Mai lasciare la strada vecchia per la nuova

Mai lasciare la strada vecchia per la nuova

“Mai lasciare la strada vecchia per la nuova.”

Si sa, i proverbi hanno un fondo di verità, e per le tue aziende questo è più vero che mai.

Ti ho spinto a dare dignità al tuo lavoro e al tuo tempo considerando anche il tempo libero e la famiglia alla stregua del lavoro.

Ti ho suggerito di lavorare sulle tue risorse limitate, come il budget, per dare valore a questi tre aspetti.

Ora ci vuole un ultimo passo per fare le cose come si deve.

È ora di mettere un po’ di professionalità anche nei tuoi momenti extra lavorativi.

Nel concreto intendo il fare le cose fatte bene anche se non si tratta di lavoro. E quando dico di fare le cose bene, intendo il saper applicare le stesse regole che valgono per la tua routine lavorativa.

Significa semplicemente applicare le stesse strategie, gli stessi strumenti e operativamente lavorare allo stesso modo.

Questo ti tornerà davvero utile in due aspetti, vediamoli!

 

GLI ARCHIVI

Forse penserai che gli archivi siano noiosi tanto al lavoro quanto a casa, e forse non hai tutti i torti, ma il motivo è che purtroppo gli archivi richiedono tempo, impegno e costanza. Tre ragioni in più per non dimenticarsene e per prenderli sul serio.

Vuoi essere pronto a ritrovare l’ultima bolletta, la polizza per i danni, o più semplicemente per le tante amate fotografie? Tieni in ordine i tuoi archivi. E questo vuol dire: aggiornali frequentemente, fai in modo che siano completi e organizzali secondo le tue necessità.

Il tema archivio è un tema a me molto caro e se ti interessa ti consiglio di cercare tra i tanti post del blog con l’hashtag #archivio.

Ma giusto per… ecco dieci consigli veloci:

  1. dividi le cose per argomento: luce, gas, assicurazioni, informazioni mediche e via dicendo;
  2. se hai più case, dividi anche per abitazione;
  3. se i membri della famiglia sono diversi, dividi anche per membro della famiglia;
  4. crea più categorie per le cose più significative, ma non dettagliare tutto dall’inizio;
  5. metti i documenti più recenti all’inizio e via via gli altri in ordine cronologico;
  6. dividi i documenti da tenere per sempre da quelli che, passato un tot di tempo, puoi eliminare;
  7. crea una piccola pagina di appunti per ogni categoria con i dati salienti e i numeri utili;
  8. utilizza raccoglitori che ti piacciono e non necessariamente quelli classici da ufficio;
  9. fatti aiutare dai colori per creare le categorie;
  10. non scordare le etichette!

 

LA PIANIFICAZIONE

Una buona riuscita dipende sicuramente da un buon piano, e se la cosa è scontata per un progetto di lavoro, non lo è altrettanto per i progetti personali e di famiglia.

È invece altrettanto importante pensare alla pianificazione nel concreto delle attività quotidiane perché aiuta a farsene carico e anche a suddividere il carico stesso tra tutti.

Quindi, anche in casa, sono utili calendario e agenda, servono per ricordare le scadenze, i compleanni e gli appuntamenti il primo, per pianificare il tempo dedicato a sé e alla famiglia la seconda.

E per il tuo tempo libero? Io direi che qui la pianificazione è sacra: a partire dalle giornate che ti prendi per te e “cancelli” dal lavoro e dalle incombenze domestiche, fino alla scelta dei passi da fare per le tue attività e soprattutto all’organizzazione nel dettaglio di tutti gli aspetti possibili 😉

Anche questo è un tema a me caro e trovi un sacco di post a riguardo, cerca l’hashtag #archivio, ma non posso non condividere i tre mantra della pianificazione:

  • si pianifica per sottrazione, e in particolare i ¾ del tuo tempo;
  • la pianificazione è una guida, non un diktat, quindi falla in modo consapevole e sostenibile;
  • una volta fatta, va seguita.

 

Lavoro, casa e famiglia sono tre aspetti che vanno tenuti distinti, ma come vedi, essere professionali anche nei contesti extra lavoro ti aiuta, di fatto, a goderti tutto al meglio. Meno intromissioni tra il tempo di lavoro e quello extra, meno stress da compiti in sospeso e da informazioni che non si trovano. Il gioco vale la candela, non credi?

 

 

Photo by Lili Popper – Unsplash
Agenda o agende?

Agenda o agende?

Nella newsletter del mese scorso raccontavo di quanto sia importante iniziare a pensare che in noi convivono tante cose: lavoro, aspetti personali, aspetti famigliari e di come tutte le parti debbano stare in equilibrio per gestire al meglio tempo ed energia, con qualche consiglio pratico e concreto.

– Non hai ricevuto Q.B., la newsletter o non sei iscritto? Rimedia subito! Ecco il link

Appena dopo aver mandato la newsletter ho pensato che ciò che raccontavo meritasse un po’ di più spazio e ho deciso di cambiare la mia programmazione del blog per parlarti di un errore frequente, ma facilmente rimediabile che per molti diventa un pesante cruccio.

Quanti calendari o agende possiedi?

Mi capita spesso di lavorare con clienti che hanno molti telefoni, molti calendari e molte agende.

Ora sui “molti telefoni” non aggiungo nulla, non è di mia competenza, ma su agende e calendari vorrei farti fare una riflessione.

Questi sono strumenti di pianificazione del tempo. Come sai non occorre usali entrambi necessariamente, ma il punto è: pensi davvero sia necessario avere più agende? O più calendari?

La risposta che mi viene data più spesso è che è una copia è per gli impegni di lavoro e un’altra per quelli personali.

Ora, la cosa funziona se sei molto diligente con le tue aziende, lavoro e personale, e rispetti gli orari. Così quando chiudi una apri l’altra. Ma, mi permetto di aggiungere, questo è piuttosto raro, accade molto più frequentemente che l’una sconfini nell’altra in termini di impegni fuori orario: il dentista, l’aperitivo di lavoro, il colloquio a scuola.

In questi casi che succede? Che bisogna cambiare agenda, o, come capita molto più spesso, ed è una cosa davvero impegnativa per la tua mente, ricordare che tra i tuoi appuntamenti di lavoro non puoi prendere impegni giovedì prossimo alle 11, perché appunto c’è il dentista.

Finché l’impegno è uno puoi anche farcela, ma ti ricordo che venerdì, giorno in cui di solito ti trovi con gli amici, non puoi andare, perché un collega ti ha chiesto di vedersi una mezz’ora per un aperitivo.

E infine, lunedì prossimo, alle 8 devi essere a scuola per parlare con l’insegnante di matematica di tuo figlio.

Non ti pare che alla fine del tuo calendario e della tua agenda tu te ne faccia proprio poco?

Se tutto poi deve stare nella tua mente, che senso ha usare altro?

Il senso di questi strumenti di pianificazione (agenda) e di gestione (calendario) del tempo sono proprio quello di sgravare la tua mente dal compito di ricordare tutto.

La chiave di tutto è che tu, di fatto, sei una persona unica!
Sì, hai più ruoli, ma il tempo è uno per la tua persona.

È quindi molto più semplice, e soprattutto, più efficace usare un unico strumento: un’agenda per la pianificazione delle tue attività e un calendario per tenere traccia dei tuoi appuntamenti.

Poi puoi usare degli accorgimenti per tenere divise le cose tra personale e lavoro:

  • colori diversi nell’agenda cartacea per i diversi appuntamenti;
  • calendari diversi, ma sovrapposti, con colori diversi nella versione digitale.

Ecco risolto il grande problema di tenere unito il tempo e i tuoi tanti ruoli, basta ricordare che sì sei tante cose, ma che il tempo è sempre uno e come tale va gestito, quindi con un unico strumento.

 

Piccole eccezioni sono i calendari tematici: quello dei compleanni, ad esempio, che può essere a sé stante.

Oppure un calendario particolare per vedere un lancio di un prodotto, o le scadenze di un progetto. Ma attenzione che se poi non integri le informazioni… rischi di dover tenere tutto a mente. Quindi, in caso, fai una copia che ti servirà solo per un brevissimo periodo, quando sei focalizzato sul lancio o sul valutare le scadenze.

L’eccezione per l’agenda? Beh, sai che l’agenda non è un obbligo, io la consiglio per pianificare il tempo, ma non è un “must” per tutti, quindi nessuna eccezione!

Ecco… ora che ti sei ripreso il tuo tempo, non mollarlo, organizzalo!

 

 

Photo by Syh – Unsplash

Il rovescio della medaglia

Il rovescio della medaglia

La pianificazione, lo ammetto, mi piace tantissimo. Non a caso è tra i miei servizi che propongo di più, ritengo, infatti, che un buon piano sia davvero l’arma segreta per tradurre i desideri in progetti e i progetti in fatti.

Credo sia fondamentale pianificare l’anno, la settimana i progetti. Ma, sì c’è un ma… è un’arma a doppio taglio e si chiama inerzia.

Hai presente quando devi spostare un pacco molto pesante e all’inizio pensi che non ce la farai mai e poi, pian piano, inizia a muoversi e riesci nel tuo intento?

Questa è la forza di inerzia, è un principio fisico che dice che per imprimere un movimento ci vuole una certa forza. È apparentemente una forza sprecata, non sembra essere utile allo scopo, al movimento, e invece… ecco che pian piano il corpo sembra alleggerirsi, inizia a muoversi e mantiene il suo movimento!

Vale per la fisica, ma vale anche per noi: quando inizi qualcosa di nuovo è sempre molto faticoso. Spesso la fatica blocca, e non si vuole proprio iniziare, l’inerzia è spesso una delle ragioni della procrastinazione, ma una volta superato questo step inziale… ci si trova bene a fare ciò che si sta facendo e non si vuole smettere.
Sembra un paradosso, ma tanto si fa fatica ad iniziare, quanto a cambiare e quindi a finire.

E se per certi lavori è chiaro capire quando le cose sono finite, per la pianificazione non lo è.

Perché si può continuare quanto si vuole, si può andare nel dettaglio e poi ancor più nel dettaglio.

Ed ecco l’arma a doppio taglio: l’iper-pianificazione.

Il fatto di voler definire tutto per filo e per segno, fare i fiocchetti e i contro fiocchetti.

Purtroppo, questo è un esercizio di puro stile, perché per sua natura la pianificazione deve essere flessibile.

Che si tratti di definire la settimana, l’anno o un progetto…

la pianificazione è una traccia che definisce obiettivi, confini e passi per arrivare alla meta, ma allo stesso tempo deve permetterti di adattare il programma a imprevisti, necessità dell’ultimo minuto.

Sembra paradossale, ma solo se hai ben pianificato un progetto hai in mano tutti gli strumenti per modificarlo senza perdere di vista l’obiettivo: sai i tempi di ogni passo, le priorità, i punti critici… e così puoi adattare tua la pianificazione.

Definire troppo orari, compiti della settimana non ti permette di rispondere alle urgenze inaspettate.

Quindi… sì alla pianificazione, ma fatta in modo flessibile e consapevole.

 

 

Photo by Chris Curry – Unsplash

Definisci la tua rotta

Definisci la tua rotta

 Non so se tu sia un amante della pianificazione e in particolare di quella annuale, ma, come ben sai, è per me un vero must.

La pianificazione annuale è davvero importante perché ti permette di tradurre in fatti le idee, di non lasciare i sogni nei cassetti, e di rispettare il tempo per te, che sia di vacanza, formazione, famiglia o semplice nullafacenza.

La pianificazione annuale perché sia valida e durevole però deve essere leggera, realistica e flessibile, insomma una vera pianificazione di massima.

Proprio per questa ragione spesso si traduce in un bellissimo programma che però rimane tale.

Già, perché quando si passa all’opera e quindi alla pianificazione più a breve termine, non si riesce a infilare quel bellissimo disegno in grande che si è fatto nelle azioni di tutti i giorni.

Come mai?

Perché bisogna procedere per step e tra la pianificazione annuale e quella settimanale ce n’è una a medio termine, vediamola insieme.

Si tratta di uno sguardo ancora molto di massima, ma non più a livello di anno quanto più a trimestre o a mese. Molti la fanno a mese, io ti consiglio di lavorare un po’ più in grande, che poi sia due o tre mesi dipende proprio dal tipo di vita che fai e dal tuo lavoro.

Ad ogni modo, vediamo come uno sguardo a medio termine ti può tornare davvero utile.

 

VALUTA LO STATO DELL’ARTE

Innanzitutto, la pianificazione a medio termine ti permette di considerare come stanno andando le cose. È fondamentale infatti valutare cosa sta succedendo in questo arco temporale: in che progetti sei già impegnato? Un’altra domanda importante è: cosa “ti ruberà tempo” in questo momento? Vacanze? Trasferte di lavoro? Impegni particolari?

In una pianificazione a medio termine è ancora più importante valutare la regola della sottrazione, togliere cioè il tempo già impiegato in altro. Spesso si fa il contrario, si ragiona cioè come se si avesse sempre il 100% del proprio tempo e questa è la principale ragione di fallimento della pianificazione, in particolare di quella a medio termine, perché se in una settimana può capitare di far saltare un giorno e comunque lo si può recuperare facilmente (in un giorno non ci sono mille cose), è molto più probabile che rimandare qualcosa di un mese significhi non iniziarla proprio, quindi non tanto di passarla al mese dopo, ma al quadrimestre dopo o a data da destinarsi, cioè mai.

 

PENSA IN PICCOLO

Se la pianificazione annuale ti insegna a pensare in grande, quella a medio termine ti insegna a essere razionale e, in particolare, a guardare la realtà dei fatti.

È infatti ora di suddividere il grande progetto in sotto progetti e, se necessario, anche in singoli microprogetti. Questi piccoli progetti sono quelli che andranno messi nella tua pianificazione a medio termine.

Così come nella pianificazione settimanale ti suggerisco di mettere in lista azioni, qui ti dico: “crea i tuoi micro obiettivi e rendili il traguardo del mese”.

 

NON ESAGERARE E CONTROLLA LA ROTTA

La pianificazione a medio termine ti può davvero aiutare per essere il punto di unione tra l’anno e la settimana, ma come sempre c’è il rovescio della medaglia: l’iperpianificazione.

Oltre ad andare per sottrazione e quindi non considerare il tempo che già hai impegnato in altro, non devi lasciarti andare all’idea di incasellare tutto. Metti in lista pochi punti, ma quelli chiave, quelli che abbiamo visto prima.

Questo perché questo tipo di pianificazione è più un momento di revisione che di fiocchetti alla tua lista delle cose da fare.

Sì, una volta valutato lo stato dell’arte e pulito il tuo tempo, messi i tuoi obiettivi mensili ecco che ora puoi valutare come stanno andando le cose. Stai seguendo la rotta che avevi previsto? Se la risposta è no, cosa va cambiato, adattato? Ci sono novità inaspettate per le quali è meglio fare qualche cambiamento?

Lo so, fa paura. L’idea di mettersi a tirare le somme ogni due, tre mesi, fa paura. Chiedersi a che punto sei, dove vuoi andare, cosa tenere e cosa cambiare è un bell’impegno.

Ma è questo il segreto per arrivare alla tua stella polare: devi disegnare e ridisegnare la tua rotta.

Quindi, fai un bel respiro e, ogni quadrimestre, metti in agenda qualche giorno per la tua pianificazione a medio termine: valuta lo stato dell’arte, pensa ai tuoi obiettivi e definisci la rotta!

 

 

Photo by Jonatan Pie – Unsplash
Pianificazione settimanale

Pianificazione settimanale

Il venerdì è sempre stata una giornata un po’ particolare al lavoro: di fatto una giornata più leggera, sai quella in cui vai vestito casual, perché si può, in vista del week end…

È una giornata nella quale difficilmente si iniziano nuovi progetti, semmai si cerca di chiuderli ed è una giornata nella quale capita che le persone non rispondano al telefono dopo il pranzo. Con una buona pianificazione lavorativa è per molti anche una giornata a metà, a orario ridotto, istituzionalmente al nord, per scelta più a sud.

Per tutte queste ragioni per me il venerdì è una giornata speciale e non a caso ho scelto di far uscire il post del blog proprio il venerdì! E questo venerdì si festeggia, sono ben sei anni di blog! Ti immagino, in un momento di pausa, proprio prima del week end a leggere i miei articoli, che bello, mi piacerebbe poter far un cin insieme!

Ok, torniamo a noi e a quello che ti voglio raccontare: nella mia pianificazione settimanale il venerdì ha un altro aspetto un po’ speciale: è il giorno della pianificazione settimanale.

La consiglio a tutti i miei clienti, poi, per alcuni è meglio farla su base quindicinale, per altri settimanale, ad alcuni viene meglio il lunedì mattina e per altri, per l’appunto il venerdì.
Diciamo che su base settimanale e nell’ultimo giorno di lavoro è un po’ la scelta classica e quindi per questa volta parliamo di questa.

Mi piace fare la programmazione settimanale il venerdì perché mi permette di chiudere la settimana lavorativa, passando a mente serena alle giornate che dedico a me stessa e ai miei cari, cioè il week end, e mi permette inoltre, il lunedì mattina, di partire già organizzata.

Vuoi provarci anche tu? Ecco come puoi fare.

  • Primo aspetto: metti in agenda uno slot di almeno un’ora dedicato alla tua pianificazione settimanale.
  • Secondo aspetto: non trascurare quest’ora e pensare che sia una cosa secondaria, è un vero appuntamento con te stesso e richiede energia, motivazione e una sana dose di autocritica, ne va della produttività della tua settimana.
  • Terzo aspetto: se è programmata, si fa e si fa fino in fondo!

Ora capiamo cosa c’è da fare. Prima però devi armarti di agenda, matita e gomma. Se poi sei super convito, agenda e penna vanno benissimo. Pronto? Andiamo ai passi da fare:

1.

Controlla i giorni di festa, tuoi e della tua famiglia: elimina questo tempo dalla tua settimana.

2.

Revisione del calendario: vedi che appuntamenti hai nella settimana seguente e togli il tempo dedicato a queste attività. Mi raccomando, prevedi anche i famosi tempi morti: quelli per arrivare e tornare, nel caso siano appuntamenti fisici, e per prepararti e schiarirti le idee, nel caso siano on line.

3.

Valuta se per questi appuntamenti è tutto pronto o meno: nel caso mancasse qualcosa ricava in agenda del tempo per preparare i materiali e aggiorna le liste necessarie, ad esempio se c’è qualcosa da comprare, aggiungilo subito.

4.

Togli il tempo che questa settimana intendi dedicare alle tue routine ricarica energia: sport, eventi culturali, formazione personale…

5.

Inutile ricordarti di togliere anche il tempo per la pianificazione della settimana successiva.

6.

Ora fai un controllo della settimana passata: c’è qualcosa che è rimasto in sospeso e che ora è diventato urgente? In tal caso mettilo in agenda, avrà la priorità.

7.

Rivedi la lista deleghe: qualcosa è rimasto in sospeso ed è ora di tirare le fila? Metti in agenda le singole azioni.

8.

Questo è anche il momento di rivedere le famose liste progetti, cioè le liste che ti ricordano su quale fronti sei impegnato e cosa c’è da fare per ogni progetto. La settimana scorsa ti avevo promesso che ti avrei detto come portare a termine anche le liste che non siano la to do list, ed ecco il pezzettino mancante.

È il momento, infatti, per fare mente locale sui tuoi progetti di lavoro: quali sono i prossimi passi da fare, cosa è necessario fare ora nella tua programmazione? Passalo in agenda, e, come sempre, metti in lista azioni semplici e concrete che ti aiuteranno a passare all’azione.

Scrivi per questa settimana le attività in modo dettagliato e per la successiva preparati già dei suggerimenti.
Questo lo dico perché questo passo è un passo molto importante. È il famoso collegamento tra la pianificazione a medio termine con quella a breve termine. Se hai già lavorato su quella a medio termine (qui un articolo dove te ne parlo) sarà più semplice ora decidere cosa fare.

9.

Fai un controllo generale e valuta se hai esagerato: uno degli errori della pianificazione è riempire l’agenda come un uovo sodo, ricorda che la regola d’oro è quella dei tre quarti, quindi, per ogni giornata fai in modo che comunque ci siano dei laschi di tempo per le urgenze, l’imprevisto. Lo so, non è facile, ma come ti dicevo, devi essere onesto con te stesso e soprattutto realistico. La riuscita della settimana dipende dalla tua pianificazione: quanto più è onesta e veritiera, tanto più sarà di successo. Inutile programmare attività per 26 ore di lavoro, quando sai che ne avrai al massimo 8. Inutile pensare di avere sempre il massimo delle energie e ignorare pause pranzo e riposi.

10.

Ora che la settimana è pianificata, aggiorna le liste progetti e anche i tuoi database, magari c’è qualcosa che in settimana hai scordato di archiviare, o un contatto che vuoi salvare, o un sito che vuoi ricordare… insomma, vedi di chiudere tutti i cerchi aperti. Questo riordino è sia mentale che fisico. Ti consiglio infatti per approfittare per sistemare scrivania e archivio. Farlo un po’ alla volta è meno faticoso e permette realmente di chiudere i cerchi aperti e non farti perdere i pezzi delle cose, ma soprattutto ti dà un senso di completezza che ti permette di mettere la parola fine alla settimana di lavoro!

 

La settimana è pianificata, le liste e gli archivi sono aggiornati, non ti resta che prepararti le singole cose per il lunedì e… staccare la spina! 

Ora il tempo è solo tuo, per ciò che ami!

 

 

Photo by Debby Hudson – Unsplash