Tempi morti? Fai lavorare le tue orecchie!

Tempi morti? Fai lavorare le tue orecchie!

Ti ho già parlato del fatto che ogni momento è buono e che a me piace organizzare i tempi morti. Più che altro mi piace dedicare il tempo a ciò che più mi piace. Se sono stanca e ho un tempo morto cerco di rilassarmi e distrarmi, ma se ho dei lunghi tempi morti e voglio fare qualcosa… mi piacere trovare delle soluzioni adatte.

Questo mese ti parlo dell’ascolto.

Quindi, se vuoi darti al relax, perché non ascoltare la natura intorno a noi? La primavera sta scoppiando, aguzza i tuoi sensi e ascolta gli uccellini, il vento tra le foglie, i suoni che ti circondano. E se sei per strada, senza farti troppo gli affari degli altri, ascolta ciò che dicono. Hai mai provato ad osservare e ascoltare il mondo intorno a te? Può essere di grande ispirazione, quindi dedica un po’ del tuo tempo libero a conoscere ciò che ti circonda.

Se invece vuoi fare qualcosa di più impegnativo, hai mai pensato agli audiolibri? Sono molto utili se ad esempio fai lunghi tragitti in macchina o a piedi, sono anche d’aiuto per alleviare la mente se stai facendo cose un po’ noiose e ripetitive.

Ecco quindi che in internet puoi trovare un sacco di libri letti dagli autori stessi o da voci molto capaci. E perché non ascoltare un manuale su qualcosa di nuovo o dei podcast?

Organizzati in modo da avere sul cellulare o sulla musica della macchina un audiolibro e così anche il prossimo viaggio potrà essere più interessante!

E tu, hai qualche audio libro da consigliare? Scrivilo nei commenti 😉

Mi appunto giusto il nome ed il telefono

Mi appunto giusto il nome ed il telefono

Quante volte siamo ad un incontro, un convegno, una fiera.. e facciamo incetta di biglietti da vista? Conosciamo un sacco di persone e poi.. come ricordarsi tutto a distanza anche solo di una settimana?

Per semplificarmi la vita, appena li prendo, annoto subito qualche parola chiave: in che circostanza mi è stato dato e qualche informazione in più sulla persona. Se posso scrivo direttamente sul biglietto, altrimenti un post-it va benissimo. E’ importante farlo a mente fresca perché in questo caso il “lo farò dopo” è molto controproducente. C’è chi addirittura fa una foto della persona 😉 valuta se è il caso, ma magari pensa a mettere la tua nel biglietto da visita.

Una volta rientrati in ufficio c’è il problema di come metterli via: archiviazione e catalogazione.

A mio avviso sono molto utili i raccoglitori trasparenti, in questo caso raggruppali per evento e metti delle note per ricordare il più possibile delle persone.

In alternativa ci sono dei fogli a buchi fatti apposta. Questo permette, ad esempio, di mettere dei singoli fogli nel raccoglitore del progetto dedicato.

Quello che proprio ti sconsiglio è di metterli nelle scatoline da biglietti da vista, perché così saranno difficilmente consultabili e catalogabili e quindi presto diventeranno inutili.

Anche per i biglietti da visita prevedi una cernita una tantum, non occorre tenere quelli che nel lungo termine non ci servono più, o che non sono aggiornati o dei quali non ricordiamo nulla.

E se poi ti servono e quando non sei in ufficio? Ecco un’idea: io ho scelto un’app dove raggrupparli. Ce ne sono tantissime, io ti consiglio di sceglierne una che abbia almeno queste caratteristiche:

  • faccia il back up dei dati e sia consultabile on line oltre che da cellulare;
  • scansioni i biglietti, così da non dover inserire tutti i dati a mano;
  • abbia la possibilità di mettere delle categorie, così potrai dividere i biglietti da vista dei clienti, dei servizi e magari quelli del ristorante. Non è piacevole tornare in una città visitata e ritrovare quel localino che ci era piaciuto tanto? Ed ecco che la nostra raccolta ci torna utile per tante cose 😉

E mi raccomando, il tuo biglietto da vista.. ricorda che di averne sempre uno con te, quindi, magari lasciane un paio nel portafoglio se proprio non vuoi avere il porta biglietti con te!

Ma in riunione non basta ascoltare?

Ma in riunione non basta ascoltare?

Una riflessione sulle riunioni e le note.. possono esserci davvero d’aiuto? Non è forse sufficiente ascoltare? Ecco un po’ di buone ragioni per prendere appunti con metodo.

Pensando ad una riunione e alle relative note, vengono subito in mente i verbali. Il verbale però è la trascrizione di ciò che avviene durante l’incontro e ci serve piuttosto in un secondo memento per ricordare ciò che è stato detto, fatto e deciso. Sono altre gli appunti che ci possono tornare molto utili in riunione, vediamoli dunque insieme.

Ancora una volta prendiamo carta e penna e iniziamo con il dividere il foglio in due aree.

Mentre ascolti prendi nota delle parole chiave del tuo interlocutore, nell’area di sinistra del foglio. Non scrivere tutto ciò che si dice, annota solo i concetti più significativi.

Questo ti aiuterà ad ascoltare con attenzione. Spesso, infatti, mentre ascoltiamo ci vengono in mente idee, vorremmo dire la nostra, e finiamo per concentrarci su questi pensieri e non ascoltare con tutta la nostra attenzione, che invece è la cosa più importante.

Se poi ti vengono in mente concetti che vuoi condividere legati a queste parole, annotali a destra. Annota anche le domande.

Questa seconda sezione è importante perché ti aiuterà nel momento in cui dovrai intervenire: potrai riprendere la parola chiave detta dal tuo interlocutore e poi esprimere le tue idee secondo la scaletta delle tue parole chiave, quelle sulla destra, senza perderti nel discorso o dimenticare qualche concetto.

E lo stesso vale per le domande., così facendo saranno puntuali e strutturate.

Se poi le idee e le domande non sono adatte alle circostanze della riunione, avrai comunque una nota pronta da aggiungere alla tua “to do list”.

In particolare, se fossi proprio tu la persona incaricata per la moderazione di una riunione, questo tipo di note possono tornarti molto utili per guidare strategicamente la discussione: non perderai concetti e riferimenti e così sarà più semplice dare a tutti il proprio spazio ed il giusto tempo.

Ad esempio puoi:

  • valutare se da più persone emerge una questione chiave comune che non avevi valutato;
  • posporre domande o argomenti se discuterli al momento non risulta efficace;
  • tenere a mente delle assunzioni che vengono dette all’inizio del meeting;
  • riportare l’attenzione su cose solo accentate perché qualcuno aveva poi portato la discussione altrove.

Se fossi interessato a conoscere al meglio la questione ti segnalo l’articolo che mi ha suggerito queste riflessioni.

Ricorda: una riunione è un investimento di tempo ed energie per te e per gli altri, quindi usala al meglio.

Dai ascolto e sii presente, questo è sicuramente il modo per rendere gli incontri efficienti, così come delle buone note!

Un buon metodo per non scordare proprio nulla quando si parte

Un buon metodo per non scordare proprio nulla quando si parte

Ti capita di chiederti un sacco di volte “Mi sono ricordato tutto?” “Ma quel documento l’ho preso?” Partire per una trasferta può essere fonte di ansia e stress e spesso ci si riduce all’ultimo per preparare tutti i documenti necessari, proprio quando la mente si svuota, e diventa assai facile dimenticare qualcosa.

Il mio consiglio, come sempre, è quello di pensarci prima e ti suggerisco di utilizzare un file come questo e adattarlo alle tue esigenze. Si tratta di una check list che potrai modificare secondo le tue esigenze.

Una prima sezione è quella dedicata alla parte diciamo più di “rappresentanza”, cioè tutte quelle cose che è bene avere sempre con sé: le brochure informative dell’azienda o del progetto in questione, i biglietti da visita e via dicendo. Se poi devi presentare qualcosa in una fiera, in un convegno allora in questa categoria rientreranno anche le presentazioni (power point o pdf ) standard dell’azienda, i video (portane una copia con te, non affidarti al canale youtube, potrebbe mancare internet), i poster e così via.

Poi ci sono i materiali dei progetti sui quali stai lavorando, quindi per ogni progetto fai una lista dei file che devi avere con te. Non dimenticare le liste di riferimento, come quella dei contatti, dei clienti, dei partecipanti, dei campioni.. insomma tutto ciò che ti può servire.

Infine ci sono i materiali che appartengono alla logistica che è bene avere sempre con sé: pc, proiettore, cavi per le connessioni, carta, penne e se devi fare workshop o simili non scordare pennarelli, post-it, gomma stick e fogli per lavorare.

Crea dunque la check list specifica per te, poi spunta una ad una tutte le voci raccogliendo i materiali tutti nello stesso posto, sia si tratti di file, quindi tutti nella stessa cartella temporanea sul desktop, sia materialmente, mettendo tutte le cose vicine nello stesso posto: su un tavolo o su un ripiano, così sarà più semplice controllare anche visivamente di non aver scordato nulla.

Fai un controllo finale della tua check list e accertati di aver depennato tutti i punti, crea una copia dei file anche nella pennetta che avrai con te e magari nel Cloud ed impacchetta, imballa e metti nelle borse i vari materiali. Ora sei pronto per partire!

La check list può essere utile anche per controllare, una volta finito l’incontro, la riunione, la fiera.. di non scordare nulla lì. Quante volte la pennetta usb rimane attaccata al pc della sala conferenze?

Come essere padroni delle mail fuori ufficio

Come essere padroni delle mail fuori ufficio

Ormai le mail si leggono ovunque siamo e anche un po’ troppo di frequente. Regola fondamentale per una corretta gestione della posta elettronica è invece di quella essersene padroni, cioè di scegliere il momento nel quale ci colleghiamo al nostro account e non essere schiavi di un trillo o di una brutta abitudine, come ad esempio quella di controllare senza sosta il nostro telefono, “sai mai ci sia qualche novità”.

A meno che tu non lavori in un servizio di pronto intervento, puoi permetterti di controllare la mail ogni mezz’ora e non ogni cinque minuti. Se poi stai andando ad un colloquio o una riunione, ricorda di abbassare la suoneria, non è bello per nessuno essere interrotti da un trillo.. e soprattutto dare tutta la tua attenzione a chi ti ascolta ti ripagherà sicuramente.

Come semplificarci dunque la vita e tenere sotto controllo le mail mentre siamo fuori dal nostro ufficio? Una cosa utile, sia in ufficio, sia fuori, è quella di avere un unico punto di raccolta per tutte le mail, così da non fare confusione e controllarle tutte insieme.

Se scegli questa soluzione, presta attenzione all’account dal quale invii i messaggi, cioè il nome che poi il destinatario vedrà come riferimento. Sono piccole cose, ma se sulla stesso inbox hai sincronizzato iltuonome.cognome@dominio.it e raggiodisole@dominio.it non è il caso che il cliente con il quale inizi a lavorare veda il tuo indirizzo privato.

Altra cosa che aiuta molto la tua immagine e che è davvero un piccolo trucco organizzativo, è quello di impostare la firma della propria mail in tutti i sistemi che utilizziamo per mandare mail. Cioè non solo dal programma di posta del pc, ma anche nel cellulare, nel tablet e anche nel sistema di posta on line, nella webmail per intendersi. E’ infatti molto utile, oltre che professionale, che ogni mail contenga i conttatti di riferimento, così se qualcuno dovrà chiamarci non avrà più scuse per trovare il nostro numero!

Io ti consiglio anche di utilizzare sistemi che sincronizzino le informazioni di mail lette, cartelle e via dicendo tra pc, tablet e cellulare. Ormai lo fanno tutte le app, ma evita di avere programmi che si limitino a farti leggere le mail senza poi poterle archiviare nelle tue cartelle o che poi ripropongano le mail come non lette quando apri il pc. Che tu le legga dal cellulare, o dal pc, deve essere un unico inbox con le stesse caratteristiche. Così facendo limiti la confusione ed il doppio lavoro.

Attenzione poi anche agli allegati, fai in modo di poterli leggere anche dal cellulare. Lo so, non è una lettura efficiente e scaricarli significa usare traffico dati, ma se si tratta di una pagina pdf, non dovrebbero esserci problemi. Se è un file più pesante, diamo per scontato che ti serva un tempo maggiore per leggerlo e quindi non è una cosa che richiede solo cinque minuti e che potrai fare al telefono.

Già perché il punto al quale volevo arrivare è proprio questo: quando guardi le mail cerca di eseguire la prima analisi di screening: scarta ciò che non serve: pubblicità, spam e mail che non ti interessano. Se ne hai nel tuo inbox, eliminali al momento. Magari, in un momento di calma potresti programmare un decluttering informatico e cancellarti da tutte le newsletter e simili che non ti interessano, così da risolvere il problema a monte. 🙂

Tornando alla lettura di screening, procedi poi con le cose che richiedono meno di due minuti. Rispondi alle mail che hanno domande puntuali e rapide, magari spendendo un po’ di attenzione in più anche se rispondi dal cellulare. Non piace a nessuno ricevere una riga sgrammaticata con sotto “inviato da..”, quindi spendi il tempo giusto con un po’ di netiquette.

Per tutto ciò che è più lungo e richiede tempo, utilizza l’etichetta “da fare” e archivia nella cartella tutti questi messaggi. Così facendo il tuo inbox sarà leggero ed efficace. Poi quando avrai una mezzora per lavorare o sarai tornato in ufficio, basterà riprendere l’etichetta “da fare” e avrai la tua “to do list”.

Basta un po’ di abitudine e sarai tu a decidere quando e come leggere le mail, non saranno più loro a fare da padrone al tuo tempo. Che ne dici, non ne vale la pena?