In box organizzato

In box organizzato

Parliamo di posta e parliamo di gestione delle mail, non di come aumentare la produttività organizzandone la lettura e la risposta, quanto di come gestire la tua casella di posta.

Sì, perché l’impatto della propria casella di mail e la ricerca di alcuni messaggi possono risultare stressanti e creare dei cali di produttività fastidiosi, entrambi aspetti evitabili.

Vediamo come, considerando due aspetti organizzativi più un comportamento utile.

 

ETICHETTE E CARTELLE

 

Te ne parlo insieme perché si tratta della stessa cosa, ma in formati differenti. Se usi Gmail allora hai le etichette, altrimenti hai le cartelle.

Ti consiglio di utilizzarle per alleggerire il tuo in box riunendo le mail nelle categorie di interesse. Di fatto è un archivio veloce.

Ma proprio per questo ti consiglio di:

  • mettere le mail nelle cartelle una volta lette, non come filtro automatico;
  • creare delle etichette o cartelle più a portata di mano per le mail più frequenti, in questo senso nominale con un simbolo o un numero in modo che compaiano in alto nell’elenco, diciamo più a portata di vista;
  • non tutte le cartelle e soprattutto le etichette devono essere necessariamente visibili, puoi anche selezionare la modalità “nascondi” nelle opzioni di Gmail per toglierne qualcuna alla vista e comunque usarle. Nel caso siano cartelle puoi usare una macro-cartella “old” dove dentro metti tutte le altre. Questo suggerimento vale, ad esempio, per tutte le cose che vuoi tenere, ma che non usi frequentemente.

 

PERSONALIZZA E NON LASCIARTI TRARRE IN INGANNO

 

Le impostazioni predefinite possono a volte essere più dannose che utili. Ad esempio in Gmail la divisione nelle categorie (social, aggiornamenti, forum..) può essere utile, ma se non fa per te, scegli la versione classica e usa un unico in box.

Così allo stesso modo, attenzione agli sfondi troppo ingombranti che rendono difficile la lettura, meglio una struttura semplice e uniforme.

Ultima cosa, gestisci la modalità di visualizzazione con lo spazio diviso o meno, cioè quella modalità per la quale puoi vedere l’elenco di mail in arrivo, l’elenco e l’ultima aperta sotto, l’elenco e l’ultima aperta a fianco. Anche questa è un’arma a doppio taglio. Se fai in modo di aprire le mail separatamente per leggerle, quindi usando il semplice elenco, eviterai di farti distrarre dalle altre mentre lavori. In breve, se ricevi tante mail, ti consiglio caldamente di usare questa modalità.

Per la stessa ragione, evita di avere in alto mail speciali o con altri criteri, tieni solo quelle non lette, così l’ordine, anche visivo, rimarrà lo stesso.

Ultimissimo consiglio, le impostazioni di valutare in Gmail (e in genere nelle impostazioni dell’in box) sono davvero tante: se attivare le immagini, la risposta automatica a una persona o a tutti, il fatto che il testo in risposta sia scritto sopra o sotto… ti parranno tutti dettagli superficiali, ma il mio consiglio è perdici un po’ di tempo una volta e impostare tutto al meglio per aiutare te nella lettura e nell’uso della tua casella di posta.
Quindi, ad esempio, imposta il rispondi a tutti, più educato e frequente, il testo sopra la mail di risposta, più efficace nella comunicazione, le correzioni automatiche e, se non lo avessi già fatto, elimina le notifiche sul desktop.

 

POSTA OFF LINE

 

Gmail dà la possibilità di lavorare alla mail nella sua versione off line. Lo fa sincronizzando i dati con il pc, scaricando temporaneamente una parte della casella. Può essere utile? Sì se ricevi tante mail e hai piacere di pre-impostare le risposte in tranquillità o in luoghi dove non c’è connessione. No, se usi tanti devices e se dove la sincronizzi è un pc con poca memoria solida.

Attenzione, la mail è uno strumento di lavoro, non il tuo archivio, quindi comunque deve rimanere leggero e agile, quindi sì, facci affidamento, ma se hai scelto di utilizzare la mail online e non da pc è molto più utile sfruttare il concetto di poterla leggere ovunque con le stesse informazioni.

 

E tu, usi queste piccole attenzioni nella tua casella di posta? Avevi mai riflettuto su come anche l’organizzazione visiva e di impostazioni possa poi aiutare la tua produttività?

Raccontamelo nei commenti.

 

 

Photo by Diana Akhmetianova – Unsplash
Simile con simile

Simile con simile

Quando andavo a scuola ce l’avevano con le mele e le pere, come a dire che una cosa si poteva sommare solo con qualcosa di simile… e fin qui pareva semplice, poi il concetto diventava sempre più complesso con l’arrivo dell’algebra e della geometria… Il punto è che al contrario nessuno me l’aveva fatto mai notare, eppure, caspita è un principio che è davvero un portento!

Credimi, funziona talmente bene che dopo che ti sei abituato, non puoi farne a meno. Ed è una cosa così semplice e intuitiva, che quando la fai ti pare di aver scoperto l’acqua calda eppure… lo fanno in pochi.

Di cosa sto parlando?

Mi è capitato di riordinare scrivanie e trovare penne in tanti cassetti. Di gestire cartelle e archivi e ritrovare gli stessi file in luoghi diversi. E molto spesso di vedere persone che leggevano una mail per volta al suono di una notifica. Bene, questi sono tutti esempi del contrario del motto da P.O. che ti sto insegnando oggi: simile con simile.

Hai presente quando vai a correre e ti pare di dover scalare l’Everest e poi, al terzo allenamento, ti chiedi come avevi fatto a fare tanta fatica le prime volte? Beh, la risposta è che hai vinto l’inerzia iniziale, e…

Una volta che hai fatto questo grande sforzo… tanto vale continuare, il resto è davvero in discesa.

Nell’organizzazione del lavoro vuol dire che una volta che hai messo mente e corpo su un compito, farne di simili costa meno energia e rende il lavoro più veloce e produttivo.

Quindi quando in agenda metti il compito di telefonare, fai tutte le telefonate che hai in mente di fare. Se vuoi rispondere a delle mail, fallo per tutte le mail, una dopo l’altra, per un tempo ben preciso.

Questo semplice grande principio vale per il tempo, ma anche per lo spazio. Quando riordini le cose (sia in un archivio digitale, sia in uno fisico), le cose simili vanno vicine tra loro e, per il principio “semplifica” nella loro versione finale e in un unico posto.

Simile con simile è un principio tanto semplice quanto utile. Puoi applicarlo davvero in tantissime occasioni e vedrai che in tutte ti porterà un risparmio di tempo e di energia che non pensavi fosse possibile.

E tu per cosa lo vuoi applicare? Raccontamelo nei commenti!

Il viaggio delle mail

Il viaggio delle mail

Da bambina anch’io per un certo periodo ho fatto collezione di francobolli.

Mi piaceva moltissimo guardare i disegni, le righe dei timbri, mi pareva che quel bollo raccontasse una storia: dove era partito, che strada aveva fatto, e finalmente aveva portato a me i suoi colori e le sue scritte, magari in una lingua diversa dalla mia, magari a ricordare qualcosa di tipico del suo paese come dei bellissimi fiori sgargianti, o un evento importante per quelle terre lontane.

Ebbene, tutto questo nelle mail non c’è più, ma non è detto che anche le mail non abbiano una storia. Anche una mail è stata pensata, scritta, riletta, inviata. Anche se non abbiamo più i passaggi fisici di scrivere un foglio, piegarlo, imbustarlo e compilare con attenzione mittente e destinatario, comunque è stato necessario del tempo. E di questo dobbiamo avere rispetto.

Un tempo di pensiero, del testo della mail, di quando quella mail è stata scritta.
Un tempo di correzione, in cui qualcuno ha curato parole, spazi e formattazione.
E poi l’invio… in un click.

Anche se l’arrivo è pressoché istantaneo non vuol dire che non sia necessario del tempo, quello che una volta era quello del postino, che raccoglieva, ridistribuiva e consegnava.
Sì, perché in questo sta proprio la differenza di una mail rispetto, ad esempio, ad un messaggio chat: non è istantanea.

Permette di dare il tempo di pensare e anche di digerire.

Quindi, ad esempio, se una mail ci infastidisce, possiamo aspettare prima di rispondere. Se una mail richiedere del lavoro, possiamo darci il tempo di farlo.

Non trovi che questo sia un gran vantaggio?

Permette di fare le cose come si deve, basta uscire dal loop “tutto e subito”. Sì perché ormai siamo abituati all’istantaneità dei messaggi e alla costante lettura. Ma ha veramente senso iniziare una mail dicendo “scusa se ti rispondo solo ora”? Dobbiamo scusarci per non essere sempre on line?
E se è una cosa urgente? La mail forse non è il sistema di comunicazione adatto… Ti piace il concetto? Allora leggi anche quest’interessante articolo del Post.

Ricorda che la mail è uno dei tanti mezzi di comunicazione e proprio perché permette di mandare messaggi complessi, costruiti, non può essere istantaneo.

Usiamolo per i suoi vantaggi e non per gli svantaggi, anche per il tempo in cui… non leggiamo le mail.
Come possiamo dunque sfruttare il tempo di viaggio delle mail?

  • La funzione leggi dopo, se non possiamo leggerle ora e vogliamo che torni dopo un tot di ore.
  • La funzione posticipa, se vogliamo che arrivino in un momento determinato del giorno.
  • La funzione off line, per lavorare con le mail senza essere disturbato da nuovi arrivi.

Ma ricordati che una volta che hai fatto click, poi la mail è in viaggio e, come tu hai avuto i tuoi tempi per scriverla, chi la legge avrà i suoi per rispondere, quindi…. rispetta il viaggio delle mail!

I dettagli che fanno la differenza

I dettagli che fanno la differenza

Amo i dettagli, credo rivelino tanto di chi scrive.
Una parola al posto giusto e non un’emoticon, uno spazio o un elenco….

E nelle mail mi piacciono 3 dettagli:

L’INTESTAZIONE

Non mi riferisco all’incipit della mail, ma a quello che compare quando guardi l’elenco della mail.

Nel “muro” dei nuovi arrivi come viene visualizzata la tua mail?
C’è l’indirizzo generico o il tuo nome e cognome?

Pensa a chi la riceve e a quante mail riceve. Deve poter capire subito chi sei e che quella non è una mail di spam, ma una mail interessante. Quindi fai in modo che ci sia il tuo nome e magari che faccia capire anche la tua professione… titoli in vista!

LA FIRMA

Sì lo so, lo avrai sentito mille volte, ma vorrei aggiungere un paio di idee. Ovviamente alla fine della tua mail avrai messo nome cognome, contatti, logo.

E poi?
E poi facciamo un po’ di decluttering!

E’ davvero necessario ricordare che una mail non va stampata? Non pensiamo che ormai sia una conoscenza assodata e che quell’elemento, così come il disclamer sulla privacy, diventa in realtà un inutile rumore di fondo ogni volta che si risponde creando un muro di righe compatte da dover scavalcare?

Se proprio ci tieni, metti un link ad una pagina che spighi perché non stampare o alla tua privacy o, tanto meglio, alla tua politica ambientale

LA RISPOSTA

Fai attenzione quando usi una mail vecchia a ciò che è contenuto, alle informazioni che la mail porta con sé: vecchie frasi, dati obsoleti o magari informazioni che non vanno inoltrate…

So che è più semplice usare le mail vecchie, ma un tocco di attenzione in più ci sta. Fai in modo che i contenuti siano collegati e che non si tratti solo di non aver messo l’indirizzo in rubrica e che sia più veloce fare così.

Vuoi capire se la tua firma è ben organizzata?
Scrivimi, ti risponderò volentieri.

L’esame della vista

L’esame della vista

Quando ero bambina c’era una visita medica che non mi preoccupava, quasi mi divertiva ed era quando papà mi portava dall’oculista. Tutti quei cartelli pieni di lettere dritte, rovesce, al contrario erano per me molto divertenti.
Per non parlare poi dei disegni con i puntini rossi e verdi dove potevi scovare numeri nascosti.

Ovviamente il gioco è bello, finché dura poco. E crescendo sale sempre più l’ansia di non riuscire a vederle tutte quelle lettere, soprattutto quelle delle righe più in fondo…

A volte l’esame della vista capita nella vita di tutti i giorni: il tabellone degli arrivi e partenze in stazione, le pubblicità per strada e… le mail.

Come mail le mail?

Perché mi è capitato spesso di imbattermi in muri di lettere o caratteri illeggibili, cercando di decifrare tutte righe senza perdere il filo e senza farmi scoraggiare fino a raggiungere la fine della mail.

Mi è capitato che la formattazione sovrapponesse le righe, che lo sfondo fosse azzurro e le scritte rosse… devo continuare?

Sì, lo so che hai capito… le mail non devono essere un esame della vista, ma essere lette facilmente e piacevolmente.

Usa lo spazio

E qui sento la vocina della mia grafica che mi dice “non avere paura dello spazio, parla tanto quanto le parole” E infatti se devi parlare di più concetti, raggruppali e tra uno e l’altro lascia dello spazio.

Non abusare degli elenchi puntati, ma sfruttali a dovere

Io adoro gli elenchi e le liste e quindi non posso che promuoverli, ma a volte nelle mail li ho visiti usati un po’ a caso, ad esempio come paragrafi. Se usi un elenco, cerca di essere sintetico e puntuale, altrimenti vale la regola dello spazio di cui sopra.

Fai tua la formattazione

NON URLARE, non essere troppo pedante, ma se c’è qualcosa che veramente devi ricordare, aiuta a farlo.

Come vedi anche come scrivi il testo ha la sua importanza. Il contenuto merita di essere espresso nella sua forma migliore e soprattutto, più è semplice da leggere, più sarà ricordato.

Inutile concludere con l’idea che più semplice, sintetico e conciso sei, più efficace sarà il tuo messaggio.

Questo però non vuol dire che non dovrai impiegare tutte le parole necessarie a spiegare il concetto, dopotutto la mail è una sorta di evoluzione di una lettera cartacea, quindi è utilizzata per esprimere dei concetti, dei pensieri, delle idee, che richiedono un certo numero di parole e che quelle parole se le meritano tutte.
Se fosse solo un breve messaggio, magari la mail non sarebbe poi così necessaria.

Quindi…. niente mail con il testo nell’oggetto, con sfondi improbabili e caratteri illeggibili, solo una mail con un testo ricco di contenuto, bello da vedere e semplice da ricordare!

Provaci anche tu!