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Mutazioni funzionali

Mutazioni funzionali

“Fare ordine attorno a sé sentire ordine dentro di sé”

Questa frase di Dominique Loreau mi ha da sempre ispirata.

Quando ho cominciato il mio percorso da Professional Organizer ho iniziato a chiedermi quale fosse il mio ambito di lavoro e, soprattutto, quale potesse essere il modo di applicare al meglio il mio talento organizzativo per poter aiutare le persone che si rivolgono a me.

Non è stato un percorso facile e devo dire che è stato ad un certo punto c’è stato proprio un cambio, una vera mutazione.

E per spiegartelo parto proprio dalla frase che ha aperto questo post e che mi ispira.

Credo che stare un ambiente funzionale, piacevole, dove ci sono solo cose che ci servono e ci piacciono ci faccia stare meglio e ci permetta di vivere come desideriamo. In questo senso non sottovaluto mai gli spazi di casa, a partire dall’armadio. Perché è da questi spazi che si comincia e sceglie come vogliamo essere nei confronti degli altri e di noi stessi. Non si tratta di dire “una cosa vale l’altra”, ma piuttosto di “come voglio sentirmi oggi”. E quale può essere la risposta migliore se non “la mia migliore versione”?

Così una buona organizzazione della cucina ci permette di aver voglia di cucinare e di prenderti cura di te, oltre a rendere alcuni compiti noiosi più efficienti e piacevoli, come preparare il pranzo se poi lo porti con te al lavoro o gestire bene una nuova dieta alimentare.

Ma come mai te lo racconto e poi io non mi occupo di tutte queste cose?

Non certo perché non siano importanti, e se avessi bisogno di un consiglio su chi appoggiarti per questi aspetti organizzativi, sarò felice di suggerti dei nominativi di colleghi e colleghe preparati ed efficaci.

Ma a un certo punto, ho capito che tutti questi aspetti non potevano essere parte dei miei servizi e la mutazione è scattata dalla consapevolezza che, per fare bene il tuo lavoro, devi concentrarti su ciò in cui sei più efficace e utile.

I principi organizzativi che sono alla base della gestione dello spazio, sono gli stessi per la gestione del tempo, dei progetti e quindi di tutto ciò che ha a che fare con il tuo lavoro. Ma il modo in cui li condivido con te, il modo in cui li rendo tuoi, beh… qui è tutta un’altra storia.
E qui è stata la vera mutazione. Lavorando con i clienti mi sono accorta di riuscire a entrare in sintonia con i meccanismi che regolano la gestione dei progetti e del lavoro, di trovare il modo di risolvere un’inefficace pianificazione, di riuscire a passare dal dire al fare nella produttività personale e nella gestione del tempo, ed ecco che… ho capito: perché disperdere le mie energie? Per non focalizzarmi e crescere su questi aspetti?

Mi dovevo però alleggerire da tutto il resto per concentrarmi sui servizi più utili ed efficaci, quelli nei quali il mio studio e la mia passione potevano realmente fare la differenza.

Possono sembrare dei piccoli cambiamenti, ma di fatto questo genere di decluttering orientano il tuo lavoro e la tua produttività.

Quindi, di tanto in tanto… bisogna capire cosa lasciar andare.
Cosa significa in termini lavorativi? vuol dire fare a meno di ciò che non ti fa essere il meglio di te, di quei lavori che sai che sai fare, ma che non ti fanno sentire realizzato, utile e non ti fanno crescere.

Sì certo ci sono comunque mansioni di lavoro che non ci piacciono e che dobbiamo fare, ma non sono certo il tuo “core business”.  Su quello devi lavorare per impiegare al meglio il tuo tempo e le tue energie.

E se non sai come iniziare, prova a riordinare la scrivania, perché sembra strano, ma funziona proprio così, riordina il tuo spazio fisico, vedrai che piano piano anche quello mentale ritroverà le sue priorità.

Alleggerisciti, e che mutazione sia!

Quella che il bruco chiama fine del mondo, il resto del mondo chiama farfalla.
(Lao Tzu)

Photo by Sander Mathlener – Unsplash

Mutazione, errore o evoluzione?

Mutazione, errore o evoluzione?

Un post il primo giorno dell’anno e pure il primo post del blog per il 2021! Che responsabilità!

Il primo giorno dell’anno è un giorno di festa, spesso ricco di aspettative e di cambiamento, come se nella notte tutte le cose che non ci sono piaciute dello scorso anno potessero svanire in un attimo e da oggi avessimo di fronte un intonso foglio bianco. Forse sarebbe bello, ma sarebbe davvero utile?

Facciamo un passo indietro. Forse lo hai scoperto, forse no, il primo post dell’anno è sempre dedicato ad un principio ecologico. E quest’anno vorrei parlarti di mutazione. Proprio quella che tante volte vorremmo nella notte di San Silvestro.

Se ne sente parlare in termini negativi in questi giorni per l’ennesima variante del virus, sempre più pericolosa e soprattutto sconosciuta. Diciamo che l’aspetto del poco noto fa sempre paura e in questo caso a giusta ragione.

Ma cos’è la mutazione per la natura? È un errore. Per un caso strano, totalmente imprevisto, nella riproduzione di una coppia di individui qualcosa va storto e nasce un nuovo organismo diverso, non uguale ai genitori.

Ora questo elemento di discontinuità può voler dire la fine dell’individuo stesso. Pensa al primo animale albino: non più mimetico, incapace di proteggersi dal sole e probabilmente non riconosciuto dai suoi simili. Lui sì che deve aver avuto vita dura…

Pensa ora alla prima giraffa dal collo un po’ più lungo della precedente, capace di arrivare un po’ più in alto, verso delle foglie più tenere, che nessuno poteva rubare…

Come vedi c’è sempre un rovescio della medaglia. Un evento apparentemente negativo, un errore, in verità può portare ad una novità fruttuosa e positiva. Quando la mutazione porta a un migliore successo di vita e capiterà sempre più spesso allora ci sarà un evoluzione nella specie.

Così succede anche nella nostra vita. Quello che ti capita oggi, o che ti è successo nell’anno appena terminato o che accadrà nel prossimo può essere considerato come una mutazione.
E questo implica che l’inizio non sarà facile e probabilmente vedrai solo barriere e impedimenti, ma, come dire… sentiti un po’ giraffa!

Quello che vorrei dirti oggi è che quando si parla di organizzazione si pensa sempre che le cose poi debbano essere perfette e ordinate. Invece non è assolutamente così, l’organizzazione è tutt’altra cosa, è ciò che ti mantiene la mente aperta quando arriva l’errore, l’imprevisto, che ti fa rientrare nell’equilibrio anche quando arriva qualcosa che per un momento lo cambia… la mutazione per l’appunto.

L’anno passato mi ha riservato un sacco di mutazioni: cambio di stile di lavoro e un po’ di stile di vita a causa della pandemia. Ma ci sono stati anche piccoli cambi operativi che mi hanno fatto fare un passo in più.

Non pensare sempre ai “grandi concetti nella vita”, i cambi sono anche le piccole cose:

  • un errore nell’archiviazione che ti fa capire che le tue categorie sono migliori se diverse;
  • un modo diverso di utilizzare il programma che hai sempre usato che ti fa scoprire qualcosa di nuovo;
  • un appuntamento segnato in modo diverso che ti aiuta a capirne il carico di lavoro;
  • un modo diverso di organizzare la scrivania che ti permette di vedere più cose contemporaneamente.

Datti la libertà di sbagliare, di cambiare, di mutare.


E questo è ciò che vorrei condividere con te… perché la mutazione, nel lungo periodo porta all’evoluzione.

E tanto più hai organizzato il tuo lavoro e i tuoi spazi, tanto più potrai dare spazio a possibili cambiamenti, perché avrai la serenità di arrivare comunque dove ti sei prefissato, avrai dei buoni momenti di revisione e dei tempi adatti a valutare le novità. Questo è lo scopo dei miei percorsi di organizzazione, darti modo di vivere il tuo tempo e, se lo desideri, di cambiare, di mutare.

E quale migliore periodo dell’anno per mutare se non quando c’è aria di nuovo?
E’ il primo giorno dell’anno, che dici, non è forse il momento giusto per cominciare? Ti aspetto! Contattami!

Photo by Pieter van Noorden – Unsplash

Far lavorare le mani

Far lavorare le mani

Quando mi occupavo di organizzazione di corsi, lavoro che ho svolto per più di dieci anni, mi occupavo principalmente della parte scientifica: creazione dell’agenda, ricerca dei relatori, scelta dei casi studio da presentare, role play con i partecipanti. Questo in prima battuta, poi, quando i giorni dei corsi si avvicinavano, diventavo una tutto fare, una piccola ape operosa che si occupava dei materiali: badge, quaderni, stampe e chi più ne ha più ne metta.

Queste attività operative erano un momento molto pratico, manuale, nel quale la mente poteva andare temporaneamente in “off”.

Del resto, se i badge sono progettati bene, per tagliarli basta seguire le linee, no?
E così per creare il quaderno con i materiali (si lo so… ma un tempo si stampava tutto), una volta capita la sequenza di movimenti per sovrapporre correttamente copertina, frontespizio e stampe… poi diventa una cosa piuttosto automatica, anche un po’ noiosa, potrei dire.

Eppure, arrivata a fine corsa, non era una cosa che mi pesava perché, di fatto, ne avevo bisogno.

Cosa vuol dire? Vuol dire che se lavori tanto di concetto, sui contenuti, ogni tanto ci vogliono anche i momenti di scarico. Ed ecco che tornano utili tutte quelle attività manuali, apparentemente perditempo.

Per me era un momento per rilassare la mente, far lavorare le mani mandava la mente in stand-by e, dopo un po’, le idee si riordinavano e tornava alla mente anche quello che apparentemente era passato in secondo piano.

Quindi, se sei in un periodo molto stressante o molto concettuale, ecco che far lavorare le mani può essere davvero la soluzione.

Riordina la scrivania

Questo ti serve ogni giorno proprio per fare il punto, per mettere la parola fine alle attività in corso e per chiudere i cerchi aperti.

Prepara le copertine, le etichette e tutto ciò che serve per il tuo archivio

Avere un archivio ordinato e magari anche un po’ piacevole aiuta il lavoro quotidiano più di quanto pensi. Quindi non sottovalutare un’ora apparentemente persa per creare le etichette come le vuoi tu o una copertina del fascicolo di lavoro con tutte le informazioni che servono. Crea il tuo format una volta per tutte, poi basterà stamparne una copia.

Riordina gli spazi di lavoro

Ogni tanto bisogna spostare e sistemare fascicoli per archiviare il vecchio e far posto al nuovo. Chi ha voglia di mettersi a spostare gli scatoloni? Nessuno! Eppure, il benessere che avrai quando ci sarà spazio per i nuovi progetti… sarà come una ventata di energia!

Sistema i tuoi strumenti di lavoro

Tutte le penne funzionano? E le matite sono appuntite? Come va con il resto della cancelleria? C’è tutto o manca qualcosa, fai un check e fatti trovare pronto per i nuovi lavori!

Questi sono solo alcuni esempi, semplici che ho voluto condividere con te, ma lavorare con le mani, staccare la mente ha davvero mille vantaggi per farla funzionare meglio e per migliorare il tuo ambiente di lavoro. E se queste non ti hanno soddisfatto, ti consiglio un di impastare una torta o una pizza, funziona allo stesso modo.

Provaci, e raccontami come va!

Photo by Austin Ban – Unsplash

Non c’è peggior sordo

Non c’è peggior sordo

Hai presente quando senti un cigolio e non ci fai caso e poi… passato un po’ di tempo, la porta si apre a fatica?

Ecco, proprio di questo volevo parlarti e non tanto per la tua casa, ma per quello che riguarda il tuo lavoro.

Faccio però una piccola premessa, a tutti capita di non ascoltare i nostri cigolii, ma tutti poi fanno i conti con le porte rotte, quindi tanto vale cercare di evitarli il meno possibile.

Ora cosa vuol dire ascoltare i cigolii?

Ascoltare i segnali che per primi sono avvisaglia di qualcosa di più grande.

Quante volte noti un’imperfezione in un lavoro fatto e pensi che la prossima volta la correggerai e poi, passa un po’ di tempo, e il tuo occhio ritrova il tuo stesso errore? Ti capita di valutare che è tempo di cambiare un fornitore per un prodotto e poi, ci ripensi all’ultimo momento, e non hai più i tempi tecnici per questa modifica e lasci stare. O ancora, dici di sì per una riunione e poi fai i conti con il fatto che la tua energia è arrivata a zero?

Questo è ciò che capita quando senti il segnale, ma non lo ascolti.

I segnali servono proprio a farti lavorare un po’ di più nel presente ed evitarti di lavorare molto dopo. Evitano quindi che quella gocciolina d’acqua continui a battere e a scavare un vero e proprio cratere.

Impara dunque ad ascoltare i segnali e ad agire appena li senti, non a caso sono seganali!

Come?

  • Un’ottima cosa è seguire la regola dei due minuti: se qualcosa ti richiede meno di due minuti per farlo, bene, agisci e chiudi la faccenda!
  • Un’altra idea è avere dei momenti di revisione periodica delle tue procedure. Ad esempio, potresti una volta l’anno mettere mano ai tuoi format e valutare che siano a posto e che non ci sia nulla da modificare.
  • Una terza soluzione che ti propongo è ammorbidire i tempi: spesso, il fatto di arrivare troppo sotto data o essere nell’urgenza non ti consente di avere la possibilità di fare diversamente. Come ti racconto qui, la pianificazione è utile proprio a questo.

Ecco dunque l’importanza di ascoltare i segnali e trovare il momento giusto per agire. Sul perché farlo… direi che lo hai capito: meglio mettere via due o tre documenti a settimana, che una pila di mille a fine anno, non credi?

Il fatto di agire all’ascolto di un segnale ti permette non solo di migliorare, ma anche di rendere il tutto più affrontabile.

E tu, quale segnale ascolterai da domani? Raccontamelo nei commenti!

Troppe domande, risposte confuse

Troppe domande, risposte confuse

Se ti chiedo qual è il tuo colore preferito mi sai rispondere subito?

E il tuo piatto preferito?

E se poi volessi anche sapere se ti piace di più il mare o la montagna?

Ti sto infastidendo? Probabilmente sì. Ti sto infatti costringendo a compiere delle scelte in sequenza, una dopo l’altra senza darti tregua. Probabilmente sono tutte cose sulle quali hai già riflettuto e quindi, un po’ per abitudine e un po’ per leggerezza, mi risponderesti correttamente senza pensarci troppo.

Ma se queste fossero scelte impegnative e io te ne proponessi troppe, una dopo l’altra, a un certo punto andresti in confusione e mi risponderesti a caso, pur di farmi stare zitta.

Questo è un fatto scientificamente provato: la capacità decisionale è una risorsa finita.

Non ce ne accorgiamo perché l’abitudine ci salva dal fare le cose a caso. Se vai a fare la spesa di solito non consideri tutte le marche presenti al supermercato, prendi quella che usi abitualmente e al massimo la compari con altre due o con un’offerta del momento. E questa semplice abitudine ti salva dallo sprecare energia e tempo.

Il punto è che se ti trovi in un momento di tante scelte, come un cambio di casa, un nuovo progetto, un nuovo arrivo in famiglia, una situazione nuova al lavoro è normale che le cose debbano essere un po’ più soppesate e che questo ti richieda un po’ di più energia del solito.

Poi, via via che ci prendi la mano, tutto sembra più semplice e le scelte sembrano non essere più così difficili, ancora una volta l’abitudine arriva in aiuto ed evita che tu venga sopraffatto dalla scelta continua.

Perché ti racconto tutto questo? Perché in questo periodo dell’anno spesso ci si ritrova a riprendere le misure con le giornate piene di lavoro, gli impegni quotidiani e si cambiano le abitudini passando dall’estate all’autunno, dalla vacanza al lavoro.

E proprio perché stai cambiando l’equilibrio nella gestione del tempo delle tue giornate è normale che il cervello si fermi un po’ più a pensare a quello che stai facendo e questo “ruba” tempo ed energia e potrebbe stancarti più del solito.

Sì perché le scelte stancano.

Ecco quindi due consigli al volo:

Cogli l’opportunità

Un momento di cambiamento è comunque un’opportunità per rivedere le abitudini, sia quelle buone, sia quelle che vorresti. Potresti infatti mantenere delle buone abitudini prese durante l’estate: nuovi interessi di lettura, una maggiore cura di sé, un diverso equilibrio lavoro-vacanza.
Oppure il fatto che sentire che ti manca qualcosa che hai sempre fatto e che in questo periodo estivo non potevi più fare, darà nuovo valore e motivazione per riprendere a farlo con più entusiasmo.

Datti tempo

Ricominciare e riprendere il tran tran richiede energia e tempo, quindi conceditelo. Ricordati che le scelte consumano energia, quindi inutile buttarsi a capofitto su mille nuove cose, non farai che consumare tutta la tua riserva in un batter d’occhio. Piuttosto sii consapevole che è meglio fare un passo alla volta, anche in fatto di scelte!

Photo by Hector Falcon – Unsplash