Una corretta to do list

Una corretta to do list

“E anche oggi ho fatto la metà delle cose che dovevo fare”

“No, questo proprio non ce la faccio ad affrontarlo ora…”

“Era una cosa di due minuti, eppure sono ancora qui a lavorarci”

 

Hai mai pensato una di queste frasi? Forse tutte e tre? Non preoccuparti, sei una persona normale, solo non hai fatto tesoro di questi errori.

Lo facciamo oggi insieme, perché tu possa andare oltre, non incastrarti in errori di cattiva gestione di tempo ed energia e fare una fantastica to do list che sia affrontabile e sostenibile per te!

Piccolo disclaimer: non parleremo di priorità e di argomenti della to do list, questi sono aspetti altrettanto fondamentali, ma che riguardano la pianificazione, e per questo ti rimando qui.

Ok, torniamo al nocciolo della questione.

 

Come mai tanto spesso le to do list vengono disattese, riscritte e diventano un’arma a doppio taglio?

Perché non si stima correttamente il tempo delle attività.

 

Stimare il tempo delle attività significa considerare tutti i tempi di attività:

  • Tempi di preparazione: recuperare tutti i materiali per fare quel lavoro e metterli a portata di mano, tempo per avviare una call on line (con possibili problemi tecnici), tempo per raggiungere un luogo.
  • Tempi di studio: tempo per reperire le eventuali informazioni che già non sai e che devono essere inserite nel tuo lavoro. Spesso si considera il lavoro solo come lavoro effettivo, ma non come il lavoro che sta a monte per prepararlo nei suoi contenuti, come se sapessimo già tutto.
  • Tempi di svolgimento: questi sono i più semplici e spesso i più corretti da essere stimati, ma il mio consiglio è comunque quello di tenerli morbidi, per una pausa in più, o un momento di riflessione a mente fredda.
  • Tempi di revisione: che, come sai, non devono essere seguenti a quelli di attività e un po’ staccati.
  • Tempi di chiusura: sistemare gli appunti, sistemare i materiali, segnare qualche nuova informazione, archiviare il necessario, tempo di rientro in ufficio o a casa, tutto ciò che serve a chiudere il cerchio.

Dimmi la verità, anche tu metti in agenda solo il tempo effettivo di svolgimento? Ecco l’inghippo, mancano gli altri.

 

Ma anche su questo tempo ci sono altre tre piccole accortezze da considerare.

La prima riguarda il fatto di sottostimare il tempo necessario, ci voglio sempre due minuti… e poi…

Sii onesto con te stesso e cerca di valutare il tempo da un punto di vista quanto più esterno possibile, e, come detto prima, se puoi allunga, così ci sarà il tempo per una pausa, una correzione in relax.

 

La seconda, non meno importante, riguarda le possibili interruzioni, interne ed esterne.

Già, non sono sempre gli altri ad interromperci, ma anche noi stessi lo facciamo. Le interruzioni interne sono tutte quelle volte che ti viene in mente qualcos’altro che non centra… ad esempio una cosa lasciata a metà. Da qui la necessità di pulire la mente prima di lavorare, scaricarla, annotando tutto il resto e non lasciando nulla in sospeso.

Le interruzioni esterne invece dipendono da come ci organizziamo noi nel lavoro: dove lavoriamo, come comunichiamo ad altri.
Parole chiave: porta chiusa e comunicazione corretta per far capire che per esserci al 100% ci sei quando non sei impegnato, proprio perché c’è un tempo di lavoro per sé e uno con gli altri.

 

La terza accortezza è infine… conscesi!

E fare tesoro degli errori: se hai stimato male il tempo, la prossima volta, raddoppialo!

Se si lavori su una cosa nuova o poco nota, meglio aggiungere che togliere, stima più tempo. E se fai un lavoro che conosci, metti pure il tempo corretto, ma un 10% in più ci sta sempre e comunque, altrimenti lavorerai con l’acqua alla gola, con l’angoscia di chiudere… che dici, vuoi essere sempre di corsa? Anche no!

 

Infine… il tempo non dipende solo da una stima corretta, ma è strettamente correlato all’energia.

E questo è sempre poco considerato. La tua energia non è sempre al top, e questo va messo nel bilancio.

Detto che, se si deve fare, si fa e quindi si stringe i denti, e si lavora a testa bassa, ma poi… eh, sì, perché si può fare, ma poi arriva comunque il conto! Quindi tieni conto del tuo ciclo circadiano, di quando la tua energia è alta e bassa e, se proprio non puoi, considera che dopo un momento in cui chiedi energia, ne devi mettere uno in cui prendi energia. Sì, hai capito giusto, sto parlando di pause e di alternarle con criterio al lavoro.

 

Ecco, quindi, che nella tua to do list devono esserci il corretto numero di attività, definite in base alla pianificazione e alle tue priorità, devono essere saggiamente alternate in più impegnative e meno impegnative e, a ogni attività, deve corrispondere una durata, stimata al meglio delle tue possibilità!

 

 

Photo by Annie Spratt – Unsplash
Il rovescio della medaglia

Il rovescio della medaglia

La pianificazione, lo ammetto, mi piace tantissimo. Non a caso è tra i miei servizi che propongo di più, ritengo, infatti, che un buon piano sia davvero l’arma segreta per tradurre i desideri in progetti e i progetti in fatti.

Credo sia fondamentale pianificare l’anno, la settimana i progetti. Ma, sì c’è un ma… è un’arma a doppio taglio e si chiama inerzia.

Hai presente quando devi spostare un pacco molto pesante e all’inizio pensi che non ce la farai mai e poi, pian piano, inizia a muoversi e riesci nel tuo intento?

Questa è la forza di inerzia, è un principio fisico che dice che per imprimere un movimento ci vuole una certa forza. È apparentemente una forza sprecata, non sembra essere utile allo scopo, al movimento, e invece… ecco che pian piano il corpo sembra alleggerirsi, inizia a muoversi e mantiene il suo movimento!

Vale per la fisica, ma vale anche per noi: quando inizi qualcosa di nuovo è sempre molto faticoso. Spesso la fatica blocca, e non si vuole proprio iniziare, l’inerzia è spesso una delle ragioni della procrastinazione, ma una volta superato questo step inziale… ci si trova bene a fare ciò che si sta facendo e non si vuole smettere.
Sembra un paradosso, ma tanto si fa fatica ad iniziare, quanto a cambiare e quindi a finire.

E se per certi lavori è chiaro capire quando le cose sono finite, per la pianificazione non lo è.

Perché si può continuare quanto si vuole, si può andare nel dettaglio e poi ancor più nel dettaglio.

Ed ecco l’arma a doppio taglio: l’iper-pianificazione.

Il fatto di voler definire tutto per filo e per segno, fare i fiocchetti e i contro fiocchetti.

Purtroppo, questo è un esercizio di puro stile, perché per sua natura la pianificazione deve essere flessibile.

Che si tratti di definire la settimana, l’anno o un progetto…

la pianificazione è una traccia che definisce obiettivi, confini e passi per arrivare alla meta, ma allo stesso tempo deve permetterti di adattare il programma a imprevisti, necessità dell’ultimo minuto.

Sembra paradossale, ma solo se hai ben pianificato un progetto hai in mano tutti gli strumenti per modificarlo senza perdere di vista l’obiettivo: sai i tempi di ogni passo, le priorità, i punti critici… e così puoi adattare tua la pianificazione.

Definire troppo orari, compiti della settimana non ti permette di rispondere alle urgenze inaspettate.

Quindi… sì alla pianificazione, ma fatta in modo flessibile e consapevole.

 

 

Photo by Chris Curry – Unsplash

Chiudi con effetto wow

Chiudi con effetto wow

Si è fatto tardi ed è ora di andare, scatti sulla sedia, prendi la giacca, la borsa di lavoro e quella stampa che hai fatto per casa e via, è ora di pensare a cosa fare per cena.

Questa è la tua routine di chiusura lavori?

Sicuramente molto veloce, ma temo poco efficiente… perché quello che hai lasciato sul tavolo: la cartellina aperta, l’agenda per domani, l’appunto di un nuovo fornitore… sono tutte informazioni che ti ronzeranno in testa fino a che, domani, non rientrai al lavoro con tutti i buoni propositi per iniziare bene una nuova giornata e poi…. Ecco il tir delle azioni incompiute che ti accoglie non appena ti avvicini alla scrivania.

Sono stata un po’ diretta, ma in effetti è così: se dedichi anche solo cinque minuti a chiudere bene la giornata di lavoro, ripartirai l’indomani non solo con il piede giusto, ma anche con la grande occasione di rispettare la tua tabella di marcia!

Già, perché uno dei tanti passi per rispettare la propria agenda ed essere produttivi è proprio questo: mente e corpo su ciò che vuoi fare, senza distrazioni.

Tutti i cerchi aperti che sono rimasti sul tavolo sono piccoli grandi ostacoli alla tua produttività perché, di fatto, sono decisioni rimandate, azioni incompiute, piccoli attimi di procrastinazione… insomma tutto ciò che può rendere la tua vita difficile.

Agisci in modo semplice e lineare, aiuta la tua mente, dedica cinque minuti a chiudere la tua giornata di lavoro!

 

Ecco i passi che ti consiglio di fare:

 

SISTEMA GLI APPUNTI

Rivedi le note che hai preso qui e lì, il numero di telefono che hai annotato al volo, il libro che vuoi comprare e che hai cercato nel browser lasciando la finestra aperta, la data di un evento che ti interessa… tutte informazioni preziose che non devono essere perse: annotale nel posto giusto.

 

ARCHIVIA IL NECESSARIO

Ecco che i file non devono rimanere sul desktop e nemmeno i documenti sulla scrivania, ma al contrario è bene fare un po’ di ordine e archiviare il necessario: crea le versioni definitive dei documenti, con il giusto nome e mettile nelle cartelle giuste, così sistema i fogli nei rispettivi faldoni.

 

FAI PULIZIA

Sui file che hai lavorato, sugli appunti che hai preso, se c’è qualche cosa che non ti serve più, qualche file superato e non più utile, qualche bozza non più utile… fai pulizia: elimina!

 

AGGIORNA LA TO DO LIST

Se ci sono cose che sono rimaste in sospeso annotale per domani e aggiorna le liste delle cose da fare per i vari progetti. In breve chiudi tutti i cerchi aperti di scadenze, idee, pensieri… oggi è tutto chiaro, ma domani, con un’urgenza inaspettata… chissà!

 

RIORDINA

Riordina la scrivania: penne nel porta penne, dai una lavata alla tazza del caffè e così via, non lasciare le cose a metà, è molto più bello essere accolti da una scrivania in ordine e pulita!

 

ULTIMA OCCHIATA ALL’AGENDA

Prima di andare via dai un’occhiata all’agenda per domani, così da rinfrescare la memoria e fare mente locale sul programma di domani.

 

Ora sei pronto per chiudere tutto e liberare la mente dal lavoro!

 

Ecco questa è una buona routine di cinque dieci minuti per chiudere al meglio il tuo lavoro, ma ti consiglio di applicarla anche ogni volta che hai chiuso un progetto importante.

 E in questo casto una buona routine può essere questa:

  • identifica le versioni finali dei documenti;
  • crea i format (cioè i file di lavoro che poi usi sempre uguali es. fattura);
  • elimina ciò che non serve;
  • archivia il necessario;
  • aggiorna la lista dei progetti con il passo in più da fare;
  • se necessario, aggiungi il prossimo passo nella lista delle cose da fare.

 

Lo so, non è un cambiamento facile, è molto più bello scappare via, ma se rubi queste idee, vedrai che di giorno in giorno ti sentirai più leggero, efficiente e produttivo.

Prova anche tu e fammi sapere come va!

 

 

Photo by Zoltan Tasi – Unsplash
Definisci la tua rotta

Definisci la tua rotta

 Non so se tu sia un amante della pianificazione e in particolare di quella annuale, ma, come ben sai, è per me un vero must.

La pianificazione annuale è davvero importante perché ti permette di tradurre in fatti le idee, di non lasciare i sogni nei cassetti, e di rispettare il tempo per te, che sia di vacanza, formazione, famiglia o semplice nullafacenza.

La pianificazione annuale perché sia valida e durevole però deve essere leggera, realistica e flessibile, insomma una vera pianificazione di massima.

Proprio per questa ragione spesso si traduce in un bellissimo programma che però rimane tale.

Già, perché quando si passa all’opera e quindi alla pianificazione più a breve termine, non si riesce a infilare quel bellissimo disegno in grande che si è fatto nelle azioni di tutti i giorni.

Come mai?

Perché bisogna procedere per step e tra la pianificazione annuale e quella settimanale ce n’è una a medio termine, vediamola insieme.

Si tratta di uno sguardo ancora molto di massima, ma non più a livello di anno quanto più a trimestre o a mese. Molti la fanno a mese, io ti consiglio di lavorare un po’ più in grande, che poi sia due o tre mesi dipende proprio dal tipo di vita che fai e dal tuo lavoro.

Ad ogni modo, vediamo come uno sguardo a medio termine ti può tornare davvero utile.

 

VALUTA LO STATO DELL’ARTE

Innanzitutto, la pianificazione a medio termine ti permette di considerare come stanno andando le cose. È fondamentale infatti valutare cosa sta succedendo in questo arco temporale: in che progetti sei già impegnato? Un’altra domanda importante è: cosa “ti ruberà tempo” in questo momento? Vacanze? Trasferte di lavoro? Impegni particolari?

In una pianificazione a medio termine è ancora più importante valutare la regola della sottrazione, togliere cioè il tempo già impiegato in altro. Spesso si fa il contrario, si ragiona cioè come se si avesse sempre il 100% del proprio tempo e questa è la principale ragione di fallimento della pianificazione, in particolare di quella a medio termine, perché se in una settimana può capitare di far saltare un giorno e comunque lo si può recuperare facilmente (in un giorno non ci sono mille cose), è molto più probabile che rimandare qualcosa di un mese significhi non iniziarla proprio, quindi non tanto di passarla al mese dopo, ma al quadrimestre dopo o a data da destinarsi, cioè mai.

 

PENSA IN PICCOLO

Se la pianificazione annuale ti insegna a pensare in grande, quella a medio termine ti insegna a essere razionale e, in particolare, a guardare la realtà dei fatti.

È infatti ora di suddividere il grande progetto in sotto progetti e, se necessario, anche in singoli microprogetti. Questi piccoli progetti sono quelli che andranno messi nella tua pianificazione a medio termine.

Così come nella pianificazione settimanale ti suggerisco di mettere in lista azioni, qui ti dico: “crea i tuoi micro obiettivi e rendili il traguardo del mese”.

 

NON ESAGERARE E CONTROLLA LA ROTTA

La pianificazione a medio termine ti può davvero aiutare per essere il punto di unione tra l’anno e la settimana, ma come sempre c’è il rovescio della medaglia: l’iperpianificazione.

Oltre ad andare per sottrazione e quindi non considerare il tempo che già hai impegnato in altro, non devi lasciarti andare all’idea di incasellare tutto. Metti in lista pochi punti, ma quelli chiave, quelli che abbiamo visto prima.

Questo perché questo tipo di pianificazione è più un momento di revisione che di fiocchetti alla tua lista delle cose da fare.

Sì, una volta valutato lo stato dell’arte e pulito il tuo tempo, messi i tuoi obiettivi mensili ecco che ora puoi valutare come stanno andando le cose. Stai seguendo la rotta che avevi previsto? Se la risposta è no, cosa va cambiato, adattato? Ci sono novità inaspettate per le quali è meglio fare qualche cambiamento?

Lo so, fa paura. L’idea di mettersi a tirare le somme ogni due, tre mesi, fa paura. Chiedersi a che punto sei, dove vuoi andare, cosa tenere e cosa cambiare è un bell’impegno.

Ma è questo il segreto per arrivare alla tua stella polare: devi disegnare e ridisegnare la tua rotta.

Quindi, fai un bel respiro e, ogni quadrimestre, metti in agenda qualche giorno per la tua pianificazione a medio termine: valuta lo stato dell’arte, pensa ai tuoi obiettivi e definisci la rotta!

 

 

Photo by Jonatan Pie – Unsplash
Pianificazione settimanale

Pianificazione settimanale

Il venerdì è sempre stata una giornata un po’ particolare al lavoro: di fatto una giornata più leggera, sai quella in cui vai vestito casual, perché si può, in vista del week end…

È una giornata nella quale difficilmente si iniziano nuovi progetti, semmai si cerca di chiuderli ed è una giornata nella quale capita che le persone non rispondano al telefono dopo il pranzo. Con una buona pianificazione lavorativa è per molti anche una giornata a metà, a orario ridotto, istituzionalmente al nord, per scelta più a sud.

Per tutte queste ragioni per me il venerdì è una giornata speciale e non a caso ho scelto di far uscire il post del blog proprio il venerdì! E questo venerdì si festeggia, sono ben sei anni di blog! Ti immagino, in un momento di pausa, proprio prima del week end a leggere i miei articoli, che bello, mi piacerebbe poter far un cin insieme!

Ok, torniamo a noi e a quello che ti voglio raccontare: nella mia pianificazione settimanale il venerdì ha un altro aspetto un po’ speciale: è il giorno della pianificazione settimanale.

La consiglio a tutti i miei clienti, poi, per alcuni è meglio farla su base quindicinale, per altri settimanale, ad alcuni viene meglio il lunedì mattina e per altri, per l’appunto il venerdì.
Diciamo che su base settimanale e nell’ultimo giorno di lavoro è un po’ la scelta classica e quindi per questa volta parliamo di questa.

Mi piace fare la programmazione settimanale il venerdì perché mi permette di chiudere la settimana lavorativa, passando a mente serena alle giornate che dedico a me stessa e ai miei cari, cioè il week end, e mi permette inoltre, il lunedì mattina, di partire già organizzata.

Vuoi provarci anche tu? Ecco come puoi fare.

  • Primo aspetto: metti in agenda uno slot di almeno un’ora dedicato alla tua pianificazione settimanale.
  • Secondo aspetto: non trascurare quest’ora e pensare che sia una cosa secondaria, è un vero appuntamento con te stesso e richiede energia, motivazione e una sana dose di autocritica, ne va della produttività della tua settimana.
  • Terzo aspetto: se è programmata, si fa e si fa fino in fondo!

Ora capiamo cosa c’è da fare. Prima però devi armarti di agenda, matita e gomma. Se poi sei super convito, agenda e penna vanno benissimo. Pronto? Andiamo ai passi da fare:

1.

Controlla i giorni di festa, tuoi e della tua famiglia: elimina questo tempo dalla tua settimana.

2.

Revisione del calendario: vedi che appuntamenti hai nella settimana seguente e togli il tempo dedicato a queste attività. Mi raccomando, prevedi anche i famosi tempi morti: quelli per arrivare e tornare, nel caso siano appuntamenti fisici, e per prepararti e schiarirti le idee, nel caso siano on line.

3.

Valuta se per questi appuntamenti è tutto pronto o meno: nel caso mancasse qualcosa ricava in agenda del tempo per preparare i materiali e aggiorna le liste necessarie, ad esempio se c’è qualcosa da comprare, aggiungilo subito.

4.

Togli il tempo che questa settimana intendi dedicare alle tue routine ricarica energia: sport, eventi culturali, formazione personale…

5.

Inutile ricordarti di togliere anche il tempo per la pianificazione della settimana successiva.

6.

Ora fai un controllo della settimana passata: c’è qualcosa che è rimasto in sospeso e che ora è diventato urgente? In tal caso mettilo in agenda, avrà la priorità.

7.

Rivedi la lista deleghe: qualcosa è rimasto in sospeso ed è ora di tirare le fila? Metti in agenda le singole azioni.

8.

Questo è anche il momento di rivedere le famose liste progetti, cioè le liste che ti ricordano su quale fronti sei impegnato e cosa c’è da fare per ogni progetto. La settimana scorsa ti avevo promesso che ti avrei detto come portare a termine anche le liste che non siano la to do list, ed ecco il pezzettino mancante.

È il momento, infatti, per fare mente locale sui tuoi progetti di lavoro: quali sono i prossimi passi da fare, cosa è necessario fare ora nella tua programmazione? Passalo in agenda, e, come sempre, metti in lista azioni semplici e concrete che ti aiuteranno a passare all’azione.

Scrivi per questa settimana le attività in modo dettagliato e per la successiva preparati già dei suggerimenti.
Questo lo dico perché questo passo è un passo molto importante. È il famoso collegamento tra la pianificazione a medio termine con quella a breve termine. Se hai già lavorato su quella a medio termine (qui un articolo dove te ne parlo) sarà più semplice ora decidere cosa fare.

9.

Fai un controllo generale e valuta se hai esagerato: uno degli errori della pianificazione è riempire l’agenda come un uovo sodo, ricorda che la regola d’oro è quella dei tre quarti, quindi, per ogni giornata fai in modo che comunque ci siano dei laschi di tempo per le urgenze, l’imprevisto. Lo so, non è facile, ma come ti dicevo, devi essere onesto con te stesso e soprattutto realistico. La riuscita della settimana dipende dalla tua pianificazione: quanto più è onesta e veritiera, tanto più sarà di successo. Inutile programmare attività per 26 ore di lavoro, quando sai che ne avrai al massimo 8. Inutile pensare di avere sempre il massimo delle energie e ignorare pause pranzo e riposi.

10.

Ora che la settimana è pianificata, aggiorna le liste progetti e anche i tuoi database, magari c’è qualcosa che in settimana hai scordato di archiviare, o un contatto che vuoi salvare, o un sito che vuoi ricordare… insomma, vedi di chiudere tutti i cerchi aperti. Questo riordino è sia mentale che fisico. Ti consiglio infatti per approfittare per sistemare scrivania e archivio. Farlo un po’ alla volta è meno faticoso e permette realmente di chiudere i cerchi aperti e non farti perdere i pezzi delle cose, ma soprattutto ti dà un senso di completezza che ti permette di mettere la parola fine alla settimana di lavoro!

 

La settimana è pianificata, le liste e gli archivi sono aggiornati, non ti resta che prepararti le singole cose per il lunedì e… staccare la spina! 

Ora il tempo è solo tuo, per ciò che ami!

 

 

Photo by Debby Hudson – Unsplash