L’esame della vista

L’esame della vista

Quando ero bambina c’era una visita medica che non mi preoccupava, quasi mi divertiva ed era quando papà mi portava dall’oculista. Tutti quei cartelli pieni di lettere dritte, rovesce, al contrario erano per me molto divertenti.
Per non parlare poi dei disegni con i puntini rossi e verdi dove potevi scovare numeri nascosti.

Ovviamente il gioco è bello, finché dura poco. E crescendo sale sempre più l’ansia di non riuscire a vederle tutte quelle lettere, soprattutto quelle delle righe più in fondo…

A volte l’esame della vista capita nella vita di tutti i giorni: il tabellone degli arrivi e partenze in stazione, le pubblicità per strada e… le mail.

Come mail le mail?

Perché mi è capitato spesso di imbattermi in muri di lettere o caratteri illeggibili, cercando di decifrare tutte righe senza perdere il filo e senza farmi scoraggiare fino a raggiungere la fine della mail.

Mi è capitato che la formattazione sovrapponesse le righe, che lo sfondo fosse azzurro e le scritte rosse… devo continuare?

Sì, lo so che hai capito… le mail non devono essere un esame della vista, ma essere lette facilmente e piacevolmente.

Usa lo spazio

E qui sento la vocina della mia grafica che mi dice “non avere paura dello spazio, parla tanto quanto le parole” E infatti se devi parlare di più concetti, raggruppali e tra uno e l’altro lascia dello spazio.

Non abusare degli elenchi puntati, ma sfruttali a dovere

Io adoro gli elenchi e le liste e quindi non posso che promuoverli, ma a volte nelle mail li ho visiti usati un po’ a caso, ad esempio come paragrafi. Se usi un elenco, cerca di essere sintetico e puntuale, altrimenti vale la regola dello spazio di cui sopra.

Fai tua la formattazione

NON URLARE, non essere troppo pedante, ma se c’è qualcosa che veramente devi ricordare, aiuta a farlo.

Come vedi anche come scrivi il testo ha la sua importanza. Il contenuto merita di essere espresso nella sua forma migliore e soprattutto, più è semplice da leggere, più sarà ricordato.

Inutile concludere con l’idea che più semplice, sintetico e conciso sei, più efficace sarà il tuo messaggio.

Questo però non vuol dire che non dovrai impiegare tutte le parole necessarie a spiegare il concetto, dopotutto la mail è una sorta di evoluzione di una lettera cartacea, quindi è utilizzata per esprimere dei concetti, dei pensieri, delle idee, che richiedono un certo numero di parole e che quelle parole se le meritano tutte.
Se fosse solo un breve messaggio, magari la mail non sarebbe poi così necessaria.

Quindi…. niente mail con il testo nell’oggetto, con sfondi improbabili e caratteri illeggibili, solo una mail con un testo ricco di contenuto, bello da vedere e semplice da ricordare!

Provaci anche tu!

Giochiamo a patata bollente?

Giochiamo a patata bollente?

FYI

Ecco che scatta il tic!

E il pensiero arriva limpido nella mente “ma perché ricevo questa mail?” “cosa centro?” E poi il nervoso sale allo scorrere della mail, già perché fatichi a seguire il filo nel lungo botta e risposta che leggi al contrario (le mail più recenti sono sopra e le più vecchie sotto).

E alla fine… rimane la domanda: “ma io, cosa devo fare con questa mail se non sono nemmeno parte di questa conversazione?”

Ti è mai capitato di sentirti frustrato da una situazione di questo tipo?

Si tratta del gioco della patata bollente

Ci hai mai giocato? Tutti i bambini stanno in cerchio a passarsi la palla quanto più velocemente possibile, la patata bollente appunto, finché chi è al centro apre gli occhi e fa perdere il malcapitato che non è riuscito a sbarazzarsi della palla in tempo.

Le mail a volte funzionano nello stesso modo: si vuole scaricare la responsabilità della risposta o si vuole condividere la responsabilità del contenuto, ma il problema che farlo così è un po’ come lanciare una patata bollente.

Ancora una volta quante mail ricevi ogni giorno? Tante.

Quindi cerca di facilitare la vita a chi le riceve, se proprio devi inoltrare una mail i cui contenuti sono una novità per il destinatario o vuoi condividere una conversazione tra due persone diverse da chi riceve la mail… aggiungi all’inizio di tutto una riga per spiegare perché lo stai facendo e che cosa ti aspetti dalla persona che riceve la mail.

Sintetizza con il FYI il nocciolo della questione e l’obiettivo della mail

Così non dovrà impazzire a cercare il bandolo della matassa e a leggere tutta la conversazione prima di capirci qualcosa.

Sì, perché l’inoltro è diverso dal “cc”, in questo caso si dà per implicito che chi riceve debba solo leggere, ma l’inoltro invece può essere fatto per tante ragioni.

Vedrai che così facendo la tua comunicazione sarà più efficace ed eviterai di generare un botta e risposta di spiegazioni o ancora peggio il silenzio stampa per disinteresse.

Un pizzico di organizzazione nelle mail ne riduce la quantità e ti fa lavorare meglio. Perché non provi anche tu?

Semplifica la vista

Semplifica la vista


Quante mail ricevi ogni giorno?

La risposta è… tante!

Una ricerca di MagNews – E mail Marketing Experience Report – sostiene che “ogni giorno in Italia vengono spedite circa 940 milioni di email. Secondo una stima della ricerca ogni italiano riceve, in media, più di 30 e-mail al giorno.”

Dalla mia esperienza c’è chi ne riceve molte di più e molte persone controllano diversi account e-mail.

Questo ci fa capire che spesso l’attenzione che mettiamo nella lettura delle mail non è alta, o meglio, cerchiamo di svicolare l’obbligo della lettura, provando a capire subito di cosa si tratta, così da risolvere, e possibilmente eliminare alla svelta, questo nuovo e fastidioso input nella casella di posta.

Per questa ragione vorrei che per un attimo riflettessi sull’importanza dell’oggetto della mail.

Esistono diverse soluzioni:

C’è chi usa una vecchia mail e fa un semplice rispondi, così in caso di ricerca… la mail diventerà inutile e comunque si genereranno delle catene senza mai fine di botta e risposta.

C’è non si cura minimamente dell’oggetto e finisce per spedire una lunga lista di lettere F e W.

C’è chi è particolarmente sintetico… e nell’oggetto scrive il testo della mail, così lo sfortunato destinatario dovrà essere costretto a trovare il bandolo della matassa di una mail apparentemente vuota.

Infine, c’è chi è ancor più semplicista… e non mette proprio l’oggetto della mail, così incorrerà nel dubbio: “che sia spam?”

Dunque, come forse avrai sospettato, questo post vuole essere un piccolo appello. A cosa?

Alla semplicità!

Semplifica la vita, o meglio la lettura di chi legge: usa l’oggetto!

Scrivi, in sintesi, la ragione della mail. Non sprecare l’occasione di far comprendere e leggere il tuo messaggio. Così come tu ricevi tante, forse troppe, mail al giorno, così chi la riceve ne riceve tante… quindi semplificagli la vista… usa l’oggetto!

E se puoi, dai un po’ di dignità a quest’oggetto, non è un testo di una mail, é un campo inutile.

Semmai dovrai fare uno sforzo in più e giocare a trovare la parola chiave, spremi le meningi e sintetizza il concetto, l’oggetto per l’appunto… e se non riesci a farlo, beh… forse la tua mail non ha un messaggio chiave e non necessita di essere spedita.

 

L’intestazione sbagliata

L’intestazione sbagliata

Ti è mai capitato di trovare un raccoglitore in casa e scoprire che avevi ancora la garanzia del frullatore che hai buttato via circa cinque anni fa?

E di aprire un documento di lavoro e trovarlo con l’intestazione sbagliata, visto che hai già modificato la carta intestata due volte da quella versione?

Beh, non ti preoccupare, succede!

Sì perché è molto frequente pensare ad un archivio come una cosa morta e statica, ma non è affatto così. Tutte le raccolte di documenti sono degli archivi vivi e in evoluzione, e per questo devono essere, di tanto in tanto, ripresi in mano, rivisti, puliti e aggiornati.

Ecco quindi tre parole chiave per tenere le tue raccolte sempre al top!

valuta: prendi in mando le raccolte di elementi, e, uno per uno, valuta se va tenuto o eliminato. Alleggerisci le tue raccolte di ciò che non è utile, di ciò che ha perso la sua funzione.

organizza: ciò che rimane. Organizzalo secondo un ordine cronologico, di argomento o di utilità. Completa le parti mancanti se necessarie in modo che le tue serie siano complete (se archivi le bollette, le fatture, fai in modo che ci siano tutte). Ultimo passo: etichetta le parti!

Trova un posto adatto per tutto. Perché queste raccolte funzionino ci vuole un pizzico di ordine. Quindi tutto deve avere un posto e non vale la frase “intanto lo metto qui e poi ci penso” perché così è come se fosse buttato, è una cosa persa.

Per cosa ti può essere utile questo sistema? Per un sacco di cose! Ecco qualche idea:

Archivio in casa

  • Bollette
  • Esami medici
  • Contatti per le riparazioni di casa e i servizi (pizzeria da asporto, numero per i rifiuti ingombranti, medico…)
  • Fotografie
  • Documenti dell’auto
  • Documenti fiscali
  • Iscrizioni, tessere, abbonamenti

Archivio in ufficio

  • Fatture
  • Preventivi
  • Lavori chiusi
  • Rassegna stampa
  • Dati clienti
  • Dati partner
  • Dati fornitori
  • Cataloghi

Questi elenchi, sono solo dei punti di partenza per suggerirti di creare anche tu delle raccolte di elementi, siano essi documenti, contatti, idee, e di fare in modo che queste raccolte siano vive, in evoluzione e per questo sempre aggiornate e quindi… utili!

E tu, da quale cominci?

E se…

E se…

E se… pianificare vuol dire anche pensare cosa succede se non va tutto come deve andare.

E la verità è molto semplice… a volte capita a tutti di dimenticare qualcosa, di arrivare in ritardo o di essere proprio in una brutta giornata nella quale le cose non vanno come devono andare.

Il punto è che questa deve essere l’eccezione, non la regola.

La pianificazione serve a ridurre al minimo le volte nelle quali dici “e se…” Serve a farti dedicare ai dettagli che rendono speciali e completi gli eventi, serve a farti stare più sereno nell’affrontare le cose.

Ma per quanto cerchiamo di tenere tutto sotto controllo, capita che le cose sfuggano tra le mani. Le ragioni sono tante… e su due voglio farti riflettere.

Capita che abbiamo pianificato tutto troppo e quindi un minimo intoppo manda a monte l’intero programma e non siamo in grado di reagire e di rimettere mano al piano generale.

Succede anche che non sia destino che le cose vadano come le abbiamo pensate. Hai presente quando pensi che stiano succedendo tutte a te e credi di non arrivare a fine giornata? Ecco, quel caso intendo.

Ebbene, in entrambi i casi… stay flex!

Punto numero uno: capita a tutti.

Punto numero due: a volta bisogna ascoltare il destino.

E se sei nel primo caso, hai pianificato troppo, impara dai tuoi errori, e cerca di fare meglio la prossima volta e pianifica solo i 3/4 del tempo non tutto.

Se sei nel secondo caso, beh, qui la regola d’oro è.. punta ad arrivare a fine giornata e soprattutto mantieni un approccio più positivo possibile. Se sta succedendo forse vuol dire che è era proprio ora di cambiare.

Non è detto che sia sempre tutto negativo, come si suol dire “non tutto il male viene per nuocere”! Non è sempre un disastro, a volte è proprio destino e le cose più inaspettate sono anche fortune, sta a noi coglierne il lato bello!