¾ di spazio? Certo!

¾ di spazio? Certo!

Di quello che sto per scrivere ne sarà contenta in primis la mia grafica 😊 ma, lo ammetto, è proprio una grande verità.

 

Lo spazio pieno vale tanto quanto quello vuoto, anzi il vuoto ci aiuta, è dalla nostra parte, non dobbiamo averne paura.

 

Non voglio certo sconfinare in un campo che non è il mio, come quello della grafica, ma vorrei riportarti sull’importanza del vuoto anche nel tuo foglio d’appunti.

Sì, anche qui la regola dei ¾ può tornare utile, in breve non riempire tutto tutto, da destra a sinistra, dall’alto in basso, ma lascia degli spazi vuoti.

 

Gli spazi vuoti possono esserti utili per tante cose.

 

Come ti raccontavo nel foglio di Cornel, sono utili per fare dei piccoli riassunti, ma anche per lasciare degli spazi per le domande.
Sono utili anche per fare delle correzioni senza però avere un foglio disordinato.

Ma soprattutto aiutano la lettura: è molto più semplice leggere e ricordare le cose se sono adeguatamente distribuite nella pagina.
In particolare, avrai modo di lasciare dello spazio per note, sottolineature, segni particolari che ti aiutino a ricordare.

Dopo la suddivisione con il metodo Cornell, vorrei proportene un altro che trovo molto utile ed efficace e devo aggiungere anche molto semplice.

Se il primo è utile per gli appunti, questo è utile per la “to do list”.

È altrettanto veloce e consiste nel dividere lo spazio in 4 parti:

  • una parte per le cose da fare al lavoro;
  • una parte per le telefonate;
  • una parte per le commissioni e le cose fare per gli aspetti personali;
  • una parte jolly per una nota al volo, che riprende il concetto del foglio di lavoro.

 

Perché può essere utile questa suddivisione? Perché riassume alcuni concetti molto importanti:

  • il simile con simile, questo ti aiuta molto a vincere l’inerzia delle cose da fare e ti fa risparmiare tempo ed energie, vale per le telefonate, ad esempio;
  • divide il lavoro dal personale e così ti permette di lavorare in modo concentrato e allo stesso tempo di non dimenticare il resto, vale per le commissioni personali;
  • il foglio di lavoro è uno “scarica mente” e quando hai finito la giornata è sufficiente archiviare le informazioni che servono ed eliminare il foglio, questo di aiuta a chiudere il tempo di lavoro e passare a quello personale.

Anche qui vale la regola dei ¾, 3 parti pianificate e una jolly.

 

E tu per cosa usi i ¾?

 

 

Photo by Diana Polekhina – Unsplash
Mi sento a pezzi

Mi sento a pezzi

“Mi sento a pezzi.”

 

Quante volte dici questa frase a fine giornata?

Direi che un po’ ci sta e un po’ ce la cerchiamo.

Sì, ci possono essere giornate di lavoro intense, dove non c’è altro da fare se non tenere duro e arrivare fino in fondo, ma questa deve sicuramente essere un’eccezione.

 

Il punto è che il lavoro vale come la pausa.

 

non stancherò mai di dirtelo. E non è un caso che la pausa sia prevista per legge per tutti i tipi di lavoro, solo in forma e durata differenti.

E per pause ce ne sono tante da considerare:

  • le vacanze una o due volte l’anno per staccare la mente e rilassare il corpo;
  • i giorni non lavorati in settimana: almeno due, per la ragione di cui sopra;
  • la pausa pranzo: perché siamo ciò che mangiamo e quindi dobbiamo dare energia al nostro cervello oltre che al nostro corpo;
  • le brevi pause ogni tot, anche di pochi minuti per ricaricarci. E su questo… segui #unminutoperme sui miei canali social.

 

 MA NON È SUFFICIENTE, IL TRUCCO PER MANTIENE ALTA LA PRODUTTIVITÀ È PROPRIO QUELLO DI FARE TUA LA PIANIFICAZIONE A ¾.

 

C’è però un ultimo pezzettino che vorrei aggiungere e che completa i ¾ e le pause ed è il bilancio di energie!

 

Una buona capacità di gestire il flusso di lavoro considera attentamente anche la tipologia di cose da fare.

 

Ognuno di noi ha cosa che ama fare di più e cose che invece vorrebbe non fare mai.

Siccome entrambe vanno inserite nella nostra giornata, il trucco sta nell’alternarle. Se ci sono cose che non vuoi fare, falle subito, mangia la rana, e poi metti qualcosa che non ti pesa troppo.

Se è davvero tanto faticoso, poi metti una pausa proporzionale alla fatica fatta, ma puoi anche sfruttare un tempo nel quale non sei molto produttivo con attività più semplici: riordino, pulizia, scansioni, archivio file…

Ti parlavo dell’importanza di questo concetto in un post della fine dello scorso anno e ora ci voglio tornare perché non considerarci al 100% produttivi per la totalità del tempo è il segreto per una buona pianificazione.

Non considerarlo significa semplicemente metterci molto più tempo, più energie e probabilmente rischiare di fare molti più errori, anche solo di distrazione.

Quindi, soprattutto quando la stagione non aiuta… aiutati tu con una buona pianificazione:

metti in lista le pause giuste!

 

 

Photo by Jackson Simmer – Unsplash
Spazio ai tuoi ricordi

Spazio ai tuoi ricordi

Sì lo so, la valigia è un tema dolente… ma vale la pena fare uno sforzo in più all’inizio, per poi divertirsi di più.

Cosa intendo? Che la regola magica degli spazi cioè i ¾ vale tantissimo anche per le valigie.

La cosa suona un po’ dolorosa, ma di fatto è molto efficace, significa non riempire la valigia fino a farla esplodere, ma lasciare comunque dello spazio vuoto.

Perché è così esenzionale?

Per tre ragioni, una futile e due meno. Partiamo dalle serie:

 

I TUOI RICORDI

Il viaggio non è solo un momento per rilassarsi, è anche un momento per scoprire nuovi luoghi, assaggiare nuovi cibi, conoscere nuove culture e nuove abitudini. Di solito la novità ci piace, ci arricchiamo e di queste esperienze positive vorremmo portarne con noi un po’.

Quel po’ è il tuo quarto di valigia disponibile, è uno spazio per le novità, per i ricordi.

Non sei ovviamente obbligato a riempirlo, ma è molto peggio voler portare con sé qualcosa e non avere posto, piuttosto che tornare indietro con la valigia della partenza.

E poi, diciamocelo, ¾ pesa meno di 4/4!

 

IL TUO VIAGGIO

Come dicevo il viaggio vale per il corpo ma anche per la mente. Viaggiare leggeri ti consente di avere meno preoccupazioni. Sembra incredibile, ma se sai che hai con te quel tot di cose e quelle puoi usare. E’ poco importante decidere cosa mettersi… una cosa o l’altra andrà bene comunque, la vacanza è ciò che vivi, non ciò che indossi.

Certo un po’ di pianificazione per avere gli indumenti in numero giusto e del giusto tipo ci sta, ma poi basta, rilassati. Tu non sei come ti vesti, devi liberarti dall’idea che senza un determinato capo non sarai in grado di vivere appieno la tua vacanza.

Se sei comodo, adeguato e con indumenti puliti, il gioco è fatto e la tua mente potrà dedicarsi a tutto il resto. Che dici, non ne vale la pena?

E poi pensaci, meno cose in valigia, vuol dire anche fare prima a disfarla e rifarla e se il tuo viaggio itinerante saranno mezz’ore guadagnate nel sistemare le cose!

 

LA LEGGE DI MURPHY

Più potente della gravità, dell’entropia… la legge di Murphy ha sempre la meglio.
Ed ecco che quando stai per tornare e rimetti le cose in valigia, anche con lo stesso ordine e con la stessa logica, succede qualcosa di inspiegabile: il tutto occupa più spazio!

Ed ecco che ti ritrovi a fare il tetris, sederti sulla valigia e mettere alla prova la resistenza delle cerniere…

Se prima avevi cose per ¾ ora… saranno i 4/4 😊

 

 

Photo by Mockup Graphics – Unsplash
I tuoi dati utili on line

I tuoi dati utili on line

Spesso ti consiglio di avere un archivio dei dati correnti nei cloud e cioè di tutto ciò che usi per il tuo lavoro con una certa frequenza, te ne parlavo qui.

Al di là dello strumento che usi credo che sia davvero utile avere certi dati sempre con te e per questo secondo me Drive di Google è un’ottima soluzione.

Puoi avere accesso ai tuoi dati praticamente ovunque, ma puoi anche condividere alcune cartelle, ad esempio, in famiglia.

Vediamo qualche idea su cosa caricare nel tuo Drive.

 

l’ultima versione dei documenti:

  • scansione carta d’identità,
  • passaporto,
  • patente,
  • codice fiscale,

 

i documenti dell’auto:

  • assicurazione,
  • certificato di proprietà,
  • bollo,
  • documenti del parcheggio,

 

alcuni dati relativi alla tua salute se fai spesso determinate analisi,

 

le versioni recenti delle assicurazioni di casa o di documenti che usi di frequente per te e la tua famiglia,

 

dati che non ricordi e che dei quali potresti aver bisogno:

  • numeri di tessera (anche se per le tessere io consiglio sempre di scansionare con un App, ad esempio Stocard) o numeri utente per determinati servizi (ad esempio le bollette),
  • codice del wifi,
  • targa dell’auto,
  • ti consiglio anche di preparare un file in cui raccogli le iscrizioni ai vari siti ricordandoti le username e i codici per le password, non le password, mi raccomando, ma un piccolo aiuto per ricordarle,
  • se hai una seconda casa puoi fare un file per ricordare dati utili: cosa c’è e cosa non c’è in dispensa o in armadio, scrivere la lista della spesa…
  • se hai una collezione, tutti i pezzi che hai per non confonderti e comprare quelli che non hai,

e poi continua tu la lista in base alle tue esigenze 😉

 

Infine, è molto utile fare delle cartelle provvisorie in cui hai una copia di tutto il materiale, ad esempio, prima di partire per un viaggio o se ti stai occupando di una questione e vuoi avere tutti i documenti a portata di mano.

Come sempre questo è un archivio veloce, leggero e quando qualcosa è sorpassato va cancellato, come le versioni vecchie dei documenti o la cartella temporanea una volta chiusa la questione.

Per aiutarti poi a visualizzare le cose velocemente, colora diversamente le cartelle e, come si diceva, condividi le cartelle con chi le può usare a sua volta.

Attenzione, ricorda che i file condivisi con te, una volta cancellati, sono cancellati per tutti!

 

Ora non ti resta che impostare il tuo archivio veloce on line, crealo in modo più semplice possibile, sarà più facile tenerlo aggiornato, vedrai come sarà funzionale!

 

 

Photo by Christopher Gower – Unsplash
100% Calendar

100% Calendar

Google Calendar è uno degli strumenti che preferisco della suite di Google, ma se non usi questo e preferisci un altro calendario on line quello che voglio raccontarti vale ugualmente.

Per aiutarti a gestire al meglio il tuo tempo ti consiglio di sfruttare alcune potenzialità, vediamole insieme.

 

CALENDARI TEMATICI

Puoi creare dei calendari tematici impostando dei colori di default degli impegni. Questo è molto utile, ad esempio, per distinguere a colpo d’occhio gli impegni privati da quelli di lavoro, o anche, se gestisci più progetti, gli impegni di un determinato progetto.

Inoltre, puoi attivarli e disattivarli a piacere così da renderti conto quanto tempo è impiegato per un progetto, o per avere una visione selettiva. Ad esempio, puoi, ogni tanto, non voler vedere gli appuntamenti di lavoro e senza usare due calendari o perdere appuntamenti e scadenze, può essere utile nascondere temporaneamente un calendario.

Un calendario tematico che consiglio è quello dei compleanni ad esempio. Il vantaggio di averlo separato dagli altri è che se ti dà fastidio vedere i nomi perchè “riempiono” le giorante, puoi nasconderlo e tenere attive le notifiche. Mi raccomando, imposta il rinnovo automatico annuale.

 

CALENDARI CONDIVISI

I calendari condivisi sono altrettanto utili dei calendari tematici, sono utilissimi nei gruppi di lavoro o in famiglia, fai in modo che tutti possano essere aggiornati sui tuoi impegni e tu a conoscenza delle scadenze altrui.

 

VISUALIZZAZIONI

Sfrutta tutte le visualizzazioni, soprattutto se lo usi da telefono dove basta ruotarlo. La visualizzazione mensile ti aiuta a capire il quadro d’insieme e quanti impegni hai, quante giornate occupate ci sono. Ma se devi parlare di gestione del tempo, meglio la visualizzazione settimanale a blocchi.

Infine, la visione a impegni può essere utile come widget sul telefono per farti fare mente locale sul prossimo impegno segnato. Sì, occupa memoria e RAM, tutto dipende dalla quantità di impegni che hai 😉

 

DETTAGLI DEGLI EVENTI

Io sono sempre per la semplificazione, quindi ti consiglio di annotare solo lo stretto indispensabile. Crea un nome semplice e chiaro che ti ricordi l’appuntamento e basta. Ma se, ad esempio, sai già dove si terrà, che sia on line o off line, può essere utile segnarlo sui dettagli, così non perderai il link per connetterti o avrai a portata di mano l’indirizzo per il navigatore.

Per le note… ancora una volta ricorda, il calendario non è l’archivio, quindi non mettere qualcosa che poi dovrai o vorrai ricopiare altrove… altrimenti è un po’ una nota persa.

 

REMINDER, TASK E PROMEMORIA

Qui ti pregherei di fare attenzione perché credo che queste siano funzionalità da usare solo se necessario.

I task, infatti, tendono a essere persi, compaiono tra le notifiche, ma attenzione che se le chiudi per non vedere più il pop up, poi non le ritrovi più, quindi è un po’ un appunto perso. Idem i promemoria. Considera infatti che il calendario non deve sostituire una lista di cose da fare, non è la tua pianificazione del tempo, qui ci sono impegni improrogabili e definiti.

Per le notifiche dico sì a impostarle quando necessario, ma senza esagerare, devono essere realmente un aiuto e non una cosa troppo frequente, altrimenti finirai per ignorarle.

 

 

Ancora una volta il calendario è uno dei tuoi strumenti di gestione del tempo, organizzalo secondo le tue necessità, ma con semplicità e senza perdere troppo tempo per organizzarlo.

E tu usi qualche altra funzione che te lo rende un fido compagno di organizzazione?
Raccontamelo nei commenti.

 

 

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