Prima o dopo?

Prima o dopo?

Ti capita mai di essere con le mani in pasta, letteralmente intendo, ad amalgamare farina uova e tutti gli ingredienti perfetti della torta preferita e realizzare che hai dimenticato il lievito e che ora per prenderlo o dovrai fermarti, staccare l’impasto dalle mani e lavarle o sporcherai tutto nel tentativo di aprire lo stipetto e prendere il barattolo giusto?

Beh… capita a tutti, ma sicuramente la prossima volta tirerai fuori il lievito per tempo e sarà tutto disposto alla perfezione sul piano di lavoro.

Questo è quello che capita quando non pianifichiamo bene la sequenza degli eventi e lungo la via ci accorgiamo che dovevamo fare prima qualcosa che non abbiamo ancora fatto e questo è un bell’inconveniente, perché porta a sprecare tempo ed energie.

Ho deciso di scrivere questo post perché molto spesso quando lavoro con i progetti dei miei clienti mi accorgo che non hanno prestato la giusta attenzione all’ordine temporale, a ciò che viene prima e ciò che viene dopo. E spesso questo è causa di ritardi e di incomprensioni.

Ancora una volta un po’ di pianificazione aiuta.

Il problema non è solo nell’ordine temporale delle cose, ma anche nella loro durata: una buona pianificazione tiene conto anche del criterio temporale sia nel senso di prima e dopo, sia nel tempo di attesa necessario per compiere alcuni passaggi. Ad esempio, alla richiesta di leggere un documento devo lasciare il tempo al destinatario di leggerlo. Ci pensi dopo il click di invio di una mail?

La pianificazione aiuta anche nel verso contrario e cioè a capire quando due cose possono essere fatte insieme e quindi a non sprecare tempo facendole una dopo l’altra. Non avevi forse acceso il forno mentre impastavi così, ora che è tutto pronto, puoi informare lo stampo senza aspettare che arrivi alla giusta temperatura?

Lo so, è un concetto apparentemente molto semplice, ma che nella gestione del tempo si traduce in tanti piccoli inghippi. “Sono bloccato, finché non mi manda la versione finale non posso andare avanti”, “sto perdendo tempo, perché ha fatto un sacco di modifiche e ora mi tocca riprendere tutto da capo” Ti suona famigliare? Ecco cosa vuol dire non aver correttamente considerato tempi e durate.

La soluzione è sempre una buona pianificazione, che richiede un momento di analisi del prima del dopo e del tempo necessario in fase di elaborazione del progetto.

Anche questo tipo di ordine serve e renderà i tuoi progetti efficaci e precisi.

Non sai come fare questo passo? Parti dal passato. Vai a vedere un progetto passato, e valuta se hai considerato l’ordine di questi fattori o se al contrario non ci siano stati momenti di ritardo dovuti a una pianificazione imprecisa. C’è qualcosa che poteva essere fatto prima di qualcos’altro e che ha bloccato il progetto? Si poteva risparmiare tempo facendo insieme delle parti? Hai valutato male delle parti che poi si sono rivelate molto più lunghe?

Questo tipo di analisi è molto importante, aumenta la consapevolezza e la capacità di pianificazione, così facendo, il prossimo progetto sarà migliore del precedente e le cose fileranno molto più lisce.

Perché non provi anche tu? Fai l’analisi di un progetto e condividi con me i tuoi risultati, troveremmo insieme l’inghippo!

Tempo al tempo

Tempo al tempo

“Ma come tempo al tempo? Se mi dici sempre di affrontare le cose e fare tutto al momento?”

È questo che hai pensato leggendo il titolo di oggi? Beh, non posso darti tutti i torti, ma in verità anche se il fatto di non procrastinare le cose aiuta molto l’organizzazione e soprattutto non ci fa perdere occasioni preziose, ci sono casi nelle quali vige la regola contraria.

Curioso di sapere quali?

In primis, quando scriviamo qualcosa, sia che si tratti di progetto, sia che si tratti di una lettera, un post o un brainstorming.

Ci vuole un momento di stasi prima di una correzione. Se per una mail è vero che si può scrivere e rileggere subito dopo, per gli altri esempi che ti ho fatto ci vuole proprio un momento di riposo e di non lavoro.

Già, come la pizza ha bisogno di tempo per lievitare, anche le tue idee hanno bisogno di vedere… se prendono corpo.

Quindi quando hai fatto un momento di brainstorming per una nuova idea, hai buttato giù i passi per un nuovo progetto, lasciali sedimentare un po’. Questo perché in questa prima fase hai lavorato in maniera emozionale, lasciando libere le idee di fluire e di emergere, ma se poi vuoi vagliarle con la parte razionale, allora è meglio aspettare un po’.

Il fatto di far passare un po’ di tempo ti permette di vedere innanzitutto se hai dimenticato qualche pezzo, poi ti dà modo di aggiungere le sequenze logiche o di unire al meglio le varie parti e infine ti permette anche di vedere se le cose hanno davvero valore.
Se non rispetti questo tempo, è come se lavorassi solo sui sogni di notte, che sembrano tutti fantastici e pieni di grandi idee e poi al risveglio diventano neve al sole.

Molte volte mail non controllate, progetti scritti di getto, idee fatte senza un progetto alle spalle sono fonte di insuccesso, di perdita di tempo e di stress. Questo si può evitare proprio con la consapevolezza che ci vuole un tempo in più, quello della “cova” e del controllo.

Tempo al tempo ha poi una seconda eccezione e cioè che le cose hanno valore e significato spesso nel tempo nelle quali sono fatte, e questo è un aspetto importante nella nostra organizzazione personale.

Perché tutto ciò che è parte di noi, le cose che scegliamo di fare nel nostro tempo, dipendono da ciò che dobbiamo fare, ma anche da ciò che ci piace fare. E se le prime possono essere simili nell’arco di una vita, le seconde no.

E quindi ti dico, presta attenzione al tuo tempo. Se ci sono cose che non ti danno più la stessa passione, che non ti divertono più… beh, smetti di farle.

Spesso mi capita, nell’organizzazione del tempo, di trovare persone che fanno una qualche attività perché l’hanno sempre fatta e che nel tempo hanno smesso di chiedersi se piacesse loro o no. Bene, proprio perché il tempo è un bene prezioso… chiediti se ciò che fai è proprio ciò che vuoi fare. Perché se qualcosa è veramente una passione, ti risponderai in un nanosecondo, ma se ci metti un po’ di più, forse è venuto il momento di gestire diversamente il tuo tempo.

Vuoi provarci? Sono qui per aiutarti, contattami!

Simile con simile

Simile con simile

Quando andavo a scuola ce l’avevano con le mele e le pere, come a dire che una cosa si poteva sommare solo con qualcosa di simile… e fin qui pareva semplice, poi il concetto diventava sempre più complesso con l’arrivo dell’algebra e della geometria… Il punto è che al contrario nessuno me l’aveva fatto mai notare, eppure, caspita è un principio che è davvero un portento!

Credimi, funziona talmente bene che dopo che ti sei abituato, non puoi farne a meno. Ed è una cosa così semplice e intuitiva, che quando la fai ti pare di aver scoperto l’acqua calda eppure… lo fanno in pochi.

Di cosa sto parlando?

Mi è capitato di riordinare scrivanie e trovare penne in tanti cassetti. Di gestire cartelle e archivi e ritrovare gli stessi file in luoghi diversi. E molto spesso di vedere persone che leggevano una mail per volta al suono di una notifica. Bene, questi sono tutti esempi del contrario del motto da P.O. che ti sto insegnando oggi: simile con simile.

Hai presente quando vai a correre e ti pare di dover scalare l’Everest e poi, al terzo allenamento, ti chiedi come avevi fatto a fare tanta fatica le prime volte? Beh, la risposta è che hai vinto l’inerzia iniziale, e…

Una volta che hai fatto questo grande sforzo… tanto vale continuare, il resto è davvero in discesa.

Nell’organizzazione del lavoro vuol dire che una volta che hai messo mente e corpo su un compito, farne di simili costa meno energia e rende il lavoro più veloce e produttivo.

Quindi quando in agenda metti il compito di telefonare, fai tutte le telefonate che hai in mente di fare. Se vuoi rispondere a delle mail, fallo per tutte le mail, una dopo l’altra, per un tempo ben preciso.

Questo semplice grande principio vale per il tempo, ma anche per lo spazio. Quando riordini le cose (sia in un archivio digitale, sia in uno fisico), le cose simili vanno vicine tra loro e, per il principio “semplifica” nella loro versione finale e in un unico posto.

Simile con simile è un principio tanto semplice quanto utile. Puoi applicarlo davvero in tantissime occasioni e vedrai che in tutte ti porterà un risparmio di tempo e di energia che non pensavi fosse possibile.

E tu per cosa lo vuoi applicare? Raccontamelo nei commenti!

Chi ha tempo, non aspetti tempo

Chi ha tempo, non aspetti tempo

Quest’estate ho letto diversi libri sulla gestione del tempo e un concetto veniva ripetuto in tanti modi diversi: chi ha tempo non aspetti tempo.

In verità possiamo girarci intorno quante volte vogliamo, ma se qualcosa ci interessa e lo vogliamo fare, lo facciamo subito e diamo a quest’attività la priorità. Quindi quando si dice “sì, vorrei farlo, ma non ho tempo” la versione giusta sarebbe: “vorrei farlo, ma non è una mia priorità”.

Come puoi dunque iniziare a fare qualcosa che pensi veramente di fare, ma che non metti in cima alla lista delle cose da fare?

Non ti nego che il discorso è ben più lungo e complesso, perché richiede una visione più ad ampio spettro sulla gestione del tuo tempo, ma oggi voglio comunque darti alcuni consigli che potrebbero tornarti utili.

Prendi appuntamento con te stesso

Mi è capitato spesso di usare questa tecnica con i miei clienti. E’ un modo per obbligarti a dare un tempo preciso e uno spazio concreto nell’agenda a qualcosa che vuoi proprio fare.

Inizia con una piccola azione

Non sottovalutare il potere del primo passo. Il primo passo toglie l’inerzia del non fare e ti apre la porta al cammino che passo dopo passo ti porterà all’obiettivo.
Il segreto è quello di non puntare a scalare la montagna e darsi da subito enormi compiti onerosi, quanto veramente pensare a un piccolo e concreto passo, facile da affrontare, ma efficace.

Chiediti se per te è veramente importante

Questa è una domanda che non si fa. Ma se qualcosa non è ancora stato fatto, è anche molto probabile che tutto sommato non ti interessi così tanto.

Quindi è molto più onesto chiedersi “ma non lo faccio mai perché non mi interessa?” E se la risposta è sì, senza indugi eliminalo dalla lista di cose da fare.

Se invece ti interessa, ma comunque non lo hai ancora messo in lista, vuol dire che probabilmente riesci a fare ugualmente, e cioè a organizzare la tua giornata senza fare quella cosa. Vuol dire cioè che puoi trovare una soluzione differente, a volte più semplice e veloce per ottenere lo stesso risultato, proprio perché fino ad ora hai sempre e comunque fatto ugualmente.

Se invece ti interessa e non sei soddisfatto della giornata, beh, è giunto il momento di metterlo in cima alla lista delle priorità e farlo. Ciò che mancava era solo la consapevolezza di quest’aspetto.

E tu quale di queste idee applicherai e per fare che cosa?
Raccontami cosa sei riuscito a fare e come.

Fai il check

Fai il check

Ho lavorato per tanti anni nell’alta formazione e due erano i miei momenti preferiti: quando si doveva creare l’agenda del corso, momento assolutamente creativo e in continua evoluzione e rivoluzione della struttura del corso; e il momento finale, nel quale si tiravano le somme, un momento molto più scientifico, statistico e di elaborazione.

Questo secondo momento è fondamentale perché permette di capire come si è lavorato, cosa si può mantenere, cosa va migliorato, che novità introdurre.

Il punto è che questa revisione è una cosa che non si fa poi così spesso, perché si pensa di tenere tutto a mente e che la prossima volta sarà semplice definire cosa cambiare.

Questo è vero solo per gli errori più evidenti e grossi, ma non per le piccole cose: un errore nella presentazione, un logo posizionato male, un tempo non calcolato, un’idea o un commento di un cliente.

Di fatto queste piccole revisioni altro non sono che una chiusura delle azioni, nel senso che tutte le volte che hai notato qualcosa che non va, vale la pena appuntarlo subito e, se richiede meno di due minuti, farlo subito, mentre se richiede più tempo, va aggiunto alla lista delle cose da fare.

Oltre a questo, vale la pena avere sempre un momento per fare il punto e chiedersi se le cose sono andate come dovevano in termini di tempi, aspettative, errori e possibili miglioramenti.

Quindi quando ti parlo di formazione nel senso di crescita personale, ti parlo anche di revisione.

E molto in sintesi ti consiglio due tipi di revisione.

Uno pratico e veloce di:

  • documenti di uso frequente
  • check list
  • intestazioni, contatti
  • database
  • archivi

Uno più impegnativo che va aggiunto dopo tutti i momenti di lavoro, siano dei momenti di condivisione o formazione (hai tenuto un corso, hai fatto una riunione) o dei momenti di lavoro diretto (incontri con i clienti) o di pianificazione, sì anche la pianificazione sia essa annuale, semestrale, settimanale, va rivista ogni tanto…

Chiediti se:

  • hai rispettato il programma
  • hai raggiunto gli obiettivi e se pienamente o no
  • il tuo grado di soddisfazione è adeguato
  • ci sono eventuali errori o sviste sia in termini di contenuti, che di risorse materiali e non (tempo ed energia)
  • ci sono possibili miglioramenti

e annota le nuove idee!