Le nostre divise

Le nostre divise

Siamo tutti lavoratori, figli, possiamo essere compagni, mariti, mogli, genitori e tante altre cose, e non ci comportiamo sempre allo stesso modo, non ci vengono cioè naturali le stesse cose e non consideriamo di avere le stesse incombenze in tutti i frangenti, ci hai mai pensato?

A casa dai genitori può essere normale che siano loro a cucinare, a casa tua lo farai tu. In ufficio sarà la tua segretaria a fissarti gli impegni, a casa lo farai tu. Quando vai ad allenare la squadra dei cuccioli darai tu le direttive, al corso di disegno ti verranno date.

Noi siamo persone e siamo tante cose, abbiamo cioè tanti ruoli e per ognuno indossiamo una divisa diversa che implica un modo di comportarsi, delle responsabilità e delle libertà differenti.

È molto utile avere ben chiaro il proprio ruolo e i propri compiti in ogni frangente, ma soprattutto condividerlo con chi ci circonda.

Se gli ambienti in questione sono molto diversi, ad esempio se lavori con persone diverse dai tuoi famigliari, o se hai un hobby in cui non coinvolgi i tuoi cari, allora le cose sono semplici, perché si tratta di saper gestire bene il tuo tempo dando spazio a entrambe le realtà.

Ma se le cose coincidono? Ad esempio in una ditta di famiglia, o se nel tempo libero tutti i tuoi cari si dedicano alla stessa attività sportiva?

Non è infatti detto che i ruoli in famiglia siano gli stessi che nel lavoro o nel tempo libero.

Può capitare che in famiglia le finanze siano gestite da una persona che poi in azienda fa altro. Può capitare che la persona trainante in un’attività sportiva non sia quella che tiene le redini in famiglia. Può capitare che sia in famiglia, sia al lavoro tutto sia deciso insieme.

Allora, l’organizzazione come può essere d’aiuto in questi casi?

DEFINENDO I RUOLI

 

Per gestire al meglio tempo, compiti da svolgere e risorse è davvero utile definire chi fa cosa. Certo, non devono essere necessariamente ruoli rigidi o non modificabili, ma definire in famiglia chi fa che cosa è davvero utile, a partire dai piccoli compiti come occuparsi delle immondizie, fino alle cose importanti, come chi si prende carico di tenere in ordine e aggiornate le assicurazioni.

Perché è importante fare una divisione a “mente fredda” e non decidere di volta in volta? Per definire il carico di lavoro e fare in modo che sia ben distribuito. Se poi ci sono dei figli è ancora più importante per dare una corretta dose di responsabilità e il giusto coinvolgimento nelle attività di famiglia.

Al lavoro, è inutile dirlo, è a dir poco fondamentale definire chi fa cosa e, se non sempre è necessario ricorrere a un vero e proprio mansionario, è comunque importante parlarne a carte scoperte e senza indugi.

Che i ruoli coincidano o meno la cosa che poi li rende validi e duraturi è il rispetto. Il rispetto del valore, del lavoro e della preparazione altrui.

Ecco come un aspetto organizzativo, legato a uno più profondo, un valore, permettono di fare in modo che tutti possano svolgere i propri compiti al lavoro o a casa, senza intralciarsi, con la giusta indipendenza e soprattutto con un fine comune.

 

USANDO I GIUSTI STRUMENTI

 

Quello che funziona, funziona in tutti gli ambiti!

Quindi se a casa si è trovata una strategia che funziona per tenere traccia delle cose da fare, può essere utile riproporla tale e quale al lavoro o nel tempo libero.

Idem per il sistema di archiviazione o per definire insieme i momenti di pianificazione.

Non occorre arrovellarsi e cambiare strumenti ogni volta, piuttosto è meglio riutilizzarli, ma con livelli di approfondimento diversi.

Magari la mia lista acquisti in azienda è semplice, mentre quella di casa è divisa per tipologia di negozio e per chi poi andrà a fare le spese. Al contrario l’archivio di casa può essere per categorie e poi per ordine temporale, mentre in azienda ci saranno sottocategorie complesse e un’ulteriore divisione per anno e poi per mese.

In breve, ogni frangente avrà i suoi strumenti, ma poiché ognuno di noi funziona allo stesso modo in ogni ambiente, cioè tende a categorizzare, a valutare le priorità, a memorizzare nello stesso modo, una volta trovato il sistema che funziona a livello di persona (e ancor di più a livello di gruppo), è molto più semplice replicarlo, con i dovuti accorgimenti del caso, che strutturarne uno completamente diverso.

 

Quando i nostri ruoli sono tanti è importante considerarli tutti e di volta in volta calarsi in ognuno con la giusta divisa e cioè con ruoli precisi e sfruttando i giusti strumenti!

E per te funziona? Cambi divisa?

 

 

Photo by Robin Worrall Unsplash
Azienda in famiglia

Azienda in famiglia

Lavoro spesso in piccole realtà aziendali dove lavoro e famiglia sono due aspetti intimamente legati.

Si tratta di ambienti molto belli, dove le persone credono molto nel proprio lavoro e non sottovalutano il proprio legame, ma per queste stesse ragioni e bene che ci siano delle regole chiare e definite, in modo da rispettarsi a vicenda, dare il meglio al lavoro, e non mettere a rischio il legame privato.

In questi ambienti alcuni aspetti organizzativi diventano ancora più importanti, la pianificazione ad esempio.

La pianificazione è essenziale per dare a ognuno i giusti spazi, il tempo necessario a svolgere il proprio lavoro e anche a definire insieme il futuro della propria azienda.

Se l’azienda è un’azienda di famiglia diventa prioritario saper pianificare insieme.

Pianificare insieme significa tenere conto delle necessità di tutti i componenti della famiglia. Significa anche definire obiettivi condivisi e importanti per tutti sia lavorativamente sia personalmente.

Questo aspetto è certamente il più difficile perché per riuscire a identificare la linea di sviluppo della propria realtà lavorativa è importante considerare i nostri “colleghi” dal punto di vista professionale, per i loro punti di forza e per il loro valore.

Quindi anche se si parla di famiglia, quando si tratta di obiettivi aziendali è bene chiarire come ognuno, dal punto di vista professionale, può contribuire e in che obiettivi vuole investire.

Far crescere un’azienda significa saper guardare a lungo termine e investire nelle persone giuste. E per persone giuste vuol dire proprio valutare i componenti della propria famiglia dal punto di vista professionale, saper fare questo passaggio non è scontato!

Il rovescio della medaglia è che quando si valuta uno sviluppo a lungo termine, bisogna fare i conti anche con i programmi famigliari, di tutti. A livello di gestione dei tempi, quindi, è bene tenere conto sia del lato personale che lavorativo: se ci sono nuovi arrivi in famiglia non è il caso di pensare ad uno sviluppo troppo marcato dell’azienda, le persone avranno bisogno di un momento più tranquillo e di routine.

Allo stesso modo quando si parla di sviluppo e crescita è bene far sì che ognuno possa dare il meglio di sé e quindi che l’ambiente di lavoro sia motore di un buon lavoro e non di rivalse personali.

L’aspetto del rispetto del lavoro degli altri è fondamentale in qualunque realtà lavorativa, ma quando lavoro e famiglia sono un tutt’uno è ancora più importante.

Organizzativamente parlando rispettare il lavoro altrui significa definire bene chi fa che cosa.

Se i mansionari sono un aspetto noioso e burocratico in un’azienda, in un’azienda famigliare significano mettere limiti e allo stesso tempo dare spazio di movimento in autonomia.

Rispetto e definizione dei ruoli trovano poi la loro migliore espressone nella pianificazione.

Sì, perché in un’azienda famigliare ben impostata, deciso chi fa cosa e chiarito che il lavoro di tutti è ugualmente importante e valido ecco che segue che la pianificazione debba essere condivisa e comune.

Per pianificazione intendo quella a tutti i livelli.

Se prima ho parlato di direzione dello sviluppo dell’azienda e quindi di pianificazione a lungo termine, ora parlo di pianificazione quotidiana. È infatti importante che il team di lavoro, in questo caso la famiglia trovi un momento per definire, a grandi linee, ciò che verrà fatto nel breve termine, e cioè nella settimana, o nelle settimane.

Il tempo della pianificazione è un tempo apparentemente perso e in questo caso è veramente un tempo investito!

  • Ognuno potrà condividere quali sono i propri obiettivi e le proprie priorità e insieme si valuterà quali mettere nelle cose da fare e quelli da posticipare.
  • Insieme si deciderà chi si occuperà di cosa e per quando.
  • Ognuno avrà quindi la libertà di procedere con il proprio lavoro secondo queste linee guida definite insieme.
  • Ognuno potrà lavorare indipendentemente e non sovraccaricare gli altri con ulteriori discussioni o interferenze, preservando il proprio lavoro.

Una pianificazione di questo tipo rispetta i tempi di tutti i componenti della famiglia, dà ad ognuno il suo ruolo e il suo lavoro e permette di mantenere il lavoro separato dalla vita personale, perché ognuno può dedicarsi ai propri compiti, in una sintonia globale, dando spazio al proprio valore personale.

Azienda e famiglia non devono essere per forza un ossimoro, basta definire le giuste regole e sfruttare al meglio i principi organizzativi: ruoli e pianificazione, mescolati con la giusta dose di rispetto.

 

 

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I 3 passi della scelta organizzativa

I 3 passi della scelta organizzativa

Scegliere è faticoso, ma non scegliere lo è ancora di più.

Organizzativamente parlando questa è una piccola grande verità che mi sta spesso scomoda.

Sì, fatico ad accettarla proprio perché scegliere appunto impegna, richiede energia. Ci hai mai pensato?

Certo, scegliere cosa vuoi mangiare, cosa vuoi indossare, se hai voglia di accettare un lavoro o no possono essere scelte semplici se sai già i tuoi gusti e ciò che puoi o vuoi fare. Ma in momenti di difficoltà anche queste cose possono essere fonte di stress.

E se questi punti si possono comunque risolvere velocemente, non pensare di considerare l’energia e il tempo che richiedono certe decisioni è controproducente.

Lo diventa da tanti punti di vista. Dal punto vista organizzativo tenere le cose in sospeso porta a non poter pianificare bene le cose, a mantenere i cerchi aperti e a sprecare le energie.

Ma il dettaglio organizzativo in più che spesso manca è il fatto di lasciarsi del tempo proprio per decidere.

Vedo spessissimo progetti dove i tempi sono serrati al punto che non ci si può permettere una riflessione a mente fredda o un cambio di rotta, dove non c’è rispetto per la natura umana che per decidere ha bisogno di tempo ed energia e paradossalmente questo significa proprio poterci non pensare per un po’ di tempo.

Facciamo un esempio concreto per chiarire il concetto.

Hai fatto un nuovo progetto fantastico e ora devi creare il sito web. Hai chiesto tre preventivi e ora hai tutti i dati alla mano. Come scegliere? Beh, dovrai fare le comparazioni del caso prima di passare all’azione, alla scelta appunto.

Magari uno ti propone un tot di pagine, un altro ti dice che ti appoggerà nelle revisioni e il terzo che si occuperà lui anche della parte grafica.

Ma ognuna di queste informazioni implica delle decisioni: hai già definito quanto contenuto metterai nel sito? I testi? Questo ti permette di capire se le pagine sono in numero adeguato.

Hai delle capacità informatiche tali da poter seguire il sito per conto tuo? Lo vuoi fare? Quanto è importante per te poterlo seguire in autonomia o preferisci esternalizzare le revisioni?

Hai già un progetto grafico? Per farlo c’è bisogno di tempo e anche di fare un percorso per identificare appieno il proprio brand, ma di questi aspetti… hai tenuto conto nel tuo Gantt?

Come vedi ogni scelta ha i suoi risvolti e se tu non hai messo in programma del tempo per lasciare che la tua mente ci pensi su e valuti… sarai inevitabilmente in ritardo e probabilmente avrai anche la sensazione di aver scelto male, sentendo di non aver considerato appieno tutti gli aspetti.

Come vedi è fondamentale considerare anche il tempo della scelta e soprattutto il tempo per non pensarci più e lasciar sedimentare il tutto. Quando poi riprenderai in mando le cose, sentirai le tue scelte più chiare e definitive.

Ma non è finita qui… il rovescio della medaglia è che per avere una buon calendario e una buona agenda, come abbiamo visto in questo mese… qualcosa va scelto.

Quindi sì al tempo della scelta, ma anche no alla continua procrastinazione: dopo aver fatto tutti i ragionamenti di cui sopra, scatta il timer e si chiudono le cose.

Basta ai “ci penserò”, o “lo farò quando ho tempo” i passi della “scelta organizzativa” sono semplici:

  1. se ci metti meno di due minuti a decidere qualcosa, fallo e chiudi l’azione;
  2. se ci metti di più, alloca del tempo per scegliere, rispetta i tempi di riflessione e di cova, quelli di cui ti ho raccontato prima;
  3. quando il tempo è passato, l’azione va fatta, è tempo di scegliere.

  

Prova ad applicare questo processo e a tenerne conto quando pianifichi il tuo tempo e i tuoi progetti, vedrai che avrai molti meno inghippi organizzativi e sentirai le tue scelte più consapevoli e serene.

Sì, ti sembrerà stano, ma mi occupo anche di questo. Organizzare il tempo, i progetti significa anche lavorare sulle proprie priorità e sulla gestione dei tempi legati a questi aspetti, quindi, a meno che non si tratti di scelte di vita, ambito che non mi compete, ti offro il mio aiuto anche per questo, perché se impari a considerare tutti i tempi della pianificazione, compresi quelli della scelta, le tue giornate fileranno un po’ più lisce e saranno un po’ meno stressanti.

E tu, come te la cavi con la pianificazione della scelta?
Applica i tre passi e fammi sapere come va, ti leggo nei commenti!

 

 

Photo by Shumilov Ludmila – Unsplash

Storia di una mail

Storia di una mail

“Plin, è arrivata una mail, ok, la leggo. Ah, ecco, devo scendere dal bus.

Finalmente in ufficio, che traffico oggi… Aspetta che accendo il pc e leggo le mail. Ah, sì questa è quella che ho letto prima, ma cosa mi chiedevano? Aspetta che la riapro.

Giusto, la riunione, manca il file dell’odg. L’ho fatto… ok, va bene dopo lo mando. Ma mi chiedono anche se posso presentare il nuovo progetto. Non so… ci penso, intanto rispondo alle altre mail.

Così inizia la giornata di lavoro e poi, presi da una telefonata e un impegno, ecco che a mezzogiorno si torna alla casella di posta.

Una mail già letta, sì quella della riunione. Cosa dovevo mandare? Aspetta che la riapro e la rileggo…. Sì l’odg, ok ora lo faccio. Ma non so se ho voglia di parlare del nuovo progetto… ci penso.”

 

La mail attende, le ore passano.

E in chiusura di giornata ecco che le mail sono diventate 10, cinque non lette, la prima quella della riunione… e le atre? Chi si ricorda? Bisognerà rileggerle…

Cosa ne pensi di questa storia? Quante volte capita di lasciare una mail nell’inbox che non è stata risolta in toto?

Capita con una certa frequenza, non credi?

 

Molto spesso la casella di posta in entrata diventa un piccolo buco nero di richieste inevase.

Ma questo buco nero è un vero mangia energia e una grande fonte di stress, andrebbe evitato fin dalla partenza.
Come? Scegliendo.

La non-azione porta, in questo caso, a un vero e proprio stress in più.

Il motivo è semplice: ogni volta il nostro cervello si fa la stessa domanda e cerca di rispondere e di chiudere il cerchio, ma questo rimane aperto e si ripropone ogni qual volta i tuoi occhi scorrono le mail e rivedono le stesse cose.

Lavorare in questo modo è molto impegnativo dal punto di vista energetico ed è decisamente anti produttivo, perché ciclicamente fa rifare le stesse azioni: ti domandi la ragione della mail, se non la ricordi riapri la mail, se la ricordi cerchi la soluzione e se non decidi, di ricomincia da capo.

In più, è molto facile che tornando e tornando sulla questione tu ne ricordi solo una parte e quindi ti esponi all’errore di non considerare tutti gli aspetti (magari decidi di presentare il progetto, ma non mandi l’odg).

Come dice il guri della produttività “se richiede meno di due minuti, fallo e basta”, queste le parole di Devid Allen.

 

E, aggiungo io, impara a considerare dei momenti di lavoro sulle mail che siano delle vere sessioni di lavoro.
In particolare:

  • non leggere le mail mentre stai facendo cose personali;
  • non leggerle fuori dall’orario di lavoro;
  • quando le leggi, prendi una decisione: se non ti interessano eliminale. Sì, anche lo spam può farti sprecare energia;
  • se ti interessano e le puoi evadere in meno di due minuti, fallo e basta.

La non-scelta è una forma di procrastinazione che mangia energia, oltre a rubare produttività.

E se non consideri quest’aspetto nelle piccole cose, diventeranno montagne.

 

Quindi, per le cose semplici, quelle da meno di due minuti, impara a scegliere e a chiudere i cerchi, non lasciare nulla in sospeso.

Guadagnerai in leggerezza e produttività!

 

 

Photo by Razvan Dumitrasconiu – Unsplash

Il giusto spazio di lavoro

Il giusto spazio di lavoro

Cosa hanno in comune decisioni e organizzazione? Molto e oggi vediamo perché.

La disorganizzazione è spesso frutto di una decisione rimandata. Non sono parole mie, ma le condivido in pieno, e in questo caso la parola disorganizzazione fa rima con disordine.

Quel disordine che però non è creativo, utile, ma al contrario fa sprecare energie, tempo e non ti da modo di mettere mano alle nuove idee.

Di cosa sto parlando?

Del tuo tavolo di lavoro ad esempio, o anche della mensola in entrata dove si accumulano posta, volantini, scontrini e… tutto ciò che non ha un posto.

Ecco il punto chiave: ciò che non ha posto.

C’è un buon detto P.O. che recita: “ogni cosa al suo posto e un posto per ogni cosa”.

E di fatto è proprio così, se tu sai già dove mettere qualcosa è molto facile che non crei disordine. Allo stesso tempo farai molto prima a trovarla perché sai già che la troverai nel suo posto dedicato.

Sembra una banalità, ma di fatto risolve molti problemi ed elimina quel disordine da superfluo che crea ingombro non solo sulla scrivania e negli spazi in generale, ma che non ti permette di lavorare al cento per cento sul compito che hai scelto come oggetto del tuo lavoro.

Ecco la ragione per la quale è importante scegliere: poter lavorare in modo focalizzato.

Scegliere a monte come organizzare i propri spazi per fare in modo che ciò che ti serve sia ben conservato e a portata di mano. Ciò che ti piace in vista per motivarti. Ciò che non serve o che, peggio, ti ricorda cose negative, eliminato (leggi donato, riusato, riciclato).

Così sul tuo tavolo di lavoro ci sarà solo ciò che ti serve per portare a termine il tuo lavoro, e, in una visione a più ampio spettro, i tuoi obiettivi.

Questo non significa che non ci saranno delle cose che attendono una decisione per trovare un luogo definitivo, ma se farai tuo il motto “ogni cosa al suo posto e un posto per ogni cosa”, saranno decisamente meno numerose e quindi potranno essere gestite in una cassetta delle cose da fare, nel rispetto del GTD.

Le decisioni circa cosa vuoi diventi argomento del tuo lavoro sono importanti non solo per sgombrare il tavolo da ciò che non centra, ma anche per occuparlo di ciò che centra.

Mi spiego meglio: per facilitarti il lavoro e invitarti a fare il primo passo e a non procrastinarlo, è molto utile avere sul tavolo ciò che ti serve per quel compito, per poi riordinarlo e rimetterlo via a cose fatte.

Con questo non ti consiglio di crearti il plico di cartelle sul tavolo la sera prima, diventerebbe troppo impattante emotivamente, ma lasciare le cose del primo lavoro sì, potrai di fatto mettere mano alla tua rana con facilità.

Allo stesso modo se vuoi ricordare qualcosa e vuoi lasciarti un post-it sulla scrivania, o sulla tastiera, va benissimo, ma funziona solo se è l’unico in vista, su un tavolo libero da altro, non credi? Ecco, quindi, che l’organizzazione degli spazi diventa fondamentale.

In più, pensaci, se avessi un lampo di genio, un’idea folgorante da sviluppare e il tuo spazio di lavoro fosse ingombro di altro lavoro? Troveresti lo spazio fisico e mentale per dare spazio a questo input?

Probabilmente no, probabilmente finiresti per trovare un altro luogo o lasciarti fagocitare dall’ordinario o da un’urgenza dell’ultimo minuto.

Sì, hai capito benissimo…

Scegliere dove lavorare e come lavorare è importante tanto quando decidere su cosa lavorare.

Quindi è ora di scegliere come gestire il tuo spazio di lavoro.

 

Per chiudere voglio lasciare alcuni utili principi, anche se ogni spazio e ogni persona merita la sua attenzione e le sue eccezioni.

  • Ciò che ti serve deve essere vicino a te, tanto più vicino quanto più lo usi. Esci dalle convenzioni che sul tavolo ci sia pc, telefono, cartelline, portapenne… tutto dipende da cosa usi tu.
  • Fai in modo di poter raggiungere tutto con il numero possibile di gesti.
  • Ciò che non serve… va eliminato.
  • Fai in modo che lo spazio di lavoro sia tuo: che non sia anonimo, ma che ti dia la voglia di lavorare, quindi sì a qualcosa che ti piaccia e basta, una cosa soltanto però 😉
  • Lo spazio di lavoro deve potersi adattare alle esigenze di lavoro, oppure fai in modo di avere più luoghi per diversi lavori.
  • Lo spazio di lavoro deve essere luminoso e facile da pulire.
  • Non può mancare un luogo per l’archivio: agile e aggiornato.

 

E tu, sei pronto a scegliere? Sei pronto a dare il giusto spazio al tuo lavoro?

 

Photo by Walling – Unsplash