Uno squillo di troppo

Uno squillo di troppo

Uno squillo può essere utile e attirare la tua attenzione, ma troppi squilli possono essere un’interruzione insopportabile.

Gestire la comunicazione non è semplice, se senti che interferisce con la tua produttività è decisamente tempo di metterci mano.

Come mi avrai sentito dire spesso non tutti messaggi devono arrivare nello stesso modo, ogni messaggio ha il suo mezzo di comunicazione.

Gestire in modo diverso chat, telefonate e mail è il punto cardine per non sentirti in balia delle interruzioni.

Andiamo sul pratico e vediamo tre aspetti che è utile considerare parlando di comunicazione:

 

FAI SAPERE DOVE, COME E QUANDO

 

La chiarezza è fondamentale, in particolare quando si tratta di confini.

In questo caso fa sapere quando ti si può disturbare e quando no.

Non è quindi maleducato o poco professionale far sapere se non leggi mail e messaggi in determinati momenti.

Far sapere che hai un orario di lavoro particolare può essere utile se, ad esempio, è diverso da quello della maggior parte delle persone.

Allo stesso modo, far sapere che hai un canale preferenziale di comunicazione e che non li usi tutti e altrettanto fondamentale, anche qui basta dirlo.

Si tratta sempre di una forma di educazione, nel senso che educa chi ti contatta a sapere quando sei disponibile.

Quindi, quando hai a che fare con qualcuno che non ha mail lavorato con te, fai subito sapere dove, come e quando gestisci la comunicazione.

  • “Se mi mandi un messaggio via WhatsApp sappi che non ho modo di rispondere in tempi brevi. Lo leggerò e ti risponderò quando mi sarà possibile” Ndr: quando in agenda avrò impostato uno slot “messaggi WA”
  • “Se hai bisogno di chiamarmi al telefono, fissiamo un appuntamento telefonico, così potrò dedicarti tutto il tempo necessario e non un minuto al volo” Ndr: tratta le telefonate alla stregua delle riunioni, perché di fatto lo sono.
  • “Non ho modo di rispondere alle telefonate al mattino, per favore, chiama solo il pomeriggio, dalle 15 alle 18”. Ndr: non esserci sempre, non vuol dire non essere disponibile – alterna momenti aperti e chiusi.

Inutile dire che se non vuoi proprio non essere contattato tramite un canale non devi attivarlo.

Non occorre avere tutti i profili social attivi, non occorre essere su tutte le chat di messaggistica, non occorre avere tutti i contatti attivi nel sito web o nel biglietto da visita: scegli ciò che usi e dove vuoi farti trovare, elimina il resto.

 

SFRUTTA LA TECNOLOGIA A TUO VANTAGGIO

 

Le regole le hai definite, come farle sapere è un dettaglio tecnologico.

Nei canali che non usi, ad esempio nelle chat di alcuni social o in un messaggio in segreteria, imposta dei risponditori automatici che dicano che non leggi o ascolti i messaggi con frequenza e che è molto più utile contattarti via… e qui scegli tu.

Puoi pensare di mettere anche un piccolo annuncio fisso in alto o nella descrizione del profilo se ritieni che questa sia una regola indispensabile per la tua comunicazione, ad esempio su WhatsApp “non per lavoro” o “no vocali”.

Riepiloga le tue disponibilità di tempo in calce alle mail se ad esempio hai orari di lavoro specifici e imposta risposte automatiche in determinati momenti del giorno o della settimana se non puoi rispondere con celerità.

Se fissare gli appuntamenti è per te stressante usa app come Calendly per dare con semplicità dei momenti nei quali sei disponibile a fissare degli incontri.

 

PIANIFICA LA TUA COMUNICAZIONE

 

Quando hai deciso di esserci però… ci devi essere.

Quindi rispondere al telefono, ai messaggi a tutte le tue forme di comunicazione.

In parole semplici significa:

  • avere dei momenti in agenda in cui guardi specificatamente le mail;
  • avere dei momenti in agenda in cui leggi e rispondi ai messaggi nelle chat;
  • se usi uno strumento come calendly per fissare gli appuntamenti, tienilo sotto controllo;
  • quando sai che potrebbe esserci un’interruzione per una chiamata fare un lavoro che è interrompibile;
  • dopo ogni momento in cui hai deciso di non essere raggiungibile prevederne uno in cui lo sei.

 

La comunicazione è parte di noi, può sembrare un’interruzione e basta, ma pensaci: è spesso fonte di nuovi input, di confronto e anche di belle notizie.

Quindi, organizza gli aspetti meno positivi, e concentrati sul lato bello che può avere!

 

 

Foto di Daniel Korpai – Unsplash
I miei errori

I miei errori

Pensa che ti passa ha avuto la strampalata idea di intervistarmi ed è nata una bella puntata del loro podcast, che se ti sei perso puoi ascoltare qui.

Amo i podcast, sai che li consiglio spesso come metodo di formazione, aggiornamento e, non meno importante, per straviare la mente.

Mi sono divertita molto a registrare questa puntata e forse il motivo è stato anche che non sapevo come sarebbe andata, nel senso che le domande non erano programmate o condivise, in sintesi, è stata una vera e propria chiacchierata a braccio.

Una delle domande che mi hanno fatto è stata: “ti è mai capitato di sbagliare nel tuo lavoro? Di non riuscire a ottenere risultati?”

Ho trovato la questione molto interessante e ho deciso che, oltre a dirlo nel podcast, voglio discuterne anche qui con te nel mio blog.

Sì, parliamo di errori e di come posso aver sbagliato io nei miei interventi di consulenza.

Due esempi mi sono venuti in mente e ora te ne voglio parlare un po’.

Uno dei miei errori è stato (sì, per fortuna è più parte del passato che del presente) dare per scontato il cambiamento.

Mi spiego meglio: parlare di organizzazione personale significa andare a toccare le corde dell’abitudine, del metodo, cose ancorate a noi e alla nostra routine tanto da non sentire più di averle scelte, tanto sono state fatte proprie.

Per questo modificarle, anche se in positivo, richiede comunque energia, impegno e un pizzico di costanza.

Il fatto di non voler cedere alla novità, non voler provare, quasi non fidandosi della bontà del cambio è assolutamente normale, è parte del gioco. Rientra nei miei compiti quello di convincerti ad allentare le tue resistenze, a fidarti di me e provare anche questa novità.

Perché lo faccio per il tuo bene, per farti fare un passo in più verso una migliore produttività e un benessere profondo nella gestione del tuo tempo e delle tue energie.

Solo se ci fidiamo l’uno dell’altra, io delle informazioni che mi dai circa le tue difficoltà, tu dei miei metodi per affrontarle, possiamo fare la magia.

Quindi sì ecco il mio errore: non riuscire a trovare questo giusto punto di incontro. E mi sono capitati clienti che non hanno fatto i passi sperati, ma, analizzando la questione, ho capito che la ragione è stata proprio questa: non far parte del gioco, non lasciarsi andare alla novità.

Soluzione? Imparare a far capire meglio i benefici del mio intervento. Come? Facendo capire che non lavoro a caso, ma sempre su misura, sempre per gradi e soprattutto non a caso, ma con tanto studio alle spalle, molto rispetto per la tua persona, e un’associazione professionale con la quale condivido un codice etico.

Secondo errore? Farsi prendere dalla passione. Sì, vorrei talmente tanto che tutte le persone potessero godere di una buona gestione del tempo e delle proprie risorse in generale che vorrei dare loro tutte le informazioni necessarie al primo incontro.

E invece ci vuole rispetto, attenzione ai tempi, non i mei, ai tuoi, perché tutti metabolizzano in tempi e modi diversi, e inondare la tua mente con tutti i contenuti utili non è il modo migliore di far sì che tu li possa fare tuoi.

Anche qui si deve andare per gradi, secondo le tue priorità e seguendo le tue necessità.

Per questo nelle mie consulenze propongo un pacchetto di incontri e lascio a te la decisione su quanto approfondire la questione. È una traccia, per sommi capi, degli argomenti che vorrei trattare con te, ma poi, saranno i singoli incontri e la tua necessità a dirmi quali aspetti vuoi approfondire e quanto.

A me il compito di darti il giusto numero di nozioni, mai troppo poche, ma nemmeno troppe, perché troppe vuol dire, in concreto nessuna, e qui, mi scuseranno i miei clienti dei primi anni e anche chi ha partecipato alle mie classi, perché forse poi si sono sentiti storditi, riempiti di tante cose con il desiderio di pensarci su.

 

Dei miei errori faccio tesoro, e ora voglio che per ogni momento, che sia di formazione, che sia di consulenza, tu abbia sì degli stimoli per lavorare sulla tua organizzazione personale, e magari qualche approfondimento, ma anche l’idea di poter cominciare da subito, perché una prima parte l’abbiamo fatta insieme, durante il nostro incontro.

Gli errori sono importanti e per capirlo è importante avere il tempo di pensarci su, come ti raccontavo qui e qui.

 

Ma in questo post, un po’ diverso dal solito, condivido con te un percorso di lavoro e di crescita che hanno reso me una consulente migliore e i miei interventi ancor più mirati e, spero, più leggeri, ma più efficaci.

Quindi, ecco come da una chiacchierata con Tommaso e Matteo nasce un’importante riflessione. Per me è stato davvero un gran regalo e spero che leggendo queste parole ti sia venuta un po’ più voglia di lavorare con me!

 

 

Photo by Zhen Hu – Unsplash
Riunioni alternative

Riunioni alternative

Ti capita mai di arrivare ad un punto e continuare a sbatterci la testa, non trovare la soluzione utile per te?
Cerchi, studi, ma non cavi un ragno dal buco… e poi così, per caso, parlandone con qualcuno, scopri che la soluzione era proprio dietro l’angolo.

Magari quella soluzione viene proprio dal tuo collega d’ufficio che mai pensavi potesse suggerirti qualcosa che tu non sapevi già.

Sì, perché se è vero che non siamo omniscienti, ma è vero anche che si impara facendo.

Cosa c’entra tutto questo con l’organizzazione e perché te ne sto parlando?

Perché una delle cose delle quali mi occupo sono le riunioni e quella che ti sto suggerendo è una riunione particolare. Come sempre si tratta di uscire un po’ dalla versione classica della tecnica di lavoro e di adattarla un po’ a quello che può essere un utile contesto.

Visto che in una stessa realtà lavorativa i problemi sono comuni, ma non è detto che lo siano le soluzioni, perché non sfruttare il brainstorming comune e trovare nuove strategie efficaci con tutti?

Ecco che per questo ti propongo tre tipologie diverse di condivisione nel gruppo di lavoro che possono portarti ad avere nuove strategie funzionali agli scopi del tuo lavoro.

CONDIVISIONE DI ESPERIENZE

Questa è un’idea nata sul campo, in un’azienda con molti commerciali che purtroppo passavano poco tempo insieme. Dico purtroppo perché analizzando le criticità del flusso lavorativo, ho scoperto che la causa di molte interruzioni era di fatto la continua richiesta di informazioni. Queste però si ripetevano per tipologia e contenuto.

Quindi perché non mettere tutte le persone insieme e far condividere tra loro la propria conoscenza?
Ecco trovata la soluzione che credo posa essere di grande utilità in molte realtà.

Dedica del tempo a chiacchierare con i tuoi colleghi di problematiche e intoppi della vostra quotidianità.
Analizza le soluzioni di tutti e vedi se ci sono cose alle quali non hai pensato e miglioramenti al tuo lavoro quotidiano.

È sempre una riunione, ma a tema e tra colleghi. Tanto semplice, quanto utile.

PRESENTAZIONI NUOVI PROGETTI

Le idee vengono nei momenti più inaspettati e spesso nelle realtà lavorative non c’è spazio per aggiunte di questo tipo. Sì, l’idea è bella, ma tenerla da parte spesso significa dimenticarla.

Anche qui la giusta condivisione è una buona soluzione. Come? Ad esempio, presentando la tua idea in modo sintetico e accattivante. Ti ricordi le famigerate bacheche? Bene, dedica una sezione a questo scopo e fai in modo che ogni progetto abbia a disposizione uno spazio ben preciso, non più di un A4.

L’idea è presentare una prima pagina di giornale, un post per i social, un’infografica… Poche frasi, ma dritte al punto per presentate in modo innovativo l’idea e coinvolgere quante più persone possibile.

Se piace, discutila in una riunione speciale, una di quelle che ti ho suggerito nel punto prima.

CAFFÈ DEI PROFESSIONISTI

Sei un libero professionista che lavora da solo e pensi che tutto questo non ti tocchi? Beh, le stesse cose possono essere fatte a livello di rete di professionisti in un caffè a tema: ogni incontro un aspetto, si tratta solo di fare un buon calendario.

E se ti va questo si può fare anche a pranzo o con un aperitivo, in presenza o nel web, adattiamo le nostre esigenze a seconda dei tempi a dispostone 😉 si tratta comunque di una condivisione lavorativa.

E tu, hai pensato un modo diverso di condividere conoscenza? Raccontamelo nei commenti.

Photo by Annie Spratt – Unsplash

Informazioni a portata di tutti

Informazioni a portata di tutti

Oggi voglio parlarti di un luogo tanto importante quanto spesso ignorato… il luogo dove puoi lasciare un’informazione e prenderne un’altra.

A cosa mi riferisco? Alle bacheche!

Sì, esatto quei luoghi verticali, dove si accumula carta, flyer e locandine, che spesso sembrano stantii e poco utili… ridiamogli vita e funzionalità!

Le ragioni per le quali spesso non funzionano è che le cose che vengono messe lì e sono poi dimenticate, manca cioè la fase di aggiornamento, la pulizia. La bacheca è un luogo pubblico, quindi se tutti possono attaccare, vale anche la pena responsabilizzare tutti e fare una pulizia, e poi, pensaci, questa strategia implicherà far leggere le varie cose appese 😊

Una seconda ragione è la mancanza di regole: cosa può essere affisso e cosa no? Si tratta solo di deciderlo e metterlo in chiaro, in breve basta un titolo per la bacheca 😉

La terza ragione è il luogo. Mi capita spesso di vedere bacheche in corridoi di passaggio o in luoghi dimenticati. Se vuoi che siano realmente utili, creale nei luoghi dove le persone si fermano già, non dove devo andare apposta per leggerle. Quindi vicino alla macchinetta del caffè o dove le persone si riuniscono per una pausa.

Ma vediamo come possono tornarti utili, ti propongo tre soluzioni

LA VERISIONE CLASSICA

Per averla basta un muro e un po’ di fantasia. Puoi usare una struttura di supporto o direttamente mettere i fogli al muro con la plastilina.

Ricorda di mettere: titolo e regole. Puoi anche dividere lo spazio in più parti così da divedere i vari argomenti.

Per cosa la puoi usare:

per ciò che riguarda il lavoro:

  • procedure: non in modo istituzionale, come quelle della sicurezza, ma semplificato. Il contenuto è lo stesso, ma la visualizzazione è più semplice e diretta. Per intendersi non il manuale d’uso, ma il foglio delle istruzioni Ikea;
  • avvisi di cambi di procedure: quando cambia qualcosa vale sempre il repetita ivant;
  • organigrammi non istituzionali: perché non riprendere il chi fa che cosa per le questioni che spesso vengono dimenticate;

per ciò che è extra lavoro:

  • condivisione eventi;
  • notizie extra lavoro, non mi riferisco solo al vendo, cerco, affitto, ma anche a cose che possono interessare di ciò che fai tu al di fuori del lavoro;
  • una frase o una vignetta carina. Perché no? Siamo tutti umani e un po’ di leggerezza va sempre bene, basta sia una tantum.

LA VERSIONE ON LINE

Perché una bacheca non può essere on line? Certo che si!

Ecco alcune idee:

  • una nota condivisa di Google Keep per piccoli progetti e solo per fare il punto delle cose da fare in sospeso;
  • una bacheca di Trello per progetti più complessi che ti permette di avere più colonne e quindi più argomenti. Puoi trattarla allo stesso modo delle bacheche fisiche;
  • e se vuoi una soluzione da far vedere, ma non modificare puoi creare una cartella in Milanote e condividerla con il tuo team di lavoro. Ad esempio per le procedure di un determinato lavoro o per informare circa lo stato di fatto di un progetto.

LA TUA BACHECA

Sai che ti dico spesso di usare tutti gli spazi a disposizione, ecco che anche quello verticale è importante! Quindi non limitare la tua fantasia e usa post-it, fogli con la plastilina e attacca le tue note.

Attenzione però! Avendole sempre sotto gli occhi dovranno essere per te davvero importanti. Quindi io ti consiglio di usare questi spazi per:

  • calendari annuali o comunque a lunga scadenza;
  • la tua mood board, e cioè ciò che ispira il tuo brand: immagini, colori, caratteri che definiscono il tuo lavoro di ogni giorno;
  • la tua board motivazionale: frasi e immagini che ti danno energia e focalizzano le tue azioni di lavoro.

Quindi niente lista di cose fa fare, lista della spesa, appunti sparsi… altrimenti, tanto vale dedicare il tuo tempo a questi aspetti 😉

Come sempre va bene anche la versione on line. Ancora una volta puoi usare Milanote o Pinterest, ma credimi… vale la pena usare anche i muri… non sono poi così silenziosi!

Crea la tua bacheca e condividila con me!

Photo by Darya Tryfanava – Unsplash

Delega Boomerang

Delega Boomerang

La delega è sicuramente una tecnica di lavoro ostica ai più. Sì, vorremmo tutti essere alleggeriti da certe incombenze e compiti ormai noiosi, ma spesso il dubbio “sarà fatto a dovere?” la riflessione “ormai lo faccio ad occhi chiusi” il sospetto delle competenze non ottimali dei colleghi rendono il compito di affidare ad altri una delle nostre mansioni una strada in salita. A volte però, anche una buona delega può avere degli intoppi e, come un boomerang, tornare su di noi a tutta velocità.

Di cosa sto parlando?

“Potresti occuparti tu della ricerca di un nominativo per questa fase del lavoro?”

Questa è la delega verso un collega. Dopo un po’ di tempo il collega ritorna e dice:

“Ho cercato un po’ di nomi, ma non sono sicuro siano adatti, possiamo visionarli insieme così da scegliere il migliore?”

Ecco che si è compiuto l’effetto boomerang.

Ciò che era compito di un’altra persona torna su di te con una richiesta d’aiuto. Come dire di no e soprattutto, è corretto sottrarsi a una simile richiesta d’aiuto?

Questa è quella che Brian Tracy chiama delega inversa e che è un ulteriore passo in più nel lavoro di gruppo e di squadra. Il punto è che spesso ci si focalizza nella richiesta d’aiuto, ma il modo migliore per risolvere la questione è dare i mezzi per poterla risolvere.

Perché è stato chiesto proprio a te l’aiuto? Dov’è la radice del problema? E’ la mancanza di mezzi o di impegno da parte di chi ha ricevuto la delega?

Il modo migliore per fare il modo che il compito non torni a noi in tutta la sua completezza è passare allo step successivo con una risposta del tipo “quali secondo te possono essere i criteri si scelta?” “Come possiamo scegliere il candidato migliore?” Ecco che avrai offerto l’aiuto, ma non avrai presto in carico il compito.

Spesso è talmente tanta la paura che le cose non siano fatte a dovere che non si delega, ma a volte è anche la richiesta d’aiuto che la blocca, generando l’effetto boomerang che ti ho descritto. Per questo mantenere i ruoli tra delegante e delegato, senza sostituirsi e riprendersi carico del compito, ma piuttosto fare in modo che ci sia comunque condivisione e appoggio è un buon modo per organizzare il lavoro senza perderne il controllo o venirne sopraffatti. E probabilmente la prossima volta il problema non si ripresenterà.

Ecco dunque come una riflessione in più, una condivisione di esperienza, aiuta anche la delega, una tecnica di lavoro che se ben gestita può far crescere sia te, sia chi lavora con te.

E per te, quali sono le difficoltà maggiori nella delega?

Photo by Davi Moreira – Unsplash