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Gli errori della pianificazione

Gli errori della pianificazione

“Ci ho provato, ma non funziona.”

“È inutile, sento che tutto questo toglie solo spazio alla mia creatività!”

“Metto tutto nero su bianco, fin nel minimo dettaglio e poi fallisce tutto…”

Sono frasi che hai sentito sussurrare dentro di te almeno una volta? Ti chiedi se la pianificazione serve davvero? Beh, la risposta non può essere che semplice e secca: sì!

Ma questo non vuol dire che vada sempre bene, a volte, infatti, si fanno involontariamente degli errori, perché non se ne conoscono le potenzialità o anche perché non si è capito come usare al meglio questo importante strumento per la gestione di tempo e flusso lavorativo.

Per farti capire come mai si arriva a dire le frasi con le quali ho iniziato questo post ti indico un errore macroscopico per ogni tipo di pianificazione: lungo, medio e breve termine.

TUTTO SUBITO

Pianificazione a lungo temine. In verità il problema maggiore riguarda la definizione degli obiettivi, spesso sono troppi o troppo vaghi. Questo aspetto è talmente importante che ho scelto di scrivere un post proprio per discutere su questo tema. Quindi, ammesso che gli obiettivi siano stati definiti al meglio, un altro aspetto importante che vedo spesso sottovalutare è l’importanza del tempo… o meglio, l’impazienza.

Sì, “la pazienza è la virtù dei forti” e questo vale anche per la tua pianificazione.

Spesso presi dall’entusiasmo, dalla novità, dall’importanza delle cose si vorrebbe riuscire iniziare a mettere mano a tutti i progetti ora! Eppure, così facendo si lavora male e soprattutto si sprecano le idee e i progetti perdono di efficacia.

La pianificazione serve proprio a mettere il giusto freno e a distribuire le tue idee, i tuoi obiettivi considerando gli importanti aspetti di: tempo, energie e contesto generale.

Quindi se non vuoi dire “ci ho provato, ma non funziona” distribuisci i tuoi obietti, gli step dei tuoi lavori in modo sostenibile e realistico, considerando energie, tempi di esecuzione e tempo che non hai (di fatto) a disposizione. E per questo aspetto, passiamo al secondo errore.

NON ESISTONO SOLO I MACROPROGETTI E ALLO STESSO TEMPO QUESTI NON VANNO DIMENTICATI

Integrare le grandi idee nella pianificazione quotidiana non è un gioco da ragazzi. Ecco perché l’errore principale che vedo fare nella pianificazione a medio termine è proprio questo: fare un bellissimo progetto e poi… dimenticarsene.

Come se le idee dell’anno debbano realizzarsi indipendentemente da ciò che poi succede nel quotidiano, come se avessi due tempi: uno per i grandi lavori e uno per il lavoro di tutti i giorni.

Il tempo è uno e va diviso tra tutte le attività. Per questo è importante, quando si decide come calare la progettazione nel tempo di lavoro, considerare vacanze, tempi già occupati da altri lavori e il lavoro di routine.

Considerando tutto il resto e incastrando sapientemente, pezzetto dopo pezzetto, ciò che ti serve per realizzare il tuo obiettivo in piccole azioni concrete quotidiane, avrai la tua arma vincente.

“E se poi mi perdo e non mi ricordo più a che punto sono del grande progetto?” Per questo, anche nella pianificazione a breve termine, ci sono i momenti di revisione, per riportare la prospettiva ad una visone ampia e generale.

PIANIFICAZIONE A UOVO

Non tutti odiano la pianificazione, c’è chi la ama e la fa nel dettaglio. A tal punto che è tutto ben definito con tanto di orari e scadenze. Questa è quella che io chiamo “pianificazione a uovo” cioè piena zeppa, o meglio… senza scampo!

Da un lato può essere rassicurante, ma al contrario è una lotta contro il tempo e nella speranza che non capiti il “famigerato” imprevisto!

La pianificazione è uno strumento bellissimo e importantissimo, ma solo se valutato con la giusta prospettiva e, quindi, se le si concede un po’di flessibilità. È pur sempre una bussola, non un piano di battaglia!

Inutile quindi definire anche la pausa pipì, meglio tenere un tempo morbido e godere anche un po’ dell’imprevedibilità della vita!

E tu quali altri errori fai? Raccontamelo, troveremo insieme una soluzione!

Photo by Nick Morrison – Unsplash

A più riprese

A più riprese

Ecco un altro grande segreto della pianificazione. Non è una cosa che nasce e finisce in un colpo solo, anzi, è uno strumento vivo che ti supporta e dove è sempre possibile modificarne delle parti.

Per questo è giusto fare una pianificazione a più riprese.

Pensiamo ad esempio alla pianificazione annuale e pensiamola per step.

STEP N.1

A fine anno precedente, è utile fare il quadro della situazione generale e valutare come procedere per l’anno successivo.

Questa è una vera pianificazione di massima, quella che ti raccontavo nel post dedicato all’essenza del processo. È importantissima perché ti dà la linea guida, la direzione.

Questo è un momento importante anche per fare una revisione dell’anno precedente, quindi valutare ad esempio quali obiettivi si sono realizzati e perché, in che tempi, in che termini e con quali risultati.
Ci si può anche chiedere se la nostra volontà sia ancora di continuare sulla strada fatta o se sia il momento di introdurre dei cambi di rotta o delle novità.

Allo stesso modo puoi valutare anche le cose che non sono andate come desideravi, cosa è successo? Cattiva pianificazione o intento sbagliato? Ricorda i feedback sono sempre utilissimi e per quanto siano ostici da affrontare, sono il modo migliore per crescere!

Questo processo di analisi te lo puoi permettere solo se lo fai con molto anticipo perché ti ricordo, le idee vanno poi elaborate e devi darti il tempo di fare anche questo processo.

Il risultato di questo step sono delle idee di massima, che però sono punti fermi della tua pianificazione e sono quindi già calate in un calendario a lungo temine. Questa pianificazione deve essere fatta in modo sostenibile quindi con delle scadenze corrette e realizzabili.

STEP N.2

Ecco che una pianificazione a medio termine è utile per concretizzare il primo step nel flusso di lavoro quotidiano. Questa è la vera e propria pianificazione. Quindi si torna su quanto fatto nel primo step per fare un’estrazione a medio termine: mensile o meglio trimestrale.

Questa è una pianificazione delicata perché concretamente significa tradurre il macro-obiettivo in obiettivi a medio termine e portarli a diventare delle singole azioni. In breve è uno spacchettamento del progetto in sotto-progetti e nel concreto significa decidere cosa fare un mese e cosa quello dopo.

Anche in questo caso vale la regola della semplificazione. Non mettere troppe cose insieme e crea un piano sostenibile, per te, con i tempi e le energie che hai a disposizione.

STEP N.3

Vai al concreto della tua pianificazione settimanale o bisettimanale e distribuisci in agenda i tuoi obiettivi dello step n.2.

Qui si lavora a testa bassa, si è operativi. Non c’è molto da girarci intorno.

STEP N.4

Revisione. È saltato qualcosa? Sei in anticipo? Sei in ritardo? Chiediti perché e rivedi di conseguenza la pianificazione delle settimane successive, puoi recuperare qualcosa? Se la risposta è no, vai a ritroso e rivedi il tuo step n.2

Questa è una fase fondamentale perché potresti accorgerti che… il n.2 non sta in piedi perché il n.1 è pieno zeppa… e allora… semplifica ancora una volta e velocemente rivedi i passi 1 e 2.

Come vedi la pianificazione non si fa dall’inizio alla fine tutto in un colpo solo, ma si va per stadi, per step, prima la struttura, poi si va al dettaglio. Ma il dettaglio è ciò che puoi cambiare più frequentemente, la struttura è meglio sia solida e ben fatta, perché è la tua bussola.

Ora che conosci tutti gli step non ti resta che dedicarci un po’ di tempo e metterli in calendario fin da subito.

Sì, perché il segreto finale è quello di avere sempre un po’ di tempo per la pianificazione.

E tu sei pronto per ritagliarti un po’ di tempo? Credimi, non è sprecato, ma investito!

Photo by Mel Poole – Unsplash

Il cavallo di Picasso

Il cavallo di Picasso

Molti anni fa ho visto una mostra di Picasso a Palazzo Grassi. È stata un’esperienza davvero bella, perché per una volta non c’erano mille quadri alla rinfusa, ma al contrario dei semplici percorsi tematici, guidati e logici, che mi hanno insegnato molto riguardo a questo complesso artista.

In particolare, ricordo lo studio del cavallo. Quadro dopo quadro, il disegno diventava sempre più semplice, lineare, pulito. Picasso, infatti, ha raggiunto, grazie al suo studio, il cuore del concetto andando per sottrazione e arrivando all’essenziale. Un percorso apparentemente semplice, ma che nasconde molto studio e molta attenzione.

Lo collego molto al percorso che faccio con i miei clienti parlando di pianificazione.

Quando parlo di pianificare un anno di obiettivi o un progetto, molto spesso le persone iniziano a raccontare idee, propositi, riflessioni colorando dettagli e dimenticando l’essenza del proprio dipinto, il punto più importante del progetto.

Spesso pianificare vuol dire proprio semplificare, alleggerire l’idea centrale da tutto ciò che è superfluo per lavorare al cuore del problema. Una volta fatto questo si può tornare a mettere mano a forme, colori e dettagli.

Pongo tanta attenzione a questo aspetto perché spesso la pianificazione è vista come gabbia, e di fatto lo può diventare nel momento in cui si sceglie di prestare massima attenzione al quadro in tutta la sua complessità: forme, colori, sfondo, cornice e via dicendo.

Dover tenere insieme tutti questi aspetti e sentirli come fissi, sono certamente una gabbia, ma questa, per l’appunto, non è pianificazione.

Se al contrario spendi un po’ di tempo a pensare realmente al cuore dei tuoi obiettivi e dei tuoi progetti ecco allora che la tua pianificazione diventerà una linea guida, una bussola delle tue azioni, che per sua natura non è rigida, ma al contrario mantiene visibile il traguardo, fissa l’essenza delle tue azioni.

Poi sarai tu a scegliere a quale livello arrivare, se al semplice tratto che definisce il cavallo, o all’insieme di forme, colori e ombre che compongono l’intera opera.

Come si traduce in pratica tutto questo?

  • Fissa i tuoi obiettivi, ma non esagerare, sii realistico: non metterne troppi. A livello di pianificazione annuale, ad esempio, già avere un obiettivo grande, importante, e due a corollario è più che sufficiente.
  • Definisci i tuoi obiettivi in modo chiaro e univoco, più sarai preciso più saranno realizzabili. “Imparare una lingua” non funziona, “imparare il francese a livello C2”, è molto meglio.
  • Chiediti se questi obiettivi sono davvero importanti per te, se non lo sono, ricomincia da capo. Chiediti cioè se è una cosa che interessa a te e se rientra in ciò che vuoi far diventare la tua vita. Se il tuo obiettivo è perdere 5 kg, ma la verità è che lo vuoi solo perché vedi le occhiatine strane del tuo partner, beh, forse è meglio cambiare obiettivo.

E poi?

E poi l’importante è che i tuoi obiettivi si concretizzino in un piano reale, fatto di tanti piccoli step che ti portino a raggiungerlo. La fase successiva è lavorare in modo pratico e concreto sulla creazione di un progetto: tutti gli step del processo dovranno avere una scadenza e diventare quindi singole azioni da mettere nella tua to do list giorno per giorno.

Il processo richiede un po’ di tempo e di pianificazione e io sono qui per farlo con te, non te ne parlo ora per non mettere troppa carne al fuoco, ci sarà tempo per questo, per ora vorrei che tenessi a mente che

il primo passo è la linea guida che con un solo segno ti ricorda il tuo obiettivo

questo è quello su cui vorrei ti concentrassi.

Quella linea semplice ed essenziale che quando guardi ti fa rivedere in un attimo l’insieme, l’obiettivo, il perché lo fai e qual è il cuore della questione. In breve, rivedi il cavallo di Picasso.

Quindi pensa ai tuoi obiettivi, descrivili e poi semplificali, alleggeriscili, vai al cuore della questione. Crea la tua linea guida che sarà la tua pianificazione.

Ci sarà tutto il tempo poi per arricchirla dei dettagli, dei colori che desideri.

Photo by Aurelien Faux – Unsplash

Condividere o copiare?

Condividere o copiare?

Oggi un tema che mi sta molto a cuore: condividere o copiare?
Questo sottile confine tra ciò che nasce da noi e ciò che invece è semplicemente farina del sacco altrui.

Te ne parlo collegandomi all’organizzazione e non a tutte le possibili implicazioni diciamo etiche e di valore, perché queste le do per scontate.

Non copio, non mi piace chi copia, trovo la cosa priva di fondamento, ma allo stesso tempo bisogna anche far pace con l’idea che non si crea nulla di nuovo, già tanto è stato detto, quindi è molto probabile che anche le mie, e le tue idee siano comunque frutto di una rielaborazione.

Questo pensiero mi è nato leggendo “Ruba come un’artista” di Austin Kelon, un libricino che mi è molto piaciuto e che dice più di quello che sembra.

Torniamo al punto: il buon furto vs il cattivo furto.

L’immagine dell’autore credo parli più di tante parole:

L’autore sottolinea poi come la creatività nasca per sottrazione, facendoci riflettere e pensare costringendoci a porre dei limiti: sono tutti abili a disegnare un arcobaleno con ventiquattro colori, ma con due, ne saresti capace?

Ecco, quindi, che dobbiamo lavorare per sottrazione, eliminazione e pulizia di ciò che la nostra mente raccoglie.

E qui arriva lo spunto organizzativo: come raccogliere i tuoi input del mondo esterno?

Il mio suggerimento è raccogli tutto, ma in modo funzionale.

Vediamo come, in modo pratico e facile!

STEP NUMERO 1

Raccogli. Come? Io preferisco il digitale e le mie App preferite sono Trello, Milanote, Poket, Instapaper. Mi piace anche Notion.

Il punto è che non importa quale App tu scelga, l’importante è che sia sempre quella: metti tutto in un unico contenitore.

Per fare questo devi rendere la cosa più semplice possibile. Quindi:

  • app sincronizzata in tutti i dispositivi che usi;
  • collegamento facile sul desktop dei vari devices;
  • tieni da parte cose che hai letto e che ritieni interessanti, non cose del tipo “lo leggo dopo” Se vuoi mantenere queste due categorie, usa App diverse per scopi diversi.

STEP NUMERO 2

Organizza le informazioni, non dire lo faccio dopo, bastano delle semplici categorie come ti ho scritto qui

STEP NUMERO 3

Lascia riposare la tua mente. Cosa significa? Che questi sono input che hai letto, non cose sulle quali devi lavorare o copiare…
Leggi i tuoi spunti, tienili da parte e poi lasciali lì per un po’.

Il tuo cervello con la sua immensa abilità di non dimenticare e di rielaborare sarà in grado di unire i puntini come tu nemmeno te l’aspetti, cioè saprà farti collegare informazioni, pensieri… devi solo lasciargli il tempo di sedimentare ed elaborare.

Ed ecco che non stai copiando, stai creando collegamenti, aggiungendo del tuo, quindi stai creando dal tuo sacco.

In questo senso hai messo a frutto quella che ho sentito chiamare in un podcastprocraspirazione” cioè l’ispirazione che ti viene dal procrastinare cioè dal lasciar lì a sedimentare, però in un sistema organizzato 😊

E mi piace l’idea perché non sai mai quando arriva l’idea e spesso ti dico “sii pronto ad annotarla per non perderla” ma oggi aggiungo, fai in modo che abbia terreno fertile per nascere dalla tua terra.

Non copiare, crea, e fai in modo di avere un terreno fertile in cui far generare le tue idee.

Photo by Quino Al – Unsplash

Archivio digitale infinito

Archivio digitale infinito

Mi ha sempre affascinato il mondo della raccolta e dell’elaborazione dati, in particolare in ambito scientifico.
Raccolte immense di numeri e informazioni che al momento possono sembrare slegate e che poi, grazie a una nuova ricerca o a un punto di vista diverso, trovano un senso e portano a nuove conclusioni inaspettate.

Nel mondo scientifico non si scherza, non si parla di decluttering e la principale preoccupazione è quella di essere sicuri che i dati non si danneggino e soprattutto che il sistema rimanga efficiente e sufficientemente capiente.
Tanto per dire, una delle ultime frontiere è appunto un abaco di dimensioni… atomiche!

Ma come è possibile, secondo quest’ottica, essere certi di non perdere un dato utile?
E, in seconda battuta, visto che i professional organizer parlano tanto di alleggerimento e decluttering, questo vale anche per i nostri archivi? E soprattutto è una cosa gestibile o è controproducente?

Facciamo subito una prima riflessione.

Ormai per tante cose non è più necessario avere un archivio cartaceo che indubbiamente occupa spazio e può essere più difficile in termini di consultazione: niente chiavi di ricerca, niente visione di insieme… ma dire semplicemente passiamo tutto al digitale è piuttosto riduttivo.

In che senso?

Ci avrai pensato, ma anche l’archivio digitale non è infinito, a meno che tu abbia a disposizione l’abaco atomico di cui sopra, ma pare sia un po’ lento nella scrittura, quindi non te lo consiglio 😉


Il punto è che anche con un normale dispositivo devi essere sicuro della sua durabilità e, di fatto, spostare tutto nel digitale equivale a spostare un problema.

Questo è il punto chiave:

che si tratti di analogico o digitale il problema non è lo spazio occupato, ma la bontà del tuo archivio.

Puoi anche avere un disco esterno da mille e mille giga, ma se metterai dentro tutto a caso senza pensare se sono cose che ti servono e come le usi, poi sarà come cercare un ago nel pagliaio, avrai quindi di fatto procrastinato il problema.

Che si tratti un archivio classico o digitale le parole chiave sono: funzionalità e ordine.

Vediamo però cosa è utile avere nell’uno e cosa nell’altro.

ARCHIVIO CARTACEO

  • Copie di atti di compravendita. Bene, se hai la versione elettronica, ma non eliminare quella cartacea. Ti ricordo questi documenti non “scadono” mai.
  • Copie di dichiarazioni dei redditi. Ormai sono tutte on line, ma visto che si tengono per i 5 +1 + 1 (totale 7) anni precedenti, se ce li hai, non buttarli, aspetta il termine.
  • Certificati di istruzione: diplomi, lauree, attestati…
  • Certificati che attestano proprietà o valore di determinati oggetti. Io di questi farei comunque una scansione, sai mai che il cartaceo si rovini o diventi poco leggibile.
  • Garanzie consegnate cartacee, se c’è uno scontrino di mezzo fai una scansione perché in breve diverrà illeggibile.
  • Ricordi. Sì, ormai le fotografie sono digitali, ma se ne hai di stampate o meglio… provenienti dalle stampe di negativi, fanno parte del tuo archivio personale, non eliminarle, raccoglie in un album piuttosto.

ARCHIVIO DIGITALE

Tutto il resto!

  • Bollette
  • Scansioni dei documenti
  • Documenti della banca
  • Referti medici
  • Contratti
  • Fotografie
  • Raccolte di dati utili: spese, musica, e-book…
  • Il tuo archivio corrente di dati di lavoro e personale

COSA NON C’È PERÒ IN NESSUN ARCHIVIO?

  • Versioni superate dei documenti che vuoi tenere
  • Versioni non aggiornate dei tuoi dati utili
  • Dati fuori posto

Nelle prossime settimane vedremo cosa significa non mettere le cose fuori posto, ma nel frattempo, io ti consiglio un back up dei tuoi dati, come ti racconto qui.

Pronto ad occuparti del tuo archivio digitale?

Photo by Sigmund Quusek – Unsplash