Ciò che ami in agenda? Si parte da qui.

Ciò che ami in agenda? Si parte da qui.

Sarebbe bello lavorare solo su ciò che piace vero?

Ma non c’è mai abbastanza tempo… oppure non si trova mail il momento giusto e si rimanda…È così anche per te?

Giusto?

Eh, no, mi spiace è ora di girare la frittata!

La matrice di Eisenhower serve proprio a questo, a prendere la giusta dose di consapevolezza per dire con sincerità a se stessi: “questa è una cosa che mi importa e che mi piace, non ha alcuna urgenza, ma la voglio proprio fare!”

Ed ecco che magia, le cose che non hanno grande priorità ma ti stanno a cuore trovano spazio in agenda.

È ancora un miraggio? Beh, se questo mese hai seguito tutti i post ora sai:

  • discernere con consapevolezza le cose da fare secondo urgenza e importanza;
  • delegare ciò che non è importante per te ed è urgente;
  • eliminare ciò che non rientra nelle tue mansioni;
  • eliminare ciò che mangia il tuo tempo e non è né urgente né importante

Rimane quindi ciò che è importante e basta, ma con diversi livelli di urgenza.

Ora si sa, le cose urgenti e importanti vanno fatte e basta, ma abbiamo visto fin da subito che, con una buona gestione del tempo e della produttività personale si possono gestire meglio, ridurre in numero e soprattutto te ne puoi occupare prima che diventino realmente urgenti. Il segreto è una buona pianificazione e gestione del tempo, come ti raccontavo qui.

Ecco quindi che la tua agenda non sarà fitta di scadenze, impegni e urgenze e, tolto il tempo per l’imprevisto, rimarrà comunque un po’ di tempo per te, per l’appunto per ciò che è importane e non urgente.

Se ci rifletti bene, questo quadrante della matrice di Eisenhower è proprio il cuore del tuo tempo, delle tue attività, del tuo lavoro.

Qui risiedono le cose di valore che vanno fatte e che di solito non trovano posto perché scalzate dalle altre, più urgenti.

Ora, con la giusta dose di consapevolezza, capendo quindi che sono per te importanti, per te di valore, capisci anche quanto è importante che trovino il giusto spazio tra le tue attività e quindi nella tua quotidiana to do list.

È altrettanto vero che non possono essere le uniche in agenda, ci sarà sempre qualcosa di meno importante ma più urgente, o un imprevisto, ma è anche vero che gestendo bene tutte le atre attività come abbiamo visto, avrai modo di dare finalmente spazio anche a questo.

Nella pratica significa proprio, quando fai la pianificazione settimanale o giornaliera, togliere i tempi delle cose urgenti, quindi appuntamenti fissati e scadenze, tenersi morbidi e mettere subito in lista le cose del quadrante in alto a sinistra della matrice: le cose importanti e non urgenti.

Le prime volte andrà così, poi ti ricordo che la matrice non è uno strumento di pianificazione del tempo, ma uno strumento per prendere consapevolezza del tuo tempo e delle tue priorità.

 

Serve proprio a farti porre l’attenzione su ciò che si dimentica, su ciò che è per te importante, ma anche non urgente, insegnandoti a mettere ordine nel resto.

 

Quindi la prima volta usa la matrice, poi, capiti i criteri e fatto tuo il metodo, sarà un intimo sistema per gestire gli impegni in fase di pianificazione!

E se hai ancora qualche difficoltà con questo strumento di gestione del tempo, sai che sono qui!

 

 

Photo by Pawel Czerwinski – Unsplash
Importante per chi?

Importante per chi?

Se è urgente è da fare e basta, sì è un dato di fatto.

Ma sei davvero certo che tutte le cose della tua to do list siano proprio della tua lista di cose da fare?

Dove voglio arrivare? Ancora una volta mi rifaccio ai criteri della matrice di Eisenhower e ancora una volta ti faccio riflettere sulla voce che tra le due dipende da te: l’importanza.

Le cose che sono in lista sono per te importanti?

Sei coinvolto nel farle? C’è un motivo per il quale sono nella tua lista?

Leggendo tutte queste domande, ti sarà sorto un po’ il dubbio sulla questione che voglio far emergere un po’ alla volta.

E se quei punti non fossero sulla tua lista, ma su quella di qualche d’un altro?

Magari ora stai facendo un sospiro di sollievo… eh già!

Perché questo è il cuore della questione, a volte nella to do list ci sono cose sì urgenti, sì da fare, ma il perché non l’hai scelto tu, ma qualcun altro.

Sono cose che ti sono state date da fare, magari dal tuo capo, magari dal resto della famiglia, magari da un senso del dovere molto forte… e qui ti chiedo di fermarti e riflettere.

Se queste cose sono effettivamente parte del tuo lavoro, perché sta nelle tue mansioni lavorative, o perché è parte del carico famigliare che svolgi tu, ok, va bene lasciale e agisci come abbiamo visto la scorsa settimana.

Ma se non sono parte del tuo onere lavorativo, casalingo, se per te non sono davvero importanti… Allora è meglio agire in maniera differente.

Questo, infatti, è il riquadro delle deleghe e dei no.

Se per te una cosa non è importante può essere molto utile delegarla ad altri.

La delega è una forma di lavoro e per funzionare davvero e non tornare sulle tue spalle deve essere ben gestita: va scelto un buon delegato che sia in grado di svolgere la questione, vanno date delle buone direttive e deve esserci una condivisione delle scadenze di lavoro.

Se poi una cosa non è di tua competenza, non farla, impara da subito a dire di no e a non farla entrare proprio in lista.

Compito difficile? Sì, certo, ma un buon no equivale a dire “se lo facessi, lo farei male e con dei pessimi risultati” e non vuol dire “non mi importa”, tutto dipende da come lo si dice e dalle motivazioni a supporto della tua scelta.

Per imparare a gestire bene il proprio tempo, bisogna lavorare bene sulle proprie priorità, che significa quindi fare molta attenzione al criterio dell’importanza.

Se rifletti bene su ciò che per te è davvero importante e ciò che non lo è proprio, sai anche ciò che puoi eliminare dalla tua lista di cose da fare e cosa puoi delegare. L’organizzazione ti viene in aiuto sul come gestire queste due tecniche, come ti ho accennato brevemente prima.

Quello che vorrei che facessi è che sperimentassi a lungo questo quadrante e che interiorizzassi sempre più tue le tue tecniche di saper “dire di no” e di “delegare”.

Non per non lavorare, o per lavarsi le mani da qualcosa, si intende, ma per farti carico di ciò che effettivamente ti spetta.

Molto spesso i problemi di gestione del tempo dipendono dal fatto di avere troppe cose da fare, e questo “troppo” dipende dal farsi carico di ciò che non ci spetta o che non ci interessa.

Quindi, ancora una volta, chiediti: “è importante per me?” Se la risposta è sì, perché sai che è importante e che rientra nelle tue mansioni, allora, via, fallo!

Altrimenti, delega e la prossima volta, impara a dire subito di no!

 

 

Photo by Evie Fjord – Unsplash

 

È sempre tutto importante e urgente

È sempre tutto importante e urgente

Questo è un mese importante per me e ti voglio presentare un importante strumento di gestione del tempo.

Forse lo conosci e forse lo avrai sentito descrivere più volte, ma prima di dirti di cosa parlo, vorrei farti capire un primo importante concetto.

Non è uno strumento di pianificazione, ma uno strumento di consapevolezza.

Nel concreto vuol dire che non ti serve per pianificare la tua giornata o la tua agenda, ma che è prezioso per farti lavorare sulle priorità d’azione.

Per usarlo al meglio è importante riflettere sui due criteri che lo costruiscono: l’importanza e l’urgenza.

Anche qui, una precisazione fondamentale. Le due voci sono tra loro molto diverse per natura. Nello specifico una è indipendente dalla tua volontà, l’altra è fortemente connessa a ciò che desideri.

Ci hai mai pensato?

L’urgenza è un criterio temporale, quindi fa capire cosa sta per succedere e cosa no. Se una bolletta scade venerdì, ti può piacere o no, può essere importante o no, ma la bolletta scade comunque.

Quindi il fatto di doverla pagare è indipendente dalla tua volontà, tu puoi agire sulla tua voglia di fare e pagarla in anticipo non facendola diventare una cosa urgente, o procrastinare fino all’ultimo e andare poi a pagarla con urgenza.

Non puoi quindi modificarne la scadenza, non puoi agire temporalmente, ma puoi agire per renderla più o meno urgente con una buona pianificazione, ma di questo ne parleremo più avanti, non mettiamo troppa carne al fuoco.

Torniamo ai criteri dello strumento, il secondo è l’importanza. Questo sì è tutto nelle tue mani, o meglio tutto sulle tue spalle. Eppure, su questo ci si riflette poco… e tu ci pensi?

Quando lavori, ti chiedi se stai facendo una cosa perché ti importa o solo perché va fatta?

Quante volte dici “eh, mi piacerebbe, ma non ho tempo”? Quel mi piacerebbe, quanto ti piacerebbe? Quello deve essere il fulcro del tuo ragionamento: il “mi piace” vuol dire, mi importa, per me è importante.

Certo nella vita non si possono fare solo cose che piacciono, ma avere la consapevolezza di ciò che è per te importante e cosa è in cima alle tue priorità è fondamentale per creare una buona agenda, bilanciata tra ciò che ti piace, ciò che è per te importante, e ciò che si deve fare, e che è urgente e basta.

Rifletti su queste due parole: importante e urgente.

Ricorda, la prima dipende da te, la seconda no, dipende dal tempo. La prima è soggettiva, la seconda è oggettiva.

Ecco ora che abbiamo chiarito questi importanti punti ti presento lo strumento, si chiama Matrice di Eisenhower, e se hai dubbi, sappi che un po’ di pianificazione questo generale l’ha fatta.

 

 

Forse non la usava per la sua agenda, ma non lo devi fare nemmeno tu.

La cosa però che puoi fare è pensare agli impegni di domani o della prossima settimana e vedere in quale dei quattro quadranti li metteresti, con grossa attenzione a ciò che dipende da te e ciò non puoi controllare, da ciò che ti importa e cosa no.

Nelle prossime settimane vedremo come affrontare ogni singolo quadrante, come sempre, passo passo ti porterò alla fine della questione, e allora sì che potrai pianificare l’agenda!

 

 

Photo by Jon Tyson – Unsplash
Produttività lavorativa anche in casa?

Produttività lavorativa anche in casa?

La produttività è una questione molto personale, sì, ma anche per ogni singola persona non valgono sempre le stesse regole.

Ognuno di noi ha delle tecniche di produttività che gli sono più affini, ma possono esserci dei periodi di vita nei quali non funzionano o è necessario, temporaneamente, fare le cose in modo diverso.

La tecnica RPM (Rapid Planning Method), ad esempio, è una delle tecniche di produttività più difficili da applicare, perché richiede di focalizzarsi in modo importante sul proprio obiettivo, eliminare il resto, e procedere a ritmo serrato e costante verso il proprio traguardo.

L’ho un po’ semplificata, ma solo per farti capire che sono pochi i momenti nei quali è utile procedere in questo modo, nel senso che se si applica quotidianamente, può diventare controproducente e si rischia di perdere la visione di insieme, le esigenze personali e a volte le sfumature della vita.

Come dico spesso:

ogni persona ha la sua produttività e ogni persona ha i suoi momenti di vita.

Ma, c’è un altro ma, che spesso passa in secondo piano…

La produttività è sì personale, ma non è indipendente dal contesto.

E per contesto mi riferisco alle tue tre aziende: lavoro, casa, personale.

Può capitare che ci siano scadenze in vista, i tempi siano stretti, e allora sia molto meglio agire anche fuori dal lavoro con le stesse tecniche e gli stessi strumenti, ma il punto è che per essere produttivi, efficaci nelle questioni che interessano…. è necessario poi non esserlo altrove.

Allo stesso modo, ti è mai capitato di aver fatto un super week end, denso e gratificante e lunedì di non essere al top al lavoro? O di aver lavorato bene e poi arrivare a casa e sentire di far fatica a preparare la cena?

Sì, produttività è anche questo, è gestione delle energie.

E per questa ragione capita che se a casa hai un periodo intenso a lavoro devi calare un po’ e, come più spesso accade, che se al lavoro sei molto produttivo a casa devi mollare e riposare.

Sono infatti parte della produttività due aspetti tipici del tempo personale: il relax e la noia, cioè il tempo senza incombenze.

Ti faccio notare che ho scritto tempo personale, non a caso, perché il tempo di casa è spesso equivalente a quello di lavoro, nel senso che è di pieno di faccende da sbrigare, spesso è inutile pensare di arrivare a casa e riposarsi. Anche fare una lavatrice, sistemare le bollette, portare i figli di qui e di lì non è relax.

 

Quindi pensa alla produttività del tuo tempo personale.

Qui le regole saltano, cambiano e si invertono.

Ancora una volta definire le attività in questo tempo è una questione fortemente personale: c’è chi ama non far nulla, c’è chi ama fare sport, c’è chi chicchera con amici e chi legge.

 

Non ha importanza quale sia la cosa che fai nel tuo tempo personale, ma il punto è che deve essere fuori dagli schemi della produttività lavorativa.

Devi mollare, cambiare uniforme ed essere te stesso e fare semplicemente ciò che ti piace nel tempo che hai a disposizione.

Ti pare semplice? Quante volte mi capita invece di vedere che i metodi applicati al lavoro vengono anche replicati per questo tempo che invece ha le sue personali e diverse regole! Vacanze che sono delle maratone, impegno serrato per finire un libro in tempi da record, giornate con i parenti a Tetris perfetto…

  

È ora di gestire tutti i tempi per quello che sono e trovare la migliore tecnica di produttività per ognuno. Nella fattispecie, nel tempo personale può significare non far nulla, o solo rallentare, o alternare attività intense e riposo… qui dipende tutto da te, ma ricorda che

se agisci come al lavoro, fuori dal lavoro, perdi tempo.

Se non molli mentalmente, se non accetti di cambiare mood, regole e modi di fare, non prendi il meglio del tuo tempo per te, non lo rendi produttivo, non ti ricarichi e tutto questo poi influirà negativamente su tutti i tempi, di lavoro e non.

Spero che tu legga questo post oggi, che è venerdì e possa già fare tesoro di ciò che ho detto nel week end, questo è il consiglio con il quale ti lascio 🙂

 

 

Photo by Hutomo Abrianto – Unsplash
Mai lasciare la strada vecchia per la nuova

Mai lasciare la strada vecchia per la nuova

“Mai lasciare la strada vecchia per la nuova.”

Si sa, i proverbi hanno un fondo di verità, e per le tue aziende questo è più vero che mai.

Ti ho spinto a dare dignità al tuo lavoro e al tuo tempo considerando anche il tempo libero e la famiglia alla stregua del lavoro.

Ti ho suggerito di lavorare sulle tue risorse limitate, come il budget, per dare valore a questi tre aspetti.

Ora ci vuole un ultimo passo per fare le cose come si deve.

È ora di mettere un po’ di professionalità anche nei tuoi momenti extra lavorativi.

Nel concreto intendo il fare le cose fatte bene anche se non si tratta di lavoro. E quando dico di fare le cose bene, intendo il saper applicare le stesse regole che valgono per la tua routine lavorativa.

Significa semplicemente applicare le stesse strategie, gli stessi strumenti e operativamente lavorare allo stesso modo.

Questo ti tornerà davvero utile in due aspetti, vediamoli!

 

GLI ARCHIVI

Forse penserai che gli archivi siano noiosi tanto al lavoro quanto a casa, e forse non hai tutti i torti, ma il motivo è che purtroppo gli archivi richiedono tempo, impegno e costanza. Tre ragioni in più per non dimenticarsene e per prenderli sul serio.

Vuoi essere pronto a ritrovare l’ultima bolletta, la polizza per i danni, o più semplicemente per le tante amate fotografie? Tieni in ordine i tuoi archivi. E questo vuol dire: aggiornali frequentemente, fai in modo che siano completi e organizzali secondo le tue necessità.

Il tema archivio è un tema a me molto caro e se ti interessa ti consiglio di cercare tra i tanti post del blog con l’hashtag #archivio.

Ma giusto per… ecco dieci consigli veloci:

  1. dividi le cose per argomento: luce, gas, assicurazioni, informazioni mediche e via dicendo;
  2. se hai più case, dividi anche per abitazione;
  3. se i membri della famiglia sono diversi, dividi anche per membro della famiglia;
  4. crea più categorie per le cose più significative, ma non dettagliare tutto dall’inizio;
  5. metti i documenti più recenti all’inizio e via via gli altri in ordine cronologico;
  6. dividi i documenti da tenere per sempre da quelli che, passato un tot di tempo, puoi eliminare;
  7. crea una piccola pagina di appunti per ogni categoria con i dati salienti e i numeri utili;
  8. utilizza raccoglitori che ti piacciono e non necessariamente quelli classici da ufficio;
  9. fatti aiutare dai colori per creare le categorie;
  10. non scordare le etichette!

 

LA PIANIFICAZIONE

Una buona riuscita dipende sicuramente da un buon piano, e se la cosa è scontata per un progetto di lavoro, non lo è altrettanto per i progetti personali e di famiglia.

È invece altrettanto importante pensare alla pianificazione nel concreto delle attività quotidiane perché aiuta a farsene carico e anche a suddividere il carico stesso tra tutti.

Quindi, anche in casa, sono utili calendario e agenda, servono per ricordare le scadenze, i compleanni e gli appuntamenti il primo, per pianificare il tempo dedicato a sé e alla famiglia la seconda.

E per il tuo tempo libero? Io direi che qui la pianificazione è sacra: a partire dalle giornate che ti prendi per te e “cancelli” dal lavoro e dalle incombenze domestiche, fino alla scelta dei passi da fare per le tue attività e soprattutto all’organizzazione nel dettaglio di tutti gli aspetti possibili 😉

Anche questo è un tema a me caro e trovi un sacco di post a riguardo, cerca l’hashtag #archivio, ma non posso non condividere i tre mantra della pianificazione:

  • si pianifica per sottrazione, e in particolare i ¾ del tuo tempo;
  • la pianificazione è una guida, non un diktat, quindi falla in modo consapevole e sostenibile;
  • una volta fatta, va seguita.

 

Lavoro, casa e famiglia sono tre aspetti che vanno tenuti distinti, ma come vedi, essere professionali anche nei contesti extra lavoro ti aiuta, di fatto, a goderti tutto al meglio. Meno intromissioni tra il tempo di lavoro e quello extra, meno stress da compiti in sospeso e da informazioni che non si trovano. Il gioco vale la candela, non credi?

 

 

Photo by Lili Popper – Unsplash