Ciò che ami in agenda? Si parte da qui.

Ciò che ami in agenda? Si parte da qui.

Sarebbe bello lavorare solo su ciò che piace vero?

Ma non c’è mai abbastanza tempo… oppure non si trova mail il momento giusto e si rimanda…È così anche per te?

Giusto?

Eh, no, mi spiace è ora di girare la frittata!

La matrice di Eisenhower serve proprio a questo, a prendere la giusta dose di consapevolezza per dire con sincerità a se stessi: “questa è una cosa che mi importa e che mi piace, non ha alcuna urgenza, ma la voglio proprio fare!”

Ed ecco che magia, le cose che non hanno grande priorità ma ti stanno a cuore trovano spazio in agenda.

È ancora un miraggio? Beh, se questo mese hai seguito tutti i post ora sai:

  • discernere con consapevolezza le cose da fare secondo urgenza e importanza;
  • delegare ciò che non è importante per te ed è urgente;
  • eliminare ciò che non rientra nelle tue mansioni;
  • eliminare ciò che mangia il tuo tempo e non è né urgente né importante

Rimane quindi ciò che è importante e basta, ma con diversi livelli di urgenza.

Ora si sa, le cose urgenti e importanti vanno fatte e basta, ma abbiamo visto fin da subito che, con una buona gestione del tempo e della produttività personale si possono gestire meglio, ridurre in numero e soprattutto te ne puoi occupare prima che diventino realmente urgenti. Il segreto è una buona pianificazione e gestione del tempo, come ti raccontavo qui.

Ecco quindi che la tua agenda non sarà fitta di scadenze, impegni e urgenze e, tolto il tempo per l’imprevisto, rimarrà comunque un po’ di tempo per te, per l’appunto per ciò che è importane e non urgente.

Se ci rifletti bene, questo quadrante della matrice di Eisenhower è proprio il cuore del tuo tempo, delle tue attività, del tuo lavoro.

Qui risiedono le cose di valore che vanno fatte e che di solito non trovano posto perché scalzate dalle altre, più urgenti.

Ora, con la giusta dose di consapevolezza, capendo quindi che sono per te importanti, per te di valore, capisci anche quanto è importante che trovino il giusto spazio tra le tue attività e quindi nella tua quotidiana to do list.

È altrettanto vero che non possono essere le uniche in agenda, ci sarà sempre qualcosa di meno importante ma più urgente, o un imprevisto, ma è anche vero che gestendo bene tutte le atre attività come abbiamo visto, avrai modo di dare finalmente spazio anche a questo.

Nella pratica significa proprio, quando fai la pianificazione settimanale o giornaliera, togliere i tempi delle cose urgenti, quindi appuntamenti fissati e scadenze, tenersi morbidi e mettere subito in lista le cose del quadrante in alto a sinistra della matrice: le cose importanti e non urgenti.

Le prime volte andrà così, poi ti ricordo che la matrice non è uno strumento di pianificazione del tempo, ma uno strumento per prendere consapevolezza del tuo tempo e delle tue priorità.

 

Serve proprio a farti porre l’attenzione su ciò che si dimentica, su ciò che è per te importante, ma anche non urgente, insegnandoti a mettere ordine nel resto.

 

Quindi la prima volta usa la matrice, poi, capiti i criteri e fatto tuo il metodo, sarà un intimo sistema per gestire gli impegni in fase di pianificazione!

E se hai ancora qualche difficoltà con questo strumento di gestione del tempo, sai che sono qui!

 

 

Photo by Pawel Czerwinski – Unsplash
L’angolo nascosto

L’angolo nascosto

Come è possibile che nel nostro prezioso tempo ci siano cose che non ci interessano e che non sono poi così necessarie, né in scadenza e comunque sono lì come un piccolo tarlo mangia tempo?

Dirai: “no di sicuro, non è il mio caso, il tempo è un bene prezioso e di certo non lo spreco con cose che non servono a nulla”.

Quando chiedo alle persone di lavorare sulla matrice di Eisenhower e dividere le attività per urgenza e importanza, capita che questo quadrante sia inizialmente vuoto.

 

Poi, andando a riflettere sui criteri di importanza e urgenza e capendo come questi siano più profondi e da non prendere sottogamba, come ti ho raccontato, ecco che qualche post-it arriva anche in questo quadrante.

Ora capire che una cosa non è urgente, è facile, quindi anche metterla nel lato sinistro della matrice lo è, decidere poi che non è importante può essere più complesso, poiché bisogna essere onesti con se stessi e fare i conti con le proprie priorità e ciò che realmente interessa.

Ma allora, cosa sono le cose che non sono importanti e urgenti?

Quelle che di fatto mangiano il tempo.

Ciò che fai senza troppa consapevolezza per noia o per abitudine.

Ancora una volta ciò che cade in questo quadrante è strettamente personale perché dipende dal criterio, altresì personale, dell’importanza.

Ma giusto per farti un esempio sulle attività personali: per molti stirare è una perdita di tempo e quindi lo classificherebbero qui, per altri è indispensabile avere il filo sul pantalone.

Nel lavoro c’è chi controlla le sfumature e chi punta al sodo senza troppi fronzoli sulla forma.

 

Non c’è un giusto o uno sbagliato, ma di certo una consapevolezza su come si investa il proprio tempo e come non debba essere sprecato.

 

Detto questo ci sono comunque delle attività, che indipendentemente da tutto, mangiano il tempo.

È vero che devi fare il piano social per la tua azienda, ma perdere due ore al giorno tra Facebook, Instagram e Twitter, forse non è il massimo.

Passare il proprio tempo libero a fare zapping in tv senza attaccare la spina del cervello equivale a perdere tempo senza riposarsi guardando un bel film.

Come vedi l’ago della bilancia è sempre la consapevolezza. Nessuno dice di non riposare, di non fare le cose fatte bene, ma quello che aggiungo è di non sprecare il tuo tempo non accendendo la spina del cervello che ti fa capire il limite tra un controllo della pagina social e un tempo perso nei social, tra un lavoro ben fatto e un lavoro iper corretto, tra nullafacenza e riposo.

Tutto si può fare, ma non sprecare il tuo tempo, usalo con consapevolezza!

E ora che hai capito quali sono le attività che ricadono in questo angolo nascosto di cose non importanti e non urgenti… che fare?

Semplice: eliminale!

 

 

Photo by Skyler Smith – Unsplash
Importante per chi?

Importante per chi?

Se è urgente è da fare e basta, sì è un dato di fatto.

Ma sei davvero certo che tutte le cose della tua to do list siano proprio della tua lista di cose da fare?

Dove voglio arrivare? Ancora una volta mi rifaccio ai criteri della matrice di Eisenhower e ancora una volta ti faccio riflettere sulla voce che tra le due dipende da te: l’importanza.

Le cose che sono in lista sono per te importanti?

Sei coinvolto nel farle? C’è un motivo per il quale sono nella tua lista?

Leggendo tutte queste domande, ti sarà sorto un po’ il dubbio sulla questione che voglio far emergere un po’ alla volta.

E se quei punti non fossero sulla tua lista, ma su quella di qualche d’un altro?

Magari ora stai facendo un sospiro di sollievo… eh già!

Perché questo è il cuore della questione, a volte nella to do list ci sono cose sì urgenti, sì da fare, ma il perché non l’hai scelto tu, ma qualcun altro.

Sono cose che ti sono state date da fare, magari dal tuo capo, magari dal resto della famiglia, magari da un senso del dovere molto forte… e qui ti chiedo di fermarti e riflettere.

Se queste cose sono effettivamente parte del tuo lavoro, perché sta nelle tue mansioni lavorative, o perché è parte del carico famigliare che svolgi tu, ok, va bene lasciale e agisci come abbiamo visto la scorsa settimana.

Ma se non sono parte del tuo onere lavorativo, casalingo, se per te non sono davvero importanti… Allora è meglio agire in maniera differente.

Questo, infatti, è il riquadro delle deleghe e dei no.

Se per te una cosa non è importante può essere molto utile delegarla ad altri.

La delega è una forma di lavoro e per funzionare davvero e non tornare sulle tue spalle deve essere ben gestita: va scelto un buon delegato che sia in grado di svolgere la questione, vanno date delle buone direttive e deve esserci una condivisione delle scadenze di lavoro.

Se poi una cosa non è di tua competenza, non farla, impara da subito a dire di no e a non farla entrare proprio in lista.

Compito difficile? Sì, certo, ma un buon no equivale a dire “se lo facessi, lo farei male e con dei pessimi risultati” e non vuol dire “non mi importa”, tutto dipende da come lo si dice e dalle motivazioni a supporto della tua scelta.

Per imparare a gestire bene il proprio tempo, bisogna lavorare bene sulle proprie priorità, che significa quindi fare molta attenzione al criterio dell’importanza.

Se rifletti bene su ciò che per te è davvero importante e ciò che non lo è proprio, sai anche ciò che puoi eliminare dalla tua lista di cose da fare e cosa puoi delegare. L’organizzazione ti viene in aiuto sul come gestire queste due tecniche, come ti ho accennato brevemente prima.

Quello che vorrei che facessi è che sperimentassi a lungo questo quadrante e che interiorizzassi sempre più tue le tue tecniche di saper “dire di no” e di “delegare”.

Non per non lavorare, o per lavarsi le mani da qualcosa, si intende, ma per farti carico di ciò che effettivamente ti spetta.

Molto spesso i problemi di gestione del tempo dipendono dal fatto di avere troppe cose da fare, e questo “troppo” dipende dal farsi carico di ciò che non ci spetta o che non ci interessa.

Quindi, ancora una volta, chiediti: “è importante per me?” Se la risposta è sì, perché sai che è importante e che rientra nelle tue mansioni, allora, via, fallo!

Altrimenti, delega e la prossima volta, impara a dire subito di no!

 

 

Photo by Evie Fjord – Unsplash

 

Una corretta to do list

Una corretta to do list

“E anche oggi ho fatto la metà delle cose che dovevo fare”

“No, questo proprio non ce la faccio ad affrontarlo ora…”

“Era una cosa di due minuti, eppure sono ancora qui a lavorarci”

 

Hai mai pensato una di queste frasi? Forse tutte e tre? Non preoccuparti, sei una persona normale, solo non hai fatto tesoro di questi errori.

Lo facciamo oggi insieme, perché tu possa andare oltre, non incastrarti in errori di cattiva gestione di tempo ed energia e fare una fantastica to do list che sia affrontabile e sostenibile per te!

Piccolo disclaimer: non parleremo di priorità e di argomenti della to do list, questi sono aspetti altrettanto fondamentali, ma che riguardano la pianificazione, e per questo ti rimando qui.

Ok, torniamo al nocciolo della questione.

 

Come mai tanto spesso le to do list vengono disattese, riscritte e diventano un’arma a doppio taglio?

Perché non si stima correttamente il tempo delle attività.

 

Stimare il tempo delle attività significa considerare tutti i tempi di attività:

  • Tempi di preparazione: recuperare tutti i materiali per fare quel lavoro e metterli a portata di mano, tempo per avviare una call on line (con possibili problemi tecnici), tempo per raggiungere un luogo.
  • Tempi di studio: tempo per reperire le eventuali informazioni che già non sai e che devono essere inserite nel tuo lavoro. Spesso si considera il lavoro solo come lavoro effettivo, ma non come il lavoro che sta a monte per prepararlo nei suoi contenuti, come se sapessimo già tutto.
  • Tempi di svolgimento: questi sono i più semplici e spesso i più corretti da essere stimati, ma il mio consiglio è comunque quello di tenerli morbidi, per una pausa in più, o un momento di riflessione a mente fredda.
  • Tempi di revisione: che, come sai, non devono essere seguenti a quelli di attività e un po’ staccati.
  • Tempi di chiusura: sistemare gli appunti, sistemare i materiali, segnare qualche nuova informazione, archiviare il necessario, tempo di rientro in ufficio o a casa, tutto ciò che serve a chiudere il cerchio.

Dimmi la verità, anche tu metti in agenda solo il tempo effettivo di svolgimento? Ecco l’inghippo, mancano gli altri.

 

Ma anche su questo tempo ci sono altre tre piccole accortezze da considerare.

La prima riguarda il fatto di sottostimare il tempo necessario, ci voglio sempre due minuti… e poi…

Sii onesto con te stesso e cerca di valutare il tempo da un punto di vista quanto più esterno possibile, e, come detto prima, se puoi allunga, così ci sarà il tempo per una pausa, una correzione in relax.

 

La seconda, non meno importante, riguarda le possibili interruzioni, interne ed esterne.

Già, non sono sempre gli altri ad interromperci, ma anche noi stessi lo facciamo. Le interruzioni interne sono tutte quelle volte che ti viene in mente qualcos’altro che non centra… ad esempio una cosa lasciata a metà. Da qui la necessità di pulire la mente prima di lavorare, scaricarla, annotando tutto il resto e non lasciando nulla in sospeso.

Le interruzioni esterne invece dipendono da come ci organizziamo noi nel lavoro: dove lavoriamo, come comunichiamo ad altri.
Parole chiave: porta chiusa e comunicazione corretta per far capire che per esserci al 100% ci sei quando non sei impegnato, proprio perché c’è un tempo di lavoro per sé e uno con gli altri.

 

La terza accortezza è infine… conscesi!

E fare tesoro degli errori: se hai stimato male il tempo, la prossima volta, raddoppialo!

Se si lavori su una cosa nuova o poco nota, meglio aggiungere che togliere, stima più tempo. E se fai un lavoro che conosci, metti pure il tempo corretto, ma un 10% in più ci sta sempre e comunque, altrimenti lavorerai con l’acqua alla gola, con l’angoscia di chiudere… che dici, vuoi essere sempre di corsa? Anche no!

 

Infine… il tempo non dipende solo da una stima corretta, ma è strettamente correlato all’energia.

E questo è sempre poco considerato. La tua energia non è sempre al top, e questo va messo nel bilancio.

Detto che, se si deve fare, si fa e quindi si stringe i denti, e si lavora a testa bassa, ma poi… eh, sì, perché si può fare, ma poi arriva comunque il conto! Quindi tieni conto del tuo ciclo circadiano, di quando la tua energia è alta e bassa e, se proprio non puoi, considera che dopo un momento in cui chiedi energia, ne devi mettere uno in cui prendi energia. Sì, hai capito giusto, sto parlando di pause e di alternarle con criterio al lavoro.

 

Ecco, quindi, che nella tua to do list devono esserci il corretto numero di attività, definite in base alla pianificazione e alle tue priorità, devono essere saggiamente alternate in più impegnative e meno impegnative e, a ogni attività, deve corrispondere una durata, stimata al meglio delle tue possibilità!

 

 

Photo by Annie Spratt – Unsplash
Liste fatte e dimenticate

Liste fatte e dimenticate

Molte volte la pianificazione della giornata è perfetta, le liste sono pronte per essere spuntate, e poi… e poi capita che l’imprevisto, un’urgenza, altre incombenze facciano sì che la lista rimanga intonsa.

Ed ecco che, a tardo pomeriggio, la lista salta fuori e con sé anche la frustrazione del non averne fatto nemmeno un punto.

Ma come è possibile che le liste, anche se ben fatte, rimangano poi disattese? E diventino, quindi, uno strumento poco utile e manchino proprio della loro essenza e cioè dell’essere uno strumento organizzativo per la produttività personale?

Una ragione, in verità l’abbiamo già vista, e dipende dal supporto sul quale sono fatte le liste, te ne parlavo la scorsa settimana.

Inutile quindi fare la lista della spesa sul frigo, quando fai la spesa se hai tempo all’ultimo minuto rientrando dall’ufficio.

Così inutile fare una to do list giornaliera in un foglio Word, Excel, o usando un App, se poi, durante la tua giornata di lavoro, ti assenti spesso dal pc, o cambi spesso luogo di lavoro.

Una volta che la lista è fatta bene ed è sul supporto corretto, c’è un ultimo tassello da aggiungere. Si tratta di una cosa semplice, facile, ma tanto è intuitiva, tanto è sottovalutata.

La lista va inserita nella tua routine, costantemente.

La devi quindi, leggere, rileggere, modificare e cancellare, in altre parole deve essere a portata di occhio.

Semplice non credi? Eppure, tante volte quel pezzettino di carta finisce sotto a tanti altri faldoni, o quell’App non è poi così in vista… insomma le intenzioni sono buone, ma poi si finisce per passare ad altro e quindi… pensare ad altro!

Inserirla nella routine significa poi che se hai stilato la lista delle tue tre priorità giornaliere, e l’hai fatto la sera a chiusura della tua giornata lavorativa, il giorno seguente, dopo aver messo la testa sul lavoro (sai che consiglio sempre un inizio soft con una piccola routine di “riscaldamento”), la prima cosa da fare è: guardare la lista.

Non le mail, non il cellulare, non rispondere al collega che ti chiama.

Leggi la tua lista, fai mente locale sulle tue priorità, non far sì che la tua mente dimentichi la lista e pensi subito ad alto.

Una volta letti i punti da te definiti, potrai dedicarti alle urgenze e, se l’hai previsto in agenda, al tempo di lavoro della lettura delle mail, ma l’importante è che tu segua proprio quest’ordine e non scordi che quella lettura che richiede meno di un minuto ed è fondamentale.

Fondamentale perché ti riporta la mente su ciò che hai deciso essere importante quel giorno, non necessariamente urgente, ma importante.
E se non rispetti questo criterio, quei punti finiranno sempre per essere dimenticati!

Come avevo detto la cosa è semplice: primo step, leggere, secondo step, tenere a vista.

Così i tuoi occhi continueranno a vedere quei punti e sarà più facile eseguirli e non dimenticarli.

Ecco svelato il segreto, apparentemente banale, ma efficace. Quindi ora non resta che trovare un piccolo posto d’onore per la tua to do list perché sia a portata di occhio e, ormai sarai preparatissimo, le tue liste saranno già ben fatte e pianificate per tempo, giusto?

Se poi stai pensando a tutte le altre liste, che non siano la to list, c’è un sistema per non dimenticarle e, te lo anticipo, lo vedremo nel prossimo mese, parlando di revisioni e riflessioni.

Per oggi ti lascio con un compito importante per te e la tua to do list: trova il tuo posto d’onore.

 

 

Photo by Richard Dykes – Unsplash