strategie funzionali agli scopi del tuo lavoro.

CONDIVISIONE DI ESPERIENZE

Questa è un’idea nata sul campo, in un’azienda con molti commerciali che purtroppo passavano poco tempo insieme. Dico purtroppo perché analizzando le criticità del flusso lavorativo, ho scoperto che la causa di molte interruzioni era di fatto la continua richiesta di informazioni. Queste però si ripetevano per tipologia e contenuto.

Quindi perché non mettere tutte le persone insieme e far condividere tra loro la propria conoscenza?
Ecco trovata la soluzione che credo posa essere di grande utilità in molte realtà.

Dedica del tempo a chiacchierare con i tuoi colleghi di problematiche e intoppi della vostra quotidianità.
Analizza le soluzioni di tutti e vedi se ci sono cose alle quali non hai pensato e miglioramenti al tuo lavoro quotidiano.

È sempre una riunione, ma a tema e tra colleghi. Tanto semplice, quanto utile.

PRESENTAZIONI NUOVI PROGETTI

Le idee vengono nei momenti più inaspettati e spesso nelle realtà lavorative non c’è spazio per aggiunte di questo tipo. Sì, l’idea è bella, ma tenerla da parte spesso significa dimenticarla.

Anche qui la giusta condivisione è una buona soluzione. Come? Ad esempio, presentando la tua idea in modo sintetico e accattivante. Ti ricordi le famigerate bacheche? Bene, dedica una sezione a questo scopo e fai in modo che ogni progetto abbia a disposizione uno spazio ben preciso, non più di un A4.

L’idea è presentare una prima pagina di giornale, un post per i social, un’infografica… Poche frasi, ma dritte al punto per presentate in modo innovativo l’idea e coinvolgere quante più persone possibile.

Se piace, discutila in una riunione speciale, una di quelle che ti ho suggerito nel punto prima.

CAFFÈ DEI PROFESSIONISTI

Sei un libero professionista che lavora da solo e pensi che tutto questo non ti tocchi? Beh, le stesse cose possono essere fatte a livello di rete di professionisti in un caffè a tema: ogni incontro un aspetto, si tratta solo di fare un buon calendario.

E se ti va questo si può fare anche a pranzo o con un aperitivo, in presenza o nel web, adattiamo le nostre esigenze a seconda dei tempi a dispostone 😉 si tratta comunque di una condivisione lavorativa.

E tu, hai pensato un modo diverso di condividere conoscenza? Raccontamelo nei commenti.

Photo by Annie Spratt – Unsplash