L’esame della vista

L’esame della vista

Quando ero bambina c’era una visita medica che non mi preoccupava, quasi mi divertiva ed era quando papà mi portava dall’oculista. Tutti quei cartelli pieni di lettere dritte, rovesce, al contrario erano per me molto divertenti.
Per non parlare poi dei disegni con i puntini rossi e verdi dove potevi scovare numeri nascosti.

Ovviamente il gioco è bello, finché dura poco. E crescendo sale sempre più l’ansia di non riuscire a vederle tutte quelle lettere, soprattutto quelle delle righe più in fondo…

A volte l’esame della vista capita nella vita di tutti i giorni: il tabellone degli arrivi e partenze in stazione, le pubblicità per strada e… le mail.

Come mail le mail?

Perché mi è capitato spesso di imbattermi in muri di lettere o caratteri illeggibili, cercando di decifrare tutte righe senza perdere il filo e senza farmi scoraggiare fino a raggiungere la fine della mail.

Mi è capitato che la formattazione sovrapponesse le righe, che lo sfondo fosse azzurro e le scritte rosse… devo continuare?

Sì, lo so che hai capito… le mail non devono essere un esame della vista, ma essere lette facilmente e piacevolmente.

Usa lo spazio

E qui sento la vocina della mia grafica che mi dice “non avere paura dello spazio, parla tanto quanto le parole” E infatti se devi parlare di più concetti, raggruppali e tra uno e l’altro lascia dello spazio.

Non abusare degli elenchi puntati, ma sfruttali a dovere

Io adoro gli elenchi e le liste e quindi non posso che promuoverli, ma a volte nelle mail li ho visiti usati un po’ a caso, ad esempio come paragrafi. Se usi un elenco, cerca di essere sintetico e puntuale, altrimenti vale la regola dello spazio di cui sopra.

Fai tua la formattazione

NON URLARE, non essere troppo pedante, ma se c’è qualcosa che veramente devi ricordare, aiuta a farlo.

Come vedi anche come scrivi il testo ha la sua importanza. Il contenuto merita di essere espresso nella sua forma migliore e soprattutto, più è semplice da leggere, più sarà ricordato.

Inutile concludere con l’idea che più semplice, sintetico e conciso sei, più efficace sarà il tuo messaggio.

Questo però non vuol dire che non dovrai impiegare tutte le parole necessarie a spiegare il concetto, dopotutto la mail è una sorta di evoluzione di una lettera cartacea, quindi è utilizzata per esprimere dei concetti, dei pensieri, delle idee, che richiedono un certo numero di parole e che quelle parole se le meritano tutte.
Se fosse solo un breve messaggio, magari la mail non sarebbe poi così necessaria.

Quindi…. niente mail con il testo nell’oggetto, con sfondi improbabili e caratteri illeggibili, solo una mail con un testo ricco di contenuto, bello da vedere e semplice da ricordare!

Provaci anche tu!

Semplifica la vista

Semplifica la vista


Quante mail ricevi ogni giorno?

La risposta è… tante!

Una ricerca di MagNews – E mail Marketing Experience Report – sostiene che “ogni giorno in Italia vengono spedite circa 940 milioni di email. Secondo una stima della ricerca ogni italiano riceve, in media, più di 30 e-mail al giorno.”

Dalla mia esperienza c’è chi ne riceve molte di più e molte persone controllano diversi account e-mail.

Questo ci fa capire che spesso l’attenzione che mettiamo nella lettura delle mail non è alta, o meglio, cerchiamo di svicolare l’obbligo della lettura, provando a capire subito di cosa si tratta, così da risolvere, e possibilmente eliminare alla svelta, questo nuovo e fastidioso input nella casella di posta.

Per questa ragione vorrei che per un attimo riflettessi sull’importanza dell’oggetto della mail.

Esistono diverse soluzioni:

C’è chi usa una vecchia mail e fa un semplice rispondi, così in caso di ricerca… la mail diventerà inutile e comunque si genereranno delle catene senza mai fine di botta e risposta.

C’è non si cura minimamente dell’oggetto e finisce per spedire una lunga lista di lettere F e W.

C’è chi è particolarmente sintetico… e nell’oggetto scrive il testo della mail, così lo sfortunato destinatario dovrà essere costretto a trovare il bandolo della matassa di una mail apparentemente vuota.

Infine, c’è chi è ancor più semplicista… e non mette proprio l’oggetto della mail, così incorrerà nel dubbio: “che sia spam?”

Dunque, come forse avrai sospettato, questo post vuole essere un piccolo appello. A cosa?

Alla semplicità!

Semplifica la vita, o meglio la lettura di chi legge: usa l’oggetto!

Scrivi, in sintesi, la ragione della mail. Non sprecare l’occasione di far comprendere e leggere il tuo messaggio. Così come tu ricevi tante, forse troppe, mail al giorno, così chi la riceve ne riceve tante… quindi semplificagli la vista… usa l’oggetto!

E se puoi, dai un po’ di dignità a quest’oggetto, non è un testo di una mail, é un campo inutile.

Semmai dovrai fare uno sforzo in più e giocare a trovare la parola chiave, spremi le meningi e sintetizza il concetto, l’oggetto per l’appunto… e se non riesci a farlo, beh… forse la tua mail non ha un messaggio chiave e non necessita di essere spedita.

 

L’importanza del caffè

L’importanza del caffè

A volte stare con i colleghi non significa necessariamente parlare di lavoro e nemmeno fare un’escursione di rafting, o qualche attività di team building estremo.

Pianificare dei momenti piacevoli, anche brevi, nei quali fare quattro chiacchere e conoscersi di più rende il lavoro un po’ più divertente.

Perché dunque non trovare anche solo cinque minuti per una pausa insieme?

Occhio però a non rendere questi momenti stressanti. Cosa intendo? Che sono momenti che non vanno forzati e che non necessariamente comprendono tutti i colleghi.

Se proprio non ti trovi dal punto di vista personale, puoi però trovarti dal punto di vista professionale. Quindi perché non organizzare dei momenti di confronto su temi importanti o per condividere idee e riflessioni su come affrontate questioni comuni? Perché non pensare a discutere novità e aggiornamenti? Le riunioni non servono necessariamente solo per discutere progetti in atto, possono anche essere un momento di crescita e di formazione.

E lavori dal solo?

Ancora meglio, perché questi momenti sono momenti di scambio con i colleghi, con altri professionisti. Conosci le reti del tuo territorio che organizzano incontri e momenti di networking?

Credo questi siamo grandi opportunità di lavoro e di divertimento, quindi, non sottovalutare l’importanza di un buon caffè!

Una riunione può essere divertente?

Una riunione può essere divertente?

Probabilmente pensi di no, eppure a volte può succedere che lo sia. E oggi voglio proprio darti dei suggerimenti per provare a far diventare divertenti anche gli incontri tra colleghi.

  1. Porta dei dolcetti, della frutta, del caffè, rendi la tua riunione più conviviale.
  2. Crea un ordine del giorno che non sia una scaletta, ma qualcosa di più divertente: un disegno, un insieme visuale di punti, un diagramma a torta!
  3. Cambia luogo: fai una riunione in un posto insolito e più piacevole. Non vale la pena farlo sempre, ma se è una bella giornata perché non uscire in giardino o per una volta trovarsi per un caffè? Se si tratta di discutere qualcosa, di far venire fuori idee, può essere molto utile. Ovviamente non è il caso di farlo se c’è bisogno di grafici, pc, materiali ingombranti o di un ambiente silenzioso.
  4. “Usa” il luogo dove fai la riunione: appendi alle pareti i concetti chiave che stai esprimendo, utilizza il tavolo per raccogliere domande con i Post-it, crea spazi diversi per argomenti diversi. Lo spazio non è solo una stanza che ti accoglie: ogni parete e superficie può avere un ruolo attivo nella discussione.
  5. Fai in modo che le persone possano spostarsi durante la riunione così da cambiare di volta in volta prospettiva, non chiudersi nella propria nicchia e lavorare in piccoli gruppi con persone che non siano sempre le stesse. Di tanto in tanto scardinare le abitudini porta una ventata di aria fresca!
  6. Fai pagare un pegno in termini di cioccolatini da offrire, commissioni da fare per chi per primo fa squillare il telefonino in riunione, a chi controlla le proprie mail, a chi arriva in ritardo.
  7. Utilizza un nuovo modo per far interagire le persone durante le riunioni, ad esempio facendo loro costruire con mano i propri progetti usando delle simboliche costruzioni.
  8. Fai scattare un timer quando il tempo per ogni argomento è concluso. Usa questa tecnica con moderazione e con un pizzico di gioco, altrimenti può risultare stressante e controproducente.
  9. Durante le riunioni di brainstorming, fai in modo che ci siano colori, carta e strumenti divertenti, non limitare la fantasia.
  10. Quando la riunione si chiude e tiri le somme, fai in modo di coinvolgere tutti in modo attivo, magari consegnando una versione alternativa dei punti emersi dalla riunione e dei compiti assegnati a ciascuno e magari prevedi un simbolico premio a chi raggiungerà tutti i compiti assegnati.

Ecco 10 spunti di riflessione su cosa puoi aggiungere a una riunione. Ovviamente non potrai applicarli tutti insieme, funzionano se ne metti uno ogni tanto e soltanto uno, il divertimento sta proprio nell’eccezione e nella novità.

Dovranno poi essere diversi a seconda del tipo di riunione: di certo un timer non funziona in una riunione di braistorming e allo stesso modo un pegno per il ritardo ad un meeting di conoscenza di inizio progetto..

Ma perché non fare lo sforzo di aggiungere un pizzico di divertimento al prossimo incontro?

Audio messaggi sì o no?

Audio messaggi sì o no?

Sei in auto e devi assolutamente comunicare che non arrivi in tempo. Che fai? Scrivi un Whats App? No, assolutamente, non si può!

Sei in ufficio e non ti ricordi più a che ora devi andare a prendere i bambini, cosa fai, chiami? No, non è il caso, non puoi parlare.

Può essere il caso di usare un messaggio audio? Ma questi messaggi rapidi che non sono scritti e non sono chiamate, come possono essere usati? Ci sono delle regole? O si tratta solo di una moda del momento?

Ormai vedere le persone che registrano messaggi vocali camminando o solo per gioco è una cosa di routine… ma sono davvero sempre utili? In particolare, quando è un sì e quando un no?

Vediamo un po’ di sistemi per organizzare meglio la nostra comunicazione.

Audio messaggi sì

  • Quando hai le mani impegnate per scrivere e devi comunicare qualcosa urgentemente. Ma ricorda che quando registri un messaggio devi aver già chiaro quello che vuoi dire, quindi via i “mmmm…” “ehmmm” “un attimo, cosa volevo dire?” chiaro, conciso, dritto al punto!
  • Quando devi comunicare qualcosa di complesso e scrivere richiederebbe troppo tempo e magari anche troppa energia. A volte il modo in cui qualcosa viene detto è parte integrante del contenuto, non credi? In tal caso scriverlo o dirlo, non è la stessa cosa.
  • Quando racconti qualcosa a qualcuno e hai piacere di far sentire la tua voce. Ad esempio, se sei in viaggio e hai piacere di farti sentire un po’ più vicino, un audio messaggio può essere un po’ di più di un messaggino e il fatto di lasciarlo lì permette, a chi lo riceve, di ascoltarlo nel momento migliore, e se lo desidera… di riascoltarlo.

Audio messaggi no

  • Quando sai che la persona che li riceverà non li può ascoltare. Ci hai mai pensato? Se mandi un messaggio audio a qualcuno che è in ufficio potrebbe non ascoltarlo fino a che non esce, perché non sa quanto è lungo, perché teme di far sentire l’audio e via dicendo.
  • Quando basta una risposta sintetica che può essere scritta. Anche qui… dritto al punto!
  • Quando vale la pena fare proprio una telefonata e scambiare due chicchere piuttosto che fare uno scambio di registrazioni vocali.

E tu che ne pensi? Ti piacciono i messaggi audio? Li usi? Raccontamelo nei commenti!