I tuoi dati utili on line

I tuoi dati utili on line

Spesso ti consiglio di avere un archivio dei dati correnti nei cloud e cioè di tutto ciò che usi per il tuo lavoro con una certa frequenza, te ne parlavo qui.

Al di là dello strumento che usi credo che sia davvero utile avere certi dati sempre con te e per questo secondo me Drive di Google è un’ottima soluzione.

Puoi avere accesso ai tuoi dati praticamente ovunque, ma puoi anche condividere alcune cartelle, ad esempio, in famiglia.

Vediamo qualche idea su cosa caricare nel tuo Drive.

 

l’ultima versione dei documenti:

  • scansione carta d’identità,
  • passaporto,
  • patente,
  • codice fiscale,

 

i documenti dell’auto:

  • assicurazione,
  • certificato di proprietà,
  • bollo,
  • documenti del parcheggio,

 

alcuni dati relativi alla tua salute se fai spesso determinate analisi,

 

le versioni recenti delle assicurazioni di casa o di documenti che usi di frequente per te e la tua famiglia,

 

dati che non ricordi e che dei quali potresti aver bisogno:

  • numeri di tessera (anche se per le tessere io consiglio sempre di scansionare con un App, ad esempio Stocard) o numeri utente per determinati servizi (ad esempio le bollette),
  • codice del wifi,
  • targa dell’auto,
  • ti consiglio anche di preparare un file in cui raccogli le iscrizioni ai vari siti ricordandoti le username e i codici per le password, non le password, mi raccomando, ma un piccolo aiuto per ricordarle,
  • se hai una seconda casa puoi fare un file per ricordare dati utili: cosa c’è e cosa non c’è in dispensa o in armadio, scrivere la lista della spesa…
  • se hai una collezione, tutti i pezzi che hai per non confonderti e comprare quelli che non hai,

e poi continua tu la lista in base alle tue esigenze 😉

 

Infine, è molto utile fare delle cartelle provvisorie in cui hai una copia di tutto il materiale, ad esempio, prima di partire per un viaggio o se ti stai occupando di una questione e vuoi avere tutti i documenti a portata di mano.

Come sempre questo è un archivio veloce, leggero e quando qualcosa è sorpassato va cancellato, come le versioni vecchie dei documenti o la cartella temporanea una volta chiusa la questione.

Per aiutarti poi a visualizzare le cose velocemente, colora diversamente le cartelle e, come si diceva, condividi le cartelle con chi le può usare a sua volta.

Attenzione, ricorda che i file condivisi con te, una volta cancellati, sono cancellati per tutti!

 

Ora non ti resta che impostare il tuo archivio veloce on line, crealo in modo più semplice possibile, sarà più facile tenerlo aggiornato, vedrai come sarà funzionale!

 

 

Photo by Christopher Gower – Unsplash
100% Calendar

100% Calendar

Google Calendar è uno degli strumenti che preferisco della suite di Google, ma se non usi questo e preferisci un altro calendario on line quello che voglio raccontarti vale ugualmente.

Per aiutarti a gestire al meglio il tuo tempo ti consiglio di sfruttare alcune potenzialità, vediamole insieme.

 

CALENDARI TEMATICI

Puoi creare dei calendari tematici impostando dei colori di default degli impegni. Questo è molto utile, ad esempio, per distinguere a colpo d’occhio gli impegni privati da quelli di lavoro, o anche, se gestisci più progetti, gli impegni di un determinato progetto.

Inoltre, puoi attivarli e disattivarli a piacere così da renderti conto quanto tempo è impiegato per un progetto, o per avere una visione selettiva. Ad esempio, puoi, ogni tanto, non voler vedere gli appuntamenti di lavoro e senza usare due calendari o perdere appuntamenti e scadenze, può essere utile nascondere temporaneamente un calendario.

Un calendario tematico che consiglio è quello dei compleanni ad esempio. Il vantaggio di averlo separato dagli altri è che se ti dà fastidio vedere i nomi perchè “riempiono” le giorante, puoi nasconderlo e tenere attive le notifiche. Mi raccomando, imposta il rinnovo automatico annuale.

 

CALENDARI CONDIVISI

I calendari condivisi sono altrettanto utili dei calendari tematici, sono utilissimi nei gruppi di lavoro o in famiglia, fai in modo che tutti possano essere aggiornati sui tuoi impegni e tu a conoscenza delle scadenze altrui.

 

VISUALIZZAZIONI

Sfrutta tutte le visualizzazioni, soprattutto se lo usi da telefono dove basta ruotarlo. La visualizzazione mensile ti aiuta a capire il quadro d’insieme e quanti impegni hai, quante giornate occupate ci sono. Ma se devi parlare di gestione del tempo, meglio la visualizzazione settimanale a blocchi.

Infine, la visione a impegni può essere utile come widget sul telefono per farti fare mente locale sul prossimo impegno segnato. Sì, occupa memoria e RAM, tutto dipende dalla quantità di impegni che hai 😉

 

DETTAGLI DEGLI EVENTI

Io sono sempre per la semplificazione, quindi ti consiglio di annotare solo lo stretto indispensabile. Crea un nome semplice e chiaro che ti ricordi l’appuntamento e basta. Ma se, ad esempio, sai già dove si terrà, che sia on line o off line, può essere utile segnarlo sui dettagli, così non perderai il link per connetterti o avrai a portata di mano l’indirizzo per il navigatore.

Per le note… ancora una volta ricorda, il calendario non è l’archivio, quindi non mettere qualcosa che poi dovrai o vorrai ricopiare altrove… altrimenti è un po’ una nota persa.

 

REMINDER, TASK E PROMEMORIA

Qui ti pregherei di fare attenzione perché credo che queste siano funzionalità da usare solo se necessario.

I task, infatti, tendono a essere persi, compaiono tra le notifiche, ma attenzione che se le chiudi per non vedere più il pop up, poi non le ritrovi più, quindi è un po’ un appunto perso. Idem i promemoria. Considera infatti che il calendario non deve sostituire una lista di cose da fare, non è la tua pianificazione del tempo, qui ci sono impegni improrogabili e definiti.

Per le notifiche dico sì a impostarle quando necessario, ma senza esagerare, devono essere realmente un aiuto e non una cosa troppo frequente, altrimenti finirai per ignorarle.

 

 

Ancora una volta il calendario è uno dei tuoi strumenti di gestione del tempo, organizzalo secondo le tue necessità, ma con semplicità e senza perdere troppo tempo per organizzarlo.

E tu usi qualche altra funzione che te lo rende un fido compagno di organizzazione?
Raccontamelo nei commenti.

 

 

Photo by Windows – Unsplash
In box organizzato

In box organizzato

Parliamo di posta e parliamo di gestione delle mail, non di come aumentare la produttività organizzandone la lettura e la risposta, quanto di come gestire la tua casella di posta.

Sì, perché l’impatto della propria casella di mail e la ricerca di alcuni messaggi possono risultare stressanti e creare dei cali di produttività fastidiosi, entrambi aspetti evitabili.

Vediamo come, considerando due aspetti organizzativi più un comportamento utile.

 

ETICHETTE E CARTELLE

 

Te ne parlo insieme perché si tratta della stessa cosa, ma in formati differenti. Se usi Gmail allora hai le etichette, altrimenti hai le cartelle.

Ti consiglio di utilizzarle per alleggerire il tuo in box riunendo le mail nelle categorie di interesse. Di fatto è un archivio veloce.

Ma proprio per questo ti consiglio di:

  • mettere le mail nelle cartelle una volta lette, non come filtro automatico;
  • creare delle etichette o cartelle più a portata di mano per le mail più frequenti, in questo senso nominale con un simbolo o un numero in modo che compaiano in alto nell’elenco, diciamo più a portata di vista;
  • non tutte le cartelle e soprattutto le etichette devono essere necessariamente visibili, puoi anche selezionare la modalità “nascondi” nelle opzioni di Gmail per toglierne qualcuna alla vista e comunque usarle. Nel caso siano cartelle puoi usare una macro-cartella “old” dove dentro metti tutte le altre. Questo suggerimento vale, ad esempio, per tutte le cose che vuoi tenere, ma che non usi frequentemente.

 

PERSONALIZZA E NON LASCIARTI TRARRE IN INGANNO

 

Le impostazioni predefinite possono a volte essere più dannose che utili. Ad esempio in Gmail la divisione nelle categorie (social, aggiornamenti, forum..) può essere utile, ma se non fa per te, scegli la versione classica e usa un unico in box.

Così allo stesso modo, attenzione agli sfondi troppo ingombranti che rendono difficile la lettura, meglio una struttura semplice e uniforme.

Ultima cosa, gestisci la modalità di visualizzazione con lo spazio diviso o meno, cioè quella modalità per la quale puoi vedere l’elenco di mail in arrivo, l’elenco e l’ultima aperta sotto, l’elenco e l’ultima aperta a fianco. Anche questa è un’arma a doppio taglio. Se fai in modo di aprire le mail separatamente per leggerle, quindi usando il semplice elenco, eviterai di farti distrarre dalle altre mentre lavori. In breve, se ricevi tante mail, ti consiglio caldamente di usare questa modalità.

Per la stessa ragione, evita di avere in alto mail speciali o con altri criteri, tieni solo quelle non lette, così l’ordine, anche visivo, rimarrà lo stesso.

Ultimissimo consiglio, le impostazioni di valutare in Gmail (e in genere nelle impostazioni dell’in box) sono davvero tante: se attivare le immagini, la risposta automatica a una persona o a tutti, il fatto che il testo in risposta sia scritto sopra o sotto… ti parranno tutti dettagli superficiali, ma il mio consiglio è perdici un po’ di tempo una volta e impostare tutto al meglio per aiutare te nella lettura e nell’uso della tua casella di posta.
Quindi, ad esempio, imposta il rispondi a tutti, più educato e frequente, il testo sopra la mail di risposta, più efficace nella comunicazione, le correzioni automatiche e, se non lo avessi già fatto, elimina le notifiche sul desktop.

 

POSTA OFF LINE

 

Gmail dà la possibilità di lavorare alla mail nella sua versione off line. Lo fa sincronizzando i dati con il pc, scaricando temporaneamente una parte della casella. Può essere utile? Sì se ricevi tante mail e hai piacere di pre-impostare le risposte in tranquillità o in luoghi dove non c’è connessione. No, se usi tanti devices e se dove la sincronizzi è un pc con poca memoria solida.

Attenzione, la mail è uno strumento di lavoro, non il tuo archivio, quindi comunque deve rimanere leggero e agile, quindi sì, facci affidamento, ma se hai scelto di utilizzare la mail online e non da pc è molto più utile sfruttare il concetto di poterla leggere ovunque con le stesse informazioni.

 

E tu, usi queste piccole attenzioni nella tua casella di posta? Avevi mai riflettuto su come anche l’organizzazione visiva e di impostazioni possa poi aiutare la tua produttività?

Raccontamelo nei commenti.

 

 

Photo by Diana Akhmetianova – Unsplash
Browser come serve a te

Browser come serve a te

Se in internet trovi una pagina che ti piace dove la salvi?

E se hai un sito che visiti in modo ricorrente dove lo annoti?

Oggi parliamo di come organizzare il tuo browser, indipendentemente da quale usi, e vediamo tre aspetti importanti.

 

SINCRONIZZAZIONE

 

E molto utile avere tutti i device con lo stesso browser, così da sincronizzare i dati. Se imposti questa caratteristica, ad esempio, e leggi qualcosa di interessante mentre sei in bus dal cellulare e lo salvi, poi potrai recuperare l’articolo anche quando usi il pc.

Se poi utilizzi molto frequentemente alcuni siti, potrai averli sottomano sia dal pc, che dal tablet, che dal cellulare.

Una cosa veloce da impostare che però ti rende adattabile alle circostante e molto veloce nelle tue ricerche, provare per credere!

 

SEGNALIBRI VS BARRA

 

Per tenere nota dei segnalibri è utile avere una buona struttura della barra. Ecco qualche semplice consiglio.

  • Non salvare tutti i siti nella barra dei preferiti, lascia fuori solo quelli che usi più frequentemente, non più di quattro o cinque.
  • Per tutti gli altri crea delle cartelle dove raccogliere gli altri siti interessanti. Crea queste cartelle per macrocategorie: lavoro, personale, interessi… e se necessario crea delle sottocartelle, ma senza esagerare.
  • Può esserti d’aiuto creare delle cartelle temporanee per dei progetti di lavoro o personali dove salvare le tue ricerche e ritrovare tutto più facilmente.
  • Allo stesso modo puoi avere una cartella di salvataggio veloce per tutti i siti che non vuoi tenere da parte per sempre, ma per un po’ sì.

La tua barra e i tuoi segnalibri devono essere agili e funzionali e per questo non saranno fissi nel tempo, ma cambieranno secondo le tue esigenze.

 

Per questo ti consiglio una struttura leggera e semplice, non tenere troppe informazioni da parte. Se ce ne sono tante, varrebbe la pena di creare un database a parte con tutte le informazioni utili.
E per questo, una volta ogni tanto, tipo una volta l’anno, ti consiglio una cernita e in questo caso falla dalla sezione “organizzazione preferiti”.

 

ESTENSIONI

 

Anche le estensioni sono molto comode e completano la barra dei preferiti. Anche qui vale la regola della funzionalità: tieni solo quelle che usi e non cadere nella tentazione di averne mille perché sono carine e “forse” potresti usarle. Se ce n’è una nuova, provala e se non la usi per un paio di settimane, eliminala.

Per le estensioni io ti consiglio di lasciare nella barra tutte quelle che ti aiutano a tenere traccia di ciò che vuoi tenere da parte, come Keep, Pocket, Instapaper oppure quelle di uso frequentissimo: Google Calendar, il Feedreader, eccetera.

Così la tua barra sarà organizzata, leggera e funzionale.

 

Ultima chicca, la pagina che imposti come apertura di una nuova pagina. Io ti consiglio di impostare quella di uso più frequente, anche Google nella sua semplicità è perfetta, o se vuoi, ecco un’estensione interessante che può motivarti e aiutarti a fare il punto.

 

E per divertirsi un po’ chiudo con quest’articolo che raccoglie un sacco di funzionalità di Google nascoste, sconosciute, ma davvero simpatiche!

A quale non hai saputo resistere? Io al Pacman!

 

 

Photo by Bram Naus – Unsplash
Il titolo di un progetto è utile?

Il titolo di un progetto è utile?

Spesso un progetto prende un soprannome, un nomignolo nel gruppo di lavoro, per poter essere facilmente identificato. Così anche noi, nel nostro piccolo lo facciamo nel nostro personale.

Ma che risvolti ha questa cosa nella realizzazione del progetto stesso e perché te ne parlo?

Perché ha la sua importanza a livello di comunicazione e di efficacia.

Attenzione, non ti sto parlando del nome del tuo progetto dal punto di vista commerciale, quello che deve essere accattivante nel mercato e significativo per il tuo target, ma come poi lo identifichi tra te e te.

O, come spesso accade per i progetti personali, come proprio non lo identifichi.

Penso alle vacanze della prossima estate, quando vorresti tanto andare una settimana in montagna, ma non sai ancora dove di preciso, e quindi per ora è solo un generico “progetto vacanze”.

Bene, il mio consiglio organizzativo è: per prima cosa definisci un titolo, un nome.

Fai in modo che questo abbia queste caratteristiche:

  • sia significativo per te e, nel caso tu lavori a un progetto con altre persone, significativo per tutto il gruppo di lavoro;
  • sia chiaro e unico, in modo da non farlo confondere con altri progetti, passati e in corso;
  • sia evocativo e in una parola riassuma un concetto più ampio del perché fai quel progetto e dove vuoi arrivare.

Come mai quest’attenzione a una parola, o una breve frase?

Perché ti aiuta a:

NON PERDERE LA MOTIVAZIONE

Una delle ragioni per le quali si procrastina l’azione è proprio quella di perdere le radici del perché vogliamo fare qualcosa. E’ importante, se vogliamo fare qualcosa nella quale crediamo, tenere alta la motivazione e per fare questo è molto utile avere una parola, il titolo, che ci ricordi il famigerato perché.

Perché facciamo quel progetto, cosa significa per te e perché hai scelto di fare quello e non un altro.

IDENTIFICARE IL TUO SCOPO, IL TUO RISULTATO E NON PERDERE LA VISIONE D’INSIEME

Quando si parla di progettazione sono tanti gli step da fare, ma i primi sono fondamentali per rendere poi l’intera struttura fluida e adattabile.

In questo senso un buon titolo ti aiuta a definire lo scopo e a capire cosa è dentro e cosa è fuori, come ti raccontavo qui. Ma non solo, ti aiuta a capire dove vuoi arrivare, cosa vuoi ottenere.

Ad esempio “progetto relax” rispetto “progetto vacanze” punta molto al risultato che ti aspetti da quelle giornate. La seconda soluzione fa invece pensare che voglio solo staccare dal lavoro, che questa sia la mia priorità. Nessuno dei due fa riferimento al come e quindi a cosa voglio includere o escludere: sarà in montagna, alle terme o semplicemente un dolce far nulla?

PER COMUNICARE NEL MODO CORRETTO

Un altro aspetto molto poco considerato è il valore che si dà alle parole. L’accezione di una parola può essere diversa da persona a persona e quindi cambiarne lievemente il significato. Per fare un esempio semplice la parola “relax” per te e il tuo partner può avere accezioni diverse: c’è chi non vuole far nulla e chi riempie le giornate no lavorative con sport di piena attività.

Quindi anche qui vale la pena spendere due parole e capirsi subito, perché da questa definizione poi cambieranno molte cose!

Progettare un’idea, portare avanti un nuovo lavoro non sono cose semplici, ma se sono affrontate nel modo giusto portano al raggiungimento degli obiettivi. Molto parte dalla progettazione, come ti ho raccontato oggi, e dalle basi, per esempio dal tiolo stesso, ma molto dipende anche dal tuo approccio al progetto e alle circostanze.

Ti piacciono questi temi? A breve scoprirai un corso proprio su questo!

Non per diventare un maestro nei progetti fatti alla perfezione, con fiocchetti e contro fiocchetti, ma per acquisire la giusta forma mentis che ti permetterà di affrontare in maniera agile, flessibile, veloce ed efficace tutti i tuoi progetti!

Seguimi, manca davvero poco!

Photo by Dan Cristian Padure – Unsplash