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Tu lo sai fare, ma…

Tu lo sai fare, ma…

E se tu cambi di lavoro, a chi resta il tuo?

Dirai: non è un problema mio, beh, fino ad un certo punto, se ad esempio hai la bella opportunità di crescere e lasciare il tuo posto a qualcuno che poi collaborerà con te… è anche un tuo problema.

Ecco, quindi, come fare in modo di aiutare chi verrà dopo di te, ma anche te stesso.

Ciò che ti sto per dire, infatti, è parte di una delega ben fatta, quella che non ti torna indietro, che stimola chi lavora con te.
Del resto, ricorda: si delega ciò che si sa fare meglio così da poter crescere.

Torniamo al cuore della questione, ti consiglio veramente di fare in modo che le tue mansioni siano lasciate in modo chiaro e ordinato per chi verrà dopo di te.

Questo significa che prima di andare via dovrai dedicare un po’ di tempo a:

  • chiudere i cerchi aperti, non lasciare cose in sospeso;
  • eliminare i file che sono stati solo utili a te e che per le altre persone non hanno significato;
  • eliminare i doppioni, le versioni di passaggio: lascia solo le versioni più importanti dei file e, in particolare, metti in evidenza la versione finale;
  • aggiorna contatti, database e scadenze;
  • ma soprattutto lascia le “istruzioni” del tuo lavoro.

Cosa sono le istruzioni?

Di fatto sono le procedure, cioè quei file, testo o video, che spiegano passo passo come fare ciò che hai sempre fatto.

Perché sono importanti? Perché, come detto, tu lasci qualcosa che sai fare benissimo i cui passi sono chiari, ovvi e veloci, ma per chi lo farà per la prima volta sarà tutto nuovo, probabilmente complesso e avrà dubbi che tu non ti sei mai posto.

Ti consiglio di procedere così come segue:

  • Scrivi schematicamente la procedura, anche con un disegno fatto di box e frecce.
  • rivedi i passi e pensa se hai dato qualche step per scontato. Per capirlo pensa a te stesso in versione sciocca e fatti tutte le domande per caso. Usa parole semplici, spendi piuttosto una parola in più, che una in meno.
  • Per ogni passo aggiungi le informazioni in merito a dove si trovano le risorse, chi possono essere eventuali contatti utili o materiali di riferimento.
  • Se c’è qualche passaggio critico aggiungi immagini o screenshot che possono semplificarne la comprensione.
  • Se la tua procedura è un video, è ora il momento di girarlo.
  • Lascia sedimentare e la prima volta che fai rifai quel compito prova a seguire la procedura e vedi se hai dato per scontato qualcosa.
  • Se hai modo, falla provare a qualcuno che non l’ha mai fatta, con te al tuo fianco per controllare, questo è sicuramente un aspetto time consuming, ma che ti assicura l’esattezza del procedimento.
  • In caso accogli i dubbi e le domande e integra la tua procedura.
  • Aggiungi come riassunto lo schema inziale che hai fatto e aggiungi il tuo contatto per emergenze o domande, anche se avendola fatta così bene, sarà superfluo 😉.
  • Archivia procedura, video, schema e materiali utili in modo chiaro, in un luogo che accessibile a tutti, e con un percorso semplice e logico per essere raggiunto.
  • Il gioco è fatto!

Sì, le prime volte sarà complesso e ci perderai del tempo, ma credimi non è tempo sprecato: tutti i dubbi e le domande che previeni sono tempo risparmiato quando delegherai il compito e soprattutto il tuo lavoro sarà ricompensato da un’ottima stima.

Che tu cambi lavoro o cresci nella tua posizione, lascia le cose in ordine, sarà solo un vantaggio per le tue relazioni di lavoro, non credi?

E le tue procedure funzionano?

Photo by Inlytics-linkedin-analytics-tool – Unsplash

Cambio lavoro

Cambio lavoro

Cambiare lavoro, cambiare mansioni e crescere di ruolo sono interessanti sfide lavorative, ma sono anche cambiamenti importanti da non sottovalutare, sia a livello personale che organizzativo. Per quanto iniziare un nuovo lavoro sia un’esperienza generalmente positiva può portare con sé un buon carico di stress. Potresti sentirti inadeguato, poco capace o semplicemente spaesato. Potresti pensare di perdere un sacco di tempo ed essere inefficace.

Ecco che puoi mettere in campo alcune strategie organizzative, tanto semplici quanto utili.

Annota

Sembra banale e soprattutto fa molto “studente”, ma all’inizio è così. Annota e scrivi tutto. Non perché potresti dimenticare qualcosa, ma perché non hai ancora la visione complessiva di tutto il lavoro, delle piccole grandi dinamiche e cose che ora sembrano secondarie potrebbero essere invece importanti.
Certo, sei in “modalità spugna” e cerchi di apprendere tutto, ma il punto è che non hai ancora i criteri corretti per dare priorità a quel tutto, questo arriverà man mano. Quindi fatti trovare pronto, intanto annota, poi rileggerai e pian piano sarà tutto naturale. Alcune cose diventeranno banali, di altre ne riscoprirai l’importanza e con il tempo non avrai più bisogno di quegli appunti, li potrai addirittura eliminare.

Usa le checklist

Quando fai qualcosa di nuovo, impari una procedura, è bene pensare a te stesso come a un te stesso smemorato, un po’ sciocco, quindi cerca tutto l’aiuto possibile. In questo le checklist saranno le tue alleate più preziose. Servono proprio a suddividere i compiti in piccoli passi, a impararne la sequenza e nel caso poi tu non sia preparato a fermarti e poi riprendere senza perdere il filo, c’è la checklist a ricordarti dove sei arrivato.

Diciamo che è un po’ un’ancora di salvezza, una bussola, ma anche uno strumento per aiutarti a memorizzare le corrette sequenze, quindi fanne tesoro.
E se vuoi uno spunto in più per usarle proprio in queste circostanze, ecco l’articolo che fa per te.

Datti tempo

Purtroppo, quel senso di inefficienza è normale e probabilmente è anche corretto. Stai imparando cose nuove e devi darti il tempo di farle tue. Rispetta il tuo bilancio di energia e questo vuol anche dire anche stimare del tempo in più per alcuni compiti, proprio quelli nuovi e che conosci meno: meno cose ma fatte bene.

Inoltre, per la stessa ragione, sarai molto più stanco a fine giornata, i primi tempi non aggiungere attività stressanti dopo lavoro.
Tieni d’occhio l’equilibrio della tua giornata e la pianificazione delle attività, non strafare e sii morbido con i tempi.

E comunque ricorda: è un momento di cambiamento, una piccola grande mutazione, ma ogni persona si sente inesperta al suo livello limite. Quindi il disagio, l’incertezza misti a entusiasmo e voglia di fare sono tutte emozioni normali, che meritano di essere vissute. Tu di fatto stai andando oltre il tuo limite.

Su tutto ciò che lasci sei certamente molto abile e efficiente, si tratta solo di darsi il tempo, l’energia e gli strumenti giusti per crescere, poi tornerai a sentirti efficiente e capace. Ma per aiutare questa transizione non essere troppo severo e aiutati, queste tre semplici strategie organizzative renderanno il cambio più veloce e meno stressante.

Pronto? E’ ora di mutare, di fare il salto e crescere!

Photo by Ian Dooley – Unsplash

Tratti e appunti

Tratti e appunti

Ho una penna, è da sempre la mia preferita, la Pilot 0.5 nera. La uso praticamente dalle superiori e non mi sono mai staccata dal suo tratto. Ci ho provato in verità, ma alla fine torno sempre lì.

Te lo racconto perché è il mio strumento ideale per prendere appunti, ma mi accorgo che se devo prendere una nota veloce la mia mano finisce sempre su altre penne, tendenzialmente più grosse e colorate.
Così allo stesso tempo la mia agenda è compilata a matita per essere cancellata e sistemata.

Ti sembreranno piccolezze, ma il punto è questo: lo strumento vuole la sua parte

Eppure, non ci si presta mai tanta attenzione, perché alla fin fine una penna vale l’altra, e anche se non scrive benissimo pazienza.
Questo è vero fino a un certo punto: se vuoi lavorare un po’ sulla tua produttività e vuoi aiutare il tuo flusso di pensieri ti consiglio anche di pensare ai tuoi strumenti, in primis al come scrivi.

Se devi lasciare la mente libera di creare fai in modo che il tuo pensiero scorra altrettanto fluido e libero

Per questo ti consiglio punte grosse, anche un pennarello va benissimo, quando la scrittura deve essere veloce, rapida e senza giudizio.

Credo questo sia un ottimo momento per dare sfogo alla creatività e spazio al colore, senza remore, in totale libertà. Usa penne, pennarelli e stacca la mente adulta e severa, qui non ci sono ordini, gerarchie, priorità, solo idee e pensieri.

Nel tuo quaderno delle idee quindi fai in modo che il tuo tratto non si inceppi o che la tua mano perda il filo della mente con una punta troppo sottile o un inchiostro che si secca.

Se al contrario vuoi dare presenza a ciò che scrivi preferisci una penna che imposti la mano e che ti faccia riflettere

Il potere della scrittura è molto forte e ce ne scordiamo, soprattutto oggi che a mano scriviamo poco e privilegiamo le note selle App e i file del pc, ma una un momento per sé prevede anche una scrittura di coscienza che ben si accompagna, ad esempio, a una stilografica.

Perché te lo dico? Perché ci vuole tempo a scrivere e quindi soppeserai parole e spazi, concetti e punteggiatura. Non è certo una cosa da fare tutti i giorni, ma credo che abbia il suo perché e che valga la pena di essere considerata.

Veniamo alla matita, lo strumento che ci permette l’ordine e il ripensamento

Cancella e sistema, fai in modo che i tuoi appunti siano perfetti. Sai vero che sto scherzando, no?

Però il fatto di poter sistemare un appuntamento in agenda è utile, quindi non ti dico di no, ma non pensare certo che la tua scrittura debba essere perfetta, piuttosto fai in modo che sia chiara funzionale. Qui non potrai dare priorità di colore, sarà solo il tuo tratto e l’insieme di simboli a dare diversità ai tuoi appunti. Quindi presta attenzione alla tua legenda personale, evita le mille evidenziature, anche se a matita.

Diverso è per i tuoi appunti normali, privilegia lo strumento che per te funziona meglio

Trova la tua penna del cuore e usa quella, ma fai attenzione ai colori, qui sì ci sta il giudizio e la gerarchia, usali a tuo vantaggio.
Non abusare o andare a caso, corpo del testo, colore uno, titolo, colore due, evidenziature, colore tre. Bastano, non credi?

Ora che hai visto quali possono essere le potenzialità dei tuoi strumenti, perché non considerare come usarli al meglio?
E, dimmi, la tua penna preferita qual è?

Photo by Carolyn – Unsplash

Gioca con il tuo tempo

Gioca con il tuo tempo

Oggi voglio raccontarti un po’ come lavoro perché penso ti possa aiutare nella tua organizzazione quotidiana.

Quando faccio delle consulenze sul tema gestione del tempo e agenda, mi capita spesso di utilizzare degli strumenti particolari, che sono più giochi che veri strumenti di lavoro. Uso le carte, il domino, il memory, i post-it e i colori.

Perché te ne parlo?

Perché a volte per poter trattare dei temi astratti abbiamo bisogno di visualizzarli

Ecco che poter toccare con mano il tuo tempo, anche se simboleggiato da una carta da gioco più o meno ingombrante, ti fa rendere conto di come debba essere gestito in maniera consapevole.

Ti sembrerà una cosa semplice, ma spesso è la chiave di volta, il punto di vista diverso per approcciare un problema.

Ecco perché, quando organizzi una giornata nella tua agenda, ti consiglio di segnare l’impegno come se fosse uno spazio occupato.
Puoi disegnarlo con un rettangolo con una linea dall’ora di inizio a quella di fine, non importa, l’importante è che visivamente renda l’idea dell’impegno, sia in termini di tempo che di energia.

Se usi Google Calendar lo fa in automatico ma se lo fai tu a mano prestaci attenzione.

Così eviterai che i tuoi impegni diventino una lista di cose da fare e che quindi tu non abbia consapevolezza dell’impegno che richiede una determinata attività.

Pensa di giocare con le carte del memory e di spostarle sopra e sotto, di fare l’incastro perfetto per la tua giornata.

Vedi come uno strumento che non c’entra con l’organizzazione può, in verità, esserti utile per toccare con mano un concetto intangibile, per farti lavorare con le mani, cosa che aiuta molto la mente a rilassarsi e a fare proprio un concetto, e soprattutto a realizzare i confini materiali del tempo.

Sì, perché il fatto di lavorare con le mani, fa capire proprio che il tempo è quantità finita, limitata e che non può essere riempita oltre la sua stessa quantità. Troppe tessere in fila non ci stanno proprio, cadono tutte, come un domino.

Ultimo suggerimento che ti voglio dare è relativo all’incertezza del tuo impegno

Questo concetto lo prendo a prestito dal mio background scientifico. Dire che quella scatola è larga 9 cm non ha alcun senso. Bisogna sempre dire che è larga 9 ± 0,2 cm. Cosa significa? Vuol dire che prendo le misure con un metro che ha un’incertezza di 2 millimetri e cioè che posso non leggere bene il numero, magari le tacchete non sono chiare o comunque posso confondermi e quindi la scatola potrebbe essere larga 0.98 cm o 9.02 e io misurerei comunque 9 cm.

Cosa c’entra? Beh, nei tuoi impegni in agenda considera anche questo tempo in più prima e dopo, considera l’incertezza. Ti parlavo di incastro perfetto, ma l’incastro perfetto tiene conto proprio di questo!
Se è in più non sarai in ritardo e in affanno, se sarà in meno avrai una piccola pausa in più.

E ora, sei pronto a giocare con i tuoi blocchi? Che carte preferisci? Memory o domino? 😊

Photo by Ryan Quintal – Unsplash

Dove ci vediamo?

Dove ci vediamo?

Mi sono resa conto che da quanto si lavora a distanza gli incontri si sono moltiplicati. Se prima era sufficiente un momento di pochi minuti in ufficio ora le persone si arrabattano in una sequenza di Call su Zoom, GotoMeeting, Skype, Googlemeet, Microsoft Teams, Jitsi… e qui mi fermo anche se potrei andare avanti ancora un po’.

È anche il tuo caso?

Ma come mai si è ricorsi tanto alle riunioni on line e cosa cambia rispetto agli incontri tradizionali?

OFFLINE

Vedersi di persona, faccia a faccia, è certamente il modo più semplice per cominciare, ma le riunioni sono spesso un’arma a doppio taglio perché se non sono ben pianificate e lasciate al caso possono diventare una perdita di tempo.

Sono comunque momenti di lavoro che vanno curati e studiati, a partire dal luogo dove ci si incontra. Ci hai mai pensato? Intanto non è il caso di disturbare altre persone, quindi dico no alle riunioni negli openspace dove lavorano altre persone. Ma dico no anche a usare sempre la “sala riunioni”, se ad esempio vuoi far conoscere le persone, vuoi farle partecipare attivamente ad un brainstorming, allora scegli dei posti più accattivanti.

Delle riunioni e di come devono essere organizzate se ne può parlare per ore (se ti va curiosa qui e qui), ma quello che voglio sottolineare è che credo che incontrarsi di persona quando si inizia un progetto sia molto bello e utile, proprio per ricordarci che tutti abbiamo bisogno del lato umano e personale.

Ma è sempre indispensabile?

ONLINE


Oggi praticamente tutti gli incontri si fanno online, ma questo ha creato molte criticità:

  • Per fare bene una riunione, bisogna saper gestire la piattaforma e valutare tutti i tempi tecnici di risoluzione di eventuali inghippi, non mancano mai. Quindi, tempi morbidi in entrata.
  • Le persone saltano da un incontro ad un altro, senza staccare con la testa e senza chiudere il cerchi aperti, questo lascia spesso incomplete le cose, non si fanno cioè le cose fino alla fine. Quindi il mio suggerimento è quello di lasciare sempre un tempo di chiusura in riunione per ricapitolare quanto detto e fare in modo che tutti i partecipanti si prendano quel po’ di tempo subito dopo per riordinare le idee e non lasciare nulla in sospeso.
  • Gli incontri on line sono totalizzanti, quasi più di quelli in presenza. Guardare il video e stare fermi richiede più energia, quindi ancora di più, valuta accuratamente se vale la pena incontrarsi on line. Ci sono tanti modi per lavorare a distanza non occorre per forza lavorare insieme, come ti racconto dopo.
  • Si pensa che molte cose on line non si possano fare, che si perda sempre di interattività. Credo che sfruttando al meglio la tecnologia siano tutte cose che possono essere superate. Ad esempio, per un buon brainstorming c’è Padlet, Google Jamboard, per un sondaggio on line c’è Mentimeeter e per una bella tabella “chi fa che cosa”, perché non usare Trello?

Credo che una buona riunione online possa essere altrettanto produttiva di una offline, che non sostituisca il bello di vedersi e di stare insieme, ma che con delle buone regole di condivisione permetta lavori con persone altrimenti distanti, quindi di sicuro è uno strumento che va studiato e utilizzato al meglio.

E con il meglio intendo che bisogna ricordarsi che oltre lo schermo c’è sempre una persona in carne ed ossa, e anche se non la vedi tutta, è lì con le sue emozioni e la sua attenzione.

Che sia on line o offline ci sono però delle regole comuni, le principali sicuramente sono:


• definisci un orario di inizio e di fine;
• fai partecipare solo chi serve;
• fai in modo che ci sia un moderatore che gestisca tempi e temi dell’incontro;
• concludi definendo chi fa che cosa e quando ci si incontrerà di nuovo;
• e per finire concludere… sfrutta al meglio le potenzialità dell’incontro, dai spazio alla creatività virtuale o analogica che sia!

E come ti dicevo prima non c’è solo la riunione per lavorare insieme. Un buon sistema di archiviazione condivisa, delle corrette procedure e definizione di ruoli aiuta a gestire la propria todolist a distanza. Ma questo è sicuramente un argomento che merita un post tutto suo!

E se pensi di aver bisogno di capirci di più, perché non contattarmi? Scrivimi!

Photo by Drew Beamer – Unsplash