I sempre utili: i format

I sempre utili: i format

Un altro strumento indispensabile sempre utile? I format, o template, o traccia.

Comunque tu li chiami sono un vero salvavita di ogni lavoro ripetitivo, sia una mail, un rapporto, una traccia di domande o anche una parte di un lavoro operativo.

Sono in sostanza la base da cui partire.

Se ci pensi per moltissime cose non parti ex-novo a costruire una nuova versione, ma modifichi o rilavori una versione precedente.

Sarebbe impensabile creare una fattura creando di volta in volta l’intestazione con il logo e vari estremi, quindi i tuoi dati fiscali e poi quelli del cliente. Molto meglio avere un format e aggiungere solo i dati del cliente, no?

Se per la fattura è intuitivo non lo è per tante cose che puoi usare spesso nel lavoro:

  • presentazioni aziendali o di sé
  • breve bio immagini di sé 
  • mail di risposta a richieste frequenti
  • mail di invito a eventi, riunioni,
  • mail e moduli di feedback
  • preventivi
  • feedback ai clienti
  • base grafica per i social
  • base grafica per le presentazioni
  • database ricorrenti
  • fogli di lavoro ricorrenti
  • relazioni o elaborazioni ricorrenti
  • liste di domande ricorrenti
  • moduli per la privacy
  • moduli per la raccolta dei dati dai clienti

e potrei continuare a lungo….

Le difficoltà però non mancano anche usando i format, ecco a cosa devi prestare attenzione.

 

Lasciare in evidenza la versione da modificare

Spesso e volentieri si parte dall’ultima versione fatta, che però potrebbe contenere piccoli adattamenti a un caso specifico.

Ad esempio, il format del preventivo che normalmente fai a un cliente singolo questa volta lo hai fatto a una coppia di persone in società e quindi molte parole dal singolare sono passate al plurale.

Oppure una ricetta che normalmente è per quattro persone l’hai adattata alle sei.

Questo ti espone all’errore, meglio avere una versione che sia davvero una base e lasciare questa in evidenza fuori dalle cartelle. Poi tutte le declinazioni saranno dentro una cartella a parte.

Ecco che avrai una carella “preventivi” con fuori da tutto il “format_preventivo” e una cartella con i vari preventivi fatti.

 

Ricordare di fare le modifiche anche nel format

Se hai deciso che c’è qualche modifica “di fondo” da fare, questa va riportata nel format e non solo nella versione sulla quale stai lavorando.

Spesso capita di dimenticare queste modifiche quando si cambiano frasi fisse, come un riferimento al diritto d’autore o a una modifica tra i tuoi servizi, ma anche un nuovo logo o un’immagine migliore.

 

Rendere i format quanto più accessibili possibili

Tutti gli strumenti del proprio lavoro devono essere accessibili e facilmente modificabili. Quindi il percorso per arrivarci deve essere semplice, veloce e intuitivo. Renditi la vita facile e non fare un archivio ad albero a prova di FBI!

Idem, scegli dei nomi semplici e chiari!

 

Rendere i format una vera base

E questo significa che all’interno ti devo balzare agli occhi le cose da modificare.

  • Se possibile evidenzia le cose da cambiare, fai in modo stacchino chiaramente dal resto.
  • Se ci sono parti che cambiano spesso mai hai diverse versioni da usare, metti le versioni una sotto l’altra così di volta in volta sceglierai quella giusta.
  • Se ci sono parti che non usi sempre, metti nel format tutto, evidenzia le parti che potresti non dover utilizzare e poi cancella. Non fare viceversa, potresti scordare delle parti.

 

Dirai che è un sacco di lavoro. In verità no, richiede solo un po’ di attenzione nel fare bene la prima versione, la vera base, e nel riportare le modifiche, ma, credimi…

i vantaggi sono davvero grandi: tanto tempo risparmiato, errori meno frequenti e non ultimo, una coerenza e velocità di lavoro che fa rima con professionalità!

 

Da dove partire quindi?

Dall’individuare le cose che usi più di frequente e capire quali sono davvero i tuoi format.

Perché, come ti raccontavo all’inizio, ognuno ha i suoi, e come sempre l’organizzazione parte dalla consapevolezza.

Quindi:

  1. pensa a cosa usi sempre e quali sono i tuoi lavori ripetitivi;
  2. crea un format completo, una base vera, dove gli elementi da modificare siano evidenti;
  3. archivialo in un luogo accessibile con un nome semplice.

E la prossima volta che lo userai… goditi l’energia e il tempo risparmiati!

 

 

Phot by Kelly Sikkema – Unsplash
I 3 passi della scelta organizzativa

I 3 passi della scelta organizzativa

Scegliere è faticoso, ma non scegliere lo è ancora di più.

Organizzativamente parlando questa è una piccola grande verità che mi sta spesso scomoda.

Sì, fatico ad accettarla proprio perché scegliere appunto impegna, richiede energia. Ci hai mai pensato?

Certo, scegliere cosa vuoi mangiare, cosa vuoi indossare, se hai voglia di accettare un lavoro o no possono essere scelte semplici se sai già i tuoi gusti e ciò che puoi o vuoi fare. Ma in momenti di difficoltà anche queste cose possono essere fonte di stress.

E se questi punti si possono comunque risolvere velocemente, non pensare di considerare l’energia e il tempo che richiedono certe decisioni è controproducente.

Lo diventa da tanti punti di vista. Dal punto vista organizzativo tenere le cose in sospeso porta a non poter pianificare bene le cose, a mantenere i cerchi aperti e a sprecare le energie.

Ma il dettaglio organizzativo in più che spesso manca è il fatto di lasciarsi del tempo proprio per decidere.

Vedo spessissimo progetti dove i tempi sono serrati al punto che non ci si può permettere una riflessione a mente fredda o un cambio di rotta, dove non c’è rispetto per la natura umana che per decidere ha bisogno di tempo ed energia e paradossalmente questo significa proprio poterci non pensare per un po’ di tempo.

Facciamo un esempio concreto per chiarire il concetto.

Hai fatto un nuovo progetto fantastico e ora devi creare il sito web. Hai chiesto tre preventivi e ora hai tutti i dati alla mano. Come scegliere? Beh, dovrai fare le comparazioni del caso prima di passare all’azione, alla scelta appunto.

Magari uno ti propone un tot di pagine, un altro ti dice che ti appoggerà nelle revisioni e il terzo che si occuperà lui anche della parte grafica.

Ma ognuna di queste informazioni implica delle decisioni: hai già definito quanto contenuto metterai nel sito? I testi? Questo ti permette di capire se le pagine sono in numero adeguato.

Hai delle capacità informatiche tali da poter seguire il sito per conto tuo? Lo vuoi fare? Quanto è importante per te poterlo seguire in autonomia o preferisci esternalizzare le revisioni?

Hai già un progetto grafico? Per farlo c’è bisogno di tempo e anche di fare un percorso per identificare appieno il proprio brand, ma di questi aspetti… hai tenuto conto nel tuo Gantt?

Come vedi ogni scelta ha i suoi risvolti e se tu non hai messo in programma del tempo per lasciare che la tua mente ci pensi su e valuti… sarai inevitabilmente in ritardo e probabilmente avrai anche la sensazione di aver scelto male, sentendo di non aver considerato appieno tutti gli aspetti.

Come vedi è fondamentale considerare anche il tempo della scelta e soprattutto il tempo per non pensarci più e lasciar sedimentare il tutto. Quando poi riprenderai in mando le cose, sentirai le tue scelte più chiare e definitive.

Ma non è finita qui… il rovescio della medaglia è che per avere una buon calendario e una buona agenda, come abbiamo visto in questo mese… qualcosa va scelto.

Quindi sì al tempo della scelta, ma anche no alla continua procrastinazione: dopo aver fatto tutti i ragionamenti di cui sopra, scatta il timer e si chiudono le cose.

Basta ai “ci penserò”, o “lo farò quando ho tempo” i passi della “scelta organizzativa” sono semplici:

  1. se ci metti meno di due minuti a decidere qualcosa, fallo e chiudi l’azione;
  2. se ci metti di più, alloca del tempo per scegliere, rispetta i tempi di riflessione e di cova, quelli di cui ti ho raccontato prima;
  3. quando il tempo è passato, l’azione va fatta, è tempo di scegliere.

  

Prova ad applicare questo processo e a tenerne conto quando pianifichi il tuo tempo e i tuoi progetti, vedrai che avrai molti meno inghippi organizzativi e sentirai le tue scelte più consapevoli e serene.

Sì, ti sembrerà stano, ma mi occupo anche di questo. Organizzare il tempo, i progetti significa anche lavorare sulle proprie priorità e sulla gestione dei tempi legati a questi aspetti, quindi, a meno che non si tratti di scelte di vita, ambito che non mi compete, ti offro il mio aiuto anche per questo, perché se impari a considerare tutti i tempi della pianificazione, compresi quelli della scelta, le tue giornate fileranno un po’ più lisce e saranno un po’ meno stressanti.

E tu, come te la cavi con la pianificazione della scelta?
Applica i tre passi e fammi sapere come va, ti leggo nei commenti!

 

 

Photo by Shumilov Ludmila – Unsplash
Lista di buon proposti? No, grazie

Lista di buon proposti? No, grazie

Che differenza c’è tra una lista di buoni propositi e dei buoni propositi in lista?

Pare un gioco di parole, ma in verità dietro c’è una gran bella differenza.

Ti ho raccontato di come le liste abbiano grandi poteri. Portano la mente ad essere libera e pulita da tanti pensieri, informazioni e fardelli.

Le liste, ti ho anche raccontato, sono anche utilissime per prendere consapevolezza, per “buttare fuori”, per lasciar andare ed eliminare.

Ma, ed ecco che vengo al punto… c’è una differenza tra il fare una lista e mettere le cose in una lista, e sta tutto nell’approccio.

Ecco perché io non farò una lista di buoni propositi, non sfrutterò questo grande potere che hanno le liste di far lavorare la mente e il pensiero per completare i punti o per ritrovare nella mia mente tutto ciò che vorrei e desidererei, quelli che appunto sono i buoni propositi.

Piuttosto, segnerò in una lista i buoni propositi che desidero.

La differenza sta diventando più chiara o ti sto facendo ancora più confusione?

Il nocciolo della questione è del tutto nel metodo, nel come si usa una lista.

Se ne vuoi sfruttare le potenzialità, come ti raccontavo prima, e in particolare quella che è la compulsione alla chiusura che ha la nostra mente una volta iniziata una lista, così da segnare così tutti i punti connessi e soprattutto, una volta vinta l’inerzia iniziale, svuotare e scaricare la mente, è un’ottima cosa.

 

Ma io non credo faccia bene per i famigerati buoni propositi.

 

Una lista di questo tipo, di fatti, è il contrario di quello che si richiede facendo una pianificazione: pochi obiettivi, realistici e realizzabili.

 

Ecco che se decido di fare la lista dei buoni propositi segnerò sì quelli che voglio fare, ma anche tutti quelli che vorrei e quelli che forse vorrei fare.

Come dire che parto da un’idea pensata e ragionata e poi mi lascio prendere la mano sfruttando proprio il potere che crea una lista.

In questo caso a mio avviso è meglio fare il contrario:

focalizzarsi su un punto e metterlo in lista, molto meglio se è una to do list.

Così facendo le tue energie potranno concentrarsi sulla realizzazione di quest’obiettivo e non su tutta la lista.

Sì, sarebbe bello poter svolgere tutti i dieci punti della lista dei buoni propositi, ma siamo certi che tu li desideri tutti e soprattutto abbia abbastanza energie e risorse per tutti?

Perché un buon proposito sia tale, deve essere anche qualcosa nel quale credi e che vuoi veramente realizzare. Quindi meglio poche cose, ben fatte e soprattutto… pianificate.

Diverso è se i tuoi buoni propositi sono diversi per ambito: uno personale, uno lavorativo e uno sportivo ad esempio. Ma anche qui non esagerare, perché poi quando andrai a pianificarli dovrai fare i conti, non solo con i tempi, ma anche con le energie.
Se hai un proposito importante nel campo lavorativo è facile che nel campo personale tu debba rimanere un più tranquillo per un po’, recuperando le energie investite altrove.

Se vuoi veramente realizzare un proposito, su quello ti devi concentrare, devi fare in modo che le tue azioni, la tua mente e le tue energie lì convoglino.

Quindi, evita la lista e focalizzati solo su un punto, il punto della tua to do list.

Se poi non sai bene quale sia davvero il tuo buon proposito, ok alla lista, ma solo per poterci lavorare, analizzare tutte le voci, e pian piano scartare tutti i punti non necessari per trovare i pochi o l’unico sul quale investire veramente.

E ora… basta liste di buoni propositi e sì al tuo buon proposito in lista!

 

 

Photo by Prokhor Minin – Unsplash
Ciò che ami in agenda? Si parte da qui.

Ciò che ami in agenda? Si parte da qui.

Sarebbe bello lavorare solo su ciò che piace vero?

Ma non c’è mai abbastanza tempo… oppure non si trova mail il momento giusto e si rimanda…È così anche per te?

Giusto?

Eh, no, mi spiace è ora di girare la frittata!

La matrice di Eisenhower serve proprio a questo, a prendere la giusta dose di consapevolezza per dire con sincerità a se stessi: “questa è una cosa che mi importa e che mi piace, non ha alcuna urgenza, ma la voglio proprio fare!”

Ed ecco che magia, le cose che non hanno grande priorità ma ti stanno a cuore trovano spazio in agenda.

È ancora un miraggio? Beh, se questo mese hai seguito tutti i post ora sai:

  • discernere con consapevolezza le cose da fare secondo urgenza e importanza;
  • delegare ciò che non è importante per te ed è urgente;
  • eliminare ciò che non rientra nelle tue mansioni;
  • eliminare ciò che mangia il tuo tempo e non è né urgente né importante

Rimane quindi ciò che è importante e basta, ma con diversi livelli di urgenza.

Ora si sa, le cose urgenti e importanti vanno fatte e basta, ma abbiamo visto fin da subito che, con una buona gestione del tempo e della produttività personale si possono gestire meglio, ridurre in numero e soprattutto te ne puoi occupare prima che diventino realmente urgenti. Il segreto è una buona pianificazione e gestione del tempo, come ti raccontavo qui.

Ecco quindi che la tua agenda non sarà fitta di scadenze, impegni e urgenze e, tolto il tempo per l’imprevisto, rimarrà comunque un po’ di tempo per te, per l’appunto per ciò che è importane e non urgente.

Se ci rifletti bene, questo quadrante della matrice di Eisenhower è proprio il cuore del tuo tempo, delle tue attività, del tuo lavoro.

Qui risiedono le cose di valore che vanno fatte e che di solito non trovano posto perché scalzate dalle altre, più urgenti.

Ora, con la giusta dose di consapevolezza, capendo quindi che sono per te importanti, per te di valore, capisci anche quanto è importante che trovino il giusto spazio tra le tue attività e quindi nella tua quotidiana to do list.

È altrettanto vero che non possono essere le uniche in agenda, ci sarà sempre qualcosa di meno importante ma più urgente, o un imprevisto, ma è anche vero che gestendo bene tutte le atre attività come abbiamo visto, avrai modo di dare finalmente spazio anche a questo.

Nella pratica significa proprio, quando fai la pianificazione settimanale o giornaliera, togliere i tempi delle cose urgenti, quindi appuntamenti fissati e scadenze, tenersi morbidi e mettere subito in lista le cose del quadrante in alto a sinistra della matrice: le cose importanti e non urgenti.

Le prime volte andrà così, poi ti ricordo che la matrice non è uno strumento di pianificazione del tempo, ma uno strumento per prendere consapevolezza del tuo tempo e delle tue priorità.

 

Serve proprio a farti porre l’attenzione su ciò che si dimentica, su ciò che è per te importante, ma anche non urgente, insegnandoti a mettere ordine nel resto.

 

Quindi la prima volta usa la matrice, poi, capiti i criteri e fatto tuo il metodo, sarà un intimo sistema per gestire gli impegni in fase di pianificazione!

E se hai ancora qualche difficoltà con questo strumento di gestione del tempo, sai che sono qui!

 

 

Photo by Pawel Czerwinski – Unsplash

Importante per chi?

Importante per chi?

Se è urgente è da fare e basta, sì è un dato di fatto.

Ma sei davvero certo che tutte le cose della tua to do list siano proprio della tua lista di cose da fare?

Dove voglio arrivare? Ancora una volta mi rifaccio ai criteri della matrice di Eisenhower e ancora una volta ti faccio riflettere sulla voce che tra le due dipende da te: l’importanza.

Le cose che sono in lista sono per te importanti?

Sei coinvolto nel farle? C’è un motivo per il quale sono nella tua lista?

Leggendo tutte queste domande, ti sarà sorto un po’ il dubbio sulla questione che voglio far emergere un po’ alla volta.

E se quei punti non fossero sulla tua lista, ma su quella di qualche d’un altro?

Magari ora stai facendo un sospiro di sollievo… eh già!

Perché questo è il cuore della questione, a volte nella to do list ci sono cose sì urgenti, sì da fare, ma il perché non l’hai scelto tu, ma qualcun altro.

Sono cose che ti sono state date da fare, magari dal tuo capo, magari dal resto della famiglia, magari da un senso del dovere molto forte… e qui ti chiedo di fermarti e riflettere.

Se queste cose sono effettivamente parte del tuo lavoro, perché sta nelle tue mansioni lavorative, o perché è parte del carico famigliare che svolgi tu, ok, va bene lasciale e agisci come abbiamo visto la scorsa settimana.

Ma se non sono parte del tuo onere lavorativo, casalingo, se per te non sono davvero importanti… Allora è meglio agire in maniera differente.

Questo, infatti, è il riquadro delle deleghe e dei no.

Se per te una cosa non è importante può essere molto utile delegarla ad altri.

La delega è una forma di lavoro e per funzionare davvero e non tornare sulle tue spalle deve essere ben gestita: va scelto un buon delegato che sia in grado di svolgere la questione, vanno date delle buone direttive e deve esserci una condivisione delle scadenze di lavoro.

Se poi una cosa non è di tua competenza, non farla, impara da subito a dire di no e a non farla entrare proprio in lista.

Compito difficile? Sì, certo, ma un buon no equivale a dire “se lo facessi, lo farei male e con dei pessimi risultati” e non vuol dire “non mi importa”, tutto dipende da come lo si dice e dalle motivazioni a supporto della tua scelta.

Per imparare a gestire bene il proprio tempo, bisogna lavorare bene sulle proprie priorità, che significa quindi fare molta attenzione al criterio dell’importanza.

Se rifletti bene su ciò che per te è davvero importante e ciò che non lo è proprio, sai anche ciò che puoi eliminare dalla tua lista di cose da fare e cosa puoi delegare. L’organizzazione ti viene in aiuto sul come gestire queste due tecniche, come ti ho accennato brevemente prima.

Quello che vorrei che facessi è che sperimentassi a lungo questo quadrante e che interiorizzassi sempre più tue le tue tecniche di saper “dire di no” e di “delegare”.

Non per non lavorare, o per lavarsi le mani da qualcosa, si intende, ma per farti carico di ciò che effettivamente ti spetta.

Molto spesso i problemi di gestione del tempo dipendono dal fatto di avere troppe cose da fare, e questo “troppo” dipende dal farsi carico di ciò che non ci spetta o che non ci interessa.

Quindi, ancora una volta, chiediti: “è importante per me?” Se la risposta è sì, perché sai che è importante e che rientra nelle tue mansioni, allora, via, fallo!

Altrimenti, delega e la prossima volta, impara a dire subito di no!

 

 

Photo by Evie Fjord – Unsplash