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Tranelli che rubano il tempo

“Lo faccio per lavoro” è una cosa che si dice per darsi ragione e giustificarsi, il più delle volte è fine a se stessa. Più realisticamente è una piccola scusa per perdere tempo facendo una cosa che piace un po’ di più di quello che realmente si dovrebbe fare.

E se non ti è mai capitato di “perdere” un po’ di tempo sui social, o facendo due chiacchiere di troppo o cercando qualche novità nel web… beh… chapeau!

Per la maggior parte delle persone capita così: ci sono attività mangia tempo e mangia produttività, che tutti fanno senza rendersi conto e che sono dei piccoli tranelli:

pensi di dedicare il tempo al lavoro, alla sua gestione, e in verità proprio il tempo ti sta sfuggendo di mano… Stai investendo il tuo tempo in attività senza ritorno per te e il tuo lavoro.

Andiamo più nel dettaglio:

APP E SOFTWARE DI PRODUTTIVITA’

Come può uno strumento dedicato alla produttività farti perdere produttività?

Usare App e Software che aiutano la gestione del tempo o a tenere traccia di liste e di priorità non è sbagliato in senso assoluto. Sono io la prima a consigliare di usare degli strumenti on line che facciano in modo di permetterti di lavorare nello stesso modo in ogni occasione.

Ma un conto è usare uno strumento in modo consono alle proprie necessità, un conto è perdersi nell’uso dello strumento di per sé.

Cosa significa? Semplicemente che molto spesso anche carta e penna o la versione base di uno strumento sono più che sufficienti.

Voler usare sempre tutte le funzioni o dedicare del tempo a dettagliare al massimo livello alcuni aspetti è di fatto una perdita di tempo.

È come voler apparecchiare la tavola con tutto il servizio per poi mangiare un panino. Lo fai solo se davvero ti piace e puoi permetterti quell’investimento di tempo ed energie.

Il modo migliore per non perdere produttività è capire che il livello di approfondimento dipende sempre dal progetto: più è complesso e più meriterà attenzione nella sua gestione, ma non tutti i tuoi progetti sono ugualmente complessi.

Così se vuoi imparare a usare un po’ di più uno strumento va bene, ciò che però va fatto è pianificare una sessione di tempo adeguato di studio per lo strumento e non pensare che questo tempo sia normalmente includibile nel lavoro ordinario.

Non dire “lo faccio per lavoro” quando vuoi solo vedere tutte le celle in gradazione di colore o che la formattazione di un testo di bozza sia perfettamente impaginata.

NETWORKING

Un pranzo di lavoro, un aperitivo in compagnia non sono forse occasioni per creare nuovi contatti e per portare avanti collaborazioni? Alzi la mano chi non ne ha in programma!

Le trovo davvero utili, ma anche in questo caso vanno gestite con criterio.

I miei suggerimenti sono semplici e precisi:

sì agli incontri, ma ben definiti in termini di frequenza e durata;
quando dedichi del tempo a queste occasioni non sprecarle a lamentarti, fai in modo di avere un approccio propositivo e costruttivo;
parla di te il giusto, fai in modo di dare spazio a tutti, non è un momento per sfogarti o far capire quanto sei abile;
dai disponibilità a progetti e novità nelle quali credi e per le quali hai tempo di lavorarci, no ai “faremo” “dai pensiamoci”, passa all’azione dedicando un po’ del tuo tempo in modo fattivo;
coltiva le comunicazioni tra un incontro e l’altro.

SOCIAL

Perdere tempo guardando i feed dei social o le stories è la cosa più semplice che possa capitare, del resto nascono un po’ per questo: per condividere ed essere guardati.

È altrettanto vedo che un po’ di tempo a vedere che succede o a condividere è parte della strategia della propria comunicazione.

Come fare dunque a mantenere il giusto equilibrio?

Considerandolo alla stregua di tutti gli altri tipi di lavoro: lo studio, il lavoro operativo, la segreteria… e i social. Definendo quindi orari e durata specifici.

Inutile aggiungere che per lavorare sulla propria comunicazione non occorre essere sempre on line, molti aspetti possono essere preparati off line, sfruttando le tecniche di produttività che ti suggerisco per il tuo lavoro: batching, checklist e programmazione.

Se questo è davvero il tuo tallone d’Achille, ho la soluzione che fa per te.

Con Valentina Gregato, consulente di web marketing, abbiamo creato un corso in presenza di una giornata in cui affronteremo proprio questi aspetti: lei ti dirà cosa, quanto e come pubblicare, io ti farò trovare il tutto organizzato.

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Photo by Gaelle Marcel – Unsplash

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Produttività vs interruzioni

Oggi parliamo di interruzioni, quelle cose fastidiose che minano la produttività, quella di tutti.

“Mal comune, mezzo gaudio” dirai. In un certo senso sì ed è per questo che la gestione del tempo fa la differenza. La produttività personale dipende da tante piccole cose, ma il principio è sempre la consapevolezza e la gestione del tempo nel suo aspetto principale: la pianificazione.

Come è possibile pianificare le interruzioni?

Non lo è, ovviamente, ma questo non vuol dire che non sia possibile gestirle in modo pianificato.

IMPARA DA CHI LAVORA AL 118

Non so che mestiere tu faccia, ma a meno che tu non appartenga alla categoria del pronto intervento è difficile che un’ora o mezz’ora facciano la differenza. Per loro sì, ma sanno anche che quando non sono in servizio, il tempo è loro e lo è perché se non staccano la testa e non si dedicano ad altro, poi non saranno altrettanto bravi a trattare tutti i casi delicati, difficili che un 118 impone.

Questo significa che nel tuo lavoro tu sei autorizzato a non esserci sempre e puoi gestire il tuo lavoro in modo che ci siano momenti nei quali sei raggiungibile, diciamo disturbabile, quelli che chiamo momenti aperti, e altri no, che chiamo momenti chiusi.

Nei momenti aperti agli altri dovrai:

tenere le porte dell’ufficio aperte;
avere le notifiche accese;
avere la suoneria del telefono attiva;
fare lavori facilmente interrompibili, frazionabili;
in caso di lavori più lunghi, fare in modo che non siano comunque intellettivamente impegnativi e dotarti di una check list per tenere traccia di dove sei e non perdere il filo in caso di interruzione.

Nei momenti chiusi al contrario, sarà importante:

tenere le porte dell’ufficio chiuse;
non avere notifiche accese;
non avere suonerie accese;
dedicare questi momenti a lavori intellettivamente impegnativi, che richiedono tutta la tua attenzione;
fare in modo di arrivare a uno step di chiusura nel tempo a disposizione in modo da aprire e chiudere il lavoro, se lo interromperai a metà sarà comunque un colpo basso alla tua produttività.

N.B. La pausa è un extra, può essere chiusa o aperta, ma l’importante è che non sia fatta di lavoro!

VALE LA REGOLA DEI DUE MINUTI, MA SE È PER UNA COSA E BASTA

Come sai David Allen ci ricorda che se ci metti meno di due minuti a fare qualcosa, è molto meglio farla e basta. E questa rimane una regola d’oro per la produttività personale.

Ma se la tua giornata è piena di due minuti?

Ecco che entra in gioco la pianificazione.

Se le cose di due minuti sono troppo, è molto meglio interrompere l’attività in corso e dedicare un tempio più ampio, mezz’ora, un’ora, a sbrigare tutte le faccende di due minuti e quindi riprendere poi l’attività che si stava facendo.

Questo non lo dice solo la logica, ma è anche il principio base del GTD, che chiede di smaltire fin da subito le piccole attività, ma è anche il “foglio delle distrazioni” della tecnica del Pomodoro, che consiglia di interrompere il pomodoro in atto per dedicarsi a smaltire tutte le varie interruzioni quando diventano troppe nel foglio dedicato.

Come vedi l’interruzione è parte delle tecniche di produttività, è considerata e gestita. Al contrario, quando ne parlo con i miei clienti, pare sia sempre un problema del singolo ingestibile. È un problema di tutti e conoscendolo… lo si pianifica.

Se lo gestisci così avrai un ottimo ritorno in termini energetici, perché anche la tua mente sarà libera da tutte quelle piccole cose, di due minuti, che però hai a mente.

In sintesi:

Se è una falla
Se sono due annotale
Se sono tre o più, interrompi e dedica del tempo a tutte le piccole cose

PENSA PIÙ IN GRANDE

Se questo ragionamento lo pensi a livello di pianificazione settimanale, ecco che avrai un perfetto esempio di pianificazione verticale, con delle giornate dedicate al lavoro di concetto, non interrompibile e delle giornate di lavoro più frazionabile, interrompibile, di segreteria e simile.

Guarda un po’ anche questa è una tecnica ben studiata che ci suggerisce proprio di creare le giornate dedicate: al lavoro, alle commissioni e a noi.

Io condivido in pieno quest’approccio, ti consiglio in più di sommare comunque la regola dei ¾ prevedendo un tempo per l’imprevisto e, se il tuo lavoro lo necessita, di lavorare su mezze giornate e non sulle giornate intere, anche se sarebbe meglio dedicare l’intera giornata.

Hai fatto pace con le interruzioni?

Se non fosse così… meglio che ci lavoriamo su! Troveremo insieme la strategia giusta per te.

Photo by Javier Balseiro – Unsplash

Il calendario non serve sempre

Il calendario non serve sempre, o meglio non serve se non è usato come calendario.

Come mi hai sentito dire tante volte nel calendario vanno scritti gli appuntamenti che hanno una scadenza, quindi sono informazioni che hanno una data, possibilmente un’ora di inizio e una di fine, un luogo e che sono definiti tra più persone, sono cioè concordati e non si modificano. O per lo meno per cambiarlo è necessario interfacciarsi con una o più persone.

E in questa “mezza definizione” trovi tutti i criteri per capire ciò che va segnato in calendario e ciò che è giusto trovi posto altrove.

IL CALENDARIO NON È UNO STRUMENTO DI PIANIFICAZIONE

Cosa significa? Che non devi segnare le cose che hai pensato di fare, ma che tutto sommato che siano alle nove o alle dieci non cambia.

Perché non lo puoi fare?

Perché se qualcuno ti chiede se hai la possibilità di impegnarti in uno slot di tempo, è importante che tu sappia rispondere con certezza se sei impegnato o no, e una possibile cosa da fare non è un impegno.

In sintesi, quando decidi cosa fare e quando stai pianificando il tempo, quando hai già deciso cosa fare e occupi uno slot nel tempo stai agendo sul tuo calendario.

Vero è che se vuoi proprio “bloccare” del tempo puoi segnare un appuntamento con te stesso in calendario, ma è anche vero che se fai così con tutto perdi la flessibilità che caratterizza una pianificazione ben fatta e che ti permette di modificare le parti senza però perdere il risultato finale.

Quindi usa il calendario come luogo di raccolta degli impegni e non come strumento di pianificazione del tuo tempo.

IL CALNDARIO NON È IL LUOGO DELLE COSE DA FARE

Per questo esistono le liste, non trovi?

Inutile segnare appunti, note e affiancare il tutto da remainder. Meglio mantenere il calendario agile e leggero e affiancarlo con una buona to do list.

Per questo dico spesso che non è necessario avere un’agenda, l’agenda è uno strumento di pianificazione del tempo e segue il calendario e la to di list. Sono questi i due strumenti imprescindibili della pianificazione del tempo e che non possono essere confusi e mescolati.

Nel calendario vanno gli appuntamenti e nella to do list le cose da fare. Non mischiare le cose e avere liste di appuntamenti o un calendario con, appunto, note e appunti.

NON ESAGERARE

Ultimo consiglio, non esagerare, non sovraccaricare questo strumento.

Se usi bene gli strumenti organizzativi e quindi note, agenda, liste, archivi, il calendario rimane snello e utile.

Contiene veramente solo gli appuntamenti e quindi diventa facile da consultare e utile: in un momento hai la visione di insieme di tempo occupato e di tempo libero.

Certo, se usi calendari condivisi, potresti vedere anche appuntamenti non tuoi. Ma proprio per questo ti consiglio di non sovraccaricarlo di informazioni inutili, ad esempio appuntamenti ripetitivi quotidiani: pranzo e cena. Certo se c’è un’eccezione di un pranzo o una cena particolare segna l’impegno, ma non occorre segnarli entrambi ogni giorno.

Allo stesso modo non è il caso di dettagliarlo troppo: mettere tutte le voci della tua routine mattutina. Fai piuttosto un unico slot “routine mattutina”.

Tutto questo per facilitare la lettura visiva e il colpo d’occhio.

Così aiuterai la tua mente, non perderai tempo ed energia, e inevitabilmente ti ritroverai più leggero e produttivo.

E tu che ne pensi? Ci sono altre cose che secondo te meritano un posto in calendario?
Scrivimi nei commenti i tuoi suggerimenti!

Photo by Tanya pro – Unsplash

Feedback e formazione

Formazione per me significa feedback, cioè sapere come sono andare le cose.

E di feedback ce n’è solo uno: quello utile.

Però, perché un feedback sia utile deve essere fatto con la testa, sia che tu sia un corsista, sia che tu sia un organizzatore.

SE SEI UN PARTECIPANTE

Se stai partecipando a un corso, un evento, se, in generale, ti chiedono un riscontro, non esitare a dire la tua. Ogni parere è importante, non è un luogo comune, è una verità, o meglio… una statistica!

Eh, sì, perché più alti sono i numeri, più affidabili sono i risultati; quindi, anche il tuo piccolo supporto è un grande aiuto per chi poi elaborerà i dati.

Un buon feedback però, è un feedback costruttivo. Questo significa non perdersi in dettagli personali o in cortesie di circostanza, con educazione, vai al punto e dai la tua opinione, il tuo suggerimento.

Ho passato anni a trascrivere e analizzare centinaia e centinaia di questionari di valutazione, e ti assicuro che si capisce subito chi li compila tanto per fare e chi vuole davvero dare una mano.

Il punto è che se vuoi che le cose migliorino, serve anche la tua voce, e se è ben chiara, sarà ascoltata.

SE SEI UN ORGANIZZATORE

I feedback sono di tanti tipi e vanno presi tutti e tutti hanno il loro valore.
Un tuo parere, ad esempio, come organizzatore circa gli esperti coinvolti, come si sono comportati, se hanno rispettato le consegne, i tempi… sono cose da tenere a mente, che sai solo tu. Così l’opinione degli esperti circa i partecipanti e il loro coinvolgimento e, non ultimo, i feedback dei partecipanti sugli esperti.

Sono tutte informazioni da incrociare, e con attenzione, ma la cosa su cui voglio concentrarmi oggi è il feedback più comune, quello che si chiede ai partecipanti su un corso, un evento.

Ecco qualche suggerimento sincero che te li renderà utili:

fai le domande delle quali vuoi conoscere la risposta;
non farli troppo lunghi, ma nemmeno essenziali;
dividi le valutazioni dei contenuti rispetto a quelle sugli esperti;
limita le domande aperte, ma lascia sempre uno spazio per un commento, una nota;
usa scale diverse da quelle comuni, i valori saranno più realistici;
non avere paura e chiedi un parere su tutto, organizzazione compresa, tutti possono migliorare;
lasciali anonimi, le persone si sentono più libere e se vogliono si firmano lo stesso;
chiedi un riscontro da pubblicare sui social con un consenso esplicito a riguardo.

E per ultimo, anche qui, il tempismo è tutto!

Se sono cartacei non darli troppo presto, saranno dimenticati, ma se sei obbligato a farlo, ad esempio perché consegni una cartellina, ricorda a voce di compilarli più e più volte.

Altrimenti fai in modo che siano disponibili subito dopo l’evento, non far passare troppo tempo, altrimenti perderai particolari significativi.

Come vedi l’argomento è più articolato di quello che sembra e se ne potrebbe parlare a lungo.

E per farlo… ho creato un webinar apposito nei corsi di OGANIZZAZIONE AL QUADRATO. Vieni a scoprirli tutti e impara a creare eventi ben fatti, che lascino il segno, di valore!

Sì, fammi scoprire ORGANIZZAZIONE AL QUADRATO