Chiudi con effetto wow

Chiudi con effetto wow

Si è fatto tardi ed è ora di andare, scatti sulla sedia, prendi la giacca, la borsa di lavoro e quella stampa che hai fatto per casa e via, è ora di pensare a cosa fare per cena.

Questa è la tua routine di chiusura lavori?

Sicuramente molto veloce, ma temo poco efficiente… perché quello che hai lasciato sul tavolo: la cartellina aperta, l’agenda per domani, l’appunto di un nuovo fornitore… sono tutte informazioni che ti ronzeranno in testa fino a che, domani, non rientrai al lavoro con tutti i buoni propositi per iniziare bene una nuova giornata e poi…. Ecco il tir delle azioni incompiute che ti accoglie non appena ti avvicini alla scrivania.

Sono stata un po’ diretta, ma in effetti è così: se dedichi anche solo cinque minuti a chiudere bene la giornata di lavoro, ripartirai l’indomani non solo con il piede giusto, ma anche con la grande occasione di rispettare la tua tabella di marcia!

Già, perché uno dei tanti passi per rispettare la propria agenda ed essere produttivi è proprio questo: mente e corpo su ciò che vuoi fare, senza distrazioni.

Tutti i cerchi aperti che sono rimasti sul tavolo sono piccoli grandi ostacoli alla tua produttività perché, di fatto, sono decisioni rimandate, azioni incompiute, piccoli attimi di procrastinazione… insomma tutto ciò che può rendere la tua vita difficile.

Agisci in modo semplice e lineare, aiuta la tua mente, dedica cinque minuti a chiudere la tua giornata di lavoro!

 

Ecco i passi che ti consiglio di fare:

 

SISTEMA GLI APPUNTI

Rivedi le note che hai preso qui e lì, il numero di telefono che hai annotato al volo, il libro che vuoi comprare e che hai cercato nel browser lasciando la finestra aperta, la data di un evento che ti interessa… tutte informazioni preziose che non devono essere perse: annotale nel posto giusto.

 

ARCHIVIA IL NECESSARIO

Ecco che i file non devono rimanere sul desktop e nemmeno i documenti sulla scrivania, ma al contrario è bene fare un po’ di ordine e archiviare il necessario: crea le versioni definitive dei documenti, con il giusto nome e mettile nelle cartelle giuste, così sistema i fogli nei rispettivi faldoni.

 

FAI PULIZIA

Sui file che hai lavorato, sugli appunti che hai preso, se c’è qualche cosa che non ti serve più, qualche file superato e non più utile, qualche bozza non più utile… fai pulizia: elimina!

 

AGGIORNA LA TO DO LIST

Se ci sono cose che sono rimaste in sospeso annotale per domani e aggiorna le liste delle cose da fare per i vari progetti. In breve chiudi tutti i cerchi aperti di scadenze, idee, pensieri… oggi è tutto chiaro, ma domani, con un’urgenza inaspettata… chissà!

 

RIORDINA

Riordina la scrivania: penne nel porta penne, dai una lavata alla tazza del caffè e così via, non lasciare le cose a metà, è molto più bello essere accolti da una scrivania in ordine e pulita!

 

ULTIMA OCCHIATA ALL’AGENDA

Prima di andare via dai un’occhiata all’agenda per domani, così da rinfrescare la memoria e fare mente locale sul programma di domani.

 

Ora sei pronto per chiudere tutto e liberare la mente dal lavoro!

 

Ecco questa è una buona routine di cinque dieci minuti per chiudere al meglio il tuo lavoro, ma ti consiglio di applicarla anche ogni volta che hai chiuso un progetto importante.

 E in questo casto una buona routine può essere questa:

  • identifica le versioni finali dei documenti;
  • crea i format (cioè i file di lavoro che poi usi sempre uguali es. fattura);
  • elimina ciò che non serve;
  • archivia il necessario;
  • aggiorna la lista dei progetti con il passo in più da fare;
  • se necessario, aggiungi il prossimo passo nella lista delle cose da fare.

 

Lo so, non è un cambiamento facile, è molto più bello scappare via, ma se rubi queste idee, vedrai che di giorno in giorno ti sentirai più leggero, efficiente e produttivo.

Prova anche tu e fammi sapere come va!

 

 

Photo by Zoltan Tasi – Unsplash
Scrivania digitale

Scrivania digitale

desktop ‹dèsktop› s. ingl. [comp. di desk «scrivania» e top «parte superiore», propr. «piano di una scrivania»] (pl. desktops ‹dèsktops›), usato in ital. al masch. – 1. Calcolatore da tavolo, generalmente di dimensioni piuttosto notevoli, in contrapp. al portatile (o laptop). 2. In un personal computer, il piano di lavoro (detto anche scrivania), che simula la superficie di uno scrittoio e che viene raffigurato sullo schermo da simboli e icone rappresentanti le risorse disponibili.

 

scrivanìa s. f. [der. di scrivano]. – Mobile usato principalmente per scrivere, di varia forma e grandezza, costituito da un piano orizzontale o leggermente inclinato e in genere da uno o più cassetti, ricavati, nei tipi più semplici, al disotto del piano per scrivere, ma spesso anche in un’alzata al disopra di esso e in corpi pieni che sostituiscono le gambe del tavolo: una bella s. antica; una s. moderna in metallo cromato; una s. di noce massiccio, di ciliegio; una s. in stile Luigi XIV; un tavolino che chiamano scrivania, … e in mezzo era un grosso calamaio di bronzo (F. De Sanctis); stare alla s., passare le notti alla s. e sim., per lavorare o studiare.

  

Trovo interessante comparare queste due definizioni. La prima ci ricorda come la scrivania digitale sia di fatto paragonata alla scrivania digitale, ma con il riferimento a simboli e icone, al posto di oggetti, che rappresentano le “risorse disponibili”.

La seconda come un luogo dedicato alla scrittura, e non come luogo di lavoro e studio.

Prima di arrivare al dunque ti faccio una domanda: “tu come usi la tua scrivania digitale, il desktop insomma?” È comunque il tuo luogo di lavoro? Di raccolta di risorse?

Perché, analogica o digitale che sia, le due scrivanie hanno molto in comune: sono spesso il luogo del nostro daffare, che sia scrivere, studiare o lavorare, ma spesso sono anche il luogo di accumulo di elementi dedicati al lavoro in modo poco funzionale e spesso confusionario.

Come ti raccontavo per la scrivania analogica, la nostra produttività personale parte anche dalla gestione degli spazi, e il desktop è uno spazio di lavoro, solo non è tangibile, ma è ugualmente organizzabile e utilizzabile, vediamo come.

 

Lo scopo dell’elenco che segue è darti proprio degli spunti per rendere la tua scrivania virtuale utile e flessibile come lo è la tua scrivania fisica e il tuo spazio di lavoro, proprio per lavorare bene avendo comunque accesso a tutte le “risorse disponibili”.

 

Parola d’ordine: leggerezza

Un desktop che raccoglie molti file diventa pesante da gestire per il pc, ciò che ne risente principalmente è la RAM, quindi la memoria che ti consente di lavorare velocemente passando da un file a un altro, ma anche l’accensione e lo spegnimento diventano meno agili, quindi, in breve, il desktop non è il luogo adatto per archiviare i file.

 

Occhio ai collegamenti

Sicuro che servano davvero tutti quei collegamenti ai programmi che non utilizzi tutti i giorni? Il mio consiglio è di cancellare tutti i collegamenti, tanto i programmi sono comunque raggiungibili dal menù generico.

 

Metti in vista i programmi che usi di più

Ora che hai eliminato i collegamenti inutili puoi mettere i programmi che usi di più nella barra in basso e ordinarli per frequenza d’uso: da destra a sinistra. Perché? Perché quando muovi il mouse vai da destra a sinistra, a meno che tu non sia mancino.

 

Usa il desktop come un Kanban

Quindi quando inizi la giornata di lavoro metti sulla sinistra i file sui quali devi lavorare e man mano che li utilizzi spostali al centro. Quando tutto sarà finito, spostali a destra, saranno pronti per essere archiviati a fine giornata o a fine lavoro.

 

Imposta il download automatico sul desktop

Fai in modo che il browser scarichi direttamente i file sul desktop sarà più semplice trovarli e usarli, sempre con il metodo Kanban.

 

Il cestino in angolo

E così dopo che hai scaricato, lavorato e archiviato… in basso a destra potrai eliminare ciò che non ti serve più. Ovviamente… a fine giornata il cestino si pulisce 😉

 

Un po’ di motivazione!

E ora che il tuo desktop è vuoto… regalati un po’ di ispirazione: metti uno sfondo che ti faccia venire voglia di fare. Può essere un’immagine che ti trasmette energia, serenità, oppure, se punti alla produttività più pura, uno sfondo uniforme, magari con il calendario del mese che aiuta a fare mente locale. Se scegli una fotografia, fai in modo che non sia troppo colorata o per lo meno che lo spazio per le icone sia a tinta unita, altrimenti rischi di perderle nell’immagine e rendere difficile il lavoro.

 

Quali sono i vantaggi di usare così il tuo desktop?

Innanzitutto la velocità, il tuo desk ora è leggero; poi la concentrazione, avrai davanti a te solo ciò che ti serve per lavorare con uno sfondo motivante, aggiungi un pizzico di organizzazione, con il metodo Kanban, una buona archiviazione e il cestino vuoto, sarà tutto al posto giusto e subito in ordine. Questo sistema ti darà una sferzata di produttività e, se poi archivi i file in cloud un’ottima versatilità: potrai lavorare da qualsiasi pc!

Comodo, non trovi?

Provalo e dimmi che ne pensi nei commenti!

 

 

 

Photo by Domenico Loia – Unsplash

Le scrivanie

Le scrivanie

Quando inizio un progetto mi piace tantissimo fare un brainstorming con i pennarelli colorati. Carta e penna, nulla di complesso, ma mi serve per tirare fuori idee, dubbi, obiettivi e difficoltà. Per farlo non mi siedo alla scrivania del pc, mi piace essere in un posto diverso dal solito, proprio per far lavorare anche la mia mente fuori dai soliti schemi. Capita anche a te?

Allo stesso modo quando leggo un libro mi piace stare accoccolata sul divano, magari con una buona tisana e una coperta morbida sulle gambe. Pensi che non sia lavoro? Beh, dipende dal libro si intende 😉

Dove voglio arrivare?

Ti racconto spesso di come sia il lavoro a determinare il luogo dove farlo al meglio e non viceversa, ma quello che vorrei proporti oggi è proprio un modo diverso di organizzare gli spazi della tua produttività.

E’ molto utile organizzare il proprio luogo di lavoro prevedendo due spazi, due scrivanie se ti va, e comunque prevedere due postazioni di lavoro: una analogica e una digitale.

 

POSTAZIONE DIGITALE

 

Diciamo che questa è quella classica, cioè quella del pc. Qui non servono tanti fronzoli, perché molto probabilmente se usi il pc non ti serve altro che:

  • lo spazio per il pc e la tastiera, sgombro da altro;
  • carta e penna per un appunto al volo;
  • agenda e calendario a vista.

Ovviamente poi a seconda del progetto di lavoro avrai i materiali dedicati, così come avrai fisse o a portata di mano le attrezzature per eventuali back-up, call, registrazioni… a seconda della frequenza di utilizzo.

Se ci pensi però, non serve nulla di più, e in verità molte cose possono stare anche virtualmente sul tuo desk, come una bella foto emozionale o il calendario stesso… ma di questo ne parliamo a brevissimo, nel prossimo post.

In sintesi, la postazione digitale deve essere leggera, flessibile ai progetti di lavoro, un po’ come ti raccontavo la settimana scorsa.

 

POSTAZIONE ANALOGICA

 

Ecco che qui puoi scatenare la tua fantasia, puoi dare spazio a colori, penne, pennarelli, quaderni, quadernini, fogli di vari formati e tipi e perché no… tutto ciò che ti crea ispirazione: immagini, frasi, fotografie… raccolte in bacheche o appese ai muri. Se sei un fan della cancelleria non sentirti in colpa nell’avere adesivi, scotch colorati post di mille tipi. Se sei più minimalista, avrai lo stretto necessario, ma comunque a portata di occhi per coltivare la tua ispirazione.

La parte analogica del lavoro spesso passa in secondo piano e per questo oggigiorno non c’è un posto specifico per questa tipologia di lavoro, a meno che tu non sia un creativo, e allora per necessità avrai un posto dedicato.

Non si pensa, infatti, che sia necessario dare spazio anche al lavoro che non sia quello effettivo e materiale. Come se bastasse agire per creare fatturato, senza programmare, fermarsi a pensare, analizzare, studiare e formarsi. Come se questi aspetti definiamoli “meno tangibili” o meno legati al lavoro effettivo possano essere in capo ad altri o non facessero naturalmente parte di tutte le attività lavorative.

Siamo davvero sicuri, infatti, che anche tu non sia un po’ creativo?
Tutti i lavoratori lo sono!

Dove nascono i tuoi progetti? Dove li crei, li analizzi, li fai crescere? Dove fai crescere la tua ispirazione? Dove formi la tua conoscenza?

Tutte queste cose sono importanti tanto quanto il resto del lavoro e meritano il giusto spazio in agenda e anche nel tuo luogo di lavoro!

Ecco che avrai la tua seconda scrivania, e se non ti piace essere seduto al tavolo mentre studi o progetti, non è un problema, per questa seconda postazione di lavoro non ci sono vincoli: può essere come più la desideri e soprattutto deve favorire la tua voglia di fare, la tua energia!

Quindi via a ciò che fa più per te! Se ti va può essere anche itinerante, e cioè portarti a lavorare in posti nuovi e diversi, l’importante è che tu abbia con te ciò che ti serve. E per questo… ci rivediamo nell’ultimo post del mese!

Intanto tu inizia a dare il giusto spazio alla tua postazione analogica 😉

 

 

Photo by Bench Accounting – Unsplash

Il contorno della produttività

Il contorno della produttività

Non ci si pensa a mio avviso sufficientemente spesso, ma…

 

il contorno al nostro lavoro è ugualmente importante rispetto al lavoro stesso.

 

Cosa vuol dire?

Beh, hai mai provato a telefonare in un bar affollato? Direi che la cosa è chiaramente poco fattibile, ti troverai ad alzare la voce, a chiedere di ripetere le frasi e via dicendo.

Se questo esempio è facile da capire, non lo è spesso il suo parallelo nelle attività lavorative.

Spesso ci lasciamo interrompere da telefonate, notifiche o richieste di persone che entrano improvvisamente nel nostro luogo di lavoro.

 

Il punto è che spesso è la persona che si adatta al contesto lavorativo e non viceversa.

Se invece vuoi lavorare sulla produttività a partire dal contorno, devi fare il contrario.

 

Ecco alcuni esempi.

Se devi concentrarti, fai in modo che l’ambiente intorno a te sia tranquillo e non troppo stimolante. Oltre a togliere le notifiche e impedire che ti interrompano, nessuno è mai morto se aspetta mezz’ora in più, e fai in modo di avere anche un tavolo libero da ulteriori stimoli: ad esempio i materiali di un altro lavoro del quale ti dovrai occupare dopo, il volantino della palestra che dovrai andare a vedere finito di lavorare.

Semplifica il tuo spazio, fai lavorare la mente in modo focalizzato.

Se poi ti aiuta aggiungi un tocco di profumo di menta, o una candela, piccole cose che ti facciano predisporre al meglio verso il lavoro che devi fare.

Un’altra astuzia è pensare al tipo di lavoro che devi fare in base al luogo dove ti trovi. Mi spiego, se sai che dovrai aspettare a lungo un incontro o che hai di fronte a te un viaggio in treno e hai deciso che questo è ancora tempo di lavoro, non pensare le cose che devi fare in termini di urgenza, pensa piuttosto le attività che puoi fare in base al contesto: quindi potrai leggere delle mail nelle quali sei stato messo in conoscenza, scrivere le bozze di alcuni lavori, leggere gli articoli che hai messo da parte, tutte cose che non richiedono altissima concertazione e che puoi permetterti di svolgere in quel contesto.

Infine, se hai bisogno di stimolare la tua creatività e il tuo pensiero laterale, considera di cambiare proprio posto di lavoro e qui, dai spazio alla fantasia. Cambiare aria, avere nuovi stimoli è spesso la soluzione più produttiva.

Quindi pensa a dei luoghi di lavoro alternativi, come la panchina al parco, la biblioteca o semplicemente un nuovo coworking.

 

Come vedi non sei tu a dover soffrire il tuo posto di lavoro e faticare per fare alcune cose, piuttosto cambia prospettiva e adatta le attività lavorative ai luoghi e fai in modo che i tuoi posti di lavoro siano un supporto e non una barriera.

Perché ti dico tutto questo? Perché probabilmente riuscirai a lavorare lo stesso, ma farai molta più fatica, ti sentirai stressato e potrai sbagliare più facilmente.

Quindi… gira la frittata!

E per te, quale è stato il posto più strano dove hai lavorato?

 

 

Photo by Farrel Nobel – Unsplash

 

 

Eliminare fa male

Eliminare fa male

Lo ammetto, anch’io fatico a eliminare delle cose e quelle cose sono il cibo e i vestiti. Gli spazi di casa non sono un mio ambito di lavoro e per fortuna i miei armadi sono piuttosto ordinati, ma a volte penso ci siano comunque troppe cose.
Nonostante sia diventata molto diligente e negli ultimi anni compri solo ciò che mi serve e mi piace davvero, penso sempre che potrei fare meglio, ma allo stesso tempo fatico a eliminare certi capi.

Capita anche a te?

Se non per gli abiti magari per qualche regalo ricevuto o per tutte quelle cose per le quali pensi “magari la potrei usare” “magari potrebbe servirmi forse un giorno”.

Come mai eliminare costa così tanta fatica?

Come mai sembra una cattiveria, come se ci stessimo facendo davvero del male? La ragione è molto semplice: eliminare le cose stimola, a livello cerebrale, le stesse aree del dolore fisico e quindi è come se un po’ ci facessimo proprio del male.

Ma questa non può essere una scusa, perché per fortuna come genere umano ci siamo evoluti a esseri pensanti, capaci di andare oltre al semplice istinto.

Ed ecco che dobbiamo imparare a capire che eliminare è possibile e che non è poi così una tragedia.

Perché?

  • Perché non sei ciò che indossi, ciò che possiedi, sei semplicemente ciò che sei. E più ti circondi di ciò che ti piace, più sei davvero tu. 
  • Perché tutto ciò che ti àncora ai ricordi è in verità dentro di te, non fuori da te. Il tuo passato rimarrà con te anche senza ciò che fisicamente te lo può ricordare, e, se ci pensi, è una bella fortuna: ciò che di bello ti capita è comunque e sempre a portata di ricordo.
  • Perché devi essere fiducioso che avrai comunque le abilità e i mezzi per affrontare il futuro anche senza quella cosa che ora ti pare indispensabile. Di fatto sono le conoscenze che ti portano a crescere e affrontare il futuro, non gli oggetti.
  • Perché nel tempo ci evolviamo e dobbiamo rispettare il fatto che non siamo le stesse persone in tutta la nostra vita e quindi ciò che ti accompagna deve essere ciò che ti piace e che ti è utile in quel momento di vita.
  • Perché viaggiare leggeri, anche nella vita, aiuta a balzare sul treno della nuova occasione che arriva.

Quindi la prossima volta che sei nel dubbio e ti chiedi “lo elimino?” Chiediti semplicemente se quella cosa (o quel ricordo, o quell’impegno) ti è utile, e quindi ti serve, ti piace, e quindi ti fa essere una persona migliore. Se la risposta è no, beh, credo che tu sappia cosa devi fare.

E ricordati che, anche se ti sembra di soffrire, è solo una risposta innata del tuo cervello, ma sei un essere pensante e puoi sempre essere la versione migliore di te stesso!

Photo by Annie Spratt – Unsplash