Troppe mail o mail non gestite?

Troppe mail o mail non gestite?

Quando parlo di lavoro e di gestione del tempo con i miei clienti uno dei problemi che emerge spesso sono le mail. In particolare, i problemi sono relativi alle troppe mail e al fatto che spesso i messaggi si perdono, uno sotto l’altro in un mare di comunicazioni utili e non utili e, volenti o nolenti, cadono nel dimenticatoio. 

Per il problema delle tante mail, ti faccio curiosare qui in un post recente nel quale ne parlavo. Oggi vorrei infatti soffermarmi sull’altro aspetto del problema e cioè quello di perdersi un messaggio di una mail, dimenticarne cioè il contenuto.

Come mai, che succede?

Spesso e volentieri capita di leggere una mail e pensare “la leggo e me ne occupo dopo”. Spesso però a quella mail ne seguono altre cinque o sei e quindi va in fondo alla lista e.. “occhio non vede, cuore non duole“, non ci si pensa più e ci si dimentica anche del contenuto.

Altro problema è quello di leggere le mail dal cellulare, non cancellarle o archiviarle e poi ritrovare il caos quando si leggono le mail del pc o ancora peggio dover ricominciare daccapo in un mare di messaggi non letti.

Ultimo caso che mi capita spesso di sentire è quello di leggere le mail in un momento di pausa, magari da un device fuori dall’ufficio e poi, tornati in ufficio, o al lavoro, essere presi da un’emergenza e dimenticare la mail.

Ti è mai capitato?

Non ti preoccupare, la soluzione c’è e non è poi così’ complessa.

Prima cosa: utilizza un programma per leggere la posta che sincronizzi tutti i device, così non dovrai di volta in volta rifare il lavoro.

Pare una soluzione semplice, ma a volte non ci si pensa. Molti hanno diverse mail, tanti account e tanti programmi per leggere le mail. Se vuoi alleggerirti un po’ la mente e semplificarti la vita, usa un unico inbox che sia sincronizzato ovunque. 

Seconda cosa: impara a prendere una decisione.

Non limitarti a leggere una mail, leggila e decidi subito cosa fare: ti interessa? La tieni o la elimini? Se la tieni va solo archiviata o devi fare qualcosa? Se devi fare qualcosa, ci metti poco a farlo? Fallo subito. Ci metti tanto? Mettilo nella tua lista di cose da fare! Impara un metodo di lavoro con le mail, come ti racconto qui.

Terza cosa: ricorda che le mail sono uno strumento di lavoro e non sono loro a creare il tuo lavoro.

Quindi utilizzale come tali e dedica alla gestione delle mail un tempo di lavoro specifico, non necessariamente il primo del mattino, ma un momento di batching.

Prova anche tu a seguire questi tre consigli e poi dimmi come è andata!

Mail pesanti? Occupiamoci degli allegati

Mail pesanti? Occupiamoci degli allegati

Quante volte la mail diventa pesante non solo perché lo è termini di traffico web, ma per quello che porta con sé? Parlo del file “dasjdhur45687aguegaefa” che trovi con una simpatica clip proprio lì, in fondo alla mail. Già e se proprio chi te l’ha mandato è stato così cortese da dire nel testo della mail qualche riga a riguardo, almeno sai di cosa parla. E poi l’hai scaricato nella cartella “download”, ma ce ne sono talmente tanti che.. te lo perdi.

Quindi, come comportarsi?

Primo punto: la tua mail non è il tuo archivio temporaneo, quindi inutile tenere nel tuo in box la mail, solo perché sai che dovrai scaricare e leggere l’allegato. Meglio, rispondere che hai ricevuto la comunicazione e che farai avere tue notizie entro il … e mettere la mail nella cartella @to do

Ma come salvare l’allegato? Attenzione alle impostazioni di default! Non usare la cartella di download come un archivio, al massimo può essere solo un passaggio veloce, ma io ti consiglio di fare diversamente.

Le regole d’oro sono tanto semplici, quando poco utilizzate:

  • Scarica il file sul desktop, così sarà più immediato trovarlo. Spostalo nella cartellina delle cose da leggere, se ce l’hai. O nel lato giusto del kanban se lo usi. Per salvarlo, usa un nome che abbia senso per te, nel caso non l’avesse già.
  • Se invece è solo qualcosa che ti hanno spedito perché tu lo tenga: i file definitivi, una bolletta, una foto. Bene se è da tenere, archivialo subito.
  • Se è una cosa da fare non scordare di mettere il task “leggere l’allegato” nella tua lista delle cose da fare.

Prova anche tu questa strategia e fammi sapere come va!

Batching mail, governa le mail!

Batching mail, governa le mail!

 

“Non posso non leggere le mail”

“E’ la prima cosa che faccio, già sulla via dell’ufficio, leggo le mail”

“Non posso non rispondere anche una volta finito il lavoro”

 

Quante volte ho sentito dire queste frasi. Per questo oggi ti voglio parlare di una tecnica che ti aiuterà a lavorare utilizzando le tue mail e non a farti utilizzare da loro. E’ tempo che le mail non abbiano loro il sopravvento sul tuo lavoro.

Il primo passo è proprio questo: capire che le mail sono uno strumento di lavoro, e che quindi va gestito, proprio come tutti gli altri strumenti.

 

Conosci la definizione fisica di inerzia?

In fisica, la tendenza di un corpo a conservare il suo stato di quiete, di moto rettilineo uniforme o di rotazione uniforme attorno a un asse, se la risultante delle forze agenti sul corpo e la risultante dei loro momenti sono nulle ( principio di i. ).

Bene è quella che abbiamo tutti noi quando dobbiamo iniziare qualcosa, sia fisico che mentale.

È un momento iniziale nel quale dobbiamo metterci a fare qualcosa, nel quale iniziamo a porre l’attenzione su qualcosa e ci concentriamo. Proprio per questa ragione serve un po’ di tempo e di energia, ci vuole un po’ a mettere la testa su qualcosa. Studi scientifici dimostrano che impieghiamo ben 6 secondi per porre concentrazione su qualcosa.

Cosa significa tutto questo? Che ora hai due ottime ragioni per fare le cose simili tutte insieme!

 

Ed ecco il batching: quando dedichi tempo alle mail, fallo per tutte le mail insieme, lavora sul tuo in box!

Ti elenco delle idee perché tu possa gestire al meglio il tempo dedicato a quest’attività:

  • Se una mail non ti interessa o è spam, eliminala subito.
  • Se una mail ti richiede un’azione che ti occupa meno di due minuti, falla subito e archivia (o elimina) la mail.
  • Archiviare la mail è importante tanto quanto eliminare. Se puoi elimina, se non puoi, archivia, ma non lasciare una mail fatta nel tuo inbox, altrimenti ogni volta che lo aprirai, scorrerai le mail e farai tornare la tua mente lì, su una questione chiusa, inutile no?
  • Sposta tutte le mail che richiedono più di 2 minuti nella cartella o sotto l’ettichetta @todo
  • Se un compito richiede ben più di un’azione o se ti viene chiesto qualcosa del quale non sai già la risposta, rispondi facendo sapere che hai ricevuto la comunicazione e comunica che te ne occuperai e per quando. Non scordate poi di segnare in calendario la scadenza e il compito da fare nella tua “todolist”.
  • Bene, ora hai smistato il tuo inbox, puoi fare la tua sessione di batching anche sull’ettichetta @todo. Inizia, mail per mail, a fare tutto ciò che devi fare, una volta esaurito il compito, archivia (o cancella) la mail.

Questa tecnica è utile perché ti mantiene concentrato, ti permette di lavorare efficacemente sulle mail in arrivo senza essere distratto da nuove mail in arrivo.

Per sfruttare al meglio la tecnica di batching mail ti do ancora qualche idea

  • Non farlo come prima cosa al mattino, altrimenti non farai che scorrere le mail, cancellando qua e là le cose che non vuoi tenere e rispondendo alle mail, ma senza archiviarle e lasciandole quindi nell’in box.
  • Decidi un tempo al lavoro che dedicherai alle mail, ad esempio 20 minuti ogni ora e mezza, o 15 minuti ogni ora, a seconda di quante ne ricevi. Ricorda che rispondere velocemente alle mail va bene, ma troppo velocemente può essere sinonimo di trascuratezza e poca analisi. Quindi, meglio una sessione di batching ben programmata che una mail ogni tre minuti “al volo”.
  • Alleggerisci il tuo in box, come abbiamo visto qui!

Sei pronto per la prossima sessione? Dimmi quando la programmerai!

Troppe mail? Ecco come non odiarle

Troppe mail? Ecco come non odiarle

Il problema principale delle mail è che ne riceviamo troppe. Ma sono tutte utili? E soprattutto non possiamo eliminarne una parte?

Spesso molte delle mail sono informazioni che non abbiamo scelto di ricevere. Iscrivendosi a diversi siti o con determinati acquisti capita di essere iscritto a newsletter e a invii pubblicitari che non desideriamo ricevere.

Il primo passo è.. DISISCRIVITI.

Istintivamente si cancella la mail punto e basta, ma così facendo, non eliminiamo il problema: quando capita di ricevere una mail che non ci interessa, usiamo un minuto in più e disiscriviamoci utilizzando il link che di solito è nascosto in fondo alla mail.

Se può esserti d’aiuto, ci sono servizi che permettono di sapere a cosa si è iscritti e di eliminare la nostra mail da questo fastidioso spam, ad esempio per Gmail è utile Unroll.me
Altro sistema è quello di creare dei filtri specifici su determinati indirizzi, mandando direttamente nella posta indesiderata o nel cestino ciò che non ci interessa, ma direi che è meglio eliminare il problema alla radice, togliendo il nostro indirizzo dalla mailing list.

Il mio secondo suggerimento per non avere l’inbox intasato da newsletter è quello di creare un indirizzo ad hoc.

Io seguo alcuni siti e mi piace ricevere informazioni, quindi, con relativa parsimonia, voglio anche essere informata e ho scelto di iscrivermi alla newsletter. Questo non vuol dire però che le voglio leggere tutti i giorni o che mi piaccia fare la cernita dell’inbox ogni volta che apro la mail. Per questo motivo ho creato una e-mail “newsletter” che leggo solo se e quanto ho voglia di leggere le newsletter.

Per i siti che seguo e che mandano informazioni quando pubblicano qualcosa o le cui newsletter sono la raccolta di articoli, ho scelto più che l’invio via mail l’uso dell’RSS.

Così facendo ho eliminato un altro po’ di mail.

E infine… controlla periodicamente le tue newsletter, gli interessi cambiano nel tempo, non avere paura di iscriverti ad una newsletter perché poi riceverai troppe mail. Provala e se non ti piace più, cancellati!

Oggi, compiti per casa: apri il tuo inbox e togli il tuo indirizzo da almeno 3 mailing list che non ti interessano.

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Tre etichette (più una) molto utili per le tue mail

Tre etichette (più una) molto utili per le tue mail

Quello su cui ho insistito tanto la scorsa settimana è che la mail è uno strumento di comunicazione, non la “to do list”, il calendario, il luogo per gli appunti. L’in box è la cassetta della posta, è il luogo nel quale arrivano le mail. 

Seconda cosa, per poter lavorare bene e concentrati c’è una regola: evita le distrazioni. E le distrazioni sono anche il nostro in box, con il continuo arrivo di mail e di notifiche.

Come fare dunque?  Utilizzare l’in box come raccoglitore di informazioni e non come dashboard.  

Ti consiglio, per questa ragione, tre etichette molto utili. Non sono certo esaustive, magari tu avrai piacere di identificarne altre, ma voglio farti capire cosa significa utilizzare la mail come strumento di lavoro.  

@to do & to remeber 

Questa etichetta raccoglie tutte le mail che racchiudono un’azione che sia più lunga di due minuti e che non hai ancora avuto modo di portare a termine.

È buona prassi infatti, se una mail richiede poco tempo ed impegno per essere conclusa, che venga fatta e archiviata (o eliminata).

Se invece richiede un lavoro che implica un tempo maggiore, ecco che torna utile la categoria @to do. Quest’etichetta non sostituisce la lista delle cose da fare, dove tra le varie azioni ci sarà “rispondi alle mail”, ma fa in modo che poi tu possa lavorare su questa categoria di mail senza essere interrotto dall’arrivo di nuove mail, cosa che invece succederebbe se le avessi lasciate nell’in box. 

@deleghe 

Tutte le cose delle quali non ti occupi direttamente e che attendono una risposta o che implicano un’azione da altri andranno temporaneamente raccolte qui. Anche in questo caso l’etichetta non sarà sostitutiva della lista deleghe, perché ci saranno questioni che si sono delegate a voce, ma se devo riprendere una mail al volo, così sarà più veloce.  

@cc 

Tutte le cose sulle quali devi essere informato, ma delle quali non ti devi preoccupare in prima persona vanno qui, applica un filtro e raccoglierle. Sarà più semplice leggere tutte insieme, senza ogni volta pensare se è compito nostro o meno fare qualcosa.  

Le tre etichette sono finite, ma te ne aggiungo una che non è utile per il lavoro, ma che può essere utile copiare.  

@acquisti e buoni 

Io ho creato quest’etichetta per archiviare temporaneamente tutte le mail riguardo agli acquisti che faccio on line. Finché non li ricevo e non è tutto in ordine, so che posso trovare rapidamente tutte le informazioni qui. Poi, di volta in volta, cancellerò quelle che non mi servono più. Tengo anche i buoni sconti o le promozioni che mi arrivano. Così facendo alleggerisco il mio in box e il mio occhio non cade ogni volta su un’informazione che non è così determinante, ma che mi è ancora utile.   

Ricorda che una volta concluso qualcosa, la mail va archiviata, quindi oltre alle etichette sarà bene prevedere una buona struttura di archivio, agile e funzionale alle tue esigenze.  

Prova anche tu e vedrai che utilizzando bene l’archivio e anche solo le prime tre etichette, lavorerai efficacemente e il tuo in box sarà un vero raccoglitore di… nuove informazioni! 

E tu, hai qualche altra etichetta che ritieni utile?