Schizzi on line

Schizzi on line

Oggi voglio raccontarti di un altro strumento di Google che ho scoperto di recente e che mi è piaciuto molto: Google Jamboard

Perché mi è piaciuto? Perché è semplice e facile da usare. Ma anche perché è uno di quegli strumenti per avere una scrivania virtuale dove puoi scrivere, condividere e fare brainstorming.

Puoi invitare chi vuoi e lavorare in tempo reale, ma puoi creare anche un jam solo per te.

Puoi infatti disegnare delle tabelle, anche solo delle strutture generali con un pennarello grosso, e poi puoi iniziare a lavorare con i post-it, proprio come in un flusso di pensieri. Se lo usi da un tablet puoi provare a scrivere con un dito assottigliando la penna. Inoltre, puoi importare immagini o cercarne di utili al momento.

I post-it hanno diversi colori, così ognuno può usarne uno di diverso o le idee possono essere divide per tema. Mi piace anche perché i post-it possono essere spostati e modificati velocemente, così effettivamente si può lavorare in modo veloce e snello.

Allo stesso tempo puoi cancellare e riscrivere, insomma hai pochi strumenti, chiave, ma che ti permettono di essere veloce ed efficace.

Per cosa lo puoi usare?

  • Per una progettazione veloce
  • Per una lista di pro e di contro
  • Per valutare un problema e trovare una soluzione
  • Per fare un recap di tutte le cose emerse in una discussione
  • Per creare una linea del tempo e progettare delle scadenze
  • Per fare un brainstorming per il nome di un nuovo servizio
  • Per disegnare un grafico veloce
  • Per fare uno schizzo
  • Per creare una nuvola di parole
  • Per trovare correlazioni tra le parti di un progetto
  • Per dare ordine e logica a delle immagini in modo visuale

Insomma, hai capito che è di fatto un strumento molto versatile, soprattutto perché poi salvi e condividi, come con tutti gli altri strumenti Google e se ti serve torni a rivedere tutto.

No, non mi hanno pagata, anzi, ma riuscire a trovare strumenti semplici, versatili per far comunicare le persone a distanza è sempre una grande soddisfazione e penso che sia proprio il caso di condividerla!

E tu per cosa vuoi provarla? Aiutami ad allungare la lista sopra, aggiungi i tuoi punti nei commenti!

Photo by Kat Stokes – Unsplash

Serve un App? No, grazie

Serve un App? No, grazie

Questo mese ti ho parlato di App per aiutare il tuo flusso di lavoro, per annotare e ricordare.

C’è una cosa però per la quale secondo me le App non hanno granché senso e sono le App per la produttività.

La produttività in verità dipende da tante cose alle quali non pensiamo come la gestione dei file, la pianificazione, la comunicazione tra colleghi e collaboratori, ma so che in questo momento pensi alla produttività come tecnica di lavoro.

In tal senso penso ad esempio alla Tecnica del Pomodoro e al GTD. Non voglio parlare ora di queste tecniche perché meritano tempo e spazio, ma quello che voglio condividere con te è il fatto di non lasciarti ingannare dalle App che ti aiutano a fare questo.

Una volta che hai conosciuto queste tecniche e le hai fatte tue, non ti occorre uno strumento digitale per portarle avanti. Nel caso del pomodoro ad esempio, carta penna e timer sono più che sufficienti. Per un buon GTD invece un’App non è sufficiente, perché è più uno stile di vita, un modo di approcciare il lavoro.

E come ultimo punto aggiungo anche la matrice di Eisenhower ,che spesso vedo essere usata come sistema per gestire gli impegni, ma che trovo invece sia un sistema per avere consapevolezza delle cose, ma non un metodo per aiutare la produttività quotidiana.

Quindi oggi il post è vuole essere un inno alla semplicità, al fatto che a volte non serve un programma, un App e via dicendo, spesso carta, penna e intelletto bastano.

Questo te lo dico perché spesso capita poi di passare più tempo ad aggiornare i database e i dati nel web che a lavorare sul serio.
Quindi il mio consiglio è:

fai tua la tecnologia, ma non smettere di chiederti se ti è utile o meno, se ti sta portando via più tempo di quello che ti è necessario per lavorare e passare all’azione.

E se proprio vuoi rimanere focalizzato ecco l’App che fa per te: Freedom
Blocca i siti e le app che possono distrarti mentre lavori.

E tu, sei d’accordo con me?

Photo by Denise Jans – Unsplash

A ogni App la sua nota

A ogni App la sua nota

Prendere note è un’arte, ma poterle riutilizzare è una necessità!

Per questo è giusto che trovi la cosa giusta, che fa per te.

Prima notizia: la carta in questo senso non è inutile, anzi, quindi in prima battuta ti consiglio di avere sempre a portata di mano un posto per scrivere e uno strumento che funzioni, carta e penna in breve.

Non scrivere le note sull’agenda, altrimenti dovrai riscriverle quando giri la pagina o ricordarti se l’hai scritto una settimana fa o un mese fa, meglio scrivere direttamente la nota dove serve. Su questo avevo scritto questo post che può esserti d’aiuto.

Oggi invece voglio parlarti delle App digitali per prendere appunti. Tutte le App che ti consiglio sono visibili da pc, telefono e tablet, si aggiornano in automatico e sono gratuite con la possibilità di passare al livello pro a pagamento (tranne Keep).

Le App per fare le liste

Te ne consiglio due: Todo e Todoist, la prima di Microsoft e la seconda per tutti.

Perché mi piacciono: perché sono semplici, essenziali e con pochi fronzoli. Ognuna può essere utilizzata in modo più approfondito utilizzando scadenze, aggiungendo allegati, dando il compito ad altre persone nel gruppo, ma di fatto mi piace usarle per tutto ciò che è lista semplice: lista della spesa, lista dei libri che voglio leggere, lista delle persone alle quali voglio telefonare.

Il fatto che proponga una sola lista alla volta mi aiuta a pensare solo a quella e a focalizzare la mia attenzione sui punti della lista e a non distrarmi con altro.

Le App per gli appunti veloci

Keep di Google.

Questa App mi piace molto perché è semplice, è visuale e permette di usare i colori.

La semplicità è il punto di forza di ogni strumento a mio avviso. Per visuale intendo che è come se avessi una lavagna nella quale vedi tutte le note contemporaneamente e quindi hai una visione di insieme. Puoi scrivere note a mano, come testo, come elenco o come audio (che poi traduce in testo). Puoi allegare immagini e condividere con altri la nota. Questo mi permette quindi di usare questa App per tutte le note veloci: un numero che trovo in un volantino, un’idea che mi viene mentre sono in macchina…

Il fatto di poter usare i colori mi permette poi di classificarle per tipologia: personale, lavoro, associazioni di volontariato… etc… 

Le App per tenere traccia dei progetti

Qui ci si può sbizzarrire, ce ne sono tantissime, ma te ne consiglio tre per tre tipologie di progetti diversi.

Trello

Ottimo per gestire progetti in gruppo, semplice, lineare, visuale.

Le informazioni vengono organizzate in verticale, per colonne, e le schede possono essere spostate e personalizzate con etichette colorate. La semplicità sta nel fatto che per ogni scheda si vedono titolo, etichetta, immagine e per leggere il resto si entra, quindi approfondimenti, note e check list sono all’interno. Questo mantiene una visione di insieme e permette poi di lavorare nelle singole schede.

È molto utile per la programmazione e per la condivisione. Non la consiglio come raccolta di idee o come semplice lista per le ragioni che ti ho spiegato sopra.

Milanote

Dashboard, visuale e totalmente personalizzabile, che permette di raccogliere idee, pensieri in una struttura semplice o complessa a seconda delle tue necessità, nel senso che sei tu a scegliere quando creare una struttura complessa. E questo per me è l’ideale per definire il mio lavoro e raccogliere le idee.

Evernote

Per lungo tempo ho utilizzato Evernote come raccolta di idee e link. Quindi ho scelto di includerlo in questa lista, ma sappi che non è tra i miei preferiti perché trovo macchinoso il modo nel quale gestisce taccuini e note. Se però non hai necessità visuali e soprattutto non hai tanti argomenti in cui dividere le note e vuoi raccogliere, ad esempio, bozze scritte e lunghi elaborati, allora questo è ciò che fa per te.

Ecco, hai due, più una, più tre App da provare. Scegli quelle che fanno per te, ma soprattutto, sceglile per ciò che ti servono, privilegia la semplicità, la funzionalità e la sincronizzazione! Non esagerare, scegline poche e impara a usarle al meglio!
Vuoi aggiungerne una alla lista? Raccontami la tua nei commenti!

Photo Ben Kolde – Unsplash

Passi dal bianco al nero?

Passi dal bianco al nero?

Conosci la storia della Briston Betularia?

È una di quelle cose che ti raccontano a scuola. Si tratta di una farfallina un tempo bianca che, a causa della rivoluzione industriale, per mimetizzarsi meglio, è diventata scura. Per essere precisi, non ha “scelto” di cambiare colore, si intende, solo che gli esemplari di colore scuro, nati con delle mutazioni genetiche particolari, sono riusciti a sopravvivere meglio, in quanto meno predati. Diciamo che hanno avuto la vita più facile e si sono quindi riprodotti di più, morale sono scomparsi gli individui bianchi e sono arrivati gli scuri.

E tu, sei in grado di passare da chiaro a scuro?

Non ti sto dicendo di cambiare la tua natura, quanto piuttosto di saperti adattare.

E questo significa saper leggere il percorso man mano che si svolge.

Te ne parlo oggi in relazione ai progetti: ti ho parlato di feedback, uno strumento prezioso per sapere come vanno le cose una volta concluso il percorso, ma nulla di vieta di fare il punto di tanto in tanto.

Per farlo ti consiglio di definire proprio dei momenti, dopo ogni step importante, utili a rivedere:

  • proposito
  • scopo
  • obiettivi
  • confini
  • tempi
  • risultati attesi e raggiunti
  • criticità

l’elenco non finisce qui, ma direi che ci sono già abbastanza elementi!

Ti ho parlato tanto di scopo e proposito, ma oltre a definirlo chiaramente bisogna anche vedere se li stai rispettando. Quindi, di tanto in tanto, con i risultati parziali e le criticità emerse, fai il punto guardando a monte: stai ancora andando verso la direzione giusta? I confini e gli obiettivi che ti sei posto sono chiari e utili? Proposito e scopo sono corretti?

Questi momenti sono fondamentali, potresti continuare a procedere come un treno, perché capisci di essere sulla strada giusta, o rivalutarli, se hai capito che è meglio diventare nero da bianco che eri. E questo lo puoi fare solo se è chiaro dove vuoi arrivare e se controlli di essere o meno ancora sui binari.

Pianificazione è anche questo: di tanto in tanto fissare un momento di revisione generale.

Che ne dici, è il momento di metterlo in agenda?

Foto by Annie Spratt – Unsplash

Datti i numeri

Datti i numeri

I numeri non sono sempre facili da accettare, proprio come i limiti.

Ti parlo spesso di scadenze e di quanto siano importanti, oggi aggiungo un’altra verità scomoda: quella, per l’appunto, dei numeri. E dico scomoda perché anche per me non è facile confrontarmi con delle fredde cifre.

Numeri e confini precisi sono però ciò che serve per capire se un progetto sta andando per il verso giusto.

Ti ho parlato di scopo e proposito e ho fatto un accenno agli obiettivi, dicendo che questi devono essere misurabili. Ma come mai?

Perché se non sai come chiamare qualcosa non sai nemmeno se ce l’hai tra le mani.

Quindi, quando definisci lo scopo e, in particolare gli obiettivi, li devi anche quantificare, dandoti per l’appunto, dei numeri.

E stai parlando di guadagni, numero di persone raggiunte, servizi venduti e via dicendo, è appartenente semplice, ma se non sono grandezze misurabili? Ti faccio alcuni esempi nel mio lavoro: l’aumento della produttività, la serenità lavorativa e potrei aggiungere mille altri esempi.

Ecco che in questo caso sono più utili degli indicatori, quindi dei valori che nascono dall’aggregazione di diversi numeri. La base è comunque la stessa e cioè trovare delle grandezze numeriche, comunque misurabili, collegate agli aspetti desiderati, e, se possibile, in modo direttamente proporzionale, e cioè più aumenta il numero, più aumenta l’indicatore.

L’indicatore di fatto può essere migliore del singolo numero, perché tiene conto di più fattori, magari una somma o una media ponderata.

Quindi nell’esempio di prima, cioè la produttività e la serenità, i numeri saranno le ore di lavoro, le operazioni portate a termine, le mail archiviate. Ma questi numeri andranno pesati in modo corretto: non necessariamente le ore di lavoro sono direttamente proporzionali ai risultati e così le operazioni rispetto al tempo impiegato.
La bontà del risultato dipenderà da come aggreghi e da misuri i numeri, cioè dall’indicatore.

Perché ti racconto tutto questo?

Perché se non definisci numericamente un traguardo, non saprai mai quando lo raggiungi.

Quindi il tuo obiettivo finale dovrà essere supportato da obiettivi numerici, semplici numeri o indicatori, e cioè numeri aggregati, ma in ogni caso dovrai definire non solo a parole, ma anche a numeri, dove vuoi arrivare.

“Voglio guadagnare di più”, “avere più tempo”, “imparare una lingua” sono ottimi obiettivi, ma devono essere accompagnati dai loro numeri: “voglio guadagnare un’ora a settimana per andare in palestra”, “voglio imparare l’inglese a livello B1 per poter viaggiare senza problemi”, “voglio guadagnare 15.000 euro in più nel 2020”.

Così si inizia a ragionare!

E se poi non sai come passare dal dire al fare? Qui entro in gioco io, per stendere insieme a te il tuo progetto in modo semplice e realizzabile, come un sentiero che, passo dopo passo, sarai in grado di percorrere alla velocità che desideri.

Qual è, dunque, il tuo prossimo obiettivo?

Foto by Annie Spratt – Unsplash