Le chiavi di ricerca

Le chiavi di ricerca

“Ma era sotto articoli o in rassegna stampa?”

“La contabilità era la cartellina rossa o quella blu?”

 

 

Ti capita di non avere la più pallida idea di dove andare a cercare qualcosa di importante nei tuoi archivi e non sapere come ritrovare quella foto o quel file?

Succede, ma è una cosa che si può prevenire, a mio avviso, con due semplici pensieri.

 

Quando archivi qualcosa pensa a te stesso come se avessi perso la memoria, come se fossi la versione sciocca di te.

Me lo avrai sentito dire tante volte, ma il percorso più logico e semplice si trova proprio pensando a noi stessi senza memoria, un po’ più stupidi, come a dire “estranei a se stessi”.

Se poi vuoi proprio fare la prova del nove, prova proprio a far trovare qualcosa a un estraneo e vedi se funziona 😉

 

L’altro pensiero, che non consideriamo spesso, sono le nostre caratteristiche specifiche per la ricerca, quelli che sono i metadati in un archivio vero e proprio e che per te possono essere le chiavi di ricerca, le famose etichette. In breve, queste devono rispondere alla domanda “come cercherai questo dato in futuro?”

Questo ragionamento è valido per gli archivi di dati, quindi i database, ma anche per le mail.

 

Ti consiglio in primis di non metterne una soltanto a meno che non siano proprio cose che cercherai solo con un criterio, ad esempio anche le fatture potrebbero avere due chiavi: per cliente e per anno.

Allo stesso modo non ti consiglio di abusarne, perché se ne metti troppe le ricerche saranno pressoché inutili. Hai mai provato a cercare qualcosa di specifico in Amazon per poi vedere che viene fuori di tutto? Non ti viene un po’ di fastidio? Ecco, evita di far succedere la stessa cosa alle tue ricerche. Sii specifico nell’assegnazione.

L’ultima indicazione che ti vorrei dare è quella di mettere parole che per te hanno significato e non necessariamente per il mondo esterno.
Se ad esempio per te le parole geografia e paesaggio hanno due accezioni diverse, usale secondo la tua personale classificazione. L’importante è che per te sia sufficientemente chiara ed esaustiva per andare a colpo sicuro nell’assegnazione.

Questo è un importante aspetto poco considerato che ti permette di essere ordinato da un lato, ma anche esaustivo e cioè evitare di lasciar fori qualcosa.

Ricorda qualche elemento può essere estraneo alla catalogazione, ma se sono già una decina, vuol dire che manca una categoria 😉

 

Questa è la bellezza degli archivi:

 

devono sì essere logici, ma anche su misura per te, perché le chiavi di ricerca devono essere utili a te (o al tuo gruppo di lavoro) ed è per questo che ti consiglio di usare le tue parole, il tuo linguaggio, ma con semplicità e precisione.

 

E per finire… non scordare le etichette. Sì, oggi è tutto chiaro: contabilità rosso, bollette blu, ma, ancora una volta, perché far fare fatica alla nostra mente? Semplifica!

E tu fatichi con le tue parole chiave? Se la risposta è sì, sono qui per aiutarti, chiamami!

 

 

Photo by Marjan Blan Marjanblan – Unsplesh
Tips per l’archivio

Tips per l’archivio

Il mondo si divide sulla questione degli archivi, c’è chi li ama e chi li odia.

Tu di che tipo sei?

Il punto è che, indipendentemente dalla propria natura, tutti abbiamo bisogno di avere dei dati con noi e soprattutto tutti siamo ordinati ed efficaci in alcune raccolte e meno in altre.

Come mai?

 

Perché archiviare richiede ordine, pazienza e costanza.

 

E non tutto ci piace allo stesso modo, quindi capita di trascurare qualcosa, e ovviamente poi ci danniamo con quegli archivi di dati che non sono così funzionali e utili, in sintesi, gli archivi nei quali non troviamo ciò che serve, nel momento in cui ci serve.

 

Ecco qualche suggerimento per trattare meglio i tuoi dati.

 

FALLO UN PO’ ALLA VOLTA E NON UNA VOLTA OGNI TANTO

 

Per sua natura l’archivio è una cosa che richiede pazienza e costanza e proprio per questo se ti ci dedichi una volta l’anno diventa veramente pensate e difficile da affrontare, è molto meglio fare delle sessioni una tantum, ma suddividere il carico di lavoro.

Per questo io ti consiglio di aggiungere questa voce alla fine di routine di chiusura dei tuoi progetti e delle giornate lavorative.

In particolare, questo consiglio vale per le categorie di cose che non ami archiviare. Lavora contro la normale procrastinazione, aiutati, facilita il processo, e agisci, spesso e bene.

Non vale dire “intanto lo metto qui” e poi… dimenticarsene.

 

SE NON TI RICORDI COME FAI, PREPARATI UN RECAP

 

A volte non è facile ricordarsi come si è scelto di archiviare i dati, e questo lo dico soprattutto per i gruppi di lavoro. “Andava prima l’anno o prima il nome del file?” “Quali erano le categorie di riferimento?”

Ecco che può essere utile una breve legenda di come hai creato le categorie dell’archivio, giusto per far sì che ci sia uniformità da parte di tutti. Questo è un punto importante perché permette di ritrovare facilmente le cose e quindi vale la pena investirci un po’ di tempo prima e facilitarsi la vita dopo.

 

PREPARATI LE COSE IN ANTICIPO

 

Se vuoi essere efficace e ordinato aiutati a fare le cose con meno fatica. Può essere utile farsi trovare qualche etichetta già pronta, qualche busta trasparente vuota a fine categoria, un po’ di spazio vuoto alla fine del piano dove archivi i faldoni.

Sono tutte cose molto semplici, ma aiutano molto il fatto di poter fare un’aggiunta veloce, un lavoro dell’ultimo momento, in breve, aiutano il lavoro stesso di archiviazione.
Al contrario, se ogni volta devi ricominciare daccapo, spostare dox, stampare etichette, creare copertine è molto facile che tu dica “lo faccio la prossima volta”, quindi fatti trovare le cose pronte o almeno, rendile più facili possibile!

 

E tu, dunque, che tipo di persona sei? Ami o odi gli archivi?

Questi semplici suggerimenti sono un modo per facilitare il lavoro di tutti, perché tutti, come ti dicevo, qualcosa da archiviare lo abbiamo, a lavoro o a casa, quindi meglio rendere le cose facili e funzionali.

Per te, cosa aiuta a rendere le cose più semplici? Raccontamelo nei commenti.

 

 

Photo by Yan Ots – Unsplesh
I tuoi dati utili on line

I tuoi dati utili on line

Spesso ti consiglio di avere un archivio dei dati correnti nei cloud e cioè di tutto ciò che usi per il tuo lavoro con una certa frequenza, te ne parlavo qui.

Al di là dello strumento che usi credo che sia davvero utile avere certi dati sempre con te e per questo secondo me Drive di Google è un’ottima soluzione.

Puoi avere accesso ai tuoi dati praticamente ovunque, ma puoi anche condividere alcune cartelle, ad esempio, in famiglia.

Vediamo qualche idea su cosa caricare nel tuo Drive.

 

l’ultima versione dei documenti:

  • scansione carta d’identità,
  • passaporto,
  • patente,
  • codice fiscale,

 

i documenti dell’auto:

  • assicurazione,
  • certificato di proprietà,
  • bollo,
  • documenti del parcheggio,

 

alcuni dati relativi alla tua salute se fai spesso determinate analisi,

 

le versioni recenti delle assicurazioni di casa o di documenti che usi di frequente per te e la tua famiglia,

 

dati che non ricordi e che dei quali potresti aver bisogno:

  • numeri di tessera (anche se per le tessere io consiglio sempre di scansionare con un App, ad esempio Stocard) o numeri utente per determinati servizi (ad esempio le bollette),
  • codice del wifi,
  • targa dell’auto,
  • ti consiglio anche di preparare un file in cui raccogli le iscrizioni ai vari siti ricordandoti le username e i codici per le password, non le password, mi raccomando, ma un piccolo aiuto per ricordarle,
  • se hai una seconda casa puoi fare un file per ricordare dati utili: cosa c’è e cosa non c’è in dispensa o in armadio, scrivere la lista della spesa…
  • se hai una collezione, tutti i pezzi che hai per non confonderti e comprare quelli che non hai,

e poi continua tu la lista in base alle tue esigenze 😉

 

Infine, è molto utile fare delle cartelle provvisorie in cui hai una copia di tutto il materiale, ad esempio, prima di partire per un viaggio o se ti stai occupando di una questione e vuoi avere tutti i documenti a portata di mano.

Come sempre questo è un archivio veloce, leggero e quando qualcosa è sorpassato va cancellato, come le versioni vecchie dei documenti o la cartella temporanea una volta chiusa la questione.

Per aiutarti poi a visualizzare le cose velocemente, colora diversamente le cartelle e, come si diceva, condividi le cartelle con chi le può usare a sua volta.

Attenzione, ricorda che i file condivisi con te, una volta cancellati, sono cancellati per tutti!

 

Ora non ti resta che impostare il tuo archivio veloce on line, crealo in modo più semplice possibile, sarà più facile tenerlo aggiornato, vedrai come sarà funzionale!

 

 

Photo by Christopher Gower – Unsplash
100% Calendar

100% Calendar

Google Calendar è uno degli strumenti che preferisco della suite di Google, ma se non usi questo e preferisci un altro calendario on line quello che voglio raccontarti vale ugualmente.

Per aiutarti a gestire al meglio il tuo tempo ti consiglio di sfruttare alcune potenzialità, vediamole insieme.

 

CALENDARI TEMATICI

Puoi creare dei calendari tematici impostando dei colori di default degli impegni. Questo è molto utile, ad esempio, per distinguere a colpo d’occhio gli impegni privati da quelli di lavoro, o anche, se gestisci più progetti, gli impegni di un determinato progetto.

Inoltre, puoi attivarli e disattivarli a piacere così da renderti conto quanto tempo è impiegato per un progetto, o per avere una visione selettiva. Ad esempio, puoi, ogni tanto, non voler vedere gli appuntamenti di lavoro e senza usare due calendari o perdere appuntamenti e scadenze, può essere utile nascondere temporaneamente un calendario.

Un calendario tematico che consiglio è quello dei compleanni ad esempio. Il vantaggio di averlo separato dagli altri è che se ti dà fastidio vedere i nomi perchè “riempiono” le giorante, puoi nasconderlo e tenere attive le notifiche. Mi raccomando, imposta il rinnovo automatico annuale.

 

CALENDARI CONDIVISI

I calendari condivisi sono altrettanto utili dei calendari tematici, sono utilissimi nei gruppi di lavoro o in famiglia, fai in modo che tutti possano essere aggiornati sui tuoi impegni e tu a conoscenza delle scadenze altrui.

 

VISUALIZZAZIONI

Sfrutta tutte le visualizzazioni, soprattutto se lo usi da telefono dove basta ruotarlo. La visualizzazione mensile ti aiuta a capire il quadro d’insieme e quanti impegni hai, quante giornate occupate ci sono. Ma se devi parlare di gestione del tempo, meglio la visualizzazione settimanale a blocchi.

Infine, la visione a impegni può essere utile come widget sul telefono per farti fare mente locale sul prossimo impegno segnato. Sì, occupa memoria e RAM, tutto dipende dalla quantità di impegni che hai 😉

 

DETTAGLI DEGLI EVENTI

Io sono sempre per la semplificazione, quindi ti consiglio di annotare solo lo stretto indispensabile. Crea un nome semplice e chiaro che ti ricordi l’appuntamento e basta. Ma se, ad esempio, sai già dove si terrà, che sia on line o off line, può essere utile segnarlo sui dettagli, così non perderai il link per connetterti o avrai a portata di mano l’indirizzo per il navigatore.

Per le note… ancora una volta ricorda, il calendario non è l’archivio, quindi non mettere qualcosa che poi dovrai o vorrai ricopiare altrove… altrimenti è un po’ una nota persa.

 

REMINDER, TASK E PROMEMORIA

Qui ti pregherei di fare attenzione perché credo che queste siano funzionalità da usare solo se necessario.

I task, infatti, tendono a essere persi, compaiono tra le notifiche, ma attenzione che se le chiudi per non vedere più il pop up, poi non le ritrovi più, quindi è un po’ un appunto perso. Idem i promemoria. Considera infatti che il calendario non deve sostituire una lista di cose da fare, non è la tua pianificazione del tempo, qui ci sono impegni improrogabili e definiti.

Per le notifiche dico sì a impostarle quando necessario, ma senza esagerare, devono essere realmente un aiuto e non una cosa troppo frequente, altrimenti finirai per ignorarle.

 

 

Ancora una volta il calendario è uno dei tuoi strumenti di gestione del tempo, organizzalo secondo le tue necessità, ma con semplicità e senza perdere troppo tempo per organizzarlo.

E tu usi qualche altra funzione che te lo rende un fido compagno di organizzazione?
Raccontamelo nei commenti.

 

 

Photo by Windows – Unsplash
In box organizzato

In box organizzato

Parliamo di posta e parliamo di gestione delle mail, non di come aumentare la produttività organizzandone la lettura e la risposta, quanto di come gestire la tua casella di posta.

Sì, perché l’impatto della propria casella di mail e la ricerca di alcuni messaggi possono risultare stressanti e creare dei cali di produttività fastidiosi, entrambi aspetti evitabili.

Vediamo come, considerando due aspetti organizzativi più un comportamento utile.

 

ETICHETTE E CARTELLE

 

Te ne parlo insieme perché si tratta della stessa cosa, ma in formati differenti. Se usi Gmail allora hai le etichette, altrimenti hai le cartelle.

Ti consiglio di utilizzarle per alleggerire il tuo in box riunendo le mail nelle categorie di interesse. Di fatto è un archivio veloce.

Ma proprio per questo ti consiglio di:

  • mettere le mail nelle cartelle una volta lette, non come filtro automatico;
  • creare delle etichette o cartelle più a portata di mano per le mail più frequenti, in questo senso nominale con un simbolo o un numero in modo che compaiano in alto nell’elenco, diciamo più a portata di vista;
  • non tutte le cartelle e soprattutto le etichette devono essere necessariamente visibili, puoi anche selezionare la modalità “nascondi” nelle opzioni di Gmail per toglierne qualcuna alla vista e comunque usarle. Nel caso siano cartelle puoi usare una macro-cartella “old” dove dentro metti tutte le altre. Questo suggerimento vale, ad esempio, per tutte le cose che vuoi tenere, ma che non usi frequentemente.

 

PERSONALIZZA E NON LASCIARTI TRARRE IN INGANNO

 

Le impostazioni predefinite possono a volte essere più dannose che utili. Ad esempio in Gmail la divisione nelle categorie (social, aggiornamenti, forum..) può essere utile, ma se non fa per te, scegli la versione classica e usa un unico in box.

Così allo stesso modo, attenzione agli sfondi troppo ingombranti che rendono difficile la lettura, meglio una struttura semplice e uniforme.

Ultima cosa, gestisci la modalità di visualizzazione con lo spazio diviso o meno, cioè quella modalità per la quale puoi vedere l’elenco di mail in arrivo, l’elenco e l’ultima aperta sotto, l’elenco e l’ultima aperta a fianco. Anche questa è un’arma a doppio taglio. Se fai in modo di aprire le mail separatamente per leggerle, quindi usando il semplice elenco, eviterai di farti distrarre dalle altre mentre lavori. In breve, se ricevi tante mail, ti consiglio caldamente di usare questa modalità.

Per la stessa ragione, evita di avere in alto mail speciali o con altri criteri, tieni solo quelle non lette, così l’ordine, anche visivo, rimarrà lo stesso.

Ultimissimo consiglio, le impostazioni di valutare in Gmail (e in genere nelle impostazioni dell’in box) sono davvero tante: se attivare le immagini, la risposta automatica a una persona o a tutti, il fatto che il testo in risposta sia scritto sopra o sotto… ti parranno tutti dettagli superficiali, ma il mio consiglio è perdici un po’ di tempo una volta e impostare tutto al meglio per aiutare te nella lettura e nell’uso della tua casella di posta.
Quindi, ad esempio, imposta il rispondi a tutti, più educato e frequente, il testo sopra la mail di risposta, più efficace nella comunicazione, le correzioni automatiche e, se non lo avessi già fatto, elimina le notifiche sul desktop.

 

POSTA OFF LINE

 

Gmail dà la possibilità di lavorare alla mail nella sua versione off line. Lo fa sincronizzando i dati con il pc, scaricando temporaneamente una parte della casella. Può essere utile? Sì se ricevi tante mail e hai piacere di pre-impostare le risposte in tranquillità o in luoghi dove non c’è connessione. No, se usi tanti devices e se dove la sincronizzi è un pc con poca memoria solida.

Attenzione, la mail è uno strumento di lavoro, non il tuo archivio, quindi comunque deve rimanere leggero e agile, quindi sì, facci affidamento, ma se hai scelto di utilizzare la mail online e non da pc è molto più utile sfruttare il concetto di poterla leggere ovunque con le stesse informazioni.

 

E tu, usi queste piccole attenzioni nella tua casella di posta? Avevi mai riflettuto su come anche l’organizzazione visiva e di impostazioni possa poi aiutare la tua produttività?

Raccontamelo nei commenti.

 

 

Photo by Diana Akhmetianova – Unsplash