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Lavoro hygge e un po’ di salute

Lavoro hygge e un po’ di salute

In questo periodo dell’anno non è molto facile lavorare. La stanchezza inizia a farsi sentire, il caldo poi rende le cose più complesse, quindi cerchiamo di aiutarci, incominciando dal benvenuto.

Ti stai chiedendo cosa intendo?

Hai mai pensato di mettere sul tuo tavolo di lavoro o in entrata un cesto di frutta? Questa è una cosa molto hygge, ma che credo possa portare un po’ di leggerezza anche nel nostro lavoro.

Cosa vuol dire hygge? È un temine danese che vuole dare importanza alla semplicità, alla felicità delle piccole cose, al valore della compagnia e della condivisione. In realtà è molto di più, è una filosofia di vita, ma oggi vorrei solo farti sperimentare un piccolo momento hygge nella tua quotidianità lavorativa.

Perché quest’idea?

  • Perché la frutta fa bene ed è un’ottima merenda
  • Perché se la vedi, la mangi e così fai una pausa
  • Perché può essere un buon modo per interrompere il lavoro e fare due chiacchere con i colleghi

Ovviamente non ne potrai avere tanta, altrimenti si guasterà, ma già due, tre frutti faranno il loro.

Allo stesso modo non scordare l’acqua, se per te c’è la tua bottiglia pronta sul tavolo, prevedi anche dell’acqua per i tuoi ospiti o per chi entra in ufficio, sarà sicuramente apprezzata.

Così facendo nel tuo ufficio ci sarà un’atmosfera più rilassata e piacevole e questo non potrà che farti lavorare meglio, anche se l’estate ormai ‘chiama vacanza’. Ma anche avere un po’ di relax in ufficio è una piccola vacanza, non credi?

E tu cosa ne pensi?

Resilienza e lavoro, 3 idee per migliorare

Resilienza e lavoro, 3 idee per migliorare

La scorsa settimana ti ho parlato di resilienza versus adattamento passivo. Oggi voglio farti capire cosa significa ad esempio sul lavoro. In quest’ambito infatti è molto facile adattarsi alle situazioni senza ricordarci che con poco impegno in più si può lavorare meglio, sprecando meno tempo ed energie.

Sei pronto per il tuo check up? Ecco 3 idee che potranno rivoluzionare il tuo lavoro:

Prova a cambiare punto di vista: quando entri nel tuo ufficio, non sederti al tuo posto, prova a far finta di essere l’ospite, la persona che nel tuo ufficio. Da cosa viene accolta? Come si trova? cosa vede?

Ora cerca di migliorare gli spazi dell’ufficio rendendolo più accogliente, fresco e funzionale.

Prova ad aprire un progetto chiuso e archiviato. Trovi i documenti? Sono di facile consultazione? C’è troppo o troppo poco materiale?

Alla tua analisi fai seguire delle nuove idee per gestire meglio i tuoi documenti.

Terzo ed ultimo punto. Tutti noi facciamo dei lavori ripetitivi che spesso portano via molto tempo. Ma sono davvero indispensabili? E soprattutto, siamo certi che li facciamo nel modo più efficiente e veloce? Analizziamoli da un punto di vista esterno, magari chiediamo aiuto ad un collega che non l’ha mai fatto e vediamo quali sono i miglioramenti possibili.

Queste sono tre idee che possono aiutarti a valutare se nel lavoro ci siamo adattati a comportamenti, abitudini e situazioni per comodità e non perché sia un vero adattamento, quindi… analizza e poi, via al cambiamento!

E se non trovi delle idee soddisfacenti, chiedi l’aiuto di un Professional Organizer, ti aiuterò a trovare le soluzioni ad hoc per te!

Il mio foglio di lavoro da tavolo, il mio “svuotamente”

Il mio foglio di lavoro da tavolo, il mio “svuotamente”

Quanto ci aiuta la tecnologia e quanto la carta? Credo che ci siano alcune cose per le quali questa preziosa risorsa (la carta) è ancora più utile che mai. E per questo.. maggio sarà dedicato alla carta e al lavoro!

Questa settimana ho deciso di condividere con te un piccolo trucco organizzativo, e cioè il mio foglio di lavoro analogico 😉 . Ti parrà una cosa banale, ma voglio spiegarti fino in fondo perché per me è tanto utile. Ma partiamo dall’inizio e cioè di cosa si tratta, si tratta di un banalissimo foglio di carta.

Come vedi è una delle poche cose presenti sul mio tavolo. Nasce dalla mia necessità di appuntare le cose per non scordarle. Ho una gran memoria per ciò che sento, guardo.. ma in quanto a nomi e numeri.. mamma mia! Quindi ho capito che devo scriverli e scriverli subito.. spesso e volentieri però andavo alla disperata ricerca di un angolino di carta o scrivevo direttamente con la matita sul tavolo 😉 La soluzione quindi è stata avere sempre un foglio a portata di.. penna.

Ecco perché si tratta proprio di un singolo foglio e non di un quaderno. Questo è il foglio che mi serve per la giornata di oggi, quando si concluderà la giornata di lavoro lo eliminerò. Per questa ragione può essere benissimo un foglio di seconda scelta, cioè usato sul retro. Uno dei tanti che si accumulano con le stampe sbagliate o con le varie bozze.

Per cosa mi serve? Per tutto 😉

  • Per scrivere la mia to do list di oggi, e solo le cose che voglio fare oggi, perché così saranno una selezione delle cose da fare e mi potrò concentrare solo su queste.
  • Per appuntarmi un numero di telefono se devo fare una chiamata, così se trovo occupato, non dovrò cercarlo di nuovo in rubrica.
  • Se mi capita di fare dei lavori nei quali devo ricordare numeri, valori o parole precise, ho un posto dove scriverli al volo per facilitarmi il compito.
  • Per prendere una nota veloce mentre sono al telefono.
  • Per prendere un appunto su una cosa che mi sta dicendo il mio collega.
  • Per annotare tutti i miei pensieri extra, che non hanno a che fare con il lavoro. Li scrivo subito, così da liberare la mente e non scordarli.
  • Per fare uno sghiribizzo ogni tanto, perché anche questo è utile per concentrarsi.

Il foglio di lavoro funziona se a fine giornata trascriviamo le note dove di dovere, e mi riferisco all’appunto che mi sono scritta perché devo ricordarmi di comprare il latte, e se la nostra “to do list” è fatta come si deve e possiamo via via depennare tutto ciò che abbiamo scritto, compreso il numero di telefono che ci serviva solo per velocizzare il compito di fare quella telefonata.

Quindi, a fine giornata, trascrivi i punti della “to list” che non hai finito nel caso ce ne siano, controlla che non ci siano note perse e via… butta il foglio nella carta. Anche questo è un modo per mettere la parola fine alla giornata di lavoro 😉 .

In breve il foglio di lavoro è uno “scaricatesta” e non devi avere remore a scrivere, cancellare, colorare o pasticciare.. usalo come ti viene per alleggerire la tua mente. Se riesci a scaricare i tuoi pensieri sarai libero di usare tutta la tua energia mentale per il tuo lavoro e potrai dare sfogo a creatività, idee e pensieri!

Un buon metodo per non scordare proprio nulla quando si parte

Un buon metodo per non scordare proprio nulla quando si parte

Ti capita di chiederti un sacco di volte “Mi sono ricordato tutto?” “Ma quel documento l’ho preso?” Partire per una trasferta può essere fonte di ansia e stress e spesso ci si riduce all’ultimo per preparare tutti i documenti necessari, proprio quando la mente si svuota, e diventa assai facile dimenticare qualcosa.

Il mio consiglio, come sempre, è quello di pensarci prima e ti suggerisco di utilizzare un file come questo e adattarlo alle tue esigenze. Si tratta di una check list che potrai modificare secondo le tue esigenze.

Una prima sezione è quella dedicata alla parte diciamo più di “rappresentanza”, cioè tutte quelle cose che è bene avere sempre con sé: le brochure informative dell’azienda o del progetto in questione, i biglietti da visita e via dicendo. Se poi devi presentare qualcosa in una fiera, in un convegno allora in questa categoria rientreranno anche le presentazioni (power point o pdf ) standard dell’azienda, i video (portane una copia con te, non affidarti al canale youtube, potrebbe mancare internet), i poster e così via.

Poi ci sono i materiali dei progetti sui quali stai lavorando, quindi per ogni progetto fai una lista dei file che devi avere con te. Non dimenticare le liste di riferimento, come quella dei contatti, dei clienti, dei partecipanti, dei campioni.. insomma tutto ciò che ti può servire.

Infine ci sono i materiali che appartengono alla logistica che è bene avere sempre con sé: pc, proiettore, cavi per le connessioni, carta, penne e se devi fare workshop o simili non scordare pennarelli, post-it, gomma stick e fogli per lavorare.

Crea dunque la check list specifica per te, poi spunta una ad una tutte le voci raccogliendo i materiali tutti nello stesso posto, sia si tratti di file, quindi tutti nella stessa cartella temporanea sul desktop, sia materialmente, mettendo tutte le cose vicine nello stesso posto: su un tavolo o su un ripiano, così sarà più semplice controllare anche visivamente di non aver scordato nulla.

Fai un controllo finale della tua check list e accertati di aver depennato tutti i punti, crea una copia dei file anche nella pennetta che avrai con te e magari nel Cloud ed impacchetta, imballa e metti nelle borse i vari materiali. Ora sei pronto per partire!

La check list può essere utile anche per controllare, una volta finito l’incontro, la riunione, la fiera.. di non scordare nulla lì. Quante volte la pennetta usb rimane attaccata al pc della sala conferenze?

Ufficio Sostenibile

Ufficio Sostenibile

Per me la sostenibilità in ufficio significa trovare un giusto equilibrio tra lavoro e pausa. Queste due parti hanno entrambe molta importanza e devono essere il più efficaci possibili, solo così il tuo lavoro sarà produttivo e di valore.

Per rendere la pausa degna di tale nome è necessario che i nostri momenti di lavoro siano alternati a momenti in cui il nostro cervello smette di funzionare e si rilassa. Questo momento è importante tanto quanto il lavoro, perché è il momento in cui le idee si sedimentano, si riordinano, senza che noi ci prestiamo attenzione. E’ quindi fondamentale tanto quando lavorarci su. Fare una pausa non significa guardare le mail, non significa fare una telefonata, significa piuttosto alzarsi dalla scrivania, bere un caffè, prendere una boccata d’aria. Culturalmente la pausa viene identificata come uno spreco e non le viene dato il corretto valore in termini di efficacia del lavoro che poi ne dipende. Quindi, io ti invito invece a dare importanza e valore anche alla tua pausa, ad imparare a guardare fuori dalla finestra, ad aprirla di tanto in tanto per cambiare aria e perché no.. a fare due passi.

La pausa ha valore però se ha valore anche il nostro lavoro. Quindi c’è poco da fare per rendere efficace il nostro lavoro, non c’è che mettersi all’opera e darci dentro. Dunque bando alle ciance.. quando si lavora, si lavora, non c’è molto altro da dire. Datti un tempo e rendi quell’intervallo di tempo il più fruttuoso possibile. Alternando pause e lavoro, vedrai che anche lo spazio di lavoro sarà migliore. Se poi ti distrai a causa delle mail e delle telefonate, prevedi nell’arco della giornata delle sessioni specifiche per questi compiti. Quindi scegli tu quando controllare la mail, non farlo in continuazione, ma fallo ogni tot tempo e con coscienza. Idem le telefonate, così facendo lascerai anche del tempo al tuo lavoro di puro intelletto, senza interruzioni. E se non l’avessi già intuito.. togli tutte le notifiche, quando si lavora, si lavora.. inutile sapere che è in arrivo una nuova mail, la mail sarà il compito della successiva sessione di lavoro e non di quella che stai svolgendo, altrimenti la tua mente non sarà libera di lavorare veramente e impiegherai molto più tempo a fare la stessa cosa o, ancora peggio, perderai concentrazione e lavorerai male.

Ancora una volta la sostenibilità è anche sociale.. quindi un saluto ai colleghi alla mattina, una chicchera ogni tanto ed una frase di saluto nella mail ci fanno ricordare che siamo tutte persone con un mondo al di fuori del lavoro. Ritaglia quindi un po’ di tempo per coltivare i tuoi rapporti anche al lavoro.

E poi.. come non ricordare l’ambiente intorno a noi? Rendi la tua scrivania il più efficace possibile: liberala quindi da tutto ciò che non serve, da tutto ciò che può essere archiviato, da tutto ciò che non usi solo tu.. e lascia vicino a te solo le cose sulle quali stai lavorando, tutto il resto può trovare posto nei cassetti e negli scaffali vicino a te. Attorno alle tue mani.. solo la lista delle cose da fare; anche la pinzatrice, il telefono e le penne possono essere a distanza di quaranta centimetri. Allo stesso modo i faldoni e l’archivio possono essere ordinati un po’ più lontano e non sulla scrivania. Se poi la stampante è in comune, si può approfittare e fare due passi di tanto in tanto per sgranchirsi le gambe. La tua scrivania non deve essere la raccolta dei ninnoli.. ne basta uno, il resto.. fuori dall’ufficio.. qui stai lavorando!

Sempre in tema di ambiente, ricorda, l’ufficio richiede una buona illuminazione, pochi riflessi ed aria fresca. Regola poi la sedia all’altezza giusta per il tavolo e se puoi, aggiungi una pianta, aiuterà ad eliminare le radiazioni del computer.

E sempre in tema di sostenibilità ambientale: quando esci, spegni le luci, i led ed i riscaldamenti.