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Dove ci vediamo?

Dove ci vediamo?

Mi sono resa conto che da quanto si lavora a distanza gli incontri si sono moltiplicati. Se prima era sufficiente un momento di pochi minuti in ufficio ora le persone si arrabattano in una sequenza di Call su Zoom, GotoMeeting, Skype, Googlemeet, Microsoft Teams, Jitsi… e qui mi fermo anche se potrei andare avanti ancora un po’.

È anche il tuo caso?

Ma come mai si è ricorsi tanto alle riunioni on line e cosa cambia rispetto agli incontri tradizionali?

OFFLINE

Vedersi di persona, faccia a faccia, è certamente il modo più semplice per cominciare, ma le riunioni sono spesso un’arma a doppio taglio perché se non sono ben pianificate e lasciate al caso possono diventare una perdita di tempo.

Sono comunque momenti di lavoro che vanno curati e studiati, a partire dal luogo dove ci si incontra. Ci hai mai pensato? Intanto non è il caso di disturbare altre persone, quindi dico no alle riunioni negli openspace dove lavorano altre persone. Ma dico no anche a usare sempre la “sala riunioni”, se ad esempio vuoi far conoscere le persone, vuoi farle partecipare attivamente ad un brainstorming, allora scegli dei posti più accattivanti.

Delle riunioni e di come devono essere organizzate se ne può parlare per ore (se ti va curiosa qui e qui), ma quello che voglio sottolineare è che credo che incontrarsi di persona quando si inizia un progetto sia molto bello e utile, proprio per ricordarci che tutti abbiamo bisogno del lato umano e personale.

Ma è sempre indispensabile?

ONLINE


Oggi praticamente tutti gli incontri si fanno online, ma questo ha creato molte criticità:

  • Per fare bene una riunione, bisogna saper gestire la piattaforma e valutare tutti i tempi tecnici di risoluzione di eventuali inghippi, non mancano mai. Quindi, tempi morbidi in entrata.
  • Le persone saltano da un incontro ad un altro, senza staccare con la testa e senza chiudere il cerchi aperti, questo lascia spesso incomplete le cose, non si fanno cioè le cose fino alla fine. Quindi il mio suggerimento è quello di lasciare sempre un tempo di chiusura in riunione per ricapitolare quanto detto e fare in modo che tutti i partecipanti si prendano quel po’ di tempo subito dopo per riordinare le idee e non lasciare nulla in sospeso.
  • Gli incontri on line sono totalizzanti, quasi più di quelli in presenza. Guardare il video e stare fermi richiede più energia, quindi ancora di più, valuta accuratamente se vale la pena incontrarsi on line. Ci sono tanti modi per lavorare a distanza non occorre per forza lavorare insieme, come ti racconto dopo.
  • Si pensa che molte cose on line non si possano fare, che si perda sempre di interattività. Credo che sfruttando al meglio la tecnologia siano tutte cose che possono essere superate. Ad esempio, per un buon brainstorming c’è Padlet, Google Jamboard, per un sondaggio on line c’è Mentimeeter e per una bella tabella “chi fa che cosa”, perché non usare Trello?

Credo che una buona riunione online possa essere altrettanto produttiva di una offline, che non sostituisca il bello di vedersi e di stare insieme, ma che con delle buone regole di condivisione permetta lavori con persone altrimenti distanti, quindi di sicuro è uno strumento che va studiato e utilizzato al meglio.

E con il meglio intendo che bisogna ricordarsi che oltre lo schermo c’è sempre una persona in carne ed ossa, e anche se non la vedi tutta, è lì con le sue emozioni e la sua attenzione.

Che sia on line o offline ci sono però delle regole comuni, le principali sicuramente sono:


• definisci un orario di inizio e di fine;
• fai partecipare solo chi serve;
• fai in modo che ci sia un moderatore che gestisca tempi e temi dell’incontro;
• concludi definendo chi fa che cosa e quando ci si incontrerà di nuovo;
• e per finire concludere… sfrutta al meglio le potenzialità dell’incontro, dai spazio alla creatività virtuale o analogica che sia!

E come ti dicevo prima non c’è solo la riunione per lavorare insieme. Un buon sistema di archiviazione condivisa, delle corrette procedure e definizione di ruoli aiuta a gestire la propria todolist a distanza. Ma questo è sicuramente un argomento che merita un post tutto suo!

E se pensi di aver bisogno di capirci di più, perché non contattarmi? Scrivimi!

Photo by Drew Beamer – Unsplash

Nutri la tua rete

Nutri la tua rete

Ho appena finito di leggere un libro che mi è piaciuto molto di Austin Kleon: “semina come un artista”. Tra i tanti spunti interessanti uno mi ha fatto riflettere: l’autore racconta di quanto sia importante condividere la propria conoscenza.

Non è semplice perché spesso si è gelosi di ciò si è imparato e, soprattutto, nel mondo lavorativo, c’è sempre il timore che poi vengano rubate le idee o ripetute pari pari. Per quanto succeda a tutti, e nel mio piccolo è già successo anche a me, credo che valga la pena condividere, e di fatto è la ragione per la quale continuo a scrivere questo blog.

Penso che, leggendo i miei post, tu possa trovare dei contenuti utili e degli spunti per migliorarti. Non ho paura che tu lo possa fare senza di me, perché se lo fai seguendo i miei consigli vuol dire che in caso tu voglia lavorare con me, il mio contributo ti potrà essere utile per fare lo step successivo. Se, invece, trovi difficile applicare quanto racconto, sai anche che sono qui per te, per aiutarti a passare dal dire al fare.

Quindi nell’uno o nell’altro caso ci guadagniamo entrambi: tu impari qualcosa in più o semplicemente rifletti su qualche aspetto che non avevi mai considerato importante e io ti faccio capire come lavoro e cosa posso fare per te. Così, se hai necessità di lavorare sulla gestione del tuo lavoro, del tuo tempo, dei tuoi progetti, sai se e come posso aiutarti.

Ma ci sono altre ragioni per le quali è utile condividere la propria conoscenza.

La prima è all’interno del gruppo di lavoro

Non tutti fanno le stesse cose e non tutti hanno lo stesso background. Spesso il modo migliore per affrontare le difficoltà e per superare degli intoppi interni al team è quello di guardare se all’interno del gruppo di lavoro non ci siano già le conoscenze per farlo. Questo tipo di conoscenze è spesso sottovalutato, perché non si tengono a mente le potenzialità e le skills già presenti.
Te lo racconto perché mi capita in azienda di suggerire delle riunioni formative utili alla condivisione di tecniche e conoscenze, in particolare per trovare strategie concertate e innovative. Sì, lo ripeto una volta in più: la riunione è una tecnica di lavoro, e tante sono le ragioni per farle, ma soprattutto vanno fatte bene e con il giusto metodo!

La seconda ragione è perché la conoscenza genera rete

Se non sono gelosa delle mie conoscenze e le condivido creo legami più duraturi e di fiducia e soprattutto faccio sapere alle persone con le quali collaboro o che conosco di cosa mi occupo e come lavoro.
Così come tu cerchi una persona fidata e capace, se dimostri tu stesso di esserlo, le persone cercheranno te. Questo principio è alla base di tutte le reti di lavoratori e non (quelle di volontariato ad esempio), e questo mi ha spinto ad entrare nella Rete al Femminile, dove ho trovato tante persone capaci che vogliono condividere il proprio sapere e la propria professionalità. E così, conoscendole, so che ho un aiuto in più e diversi contatti dei quali mi fido ai quali posso chiedere supporto.

Fare rete, conoscere nuove persone e lavorare insieme ha dunque grande importanza e merita il tuo tempo e la tua energia. E qui ripenso alle tante persone che ho conosciuto nel mio percorso formativo e che sono diventate punti di riferimento per confrontarmi e crescere in quest’avventura da consulente di organizzazione personale. Non pensare dunque che un caffè in compagnia o una skype di chiacchiere sia sempre tempo perso, anzi!

Genera conoscenza e condividila, non avrai che guadagno

Come un ecosistema che si nutre delle risorse di tutti i suoi componenti, così tu dai e prendi dalla tua rete, coltivala e non temere, darà i suoi frutti!

Un tempo che non è perso

Un tempo che non è perso

“C’è poco da fare, faccio prima a fare da solo”

Ti è mai capitato di dire queste parole? Beh, in effetti la tentazione è forte e spesso occuparsi di qualcosa in prima persona pare un ottimo risparmio di tempo piuttosto che far fare a qualcun altro.

Ma qual è la verità?

Se vuoi crescere come persona devi delegare ciò che sai fare meglio, così quel tempo potrai dedicarlo a qualcosa che ancora non sai fare.

Fa paura? Sì, sempre. Di fatto vuol dire uscire dalla comfort zone e rimettersi in gioco.

La ragione per la quale te ne parlo oggi non è tanto per spingerti a delegare, ma piuttosto per porre l’accento su come farlo e cioè sulla buona delega.

Se per te qualcosa è davvero facile e la sai fare bene, allora è probabile che non sarà semplice delegarlo.

Perché dico questo? Perché spesso il passaggio di consegne è rapido e veloce, ma non altrettanto efficace e completo. Non si pensa, infatti, che deve esserci una corretta e completa “formazione” della persona alla quale viene data la delega.

Quando vuoi dare ad altri un compito ricordati di spiegare:

Cosa vuoi che venga fatto.

Spiega perché questo compito è importante per te e quali sono i suoi obiettivi. Questo è un passaggio importante per dare valore al compito e allo stesso tempo responsabilità al delegato.

Quali sono i passi.

E qui sta il difficile, non dare nulla per scontato, cerca di ricordare quando l’hai fatto tu per la prima volta, ricordati di spiegare la questione in modo lineare, semplice, proprio come se stessi parlando ad una persona che hai appena incontrato e che non ha idea di cosa tu stia parlando.

Questo è il tempo della formazione della delega. Più impieghi bene questo momento, maglio funzionerà la delega e soprattutto, anche se ti pare tempo sprecato ora, sarà tempo guadagnato poi! Perché non dovrai rivedere il compito (“lo facevo meglio da me”), non sprecherai tempo (“facevo prima a farmelo da solo”) e potrai contare su un aiuto in più in futuro senza dover rispiegare tutto (non è sempre vero che “chi fa da sé fa per tre”).

Chiarisci i tempi della delega.

In modo realistico e puntuale, così entrambi potrete organizzare il vostro tempo di lavoro.

E tu quando deleghi, dedichi il giusto tempo per tramettere tutte le informazioni? Da oggi no hai più scuse, delega con la testa, guadagnerai tempo e migliorerai il tuo lavoro!

L’importanza del caffè

L’importanza del caffè

A volte stare con i colleghi non significa necessariamente parlare di lavoro e nemmeno fare un’escursione di rafting, o qualche attività di team building estremo.

Pianificare dei momenti piacevoli, anche brevi, nei quali fare quattro chiacchere e conoscersi di più rende il lavoro un po’ più divertente.

Perché dunque non trovare anche solo cinque minuti per una pausa insieme?

Occhio però a non rendere questi momenti stressanti. Cosa intendo? Che sono momenti che non vanno forzati e che non necessariamente comprendono tutti i colleghi.

Se proprio non ti trovi dal punto di vista personale, puoi però trovarti dal punto di vista professionale. Quindi perché non organizzare dei momenti di confronto su temi importanti o per condividere idee e riflessioni su come affrontate questioni comuni? Perché non pensare a discutere novità e aggiornamenti? Le riunioni non servono necessariamente solo per discutere progetti in atto, possono anche essere un momento di crescita e di formazione.

E lavori dal solo?

Ancora meglio, perché questi momenti sono momenti di scambio con i colleghi, con altri professionisti. Conosci le reti del tuo territorio che organizzano incontri e momenti di networking?

Credo questi siamo grandi opportunità di lavoro e di divertimento, quindi, non sottovalutare l’importanza di un buon caffè!

Una riunione può essere divertente?

Una riunione può essere divertente?

Probabilmente pensi di no, eppure a volte può succedere che lo sia. E oggi voglio proprio darti dei suggerimenti per provare a far diventare divertenti anche gli incontri tra colleghi.

  1. Porta dei dolcetti, della frutta, del caffè, rendi la tua riunione più conviviale.
  2. Crea un ordine del giorno che non sia una scaletta, ma qualcosa di più divertente: un disegno, un insieme visuale di punti, un diagramma a torta!
  3. Cambia luogo: fai una riunione in un posto insolito e più piacevole. Non vale la pena farlo sempre, ma se è una bella giornata perché non uscire in giardino o per una volta trovarsi per un caffè? Se si tratta di discutere qualcosa, di far venire fuori idee, può essere molto utile. Ovviamente non è il caso di farlo se c’è bisogno di grafici, pc, materiali ingombranti o di un ambiente silenzioso.
  4. “Usa” il luogo dove fai la riunione: appendi alle pareti i concetti chiave che stai esprimendo, utilizza il tavolo per raccogliere domande con i Post-it, crea spazi diversi per argomenti diversi. Lo spazio non è solo una stanza che ti accoglie: ogni parete e superficie può avere un ruolo attivo nella discussione.
  5. Fai in modo che le persone possano spostarsi durante la riunione così da cambiare di volta in volta prospettiva, non chiudersi nella propria nicchia e lavorare in piccoli gruppi con persone che non siano sempre le stesse. Di tanto in tanto scardinare le abitudini porta una ventata di aria fresca!
  6. Fai pagare un pegno in termini di cioccolatini da offrire, commissioni da fare per chi per primo fa squillare il telefonino in riunione, a chi controlla le proprie mail, a chi arriva in ritardo.
  7. Utilizza un nuovo modo per far interagire le persone durante le riunioni, ad esempio facendo loro costruire con mano i propri progetti usando delle simboliche costruzioni.
  8. Fai scattare un timer quando il tempo per ogni argomento è concluso. Usa questa tecnica con moderazione e con un pizzico di gioco, altrimenti può risultare stressante e controproducente.
  9. Durante le riunioni di brainstorming, fai in modo che ci siano colori, carta e strumenti divertenti, non limitare la fantasia.
  10. Quando la riunione si chiude e tiri le somme, fai in modo di coinvolgere tutti in modo attivo, magari consegnando una versione alternativa dei punti emersi dalla riunione e dei compiti assegnati a ciascuno e magari prevedi un simbolico premio a chi raggiungerà tutti i compiti assegnati.

Ecco 10 spunti di riflessione su cosa puoi aggiungere a una riunione. Ovviamente non potrai applicarli tutti insieme, funzionano se ne metti uno ogni tanto e soltanto uno, il divertimento sta proprio nell’eccezione e nella novità.

Dovranno poi essere diversi a seconda del tipo di riunione: di certo un timer non funziona in una riunione di braistorming e allo stesso modo un pegno per il ritardo ad un meeting di conoscenza di inizio progetto..

Ma perché non fare lo sforzo di aggiungere un pizzico di divertimento al prossimo incontro?