Ricicla le tue risorse

Ricicla le tue risorse

Questo mese ti ho parlato tanto di cicli e ricicli e pensandoci su mi è venuto in mente che spesso nella vita di tutti i giorni ricicliamo qualcosa, senza accorgerci e questo ci dà un grande aiuto. E se sei consapevole di questo, puoi sfruttarlo a tuo favore, risparmiando tempo, energia e soprattutto migliorando il tuo lavoro e la tua quotidianità.

Ricicla le abitudini

L’abitudine in sé è molto utile perché ti permette di risparmiare tempo ed energia, ti consente di non dover ripensare ogni volta a cosa è meglio, rende le cose più facili ed efficienti. Ci hai mai pensato?
Pensa a quando fai una strada per abitudine, non devi ogni volta valutare se sia più breve a destra o a sinistra, non devi ogni volta ricalcolare il percorso, lo fai e basta. Questo di fatto è un modo per risparmiare energie, già, perché non devi ogni volta tornare a scegliere e questo, da un punto di vista energetico, è un indispensabile aiuto.

Perché te parlo? Perché queste per noi sono strategie vincenti e valgono solo per noi, non necessariamente per tutti. E il trucco in più sta nel trovare il modo di riproporre una tecnica per noi vincente in un abito in un altro che non c’entra nulla. Te lo racconto perché spesso vedo che le persone pensano a sé come persone diverse al lavoro e nel personale, e invece molte tecniche che funzionano da una parte possono essere vincenti anche in altri aspetti.

Quindi se senti che riciclando una strategia e un comportamento che già conosci alleggerisci il tuo modo di lavorare, vuol dire che la stessa tecnica funzionerà anche per tutto ciò che extra lavoro. Pensa al modo in cui riordini la tua scrivania, le strategie con le quali annoti appuntamenti e scadenze e non limitarle ad un ambito della tua vita, se per te funzionano, falle funzionare a tutto tondo!

Ricicla le idee

Non quelle degli altri, le tue 😉
Spesso ti incito a mettere da parte le idee geniali nella lista “forse un giorno” e, ogni tanto, a rileggere e tornare a porci l’attenzione perché forse è giunto il loro momento.

Ebbene, se un’idea arriva alla tua mente, vuol dire che ha una sua ragione d’essere, ma se non matura lì per lì vuol dire che non è completa e che non è arrivato il momento giusto. Non scartarla a priori, tienila da parte per un po’. Vedrai che se arriva il momento quell’idea, o parte di quell’idea, potrebbe maturare e fiorire, magari in modo inaspettato e diverso.

Perché te lo racconto? Perché anche questo è un modo di mettere a frutto le proprie risorse. Un’idea annotata non è un‘idea persa, è solo messa da parte, ma nel frattempo avrà un posticino nella tua mente e quando sarà necessaria, ecco che parte del lavoro è già stato fatto.

Mi raccomando non tenerla a mente, annotala, fai in modo che il tuo pensiero sia libero di spaziare, e di far maturare le parti… vedrai che riprenderà la nota o ne riciclerà un pezzetto.

E tu quali risorse vuoi riciclare? Raccontami come la farai rifiorire!

Chiudi i cerchi aperti

Chiudi i cerchi aperti

La scorsa settimana ti ho parlato della green economy e ti ho fatto capire quanto sia importante prendersi cura delle proprie cose, e delle proprie azioni dall’inizio alla fine, dalla scelta iniziale al fine vita.

Ma un’altra cosa mi piace tanto di questo concetto e cioè la chiusura dei cerchi. Sai quanta energia sprechi ogni giorno a lasciare in sospeso qualcosa o a ricordarla in un secondo momento? Pensi che ti stia prendendo in giro e che in verità prima o poi succede a tutti di dimenticare qualcosa? Beh, in verità la nostra mente non dimentica le cose, solo le ricorda nei momenti meno opportuni.

Conosci l’effetto Zeigarnik?

Wikipedia racconta che la psicologa Bljuma Zeigarnik “aveva notato che, in un ristorante affollato, un cameriere ricordava tutte le ordinazioni parzialmente eseguite, mentre non ricordava niente delle ordinazioni già concluse. Per realizzare il suo studio (ndr. pubblicato nel 1927) la Zeigarnik affidò a diversi soggetti una serie di 18-22 esercizi da completare (enigmi, giochi, problemi aritmetici). I soggetti alla fine dell’esperimento si ricordavano due volte di più gli esercizi non conclusi rispetto a quelli completati con successo. L’effetto Zeigarnik descrive come la mente umana sia più facilitata a continuare un’azione già cominciata e a portarla a termine.”

È cioè scientificamente provato come sia più semplice continuare un’azione sospesa perché, come nella fisica, si è vinta l’inerzia iniziale per cominciarla. Quindi non si deve di volta in volta ritrovare la motivazione per iniziare. Ed è per questo che ti consiglio spesso di fare cose simili insieme secondo la tecnica del batching.

Il rovescio della medaglia però è che le cose lasciate a metà rimangono in memoria e proprio perché la nostra mente non è lineare le cose tornano sì, ma un po’ quando vogliono. Quindi il fatto di concludere le azioni, di terminare i compiti da capo a fondo, anche riordinando i materiali e archiviandoli, è il modo migliore per scaricare la mente, per chiudere i cerchi appunto.

In cosa ci si guadagna? In ordine?

Beh, un po’ sì, ma soprattutto in efficienza e concentrazione.

Come vedi il fatto di chiudere un cerchio, di non lasciare le cose in sospeso, conviene all’ecosistema perché riusa e ricicla tutti i suoi scarti, ma conviene anche a te per riuscire a lavorare al massimo delle tue potenzialità!

Perché non provarci da sta sera? Quando concludi il tuo tempo di lavoro, chiudi tutti i cerchi aperti con questa routine:

  • riordina tavolo e desktop;
  • elimina ciò che non è necessario;
  • archivia ciò che è concluso;
  • segna tutto ciò che è rimasto in sospeso e che sarà la “to do list” di domani;
  • ah, non scordare di date un’occhiata al calendario per rinfrescare gli impegni di domani!
Segui il tuo fiuto

Segui il tuo fiuto

Ti capita mai di avere un sentore di qualcosa di interessante? Di scegliere tra due elementi perché senti che uno va meglio dell’altro? Come se fiutassi che in quella direzione le cose si svilupperanno meglio.

Credi sia un fattore da coltivare? Da seguire?

Beh, innanzitutto sappi che succede se la tua mente è libera a sufficienza per sentire il tuo naso.

E poi a mio avviso se lui l’ha sentito, tu lo devi seguire.

Questo non vuol dire non controllare, ma di scuro non cancellare una sensazione istintiva.

E per questo ti consiglio in tal caso di annotare subito l’idea, l’ispirazione, le considerazioni che sono arrivate per puro istinto. Se sono giuste matureranno.

Questo perché tu pensi che sia solo un’idea, un input a caso, ma scrivendolo lo fissi nella tua memoria. E come sai la nostra memoria è potente ed è scientificamente noto che ricorda tutto, magari nel momento sbagliato, ma lo ricorda.

Se poi tu lo annoti nel posto giusto, metà dell’opera è fatta! Dove? Nella lista “forse un giorno” che di tanto in tanto provvederai a rispolverare nella “revisione periodica”, meglio se una volta a settimana.

E quindi se tu hai sentito qualcosa, se la tua pancia ha scelto per te, se il tuo naso ha odorato quella strada… è un’alternativa che vale la pena di approfondire seriamente. Questa volta in maniera razionale e concreta, con tutti gli strumenti di pianificazione (leggi gestione dei progetti, una delle cose che adoro fare perché porta a grandi soddisfazioni) e organizzazione (leggi liste, gestione dell’agenda e chi più ne ha ne metta)

Ecco come l’organizzazione è di fatto un mezzo per coltivare la creatività, la novità, l’intuizione.

Ti dà i mezzi per organizzare un progetto in qualcosa di fattibile in termini di tempi, energie, costi e struttura e allo stesso tempo ti permette di… avere un buon naso per le novità!

Quale sarà dunque il profumo che ti trascinerà in una nuova avventura?

Darsi ordini

Darsi ordini

Capita a tutti di non avere voglia di fare qualcosa, ti rimandare un compito, o di bighellonare un po’. Ma un conto è se capita ogni tanto, un conto se è un metodo di lavoro.

Detto ciò, come possiamo fare in modo che non diventi uno stile di vita?

Come sempre prima bisogna capire se è una cosa che non ci piace fare e che comunque dobbiamo fare, o se è una cosa che rimandiamo perché in fin dei conti non ci interessa o non la riteniamo importante.

Se ricade nel secondo caso, forse vale la pena eliminarlo e basta, ma se sei nel primo caso ecco qualche suggerimento che ti può tornare utile.

Ricordarti perché lo stai facendo e che vantaggi avrai ad averlo fatto.

A me ad esempio non piace fare le fatture, ma proprio perché sono necessarie, dedico dei momenti specifici in agenda per questo compito e quando sento che non ho voglia mi ricordo perché lo sto facendo.

Avere chiaro il focus è molto importante per indirizzare al meglio le nostre energie: pensa a quando vai in palestra o quando dedichi tempo a studiare una cosa nuova.

Inizia con un piccolo passo, ma inizia.

L’idea di affrontare un compio che non piace fa sempre venire voglia di rimandare perché la questione si ingigantisce, quindi è meglio minimizzare: pensa ad una piccola azione concreta che ti faccia iniziare il compito e metti quella in agenda. Questo ti aiuterà a ridimensionare la cosa.
E dopo? In questo caso lascia in agenda dei tempi più lunghi de necessario, perché sarà facile trovare una scusa e infilare qualcos’altro da fare, ma così facendo ti rimarrà comunque tempo a sufficienza per iniziare il primo passo per portare a termine il tuo compito.

Pensa a che succede se non lo fai.

E se prendere un appuntamento con te stesso non funziona e nemmeno ricordarti perché lo fai, ricordati cosa succede se non lo fai. Questa è una tecnica decisamente poco efficace dal punto di vista energetico e che ricorda un po’ la maestra, ma a volte torna comunque utile.

Il punto è che lavorare procrastinando i compiti rendere poi impossibile il recupero di un imprevisto o, cosa che è ancor più un peccato, di migliorare noi stessi.
Mi spiego un po’ meglio. Lavorare sotto data richiede un lavoro veloce e possibilmente consolidato, perché aggiungere dei passaggi nuovi, sperimentare nuove tecniche, fare delle revisioni importanti sono tutti elementi molto rischiosi, perché portano ad una possibile perdita di tempo e questo può vuol dire non concludere i compiti, e quindi automaticamente non si fa.

Non avere il tempo e l’atteggiamento mentale rilassato non permette di valutare se ci sia qualcosa da migliorare, un passaggio da rivedere per risparmiare tempo, in sintesi, non c’è tempo ed energia per sperimentare e migliorare il nostro lavoro.

Infine, ultimo passo, una volta fatto il lavoro, veloce e sul filo della scadenza, non c’è più la voglia di riprendere in mano la cosa e questo vuol dire che spesso salta anche la fase di archiviazione e revisione lavoro.

Ti ho dato abbastanza motivi per rivedere il tuo punto di vista?

Scegli uno di questi tre approcci e fallo tuo e ricorda che quando ci si da un ordine ci si da anche un premio. Sì, perché dopo un momento che richiede uno sforzo, mentale o fisico, vale la pena mettere qualcosa che lo dà: cioè un premio. Cosa significa? Un momento di pausa e di gratificazione. E anche pensare che questo arriverà dopo… aiuta!

E tu hai qualche altra tecnica da suggerire per passare dal dire al fare?

I database servono?

I database servono?

Ti capita mai di cercare un biglietto da visita e di averli tutti insieme, raccolti senza criterio e perdi un sacco di tempo spulciandoli e cercando di ricordarti chi sono quei nomi e quei loghi?

Oggi voglio parlarti proprio di questo, come fare chiarezza sulle informazioni, quando sono tante.

Raccogliere le idee è fondamentale, e non mi stuferò mai di dirti che le liste sono utilissime per questo. Ma se si tratta di dati, è opportuno non solo raccoglierli, ma farli anche in un certo ordine. Ecco quindi che può esserti davvero utile creare un database.

La definizione vuol dire: “insieme di grandi quantità di informazioni tra loro omogenee, organizzato in modo da permettere una rapida ricerca al suo interno.”

Di fatto sono un insieme di informazioni ordinate e suddivise con criteri precisi. Ovviamente se ho solo due o tre elementi casca il palco, ma allo stesso tempo sarà facile ritrovare le informazioni in questo caso. Non lo sarà quando i dati sono tanti, pensa ai numeri di telefono giusto per fare un esempio semplice e veloce.

Ma quali sono i criteri utili per creare un database?
I database funzionano se sono:

Chiari

Non devi avere dubbi su cosa inserire nei vari campi e possibilmente devi scriverli tutti nello stesso modo (es. numeri di telefono con o senza spazi) così da facilitare le ricerche e il ritrovamento dei dati che ti interessano.

Facili da usare

Mi capita di vedere raccolte di dati su fogli di scrittura che rendono il tutto illeggibile e poco adattabile. Ogni cosa vuole il suo strumento e se stai facendo una raccolta di idee vanno benissimo le lista, ma se stai facendo una raccolta di dati, meglio una tabella. Anche l’ordine grafico aiuta la lettura e la ricerca dei dati!

Più completi possibile

Come sempre all’inizio non dettagliare tutto al massimo, e non appena arriva l’esigenza di aggiungere un dato importante, mettilo da parte, potrebbe tornare utile. E qui sta il segreto dei database, più sono completi, più li potrai usare anche per scopi differenti da quelli per i quali sono nati. Se ad esempio nel tuo database clienti hai aggiunto la voce di quanti incontri hai fatto per ogni cliente, poi potrai fare dei calcoli di quanti incontri ti servono in media per svolgere quel servizio.

Queste sono tre delle tante caratteristiche che devono avere i database, ma per che tipo di raccolte possono esserti utili? Beh tantissime!

  • Clienti
  • Ristoranti, alberghi e simili
  • Newsletter e post del tuo blog
  • Ricette
  • Persone interessanti che vuoi contattare per sviluppare nuovi progetti
  • Luoghi dove puoi fare un evento

Devo andare avanti? Ce ne sono davvero tantissimi!

E tu per cosa inizierai il tuo nuovo database?