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A più riprese

A più riprese

Ecco un altro grande segreto della pianificazione. Non è una cosa che nasce e finisce in un colpo solo, anzi, è uno strumento vivo che ti supporta e dove è sempre possibile modificarne delle parti.

Per questo è giusto fare una pianificazione a più riprese.

Pensiamo ad esempio alla pianificazione annuale e pensiamola per step.

STEP N.1

A fine anno precedente, è utile fare il quadro della situazione generale e valutare come procedere per l’anno successivo.

Questa è una vera pianificazione di massima, quella che ti raccontavo nel post dedicato all’essenza del processo. È importantissima perché ti dà la linea guida, la direzione.

Questo è un momento importante anche per fare una revisione dell’anno precedente, quindi valutare ad esempio quali obiettivi si sono realizzati e perché, in che tempi, in che termini e con quali risultati.
Ci si può anche chiedere se la nostra volontà sia ancora di continuare sulla strada fatta o se sia il momento di introdurre dei cambi di rotta o delle novità.

Allo stesso modo puoi valutare anche le cose che non sono andate come desideravi, cosa è successo? Cattiva pianificazione o intento sbagliato? Ricorda i feedback sono sempre utilissimi e per quanto siano ostici da affrontare, sono il modo migliore per crescere!

Questo processo di analisi te lo puoi permettere solo se lo fai con molto anticipo perché ti ricordo, le idee vanno poi elaborate e devi darti il tempo di fare anche questo processo.

Il risultato di questo step sono delle idee di massima, che però sono punti fermi della tua pianificazione e sono quindi già calate in un calendario a lungo temine. Questa pianificazione deve essere fatta in modo sostenibile quindi con delle scadenze corrette e realizzabili.

STEP N.2

Ecco che una pianificazione a medio termine è utile per concretizzare il primo step nel flusso di lavoro quotidiano. Questa è la vera e propria pianificazione. Quindi si torna su quanto fatto nel primo step per fare un’estrazione a medio termine: mensile o meglio trimestrale.

Questa è una pianificazione delicata perché concretamente significa tradurre il macro-obiettivo in obiettivi a medio termine e portarli a diventare delle singole azioni. In breve è uno spacchettamento del progetto in sotto-progetti e nel concreto significa decidere cosa fare un mese e cosa quello dopo.

Anche in questo caso vale la regola della semplificazione. Non mettere troppe cose insieme e crea un piano sostenibile, per te, con i tempi e le energie che hai a disposizione.

STEP N.3

Vai al concreto della tua pianificazione settimanale o bisettimanale e distribuisci in agenda i tuoi obiettivi dello step n.2.

Qui si lavora a testa bassa, si è operativi. Non c’è molto da girarci intorno.

STEP N.4

Revisione. È saltato qualcosa? Sei in anticipo? Sei in ritardo? Chiediti perché e rivedi di conseguenza la pianificazione delle settimane successive, puoi recuperare qualcosa? Se la risposta è no, vai a ritroso e rivedi il tuo step n.2

Questa è una fase fondamentale perché potresti accorgerti che… il n.2 non sta in piedi perché il n.1 è pieno zeppa… e allora… semplifica ancora una volta e velocemente rivedi i passi 1 e 2.

Come vedi la pianificazione non si fa dall’inizio alla fine tutto in un colpo solo, ma si va per stadi, per step, prima la struttura, poi si va al dettaglio. Ma il dettaglio è ciò che puoi cambiare più frequentemente, la struttura è meglio sia solida e ben fatta, perché è la tua bussola.

Ora che conosci tutti gli step non ti resta che dedicarci un po’ di tempo e metterli in calendario fin da subito.

Sì, perché il segreto finale è quello di avere sempre un po’ di tempo per la pianificazione.

E tu sei pronto per ritagliarti un po’ di tempo? Credimi, non è sprecato, ma investito!

Photo by Mel Poole – Unsplash

I tipi di lavoro

I tipi di lavoro

Esistono tanti tipi di lavoro, e questo mi capita di specificarlo fin troppo spesso con i miei clienti.

Ad esempio, c’è un tempo di lavoro che è da molti agognato perché risicato: il tempo di lavoro con se stessi. Quello che spesso è relegato alla sera, dopo l’orario di lavoro, o la mattina presto “quando non c’è nessuno a disturbarmi e quindi sono molto più produttivo”

C’è anche un tempo di confronto e di lavoro insieme, perché “l’unione fa la forza”, perché “farlo insieme è più semplice”.

Verissimo, ma siamo proprio sicuri di non confondere le due tipologie?
Quello che sto cercando di dirti è che la tecnica di lavoro non dipende dal contesto, dalle persone, è piuttosto il viceversa:

è la tecnica che si adatta allo scopo.

Quindi non è la tua produttività che deve salire quando sei da solo, piuttosto quando devi svolgere un compito che richiede te e solo te devi fare in modo di avere un momento di lavoro e un contesto che ti permetta di essere produttivo, senza necessariamente ricorrere a un tempo extra quando sei fisicamente solo.
Allo stesso modo devi sfruttare il lavoro di gruppo per le sue potenzialità, che non sono necessariamente il fatto di condividere il carico del lavoro stesso.

Vediamo in base a cosa scegliere il lavoro solitario e il lavoro di gruppo.

ALLA CAPACITÀ DI OGNUNO DI SVOLGERE QUEL COMPITO

Mi capita spesso di intervenire all’interno dei team di lavoro perché c’è troppo lavoro condiviso: “lo facciamo insieme perché così si fa prima”.
In realtà questo accade perché le persone non sanno svolgere il compito interamente o perché mancano della sicurezza di saperlo portare a termine nel migliore dei modi. In questo caso è più importante lavorare sulla delega, le procedure e i feedback.

In sintesi, è spesso molto più produttivo decidere insieme come svolgere un lavoro, in che termini e con che scadenze e poi lavorare autonomamente, piuttosto che fare tutto, da cima a fondo, insieme.

ALLA NECESSITÀ DI CONFRONTO

È indubbio che lavorare insieme aiuti il confronto e faccia nascere nuove soluzioni, ma spesso di questo concetto si abusa.
Non è sempre necessario il confronto, spesso, questo può essere limitato al solo inizio del progetto, non all’intero svolgimento.

Poter lavorare in modo focalizzato porta comunque a una riflessione personale ed è questa che poi può essere portata all’interno del gruppo di lavoro. Questo concetto è legato al fatto di assumere la responsabilità del proprio ruolo in un progetto di lavoro. Ognuno ha dei ruoli e dei compiti in un team, quindi non è corretto pensare che i passi del progetto nascano solo dal confronto, al contrario ognuno dovrà fare la sua parte autonomamente, e poi discuterla nel gruppo di lavoro.

Viceversa il fatto di lavorare in modo autonomo porta anche a interiorizzare le capacità acquisite, in gruppo e non, quindi, in questo senso, è molto importante poter procedere a dei momenti di lavoro solitario proprio nell’ottica di miglioramento personale e di crescita, cioè nel fatto di fare propri i passi di una procedura o dello svolgimento di un lavoro. Magari la prima volta richiederà più tempo, ma poi sarà fluido ed efficace.

Questa consapevolezza è importante soprattutto perché non tutti impiegano lo stesso tempo a fare qualcosa, ed è giusto rispettare i propri tempi di lavoro per imparare a svolgere un compito, al contrario facendolo sempre insieme c’è chi non imparerà mai e si lascerà trascinare.

AL TEMPO DI LAVORO

“Lo faccio da solo che faccio prima” è una scomoda questione. Sicuramente è vero, ma se si è deciso di far fare ad altri un compito vuol dire che il compito è stato delegato e che non ce ne se occuperà più, in breve, dire questa frase vuol dire che la delega è andata male. Probabilmente le istruzioni non erano chiare al delegato, come te ne parlavo qui, o il delegato non era in grado di svolgere quel compito e in tal caso ti rimando qui.

Fatto sta che questa frase si può dire una volta sola, poi è meglio lavorare sulla delega 😉

Come detto prima il tempo necessario a svolgere un compito è diverso per ognuno di noi, e sicuramente in un gruppo di lavoro vanno sfruttate le potenzialità di tutti, quindi è giusto assegnare un compito a chi lo svolge velocemente ed efficacemente, ma i tempi di lavoro nascono in primis da una buona pianificazione. Quindi anche qui sono la delega e la pianificazione a salvare dal ritardo che si accumula e che costringe a dire quella famosa frase e di certo non è il “lavoro solitario” a dover ogni volta sopperire a questa carenza.

Concludendo…

Come vedi sia lavorare in gruppo sia lavorare da soli ha pro e contro, l’importante è scegliere la tipologia di lavoro con consapevolezza e soprattutto avendo chiaro lo scopo dell’attività di lavoro. Da oggi basta “lo facciamo insieme così si viene meglio” o “lo faccio da solo che faccio prima”.
Da oggi ogni compito avrà la sua tipologia di lavoro!

E tu, sfrutti entrambi questi momenti secondo le loro potenzialità?

Photo by Tolga Ulkan – Unsplesh

Riunioni alternative

Riunioni alternative

Ti capita mai di arrivare ad un punto e continuare a sbatterci la testa, non trovare la soluzione utile per te?
Cerchi, studi, ma non cavi un ragno dal buco… e poi così, per caso, parlandone con qualcuno, scopri che la soluzione era proprio dietro l’angolo.

Magari quella soluzione viene proprio dal tuo collega d’ufficio che mai pensavi potesse suggerirti qualcosa che tu non sapevi già.

Sì, perché se è vero che non siamo omniscienti, ma è vero anche che si impara facendo.

Cosa c’entra tutto questo con l’organizzazione e perché te ne sto parlando?

Perché una delle cose delle quali mi occupo sono le riunioni e quella che ti sto suggerendo è una riunione particolare. Come sempre si tratta di uscire un po’ dalla versione classica della tecnica di lavoro e di adattarla un po’ a quello che può essere un utile contesto.

Visto che in una stessa realtà lavorativa i problemi sono comuni, ma non è detto che lo siano le soluzioni, perché non sfruttare il brainstorming comune e trovare nuove strategie efficaci con tutti?

Ecco che per questo ti propongo tre tipologie diverse di condivisione nel gruppo di lavoro che possono portarti ad avere nuove strategie funzionali agli scopi del tuo lavoro.

CONDIVISIONE DI ESPERIENZE

Questa è un’idea nata sul campo, in un’azienda con molti commerciali che purtroppo passavano poco tempo insieme. Dico purtroppo perché analizzando le criticità del flusso lavorativo, ho scoperto che la causa di molte interruzioni era di fatto la continua richiesta di informazioni. Queste però si ripetevano per tipologia e contenuto.

Quindi perché non mettere tutte le persone insieme e far condividere tra loro la propria conoscenza?
Ecco trovata la soluzione che credo posa essere di grande utilità in molte realtà.

Dedica del tempo a chiacchierare con i tuoi colleghi di problematiche e intoppi della vostra quotidianità.
Analizza le soluzioni di tutti e vedi se ci sono cose alle quali non hai pensato e miglioramenti al tuo lavoro quotidiano.

È sempre una riunione, ma a tema e tra colleghi. Tanto semplice, quanto utile.

PRESENTAZIONI NUOVI PROGETTI

Le idee vengono nei momenti più inaspettati e spesso nelle realtà lavorative non c’è spazio per aggiunte di questo tipo. Sì, l’idea è bella, ma tenerla da parte spesso significa dimenticarla.

Anche qui la giusta condivisione è una buona soluzione. Come? Ad esempio, presentando la tua idea in modo sintetico e accattivante. Ti ricordi le famigerate bacheche? Bene, dedica una sezione a questo scopo e fai in modo che ogni progetto abbia a disposizione uno spazio ben preciso, non più di un A4.

L’idea è presentare una prima pagina di giornale, un post per i social, un’infografica… Poche frasi, ma dritte al punto per presentate in modo innovativo l’idea e coinvolgere quante più persone possibile.

Se piace, discutila in una riunione speciale, una di quelle che ti ho suggerito nel punto prima.

CAFFÈ DEI PROFESSIONISTI

Sei un libero professionista che lavora da solo e pensi che tutto questo non ti tocchi? Beh, le stesse cose possono essere fatte a livello di rete di professionisti in un caffè a tema: ogni incontro un aspetto, si tratta solo di fare un buon calendario.

E se ti va questo si può fare anche a pranzo o con un aperitivo, in presenza o nel web, adattiamo le nostre esigenze a seconda dei tempi a dispostone 😉 si tratta comunque di una condivisione lavorativa.

E tu, hai pensato un modo diverso di condividere conoscenza? Raccontamelo nei commenti.

Photo by Annie Spratt – Unsplash

Cloud, quali e perché

Cloud, quali e perché

Parlando di archivi digitali non si può non parlare dei cloud, non credi? Li usi? Io sì e li trovo davvero comodi.

Ne uso tre: Onedrive, Dropbox e Drive.

Tutti mi piacciono per alcune cose e non mi piacciono per altre, in base alle loro caratteristiche li uso in modo diverso, sfruttandone le caratteristiche che mi possono essere più d’aiuto.

Vediamo quali sono per me le più rilevanti.

La sincronizzazione con le cartelle del pc

Questa è una cosa che adoro e che ti facilita la vita. Se usi un cloud, usalo appieno. Ecco che poterlo usare come se fosse una cartella del pc, identica in tutto e per tutto alle altre, semplifica davvero la vita.

Questo è valido per tutti e tre, ma lo apprezzo di più per Drive e Onedrive. Preferisco questa soluzione rispetto all’App scaricata nel pc, non amo infatti la nuova visualizzazione della cartella di Dropbox da pc che a mio avviso rende l’uso dei file macchinoso.

In più, sincronizzando i cloud con le cartelle a livello di comandi visualizzazione è come lavorare dal pc, quindi non cambio l’ordine dei click necessari ad arrivare alle cartelle… e questa non è cosa da poco!

Per questa ragione consiglio di utilizzare questi cloud per il proprio archivio corrente, così lavorerai come da pc, ma avrete la certezza di avere tutti i dati indispensabili con voi.
E se proprio capita di lavorare da un pc che non è il tuo potrai sempre accedere dal web.

Poter usare i propri software

Questo è il punto forte di Dropbox e ovviamente Onedrive, essendo di Microsoft. Il bello è poter usare on line i software nella versione originale, ecco quindi che i power point, i fogli di word eccetera non perderanno le impostazioni e non dovrai imparare nuove scorciatoie da tastiera e non ti perderai a cercare l’impostazione tra le voci del menu. Ancora una volta sarà come se stessi lavorando sul tuo pc.

Inoltre, trovo che per entrambi, quando si lavora in team, sia molto facile capire le modifiche e le revisioni, quindi un punto in più anche per il lavoro di gruppo.

Condivisione

Uno dei punti forti di Drive è sicuramente la possibilità di poter lavorare tutti sullo stesso piano. Il fatto di poter usare dei fogli di calcolo, dei documenti di scrittura praticamente universali rende Drive molto versatile e comodo e quindi merita di essere usato in tutti quei casi abbiate un gruppo di lavoro che usa programmi diversi dai vostri o che non ha grande dimestichezza con i cloud.

In più, è molto comodo anche per condividere file che altrimenti diventerebbero allegati pesanti e non aggiornabili, basta un link e le giuste impostazione (e cioè che tutti siano editor) ed ecco che si risolverà anche il problema del file più aggiornato e della catena di mail con l’ultima versione del file.

Un altro aspetto interessante della condivisione è che, lavorando on line, se qualcuno fa un errore e cancella dei file, è facile recuperare le versioni precedenti o i file inavvertitamente cancellati e, allo stesso modo, mentre lavori, lui salva, così nessuna delle modifiche andrà persa.

Ultimo aspetto da valutare per i vari cloud è l’effettivo utilizzo: considera quanti dei tuoi partner di lavoro usano un cloud piuttosto che un altro. E’ paradossalmente meglio essere versatili e avere diversi cloud e scegliere quali dati mettere dove piuttosto che arroccarsi sull’uso di un solo sistema.

Scegli quello a cui puoi avere accesso solo tu, come può essere One Drive o iCloud o uno dei tanti cloud che le aziende danno gratuitamente in cambio dell’abbonamento, per i tuoi dati personali e lascia agli altri sistemi lo spazio per la condivisione con i vari gruppi di lavoro.

E i tuoi pro e contro quali sono? Raccontameli nei commenti!

Photo by Adam Birkett – Unsplash

Pulizia dati, uno tira l’altro

Pulizia dati, uno tira l’altro

Un archivio è vivo e deve rimanere funzionale, quindi va curato.
Lo so, è una piccola grande scocciatura, anche perché si tratta proprio di fare ordine ed essere ordinati. Ma ecco qualche consiglio per rendere il tutto meno gravoso.

Vai per step

Non aspettare di aver accumulato tutti i dati dell’anno, fai un controllo una tantum, e piuttosto frequentemente, ad esempio quando usi una cartella, sistemala e lasciala in ordine, così poi sarà tutto più semplice.

Non incorrere nell’idea: “beh, intanto lo metto qui e poi lo sistemo”. L’energia e lo sforzo sono gli stessi, quindi tanto vale fare subito le cose fatte bene 😉

Per la stessa ragione se trovi qualcosa di vecchio che non è utile ed è superato, procedi con l’eliminazione.

Se poi è un sacco che non ti dedichi a sistemare l’archivio la soluzione più semplice è non farsi spaventare dall’intera mole, ma procedere per piccoli passi e questo significa farne un pezzettino al giorno, anche solo una cartella, ma senza perdere in costanza: “don’t break the chain” e cioè tieni duro e vai fino in fondo!

Applica la tecnica che per te funziona

Se ti sei trovato bene con una catalogazione di un determinato tipo, ripetila. Sarà più semplice archiviare i file perché saprai già come nominarli e ordinarli. Diciamo che imparato un metodo e reso efficace, tanto vale mantenerlo, no?
E se hai bisogno di qualche consiglio su come scegliere i tuoi criteri, l’articolo della scorsa settimana è quello giusto.

Sfrutta il lavoro fatto

Tante cose posso essere eliminate semplicemente grazie a una buona archiviazione fatta in precedenza.
Quindi ti consiglio di lavorare bene prima per semplificarti la vita dopo.

Ad esempio, se sai che i documenti più vecchi di tot anni posso essere eliminati, fai un archiviazione per anno e allo scoccare della scadenza procedi semplicemente a cancellare l’intera cartella, senza ripassare tutti i file, sarai già sicuro di non perdere cose importanti.

Così, per tutte le versioni di passaggio di un file, sfrutta la cartella old, e cioè fai in modo di tenere le versioni intermedie mentre lavori, ma poi, a lavoro concluso, tieni solo i file definitivi.

Tenere in ordine i propri archivi non è facile, ma se ti stai un po’ demoralizzando, pensa che se lo fai bene ti sarà d’aiuto e questa è la cosa più importante.

E se hai ancora qualche dubbio, perché non farti aiutare? Sono qui apposta!

Photo by – Unsplash