Pianificare nell’incertezza?

Pianificare nell’incertezza?

Le emergenze capitano, i momenti difficili anche. E sono proprio queste le occasioni che ci mettono alla prova come persone e che indirettamente testano i metodi organizzativi.

Che dici, ti senti parte di questo discorso? È capitato anche a te? Come hai reagito?

È molto probabile che il focus delle tue azioni sia stato proprio ad affrontare l’emergenza, di fatto questa diventa la priorità numero uno e assorbe tutte le energie e il tempo.

Ma quando l’emergenza non è una cosa così veloce, che si risolve in una giornata o al massimo qualche giorno, come è possibile conciliarla con la normale quotidianità?

In emergenza il “non urgente” rimane indietro e se poi è una cosa che è importante per te e non urgente il più delle volte esce proprio dalla lista delle cose da fare. Quante volte in un momento di crisi, infatti, si rinuncia al tempo personale, alle attività che fanno piacere e che ti danno un po’ di carica in più?

Ecco che torna ancora più forte il ragionamento di prima, sì, ci sta, è corretto, ma nel momento in cui si fronteggia l’emergenza, cioè in un periodo di tempo limitato. Altrimenti si finisce per esaurire tutte le energie. Quindi in questi casi, che si fa?

Si pianifica!

“Nel prepararsi per una battaglia ho sempre scoperto che i progetti sono inutili, ma la pianificazione è indispensabile.”

Dwight Eisenhower

Pare un controsenso, ma tanto più un periodo è difficile e complesso, più è utile avere un piano e ora vorrei condividere con te una vera e propria strategia di pianificazione nell’emergenza.

Ricordi che dico sempre che il tempo non va pianificato per la totalità ma solo per i 3/4? Questo principio, una vera e propria regola per i P.O., rimane sempre valida, nel senso che un quarto di lasco, dedicato agli imprevisti, è sempre utile. Anzi, aggiungo, ora più che mai. Un po’ per la legge di Murphy, un po’ perché, quando si è in difficoltà gli imprevisti pesano ancora di più, questo quarto di tempo “libero” dai impegni predefiniti e dedicato alle cose dell’ultimo momento diventa salvifico.

Per quanto riguarda il tempo rimanente ti suggerisco di divederlo con due fette da 2/4 (che poi è 1/2, la metà del tuo tempo) e 1/4.

La prima fetta la dedichi al lavoro quotidiano, così da non rimanere indietro e a svolgere comunque le cose prioritarie della tua to do list.

La seconda fetta, più o meno grande a seconda del livello di emergenza, la dedichi a pianificare la soluzione dell’emergenza stessa. Sì, il primo passo sta nella creazione del piano d’azione e nella valutazione di tutti i piani B necessari.

Se ci pensi, infatti, le cose più urgenti e dell’ultimo minuto le hai svolte nel quarto dedicato agli imprevisti, le priorità nella metà del tempo dedicato al lavoro quotidiano, ora non ti resta che mettere la testa nel problema e capire come risolverlo al meglio.

Il fatto di avere un vero e proprio tempo dedicato alla pianificazione dell’emergenza ha una sua importanza, ti permette di:

  • ragionare a mente fredda;
  • valutare le alternative;
  • capire quali sono i prossimi passi da fare;
  • decidere quali fare, come e quando.

In breve… pianificare ti permette di fare una scelta ragionata e ponderata anche quando l’emergenza riduce l’oggettività.

Se ci pensi ti solleva dalle emozioni importanti e spesso negative che un momento difficile o un’emergenza portano con sé.
Per questo è importante che questo tempo segua gli altri due, altrimenti non potrai avere la mente sgombra da pensieri negativi e sufficientemente libera dallo stress per poterci veramente “mettere la testa”, con tutta l’oggettività necessaria a risolvere un problema.

Ecco che in momenti di emergenza è utile una pianificazione 1/4 per l’imprevisto, 2/4 per il lavoro sulle priorità e 1/4 per la pianificazione dell’emergenza o del “momento difficile” che, non serve dirlo, servirà per progettare le soluzioni che poi si metterai in atto nel lavoro ordinario e prioritario dei giorni successivi.

Non sottovalutare mai l’importanza di pensare e pianificare le cose, è sempre un tempo investito, più la fai con la testa, più veloce ed efficace sarai dopo!

p.s. E se i quarti così ti mettono già in difficoltà… passa a un terzo, un terzo e un terzo, si ricorda più facilmente e funziona comunque!

 

 

Photo Andrei Slobtsov – Unsplash
L’organizzazione dà benessere

L’organizzazione dà benessere

C’è poco da fare, l’organizzazione dà benessere.

Ci credo profondamente e vorrei che anche tu la pensassi come me, quindi ecco delle buone ragioni per rivedere la propria organizzazione personale.

 

TI PERMETTE DI AVERE LE COSE GIUSTE

 

Avere ciò che serve ti permette di affrontare meglio le sfide della vita. Allo stesso tempo non sentire il peso di ciò che invece è lì per caso o per una decisione procrastinata permette di affrontare le sfide con maggiore agilità.

È una spirale in continua evoluzione, il contrario di un circolo vizioso: avere ciò che serve offre i mezzi, avere ciò che piace dà sicurezza, essere sicuri e sentirsi capaci fa andare dove si desidera, sentirsi sulla strada giusta incoraggia a scegliere cosa lasciare andare… e via, si ricomincia!

Quindi non aver paura di lasciar andare, pensa che stai solo andando dove desideri con una marcia in più: le tue abilità e la giusta leggerezza.

 

TI PERMETTE DI NON SCEGLIERE OGNI VOLTA

 

Scegliere costa energia, a tutti e sempre. Saper organizzare le piccole cose permette di non scegliere sempre tutto: cosa indossare, cosa portare con sé, come muoversi, come organizzare la scrivania, come organizzare un archivio.

Sapersi organizzare dà modo di riflettere sulle proprie priorità e quindi aiuta la scelta sul cosa fare oggi e cosa domani. Pianificare le cose permette, infatti, di non scegliere cosa fare ogni mattina e ogni volta che si è concluso un compito e dà anche la serenità di arrivare in fondo alla giornata o settimana con una buona quantità di cose fatte.

 

TI DÀ IL TEMPO PER LE TUE PRIORITÀ

 

La consapevolezza di andare dove desideri e di pianificare questo percorso ti fa anche capire che le cose per te importanti (le famose cose non urgenti ma importanti) meritano il giusto spazio, senza sensi di colpa e la sensazione di acqua alla gola.

Non ha importanza se queste priorità siano andare in palestra, stare con i figli, leggere un libro sul divano o frequentare una seconda laurea… l’importante è che siano cose per te di valore.

 

Io credo sinceramente che l’organizzazione dia benessere, credo anche sia un percorso non sempre lineare e facile, ed è per questo che ci sono dei professionisti ad accompagnare le persone in questo cammino, e io questo voglio per te: che tu sia felice e rispetti le tue priorità.

Penso anche che, nel rispetto delle proprie esigenze e con la giusta consapevolezza, sia un percorso continuo, non solo perché ci si può sempre migliorare, ma perché le esigenze, i progetti cambiano nel tempo. E per la stessa ragione posso dirti di aver sperimentato sulla mia pelle momenti di poca o cattiva organizzazione e, dulcis in fundo, lasciami aggiungere che non devi sentirti in difficoltà se ciò che a sempre funzionato ora non funziona più.

Io sono qui per te anche in questo caso, io sono l’occhio esterno che vede ciò a cui tu hai fatto l’abitudine, sono l’occhio esperto che ha studiato e ha diverse soluzioni da mettere in campo e, per te, sceglie solo quella che ti calza su misura.

Tu devi solo fare tuo il concetto che nulla vale di più della tua sostenibilità e che l’organizzazione è il mezzo che ti farà percorrere la strada verso il tuo personale benessere.

E sarò felice di accompagnarti in questo percorso.

 

 

Photo by Goutham Krishna – Unsplash
Bilanci di tempo ed energia

Bilanci di tempo ed energia

Come dicevo parlando di bilancio di sostenibilità personale due sono le voci che vanno considerate con attenzione: energia e tempo.

In verità tutte le risorse finite vanno considerate con attenzione, anche lo spazio e le economie, ma di questo ne abbiamo già parlato la scorsa settimanaFinalmente ora è giunto il momento di occuparci di ciò che ti fa sentire in affanno, ti dà la sensazione di non concludere nulla, ti fa sentire la stanchezza a fine giornata.

Queste sensazioni il più delle volte sono date da una gestione delle proprie energie e del proprio tempo che non tengono conto di come si è fatti e di una corretta distribuzione delle cose nell’arco della giornata.

Imparare a gestire il proprio tempo è un percorso di consapevolezza, di conoscenza di sé e delle proprie esigenze, delle proprie debolezze e dei propri punti di forza.

È un percorso che continua nel tempo, perché tu cambi, ti evolvi nel tempo e cambiano le tue esigenze, le tue priorità.

Quindi sì, è una cosa a volte stancante, ma che dà molta serenità.

Come sai, questi percorsi sono il cuore del mio lavoro, ma per iniziare voglio condividere con te due aspetti che a mio avviso è bene conoscere per partire con il piede giusto.

 

IN PRIMIS BISOGNA CONOSCESRSI

 

Sembra una banalità, ma il più delle volte quando vedo gli impegni in un’agenda vedo che sono organizzati in modo classico senza tener conto delle caratteristiche personali.

Ora, è certo che bisogna venire incontro alle esigenze di tutti in un team di lavoro o in una riunione, ma è altrettanto vero che non tutte le persone sono produttive negli stessi momenti.

C’è chi adora svegliarsi la mattina presto e andare a correre o meditare, chi non pensa nemmeno di andare a dormire prima dell’una di notte, chi dopo pranzo non può affrontare nulla di impegnativo e chi invece lavora come un treno.

Solo se sai come affronti la giornata, sai dove mettere le cose più impegnative. Solo se sai quanto un compito ti stanca puoi alternare correttamente attività che mangiano energia e che danno energia.

Se non inizi a dare spazio al tuo modo di essere sprecherai molte molte energie inutilmente, farai lo stesso le cose, ma ti stancherai di più e probabilmente ci metterai di più.

 

IL PERFEZIONISMO, LE ABITUDINI, SONO CATTIVI CONSIGLIERI

 

Nel lavoro ci sono due enormi mostri mangia tempo: il perfezionismo e le abitudini, non tutte, ma quelle che fai giusto per fare.

Sì, lo so che stai già pensando che è ovvio che il perfezionismo non sia d’aiuto e che la perfezione non si raggiunge mai. Ma una cosa la voglio aggiungere: tu sai qual è il livello della tua perfezione, non le persone che ti ascoltano, che ricevono i tuoi lavori. Spesso la tua asticella è molto più alta di quella delle altre persone. Non ti sto ovviamente dicendo di lavorare male, ma semplicemente che c’è una differenza tra un lavoro ben fatto e uno quasi perfetto (perché tanto perfetto non lo sarà mai) e la differenza sono tante, troppe ore di lavoro.

Molto meglio fermarsi al ben fatto.

Il secondo mostro magia tempo sono le cose che si fanno tanto per fare, per abitudine, perché le ho sempre fatte e perché mi hanno detto che si fa così.

Fermati! È ora di riprendere il controllo del tempo, se sono cose che servono si fanno e altrimenti… lascia andare! Anche nel rispetto delle tue personali priorità.

È davvero fondamentale valutare l’utilità delle cose e soprattutto trovare la strategia per farlo in meno tempo possibile, o meglio, nel giusto tempo.

Per tutto il resto… c’è il cestino, che equivale a più tempo per te.

 

E tu come te la cavi con questi mostri e con la conoscenza del tuo tempo? Hai voglia di prendere in mano la tua sostenibilità personale, le tue energie e il tuo tempo? Mi auguro la risposta sia sì, perché, ne sono certa, potresti scoprire delle cose che non immagini e trovare un profondo benessere!

E io questo desidero per te!

 

 

Photo by Aaron Burden – Unsplash
Il benessere comincia da…

Il benessere comincia da…

Il benessere comincia da ciò che ti circonda.

Sentirti o meno a tuo agio dipende da quanto riesci a rilassarti dove sei. Ecco perché è così importante creare uno spazio di lavoro adatto alle tue esigenze e una casa che sia un luogo dove riposarti, rilassarti, essere così come sei.

E per la stessa ragione è altrettanto importante valutare ciò che ti circonda in termini di oggetti, che di fatto occupano i tuoi spazi.

La regola d’oro per decidere se vuoi che qualcosa rimanga con te o meno è rispondere alle domande:

  • Mi piace? Mi dà benessere?
  • Mi è utile? Funziona?
  • È per me importante?

La risposta deve essere sempre sì ad almeno una delle tre domande e il numero di oggetti deve diminuire man mano che scendi nell’elenco. In estrema sintesi puoi tenere tutto ciò che ti piace e ti dà benessere, una quantità discreta di cose utili e poche cose significative, cioè per te importanti.

Ma come mai è così difficile eliminare tutto ciò che non risponde a queste domande?

Le ragioni sono tante, e oggi ne voglio condividere alcune con te

 

TU NON SEI I TUOI OGGETTI, NON VALI QUANTO LORO, VALI DI PIÙ 

Spesso ci si attacca morbosamente a un oggetto perché è un ricordo, perché si ha l’idea che sia il veicolo di un’emozione, ma la verità è che i ricordi, le emozioni sono dentro di noi e non dipendono da oggetti o cose, possono infatti essere rievocate anche senza questi oggetti, quindi… non occorre avere sempre con sé ogni cosa, ma, al contrario, vale la pena scegliere accuratamente ciò che è un tesoro: qualcosa di molto importante, non necessariamente utile, che per questo è significativo. Questo, e solo questo, deve rimanere con te.

Il tuo valore non è dato da ciò che ti circondi, tu sei molto di più, quindi anche se è difficile lasciar andare qualcosa che è costato molto, tu… sei molto di più.

 

IL FUTURO POTREBBE STUPIRTI

Avere cose, oggetti, alternative è fortemente rassicurante. Dà l’idea di poter essere capaci di affrontare le avversità della vita. Da un lato è certo: ci vogliono gli strumenti giusti, ma di fatto non occorre nulla di più.

Questa è una profonda consapevolezza: il tuo bagaglio di esperienze, di capacità rimane con te indipendentemente dagli oggetti che possiedi e non saranno questi a farti affrontare le avversità, ma sarà il tuo approccio.

Quando vai in montagna vorresti avere l’attrezzatura giusta, ma lo zaino è uno spazio finito, è quindi necessario mettere solo ciò che serve. Pensaci però: molte persone arrivano in cima a montagna altissime con zaini normali, quindi… si tratta solo di saper scegliere.

E poi, perché il futuro deve essere necessariamente peggiore? Perché dovrebbero esserci solo avversità?
Il futuro potrebbe stupirti e soprattutto potresti stupirti della tua capacità di affrontarlo con i mezzi che hai.

 

SE NON C’E’ SPAZIO, NON CI SONO AGGIUNTE

Lo spazio è una risorsa finita, ma spesso non si considera questo aspetto… forse capita solo con le valigie 😉

Eppure è un principio che funziona in generale, quindi… se vuoi far entrare qualcosa, qualcosa deve uscire. Verità scomoda e sempre valida.

Quindi, se vuoi cambiare le cose, è bene lasciar andare qualcosa per far entrare qualcos’altro.

 

 

Le ragioni che rendono difficile eliminare gli oggetti sono tante, queste sono solo alcune, ma credo siano un buon punto di partenza per un “sano” decluttering, quello cioè che ti porterà al benessere.

Lasciare che ciò che non serve, che non ti piace, che non ti emoziona riempie i tuoi spazi e non crea solo confusione, ma ti distoglie da ciò che è importante, ti nega l’opportunità di cogliere nuove occasioni, rimanda le scelte importanti e, se ci pensi bene, è una spesa e toglie piacere alla vita.

È il momento: hai l’opportunità di avere con te solo ciò che ti fa essere ciò che sei, nella tua versione migliore, quindi non temere… e lascia andare.

 

 

Photo by Temitope Amodu – Unsplash

Bilanci e sostenibilità

Bilanci e sostenibilità

Una distesa di neve che luccica al sole del mattino, un bosco silenzioso, un ruscello in parte ghiacciato… tutte queste immagini mi suscitano grande benessere, e a te?

Il valore dell’ambiente anche da un punto di vista estetico è stato riconosciuto, non da molto tempo, come tale e fa parte dei servizi ecosistemici.

Lo so, questo blog parla di organizzazione, ma ogni anno mi piace dedicare il primo post dell’anno a un tema ambientale. Non ti preoccupare il legame con l’organizzazione c’è, porta solo un po’ di pazienza.

Tornando ai servizi ecosistemici, sono fondamentali perché sono l’insieme di quei processi che l’ambiente naturalmente svolge, e che per l’uomo sono indispensabili, tant’è che li usa quotidianamente.

Piccola parentesi un po’ scientifica, i servizi sono di quattro tipi.

  • Supporto alla vita (Supporting). Tutti i processi necessari per la produzione di tutti gli altri servizi ecosistemici fondamentali per la biodiversità: cibo, materie prime, variabilità biologica, acqua dolce
  • Regolazione (Regulating). Processi che determinano il funzionamento e l’equilibrio degli ecosistemi: regolazione gas, clima, acque, erosione, protezione dissesti idrologici, regolazione impollinazione, habitat per la biodiversità
  • Approvvigionamento (Provisioning). Fornitura di risorse che gli ecosistemi naturali e semi-naturali producono: ossigeno, acqua, cibo e via dicendo.
  • Culturali (Cultural). Gli ecosistemi naturali contribuiscono al mantenimento della salute umana grazie al loro valore e alla loro funzione di: ispirazione, arricchimento spirituale, sviluppo cognitivo, esperienze ricreative ed estetiche.

Ok, dirai, ma ora che lo so cosa mi cambia?

Ecco il punto cruciale, spesso questi servizi pur essendo indispensabili, sono anche dati per scontati, e non messi in conto.

Hai mai pensato di pagare per l’ossigeno che hai a disposizione? E per la pioggia che è di fatto acqua pulita? E per il bosco che ti dà benessere? Siamo disposti a pagare per il legname, per l’acqua, ma anche in questo caso, solo se costa poco.

Ecco uno dei tanti punti difficili della sostenibilità e dei conti ambientali. Se è di tutti, non è di nessuno e quindi posso usarne a piene mani senza rendere conto a nessuno.

I conti non tornano, ci sono aspetti che mancano nel bilancio. E io credo sia tempo di considerarli.

Certo non sarò io, né tu, a iniziare a pagare concretamente, ma direi che ci sono molti modi per “pagare”.

 

Il primo tra tutti è quello di considerare la cosa, consapevolmente, e agire di conseguenza, in tante piccole cose.

  • Pensare che stai usando una risorsa quando apri il rubinetto, fai la doccia e non sprecarla.
  • Fare bene la raccolta dell’umido perché è una nuova risorsa.
  • Limitare il tuo impatto quando sei nella natura evitando di sprecare risorse. E qui si apre un mondo, perché è proprio un modo di vivere e comportarsi, per cui ho scelto di creare Q.B. la mia newsletter e per cui qui, ora, mi limito a due esempi semplici: non portare a casa souvenir naturali come sassi, sabbia, tronchi e, quando sei in un rifugio, non fare richieste fuori luogo tipo le patatine fritte o una bevanda gelata.
  • Pensare, quando lavi i tuoi capi, ad abbassare le temperature e a lavare il giusto, non troppo, evitando di disperdere micro-particelle di tessuto nelle acque.
  • Prediligere la qualità, sia che si tratti di abiti, sia che si tratti di cibo.
  • Riconoscere il valore di un bosco in città, del silenzio in montagna e della battigia di conchiglie rotte e resti di tronchi al mare.

Potrei continuare a lungo, ma lo lascio fare a te… sono certa troverai i tuoi modi. Anche piccole azioni, ma comunque importanti e utili. Non pensare che se sono piccole, non servono. Anche una montagna si scala a piccoli passi.

Hai portato molta pazienza, ecco il legame con l’organizzazione.

Ci sono tante cose che probabilmente non consideri anche nella tua organizzazione personale e così come la natura, sono fondamentali, vitali direi, ma hanno un costo.

In questo caso i costi sono in termini di benessere.

Mi sto riferendo a tutte quelle abitudini che occupano spazi e tempi, a tutte quelle attività che portano via energie.

Perché ogni cosa che fai ha un costo in termini di tempo, energia, spazio e quindi anche questi aspetti vanno conteggiati.

Se vuoi quindi considerare il tuo benessere, ora è tempo di tenere in attivo il bilancio!

Quindi di tagliare, e per farlo, prima è bene valutare cosa eliminare. Ecco una buona cosa da fare a inizio anno: un po’ di consapevolezza su ciò che ruba alle tue risorse senza dare guadagno e senza troppe remore… tagliare!

Ne parleremo anche nei prossimi post, ma intanto tu rifletti sui necessari tagli al tuo bilancio.

 

 

Photo by Selina