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Progetti con secchiello e paletta

L’estate si avvicina e con questo molte interruzioni. Vuoi le tue vacanze, vuoi quelle dei tuoi colleghi, da qui a settembre spesso si lavora un po’ a salti.

Questo può diventare piuttosto destabilizzante, o per lo meno creare degli immobilismi e dei ritardi che non sono stati pianificati.

Una delle “sviste” che noto di più nella pianificazione è proprio questa, non si considera che in certi periodi dell’anno le cose sono inevitabilmente più lente.

Presa la consapevolezza su quest’aspetto vorrei condividere con te un paio di suggerimenti organizzativi per far sì che queste eventuali sviste diventino dei veri problemi.

COMUNICAZIONE

La prima cosa che ti consiglio è dare spazio alle informazioni, a doppio senso.

Questo significa dire prima quando sarai assente a tutte le persone che potrebbero avere a che fare con te in questo periodo di tempo.

Fare il primo passo è il modo migliore per poi far seguire una richiesta della stessa informazione, così da sapere quando non potrai avere un riscontro con un partner o quando sarà più produttivo dedicarsi a un altro compito.

Il tempismo di questa informazione è altrettanto importante. Troppo presto sembra voler mettere le mani avanti, troppo tardi spiazza, quindi fai una riflessione e sii altruista, vedrai che tornerà utile in primis a te. Non pensare che non dicendo qualcosa o lasciando l’onere a un risponditore automatico sia più semplice.

ORGANIZZAZIONE

Organizzazione in che senso? Banalmente nel “tu fai questo” e “io mi occupo di questo”. In questi periodi dell’anno è fondamentale essere chiari sulle cose da fare e definire delle scadenze.

E’ cioè più semplice e più produttivo fare in modo che ognuno possa gestirsi principalmente il lavoro da sé.

Sembra una questione semplice, ma molte cose pratiche sono veloci e fattive se sono state discusse tutte le questioni a monte.

Facciamo un esempio semplice per capirsi. Hai deciso che vuoi fare una pubblicazione della tua azienda per raccontare i suoi primi dieci anni di lavoro. Tu ti occuperai della creazione dei testi e il tuo socio della realizzazione grafica. Volete avere il lavoro pronto per la stampa per l’autunno.

Per fare correttamente il tuo lavoro dovete aver deciso insieme il numero di pagine, la lunghezza dei testi, se saranno corredate da immagini. Queste sono di fatto tutte scelte che spesso vengono viste come secondarie e che però dentano capisaldi nel lavoro in autonomia.

Dare spazio agli aspetti decisionali e sviscerali permette poi davvero di gestire deleghe e lavoro in autonomia nel modo più proficuo possibile.

SFRUTTA LA TECNOLOGIA

Te ne parlo spesso, quindi oggi farò un accenno veloce, ma il fatto di garantire la comunicazione, avere delle liste condivise, sapere chi sta facendo cosa diventa semplice con l’uso condiviso di strumenti come i calendari on line, app quali Keep, Trello, Notion.

Ovviamente il punto è non impazzire nell’uso della tecnologia, ma trovare il giusto compromesso per mantenere il flusso di informazioni e di lavoro, sfruttando solo le App che servono e per ciò che è utile a te e al tuo gruppo di lavoro. Ed ecco che qui, se ne hai bisogno, entro in gioco io!

Ora.. fai mente locale dei progetti aperti e chiediti se li stai preparando per l’estate con secchiello e paletta e cioè con la giusta dose di comunicazione e organizzazione!

Photo by Engin Akyurt – Unsplash

I nostri limiti

Quante limiti bloccano il lavoro di tutti i giorni! Sono veri o solo nostri?

Ci sono limiti e limiti, molto spesso anche se non ce ne accorgiamo, molti limiti ce li mettiamo noi stessi.

“Non sono abbastanza capace”

“Lo farò quando avrò tutte le informazioni”

“Non posso andare avanti finché non mi si dice”

Quante frasi come queste bloccano il lavoro di tutti i giorni!

Quanti limiti… infondati.

Queste sono spesso convinzioni limitanti che ci poniamo noi da soli e dove la bacchetta magica per risolverli può essere un pizzico di organizzazione.

PIANIFICA IL TUO PROGETTO

“Non sono abbastanza capace” diventa “pianifico il mio progetto”.

Scegli cioè se dedicare tempo a ciò che non sai o se trovare un momento per imparare qualcosa di nuovo.

Prima di tutto ci vuole un progetto e il progetto parte da una consapevolezza di ciò che si sa fare e ciò che non si sa fare e soprattutto dalle risorse a disposizione. Le risorse fanno riferimento a: tempo, energie e denaro. Cioè ciò che non è infinito e che devi gestire tra i diversi bisogni.

Ovviamente la cosa richiederebbe un approfondimento maggiore, ma in sintesi in un progetto per ogni azione va definito se la cosa starà in capo a te o no.

Se lo è: hai tempo ed energie a sufficienza? Vale la pena investirle per acquisire le competenze necessarie?

Se non lo è: che risorse economiche vuoi mettere in gioco per delegare la cosa? Hai le conoscenze, in questo caso, i contatti giusti? Se non li hai, hai del tempo da dedicare alla ricerca di ciò che fa per te?

Risolvi questo binomio e procedi nella pianificazione.

E poi diciamocelo… siamo davvero sicuri che tu non sia davvero abbastanza capace? Non è che a volte l’asticella della perfezione è posta un po’ troppo in alto? La sindrome dell’impostore colpisce un po’ tutti… ma già riconoscerla è un buon punto di partenza!

FATTO È MEGLIO DI PERFETTO

Ci sarà davvero un momento nel quale avrai la certezza di possedere tutte le informazioni? Di aver fatto tutti i miglioramenti possibili? Di essere sufficientemente abile?

Non è forse meglio definire una soglia di accettabilità per partire e poi valutare i miglioramenti man mano?

Le scuole sono un periodo fantastico per la mente: si impara e si impara, non c’è limite, si può sempre andare oltre. E del resto lo dice anche il detto “non si finisce mai di studiare”.

Questa è una grande verità, ma lo è anche che nel lavoro si deve concludere, si deve avere un risultato.

Quindi è molto più efficace avere la versione 1 che diventa versione 2 con tutti i miglioramenti del caso.

FATTI TROVARE PRONTO

Il lavoro non si fa sotto scadenza, ricordi? E soprattutto molte cose si possono preparare comunque prima. La bozza di una mail, di un documento. I testi di una newsletter. La lista di contatti per un fornitore. Il piano A e B per un progetto.

Non è comunque tempo sprecato, il più delle volte è lavoro che se non torna utile la prima volta è un bagaglio per un’altra.

Quindi tutto sta nel valutare veramente fino a dove si può arrivare e cercare di avere tutto il lavoro quanto più pronto possibile.

Come vedi l’organizzazione spesso è la sottile asta di vetroresina che ti permette di saltare un limite che ti sembrava altissimo, o anche semplicemente la scala che ti porta sufficientemente in alto per vedere le cose dalla giusta prospettiva per poter scegliere con consapevolezza, e senza fardelli inutili, la strada da percorrere.

Paulius Dragunas – Unsplash

Mail mangia tempo

“Non finisco mai di leggere le mail”

“Ogni volta che apro l’inbox perdo delle ore”

“Non riesco a pianificare il lavoro sulle mail, magia tutto il mio tempo”

Potrei andare avanti con molti altri esempi, li sento dire spessissimo dai miei clienti.

C’è da dire che con i lavori del giorno d’oggi effettivamente le mail che si ricevono sono tante, spesso troppe a causa di una gestione un po’ troppo frettolosa del mezzo: mail scritte al volo senza una chiara struttura, mail non rilette, mail alle quali mancano allegati, mail con troppi destinatari o senza separazione tra i campi a e cc, mail che sembravo essere messaggi istantanei.

Tutti questi aspetti riguardano le regole della comunicazione.

C’è però un aspetto che riguarda la gestione del lavoro: come spesso ti dico, esistono tanti tipi di lavoro, e per quanto riguarda la mail, ne esistono tre.

Se li conosci e li distingui nella tua pianificazione giornaliera aumenterai incredibilmente la tua produttività.

LETTURA DELLE NUOVE MAIL

Questa è la parte che normalmente viene classificata come lavoro sulle mail. È quello che fai non appena apri la tua casella di posta.

Una piccola precisazione prima di passare al dunque: fai in modo che i tuoi devices siano sincronizzati, cosicché l’organizzazione dell’inbox sia sempre lo stesso ed eviterai di fare confusione e doppio lavoro.

Inoltre:

non leggere le mail come prima cosa al mattino;
non leggere le mail mentre stai arrivando al lavoro;
non leggere le mail di lavoro nel tuo tempo libero;
non leggere le mail come ultima cosa della giornata.

Bene, arriviamo al momento in cui, fatta la rana e l’urgenza, ti dedichi alla lettura delle mail.

Leggile una ad una e decidi per ognuna cosa fare, non passare a quella dopo se non hai preso la decisione per la prima mail;

se non ti interessa eliminala;
se è una mail di spam, bloccala, disiscriviti o fai un filtro, eviterai di riceverne altre di simili
se ti interessa ma non ci devi fare nulla, metti un’etichetta “da leggere” o spostala nella cartella “da leggerle”;
se ti interessa e l’azione richiesta richiede meno di due minuti, falla e poi archivia o elimina;
se ti interessa e l’azione richiede più di due minuti, mettila nella lista delle cose da fare, manda una mail ponte (grazie del messaggio, ti farò sapere entro venerdì) se necessario, e passa alla mail successiva.

Quest’elenco ti suona famigliare? Certo! È la base del GTD, una delle tecniche di produttività più note e molto efficaci, e nella gestione dell’inbox è perfetta!

Come vedi si tratta di leggere le mail e prendere delle decisioni, oltre a svolgere il lavoro più veloce, quello dei due minuti.

Ti faccio notare che non c’è ancora un vero e proprio lavoro nei compiti più corposi.

E qui sta la questione: il fatto di occuparsi delle cose da fare non è parte di questo tipo di lavoro, e finché non farai questa differenza, non darai la giusta produttività al tuo lavoro. Questo è il momento in cui vagli le cose da fare, non te ne occupi.

Il tempo dedicato alla lettura delle nuove mail deve essere breve in termini di tempo e ripetuto con una frequenza regolare, più o meno intensa a seconda del tuo tipo di lavoro.

Ma è indispensabile sia un momento di lavoro vero e proprio, perché se al contrario aspetti che arrivi la notifica per aprile le mail, o ogni volta che ne arriva una apri la mail, stai solo sprecando tempo ed energia. Molto meglio farlo una tantum per tutte le nuove mail.

LAVORO SULLE MAIL

Il lavoro sulle mail non è necessariamente consequenziale alla lettura delle mail, ma è altrettanto indispensabile.

Deve cioè esserci un momento nella tua giornata di lavoro nel quale ti dedichi ad affrontare le questioni delle mail di più di due minuti, che altro non sono che veri e propri punti di una to do list, sono cioè compiti da svolgere, al pari di tutti gli altri, che semplicemente sono arrivati dalle mail, e che gestirai esattamente come tutte le altre incombenze lavorative.

Qui sta il nocciolo della questione: occuparsi delle mail non vuol dire fare tutto ciò che è richiesto, piuttosto si tratta di eseguire la prima scrematura.

Il passo successivo è eseguire i punti della to do list che dalla mail sono conseguiti.

In termini di pianificazione probabilmente di giorno in giorno ti dedichi a uno, due, tre compiti, ma capita che tra le sessioni di lavoro non ce ne sia una dedicata ai compiti che emergono dalle mail. Questo è l’errore tattico che fa sì che le mail vengano percepite come una perdita di tempo, un peso e un lavoro infinito. Perché di fatto il lavoro su di essere non è previsto in agenda ed è confuso con il lavoro di lettura delle nuove mail.

Ora che sei consapevole della differenza sai anche che la soluzione è definire degli slot di tempo per entrambi i tipi di lavoro, di durata e frequenza differenti.

LETTURA DELLE MAIL

L’ultimo tipo di lavoro sulle mail è quello che si occupa delle mail che ti interessano, ma sulle quali non devi fare nulla, quelle cioè che basta che tu legga perché sei in copia carbone o perché sono aggiornamenti o newsletter.

Ecco che per queste può essere prevista una sessione di “lavoro di aggiornamento” che può essere meno frequente e può avvenire nei momenti di bassa energia o a chiusura della giornata, sono infatti tendenzialmente cose che non hanno scadenza o se ce l’hanno sono lunghe.

Lavorare sulle mail è un momento di lavoro importante e quanto più sarai consapevole che è fatto di tanti tipi di lavoro diversi, tanto più potrai suddividerlo correttamente nell’arco della giornata giocando a favore della tua produttività.

E se fai ancora fatica o vuoi organizzare meglio il flusso di lavoro con la tua posta elettronica, che dici di farmi una telefonata? Ti aspetto!

Foto di Solen Feyissa su Unsplash

Produttività vs interruzioni

Oggi parliamo di interruzioni, quelle cose fastidiose che minano la produttività, quella di tutti.

“Mal comune, mezzo gaudio” dirai. In un certo senso sì ed è per questo che la gestione del tempo fa la differenza. La produttività personale dipende da tante piccole cose, ma il principio è sempre la consapevolezza e la gestione del tempo nel suo aspetto principale: la pianificazione.

Come è possibile pianificare le interruzioni?

Non lo è, ovviamente, ma questo non vuol dire che non sia possibile gestirle in modo pianificato.

IMPARA DA CHI LAVORA AL 118

Non so che mestiere tu faccia, ma a meno che tu non appartenga alla categoria del pronto intervento è difficile che un’ora o mezz’ora facciano la differenza. Per loro sì, ma sanno anche che quando non sono in servizio, il tempo è loro e lo è perché se non staccano la testa e non si dedicano ad altro, poi non saranno altrettanto bravi a trattare tutti i casi delicati, difficili che un 118 impone.

Questo significa che nel tuo lavoro tu sei autorizzato a non esserci sempre e puoi gestire il tuo lavoro in modo che ci siano momenti nei quali sei raggiungibile, diciamo disturbabile, quelli che chiamo momenti aperti, e altri no, che chiamo momenti chiusi.

Nei momenti aperti agli altri dovrai:

tenere le porte dell’ufficio aperte;
avere le notifiche accese;
avere la suoneria del telefono attiva;
fare lavori facilmente interrompibili, frazionabili;
in caso di lavori più lunghi, fare in modo che non siano comunque intellettivamente impegnativi e dotarti di una check list per tenere traccia di dove sei e non perdere il filo in caso di interruzione.

Nei momenti chiusi al contrario, sarà importante:

tenere le porte dell’ufficio chiuse;
non avere notifiche accese;
non avere suonerie accese;
dedicare questi momenti a lavori intellettivamente impegnativi, che richiedono tutta la tua attenzione;
fare in modo di arrivare a uno step di chiusura nel tempo a disposizione in modo da aprire e chiudere il lavoro, se lo interromperai a metà sarà comunque un colpo basso alla tua produttività.

N.B. La pausa è un extra, può essere chiusa o aperta, ma l’importante è che non sia fatta di lavoro!

VALE LA REGOLA DEI DUE MINUTI, MA SE È PER UNA COSA E BASTA

Come sai David Allen ci ricorda che se ci metti meno di due minuti a fare qualcosa, è molto meglio farla e basta. E questa rimane una regola d’oro per la produttività personale.

Ma se la tua giornata è piena di due minuti?

Ecco che entra in gioco la pianificazione.

Se le cose di due minuti sono troppo, è molto meglio interrompere l’attività in corso e dedicare un tempio più ampio, mezz’ora, un’ora, a sbrigare tutte le faccende di due minuti e quindi riprendere poi l’attività che si stava facendo.

Questo non lo dice solo la logica, ma è anche il principio base del GTD, che chiede di smaltire fin da subito le piccole attività, ma è anche il “foglio delle distrazioni” della tecnica del Pomodoro, che consiglia di interrompere il pomodoro in atto per dedicarsi a smaltire tutte le varie interruzioni quando diventano troppe nel foglio dedicato.

Come vedi l’interruzione è parte delle tecniche di produttività, è considerata e gestita. Al contrario, quando ne parlo con i miei clienti, pare sia sempre un problema del singolo ingestibile. È un problema di tutti e conoscendolo… lo si pianifica.

Se lo gestisci così avrai un ottimo ritorno in termini energetici, perché anche la tua mente sarà libera da tutte quelle piccole cose, di due minuti, che però hai a mente.

In sintesi:

Se è una falla
Se sono due annotale
Se sono tre o più, interrompi e dedica del tempo a tutte le piccole cose

PENSA PIÙ IN GRANDE

Se questo ragionamento lo pensi a livello di pianificazione settimanale, ecco che avrai un perfetto esempio di pianificazione verticale, con delle giornate dedicate al lavoro di concetto, non interrompibile e delle giornate di lavoro più frazionabile, interrompibile, di segreteria e simile.

Guarda un po’ anche questa è una tecnica ben studiata che ci suggerisce proprio di creare le giornate dedicate: al lavoro, alle commissioni e a noi.

Io condivido in pieno quest’approccio, ti consiglio in più di sommare comunque la regola dei ¾ prevedendo un tempo per l’imprevisto e, se il tuo lavoro lo necessita, di lavorare su mezze giornate e non sulle giornate intere, anche se sarebbe meglio dedicare l’intera giornata.

Hai fatto pace con le interruzioni?

Se non fosse così… meglio che ci lavoriamo su! Troveremo insieme la strategia giusta per te.

Photo by Javier Balseiro – Unsplash

Archi…tips!

Di archivi potrei parlarti per settimane, ma oggi voglio andare al sodo e darti tre elementi pratici per gestire meglio i tuoi dati.

Se li fai diventare un’abitudine, saranno organizzati nel modo più utile e funzionale per te.

Andiamo a vederli subito!

DATE

La data è fondamentale per capire quale sia la versione più recente e per ricordarti quando una cosa è accaduta. Vale per un’agenda, un diario, ma anche per una lista e… un elemento di archivio.

Solo che a volte possono essere utili per gestire l’archivio stesso. Lo diventano quando sono la chiave di ricerca principale per ritrovare un dato.

Ecco che per fotografie, rassegne stampa, raccolte ripetitive sono la cosa che permette di gestire l’ordine. Proprio perché sono così importanti diventano la cosa da scrivere per prima.

Qui ti aggiungo una nota… il come lo scrivi ti aiuterà ancora di più nell’ordine del tuo archivio e ti faciliterà il fatto di ritrovare i dati.

Se è la prima informazione ti consiglio la versione anno mese giorno così gli elementi andranno in ordine automatico.
Se invece è un elemento secondario giorno mese anno facilita la lettura. Mi è capitato di lavorare in strutture dove questi tre dati venivano scritti senza spazi, ma lo sconsiglio, perché, pare incredibile, ma non si percepisce quest’insieme di numeri come data.

NOME, MA ANCHE IL COGNOME

Spesso mi capita di notare che i nomi dei file sono giustamente collegati a chi li ha prodotti, ma in modo troppo familiare.

Facciamo un esempio molto semplice: la carta d’Identità.

Se è presente nei miei archivi personali come copia potrebbe essere “Carta Identità” o “CI” ma se la dovrò condividere dovrò aggiungere il mio nome, e qui scatta l’inghippo. Intanto il mio nome di battesimo non è poi così utile, forse il mio in particolare non rischia di essere confuso, ma in linea generale è molto meglio mettere sia il nome sia il cognome.

Anche qui però il concetto di metterlo prima o dopo dipende dall’uso. Nella maggioranza dei casi sarà un dato secondario quindi la versione più semplice è “Carta identità Selina Angelini” o “CI_Selina Angelini” (N.B. hai visto come ho usato spazi e underscore?).

Che lo usi tu o un’altra persona è probabile che lo cerchi perché è la carta d’identità e non perché è di Selina (Angelini).

Se lo nomini così fin dalla prima scansione sarà un elemento facile da condividere in velocità anche all’ultimo momento o con una mail dal cellulare senza dover ogni volta modificare il nome del file.

Fai tesoro di quest’esempio per documenti, curriculum e file di uso ricorrente.

PIÙ LO USI, PIÙ VA IN EVIDENZIA

Se utilizzi spesso un file fai in modo che sia realmente a portata di mano.
Come ti dico tante volte, tieni fuori dalle cartelle la versione più recente (aggiornata, si intende) e archivia, anche temporaneamente, il resto in una cartella di versioni “superate”.

Per la stessa ragione semplifica l’albero di cartelle per le cose che usi di più. Come sai il sistema di cartelle va creato in base al numero di elementi hai da archiviare: più sono, più sarà complesso, ma non vale la pensa cominciare subito in grande, anzi diventa controproducente. Quindi tieni a portata di mano, con un nome molto chiaro, ciò che usi.

Per la stessa ragione se tra tanti elementi c’è una selezione che ti interessa di più, mettila in chiaro, cioè in evidenza.

Un esempio?

In campo famigliare: delle fotografie che vuoi mostrare rispetto a tutte quelle scattate in vacanza.
Al lavoro: un rassegna stampa selezionata per una presentazione dell’azienda.

Spero che queste riflessioni ti rendano il tema archivi più piacevole e meno ostico.

E perché non ci facciamo due chiacchiere per fare in modo che i tuoi siano proprio utili a quello che serve a te?

Photo by Annie Spratt – Unsplash

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