Produttività vs interruzioni

Produttività vs interruzioni

Oggi parliamo di interruzioni, quelle cose fastidiose che minano la produttività, quella di tutti.

“Mal comune, mezzo gaudio” dirai. In un certo senso sì ed è per questo che la gestione del tempo fa la differenza. La produttività personale dipende da tante piccole cose, ma il principio è sempre la consapevolezza e la gestione del tempo nel suo aspetto principale: la pianificazione.

Come è possibile pianificare le interruzioni?

Non lo è, ovviamente, ma questo non vuol dire che non sia possibile gestirle in modo pianificato.

 

IMPARA DA CHI LAVORA AL 118

 

Non so che mestiere tu faccia, ma a meno che tu non appartenga alla categoria del pronto intervento è difficile che un’ora o mezz’ora facciano la differenza. Per loro sì, ma sanno anche che quando non sono in servizio, il tempo è loro e lo è perché se non staccano la testa e non si dedicano ad altro, poi non saranno altrettanto bravi a trattare tutti i casi delicati, difficili che un 118 impone.

Questo significa che nel tuo lavoro tu sei autorizzato a non esserci sempre e puoi gestire il tuo lavoro in modo che ci siano momenti nei quali sei raggiungibile, diciamo disturbabile, quelli che chiamo momenti aperti, e altri no, che chiamo momenti chiusi.

 

Nei momenti aperti agli altri dovrai:

  • tenere le porte dell’ufficio aperte;
  • avere le notifiche accese;
  • avere la suoneria del telefono attiva;
  • fare lavori facilmente interrompibili, frazionabili;
  • in caso di lavori più lunghi, fare in modo che non siano comunque intellettivamente impegnativi e dotarti di una check list per tenere traccia di dove sei e non perdere il filo in caso di interruzione.

 

Nei momenti chiusi al contrario, sarà importante:

  • tenere le porte dell’ufficio chiuse;
  • non avere notifiche accese;
  • non avere suonerie accese;
  • dedicare questi momenti a lavori intellettivamente impegnativi, che richiedono tutta la tua attenzione;
  • fare in modo di arrivare a uno step di chiusura nel tempo a disposizione in modo da aprire e chiudere il lavoro, se lo interromperai a metà sarà comunque un colpo basso alla tua produttività.

N.B. La pausa è un extra, può essere chiusa o aperta, ma l’importante è che non sia fatta di lavoro!

 

VALE LA REGOLA DEI DUE MINUTI, MA SE È PER UNA COSA E BASTA

 

Come sai David Allen ci ricorda che se ci metti meno di due minuti a fare qualcosa, è molto meglio farla e basta. E questa rimane una regola d’oro per la produttività personale.

Ma se la tua giornata è piena di due minuti?

Ecco che entra in gioco la pianificazione.

Se le cose di due minuti sono troppo, è molto meglio interrompere l’attività in corso e dedicare un tempio più ampio, mezz’ora, un’ora, a sbrigare tutte le faccende di due minuti e quindi riprendere poi l’attività che si stava facendo.

Questo non lo dice solo la logica, ma è anche il principio base del GTD, che chiede di smaltire fin da subito le piccole attività, ma è anche il “foglio delle distrazioni” della tecnica del Pomodoro, che consiglia di interrompere il pomodoro in atto per dedicarsi a smaltire tutte le varie interruzioni quando diventano troppe nel foglio dedicato.

Come vedi l’interruzione è parte delle tecniche di produttività, è considerata e gestita. Al contrario, quando ne parlo con i miei clienti, pare sia sempre un problema del singolo ingestibile. È un problema di tutti e conoscendolo… lo si pianifica.

Se lo gestisci così avrai un ottimo ritorno in termini energetici, perché anche la tua mente sarà libera da tutte quelle piccole cose, di due minuti, che però hai a mente.

 

In sintesi:

  • Se è una falla
  • Se sono due annotale
  • Se sono tre o più, interrompi e dedica del tempo a tutte le piccole cose

 

PENSA PIÙ IN GRANDE

 

Se questo ragionamento lo pensi a livello di pianificazione settimanale, ecco che avrai un perfetto esempio di pianificazione verticale, con delle giornate dedicate al lavoro di concetto, non interrompibile e delle giornate di lavoro più frazionabile, interrompibile, di segreteria e simile.

Guarda un po’ anche questa è una tecnica ben studiata che ci suggerisce proprio di creare le giornate dedicate: al lavoro, alle commissioni e a noi.

Io condivido in pieno quest’approccio, ti consiglio in più di sommare comunque la regola dei ¾ prevedendo un tempo per l’imprevisto e, se il tuo lavoro lo necessita, di lavorare su mezze giornate e non sulle giornate intere, anche se sarebbe meglio dedicare l’intera giornata.

 

Hai fatto pace con le interruzioni?

Se non fosse così… meglio che ci lavoriamo su! Troveremo insieme la strategia giusta per te.

 

 

Photo by Javier Balseiro – Unsplash
Il calendario non serve sempre

Il calendario non serve sempre

Il calendario non serve sempre, o meglio non serve se non è usato come calendario.

Come mi hai sentito dire tante volte nel calendario vanno scritti gli appuntamenti che hanno una scadenza, quindi sono informazioni che hanno una data, possibilmente un’ora di inizio e una di fine, un luogo e che sono definiti tra più persone, sono cioè concordati e non si modificano. O per lo meno per cambiarlo è necessario interfacciarsi con una o più persone.

E in questa “mezza definizione” trovi tutti i criteri per capire ciò che va segnato in calendario e ciò che è giusto trovi posto altrove.

 

IL CALENDARIO NON È UNO STRUMENTO DI PIANIFICAZIONE

 

Cosa significa? Che non devi segnare le cose che hai pensato di fare, ma che tutto sommato che siano alle nove o alle dieci non cambia.

Perché non lo puoi fare?

Perché se qualcuno ti chiede se hai la possibilità di impegnarti in uno slot di tempo, è importante che tu sappia rispondere con certezza se sei impegnato o no, e una possibile cosa da fare non è un impegno.

In sintesi, quando decidi cosa fare e quando stai pianificando il tempo, quando hai già deciso cosa fare e occupi uno slot nel tempo stai agendo sul tuo calendario.

Vero è che se vuoi proprio “bloccare” del tempo puoi segnare un appuntamento con te stesso in calendario, ma è anche vero che se fai così con tutto perdi la flessibilità che caratterizza una pianificazione ben fatta e che ti permette di modificare le parti senza però perdere il risultato finale.

Quindi usa il calendario come luogo di raccolta degli impegni e non come strumento di pianificazione del tuo tempo.

 

IL CALNDARIO NON È IL LUOGO DELLE COSE DA FARE

 

Per questo esistono le liste, non trovi?

Inutile segnare appunti, note e affiancare il tutto da remainder. Meglio mantenere il calendario agile e leggero e affiancarlo con una buona to do list.

Per questo dico spesso che non è necessario avere un’agenda, l’agenda è uno strumento di pianificazione del tempo e segue il calendario e la to di list. Sono questi i due strumenti imprescindibili della pianificazione del tempo e che non possono essere confusi e mescolati.

Nel calendario vanno gli appuntamenti e nella to do list le cose da fare. Non mischiare le cose e avere liste di appuntamenti o un calendario con, appunto, note e appunti.

 

NON ESAGERARE

 

Ultimo consiglio, non esagerare, non sovraccaricare questo strumento.

Se usi bene gli strumenti organizzativi e quindi note, agenda, liste, archivi, il calendario rimane snello e utile.

Contiene veramente solo gli appuntamenti e quindi diventa facile da consultare e utile: in un momento hai la visione di insieme di tempo occupato e di tempo libero.

Certo, se usi calendari condivisi, potresti vedere anche appuntamenti non tuoi. Ma proprio per questo ti consiglio di non sovraccaricarlo di informazioni inutili, ad esempio appuntamenti ripetitivi quotidiani: pranzo e cena. Certo se c’è un’eccezione di un pranzo o una cena particolare segna l’impegno, ma non occorre segnarli entrambi ogni giorno.

Allo stesso modo non è il caso di dettagliarlo troppo: mettere tutte le voci della tua routine mattutina. Fai piuttosto un unico slot “routine mattutina”.

Tutto questo per facilitare la lettura visiva e il colpo d’occhio.

Così aiuterai la tua mente, non perderai tempo ed energia, e inevitabilmente ti ritroverai più leggero e produttivo

E tu che ne pensi? Ci sono altre cose che secondo te meritano un posto in calendario?
Scrivimi nei commenti i tuoi suggerimenti!

 

 

Photo by Tanya pro – Unsplash

Feedback e formazione

Feedback e formazione

Formazione per me significa feedback, cioè sapere come sono andare le cose.

E di feedback ce n’è solo uno: quello utile.

Però, perché un feedback sia utile deve essere fatto con la testa, sia che tu sia un corsista, sia che tu sia un organizzatore.

 

SE SEI UN PARTECIPANTE

Se stai partecipando a un corso, un evento, se, in generale, ti chiedono un riscontro, non esitare a dire la tua. Ogni parere è importante, non è un luogo comune, è una verità, o meglio… una statistica!

Eh, sì, perché più alti sono i numeri, più affidabili sono i risultati; quindi, anche il tuo piccolo supporto è un grande aiuto per chi poi elaborerà i dati.

Un buon feedback però, è un feedback costruttivo. Questo significa non perdersi in dettagli personali o in cortesie di circostanza, con educazione, vai al punto e dai la tua opinione, il tuo suggerimento.

Ho passato anni a trascrivere e analizzare centinaia e centinaia di questionari di valutazione, e ti assicuro che si capisce subito chi li compila tanto per fare e chi vuole davvero dare una mano.

Il punto è che se vuoi che le cose migliorino, serve anche la tua voce, e se è ben chiara, sarà ascoltata.

 

SE SEI UN ORGANIZZATORE

I feedback sono di tanti tipi e vanno presi tutti e tutti hanno il loro valore.
Un tuo parere, ad esempio, come organizzatore circa gli esperti coinvolti, come si sono comportati, se hanno rispettato le consegne, i tempi… sono cose da tenere a mente, che sai solo tu. Così l’opinione degli esperti circa i partecipanti e il loro coinvolgimento e, non ultimo, i feedback dei partecipanti sugli esperti.

Sono tutte informazioni da incrociare, e con attenzione, ma la cosa su cui voglio concentrarmi oggi è il feedback più comune, quello che si chiede ai partecipanti su un corso, un evento.

Ecco qualche suggerimento sincero che te li renderà utili:

  • fai le domande delle quali vuoi conoscere la risposta;
  • non farli troppo lunghi, ma nemmeno essenziali;
  • dividi le valutazioni dei contenuti rispetto a quelle sugli esperti;
  • limita le domande aperte, ma lascia sempre uno spazio per un commento, una nota;
  • usa scale diverse da quelle comuni, i valori saranno più realistici;
  • non avere paura e chiedi un parere su tutto, organizzazione compresa, tutti possono migliorare;
  • lasciali anonimi, le persone si sentono più libere e se vogliono si firmano lo stesso;
  • chiedi un riscontro da pubblicare sui social con un consenso esplicito a riguardo.

E per ultimo, anche qui, il tempismo è tutto!

Se sono cartacei non darli troppo presto, saranno dimenticati, ma se sei obbligato a farlo, ad esempio perché consegni una cartellina, ricorda a voce di compilarli più e più volte.

Altrimenti fai in modo che siano disponibili subito dopo l’evento, non far passare troppo tempo, altrimenti perderai particolari significativi.

 

Come vedi l’argomento è più articolato di quello che sembra e se ne potrebbe parlare a lungo.

E per farlo… ho creato un webinar apposito nei corsi di OGANIZZAZIONE AL QUADRATO. Vieni a scoprirli tutti e impara a creare eventi ben fatti, che lascino il segno, di valore!

Photo by Florian Schmetz – Unsplash