Iper-organizzazione: la morte dell’organizzazione

Iper-organizzazione: la morte dell’organizzazione

Credo fermamente organizzazione faccia rima con semplicità.

Questo mese ti ho raccontato come in tante occasioni essere un pizzico organizzati o semplicemente previdenti cambia molto il risultato delle cose.

Ecco che avere un documento a portata di mano spesso risolve dagli impicci, così poter lavorare partendo da un format e non daccapo ogni volta porta a essere veloci e magari a fare meno errori, ma… sì c’è un ma.

Se mettere mano all’agenda e al calendario non significa riempire tutti i tasselli, anche quando si parla di strumenti bisogna stare attenti a non esagerare.

Organizzazione infatti non fa rima con iper-organizzazione.

Il voler definire tutto nel minimo dettaglio, il voler avere tutto con sé, il rifare troppe volte lo stesso lavoro già fatto è assolutamente controproducente.

Porta, infatti, alla perdita di attenzione e all’errore… quindi al risultato contrario di ciò che si ottiene con una buona organizzazione personale.

Se è semplice pensare che è impossibile ritrovare un ago in un pagliaio, per ricorrere a un noto proverbio, non è altrettanto semplice destreggiarsi nello stesso modo tra archivi e format.

Ancora una volta però ti suggerisco di fare tua la parola semplicità:

l’organizzazione funziona se gli elementi sono ben gestiti e seguono cioè le tue priorità.

Con questo intendo che se è utile avere un piccolo archivio delle cose che usi di più a portata di mano, non è utile avere con sé tutto il proprio archivio. Sì, ti sembrerà di avere una sicurezza maggiore, un paracadute per tutto, ma non sarà altrettanto utile perché appesantirà il tuo bagaglio e basta.

Dovranno esserci solo le cose che realmente servono a te, ciò che può esserti d’aiuto e toglierti d’impiccio, non la tua storia personale.

Così, se è vero che è utile avere carta e penna a portata di mano, non è altrettanto utile avere una risma di carta o un’intera pila di post-it. Perché? Perché toglieranno spazio ad altri oggetti altrettanto importanti e utili.

Idem se i tuoi format contengono talmente tante eccezioni che ti lascano l’onere di leggerli e rileggerli ogni volta per controllare non ci siano errori. Questo non è semplificare il lavoro è un procrastinare la correzione.

In sintesi… l’organizzazione funziona se è semplice, in quantità e in forma.

Molte volte invece ci si perde nel dettaglio e nella cura dell’organizzazione stessa. Ed ecco che c’è l’App per la produttività, i post-it di dieci formati diversi, quando carta e penna e un paio di fogli adesivi hanno già fatto il loro.

A questa smania organizzativa si aggiunge quella personale dove capita di avere sistemi di cartelle e sottocartelle degni di un Minotauro e procedure da KGB.

Semplicità e leggerezza devono essere principi cardine della tua organizzazione.

Pensi che senza non avrai modo di cavartela?

Pensala al contrario: se ci metti troppo a trovare qualcosa, che sia un pezzo di carta o un file, se il tuo lavoro è maggiormente dedicato a correggere che a fare, sei passato dall’organizzazione all’iper-organizzazione.

Allora, fermati e fai un passo indietro.

È tempo di semplificare.

 

 

Photo by Mika Ruusunen – Unsplash
I 3 passi della scelta organizzativa

I 3 passi della scelta organizzativa

Scegliere è faticoso, ma non scegliere lo è ancora di più.

Organizzativamente parlando questa è una piccola grande verità che mi sta spesso scomoda.

Sì, fatico ad accettarla proprio perché scegliere appunto impegna, richiede energia. Ci hai mai pensato?

Certo, scegliere cosa vuoi mangiare, cosa vuoi indossare, se hai voglia di accettare un lavoro o no possono essere scelte semplici se sai già i tuoi gusti e ciò che puoi o vuoi fare. Ma in momenti di difficoltà anche queste cose possono essere fonte di stress.

E se questi punti si possono comunque risolvere velocemente, non pensare di considerare l’energia e il tempo che richiedono certe decisioni è controproducente.

Lo diventa da tanti punti di vista. Dal punto vista organizzativo tenere le cose in sospeso porta a non poter pianificare bene le cose, a mantenere i cerchi aperti e a sprecare le energie.

Ma il dettaglio organizzativo in più che spesso manca è il fatto di lasciarsi del tempo proprio per decidere.

Vedo spessissimo progetti dove i tempi sono serrati al punto che non ci si può permettere una riflessione a mente fredda o un cambio di rotta, dove non c’è rispetto per la natura umana che per decidere ha bisogno di tempo ed energia e paradossalmente questo significa proprio poterci non pensare per un po’ di tempo.

Facciamo un esempio concreto per chiarire il concetto.

Hai fatto un nuovo progetto fantastico e ora devi creare il sito web. Hai chiesto tre preventivi e ora hai tutti i dati alla mano. Come scegliere? Beh, dovrai fare le comparazioni del caso prima di passare all’azione, alla scelta appunto.

Magari uno ti propone un tot di pagine, un altro ti dice che ti appoggerà nelle revisioni e il terzo che si occuperà lui anche della parte grafica.

Ma ognuna di queste informazioni implica delle decisioni: hai già definito quanto contenuto metterai nel sito? I testi? Questo ti permette di capire se le pagine sono in numero adeguato.

Hai delle capacità informatiche tali da poter seguire il sito per conto tuo? Lo vuoi fare? Quanto è importante per te poterlo seguire in autonomia o preferisci esternalizzare le revisioni?

Hai già un progetto grafico? Per farlo c’è bisogno di tempo e anche di fare un percorso per identificare appieno il proprio brand, ma di questi aspetti… hai tenuto conto nel tuo Gantt?

Come vedi ogni scelta ha i suoi risvolti e se tu non hai messo in programma del tempo per lasciare che la tua mente ci pensi su e valuti… sarai inevitabilmente in ritardo e probabilmente avrai anche la sensazione di aver scelto male, sentendo di non aver considerato appieno tutti gli aspetti.

Come vedi è fondamentale considerare anche il tempo della scelta e soprattutto il tempo per non pensarci più e lasciar sedimentare il tutto. Quando poi riprenderai in mando le cose, sentirai le tue scelte più chiare e definitive.

Ma non è finita qui… il rovescio della medaglia è che per avere una buon calendario e una buona agenda, come abbiamo visto in questo mese… qualcosa va scelto.

Quindi sì al tempo della scelta, ma anche no alla continua procrastinazione: dopo aver fatto tutti i ragionamenti di cui sopra, scatta il timer e si chiudono le cose.

Basta ai “ci penserò”, o “lo farò quando ho tempo” i passi della “scelta organizzativa” sono semplici:

  1. se ci metti meno di due minuti a decidere qualcosa, fallo e chiudi l’azione;
  2. se ci metti di più, alloca del tempo per scegliere, rispetta i tempi di riflessione e di cova, quelli di cui ti ho raccontato prima;
  3. quando il tempo è passato, l’azione va fatta, è tempo di scegliere.

  

Prova ad applicare questo processo e a tenerne conto quando pianifichi il tuo tempo e i tuoi progetti, vedrai che avrai molti meno inghippi organizzativi e sentirai le tue scelte più consapevoli e serene.

Sì, ti sembrerà stano, ma mi occupo anche di questo. Organizzare il tempo, i progetti significa anche lavorare sulle proprie priorità e sulla gestione dei tempi legati a questi aspetti, quindi, a meno che non si tratti di scelte di vita, ambito che non mi compete, ti offro il mio aiuto anche per questo, perché se impari a considerare tutti i tempi della pianificazione, compresi quelli della scelta, le tue giornate fileranno un po’ più lisce e saranno un po’ meno stressanti.

E tu, come te la cavi con la pianificazione della scelta?
Applica i tre passi e fammi sapere come va, ti leggo nei commenti!

 

 

Photo by Shumilov Ludmila – Unsplash
Lo farò… forse un giorno

Lo farò… forse un giorno

“Vorrei proprio vedere quella mostra, appena ho un momento libero ci vado”

“Sì, vediamoci presto”

“Mi piacerebbe leggere questo libro, magari una sera inizio”

 

Ti capita di dire frasi come queste? Capita a tutti di fantasticare, desiderare di occupare un po’ di tempo con un’attività piacevole come una mostra, una passeggiata, un caffè con una persona amica e poi concludere, un po’ di tempo dopo, dicendo che non c’è tempo o che la mostra è finita.

Come mai diciamo che vorremmo fare qualcosa e poi ci lasciamo sfuggire la cosa stessa? Non la riteniamo importante?
Direi proprio di no, un momento per sé è sempre fonte di energia e gratitudine, eppure spesso rimane in fondo alla lista delle cose da fare.

Mi sento ora di dire, con profonda tranquillità, che questo tipo di procrastinazione capita a tutti.

Sì, di fatto è una procrastinazione e può dipendere da diverse ragioni.

 

NON È IMPORTANTE

 

Ci sono molte frasi che si dicono per educazione, ma se in cuor tuo pensi che non hai voglia di passare del tempo con qualcuno o fare una determinata cosa, cambia le tue parole per rispetto verso di te.

Non occorre dire “vediamoci presto per un caffè” se non ti va, va benissimo, un “sono felice di averti incontrato e di aver fatto due chiacchiere insieme” è più che sufficiente.

Se si tratta di un’attività… beh, ti rimando alla gestione delle cose non importanti e non urgenti per spronarti una volta in più a rendere il tuo tempo prezioso solo con ciò che ti dà gioia e ti serve.

 

CI SONO MOLTE ALTRE COSE PRIMA

 

Questa spesso è una scusa, ma se non lo è, non resta che lavorare sulle proprie priorità.

Il semplice motivo per il quale certe cose comunque vengono fatte è che sono ritenute oggettivamente importanti e non possono essere rimandate.

Questo è il famoso lato destro della Matrice di Eisenhower e per lavorarci occorre lavorare sull’organizzazione del proprio tempo, ma per oggi posso sinteticamente dirti che dipende strettamente dalle tue priorità.

Il fatto di trovare tempo per qualcosa sta nel considerarlo per il suo valore, e quindi importante per te, e da fare, quindi non più rimandabile, proprio come se fosse una bolletta che scade oggi, non perché oggettivamente in scadenza, ma perché tu hai deciso internamente che lo è.

 

NON VUOI SCEGLIERE

 

Questa è la vera procrastinazione, le cose rimangono lì perché non hanno un posto. Si tratta di azioni che non hanno trovato un posto nella tua agenda, cioè non sono state pianificate.

Vuoi vedere una mostra e pensi che lo farai? Facciamo il passo successivo: quando? Raccogli informazioni per decidere. Sono certa che in meno di due minuti con una ricerca in Google potrai scoprire orari e termini e valutare, in base alle tue giornate libere, un programma di massima per andare. Ora, se ti va, fissa l’appuntamento in calendario.

Ecco la vera ragione delle cose eternamente sospese: non hanno posto nella tua pianificazione.

Se una cosa ti va, prendine nota, e quando metti mano alla tua pianificazione del tempo (cioè quando fai l’agenda per il mese, la settimana o la giornata) valuta se è il momento di farla, oppure no, o anche più semplicemente, di iniziare ad affrontarla e, in questo caso, definisci se è ora di fare il primo passo e qual è, metti questo in agenda.

Ecco il caso delle vacanze, magari non è il momento di prenotare voli o hotel, ma quello di togliere le giornate dal tempo di lavoro e iniziare a cercare informazioni su dove e cosa fare, sì.

Vale per le cose grandi, ma anche per le piccole: cucire un bottone, contattare un collega per un nuovo progetto, andare a comprare un libro.

Se è una cosa per te importante, e quindi hai deciso di farla, definisci anche quando farla, dalle uno spazio definito nel tuo tempo.

Delle tre ragioni, quest’ultima è la più ostica da affrontare, perché richiede consapevolezza e soprattutto il giusto approccio. Ma una volta che hai fatto tuo questo passaggio, sarà molto più semplice da risolvere da un punto di vista organizzativo: la scelta sarà più semplice e veloce e, a seconda dell’idea, basterà annotarla in una lista, in un calendario o in un’agenda… o ancora più semplicemente… farla!

E tu, cosa hai deciso di fare? E quando?

 

 

Photo by Oleksandra Bardash – Unsplash
Ciò che ami in agenda? Si parte da qui.

Ciò che ami in agenda? Si parte da qui.

Sarebbe bello lavorare solo su ciò che piace vero?

Ma non c’è mai abbastanza tempo… oppure non si trova mail il momento giusto e si rimanda…È così anche per te?

Giusto?

Eh, no, mi spiace è ora di girare la frittata!

La matrice di Eisenhower serve proprio a questo, a prendere la giusta dose di consapevolezza per dire con sincerità a se stessi: “questa è una cosa che mi importa e che mi piace, non ha alcuna urgenza, ma la voglio proprio fare!”

Ed ecco che magia, le cose che non hanno grande priorità ma ti stanno a cuore trovano spazio in agenda.

È ancora un miraggio? Beh, se questo mese hai seguito tutti i post ora sai:

  • discernere con consapevolezza le cose da fare secondo urgenza e importanza;
  • delegare ciò che non è importante per te ed è urgente;
  • eliminare ciò che non rientra nelle tue mansioni;
  • eliminare ciò che mangia il tuo tempo e non è né urgente né importante

Rimane quindi ciò che è importante e basta, ma con diversi livelli di urgenza.

Ora si sa, le cose urgenti e importanti vanno fatte e basta, ma abbiamo visto fin da subito che, con una buona gestione del tempo e della produttività personale si possono gestire meglio, ridurre in numero e soprattutto te ne puoi occupare prima che diventino realmente urgenti. Il segreto è una buona pianificazione e gestione del tempo, come ti raccontavo qui.

Ecco quindi che la tua agenda non sarà fitta di scadenze, impegni e urgenze e, tolto il tempo per l’imprevisto, rimarrà comunque un po’ di tempo per te, per l’appunto per ciò che è importane e non urgente.

Se ci rifletti bene, questo quadrante della matrice di Eisenhower è proprio il cuore del tuo tempo, delle tue attività, del tuo lavoro.

Qui risiedono le cose di valore che vanno fatte e che di solito non trovano posto perché scalzate dalle altre, più urgenti.

Ora, con la giusta dose di consapevolezza, capendo quindi che sono per te importanti, per te di valore, capisci anche quanto è importante che trovino il giusto spazio tra le tue attività e quindi nella tua quotidiana to do list.

È altrettanto vero che non possono essere le uniche in agenda, ci sarà sempre qualcosa di meno importante ma più urgente, o un imprevisto, ma è anche vero che gestendo bene tutte le atre attività come abbiamo visto, avrai modo di dare finalmente spazio anche a questo.

Nella pratica significa proprio, quando fai la pianificazione settimanale o giornaliera, togliere i tempi delle cose urgenti, quindi appuntamenti fissati e scadenze, tenersi morbidi e mettere subito in lista le cose del quadrante in alto a sinistra della matrice: le cose importanti e non urgenti.

Le prime volte andrà così, poi ti ricordo che la matrice non è uno strumento di pianificazione del tempo, ma uno strumento per prendere consapevolezza del tuo tempo e delle tue priorità.

 

Serve proprio a farti porre l’attenzione su ciò che si dimentica, su ciò che è per te importante, ma anche non urgente, insegnandoti a mettere ordine nel resto.

 

Quindi la prima volta usa la matrice, poi, capiti i criteri e fatto tuo il metodo, sarà un intimo sistema per gestire gli impegni in fase di pianificazione!

E se hai ancora qualche difficoltà con questo strumento di gestione del tempo, sai che sono qui!

 

 

Photo by Pawel Czerwinski – Unsplash

L’angolo nascosto

L’angolo nascosto

Come è possibile che nel nostro prezioso tempo ci siano cose che non ci interessano e che non sono poi così necessarie, né in scadenza e comunque sono lì come un piccolo tarlo mangia tempo?

Dirai: “no di sicuro, non è il mio caso, il tempo è un bene prezioso e di certo non lo spreco con cose che non servono a nulla”.

Quando chiedo alle persone di lavorare sulla matrice di Eisenhower e dividere le attività per urgenza e importanza, capita che questo quadrante sia inizialmente vuoto.

 

Poi, andando a riflettere sui criteri di importanza e urgenza e capendo come questi siano più profondi e da non prendere sottogamba, come ti ho raccontato, ecco che qualche post-it arriva anche in questo quadrante.

Ora capire che una cosa non è urgente, è facile, quindi anche metterla nel lato sinistro della matrice lo è, decidere poi che non è importante può essere più complesso, poiché bisogna essere onesti con se stessi e fare i conti con le proprie priorità e ciò che realmente interessa.

Ma allora, cosa sono le cose che non sono importanti e urgenti?

Quelle che di fatto mangiano il tempo.

Ciò che fai senza troppa consapevolezza per noia o per abitudine.

Ancora una volta ciò che cade in questo quadrante è strettamente personale perché dipende dal criterio, altresì personale, dell’importanza.

Ma giusto per farti un esempio sulle attività personali: per molti stirare è una perdita di tempo e quindi lo classificherebbero qui, per altri è indispensabile avere il filo sul pantalone.

Nel lavoro c’è chi controlla le sfumature e chi punta al sodo senza troppi fronzoli sulla forma.

 

Non c’è un giusto o uno sbagliato, ma di certo una consapevolezza su come si investa il proprio tempo e come non debba essere sprecato.

 

Detto questo ci sono comunque delle attività, che indipendentemente da tutto, mangiano il tempo.

È vero che devi fare il piano social per la tua azienda, ma perdere due ore al giorno tra Facebook, Instagram e Twitter, forse non è il massimo.

Passare il proprio tempo libero a fare zapping in tv senza attaccare la spina del cervello equivale a perdere tempo senza riposarsi guardando un bel film.

Come vedi l’ago della bilancia è sempre la consapevolezza. Nessuno dice di non riposare, di non fare le cose fatte bene, ma quello che aggiungo è di non sprecare il tuo tempo non accendendo la spina del cervello che ti fa capire il limite tra un controllo della pagina social e un tempo perso nei social, tra un lavoro ben fatto e un lavoro iper corretto, tra nullafacenza e riposo.

Tutto si può fare, ma non sprecare il tuo tempo, usalo con consapevolezza!

E ora che hai capito quali sono le attività che ricadono in questo angolo nascosto di cose non importanti e non urgenti… che fare?

Semplice: eliminale!

 

 

Photo by Skyler Smith – Unsplash