Liste produttive

Liste produttive

E se non uso l’agenda, come faccio a decidere cosa fare oggi?

Con una lista ben fatta!

Un po’ di consiglio te li avevo dati qui.

Le liste devo essere agili e a portata di mano. Se questo è vero per tutte le liste, è vero in particolare per la todolist.

In cosa si differenzia questa dalle liste generiche? Semplice: è l’elenco delle cose che vuoi fare oggi.

Ecco quindi cosa non può mancare:

 

LE PRIORITÀ DELLA GIORNATA: LE TRE COSE CHE VUOI FARE OGGI

 

Attenzione, sembra una cosa da poco, ma scegliere su cosa concentrare la propria azione è il segreto della produttività. La tentazione di mettere molti più punti di quanti non se ne possano fare davvero è sempre alta, quindi ti consiglio di limitarti a tre.
In più, ti dirò che in certi periodi di vita, consiglio addirittura di focalizzarsi su un’unica priorità al giorno.

Anche perché spesso capita che si debbano fare tante cose in ambiti diversi e, proprio per questa ragione, è meglio focalizzarsi su un compito per ruolo, dove per ruolo intendo uno degli aspetti della tua vita: il lavoro, la famiglia, il proprio tempo personale.

Nelle tue priorità giornaliere devono starci tutti i tuoi ruoli e quindi le tue priorità li devono comprendere tutti. Magari un giorno le tre priorità sono tutte lavorative e in un altro sono una per tipo, o può capitare, che siano tutte extra-lavorative.

Considerando tutti glia spetti darai più equilibrio alle tue giornate e eviterai di essere sempre in affanno.

 

LE PICCOLE COSE DA FARE DA NON DIMENTICARE

 

Oltre alle cose importanti ci sono spesso molte piccole cose che si dimenticano, il mio consiglio è: scrivile subito in lista e cerca di eliminarle quanto prima, soprattutto se richiedono meno di due minuti.

Nella pianificazione giornaliera, una volta fatta la rana, e quindi la priorità n.1, consiglio di lasciare un po’ di tempo per le urgenze dell’ultimo minuto o per la gestione degli imprevisti. Se questi non ci sono, vale la pena “togliere” un po’ di cose piccole, ma ingombranti.

Il problema delle tante piccole cose è che:

  • ci sono sempre
  • sono tante
  • sono piccole da fare
  • ma riempiono la mente per essere ricordate

In termini di produttività sono cose da eliminare il prima possibile. Tanto meglio quindi dedicare una mezz’ora a smaltirne un po’. Questo per avere quanto prima la preziosa sensazione di leggerezza che permette di potersi dedicare a tutto il resto “mente e corpo”!

 

UN AIUTO

 

Semplificati la vita e

  • se devi fare telefonate, commissioni, annota cosa ti serve;
  • se è una telefonata a un numero che non hai in rubrica scrivi a fianco il numero;
  • se è una commissione, scrivi ciò che devi fare in modo specifico, così da capire a cosa ti riferisci. E via dicendo.

In breve, aiutati a capire il punto della lista.

 

Per queste ragioni, se ami le liste di carta, vanno benissimo i blocchetti precompilati dove ogni giorno puoi segnare cosa fare, ma attenzione che:

  • Ci sia spazio per un numero sufficiente di cose, ma anche che non siano troppe. Altrimenti non arriverai in fondo e ti ritroverai a riscriverle.
  • Non ci siano troppe cose extra: sì allo slot telefonate, mail… ma siamo sicuri non possano andare nella lista stessa?
  • No alle cose che non si esauriscono nella giornata: habit traker, frase del giorno… è una todolist e serve solo per oggi, non affezionarti allo strumento perdendo di vista il contenuto.

Forse il più delle volte un banale foglio di carta è più che sufficiente e ti permette, una volta cancellate le cose da fare, di buttare il tutto e passare a domani 😉

 

Ancora una volta ti ricordo quanto sia importante andare a guardare il contenuto, lo strumento e non il contorno… lo so è pesante, e, lo ammette un’amante della cancelleria come me, ma….

produttività fa spesso rima con semplicità!

E tu, dove fai la tua lista?

 

 

Photo by Torbjorn Helgesen – Unsplash

 

 

Se avessi più tempo…

Se avessi più tempo…

TEMPO: “Serie più o meno ampia di istanti, compresa entro limiti definiti o vaghi, corrispondente alla durata di qualche cosa: un anno, un mese, un giorno di t.; in espressioni generiche: periodo, spazio, intervallo di t.; per molto o per lungo t., per poco o per breve t.; per qualche t.; per un t. limitato, illimitato, indefinito; per lungo lasso di t.”

Cit Treccani

 

Il tempo è difficilmente definibile. Molto spesso lo identifichiamo con i suoi aggettivi: sfuggente, inesorabile, eterno, leggero… e a lungo si potrebbe continuare.

Il tempo è legato alla nostra percezione del tempo stesso: a volte non passa più, a volte scorre velocissimo. Questo anche se il tempo, di fatto, è sempre lo stesso, cioè astronomicamente parlando, la quantità è sempre la stessa.

L’esigenza di molte persone con le quali lavoro è quella di moltiplicare il tempo, sperando cioè di farci stare molte più cose di quelle che realisticamente possono essere contenute, come in una borsa di Mary Poppins, per intenderci.

Questo desiderio di allungare il tempo nasce spesso da un ascolto superficiale delle proprie necessità.

Se avessi più tempo, sapresti come investirlo?

“Certo” risponderai “Se avessi un giorno in più, lo passerei sul divano a oziare” o magari “andrei a fare un giro in montagna”.

Ma se avessi un’ora in più sapresti come investirla?

Ecco il nocciolo della questione. Se si ragiona per macro-obiettivi è facile trovare qualcosa fa fare, ma se si ragiona sul piccolo, molto spesso non lo è, perché si deve lavorare sul concreto su ciò che operativamente è possibile fare.

E la differenza sta nel fatto che nell’astratto barriere e limiti si fanno meno concreti, mentre nel quotidiano sono molto ben percepiti.

Pensando di avere molto tempo a disposizione si pensa a una situazione irrealistica dove le capacità personali sono differenti, spesso migliori: si è padroni del tempo, si hanno le capacità per portare a termine progetti che ora non risultano fattibili, si danno per acquisite capacità che ora mancano.
In sintesi, si pensa a una versione di sé migliore di quella che si è: più abile, più consapevole, più efficace.

Ed ecco che la differenza tra quel sé e quello reale diventano una barriera, un ostacolo alla gestione del tempo, quello di oggi però!

Sei così sicuro che “quel tu”, in quella dimensione con tanto tempo, non possa essere lo “stesso tu” di oggi?

A far coincidere quella visione con la realtà c’è semplicemente la declinazione di un progetto nei suoi passi concreti. Quindi, molto più semplicemente, a partire dalla singola ora e non dalla giornata intera.

La pianificazione serve a questo: a farti capire come raggiungere quella visione ideale, come avere la giornata per sé, ma lavorando sulle singole ore e non sulla giornata. Questo perché non si può lavorare su un giorno, non è possibile capire quali azioni fare, in che sequenza e in che modo. Il lavoro si fa nel piccolo, nelle singole ore che fanno una giornata e nelle giornate che fanno un piano.

Quindi quando pensi di voler avere più tempo, pensa piuttosto a come lavorare per averne di più, e prima ancora a cosa vuoi mettere in quel tempo e cosa devi fare per raggiugere quell’obiettivo.

Ecco che il tempo magicamente non sfugge, non è nemmeno eterno, è semplicemente il tuo, investito come lo desideri.

Sei pronto a pianificare il tuo tempo?

 

 
Photo by Akram Huseyn – Unsplash
Stresslaxing

Stresslaxing

v. Being stresses that relaxing makes you more stresses because you’re not working on what’s making you stressed.

 Perdendo un po’ di tempo su Instagram, ebbene sì lo faccio anch’io, ho trovato questo post di @momsbehavingbadly che mi ha fatto riflettere.

Estate, periodo di relax. Beh, non per tutti, solo per chi ha un po’ di ferie, ma forse nemmeno per loro.

Come possono le ferie essere un periodo stressante?

Beh, lo possono essere per un sacco di ragioni:

  • perché diventano piene come un uovo di tutte le cose che non puoi fare normalmente;
  • perché ti senti in dovere di fare “tutto ciò che si fa in ferie”, come visite ai musei, come vedere amici e parenti, o come mille nuove attività sportive;
  • perché le usi per fare in casa ciò che è rimasto in fondo alla lista di cose da fare;
  • perché nelle ferie non sai cosa fare…

Ora la questione è questa…

Ferie vuol dire “non lavoro”, ma non il “non lavoro” non vuol dire necessariamente relax.

Credi sia giusto e normale che in ferie si facciano molte cose… proprio quelle che ti ho elencato sopra.

Il punto è un altro… ed è sempre lo stesso: la consapevolezza.

Cosa vuoi fare tu nel tuo “non lavoro”?
E cosa vuoi fare tu nelle tue ferie?
Le due cose… coincidono?

Rifletti su questi aspetti e senti ogni momento significativo per ciò che deve essere.

A mio avviso le ferie sono un bellissimo momento in cui puoi scoprire cose nuove, vedere chi vuoi o anche per non fare nulla, basta sia tu a decidere come devono essere.

Ciò su cui devi puntare per riposarti e rilassarti è il tuo non lavoro, cioè sulle tue pause… che sono complementari al tuo lavoro.

Al contrario le tue ferie sono il tuo caricabatterie, ciò che ti fa sentire bene.

Ecco allora che per alcuni vuol dire non far nulla, ma per altri vuol dire girare come una trottola e per altri ancora sistemare tutto ciò che è in sospeso.

Inutile aggiungere stress a stess… e mai parole sono state più esatte. Rileggi la citazione, smetti di pensare a quello che si fa in generale, a come “si devono passare le pause e le ferie” e pensa a te stesso:

Fai ciò che ti fa stare bene!

Visto il periodo non mi resta che augurarti buone ferie e dirti che per il resto, e cioè per il tuo “non lavoro” io ci sono e possiamo pianificarlo insieme, proprio come il tuo lavoro!

 

Photo by Katherine place of dreams – Unsplash

 

Iper-organizzazione: la morte dell’organizzazione

Iper-organizzazione: la morte dell’organizzazione

Credo fermamente organizzazione faccia rima con semplicità.

Questo mese ti ho raccontato come in tante occasioni essere un pizzico organizzati o semplicemente previdenti cambia molto il risultato delle cose.

Ecco che avere un documento a portata di mano spesso risolve dagli impicci, così poter lavorare partendo da un format e non daccapo ogni volta porta a essere veloci e magari a fare meno errori, ma… sì c’è un ma.

Se mettere mano all’agenda e al calendario non significa riempire tutti i tasselli, anche quando si parla di strumenti bisogna stare attenti a non esagerare.

Organizzazione infatti non fa rima con iper-organizzazione.

Il voler definire tutto nel minimo dettaglio, il voler avere tutto con sé, il rifare troppe volte lo stesso lavoro già fatto è assolutamente controproducente.

Porta, infatti, alla perdita di attenzione e all’errore… quindi al risultato contrario di ciò che si ottiene con una buona organizzazione personale.

Se è semplice pensare che è impossibile ritrovare un ago in un pagliaio, per ricorrere a un noto proverbio, non è altrettanto semplice destreggiarsi nello stesso modo tra archivi e format.

Ancora una volta però ti suggerisco di fare tua la parola semplicità:

l’organizzazione funziona se gli elementi sono ben gestiti e seguono cioè le tue priorità.

Con questo intendo che se è utile avere un piccolo archivio delle cose che usi di più a portata di mano, non è utile avere con sé tutto il proprio archivio. Sì, ti sembrerà di avere una sicurezza maggiore, un paracadute per tutto, ma non sarà altrettanto utile perché appesantirà il tuo bagaglio e basta.

Dovranno esserci solo le cose che realmente servono a te, ciò che può esserti d’aiuto e toglierti d’impiccio, non la tua storia personale.

Così, se è vero che è utile avere carta e penna a portata di mano, non è altrettanto utile avere una risma di carta o un’intera pila di post-it. Perché? Perché toglieranno spazio ad altri oggetti altrettanto importanti e utili.

Idem se i tuoi format contengono talmente tante eccezioni che ti lascano l’onere di leggerli e rileggerli ogni volta per controllare non ci siano errori. Questo non è semplificare il lavoro è un procrastinare la correzione.

In sintesi… l’organizzazione funziona se è semplice, in quantità e in forma.

Molte volte invece ci si perde nel dettaglio e nella cura dell’organizzazione stessa. Ed ecco che c’è l’App per la produttività, i post-it di dieci formati diversi, quando carta e penna e un paio di fogli adesivi hanno già fatto il loro.

A questa smania organizzativa si aggiunge quella personale dove capita di avere sistemi di cartelle e sottocartelle degni di un Minotauro e procedure da KGB.

Semplicità e leggerezza devono essere principi cardine della tua organizzazione.

Pensi che senza non avrai modo di cavartela?

Pensala al contrario: se ci metti troppo a trovare qualcosa, che sia un pezzo di carta o un file, se il tuo lavoro è maggiormente dedicato a correggere che a fare, sei passato dall’organizzazione all’iper-organizzazione.

Allora, fermati e fai un passo indietro.

È tempo di semplificare.

 

 

Photo by Mika Ruusunen – Unsplash

I 3 passi della scelta organizzativa

I 3 passi della scelta organizzativa

Scegliere è faticoso, ma non scegliere lo è ancora di più.

Organizzativamente parlando questa è una piccola grande verità che mi sta spesso scomoda.

Sì, fatico ad accettarla proprio perché scegliere appunto impegna, richiede energia. Ci hai mai pensato?

Certo, scegliere cosa vuoi mangiare, cosa vuoi indossare, se hai voglia di accettare un lavoro o no possono essere scelte semplici se sai già i tuoi gusti e ciò che puoi o vuoi fare. Ma in momenti di difficoltà anche queste cose possono essere fonte di stress.

E se questi punti si possono comunque risolvere velocemente, non pensare di considerare l’energia e il tempo che richiedono certe decisioni è controproducente.

Lo diventa da tanti punti di vista. Dal punto vista organizzativo tenere le cose in sospeso porta a non poter pianificare bene le cose, a mantenere i cerchi aperti e a sprecare le energie.

Ma il dettaglio organizzativo in più che spesso manca è il fatto di lasciarsi del tempo proprio per decidere.

Vedo spessissimo progetti dove i tempi sono serrati al punto che non ci si può permettere una riflessione a mente fredda o un cambio di rotta, dove non c’è rispetto per la natura umana che per decidere ha bisogno di tempo ed energia e paradossalmente questo significa proprio poterci non pensare per un po’ di tempo.

Facciamo un esempio concreto per chiarire il concetto.

Hai fatto un nuovo progetto fantastico e ora devi creare il sito web. Hai chiesto tre preventivi e ora hai tutti i dati alla mano. Come scegliere? Beh, dovrai fare le comparazioni del caso prima di passare all’azione, alla scelta appunto.

Magari uno ti propone un tot di pagine, un altro ti dice che ti appoggerà nelle revisioni e il terzo che si occuperà lui anche della parte grafica.

Ma ognuna di queste informazioni implica delle decisioni: hai già definito quanto contenuto metterai nel sito? I testi? Questo ti permette di capire se le pagine sono in numero adeguato.

Hai delle capacità informatiche tali da poter seguire il sito per conto tuo? Lo vuoi fare? Quanto è importante per te poterlo seguire in autonomia o preferisci esternalizzare le revisioni?

Hai già un progetto grafico? Per farlo c’è bisogno di tempo e anche di fare un percorso per identificare appieno il proprio brand, ma di questi aspetti… hai tenuto conto nel tuo Gantt?

Come vedi ogni scelta ha i suoi risvolti e se tu non hai messo in programma del tempo per lasciare che la tua mente ci pensi su e valuti… sarai inevitabilmente in ritardo e probabilmente avrai anche la sensazione di aver scelto male, sentendo di non aver considerato appieno tutti gli aspetti.

Come vedi è fondamentale considerare anche il tempo della scelta e soprattutto il tempo per non pensarci più e lasciar sedimentare il tutto. Quando poi riprenderai in mando le cose, sentirai le tue scelte più chiare e definitive.

Ma non è finita qui… il rovescio della medaglia è che per avere una buon calendario e una buona agenda, come abbiamo visto in questo mese… qualcosa va scelto.

Quindi sì al tempo della scelta, ma anche no alla continua procrastinazione: dopo aver fatto tutti i ragionamenti di cui sopra, scatta il timer e si chiudono le cose.

Basta ai “ci penserò”, o “lo farò quando ho tempo” i passi della “scelta organizzativa” sono semplici:

  1. se ci metti meno di due minuti a decidere qualcosa, fallo e chiudi l’azione;
  2. se ci metti di più, alloca del tempo per scegliere, rispetta i tempi di riflessione e di cova, quelli di cui ti ho raccontato prima;
  3. quando il tempo è passato, l’azione va fatta, è tempo di scegliere.

  

Prova ad applicare questo processo e a tenerne conto quando pianifichi il tuo tempo e i tuoi progetti, vedrai che avrai molti meno inghippi organizzativi e sentirai le tue scelte più consapevoli e serene.

Sì, ti sembrerà stano, ma mi occupo anche di questo. Organizzare il tempo, i progetti significa anche lavorare sulle proprie priorità e sulla gestione dei tempi legati a questi aspetti, quindi, a meno che non si tratti di scelte di vita, ambito che non mi compete, ti offro il mio aiuto anche per questo, perché se impari a considerare tutti i tempi della pianificazione, compresi quelli della scelta, le tue giornate fileranno un po’ più lisce e saranno un po’ meno stressanti.

E tu, come te la cavi con la pianificazione della scelta?
Applica i tre passi e fammi sapere come va, ti leggo nei commenti!

 

 

Photo by Shumilov Ludmila – Unsplash