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Gli errori della pianificazione

Gli errori della pianificazione

“Ci ho provato, ma non funziona.”

“È inutile, sento che tutto questo toglie solo spazio alla mia creatività!”

“Metto tutto nero su bianco, fin nel minimo dettaglio e poi fallisce tutto…”

Sono frasi che hai sentito sussurrare dentro di te almeno una volta? Ti chiedi se la pianificazione serve davvero? Beh, la risposta non può essere che semplice e secca: sì!

Ma questo non vuol dire che vada sempre bene, a volte, infatti, si fanno involontariamente degli errori, perché non se ne conoscono le potenzialità o anche perché non si è capito come usare al meglio questo importante strumento per la gestione di tempo e flusso lavorativo.

Per farti capire come mai si arriva a dire le frasi con le quali ho iniziato questo post ti indico un errore macroscopico per ogni tipo di pianificazione: lungo, medio e breve termine.

TUTTO SUBITO

Pianificazione a lungo temine. In verità il problema maggiore riguarda la definizione degli obiettivi, spesso sono troppi o troppo vaghi. Questo aspetto è talmente importante che ho scelto di scrivere un post proprio per discutere su questo tema. Quindi, ammesso che gli obiettivi siano stati definiti al meglio, un altro aspetto importante che vedo spesso sottovalutare è l’importanza del tempo… o meglio, l’impazienza.

Sì, “la pazienza è la virtù dei forti” e questo vale anche per la tua pianificazione.

Spesso presi dall’entusiasmo, dalla novità, dall’importanza delle cose si vorrebbe riuscire iniziare a mettere mano a tutti i progetti ora! Eppure, così facendo si lavora male e soprattutto si sprecano le idee e i progetti perdono di efficacia.

La pianificazione serve proprio a mettere il giusto freno e a distribuire le tue idee, i tuoi obiettivi considerando gli importanti aspetti di: tempo, energie e contesto generale.

Quindi se non vuoi dire “ci ho provato, ma non funziona” distribuisci i tuoi obietti, gli step dei tuoi lavori in modo sostenibile e realistico, considerando energie, tempi di esecuzione e tempo che non hai (di fatto) a disposizione. E per questo aspetto, passiamo al secondo errore.

NON ESISTONO SOLO I MACROPROGETTI E ALLO STESSO TEMPO QUESTI NON VANNO DIMENTICATI

Integrare le grandi idee nella pianificazione quotidiana non è un gioco da ragazzi. Ecco perché l’errore principale che vedo fare nella pianificazione a medio termine è proprio questo: fare un bellissimo progetto e poi… dimenticarsene.

Come se le idee dell’anno debbano realizzarsi indipendentemente da ciò che poi succede nel quotidiano, come se avessi due tempi: uno per i grandi lavori e uno per il lavoro di tutti i giorni.

Il tempo è uno e va diviso tra tutte le attività. Per questo è importante, quando si decide come calare la progettazione nel tempo di lavoro, considerare vacanze, tempi già occupati da altri lavori e il lavoro di routine.

Considerando tutto il resto e incastrando sapientemente, pezzetto dopo pezzetto, ciò che ti serve per realizzare il tuo obiettivo in piccole azioni concrete quotidiane, avrai la tua arma vincente.

“E se poi mi perdo e non mi ricordo più a che punto sono del grande progetto?” Per questo, anche nella pianificazione a breve termine, ci sono i momenti di revisione, per riportare la prospettiva ad una visone ampia e generale.

PIANIFICAZIONE A UOVO

Non tutti odiano la pianificazione, c’è chi la ama e la fa nel dettaglio. A tal punto che è tutto ben definito con tanto di orari e scadenze. Questa è quella che io chiamo “pianificazione a uovo” cioè piena zeppa, o meglio… senza scampo!

Da un lato può essere rassicurante, ma al contrario è una lotta contro il tempo e nella speranza che non capiti il “famigerato” imprevisto!

La pianificazione è uno strumento bellissimo e importantissimo, ma solo se valutato con la giusta prospettiva e, quindi, se le si concede un po’di flessibilità. È pur sempre una bussola, non un piano di battaglia!

Inutile quindi definire anche la pausa pipì, meglio tenere un tempo morbido e godere anche un po’ dell’imprevedibilità della vita!

E tu quali altri errori fai? Raccontamelo, troveremo insieme una soluzione!

Photo by Nick Morrison – Unsplash

A più riprese

A più riprese

Ecco un altro grande segreto della pianificazione. Non è una cosa che nasce e finisce in un colpo solo, anzi, è uno strumento vivo che ti supporta e dove è sempre possibile modificarne delle parti.

Per questo è giusto fare una pianificazione a più riprese.

Pensiamo ad esempio alla pianificazione annuale e pensiamola per step.

STEP N.1

A fine anno precedente, è utile fare il quadro della situazione generale e valutare come procedere per l’anno successivo.

Questa è una vera pianificazione di massima, quella che ti raccontavo nel post dedicato all’essenza del processo. È importantissima perché ti dà la linea guida, la direzione.

Questo è un momento importante anche per fare una revisione dell’anno precedente, quindi valutare ad esempio quali obiettivi si sono realizzati e perché, in che tempi, in che termini e con quali risultati.
Ci si può anche chiedere se la nostra volontà sia ancora di continuare sulla strada fatta o se sia il momento di introdurre dei cambi di rotta o delle novità.

Allo stesso modo puoi valutare anche le cose che non sono andate come desideravi, cosa è successo? Cattiva pianificazione o intento sbagliato? Ricorda i feedback sono sempre utilissimi e per quanto siano ostici da affrontare, sono il modo migliore per crescere!

Questo processo di analisi te lo puoi permettere solo se lo fai con molto anticipo perché ti ricordo, le idee vanno poi elaborate e devi darti il tempo di fare anche questo processo.

Il risultato di questo step sono delle idee di massima, che però sono punti fermi della tua pianificazione e sono quindi già calate in un calendario a lungo temine. Questa pianificazione deve essere fatta in modo sostenibile quindi con delle scadenze corrette e realizzabili.

STEP N.2

Ecco che una pianificazione a medio termine è utile per concretizzare il primo step nel flusso di lavoro quotidiano. Questa è la vera e propria pianificazione. Quindi si torna su quanto fatto nel primo step per fare un’estrazione a medio termine: mensile o meglio trimestrale.

Questa è una pianificazione delicata perché concretamente significa tradurre il macro-obiettivo in obiettivi a medio termine e portarli a diventare delle singole azioni. In breve è uno spacchettamento del progetto in sotto-progetti e nel concreto significa decidere cosa fare un mese e cosa quello dopo.

Anche in questo caso vale la regola della semplificazione. Non mettere troppe cose insieme e crea un piano sostenibile, per te, con i tempi e le energie che hai a disposizione.

STEP N.3

Vai al concreto della tua pianificazione settimanale o bisettimanale e distribuisci in agenda i tuoi obiettivi dello step n.2.

Qui si lavora a testa bassa, si è operativi. Non c’è molto da girarci intorno.

STEP N.4

Revisione. È saltato qualcosa? Sei in anticipo? Sei in ritardo? Chiediti perché e rivedi di conseguenza la pianificazione delle settimane successive, puoi recuperare qualcosa? Se la risposta è no, vai a ritroso e rivedi il tuo step n.2

Questa è una fase fondamentale perché potresti accorgerti che… il n.2 non sta in piedi perché il n.1 è pieno zeppa… e allora… semplifica ancora una volta e velocemente rivedi i passi 1 e 2.

Come vedi la pianificazione non si fa dall’inizio alla fine tutto in un colpo solo, ma si va per stadi, per step, prima la struttura, poi si va al dettaglio. Ma il dettaglio è ciò che puoi cambiare più frequentemente, la struttura è meglio sia solida e ben fatta, perché è la tua bussola.

Ora che conosci tutti gli step non ti resta che dedicarci un po’ di tempo e metterli in calendario fin da subito.

Sì, perché il segreto finale è quello di avere sempre un po’ di tempo per la pianificazione.

E tu sei pronto per ritagliarti un po’ di tempo? Credimi, non è sprecato, ma investito!

Photo by Mel Poole – Unsplash

I tipi di lavoro

I tipi di lavoro

Esistono tanti tipi di lavoro, e questo mi capita di specificarlo fin troppo spesso con i miei clienti.

Ad esempio, c’è un tempo di lavoro che è da molti agognato perché risicato: il tempo di lavoro con se stessi. Quello che spesso è relegato alla sera, dopo l’orario di lavoro, o la mattina presto “quando non c’è nessuno a disturbarmi e quindi sono molto più produttivo”

C’è anche un tempo di confronto e di lavoro insieme, perché “l’unione fa la forza”, perché “farlo insieme è più semplice”.

Verissimo, ma siamo proprio sicuri di non confondere le due tipologie?
Quello che sto cercando di dirti è che la tecnica di lavoro non dipende dal contesto, dalle persone, è piuttosto il viceversa:

è la tecnica che si adatta allo scopo.

Quindi non è la tua produttività che deve salire quando sei da solo, piuttosto quando devi svolgere un compito che richiede te e solo te devi fare in modo di avere un momento di lavoro e un contesto che ti permetta di essere produttivo, senza necessariamente ricorrere a un tempo extra quando sei fisicamente solo.
Allo stesso modo devi sfruttare il lavoro di gruppo per le sue potenzialità, che non sono necessariamente il fatto di condividere il carico del lavoro stesso.

Vediamo in base a cosa scegliere il lavoro solitario e il lavoro di gruppo.

ALLA CAPACITÀ DI OGNUNO DI SVOLGERE QUEL COMPITO

Mi capita spesso di intervenire all’interno dei team di lavoro perché c’è troppo lavoro condiviso: “lo facciamo insieme perché così si fa prima”.
In realtà questo accade perché le persone non sanno svolgere il compito interamente o perché mancano della sicurezza di saperlo portare a termine nel migliore dei modi. In questo caso è più importante lavorare sulla delega, le procedure e i feedback.

In sintesi, è spesso molto più produttivo decidere insieme come svolgere un lavoro, in che termini e con che scadenze e poi lavorare autonomamente, piuttosto che fare tutto, da cima a fondo, insieme.

ALLA NECESSITÀ DI CONFRONTO

È indubbio che lavorare insieme aiuti il confronto e faccia nascere nuove soluzioni, ma spesso di questo concetto si abusa.
Non è sempre necessario il confronto, spesso, questo può essere limitato al solo inizio del progetto, non all’intero svolgimento.

Poter lavorare in modo focalizzato porta comunque a una riflessione personale ed è questa che poi può essere portata all’interno del gruppo di lavoro. Questo concetto è legato al fatto di assumere la responsabilità del proprio ruolo in un progetto di lavoro. Ognuno ha dei ruoli e dei compiti in un team, quindi non è corretto pensare che i passi del progetto nascano solo dal confronto, al contrario ognuno dovrà fare la sua parte autonomamente, e poi discuterla nel gruppo di lavoro.

Viceversa il fatto di lavorare in modo autonomo porta anche a interiorizzare le capacità acquisite, in gruppo e non, quindi, in questo senso, è molto importante poter procedere a dei momenti di lavoro solitario proprio nell’ottica di miglioramento personale e di crescita, cioè nel fatto di fare propri i passi di una procedura o dello svolgimento di un lavoro. Magari la prima volta richiederà più tempo, ma poi sarà fluido ed efficace.

Questa consapevolezza è importante soprattutto perché non tutti impiegano lo stesso tempo a fare qualcosa, ed è giusto rispettare i propri tempi di lavoro per imparare a svolgere un compito, al contrario facendolo sempre insieme c’è chi non imparerà mai e si lascerà trascinare.

AL TEMPO DI LAVORO

“Lo faccio da solo che faccio prima” è una scomoda questione. Sicuramente è vero, ma se si è deciso di far fare ad altri un compito vuol dire che il compito è stato delegato e che non ce ne se occuperà più, in breve, dire questa frase vuol dire che la delega è andata male. Probabilmente le istruzioni non erano chiare al delegato, come te ne parlavo qui, o il delegato non era in grado di svolgere quel compito e in tal caso ti rimando qui.

Fatto sta che questa frase si può dire una volta sola, poi è meglio lavorare sulla delega 😉

Come detto prima il tempo necessario a svolgere un compito è diverso per ognuno di noi, e sicuramente in un gruppo di lavoro vanno sfruttate le potenzialità di tutti, quindi è giusto assegnare un compito a chi lo svolge velocemente ed efficacemente, ma i tempi di lavoro nascono in primis da una buona pianificazione. Quindi anche qui sono la delega e la pianificazione a salvare dal ritardo che si accumula e che costringe a dire quella famosa frase e di certo non è il “lavoro solitario” a dover ogni volta sopperire a questa carenza.

Concludendo…

Come vedi sia lavorare in gruppo sia lavorare da soli ha pro e contro, l’importante è scegliere la tipologia di lavoro con consapevolezza e soprattutto avendo chiaro lo scopo dell’attività di lavoro. Da oggi basta “lo facciamo insieme così si viene meglio” o “lo faccio da solo che faccio prima”.
Da oggi ogni compito avrà la sua tipologia di lavoro!

E tu, sfrutti entrambi questi momenti secondo le loro potenzialità?

Photo by Tolga Ulkan – Unsplesh

Mutazioni funzionali

Mutazioni funzionali

“Fare ordine attorno a sé sentire ordine dentro di sé”

Questa frase di Dominique Loreau mi ha da sempre ispirata.

Quando ho cominciato il mio percorso da Professional Organizer ho iniziato a chiedermi quale fosse il mio ambito di lavoro e, soprattutto, quale potesse essere il modo di applicare al meglio il mio talento organizzativo per poter aiutare le persone che si rivolgono a me.

Non è stato un percorso facile e devo dire che è stato ad un certo punto c’è stato proprio un cambio, una vera mutazione.

E per spiegartelo parto proprio dalla frase che ha aperto questo post e che mi ispira.

Credo che stare un ambiente funzionale, piacevole, dove ci sono solo cose che ci servono e ci piacciono ci faccia stare meglio e ci permetta di vivere come desideriamo. In questo senso non sottovaluto mai gli spazi di casa, a partire dall’armadio. Perché è da questi spazi che si comincia e sceglie come vogliamo essere nei confronti degli altri e di noi stessi. Non si tratta di dire “una cosa vale l’altra”, ma piuttosto di “come voglio sentirmi oggi”. E quale può essere la risposta migliore se non “la mia migliore versione”?

Così una buona organizzazione della cucina ci permette di aver voglia di cucinare e di prenderti cura di te, oltre a rendere alcuni compiti noiosi più efficienti e piacevoli, come preparare il pranzo se poi lo porti con te al lavoro o gestire bene una nuova dieta alimentare.

Ma come mai te lo racconto e poi io non mi occupo di tutte queste cose?

Non certo perché non siano importanti, e se avessi bisogno di un consiglio su chi appoggiarti per questi aspetti organizzativi, sarò felice di suggerti dei nominativi di colleghi e colleghe preparati ed efficaci.

Ma a un certo punto, ho capito che tutti questi aspetti non potevano essere parte dei miei servizi e la mutazione è scattata dalla consapevolezza che, per fare bene il tuo lavoro, devi concentrarti su ciò in cui sei più efficace e utile.

I principi organizzativi che sono alla base della gestione dello spazio, sono gli stessi per la gestione del tempo, dei progetti e quindi di tutto ciò che ha a che fare con il tuo lavoro. Ma il modo in cui li condivido con te, il modo in cui li rendo tuoi, beh… qui è tutta un’altra storia.
E qui è stata la vera mutazione. Lavorando con i clienti mi sono accorta di riuscire a entrare in sintonia con i meccanismi che regolano la gestione dei progetti e del lavoro, di trovare il modo di risolvere un’inefficace pianificazione, di riuscire a passare dal dire al fare nella produttività personale e nella gestione del tempo, ed ecco che… ho capito: perché disperdere le mie energie? Per non focalizzarmi e crescere su questi aspetti?

Mi dovevo però alleggerire da tutto il resto per concentrarmi sui servizi più utili ed efficaci, quelli nei quali il mio studio e la mia passione potevano realmente fare la differenza.

Possono sembrare dei piccoli cambiamenti, ma di fatto questo genere di decluttering orientano il tuo lavoro e la tua produttività.

Quindi, di tanto in tanto… bisogna capire cosa lasciar andare.
Cosa significa in termini lavorativi? vuol dire fare a meno di ciò che non ti fa essere il meglio di te, di quei lavori che sai che sai fare, ma che non ti fanno sentire realizzato, utile e non ti fanno crescere.

Sì certo ci sono comunque mansioni di lavoro che non ci piacciono e che dobbiamo fare, ma non sono certo il tuo “core business”.  Su quello devi lavorare per impiegare al meglio il tuo tempo e le tue energie.

E se non sai come iniziare, prova a riordinare la scrivania, perché sembra strano, ma funziona proprio così, riordina il tuo spazio fisico, vedrai che piano piano anche quello mentale ritroverà le sue priorità.

Alleggerisciti, e che mutazione sia!

Quella che il bruco chiama fine del mondo, il resto del mondo chiama farfalla.
(Lao Tzu)

Photo by Sander Mathlener – Unsplash

Punti di vista

Punti di vista

Il mio primo lavoro è stato uno dei più belli. Ho lavorato come educatrice ambientale con alunni dalle scuole materne fino alle superiori organizzando svariate attività didattiche.

Uno dei laboratori che facevo presso il Museo di Storia Naturale di Venezia, che ti consiglio davvero di visitare, includeva spiegare il concetto della linea del tempo.

Far capire a un bambino di 3 o 4 anni l’idea di miliardi di anni che si susseguono e come la vita nella terra abbia un tempo infinitesimale rispetto a tutti gli altri eventi non è affatto intuitivo. Come è possibile rappresentare un concetto tanto astratto?
Come toccare con mano lo scorrere del tempo?

Non è certo facile, ma come sempre, una rappresentazione spaziale è molto più semplice e diretta.
Ecco che pian piano, con l’aiuto dei bambini, svolgevamo un filo da una grossa matassa: ogni metro un’unità di tempo ed ecco che per svariati giri della stanza non succedeva nulla, poi in breve la prima sorpresa: il primo organismo unicellulare e da lì a cascata tutti i fantastici eventi che hanno portato tutte le forme di vita sulla terra.

Così facendo, anche i bimbi, giocando e toccando con mano, potevano rappresentare concetti come “tanto” e “poco” e potevano capire cosa succedeva velocemente e cosa, invece, necessitava di molto tempo.

Questo problema capita a tutti anche nella nostra quotidianità lavorativa.

A volte per capire come stanno andando le cose abbiamo bisogno di avere tutto insieme sotto gli occhi. Dobbiamo riunire le cose una cosa vicina all’altra, quelle che per molte ragioni pratiche vengono spezzettare.

Per far lavorare la tua mente in modo rilassato e produttivo è meglio che tu l’aiuti e metti tutte le cose che sono legate vicine tra loro.

  • Vuoi capire quanto guadagni? Raggruppa le fatture.
  • Vuoi capire quanto spendi? Raggruppa le spese.
  • Vuoi capire su quante cose sei coinvolto lavorativamente? Fai un elenco.

Ma queste sono cose facili, o per lo meno apparentemente, il difficile è rappresentare ciò che è astratto, che non puoi toccare con mano, un progetto, ad esempio. Un’idea che ti ronza in testa. Un problema che non sai affrontare.

Allora, srotola la tua linea del tempo, usa qualcosa di materiale per visualizzare concretamente ciò che è solo nella tua testa.
Prendi un oggetto.

Non importa quale sia l’oggetto che prendi in mano, l’importante è che aiuti il tuo pensiero a vedere le cose da tutti i suoi punti di vista.

Hai preso in mano la tazza? Bene la tazza ha un colore, uno spessore, un davanti e un dietro… è fatta di certi materiali e l’hai comprata in un certo posto. La tazza ha queste e tante caratteristiche.
Ora pensa lo stesso per il tuo progetto, per la tua idea, per il problema che vuoi affrontare.
Per alcuni concetti il parallelo sarà complesso, per altri più semplice. Non ha importanza, parti da questo, è solo un modo per sbloccare la tua mente e iniziare a considerare cose a cui non avevi pensato.

  • Può un’idea avere un retro? Magari sì, c’è sempre un rovescio della medaglia.
  • Può un progetto avere un materiale? Magari pensandoci, non hai correttamente considerato tutte le cose (i materiali o i partner) che ti servono per realizzarlo.
  • Può un problema venire da un luogo? Certo. Forse si tratta di capirne le radici…

Stimola la tua mente a trovare un punto di vista diverso e a farla lavorare per percorsi che non avevi considerato, non può che stupirti!

Photo by Nordwood Themes – Unsplash