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Approccio foglia

Approccio foglia

Un anno fa a di quest’epoca ero appena rientrata dal Perù, un bellissimo viaggio che porto con me in ogni suo dettaglio per i suoi colori, la vastità dei paesaggi e i sorrisi della gente. Diciassette giorni di viaggio con un bagaglio a mano.

Quando le persone sentono questo a volte si chiedono come sia possibile. Ho deciso di condividere con te questo ricordo perché penso che in molte situazioni un approccio leggero sia di grande aiuto.

Il viaggiare leggero, il non avere ingombro, mi ha permesso di muovermi con meno fatica, di perdere meno tempo nel fare e disfare i bagagli, di non avere troppo pensiero nell’occuparmi delle mie cose e mi ha concesso di concentrarmi sul viaggio in sé. Non mi è mancato nulla, ma solo perché non era un bagaglio improvvisato, quanto più pianificato. E questo lo aggiungo perché essere leggeri non vuol dire essere sprovveduti, e cioè non avere quella cosa in più o, tanto per dire, le medicine giuste.

L’esempio pratico è per spiegarti quello che io chiamo “approccio foglia”, che è stato il mio leitmotiv quando ho deciso di iniziare questo lavoro. Te ne parlo in questo post perché credo caschi a pennello con tutto ciò che ha a che fare di con gli imprevisti e i piani B, tema di questo mese.

Il fatto di voler avere sempre tante cose con sé spesso dipende dal fatto di pensare di non poterne fare a meno in tante occasioni, come se fossero gli oggetti e le cose che ci circondano a renderci capaci di affrontare ciò che succede. Il punto è che c’è un

magico equilibrio, diverso per ognuno di noi, in cui ciò che abbiamo è solo ciò che serve

il resto non è certo con noi come oggetto, ma dentro di noi, come capacità e giusto approccio.

L’”approccio foglia” ti porta a considerare ciò che per te è importante, ciò su cui tu hai voglia di investire, ti fa planare sulle cose della vita, dando valore alle tue capacità e al tuo lavoro, perché questo è ciò che conta.

Così come in viaggio non ha importanza se ho una maglietta blu o verde, ma di fatto conta solo che io abbia una maglietta pulita, beh, anche nel nostro lavoro importa come lavoriamo, come raggiungiamo gli obiettivi, il resto è, di fatto, una questione in più.

Quindi, soprattutto in un momento di difficoltà, di imprevisto, di cambiamento, sentiti come una foglia e plana sulle cose, ti aiuterà a essere leggero e sentire il tuo vento che ti sostiene, saranno le tue capacità che non ti faranno rovinare a terra e ti permetteranno di compiere il tuo viaggio.

Fai tuo questo approccio, cerca le giuste risorse e lascia andare il resto. Non hai idea di quanto

una mente leggera e fresca sia in grado di trovare nuove soluzioni, nuove idee

che ti permetteranno di raggiungere i tuoi obiettivi in quel magico equilibrio di momenti difficili e momenti fortunati che accadono quotidianamente.

Pronto a planare?

Photo by Zhen Hu – Unsplash

Plan B

Plan B

Non amo arrivare in ritardo, ma, lo ammetto, succede anche a me. Mi succede perché riempio troppo il tempo di cose da fare. Questa a dire il vero è un’altra faccenda, ma parto da questo per dirti che capita a tutti di essere organizzati, precisi, attenti e vedere che poi le cose vanno diversamente e oggi vorrei riflettere un po’ con te sul come affrontare questi imprevisti che, c’è poco da dire, capitano.

La prima regola è: non farti trovare impreparato

Per tutto ciò che per te è davvero importante, per tutte quelle che cose che al solo pensiero che non vadano come devono andare inizi già a sentire il mal di pancia, per tutte queste occasioni fai in modo di avere piano B pronto in tutti i dettagli.

Cosa vuol dire un piano B? Vuol dire una soluzione alternativa, pronta per essere messa in atto nel caso in cui la prima strategia fallisca, un po’ come le mutande di scorta insomma.

Il piano B è importante perché il fatto di averci già pensato e averlo pianificato ti permette di risparmiare tempo ed energie nel momento in cui dovrai metterlo in atto e quindi sarai più efficiente ed efficace.

Serve, come detto, per le cose davvero importanti: un cambio in più in valigia per un viaggio di lavoro, aver valutato i tempi per prendere la macchina quando pensi di andare in treno e sai c’è uno sciopero nell’aria, avere con sé una copia in pdf della propria presentazione e non solo aver mandato il ppt via mail… ho reso l’idea?

Non serve per tutto il resto: una seconda agenda, due file dove salvi gli stessi dati, avere sempre con sé l’ombrello… E lo sottolineo perché creare il piano B richiede comunque tempo ed energia e, come sai, queste sono risorse finite, quindi non vanno sprecate, vanno messe in campo solo se serve.

Perciò pensa al piano B solo per le cose davvero cruciali per importanza o perché sono momenti chiave della riuscita del tuo progetto. Per tutto il resto ricorda che la leggerezza è un’ottima compagna di vita e che ci vuole anche un po’ di fiducia nel futuro e nelle tue capacità, non va sempre tutto storto e molto probabilmente te la saprai cavare anche se non fila tutto alla perfezione.

Questo credo sia un vero e proprio approccio salvavita. Te ne parlo quando chiacchiero di decluttering. Spesso ci circondiamo di piani B, nella speranza che questi ci possano tornare d’aiuto nel momento del bisogno e invece, molto spesso, sono talmente tanti che non troviamo quello utile quando ci serve o, ancora meglio, proprio in quell’occasione, scopriamo di poterne fare a meno.

Quindi usa questa tecnica, ma con parsimonia, spesso il piano B è proprio dentro di te e dipende solo da come affronti l’imprevisto.

La seconda regola è: un passo alla volta

Quando capita l’imprevisto si reagisce spesso aumentando ritmo e carico di cose da fare unendo i due aspetti. Ma proprio quando siamo più a rischio errore, quando siamo più sotto pressione dobbiamo “metterci la testa” e rimanere concentrati. Sono quelli i momenti nei quali, per fare le cose per bene, è utile ricordare che il multitasking non esiste: meglio mettere in fila le cose da fare e farle una alla volta, fino in fondo.

Sono questi i momenti nei quali vengono fuori i nostri punti deboli e anche le nostre piccole grandi disorganizzazioni. Come ti dicevo, quando sono un po’ in difficoltà, molto probabilmente cercherò di mettere mille cose nella giornata, perché è un po’ il mio vizio di fondo. E anche qui, un passo alla volta, partendo dal primo: la consapevolezza. Se ti conosci e hai affrontato le tue difficoltà organizzative, sai anche in che errore scivoli più facilmente. E proprio il fatto di conoscerlo fa sì che tu lo possa evitare.

In breve, sai come comportarti, e, se avrai fatto una buona pianificazione, saprai subito cosa è importante e cosa no, potrai quindi eliminare ciò che è secondario e dedicarti al resto con ordine e pazienza.

Terza regola? Ammettere che succede

Sì è proprio vero “fatto è meglio di perfetto” e soprattutto in caso di imprevisto, metti in atto il piano B, procedi con ordine, un passo alla volta, ma ricordati che capita a tutti e quindi tanto vale accettare che non sempre le cose vanno come hai desiderato o pianificato, ma ora, che sarai più preparato e organizzato, risparmierai tempo, energie e sicuramente un po’ di fastidio. Non è forse un’ottima cosa?

Ora, racconta, su cosa investirai tempo ed energia per mettere in campo il tuo piano B?

Photo by Jean-philippe Delberghe – Unsplash

I.C.E.

I.C.E.

Quando ero bambina li sapevo tutti e mi divertiva molto ripeterli e ricordarli. Mi piaceva poi far girare la rotella del telefono grigio fino in fondo, in particolare quando c’erano gli otto e i nove.

Di cosa sto parlando? Dei numeri di telefono!

Sono cresciuta a Belluno e i numeri avevano davvero poche cifre, quindi non era una cosa così difficile e in breve tutta la rubrica era nella mente.

Poi c’è stato un cambio importante, ai numeri è stato aggiunto il prefisso e quindi i numeri sono diventati più lunghi, ma sempre ordinati da una semplice regola: i primi quattro numeri facevano riferimento al luogo.
La memoria poi è stata messa a dura prova con l’avvento del cellulare. Inizialmente anche qui sapendo l’operatore era più semplice ricordare le prime cifre, ma poi… tutto si è complicato ed è diventato casuale.

Ti faccio quindi un test: quanti numeri sai ora a memoria?

Cosa succede se si scarica il telefono e devi chiamare?

Come fare per non diventare completamente non reperibile?

Prima regola: sincronizza la tua rubrica

Fai in modo che la rubrica del telefono non sia l’unico luogo di raccolta dei dati. Il sistema più semplice è utilizzare i sistemi di Cloud o dell’operatore del telefono o di Google. Io sono una fan dei sistemi Google, perché sono semplici e soprattutto è semplice ritrovare i dati. Infatti, accedendo da un qualsiasi browser collegato a Internet hai modo di recuperare tutti i numeri di telefono e, se sei bravo e ogni tanto la sistemi, anche ad altri dati come le mail e gli indirizzi. Quindi, che sia un Foglio Excel, un Could del telefono, Google… sincronizza la tua rubrica.

Seconda regola: ama la vecchia carta

Una volta si usava la rubrica telefonica cartacea formato A7 per averla sempre con sé. Non ti sto consigliando di avere una rubrica cartacea, ma di scrivere su un pezzettino di carta i tre o quattro numeri che chiami più spesso sì. Poi mettilo in qualcosa che avrai sempre con te, magari il portafoglio o l’interno della custodia del cellulare. E’ davvero una cosa da poco, ma credimi, ti può tornare davvero utile!

Terza regola: non sottovalutare l’ICE

Cos’è l’ICE? È un acronimo che sta per “In Case of Emergency” e cioè il numero da chiamare se ci fosse necessità. È un codice internazionale che vuole fare in modo di lasciare una reperibilità nota a tutti.

Perché serve ancora oggi? Io credo che serva soprattutto oggi. Un tempo i cellulari erano facilmente accessibili e scorrendo la rubrica si potevano trovare i contatti più adatti: mamma, papà, amore…

Ma pensaci, ora ci sono i riconoscimenti facciali, le impronte, i codici… come si può accedere alla rubrica? Ci ho pensato dopo aver testato sul campo il problema: è capitato fossi presente ad un incidente e purtroppo non era possibile avvisare nessuna delle persone care, il telefono era bloccato.

Ecco dunque che ho scelto di mettere il mio numero ICE proprio sullo schermo. Spero non servirà mai, ma in caso, voglio farmi trovare pronta, e tu?

Photo by Quino Al  – Unsplash

Delega Boomerang

Delega Boomerang

La delega è sicuramente una tecnica di lavoro ostica ai più. Sì, vorremmo tutti essere alleggeriti da certe incombenze e compiti ormai noiosi, ma spesso il dubbio “sarà fatto a dovere?” la riflessione “ormai lo faccio ad occhi chiusi” il sospetto delle competenze non ottimali dei colleghi rendono il compito di affidare ad altri una delle nostre mansioni una strada in salita. A volte però, anche una buona delega può avere degli intoppi e, come un boomerang, tornare su di noi a tutta velocità.

Di cosa sto parlando?

“Potresti occuparti tu della ricerca di un nominativo per questa fase del lavoro?”

Questa è la delega verso un collega. Dopo un po’ di tempo il collega ritorna e dice:

“Ho cercato un po’ di nomi, ma non sono sicuro siano adatti, possiamo visionarli insieme così da scegliere il migliore?”

Ecco che si è compiuto l’effetto boomerang.

Ciò che era compito di un’altra persona torna su di te con una richiesta d’aiuto. Come dire di no e soprattutto, è corretto sottrarsi a una simile richiesta d’aiuto?

Questa è quella che Brian Tracy chiama delega inversa e che è un ulteriore passo in più nel lavoro di gruppo e di squadra. Il punto è che spesso ci si focalizza nella richiesta d’aiuto, ma il modo migliore per risolvere la questione è dare i mezzi per poterla risolvere.

Perché è stato chiesto proprio a te l’aiuto? Dov’è la radice del problema? E’ la mancanza di mezzi o di impegno da parte di chi ha ricevuto la delega?

Il modo migliore per fare il modo che il compito non torni a noi in tutta la sua completezza è passare allo step successivo con una risposta del tipo “quali secondo te possono essere i criteri si scelta?” “Come possiamo scegliere il candidato migliore?” Ecco che avrai offerto l’aiuto, ma non avrai presto in carico il compito.

Spesso è talmente tanta la paura che le cose non siano fatte a dovere che non si delega, ma a volte è anche la richiesta d’aiuto che la blocca, generando l’effetto boomerang che ti ho descritto. Per questo mantenere i ruoli tra delegante e delegato, senza sostituirsi e riprendersi carico del compito, ma piuttosto fare in modo che ci sia comunque condivisione e appoggio è un buon modo per organizzare il lavoro senza perderne il controllo o venirne sopraffatti. E probabilmente la prossima volta il problema non si ripresenterà.

Ecco dunque come una riflessione in più, una condivisione di esperienza, aiuta anche la delega, una tecnica di lavoro che se ben gestita può far crescere sia te, sia chi lavora con te.

E per te, quali sono le difficoltà maggiori nella delega?

Photo by Davi Moreira – Unsplash

Modalità non disturbare

Modalità non disturbare

Ogni buon professional organizer ti ricorda che è bene per concertarsi togliere le notifiche.

E non posso che essere d’accordo.

Così anch’io ho tolto tutti i suoni, disinstallato le App dei social, in modo da non avere la curiosità di andare di volta in volta a vedere se mi aspettava una bella sorpresa o una scocciatura…

Bene, ecco il risultato: ha funzionato talmente bene che ho smesso realmente di controllarli e alla fine mi sono persa i messaggi.

Anche questa soluzione, dunque ho capito, non funzionava per me.

Per questa ragione ho trovato una via di mezzo che va bene per me e che condivido con te.

Quando ho voglia, mi prendo veramente dei momenti di detox totale

Se sono in montagna o sono in giro con qualcuno, che sia una gita, una cena o un aperitivo, dimentico il cellulare, lo spengo proprio, se me lo posso permettere. Si fa un po’ fatica, ma ogni tanto ci sta, ci sta davvero.

Se sto lavorando il cellulare non si guarda

Non lo zittisco, ma non lo considero, per questo ho scelto delle notifiche poco invasive e per molte App le ho tolte. Lascio il cellulare “pancia in giù” così non si accende.

Se però ne arrivano troppe ecco che arriva la “modalità non disturbare” e cioè filtro gli input e lascio entrare solo le chiamate e i messaggi della mia “lista preferiti” e cioè di quelle due o tre persone che possono sempre disturbarmi, la mia famiglia e poco più, perché so che se mi chiamano è urgente.

Così sono serena di non perdere una cosa importante e so che tutto il resto può aspettare.

Nella mia agenda ci sono slot precisi di tempo per controllare social e messaggi, così non è un ciclo continuo, non devo ogni volta interrompere il mio lavoro e perdere poi quasi un minuto a riprendere la concentrazione.

L’uso della “modalità non disturbare” in questo modo mi ha aiutata molto e ti consiglio di provare, ma prima di tutto sii onesto con te stesso e fai una selezione delle App che vuoi sentir suonare e con che suono.

Nonostante tutto il mio consiglio è:

regalati una giornata senza telefono, ma attenzione… crea dipendenza!

Photo by Sarah Gualtieri – Unsplash