Il rovescio della medaglia

Il rovescio della medaglia

La pianificazione, lo ammetto, mi piace tantissimo. Non a caso è tra i miei servizi che propongo di più, ritengo, infatti, che un buon piano sia davvero l’arma segreta per tradurre i desideri in progetti e i progetti in fatti.

Credo sia fondamentale pianificare l’anno, la settimana i progetti. Ma, sì c’è un ma… è un’arma a doppio taglio e si chiama inerzia.

Hai presente quando devi spostare un pacco molto pesante e all’inizio pensi che non ce la farai mai e poi, pian piano, inizia a muoversi e riesci nel tuo intento?

Questa è la forza di inerzia, è un principio fisico che dice che per imprimere un movimento ci vuole una certa forza. È apparentemente una forza sprecata, non sembra essere utile allo scopo, al movimento, e invece… ecco che pian piano il corpo sembra alleggerirsi, inizia a muoversi e mantiene il suo movimento!

Vale per la fisica, ma vale anche per noi: quando inizi qualcosa di nuovo è sempre molto faticoso. Spesso la fatica blocca, e non si vuole proprio iniziare, l’inerzia è spesso una delle ragioni della procrastinazione, ma una volta superato questo step inziale… ci si trova bene a fare ciò che si sta facendo e non si vuole smettere.
Sembra un paradosso, ma tanto si fa fatica ad iniziare, quanto a cambiare e quindi a finire.

E se per certi lavori è chiaro capire quando le cose sono finite, per la pianificazione non lo è.

Perché si può continuare quanto si vuole, si può andare nel dettaglio e poi ancor più nel dettaglio.

Ed ecco l’arma a doppio taglio: l’iper-pianificazione.

Il fatto di voler definire tutto per filo e per segno, fare i fiocchetti e i contro fiocchetti.

Purtroppo, questo è un esercizio di puro stile, perché per sua natura la pianificazione deve essere flessibile.

Che si tratti di definire la settimana, l’anno o un progetto…

la pianificazione è una traccia che definisce obiettivi, confini e passi per arrivare alla meta, ma allo stesso tempo deve permetterti di adattare il programma a imprevisti, necessità dell’ultimo minuto.

Sembra paradossale, ma solo se hai ben pianificato un progetto hai in mano tutti gli strumenti per modificarlo senza perdere di vista l’obiettivo: sai i tempi di ogni passo, le priorità, i punti critici… e così puoi adattare tua la pianificazione.

Definire troppo orari, compiti della settimana non ti permette di rispondere alle urgenze inaspettate.

Quindi… sì alla pianificazione, ma fatta in modo flessibile e consapevole.

 

 

Photo by Chris Curry – Unsplash
Chiudi con effetto wow

Chiudi con effetto wow

Si è fatto tardi ed è ora di andare, scatti sulla sedia, prendi la giacca, la borsa di lavoro e quella stampa che hai fatto per casa e via, è ora di pensare a cosa fare per cena.

Questa è la tua routine di chiusura lavori?

Sicuramente molto veloce, ma temo poco efficiente… perché quello che hai lasciato sul tavolo: la cartellina aperta, l’agenda per domani, l’appunto di un nuovo fornitore… sono tutte informazioni che ti ronzeranno in testa fino a che, domani, non rientrai al lavoro con tutti i buoni propositi per iniziare bene una nuova giornata e poi…. Ecco il tir delle azioni incompiute che ti accoglie non appena ti avvicini alla scrivania.

Sono stata un po’ diretta, ma in effetti è così: se dedichi anche solo cinque minuti a chiudere bene la giornata di lavoro, ripartirai l’indomani non solo con il piede giusto, ma anche con la grande occasione di rispettare la tua tabella di marcia!

Già, perché uno dei tanti passi per rispettare la propria agenda ed essere produttivi è proprio questo: mente e corpo su ciò che vuoi fare, senza distrazioni.

Tutti i cerchi aperti che sono rimasti sul tavolo sono piccoli grandi ostacoli alla tua produttività perché, di fatto, sono decisioni rimandate, azioni incompiute, piccoli attimi di procrastinazione… insomma tutto ciò che può rendere la tua vita difficile.

Agisci in modo semplice e lineare, aiuta la tua mente, dedica cinque minuti a chiudere la tua giornata di lavoro!

 

Ecco i passi che ti consiglio di fare:

 

SISTEMA GLI APPUNTI

Rivedi le note che hai preso qui e lì, il numero di telefono che hai annotato al volo, il libro che vuoi comprare e che hai cercato nel browser lasciando la finestra aperta, la data di un evento che ti interessa… tutte informazioni preziose che non devono essere perse: annotale nel posto giusto.

 

ARCHIVIA IL NECESSARIO

Ecco che i file non devono rimanere sul desktop e nemmeno i documenti sulla scrivania, ma al contrario è bene fare un po’ di ordine e archiviare il necessario: crea le versioni definitive dei documenti, con il giusto nome e mettile nelle cartelle giuste, così sistema i fogli nei rispettivi faldoni.

 

FAI PULIZIA

Sui file che hai lavorato, sugli appunti che hai preso, se c’è qualche cosa che non ti serve più, qualche file superato e non più utile, qualche bozza non più utile… fai pulizia: elimina!

 

AGGIORNA LA TO DO LIST

Se ci sono cose che sono rimaste in sospeso annotale per domani e aggiorna le liste delle cose da fare per i vari progetti. In breve chiudi tutti i cerchi aperti di scadenze, idee, pensieri… oggi è tutto chiaro, ma domani, con un’urgenza inaspettata… chissà!

 

RIORDINA

Riordina la scrivania: penne nel porta penne, dai una lavata alla tazza del caffè e così via, non lasciare le cose a metà, è molto più bello essere accolti da una scrivania in ordine e pulita!

 

ULTIMA OCCHIATA ALL’AGENDA

Prima di andare via dai un’occhiata all’agenda per domani, così da rinfrescare la memoria e fare mente locale sul programma di domani.

 

Ora sei pronto per chiudere tutto e liberare la mente dal lavoro!

 

Ecco questa è una buona routine di cinque dieci minuti per chiudere al meglio il tuo lavoro, ma ti consiglio di applicarla anche ogni volta che hai chiuso un progetto importante.

 E in questo casto una buona routine può essere questa:

  • identifica le versioni finali dei documenti;
  • crea i format (cioè i file di lavoro che poi usi sempre uguali es. fattura);
  • elimina ciò che non serve;
  • archivia il necessario;
  • aggiorna la lista dei progetti con il passo in più da fare;
  • se necessario, aggiungi il prossimo passo nella lista delle cose da fare.

 

Lo so, non è un cambiamento facile, è molto più bello scappare via, ma se rubi queste idee, vedrai che di giorno in giorno ti sentirai più leggero, efficiente e produttivo.

Prova anche tu e fammi sapere come va!

 

 

Photo by Zoltan Tasi – Unsplash
Liste fatte e dimenticate

Liste fatte e dimenticate

Molte volte la pianificazione della giornata è perfetta, le liste sono pronte per essere spuntate, e poi… e poi capita che l’imprevisto, un’urgenza, altre incombenze facciano sì che la lista rimanga intonsa.

Ed ecco che, a tardo pomeriggio, la lista salta fuori e con sé anche la frustrazione del non averne fatto nemmeno un punto.

Ma come è possibile che le liste, anche se ben fatte, rimangano poi disattese? E diventino, quindi, uno strumento poco utile e manchino proprio della loro essenza e cioè dell’essere uno strumento organizzativo per la produttività personale?

Una ragione, in verità l’abbiamo già vista, e dipende dal supporto sul quale sono fatte le liste, te ne parlavo la scorsa settimana.

Inutile quindi fare la lista della spesa sul frigo, quando fai la spesa se hai tempo all’ultimo minuto rientrando dall’ufficio.

Così inutile fare una to do list giornaliera in un foglio Word, Excel, o usando un App, se poi, durante la tua giornata di lavoro, ti assenti spesso dal pc, o cambi spesso luogo di lavoro.

Una volta che la lista è fatta bene ed è sul supporto corretto, c’è un ultimo tassello da aggiungere. Si tratta di una cosa semplice, facile, ma tanto è intuitiva, tanto è sottovalutata.

La lista va inserita nella tua routine, costantemente.

La devi quindi, leggere, rileggere, modificare e cancellare, in altre parole deve essere a portata di occhio.

Semplice non credi? Eppure, tante volte quel pezzettino di carta finisce sotto a tanti altri faldoni, o quell’App non è poi così in vista… insomma le intenzioni sono buone, ma poi si finisce per passare ad altro e quindi… pensare ad altro!

Inserirla nella routine significa poi che se hai stilato la lista delle tue tre priorità giornaliere, e l’hai fatto la sera a chiusura della tua giornata lavorativa, il giorno seguente, dopo aver messo la testa sul lavoro (sai che consiglio sempre un inizio soft con una piccola routine di “riscaldamento”), la prima cosa da fare è: guardare la lista.

Non le mail, non il cellulare, non rispondere al collega che ti chiama.

Leggi la tua lista, fai mente locale sulle tue priorità, non far sì che la tua mente dimentichi la lista e pensi subito ad alto.

Una volta letti i punti da te definiti, potrai dedicarti alle urgenze e, se l’hai previsto in agenda, al tempo di lavoro della lettura delle mail, ma l’importante è che tu segua proprio quest’ordine e non scordi che quella lettura che richiede meno di un minuto ed è fondamentale.

Fondamentale perché ti riporta la mente su ciò che hai deciso essere importante quel giorno, non necessariamente urgente, ma importante.
E se non rispetti questo criterio, quei punti finiranno sempre per essere dimenticati!

Come avevo detto la cosa è semplice: primo step, leggere, secondo step, tenere a vista.

Così i tuoi occhi continueranno a vedere quei punti e sarà più facile eseguirli e non dimenticarli.

Ecco svelato il segreto, apparentemente banale, ma efficace. Quindi ora non resta che trovare un piccolo posto d’onore per la tua to do list perché sia a portata di occhio e, ormai sarai preparatissimo, le tue liste saranno già ben fatte e pianificate per tempo, giusto?

Se poi stai pensando a tutte le altre liste, che non siano la to list, c’è un sistema per non dimenticarle e, te lo anticipo, lo vedremo nel prossimo mese, parlando di revisioni e riflessioni.

Per oggi ti lascio con un compito importante per te e la tua to do list: trova il tuo posto d’onore.

 

 

Photo by Richard Dykes – Unsplash
A braccia aperte

A braccia aperte

E se invece il cambiamento tanto atteso e sospirato è arrivato? Ecco che ti senti travolto da una energia pazzesca, ti senti capace di tante cose prima per te molto difficili e sei disposto a provare cose nuove, anche quelle più improbabili.

Facciamo un esempio: stai cambiando casa e hai trovato proprio la casa dei tuoi sogni.

Anche in questo caso a livello organizzativo ci sono un paio di cose a cui prestare attenzione…

 

COVA LE IDEE

Non ti dico certo di partire con il freno a mano tirato, ma… attenzione, scegliere vuol dire comunque impegnare energia e quindi… non infilarne troppe una di seguito all’altra.

Scegli e poi datti il tempo di pensarci, di confermare.

Spesso sull’onda dell’entusiasmo si fanno sì grandi scelte, ma anche grandi errori. Quindi o hai già le idee molto chiare perché ci hai già pensato, altrimenti rispetta i tempi della scelta e cioè della cova. Quel momento in cui il tuo cervello silenziosamente pensa e ripensa a ciò che è fatto e consolida la scelta fatta.

 

FAI I CONTI CON LA TUA ENERGIA

Il bello di fare un cambiamento positivo è per l’appunto che hai voglia di farlo e che quindi sei spronato a fare tante cose e non ne senti il peso. Occhio però che il tuo corpo ti chiederà il conto anche di questo. Non subito, ma non appena il cambiamento diventa una nuova normalità… ecco che se ne parla, quindi se puoi…

Anticipa il tutto e procedi a piccoli passi.

 

FESTEGGIA

Impara a festeggiare i tuoi traguardi.

Anche se sei pieno di energia approfitta per far sì che siano un momento di veloce analisi di quello che è successo, una veloce considerazione di ciò che è andato bene e ciò che è andato meno bene per mantenere la rotta o fare gli aggiustamenti necessari.

 

Spero che queste piccole considerazioni ti possano aiutare a pianificare anche i cambiamenti in positivo, perché è vero che sull’onda della novità si fanno tante cose, ma è altrettanto vero che anche questi aspetti vanno pianificati. Te lo consiglio non perché io abbia la smania del “tutto in ordine e ben pianificato”, ma semplicemente perché così puoi permetterti di dividere i carichi di lavoro e non arrivare a metà progetto che, per quando esaltante sia, hai terminato le energie. O ancora peggio, che hai scordato un pezzetto nella pianificazione. Succede, è normale, soprattutto perché si è presi dall’entusiasmo.

Ed è per questo che ho creato “dal dire al fare” un corso proprio sul tema dei progetti.

Progetto non vuol dire necessariamente un grande impegno di vita e non riguarda solo il lavoro, anche le vacanze, un cambio casa, un sogno nel cassetto sono esempi di progetti che meritano tutta la tua attenzione per essere realizzati.

Vieni a sbriciare il corso, e che il cambiamento sia con te!

 

Photo by Zac Durant – Unsplash

 

Cambiamento, una tempesta

Cambiamento, una tempesta

Ci sono volte in cui capita che il cambiamento arrivi, che non sia voluto, ma al contrario che sia imposto e poco ci si possa fare.

Gran brutta rogna, penserai!

Un po’ di tempo fa ho letto “l’arte svedese di mettere in ordine” di Margareta Magnusson e mi ha fatto riflettere. Un po’ perché quando ho iniziato questa professione mi sono trovata di fronte a un caso pratico citato nel libro: svuotare la soffitta dei miei nonni che, dal tempo della guerra, poco avevano buttato. Quest’esperienza mi ha insegnato molto sia sul rispetto dei ricordi sia sul fatto di voler lasciare meno peso possibile sulle spalle delle mie generazioni future.

Questo è solo un piccolo esempio, un racconto di me, per parlarti di cambiamenti di grande portata che arrivano e non si scelgono.

Credo, infatti, che nei cambiamenti forte e imposti, come può essere un lutto, un cambio di casa dettato da una necessità, un cambio di lavoro abbiano delle parole chiave in comune e ora te ne voglio parlare.

Ma prima un piccolo disclaimer.

I cambiamenti sono fonte di stress per tutti, persone organizzate e non, flessibili e non. Quindi non ti preoccupare se in questi momenti la tua vita diventa caotica, disordinata, difficile e se i tuoi punti di riferimento vacillano. È tutto normale e soprattutto è necessario per cambiare. Quindi fai un profondo respiro e sappi che tutti in questi casi si sentono come una barca nella tempesta e navigano a vista, non c’è che accettare questo temporaneo momento di smarrimento.

Tornando ora alle parole chiave, eccole qui:

 

RISPETTO

Non eliminare tutto a priori. Lo so, questa è la nomea dei professional organizer, che passano e fanno piazza pulita di tutto. E invece io credo ci voglia molto rispetto per la propria storia e per la storia degli oggetti. Quindi se qualcosa ti è di peso, non ti serve, non ti rappresento ti dico elimina, ma per me elimina vuol dire “dona nuova vita”.

Allo stesso modo non ti dirò mai di lasciar andare ricordi importanti, per quanto il ricordo non dipenda dall’oggetto, è giusto fare una cernita con il giusto rispetto.

ri-spèt-to – etimolgia – dal latino: respectus, da respicere guardare indietro, composto di re- indietro e spicio guardare.

RESPONSABILITA’

Qui faccio riferimento a un valore che non hanno necessariamente tutti, ma che, a mio avviso, dovrebbe essere condiviso e cioè il senso di responsabilità per sé e per il futuro. Questo valore è importante perché porta ad occuparsi delle proprie cose fino in fondo, a chiudere i cerchi e a non lasciare le cose in sospeso. Questo vale sia per ciò che vogliamo eliminare, nell’accezione di cui sopra, e anche nell’idea di essere leggeri e fare in modo che la nostra impronta nel pianeta sia quanto più leggera possibile.

Lo so, questo è un tema delicato e impegnativo, ma a mio avviso molto importante. Non vale infatti pensare “se ne occuperanno gli altri dopo di me”, perché questo significa lasciare ad altri un peso e un compito gravoso.

Per quel che possiamo occupiamocene noi finché abbiamo modo vivendo con l’idea di essere leggeri e poco ingombranti, non solo ora, ma anche dopo, nella vita degli altri.

IMPEGNO

A questo punto sarai spaventato e ti chiederai come mettere mano a tutte queste faccende e sentirai forse un peso piuttosto ingombrante che vuol dire anche paralizzante.

C’è un modo per uscire da questo loop e prendere in mano il cambiamento occupandosi delle proprie cose con responsabilità e rispetto: fare il tutto a piccoli passi.

Non pensare di fare tutto dall’oggi al domani, ma al contrario dedicati ad una cosa alla volta, stabilisci dei piccoli obiettivi giornalieri, settimanali, mensili, senza esagerare, ma con pazienza e procedi a piccoli passi.

 

Cosa ne pensi? Ora è un po’ più accettabile?

Mi auguro che il piccolo disclaimer iniziale e queste tre parole ti aiutino a ritrovare la rotta e se così non fosse, posso aggiungere che i professional organizer sono proprio la figura di riferimento adatta in queste situazioni. Grazie ad un punto di vista esterno e a una seria professionalità possono davvero essere d’aiuto. Quindi, via all’imbarazzo, all’idea che si è perduti in questo mare di onde alte e scure e, se hai piacere, io sono qui per offrirti il mio aiuto.

Insieme possiamo definire la tua rotta e il tuo piano d’azione, a piccoli passi, rispettoso della tua storia e sostenibile, cioè con la giusta responsabilità.

 

 

Photo by Markus Spiske – Unsplash