Il tempo della raccolta

Il tempo della raccolta

Ti capita mai di lavorare tutto il giorno e alla fine, guardando la tua lista di cose da fare, ti rendo conto che non sei arrivato nemmeno alla metà? Pensi: “ma com’è possibile, eppure ho lavorato senza sosta tutto il giorno!” E qui… ti abbatti.

Beh, capita spesso… soprattutto quando fai cose nuove o quando non ti accorgi che capitano molte interruzioni.

Il punto è che spesso quando lavoriamo diamo per scontato il tempo necessario a fare qualcosa, e invece, spesso il tempo reale non corrisponde a quello che abbiamo pensato.

Questa errata percezione è una questione da considerare già in fase di pianificazione del lavoro e diventa un problema se non è fatta al meglio perché rende la pianificazione stessa inutile.

Sì perché allocare male il tempo è proprio il primo passo per creare stress e frustrazione.

Se sottostimi il tempo poi non finirai le cose da fare e tutto il resto della pianificazione andrà a monte.
Allo stesso modo se pianifichi tempi esageratamente lunghi poi dovrai posticipare troppo i lavori e non sarai in grado di essere correttamente produttivo.

Come vedi, si tratta ancora una volta di consapevolezza. Consapevolezza del tempo necessario a compiere un compito. Che però non è sempre lo stesso.

Dipende infatti:

  • Dalla nostra energia. Dopo periodi intensi tutto diventerà più lento, proprio perché l’energia a disposizione non è al top. Pensa a quello che stai facendo ora e quello che fai di inverno.
  • Dalla nostra esperienza. Più conosci qualcosa più lo fai velocemente, senza errore. Se fai qualcosa di nuovo, sarà necessario più tempo per il controllo e per capire il lavoro.

Ma come si può stimare al meglio il tempo?

Prendendo nota del tempo necessario le prime volte che si fa qualcosa e basandosi sul quel tempo per la pianificazione.

E qui arriva il trucco, aggiungi un terzo del tempo. Quindi se ci metti 45 minuti a fare un’attività, in agenda, metti 1 ora.

Se sarai lento, non salterà la pianificazione, se sarai veloce recuperai un po’ di tempo che potrai dedicare ad un’urgenza veloce dell’ultimo momento!

Il lavoro sospeso

Il lavoro sospeso

Mi è sempre piaciuto il concetto di sospeso: il caffè sospeso, il libro sospeso… e recentemente a Venezia ho visto anche l’ombra sospesa.

Sai di cosa di tratta? Ha una storia lunga e un suo perché.

“Il caffè sospeso (in napoletano ‘O cafè suspiso) è un’abitudine filantropica e solidale, un tempo viva nella tradizione sociale napoletana. Viene posto in essere dagli avventori dei bar di Napoli mediante il dono della consumazione di una tazzina di caffè espresso a beneficio di uno sconosciuto.” (cit. Wilkipedia)

Trovo sia bello lasciare un regalo, e soprattutto di qualcosa che può arricchire la tua giornata, come il piacere di un caffè o di una buona lettura.

Quello che invece mi trova meno d’accordo è il lavoro sospeso.

Di cosa si tratta? Si tratta di tutti quegli impegni lavorativi che se non sono portati a termine interrompono il lavoro altrui.

Spesso, nel lavorare con altre persone, mi è capitato di concordare metodi e suddivisioni di lavoro e altrettanto spesso, anche se è stata decisa una comune strategia, le scadenze slittano oltre… senza possibilità di chiudere la questione.

Il punto è che il più delle volte non si pensa che così facendo si sta rallentando, se non bloccando, il lavoro altrui. Ancora una volta una cattiva gestione del tempo, una mancanza di responsabilità, fa sì che il risultato sia un cattivo lavoro o un’espressione di maleducazione.

Quindi, la questione è molto semplice: quando comunichi la tua disponibilità a collaborare, pensa anche se lo puoi fare in termini di tempo ed energie, se non è così, beh… allora sai già che non farai un buon lavoro, sarai comunque professionista, svolgendo il tuo lavoro, ma maleducato.

Imparare a dire di no non è facile, ma ci fa lavorare meglio e in maniera più produttiva ed efficace e anche questo è un aspetto della gestione del proprio tempo e del proprio lavoro.

Dunque, quando prendi l’impegno di partecipare ad un convegno, a un incontro, quando metti in atto una collaborazione e sai che dovrai preparare dei materiali, considera anche come organizzare il tuo lavoro per non sospendere quello altrui.

Perché insisto tanto? Perché si pensa sempre in un verso, ma vedila al contrario: tu lavori bene se non puoi fare il tuo lavoro? Se sei in urgenza e in affanno per il lavoro dell’ultimo minuto altrui? Fai più o meno errori? Conosco già la risposta, giusto?

Quindi fai in modo di non essere questa causa di stress e sii un professionista educato che sospende il lavoro… solo per una bella vacanza!

Solo cinque minuti

Solo cinque minuti

Questo post nasce dall’esperienza… del tutto personale.

Ho un caro amico che arriva sempre con almeno mezzora di ritardo e non c’è possibilità di sorta… E’ sempre in ritardo… abbiamo persino iniziato a dargli gli orari sbagliati per farlo arrivare in tempo, ma senza successo.

Come mai? Perché probabilmente pensa di essere dotato di teletrasporto: esce di casa all’ora dell’appuntamento, senza considerare il tragitto.

Il punto è che se lo può permettere se esce con gli amici, ma se si tratta di prendere un treno o vedere uno spettacolo, sappiamo tutti che le cose vanno avanti indipendentemente da noi e anche da lui 😉

In verità, lo ammetto arrivo anch’io in ritardo, mi capita, infatti, di essere qualche minuto oltre l’ora pattuita con le persone con le quali mi sento tranquilla, ma non appena il mio ritardo può creare problemi ad altri, vedi un appuntamento di lavoro, o importanti per me, vedi un viaggio, allora la regola non vale. E soprattutto, mai più di 5 minuti.

La ragione del mio ritardo è che di solito faccio troppe cose prima di uscire e non perché non considero il tempo che ci metto o dei possibili imprevisti, solo vorrei anch’io di tanto in tanto avere cinque minuti in più per portarmi avanti con le cose fatte.

Il punto è che il mio tempo vale tanto quanto quello degli altri e per quanto cinque minuti non cambiano la vita… beh, non voglio mancare di rispetto a chi mi attende e arrivare in ritardo.

Sì, di fatto il ritardo è una cattiva abitudine, una mala educazione.

Una cattiva abitudine nel non considerare tutti gli aspetti della faccenda: il tempo del tragitto, il nostro per uscire, e cioè prepararsi per lasciare casa, e quello dell’imprevisto.

Impara a calcolare questi tre tempi e a dare rispetto non solo al tuo tempo, ma a quello di tutti… il ritardo sarà solo un ricordo!

Le non risposte

Le non risposte

Oggi voglio parlarti di un dettaglio organizzativo che fa la differenza in fatto di lavoro, ma anche nelle questioni personali e si tratta della risposta.

No, non intendo il modo in cui rispondi, anche se onestà e sincerità in generale portano lontano, quando piuttosto il non rispondere.

Hai presente quando stai per andare a letto e di colpo ti viene in mente che qualcuno ti aveva scritto un messaggio e hai detto “dopo rispondo” e poi… nulla, ti sei scordato completamente, tabula rasa, come se non fosse mai successo. Ecco… questo intendo.

Capita a tutti, ma con un pizzico di organizzazione si minimizza anche questo.

Tutti vengono bombardati da messaggi, informazioni e di solito gli input arrivano da tantissimi fronti: WhatsApp, Messenger, Skype, mail, messaggi SMS, sì ogni tanto ci sono anche quelli… e chi più ne ha più ne metta.

Quindi, come fare?

Primo consiglio: usa i diversi mezzi di comunicazione per ciò che servono.

Limiterai i messaggi non letti e i pezzi dimenticati. Mandare un documento via WhatsApp non è la morte sua… così una mail per fissare un aperitivo.

Secondo consiglio: sii presente a te stesso mentre li leggi.

Inutile leggerli così, an passant, mentre sali in bus, attraversi la strada… al di là del fatto che rischi una multa se non la vita, meglio farlo quando puoi rispondere e comunque è bene farlo quando puoi prestare attenzione a ciò che leggi e soprattutto rispondere con cognizione di causa.
Questo è il trucco, se leggi e lasci lì, molto facilmente dimenticherai… quindi piuttosto lascia come non lette le cose che non hai ancora considerato, ma non leggere e passare oltre.
Ricorda “la regola dei due minuti” è una delle tue migliori alleate: se puoi fare una cosa in meno di due minuti, tanto vale farla e non pensarci più. Così anche un messaggio o una mail o anche una chiamata.

E il terzo consiglio? Beh, concludi le tue azioni.

Spesso i messaggi si dimenticano perché richiedono un passo in più. “Ci troviamo domani per un aperitivo?” Risposta da meno di due minuti: “Sì, perfetto, alle 18.00 in Campo”. Manca però l’ultima azione… segnala in calendario!

Vuoi provarci anche tu?

Ricorda i tre punti: scegli il modo, sii presente a te stesso e concludi le tue azioni.

Provaci per un po’ e fammi sapere se anche tu hai smesso di farti venire in mente le cose dimenticate all’improvviso mentre vuoi solo andare a dormire!

L’importanza della data

L’importanza della data

“Sì, mi aveva detto che mi avrebbe mandato la versione finale, e poi… Sai com’è deve essersene dimenticato, dovrò proprio chiamarlo e ricordarglielo. “

Ti è mai capitato di pensarlo o di essere la persona alla quale viene chiesto qualcosa di questo tipo?
Innanzitutto, permettimi di rincuorarti, ogni tanto è normale. Ma ogni tanto, non deve essere la regola!

Ma come mai tante cose finiscono nel famoso “dimenticatoio”, quella pila che l’Orlando Furioso tanto cerca sulla luna?
Io credo che molto dipenda dal fatto che spesso non si definisca una scadenza chiara e precisa. Il problema è che questo tipo di dimenticanze spesso genera malintesi, attriti, e, a volte, brutte figure.

Ma come può una deadline aiutare l’educazione? Ora ti spiego il nocciolo della questione.

Se ti prendi in carico di vedere qualcuno, di spedire un documento e via dicendo, senza darti una scadenza temporale, beh…diciamocelo: non succederà mai.

Quindi, come sempre, fai venire l’organizzazione dalla tua parte e aggiungi il pezzetto che manca.

“Manderò il file per la prossima settimana” “Perché non ci vediamo prima dell’estate?” “Lunedì ti chiamo” Certo, più definita è la deadline più semplice sarà procedere, ma anche delle scadenze un po’ più generiche aiutano.

Provaci e vedrai che diventerai una persona affidabile, alla quale non occorre rompere le scatole chiedendo tante volte le stesse cose.

Attenzione non vuol dire che tutto deve essere fatto qui e ora, ma al contrario va data una linea temporale realistica e possibile: definisci una scadenza che tenga conto delle tue urgenze e di ciò che ti sta succedendo in tutti gli aspetti della tua vita.

Eh, sì… le scadenze vanno considerate a tutto tondo, solo così non arriverai ad esaurire del tutto la tua energia.

Come sempre il gioco vale anche al contrario e cioè quando sei tu a chiedere le cose. Le scadenze possono essere di grande aiuto. 
Una volta correttamente concordate, ti sentirai legittimato a reclamare ciò che chiedi dopo tale data, senza essere maleducato.

Un esempio? Concordi un lavoro con qualcuno e decidi che entrambi farete la propria parte in due settimane. Ottimo, per due settimane nessuno disturberà l’altro, ognuno potrà organizzarsi il lavoro e procedere come crede, ma allo scadere del tempo sarà lecito chiedere, perché così era stato deciso, non sarà maleducato o invadente chiedere di rifare il punto della situazione.

Come vedi, l’organizzazione è spesso sinonimo di piccole attenzioni che però mettono in ordine il tuo tempo e il tuo lavoro.

E tu, da quando vuoi cominciare?