Riunioni alternative

Riunioni alternative

Ti capita mai di arrivare ad un punto e continuare a sbatterci la testa, non trovare la soluzione utile per te?
Cerchi, studi, ma non cavi un ragno dal buco… e poi così, per caso, parlandone con qualcuno, scopri che la soluzione era proprio dietro l’angolo.

Magari quella soluzione viene proprio dal tuo collega d’ufficio che mai pensavi potesse suggerirti qualcosa che tu non sapevi già.

Sì, perché se è vero che non siamo omniscienti, ma è vero anche che si impara facendo.

Cosa c’entra tutto questo con l’organizzazione e perché te ne sto parlando?

Perché una delle cose delle quali mi occupo sono le riunioni e quella che ti sto suggerendo è una riunione particolare. Come sempre si tratta di uscire un po’ dalla versione classica della tecnica di lavoro e di adattarla un po’ a quello che può essere un utile contesto.

Visto che in una stessa realtà lavorativa i problemi sono comuni, ma non è detto che lo siano le soluzioni, perché non sfruttare il brainstorming comune e trovare nuove strategie efficaci con tutti?

Ecco che per questo ti propongo tre tipologie diverse di condivisione nel gruppo di lavoro che possono portarti ad avere nuove strategie funzionali agli scopi del tuo lavoro.

CONDIVISIONE DI ESPERIENZE

Questa è un’idea nata sul campo, in un’azienda con molti commerciali che purtroppo passavano poco tempo insieme. Dico purtroppo perché analizzando le criticità del flusso lavorativo, ho scoperto che la causa di molte interruzioni era di fatto la continua richiesta di informazioni. Queste però si ripetevano per tipologia e contenuto.

Quindi perché non mettere tutte le persone insieme e far condividere tra loro la propria conoscenza?
Ecco trovata la soluzione che credo posa essere di grande utilità in molte realtà.

Dedica del tempo a chiacchierare con i tuoi colleghi di problematiche e intoppi della vostra quotidianità.
Analizza le soluzioni di tutti e vedi se ci sono cose alle quali non hai pensato e miglioramenti al tuo lavoro quotidiano.

È sempre una riunione, ma a tema e tra colleghi. Tanto semplice, quanto utile.

PRESENTAZIONI NUOVI PROGETTI

Le idee vengono nei momenti più inaspettati e spesso nelle realtà lavorative non c’è spazio per aggiunte di questo tipo. Sì, l’idea è bella, ma tenerla da parte spesso significa dimenticarla.

Anche qui la giusta condivisione è una buona soluzione. Come? Ad esempio, presentando la tua idea in modo sintetico e accattivante. Ti ricordi le famigerate bacheche? Bene, dedica una sezione a questo scopo e fai in modo che ogni progetto abbia a disposizione uno spazio ben preciso, non più di un A4.

L’idea è presentare una prima pagina di giornale, un post per i social, un’infografica… Poche frasi, ma dritte al punto per presentate in modo innovativo l’idea e coinvolgere quante più persone possibile.

Se piace, discutila in una riunione speciale, una di quelle che ti ho suggerito nel punto prima.

CAFFÈ DEI PROFESSIONISTI

Sei un libero professionista che lavora da solo e pensi che tutto questo non ti tocchi? Beh, le stesse cose possono essere fatte a livello di rete di professionisti in un caffè a tema: ogni incontro un aspetto, si tratta solo di fare un buon calendario.

E se ti va questo si può fare anche a pranzo o con un aperitivo, in presenza o nel web, adattiamo le nostre esigenze a seconda dei tempi a dispostone 😉 si tratta comunque di una condivisione lavorativa.

E tu, hai pensato un modo diverso di condividere conoscenza? Raccontamelo nei commenti.

Photo by Annie Spratt – Unsplash

Informazioni a portata di tutti

Informazioni a portata di tutti

Oggi voglio parlarti di un luogo tanto importante quanto spesso ignorato… il luogo dove puoi lasciare un’informazione e prenderne un’altra.

A cosa mi riferisco? Alle bacheche!

Sì, esatto quei luoghi verticali, dove si accumula carta, flyer e locandine, che spesso sembrano stantii e poco utili… ridiamogli vita e funzionalità!

Le ragioni per le quali spesso non funzionano è che le cose che vengono messe lì e sono poi dimenticate, manca cioè la fase di aggiornamento, la pulizia. La bacheca è un luogo pubblico, quindi se tutti possono attaccare, vale anche la pena responsabilizzare tutti e fare una pulizia, e poi, pensaci, questa strategia implicherà far leggere le varie cose appese 😊

Una seconda ragione è la mancanza di regole: cosa può essere affisso e cosa no? Si tratta solo di deciderlo e metterlo in chiaro, in breve basta un titolo per la bacheca 😉

La terza ragione è il luogo. Mi capita spesso di vedere bacheche in corridoi di passaggio o in luoghi dimenticati. Se vuoi che siano realmente utili, creale nei luoghi dove le persone si fermano già, non dove devo andare apposta per leggerle. Quindi vicino alla macchinetta del caffè o dove le persone si riuniscono per una pausa.

Ma vediamo come possono tornarti utili, ti propongo tre soluzioni

LA VERISIONE CLASSICA

Per averla basta un muro e un po’ di fantasia. Puoi usare una struttura di supporto o direttamente mettere i fogli al muro con la plastilina.

Ricorda di mettere: titolo e regole. Puoi anche dividere lo spazio in più parti così da divedere i vari argomenti.

Per cosa la puoi usare:

per ciò che riguarda il lavoro:

  • procedure: non in modo istituzionale, come quelle della sicurezza, ma semplificato. Il contenuto è lo stesso, ma la visualizzazione è più semplice e diretta. Per intendersi non il manuale d’uso, ma il foglio delle istruzioni Ikea;
  • avvisi di cambi di procedure: quando cambia qualcosa vale sempre il repetita ivant;
  • organigrammi non istituzionali: perché non riprendere il chi fa che cosa per le questioni che spesso vengono dimenticate;

per ciò che è extra lavoro:

  • condivisione eventi;
  • notizie extra lavoro, non mi riferisco solo al vendo, cerco, affitto, ma anche a cose che possono interessare di ciò che fai tu al di fuori del lavoro;
  • una frase o una vignetta carina. Perché no? Siamo tutti umani e un po’ di leggerezza va sempre bene, basta sia una tantum.

LA VERSIONE ON LINE

Perché una bacheca non può essere on line? Certo che si!

Ecco alcune idee:

  • una nota condivisa di Google Keep per piccoli progetti e solo per fare il punto delle cose da fare in sospeso;
  • una bacheca di Trello per progetti più complessi che ti permette di avere più colonne e quindi più argomenti. Puoi trattarla allo stesso modo delle bacheche fisiche;
  • e se vuoi una soluzione da far vedere, ma non modificare puoi creare una cartella in Milanote e condividerla con il tuo team di lavoro. Ad esempio per le procedure di un determinato lavoro o per informare circa lo stato di fatto di un progetto.

LA TUA BACHECA

Sai che ti dico spesso di usare tutti gli spazi a disposizione, ecco che anche quello verticale è importante! Quindi non limitare la tua fantasia e usa post-it, fogli con la plastilina e attacca le tue note.

Attenzione però! Avendole sempre sotto gli occhi dovranno essere per te davvero importanti. Quindi io ti consiglio di usare questi spazi per:

  • calendari annuali o comunque a lunga scadenza;
  • la tua mood board, e cioè ciò che ispira il tuo brand: immagini, colori, caratteri che definiscono il tuo lavoro di ogni giorno;
  • la tua board motivazionale: frasi e immagini che ti danno energia e focalizzano le tue azioni di lavoro.

Quindi niente lista di cose fa fare, lista della spesa, appunti sparsi… altrimenti, tanto vale dedicare il tuo tempo a questi aspetti 😉

Come sempre va bene anche la versione on line. Ancora una volta puoi usare Milanote o Pinterest, ma credimi… vale la pena usare anche i muri… non sono poi così silenziosi!

Crea la tua bacheca e condividila con me!

Photo by Darya Tryfanava – Unsplash

Delega Boomerang

Delega Boomerang

La delega è sicuramente una tecnica di lavoro ostica ai più. Sì, vorremmo tutti essere alleggeriti da certe incombenze e compiti ormai noiosi, ma spesso il dubbio “sarà fatto a dovere?” la riflessione “ormai lo faccio ad occhi chiusi” il sospetto delle competenze non ottimali dei colleghi rendono il compito di affidare ad altri una delle nostre mansioni una strada in salita. A volte però, anche una buona delega può avere degli intoppi e, come un boomerang, tornare su di noi a tutta velocità.

Di cosa sto parlando?

“Potresti occuparti tu della ricerca di un nominativo per questa fase del lavoro?”

Questa è la delega verso un collega. Dopo un po’ di tempo il collega ritorna e dice:

“Ho cercato un po’ di nomi, ma non sono sicuro siano adatti, possiamo visionarli insieme così da scegliere il migliore?”

Ecco che si è compiuto l’effetto boomerang.

Ciò che era compito di un’altra persona torna su di te con una richiesta d’aiuto. Come dire di no e soprattutto, è corretto sottrarsi a una simile richiesta d’aiuto?

Questa è quella che Brian Tracy chiama delega inversa e che è un ulteriore passo in più nel lavoro di gruppo e di squadra. Il punto è che spesso ci si focalizza nella richiesta d’aiuto, ma il modo migliore per risolvere la questione è dare i mezzi per poterla risolvere.

Perché è stato chiesto proprio a te l’aiuto? Dov’è la radice del problema? E’ la mancanza di mezzi o di impegno da parte di chi ha ricevuto la delega?

Il modo migliore per fare il modo che il compito non torni a noi in tutta la sua completezza è passare allo step successivo con una risposta del tipo “quali secondo te possono essere i criteri si scelta?” “Come possiamo scegliere il candidato migliore?” Ecco che avrai offerto l’aiuto, ma non avrai presto in carico il compito.

Spesso è talmente tanta la paura che le cose non siano fatte a dovere che non si delega, ma a volte è anche la richiesta d’aiuto che la blocca, generando l’effetto boomerang che ti ho descritto. Per questo mantenere i ruoli tra delegante e delegato, senza sostituirsi e riprendersi carico del compito, ma piuttosto fare in modo che ci sia comunque condivisione e appoggio è un buon modo per organizzare il lavoro senza perderne il controllo o venirne sopraffatti. E probabilmente la prossima volta il problema non si ripresenterà.

Ecco dunque come una riflessione in più, una condivisione di esperienza, aiuta anche la delega, una tecnica di lavoro che se ben gestita può far crescere sia te, sia chi lavora con te.

E per te, quali sono le difficoltà maggiori nella delega?

Photo by Davi Moreira – Unsplash

Schizzi on line

Schizzi on line

Oggi voglio raccontarti di un altro strumento di Google che ho scoperto di recente e che mi è piaciuto molto: Google Jamboard

Perché mi è piaciuto? Perché è semplice e facile da usare. Ma anche perché è uno di quegli strumenti per avere una scrivania virtuale dove puoi scrivere, condividere e fare brainstorming.

Puoi invitare chi vuoi e lavorare in tempo reale, ma puoi creare anche un jam solo per te.

Puoi infatti disegnare delle tabelle, anche solo delle strutture generali con un pennarello grosso, e poi puoi iniziare a lavorare con i post-it, proprio come in un flusso di pensieri. Se lo usi da un tablet puoi provare a scrivere con un dito assottigliando la penna. Inoltre, puoi importare immagini o cercarne di utili al momento.

I post-it hanno diversi colori, così ognuno può usarne uno di diverso o le idee possono essere divide per tema. Mi piace anche perché i post-it possono essere spostati e modificati velocemente, così effettivamente si può lavorare in modo veloce e snello.

Allo stesso tempo puoi cancellare e riscrivere, insomma hai pochi strumenti, chiave, ma che ti permettono di essere veloce ed efficace.

Per cosa lo puoi usare?

  • Per una progettazione veloce
  • Per una lista di pro e di contro
  • Per valutare un problema e trovare una soluzione
  • Per fare un recap di tutte le cose emerse in una discussione
  • Per creare una linea del tempo e progettare delle scadenze
  • Per fare un brainstorming per il nome di un nuovo servizio
  • Per disegnare un grafico veloce
  • Per fare uno schizzo
  • Per creare una nuvola di parole
  • Per trovare correlazioni tra le parti di un progetto
  • Per dare ordine e logica a delle immagini in modo visuale

Insomma, hai capito che è di fatto un strumento molto versatile, soprattutto perché poi salvi e condividi, come con tutti gli altri strumenti Google e se ti serve torni a rivedere tutto.

No, non mi hanno pagata, anzi, ma riuscire a trovare strumenti semplici, versatili per far comunicare le persone a distanza è sempre una grande soddisfazione e penso che sia proprio il caso di condividerla!

E tu per cosa vuoi provarla? Aiutami ad allungare la lista sopra, aggiungi i tuoi punti nei commenti!

Photo by Kat Stokes – Unsplash

A ogni App la sua nota

A ogni App la sua nota

Prendere note è un’arte, ma poterle riutilizzare è una necessità!

Per questo è giusto che trovi la cosa giusta, che fa per te.

Prima notizia: la carta in questo senso non è inutile, anzi, quindi in prima battuta ti consiglio di avere sempre a portata di mano un posto per scrivere e uno strumento che funzioni, carta e penna in breve.

Non scrivere le note sull’agenda, altrimenti dovrai riscriverle quando giri la pagina o ricordarti se l’hai scritto una settimana fa o un mese fa, meglio scrivere direttamente la nota dove serve. Su questo avevo scritto questo post che può esserti d’aiuto.

Oggi invece voglio parlarti delle App digitali per prendere appunti. Tutte le App che ti consiglio sono visibili da pc, telefono e tablet, si aggiornano in automatico e sono gratuite con la possibilità di passare al livello pro a pagamento (tranne Keep).

Le App per fare le liste

Te ne consiglio due: Todo e Todoist, la prima di Microsoft e la seconda per tutti.

Perché mi piacciono: perché sono semplici, essenziali e con pochi fronzoli. Ognuna può essere utilizzata in modo più approfondito utilizzando scadenze, aggiungendo allegati, dando il compito ad altre persone nel gruppo, ma di fatto mi piace usarle per tutto ciò che è lista semplice: lista della spesa, lista dei libri che voglio leggere, lista delle persone alle quali voglio telefonare.

Il fatto che proponga una sola lista alla volta mi aiuta a pensare solo a quella e a focalizzare la mia attenzione sui punti della lista e a non distrarmi con altro.

Le App per gli appunti veloci

Keep di Google.

Questa App mi piace molto perché è semplice, è visuale e permette di usare i colori.

La semplicità è il punto di forza di ogni strumento a mio avviso. Per visuale intendo che è come se avessi una lavagna nella quale vedi tutte le note contemporaneamente e quindi hai una visione di insieme. Puoi scrivere note a mano, come testo, come elenco o come audio (che poi traduce in testo). Puoi allegare immagini e condividere con altri la nota. Questo mi permette quindi di usare questa App per tutte le note veloci: un numero che trovo in un volantino, un’idea che mi viene mentre sono in macchina…

Il fatto di poter usare i colori mi permette poi di classificarle per tipologia: personale, lavoro, associazioni di volontariato… etc… 

Le App per tenere traccia dei progetti

Qui ci si può sbizzarrire, ce ne sono tantissime, ma te ne consiglio tre per tre tipologie di progetti diversi.

Trello

Ottimo per gestire progetti in gruppo, semplice, lineare, visuale.

Le informazioni vengono organizzate in verticale, per colonne, e le schede possono essere spostate e personalizzate con etichette colorate. La semplicità sta nel fatto che per ogni scheda si vedono titolo, etichetta, immagine e per leggere il resto si entra, quindi approfondimenti, note e check list sono all’interno. Questo mantiene una visione di insieme e permette poi di lavorare nelle singole schede.

È molto utile per la programmazione e per la condivisione. Non la consiglio come raccolta di idee o come semplice lista per le ragioni che ti ho spiegato sopra.

Milanote

Dashboard, visuale e totalmente personalizzabile, che permette di raccogliere idee, pensieri in una struttura semplice o complessa a seconda delle tue necessità, nel senso che sei tu a scegliere quando creare una struttura complessa. E questo per me è l’ideale per definire il mio lavoro e raccogliere le idee.

Evernote

Per lungo tempo ho utilizzato Evernote come raccolta di idee e link. Quindi ho scelto di includerlo in questa lista, ma sappi che non è tra i miei preferiti perché trovo macchinoso il modo nel quale gestisce taccuini e note. Se però non hai necessità visuali e soprattutto non hai tanti argomenti in cui dividere le note e vuoi raccogliere, ad esempio, bozze scritte e lunghi elaborati, allora questo è ciò che fa per te.

Ecco, hai due, più una, più tre App da provare. Scegli quelle che fanno per te, ma soprattutto, sceglile per ciò che ti servono, privilegia la semplicità, la funzionalità e la sincronizzazione! Non esagerare, scegline poche e impara a usarle al meglio!
Vuoi aggiungerne una alla lista? Raccontami la tua nei commenti!

Photo Ben Kolde – Unsplash