Dopo aver affrontato il tema della scrivania come luogo di partenza della tua produttività, dell’importanza della scrivania analogica – che può anche non essere una vera scrivania – e dell’organizzazione della scrivania digitale… veniamo al dunque, e cioè al fatto di poter lavorare bene ovunque.

È possibile?

Hai mai notato che cambiando postazione di lavoro spesso fluiscono sì nuove idee, ma che all’inizio ci si trova spaesati, come se non avere attorno a sé le stesse cose possa creare delle difficoltà lavorative, o meglio una piccola perdita di produttività?

Ecco, quindi, qualche idea per non perderla, ma, al contrario per avere sempre le cose giuste nel posto giusto e poter apprezzare la flessibilità di poter lavorare ovunque… bene!

DESKTOP AGILE

Come abbiamo visto nell’organizzazione della scrivania digitale, se fai in modo di utilizzare il desktop del tuo pc come uno spazio di lavoro e non come un archivio, anche temporaneo di file, è molto semplice poi potersi svincolare da un pc e avere comunque con sé ciò che serve.

Per quanto riguarda i tuoi dati puoi costruire un archivio on line dei tuoi dati dei lavori in corso, quello che io chiamo archivio dati corrente. È molto utile perché così potrai avere accesso a ciò che ti serve ovunque tu sia. Se poi nei pc che usi di più scarichi le App di riferimento potrai non sentire la differenza rispetto a lavorare sul disco fisso del pc.

E, fatto trenta, facciamo trentuno, crea i collegamenti anche alla barra del tuo browser così, sarà in tutto e per tutto la stessa cosa.

NOTE A PORTATA DI MANO E DI CLICK

Ecco che per potersi permettere di lavorare da tanti luoghi diversi è utile avere con sé tutte le note che servono, quindi:

• per le note digitali, usa App che siano poi facilmente accessibili on line. Io ti consiglio Trello per le raccolte di idee, Todo e Keep per le liste, la prima per le liste vere e proprie, la seconda anche per qualche nota al volo e personale, e Milanote per tutto il resto, soprattutto per la raccolta di immagini, idee, articoli… perché puoi creare delle bacheche come piacciono a te.

Se vuoi approfondire l’argomento, ecco un post in più.

• per le note analogiche, via ai quadernini, ma che siano piccoli, leggeri e facilmente raggruppabili. Puoi anche usare uno stesso quaderno e sfruttarlo in punti diversi, come per un bullet journal, con delle etichette che ti aiutino a individuare le varie sezioni.

USA GLI STRUMENTI GIUSTI

Sai che ci tengo a che siano utilizzati gli strumenti giusti e questo significa avere con sé le penne giuste, i quaderni giusti… e via dicendo.

Ecco che puoi creare un piccolo ufficio portatile, cioè fare in modo che gli strumenti che ti sono più congeniali e che usi sempre ti seguano. Si tratta di fare un po’ di analisi e vedere cosa usi di più e come. Io ti consiglio di utilizzare astucci e pochette nell’idea di avere uno o due livelli di lavoro diversi. Mi spiego: devo fare il mio lavoro quotidiano e quindi mi sposto in giornata? Livello uno: basterà avere con me carta e penna. Questo significa il mio astuccio con le penne fidate: la mitica Pilot, la matita, la gomma, una penna colorata e un pennarello. E la carta, cioè gli strumenti carta che uso di più: agenda, blocco delle note e basta. Così posso spostarmi agilmente perché avendo queste due cose e il pc, impostato come detto nei primi due punti, sarà come lavorare nel mio spazio dedicato a casa.

Livello due: quando mi sposto per un cliente avrò con me la pochette che raccoglie tutto l’indispensabile per lavorare bene: post-it, graffette, elastici, scotch, cucitrice (piccola)… basta limitare il numero degli oggetti e ordinare tutto nelle tasche di un buon organizer.

Livello tre: quando mi sposto per un’attività di docenza, e qui si viaggia a pieno carico e cioè tutto quello che ho di solito più: pennarello per i fogli e la lavagna, cavo per il pc, puntatore, penna usb, prolunga…. Qui vale il concetto “e se” e quindi meglio una cosa in più che in meno. Sicuramente sarà un muoversi più pesante, ma come detto, necessario solo una volta ogni tanto, il più delle volte basta il livello uno.

Il trucco sta nell’usare anche a casa gli stessi strumenti.

Ecco che l’organizer starà bene in un cassetto o nel piano della scrivania e così il contenitore per i “pennarelli da momento creativo” può essere sia appoggiato alla scrivania sia portato in borsa in un attimo, insomma… ancora una volta basta avere gli strumenti giusti!

Con questi tre accorgimenti lavorare da casa, in ufficio o dove più ti piace non sarà più un problema, avrai tutto con te e soprattutto potrai accedere alle informazioni in un click, lavorare agilmente sui tuoi file e non perdere di vista nemmeno un pennarello 😉

Provare per credere. E… aspetto i risultati nei commenti!

Photo by Oliur – Unsplash