Serve un App? No, grazie

Serve un App? No, grazie

Questo mese ti ho parlato di App per aiutare il tuo flusso di lavoro, per annotare e ricordare.

C’è una cosa però per la quale secondo me le App non hanno granché senso e sono le App per la produttività.

La produttività in verità dipende da tante cose alle quali non pensiamo come la gestione dei file, la pianificazione, la comunicazione tra colleghi e collaboratori, ma so che in questo momento pensi alla produttività come tecnica di lavoro.

In tal senso penso ad esempio alla Tecnica del Pomodoro e al GTD. Non voglio parlare ora di queste tecniche perché meritano tempo e spazio, ma quello che voglio condividere con te è il fatto di non lasciarti ingannare dalle App che ti aiutano a fare questo.

Una volta che hai conosciuto queste tecniche e le hai fatte tue, non ti occorre uno strumento digitale per portarle avanti. Nel caso del pomodoro ad esempio, carta penna e timer sono più che sufficienti. Per un buon GTD invece un’App non è sufficiente, perché è più uno stile di vita, un modo di approcciare il lavoro.

E come ultimo punto aggiungo anche la matrice di Eisenhower ,che spesso vedo essere usata come sistema per gestire gli impegni, ma che trovo invece sia un sistema per avere consapevolezza delle cose, ma non un metodo per aiutare la produttività quotidiana.

Quindi oggi il post è vuole essere un inno alla semplicità, al fatto che a volte non serve un programma, un App e via dicendo, spesso carta, penna e intelletto bastano.

Questo te lo dico perché spesso capita poi di passare più tempo ad aggiornare i database e i dati nel web che a lavorare sul serio.
Quindi il mio consiglio è:

fai tua la tecnologia, ma non smettere di chiederti se ti è utile o meno, se ti sta portando via più tempo di quello che ti è necessario per lavorare e passare all’azione.

E se proprio vuoi rimanere focalizzato ecco l’App che fa per te: Freedom
Blocca i siti e le app che possono distrarti mentre lavori.

E tu, sei d’accordo con me?

Photo by Denise Jans – Unsplash

A ogni App la sua nota

A ogni App la sua nota

Prendere note è un’arte, ma poterle riutilizzare è una necessità!

Per questo è giusto che trovi la cosa giusta, che fa per te.

Prima notizia: la carta in questo senso non è inutile, anzi, quindi in prima battuta ti consiglio di avere sempre a portata di mano un posto per scrivere e uno strumento che funzioni, carta e penna in breve.

Non scrivere le note sull’agenda, altrimenti dovrai riscriverle quando giri la pagina o ricordarti se l’hai scritto una settimana fa o un mese fa, meglio scrivere direttamente la nota dove serve. Su questo avevo scritto questo post che può esserti d’aiuto.

Oggi invece voglio parlarti delle App digitali per prendere appunti. Tutte le App che ti consiglio sono visibili da pc, telefono e tablet, si aggiornano in automatico e sono gratuite con la possibilità di passare al livello pro a pagamento (tranne Keep).

Le App per fare le liste

Te ne consiglio due: Todo e Todoist, la prima di Microsoft e la seconda per tutti.

Perché mi piacciono: perché sono semplici, essenziali e con pochi fronzoli. Ognuna può essere utilizzata in modo più approfondito utilizzando scadenze, aggiungendo allegati, dando il compito ad altre persone nel gruppo, ma di fatto mi piace usarle per tutto ciò che è lista semplice: lista della spesa, lista dei libri che voglio leggere, lista delle persone alle quali voglio telefonare.

Il fatto che proponga una sola lista alla volta mi aiuta a pensare solo a quella e a focalizzare la mia attenzione sui punti della lista e a non distrarmi con altro.

Le App per gli appunti veloci

Keep di Google.

Questa App mi piace molto perché è semplice, è visuale e permette di usare i colori.

La semplicità è il punto di forza di ogni strumento a mio avviso. Per visuale intendo che è come se avessi una lavagna nella quale vedi tutte le note contemporaneamente e quindi hai una visione di insieme. Puoi scrivere note a mano, come testo, come elenco o come audio (che poi traduce in testo). Puoi allegare immagini e condividere con altri la nota. Questo mi permette quindi di usare questa App per tutte le note veloci: un numero che trovo in un volantino, un’idea che mi viene mentre sono in macchina…

Il fatto di poter usare i colori mi permette poi di classificarle per tipologia: personale, lavoro, associazioni di volontariato… etc… 

Le App per tenere traccia dei progetti

Qui ci si può sbizzarrire, ce ne sono tantissime, ma te ne consiglio tre per tre tipologie di progetti diversi.

Trello

Ottimo per gestire progetti in gruppo, semplice, lineare, visuale.

Le informazioni vengono organizzate in verticale, per colonne, e le schede possono essere spostate e personalizzate con etichette colorate. La semplicità sta nel fatto che per ogni scheda si vedono titolo, etichetta, immagine e per leggere il resto si entra, quindi approfondimenti, note e check list sono all’interno. Questo mantiene una visione di insieme e permette poi di lavorare nelle singole schede.

È molto utile per la programmazione e per la condivisione. Non la consiglio come raccolta di idee o come semplice lista per le ragioni che ti ho spiegato sopra.

Milanote

Dashboard, visuale e totalmente personalizzabile, che permette di raccogliere idee, pensieri in una struttura semplice o complessa a seconda delle tue necessità, nel senso che sei tu a scegliere quando creare una struttura complessa. E questo per me è l’ideale per definire il mio lavoro e raccogliere le idee.

Evernote

Per lungo tempo ho utilizzato Evernote come raccolta di idee e link. Quindi ho scelto di includerlo in questa lista, ma sappi che non è tra i miei preferiti perché trovo macchinoso il modo nel quale gestisce taccuini e note. Se però non hai necessità visuali e soprattutto non hai tanti argomenti in cui dividere le note e vuoi raccogliere, ad esempio, bozze scritte e lunghi elaborati, allora questo è ciò che fa per te.

Ecco, hai due, più una, più tre App da provare. Scegli quelle che fanno per te, ma soprattutto, sceglile per ciò che ti servono, privilegia la semplicità, la funzionalità e la sincronizzazione! Non esagerare, scegline poche e impara a usarle al meglio!
Vuoi aggiungerne una alla lista? Raccontami la tua nei commenti!

Photo Ben Kolde – Unsplash

App come segnalibri

App come segnalibri

Mi piace approfondire le cose e leggere un po’ di tutto, per questo spesso mi capita di vedere un articolo o un post che mi interessa, ma di non avere tempo per leggerlo in quel momento.

Cosa fare dunque?

Semplice! Tenerlo da parte per una lettura in un momento più rilassato.

Non lo scarico sul desktop perché il pc è per me il luogo del lavoro, per le letture di piacere preferisco mettermi sul divano e quindi uso il tablet, per questo la prima caratteristica delle mie App è: sincronizzazione.
Uso strumenti che possano essere utilizzati da device diversi.

Non lo stampo, perché non penso sia necessario usare la carta per un articolo che poi con molta probabilità non conserverò. La sostenibilità, come sai, parte dalle piccole azioni quotidiane e questa è una di quelle!

Non lo salvo nei segnalibri del browser perché i segnalibri sono utili per ritrovare siti e informazioni, ma non sono il luogo adatto per una lettura, anche perché ogni volta vanno a ricaricare la pagina che potrebbe poi essere stata modificata e, insieme a tutto il resto, potrebbero essere dimenticati.

Molti social consentono di raccogliere gli articoli nella sezione “leggi dopo”, ma il mio consiglio è sempre quello di mettere tutto in un unico posto. Anche perché altrimenti mi devo ricordare se quell’articolo l’ho letto su Facebook, su una rassegna stampa o su un Feed Reader, quindi taglio la testa al toro e metto tutto in un’unica App.

Te ne suggerisco due che servono per la stessa cosa: Pocket e Instapaper.

La prima più colorata, la seconda in bianco e nero, più essenziale. La prima con la preview intera della pagina, la seconda con il testo dell’articolo direttamente nell’App.

Entrambe sono molto utili per la famosa raccolta (che di fatto è una lista) intitolata “lo leggo dopo”.

La cosa che mi piace è che posso poi creare le categorie con delle etichette che di volta in volta scelgo e quindi posso creare un piccolo archivio di articoli interessanti da approfondire o condividere.

Ricorda però che se hai letto l’articolo e non è utile a nessuna di queste due soluzioni, ringrazia per aver appreso l’informazione e… elimina!

Photo by Unsplash

Semplifica

Semplifica

Molte volte i ladri nel nostro tempo siamo noi stessi, in maniera inconsapevole, certo, però la realtà di fatti è che ci rubiamo tempo.

E questo è un bel problema, perché se non capisci come rubi tempo alle cose importanti, poi pensi anche di non poterlo mai più guadagnare, hai la percezione che sia proprio perso.

Come si può dunque essere ladri di tempo?

Hai presente la canzone che si cantava da bambini sugli elefanti che si dondolavano sul filo di una ragnatela? Ecco un po’ così.

Spesso si va avanti a spron battuto, aggiungendo parti, cose e impegni, senza andare a vedere se per caso non ci sia piuttosto qualcosa da togliere e da semplificare.

E invece, al contrario, molte volte la soluzione è semplificare i passi, alleggerire ciò che facciamo delle perdite di tempo e dai passi inutili.

Non ti nego che se hai sempre fatto qualcosa in un modo è un po’ difficile farlo diversamente e anche capire dive sono gli sprechi di tempo (per questo esistono i P.O. che vedono le cose con occhi diversi), ma questo non vuol dire che non si possa puntare alla semplicità.

Quindi molto spesso il modo più veloce e produttivo per fare qualcosa è anche quello più semplice.

Da qui il motto P.O. che vorrei che portassi con te: “semplifica!”

Vuoi riordinare le carte del tuo tavolo e archiviarle e non sai come fare? Pensa al modo più semplice per dare loro una categoria. Pensa a te stesso in versione stupida che deve ritrovarle, quindi semplifica il tuo archivio.

Dimentichi sempre qualcosa quando esci di casa? Semplifica l’uscita di casa e prevedi vicino alla porta di uscita uno spazio per raccogliere tutte le cose che vuoi portare con te.

Hai sempre la mente impegnata da mille impegni e questo ti fa sentire carico di lavoro? Semplifica la tua organizzazione e scrivi tutti gli appuntamenti nel tuo calendario. Alleggerisci e semplifica la mente.

Potrei continuare a lungo, ma sono certa tu abbia capito… dunque il prossimo passo è?

Fai il check

Fai il check

Ho lavorato per tanti anni nell’alta formazione e due erano i miei momenti preferiti: quando si doveva creare l’agenda del corso, momento assolutamente creativo e in continua evoluzione e rivoluzione della struttura del corso; e il momento finale, nel quale si tiravano le somme, un momento molto più scientifico, statistico e di elaborazione.

Questo secondo momento è fondamentale perché permette di capire come si è lavorato, cosa si può mantenere, cosa va migliorato, che novità introdurre.

Il punto è che questa revisione è una cosa che non si fa poi così spesso, perché si pensa di tenere tutto a mente e che la prossima volta sarà semplice definire cosa cambiare.

Questo è vero solo per gli errori più evidenti e grossi, ma non per le piccole cose: un errore nella presentazione, un logo posizionato male, un tempo non calcolato, un’idea o un commento di un cliente.

Di fatto queste piccole revisioni altro non sono che una chiusura delle azioni, nel senso che tutte le volte che hai notato qualcosa che non va, vale la pena appuntarlo subito e, se richiede meno di due minuti, farlo subito, mentre se richiede più tempo, va aggiunto alla lista delle cose da fare.

Oltre a questo, vale la pena avere sempre un momento per fare il punto e chiedersi se le cose sono andate come dovevano in termini di tempi, aspettative, errori e possibili miglioramenti.

Quindi quando ti parlo di formazione nel senso di crescita personale, ti parlo anche di revisione.

E molto in sintesi ti consiglio due tipi di revisione.

Uno pratico e veloce di:

  • documenti di uso frequente
  • check list
  • intestazioni, contatti
  • database
  • archivi

Uno più impegnativo che va aggiunto dopo tutti i momenti di lavoro, siano dei momenti di condivisione o formazione (hai tenuto un corso, hai fatto una riunione) o dei momenti di lavoro diretto (incontri con i clienti) o di pianificazione, sì anche la pianificazione sia essa annuale, semestrale, settimanale, va rivista ogni tanto…

Chiediti se:

  • hai rispettato il programma
  • hai raggiunto gli obiettivi e se pienamente o no
  • il tuo grado di soddisfazione è adeguato
  • ci sono eventuali errori o sviste sia in termini di contenuti, che di risorse materiali e non (tempo ed energia)
  • ci sono possibili miglioramenti

e annota le nuove idee!