La produttività in piccole azioni

La produttività in piccole azioni

Nelle scorse settimane ti ho parlato di tecniche di produttività, ma spesso prima di scegliere la più adatta ai miei clienti, affronto con loro delle questioni molto più basilari e che hanno a che fare con le abitudini.

Si tratta di quelli che io chiamo elementi di produttività, cioè le piccole azioni quotidiane che aiutano tanto quanto una vera a propria tecnica.

Sono diverse e tutte utili, oggi te ne racconto cinque.

 

MAGIA LA RANA

Questo è uno dei detti più frequenti e famosi di tutti i P.O.. Cosa vuol dire? Da dove vengo io si mangiano le rane, ma di solito sono cotte. Il principio vuole che tu mangi, invece, una rana viva. Mai fatto? Beh, deve essere disgustoso. E in effetti l’idea è proprio questa: affrontata la rana, poi qualsiasi altra cosa sarà certamente meglio.

L’idea non è quella di fare una cosa necessariamente enorme, ma semplicemente cominciare da ciò che ti scoccia di più, quello che non hai proprio voglia di fare e che ti pesa di più da un punto di vista energetico. Già, questo è il trucco, può essere anche solo una semplice telefonata, ma se ti pesa, fai quella in primis!

Poi io aggiungo, magari mangia una ranetta, riscaldati, e poi affronta la rana e via!

 

FAI UNA COSA ALLA VOLTA E FALLA FINO IN FONDO

Il mito del multitasking, te lo dico, è una fesseria. Siamo tutti capaci di fare più cose insieme, ma lo siamo per un breve periodo a scapito della nostra concentrazione, della nostra energia e della nostra capacità di non sbagliare.

Vuoi fare le cose fatte bene e ne vuoi fare tante? Mettile in fila, non tutte insieme. Così risparmierai energia, tempo (sì, lo so è paradossale ma è così) e soprattutto ridurrai la possibilità di fare errori.

 

CHIUDI I CERCHI APERTI

Quando si chiude un lavoro, o una giornata di lavoro è giusto dedicare del tempo a chiudere i cerchi aperti, cioè a sistemare le cose in sospeso. Ad esempio, dopo una riunione riordinare gli appunti, mettere in calendario il prossimo incontro. Dopo una giornata di lavoro, sistemare l’agenda, le note dell’ultimo minuto e fare un controllo della giornata successiva.

Ti sembreranno azioni semplici, ma aiutano a non lasciare nulla in sospeso, a chiudere i cerchi, soprattutto perché, se le fai a mente fresca, saranno semplici e veloci, al contrario poi ti faranno perdere tempo e sarai meno efficiente. Hai presente quando scartabelli gli appunti per ritrovare il numero di telefono di qualcuno o l’ora del prossimo incontro? Ecco… chiudi i cerchi e non ti capiterà più.

 

CREA LA TUA ROUTINE

La produttività si scontra spesso con la poca voglia di fare. Ecco che può essere molto utile aiutarsi a entrare nel giusto mood lavorativo. Per questo è importante la routine di inizio lavoro.

Cosa significa? Riscaldati! Questo è ciò che io consiglio prima di affrontare la rana.

Fai qualcosa che ti piace, caricati, fai mente locale e poi parti!

Quindi puoi iniziare leggendo un articolo del tuo sito preferito, ascoltare un podcast di qualche minuto, ripetere poi il tuo mantra o fare una piccola meditazione e poi via! Non ci sono più scuse, ora hai l’energia per iniziare a lavorare!

 

RISPETTA IL BILANCIO DI ENERGIA

Siamo in una società stacanovista, ma io non mi stancherò mai di ripetere che in verità il lavoro vale tanto quanto il non lavoro. Non si può sperare di essere efficienti ed efficaci per tutto il tempo di lavoro. Quindi è molto meglio rispettare la nostra produttività e prenderci delle sacrosante pause degne di valore.

Allo stesso modo alternare attività molto faticose a cose poco faticose, del resto… chi può fare sempre e solo cose difficili?

 

E tu, quale di queste piccole azioni vuoi fare tua fin da ora?
Raccontamelo nei commenti!

 

 

Photo by Ibrahim Ozdemir – Unsplash
Easy GTD

Easy GTD

Il GTD è una delle tecniche di produttività che preferisco, trovo sia completa e davvero utile se applicata nella sua completezza. Va molto di moda e quindi ci sono molte App e software che ti aiutano a schematizzare le cose che devi fare nei vari step. A mio avviso, sono molto belle, ma poco costruttive, nel senso che richiedono molto tempo nell’organizzazione, che poi risulta perfetta e magari graficamente impeccabile, ma che non necessariamente porta al risultato sperato.

 

Applicare interamente il GTD è complesso e richiede tempo, ma dà anche molto soddisfazione.

 

Vediamo oggi una versione semplificata che ti può essere d’aiuto in tante piccole azioni quotidiane.

Partiamo dalle fasi.

 

1. RACCOGLI

Questa è la fase più difficile da fare perché richiede molta autodisciplina. È infatti molto difficile essere certi di raccogliere proprio tutti gli input in un unico inbox. Si tende a dimenticare qualcosa, o a creare più punti di raccolta: non fare quest’errore e porta pazienza, fidati, metti tutto insieme. E quando dico tutto, intendo tutto: sia in ambito personale sia in ambito lavorativo, perché come sempre tu sei un’unica persona. Se pensi sia troppo grande per starci fisicamente, metti un foglietto con la scritta equivalente.

 

2. ANALIZZA

Cosa significa analizzare? Significa valutare tutti gli input, uno alla volta e decidere il da farsi. Anche qui la tentazione di mettere da parte un compito difficile e passare al successivo è forte, ma credimi, il trucco è proprio questo, prendere un elemento per volta e scegliere, senza procrastinare la decisione.

 

Qui hai varie opzioni, e la prima è chiedersi: “mi interessa, mi serve?” Se la risposta è no, si elimina direttamente e si passa al successivo.

Se la risposta è sì, ecco la seconda domanda che devi farti: “ci devo fare qualcosa?” Se la risposta è no, l’elemento si archivia, e qui si apre un mondo del GTD, che magari sarà argomento di un altro post, intanto tu curiosa tra quelli con il tag “archivio”.

Se la risposta alla domanda “ci devo fare qualcosa?” è “sì” ecco che arriva l’ultima domanda: “ci metto meno di due minuti a farla?” Se sì, falla e basta e poi archivia o elimina l’elemento.
Se la risposta è no, mettila nella lista delle cose da fare e passa all’elemento successivo.

Fai quest’analisi per tutti gli elementi, uno alla volta, fino alla fine.

Di fatto non hai ancora agito, ma ti sei liberato di un sacco di cose che non ti interessano e sulle quali non devi fare nulla, oltre a tutte quelle da meno di due minuti… e vedrai quante sono!

 

La “regola dei due minuti” è una piccola grande regola, che ti rende molto efficiente e ti permette di chiudere un sacco di cose in sospeso, falla tua!

 

3. VERIFICA

Ora puoi prendere in mano la lista delle cose da fare che è nata dal punto precedente, e cioè ti tutte quelle cose che ti interessano, sulle quali devi fare qualcosa e che ti richiedono più di due minuti.

Non ti resta che verificare il tempo e l’energia che hai a disposizione e decidere quali fare al momento. Anche qui il GTD prevede un’analisi più approfondita, ma per ora, già fare quanto ti dico è utile per passare all’azione in modo produttivo ed efficace.

 

4. AGISCI

Finalmente è il momento di passare all’azione! Fai le cose della “short list” del punto tre!

 

Il GTD, come ti dicevo, è in realtà una tecnica complessa che richiede metodo, revisione e un buon supporto di archivi, ma già facendo questa semplice sequenza potrai aiutarti in tante situazioni.

 

Ad esempio?

 

  • nello smistare la posta cartacea;
  • nel leggere le mail;
  • nel decidere le tue priorità lavorative quotidiane;
  • nel valutare una serie di proposte lavorative.

E perché no anche a casa:

  • nel gestire le faccende domestiche;
  • nel gestire l’archivio di casa.

 

Come vedi è un piccolo grande evergreen, tutto sta nel fare propria la procedura e applicarla passo passo!

E tu cosa aspetti?

Inutile dire che per il livello più approfondito, ci sono io ad aiutarti, chiamami!

 

 

Photo by Paico Oficial – Unsplash
Pomodoro per tutti?

Pomodoro per tutti?

25 minuti di attività e 5 di pausa, ripeti il tutto per 4 volte e poi fai un pomodoro intero di pausa.

 

Questa, molto in sintesi, la ricetta della tecnica del Pomodoro.

È una delle tante tecniche di produttività personale che insegno e condivido con i miei clienti. In cosa consiste? Nel breve, consiste nel considerare il proprio tempo come se fosse fatto di sessioni, ogni sessione è un pomodoro. Il pomodoro è però composto di un tempo di lavoro e un tempo di pausa, il primo della durata di 25 minuti e il secondo di 5 minuti.

La bontà della tecnica sta nel rispettare entrami i tempi, quello di lavoro e quello di pausa, e soprattutto, nel dedicare le giuste attività di tempo in entrambe le parti.

Quindi, nella sessione di lavoro si dovranno pianificare delle attività consone a un tempo di 25 minuti, unendone di simili se più brevi (es. telefonate o mail), o spezzettandole se più lunghe (es. lettura di un libro, ricerca, scrittura di un report).
Allo stesso modo nei momenti di pausa bisognerà fare delle vere attività da pausa: una passeggiata, mangiare un frutto, prendere una boccata d’aria… quindi niente mail personali o mestieri di casa.

Questa è una tecnica che ormai è molto nota e della quale si legge tanto e per la quale ci sono molte App che aiutano… ma come sempre la cosa non finisce qui, nel senso che, se si studia la tecnica a fondo si scopre che è ben più complessa di quello che ti ho detto qui.

In effetti, molto del lavoro sta nella pianificazione delle attività dei pomodori, nel registro delle distrazioni, cioè quel foglio che devi avere a fianco ogni volta che “attacchi” un pomodoro e dove scrivi, scaricando la mente, ciò che ti viene in mente e che è al momento fuori posto, e, infine, nella parte di verifica dei pomodori fatti.

Non voglio addentrarmi nella tecnica, ci vorrebbe molto più tempo di quello che si può dedicare a un post, ma vorrei farti capire per cosa questa tecnica può esserti utile, anche applicata nella “versione semplice” che ti ho descritto fin qui.

 

 

A COSA SERVE

 

Per le cose noiose

È molto utile, a mio avviso, per tutte le cose molto noiose. Sì, perché uno dei punti forti di questa tecnica è che al tempo di lavoro segue quello di pausa. Quindi ti impegni al massimo per fare qualcosa, ma solo per 25 minuti, dopo basta, ci sono i 5 di pausa. Nota bene, potresti anche decidere di avere un tempo di pomodoro diverso, ad esempio 10 o 15 minuti se si tratta di riordinare uno spazio.

Il fatto di sapere che c’è un inizio e una fine, che il tempo è contato e che quindi fai sì una cosa noiosa, ma la fai solo per quell’arco di tempo, ti porta ad essere più efficace e motivato.

 

A iniziare

Questa è una tecnica molto utile per cominciare a gestire il tempo e la propria produttività. Quindi se il tuo tallone d’Achille è proprio quello di fare una cosa per un tempo continuato, questa è la tua tecnica. Se ad esempio ti distrai, cominci una cosa e poi ne fai un’altra, se ti annoi facilmente, ecco, prova a impostarti un pomodoro, anche breve, e rispettalo. Non verrà la prima volta, magari nemmeno la seconda, ma secondo me la terza sì!

 

A finire

Consiglio molto spesso questa tecnica a chi continua per un tempo molto lungo un’attività. Mi spiego meglio: la differenza tra uno studente e un lavoratore è che il primo può potenzialmente non finire mai di studiare, c’è sempre qualcosa in più da studiare e imparare, il secondo, al contrario, deve portare a termine i propri compiti in un tempo definito e non “perdere” tempo in lavori inutili o non pagati. Detto che si può comunque sempre migliorare un lavoro, un prodotto, c’è un tempo in cui è necessario fermarsi, quindi anche in questi casi il pomodoro è un buon aiuto. Io consiglio quindi questa tecnica per i lavori di ricerca, per le revisioni e via dicendo.

 

A non pensarci

Il fatto che ci sia un timer a tenere il tempo e non stia a te controllare continuamente l’orologio aiuta molto a dedicarsi pienamente a quello che stai facendo. Questo è molto utile, ad esempio, per dei momenti di lettura o scrittura focalizzati, per delle sessioni di meditazione o di brainstorming.

 

 

A COSA NON SERVE

 

  • per tutte le persone che riescono a lavorare concentrare per tempi lunghi;
  • per chi ha un lavoro molto dinamico, con molti spostamenti, ad esempio un lavoro in negozio o un servizio clienti;
  • per chi fa attività molto diverse nel proprio lavoro con tempi tra loro molto diversi, ad esempio un medico, un commerciale.

In questo caso vanno meglio altre tecniche di produttività, ma questo non significa che la tecnica del pomodoro non possa essere applicata in modo alternativo per altre cose, ad esempio:

  • il riordino della scrivania o dell’ufficio;
  • il tempo di ginnastica;
  • il tempo sui social;
  • imparare i termini di una nuova lingua;
  • la lettura delle mail;
  • l’archiviazione dei documenti;
  • le faccende domestiche;

e l’elenco potrebbe essere molto lungo…

 

 

Come vedi è una tecnica che aiuta molto la percezione del tempo e che insegna a gestire la produttività, ma non necessariamente si adatta a tutti e a tutte la situazione, il bello sta nel trovare il modo di renderla utile per te.

E tu, per cosa la vuoi usare?

 

 

Photo by Ioan – Unsplash
La valvola di sfogo

La valvola di sfogo

Spesso ti racconto quanto sia importante rispettare l’orario di lavoro, per dare il giusto bilancio tra lavoro e non lavoro. Ma in questo tempo di non lavoro credo ci sia una cosa ancor più importante da tenere da conto e cioè… la tua valvola di sfogo.

Per quando ci si impegni, spesso il lavoro è fonte di stress, tensioni e, anche se ben pianificato e organizzato, richiede comunque molto impegno mentale e un buon dispendio di energie.

Nell’ottica di una buona gestione del proprio bilancio di energie, ecco che dopo tutte queste attività che consumano energie, ce ne vuole una che ne dia, e non vuol dire necessariamente non far nulla.

Se ti va di non fare nulla, non fare nulla, ma credo sia importante trovare qualcos’altro che ti piaccia fare. Può essere la palestra, una camminata, una nuotata… anche leggere, fare yoga, meditazione o guardare un film.

 

L’importante è che costituisca una vera valvola di sfogo per tutte quelle tensioni accumulate.

 

Il primo passo è certamente accettarle, riconoscere che ci sono e che è invitabile averle, il secondo è lasciarle andare, se sei una persona più tranquilla, o buttarle fuori, se sei una persona più attiva.

Per questa ragione non pensiamo che dire “esco dal lavoro per andare in palestra” significhi “non ho voglia di lavorare”, anzi significa piuttosto voglio lavorare meglio perché tengo da conto il mio equilibrio energetico e preservo la mia produttività e la mia serenità.

 

Qualunque sia la tua valvola di sfogo, rispettala e mettila in agenda esattamente come le tue attività di lavoro.

 

Del resto, sei una persona unica e quindi il tuo tempo è uno, che sia di piacere o di lavoro, sempre uno è, e qui sta il trucco, per gestire il tuo tempo, tieni conto di entrambe le parti.

E la tua valvola di sfogo qual è?

 

 

Photo by – Fitsum Admasu – Unsplesh
Siamo ciò che mangiamo

Siamo ciò che mangiamo

Quante volte ti sei ritrovato a mangiare davanti al pc? Quante volte a saltare il pranzo? O a fagocitare qualcosa trovato all’ultimo momento al bar o alla macchinetta, giusto per tornare un po’ in qua con gli zuccheri?

Diciamolo: capita a tutti. Il punto è se capita una volta ogni tanto o se è una vera e propria abitudine.

Il problema del far diventare un’alimentazione sommaria un’abitudine è che di fatto, va a lavorare ancora una volta contro la tua produttività.

Il nostro corpo è una macchina fantastica, funziona molto bene, se correttamente alimentata.

 

Per questo ti dico: sei ciò che mangi.

 

L’energia viene da lì, oltre che dal sonno, e, come ogni tipo di energia, non è possibile metterla da parte e usarla in un secondo momento, bisogna prenderne il giusto quantitativo quando ce n’è bisogno.

 

Quindi né troppo poco, né troppo, ma soprattutto di qualità.

 

Di certo non metteresti carburante scandente nella tua auto per poi portarla dal meccanico ogni settimana, no? Allora vedi di fare lo stesso con il tuo carburante, il tuo cibo.

E di fatto, per rispettare questo principio, è necessaria un po’ di organizzazione.

 

NON FAR FINTA DI NULLA

 

Il fatto di non occuparsene non equivale a risolvere il problema. Mi spiego: se non pianifichi di fare una buona spesa, molto probabilmente mangerai un po’ a caso quello che ti capita. Quindi, risolvi il problema a monte e in modo razionale: fai una lista della spesa che tenga conto delle tue necessità. Il fatto di farla in anticipo fa sì che tu possa essere più razionale e consapevole e non ti faccia trascinare dall’impeto dell’ultimo minuto, detto anche “ho voglia di”.

 

NON DIMENTICARE LE PAUSE

 

La maggior parte del cibo che non ci piace è frutto di uno spuntino fatto a caso. Anche qui si tratta di non ignorare il problema, ma di aiutarsi ad affrontarlo al meglio.

Se ci pensi prima e prendi cose più leggere, come un po’ di frutta, o cose un po’ più sane, quando avrai il famoso buco a metà mattina, o il pomeriggio prima di andare in palestra, ecco che non sarai un avventore delle macchinette, ma avrai già pensato alla soluzione, più sana e soprattutto più utile al tuo metabolismo.

 

NON TIRARE LA CORDA

 

Come per il lavoro ci vuole bilancio tra attività e pausa, così con le energie va valutato il bilancio con una certa costanza. Ogni volta che salti una pausa, un pranzo, metti sotto stress il tuo corpo chiedendogli di fare più fatica e di andare a ripescare energie altrove. È molto meglio poco ma frequente, che tanto una volta sola. Quindi anche qui…

santifica le tue pause, a partire da quella del pranzo. Ancora una volta il tuo umore e la tua produttività te ne saranno grate.

In questo senso un pizzico di organizzazione aiuta. In primis, ci sono le scelte consapevoli su cosa magiare e quanto, e se poi vuoi andare oltre, puoi iniziare a pianificare i pasti da avere con te. In questo senso, al volo, ecco due consigli veloci: a cena fai un po’ di più e metti via una porzione per domani, lo sforzo è già stato fatto. Il secondo consiglio è fare batching in cucina: quindi preparare una cosa in più porzioni da mettere via, magari in freezer, e prenderle all’occorrenza.

 

Di questo potremmo parlare a lungo, anche se l’argomento non è tema delle mie consulenze di lavoro, ma questo non significa che se lavoreremo insieme per la tua gestione del tempo, io non metterò l’accento sulle tue pause e sulla qualità della tua energia!

E tu, con quale di questi aspetti vuoi cominciare?

 

 

Photo by – Brooke Lark – Unsplesh