Simile con simile

Simile con simile

Quando andavo a scuola ce l’avevano con le mele e le pere, come a dire che una cosa si poteva sommare solo con qualcosa di simile… e fin qui pareva semplice, poi il concetto diventava sempre più complesso con l’arrivo dell’algebra e della geometria… Il punto è che al contrario nessuno me l’aveva fatto mai notare, eppure, caspita è un principio che è davvero un portento!

Credimi, funziona talmente bene che dopo che ti sei abituato, non puoi farne a meno. Ed è una cosa così semplice e intuitiva, che quando la fai ti pare di aver scoperto l’acqua calda eppure… lo fanno in pochi.

Di cosa sto parlando?

Mi è capitato di riordinare scrivanie e trovare penne in tanti cassetti. Di gestire cartelle e archivi e ritrovare gli stessi file in luoghi diversi. E molto spesso di vedere persone che leggevano una mail per volta al suono di una notifica. Bene, questi sono tutti esempi del contrario del motto da P.O. che ti sto insegnando oggi: simile con simile.

Hai presente quando vai a correre e ti pare di dover scalare l’Everest e poi, al terzo allenamento, ti chiedi come avevi fatto a fare tanta fatica le prime volte? Beh, la risposta è che hai vinto l’inerzia iniziale, e…

Una volta che hai fatto questo grande sforzo… tanto vale continuare, il resto è davvero in discesa.

Nell’organizzazione del lavoro vuol dire che una volta che hai messo mente e corpo su un compito, farne di simili costa meno energia e rende il lavoro più veloce e produttivo.

Quindi quando in agenda metti il compito di telefonare, fai tutte le telefonate che hai in mente di fare. Se vuoi rispondere a delle mail, fallo per tutte le mail, una dopo l’altra, per un tempo ben preciso.

Questo semplice grande principio vale per il tempo, ma anche per lo spazio. Quando riordini le cose (sia in un archivio digitale, sia in uno fisico), le cose simili vanno vicine tra loro e, per il principio “semplifica” nella loro versione finale e in un unico posto.

Simile con simile è un principio tanto semplice quanto utile. Puoi applicarlo davvero in tantissime occasioni e vedrai che in tutte ti porterà un risparmio di tempo e di energia che non pensavi fosse possibile.

E tu per cosa lo vuoi applicare? Raccontamelo nei commenti!

Il viaggio delle mail

Il viaggio delle mail

Da bambina anch’io per un certo periodo ho fatto collezione di francobolli.

Mi piaceva moltissimo guardare i disegni, le righe dei timbri, mi pareva che quel bollo raccontasse una storia: dove era partito, che strada aveva fatto, e finalmente aveva portato a me i suoi colori e le sue scritte, magari in una lingua diversa dalla mia, magari a ricordare qualcosa di tipico del suo paese come dei bellissimi fiori sgargianti, o un evento importante per quelle terre lontane.

Ebbene, tutto questo nelle mail non c’è più, ma non è detto che anche le mail non abbiano una storia. Anche una mail è stata pensata, scritta, riletta, inviata. Anche se non abbiamo più i passaggi fisici di scrivere un foglio, piegarlo, imbustarlo e compilare con attenzione mittente e destinatario, comunque è stato necessario del tempo. E di questo dobbiamo avere rispetto.

Un tempo di pensiero, del testo della mail, di quando quella mail è stata scritta.
Un tempo di correzione, in cui qualcuno ha curato parole, spazi e formattazione.
E poi l’invio… in un click.

Anche se l’arrivo è pressoché istantaneo non vuol dire che non sia necessario del tempo, quello che una volta era quello del postino, che raccoglieva, ridistribuiva e consegnava.
Sì, perché in questo sta proprio la differenza di una mail rispetto, ad esempio, ad un messaggio chat: non è istantanea.

Permette di dare il tempo di pensare e anche di digerire.

Quindi, ad esempio, se una mail ci infastidisce, possiamo aspettare prima di rispondere. Se una mail richiedere del lavoro, possiamo darci il tempo di farlo.

Non trovi che questo sia un gran vantaggio?

Permette di fare le cose come si deve, basta uscire dal loop “tutto e subito”. Sì perché ormai siamo abituati all’istantaneità dei messaggi e alla costante lettura. Ma ha veramente senso iniziare una mail dicendo “scusa se ti rispondo solo ora”? Dobbiamo scusarci per non essere sempre on line?
E se è una cosa urgente? La mail forse non è il sistema di comunicazione adatto… Ti piace il concetto? Allora leggi anche quest’interessante articolo del Post.

Ricorda che la mail è uno dei tanti mezzi di comunicazione e proprio perché permette di mandare messaggi complessi, costruiti, non può essere istantaneo.

Usiamolo per i suoi vantaggi e non per gli svantaggi, anche per il tempo in cui… non leggiamo le mail.
Come possiamo dunque sfruttare il tempo di viaggio delle mail?

  • La funzione leggi dopo, se non possiamo leggerle ora e vogliamo che torni dopo un tot di ore.
  • La funzione posticipa, se vogliamo che arrivino in un momento determinato del giorno.
  • La funzione off line, per lavorare con le mail senza essere disturbato da nuovi arrivi.

Ma ricordati che una volta che hai fatto click, poi la mail è in viaggio e, come tu hai avuto i tuoi tempi per scriverla, chi la legge avrà i suoi per rispondere, quindi…. rispetta il viaggio delle mail!

I dettagli che fanno la differenza

I dettagli che fanno la differenza

Amo i dettagli, credo rivelino tanto di chi scrive.
Una parola al posto giusto e non un’emoticon, uno spazio o un elenco….

E nelle mail mi piacciono 3 dettagli:

L’INTESTAZIONE

Non mi riferisco all’incipit della mail, ma a quello che compare quando guardi l’elenco della mail.

Nel “muro” dei nuovi arrivi come viene visualizzata la tua mail?
C’è l’indirizzo generico o il tuo nome e cognome?

Pensa a chi la riceve e a quante mail riceve. Deve poter capire subito chi sei e che quella non è una mail di spam, ma una mail interessante. Quindi fai in modo che ci sia il tuo nome e magari che faccia capire anche la tua professione… titoli in vista!

LA FIRMA

Sì lo so, lo avrai sentito mille volte, ma vorrei aggiungere un paio di idee. Ovviamente alla fine della tua mail avrai messo nome cognome, contatti, logo.

E poi?
E poi facciamo un po’ di decluttering!

E’ davvero necessario ricordare che una mail non va stampata? Non pensiamo che ormai sia una conoscenza assodata e che quell’elemento, così come il disclamer sulla privacy, diventa in realtà un inutile rumore di fondo ogni volta che si risponde creando un muro di righe compatte da dover scavalcare?

Se proprio ci tieni, metti un link ad una pagina che spighi perché non stampare o alla tua privacy o, tanto meglio, alla tua politica ambientale

LA RISPOSTA

Fai attenzione quando usi una mail vecchia a ciò che è contenuto, alle informazioni che la mail porta con sé: vecchie frasi, dati obsoleti o magari informazioni che non vanno inoltrate…

So che è più semplice usare le mail vecchie, ma un tocco di attenzione in più ci sta. Fai in modo che i contenuti siano collegati e che non si tratti solo di non aver messo l’indirizzo in rubrica e che sia più veloce fare così.

Vuoi capire se la tua firma è ben organizzata?
Scrivimi, ti risponderò volentieri.

L’esame della vista

L’esame della vista

Quando ero bambina c’era una visita medica che non mi preoccupava, quasi mi divertiva ed era quando papà mi portava dall’oculista. Tutti quei cartelli pieni di lettere dritte, rovesce, al contrario erano per me molto divertenti.
Per non parlare poi dei disegni con i puntini rossi e verdi dove potevi scovare numeri nascosti.

Ovviamente il gioco è bello, finché dura poco. E crescendo sale sempre più l’ansia di non riuscire a vederle tutte quelle lettere, soprattutto quelle delle righe più in fondo…

A volte l’esame della vista capita nella vita di tutti i giorni: il tabellone degli arrivi e partenze in stazione, le pubblicità per strada e… le mail.

Come mail le mail?

Perché mi è capitato spesso di imbattermi in muri di lettere o caratteri illeggibili, cercando di decifrare tutte righe senza perdere il filo e senza farmi scoraggiare fino a raggiungere la fine della mail.

Mi è capitato che la formattazione sovrapponesse le righe, che lo sfondo fosse azzurro e le scritte rosse… devo continuare?

Sì, lo so che hai capito… le mail non devono essere un esame della vista, ma essere lette facilmente e piacevolmente.

Usa lo spazio

E qui sento la vocina della mia grafica che mi dice “non avere paura dello spazio, parla tanto quanto le parole” E infatti se devi parlare di più concetti, raggruppali e tra uno e l’altro lascia dello spazio.

Non abusare degli elenchi puntati, ma sfruttali a dovere

Io adoro gli elenchi e le liste e quindi non posso che promuoverli, ma a volte nelle mail li ho visiti usati un po’ a caso, ad esempio come paragrafi. Se usi un elenco, cerca di essere sintetico e puntuale, altrimenti vale la regola dello spazio di cui sopra.

Fai tua la formattazione

NON URLARE, non essere troppo pedante, ma se c’è qualcosa che veramente devi ricordare, aiuta a farlo.

Come vedi anche come scrivi il testo ha la sua importanza. Il contenuto merita di essere espresso nella sua forma migliore e soprattutto, più è semplice da leggere, più sarà ricordato.

Inutile concludere con l’idea che più semplice, sintetico e conciso sei, più efficace sarà il tuo messaggio.

Questo però non vuol dire che non dovrai impiegare tutte le parole necessarie a spiegare il concetto, dopotutto la mail è una sorta di evoluzione di una lettera cartacea, quindi è utilizzata per esprimere dei concetti, dei pensieri, delle idee, che richiedono un certo numero di parole e che quelle parole se le meritano tutte.
Se fosse solo un breve messaggio, magari la mail non sarebbe poi così necessaria.

Quindi…. niente mail con il testo nell’oggetto, con sfondi improbabili e caratteri illeggibili, solo una mail con un testo ricco di contenuto, bello da vedere e semplice da ricordare!

Provaci anche tu!

Giochiamo a patata bollente?

Giochiamo a patata bollente?

FYI

Ecco che scatta il tic!

E il pensiero arriva limpido nella mente “ma perché ricevo questa mail?” “cosa centro?” E poi il nervoso sale allo scorrere della mail, già perché fatichi a seguire il filo nel lungo botta e risposta che leggi al contrario (le mail più recenti sono sopra e le più vecchie sotto).

E alla fine… rimane la domanda: “ma io, cosa devo fare con questa mail se non sono nemmeno parte di questa conversazione?”

Ti è mai capitato di sentirti frustrato da una situazione di questo tipo?

Si tratta del gioco della patata bollente

Ci hai mai giocato? Tutti i bambini stanno in cerchio a passarsi la palla quanto più velocemente possibile, la patata bollente appunto, finché chi è al centro apre gli occhi e fa perdere il malcapitato che non è riuscito a sbarazzarsi della palla in tempo.

Le mail a volte funzionano nello stesso modo: si vuole scaricare la responsabilità della risposta o si vuole condividere la responsabilità del contenuto, ma il problema che farlo così è un po’ come lanciare una patata bollente.

Ancora una volta quante mail ricevi ogni giorno? Tante.

Quindi cerca di facilitare la vita a chi le riceve, se proprio devi inoltrare una mail i cui contenuti sono una novità per il destinatario o vuoi condividere una conversazione tra due persone diverse da chi riceve la mail… aggiungi all’inizio di tutto una riga per spiegare perché lo stai facendo e che cosa ti aspetti dalla persona che riceve la mail.

Sintetizza con il FYI il nocciolo della questione e l’obiettivo della mail

Così non dovrà impazzire a cercare il bandolo della matassa e a leggere tutta la conversazione prima di capirci qualcosa.

Sì, perché l’inoltro è diverso dal “cc”, in questo caso si dà per implicito che chi riceve debba solo leggere, ma l’inoltro invece può essere fatto per tante ragioni.

Vedrai che così facendo la tua comunicazione sarà più efficace ed eviterai di generare un botta e risposta di spiegazioni o ancora peggio il silenzio stampa per disinteresse.

Un pizzico di organizzazione nelle mail ne riduce la quantità e ti fa lavorare meglio. Perché non provi anche tu?