Il tuo Everest

Il tuo Everest

Le bollette che aspettano di essere archiviate, la lista di pubblicazioni che non sono state incluse nell’ultima versione del tuo curriculum e per finire… il cesto pieno di cose da lavare.

Presi singolarmente nessuno di questi elementi è un vero problema, ma sommati sì. Ormai sono una vera e propria barriera.
Fanno sì che tu non abbia voglia, non sia motivato ad affrontare, per nessuna ragione, quell’enorme mole di lavoro, è molto più semplice lasciarla lì.

Piccolo problema: non si annullerà da sola, anzi, continuerà a crescere.

  

Ecco che la tecnica della montagna può esserti d’aiuto.

 

Come sai nel tempo libero mi piace andare a camminare e la vista dalla cima è sempre molto gratificante. Ma, come si dice con parole semplici, la cima non si raggiunge in un solo passo, ma mettendo un piede davanti all’altro.

E questa è la chiave della tecnica: fintanto che penserai di affrontare il problema nella sua interezza sarà molto difficile tu abbia l’energia e la motivazione per affrontarlo, se non l’hai fatto fino ad ora, più aumenta il problema, più sarà difficile farlo.

 

Quindi cambia prospettiva: scomponilo.

Affronta solo una parte. anche piccola, ma inizia concretamente con un’azione.

E, da un punto di vista organizzativo, aggiungo anche: rendi il primo passo semplice e fattibile, comincia dalla cosa più semplice e facile, non preoccuparti, serve solo a vincere la naturale forza di inerzia che ti blocca all’idea di arrivare fino in cima.

Puoi anche imbrogliarti un po’ all’inizio e quindi allungare i tempi e mettendo in lista solo una piccola cosa, come ti raccontavo qui.

L’importante è che tu non guardi l’intera montagna, ma ti concentri solo sulla singola azione.

 

Così il singolo passo sarà chiaro, semplice e fattibile.

Di tanto in tanto è utile rialzare lo sguardo e guardare la cima, ma solo se sei stanco e perdi la visione di insieme, questo ti ridarà motivazione ed energia. E attenzione non ho detto riguardare l’intera montagna, ma solo la cima e con intenzione, ricordando cioè perché è importante e perché la vuoi raggiungere.

Quindi se si tratta di un progetto vuol dire pensare a perché lo fai, senza guardare l’intera mole di lavoro.

 

Che ne dici, così non è tutto più fattibile? Ora pensa in quale situazione vuoi provare anche tu la tecnica della montagna e definisci il primo passo!

 

 

Photo by Ingmar – Unsplash
La pianificazione non è una panacea

La pianificazione non è una panacea

Non voglio mentirti, la pianificazione non è la soluzione a tutto, ci sono molte cose che non ti aiuterà a fare o che non può risolvere. E per saperla usare al meglio… anche questi aspetti vanno conosciuti.

NON AIUTA A FAR VENIRE VOGLIA DI FARE, MA LA PUOI ADATTARE

Hai presente quando la mattina ti alzi e proprio non hai voglia di fare nulla? Capita, sì capita… e non è che aver pianificato tutto ti aiuta a passare dal dire al fare, ma in un certo senso aiuta.

Come mai?

Perché intanto ti toglie l’onere di pensare “che cosa faccio oggi?” Non devi ogni volta fare il punto della situazione, di fatto è già tutto pronto, si tratta di seguire i punti che hai già delineato.

Quindi se è una mattina di quelle in cui non sai da che parte iniziare, beh… qui sì aiuta, basta iniziare.

Se invece non c’è proprio storia… beh, sfrutta la flessibilità. Guarda anche le altre giornate e valuta come puoi spostare i vari blocchi della pianificazione e ottenere comunque un risultato con un cambio che è di tuo gradimento.

Ultima possibilità, quando proprio non ce la fai a cominciare.
Inizia da qualcosa che non c’entra e che ti piace, datti un po’ di carica e comincia!

NON TI ASSICURA DI NON PROCRASTINARE, MA TI SUPPORTA

Se c’è qualcosa che procrastini perché è troppo grande e impegnativo, un modo per affrontarlo è sicuramente pianificarlo al meglio e rendere la montagna invalicabile un insieme di tanti piccoli passi fattibili.

Ma anche in questo caso, il fatto di averli pianificati non vuol dire che poi li farai, per questo ci sono altri sistemi (te ne parlerò presto, non temere). Ne vuoi assaggiare qualcuno? Eccone due:

  • fatti trovare le cose pronte. Non è forse più facile eseguire una ricetta se hai già tutti gli ingredienti pesati e pronti sul piano della cucina?
  • Rendi il primo passo il più facile possibile, proprio come ti raccontavo qui.

NON È ESENTE DAGLI IMPREVISTI, MA È UN SALVAGENTE

Anche se hai fatto tutto come si deve, non vuol dire che gli imprevisti non capitino, ma di sicuro avrai un piano adattabile che ti mantiene a galla e che ti consente di aggirare l’ostacolo, non credi?

Ogni progetto ha di per se stesso una buona dosa di imprevisti e di rischio, ma il fatto di riuscire a portarlo a termine dipende da come si affrontano i naturali sviluppi del progetto stesso, comprensivi di imprevisti e incertezze.

Se poi gli imprevisti sono errori di calcolo per i tempi troppo stretti, dei passi non dimenticati, vedi il lato positivo: ora i nodi sono venuti al pettine, puoi riprogrammare il tutto con una visione ad ampio spettro e, mal che vada, le cose slitteranno un po’.

Come vedi la pianificazione non è la panacea di tutti i mali, non ti fa fare le cose per forza, non evita il fatto di non fare le cose, non ti dà la sicurezza che non ci saranno imprevisti, ma di sicuro di dà tutti i mezzi perché tu sia flessibile, pronto e reattivo.
In sintesi…

ti dà il timone del tuo tempo, tu devi solo definire la tua rotta con la giusta dose di consapevolezza!

Photo by Alisa Anton – Unsplash

A più riprese

A più riprese

Ecco un altro grande segreto della pianificazione. Non è una cosa che nasce e finisce in un colpo solo, anzi, è uno strumento vivo che ti supporta e dove è sempre possibile modificarne delle parti.

Per questo è giusto fare una pianificazione a più riprese.

Pensiamo ad esempio alla pianificazione annuale e pensiamola per step.

STEP N.1

A fine anno precedente, è utile fare il quadro della situazione generale e valutare come procedere per l’anno successivo.

Questa è una vera pianificazione di massima, quella che ti raccontavo nel post dedicato all’essenza del processo. È importantissima perché ti dà la linea guida, la direzione.

Questo è un momento importante anche per fare una revisione dell’anno precedente, quindi valutare ad esempio quali obiettivi si sono realizzati e perché, in che tempi, in che termini e con quali risultati.
Ci si può anche chiedere se la nostra volontà sia ancora di continuare sulla strada fatta o se sia il momento di introdurre dei cambi di rotta o delle novità.

Allo stesso modo puoi valutare anche le cose che non sono andate come desideravi, cosa è successo? Cattiva pianificazione o intento sbagliato? Ricorda i feedback sono sempre utilissimi e per quanto siano ostici da affrontare, sono il modo migliore per crescere!

Questo processo di analisi te lo puoi permettere solo se lo fai con molto anticipo perché ti ricordo, le idee vanno poi elaborate e devi darti il tempo di fare anche questo processo.

Il risultato di questo step sono delle idee di massima, che però sono punti fermi della tua pianificazione e sono quindi già calate in un calendario a lungo temine. Questa pianificazione deve essere fatta in modo sostenibile quindi con delle scadenze corrette e realizzabili.

STEP N.2

Ecco che una pianificazione a medio termine è utile per concretizzare il primo step nel flusso di lavoro quotidiano. Questa è la vera e propria pianificazione. Quindi si torna su quanto fatto nel primo step per fare un’estrazione a medio termine: mensile o meglio trimestrale.

Questa è una pianificazione delicata perché concretamente significa tradurre il macro-obiettivo in obiettivi a medio termine e portarli a diventare delle singole azioni. In breve è uno spacchettamento del progetto in sotto-progetti e nel concreto significa decidere cosa fare un mese e cosa quello dopo.

Anche in questo caso vale la regola della semplificazione. Non mettere troppe cose insieme e crea un piano sostenibile, per te, con i tempi e le energie che hai a disposizione.

STEP N.3

Vai al concreto della tua pianificazione settimanale o bisettimanale e distribuisci in agenda i tuoi obiettivi dello step n.2.

Qui si lavora a testa bassa, si è operativi. Non c’è molto da girarci intorno.

STEP N.4

Revisione. È saltato qualcosa? Sei in anticipo? Sei in ritardo? Chiediti perché e rivedi di conseguenza la pianificazione delle settimane successive, puoi recuperare qualcosa? Se la risposta è no, vai a ritroso e rivedi il tuo step n.2

Questa è una fase fondamentale perché potresti accorgerti che… il n.2 non sta in piedi perché il n.1 è pieno zeppa… e allora… semplifica ancora una volta e velocemente rivedi i passi 1 e 2.

Come vedi la pianificazione non si fa dall’inizio alla fine tutto in un colpo solo, ma si va per stadi, per step, prima la struttura, poi si va al dettaglio. Ma il dettaglio è ciò che puoi cambiare più frequentemente, la struttura è meglio sia solida e ben fatta, perché è la tua bussola.

Ora che conosci tutti gli step non ti resta che dedicarci un po’ di tempo e metterli in calendario fin da subito.

Sì, perché il segreto finale è quello di avere sempre un po’ di tempo per la pianificazione.

E tu sei pronto per ritagliarti un po’ di tempo? Credimi, non è sprecato, ma investito!

Photo by Mel Poole – Unsplash

I tipi di lavoro

I tipi di lavoro

Esistono tanti tipi di lavoro, e questo mi capita di specificarlo fin troppo spesso con i miei clienti.

Ad esempio, c’è un tempo di lavoro che è da molti agognato perché risicato: il tempo di lavoro con se stessi. Quello che spesso è relegato alla sera, dopo l’orario di lavoro, o la mattina presto “quando non c’è nessuno a disturbarmi e quindi sono molto più produttivo”

C’è anche un tempo di confronto e di lavoro insieme, perché “l’unione fa la forza”, perché “farlo insieme è più semplice”.

Verissimo, ma siamo proprio sicuri di non confondere le due tipologie?
Quello che sto cercando di dirti è che la tecnica di lavoro non dipende dal contesto, dalle persone, è piuttosto il viceversa:

è la tecnica che si adatta allo scopo.

Quindi non è la tua produttività che deve salire quando sei da solo, piuttosto quando devi svolgere un compito che richiede te e solo te devi fare in modo di avere un momento di lavoro e un contesto che ti permetta di essere produttivo, senza necessariamente ricorrere a un tempo extra quando sei fisicamente solo.
Allo stesso modo devi sfruttare il lavoro di gruppo per le sue potenzialità, che non sono necessariamente il fatto di condividere il carico del lavoro stesso.

Vediamo in base a cosa scegliere il lavoro solitario e il lavoro di gruppo.

ALLA CAPACITÀ DI OGNUNO DI SVOLGERE QUEL COMPITO

Mi capita spesso di intervenire all’interno dei team di lavoro perché c’è troppo lavoro condiviso: “lo facciamo insieme perché così si fa prima”.
In realtà questo accade perché le persone non sanno svolgere il compito interamente o perché mancano della sicurezza di saperlo portare a termine nel migliore dei modi. In questo caso è più importante lavorare sulla delega, le procedure e i feedback.

In sintesi, è spesso molto più produttivo decidere insieme come svolgere un lavoro, in che termini e con che scadenze e poi lavorare autonomamente, piuttosto che fare tutto, da cima a fondo, insieme.

ALLA NECESSITÀ DI CONFRONTO

È indubbio che lavorare insieme aiuti il confronto e faccia nascere nuove soluzioni, ma spesso di questo concetto si abusa.
Non è sempre necessario il confronto, spesso, questo può essere limitato al solo inizio del progetto, non all’intero svolgimento.

Poter lavorare in modo focalizzato porta comunque a una riflessione personale ed è questa che poi può essere portata all’interno del gruppo di lavoro. Questo concetto è legato al fatto di assumere la responsabilità del proprio ruolo in un progetto di lavoro. Ognuno ha dei ruoli e dei compiti in un team, quindi non è corretto pensare che i passi del progetto nascano solo dal confronto, al contrario ognuno dovrà fare la sua parte autonomamente, e poi discuterla nel gruppo di lavoro.

Viceversa il fatto di lavorare in modo autonomo porta anche a interiorizzare le capacità acquisite, in gruppo e non, quindi, in questo senso, è molto importante poter procedere a dei momenti di lavoro solitario proprio nell’ottica di miglioramento personale e di crescita, cioè nel fatto di fare propri i passi di una procedura o dello svolgimento di un lavoro. Magari la prima volta richiederà più tempo, ma poi sarà fluido ed efficace.

Questa consapevolezza è importante soprattutto perché non tutti impiegano lo stesso tempo a fare qualcosa, ed è giusto rispettare i propri tempi di lavoro per imparare a svolgere un compito, al contrario facendolo sempre insieme c’è chi non imparerà mai e si lascerà trascinare.

AL TEMPO DI LAVORO

“Lo faccio da solo che faccio prima” è una scomoda questione. Sicuramente è vero, ma se si è deciso di far fare ad altri un compito vuol dire che il compito è stato delegato e che non ce ne se occuperà più, in breve, dire questa frase vuol dire che la delega è andata male. Probabilmente le istruzioni non erano chiare al delegato, come te ne parlavo qui, o il delegato non era in grado di svolgere quel compito e in tal caso ti rimando qui.

Fatto sta che questa frase si può dire una volta sola, poi è meglio lavorare sulla delega 😉

Come detto prima il tempo necessario a svolgere un compito è diverso per ognuno di noi, e sicuramente in un gruppo di lavoro vanno sfruttate le potenzialità di tutti, quindi è giusto assegnare un compito a chi lo svolge velocemente ed efficacemente, ma i tempi di lavoro nascono in primis da una buona pianificazione. Quindi anche qui sono la delega e la pianificazione a salvare dal ritardo che si accumula e che costringe a dire quella famosa frase e di certo non è il “lavoro solitario” a dover ogni volta sopperire a questa carenza.

Concludendo…

Come vedi sia lavorare in gruppo sia lavorare da soli ha pro e contro, l’importante è scegliere la tipologia di lavoro con consapevolezza e soprattutto avendo chiaro lo scopo dell’attività di lavoro. Da oggi basta “lo facciamo insieme così si viene meglio” o “lo faccio da solo che faccio prima”.
Da oggi ogni compito avrà la sua tipologia di lavoro!

E tu, sfrutti entrambi questi momenti secondo le loro potenzialità?

Photo by Tolga Ulkan – Unsplesh

Riunioni alternative

Riunioni alternative

Ti capita mai di arrivare ad un punto e continuare a sbatterci la testa, non trovare la soluzione utile per te?
Cerchi, studi, ma non cavi un ragno dal buco… e poi così, per caso, parlandone con qualcuno, scopri che la soluzione era proprio dietro l’angolo.

Magari quella soluzione viene proprio dal tuo collega d’ufficio che mai pensavi potesse suggerirti qualcosa che tu non sapevi già.

Sì, perché se è vero che non siamo omniscienti, ma è vero anche che si impara facendo.

Cosa c’entra tutto questo con l’organizzazione e perché te ne sto parlando?

Perché una delle cose delle quali mi occupo sono le riunioni e quella che ti sto suggerendo è una riunione particolare. Come sempre si tratta di uscire un po’ dalla versione classica della tecnica di lavoro e di adattarla un po’ a quello che può essere un utile contesto.

Visto che in una stessa realtà lavorativa i problemi sono comuni, ma non è detto che lo siano le soluzioni, perché non sfruttare il brainstorming comune e trovare nuove strategie efficaci con tutti?

Ecco che per questo ti propongo tre tipologie diverse di condivisione nel gruppo di lavoro che possono portarti ad avere nuove strategie funzionali agli scopi del tuo lavoro.

CONDIVISIONE DI ESPERIENZE

Questa è un’idea nata sul campo, in un’azienda con molti commerciali che purtroppo passavano poco tempo insieme. Dico purtroppo perché analizzando le criticità del flusso lavorativo, ho scoperto che la causa di molte interruzioni era di fatto la continua richiesta di informazioni. Queste però si ripetevano per tipologia e contenuto.

Quindi perché non mettere tutte le persone insieme e far condividere tra loro la propria conoscenza?
Ecco trovata la soluzione che credo posa essere di grande utilità in molte realtà.

Dedica del tempo a chiacchierare con i tuoi colleghi di problematiche e intoppi della vostra quotidianità.
Analizza le soluzioni di tutti e vedi se ci sono cose alle quali non hai pensato e miglioramenti al tuo lavoro quotidiano.

È sempre una riunione, ma a tema e tra colleghi. Tanto semplice, quanto utile.

PRESENTAZIONI NUOVI PROGETTI

Le idee vengono nei momenti più inaspettati e spesso nelle realtà lavorative non c’è spazio per aggiunte di questo tipo. Sì, l’idea è bella, ma tenerla da parte spesso significa dimenticarla.

Anche qui la giusta condivisione è una buona soluzione. Come? Ad esempio, presentando la tua idea in modo sintetico e accattivante. Ti ricordi le famigerate bacheche? Bene, dedica una sezione a questo scopo e fai in modo che ogni progetto abbia a disposizione uno spazio ben preciso, non più di un A4.

L’idea è presentare una prima pagina di giornale, un post per i social, un’infografica… Poche frasi, ma dritte al punto per presentate in modo innovativo l’idea e coinvolgere quante più persone possibile.

Se piace, discutila in una riunione speciale, una di quelle che ti ho suggerito nel punto prima.

CAFFÈ DEI PROFESSIONISTI

Sei un libero professionista che lavora da solo e pensi che tutto questo non ti tocchi? Beh, le stesse cose possono essere fatte a livello di rete di professionisti in un caffè a tema: ogni incontro un aspetto, si tratta solo di fare un buon calendario.

E se ti va questo si può fare anche a pranzo o con un aperitivo, in presenza o nel web, adattiamo le nostre esigenze a seconda dei tempi a dispostone 😉 si tratta comunque di una condivisione lavorativa.

E tu, hai pensato un modo diverso di condividere conoscenza? Raccontamelo nei commenti.

Photo by Annie Spratt – Unsplash