Azienda in famiglia

Azienda in famiglia

Lavoro spesso in piccole realtà aziendali dove lavoro e famiglia sono due aspetti intimamente legati.

Si tratta di ambienti molto belli, dove le persone credono molto nel proprio lavoro e non sottovalutano il proprio legame, ma per queste stesse ragioni e bene che ci siano delle regole chiare e definite, in modo da rispettarsi a vicenda, dare il meglio al lavoro, e non mettere a rischio il legame privato.

In questi ambienti alcuni aspetti organizzativi diventano ancora più importanti, la pianificazione ad esempio.

La pianificazione è essenziale per dare a ognuno i giusti spazi, il tempo necessario a svolgere il proprio lavoro e anche a definire insieme il futuro della propria azienda.

Se l’azienda è un’azienda di famiglia diventa prioritario saper pianificare insieme.

Pianificare insieme significa tenere conto delle necessità di tutti i componenti della famiglia. Significa anche definire obiettivi condivisi e importanti per tutti sia lavorativamente sia personalmente.

Questo aspetto è certamente il più difficile perché per riuscire a identificare la linea di sviluppo della propria realtà lavorativa è importante considerare i nostri “colleghi” dal punto di vista professionale, per i loro punti di forza e per il loro valore.

Quindi anche se si parla di famiglia, quando si tratta di obiettivi aziendali è bene chiarire come ognuno, dal punto di vista professionale, può contribuire e in che obiettivi vuole investire.

Far crescere un’azienda significa saper guardare a lungo termine e investire nelle persone giuste. E per persone giuste vuol dire proprio valutare i componenti della propria famiglia dal punto di vista professionale, saper fare questo passaggio non è scontato!

Il rovescio della medaglia è che quando si valuta uno sviluppo a lungo termine, bisogna fare i conti anche con i programmi famigliari, di tutti. A livello di gestione dei tempi, quindi, è bene tenere conto sia del lato personale che lavorativo: se ci sono nuovi arrivi in famiglia non è il caso di pensare ad uno sviluppo troppo marcato dell’azienda, le persone avranno bisogno di un momento più tranquillo e di routine.

Allo stesso modo quando si parla di sviluppo e crescita è bene far sì che ognuno possa dare il meglio di sé e quindi che l’ambiente di lavoro sia motore di un buon lavoro e non di rivalse personali.

L’aspetto del rispetto del lavoro degli altri è fondamentale in qualunque realtà lavorativa, ma quando lavoro e famiglia sono un tutt’uno è ancora più importante.

Organizzativamente parlando rispettare il lavoro altrui significa definire bene chi fa che cosa.

Se i mansionari sono un aspetto noioso e burocratico in un’azienda, in un’azienda famigliare significano mettere limiti e allo stesso tempo dare spazio di movimento in autonomia.

Rispetto e definizione dei ruoli trovano poi la loro migliore espressone nella pianificazione.

Sì, perché in un’azienda famigliare ben impostata, deciso chi fa cosa e chiarito che il lavoro di tutti è ugualmente importante e valido ecco che segue che la pianificazione debba essere condivisa e comune.

Per pianificazione intendo quella a tutti i livelli.

Se prima ho parlato di direzione dello sviluppo dell’azienda e quindi di pianificazione a lungo termine, ora parlo di pianificazione quotidiana. È infatti importante che il team di lavoro, in questo caso la famiglia trovi un momento per definire, a grandi linee, ciò che verrà fatto nel breve termine, e cioè nella settimana, o nelle settimane.

Il tempo della pianificazione è un tempo apparentemente perso e in questo caso è veramente un tempo investito!

  • Ognuno potrà condividere quali sono i propri obiettivi e le proprie priorità e insieme si valuterà quali mettere nelle cose da fare e quelli da posticipare.
  • Insieme si deciderà chi si occuperà di cosa e per quando.
  • Ognuno avrà quindi la libertà di procedere con il proprio lavoro secondo queste linee guida definite insieme.
  • Ognuno potrà lavorare indipendentemente e non sovraccaricare gli altri con ulteriori discussioni o interferenze, preservando il proprio lavoro.

Una pianificazione di questo tipo rispetta i tempi di tutti i componenti della famiglia, dà ad ognuno il suo ruolo e il suo lavoro e permette di mantenere il lavoro separato dalla vita personale, perché ognuno può dedicarsi ai propri compiti, in una sintonia globale, dando spazio al proprio valore personale.

Azienda e famiglia non devono essere per forza un ossimoro, basta definire le giuste regole e sfruttare al meglio i principi organizzativi: ruoli e pianificazione, mescolati con la giusta dose di rispetto.

 

 

Photo by Barrett Ward – Unsplash
Il giusto spazio di lavoro

Il giusto spazio di lavoro

Cosa hanno in comune decisioni e organizzazione? Molto e oggi vediamo perché.

La disorganizzazione è spesso frutto di una decisione rimandata. Non sono parole mie, ma le condivido in pieno, e in questo caso la parola disorganizzazione fa rima con disordine.

Quel disordine che però non è creativo, utile, ma al contrario fa sprecare energie, tempo e non ti da modo di mettere mano alle nuove idee.

Di cosa sto parlando?

Del tuo tavolo di lavoro ad esempio, o anche della mensola in entrata dove si accumulano posta, volantini, scontrini e… tutto ciò che non ha un posto.

Ecco il punto chiave: ciò che non ha posto.

C’è un buon detto P.O. che recita: “ogni cosa al suo posto e un posto per ogni cosa”.

E di fatto è proprio così, se tu sai già dove mettere qualcosa è molto facile che non crei disordine. Allo stesso tempo farai molto prima a trovarla perché sai già che la troverai nel suo posto dedicato.

Sembra una banalità, ma di fatto risolve molti problemi ed elimina quel disordine da superfluo che crea ingombro non solo sulla scrivania e negli spazi in generale, ma che non ti permette di lavorare al cento per cento sul compito che hai scelto come oggetto del tuo lavoro.

Ecco la ragione per la quale è importante scegliere: poter lavorare in modo focalizzato.

Scegliere a monte come organizzare i propri spazi per fare in modo che ciò che ti serve sia ben conservato e a portata di mano. Ciò che ti piace in vista per motivarti. Ciò che non serve o che, peggio, ti ricorda cose negative, eliminato (leggi donato, riusato, riciclato).

Così sul tuo tavolo di lavoro ci sarà solo ciò che ti serve per portare a termine il tuo lavoro, e, in una visione a più ampio spettro, i tuoi obiettivi.

Questo non significa che non ci saranno delle cose che attendono una decisione per trovare un luogo definitivo, ma se farai tuo il motto “ogni cosa al suo posto e un posto per ogni cosa”, saranno decisamente meno numerose e quindi potranno essere gestite in una cassetta delle cose da fare, nel rispetto del GTD.

Le decisioni circa cosa vuoi diventi argomento del tuo lavoro sono importanti non solo per sgombrare il tavolo da ciò che non centra, ma anche per occuparlo di ciò che centra.

Mi spiego meglio: per facilitarti il lavoro e invitarti a fare il primo passo e a non procrastinarlo, è molto utile avere sul tavolo ciò che ti serve per quel compito, per poi riordinarlo e rimetterlo via a cose fatte.

Con questo non ti consiglio di crearti il plico di cartelle sul tavolo la sera prima, diventerebbe troppo impattante emotivamente, ma lasciare le cose del primo lavoro sì, potrai di fatto mettere mano alla tua rana con facilità.

Allo stesso modo se vuoi ricordare qualcosa e vuoi lasciarti un post-it sulla scrivania, o sulla tastiera, va benissimo, ma funziona solo se è l’unico in vista, su un tavolo libero da altro, non credi? Ecco, quindi, che l’organizzazione degli spazi diventa fondamentale.

In più, pensaci, se avessi un lampo di genio, un’idea folgorante da sviluppare e il tuo spazio di lavoro fosse ingombro di altro lavoro? Troveresti lo spazio fisico e mentale per dare spazio a questo input?

Probabilmente no, probabilmente finiresti per trovare un altro luogo o lasciarti fagocitare dall’ordinario o da un’urgenza dell’ultimo minuto.

Sì, hai capito benissimo…

Scegliere dove lavorare e come lavorare è importante tanto quando decidere su cosa lavorare.

Quindi è ora di scegliere come gestire il tuo spazio di lavoro.

 

Per chiudere voglio lasciare alcuni utili principi, anche se ogni spazio e ogni persona merita la sua attenzione e le sue eccezioni.

  • Ciò che ti serve deve essere vicino a te, tanto più vicino quanto più lo usi. Esci dalle convenzioni che sul tavolo ci sia pc, telefono, cartelline, portapenne… tutto dipende da cosa usi tu.
  • Fai in modo di poter raggiungere tutto con il numero possibile di gesti.
  • Ciò che non serve… va eliminato.
  • Fai in modo che lo spazio di lavoro sia tuo: che non sia anonimo, ma che ti dia la voglia di lavorare, quindi sì a qualcosa che ti piaccia e basta, una cosa soltanto però 😉
  • Lo spazio di lavoro deve potersi adattare alle esigenze di lavoro, oppure fai in modo di avere più luoghi per diversi lavori.
  • Lo spazio di lavoro deve essere luminoso e facile da pulire.
  • Non può mancare un luogo per l’archivio: agile e aggiornato.

 

E tu, sei pronto a scegliere? Sei pronto a dare il giusto spazio al tuo lavoro?

 

Photo by Walling – Unsplash
Il benessere comincia da…

Il benessere comincia da…

Il benessere comincia da ciò che ti circonda.

Sentirti o meno a tuo agio dipende da quanto riesci a rilassarti dove sei. Ecco perché è così importante creare uno spazio di lavoro adatto alle tue esigenze e una casa che sia un luogo dove riposarti, rilassarti, essere così come sei.

E per la stessa ragione è altrettanto importante valutare ciò che ti circonda in termini di oggetti, che di fatto occupano i tuoi spazi.

La regola d’oro per decidere se vuoi che qualcosa rimanga con te o meno è rispondere alle domande:

  • Mi piace? Mi dà benessere?
  • Mi è utile? Funziona?
  • È per me importante?

La risposta deve essere sempre sì ad almeno una delle tre domande e il numero di oggetti deve diminuire man mano che scendi nell’elenco. In estrema sintesi puoi tenere tutto ciò che ti piace e ti dà benessere, una quantità discreta di cose utili e poche cose significative, cioè per te importanti.

Ma come mai è così difficile eliminare tutto ciò che non risponde a queste domande?

Le ragioni sono tante, e oggi ne voglio condividere alcune con te

 

TU NON SEI I TUOI OGGETTI, NON VALI QUANTO LORO, VALI DI PIÙ 

Spesso ci si attacca morbosamente a un oggetto perché è un ricordo, perché si ha l’idea che sia il veicolo di un’emozione, ma la verità è che i ricordi, le emozioni sono dentro di noi e non dipendono da oggetti o cose, possono infatti essere rievocate anche senza questi oggetti, quindi… non occorre avere sempre con sé ogni cosa, ma, al contrario, vale la pena scegliere accuratamente ciò che è un tesoro: qualcosa di molto importante, non necessariamente utile, che per questo è significativo. Questo, e solo questo, deve rimanere con te.

Il tuo valore non è dato da ciò che ti circondi, tu sei molto di più, quindi anche se è difficile lasciar andare qualcosa che è costato molto, tu… sei molto di più.

 

IL FUTURO POTREBBE STUPIRTI

Avere cose, oggetti, alternative è fortemente rassicurante. Dà l’idea di poter essere capaci di affrontare le avversità della vita. Da un lato è certo: ci vogliono gli strumenti giusti, ma di fatto non occorre nulla di più.

Questa è una profonda consapevolezza: il tuo bagaglio di esperienze, di capacità rimane con te indipendentemente dagli oggetti che possiedi e non saranno questi a farti affrontare le avversità, ma sarà il tuo approccio.

Quando vai in montagna vorresti avere l’attrezzatura giusta, ma lo zaino è uno spazio finito, è quindi necessario mettere solo ciò che serve. Pensaci però: molte persone arrivano in cima a montagna altissime con zaini normali, quindi… si tratta solo di saper scegliere.

E poi, perché il futuro deve essere necessariamente peggiore? Perché dovrebbero esserci solo avversità?
Il futuro potrebbe stupirti e soprattutto potresti stupirti della tua capacità di affrontarlo con i mezzi che hai.

 

SE NON C’E’ SPAZIO, NON CI SONO AGGIUNTE

Lo spazio è una risorsa finita, ma spesso non si considera questo aspetto… forse capita solo con le valigie 😉

Eppure è un principio che funziona in generale, quindi… se vuoi far entrare qualcosa, qualcosa deve uscire. Verità scomoda e sempre valida.

Quindi, se vuoi cambiare le cose, è bene lasciar andare qualcosa per far entrare qualcos’altro.

 

 

Le ragioni che rendono difficile eliminare gli oggetti sono tante, queste sono solo alcune, ma credo siano un buon punto di partenza per un “sano” decluttering, quello cioè che ti porterà al benessere.

Lasciare che ciò che non serve, che non ti piace, che non ti emoziona riempie i tuoi spazi e non crea solo confusione, ma ti distoglie da ciò che è importante, ti nega l’opportunità di cogliere nuove occasioni, rimanda le scelte importanti e, se ci pensi bene, è una spesa e toglie piacere alla vita.

È il momento: hai l’opportunità di avere con te solo ciò che ti fa essere ciò che sei, nella tua versione migliore, quindi non temere… e lascia andare.

 

 

Photo by Temitope Amodu – Unsplash

Chiudi con effetto wow

Chiudi con effetto wow

Si è fatto tardi ed è ora di andare, scatti sulla sedia, prendi la giacca, la borsa di lavoro e quella stampa che hai fatto per casa e via, è ora di pensare a cosa fare per cena.

Questa è la tua routine di chiusura lavori?

Sicuramente molto veloce, ma temo poco efficiente… perché quello che hai lasciato sul tavolo: la cartellina aperta, l’agenda per domani, l’appunto di un nuovo fornitore… sono tutte informazioni che ti ronzeranno in testa fino a che, domani, non rientrai al lavoro con tutti i buoni propositi per iniziare bene una nuova giornata e poi…. Ecco il tir delle azioni incompiute che ti accoglie non appena ti avvicini alla scrivania.

Sono stata un po’ diretta, ma in effetti è così: se dedichi anche solo cinque minuti a chiudere bene la giornata di lavoro, ripartirai l’indomani non solo con il piede giusto, ma anche con la grande occasione di rispettare la tua tabella di marcia!

Già, perché uno dei tanti passi per rispettare la propria agenda ed essere produttivi è proprio questo: mente e corpo su ciò che vuoi fare, senza distrazioni.

Tutti i cerchi aperti che sono rimasti sul tavolo sono piccoli grandi ostacoli alla tua produttività perché, di fatto, sono decisioni rimandate, azioni incompiute, piccoli attimi di procrastinazione… insomma tutto ciò che può rendere la tua vita difficile.

Agisci in modo semplice e lineare, aiuta la tua mente, dedica cinque minuti a chiudere la tua giornata di lavoro!

 

Ecco i passi che ti consiglio di fare:

 

SISTEMA GLI APPUNTI

Rivedi le note che hai preso qui e lì, il numero di telefono che hai annotato al volo, il libro che vuoi comprare e che hai cercato nel browser lasciando la finestra aperta, la data di un evento che ti interessa… tutte informazioni preziose che non devono essere perse: annotale nel posto giusto.

 

ARCHIVIA IL NECESSARIO

Ecco che i file non devono rimanere sul desktop e nemmeno i documenti sulla scrivania, ma al contrario è bene fare un po’ di ordine e archiviare il necessario: crea le versioni definitive dei documenti, con il giusto nome e mettile nelle cartelle giuste, così sistema i fogli nei rispettivi faldoni.

 

FAI PULIZIA

Sui file che hai lavorato, sugli appunti che hai preso, se c’è qualche cosa che non ti serve più, qualche file superato e non più utile, qualche bozza non più utile… fai pulizia: elimina!

 

AGGIORNA LA TO DO LIST

Se ci sono cose che sono rimaste in sospeso annotale per domani e aggiorna le liste delle cose da fare per i vari progetti. In breve chiudi tutti i cerchi aperti di scadenze, idee, pensieri… oggi è tutto chiaro, ma domani, con un’urgenza inaspettata… chissà!

 

RIORDINA

Riordina la scrivania: penne nel porta penne, dai una lavata alla tazza del caffè e così via, non lasciare le cose a metà, è molto più bello essere accolti da una scrivania in ordine e pulita!

 

ULTIMA OCCHIATA ALL’AGENDA

Prima di andare via dai un’occhiata all’agenda per domani, così da rinfrescare la memoria e fare mente locale sul programma di domani.

 

Ora sei pronto per chiudere tutto e liberare la mente dal lavoro!

 

Ecco questa è una buona routine di cinque dieci minuti per chiudere al meglio il tuo lavoro, ma ti consiglio di applicarla anche ogni volta che hai chiuso un progetto importante.

 E in questo casto una buona routine può essere questa:

  • identifica le versioni finali dei documenti;
  • crea i format (cioè i file di lavoro che poi usi sempre uguali es. fattura);
  • elimina ciò che non serve;
  • archivia il necessario;
  • aggiorna la lista dei progetti con il passo in più da fare;
  • se necessario, aggiungi il prossimo passo nella lista delle cose da fare.

 

Lo so, non è un cambiamento facile, è molto più bello scappare via, ma se rubi queste idee, vedrai che di giorno in giorno ti sentirai più leggero, efficiente e produttivo.

Prova anche tu e fammi sapere come va!

 

 

Photo by Zoltan Tasi – Unsplash
Scrivania digitale

Scrivania digitale

desktop ‹dèsktop› s. ingl. [comp. di desk «scrivania» e top «parte superiore», propr. «piano di una scrivania»] (pl. desktops ‹dèsktops›), usato in ital. al masch. – 1. Calcolatore da tavolo, generalmente di dimensioni piuttosto notevoli, in contrapp. al portatile (o laptop). 2. In un personal computer, il piano di lavoro (detto anche scrivania), che simula la superficie di uno scrittoio e che viene raffigurato sullo schermo da simboli e icone rappresentanti le risorse disponibili.

 

scrivanìa s. f. [der. di scrivano]. – Mobile usato principalmente per scrivere, di varia forma e grandezza, costituito da un piano orizzontale o leggermente inclinato e in genere da uno o più cassetti, ricavati, nei tipi più semplici, al disotto del piano per scrivere, ma spesso anche in un’alzata al disopra di esso e in corpi pieni che sostituiscono le gambe del tavolo: una bella s. antica; una s. moderna in metallo cromato; una s. di noce massiccio, di ciliegio; una s. in stile Luigi XIV; un tavolino che chiamano scrivania, … e in mezzo era un grosso calamaio di bronzo (F. De Sanctis); stare alla s., passare le notti alla s. e sim., per lavorare o studiare.

  

Trovo interessante comparare queste due definizioni. La prima ci ricorda come la scrivania digitale sia di fatto paragonata alla scrivania digitale, ma con il riferimento a simboli e icone, al posto di oggetti, che rappresentano le “risorse disponibili”.

La seconda come un luogo dedicato alla scrittura, e non come luogo di lavoro e studio.

Prima di arrivare al dunque ti faccio una domanda: “tu come usi la tua scrivania digitale, il desktop insomma?” È comunque il tuo luogo di lavoro? Di raccolta di risorse?

Perché, analogica o digitale che sia, le due scrivanie hanno molto in comune: sono spesso il luogo del nostro daffare, che sia scrivere, studiare o lavorare, ma spesso sono anche il luogo di accumulo di elementi dedicati al lavoro in modo poco funzionale e spesso confusionario.

Come ti raccontavo per la scrivania analogica, la nostra produttività personale parte anche dalla gestione degli spazi, e il desktop è uno spazio di lavoro, solo non è tangibile, ma è ugualmente organizzabile e utilizzabile, vediamo come.

 

Lo scopo dell’elenco che segue è darti proprio degli spunti per rendere la tua scrivania virtuale utile e flessibile come lo è la tua scrivania fisica e il tuo spazio di lavoro, proprio per lavorare bene avendo comunque accesso a tutte le “risorse disponibili”.

 

Parola d’ordine: leggerezza

Un desktop che raccoglie molti file diventa pesante da gestire per il pc, ciò che ne risente principalmente è la RAM, quindi la memoria che ti consente di lavorare velocemente passando da un file a un altro, ma anche l’accensione e lo spegnimento diventano meno agili, quindi, in breve, il desktop non è il luogo adatto per archiviare i file.

 

Occhio ai collegamenti

Sicuro che servano davvero tutti quei collegamenti ai programmi che non utilizzi tutti i giorni? Il mio consiglio è di cancellare tutti i collegamenti, tanto i programmi sono comunque raggiungibili dal menù generico.

 

Metti in vista i programmi che usi di più

Ora che hai eliminato i collegamenti inutili puoi mettere i programmi che usi di più nella barra in basso e ordinarli per frequenza d’uso: da destra a sinistra. Perché? Perché quando muovi il mouse vai da destra a sinistra, a meno che tu non sia mancino.

 

Usa il desktop come un Kanban

Quindi quando inizi la giornata di lavoro metti sulla sinistra i file sui quali devi lavorare e man mano che li utilizzi spostali al centro. Quando tutto sarà finito, spostali a destra, saranno pronti per essere archiviati a fine giornata o a fine lavoro.

 

Imposta il download automatico sul desktop

Fai in modo che il browser scarichi direttamente i file sul desktop sarà più semplice trovarli e usarli, sempre con il metodo Kanban.

 

Il cestino in angolo

E così dopo che hai scaricato, lavorato e archiviato… in basso a destra potrai eliminare ciò che non ti serve più. Ovviamente… a fine giornata il cestino si pulisce 😉

 

Un po’ di motivazione!

E ora che il tuo desktop è vuoto… regalati un po’ di ispirazione: metti uno sfondo che ti faccia venire voglia di fare. Può essere un’immagine che ti trasmette energia, serenità, oppure, se punti alla produttività più pura, uno sfondo uniforme, magari con il calendario del mese che aiuta a fare mente locale. Se scegli una fotografia, fai in modo che non sia troppo colorata o per lo meno che lo spazio per le icone sia a tinta unita, altrimenti rischi di perderle nell’immagine e rendere difficile il lavoro.

 

Quali sono i vantaggi di usare così il tuo desktop?

Innanzitutto la velocità, il tuo desk ora è leggero; poi la concentrazione, avrai davanti a te solo ciò che ti serve per lavorare con uno sfondo motivante, aggiungi un pizzico di organizzazione, con il metodo Kanban, una buona archiviazione e il cestino vuoto, sarà tutto al posto giusto e subito in ordine. Questo sistema ti darà una sferzata di produttività e, se poi archivi i file in cloud un’ottima versatilità: potrai lavorare da qualsiasi pc!

Comodo, non trovi?

Provalo e dimmi che ne pensi nei commenti!

 

 

 

Photo by Domenico Loia – Unsplash