Lista di buon proposti? No, grazie

Lista di buon proposti? No, grazie

Che differenza c’è tra una lista di buoni propositi e dei buoni propositi in lista?

Pare un gioco di parole, ma in verità dietro c’è una gran bella differenza.

Ti ho raccontato di come le liste abbiano grandi poteri. Portano la mente ad essere libera e pulita da tanti pensieri, informazioni e fardelli.

Le liste, ti ho anche raccontato, sono anche utilissime per prendere consapevolezza, per “buttare fuori”, per lasciar andare ed eliminare.

Ma, ed ecco che vengo al punto… c’è una differenza tra il fare una lista e mettere le cose in una lista, e sta tutto nell’approccio.

Ecco perché io non farò una lista di buoni propositi, non sfrutterò questo grande potere che hanno le liste di far lavorare la mente e il pensiero per completare i punti o per ritrovare nella mia mente tutto ciò che vorrei e desidererei, quelli che appunto sono i buoni propositi.

Piuttosto, segnerò in una lista i buoni propositi che desidero.

La differenza sta diventando più chiara o ti sto facendo ancora più confusione?

Il nocciolo della questione è del tutto nel metodo, nel come si usa una lista.

Se ne vuoi sfruttare le potenzialità, come ti raccontavo prima, e in particolare quella che è la compulsione alla chiusura che ha la nostra mente una volta iniziata una lista, così da segnare così tutti i punti connessi e soprattutto, una volta vinta l’inerzia iniziale, svuotare e scaricare la mente, è un’ottima cosa.

 

Ma io non credo faccia bene per i famigerati buoni propositi.

 

Una lista di questo tipo, di fatti, è il contrario di quello che si richiede facendo una pianificazione: pochi obiettivi, realistici e realizzabili.

 

Ecco che se decido di fare la lista dei buoni propositi segnerò sì quelli che voglio fare, ma anche tutti quelli che vorrei e quelli che forse vorrei fare.

Come dire che parto da un’idea pensata e ragionata e poi mi lascio prendere la mano sfruttando proprio il potere che crea una lista.

In questo caso a mio avviso è meglio fare il contrario:

focalizzarsi su un punto e metterlo in lista, molto meglio se è una to do list.

Così facendo le tue energie potranno concentrarsi sulla realizzazione di quest’obiettivo e non su tutta la lista.

Sì, sarebbe bello poter svolgere tutti i dieci punti della lista dei buoni propositi, ma siamo certi che tu li desideri tutti e soprattutto abbia abbastanza energie e risorse per tutti?

Perché un buon proposito sia tale, deve essere anche qualcosa nel quale credi e che vuoi veramente realizzare. Quindi meglio poche cose, ben fatte e soprattutto… pianificate.

Diverso è se i tuoi buoni propositi sono diversi per ambito: uno personale, uno lavorativo e uno sportivo ad esempio. Ma anche qui non esagerare, perché poi quando andrai a pianificarli dovrai fare i conti, non solo con i tempi, ma anche con le energie.
Se hai un proposito importante nel campo lavorativo è facile che nel campo personale tu debba rimanere un più tranquillo per un po’, recuperando le energie investite altrove.

Se vuoi veramente realizzare un proposito, su quello ti devi concentrare, devi fare in modo che le tue azioni, la tua mente e le tue energie lì convoglino.

Quindi, evita la lista e focalizzati solo su un punto, il punto della tua to do list.

Se poi non sai bene quale sia davvero il tuo buon proposito, ok alla lista, ma solo per poterci lavorare, analizzare tutte le voci, e pian piano scartare tutti i punti non necessari per trovare i pochi o l’unico sul quale investire veramente.

E ora… basta liste di buoni propositi e sì al tuo buon proposito in lista!

 

 

Photo by Prokhor Minin – Unsplash
Ciò che ami in agenda? Si parte da qui.

Ciò che ami in agenda? Si parte da qui.

Sarebbe bello lavorare solo su ciò che piace vero?

Ma non c’è mai abbastanza tempo… oppure non si trova mail il momento giusto e si rimanda…È così anche per te?

Giusto?

Eh, no, mi spiace è ora di girare la frittata!

La matrice di Eisenhower serve proprio a questo, a prendere la giusta dose di consapevolezza per dire con sincerità a se stessi: “questa è una cosa che mi importa e che mi piace, non ha alcuna urgenza, ma la voglio proprio fare!”

Ed ecco che magia, le cose che non hanno grande priorità ma ti stanno a cuore trovano spazio in agenda.

È ancora un miraggio? Beh, se questo mese hai seguito tutti i post ora sai:

  • discernere con consapevolezza le cose da fare secondo urgenza e importanza;
  • delegare ciò che non è importante per te ed è urgente;
  • eliminare ciò che non rientra nelle tue mansioni;
  • eliminare ciò che mangia il tuo tempo e non è né urgente né importante

Rimane quindi ciò che è importante e basta, ma con diversi livelli di urgenza.

Ora si sa, le cose urgenti e importanti vanno fatte e basta, ma abbiamo visto fin da subito che, con una buona gestione del tempo e della produttività personale si possono gestire meglio, ridurre in numero e soprattutto te ne puoi occupare prima che diventino realmente urgenti. Il segreto è una buona pianificazione e gestione del tempo, come ti raccontavo qui.

Ecco quindi che la tua agenda non sarà fitta di scadenze, impegni e urgenze e, tolto il tempo per l’imprevisto, rimarrà comunque un po’ di tempo per te, per l’appunto per ciò che è importane e non urgente.

Se ci rifletti bene, questo quadrante della matrice di Eisenhower è proprio il cuore del tuo tempo, delle tue attività, del tuo lavoro.

Qui risiedono le cose di valore che vanno fatte e che di solito non trovano posto perché scalzate dalle altre, più urgenti.

Ora, con la giusta dose di consapevolezza, capendo quindi che sono per te importanti, per te di valore, capisci anche quanto è importante che trovino il giusto spazio tra le tue attività e quindi nella tua quotidiana to do list.

È altrettanto vero che non possono essere le uniche in agenda, ci sarà sempre qualcosa di meno importante ma più urgente, o un imprevisto, ma è anche vero che gestendo bene tutte le atre attività come abbiamo visto, avrai modo di dare finalmente spazio anche a questo.

Nella pratica significa proprio, quando fai la pianificazione settimanale o giornaliera, togliere i tempi delle cose urgenti, quindi appuntamenti fissati e scadenze, tenersi morbidi e mettere subito in lista le cose del quadrante in alto a sinistra della matrice: le cose importanti e non urgenti.

Le prime volte andrà così, poi ti ricordo che la matrice non è uno strumento di pianificazione del tempo, ma uno strumento per prendere consapevolezza del tuo tempo e delle tue priorità.

 

Serve proprio a farti porre l’attenzione su ciò che si dimentica, su ciò che è per te importante, ma anche non urgente, insegnandoti a mettere ordine nel resto.

 

Quindi la prima volta usa la matrice, poi, capiti i criteri e fatto tuo il metodo, sarà un intimo sistema per gestire gli impegni in fase di pianificazione!

E se hai ancora qualche difficoltà con questo strumento di gestione del tempo, sai che sono qui!

 

 

Photo by Pawel Czerwinski – Unsplash

Importante per chi?

Importante per chi?

Se è urgente è da fare e basta, sì è un dato di fatto.

Ma sei davvero certo che tutte le cose della tua to do list siano proprio della tua lista di cose da fare?

Dove voglio arrivare? Ancora una volta mi rifaccio ai criteri della matrice di Eisenhower e ancora una volta ti faccio riflettere sulla voce che tra le due dipende da te: l’importanza.

Le cose che sono in lista sono per te importanti?

Sei coinvolto nel farle? C’è un motivo per il quale sono nella tua lista?

Leggendo tutte queste domande, ti sarà sorto un po’ il dubbio sulla questione che voglio far emergere un po’ alla volta.

E se quei punti non fossero sulla tua lista, ma su quella di qualche d’un altro?

Magari ora stai facendo un sospiro di sollievo… eh già!

Perché questo è il cuore della questione, a volte nella to do list ci sono cose sì urgenti, sì da fare, ma il perché non l’hai scelto tu, ma qualcun altro.

Sono cose che ti sono state date da fare, magari dal tuo capo, magari dal resto della famiglia, magari da un senso del dovere molto forte… e qui ti chiedo di fermarti e riflettere.

Se queste cose sono effettivamente parte del tuo lavoro, perché sta nelle tue mansioni lavorative, o perché è parte del carico famigliare che svolgi tu, ok, va bene lasciale e agisci come abbiamo visto la scorsa settimana.

Ma se non sono parte del tuo onere lavorativo, casalingo, se per te non sono davvero importanti… Allora è meglio agire in maniera differente.

Questo, infatti, è il riquadro delle deleghe e dei no.

Se per te una cosa non è importante può essere molto utile delegarla ad altri.

La delega è una forma di lavoro e per funzionare davvero e non tornare sulle tue spalle deve essere ben gestita: va scelto un buon delegato che sia in grado di svolgere la questione, vanno date delle buone direttive e deve esserci una condivisione delle scadenze di lavoro.

Se poi una cosa non è di tua competenza, non farla, impara da subito a dire di no e a non farla entrare proprio in lista.

Compito difficile? Sì, certo, ma un buon no equivale a dire “se lo facessi, lo farei male e con dei pessimi risultati” e non vuol dire “non mi importa”, tutto dipende da come lo si dice e dalle motivazioni a supporto della tua scelta.

Per imparare a gestire bene il proprio tempo, bisogna lavorare bene sulle proprie priorità, che significa quindi fare molta attenzione al criterio dell’importanza.

Se rifletti bene su ciò che per te è davvero importante e ciò che non lo è proprio, sai anche ciò che puoi eliminare dalla tua lista di cose da fare e cosa puoi delegare. L’organizzazione ti viene in aiuto sul come gestire queste due tecniche, come ti ho accennato brevemente prima.

Quello che vorrei che facessi è che sperimentassi a lungo questo quadrante e che interiorizzassi sempre più tue le tue tecniche di saper “dire di no” e di “delegare”.

Non per non lavorare, o per lavarsi le mani da qualcosa, si intende, ma per farti carico di ciò che effettivamente ti spetta.

Molto spesso i problemi di gestione del tempo dipendono dal fatto di avere troppe cose da fare, e questo “troppo” dipende dal farsi carico di ciò che non ci spetta o che non ci interessa.

Quindi, ancora una volta, chiediti: “è importante per me?” Se la risposta è sì, perché sai che è importante e che rientra nelle tue mansioni, allora, via, fallo!

Altrimenti, delega e la prossima volta, impara a dire subito di no!

 

 

Photo by Evie Fjord – Unsplash

 

È sempre tutto importante e urgente

È sempre tutto importante e urgente

Questo è un mese importante per me e ti voglio presentare un importante strumento di gestione del tempo.

Forse lo conosci e forse lo avrai sentito descrivere più volte, ma prima di dirti di cosa parlo, vorrei farti capire un primo importante concetto.

Non è uno strumento di pianificazione, ma uno strumento di consapevolezza.

Nel concreto vuol dire che non ti serve per pianificare la tua giornata o la tua agenda, ma che è prezioso per farti lavorare sulle priorità d’azione.

Per usarlo al meglio è importante riflettere sui due criteri che lo costruiscono: l’importanza e l’urgenza.

Anche qui, una precisazione fondamentale. Le due voci sono tra loro molto diverse per natura. Nello specifico una è indipendente dalla tua volontà, l’altra è fortemente connessa a ciò che desideri.

Ci hai mai pensato?

L’urgenza è un criterio temporale, quindi fa capire cosa sta per succedere e cosa no. Se una bolletta scade venerdì, ti può piacere o no, può essere importante o no, ma la bolletta scade comunque.

Quindi il fatto di doverla pagare è indipendente dalla tua volontà, tu puoi agire sulla tua voglia di fare e pagarla in anticipo non facendola diventare una cosa urgente, o procrastinare fino all’ultimo e andare poi a pagarla con urgenza.

Non puoi quindi modificarne la scadenza, non puoi agire temporalmente, ma puoi agire per renderla più o meno urgente con una buona pianificazione, ma di questo ne parleremo più avanti, non mettiamo troppa carne al fuoco.

Torniamo ai criteri dello strumento, il secondo è l’importanza. Questo sì è tutto nelle tue mani, o meglio tutto sulle tue spalle. Eppure, su questo ci si riflette poco… e tu ci pensi?

Quando lavori, ti chiedi se stai facendo una cosa perché ti importa o solo perché va fatta?

Quante volte dici “eh, mi piacerebbe, ma non ho tempo”? Quel mi piacerebbe, quanto ti piacerebbe? Quello deve essere il fulcro del tuo ragionamento: il “mi piace” vuol dire, mi importa, per me è importante.

Certo nella vita non si possono fare solo cose che piacciono, ma avere la consapevolezza di ciò che è per te importante e cosa è in cima alle tue priorità è fondamentale per creare una buona agenda, bilanciata tra ciò che ti piace, ciò che è per te importante, e ciò che si deve fare, e che è urgente e basta.

Rifletti su queste due parole: importante e urgente.

Ricorda, la prima dipende da te, la seconda no, dipende dal tempo. La prima è soggettiva, la seconda è oggettiva.

Ecco ora che abbiamo chiarito questi importanti punti ti presento lo strumento, si chiama Matrice di Eisenhower, e se hai dubbi, sappi che un po’ di pianificazione questo generale l’ha fatta.

 

 

Forse non la usava per la sua agenda, ma non lo devi fare nemmeno tu.

La cosa però che puoi fare è pensare agli impegni di domani o della prossima settimana e vedere in quale dei quattro quadranti li metteresti, con grossa attenzione a ciò che dipende da te e ciò non puoi controllare, da ciò che ti importa e cosa no.

Nelle prossime settimane vedremo come affrontare ogni singolo quadrante, come sempre, passo passo ti porterò alla fine della questione, e allora sì che potrai pianificare l’agenda!

 

 

Photo by Jon Tyson – Unsplash

Produttività lavorativa anche in casa?

Produttività lavorativa anche in casa?

La produttività è una questione molto personale, sì, ma anche per ogni singola persona non valgono sempre le stesse regole.

Ognuno di noi ha delle tecniche di produttività che gli sono più affini, ma possono esserci dei periodi di vita nei quali non funzionano o è necessario, temporaneamente, fare le cose in modo diverso.

La tecnica RPM (Rapid Planning Method), ad esempio, è una delle tecniche di produttività più difficili da applicare, perché richiede di focalizzarsi in modo importante sul proprio obiettivo, eliminare il resto, e procedere a ritmo serrato e costante verso il proprio traguardo.

L’ho un po’ semplificata, ma solo per farti capire che sono pochi i momenti nei quali è utile procedere in questo modo, nel senso che se si applica quotidianamente, può diventare controproducente e si rischia di perdere la visione di insieme, le esigenze personali e a volte le sfumature della vita.

Come dico spesso:

ogni persona ha la sua produttività e ogni persona ha i suoi momenti di vita.

Ma, c’è un altro ma, che spesso passa in secondo piano…

La produttività è sì personale, ma non è indipendente dal contesto.

E per contesto mi riferisco alle tue tre aziende: lavoro, casa, personale.

Può capitare che ci siano scadenze in vista, i tempi siano stretti, e allora sia molto meglio agire anche fuori dal lavoro con le stesse tecniche e gli stessi strumenti, ma il punto è che per essere produttivi, efficaci nelle questioni che interessano…. è necessario poi non esserlo altrove.

Allo stesso modo, ti è mai capitato di aver fatto un super week end, denso e gratificante e lunedì di non essere al top al lavoro? O di aver lavorato bene e poi arrivare a casa e sentire di far fatica a preparare la cena?

Sì, produttività è anche questo, è gestione delle energie.

E per questa ragione capita che se a casa hai un periodo intenso a lavoro devi calare un po’ e, come più spesso accade, che se al lavoro sei molto produttivo a casa devi mollare e riposare.

Sono infatti parte della produttività due aspetti tipici del tempo personale: il relax e la noia, cioè il tempo senza incombenze.

Ti faccio notare che ho scritto tempo personale, non a caso, perché il tempo di casa è spesso equivalente a quello di lavoro, nel senso che è di pieno di faccende da sbrigare, spesso è inutile pensare di arrivare a casa e riposarsi. Anche fare una lavatrice, sistemare le bollette, portare i figli di qui e di lì non è relax.

 

Quindi pensa alla produttività del tuo tempo personale.

Qui le regole saltano, cambiano e si invertono.

Ancora una volta definire le attività in questo tempo è una questione fortemente personale: c’è chi ama non far nulla, c’è chi ama fare sport, c’è chi chicchera con amici e chi legge.

 

Non ha importanza quale sia la cosa che fai nel tuo tempo personale, ma il punto è che deve essere fuori dagli schemi della produttività lavorativa.

Devi mollare, cambiare uniforme ed essere te stesso e fare semplicemente ciò che ti piace nel tempo che hai a disposizione.

Ti pare semplice? Quante volte mi capita invece di vedere che i metodi applicati al lavoro vengono anche replicati per questo tempo che invece ha le sue personali e diverse regole! Vacanze che sono delle maratone, impegno serrato per finire un libro in tempi da record, giornate con i parenti a Tetris perfetto…

  

È ora di gestire tutti i tempi per quello che sono e trovare la migliore tecnica di produttività per ognuno. Nella fattispecie, nel tempo personale può significare non far nulla, o solo rallentare, o alternare attività intense e riposo… qui dipende tutto da te, ma ricorda che

se agisci come al lavoro, fuori dal lavoro, perdi tempo.

Se non molli mentalmente, se non accetti di cambiare mood, regole e modi di fare, non prendi il meglio del tuo tempo per te, non lo rendi produttivo, non ti ricarichi e tutto questo poi influirà negativamente su tutti i tempi, di lavoro e non.

Spero che tu legga questo post oggi, che è venerdì e possa già fare tesoro di ciò che ho detto nel week end, questo è il consiglio con il quale ti lascio 🙂

 

 

Photo by Hutomo Abrianto – Unsplash