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Progetti con secchiello e paletta

L’estate si avvicina e con questo molte interruzioni. Vuoi le tue vacanze, vuoi quelle dei tuoi colleghi, da qui a settembre spesso si lavora un po’ a salti.

Questo può diventare piuttosto destabilizzante, o per lo meno creare degli immobilismi e dei ritardi che non sono stati pianificati.

Una delle “sviste” che noto di più nella pianificazione è proprio questa, non si considera che in certi periodi dell’anno le cose sono inevitabilmente più lente.

Presa la consapevolezza su quest’aspetto vorrei condividere con te un paio di suggerimenti organizzativi per far sì che queste eventuali sviste diventino dei veri problemi.

COMUNICAZIONE

La prima cosa che ti consiglio è dare spazio alle informazioni, a doppio senso.

Questo significa dire prima quando sarai assente a tutte le persone che potrebbero avere a che fare con te in questo periodo di tempo.

Fare il primo passo è il modo migliore per poi far seguire una richiesta della stessa informazione, così da sapere quando non potrai avere un riscontro con un partner o quando sarà più produttivo dedicarsi a un altro compito.

Il tempismo di questa informazione è altrettanto importante. Troppo presto sembra voler mettere le mani avanti, troppo tardi spiazza, quindi fai una riflessione e sii altruista, vedrai che tornerà utile in primis a te. Non pensare che non dicendo qualcosa o lasciando l’onere a un risponditore automatico sia più semplice.

ORGANIZZAZIONE

Organizzazione in che senso? Banalmente nel “tu fai questo” e “io mi occupo di questo”. In questi periodi dell’anno è fondamentale essere chiari sulle cose da fare e definire delle scadenze.

E’ cioè più semplice e più produttivo fare in modo che ognuno possa gestirsi principalmente il lavoro da sé.

Sembra una questione semplice, ma molte cose pratiche sono veloci e fattive se sono state discusse tutte le questioni a monte.

Facciamo un esempio semplice per capirsi. Hai deciso che vuoi fare una pubblicazione della tua azienda per raccontare i suoi primi dieci anni di lavoro. Tu ti occuperai della creazione dei testi e il tuo socio della realizzazione grafica. Volete avere il lavoro pronto per la stampa per l’autunno.

Per fare correttamente il tuo lavoro dovete aver deciso insieme il numero di pagine, la lunghezza dei testi, se saranno corredate da immagini. Queste sono di fatto tutte scelte che spesso vengono viste come secondarie e che però dentano capisaldi nel lavoro in autonomia.

Dare spazio agli aspetti decisionali e sviscerali permette poi davvero di gestire deleghe e lavoro in autonomia nel modo più proficuo possibile.

SFRUTTA LA TECNOLOGIA

Te ne parlo spesso, quindi oggi farò un accenno veloce, ma il fatto di garantire la comunicazione, avere delle liste condivise, sapere chi sta facendo cosa diventa semplice con l’uso condiviso di strumenti come i calendari on line, app quali Keep, Trello, Notion.

Ovviamente il punto è non impazzire nell’uso della tecnologia, ma trovare il giusto compromesso per mantenere il flusso di informazioni e di lavoro, sfruttando solo le App che servono e per ciò che è utile a te e al tuo gruppo di lavoro. Ed ecco che qui, se ne hai bisogno, entro in gioco io!

Ora.. fai mente locale dei progetti aperti e chiediti se li stai preparando per l’estate con secchiello e paletta e cioè con la giusta dose di comunicazione e organizzazione!

Photo by Engin Akyurt – Unsplash

I nostri limiti

Quante limiti bloccano il lavoro di tutti i giorni! Sono veri o solo nostri?

Ci sono limiti e limiti, molto spesso anche se non ce ne accorgiamo, molti limiti ce li mettiamo noi stessi.

“Non sono abbastanza capace”

“Lo farò quando avrò tutte le informazioni”

“Non posso andare avanti finché non mi si dice”

Quante frasi come queste bloccano il lavoro di tutti i giorni!

Quanti limiti… infondati.

Queste sono spesso convinzioni limitanti che ci poniamo noi da soli e dove la bacchetta magica per risolverli può essere un pizzico di organizzazione.

PIANIFICA IL TUO PROGETTO

“Non sono abbastanza capace” diventa “pianifico il mio progetto”.

Scegli cioè se dedicare tempo a ciò che non sai o se trovare un momento per imparare qualcosa di nuovo.

Prima di tutto ci vuole un progetto e il progetto parte da una consapevolezza di ciò che si sa fare e ciò che non si sa fare e soprattutto dalle risorse a disposizione. Le risorse fanno riferimento a: tempo, energie e denaro. Cioè ciò che non è infinito e che devi gestire tra i diversi bisogni.

Ovviamente la cosa richiederebbe un approfondimento maggiore, ma in sintesi in un progetto per ogni azione va definito se la cosa starà in capo a te o no.

Se lo è: hai tempo ed energie a sufficienza? Vale la pena investirle per acquisire le competenze necessarie?

Se non lo è: che risorse economiche vuoi mettere in gioco per delegare la cosa? Hai le conoscenze, in questo caso, i contatti giusti? Se non li hai, hai del tempo da dedicare alla ricerca di ciò che fa per te?

Risolvi questo binomio e procedi nella pianificazione.

E poi diciamocelo… siamo davvero sicuri che tu non sia davvero abbastanza capace? Non è che a volte l’asticella della perfezione è posta un po’ troppo in alto? La sindrome dell’impostore colpisce un po’ tutti… ma già riconoscerla è un buon punto di partenza!

FATTO È MEGLIO DI PERFETTO

Ci sarà davvero un momento nel quale avrai la certezza di possedere tutte le informazioni? Di aver fatto tutti i miglioramenti possibili? Di essere sufficientemente abile?

Non è forse meglio definire una soglia di accettabilità per partire e poi valutare i miglioramenti man mano?

Le scuole sono un periodo fantastico per la mente: si impara e si impara, non c’è limite, si può sempre andare oltre. E del resto lo dice anche il detto “non si finisce mai di studiare”.

Questa è una grande verità, ma lo è anche che nel lavoro si deve concludere, si deve avere un risultato.

Quindi è molto più efficace avere la versione 1 che diventa versione 2 con tutti i miglioramenti del caso.

FATTI TROVARE PRONTO

Il lavoro non si fa sotto scadenza, ricordi? E soprattutto molte cose si possono preparare comunque prima. La bozza di una mail, di un documento. I testi di una newsletter. La lista di contatti per un fornitore. Il piano A e B per un progetto.

Non è comunque tempo sprecato, il più delle volte è lavoro che se non torna utile la prima volta è un bagaglio per un’altra.

Quindi tutto sta nel valutare veramente fino a dove si può arrivare e cercare di avere tutto il lavoro quanto più pronto possibile.

Come vedi l’organizzazione spesso è la sottile asta di vetroresina che ti permette di saltare un limite che ti sembrava altissimo, o anche semplicemente la scala che ti porta sufficientemente in alto per vedere le cose dalla giusta prospettiva per poter scegliere con consapevolezza, e senza fardelli inutili, la strada da percorrere.

Paulius Dragunas – Unsplash

Produttività vs interruzioni

Oggi parliamo di interruzioni, quelle cose fastidiose che minano la produttività, quella di tutti.

“Mal comune, mezzo gaudio” dirai. In un certo senso sì ed è per questo che la gestione del tempo fa la differenza. La produttività personale dipende da tante piccole cose, ma il principio è sempre la consapevolezza e la gestione del tempo nel suo aspetto principale: la pianificazione.

Come è possibile pianificare le interruzioni?

Non lo è, ovviamente, ma questo non vuol dire che non sia possibile gestirle in modo pianificato.

IMPARA DA CHI LAVORA AL 118

Non so che mestiere tu faccia, ma a meno che tu non appartenga alla categoria del pronto intervento è difficile che un’ora o mezz’ora facciano la differenza. Per loro sì, ma sanno anche che quando non sono in servizio, il tempo è loro e lo è perché se non staccano la testa e non si dedicano ad altro, poi non saranno altrettanto bravi a trattare tutti i casi delicati, difficili che un 118 impone.

Questo significa che nel tuo lavoro tu sei autorizzato a non esserci sempre e puoi gestire il tuo lavoro in modo che ci siano momenti nei quali sei raggiungibile, diciamo disturbabile, quelli che chiamo momenti aperti, e altri no, che chiamo momenti chiusi.

Nei momenti aperti agli altri dovrai:

tenere le porte dell’ufficio aperte;
avere le notifiche accese;
avere la suoneria del telefono attiva;
fare lavori facilmente interrompibili, frazionabili;
in caso di lavori più lunghi, fare in modo che non siano comunque intellettivamente impegnativi e dotarti di una check list per tenere traccia di dove sei e non perdere il filo in caso di interruzione.

Nei momenti chiusi al contrario, sarà importante:

tenere le porte dell’ufficio chiuse;
non avere notifiche accese;
non avere suonerie accese;
dedicare questi momenti a lavori intellettivamente impegnativi, che richiedono tutta la tua attenzione;
fare in modo di arrivare a uno step di chiusura nel tempo a disposizione in modo da aprire e chiudere il lavoro, se lo interromperai a metà sarà comunque un colpo basso alla tua produttività.

N.B. La pausa è un extra, può essere chiusa o aperta, ma l’importante è che non sia fatta di lavoro!

VALE LA REGOLA DEI DUE MINUTI, MA SE È PER UNA COSA E BASTA

Come sai David Allen ci ricorda che se ci metti meno di due minuti a fare qualcosa, è molto meglio farla e basta. E questa rimane una regola d’oro per la produttività personale.

Ma se la tua giornata è piena di due minuti?

Ecco che entra in gioco la pianificazione.

Se le cose di due minuti sono troppo, è molto meglio interrompere l’attività in corso e dedicare un tempio più ampio, mezz’ora, un’ora, a sbrigare tutte le faccende di due minuti e quindi riprendere poi l’attività che si stava facendo.

Questo non lo dice solo la logica, ma è anche il principio base del GTD, che chiede di smaltire fin da subito le piccole attività, ma è anche il “foglio delle distrazioni” della tecnica del Pomodoro, che consiglia di interrompere il pomodoro in atto per dedicarsi a smaltire tutte le varie interruzioni quando diventano troppe nel foglio dedicato.

Come vedi l’interruzione è parte delle tecniche di produttività, è considerata e gestita. Al contrario, quando ne parlo con i miei clienti, pare sia sempre un problema del singolo ingestibile. È un problema di tutti e conoscendolo… lo si pianifica.

Se lo gestisci così avrai un ottimo ritorno in termini energetici, perché anche la tua mente sarà libera da tutte quelle piccole cose, di due minuti, che però hai a mente.

In sintesi:

Se è una falla
Se sono due annotale
Se sono tre o più, interrompi e dedica del tempo a tutte le piccole cose

PENSA PIÙ IN GRANDE

Se questo ragionamento lo pensi a livello di pianificazione settimanale, ecco che avrai un perfetto esempio di pianificazione verticale, con delle giornate dedicate al lavoro di concetto, non interrompibile e delle giornate di lavoro più frazionabile, interrompibile, di segreteria e simile.

Guarda un po’ anche questa è una tecnica ben studiata che ci suggerisce proprio di creare le giornate dedicate: al lavoro, alle commissioni e a noi.

Io condivido in pieno quest’approccio, ti consiglio in più di sommare comunque la regola dei ¾ prevedendo un tempo per l’imprevisto e, se il tuo lavoro lo necessita, di lavorare su mezze giornate e non sulle giornate intere, anche se sarebbe meglio dedicare l’intera giornata.

Hai fatto pace con le interruzioni?

Se non fosse così… meglio che ci lavoriamo su! Troveremo insieme la strategia giusta per te.

Photo by Javier Balseiro – Unsplash

Un colpo al cerchio e uno alla botte

Ti capita di avere delle giornate in cui non sai che pesci pigliare e cerchi di arrivare a sera tenendo tutto insieme, come se stessi dando un colpo al cerchio e uno alla botte?

È una realtà dei fatti, capitano anche queste giornate, ecco quindi che un po’ di capisaldi aiutano anche in questo caso.

Si tratta di semplici principi organizzativi che alleggeriscono giornate di corsa, di botti e di emergenze.

PRIORITA’

Quante volte me lo avrai sentito dire e ti andrà fuori dalle orecchie!

In effetti, soprattutto quando devi fare tante cose è utile avere ben chiare le priorità e dedicare effettivamente il tempo a quegli aspetti. Non mi dilungo oltre, perché penso la cosa ti sia davvero chiara.

A questo concetto va unito quello della rana e cioè, se il tempo stringe davvero, la cosa da fare è quella che è urgente e che scoccia davvero.

Ultima precisazione, ricorda che, soprattutto in questi casi, è fondamentale tenere a mente che sei una persona unica e quindi che le tue priorità devono ricoprire tutti i tuoi ruoli, non possono essere solo lavorative o solo personali. In questi momenti non si può perdere la visione di insieme.

PREVEDI TANTI DUE MINUTI

Ti ricordi la regola dei due minuti? Quella di David Allen che ci ricorda “Se una cosa ti richiede meno di due minuti, falla e basta”?

È davvero una regola d’oro, soprattutto quando hai tante cose per la testa.

La nostra mente, infatti, per essere produttiva deve essere libera da incombenze e da pensieri. Se libera totalmente può essere un’impresa impossibile in certi momenti, aiutala a essere quanto più leggera possibile.

Ecco che eliminando le tante cose di due minuti la tua produttività ritroverà slancio e freschezza, non si arenerà nel limbo della procrastinazione dovuta ai mille pensieri delle piccole cose.

SFRUTTA LE LISTE

Sono proprio in questi momenti che le liste sono di vero aiuto.

Per tutto ciò che non riesci a fare e anche per ciò che man mano viene in mente tieni traccia. Segna tutto in liste ben fatte, dotate di data, titolo e fatte sul supporto adeguato.

Se la lista delle cose che non riesci a fare nell’immediato ti sarà utile per tenere traccia di ciò che devi fare poi, quando la situazione sarà più distesa, nell’immediato ti aiuta a lavorare sulle priorità.

Perdere qualche minuto e segnare ciò che c’è da fare da potere alla propria scrittura, ti obbliga cioè a prendere decisioni su cosa fare quando, nella fattispecie ora o più avanti, e ti dà un po’ di consapevolezza in più anche sulla mole di lavoro che un punto della lista comporta.

Anche qui un’ulteriore sottolineatura: in questi casi nessuna lista è sciocca, nessuna nota è da sottovalutare.

Proprio per il principio di aiutarti e semplificarti le cose, fai in modo che i tuoi “devo ricordarmi di” diventino note, se l’elemento è unico, come “devo passare in farmacia”, oppure punti di una lista, se le cose sono tante, come la lista delle cose da mettere nella borsa di lavoro per la riunione di domani.

Questi tre punti ti aiuteranno in momenti in cui la pianificazione è “un colpo al cerchio e uno alla botte”. Momenti poco ortodossi, ma comuni e frequenti.

Inutile ricordarti che è importante che non diventino un vero e proprio stile di vita. Come? Lavorando un po’ di anticipo e in costanza.

Anche in queste giornate vale la pena fare uno sforzo in più e dedicare qualche minuto a chiudere i cerchi, a prepara le cose prima e, se possibile, a fare un piccolo, davvero piccolo, pezzettino dell’attività di domani.

Con queste piccole aggiunte riuscirai a uscire dall’emergenza e a ricavarti il tempo per la pianificazione e con questo ritroverai il tempo per te. Se ti pare impossibile, ci sono io per rendere reale questo sogno!

Photo by Kenny Gaines – Unsplash

Pianificare nell’incertezza?

Le emergenze capitano, i momenti difficili anche. E sono proprio queste le occasioni che ci mettono alla prova come persone e che indirettamente testano i metodi organizzativi.

Che dici, ti senti parte di questo discorso? È capitato anche a te? Come hai reagito?

È molto probabile che il focus delle tue azioni sia stato proprio ad affrontare l’emergenza, di fatto questa diventa la priorità numero uno e assorbe tutte le energie e il tempo.

Ma quando l’emergenza non è una cosa così veloce, che si risolve in una giornata o al massimo qualche giorno, come è possibile conciliarla con la normale quotidianità?

In emergenza il “non urgente” rimane indietro e se poi è una cosa che è importante per te e non urgente il più delle volte esce proprio dalla lista delle cose da fare. Quante volte in un momento di crisi, infatti, si rinuncia al tempo personale, alle attività che fanno piacere e che ti danno un po’ di carica in più?

Ecco che torna ancora più forte il ragionamento di prima, sì, ci sta, è corretto, ma nel momento in cui si fronteggia l’emergenza, cioè in un periodo di tempo limitato. Altrimenti si finisce per esaurire tutte le energie. Quindi in questi casi, che si fa?

Si pianifica!

“Nel prepararsi per una battaglia ho sempre scoperto che i progetti sono inutili, ma la pianificazione è indispensabile.”

Dwight Eisenhower

Pare un controsenso, ma tanto più un periodo è difficile e complesso, più è utile avere un piano e ora vorrei condividere con te una vera e propria strategia di pianificazione nell’emergenza.

Ricordi che dico sempre che il tempo non va pianificato per la totalità ma solo per i 3/4? Questo principio, una vera e propria regola per i P.O., rimane sempre valida, nel senso che un quarto di lasco, dedicato agli imprevisti, è sempre utile. Anzi, aggiungo, ora più che mai. Un po’ per la legge di Murphy, un po’ perché, quando si è in difficoltà gli imprevisti pesano ancora di più, questo quarto di tempo “libero” dai impegni predefiniti e dedicato alle cose dell’ultimo momento diventa salvifico.

Per quanto riguarda il tempo rimanente ti suggerisco di divederlo con due fette da 2/4 (che poi è 1/2, la metà del tuo tempo) e 1/4.

La prima fetta la dedichi al lavoro quotidiano, così da non rimanere indietro e a svolgere comunque le cose prioritarie della tua to do list.

La seconda fetta, più o meno grande a seconda del livello di emergenza, la dedichi a pianificare la soluzione dell’emergenza stessa. Sì, il primo passo sta nella creazione del piano d’azione e nella valutazione di tutti i piani B necessari.

Se ci pensi, infatti, le cose più urgenti e dell’ultimo minuto le hai svolte nel quarto dedicato agli imprevisti, le priorità nella metà del tempo dedicato al lavoro quotidiano, ora non ti resta che mettere la testa nel problema e capire come risolverlo al meglio.

Il fatto di avere un vero e proprio tempo dedicato alla pianificazione dell’emergenza ha una sua importanza, ti permette di:

ragionare a mente fredda;
valutare le alternative;
capire quali sono i prossimi passi da fare;
decidere quali fare, come e quando.

In breve… pianificare ti permette di fare una scelta ragionata e ponderata anche quando l’emergenza riduce l’oggettività.

Se ci pensi ti solleva dalle emozioni importanti e spesso negative che un momento difficile o un’emergenza portano con sé.
Per questo è importante che questo tempo segua gli altri due, altrimenti non potrai avere la mente sgombra da pensieri negativi e sufficientemente libera dallo stress per poterci veramente “mettere la testa”, con tutta l’oggettività necessaria a risolvere un problema.

Ecco che in momenti di emergenza è utile una pianificazione 1/4 per l’imprevisto, 2/4 per il lavoro sulle priorità e 1/4 per la pianificazione dell’emergenza o del “momento difficile” che, non serve dirlo, servirà per progettare le soluzioni che poi si metterai in atto nel lavoro ordinario e prioritario dei giorni successivi.

Non sottovalutare mai l’importanza di pensare e pianificare le cose, è sempre un tempo investito, più la fai con la testa, più veloce ed efficace sarai dopo!

p.s. E se i quarti così ti mettono già in difficoltà… passa a un terzo, un terzo e un terzo, si ricorda più facilmente e funziona comunque!

Photo Andrei Slobtsov – Unsplash

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