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Condividere o copiare?

Condividere o copiare?

Oggi un tema che mi sta molto a cuore: condividere o copiare?
Questo sottile confine tra ciò che nasce da noi e ciò che invece è semplicemente farina del sacco altrui.

Te ne parlo collegandomi all’organizzazione e non a tutte le possibili implicazioni diciamo etiche e di valore, perché queste le do per scontate.

Non copio, non mi piace chi copia, trovo la cosa priva di fondamento, ma allo stesso tempo bisogna anche far pace con l’idea che non si crea nulla di nuovo, già tanto è stato detto, quindi è molto probabile che anche le mie, e le tue idee siano comunque frutto di una rielaborazione.

Questo pensiero mi è nato leggendo “Ruba come un’artista” di Austin Kelon, un libricino che mi è molto piaciuto e che dice più di quello che sembra.

Torniamo al punto: il buon furto vs il cattivo furto.

L’immagine dell’autore credo parli più di tante parole:

L’autore sottolinea poi come la creatività nasca per sottrazione, facendoci riflettere e pensare costringendoci a porre dei limiti: sono tutti abili a disegnare un arcobaleno con ventiquattro colori, ma con due, ne saresti capace?

Ecco, quindi, che dobbiamo lavorare per sottrazione, eliminazione e pulizia di ciò che la nostra mente raccoglie.

E qui arriva lo spunto organizzativo: come raccogliere i tuoi input del mondo esterno?

Il mio suggerimento è raccogli tutto, ma in modo funzionale.

Vediamo come, in modo pratico e facile!

STEP NUMERO 1

Raccogli. Come? Io preferisco il digitale e le mie App preferite sono Trello, Milanote, Poket, Instapaper. Mi piace anche Notion.

Il punto è che non importa quale App tu scelga, l’importante è che sia sempre quella: metti tutto in un unico contenitore.

Per fare questo devi rendere la cosa più semplice possibile. Quindi:

  • app sincronizzata in tutti i dispositivi che usi;
  • collegamento facile sul desktop dei vari devices;
  • tieni da parte cose che hai letto e che ritieni interessanti, non cose del tipo “lo leggo dopo” Se vuoi mantenere queste due categorie, usa App diverse per scopi diversi.

STEP NUMERO 2

Organizza le informazioni, non dire lo faccio dopo, bastano delle semplici categorie come ti ho scritto qui

STEP NUMERO 3

Lascia riposare la tua mente. Cosa significa? Che questi sono input che hai letto, non cose sulle quali devi lavorare o copiare…
Leggi i tuoi spunti, tienili da parte e poi lasciali lì per un po’.

Il tuo cervello con la sua immensa abilità di non dimenticare e di rielaborare sarà in grado di unire i puntini come tu nemmeno te l’aspetti, cioè saprà farti collegare informazioni, pensieri… devi solo lasciargli il tempo di sedimentare ed elaborare.

Ed ecco che non stai copiando, stai creando collegamenti, aggiungendo del tuo, quindi stai creando dal tuo sacco.

In questo senso hai messo a frutto quella che ho sentito chiamare in un podcastprocraspirazione” cioè l’ispirazione che ti viene dal procrastinare cioè dal lasciar lì a sedimentare, però in un sistema organizzato 😊

E mi piace l’idea perché non sai mai quando arriva l’idea e spesso ti dico “sii pronto ad annotarla per non perderla” ma oggi aggiungo, fai in modo che abbia terreno fertile per nascere dalla tua terra.

Non copiare, crea, e fai in modo di avere un terreno fertile in cui far generare le tue idee.

Photo by Quino Al – Unsplash

Non si sommano mele e pere

Non si sommano mele e pere

Oggi vediamo come archiviare i dati nel tuo sistema elettronico senza incorrere nel famoso problema: ritrovare un ago nel pagliaio e quindi essere nella confusione più grande.

Due sono le regole base di un archivio.

Non farlo subito troppo complesso

Non iniziare a creare cartelle e sottocartelle come se non ci fosse un domani. Inizia solo con quelle indispensabili, e poi, a seconda delle necessità, crea una struttura più complessa. Se fai il viceversa ti perderai nella tua stessa struttura.

N.B. Quando dico che poi lo adatterai alle tue esigenze vuol dire che l’archivio non è statico e fisso, ma al contrario si evolve, è vivo, e quindi bisogna lasciarlo cresce nella direzione corretta e mantenerlo quanto più funzionale e ordinato possibile.

Non lasciare troppi elementi fuori dalle categorie

È inutile creare una cartella “varie” con l’universomondo, sforzati di capire quali sono le caratteristiche comuni dei dati e suddividili da subito con logica, la tua. Va bene se fuori dalle cartelle ci sono tre o quattro file, ma già una decina sono già troppi.

Ottimo, ora che sono chiare queste due indicazioni di base vediamo alcune tipologie di archiviazione.

PER ANNO

Questo significa creare delle cartelle semplici per l’anno e poi all’interno mettere tutte le cose relative a quell’arco temporale. Puoi lasciare fuori quelle dell’anno corrente per rendere più veloce la consultazione.

Per cosa posso essere utili:

  • documenti della banca
  • bollette
  • fatture
  • ricevute
  • assicurazioni

Cosa hanno in comune queste categorie? Che se hai bisogno di questi dati, molto probabilmente li cercherai secondo un criterio temporale. Vorrai sapere le spese di casa per l’anno in corso, il bollo dell’auto di due anni fa… quindi per tutti questi elementi, una volta creata la macrocategoria, e cioè una delle voci dell’elenco di esempio, procedi usando l’anno per le tue sotto categorie e cioè le cartelle secondarie.

PER PAROLA CHIAVE

Usa questa soluzione per tutto ciò che non ha valenza temporale, l’archivio ad esempio di informazioni di interesse. Se vuoi tenere copia dei tuoi e-book, di certo non li cercherai poi per anno nel quale li hai scaricati, ma piuttosto per tema o per autore, ecco che uno di questi due elementi è una buona chiave per creare le cartelle.

MISTI

E cioè NOME_DATA o DATA_NOME.

Questi sono molto utili per i file per i quali hai bisogno di riconoscere per due informazioni importanti, in tal caso il primo dato deve essere il più importante.
Quindi se stai riordinando una rassegna stampa e vuoi sapere il nome del giornate e la data, nominerai i tuoi file nomegiornale_data o viceversa se ti interessa solo sapere gli articoli di maggio la cartella sarà data_nomegiornale.

Un piccolo trucco. Se il criterio principale è la data, scrivi anno, mese, giorno, così saranno più facili da ordinare.

E se arriva il dubbio e ti chiedi… ma questo dove lo metto? La tentazione di lasciarlo fuori è forte, lo so. Ma ormai la risposta la sai già 😉
Chiediti, quando lo andrai a cercare, come lo cercherai? Quali sono i criteri? Ecco che avrai trovato il bandolo della matassa!

Ora hai tutti gli strumenti per iniziare a mettere mano ai tuoi dati, fammi sapere come va! I commenti sono aperti per tutti i dubbi del caso!

Photo by the matter of food – Unsplash

Tratti e appunti

Tratti e appunti

Ho una penna, è da sempre la mia preferita, la Pilot 0.5 nera. La uso praticamente dalle superiori e non mi sono mai staccata dal suo tratto. Ci ho provato in verità, ma alla fine torno sempre lì.

Te lo racconto perché è il mio strumento ideale per prendere appunti, ma mi accorgo che se devo prendere una nota veloce la mia mano finisce sempre su altre penne, tendenzialmente più grosse e colorate.
Così allo stesso tempo la mia agenda è compilata a matita per essere cancellata e sistemata.

Ti sembreranno piccolezze, ma il punto è questo: lo strumento vuole la sua parte

Eppure, non ci si presta mai tanta attenzione, perché alla fin fine una penna vale l’altra, e anche se non scrive benissimo pazienza.
Questo è vero fino a un certo punto: se vuoi lavorare un po’ sulla tua produttività e vuoi aiutare il tuo flusso di pensieri ti consiglio anche di pensare ai tuoi strumenti, in primis al come scrivi.

Se devi lasciare la mente libera di creare fai in modo che il tuo pensiero scorra altrettanto fluido e libero

Per questo ti consiglio punte grosse, anche un pennarello va benissimo, quando la scrittura deve essere veloce, rapida e senza giudizio.

Credo questo sia un ottimo momento per dare sfogo alla creatività e spazio al colore, senza remore, in totale libertà. Usa penne, pennarelli e stacca la mente adulta e severa, qui non ci sono ordini, gerarchie, priorità, solo idee e pensieri.

Nel tuo quaderno delle idee quindi fai in modo che il tuo tratto non si inceppi o che la tua mano perda il filo della mente con una punta troppo sottile o un inchiostro che si secca.

Se al contrario vuoi dare presenza a ciò che scrivi preferisci una penna che imposti la mano e che ti faccia riflettere

Il potere della scrittura è molto forte e ce ne scordiamo, soprattutto oggi che a mano scriviamo poco e privilegiamo le note selle App e i file del pc, ma una un momento per sé prevede anche una scrittura di coscienza che ben si accompagna, ad esempio, a una stilografica.

Perché te lo dico? Perché ci vuole tempo a scrivere e quindi soppeserai parole e spazi, concetti e punteggiatura. Non è certo una cosa da fare tutti i giorni, ma credo che abbia il suo perché e che valga la pena di essere considerata.

Veniamo alla matita, lo strumento che ci permette l’ordine e il ripensamento

Cancella e sistema, fai in modo che i tuoi appunti siano perfetti. Sai vero che sto scherzando, no?

Però il fatto di poter sistemare un appuntamento in agenda è utile, quindi non ti dico di no, ma non pensare certo che la tua scrittura debba essere perfetta, piuttosto fai in modo che sia chiara funzionale. Qui non potrai dare priorità di colore, sarà solo il tuo tratto e l’insieme di simboli a dare diversità ai tuoi appunti. Quindi presta attenzione alla tua legenda personale, evita le mille evidenziature, anche se a matita.

Diverso è per i tuoi appunti normali, privilegia lo strumento che per te funziona meglio

Trova la tua penna del cuore e usa quella, ma fai attenzione ai colori, qui sì ci sta il giudizio e la gerarchia, usali a tuo vantaggio.
Non abusare o andare a caso, corpo del testo, colore uno, titolo, colore due, evidenziature, colore tre. Bastano, non credi?

Ora che hai visto quali possono essere le potenzialità dei tuoi strumenti, perché non considerare come usarli al meglio?
E, dimmi, la tua penna preferita qual è?

Photo by Carolyn – Unsplash

Note a mano e appunti digitali

Note a mano e appunti digitali

Nota. Partiamo dalla definizione.

Breve appunto, per lo più provvisorio, nel quale si concreta un’osservazione o una informazione.
Segno grafico che serve a ricordare o distinguere qualcosa.

Bene, ora una nota dunque è temporanea e contiene un’informazione. Quindi ha un valore, ma non per sempre… deve essere utile, quindi deve essere ritrovata quando serve, quando cioè si ha bisogno dell’informazione in essa contenuta.

Ma, in tutto questo… è meglio la carta o il digitale? Ed ecco che torna l’eterno dilemma!

E se andassero bene entrambe?

Io direi che è così 😉 Ci sono pro e contro e soprattutto sono utili per cose diverse.
Vediamo le differenze:

CARTA

Amata carta, amati diari, amate agende. Un piccolo pro di avere un luogo dove annotare le idee è il fatto stesso di avere il supporto per farlo. Mi spiego: se, come me, sei un amante della cancelleria e ti piacciono i quaderni, beh, questa è un’ottima scusa per avere un buon motivo per possederne uno. E qui non posso che consigliarti quelli di Nuove Abitudini.

Come per l’agenda, prendere le note in formato cartaceo ti permette di metterci realmente la testa e quindi è come prendere un impegno un po’ con te stesso nel momento in cui lo si scrivi. Una semplice lista delle cose che vuoi rifare il prossimo anno o che non vuoi più fare non è un banale elenco, è piuttosto una presa di consapevolezza.

Per questa ragione non potrò mai smettere di consigliarti la carta per tutte le liste concettuali, per annotare le tue grandi idee, per quello che si chiama flusso di pensieri, tendo traccia dei tuoi pensieri 5 minuti al giorno o per il diario della gratitudine che ti impegna a segnare le cose belle della giornata.

DIGITALE

Senza ombra di dubbio le note digitali hanno molti pregi: sono facilmente aggiornabili, sono sempre disponibili e condivisibili.

Secondo questo principio ti consiglio si usare le note digitai per tutto ciò che vuoi avere sempre sott’occhio, dalla lista della spesa, al tuo piano editoriale, dagli articoli da leggere, al numero di telefono che hai visto su quella vetrina.

Se ti chiedi come usarle, ho scritto un post a riguardo.

Come ti racconto per l’agenda, non c’è un giusto uno sbagliato, ogni nota ha il suo supporto, l’importante è che tu

metta subito la nota al posto giusto e che le raccolga tutte nello stesso posto

non vale avere la lista della spesa sul frigo e poi la foto in Keep 😉 non vale avere un post-it in agenda di un libro da comprare e poi una lista su Trello sulle prossime letture.

Così perdi i pezzi: a ogni nota la sua App! E per tutto il resto c’è la carta!
E tu dove annoti le tue grandi idee?

Plan B

Plan B

Non amo arrivare in ritardo, ma, lo ammetto, succede anche a me. Mi succede perché riempio troppo il tempo di cose da fare. Questa a dire il vero è un’altra faccenda, ma parto da questo per dirti che capita a tutti di essere organizzati, precisi, attenti e vedere che poi le cose vanno diversamente e oggi vorrei riflettere un po’ con te sul come affrontare questi imprevisti che, c’è poco da dire, capitano.

La prima regola è: non farti trovare impreparato

Per tutto ciò che per te è davvero importante, per tutte quelle che cose che al solo pensiero che non vadano come devono andare inizi già a sentire il mal di pancia, per tutte queste occasioni fai in modo di avere piano B pronto in tutti i dettagli.

Cosa vuol dire un piano B? Vuol dire una soluzione alternativa, pronta per essere messa in atto nel caso in cui la prima strategia fallisca, un po’ come le mutande di scorta insomma.

Il piano B è importante perché il fatto di averci già pensato e averlo pianificato ti permette di risparmiare tempo ed energie nel momento in cui dovrai metterlo in atto e quindi sarai più efficiente ed efficace.

Serve, come detto, per le cose davvero importanti: un cambio in più in valigia per un viaggio di lavoro, aver valutato i tempi per prendere la macchina quando pensi di andare in treno e sai c’è uno sciopero nell’aria, avere con sé una copia in pdf della propria presentazione e non solo aver mandato il ppt via mail… ho reso l’idea?

Non serve per tutto il resto: una seconda agenda, due file dove salvi gli stessi dati, avere sempre con sé l’ombrello… E lo sottolineo perché creare il piano B richiede comunque tempo ed energia e, come sai, queste sono risorse finite, quindi non vanno sprecate, vanno messe in campo solo se serve.

Perciò pensa al piano B solo per le cose davvero cruciali per importanza o perché sono momenti chiave della riuscita del tuo progetto. Per tutto il resto ricorda che la leggerezza è un’ottima compagna di vita e che ci vuole anche un po’ di fiducia nel futuro e nelle tue capacità, non va sempre tutto storto e molto probabilmente te la saprai cavare anche se non fila tutto alla perfezione.

Questo credo sia un vero e proprio approccio salvavita. Te ne parlo quando chiacchiero di decluttering. Spesso ci circondiamo di piani B, nella speranza che questi ci possano tornare d’aiuto nel momento del bisogno e invece, molto spesso, sono talmente tanti che non troviamo quello utile quando ci serve o, ancora meglio, proprio in quell’occasione, scopriamo di poterne fare a meno.

Quindi usa questa tecnica, ma con parsimonia, spesso il piano B è proprio dentro di te e dipende solo da come affronti l’imprevisto.

La seconda regola è: un passo alla volta

Quando capita l’imprevisto si reagisce spesso aumentando ritmo e carico di cose da fare unendo i due aspetti. Ma proprio quando siamo più a rischio errore, quando siamo più sotto pressione dobbiamo “metterci la testa” e rimanere concentrati. Sono quelli i momenti nei quali, per fare le cose per bene, è utile ricordare che il multitasking non esiste: meglio mettere in fila le cose da fare e farle una alla volta, fino in fondo.

Sono questi i momenti nei quali vengono fuori i nostri punti deboli e anche le nostre piccole grandi disorganizzazioni. Come ti dicevo, quando sono un po’ in difficoltà, molto probabilmente cercherò di mettere mille cose nella giornata, perché è un po’ il mio vizio di fondo. E anche qui, un passo alla volta, partendo dal primo: la consapevolezza. Se ti conosci e hai affrontato le tue difficoltà organizzative, sai anche in che errore scivoli più facilmente. E proprio il fatto di conoscerlo fa sì che tu lo possa evitare.

In breve, sai come comportarti, e, se avrai fatto una buona pianificazione, saprai subito cosa è importante e cosa no, potrai quindi eliminare ciò che è secondario e dedicarti al resto con ordine e pazienza.

Terza regola? Ammettere che succede

Sì è proprio vero “fatto è meglio di perfetto” e soprattutto in caso di imprevisto, metti in atto il piano B, procedi con ordine, un passo alla volta, ma ricordati che capita a tutti e quindi tanto vale accettare che non sempre le cose vanno come hai desiderato o pianificato, ma ora, che sarai più preparato e organizzato, risparmierai tempo, energie e sicuramente un po’ di fastidio. Non è forse un’ottima cosa?

Ora, racconta, su cosa investirai tempo ed energia per mettere in campo il tuo piano B?

Photo by Jean-philippe Delberghe – Unsplash