Il tempo è soggettivo?

Il tempo è soggettivo?

Secondo il Sistema Internazionale, l’unità di misura del tempo è il secondo.

Il campione ufficiale del tempo è pari a 9.192.631.770 periodi della radiazione emessa da un atomo di cesio quando salta fra due determinati livelli energetici.

Non segui già più? Ci sta, lo so.

Quello che voglio dire è che esiste un sistema di misurazione del tempo che lo definisce in modo assoluto, uguale per tutti e in tutti contesti, ma quello che sperimentiamo noi, nella vita quotidiana, è che… il tempo può essere di tanti tipi: oggettivo o soggettivo, ma assoluto o relativo.

Ci hai mai pensato?

Il tempo oggettivo è quello che non cambia rispetto a chi lo fa: se io o tu guardiamo un film, impieghiamo lo stesso tempo, idem se facciamo un viaggio in treno.

Il tempo soggettivo è la nostra percezione dello stesso: sarà più lunga o corta a seconda di quanto una cosa ti piace o ti pesa. Si dice infatti che il “tempo vola” o che “il tempo non passa più”, giusto?

Ma può esserci anche un assoluto e un relativo… e cioè la durata di un fatto di per sé: un viaggio, il tempo di funzionamento di una macchina ma che poi diventa relativo e che quindi può subire modifiche. Nel viaggio si possono fare delle soste, il tempo di esercizio di una macchina dipende da come io la imposto.

Questa relativizzazione è quello che ci aiuta nella gestione del tempo.
È il passo che ci permette di passare dall’astratto al reale.

E su questo vorrei fare con te due considerazioni importanti.

La prima è che, quando pensi al tempo, lo pensi rispetto al suo valore assoluto.

“Domani ho una riunione dalle 10 alle 11” e il tuo cervello pensa di essere impegnato un’ora. Poi nel concreto si aggiungono i famosi tempi dimenticati: tempi di apertura, chiusura, tempi di preparazione della riunione, eventuali ritardi…

La seconda è che, quando pianifichi al tempo, pensi ancora una volta al valore assoluto delle attività.

Voglio iniziare ad andare in palestra due sere a settimana. Peccato però che finisci di lavorare alle 7 e che alle 9 hai fissato, per le prossime due settimane, due incontri con amici di vecchia data.

Il tempo va gestito pensando non solo a quanto un’attività dura, ma anche a quelle che sono già in essere, a quelle cioè che incontra nella vita reale, che non possono essere cancellate e che è inutile non considerare.

A tutto questo aggiungi il primo concetto, cioè l’oggettivo e il soggettivo.

Impara cioè a ricordarti che se qualcosa non ti piace, ci metterai di più a farlo. E in questo senso il consiglio è sempre quello di imparare dalle esperienze passate: quando sbagli e sottostimi il tempo molto probabilmente è successo questo: era una cosa nuova, non ti piaceva o è successo un imprevisto.

Quando pianifichi non considerare il tempo oggettivo, ma quello soggettivo: quando non sai, non ti piace, sovrastima.

Inutile dire che, in tutti i casi, oggettivi o soggettivi, assoluti o relativi, in più aggiungi il tempo per l’imprevisto!

Sì, un atomo di cesio ti aiuta a misurare il tempo, ma una buona consapevolezza dei tuoi tempi ti aiuta a pianificarlo.

 

Fai spesso quest’errore di non valutare bene il presente, i tempi delle attività e la tua pianificazione va in fumo? Iscriviti al webinar gratuito “basta procrastinare” del prossimo 6 ottobre alle 14.00 e il primo passo sarà fatto!!

 

 

Photo by Age Barros – Unsplash
Sì, voglio iscrivermi al webinar gratuito!
Contenitori e valigie

Contenitori e valigie

Ti insegno a fare tue le cose che ti vengono meglio e a portarle da un ambito a un altro, come per dire che se qualcosa funziona, è bene usarlo in più ambiti.

Beh, per le valigie, razzolo male. Ho sempre utilizzato contenitori e sotto contenitori per gli zaini e solo di recente mi sono convertita ai contenitori nelle valigie.

Come mai?

Beh, in uno zaino sono a dir poco indispensabili. Poter fare e disfare velocemente, prendere qualcosa che si è dimenticato sul fondo, non scordare nulla in giro… sono tutte ottime ragioni per avere le cose ben ordinate in contenitori.

In più i contenitori per gli zaini sono pratici sacchetti impermeabili che consentono anche di schiacciare meglio le cose facendo occupare meno spazio e di tenerle asciutte.

Ma come mai non li ho usati per le valigie?

Perché nelle valigie funzionano solo se le cose non sono molte. Vivevo nel desiderio di riempire ogni spazio e quindi poter incastrare calzini tra le scarpe e le scarpe tra gli abiti era necessario.

Poi le mie valigie si sono alleggerite e i miei viaggi sono cambiati e per questo condivido con te due riflessioni sui contenitori, quelli grandi, cioè le valigie propriamente dette, e su quelli piccoli, cioè le buste porta abiti.

 

I CONTENITORI GRANDI, LE VALIGIE

La valigia dipende dal viaggio.

Sì in aereo la valigia rigida è più sicura, ma quella morbida è più adattabile. Lo zaino fa figo in viaggio, ma è terribilmente scomodo per tirare fuori le cose a colpo sicuro, soprattutto dal fondo, spesso va fatto e rifatto ogni volta e via via assume contorni improbabili. Avere le cose in spalla però è molto più pratico e se si tratta di viaggi di pochi giorni, uno zainetto è molto più efficace di una piccola borsa. Inutile dire che in montagna è indispensabile ed è meglio se è senza tasche o fronzoli vari.

Devi poter essere sicuro che il tuo bagaglio protegga ciò che c’è dentro.

La valigia rigida tiene l’acqua, quella morbida no. Lo zaino è facile da aprire, anche per un estraneo, ma se è piccolo può stare sempre con te.

Come scegliere dunque? In base a dove andrai e a quante volte aprirai il tuo bagaglio.

Più il tuo bagaglio diventa il tuo strumento, più deve essere accessibile, gestibile e maneggevole.

In breve, devi poter raggiungere ciò che ti serve nel minor tempo possibile e allo stesso tempo devi non dover pensare in continuazione al tuo bagaglio.

Le tue valigie fanno questo per te?

 

I CONTENITORI PICCOLI, I SACCHETTI

Se il tuo viaggio è unico, senza stop, i sacchetti sono di fatto un di più.

Ma se le tue vacanze sono itineranti o le valigie contengono cose di più persone o non potrai contare su un supporto, ad esempio di un armadio una volta a destinazione, i contenitori offrono indubbi vantaggi.

I contenitori permettono infatti di dividere, catalogare, tenere più compatti gli indumenti.

Ma anche qui, non sono tutti uguali.

Meglio, infatti, se in valigia creano un incastro perfetto e se sono comunque un po’ morbidi e adattabili. Evita però che siano troppo grandi, le cose all’interno si muovono troppo, si stropicciano e ripregati occupano comunque più posto del necessario. Sceglili poi di colori diversi, così da aiutarti a ricordare cosa c’è dentro.

Ultimo trucco, non meno importante… hai mai pensato a cambiare l’ordine delle cose all’interno? Questa può essere una buona soluzione se le tue vacanze sono itineranti e varie. Non dividere i capi per tipologia (magliette con magliette), ma per uso (ciò che uso la sera o di notte, un cambio completo per il giorno). Questo ti permetterà di disfare meno volte la valigia, di essere più veloce, e di dimenticare meno cose in giro.

E per le cose sporche? Beh… qui vale il tetris libero! Ma ricorda, piegate occuperanno comunque meno posto!

 

E la tua valigia perfetta che forma ha?

 

 

Photo by Haupes – Unsplash 
Iper-organizzazione: la morte dell’organizzazione

Iper-organizzazione: la morte dell’organizzazione

Credo fermamente organizzazione faccia rima con semplicità.

Questo mese ti ho raccontato come in tante occasioni essere un pizzico organizzati o semplicemente previdenti cambia molto il risultato delle cose.

Ecco che avere un documento a portata di mano spesso risolve dagli impicci, così poter lavorare partendo da un format e non daccapo ogni volta porta a essere veloci e magari a fare meno errori, ma… sì c’è un ma.

Se mettere mano all’agenda e al calendario non significa riempire tutti i tasselli, anche quando si parla di strumenti bisogna stare attenti a non esagerare.

Organizzazione infatti non fa rima con iper-organizzazione.

Il voler definire tutto nel minimo dettaglio, il voler avere tutto con sé, il rifare troppe volte lo stesso lavoro già fatto è assolutamente controproducente.

Porta, infatti, alla perdita di attenzione e all’errore… quindi al risultato contrario di ciò che si ottiene con una buona organizzazione personale.

Se è semplice pensare che è impossibile ritrovare un ago in un pagliaio, per ricorrere a un noto proverbio, non è altrettanto semplice destreggiarsi nello stesso modo tra archivi e format.

Ancora una volta però ti suggerisco di fare tua la parola semplicità:

l’organizzazione funziona se gli elementi sono ben gestiti e seguono cioè le tue priorità.

Con questo intendo che se è utile avere un piccolo archivio delle cose che usi di più a portata di mano, non è utile avere con sé tutto il proprio archivio. Sì, ti sembrerà di avere una sicurezza maggiore, un paracadute per tutto, ma non sarà altrettanto utile perché appesantirà il tuo bagaglio e basta.

Dovranno esserci solo le cose che realmente servono a te, ciò che può esserti d’aiuto e toglierti d’impiccio, non la tua storia personale.

Così, se è vero che è utile avere carta e penna a portata di mano, non è altrettanto utile avere una risma di carta o un’intera pila di post-it. Perché? Perché toglieranno spazio ad altri oggetti altrettanto importanti e utili.

Idem se i tuoi format contengono talmente tante eccezioni che ti lascano l’onere di leggerli e rileggerli ogni volta per controllare non ci siano errori. Questo non è semplificare il lavoro è un procrastinare la correzione.

In sintesi… l’organizzazione funziona se è semplice, in quantità e in forma.

Molte volte invece ci si perde nel dettaglio e nella cura dell’organizzazione stessa. Ed ecco che c’è l’App per la produttività, i post-it di dieci formati diversi, quando carta e penna e un paio di fogli adesivi hanno già fatto il loro.

A questa smania organizzativa si aggiunge quella personale dove capita di avere sistemi di cartelle e sottocartelle degni di un Minotauro e procedure da KGB.

Semplicità e leggerezza devono essere principi cardine della tua organizzazione.

Pensi che senza non avrai modo di cavartela?

Pensala al contrario: se ci metti troppo a trovare qualcosa, che sia un pezzo di carta o un file, se il tuo lavoro è maggiormente dedicato a correggere che a fare, sei passato dall’organizzazione all’iper-organizzazione.

Allora, fermati e fai un passo indietro.

È tempo di semplificare.

 

 

Photo by Mika Ruusunen – Unsplash
I sempre utili: i format

I sempre utili: i format

Un altro strumento indispensabile sempre utile? I format, o template, o traccia.

Comunque tu li chiami sono un vero salvavita di ogni lavoro ripetitivo, sia una mail, un rapporto, una traccia di domande o anche una parte di un lavoro operativo.

Sono in sostanza la base da cui partire.

Se ci pensi per moltissime cose non parti ex-novo a costruire una nuova versione, ma modifichi o rilavori una versione precedente.

Sarebbe impensabile creare una fattura creando di volta in volta l’intestazione con il logo e vari estremi, quindi i tuoi dati fiscali e poi quelli del cliente. Molto meglio avere un format e aggiungere solo i dati del cliente, no?

Se per la fattura è intuitivo non lo è per tante cose che puoi usare spesso nel lavoro:

  • presentazioni aziendali o di sé
  • breve bio immagini di sé 
  • mail di risposta a richieste frequenti
  • mail di invito a eventi, riunioni,
  • mail e moduli di feedback
  • preventivi
  • feedback ai clienti
  • base grafica per i social
  • base grafica per le presentazioni
  • database ricorrenti
  • fogli di lavoro ricorrenti
  • relazioni o elaborazioni ricorrenti
  • liste di domande ricorrenti
  • moduli per la privacy
  • moduli per la raccolta dei dati dai clienti

e potrei continuare a lungo….

Le difficoltà però non mancano anche usando i format, ecco a cosa devi prestare attenzione.

 

Lasciare in evidenza la versione da modificare

Spesso e volentieri si parte dall’ultima versione fatta, che però potrebbe contenere piccoli adattamenti a un caso specifico.

Ad esempio, il format del preventivo che normalmente fai a un cliente singolo questa volta lo hai fatto a una coppia di persone in società e quindi molte parole dal singolare sono passate al plurale.

Oppure una ricetta che normalmente è per quattro persone l’hai adattata alle sei.

Questo ti espone all’errore, meglio avere una versione che sia davvero una base e lasciare questa in evidenza fuori dalle cartelle. Poi tutte le declinazioni saranno dentro una cartella a parte.

Ecco che avrai una carella “preventivi” con fuori da tutto il “format_preventivo” e una cartella con i vari preventivi fatti.

 

Ricordare di fare le modifiche anche nel format

Se hai deciso che c’è qualche modifica “di fondo” da fare, questa va riportata nel format e non solo nella versione sulla quale stai lavorando.

Spesso capita di dimenticare queste modifiche quando si cambiano frasi fisse, come un riferimento al diritto d’autore o a una modifica tra i tuoi servizi, ma anche un nuovo logo o un’immagine migliore.

 

Rendere i format quanto più accessibili possibili

Tutti gli strumenti del proprio lavoro devono essere accessibili e facilmente modificabili. Quindi il percorso per arrivarci deve essere semplice, veloce e intuitivo. Renditi la vita facile e non fare un archivio ad albero a prova di FBI!

Idem, scegli dei nomi semplici e chiari!

 

Rendere i format una vera base

E questo significa che all’interno ti devo balzare agli occhi le cose da modificare.

  • Se possibile evidenzia le cose da cambiare, fai in modo stacchino chiaramente dal resto.
  • Se ci sono parti che cambiano spesso mai hai diverse versioni da usare, metti le versioni una sotto l’altra così di volta in volta sceglierai quella giusta.
  • Se ci sono parti che non usi sempre, metti nel format tutto, evidenzia le parti che potresti non dover utilizzare e poi cancella. Non fare viceversa, potresti scordare delle parti.

 

Dirai che è un sacco di lavoro. In verità no, richiede solo un po’ di attenzione nel fare bene la prima versione, la vera base, e nel riportare le modifiche, ma, credimi…

i vantaggi sono davvero grandi: tanto tempo risparmiato, errori meno frequenti e non ultimo, una coerenza e velocità di lavoro che fa rima con professionalità!

 

Da dove partire quindi?

Dall’individuare le cose che usi più di frequente e capire quali sono davvero i tuoi format.

Perché, come ti raccontavo all’inizio, ognuno ha i suoi, e come sempre l’organizzazione parte dalla consapevolezza.

Quindi:

  1. pensa a cosa usi sempre e quali sono i tuoi lavori ripetitivi;
  2. crea un format completo, una base vera, dove gli elementi da modificare siano evidenti;
  3. archivialo in un luogo accessibile con un nome semplice.

E la prossima volta che lo userai… goditi l’energia e il tempo risparmiati!

 

 

Phot by Kelly Sikkema – Unsplash
I pdf, quelli utili

I pdf, quelli utili

Ti è mai capitato di dover reperire velocemente i dati della tessera fiscale per una visita?

O anche semplicemente fornire i dati del libretto auto per una revisione o un cambio gomme?

O, ancora, dare gli estremi di un documento per una delega dell’ultimo minuto?

 

Come fare a farsi trovare sempre pronti? Ecco che i pdf e le immagini fanno al caso nostro, sono strumenti utilissimi se ben archiviati, quindi se salvati con la giusta tecnologia.

È molto utile saper sfruttare la tecnologia a proprio vantaggio in questi casi, a sorpresa, è anche una cosa molto semplice da impostare.

 

La soluzione è quella di avere un archivio on line leggero e in parte condiviso.

 

Cosa vuol dire?

Ti consigli una cartella in Drive, ma anche Dropbox va benissimo, dove organizzare i documenti in questo modo: una cartella “documenti” nella quale mettere le scansioni dei tuoi principali documenti.

Ti consiglio di procedere così:

  • crea un file per ogni documento, dei pdf leggeri o delle immagini di formato universale (jpg) che contengano tutto il documento, quindi sia l’immagine fronte che quella del retro;
  • nominali in modo chiaro sia per te sia per chi potenzialmente li riceve: “CI nome e cognome”;
  • fai il lavoro per te e per i tuoi famigliari.

I file che ti consiglio di lasciare all’interno sono:

  • Carta d’identità
  • Passaporto
  • Codice fiscale
  • Patente

Possono essere utili altre cartelle ad esempio per

  • I documenti dell’auto: libretto, assicurazione, bollo, permessi o abbonamenti per i parcheggi e simili.
  • I principali referti delle analisi mediche che fai frequentemente.
  • I principali documenti per le tue occupazioni nel tempo libero: abbonamenti e simili di palestre, circoli…
  • Il curriculum con i principali attestati di lavoro.
  • Se hai dei figli: una cartella per figlio con gli ultimi documenti per i pagamenti di scuole e simili.
  • Se ti prendi cura di un genitore o di un famigliare: una cartella per ognuno con le diverse pratiche che segui.

Può essere utile condividere alcune di queste cartelle con i propri famigliari, così tutti avrete gli stessi dati e li potrete raggiungere in ogni momento e in ogni luogo.

Manca ora l’ultimo passaggio: un collegamento veloce nel browser e l’App nel cellulare pronta all’uso.

 

L’importante è che i file siano aggiornati, ma anche semplici da raggiungere, e, come abbiamo visto, attenzione ai nomi e alle cartelle: poche e snelle!

 

P.s. io ci ho messo anche la password del wifi di casa, perché non la ricordo mai. E tu, quale file un po’ diverso dal solito ci metteresti?

 

 

Photo by kelly-sikkema – Unsplash