Mail mangia tempo

Mail mangia tempo

“Non finisco mai di leggere le mail”

“Ogni volta che apro l’inbox perdo delle ore”

“Non riesco a pianificare il lavoro sulle mail, magia tutto il mio tempo”

Potrei andare avanti con molti altri esempi, li sento dire spessissimo dai miei clienti. 

C’è da dire che con i lavori del giorno d’oggi effettivamente le mail che si ricevono sono tante, spesso troppe a causa di una gestione un po’ troppo frettolosa del mezzo: mail scritte al volo senza una chiara struttura, mail non rilette, mail alle quali mancano allegati, mail con troppi destinatari o senza separazione tra i campi a e cc, mail che sembravo essere messaggi istantanei.

Tutti questi aspetti riguardano le regole della comunicazione.

C’è però un aspetto che riguarda la gestione del lavoro: come spesso ti dico, esistono tanti tipi di lavoro, e per quanto riguarda la mail, ne esistono tre.

Se li conosci e li distingui nella tua pianificazione giornaliera aumenterai incredibilmente la tua produttività.

 

LETTURA DELLE NUOVE MAIL

Questa è la parte che normalmente viene classificata come lavoro sulle mail. È quello che fai non appena apri la tua casella di posta.

Una piccola precisazione prima di passare al dunque: fai in modo che i tuoi devices siano sincronizzati, cosicché l’organizzazione dell’inbox sia sempre lo stesso ed eviterai di fare confusione e doppio lavoro.

Inoltre:

  • non leggere le mail come prima cosa al mattino;
  • non leggere le mail mentre stai arrivando al lavoro;
  • non leggere le mail di lavoro nel tuo tempo libero;
  • non leggere le mail come ultima cosa della giornata.

Bene, arriviamo al momento in cui, fatta la rana e l’urgenza, ti dedichi alla lettura delle mail.

Leggile una ad una e decidi per ognuna cosa fare, non passare a quella dopo se non hai preso la decisione per la prima mail;

  1. se non ti interessa eliminala;
  2. se è una mail di spam, bloccala, disiscriviti o fai un filtro, eviterai di riceverne altre di simili
  3. se ti interessa ma non ci devi fare nulla, metti un’etichetta “da leggere” o spostala nella cartella “da leggerle”;
  4. se ti interessa e l’azione richiesta richiede meno di due minuti, falla e poi archivia o elimina;
  5. se ti interessa e l’azione richiede più di due minuti, mettila nella lista delle cose da fare, manda una mail ponte (grazie del messaggio, ti farò sapere entro venerdì) se necessario, e passa alla mail successiva.

Quest’elenco ti suona famigliare? Certo! È la base del GTD, una delle tecniche di produttività più note e molto efficaci, e nella gestione dell’inbox è perfetta!

Come vedi si tratta di leggere le mail e prendere delle decisioni, oltre a svolgere il lavoro più veloce, quello dei due minuti.

Ti faccio notare che non c’è ancora un vero e proprio lavoro nei compiti più corposi.

E qui sta la questione: il fatto di occuparsi delle cose da fare non è parte di questo tipo di lavoro, e finché non farai questa differenza, non darai la giusta produttività al tuo lavoro. Questo è il momento in cui vagli le cose da fare, non te ne occupi.

Il tempo dedicato alla lettura delle nuove mail deve essere breve in termini di tempo e ripetuto con una frequenza regolare, più o meno intensa a seconda del tuo tipo di lavoro.

Ma è indispensabile sia un momento di lavoro vero e proprio, perché se al contrario aspetti che arrivi la notifica per aprile le mail, o ogni volta che ne arriva una apri la mail, stai solo sprecando tempo ed energia. Molto meglio farlo una tantum per tutte le nuove mail.

 

LAVORO SULLE MAIL

Il lavoro sulle mail non è necessariamente consequenziale alla lettura delle mail, ma è altrettanto indispensabile.

Deve cioè esserci un momento nella tua giornata di lavoro nel quale ti dedichi ad affrontare le questioni delle mail di più di due minuti, che altro non sono che veri e propri punti di una to do list, sono cioè compiti da svolgere, al pari di tutti gli altri, che semplicemente sono arrivati dalle mail, e che gestirai esattamente come tutte le altre incombenze lavorative.

Qui sta il nocciolo della questione: occuparsi delle mail non vuol dire fare tutto ciò che è richiesto, piuttosto si tratta di eseguire la prima scrematura.

Il passo successivo è eseguire i punti della to do list che dalla mail sono conseguiti.

In termini di pianificazione probabilmente di giorno in giorno ti dedichi a uno, due, tre compiti, ma capita che tra le sessioni di lavoro non ce ne sia una dedicata ai compiti che emergono dalle mail. Questo è l’errore tattico che fa sì che le mail vengano percepite come una perdita di tempo, un peso e un lavoro infinito. Perché di fatto il lavoro su di essere non è previsto in agenda ed è confuso con il lavoro di lettura delle nuove mail.

Ora che sei consapevole della differenza sai anche che la soluzione è definire degli slot di tempo per entrambi i tipi di lavoro, di durata e frequenza differenti.

 

LETTURA DELLE MAIL

L’ultimo tipo di lavoro sulle mail è quello che si occupa delle mail che ti interessano, ma sulle quali non devi fare nulla, quelle cioè che basta che tu legga perché sei in copia carbone o perché sono aggiornamenti o newsletter.

Ecco che per queste può essere prevista una sessione di “lavoro di aggiornamento” che può essere meno frequente e può avvenire nei momenti di bassa energia o a chiusura della giornata, sono infatti tendenzialmente cose che non hanno scadenza o se ce l’hanno sono lunghe.

 

 

Lavorare sulle mail è un momento di lavoro importante e quanto più sarai consapevole che è fatto di tanti tipi di lavoro diversi, tanto più potrai suddividerlo correttamente nell’arco della giornata giocando a favore della tua produttività.

E se fai ancora fatica o vuoi organizzare meglio il flusso di lavoro con la tua posta elettronica, che dici di farmi una telefonata? Ti aspetto!

 

 

Foto di Solen Feyissa su Unsplash

 

In box organizzato

In box organizzato

Parliamo di posta e parliamo di gestione delle mail, non di come aumentare la produttività organizzandone la lettura e la risposta, quanto di come gestire la tua casella di posta.

Sì, perché l’impatto della propria casella di mail e la ricerca di alcuni messaggi possono risultare stressanti e creare dei cali di produttività fastidiosi, entrambi aspetti evitabili.

Vediamo come, considerando due aspetti organizzativi più un comportamento utile.

 

ETICHETTE E CARTELLE

 

Te ne parlo insieme perché si tratta della stessa cosa, ma in formati differenti. Se usi Gmail allora hai le etichette, altrimenti hai le cartelle.

Ti consiglio di utilizzarle per alleggerire il tuo in box riunendo le mail nelle categorie di interesse. Di fatto è un archivio veloce.

Ma proprio per questo ti consiglio di:

  • mettere le mail nelle cartelle una volta lette, non come filtro automatico;
  • creare delle etichette o cartelle più a portata di mano per le mail più frequenti, in questo senso nominale con un simbolo o un numero in modo che compaiano in alto nell’elenco, diciamo più a portata di vista;
  • non tutte le cartelle e soprattutto le etichette devono essere necessariamente visibili, puoi anche selezionare la modalità “nascondi” nelle opzioni di Gmail per toglierne qualcuna alla vista e comunque usarle. Nel caso siano cartelle puoi usare una macro-cartella “old” dove dentro metti tutte le altre. Questo suggerimento vale, ad esempio, per tutte le cose che vuoi tenere, ma che non usi frequentemente.

 

PERSONALIZZA E NON LASCIARTI TRARRE IN INGANNO

 

Le impostazioni predefinite possono a volte essere più dannose che utili. Ad esempio in Gmail la divisione nelle categorie (social, aggiornamenti, forum..) può essere utile, ma se non fa per te, scegli la versione classica e usa un unico in box.

Così allo stesso modo, attenzione agli sfondi troppo ingombranti che rendono difficile la lettura, meglio una struttura semplice e uniforme.

Ultima cosa, gestisci la modalità di visualizzazione con lo spazio diviso o meno, cioè quella modalità per la quale puoi vedere l’elenco di mail in arrivo, l’elenco e l’ultima aperta sotto, l’elenco e l’ultima aperta a fianco. Anche questa è un’arma a doppio taglio. Se fai in modo di aprire le mail separatamente per leggerle, quindi usando il semplice elenco, eviterai di farti distrarre dalle altre mentre lavori. In breve, se ricevi tante mail, ti consiglio caldamente di usare questa modalità.

Per la stessa ragione, evita di avere in alto mail speciali o con altri criteri, tieni solo quelle non lette, così l’ordine, anche visivo, rimarrà lo stesso.

Ultimissimo consiglio, le impostazioni di valutare in Gmail (e in genere nelle impostazioni dell’in box) sono davvero tante: se attivare le immagini, la risposta automatica a una persona o a tutti, il fatto che il testo in risposta sia scritto sopra o sotto… ti parranno tutti dettagli superficiali, ma il mio consiglio è perdici un po’ di tempo una volta e impostare tutto al meglio per aiutare te nella lettura e nell’uso della tua casella di posta.
Quindi, ad esempio, imposta il rispondi a tutti, più educato e frequente, il testo sopra la mail di risposta, più efficace nella comunicazione, le correzioni automatiche e, se non lo avessi già fatto, elimina le notifiche sul desktop.

 

POSTA OFF LINE

 

Gmail dà la possibilità di lavorare alla mail nella sua versione off line. Lo fa sincronizzando i dati con il pc, scaricando temporaneamente una parte della casella. Può essere utile? Sì se ricevi tante mail e hai piacere di pre-impostare le risposte in tranquillità o in luoghi dove non c’è connessione. No, se usi tanti devices e se dove la sincronizzi è un pc con poca memoria solida.

Attenzione, la mail è uno strumento di lavoro, non il tuo archivio, quindi comunque deve rimanere leggero e agile, quindi sì, facci affidamento, ma se hai scelto di utilizzare la mail online e non da pc è molto più utile sfruttare il concetto di poterla leggere ovunque con le stesse informazioni.

 

E tu, usi queste piccole attenzioni nella tua casella di posta? Avevi mai riflettuto su come anche l’organizzazione visiva e di impostazioni possa poi aiutare la tua produttività?

Raccontamelo nei commenti.

 

 

Photo by Diana Akhmetianova – Unsplash
Simile con simile

Simile con simile

Quando andavo a scuola ce l’avevano con le mele e le pere, come a dire che una cosa si poteva sommare solo con qualcosa di simile… e fin qui pareva semplice, poi il concetto diventava sempre più complesso con l’arrivo dell’algebra e della geometria… Il punto è che al contrario nessuno me l’aveva fatto mai notare, eppure, caspita è un principio che è davvero un portento!

Credimi, funziona talmente bene che dopo che ti sei abituato, non puoi farne a meno. Ed è una cosa così semplice e intuitiva, che quando la fai ti pare di aver scoperto l’acqua calda eppure… lo fanno in pochi.

Di cosa sto parlando?

Mi è capitato di riordinare scrivanie e trovare penne in tanti cassetti. Di gestire cartelle e archivi e ritrovare gli stessi file in luoghi diversi. E molto spesso di vedere persone che leggevano una mail per volta al suono di una notifica. Bene, questi sono tutti esempi del contrario del motto da P.O. che ti sto insegnando oggi: simile con simile.

Hai presente quando vai a correre e ti pare di dover scalare l’Everest e poi, al terzo allenamento, ti chiedi come avevi fatto a fare tanta fatica le prime volte? Beh, la risposta è che hai vinto l’inerzia iniziale, e…

Una volta che hai fatto questo grande sforzo… tanto vale continuare, il resto è davvero in discesa.

Nell’organizzazione del lavoro vuol dire che una volta che hai messo mente e corpo su un compito, farne di simili costa meno energia e rende il lavoro più veloce e produttivo.

Quindi quando in agenda metti il compito di telefonare, fai tutte le telefonate che hai in mente di fare. Se vuoi rispondere a delle mail, fallo per tutte le mail, una dopo l’altra, per un tempo ben preciso.

Questo semplice grande principio vale per il tempo, ma anche per lo spazio. Quando riordini le cose (sia in un archivio digitale, sia in uno fisico), le cose simili vanno vicine tra loro e, per il principio “semplifica” nella loro versione finale e in un unico posto.

Simile con simile è un principio tanto semplice quanto utile. Puoi applicarlo davvero in tantissime occasioni e vedrai che in tutte ti porterà un risparmio di tempo e di energia che non pensavi fosse possibile.

E tu per cosa lo vuoi applicare? Raccontamelo nei commenti!

Il viaggio delle mail

Il viaggio delle mail

Da bambina anch’io per un certo periodo ho fatto collezione di francobolli.

Mi piaceva moltissimo guardare i disegni, le righe dei timbri, mi pareva che quel bollo raccontasse una storia: dove era partito, che strada aveva fatto, e finalmente aveva portato a me i suoi colori e le sue scritte, magari in una lingua diversa dalla mia, magari a ricordare qualcosa di tipico del suo paese come dei bellissimi fiori sgargianti, o un evento importante per quelle terre lontane.

Ebbene, tutto questo nelle mail non c’è più, ma non è detto che anche le mail non abbiano una storia. Anche una mail è stata pensata, scritta, riletta, inviata. Anche se non abbiamo più i passaggi fisici di scrivere un foglio, piegarlo, imbustarlo e compilare con attenzione mittente e destinatario, comunque è stato necessario del tempo. E di questo dobbiamo avere rispetto.

Un tempo di pensiero, del testo della mail, di quando quella mail è stata scritta.
Un tempo di correzione, in cui qualcuno ha curato parole, spazi e formattazione.
E poi l’invio… in un click.

Anche se l’arrivo è pressoché istantaneo non vuol dire che non sia necessario del tempo, quello che una volta era quello del postino, che raccoglieva, ridistribuiva e consegnava.
Sì, perché in questo sta proprio la differenza di una mail rispetto, ad esempio, ad un messaggio chat: non è istantanea.

Permette di dare il tempo di pensare e anche di digerire.

Quindi, ad esempio, se una mail ci infastidisce, possiamo aspettare prima di rispondere. Se una mail richiedere del lavoro, possiamo darci il tempo di farlo.

Non trovi che questo sia un gran vantaggio?

Permette di fare le cose come si deve, basta uscire dal loop “tutto e subito”. Sì perché ormai siamo abituati all’istantaneità dei messaggi e alla costante lettura. Ma ha veramente senso iniziare una mail dicendo “scusa se ti rispondo solo ora”? Dobbiamo scusarci per non essere sempre on line?
E se è una cosa urgente? La mail forse non è il sistema di comunicazione adatto… Ti piace il concetto? Allora leggi anche quest’interessante articolo del Post.

Ricorda che la mail è uno dei tanti mezzi di comunicazione e proprio perché permette di mandare messaggi complessi, costruiti, non può essere istantaneo.

Usiamolo per i suoi vantaggi e non per gli svantaggi, anche per il tempo in cui… non leggiamo le mail.
Come possiamo dunque sfruttare il tempo di viaggio delle mail?

  • La funzione leggi dopo, se non possiamo leggerle ora e vogliamo che torni dopo un tot di ore.
  • La funzione posticipa, se vogliamo che arrivino in un momento determinato del giorno.
  • La funzione off line, per lavorare con le mail senza essere disturbato da nuovi arrivi.

Ma ricordati che una volta che hai fatto click, poi la mail è in viaggio e, come tu hai avuto i tuoi tempi per scriverla, chi la legge avrà i suoi per rispondere, quindi…. rispetta il viaggio delle mail!

I dettagli che fanno la differenza

I dettagli che fanno la differenza

Amo i dettagli, credo rivelino tanto di chi scrive.
Una parola al posto giusto e non un’emoticon, uno spazio o un elenco….

E nelle mail mi piacciono 3 dettagli:

L’INTESTAZIONE

Non mi riferisco all’incipit della mail, ma a quello che compare quando guardi l’elenco della mail.

Nel “muro” dei nuovi arrivi come viene visualizzata la tua mail?
C’è l’indirizzo generico o il tuo nome e cognome?

Pensa a chi la riceve e a quante mail riceve. Deve poter capire subito chi sei e che quella non è una mail di spam, ma una mail interessante. Quindi fai in modo che ci sia il tuo nome e magari che faccia capire anche la tua professione… titoli in vista!

LA FIRMA

Sì lo so, lo avrai sentito mille volte, ma vorrei aggiungere un paio di idee. Ovviamente alla fine della tua mail avrai messo nome cognome, contatti, logo.

E poi?
E poi facciamo un po’ di decluttering!

E’ davvero necessario ricordare che una mail non va stampata? Non pensiamo che ormai sia una conoscenza assodata e che quell’elemento, così come il disclamer sulla privacy, diventa in realtà un inutile rumore di fondo ogni volta che si risponde creando un muro di righe compatte da dover scavalcare?

Se proprio ci tieni, metti un link ad una pagina che spighi perché non stampare o alla tua privacy o, tanto meglio, alla tua politica ambientale

LA RISPOSTA

Fai attenzione quando usi una mail vecchia a ciò che è contenuto, alle informazioni che la mail porta con sé: vecchie frasi, dati obsoleti o magari informazioni che non vanno inoltrate…

So che è più semplice usare le mail vecchie, ma un tocco di attenzione in più ci sta. Fai in modo che i contenuti siano collegati e che non si tratti solo di non aver messo l’indirizzo in rubrica e che sia più veloce fare così.

Vuoi capire se la tua firma è ben organizzata?
Scrivimi, ti risponderò volentieri.