Calendario on line, non ti temo!

Calendario on line, non ti temo!

Per molti la scelta del calendario on line è naturale, per molti altri è un punto d’arrivo.

Io trovo che sia la soluzione migliore per la maggior parte delle persone. Certo, ci sono sempre le eccezioni, ma usando bene un qualsiasi calendario on line si risolvono molte incomprensioni, si alleggerisce realmente la mente, ma soprattutto essendo sempre consultabile, il calendario diventa uno strumento di reale supporto!

Vediamo come usarlo per renderlo ancora più efficace.

 

La sincronizzazione è d’obbligo

Prima regola: il tuo calendario deve essere sincronizzato.

Questo significa che puoi usare il calendario che vuoi sul cellulare o sul tuo desktop, ma ti consiglio di fare in modo che tutto ciò che segni si veda poi su tutti i tuoi devices e soprattutto che venga fatto un back up costante delle modifiche che fai.

Per questa ragione io ho scelto di andare direttamente alla fonte e usare Google Calendar, ma se non ti piace esteticamente o per come è fatto, ti consiglio comunque di usarlo come luogo di back up.

Per me sincronizzato significa anche condiviso.

So che può sembrare strano condividere le informazioni riguardo ai propri impegni, ma è l’unico modo per far saper che il tuo tempo non è libero, che non sei disponibile. Quindi se un calendario condiviso in famiglia può essere semplice, magari sul lavoro fa strano. Ma ecco che consiglio di farlo ugualmente e magari prestare attenzione a come si scrivono gli appuntamenti: avrò un doppione con “dentista” nel mio personale e “Selina impegnata” in quello di lavoro, ma non dovrò faticare a rispondere se posso esserci per una riunione proprio in quello slot di tempo.

 

Usa i colori

I colori sono utilissimi per fare delle divisioni a monte. Ad esempio, tutti gli appuntamenti di lavoro con un colore e tutti quelli di famiglia in altro, i personali con un terzo.

Nella pratica è molto più semplice usare i calendari tematici e quindi andare a inserire l’appuntamento su un calendario specifico che ha già impostato un suo colore di default.

Se utilizzi questa tecnica è poi possibile togliere temporaneamente la visualizzazione di un calendario tematico e avere l’idea dell’impatto degli altri impegni, e questo torna utile di tanto in tanto.

 

Non pensare che alcuni dettagli non siano utili

Ad esempio, l’ora di inizio e fine di un appuntamento. Molto spesso “per fare prima” si mette un appuntamento generico lasciando che occupi tutto il giorno. Questo però lascia un gran carico alla mente, perché ogni volta che scorri il calendario ti devi ricordare che non è un giorno totalmente occupato, ma solo che c’è già un impegno del quale mancano i confini.

Inoltre, se gli impegni sono tanti creano un muro di barre orizzontali che rendono difficile gestire le ore libere, perché non è chiaro quali e quando siano.

Un secondo dettaglio molto utile è segnare anche il luogo. Che sia un luogo fisico o virtuale, segna nelle informazioni i dettagli come l’indirizzo o il link per il collegamento. Si tratta di una cosa di meno di un minuto ora, che poi, quando devi ritrovare l’informazione ne richiede più di cinque (“ma dove mi aveva mandato il link?, via mail, via chat…”) o a settare il navigatore.

 

Usa bene i remainder

Non occorre che ci sia un remainder per tutto, è molto più semplice avere l’abitudine di guardare il calendario prima di confermare un appuntamento o prima di pianificare le giornate della settimana. Tieni i remainder come dettagli in più per ricordare le cose che sono davvero importanti.

 

Ora che hai tra le mani un bel po’ di suggerimenti, ti lascio con un’ultima idea:

fai in modo di poter vedere sempre il tuo calendario, proprio come se fosse appeso a un muro.

Lo so i widget appesantiscono il cellulare, ma se vuoi che il tuo calendario sia davvero utile, tienilo a portata di occhio, quindi fai in modo di avere una schermata dedicata che a colpo d’occhio ti faccia vedere nel mese quanti impegni hai, e di che tipo.

 

Ora il calendario on line non ti fa più paura, vero?

È ora di usarlo per le sue potenzialità e per farti dare una mano: scarica la mente, segna tutto come abbiamo visto e abituati a guardarlo, avrai una marcia in più!

 

 

Photo by Gaining Visuals – Unsplash
Calendario, uno o tanti?

Calendario, uno o tanti?

I calendari sono tanti e servono per tante cose, vediamo insieme alcuni.

 

Il calendario appeso in cucina

Può essere un calendario cartaceo regalato da qualche negozio o magari un calendario con una foto di famiglia, serve per lo più a guardare i giorni del mese, se c’è spazio raccoglie qualche nota generica e qualche data che proprio non va persa.

 

Il calendario di famiglia

A volte sostituisce quello appeso in cucina, magari è davanti alla porta d’ingresso, è diviso per colonne e raccoglie gli impegni di tutti i componenti della famiglia, nella speranza di poter poi dividere la responsabilità degli impegni o per lo meno fare in modo che siano ricordati da qualcuno!

 

Il calendario a piena parte in ufficio

Grande, enorme, con più mesi possibili dove vengo annotate, in momenti di emergenza, scadenze, impegni improrogabili e dove con evidenziatori colorati si cerca di stimare i carichi di lavoro per i vari progetti.

 

Il calendario dei compleanni

Senza date, solo con i numeri per ricordare i vari compleanni. Adatto solo ai più estremisti della cancelleria, la maggior parte delle persone non ne conosce l’esistenza.

 

Il calendario dell’agenda

Posto a inizio agenda e utilizzato strenuamente a gennaio, ma spesso incompleto o dimenticato alla volta di febbraio.

 

Potrei continuare a lungo… non credi?

La questione è che di calendari ce ne sono tanti e spesso creano solo confusione perché risultano incompleti o dimenticati.

 

Se vuoi prendere un appuntamento dal dentista e non sai subito gli impegni della famiglia perché non sei a casa e non puoi vedere il frigorifero… cosa fai rimani in sospeso e rimandi?

E se stai fissando la seconda data di una riunione di lavoro e non sei in ufficio e non vedi la parete con tutte le date dei progetti… come fai? Lanci una data a caso facendo appello alla memoria?

E, ancora peggio, se qualcuno della tua famiglia prende un appuntamento quando tu sei già impegnato?

 

La questione del calendario è dunque questa:

ne esistono di tanti tipi, ma la funzione è una: ricordare gli impegni.

E per impegni intendo date fisse con un’ora e possibilmente un luogo, ovviamente riferiti a una o più persone.

È vero che ognuno di noi ha tanti ruoli, un lavoro, una famiglia, delle attività nel tempo libero, ma è anche vero che il tempo è uno solo e non solo per noi, ma per noi e per le persone con cui condividiamo il nostro tempo.

Ecco il motivo per cui nel tuo calendario devono comparire tutte le informazioni che ti servono per gestire il tuo tempo, cioè farti capire quando sei impegnato, per quanto tempo e per cosa.

 

La conclusione del tutto è che… il calendario deve essere unico!

 

Unico per te, con il tuo tempo che può essere per certe ore dedicate al lavoro, per altre alla famiglia o agli affetti e per altre ancora a te.

Per poterne disporre appieno infatti devi poter controllare e ricordare tutti gli impegni, non per mania di controllo, ma, al contrario, per rendere ancora più tuo il tempo.

Il problema pare complesso, ma la soluzione è semplice: fare in modo che il tuo calendario abbia alcune caratteristiche.

 

Il calendario deve essere accessibile

Non è detto che il calendario debba essere necessariamente on line, può essere anche cartaceo, l’importante è che sia sempre con te. Quindi la scelta dipende proprio dal tuo stile di vita e da quante persone fanno parte della tua quotidianità: se gestisci tempo personale e di lavoro magari il cartaceo è sufficiente, ma se c’è di mezzo la famiglia, molto più semplice passare on line.

 

Il calendario deve essere aggiornato

Tanto ovvio, quanto difficile. La regola d’oro è di chiudere l’azione. Quindi… quando fissi un appuntamento, segnalo subito nel calendario. E se è condiviso con altri, chiedi di fare lo stesso.

 

Il calendario deve essere completo

Fai in modo che nel calendario ci sia tutto il tuo tempo: lavoro, personale, di famiglia.

 

E ricorda: il calendario è solo un calendario, non sovraccaricarlo di note e finti appuntamenti, cioè quella cosa che devi assolutamente fare e che quindi lo fissi in agenda.

 

Nei prossimi post vedremo come gestirlo al meglio, cosa annotare e come farlo.
Per ora non ti resta che scegliere il calendario che fa per te, e se non sai quale… chiamami!

 

 

Photo by Claudio Schwarz – Unsplash

Vivere senza agenda è possibile?

Vivere senza agenda è possibile?

Vivere senza agenda? Certo che sì!

L’agenda è uno strumento meraviglioso per la pianificazione del tempo e per la sua gestione, ti fa uscire dall’urgenza dell’ultimo minuto, amplia la visione d’insieme, ma… ma non serve a tutti!

E non a tutti serve sempre!

Quindi sì, si può vivere senza agenda e direi che in certi casi è doveroso!

Quando?

 

QUANDO NON SEI TU A GESTIRE IL TUO TEMPO

 

Fa strano a dirlo ma ci sono dei momenti di vita in cui non siamo noi a poter scegliere come gestire il tempo. Possono essere momenti molto belli, come un nuovo arrivo in famiglia, o momenti più complessi, come una malattia o un’emergenza.

Possono essere anche stili di vita, ad esempio, con lavori dipendenti in cui non sei tu a pianificare le cose da fare settimana per settimana, mese per mese.

In questi casi è molto più che sufficiente un buon calendario, tutti hanno appuntamenti e scadenze da ricordare, e una to do list ben fatta.

Paradossale? No, perché sono comunque momenti in cui sono le stesse priorità a dare l’ordine alle cose da fare. Le priorità sono per definizione importanti e urgenti e quindi vanno fatte e basta, dunque il loro posto è in calendario, organizzarle in agenda diventa in questo caso superfluo.

Per tutto il resto rimane valido il principio di svuotare la mente e creare delle liste, ben fatte, si intende, divise tra lavoro e personale, con un buon titolo, una data e i punti annotati come si deve, come ti raccontavo qui.

 

QUANDO NON DEVI GESTIRE IL TEMPO

 

E cioè? Ci sono momenti in cui non si gestisce il tempo? Certo che sì! In vacanza, nelle pause!

Ed è assolutamente sacrosanto lasciare fluire il tempo, facendo ciò che ti piace fare, dedicandoti sono a te stesso!

Certo, se hai degli incontri potrai aver bisogno di segnarli in calendario e se vuoi ricordare le cose che vuoi fare, i posti che vuoi vedere, i libri da leggere… o anche solo le cose da comprare, sì, hai già capito, basta una lista!

 

Come vedi l’agenda è un ottimo strumento se è usato per ciò che è: per pianificare il tempo che non sia la singola giornata, ma in molti casi diventa superflua, soprattutto se gli impegni sono pochi o veramente urgenti.

 

Ci avevi mai pensato? Spesso gli strumenti di gestione del tempo (calendario, agenda e to do list) si usano un po’ per abitudine, ma più si conoscono e più si usano rispettando la loro natura, più sono utili!

E se ogni tanto uno non serve, tanto meglio! Basta capirlo da subito e usare al meglio gli altri.

Se non sai se l’agenda è ciò che fa per te, ci sono qui io, chiedi una consulenza agenda!

 

 

Photo by Giulia Bertelli – Unsplash

A ognuno il suo formato

A ognuno il suo formato

Come scegliere il formato della propria agenda?

Ce ne sono di tutti i tipi! Enormi, da tavolo, minuscoli, da taschino, con le pagine spesse, con le pagine di carta velina… e sono tutte bellissime!

Servono però a scopi molto diversi, vediamole insieme!

 

AGENDA GRANDE

 

Per agenda grande mi riferisco a quelle in formato A4 o superiore.

È raro vedere queste agende utilizzate, ma ci sono alcuni casi in cui sono perfette, tutti quelli in cui l’agenda non si sposta dal tavolo 😉

Ecco, quindi, le due tipologie di usi.

Il primo sono tutti quei lavori su appuntamento: parrucchiere, dentista, ristorante, dove le persone non lavorano da sole, gli appuntamenti non sono troppo lunghi e quindi, oggettivamente c’è tanto da scrivere; quindi, è bene che l’agenda sia grande e che sia possibile annotare tutto nel giusto ordine.

Il secondo caso sono le agende planner, quelle che servono non tanto a dedicarsi alla gestione del tempo, ma al suo studio. Sono cioè tutte le agende motivazionali, che, mese per mese o giorno per giorno, ti fanno riflettere su obiettivi, ciò che è andato bene, ciò che andato male.

Come sai io non sono una fan di questi strumenti perché ritengo che molto spesso vadano nell’iper-pianificazione, ma se proprio li vuoi usare, dai loro la dignità che meritano! Quindi lasciati lo spazio per poter scrivere le cose come si deve.

Le agende piuttosto grandi vanno bene anche per le agende dedicate, cioè quei formati che predispongono già le pagine per l’utilizzatore, l’agenda dell’insegnate per esempio.

L’idea è un po’ la stessa dell’esempio dei lavoratori che ti citavo sopra: si tratta di strumenti che vanno bene per categorie precise di persone e che spesso hanno realmente bisogno di spazio per scrivere e annotare, proprio perché non utilizzano altri sistemi di gestione del tempo o, nel loro caso non sono necessari. Un calendario, ad esempio, diventa importante solo per gli impegni personali e nel più dei casi gli impegni non sono tantissimi.

Quindi in sintesi agenda grande per chi non la muove dal tavolo, può essere un’agenda di studio (planner) o dedicata (insegante o lavoratore specifico).

 

ANGENDA PICCOLA

 

Formato A6 o meno.

Queste sono dei veri libricini, delle agendine, perfette per stare in tasca o in borsa. Esteticamente molto graziose e che spesso sono regalate o che comunque sono desiderate.

Sono però poco utili alla maggior parte delle persone. Sono troppo piccole per essere davvero degli strumenti di gestione del tempo e poco utili come calendario, visto che spesso le persone devono gestire gli impegni in accordo e condivisione con altre persone.

Le ho viste spesso usare come “agende medie” con geroglifici e segni strategici per non riempire con una sola parola lo spazio dedicato a un’intera giornata. Se è il tuo caso, regalati un po’ di amore, rasserena la vista, e passa a un formato più grande! Inutile perdere tempo e faticare a scrivere e soprattutto impazzire per leggere!

Per chi sono utili dunque? Per chi ha pochi appuntamenti, poche cose da ricordare, e soprattutto non necessita di interfacciarsi con altri.

Oppure possono essere utili anche per te, ma per segnare cose specifiche: le abitudini, ad esempio, un piccolo segno per ogni giorno per non perdere la continuità. O per un diario della gratitudine con un grazie al giorno.

 

AGENDA MEDIA

 

Tutti i formati sotto l’A4 e sopra l’A6. Tutte le restanti, in effetti.
E qui si apre un mondo, perché direi che sono le più sfruttate, per questo non ti dirò nulla sul formato in dettaglio, perché si tratta proprio una scelta personale, ma su alcune altre caratteristiche che ti possono aiutare nella scelta.

Per due cose ti rimando agli articoli delle scorse settimane: cosa deve esserci prima e dopo e per il formato.

Ma l’altro aspetto è… la carta.

Le agende sono degli strumenti e per questo devono permetterti di scrivere, cancellare, riscrivere, cancellare di nuovo… e poi evidenziare, colorare… il tutto senza andare a rovinare la pagina, o passare su altre.

Quindi sì, sono bellissime le carte leggere, ma è proprio ciò che ti serve? Se l’agenda è davvero un mezzo per gestire il tempo, nel senso di pianificarlo… si sposterà così spesso? Cioè starà fuori dal tuo spazio di lavoro con frequenza?

Risolvi la questione con un’agenda di medio formato e con una buona carta!

Potrai scriverci senza impazzire perché non è troppo piccola, potrai usare qualsiasi penna e pennarello e non sarà poi così pensante, perché non è troppo grande.

Sì. La soluzione è proprio questa, trovare il giusto formato e la giusta grammatura delle pagine per le tue esigenze. Pensaci, fai un conto di quando la usi su un tavolo, quanto la sposti, che penne usi e quanto cancelli. Dall’unione di queste informazioni… ecco che avrai trovato ciò che fa per te!

 

E comunque… per ogni lavoro, per ogni persona c’è un’agenda diversa e una soluzione ad hoc!

Non adattarti, trova la tua! Ci guadagnerai in produttività e serenità, parola di P.O..

 

E se il compito è davvero così arduo, non desistere, sono qui per te: chiedimi una consulenza per la scelta dell’agenda. Troveremo insieme ciò che fa proprio al caso tuo!

 

Photo by Edward Howell – Unsplash

Agenda giornaliera, solo per pochi

Agenda giornaliera, solo per pochi

Quando chiedo ai miei clienti di mostrarmi l’agenda, spesso vedo che utilizzano la classica agenda giornaliera, con una pagina dedicata a un singolo giorno, per intendersi.

Quando chiedo come mai hanno scelto questa versione piuttosto che una settimanale o una mensile, la risposta è “ho tanti impegni”.

E la riflessione che subito mi viene alla mente è: chi non ha tanti impegni?

Molto spesso se si usa un’agenda è perché è necessario gestire il tempo e quindi perché le cose da fare sono tante.

L’agenda non è un mezzo obbligatorio, non è necessario per tutti, ci sono dei casi nei quali, in effetti, non è utile, ma di questo parleremo più avanti. Nella stra grande maggioranza l’agenda è utile nel momento in cui viene usata per gestire il tempo, gestire gli impegni e il loro carico nell’arco delle giornate.

Ecco il punto: l’agenda giornaliera ti fa concentrare su ciò che accade quel giorno, ma non ti dà la visione del carico del giorno successivo e del giorno precedente.

Lavorare concentrandosi solo sulla giornata spesso vuol dire perdere la visione generale e questo molto spesso porta a caricare troppo le singole giornate perché vengono vissute al massimo delle proprie capacità.

Così come è fondamentale, nel momento in cui si sceglie di avere un’agenda, averne solo una e non una di lavoro e una personale, è altrettanto importante considerare la pianificazione delle attività e non la singola giornata.

Nell’arco della giornata ci sono attività che pesano e altre che piacciono, ed è importante alternarle nel rispetto del proprio personale bilancio di energie, ma allo stesso modo non puoi pensare che tutte le giornate della settimana siano al 100% del tuo carico energetico.

Ecco, quindi, che uscire dalla visione del singolo giorno porta a essere più obiettivi, a non sovraccaricare le giornate e a valutare che, se c’è una giornata densa di impegni, forse quella seguente deve essere più morbida e solo se vedi più giorni insieme non ti devi ricordare a mente la sequenza delle giornate pesanti, vedi a colpo d’occhio i momenti intensi.

Inoltre, se utilizzi tecniche di produttività che aiutano a dividere le attività, come il metodo Hoppel, è molto più semplice capire a cosa è “dedicata” una giornata in un’agenda pluri-giornaliera.
Se non conosci questo metodo, molto in sintesi, punta ad aumentare la propria produttività dividendo la settimana in giornate dedicate al lavoro, alle commissioni e a sé. È molto utile ed efficace, ma ha bisogno di una visione un po’ più ad ampio spettro della singola giornata.

Spero proprio di averti convinto…

Se vuoi uscire dal concetto di urgente, immediato, smetti di usare la tua agenda come una lista, perché così si finisce con un’agenda giornaliera e ampia la tua visione!

Se non ti ho ancora convinto, ecco qualche caso nei quali è invece utile un’agenda giornaliera, magari tu fai parte di queste categorie:

  • chi fa lavori fatti di soli appuntamenti, lavora da solo e non si sposta dal proprio ufficio o negozio: medici, parrucchieri;
  • chi lavora senza necessità di interagire con altre persone e svolge lavori a numero dei quali deve tenere traccia: sarti, centralinisti;
  • gli studenti: inizialmente è utile un diario giornaliero per semplificare il concetto di quando fare quali compiti, per focalizzarsi solo su un giorno.

Se non rientri in queste categorie, non significa che tu non debba avere un’agenda giornaliera, solo ti consiglio di non dedicarla alla gestione del tuo tempo, ma ad altri compiti altrettanto belli ed importanti, te ne suggerisco due:

il diario della gratitudine e il vero e proprio diario.

Nel primo caso un’agenda giornaliera è utile per concertarsi su un giorno solo e non “copiare” da quelli precedenti. Non sentirti dovere di riempire tutta la pagina si intende! Ma sfrutta la divisione per giornate.

Nel secondo caso è utile perché avrai spazio a sufficienza e un po’ ti obbligherai a scrivere qualcosa ogni giorno. Se invece il diario è un’attività che ti piace, meglio andare direttamente su un bel quaderno, così avrai la libertà di scrivere quanto e quando vorrai.

Un’agenda giornaliera può essere utile anche per un diario dei 5 anni, nel quale, dividendo lo spazio per ogni giornata in cinque parti, ricorderai cosa è successo giorno per giorno per 5 anni.

 

Come vedi anche le agende giornaliere sono utili, ma bisogna capire bene per chi e in che contesto.

Ci sono tante altre soluzioni e nelle prossime settimane andremo a conoscerle meglio, quindi continua a seguire il blog 😊

Se invece tu usi l’agenda giornaliera e per te funziona, raccontami perché, così avrò un altro esempio da aggiungere alla mia lista!

 

 

Photo by Sincerely Media – Unsplash