Prima o dopo?

Prima o dopo?

Ti capita mai di essere con le mani in pasta, letteralmente intendo, ad amalgamare farina uova e tutti gli ingredienti perfetti della torta preferita e realizzare che hai dimenticato il lievito e che ora per prenderlo o dovrai fermarti, staccare l’impasto dalle mani e lavarle o sporcherai tutto nel tentativo di aprire lo stipetto e prendere il barattolo giusto?

Beh… capita a tutti, ma sicuramente la prossima volta tirerai fuori il lievito per tempo e sarà tutto disposto alla perfezione sul piano di lavoro.

Questo è quello che capita quando non pianifichiamo bene la sequenza degli eventi e lungo la via ci accorgiamo che dovevamo fare prima qualcosa che non abbiamo ancora fatto e questo è un bell’inconveniente, perché porta a sprecare tempo ed energie.

Ho deciso di scrivere questo post perché molto spesso quando lavoro con i progetti dei miei clienti mi accorgo che non hanno prestato la giusta attenzione all’ordine temporale, a ciò che viene prima e ciò che viene dopo. E spesso questo è causa di ritardi e di incomprensioni.

Ancora una volta un po’ di pianificazione aiuta.

Il problema non è solo nell’ordine temporale delle cose, ma anche nella loro durata: una buona pianificazione tiene conto anche del criterio temporale sia nel senso di prima e dopo, sia nel tempo di attesa necessario per compiere alcuni passaggi. Ad esempio, alla richiesta di leggere un documento devo lasciare il tempo al destinatario di leggerlo. Ci pensi dopo il click di invio di una mail?

La pianificazione aiuta anche nel verso contrario e cioè a capire quando due cose possono essere fatte insieme e quindi a non sprecare tempo facendole una dopo l’altra. Non avevi forse acceso il forno mentre impastavi così, ora che è tutto pronto, puoi informare lo stampo senza aspettare che arrivi alla giusta temperatura?

Lo so, è un concetto apparentemente molto semplice, ma che nella gestione del tempo si traduce in tanti piccoli inghippi. “Sono bloccato, finché non mi manda la versione finale non posso andare avanti”, “sto perdendo tempo, perché ha fatto un sacco di modifiche e ora mi tocca riprendere tutto da capo” Ti suona famigliare? Ecco cosa vuol dire non aver correttamente considerato tempi e durate.

La soluzione è sempre una buona pianificazione, che richiede un momento di analisi del prima del dopo e del tempo necessario in fase di elaborazione del progetto.

Anche questo tipo di ordine serve e renderà i tuoi progetti efficaci e precisi.

Non sai come fare questo passo? Parti dal passato. Vai a vedere un progetto passato, e valuta se hai considerato l’ordine di questi fattori o se al contrario non ci siano stati momenti di ritardo dovuti a una pianificazione imprecisa. C’è qualcosa che poteva essere fatto prima di qualcos’altro e che ha bloccato il progetto? Si poteva risparmiare tempo facendo insieme delle parti? Hai valutato male delle parti che poi si sono rivelate molto più lunghe?

Questo tipo di analisi è molto importante, aumenta la consapevolezza e la capacità di pianificazione, così facendo, il prossimo progetto sarà migliore del precedente e le cose fileranno molto più lisce.

Perché non provi anche tu? Fai l’analisi di un progetto e condividi con me i tuoi risultati, troveremmo insieme l’inghippo!

Bello o utile?

Bello o utile?

La mia maestra era un’appassionata dell’ordine della pagina, ci faceva fare delle righe a destra e sinistra perché non andassimo sul bordo della pagina. E quando la parola era scritta sbagliata si poteva cancellare, ma solo con un’unica riga benfatta, così il foglio non diventava troppo pasticciato.

Devo dire che trovavo tutto questo piuttosto noioso… ma poi nel tempo ho apprezzato anche quest’insegnamento.

Quando?

Beh, ad esempio quando ho preso un appunto troppo in fretta e poi non capivo bene se era una enne o una u, o quando era come non aver ascoltato una lezione all’università per via degli appunti illeggibili.

Nel tempo ho capito che anche l’organizzazione del foglio ha il suo perché e in questo senso ti consiglio un paio di idee che possono tornarti utili:

Non pensare sia tempo sprecato

Oggi giorno scriviamo praticamente sempre a computer e questo fa sì che la nostra grafia sia sempre più illeggibile e che ci pare di perdere un sacco di tempo scrivendo a mano. Bene, prenditi il tuo tempo per scrivere, scrivi con calma e soprattutto, usa tutte le parole necessarie a capire ciò a cui ti stai riferendo. Al momento sembra tutto molto chiaro… ma poi la memoria vacilla. Ultima postilla, anche la data ha il suo perché.

Il vuoto ha la sua ragione d’essere

Non riempire tutto il foglio di parole, da destra e sinistra, quadretto per quadretto… elenchi, frecce e simboli servono proprio a questo, ti aiutano a gestire meglio le informazioni nel foglio, quindi usa il pieno e il vuoto, dando una struttura ordinata.

Ordinato non vuol dire bello

Non pensare che perché la tua grafia non è bella non valga la pena fare questo sforzo. Scrivere aiuta a concettualizzare, a puntualizzare, a mettere nero su bianco chiarisce idee, propositi, allontana brutti pensieri e soprattutto di porta dal pensare al fare. Quindi, sfrutta questo semplice strumento, e sfruttalo a tuo vantaggio. Non occorre dunque fare esercizio di bella grafia, ma sicuramente di ordine sì, della scelta della parole, della loro quantità e non ultimo, di ordine nel foglio!

Spaventato? No, non ci credo, basta panico da foglio bianco, dall’errore nella scrittura, usa la scrittura per quello che è, un utilissimo e potentissimo strumento per aiutare il tuo lavoro, le tue idee. E più userai del foglio come uno strumento ordinato e funzionale, più vantaggi avrai.

Quindi… è ora di cominciare! Da dove? Perché non dalla lista di cose da fare?

Il tempo della raccolta

Il tempo della raccolta

Ti capita mai di lavorare tutto il giorno e alla fine, guardando la tua lista di cose da fare, ti rendo conto che non sei arrivato nemmeno alla metà? Pensi: “ma com’è possibile, eppure ho lavorato senza sosta tutto il giorno!” E qui… ti abbatti.

Beh, capita spesso… soprattutto quando fai cose nuove o quando non ti accorgi che capitano molte interruzioni.

Il punto è che spesso quando lavoriamo diamo per scontato il tempo necessario a fare qualcosa, e invece, spesso il tempo reale non corrisponde a quello che abbiamo pensato.

Questa errata percezione è una questione da considerare già in fase di pianificazione del lavoro e diventa un problema se non è fatta al meglio perché rende la pianificazione stessa inutile.

Sì perché allocare male il tempo è proprio il primo passo per creare stress e frustrazione.

Se sottostimi il tempo poi non finirai le cose da fare e tutto il resto della pianificazione andrà a monte.
Allo stesso modo se pianifichi tempi esageratamente lunghi poi dovrai posticipare troppo i lavori e non sarai in grado di essere correttamente produttivo.

Come vedi, si tratta ancora una volta di consapevolezza. Consapevolezza del tempo necessario a compiere un compito. Che però non è sempre lo stesso.

Dipende infatti:

  • Dalla nostra energia. Dopo periodi intensi tutto diventerà più lento, proprio perché l’energia a disposizione non è al top. Pensa a quello che stai facendo ora e quello che fai di inverno.
  • Dalla nostra esperienza. Più conosci qualcosa più lo fai velocemente, senza errore. Se fai qualcosa di nuovo, sarà necessario più tempo per il controllo e per capire il lavoro.

Ma come si può stimare al meglio il tempo?

Prendendo nota del tempo necessario le prime volte che si fa qualcosa e basandosi sul quel tempo per la pianificazione.

E qui arriva il trucco, aggiungi un terzo del tempo. Quindi se ci metti 45 minuti a fare un’attività, in agenda, metti 1 ora.

Se sarai lento, non salterà la pianificazione, se sarai veloce recuperai un po’ di tempo che potrai dedicare ad un’urgenza veloce dell’ultimo momento!

Il lavoro sospeso

Il lavoro sospeso

Mi è sempre piaciuto il concetto di sospeso: il caffè sospeso, il libro sospeso… e recentemente a Venezia ho visto anche l’ombra sospesa.

Sai di cosa di tratta? Ha una storia lunga e un suo perché.

“Il caffè sospeso (in napoletano ‘O cafè suspiso) è un’abitudine filantropica e solidale, un tempo viva nella tradizione sociale napoletana. Viene posto in essere dagli avventori dei bar di Napoli mediante il dono della consumazione di una tazzina di caffè espresso a beneficio di uno sconosciuto.” (cit. Wilkipedia)

Trovo sia bello lasciare un regalo, e soprattutto di qualcosa che può arricchire la tua giornata, come il piacere di un caffè o di una buona lettura.

Quello che invece mi trova meno d’accordo è il lavoro sospeso.

Di cosa si tratta? Si tratta di tutti quegli impegni lavorativi che se non sono portati a termine interrompono il lavoro altrui.

Spesso, nel lavorare con altre persone, mi è capitato di concordare metodi e suddivisioni di lavoro e altrettanto spesso, anche se è stata decisa una comune strategia, le scadenze slittano oltre… senza possibilità di chiudere la questione.

Il punto è che il più delle volte non si pensa che così facendo si sta rallentando, se non bloccando, il lavoro altrui. Ancora una volta una cattiva gestione del tempo, una mancanza di responsabilità, fa sì che il risultato sia un cattivo lavoro o un’espressione di maleducazione.

Quindi, la questione è molto semplice: quando comunichi la tua disponibilità a collaborare, pensa anche se lo puoi fare in termini di tempo ed energie, se non è così, beh… allora sai già che non farai un buon lavoro, sarai comunque professionista, svolgendo il tuo lavoro, ma maleducato.

Imparare a dire di no non è facile, ma ci fa lavorare meglio e in maniera più produttiva ed efficace e anche questo è un aspetto della gestione del proprio tempo e del proprio lavoro.

Dunque, quando prendi l’impegno di partecipare ad un convegno, a un incontro, quando metti in atto una collaborazione e sai che dovrai preparare dei materiali, considera anche come organizzare il tuo lavoro per non sospendere quello altrui.

Perché insisto tanto? Perché si pensa sempre in un verso, ma vedila al contrario: tu lavori bene se non puoi fare il tuo lavoro? Se sei in urgenza e in affanno per il lavoro dell’ultimo minuto altrui? Fai più o meno errori? Conosco già la risposta, giusto?

Quindi fai in modo di non essere questa causa di stress e sii un professionista educato che sospende il lavoro… solo per una bella vacanza!

Solo cinque minuti

Solo cinque minuti

Questo post nasce dall’esperienza… del tutto personale.

Ho un caro amico che arriva sempre con almeno mezzora di ritardo e non c’è possibilità di sorta… E’ sempre in ritardo… abbiamo persino iniziato a dargli gli orari sbagliati per farlo arrivare in tempo, ma senza successo.

Come mai? Perché probabilmente pensa di essere dotato di teletrasporto: esce di casa all’ora dell’appuntamento, senza considerare il tragitto.

Il punto è che se lo può permettere se esce con gli amici, ma se si tratta di prendere un treno o vedere uno spettacolo, sappiamo tutti che le cose vanno avanti indipendentemente da noi e anche da lui 😉

In verità, lo ammetto arrivo anch’io in ritardo, mi capita, infatti, di essere qualche minuto oltre l’ora pattuita con le persone con le quali mi sento tranquilla, ma non appena il mio ritardo può creare problemi ad altri, vedi un appuntamento di lavoro, o importanti per me, vedi un viaggio, allora la regola non vale. E soprattutto, mai più di 5 minuti.

La ragione del mio ritardo è che di solito faccio troppe cose prima di uscire e non perché non considero il tempo che ci metto o dei possibili imprevisti, solo vorrei anch’io di tanto in tanto avere cinque minuti in più per portarmi avanti con le cose fatte.

Il punto è che il mio tempo vale tanto quanto quello degli altri e per quanto cinque minuti non cambiano la vita… beh, non voglio mancare di rispetto a chi mi attende e arrivare in ritardo.

Sì, di fatto il ritardo è una cattiva abitudine, una mala educazione.

Una cattiva abitudine nel non considerare tutti gli aspetti della faccenda: il tempo del tragitto, il nostro per uscire, e cioè prepararsi per lasciare casa, e quello dell’imprevisto.

Impara a calcolare questi tre tempi e a dare rispetto non solo al tuo tempo, ma a quello di tutti… il ritardo sarà solo un ricordo!