L’esame della vista

L’esame della vista

Quando ero bambina c’era una visita medica che non mi preoccupava, quasi mi divertiva ed era quando papà mi portava dall’oculista. Tutti quei cartelli pieni di lettere dritte, rovesce, al contrario erano per me molto divertenti.
Per non parlare poi dei disegni con i puntini rossi e verdi dove potevi scovare numeri nascosti.

Ovviamente il gioco è bello, finché dura poco. E crescendo sale sempre più l’ansia di non riuscire a vederle tutte quelle lettere, soprattutto quelle delle righe più in fondo…

A volte l’esame della vista capita nella vita di tutti i giorni: il tabellone degli arrivi e partenze in stazione, le pubblicità per strada e… le mail.

Come mail le mail?

Perché mi è capitato spesso di imbattermi in muri di lettere o caratteri illeggibili, cercando di decifrare tutte righe senza perdere il filo e senza farmi scoraggiare fino a raggiungere la fine della mail.

Mi è capitato che la formattazione sovrapponesse le righe, che lo sfondo fosse azzurro e le scritte rosse… devo continuare?

Sì, lo so che hai capito… le mail non devono essere un esame della vista, ma essere lette facilmente e piacevolmente.

Usa lo spazio

E qui sento la vocina della mia grafica che mi dice “non avere paura dello spazio, parla tanto quanto le parole” E infatti se devi parlare di più concetti, raggruppali e tra uno e l’altro lascia dello spazio.

Non abusare degli elenchi puntati, ma sfruttali a dovere

Io adoro gli elenchi e le liste e quindi non posso che promuoverli, ma a volte nelle mail li ho visiti usati un po’ a caso, ad esempio come paragrafi. Se usi un elenco, cerca di essere sintetico e puntuale, altrimenti vale la regola dello spazio di cui sopra.

Fai tua la formattazione

NON URLARE, non essere troppo pedante, ma se c’è qualcosa che veramente devi ricordare, aiuta a farlo.

Come vedi anche come scrivi il testo ha la sua importanza. Il contenuto merita di essere espresso nella sua forma migliore e soprattutto, più è semplice da leggere, più sarà ricordato.

Inutile concludere con l’idea che più semplice, sintetico e conciso sei, più efficace sarà il tuo messaggio.

Questo però non vuol dire che non dovrai impiegare tutte le parole necessarie a spiegare il concetto, dopotutto la mail è una sorta di evoluzione di una lettera cartacea, quindi è utilizzata per esprimere dei concetti, dei pensieri, delle idee, che richiedono un certo numero di parole e che quelle parole se le meritano tutte.
Se fosse solo un breve messaggio, magari la mail non sarebbe poi così necessaria.

Quindi…. niente mail con il testo nell’oggetto, con sfondi improbabili e caratteri illeggibili, solo una mail con un testo ricco di contenuto, bello da vedere e semplice da ricordare!

Provaci anche tu!

Giochiamo a patata bollente?

Giochiamo a patata bollente?

FYI

Ecco che scatta il tic!

E il pensiero arriva limpido nella mente “ma perché ricevo questa mail?” “cosa centro?” E poi il nervoso sale allo scorrere della mail, già perché fatichi a seguire il filo nel lungo botta e risposta che leggi al contrario (le mail più recenti sono sopra e le più vecchie sotto).

E alla fine… rimane la domanda: “ma io, cosa devo fare con questa mail se non sono nemmeno parte di questa conversazione?”

Ti è mai capitato di sentirti frustrato da una situazione di questo tipo?

Si tratta del gioco della patata bollente

Ci hai mai giocato? Tutti i bambini stanno in cerchio a passarsi la palla quanto più velocemente possibile, la patata bollente appunto, finché chi è al centro apre gli occhi e fa perdere il malcapitato che non è riuscito a sbarazzarsi della palla in tempo.

Le mail a volte funzionano nello stesso modo: si vuole scaricare la responsabilità della risposta o si vuole condividere la responsabilità del contenuto, ma il problema che farlo così è un po’ come lanciare una patata bollente.

Ancora una volta quante mail ricevi ogni giorno? Tante.

Quindi cerca di facilitare la vita a chi le riceve, se proprio devi inoltrare una mail i cui contenuti sono una novità per il destinatario o vuoi condividere una conversazione tra due persone diverse da chi riceve la mail… aggiungi all’inizio di tutto una riga per spiegare perché lo stai facendo e che cosa ti aspetti dalla persona che riceve la mail.

Sintetizza con il FYI il nocciolo della questione e l’obiettivo della mail

Così non dovrà impazzire a cercare il bandolo della matassa e a leggere tutta la conversazione prima di capirci qualcosa.

Sì, perché l’inoltro è diverso dal “cc”, in questo caso si dà per implicito che chi riceve debba solo leggere, ma l’inoltro invece può essere fatto per tante ragioni.

Vedrai che così facendo la tua comunicazione sarà più efficace ed eviterai di generare un botta e risposta di spiegazioni o ancora peggio il silenzio stampa per disinteresse.

Un pizzico di organizzazione nelle mail ne riduce la quantità e ti fa lavorare meglio. Perché non provi anche tu?

E chi l’avrebbe detto

E chi l’avrebbe detto

Un po’ di tempo fa ti avevo parlato di come gestire le fotografie e di come archiviarle. Quella per me è diventata un’abitudine, ho sempre trovato comodo questo metodo e per questo l’ho condiviso in questo post.

In breve, ti consigliavo di:

  • scaricare le foto;
  • eliminare quelle venute male, i doppioni, quelle utili solo al momento, etc.;
  • raddrizzare quelle storte;
  • creare una selezione in una cartella ad hoc da mostrare agli amici,
  • fare un back up.

Poi un giorno una cara amica e collega, Anna Scutellari, in arte Zamì, mi ha fatto notare che avevo sempre creato un doppione e che nel dettaglio non era necessario creare una copia delle fotografie per la versione da mostrare, ma che bastava creare una sottocartella.

Con un semplice gesto avrei alleggerito l’archivio ed eliminato doppioni inutili!

Dettagli, manie di perfezionismo?

No, solo… evoluzione di un’abitudine.

E di fatto è proprio così, non ci avevo mai pensato, semplicemente per abitudine procedevo come avevo sempre fatto. A volte, invece, bisogna saper guardare le cose da punti di vista esterni e anche con poco si può migliorare un sacco!

Anche le abitudini possono evolvere 😉

E se te la devo dire tutta, a volte questo cambio inaspettato può derivare anche dall’imprevisto.

Ti è mai capitato? Ad esempio in macchina, quando a causa di lavori lungo la strada di sempre, “esci dall’abitudine” e scopri nuovi luoghi, posti che poi torni a frequentare.

Anche le abitudini si evolvono e seguono le nostre necessità, le fasi della nostra vita. E questa è una cosa bellissima, perché vuol dire che se qualcosa che abbiamo sempre fatto non va più bene si sta aprendo una nuova fase della nostra vita, abbiamo la possibilità di cambiare e di evolverci.

Impariamo a capire quando le nostre abitudini ci vanno strette, quando possono essere migliorate e, se torna utile, ad assecondare anche gli imprevisti!

Raccontami la tua evoluzione!

L’intestazione sbagliata

L’intestazione sbagliata

Ti è mai capitato di trovare un raccoglitore in casa e scoprire che avevi ancora la garanzia del frullatore che hai buttato via circa cinque anni fa?

E di aprire un documento di lavoro e trovarlo con l’intestazione sbagliata, visto che hai già modificato la carta intestata due volte da quella versione?

Beh, non ti preoccupare, succede!

Sì perché è molto frequente pensare ad un archivio come una cosa morta e statica, ma non è affatto così. Tutte le raccolte di documenti sono degli archivi vivi e in evoluzione, e per questo devono essere, di tanto in tanto, ripresi in mano, rivisti, puliti e aggiornati.

Ecco quindi tre parole chiave per tenere le tue raccolte sempre al top!

valuta: prendi in mando le raccolte di elementi, e, uno per uno, valuta se va tenuto o eliminato. Alleggerisci le tue raccolte di ciò che non è utile, di ciò che ha perso la sua funzione.

organizza: ciò che rimane. Organizzalo secondo un ordine cronologico, di argomento o di utilità. Completa le parti mancanti se necessarie in modo che le tue serie siano complete (se archivi le bollette, le fatture, fai in modo che ci siano tutte). Ultimo passo: etichetta le parti!

Trova un posto adatto per tutto. Perché queste raccolte funzionino ci vuole un pizzico di ordine. Quindi tutto deve avere un posto e non vale la frase “intanto lo metto qui e poi ci penso” perché così è come se fosse buttato, è una cosa persa.

Per cosa ti può essere utile questo sistema? Per un sacco di cose! Ecco qualche idea:

Archivio in casa

  • Bollette
  • Esami medici
  • Contatti per le riparazioni di casa e i servizi (pizzeria da asporto, numero per i rifiuti ingombranti, medico…)
  • Fotografie
  • Documenti dell’auto
  • Documenti fiscali
  • Iscrizioni, tessere, abbonamenti

Archivio in ufficio

  • Fatture
  • Preventivi
  • Lavori chiusi
  • Rassegna stampa
  • Dati clienti
  • Dati partner
  • Dati fornitori
  • Cataloghi

Questi elenchi, sono solo dei punti di partenza per suggerirti di creare anche tu delle raccolte di elementi, siano essi documenti, contatti, idee, e di fare in modo che queste raccolte siano vive, in evoluzione e per questo sempre aggiornate e quindi… utili!

E tu, da quale cominci?

Lo scopo degli spazi

Lo scopo degli spazi

Mi è capitato di recente di aiutare una persona a riorganizzare gli spazi di casa. Viveva già da tempo in una bella casa nuova, ma sentiva che non le calzava a pennello.

Siamo state stanza per stanza a guardare gli spazi, i mobili gli oggetti sparsi e poi una domanda mi è venuta dal cuore e le ho chiesto: “ma tu, in questa stanza, cosa vuoi fare? A cosa ti serve questo spazio?”

Mi ha guardato ad occhi sgranati, sorridendo. In un attimo ha iniziato a osservare le stesse stanza con occhi diversi. In un batter d’occhio è diventato chiaro che mobili dovessero esserci e come dovessero essere disposti.

Il punto è molto semplice: non scegliamo cosa mettere in una stanza, ma, al contrario in base all’attività che desideriamo svolgere in un luogo scegliamo come renderlo funzionale.

Credo questo sia molto importante, perché spesso usiamo gli spazi secondo abitudini e cultura, ma non per ciò che ci servono, pensando che sia assurdo avere una stanza per un’attività sportiva o uno spazio di lavoro anche a casa.

Beh… dipende, dipende da noi, dalle nostre esigenze. E siccome noi non siamo sempre uguali a noi stessi, anche le esigenze di occupare gli spazi saranno diverse nel tempo.

Inutile pensare di avere un salotto pieno di soprammobili se in casa c’è un bimbo che gattona, inutile pensare ad ufficio senza un luogo di lavoro comune se facciamo progetti di gruppo.

Così dobbiamo imparare a vedere i nostri spazi, di lavoro e a casa, come luoghi vivi, in evoluzione, che ci fanno vivere al meglio perché sono funzionali ed esaltano le attività per i quali le usiamo.

Quindi visto che la primavera è nel suo pieno, fai in modo di far rifiorire i tuoi spazi, rendili vivi e vivili appieno!