Quanti archivi esistono?

Quanti archivi esistono?

Facciamo un po’ di ordine sul tema archivi, nel senso che non sono tutti uguali, non funzionano tutti allo stesso modo, ma soprattutto non è utile avere tutto insieme senza dividere le cose nelle diverse tipologie di archivio.

L’archivio funziona un po’ come la regola del bersaglio per la scrivania.

La ricordi?

Le cose che usi di più vanno vicine a te, a portata di mano, ma non nello spazio vitale di movimento delle mani, poi, meno le usi, più le puoi allontanare.

Allo stesso modo puoi procedere con i tuoi dati e quindi con i tuoi archivi distinguendo queste tre tipologie.

 

ARCHIVIO CORRENTE

Un archivio corrente contiene gli elementi utili per lavorare sui tuoi progetti in corso.

Quindi ci saranno tutte le cartelle dei progetti aperti, ma anche le cartelle con i tuoi elementi di lavoro più correnti: format, immagini, database…

Questa raccolta di dati deve essere facilmente raggiungibile, aggiornata e completa. Di questo insieme di elementi ti consiglio di fare spesso un buon back up, e anche di averlo in cloud, così da essere veramente sicuro di poter raggiungere i tuoi dati di lavoro in ogni momento da tutti i tuoi dispositivi.

Poi, sul come organizzarla, su quale cloud scegliere e come gestire la sincronizzazione possiamo parlarne e c’è molto da dire. Ma, parlando in generale di archivi, posso dirti che questo è il primo step. Come vedi non è sul tuo desktop, ma sul primo livello di raccolta.

Se non si parla di file, ma di materiali cartacei saranno fogli raccolti in quaderni e raccoglitori vicinissimi alla tua scrivania, ma non nel luogo dove scrivi.

Qui come P.O. ti posso aiutare molto: la produttività personale dipende anche dal saper gestire al meglio il proprio archivio corrente, in estrema sintesi, dal trovare ciò che serve al momento giusto.

La chiave di quest’archivio è dunque l’uso: in base a come usi e cerchi gli elementi dovranno essere strutturate cartelle e sottocartelle. Inutile aggiungere che dovrà essere quanto più semplice e intuitivo possibile.

 

ARCHIVIO DI DEPOSITO

Un luogo dove archivi ciò che non usi più.

Si tratta sia dei dati di clienti con i quali non lavori più, sia dei tuoi documenti di lavoro superati: progetti conclusi o non più attivi.

Se sono cartacei si tratta già di quaderni e faldoni che stanno bene in un armadio o in una libreria, non certo sulla scrivania, anche se possono trovare posto in un luogo vicino al proprio luogo di lavoro.

Se sono file possono essere anche su un supporto separato e facilmente collegabile.

In casa possono essere gli archivi delle bollette, delle visite mediche…

Al lavoro le fatture, i lavori con clienti non più attivi…

In tutti i casi si tratta di elementi che nel tempo potrebbero essere tenuti, e passare in un archivio storico, o eliminati. A seconda di questa distinzione si può pensare una differente organizzazione.

La cosa importante in questo tipo di archivio è mettere delle buone basi per organizzare gli elementi: il fatto che i dati non siano più utili al lavoro corrente, non vuol dire che si debba creare un marasma disorganizzato.

Ecco che le regole base di ordine, completezza e semplicità devono essere maestre nell’organizzazione di questi elementi. Tutte le procedure che ti racconto per chiudere il tuo lavoro, i tuoi progetti servono proprio a creare archivi di deposito funzionali e utili.

 

ARCHIVIO STORICO

Questo è un archivio di ciò che è importante tenere e che non è più in uso. Questi elementi sono destinati alla conservazione permanente.

In un archivio casalingo sono ad esempio gli atti di compravendita di immobili, i certificati di laurea, e, lasciamelo dire, anche alcune fotografie di famiglia.

In un archivio di lavoro oltre ai documenti relativi alle compravendite e alla definizione degli aspetti fondanti dell’azienda, ente o libera professione, anche tutti quegli elementi che hanno segnato uno step fondamentale per la storia personale o aziendale.

Qui un P.O. ti può aiutare nel capire come gestire al meglio lo spazio o l’archiviazione di base, ma per completezza ci tengo a dirti che ci sono delle figure specializzate in questo: coloro che fanno parte dell’Associazione Nazionale Archivisti Italiani. Lo sapevi?

 

Ecco che ancora una volta ti racconto come un P.O. non elimina e basta, a volte sì lo fa, ma altre volte lavora per organizzare e rendere funzionale.

Dopo averti rincuorato, dimmi… come stanno i tuoi archivi? Funzionano per le tue necessità? È forse tempo di metterli in ordine? Intanto inizia a distinguere questi tre!

 

 

Photo by Erik Mclean – Unsplash
Fai pace con le fotografie

Fai pace con le fotografie

Il tuo cellulare scoppia di fotografie? È un problema comune, posso assicurarlo.

Ecco qualche buona idea per non perdere le foto e venire a capo del tuo rullino.

 

NON PENSARE DI FARE TUTTO IN UN GIORNO

 

L’idea di mettere mano a un archivio disordinato e molto ingombrante fa paura a tutti. Per dirlo con parole più franche fa proprio venire il mal di pancia!

Il motivo è che non si sa da che parte affrontare il problema.

Andiamo nel pratico e vediamo qualche soluzione per mettere mano alle fotografie, attaccando il problema… ai fianchi.

  • Inizia con quelle più recenti, sarà più facile scegliere cosa tenere e cosa no, perché hai già in mente cosa è finito lì per caso, cosa c’è per sbaglio o perché “hai fatto quella foto per ricordarti una cosa solo per un momento”.
  • Datti dei tempi ben precisi e non troppo lunghi, ad esempio lavoraci per cinque minuti o dieci al massimo. Piuttosto fai più sessioni in una giornata, ma non strafare.
  • Procedi per livelli di approfondimento: cancella, ad esempio, prima tutte le cose arrivate per sbaglio, poi quelle che non ti servono più e solo dopo le foto sfuocate, i doppioni… questo perché faciliterai il processo decisionale e anche l’inerzia, del tutto normale, ad affrontare una grande mole di informazioni, che significano, una grande mole di decisioni.

 

IMPOSTAZIONI E SINCRONIZZAZIONI

 

Andiamo ora a lavorare sul problema a monte e cioè sulle impostazioni e sulla sincronizzazione.

Per evitare di perdere tutte le foto in caso di smarrimento più o meno accidentale del telefono, ti consiglio di fare in modo che tutte le immagini siano automaticamente archiviare in un cloud. Ne basta uno, non occorre sia un’impostazione attiva su tutti i tuoi profili.

Anche se ti affidi a un back-up online, non vale la pena che il cloud diventi un marasma di dati dove ritrovare una foto sia come la ricerca del senno di Orlando sulla luna.

  • Imposta sì la sincronizzazione, ma fai attenzione a quali cartelle vuoi che vengano copiate e quali no.
  • Se hai piacere di tenere alcune fotografie particolare sul cellulare, poche mi raccomando, fai una copia sul cellulare e disattiva la sincronizzazione.
  • Controlla e svuota periodicamente le cartelle dove inavvertitamente possono essere salvate immagini: download e cartelle delle App.

 

OK IL CELLULARE MA…

 

È vero che ormai si fa una fotografia per ricordare tutto: una cosa da comprare, una citazione che ci piace, una slide di un convegno, un orario di un negozio… e così potrei continuare veramente a lungo… ma è anche vero che la galleria o rullino che sia non è il luogo delle note.

Quindi, se hai fatto una foto per ricordare qualcosa, fai anche in modo che quel qualcosa finisca più velocemente possibile nel posto giusto e non appesantisca le fotografie.

Se non lo farai, sarà come perdere l’appunto, equivale cioè a dire che potevi anche non scattare quell’immagine. Pensaci al prossimo “faccio giusto una foto”.

Per chiudere un ragionamento un po’ vecchio stile: credo che ogni tanto valga comunque la pena scaricare le fotografie, archiviarle nei propri supporti e stamparne qualcuna.

È vero che I nostri smartphone ormai fanno anche il caffè e che spesso non si usano più machine fotografiche, scanner e che si parte dal telefono per la condivisione di un’immagine, ma se pensi alla storia di ciò che le foto raccontano… una stampa ogni tanto vale sempre il lavoro!

 

 

Photo by Annie Spratt – Unsplash

Archiviare o eliminare?

Archiviare o eliminare?

Quando ti parlo di procedure di riordino uno dei punti è spesso “archivia o elimina il documento” Se non è il documento può essere la mail, il concetto rimane lo stesso.

Questo perché una vera chiusura, un riordino importante, si chiude proprio con il fatto di non avere più tra le mani l’elemento, ma con averlo destinato al suo posto corretto.

Come valutare però se qualcosa va eliminato o archiviato?

La scelta può non essere facile, e ci sono ragioni a favore di una scelta e ragioni a favore dell’altra. Vediamo di capire un po’ di più in che direzione andare.

 

ANCORE DI SICUREZZA

 

Spesso le cose vengono tenute “perché non si sa mai” o perché danno l’idea di essere una vera ancora di salvezza. Penso, ad esempio, a delle comunicazioni di ufficio, dove si preferisce che tutto sia scritto e che rimanga traccia. Non sarò io a dirti di no e a spingerti a eliminare queste comunicazioni, anche solo per la sensazione di sicurezza.

Ti faccio però riflettere sul fatto che quando serve è utile che siano facilmente rintracciabili.

Quindi sì a tenerle da parte, ma in un archivio per te chiaro, completo e facilmente consultabile. Ricorda infatti che archiviare male qualcosa equivale a cancellarla, nel senso che si perde in un caos generale.

Se è quindi utile tenerle da parte, non è altrettanto utile farlo per sempre. Ci saranno dei momenti in cui comunque potrai valutare di eliminare il tutto, magari proprio in blocco, ma questo sarà argomento di uno dei prossimi post, pazienta solo un po’.

 

MODELLI PER IL FUTURO

 

Puoi inoltre pensare di aver bisogno ancora di quella cosa in futuro, ad esempio dei i tuoi materiali di studio, riusare note e materiali creati in un momento di apprendimento facilita il processo di rinfrescare la memoria. Ecco che non può esserci consiglio migliore se non fai un corretto archivio delle tue note e dei tuoi materiali di studio.

Un secondo esempio è se credi di dover fare un lavoro simile in futuro e quindi pensi di riutilizzare determinati materiali. In questo caso i consigli sono due, il primo è: fai in modo che siano facilmente rintracciabili le versioni finali, ad esempio lasciando solo quelle in evidenza e raccogliendo le altre in una cartella dal titolo “versioni superate”, “old” o con un nome che ti aiuta a fare la distinzione.

Il secondo suggerimento è: crea un format, quindi dalla versione finale crea un documento base, un modello, sempre utile per quel tipo di progetto o di lavoro, così non dovrai ritrovare l’ultima versione del file e fare le modifiche.

Tieni presente che in questa versione, cioè in quella del format o modello, dovranno essere presenti tutte le modifiche necessarie, cioè anche quelle che hai valutato come miglioramenti. Lo dico perché spesso nella chiusura dei documenti si dimenticano le revisioni fatte in corsa nelle fasi finali dei progetti.

 

ARCHIVIO DI MEMORIA

 

Va tenuto anche ciò che è stato un punto cardine di un processo.

Se infatti sei partito da un’idea che poi si è sviluppata lungo una strada completamente diversa, o semplicemente l’idea si è evoluta in qualcosa di nuovo è bene tenere traccia delle tappe fondamentali del percorso.

Questo ti sarà utile per due ragioni, una è che ti ricordai quali sono stati i passaggi evolutivi di un percorso, da dove sei partito e cosa ti ha fatto poi prendere una strada diversa, e questo è importante per dare forza ai punti di arrivo, che saranno certamente nuovi punti di partenza.

La seconda ragione è che, va tenuta traccia dei momenti salienti di una storia per rispetto alla storia stessa. Che sia un progetto, un marchio, la propria storia personale, ci sono tappe che vanno ricordate e che è utile tenere a mente e gli archivi servono anche a questo. Quindi non eliminare le tappe di percorso, ma sfruttale come memoria.

 

 

A questo punto dirai, ma mi stai dicendo di tenere tutto!

Beh, pensavi forse che un professional organizer ti facesse eliminare e basta?

So bene che l’idea comune è questa, e che io stessa spesso ti esorto a fare leggerezza attorno a te, nelle cose materiali e in quelle mentali, ma di fatto molte cose sono la nostra storia e i nostri strumenti.

Questo è ciò che deve essere parte del tuo archivio, ciò che è bene rimanga con te in modo ordinato e funzionale.

Ciò che lo confonde e rende inutilizzabile questi importanti elementi è ciò che invece può essere eliminato.

Su come archiviare e come mantenere leggero l’archivio parleremo nel prossimi post del mese, non temere.

Nel frattempo, quando hai risposto a una mail, hai fatto una nuova versione di un documento, hai chiuso un progetto, hai rifatto il logo della tua azienda, chiediti “è una tappa?” se sì, pensa a come valorizzarla nel tuo archivio, se non lo è considera l’ipotesi di eliminare quella mail, quel documento, quei file.

 

 

Photo by Imani Bahati – Unsplash

Un colpo al cerchio e uno alla botte

Un colpo al cerchio e uno alla botte

Ti capita di avere delle giornate in cui non sai che pesci pigliare e cerchi di arrivare a sera tenendo tutto insieme, come se stessi dando un colpo al cerchio e uno alla botte?

È una realtà dei fatti, capitano anche queste giornate, ecco quindi che un po’ di capisaldi aiutano anche in questo caso.

Si tratta di semplici principi organizzativi che alleggeriscono giornate di corsa, di botti e di emergenze.

 

 

PRIORITA’

Quante volte me lo avrai sentito dire e ti andrà fuori dalle orecchie!

In effetti, soprattutto quando devi fare tante cose è utile avere ben chiare le priorità e dedicare effettivamente il tempo a quegli aspetti. Non mi dilungo oltre, perché penso la cosa ti sia davvero chiara.

A questo concetto va unito quello della rana e cioè, se il tempo stringe davvero, la cosa da fare è quella che è urgente e che scoccia davvero.

Ultima precisazione, ricorda che, soprattutto in questi casi, è fondamentale tenere a mente che sei una persona unica e quindi che le tue priorità devono ricoprire tutti i tuoi ruoli, non possono essere solo lavorative o solo personali. In questi momenti non si può perdere la visione di insieme.

 

 

PREVEDI TANTI DUE MINUTI

Ti ricordi la regola dei due minuti? Quella di David Allen che ci ricorda “Se una cosa ti richiede meno di due minuti, falla e basta”?

È davvero una regola d’oro, soprattutto quando hai tante cose per la testa.

La nostra mente, infatti, per essere produttiva deve essere libera da incombenze e da pensieri. Se libera totalmente può essere un’impresa impossibile in certi momenti, aiutala a essere quanto più leggera possibile.

Ecco che eliminando le tante cose di due minuti la tua produttività ritroverà slancio e freschezza, non si arenerà nel limbo della procrastinazione dovuta ai mille pensieri delle piccole cose.

 

 

SFRUTTA LE LISTE

Sono proprio in questi momenti che le liste sono di vero aiuto.

Per tutto ciò che non riesci a fare e anche per ciò che man mano viene in mente tieni traccia. Segna tutto in liste ben fatte, dotate di data, titolo e fatte sul supporto adeguato.

Se la lista delle cose che non riesci a fare nell’immediato ti sarà utile per tenere traccia di ciò che devi fare poi, quando la situazione sarà più distesa, nell’immediato ti aiuta a lavorare sulle priorità.

Perdere qualche minuto e segnare ciò che c’è da fare da potere alla propria scrittura, ti obbliga cioè a prendere decisioni su cosa fare quando, nella fattispecie ora o più avanti, e ti dà un po’ di consapevolezza in più anche sulla mole di lavoro che un punto della lista comporta.

Anche qui un’ulteriore sottolineatura: in questi casi nessuna lista è sciocca, nessuna nota è da sottovalutare.

Proprio per il principio di aiutarti e semplificarti le cose, fai in modo che i tuoi “devo ricordarmi di” diventino note, se l’elemento è unico, come “devo passare in farmacia”, oppure punti di una lista, se le cose sono tante, come la lista delle cose da mettere nella borsa di lavoro per la riunione di domani.

 

 

Questi tre punti ti aiuteranno in momenti in cui la pianificazione è “un colpo al cerchio e uno alla botte”. Momenti poco ortodossi, ma comuni e frequenti.

Inutile ricordarti che è importante che non diventino un vero e proprio stile di vita. Come? Lavorando un po’ di anticipo e in costanza.

Anche in queste giornate vale la pena fare uno sforzo in più e dedicare qualche minuto a chiudere i cerchi, a prepara le cose prima e, se possibile, a fare un piccolo, davvero piccolo, pezzettino dell’attività di domani.

Con queste piccole aggiunte riuscirai a uscire dall’emergenza e a ricavarti il tempo per la pianificazione e con questo ritroverai il tempo per te. Se ti pare impossibile, ci sono io per rendere reale questo sogno!

 

 

Photo by Kenny Gaines – Unsplash
Liste produttive

Liste produttive

E se non uso l’agenda, come faccio a decidere cosa fare oggi?

Con una lista ben fatta!

Un po’ di consiglio te li avevo dati qui.

Le liste devo essere agili e a portata di mano. Se questo è vero per tutte le liste, è vero in particolare per la todolist.

In cosa si differenzia questa dalle liste generiche? Semplice: è l’elenco delle cose che vuoi fare oggi.

Ecco quindi cosa non può mancare:

 

LE PRIORITÀ DELLA GIORNATA: LE TRE COSE CHE VUOI FARE OGGI

 

Attenzione, sembra una cosa da poco, ma scegliere su cosa concentrare la propria azione è il segreto della produttività. La tentazione di mettere molti più punti di quanti non se ne possano fare davvero è sempre alta, quindi ti consiglio di limitarti a tre.
In più, ti dirò che in certi periodi di vita, consiglio addirittura di focalizzarsi su un’unica priorità al giorno.

Anche perché spesso capita che si debbano fare tante cose in ambiti diversi e, proprio per questa ragione, è meglio focalizzarsi su un compito per ruolo, dove per ruolo intendo uno degli aspetti della tua vita: il lavoro, la famiglia, il proprio tempo personale.

Nelle tue priorità giornaliere devono starci tutti i tuoi ruoli e quindi le tue priorità li devono comprendere tutti. Magari un giorno le tre priorità sono tutte lavorative e in un altro sono una per tipo, o può capitare, che siano tutte extra-lavorative.

Considerando tutti glia spetti darai più equilibrio alle tue giornate e eviterai di essere sempre in affanno.

 

LE PICCOLE COSE DA FARE DA NON DIMENTICARE

 

Oltre alle cose importanti ci sono spesso molte piccole cose che si dimenticano, il mio consiglio è: scrivile subito in lista e cerca di eliminarle quanto prima, soprattutto se richiedono meno di due minuti.

Nella pianificazione giornaliera, una volta fatta la rana, e quindi la priorità n.1, consiglio di lasciare un po’ di tempo per le urgenze dell’ultimo minuto o per la gestione degli imprevisti. Se questi non ci sono, vale la pena “togliere” un po’ di cose piccole, ma ingombranti.

Il problema delle tante piccole cose è che:

  • ci sono sempre
  • sono tante
  • sono piccole da fare
  • ma riempiono la mente per essere ricordate

In termini di produttività sono cose da eliminare il prima possibile. Tanto meglio quindi dedicare una mezz’ora a smaltirne un po’. Questo per avere quanto prima la preziosa sensazione di leggerezza che permette di potersi dedicare a tutto il resto “mente e corpo”!

 

UN AIUTO

 

Semplificati la vita e

  • se devi fare telefonate, commissioni, annota cosa ti serve;
  • se è una telefonata a un numero che non hai in rubrica scrivi a fianco il numero;
  • se è una commissione, scrivi ciò che devi fare in modo specifico, così da capire a cosa ti riferisci. E via dicendo.

In breve, aiutati a capire il punto della lista.

 

Per queste ragioni, se ami le liste di carta, vanno benissimo i blocchetti precompilati dove ogni giorno puoi segnare cosa fare, ma attenzione che:

  • Ci sia spazio per un numero sufficiente di cose, ma anche che non siano troppe. Altrimenti non arriverai in fondo e ti ritroverai a riscriverle.
  • Non ci siano troppe cose extra: sì allo slot telefonate, mail… ma siamo sicuri non possano andare nella lista stessa?
  • No alle cose che non si esauriscono nella giornata: habit traker, frase del giorno… è una todolist e serve solo per oggi, non affezionarti allo strumento perdendo di vista il contenuto.

Forse il più delle volte un banale foglio di carta è più che sufficiente e ti permette, una volta cancellate le cose da fare, di buttare il tutto e passare a domani 😉

 

Ancora una volta ti ricordo quanto sia importante andare a guardare il contenuto, lo strumento e non il contorno… lo so è pesante, e, lo ammette un’amante della cancelleria come me, ma….

produttività fa spesso rima con semplicità!

E tu, dove fai la tua lista?

 

 

Photo by Torbjorn Helgesen – Unsplash