Le chiavi di ricerca

Le chiavi di ricerca

“Ma era sotto articoli o in rassegna stampa?”

“La contabilità era la cartellina rossa o quella blu?”

 

 

Ti capita di non avere la più pallida idea di dove andare a cercare qualcosa di importante nei tuoi archivi e non sapere come ritrovare quella foto o quel file?

Succede, ma è una cosa che si può prevenire, a mio avviso, con due semplici pensieri.

 

Quando archivi qualcosa pensa a te stesso come se avessi perso la memoria, come se fossi la versione sciocca di te.

Me lo avrai sentito dire tante volte, ma il percorso più logico e semplice si trova proprio pensando a noi stessi senza memoria, un po’ più stupidi, come a dire “estranei a se stessi”.

Se poi vuoi proprio fare la prova del nove, prova proprio a far trovare qualcosa a un estraneo e vedi se funziona 😉

 

L’altro pensiero, che non consideriamo spesso, sono le nostre caratteristiche specifiche per la ricerca, quelli che sono i metadati in un archivio vero e proprio e che per te possono essere le chiavi di ricerca, le famose etichette. In breve, queste devono rispondere alla domanda “come cercherai questo dato in futuro?”

Questo ragionamento è valido per gli archivi di dati, quindi i database, ma anche per le mail.

 

Ti consiglio in primis di non metterne una soltanto a meno che non siano proprio cose che cercherai solo con un criterio, ad esempio anche le fatture potrebbero avere due chiavi: per cliente e per anno.

Allo stesso modo non ti consiglio di abusarne, perché se ne metti troppe le ricerche saranno pressoché inutili. Hai mai provato a cercare qualcosa di specifico in Amazon per poi vedere che viene fuori di tutto? Non ti viene un po’ di fastidio? Ecco, evita di far succedere la stessa cosa alle tue ricerche. Sii specifico nell’assegnazione.

L’ultima indicazione che ti vorrei dare è quella di mettere parole che per te hanno significato e non necessariamente per il mondo esterno.
Se ad esempio per te le parole geografia e paesaggio hanno due accezioni diverse, usale secondo la tua personale classificazione. L’importante è che per te sia sufficientemente chiara ed esaustiva per andare a colpo sicuro nell’assegnazione.

Questo è un importante aspetto poco considerato che ti permette di essere ordinato da un lato, ma anche esaustivo e cioè evitare di lasciar fori qualcosa.

Ricorda qualche elemento può essere estraneo alla catalogazione, ma se sono già una decina, vuol dire che manca una categoria 😉

 

Questa è la bellezza degli archivi:

 

devono sì essere logici, ma anche su misura per te, perché le chiavi di ricerca devono essere utili a te (o al tuo gruppo di lavoro) ed è per questo che ti consiglio di usare le tue parole, il tuo linguaggio, ma con semplicità e precisione.

 

E per finire… non scordare le etichette. Sì, oggi è tutto chiaro: contabilità rosso, bollette blu, ma, ancora una volta, perché far fare fatica alla nostra mente? Semplifica!

E tu fatichi con le tue parole chiave? Se la risposta è sì, sono qui per aiutarti, chiamami!

 

 

Photo by Marjan Blan Marjanblan – Unsplesh
Sussidiari ed enciclopedie

Sussidiari ed enciclopedie

Finalmente in terza elementare ho potuto avere il sussidiario. Mi piaceva tantissimo, in un solo libretto era contenuto tutto ciò che dovevo sapere: le letture, gli esercizi, le pagine di storia.

All’università, allo stesso modo, mi piaceva fare il contrario: poter prendere un po’ da un testo e un po’ da un alto e costruire la mia conoscenza sommando i vari input, i tanti libri.

Perché ti racconto questo?

Perché nel tempo le nostre esigenze cambiano, e soprattutto per quanto riguarda la nostra conoscenza, le nostre esigenze aumentano e via via si fanno più specifiche e complesse.

 

Questo ragionamento si adatta a pennello anche ai nostri archivi: nascono semplici e crescono diventando via via più articolati.

 

Per questa ragione ti consiglio di iniziare con la versione più semplice e base possibile. Una cartellina e via. Se cartacea nemmeno troppo spessa.

Poi all’aumentare dei dati, aumenta lo spazio e inizia la prima suddivisione. Come? Secondo il criterio maggiore, più importante.

Ancora una volta, non cadere nell’errore, non dettagliare, non fare troppi fronzoli: in maniera semplice delinea le cose più importanti.

Se poi cresce ancor di più, ecco che saranno necessarie le sottocategorie e le specificazioni. A questo punto sì puoi lavorare di etichette ben fatte, di sotto-cartelline. E ora sì mi permetto di dirti di investire un po’ di tempo e capire come fare al meglio.

Ma fino a questo momento, era tempo perso per due ragioni: non conoscevi ancora in che direzione sarebbe cresciuto il tuo archivio e quindi avresti potuto sbagliarne la direzione e, seconda ragione non meno importante, questo lavoro fa parte dei famosi fiocchetti anti-produttività.

Anche tu, parti dal tuo sussidiario e, quando si presenta la necessità, struttura la tua enciclopedia, non fare il viceversa!

 

Photo by Harald Arlander – Unsplesh
Archivi che non funzionano

Archivi che non funzionano

Occupandomi di archivi da un po’ ne ho visti parecchi e penso che possa esserti utile confrontarti con quelli che io chiamo “errori frequenti”.

Prima di condividerne un po’, permettimi di aggiungere che li racconto senza giudizio e senza la presunzione di avere in tasca la verità assoluta, ma semplicemente per far sì che le tue raccolte di dati siano quanto mai funzionali possibili e soprattutto adatte alle tue esigenze.

Questo lo dico perché capita a tutti di fare questi errori e soprattutto perché quando si fanno di solito c’è una ragione a monte. L’importante è sapere che può capitare e avere un campanello d’allarme pronto a scattare nel caso si presentino.

Bene, ecco secondo me le cose che rovinano di più le uova nel paniere.

 

ARCHIVIO A METÀ

 

Capita di iniziare con i migliori propositi e poi lasciar cadere le cose nell’oblio. Mi riferisco ad esempio agli archivi di fotografie, articoli, ricette, pubblicazioni…

Spesso sono archivi molto ben fatti, molto dettagliati e poi trascurati.

Come mai accade? Proprio perché sono ben fatti e quindi richiedono tempo e attenzione. È bene non partire subito con troppo dettaglio, meglio fare una cosa leggera e sostenibile e renderla più approfondita poi, in caso di bisogno.

Soprattutto se sono archivi di cose che non usiamo di frequente è bene seguire questo criterio per essere certi di poter mantenere lo sforzo nel tempo e quindi aggiornato l’archivio. Mi spiego meglio, molto probabilmente l’archivio dei contatti di lavoro non avrà mai questo problema, se lo usi ogni giorno e i dati che ci sono all’interno sono per te importanti, non rischierai di lasciarlo a metà, anzi!

Questo problema succede con le cose che vorremmo avere ordinate e che ci fa piacere archiviare, ma che poi non usiamo così di frequente. Quindi in questo caso… semplifica e fai in modo che il tuo archivio sia sostenibile!

Ricorda un archivio è vivo, nasce, cresce e si evolve.

 

ARCHIVIO A PEZZI

 

Errore tanto semplice, quanto comune. Avere un archivio diviso in pezzi: un pezzetto in un luogo e un pezzetto in un altro. Ad esempio, un po’ nel pc proprio e un po’ nel condiviso, un po’ al lavoro e un po’ a casa.

Non credi sia il caso di limitare le cose da ricordare e quindi possa essere una buona cosa semplificare il lavoro della tua mente non chiedendole anche di ricordare se quella cosa è in un posto o in un altro?

Ancora una volta… semplifica! Metti tutto nello stesso posto! Tra pc proprio e condiviso, vince il condiviso, tra casa e lavoro, vince il posto dove usi di più i dati di quell’archivio, e, nel caso fossi incerto… esistono i cloud.

Questo è un errore frequentissimo quando si lavora in gruppo e purtroppo è la causa di tanti fraintendimenti e rallentamenti. Gli archivi devono essere accessibili da tutti coloro che usano i dati e devono poterli reperire tutti con facilità, ovunque lavorino.

Lavorare diversamente porta a doppioni, errori, e spesso a un lavoro poco efficiente. Investi quindi un po’ di tempo nel pensare dove userai i dati di quell’archivio e definisci quindi il posto migliore!

 

ARCHIVIO MISTO

 

E qui mi riferisco al modo in cui si creano le categorie. Mi capita di vedere archivi costruiti un modo, con criteri ed etichette di un certo tipo e poi portati avanti in modo differente. Anche questo crea molti doppioni e molti punti interrogativi: dove lo metto?

Il “come creare i criteri” è stato il tema di uno dei post di inizio anno e credo sia davvero fondamentale. Vale la pena chiarirsi un po’ le idee prima per poi procedere più velocemente dopo.

In genere cambiando le categorie in corso d’opera si finisce per creare più archivi in parallelo, creare confusione su dove ordinare le cose e quindi, in breve… lavoro in più. Come sempre la regola d’oro è: “semplifica”, investi prima per guadagnare tempo ed energia dopo.

 

Ecco tre tipi di archivi che anziché aiutarti, ti complicano la vita.
Come ti dicevo, a tutti capita di cadere in questi errori, ma l’importante è capirlo prima che sia tardi e quindi senza dover rifare il lavoro daccapo 🙂

E tu, in che errori cadi più di frequente?
Raccontamelo nei commenti!

 

 

Photo by Mr Cup Fabien Barral – Unsplesh
Tips per l’archivio

Tips per l’archivio

Il mondo si divide sulla questione degli archivi, c’è chi li ama e chi li odia.

Tu di che tipo sei?

Il punto è che, indipendentemente dalla propria natura, tutti abbiamo bisogno di avere dei dati con noi e soprattutto tutti siamo ordinati ed efficaci in alcune raccolte e meno in altre.

Come mai?

 

Perché archiviare richiede ordine, pazienza e costanza.

 

E non tutto ci piace allo stesso modo, quindi capita di trascurare qualcosa, e ovviamente poi ci danniamo con quegli archivi di dati che non sono così funzionali e utili, in sintesi, gli archivi nei quali non troviamo ciò che serve, nel momento in cui ci serve.

 

Ecco qualche suggerimento per trattare meglio i tuoi dati.

 

FALLO UN PO’ ALLA VOLTA E NON UNA VOLTA OGNI TANTO

 

Per sua natura l’archivio è una cosa che richiede pazienza e costanza e proprio per questo se ti ci dedichi una volta l’anno diventa veramente pensate e difficile da affrontare, è molto meglio fare delle sessioni una tantum, ma suddividere il carico di lavoro.

Per questo io ti consiglio di aggiungere questa voce alla fine di routine di chiusura dei tuoi progetti e delle giornate lavorative.

In particolare, questo consiglio vale per le categorie di cose che non ami archiviare. Lavora contro la normale procrastinazione, aiutati, facilita il processo, e agisci, spesso e bene.

Non vale dire “intanto lo metto qui” e poi… dimenticarsene.

 

SE NON TI RICORDI COME FAI, PREPARATI UN RECAP

 

A volte non è facile ricordarsi come si è scelto di archiviare i dati, e questo lo dico soprattutto per i gruppi di lavoro. “Andava prima l’anno o prima il nome del file?” “Quali erano le categorie di riferimento?”

Ecco che può essere utile una breve legenda di come hai creato le categorie dell’archivio, giusto per far sì che ci sia uniformità da parte di tutti. Questo è un punto importante perché permette di ritrovare facilmente le cose e quindi vale la pena investirci un po’ di tempo prima e facilitarsi la vita dopo.

 

PREPARATI LE COSE IN ANTICIPO

 

Se vuoi essere efficace e ordinato aiutati a fare le cose con meno fatica. Può essere utile farsi trovare qualche etichetta già pronta, qualche busta trasparente vuota a fine categoria, un po’ di spazio vuoto alla fine del piano dove archivi i faldoni.

Sono tutte cose molto semplici, ma aiutano molto il fatto di poter fare un’aggiunta veloce, un lavoro dell’ultimo momento, in breve, aiutano il lavoro stesso di archiviazione.
Al contrario, se ogni volta devi ricominciare daccapo, spostare dox, stampare etichette, creare copertine è molto facile che tu dica “lo faccio la prossima volta”, quindi fatti trovare le cose pronte o almeno, rendile più facili possibile!

 

E tu, dunque, che tipo di persona sei? Ami o odi gli archivi?

Questi semplici suggerimenti sono un modo per facilitare il lavoro di tutti, perché tutti, come ti dicevo, qualcosa da archiviare lo abbiamo, a lavoro o a casa, quindi meglio rendere le cose facili e funzionali.

Per te, cosa aiuta a rendere le cose più semplici? Raccontamelo nei commenti.

 

 

Photo by Yan Ots – Unsplesh
Easy GTD

Easy GTD

Il GTD è una delle tecniche di produttività che preferisco, trovo sia completa e davvero utile se applicata nella sua completezza. Va molto di moda e quindi ci sono molte App e software che ti aiutano a schematizzare le cose che devi fare nei vari step. A mio avviso, sono molto belle, ma poco costruttive, nel senso che richiedono molto tempo nell’organizzazione, che poi risulta perfetta e magari graficamente impeccabile, ma che non necessariamente porta al risultato sperato.

 

Applicare interamente il GTD è complesso e richiede tempo, ma dà anche molto soddisfazione.

 

Vediamo oggi una versione semplificata che ti può essere d’aiuto in tante piccole azioni quotidiane.

Partiamo dalle fasi.

 

1. RACCOGLI

Questa è la fase più difficile da fare perché richiede molta autodisciplina. È infatti molto difficile essere certi di raccogliere proprio tutti gli input in un unico inbox. Si tende a dimenticare qualcosa, o a creare più punti di raccolta: non fare quest’errore e porta pazienza, fidati, metti tutto insieme. E quando dico tutto, intendo tutto: sia in ambito personale sia in ambito lavorativo, perché come sempre tu sei un’unica persona. Se pensi sia troppo grande per starci fisicamente, metti un foglietto con la scritta equivalente.

 

2. ANALIZZA

Cosa significa analizzare? Significa valutare tutti gli input, uno alla volta e decidere il da farsi. Anche qui la tentazione di mettere da parte un compito difficile e passare al successivo è forte, ma credimi, il trucco è proprio questo, prendere un elemento per volta e scegliere, senza procrastinare la decisione.

 

Qui hai varie opzioni, e la prima è chiedersi: “mi interessa, mi serve?” Se la risposta è no, si elimina direttamente e si passa al successivo.

Se la risposta è sì, ecco la seconda domanda che devi farti: “ci devo fare qualcosa?” Se la risposta è no, l’elemento si archivia, e qui si apre un mondo del GTD, che magari sarà argomento di un altro post, intanto tu curiosa tra quelli con il tag “archivio”.

Se la risposta alla domanda “ci devo fare qualcosa?” è “sì” ecco che arriva l’ultima domanda: “ci metto meno di due minuti a farla?” Se sì, falla e basta e poi archivia o elimina l’elemento.
Se la risposta è no, mettila nella lista delle cose da fare e passa all’elemento successivo.

Fai quest’analisi per tutti gli elementi, uno alla volta, fino alla fine.

Di fatto non hai ancora agito, ma ti sei liberato di un sacco di cose che non ti interessano e sulle quali non devi fare nulla, oltre a tutte quelle da meno di due minuti… e vedrai quante sono!

 

La “regola dei due minuti” è una piccola grande regola, che ti rende molto efficiente e ti permette di chiudere un sacco di cose in sospeso, falla tua!

 

3. VERIFICA

Ora puoi prendere in mano la lista delle cose da fare che è nata dal punto precedente, e cioè ti tutte quelle cose che ti interessano, sulle quali devi fare qualcosa e che ti richiedono più di due minuti.

Non ti resta che verificare il tempo e l’energia che hai a disposizione e decidere quali fare al momento. Anche qui il GTD prevede un’analisi più approfondita, ma per ora, già fare quanto ti dico è utile per passare all’azione in modo produttivo ed efficace.

 

4. AGISCI

Finalmente è il momento di passare all’azione! Fai le cose della “short list” del punto tre!

 

Il GTD, come ti dicevo, è in realtà una tecnica complessa che richiede metodo, revisione e un buon supporto di archivi, ma già facendo questa semplice sequenza potrai aiutarti in tante situazioni.

 

Ad esempio?

 

  • nello smistare la posta cartacea;
  • nel leggere le mail;
  • nel decidere le tue priorità lavorative quotidiane;
  • nel valutare una serie di proposte lavorative.

E perché no anche a casa:

  • nel gestire le faccende domestiche;
  • nel gestire l’archivio di casa.

 

Come vedi è un piccolo grande evergreen, tutto sta nel fare propria la procedura e applicarla passo passo!

E tu cosa aspetti?

Inutile dire che per il livello più approfondito, ci sono io ad aiutarti, chiamami!

 

 

Photo by Paico Oficial – Unsplash