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Plan B

Plan B

Non amo arrivare in ritardo, ma, lo ammetto, succede anche a me. Mi succede perché riempio troppo il tempo di cose da fare. Questa a dire il vero è un’altra faccenda, ma parto da questo per dirti che capita a tutti di essere organizzati, precisi, attenti e vedere che poi le cose vanno diversamente e oggi vorrei riflettere un po’ con te sul come affrontare questi imprevisti che, c’è poco da dire, capitano.

La prima regola è: non farti trovare impreparato

Per tutto ciò che per te è davvero importante, per tutte quelle che cose che al solo pensiero che non vadano come devono andare inizi già a sentire il mal di pancia, per tutte queste occasioni fai in modo di avere piano B pronto in tutti i dettagli.

Cosa vuol dire un piano B? Vuol dire una soluzione alternativa, pronta per essere messa in atto nel caso in cui la prima strategia fallisca, un po’ come le mutande di scorta insomma.

Il piano B è importante perché il fatto di averci già pensato e averlo pianificato ti permette di risparmiare tempo ed energie nel momento in cui dovrai metterlo in atto e quindi sarai più efficiente ed efficace.

Serve, come detto, per le cose davvero importanti: un cambio in più in valigia per un viaggio di lavoro, aver valutato i tempi per prendere la macchina quando pensi di andare in treno e sai c’è uno sciopero nell’aria, avere con sé una copia in pdf della propria presentazione e non solo aver mandato il ppt via mail… ho reso l’idea?

Non serve per tutto il resto: una seconda agenda, due file dove salvi gli stessi dati, avere sempre con sé l’ombrello… E lo sottolineo perché creare il piano B richiede comunque tempo ed energia e, come sai, queste sono risorse finite, quindi non vanno sprecate, vanno messe in campo solo se serve.

Perciò pensa al piano B solo per le cose davvero cruciali per importanza o perché sono momenti chiave della riuscita del tuo progetto. Per tutto il resto ricorda che la leggerezza è un’ottima compagna di vita e che ci vuole anche un po’ di fiducia nel futuro e nelle tue capacità, non va sempre tutto storto e molto probabilmente te la saprai cavare anche se non fila tutto alla perfezione.

Questo credo sia un vero e proprio approccio salvavita. Te ne parlo quando chiacchiero di decluttering. Spesso ci circondiamo di piani B, nella speranza che questi ci possano tornare d’aiuto nel momento del bisogno e invece, molto spesso, sono talmente tanti che non troviamo quello utile quando ci serve o, ancora meglio, proprio in quell’occasione, scopriamo di poterne fare a meno.

Quindi usa questa tecnica, ma con parsimonia, spesso il piano B è proprio dentro di te e dipende solo da come affronti l’imprevisto.

La seconda regola è: un passo alla volta

Quando capita l’imprevisto si reagisce spesso aumentando ritmo e carico di cose da fare unendo i due aspetti. Ma proprio quando siamo più a rischio errore, quando siamo più sotto pressione dobbiamo “metterci la testa” e rimanere concentrati. Sono quelli i momenti nei quali, per fare le cose per bene, è utile ricordare che il multitasking non esiste: meglio mettere in fila le cose da fare e farle una alla volta, fino in fondo.

Sono questi i momenti nei quali vengono fuori i nostri punti deboli e anche le nostre piccole grandi disorganizzazioni. Come ti dicevo, quando sono un po’ in difficoltà, molto probabilmente cercherò di mettere mille cose nella giornata, perché è un po’ il mio vizio di fondo. E anche qui, un passo alla volta, partendo dal primo: la consapevolezza. Se ti conosci e hai affrontato le tue difficoltà organizzative, sai anche in che errore scivoli più facilmente. E proprio il fatto di conoscerlo fa sì che tu lo possa evitare.

In breve, sai come comportarti, e, se avrai fatto una buona pianificazione, saprai subito cosa è importante e cosa no, potrai quindi eliminare ciò che è secondario e dedicarti al resto con ordine e pazienza.

Terza regola? Ammettere che succede

Sì è proprio vero “fatto è meglio di perfetto” e soprattutto in caso di imprevisto, metti in atto il piano B, procedi con ordine, un passo alla volta, ma ricordati che capita a tutti e quindi tanto vale accettare che non sempre le cose vanno come hai desiderato o pianificato, ma ora, che sarai più preparato e organizzato, risparmierai tempo, energie e sicuramente un po’ di fastidio. Non è forse un’ottima cosa?

Ora, racconta, su cosa investirai tempo ed energia per mettere in campo il tuo piano B?

Photo by Jean-philippe Delberghe – Unsplash

Back up

Back up

Una delle cose che mi piace di questo lavoro è quello di poter lavorare dove voglio, letteralmente.

Rispetto molto il principio che ogni luogo di lavoro ha il suo lavoro, ma devo dire che la questione che mi preme molto è avere con me tutte le cose che mi servono. Ti parlo spesso di liste e check list per questo, ma oggi voglio andare un po’ sul pratico e parlarti di back up.

Sì, perché è vero che è bene con sé le cose che servono, ma è ancora meglio essere sicuri di non perderle!

Ecco dunque qualche dritta per il tuo back up:

Il tuo archivio deve essere unico

Il posto dove archivi i dati deve essere uno solo, non importa se è una cartella in Drive, in Dropbox, nel disco fisso o in un hard disk… fai in modo che le cose non siano sparse, ma al contrario raccolte in un unico posto.
Tante volte mi è capitato di vedere pezzi sparsi nei diversi pc che si usano o anche in cartelle diverse dello stesso pc. Semplificati la vita e decidi un posto, poi mantieni quello.

La parola d’ordine è ordine

Sì purtroppo quando si parla di archivi è necessario fare in modo che siano ordinati, c’è poco da fare.

Questo significa che anche i file dovranno essere nominati in modo chiaro, semplice e univoco e archiviati in un altrettanto semplice e flessibile sistema di cartelle. Questo è un argomento molto importante e che merita spazio, te ne ho parlato nel blog (cerca i post con il tag “archivio”) qui e non voglio rubarti troppa attenzione a riguardo, quindi passo oltre, ricordandoti solo il concetto di ordine.

3 copie, 2 sistemi diversi, 1 sempre al sicuro

Fai in modo che del tuo sistema di lavoro siano sempre 3 copie attive:

  1. una copia è quella in uso, ad esempio sul disco del pc o in cloud;
  2. due sono i back up di tutti i tuoi dati fatti però su sistemi diversi, ad esempio una in cloud e una su un disco fisso esterno;
  3. le copie sono tre e non sono tante. Nella numero uno infatti non è detto che tu debba avere sempre tutto il tuo archivio. Ad esempio il tuo archivio di lavoro corrente potrebbe non avere un progetto fatto e finito di cinque anni fa. La copia numero uno deve essere leggera e facilmente consultabile, al contrario le copie due e tre devono essere complete e uguali. Il punto centrale è che una delle due copie di archivio (la due o la tre) non deve mai uscire dall’ufficio (o da casa, se lavori da casa), quindi essere sempre “al sicuro” e non collegata a internet.

Ovviamente in base alle caratteristiche dei tuoi dati e della tua storia potremmo dire tante altre cose e scendere nel dettaglio. E qui sta l’aiuto di un professionista che ti può aiutare a decidere come meglio gestire i tuoi dati di uso quotidiano… ma in senso assoluto possiamo dire che: un archivio per essere utile è:

unico, ordinato e resiliente!

E il tuo com’è? Raccontamelo nei commenti!

Photo by Annie Spratt – Unsplash

Troppe domande, risposte confuse

Troppe domande, risposte confuse

Se ti chiedo qual è il tuo colore preferito mi sai rispondere subito?

E il tuo piatto preferito?

E se poi volessi anche sapere se ti piace di più il mare o la montagna?

Ti sto infastidendo? Probabilmente sì. Ti sto infatti costringendo a compiere delle scelte in sequenza, una dopo l’altra senza darti tregua. Probabilmente sono tutte cose sulle quali hai già riflettuto e quindi, un po’ per abitudine e un po’ per leggerezza, mi risponderesti correttamente senza pensarci troppo.

Ma se queste fossero scelte impegnative e io te ne proponessi troppe, una dopo l’altra, a un certo punto andresti in confusione e mi risponderesti a caso, pur di farmi stare zitta.

Questo è un fatto scientificamente provato: la capacità decisionale è una risorsa finita.

Non ce ne accorgiamo perché l’abitudine ci salva dal fare le cose a caso. Se vai a fare la spesa di solito non consideri tutte le marche presenti al supermercato, prendi quella che usi abitualmente e al massimo la compari con altre due o con un’offerta del momento. E questa semplice abitudine ti salva dallo sprecare energia e tempo.

Il punto è che se ti trovi in un momento di tante scelte, come un cambio di casa, un nuovo progetto, un nuovo arrivo in famiglia, una situazione nuova al lavoro è normale che le cose debbano essere un po’ più soppesate e che questo ti richieda un po’ di più energia del solito.

Poi, via via che ci prendi la mano, tutto sembra più semplice e le scelte sembrano non essere più così difficili, ancora una volta l’abitudine arriva in aiuto ed evita che tu venga sopraffatto dalla scelta continua.

Perché ti racconto tutto questo? Perché in questo periodo dell’anno spesso ci si ritrova a riprendere le misure con le giornate piene di lavoro, gli impegni quotidiani e si cambiano le abitudini passando dall’estate all’autunno, dalla vacanza al lavoro.

E proprio perché stai cambiando l’equilibrio nella gestione del tempo delle tue giornate è normale che il cervello si fermi un po’ più a pensare a quello che stai facendo e questo “ruba” tempo ed energia e potrebbe stancarti più del solito.

Sì perché le scelte stancano.

Ecco quindi due consigli al volo:

Cogli l’opportunità

Un momento di cambiamento è comunque un’opportunità per rivedere le abitudini, sia quelle buone, sia quelle che vorresti. Potresti infatti mantenere delle buone abitudini prese durante l’estate: nuovi interessi di lettura, una maggiore cura di sé, un diverso equilibrio lavoro-vacanza.
Oppure il fatto che sentire che ti manca qualcosa che hai sempre fatto e che in questo periodo estivo non potevi più fare, darà nuovo valore e motivazione per riprendere a farlo con più entusiasmo.

Datti tempo

Ricominciare e riprendere il tran tran richiede energia e tempo, quindi conceditelo. Ricordati che le scelte consumano energia, quindi inutile buttarsi a capofitto su mille nuove cose, non farai che consumare tutta la tua riserva in un batter d’occhio. Piuttosto sii consapevole che è meglio fare un passo alla volta, anche in fatto di scelte!

Photo by Hector Falcon – Unsplash

Serve un App? No, grazie

Serve un App? No, grazie

Questo mese ti ho parlato di App per aiutare il tuo flusso di lavoro, per annotare e ricordare.

C’è una cosa però per la quale secondo me le App non hanno granché senso e sono le App per la produttività.

La produttività in verità dipende da tante cose alle quali non pensiamo come la gestione dei file, la pianificazione, la comunicazione tra colleghi e collaboratori, ma so che in questo momento pensi alla produttività come tecnica di lavoro.

In tal senso penso ad esempio alla Tecnica del Pomodoro e al GTD. Non voglio parlare ora di queste tecniche perché meritano tempo e spazio, ma quello che voglio condividere con te è il fatto di non lasciarti ingannare dalle App che ti aiutano a fare questo.

Una volta che hai conosciuto queste tecniche e le hai fatte tue, non ti occorre uno strumento digitale per portarle avanti. Nel caso del pomodoro ad esempio, carta penna e timer sono più che sufficienti. Per un buon GTD invece un’App non è sufficiente, perché è più uno stile di vita, un modo di approcciare il lavoro.

E come ultimo punto aggiungo anche la matrice di Eisenhower ,che spesso vedo essere usata come sistema per gestire gli impegni, ma che trovo invece sia un sistema per avere consapevolezza delle cose, ma non un metodo per aiutare la produttività quotidiana.

Quindi oggi il post è vuole essere un inno alla semplicità, al fatto che a volte non serve un programma, un App e via dicendo, spesso carta, penna e intelletto bastano.

Questo te lo dico perché spesso capita poi di passare più tempo ad aggiornare i database e i dati nel web che a lavorare sul serio.
Quindi il mio consiglio è:

fai tua la tecnologia, ma non smettere di chiederti se ti è utile o meno, se ti sta portando via più tempo di quello che ti è necessario per lavorare e passare all’azione.

E se proprio vuoi rimanere focalizzato ecco l’App che fa per te: Freedom
Blocca i siti e le app che possono distrarti mentre lavori.

E tu, sei d’accordo con me?

Photo by Denise Jans – Unsplash

la struttura ideale

la struttura ideale

Nei corsi sulla pianificazione arrivo a proporre una struttura ideale della settimana, con una generica suddivisione delle attività e credo che sia molto importante, oggi ti racconto perché.

Se ti chiedo qual è il prossimo posto dove vuoi andare in vacanza, probabilmente, se è un po’ che ci pensi o hai delle preferenze definite, mi risponderai subito, ma se non ci hai mai pensato, potresti metterci un po’ per rispondermi, potresti poi darmi diverse opzioni e alla fine fare la tua scelta.

Pianificare è un po’ così, all’inizio c’è un foglio bianco

con un mese, un anno, una settimana e sta a te decidere cosa va dove.

Questo è un momento speciale, pieno di infinite potenzialità, con tante possibilità!

Talmente tante che all’inizio è difficile scegliere come iniziare, cosa metterete come primo punto fisso. Perché da quello poi andranno a cascata tutti gli altri.

Quindi scegliere di occupare un giorno con appuntamenti e non con il tempo dalla tua formazione, ad esempio, ti impediscono poi di partecipare a un corso in quella giornata e viceversa.

Per questa ragione credo che essere consapevoli degli impegni che abbiamo in modo ricorrente nella settimana, delle scadenze imminenti, e soprattutto delle diverse tipologie di lavoro che affrontiamo sia indispensabile per capire come pianificare meglio il nostro tempo.

Quanto tempo ti serve per il lavoro di back office nella tua settimana? E cioè quanto tempo devi dedicare ad esempio alla segreteria, alla fatturazione, all’esecuzione di tutte le faccende pratiche che stanno dietro al tuo lavoro? Questo è quello che chiamo “back office”.

Quanto è il tempo che dedichi al tuo lavoro di concetto o creativo? E cioè al tempo che è del “vero lavoro” di creazione di contenuti, prodotti e via dicendo?

Se hai idea di quanto tempo dedicare alle varie attività e crei una settimana tipo, un mese tipo, poi sarà più semplice pianificare la settimana reale partendo da dei capisaldi che ti aiuteranno.

Allo stesso tempo ti permetterà di essere flessibile, modificando l’ordine delle giornate, ma non la somma e quindi il risultato.

Quindi nella tua agenda ideale saprai che ad esempio dovrai dedicare almeno tre giornate al mese alla pianificazione social, poi in quella reale deciderai se saranno i primi tre giorni del mese o un giorno a settimana. Così potrai stabilire come alternare le giornate di appuntamenti e quelle dedicate al lavoro di scrittura, o al tuo tempo libero!

Vuoi provarci anche tu? Ecco il corso che fa per te! Vai a curiosare 😉

Photo by Annie Spratt – Unsplash