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Plan B

Plan B

Non amo arrivare in ritardo, ma, lo ammetto, succede anche a me. Mi succede perché riempio troppo il tempo di cose da fare. Questa a dire il vero è un’altra faccenda, ma parto da questo per dirti che capita a tutti di essere organizzati, precisi, attenti e vedere che poi le cose vanno diversamente e oggi vorrei riflettere un po’ con te sul come affrontare questi imprevisti che, c’è poco da dire, capitano.

La prima regola è: non farti trovare impreparato

Per tutto ciò che per te è davvero importante, per tutte quelle che cose che al solo pensiero che non vadano come devono andare inizi già a sentire il mal di pancia, per tutte queste occasioni fai in modo di avere piano B pronto in tutti i dettagli.

Cosa vuol dire un piano B? Vuol dire una soluzione alternativa, pronta per essere messa in atto nel caso in cui la prima strategia fallisca, un po’ come le mutande di scorta insomma.

Il piano B è importante perché il fatto di averci già pensato e averlo pianificato ti permette di risparmiare tempo ed energie nel momento in cui dovrai metterlo in atto e quindi sarai più efficiente ed efficace.

Serve, come detto, per le cose davvero importanti: un cambio in più in valigia per un viaggio di lavoro, aver valutato i tempi per prendere la macchina quando pensi di andare in treno e sai c’è uno sciopero nell’aria, avere con sé una copia in pdf della propria presentazione e non solo aver mandato il ppt via mail… ho reso l’idea?

Non serve per tutto il resto: una seconda agenda, due file dove salvi gli stessi dati, avere sempre con sé l’ombrello… E lo sottolineo perché creare il piano B richiede comunque tempo ed energia e, come sai, queste sono risorse finite, quindi non vanno sprecate, vanno messe in campo solo se serve.

Perciò pensa al piano B solo per le cose davvero cruciali per importanza o perché sono momenti chiave della riuscita del tuo progetto. Per tutto il resto ricorda che la leggerezza è un’ottima compagna di vita e che ci vuole anche un po’ di fiducia nel futuro e nelle tue capacità, non va sempre tutto storto e molto probabilmente te la saprai cavare anche se non fila tutto alla perfezione.

Questo credo sia un vero e proprio approccio salvavita. Te ne parlo quando chiacchiero di decluttering. Spesso ci circondiamo di piani B, nella speranza che questi ci possano tornare d’aiuto nel momento del bisogno e invece, molto spesso, sono talmente tanti che non troviamo quello utile quando ci serve o, ancora meglio, proprio in quell’occasione, scopriamo di poterne fare a meno.

Quindi usa questa tecnica, ma con parsimonia, spesso il piano B è proprio dentro di te e dipende solo da come affronti l’imprevisto.

La seconda regola è: un passo alla volta

Quando capita l’imprevisto si reagisce spesso aumentando ritmo e carico di cose da fare unendo i due aspetti. Ma proprio quando siamo più a rischio errore, quando siamo più sotto pressione dobbiamo “metterci la testa” e rimanere concentrati. Sono quelli i momenti nei quali, per fare le cose per bene, è utile ricordare che il multitasking non esiste: meglio mettere in fila le cose da fare e farle una alla volta, fino in fondo.

Sono questi i momenti nei quali vengono fuori i nostri punti deboli e anche le nostre piccole grandi disorganizzazioni. Come ti dicevo, quando sono un po’ in difficoltà, molto probabilmente cercherò di mettere mille cose nella giornata, perché è un po’ il mio vizio di fondo. E anche qui, un passo alla volta, partendo dal primo: la consapevolezza. Se ti conosci e hai affrontato le tue difficoltà organizzative, sai anche in che errore scivoli più facilmente. E proprio il fatto di conoscerlo fa sì che tu lo possa evitare.

In breve, sai come comportarti, e, se avrai fatto una buona pianificazione, saprai subito cosa è importante e cosa no, potrai quindi eliminare ciò che è secondario e dedicarti al resto con ordine e pazienza.

Terza regola? Ammettere che succede

Sì è proprio vero “fatto è meglio di perfetto” e soprattutto in caso di imprevisto, metti in atto il piano B, procedi con ordine, un passo alla volta, ma ricordati che capita a tutti e quindi tanto vale accettare che non sempre le cose vanno come hai desiderato o pianificato, ma ora, che sarai più preparato e organizzato, risparmierai tempo, energie e sicuramente un po’ di fastidio. Non è forse un’ottima cosa?

Ora, racconta, su cosa investirai tempo ed energia per mettere in campo il tuo piano B?

Photo by Jean-philippe Delberghe – Unsplash

I.C.E.

I.C.E.

Quando ero bambina li sapevo tutti e mi divertiva molto ripeterli e ricordarli. Mi piaceva poi far girare la rotella del telefono grigio fino in fondo, in particolare quando c’erano gli otto e i nove.

Di cosa sto parlando? Dei numeri di telefono!

Sono cresciuta a Belluno e i numeri avevano davvero poche cifre, quindi non era una cosa così difficile e in breve tutta la rubrica era nella mente.

Poi c’è stato un cambio importante, ai numeri è stato aggiunto il prefisso e quindi i numeri sono diventati più lunghi, ma sempre ordinati da una semplice regola: i primi quattro numeri facevano riferimento al luogo.
La memoria poi è stata messa a dura prova con l’avvento del cellulare. Inizialmente anche qui sapendo l’operatore era più semplice ricordare le prime cifre, ma poi… tutto si è complicato ed è diventato casuale.

Ti faccio quindi un test: quanti numeri sai ora a memoria?

Cosa succede se si scarica il telefono e devi chiamare?

Come fare per non diventare completamente non reperibile?

Prima regola: sincronizza la tua rubrica

Fai in modo che la rubrica del telefono non sia l’unico luogo di raccolta dei dati. Il sistema più semplice è utilizzare i sistemi di Cloud o dell’operatore del telefono o di Google. Io sono una fan dei sistemi Google, perché sono semplici e soprattutto è semplice ritrovare i dati. Infatti, accedendo da un qualsiasi browser collegato a Internet hai modo di recuperare tutti i numeri di telefono e, se sei bravo e ogni tanto la sistemi, anche ad altri dati come le mail e gli indirizzi. Quindi, che sia un Foglio Excel, un Could del telefono, Google… sincronizza la tua rubrica.

Seconda regola: ama la vecchia carta

Una volta si usava la rubrica telefonica cartacea formato A7 per averla sempre con sé. Non ti sto consigliando di avere una rubrica cartacea, ma di scrivere su un pezzettino di carta i tre o quattro numeri che chiami più spesso sì. Poi mettilo in qualcosa che avrai sempre con te, magari il portafoglio o l’interno della custodia del cellulare. E’ davvero una cosa da poco, ma credimi, ti può tornare davvero utile!

Terza regola: non sottovalutare l’ICE

Cos’è l’ICE? È un acronimo che sta per “In Case of Emergency” e cioè il numero da chiamare se ci fosse necessità. È un codice internazionale che vuole fare in modo di lasciare una reperibilità nota a tutti.

Perché serve ancora oggi? Io credo che serva soprattutto oggi. Un tempo i cellulari erano facilmente accessibili e scorrendo la rubrica si potevano trovare i contatti più adatti: mamma, papà, amore…

Ma pensaci, ora ci sono i riconoscimenti facciali, le impronte, i codici… come si può accedere alla rubrica? Ci ho pensato dopo aver testato sul campo il problema: è capitato fossi presente ad un incidente e purtroppo non era possibile avvisare nessuna delle persone care, il telefono era bloccato.

Ecco dunque che ho scelto di mettere il mio numero ICE proprio sullo schermo. Spero non servirà mai, ma in caso, voglio farmi trovare pronta, e tu?

Photo by Quino Al  – Unsplash

Ci penso dopo

Ci penso dopo

Quante volta hai pensato… “e questo dove lo metto? Mah… intanto lo appoggio qui e poi ci penso”

E quel poi diventa mai. E così si generano gli accumuli di volantini, le superfici si ingombrano di regali che ti piacciono, ma solo la metà, l’inbox raccoglie un centinaio di mail.

È un dato di fatto, si pensa che la scelta più saggia sia sempre quella di aspettare, di valutare, di avere un momento per poter capire meglio cosa fare, ma molto più realisticamente ogni volta che non scegli stai procrastinando una decisione e procrastinare una decisione spesso significa creare caos e disordine, non solo fisico, ma anche mentale.

Così il fatto di avere bene a mente cosa ti interessa e cosa no, cosa ti è utile e cosa no, ti aiuta anche ad alleggerire il processo decisionale e quindi a risparmiare energia.

È un po’ come prevenire il problema alla radice, ma quando si tratta di procrastinare sembra sempre una cosa lontana e comunque che non ci appartiene. Al contrario se ci pensi si tratta di una somma di piccole scelte “lo tengo o lo butto” “lo metto via o lo lascio qui” “mi piace, non mi piace” che però sommate, mattoncino dopo mattoncino, creano un solido muro che diventa invalicabile.

Quindi la cosa sulla quale vorrei farti riflettere oggi è questa: pensala al contrario, per le cose semplici scegli subito e agisci!

Il momento migliore per fare qualcosa, di fatto, è sempre ora.

Quindi apri una mail, leggila e decidi subito se ti interessa o meno e fai seguire un’azione: rispondi se ti richiede due minuti, mettila nella lista delle cose da fare o nell’archivio se ti interessa e altrimenti… cestino!

Stai usando una forbice e hai finito di lavorare? Non pensare la lascio qui e poi ci penso. Mettila subito al posto giusto! Ecco che decidere di destinare un posto a ogni cosa e a ogni cosa un posto è un ulteriore aiuto a non procrastinare.

Hai quel regalo che ingombra il tavolo e proprio non ti dice nulla? Via! Portalo a una pesca di beneficenza, mettilo in vendita su un sito, regalalo a chi può piacere, ma non lasciare che il tuo spazio sia ingombro di decisioni procrastinate.

E se qualcuno ti cerca e ti dice vediamoci, perché non fissare già un appuntamento?

Ricorda: il 75% delle decisioni procrastinate dipendono dal fatto di non mettere subito la cosa al posto giusto.

Che si tratti di un oggetto, di un impegno o di una priorità è la stessa cosa.

E per te quale sarà la scelta non più procrastinata?

Photo by Avinash Kumar – Unsplash

Strumenti di lettura

Strumenti di lettura

Non so bene perché ma associo l’estate alla lettura, come se magicamente avessi molto più tempo per farlo, in verità non è così, è solo una cosa alla quale mi piace dedicarmi con più intensità quando sono in vacanza e questo di solito accade d’estate.

Oggi vorrei farti pensare a come leggi, nel senso di come organizzi le tue letture e cambiare qualche preconcetto.

Intanto vorrei sfatare un’idea, e questo lo posso dire grazie a un’intervista fatta con Giulia di @booksdetails, e ricordando i diritti del lettore di Pennac, non occorre leggere un solo libro alla volta, ma sicuramente ogni libro merita il suo tempo e il suo luogo, un po’ come il lavoro, perché, così facendo, potrai godertelo di più e dedicarci anche la giusta concentrazione.

Partiamo da un errore comune: “leggo questo libro di lavoro la sera, così guadagno tempo”

Se è lavoro è lavoro e anche quel testo merita il tuo tempo e la tua attenzione come tutte le altre faccende di lavoro, quindi… trova piuttosto uno slot di tempo nella tua agenda dal titolo “formazione”. Così potrai dedicarti alle sottolineature, note e appunti del caso. Se lo fai a letto e pensi “lo appunto domani”… beh, io lo dimentico nella notte 😉

Pensate di dover sempre leggere libri importanti

E chi l’ha detto che nella vita non ci devono essere momenti di leggerezza? Questo significa anche un libro un po’ più leggero, una storia che ti faccia viaggiare con la mente, magari anche un libro per bambini, perché no! Se ne hai voglia, vuol dire che è quello giusto.

Scegliere solo la carta o solo l’e-book

Leggere è sempre leggere, ma credo anche che per alcuni libri sia meglio la carta per altri il digitale e per altri ancora l’audiolibro. Impara a cambiare il supporto in base a cosa leggi e dove lo leggi.

Io amo i libri di carta, per il profumo, per il fatto di girare le pagine e guardare a che punto sono rispetto alla fine, quindi questi sono i libri che per me sono un regalo, che voglio tenere con me.

Ma in tante altre occasioni l’e-book è estremamente pratico, in viaggio ad esempio, anche se si tratta del tragitto casa lavoro o di un’attesa in coda. In poco ho un sacco di libri sempre con me, posso sfogliarlo con un dito e soprattutto si legge bene in tutte le condizioni di luce. E poi, anche se nemmeno gli archivi digitali sono infiniti, mi permette di usare meglio il mio spazio di casa.

Allo stesso tempo lo trovo scomodo per i libri che devo studiare e anche per leggere le riviste in pdf, sono troppo piccole e non si vedono le immagini. Viceversa probabilmente non riuscirei a leggere una poesia o il testo di una commedia teatrale su uno schermo, lì vince la carta!

Così non amo comprare i libri “leggeri” perché non mi piace poi possederli, voglio leggere la storia senza avere poi l’onere di tenere il volume fisico con me. Infine, per tutti i classici non penso sia affatto una cattiva idea fare tesoro delle biblioteche!

Tenere sempre i libri che leggi

Come ti dicevo, amo l’oggetto “libro”, ma nel tempo ho anche imparato a scinderlo dal racconto, dal contenuto. In particolare, se so che non lo leggerò più, se non mi è piaciuto, se non è uno strumento di studio, posso anche pensare di regalarlo, scambiarlo, fare in modo che altre persone lo possano leggere.

Non è sempre facile trovare un giusto destino per le nostre cose, ma l’idea che ci possa lasciare spazio per un nuovo arrivo, è per me un bel pensiero.

Ho scelto di condividere questi pensieri sulla lettura perché vorrei che non ti bloccassi né davanti all’idea che si deve leggere per forza un libro di carta, né che leggere sia un obbligo. Non dimenticare che per farlo potresti anche ascoltare chi lo fa, o dedicarti all’approfondimento dei tuoi temi del cuore curiosando nel web tra blog, siti o riviste di settore.

Non importa dunque come tu legga, ti informi, l’importante è che tu lo faccia con consapevolezza e utilizzi il mezzo più adatto, perché così non ti preoccuperai di quello e ti potrai concentrare solo sul contenuto!

Photo by Unsplash

Schizzi on line

Schizzi on line

Oggi voglio raccontarti di un altro strumento di Google che ho scoperto di recente e che mi è piaciuto molto: Google Jamboard

Perché mi è piaciuto? Perché è semplice e facile da usare. Ma anche perché è uno di quegli strumenti per avere una scrivania virtuale dove puoi scrivere, condividere e fare brainstorming.

Puoi invitare chi vuoi e lavorare in tempo reale, ma puoi creare anche un jam solo per te.

Puoi infatti disegnare delle tabelle, anche solo delle strutture generali con un pennarello grosso, e poi puoi iniziare a lavorare con i post-it, proprio come in un flusso di pensieri. Se lo usi da un tablet puoi provare a scrivere con un dito assottigliando la penna. Inoltre, puoi importare immagini o cercarne di utili al momento.

I post-it hanno diversi colori, così ognuno può usarne uno di diverso o le idee possono essere divide per tema. Mi piace anche perché i post-it possono essere spostati e modificati velocemente, così effettivamente si può lavorare in modo veloce e snello.

Allo stesso tempo puoi cancellare e riscrivere, insomma hai pochi strumenti, chiave, ma che ti permettono di essere veloce ed efficace.

Per cosa lo puoi usare?

  • Per una progettazione veloce
  • Per una lista di pro e di contro
  • Per valutare un problema e trovare una soluzione
  • Per fare un recap di tutte le cose emerse in una discussione
  • Per creare una linea del tempo e progettare delle scadenze
  • Per fare un brainstorming per il nome di un nuovo servizio
  • Per disegnare un grafico veloce
  • Per fare uno schizzo
  • Per creare una nuvola di parole
  • Per trovare correlazioni tra le parti di un progetto
  • Per dare ordine e logica a delle immagini in modo visuale

Insomma, hai capito che è di fatto un strumento molto versatile, soprattutto perché poi salvi e condividi, come con tutti gli altri strumenti Google e se ti serve torni a rivedere tutto.

No, non mi hanno pagata, anzi, ma riuscire a trovare strumenti semplici, versatili per far comunicare le persone a distanza è sempre una grande soddisfazione e penso che sia proprio il caso di condividerla!

E tu per cosa vuoi provarla? Aiutami ad allungare la lista sopra, aggiungi i tuoi punti nei commenti!

Photo by Kat Stokes – Unsplash