Un tempo che non è perso

Un tempo che non è perso

“C’è poco da fare, faccio prima a fare da solo”

Ti è mai capitato di dire queste parole? Beh, in effetti la tentazione è forte e spesso occuparsi di qualcosa in prima persona pare un ottimo risparmio di tempo piuttosto che far fare a qualcun altro.

Ma qual è la verità?

Se vuoi crescere come persona devi delegare ciò che sai fare meglio, così quel tempo potrai dedicarlo a qualcosa che ancora non sai fare.

Fa paura? Sì, sempre. Di fatto vuol dire uscire dalla comfort zone e rimettersi in gioco.

La ragione per la quale te ne parlo oggi non è tanto per spingerti a delegare, ma piuttosto per porre l’accento su come farlo e cioè sulla buona delega.

Se per te qualcosa è davvero facile e la sai fare bene, allora è probabile che non sarà semplice delegarlo.

Perché dico questo? Perché spesso il passaggio di consegne è rapido e veloce, ma non altrettanto efficace e completo. Non si pensa, infatti, che deve esserci una corretta e completa “formazione” della persona alla quale viene data la delega.

Quando vuoi dare ad altri un compito ricordati di spiegare:

Cosa vuoi che venga fatto.

Spiega perché questo compito è importante per te e quali sono i suoi obiettivi. Questo è un passaggio importante per dare valore al compito e allo stesso tempo responsabilità al delegato.

Quali sono i passi.

E qui sta il difficile, non dare nulla per scontato, cerca di ricordare quando l’hai fatto tu per la prima volta, ricordati di spiegare la questione in modo lineare, semplice, proprio come se stessi parlando ad una persona che hai appena incontrato e che non ha idea di cosa tu stia parlando.

Questo è il tempo della formazione della delega. Più impieghi bene questo momento, maglio funzionerà la delega e soprattutto, anche se ti pare tempo sprecato ora, sarà tempo guadagnato poi! Perché non dovrai rivedere il compito (“lo facevo meglio da me”), non sprecherai tempo (“facevo prima a farmelo da solo”) e potrai contare su un aiuto in più in futuro senza dover rispiegare tutto (non è sempre vero che “chi fa da sé fa per tre”).

Chiarisci i tempi della delega.

In modo realistico e puntuale, così entrambi potrete organizzare il vostro tempo di lavoro.

E tu quando deleghi, dedichi il giusto tempo per tramettere tutte le informazioni? Da oggi no hai più scuse, delega con la testa, guadagnerai tempo e migliorerai il tuo lavoro!

Formazione o ispirazione?

Formazione o ispirazione?

La scorsa settimana ti ho parlato di formazione, di quanto sia importante e quanto vada pianificata, ma ci sono altri momenti che vanno inseriti nella nostra pianificazione e che ci fanno crescere come persone e, soprattutto, ci tengono la mente aperta.

Si tratta comunque di formazione, ma sicuramente meno tradizionale. Forse in apparenza penserai che non serva a nulla e che non è poi così importante, ma… è proprio al contrario.

Quello che ti chiedo di fare è di mettere in agenda, una tantum, un tempo di ispirazione.

L’ideale è una giornata al mese, ma puoi sempre scegliere di fare il tuo giorno magico a settimana o due tre giorni per te due tre volte l’anno. A me piace che i momenti siano frequenti, quindi cerco di ricavare la mia giornata al mese, ma su questo fai come funziona meglio per te.

Cosa puoi fare in questa giornata?

Molte cose, ma in particolare solo cose che ti piacciono e che ti ispirano… e funzionano meglio se sono nuove!

Quindi una visita in una città nuova, o una parte meno nota della tua città, una mostra, un corso di un tema che non conosci, una conferenza di un argomento nuovo.
Può essere qualcosa che ti incuriosisce e che pensi ti piaccia o può essere qualcosa che apparentemente non centra nulla con il tuo lavoro, ma che ti incuriosisce ugualmente.

In questo è un momento diverso dalla formazione: non cerchi di approfondire qualcosa che conosci, o di accrescere le tue skills, quanto piuttosto cerchi… ispirazione!

Perché ritengo sia altrettanto importante? Perché sei una persona viva e in evoluzione e hai bisogno di avere un approccio positivo e aperto alle novità, quindi… un tempo di questo tipo è quello che “fa bene” a livello di energia e di crescita.

Quindi… oltre al tempo di formazione, metti in agenda il tempo di ispirazione… e raccontami come intendi usarlo!

Il lavoro sospeso

Il lavoro sospeso

Mi è sempre piaciuto il concetto di sospeso: il caffè sospeso, il libro sospeso… e recentemente a Venezia ho visto anche l’ombra sospesa.

Sai di cosa di tratta? Ha una storia lunga e un suo perché.

“Il caffè sospeso (in napoletano ‘O cafè suspiso) è un’abitudine filantropica e solidale, un tempo viva nella tradizione sociale napoletana. Viene posto in essere dagli avventori dei bar di Napoli mediante il dono della consumazione di una tazzina di caffè espresso a beneficio di uno sconosciuto.” (cit. Wilkipedia)

Trovo sia bello lasciare un regalo, e soprattutto di qualcosa che può arricchire la tua giornata, come il piacere di un caffè o di una buona lettura.

Quello che invece mi trova meno d’accordo è il lavoro sospeso.

Di cosa si tratta? Si tratta di tutti quegli impegni lavorativi che se non sono portati a termine interrompono il lavoro altrui.

Spesso, nel lavorare con altre persone, mi è capitato di concordare metodi e suddivisioni di lavoro e altrettanto spesso, anche se è stata decisa una comune strategia, le scadenze slittano oltre… senza possibilità di chiudere la questione.

Il punto è che il più delle volte non si pensa che così facendo si sta rallentando, se non bloccando, il lavoro altrui. Ancora una volta una cattiva gestione del tempo, una mancanza di responsabilità, fa sì che il risultato sia un cattivo lavoro o un’espressione di maleducazione.

Quindi, la questione è molto semplice: quando comunichi la tua disponibilità a collaborare, pensa anche se lo puoi fare in termini di tempo ed energie, se non è così, beh… allora sai già che non farai un buon lavoro, sarai comunque professionista, svolgendo il tuo lavoro, ma maleducato.

Imparare a dire di no non è facile, ma ci fa lavorare meglio e in maniera più produttiva ed efficace e anche questo è un aspetto della gestione del proprio tempo e del proprio lavoro.

Dunque, quando prendi l’impegno di partecipare ad un convegno, a un incontro, quando metti in atto una collaborazione e sai che dovrai preparare dei materiali, considera anche come organizzare il tuo lavoro per non sospendere quello altrui.

Perché insisto tanto? Perché si pensa sempre in un verso, ma vedila al contrario: tu lavori bene se non puoi fare il tuo lavoro? Se sei in urgenza e in affanno per il lavoro dell’ultimo minuto altrui? Fai più o meno errori? Conosco già la risposta, giusto?

Quindi fai in modo di non essere questa causa di stress e sii un professionista educato che sospende il lavoro… solo per una bella vacanza!

Le non risposte

Le non risposte

Oggi voglio parlarti di un dettaglio organizzativo che fa la differenza in fatto di lavoro, ma anche nelle questioni personali e si tratta della risposta.

No, non intendo il modo in cui rispondi, anche se onestà e sincerità in generale portano lontano, quando piuttosto il non rispondere.

Hai presente quando stai per andare a letto e di colpo ti viene in mente che qualcuno ti aveva scritto un messaggio e hai detto “dopo rispondo” e poi… nulla, ti sei scordato completamente, tabula rasa, come se non fosse mai successo. Ecco… questo intendo.

Capita a tutti, ma con un pizzico di organizzazione si minimizza anche questo.

Tutti vengono bombardati da messaggi, informazioni e di solito gli input arrivano da tantissimi fronti: WhatsApp, Messenger, Skype, mail, messaggi SMS, sì ogni tanto ci sono anche quelli… e chi più ne ha più ne metta.

Quindi, come fare?

Primo consiglio: usa i diversi mezzi di comunicazione per ciò che servono.

Limiterai i messaggi non letti e i pezzi dimenticati. Mandare un documento via WhatsApp non è la morte sua… così una mail per fissare un aperitivo.

Secondo consiglio: sii presente a te stesso mentre li leggi.

Inutile leggerli così, an passant, mentre sali in bus, attraversi la strada… al di là del fatto che rischi una multa se non la vita, meglio farlo quando puoi rispondere e comunque è bene farlo quando puoi prestare attenzione a ciò che leggi e soprattutto rispondere con cognizione di causa.
Questo è il trucco, se leggi e lasci lì, molto facilmente dimenticherai… quindi piuttosto lascia come non lette le cose che non hai ancora considerato, ma non leggere e passare oltre.
Ricorda “la regola dei due minuti” è una delle tue migliori alleate: se puoi fare una cosa in meno di due minuti, tanto vale farla e non pensarci più. Così anche un messaggio o una mail o anche una chiamata.

E il terzo consiglio? Beh, concludi le tue azioni.

Spesso i messaggi si dimenticano perché richiedono un passo in più. “Ci troviamo domani per un aperitivo?” Risposta da meno di due minuti: “Sì, perfetto, alle 18.00 in Campo”. Manca però l’ultima azione… segnala in calendario!

Vuoi provarci anche tu?

Ricorda i tre punti: scegli il modo, sii presente a te stesso e concludi le tue azioni.

Provaci per un po’ e fammi sapere se anche tu hai smesso di farti venire in mente le cose dimenticate all’improvviso mentre vuoi solo andare a dormire!

L’importanza della data

L’importanza della data

“Sì, mi aveva detto che mi avrebbe mandato la versione finale, e poi… Sai com’è deve essersene dimenticato, dovrò proprio chiamarlo e ricordarglielo. “

Ti è mai capitato di pensarlo o di essere la persona alla quale viene chiesto qualcosa di questo tipo?
Innanzitutto, permettimi di rincuorarti, ogni tanto è normale. Ma ogni tanto, non deve essere la regola!

Ma come mai tante cose finiscono nel famoso “dimenticatoio”, quella pila che l’Orlando Furioso tanto cerca sulla luna?
Io credo che molto dipenda dal fatto che spesso non si definisca una scadenza chiara e precisa. Il problema è che questo tipo di dimenticanze spesso genera malintesi, attriti, e, a volte, brutte figure.

Ma come può una deadline aiutare l’educazione? Ora ti spiego il nocciolo della questione.

Se ti prendi in carico di vedere qualcuno, di spedire un documento e via dicendo, senza darti una scadenza temporale, beh…diciamocelo: non succederà mai.

Quindi, come sempre, fai venire l’organizzazione dalla tua parte e aggiungi il pezzetto che manca.

“Manderò il file per la prossima settimana” “Perché non ci vediamo prima dell’estate?” “Lunedì ti chiamo” Certo, più definita è la deadline più semplice sarà procedere, ma anche delle scadenze un po’ più generiche aiutano.

Provaci e vedrai che diventerai una persona affidabile, alla quale non occorre rompere le scatole chiedendo tante volte le stesse cose.

Attenzione non vuol dire che tutto deve essere fatto qui e ora, ma al contrario va data una linea temporale realistica e possibile: definisci una scadenza che tenga conto delle tue urgenze e di ciò che ti sta succedendo in tutti gli aspetti della tua vita.

Eh, sì… le scadenze vanno considerate a tutto tondo, solo così non arriverai ad esaurire del tutto la tua energia.

Come sempre il gioco vale anche al contrario e cioè quando sei tu a chiedere le cose. Le scadenze possono essere di grande aiuto. 
Una volta correttamente concordate, ti sentirai legittimato a reclamare ciò che chiedi dopo tale data, senza essere maleducato.

Un esempio? Concordi un lavoro con qualcuno e decidi che entrambi farete la propria parte in due settimane. Ottimo, per due settimane nessuno disturberà l’altro, ognuno potrà organizzarsi il lavoro e procedere come crede, ma allo scadere del tempo sarà lecito chiedere, perché così era stato deciso, non sarà maleducato o invadente chiedere di rifare il punto della situazione.

Come vedi, l’organizzazione è spesso sinonimo di piccole attenzioni che però mettono in ordine il tuo tempo e il tuo lavoro.

E tu, da quando vuoi cominciare?