Cambio lavoro

Cambio lavoro

Cambiare lavoro, cambiare mansioni e crescere di ruolo sono interessanti sfide lavorative, ma sono anche cambiamenti importanti da non sottovalutare, sia a livello personale che organizzativo. Per quanto iniziare un nuovo lavoro sia un’esperienza generalmente positiva può portare con sé un buon carico di stress. Potresti sentirti inadeguato, poco capace o semplicemente spaesato. Potresti pensare di perdere un sacco di tempo ed essere inefficace.

Ecco che puoi mettere in campo alcune strategie organizzative, tanto semplici quanto utili.

Annota

Sembra banale e soprattutto fa molto “studente”, ma all’inizio è così. Annota e scrivi tutto. Non perché potresti dimenticare qualcosa, ma perché non hai ancora la visione complessiva di tutto il lavoro, delle piccole grandi dinamiche e cose che ora sembrano secondarie potrebbero essere invece importanti.
Certo, sei in “modalità spugna” e cerchi di apprendere tutto, ma il punto è che non hai ancora i criteri corretti per dare priorità a quel tutto, questo arriverà man mano. Quindi fatti trovare pronto, intanto annota, poi rileggerai e pian piano sarà tutto naturale. Alcune cose diventeranno banali, di altre ne riscoprirai l’importanza e con il tempo non avrai più bisogno di quegli appunti, li potrai addirittura eliminare.

Usa le checklist

Quando fai qualcosa di nuovo, impari una procedura, è bene pensare a te stesso come a un te stesso smemorato, un po’ sciocco, quindi cerca tutto l’aiuto possibile. In questo le checklist saranno le tue alleate più preziose. Servono proprio a suddividere i compiti in piccoli passi, a impararne la sequenza e nel caso poi tu non sia preparato a fermarti e poi riprendere senza perdere il filo, c’è la checklist a ricordarti dove sei arrivato.

Diciamo che è un po’ un’ancora di salvezza, una bussola, ma anche uno strumento per aiutarti a memorizzare le corrette sequenze, quindi fanne tesoro.
E se vuoi uno spunto in più per usarle proprio in queste circostanze, ecco l’articolo che fa per te.

Datti tempo

Purtroppo, quel senso di inefficienza è normale e probabilmente è anche corretto. Stai imparando cose nuove e devi darti il tempo di farle tue. Rispetta il tuo bilancio di energia e questo vuol anche dire anche stimare del tempo in più per alcuni compiti, proprio quelli nuovi e che conosci meno: meno cose ma fatte bene.

Inoltre, per la stessa ragione, sarai molto più stanco a fine giornata, i primi tempi non aggiungere attività stressanti dopo lavoro.
Tieni d’occhio l’equilibrio della tua giornata e la pianificazione delle attività, non strafare e sii morbido con i tempi.

E comunque ricorda: è un momento di cambiamento, una piccola grande mutazione, ma ogni persona si sente inesperta al suo livello limite. Quindi il disagio, l’incertezza misti a entusiasmo e voglia di fare sono tutte emozioni normali, che meritano di essere vissute. Tu di fatto stai andando oltre il tuo limite.

Su tutto ciò che lasci sei certamente molto abile e efficiente, si tratta solo di darsi il tempo, l’energia e gli strumenti giusti per crescere, poi tornerai a sentirti efficiente e capace. Ma per aiutare questa transizione non essere troppo severo e aiutati, queste tre semplici strategie organizzative renderanno il cambio più veloce e meno stressante.

Pronto? E’ ora di mutare, di fare il salto e crescere!

Photo by Ian Dooley – Unsplash

Note a mano e appunti digitali

Note a mano e appunti digitali

Nota. Partiamo dalla definizione.

Breve appunto, per lo più provvisorio, nel quale si concreta un’osservazione o una informazione.
Segno grafico che serve a ricordare o distinguere qualcosa.

Bene, ora una nota dunque è temporanea e contiene un’informazione. Quindi ha un valore, ma non per sempre… deve essere utile, quindi deve essere ritrovata quando serve, quando cioè si ha bisogno dell’informazione in essa contenuta.

Ma, in tutto questo… è meglio la carta o il digitale? Ed ecco che torna l’eterno dilemma!

E se andassero bene entrambe?

Io direi che è così 😉 Ci sono pro e contro e soprattutto sono utili per cose diverse.
Vediamo le differenze:

CARTA

Amata carta, amati diari, amate agende. Un piccolo pro di avere un luogo dove annotare le idee è il fatto stesso di avere il supporto per farlo. Mi spiego: se, come me, sei un amante della cancelleria e ti piacciono i quaderni, beh, questa è un’ottima scusa per avere un buon motivo per possederne uno. E qui non posso che consigliarti quelli di Nuove Abitudini.

Come per l’agenda, prendere le note in formato cartaceo ti permette di metterci realmente la testa e quindi è come prendere un impegno un po’ con te stesso nel momento in cui lo si scrivi. Una semplice lista delle cose che vuoi rifare il prossimo anno o che non vuoi più fare non è un banale elenco, è piuttosto una presa di consapevolezza.

Per questa ragione non potrò mai smettere di consigliarti la carta per tutte le liste concettuali, per annotare le tue grandi idee, per quello che si chiama flusso di pensieri, tendo traccia dei tuoi pensieri 5 minuti al giorno o per il diario della gratitudine che ti impegna a segnare le cose belle della giornata.

DIGITALE

Senza ombra di dubbio le note digitali hanno molti pregi: sono facilmente aggiornabili, sono sempre disponibili e condivisibili.

Secondo questo principio ti consiglio si usare le note digitai per tutto ciò che vuoi avere sempre sott’occhio, dalla lista della spesa, al tuo piano editoriale, dagli articoli da leggere, al numero di telefono che hai visto su quella vetrina.

Se ti chiedi come usarle, ho scritto un post a riguardo.

Come ti racconto per l’agenda, non c’è un giusto uno sbagliato, ogni nota ha il suo supporto, l’importante è che tu

metta subito la nota al posto giusto e che le raccolga tutte nello stesso posto

non vale avere la lista della spesa sul frigo e poi la foto in Keep 😉 non vale avere un post-it in agenda di un libro da comprare e poi una lista su Trello sulle prossime letture.

Così perdi i pezzi: a ogni nota la sua App! E per tutto il resto c’è la carta!
E tu dove annoti le tue grandi idee?

Serve un App? No, grazie

Serve un App? No, grazie

Questo mese ti ho parlato di App per aiutare il tuo flusso di lavoro, per annotare e ricordare.

C’è una cosa però per la quale secondo me le App non hanno granché senso e sono le App per la produttività.

La produttività in verità dipende da tante cose alle quali non pensiamo come la gestione dei file, la pianificazione, la comunicazione tra colleghi e collaboratori, ma so che in questo momento pensi alla produttività come tecnica di lavoro.

In tal senso penso ad esempio alla Tecnica del Pomodoro e al GTD. Non voglio parlare ora di queste tecniche perché meritano tempo e spazio, ma quello che voglio condividere con te è il fatto di non lasciarti ingannare dalle App che ti aiutano a fare questo.

Una volta che hai conosciuto queste tecniche e le hai fatte tue, non ti occorre uno strumento digitale per portarle avanti. Nel caso del pomodoro ad esempio, carta penna e timer sono più che sufficienti. Per un buon GTD invece un’App non è sufficiente, perché è più uno stile di vita, un modo di approcciare il lavoro.

E come ultimo punto aggiungo anche la matrice di Eisenhower ,che spesso vedo essere usata come sistema per gestire gli impegni, ma che trovo invece sia un sistema per avere consapevolezza delle cose, ma non un metodo per aiutare la produttività quotidiana.

Quindi oggi il post è vuole essere un inno alla semplicità, al fatto che a volte non serve un programma, un App e via dicendo, spesso carta, penna e intelletto bastano.

Questo te lo dico perché spesso capita poi di passare più tempo ad aggiornare i database e i dati nel web che a lavorare sul serio.
Quindi il mio consiglio è:

fai tua la tecnologia, ma non smettere di chiederti se ti è utile o meno, se ti sta portando via più tempo di quello che ti è necessario per lavorare e passare all’azione.

E se proprio vuoi rimanere focalizzato ecco l’App che fa per te: Freedom
Blocca i siti e le app che possono distrarti mentre lavori.

E tu, sei d’accordo con me?

Photo by Denise Jans – Unsplash

A ogni App la sua nota

A ogni App la sua nota

Prendere note è un’arte, ma poterle riutilizzare è una necessità!

Per questo è giusto che trovi la cosa giusta, che fa per te.

Prima notizia: la carta in questo senso non è inutile, anzi, quindi in prima battuta ti consiglio di avere sempre a portata di mano un posto per scrivere e uno strumento che funzioni, carta e penna in breve.

Non scrivere le note sull’agenda, altrimenti dovrai riscriverle quando giri la pagina o ricordarti se l’hai scritto una settimana fa o un mese fa, meglio scrivere direttamente la nota dove serve. Su questo avevo scritto questo post che può esserti d’aiuto.

Oggi invece voglio parlarti delle App digitali per prendere appunti. Tutte le App che ti consiglio sono visibili da pc, telefono e tablet, si aggiornano in automatico e sono gratuite con la possibilità di passare al livello pro a pagamento (tranne Keep).

Le App per fare le liste

Te ne consiglio due: Todo e Todoist, la prima di Microsoft e la seconda per tutti.

Perché mi piacciono: perché sono semplici, essenziali e con pochi fronzoli. Ognuna può essere utilizzata in modo più approfondito utilizzando scadenze, aggiungendo allegati, dando il compito ad altre persone nel gruppo, ma di fatto mi piace usarle per tutto ciò che è lista semplice: lista della spesa, lista dei libri che voglio leggere, lista delle persone alle quali voglio telefonare.

Il fatto che proponga una sola lista alla volta mi aiuta a pensare solo a quella e a focalizzare la mia attenzione sui punti della lista e a non distrarmi con altro.

Le App per gli appunti veloci

Keep di Google.

Questa App mi piace molto perché è semplice, è visuale e permette di usare i colori.

La semplicità è il punto di forza di ogni strumento a mio avviso. Per visuale intendo che è come se avessi una lavagna nella quale vedi tutte le note contemporaneamente e quindi hai una visione di insieme. Puoi scrivere note a mano, come testo, come elenco o come audio (che poi traduce in testo). Puoi allegare immagini e condividere con altri la nota. Questo mi permette quindi di usare questa App per tutte le note veloci: un numero che trovo in un volantino, un’idea che mi viene mentre sono in macchina…

Il fatto di poter usare i colori mi permette poi di classificarle per tipologia: personale, lavoro, associazioni di volontariato… etc… 

Le App per tenere traccia dei progetti

Qui ci si può sbizzarrire, ce ne sono tantissime, ma te ne consiglio tre per tre tipologie di progetti diversi.

Trello

Ottimo per gestire progetti in gruppo, semplice, lineare, visuale.

Le informazioni vengono organizzate in verticale, per colonne, e le schede possono essere spostate e personalizzate con etichette colorate. La semplicità sta nel fatto che per ogni scheda si vedono titolo, etichetta, immagine e per leggere il resto si entra, quindi approfondimenti, note e check list sono all’interno. Questo mantiene una visione di insieme e permette poi di lavorare nelle singole schede.

È molto utile per la programmazione e per la condivisione. Non la consiglio come raccolta di idee o come semplice lista per le ragioni che ti ho spiegato sopra.

Milanote

Dashboard, visuale e totalmente personalizzabile, che permette di raccogliere idee, pensieri in una struttura semplice o complessa a seconda delle tue necessità, nel senso che sei tu a scegliere quando creare una struttura complessa. E questo per me è l’ideale per definire il mio lavoro e raccogliere le idee.

Evernote

Per lungo tempo ho utilizzato Evernote come raccolta di idee e link. Quindi ho scelto di includerlo in questa lista, ma sappi che non è tra i miei preferiti perché trovo macchinoso il modo nel quale gestisce taccuini e note. Se però non hai necessità visuali e soprattutto non hai tanti argomenti in cui dividere le note e vuoi raccogliere, ad esempio, bozze scritte e lunghi elaborati, allora questo è ciò che fa per te.

Ecco, hai due, più una, più tre App da provare. Scegli quelle che fanno per te, ma soprattutto, sceglile per ciò che ti servono, privilegia la semplicità, la funzionalità e la sincronizzazione! Non esagerare, scegline poche e impara a usarle al meglio!
Vuoi aggiungerne una alla lista? Raccontami la tua nei commenti!

Photo Ben Kolde – Unsplash

App come segnalibri

App come segnalibri

Mi piace approfondire le cose e leggere un po’ di tutto, per questo spesso mi capita di vedere un articolo o un post che mi interessa, ma di non avere tempo per leggerlo in quel momento.

Cosa fare dunque?

Semplice! Tenerlo da parte per una lettura in un momento più rilassato.

Non lo scarico sul desktop perché il pc è per me il luogo del lavoro, per le letture di piacere preferisco mettermi sul divano e quindi uso il tablet, per questo la prima caratteristica delle mie App è: sincronizzazione.
Uso strumenti che possano essere utilizzati da device diversi.

Non lo stampo, perché non penso sia necessario usare la carta per un articolo che poi con molta probabilità non conserverò. La sostenibilità, come sai, parte dalle piccole azioni quotidiane e questa è una di quelle!

Non lo salvo nei segnalibri del browser perché i segnalibri sono utili per ritrovare siti e informazioni, ma non sono il luogo adatto per una lettura, anche perché ogni volta vanno a ricaricare la pagina che potrebbe poi essere stata modificata e, insieme a tutto il resto, potrebbero essere dimenticati.

Molti social consentono di raccogliere gli articoli nella sezione “leggi dopo”, ma il mio consiglio è sempre quello di mettere tutto in un unico posto. Anche perché altrimenti mi devo ricordare se quell’articolo l’ho letto su Facebook, su una rassegna stampa o su un Feed Reader, quindi taglio la testa al toro e metto tutto in un’unica App.

Te ne suggerisco due che servono per la stessa cosa: Pocket e Instapaper.

La prima più colorata, la seconda in bianco e nero, più essenziale. La prima con la preview intera della pagina, la seconda con il testo dell’articolo direttamente nell’App.

Entrambe sono molto utili per la famosa raccolta (che di fatto è una lista) intitolata “lo leggo dopo”.

La cosa che mi piace è che posso poi creare le categorie con delle etichette che di volta in volta scelgo e quindi posso creare un piccolo archivio di articoli interessanti da approfondire o condividere.

Ricorda però che se hai letto l’articolo e non è utile a nessuna di queste due soluzioni, ringrazia per aver appreso l’informazione e… elimina!

Photo by Unsplash