Esistono tanti tipi di lavoro, e questo mi capita di specificarlo fin troppo spesso con i miei clienti.
Ad esempio, c’è un tempo di lavoro che è da molti agognato perché risicato: il tempo di lavoro con se stessi. Quello che spesso è relegato alla sera, dopo l’orario di lavoro, o la mattina presto “quando non c’è nessuno a disturbarmi e quindi sono molto più produttivo”
C’è anche un tempo di confronto e di lavoro insieme, perché “l’unione fa la forza”, perché “farlo insieme è più semplice”.
Verissimo, ma siamo proprio sicuri di non confondere le due tipologie?
Quello che sto cercando di dirti è che la tecnica di lavoro non dipende dal contesto, dalle persone, è piuttosto il viceversa:
è la tecnica che si adatta allo scopo.
Quindi non è la tua produttività che deve salire quando sei da solo, piuttosto quando devi svolgere un compito che richiede te e solo te devi fare in modo di avere un momento di lavoro e un contesto che ti permetta di essere produttivo, senza necessariamente ricorrere a un tempo extra quando sei fisicamente solo.
Allo stesso modo devi sfruttare il lavoro di gruppo per le sue potenzialità, che non sono necessariamente il fatto di condividere il carico del lavoro stesso.
Vediamo in base a cosa scegliere il lavoro solitario e il lavoro di gruppo.
ALLA CAPACITÀ DI OGNUNO DI SVOLGERE QUEL COMPITO
Mi capita spesso di intervenire all’interno dei team di lavoro perché c’è troppo lavoro condiviso: “lo facciamo insieme perché così si fa prima”.
In realtà questo accade perché le persone non sanno svolgere il compito interamente o perché mancano della sicurezza di saperlo portare a termine nel migliore dei modi. In questo caso è più importante lavorare sulla delega, le procedure e i feedback.
In sintesi, è spesso molto più produttivo decidere insieme come svolgere un lavoro, in che termini e con che scadenze e poi lavorare autonomamente, piuttosto che fare tutto, da cima a fondo, insieme.
ALLA NECESSITÀ DI CONFRONTO
È indubbio che lavorare insieme aiuti il confronto e faccia nascere nuove soluzioni, ma spesso di questo concetto si abusa.
Non è sempre necessario il confronto, spesso, questo può essere limitato al solo inizio del progetto, non all’intero svolgimento.
Poter lavorare in modo focalizzato porta comunque a una riflessione personale ed è questa che poi può essere portata all’interno del gruppo di lavoro. Questo concetto è legato al fatto di assumere la responsabilità del proprio ruolo in un progetto di lavoro. Ognuno ha dei ruoli e dei compiti in un team, quindi non è corretto pensare che i passi del progetto nascano solo dal confronto, al contrario ognuno dovrà fare la sua parte autonomamente, e poi discuterla nel gruppo di lavoro.
Viceversa il fatto di lavorare in modo autonomo porta anche a interiorizzare le capacità acquisite, in gruppo e non, quindi, in questo senso, è molto importante poter procedere a dei momenti di lavoro solitario proprio nell’ottica di miglioramento personale e di crescita, cioè nel fatto di fare propri i passi di una procedura o dello svolgimento di un lavoro. Magari la prima volta richiederà più tempo, ma poi sarà fluido ed efficace.
Questa consapevolezza è importante soprattutto perché non tutti impiegano lo stesso tempo a fare qualcosa, ed è giusto rispettare i propri tempi di lavoro per imparare a svolgere un compito, al contrario facendolo sempre insieme c’è chi non imparerà mai e si lascerà trascinare.
AL TEMPO DI LAVORO
“Lo faccio da solo che faccio prima” è una scomoda questione. Sicuramente è vero, ma se si è deciso di far fare ad altri un compito vuol dire che il compito è stato delegato e che non ce ne se occuperà più, in breve, dire questa frase vuol dire che la delega è andata male. Probabilmente le istruzioni non erano chiare al delegato, come te ne parlavo qui, o il delegato non era in grado di svolgere quel compito e in tal caso ti rimando qui.
Fatto sta che questa frase si può dire una volta sola, poi è meglio lavorare sulla delega 😉
Come detto prima il tempo necessario a svolgere un compito è diverso per ognuno di noi, e sicuramente in un gruppo di lavoro vanno sfruttate le potenzialità di tutti, quindi è giusto assegnare un compito a chi lo svolge velocemente ed efficacemente, ma i tempi di lavoro nascono in primis da una buona pianificazione. Quindi anche qui sono la delega e la pianificazione a salvare dal ritardo che si accumula e che costringe a dire quella famosa frase e di certo non è il “lavoro solitario” a dover ogni volta sopperire a questa carenza.
Concludendo…
Come vedi sia lavorare in gruppo sia lavorare da soli ha pro e contro, l’importante è scegliere la tipologia di lavoro con consapevolezza e soprattutto avendo chiaro lo scopo dell’attività di lavoro. Da oggi basta “lo facciamo insieme così si viene meglio” o “lo faccio da solo che faccio prima”.
Da oggi ogni compito avrà la sua tipologia di lavoro!
E tu, sfrutti entrambi questi momenti secondo le loro potenzialità?
Photo by Tolga Ulkan – Unsplesh
Ti capita mai di arrivare ad un punto e continuare a sbatterci la testa, non trovare la soluzione utile per te?
Cerchi, studi, ma non cavi un ragno dal buco… e poi così, per caso, parlandone con qualcuno, scopri che la soluzione era proprio dietro l’angolo.
Magari quella soluzione viene proprio dal tuo collega d’ufficio che mai pensavi potesse suggerirti qualcosa che tu non sapevi già.
Sì, perché se è vero che non siamo omniscienti, ma è vero anche che si impara facendo.
Cosa c’entra tutto questo con l’organizzazione e perché te ne sto parlando?
Perché una delle cose delle quali mi occupo sono le riunioni e quella che ti sto suggerendo è una riunione particolare. Come sempre si tratta di uscire un po’ dalla versione classica della tecnica di lavoro e di adattarla un po’ a quello che può essere un utile contesto.
Visto che in una stessa realtà lavorativa i problemi sono comuni, ma non è detto che lo siano le soluzioni, perché non sfruttare il brainstorming comune e trovare nuove strategie efficaci con tutti?
Ecco che per questo ti propongo tre tipologie diverse di condivisione nel gruppo di lavoro che possono portarti ad avere nuove strategie funzionali agli scopi del tuo lavoro.
CONDIVISIONE DI ESPERIENZE
Questa è un’idea nata sul campo, in un’azienda con molti commerciali che purtroppo passavano poco tempo insieme. Dico purtroppo perché analizzando le criticità del flusso lavorativo, ho scoperto che la causa di molte interruzioni era di fatto la continua richiesta di informazioni. Queste però si ripetevano per tipologia e contenuto.
Quindi perché non mettere tutte le persone insieme e far condividere tra loro la propria conoscenza?
Ecco trovata la soluzione che credo posa essere di grande utilità in molte realtà.
Dedica del tempo a chiacchierare con i tuoi colleghi di problematiche e intoppi della vostra quotidianità.
Analizza le soluzioni di tutti e vedi se ci sono cose alle quali non hai pensato e miglioramenti al tuo lavoro quotidiano.
È sempre una riunione, ma a tema e tra colleghi. Tanto semplice, quanto utile.
PRESENTAZIONI NUOVI PROGETTI
Le idee vengono nei momenti più inaspettati e spesso nelle realtà lavorative non c’è spazio per aggiunte di questo tipo. Sì, l’idea è bella, ma tenerla da parte spesso significa dimenticarla.
Anche qui la giusta condivisione è una buona soluzione. Come? Ad esempio, presentando la tua idea in modo sintetico e accattivante. Ti ricordi le famigerate bacheche? Bene, dedica una sezione a questo scopo e fai in modo che ogni progetto abbia a disposizione uno spazio ben preciso, non più di un A4.
L’idea è presentare una prima pagina di giornale, un post per i social, un’infografica… Poche frasi, ma dritte al punto per presentate in modo innovativo l’idea e coinvolgere quante più persone possibile.
Se piace, discutila in una riunione speciale, una di quelle che ti ho suggerito nel punto prima.
CAFFÈ DEI PROFESSIONISTI
Sei un libero professionista che lavora da solo e pensi che tutto questo non ti tocchi? Beh, le stesse cose possono essere fatte a livello di rete di professionisti in un caffè a tema: ogni incontro un aspetto, si tratta solo di fare un buon calendario.
E se ti va questo si può fare anche a pranzo o con un aperitivo, in presenza o nel web, adattiamo le nostre esigenze a seconda dei tempi a dispostone 😉 si tratta comunque di una condivisione lavorativa.
E tu, hai pensato un modo diverso di condividere conoscenza? Raccontamelo nei commenti.
Photo by Annie Spratt – Unsplash
Oggi voglio parlarti di un luogo tanto importante quanto spesso ignorato… il luogo dove puoi lasciare un’informazione e prenderne un’altra.
A cosa mi riferisco? Alle bacheche!
Sì, esatto quei luoghi verticali, dove si accumula carta, flyer e locandine, che spesso sembrano stantii e poco utili… ridiamogli vita e funzionalità!
Le ragioni per le quali spesso non funzionano è che le cose che vengono messe lì e sono poi dimenticate, manca cioè la fase di aggiornamento, la pulizia. La bacheca è un luogo pubblico, quindi se tutti possono attaccare, vale anche la pena responsabilizzare tutti e fare una pulizia, e poi, pensaci, questa strategia implicherà far leggere le varie cose appese 😊
Una seconda ragione è la mancanza di regole: cosa può essere affisso e cosa no? Si tratta solo di deciderlo e metterlo in chiaro, in breve basta un titolo per la bacheca 😉
La terza ragione è il luogo. Mi capita spesso di vedere bacheche in corridoi di passaggio o in luoghi dimenticati. Se vuoi che siano realmente utili, creale nei luoghi dove le persone si fermano già, non dove devo andare apposta per leggerle. Quindi vicino alla macchinetta del caffè o dove le persone si riuniscono per una pausa.
Ma vediamo come possono tornarti utili, ti propongo tre soluzioni
LA VERISIONE CLASSICA
Per averla basta un muro e un po’ di fantasia. Puoi usare una struttura di supporto o direttamente mettere i fogli al muro con la plastilina.
Ricorda di mettere: titolo e regole. Puoi anche dividere lo spazio in più parti così da divedere i vari argomenti.
Per cosa la puoi usare:
per ciò che riguarda il lavoro:
- procedure: non in modo istituzionale, come quelle della sicurezza, ma semplificato. Il contenuto è lo stesso, ma la visualizzazione è più semplice e diretta. Per intendersi non il manuale d’uso, ma il foglio delle istruzioni Ikea;
- avvisi di cambi di procedure: quando cambia qualcosa vale sempre il repetita ivant;
- organigrammi non istituzionali: perché non riprendere il chi fa che cosa per le questioni che spesso vengono dimenticate;
per ciò che è extra lavoro:
- condivisione eventi;
- notizie extra lavoro, non mi riferisco solo al vendo, cerco, affitto, ma anche a cose che possono interessare di ciò che fai tu al di fuori del lavoro;
- una frase o una vignetta carina. Perché no? Siamo tutti umani e un po’ di leggerezza va sempre bene, basta sia una tantum.
LA VERSIONE ON LINE
Perché una bacheca non può essere on line? Certo che si!
Ecco alcune idee:
- una nota condivisa di Google Keep per piccoli progetti e solo per fare il punto delle cose da fare in sospeso;
- una bacheca di Trello per progetti più complessi che ti permette di avere più colonne e quindi più argomenti. Puoi trattarla allo stesso modo delle bacheche fisiche;
- e se vuoi una soluzione da far vedere, ma non modificare puoi creare una cartella in Milanote e condividerla con il tuo team di lavoro. Ad esempio per le procedure di un determinato lavoro o per informare circa lo stato di fatto di un progetto.
LA TUA BACHECA
Sai che ti dico spesso di usare tutti gli spazi a disposizione, ecco che anche quello verticale è importante! Quindi non limitare la tua fantasia e usa post-it, fogli con la plastilina e attacca le tue note.
Attenzione però! Avendole sempre sotto gli occhi dovranno essere per te davvero importanti. Quindi io ti consiglio di usare questi spazi per:
- calendari annuali o comunque a lunga scadenza;
- la tua mood board, e cioè ciò che ispira il tuo brand: immagini, colori, caratteri che definiscono il tuo lavoro di ogni giorno;
- la tua board motivazionale: frasi e immagini che ti danno energia e focalizzano le tue azioni di lavoro.
Quindi niente lista di cose fa fare, lista della spesa, appunti sparsi… altrimenti, tanto vale dedicare il tuo tempo a questi aspetti 😉
Come sempre va bene anche la versione on line. Ancora una volta puoi usare Milanote o Pinterest, ma credimi… vale la pena usare anche i muri… non sono poi così silenziosi!
Crea la tua bacheca e condividila con me!
Photo by Darya Tryfanava – Unsplash
Mi sono resa conto che da quanto si lavora a distanza gli incontri si sono moltiplicati. Se prima era sufficiente un momento di pochi minuti in ufficio ora le persone si arrabattano in una sequenza di Call su Zoom, GotoMeeting, Skype, Googlemeet, Microsoft Teams, Jitsi… e qui mi fermo anche se potrei andare avanti ancora un po’.
È anche il tuo caso?
Ma come mai si è ricorsi tanto alle riunioni on line e cosa cambia rispetto agli incontri tradizionali?
OFFLINE
Vedersi di persona, faccia a faccia, è certamente il modo più semplice per cominciare, ma le riunioni sono spesso un’arma a doppio taglio perché se non sono ben pianificate e lasciate al caso possono diventare una perdita di tempo.
Sono comunque momenti di lavoro che vanno curati e studiati, a partire dal luogo dove ci si incontra. Ci hai mai pensato? Intanto non è il caso di disturbare altre persone, quindi dico no alle riunioni negli openspace dove lavorano altre persone. Ma dico no anche a usare sempre la “sala riunioni”, se ad esempio vuoi far conoscere le persone, vuoi farle partecipare attivamente ad un brainstorming, allora scegli dei posti più accattivanti.
Delle riunioni e di come devono essere organizzate se ne può parlare per ore (se ti va curiosa qui e qui), ma quello che voglio sottolineare è che credo che incontrarsi di persona quando si inizia un progetto sia molto bello e utile, proprio per ricordarci che tutti abbiamo bisogno del lato umano e personale.
Ma è sempre indispensabile?
ONLINE
Oggi praticamente tutti gli incontri si fanno online, ma questo ha creato molte criticità:
- Per fare bene una riunione, bisogna saper gestire la piattaforma e valutare tutti i tempi tecnici di risoluzione di eventuali inghippi, non mancano mai. Quindi, tempi morbidi in entrata.
- Le persone saltano da un incontro ad un altro, senza staccare con la testa e senza chiudere il cerchi aperti, questo lascia spesso incomplete le cose, non si fanno cioè le cose fino alla fine. Quindi il mio suggerimento è quello di lasciare sempre un tempo di chiusura in riunione per ricapitolare quanto detto e fare in modo che tutti i partecipanti si prendano quel po’ di tempo subito dopo per riordinare le idee e non lasciare nulla in sospeso.
- Gli incontri on line sono totalizzanti, quasi più di quelli in presenza. Guardare il video e stare fermi richiede più energia, quindi ancora di più, valuta accuratamente se vale la pena incontrarsi on line. Ci sono tanti modi per lavorare a distanza non occorre per forza lavorare insieme, come ti racconto dopo.
- Si pensa che molte cose on line non si possano fare, che si perda sempre di interattività. Credo che sfruttando al meglio la tecnologia siano tutte cose che possono essere superate. Ad esempio, per un buon brainstorming c’è Padlet, Google Jamboard, per un sondaggio on line c’è Mentimeeter e per una bella tabella “chi fa che cosa”, perché non usare Trello?
Credo che una buona riunione online possa essere altrettanto produttiva di una offline, che non sostituisca il bello di vedersi e di stare insieme, ma che con delle buone regole di condivisione permetta lavori con persone altrimenti distanti, quindi di sicuro è uno strumento che va studiato e utilizzato al meglio.
E con il meglio intendo che bisogna ricordarsi che oltre lo schermo c’è sempre una persona in carne ed ossa, e anche se non la vedi tutta, è lì con le sue emozioni e la sua attenzione.
Che sia on line o offline ci sono però delle regole comuni, le principali sicuramente sono:
• definisci un orario di inizio e di fine;
• fai partecipare solo chi serve;
• fai in modo che ci sia un moderatore che gestisca tempi e temi dell’incontro;
• concludi definendo chi fa che cosa e quando ci si incontrerà di nuovo;
• e per finire concludere… sfrutta al meglio le potenzialità dell’incontro, dai spazio alla creatività virtuale o analogica che sia!
E come ti dicevo prima non c’è solo la riunione per lavorare insieme. Un buon sistema di archiviazione condivisa, delle corrette procedure e definizione di ruoli aiuta a gestire la propria todolist a distanza. Ma questo è sicuramente un argomento che merita un post tutto suo!
E se pensi di aver bisogno di capirci di più, perché non contattarmi? Scrivimi!
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Ho appena finito di leggere un libro che mi è piaciuto molto di Austin Kleon: “semina come un artista”. Tra i tanti spunti interessanti uno mi ha fatto riflettere: l’autore racconta di quanto sia importante condividere la propria conoscenza.
Non è semplice perché spesso si è gelosi di ciò si è imparato e, soprattutto, nel mondo lavorativo, c’è sempre il timore che poi vengano rubate le idee o ripetute pari pari. Per quanto succeda a tutti, e nel mio piccolo è già successo anche a me, credo che valga la pena condividere, e di fatto è la ragione per la quale continuo a scrivere questo blog.
Penso che, leggendo i miei post, tu possa trovare dei contenuti utili e degli spunti per migliorarti. Non ho paura che tu lo possa fare senza di me, perché se lo fai seguendo i miei consigli vuol dire che in caso tu voglia lavorare con me, il mio contributo ti potrà essere utile per fare lo step successivo. Se, invece, trovi difficile applicare quanto racconto, sai anche che sono qui per te, per aiutarti a passare dal dire al fare.
Quindi nell’uno o nell’altro caso ci guadagniamo entrambi: tu impari qualcosa in più o semplicemente rifletti su qualche aspetto che non avevi mai considerato importante e io ti faccio capire come lavoro e cosa posso fare per te. Così, se hai necessità di lavorare sulla gestione del tuo lavoro, del tuo tempo, dei tuoi progetti, sai se e come posso aiutarti.
Ma ci sono altre ragioni per le quali è utile condividere la propria conoscenza.
La prima è all’interno del gruppo di lavoro
Non tutti fanno le stesse cose e non tutti hanno lo stesso background. Spesso il modo migliore per affrontare le difficoltà e per superare degli intoppi interni al team è quello di guardare se all’interno del gruppo di lavoro non ci siano già le conoscenze per farlo. Questo tipo di conoscenze è spesso sottovalutato, perché non si tengono a mente le potenzialità e le skills già presenti.
Te lo racconto perché mi capita in azienda di suggerire delle riunioni formative utili alla condivisione di tecniche e conoscenze, in particolare per trovare strategie concertate e innovative. Sì, lo ripeto una volta in più: la riunione è una tecnica di lavoro, e tante sono le ragioni per farle, ma soprattutto vanno fatte bene e con il giusto metodo!
La seconda ragione è perché la conoscenza genera rete
Se non sono gelosa delle mie conoscenze e le condivido creo legami più duraturi e di fiducia e soprattutto faccio sapere alle persone con le quali collaboro o che conosco di cosa mi occupo e come lavoro.
Così come tu cerchi una persona fidata e capace, se dimostri tu stesso di esserlo, le persone cercheranno te. Questo principio è alla base di tutte le reti di lavoratori e non (quelle di volontariato ad esempio), e questo mi ha spinto ad entrare nella Rete al Femminile, dove ho trovato tante persone capaci che vogliono condividere il proprio sapere e la propria professionalità. E così, conoscendole, so che ho un aiuto in più e diversi contatti dei quali mi fido ai quali posso chiedere supporto.
Fare rete, conoscere nuove persone e lavorare insieme ha dunque grande importanza e merita il tuo tempo e la tua energia. E qui ripenso alle tante persone che ho conosciuto nel mio percorso formativo e che sono diventate punti di riferimento per confrontarmi e crescere in quest’avventura da consulente di organizzazione personale. Non pensare dunque che un caffè in compagnia o una skype di chiacchiere sia sempre tempo perso, anzi!
Genera conoscenza e condividila, non avrai che guadagno
Come un ecosistema che si nutre delle risorse di tutti i suoi componenti, così tu dai e prendi dalla tua rete, coltivala e non temere, darà i suoi frutti!
