I tempi dimenticati

I tempi dimenticati

Hai presente quando fai i conti al secondo per prendere treno, sali, ti siedi e pensi: “ora posso respirare…” e poi ti rendi conto che avevi pensato di prendere una bottiglia d’acqua sulla via della stazione, ma eri troppo di fretta e hai lasciato perdere e ora senti la gola secca, tanto secca.

Beh, ecco… questo è quello che succede quando si fanno male i conti dei possibili imprevisti o quando ci sono troppe cose a cui pensare. E la stessa cosa succede anche per la pianificazione.

Uno dei miei lavori è proprio quello di riprendere in mano la pianificazione di un progetto per capire dove si sono arenate le cose e nel tempo mi sono resa conto che a volte ci sono dei tempi dimenticati che purtroppo rendono inefficaci i progetti, o meglio la pianificazione del progetto.

Quali? Ora te lo racconto:

i tempi di cortesia

I tempi che servono a rispondere alle mail, a mandare i preventivi a valutare i servizi. Quando si parla di pianificazione la si pensa come istantanea: oggi si parte e tutti lavoreranno subito e solo per questo, quindi non appena io farò una richiesta arriverà una risposta e potrò procedere con il passo successivo. Purtroppo non è sempre così.

I tempi di sedimentazione

Le idee, i progetti, i brainstorming hanno bisogno di riposare e, proprio come l’impasto della pizza, essere lasciati tranquilli per un po’, solo così lieviteranno e daranno un gran risultato. Certo non si può aspettare troppo, anche la pizza diventa acida, ma nemmeno si può sempre ricorrere al lievito istantaneo… fa male allo stomaco 😉
Quindi prevedi dei tempi per lasciar riposare le idee e per rivedere quello che hai fatto, così sarai convinto del tuo lavoro e non perderai spunti importanti che nascono proprio dal lasciar riposare le idee.

I tempi del lavoro

Si pianifica pensando ai nostri tempi di azione, ma non è detto che tutti lavoriamo allo stesso ritmo. Se il compito è mio so quanto tempo ci metterò, ma se la stessa cosa la fa qualcun altro, non è detto che il mio tempo sia corretto, dovrò chiedere alla persona che è responsabile del compito quanto tempo prevedere.
Quindi quando si stimano i tempi dei progetti, sono giusti quelli di chi è direttamente responsabile di quell’azione. L’unica controindicazione potrebbe diventare l’essere in anticipo.

Purtroppo i tempi dimenticati sono tanti, ma già considerare questi è un buon inizio.
E tu li consideri nella tua pianificazione, nei diagrammi di Gantt e nelle varie attività? Quali sono i tempi per te più importanti?

Raccontamelo nei commenti!

Ad ognuno il suo spazio

Ad ognuno il suo spazio

Una delle cose che mi piaceva tanto quando andavo a scuola era scegliere tutti i quaderni nuovi, le penne e magari, se era l’anno giusto, anche l’astuccio o la cartella.

Quello che non mi piaceva invece era che la maestra sceglieva per noi le copertine: rosso per matematica e blu per italiano. Ebbene, per me le cose che hanno a che fare con la matematica vanno ancora nella cartellina rossa, e cioè la contabilità.

La cosa che però ho cambiato è la struttura e la tipologia della cartellina. E questo te lo racconto perché spesso quando mi occupo di riordinare gli spazi di lavoro e gli archivi, vedo che tendenzialmente si utilizzano le cose più per abitudine che per scelta.

Mi spiego: le cartelline grandi vanno benissimo, ma non esistono solo quelle, ci sono misure e formati diversi, con gli anelli o senza. Esistono scatole, portadocumenti, raccoglitori, quaderni… insomma, c’è l’imbarazzo della scelta, ma quando si sceglie di usarne uno, va scelto in base al suo contenuto e non perché è il più semplice da prendere.

Quindi quando hai poche cose non prevedere subito una cartellina enorme, magari però pensa che, quando quella che hai scelto sarà piena, dovrai avere posto per una seconda.

Così quando hai tante cose non pensare di stipare tutto spingendo un po’ di più, è ora di prendere un contenitore più grande o di affiancarne uno nuovo.

Quello che voglio farti capire è che gli strumenti che usiamo per archiviare e trasportare le nostre informazioni, soprattutto i documenti cartacei, non sono di un tipo solo e non è necessario adattarsi. Scegli il contenitore in base al contenuto e mantieni un po’ di elasticità nella gestione degli spazi, così sarà tutto più funzionale! Già un archivio che funziona è un archivio utile, altrimenti.. è come non averlo!

Questo vale per l’archivio, ma anche per le tue note personali. Il formato dei quaderni delle note, dell’agenda e del calendario dipende solo da ciò che vuoi far stare dentro e da come lo scrivi tu.

Quindi non prendere il quaderno A4 solo perché è più semplice, se preferisci qualcosa di più piccolo, va bene lo stesso. Idem, non occorre avere sempre quaderni, se preferisci spostare i fogli, prendi i blocchi o gli anelli. Questo piccolo sforzo in più nella scelta renderà poi le tue note molto più ordinate e funzionali. Anche lo strumento ha la sua importanza!

Pensaci, il tuo formato qual è?

p.s. oggi ti racconto una cosa in più sul titolo del post. Mi è venuto spontaneo, un po’ per gioco e poi ho capito che è successo perché è uno dei miei hashtag (#adognunoilsuospazio) su Instagram. Già perché mi piace vedere come la natura trova il suo spazio e di come ogni forma di vita abbia il suo spazio! Se ti va, vieni a curiosare.

Come non perdere una nota

Come non perdere una nota

Quante volte ti viene in mente qualcosa di importante e poi sei alla ricerca sfrenata di pezzetto di carta dove annotarlo per non dimenticare nessun dettaglio?

Ma, dimmi la verità, una volta fatta quella nota… dove finisce?

Eh.. già perché i problemi sono due: dove annotare un pensiero e come annotarlo. Mi spiego un po’ meglio: il come dipende molto dalla tua inclinazione personale, può essere un quaderno o comunque qualcosa fatto di carta, ma può essere anche una nota digitale, un’immagine, un testo o un file audio.

Il dove però vuol dire il tipo di archivio che hai scelto: il quaderno delle idee, il quaderno delle note, le liste “forse un giorno”. Non c’è che l’imbarazzo della scelta! E in effetti sono io la prima a dire che il quaderno delle idee va sempre tenuto a portata di mano per poter scrivere ciò che abbiamo in testa e scaricare la mente.

Ma il punto è: quella nota… poi che fine fa? La rileggerai mai?

Il motivo per il qualche spesso sentiamo di perdere le idee per strada è non sono state collocate subito nel posto giusto e quindi non le rileggiamo più dimenticandole. Come può succedere? Perché non pensiamo fin da subito dove metterle per non dimenticarle o perché abbiamo troppi posti dove conservare le note.

Ecco quindi che vale la pena valutare dove scrivere qualcosa quando ci viene in mente. Il più delle volte, seguendo il principio “fai una cosa fino in fondo” la soluzione è più semplice del previsto: quando ti viene in mente una cosa tanto vale scriverla direttamente nel posto giusto e non a casaccio per poi trascriverla in un secondo momento o, peggio, dimenticala.

Ecco quindi che ti suggerisco i posti dove finiscono le mie note.

Liste personali

Io uso Wunderlist, perché una volta era l’unica che condivideva le liste tra Android ed Apple, così storicamente è nata lì perchè avevo bisogno di condividere con altri le mie liste e poi è rimasta. In Wunderlist ho le liste dei libri da leggere, dei miei desiderata, dei regali che voglio fare, dei posti che voglio vedere. Qui c’è anche la lisa della spesa e delle commissioni, le liste condivise per l’appunto.

Liste di lavoro

Mi piace molto Trello, perché è semplice e pulito. Qui raccolgo tutte le mie idee per i post, dei lavori che sto facendo e dei progetti che ho per la testa. C’è tutta la mia pianificazione di lavoro.

Appunti e avvisi

Le mie commissioni veloci che si devono esaurire in giornata e che voglio collegare agli allarmi stanno su Google Keep. La visualizzazione per colori mi permette di dividere per genere e allo stesso tempo di vedere il tutto velocemente. A volte faccio anche delle note vocali, se sono in macchina, o a mano, se è una cosa veloce.

E la carta? Ho comunque il mio quadernino delle idee, ma si tratta di un punto di scarico di qualcosa che merita più di una nota, qualcosa che poi verrà elaborato e troverà posto in un contenitore cartaceo di tutte le cose che mi frullano per la testa. Si lo ammetto, così ho due punti di raccolta di idee da sviluppare, ma spesso ho bisogno di scrivere a mano, di visualizzare e schematizzare e sono più veloce sulla carta, ecco quindi che ho il mio raccoglitore. Mentre se devo tenere a mente un link di un progetto o un post è molto più semplice la raccolta su Trello.

Sempre in formato cartaceo ho altri tre quaderni per gli appunti: uno per la formazione mia personale, uno per gli appunti di lavoro (riunioni e progetti specifici) e uno per i clienti.

E con questo ho raccolto tutte le note, le idee e le cose che voglio ricordate. In tutto sono 7 raccolte di note, i miei 7 magici aiutanti, che mi fanno scaricare la mente e lavorare meglio. Sì perché creando delle buone raccolte di note poi è più semplice ritrovarle!

Perché non provi anche tu a diversificare le note in questo modo? E da quale vuoi cominciare?

Serve un timer?

Serve un timer?

Organizzazione e tempo, come farli andare a braccetto se non con un timer? Ma è davvero utile?

Oggi ti racconto tre occasioni nelle quali è utile imparare il settaggio dei tuoi allarmi, magari con una musica soft e dedicata, eliminando bip bip e vibrazioni 😉

Per focalizzare la mente

Non vuoi proprio dimenticare di chiamare qualcuno ad un’ora precisa? Vuoi non scordare una commissione? Hai il timore di dimenticare una ricorrenza?

Aiuta la tua mente a porre l’attenzione su ciò che è importante nel momento nel quale lo diventa: imposta un timer o un promemoria quando vuoi eseguire il tuo compito importante.

Così facendo sarai libero di pensare ad altro finché non suona e non avrai lo stress di tenere tutto a mente.

Per sollevare la mente

Tutte le volte che non vuoi pensare a quanto tempo hai ancora a disposizione, ma vuoi pensare solo a ciò che stai facendo, ecco che un timer torna in aiuto.

È sicuramente lo strumento principale per la tecnica del Pomodoro, che aiuta a mantenere focalizzata la nostra attenzione per ben 25 minuti, per poi regalarci 5 minuti di pausa.

A me però piace declinarlo anche in altre circostanze, ad esempio nella mia routine mattutina quando faccio un po’ di esercizi. Per potermi dedicare mente e corpo allo stretching faccio partire il timer, così ci pensa lui a farmi sapere quando il mio tempo è finito. È un modo per rilassarmi che mi permette di non continuare a controllare se c’è ancora spazio per un altro esercizio o meno.

Per risvegliare la mente

Gira e rigira comunque la sveglia è un timer.. che controlla per noi il tempo del sonno.

E gira e rigira per non essere sempre all’ultimo minuto non resta che alzarsi prima.

Quindi non devi fare altro che anticipare la tua sveglia mattutina. Non dico di dormire ore o mezz’ore in meno, ma già dieci o quindici minuti possono fare la differenza. Puoi, ad esempio, alzarti con più calma e non uscire di corsa.

Se vuoi più tempo, inizia prima 😉

E tu, per cosa userai il tuo timer?

Scrivania ordinata? Dipende!

Scrivania ordinata? Dipende!

Se vedessi la mia scrivania in questo momento, forse penseresti che l’ordine è molto lontano da me, ebbene… non è una contraddizione in termini, anzi!

E come mai? Perché sto lavorando su un progetto del prossimo anno e ho bisogno di pensare, di creare, di liberare la mia fantasia, quindi… ho lasciato carta bianca al mio cervello e sto raccogliendo idee, spunti. Già, è un momento creativo che non può portare con sé ordine e razionalità, proprio come ti raccontavo la scorsa settimana per le liste.

Poi, quando avrò finito, sta sera, allora sì dovrò riordinare il tutto e dovrò trovare un posto per ogni cosa e mettere ogni cosa al suo posto 😊

Riordinare mi aiuterà a fare ordine anche nelle mie idee: ho finito tutto? Cosa devo tenere e cosa posso buttare? Dove vanno tutti i miei strumenti? Come posso archiviare al meglio ciò che ho creato oggi?

Come vedi ordine e organizzazione non sono sinonimi e essere produttivi non significa essere ordinati, o meglio… non sempre!

Ogni momento vuole il suo ordine!