E chi l’avrebbe detto

E chi l’avrebbe detto

Un po’ di tempo fa ti avevo parlato di come gestire le fotografie e di come archiviarle. Quella per me è diventata un’abitudine, ho sempre trovato comodo questo metodo e per questo l’ho condiviso in questo post.

In breve, ti consigliavo di:

  • scaricare le foto;
  • eliminare quelle venute male, i doppioni, quelle utili solo al momento, etc.;
  • raddrizzare quelle storte;
  • creare una selezione in una cartella ad hoc da mostrare agli amici,
  • fare un back up.

Poi un giorno una cara amica e collega, Anna Scutellari, in arte Zamì, mi ha fatto notare che avevo sempre creato un doppione e che nel dettaglio non era necessario creare una copia delle fotografie per la versione da mostrare, ma che bastava creare una sottocartella.

Con un semplice gesto avrei alleggerito l’archivio ed eliminato doppioni inutili!

Dettagli, manie di perfezionismo?

No, solo… evoluzione di un’abitudine.

E di fatto è proprio così, non ci avevo mai pensato, semplicemente per abitudine procedevo come avevo sempre fatto. A volte, invece, bisogna saper guardare le cose da punti di vista esterni e anche con poco si può migliorare un sacco!

Anche le abitudini possono evolvere 😉

E se te la devo dire tutta, a volte questo cambio inaspettato può derivare anche dall’imprevisto.

Ti è mai capitato? Ad esempio in macchina, quando a causa di lavori lungo la strada di sempre, “esci dall’abitudine” e scopri nuovi luoghi, posti che poi torni a frequentare.

Anche le abitudini si evolvono e seguono le nostre necessità, le fasi della nostra vita. E questa è una cosa bellissima, perché vuol dire che se qualcosa che abbiamo sempre fatto non va più bene si sta aprendo una nuova fase della nostra vita, abbiamo la possibilità di cambiare e di evolverci.

Impariamo a capire quando le nostre abitudini ci vanno strette, quando possono essere migliorate e, se torna utile, ad assecondare anche gli imprevisti!

Raccontami la tua evoluzione!

L’intestazione sbagliata

L’intestazione sbagliata

Ti è mai capitato di trovare un raccoglitore in casa e scoprire che avevi ancora la garanzia del frullatore che hai buttato via circa cinque anni fa?

E di aprire un documento di lavoro e trovarlo con l’intestazione sbagliata, visto che hai già modificato la carta intestata due volte da quella versione?

Beh, non ti preoccupare, succede!

Sì perché è molto frequente pensare ad un archivio come una cosa morta e statica, ma non è affatto così. Tutte le raccolte di documenti sono degli archivi vivi e in evoluzione, e per questo devono essere, di tanto in tanto, ripresi in mano, rivisti, puliti e aggiornati.

Ecco quindi tre parole chiave per tenere le tue raccolte sempre al top!

valuta: prendi in mando le raccolte di elementi, e, uno per uno, valuta se va tenuto o eliminato. Alleggerisci le tue raccolte di ciò che non è utile, di ciò che ha perso la sua funzione.

organizza: ciò che rimane. Organizzalo secondo un ordine cronologico, di argomento o di utilità. Completa le parti mancanti se necessarie in modo che le tue serie siano complete (se archivi le bollette, le fatture, fai in modo che ci siano tutte). Ultimo passo: etichetta le parti!

Trova un posto adatto per tutto. Perché queste raccolte funzionino ci vuole un pizzico di ordine. Quindi tutto deve avere un posto e non vale la frase “intanto lo metto qui e poi ci penso” perché così è come se fosse buttato, è una cosa persa.

Per cosa ti può essere utile questo sistema? Per un sacco di cose! Ecco qualche idea:

Archivio in casa

  • Bollette
  • Esami medici
  • Contatti per le riparazioni di casa e i servizi (pizzeria da asporto, numero per i rifiuti ingombranti, medico…)
  • Fotografie
  • Documenti dell’auto
  • Documenti fiscali
  • Iscrizioni, tessere, abbonamenti

Archivio in ufficio

  • Fatture
  • Preventivi
  • Lavori chiusi
  • Rassegna stampa
  • Dati clienti
  • Dati partner
  • Dati fornitori
  • Cataloghi

Questi elenchi, sono solo dei punti di partenza per suggerirti di creare anche tu delle raccolte di elementi, siano essi documenti, contatti, idee, e di fare in modo che queste raccolte siano vive, in evoluzione e per questo sempre aggiornate e quindi… utili!

E tu, da quale cominci?

Lo scopo degli spazi

Lo scopo degli spazi

Mi è capitato di recente di aiutare una persona a riorganizzare gli spazi di casa. Viveva già da tempo in una bella casa nuova, ma sentiva che non le calzava a pennello.

Siamo state stanza per stanza a guardare gli spazi, i mobili gli oggetti sparsi e poi una domanda mi è venuta dal cuore e le ho chiesto: “ma tu, in questa stanza, cosa vuoi fare? A cosa ti serve questo spazio?”

Mi ha guardato ad occhi sgranati, sorridendo. In un attimo ha iniziato a osservare le stesse stanza con occhi diversi. In un batter d’occhio è diventato chiaro che mobili dovessero esserci e come dovessero essere disposti.

Il punto è molto semplice: non scegliamo cosa mettere in una stanza, ma, al contrario in base all’attività che desideriamo svolgere in un luogo scegliamo come renderlo funzionale.

Credo questo sia molto importante, perché spesso usiamo gli spazi secondo abitudini e cultura, ma non per ciò che ci servono, pensando che sia assurdo avere una stanza per un’attività sportiva o uno spazio di lavoro anche a casa.

Beh… dipende, dipende da noi, dalle nostre esigenze. E siccome noi non siamo sempre uguali a noi stessi, anche le esigenze di occupare gli spazi saranno diverse nel tempo.

Inutile pensare di avere un salotto pieno di soprammobili se in casa c’è un bimbo che gattona, inutile pensare ad ufficio senza un luogo di lavoro comune se facciamo progetti di gruppo.

Così dobbiamo imparare a vedere i nostri spazi, di lavoro e a casa, come luoghi vivi, in evoluzione, che ci fanno vivere al meglio perché sono funzionali ed esaltano le attività per i quali le usiamo.

Quindi visto che la primavera è nel suo pieno, fai in modo di far rifiorire i tuoi spazi, rendili vivi e vivili appieno!

E se…

E se…

E se… pianificare vuol dire anche pensare cosa succede se non va tutto come deve andare.

E la verità è molto semplice… a volte capita a tutti di dimenticare qualcosa, di arrivare in ritardo o di essere proprio in una brutta giornata nella quale le cose non vanno come devono andare.

Il punto è che questa deve essere l’eccezione, non la regola.

La pianificazione serve a ridurre al minimo le volte nelle quali dici “e se…” Serve a farti dedicare ai dettagli che rendono speciali e completi gli eventi, serve a farti stare più sereno nell’affrontare le cose.

Ma per quanto cerchiamo di tenere tutto sotto controllo, capita che le cose sfuggano tra le mani. Le ragioni sono tante… e su due voglio farti riflettere.

Capita che abbiamo pianificato tutto troppo e quindi un minimo intoppo manda a monte l’intero programma e non siamo in grado di reagire e di rimettere mano al piano generale.

Succede anche che non sia destino che le cose vadano come le abbiamo pensate. Hai presente quando pensi che stiano succedendo tutte a te e credi di non arrivare a fine giornata? Ecco, quel caso intendo.

Ebbene, in entrambi i casi… stay flex!

Punto numero uno: capita a tutti.

Punto numero due: a volta bisogna ascoltare il destino.

E se sei nel primo caso, hai pianificato troppo, impara dai tuoi errori, e cerca di fare meglio la prossima volta e pianifica solo i 3/4 del tempo non tutto.

Se sei nel secondo caso, beh, qui la regola d’oro è.. punta ad arrivare a fine giornata e soprattutto mantieni un approccio più positivo possibile. Se sta succedendo forse vuol dire che è era proprio ora di cambiare.

Non è detto che sia sempre tutto negativo, come si suol dire “non tutto il male viene per nuocere”! Non è sempre un disastro, a volte è proprio destino e le cose più inaspettate sono anche fortune, sta a noi coglierne il lato bello!

I tempi dimenticati

I tempi dimenticati

Hai presente quando fai i conti al secondo per prendere treno, sali, ti siedi e pensi: “ora posso respirare…” e poi ti rendi conto che avevi pensato di prendere una bottiglia d’acqua sulla via della stazione, ma eri troppo di fretta e hai lasciato perdere e ora senti la gola secca, tanto secca.

Beh, ecco… questo è quello che succede quando si fanno male i conti dei possibili imprevisti o quando ci sono troppe cose a cui pensare. E la stessa cosa succede anche per la pianificazione.

Uno dei miei lavori è proprio quello di riprendere in mano la pianificazione di un progetto per capire dove si sono arenate le cose e nel tempo mi sono resa conto che a volte ci sono dei tempi dimenticati che purtroppo rendono inefficaci i progetti, o meglio la pianificazione del progetto.

Quali? Ora te lo racconto:

i tempi di cortesia

I tempi che servono a rispondere alle mail, a mandare i preventivi a valutare i servizi. Quando si parla di pianificazione la si pensa come istantanea: oggi si parte e tutti lavoreranno subito e solo per questo, quindi non appena io farò una richiesta arriverà una risposta e potrò procedere con il passo successivo. Purtroppo non è sempre così.

I tempi di sedimentazione

Le idee, i progetti, i brainstorming hanno bisogno di riposare e, proprio come l’impasto della pizza, essere lasciati tranquilli per un po’, solo così lieviteranno e daranno un gran risultato. Certo non si può aspettare troppo, anche la pizza diventa acida, ma nemmeno si può sempre ricorrere al lievito istantaneo… fa male allo stomaco 😉
Quindi prevedi dei tempi per lasciar riposare le idee e per rivedere quello che hai fatto, così sarai convinto del tuo lavoro e non perderai spunti importanti che nascono proprio dal lasciar riposare le idee.

I tempi del lavoro

Si pianifica pensando ai nostri tempi di azione, ma non è detto che tutti lavoriamo allo stesso ritmo. Se il compito è mio so quanto tempo ci metterò, ma se la stessa cosa la fa qualcun altro, non è detto che il mio tempo sia corretto, dovrò chiedere alla persona che è responsabile del compito quanto tempo prevedere.
Quindi quando si stimano i tempi dei progetti, sono giusti quelli di chi è direttamente responsabile di quell’azione. L’unica controindicazione potrebbe diventare l’essere in anticipo.

Purtroppo i tempi dimenticati sono tanti, ma già considerare questi è un buon inizio.
E tu li consideri nella tua pianificazione, nei diagrammi di Gantt e nelle varie attività? Quali sono i tempi per te più importanti?

Raccontamelo nei commenti!