Chi ha tempo, non aspetti tempo

Chi ha tempo, non aspetti tempo

Quest’estate ho letto diversi libri sulla gestione del tempo e un concetto veniva ripetuto in tanti modi diversi: chi ha tempo non aspetti tempo.

In verità possiamo girarci intorno quante volte vogliamo, ma se qualcosa ci interessa e lo vogliamo fare, lo facciamo subito e diamo a quest’attività la priorità. Quindi quando si dice “sì, vorrei farlo, ma non ho tempo” la versione giusta sarebbe: “vorrei farlo, ma non è una mia priorità”.

Come puoi dunque iniziare a fare qualcosa che pensi veramente di fare, ma che non metti in cima alla lista delle cose da fare?

Non ti nego che il discorso è ben più lungo e complesso, perché richiede una visione più ad ampio spettro sulla gestione del tuo tempo, ma oggi voglio comunque darti alcuni consigli che potrebbero tornarti utili.

Prendi appuntamento con te stesso

Mi è capitato spesso di usare questa tecnica con i miei clienti. E’ un modo per obbligarti a dare un tempo preciso e uno spazio concreto nell’agenda a qualcosa che vuoi proprio fare.

Inizia con una piccola azione

Non sottovalutare il potere del primo passo. Il primo passo toglie l’inerzia del non fare e ti apre la porta al cammino che passo dopo passo ti porterà all’obiettivo.
Il segreto è quello di non puntare a scalare la montagna e darsi da subito enormi compiti onerosi, quanto veramente pensare a un piccolo e concreto passo, facile da affrontare, ma efficace.

Chiediti se per te è veramente importante

Questa è una domanda che non si fa. Ma se qualcosa non è ancora stato fatto, è anche molto probabile che tutto sommato non ti interessi così tanto.

Quindi è molto più onesto chiedersi “ma non lo faccio mai perché non mi interessa?” E se la risposta è sì, senza indugi eliminalo dalla lista di cose da fare.

Se invece ti interessa, ma comunque non lo hai ancora messo in lista, vuol dire che probabilmente riesci a fare ugualmente, e cioè a organizzare la tua giornata senza fare quella cosa. Vuol dire cioè che puoi trovare una soluzione differente, a volte più semplice e veloce per ottenere lo stesso risultato, proprio perché fino ad ora hai sempre e comunque fatto ugualmente.

Se invece ti interessa e non sei soddisfatto della giornata, beh, è giunto il momento di metterlo in cima alla lista delle priorità e farlo. Ciò che mancava era solo la consapevolezza di quest’aspetto.

E tu quale di queste idee applicherai e per fare che cosa?
Raccontami cosa sei riuscito a fare e come.

Fai il check

Fai il check

Ho lavorato per tanti anni nell’alta formazione e due erano i miei momenti preferiti: quando si doveva creare l’agenda del corso, momento assolutamente creativo e in continua evoluzione e rivoluzione della struttura del corso; e il momento finale, nel quale si tiravano le somme, un momento molto più scientifico, statistico e di elaborazione.

Questo secondo momento è fondamentale perché permette di capire come si è lavorato, cosa si può mantenere, cosa va migliorato, che novità introdurre.

Il punto è che questa revisione è una cosa che non si fa poi così spesso, perché si pensa di tenere tutto a mente e che la prossima volta sarà semplice definire cosa cambiare.

Questo è vero solo per gli errori più evidenti e grossi, ma non per le piccole cose: un errore nella presentazione, un logo posizionato male, un tempo non calcolato, un’idea o un commento di un cliente.

Di fatto queste piccole revisioni altro non sono che una chiusura delle azioni, nel senso che tutte le volte che hai notato qualcosa che non va, vale la pena appuntarlo subito e, se richiede meno di due minuti, farlo subito, mentre se richiede più tempo, va aggiunto alla lista delle cose da fare.

Oltre a questo, vale la pena avere sempre un momento per fare il punto e chiedersi se le cose sono andate come dovevano in termini di tempi, aspettative, errori e possibili miglioramenti.

Quindi quando ti parlo di formazione nel senso di crescita personale, ti parlo anche di revisione.

E molto in sintesi ti consiglio due tipi di revisione.

Uno pratico e veloce di:

  • documenti di uso frequente
  • check list
  • intestazioni, contatti
  • database
  • archivi

Uno più impegnativo che va aggiunto dopo tutti i momenti di lavoro, siano dei momenti di condivisione o formazione (hai tenuto un corso, hai fatto una riunione) o dei momenti di lavoro diretto (incontri con i clienti) o di pianificazione, sì anche la pianificazione sia essa annuale, semestrale, settimanale, va rivista ogni tanto…

Chiediti se:

  • hai rispettato il programma
  • hai raggiunto gli obiettivi e se pienamente o no
  • il tuo grado di soddisfazione è adeguato
  • ci sono eventuali errori o sviste sia in termini di contenuti, che di risorse materiali e non (tempo ed energia)
  • ci sono possibili miglioramenti

e annota le nuove idee!

Un tempo che non è perso

Un tempo che non è perso

“C’è poco da fare, faccio prima a fare da solo”

Ti è mai capitato di dire queste parole? Beh, in effetti la tentazione è forte e spesso occuparsi di qualcosa in prima persona pare un ottimo risparmio di tempo piuttosto che far fare a qualcun altro.

Ma qual è la verità?

Se vuoi crescere come persona devi delegare ciò che sai fare meglio, così quel tempo potrai dedicarlo a qualcosa che ancora non sai fare.

Fa paura? Sì, sempre. Di fatto vuol dire uscire dalla comfort zone e rimettersi in gioco.

La ragione per la quale te ne parlo oggi non è tanto per spingerti a delegare, ma piuttosto per porre l’accento su come farlo e cioè sulla buona delega.

Se per te qualcosa è davvero facile e la sai fare bene, allora è probabile che non sarà semplice delegarlo.

Perché dico questo? Perché spesso il passaggio di consegne è rapido e veloce, ma non altrettanto efficace e completo. Non si pensa, infatti, che deve esserci una corretta e completa “formazione” della persona alla quale viene data la delega.

Quando vuoi dare ad altri un compito ricordati di spiegare:

Cosa vuoi che venga fatto.

Spiega perché questo compito è importante per te e quali sono i suoi obiettivi. Questo è un passaggio importante per dare valore al compito e allo stesso tempo responsabilità al delegato.

Quali sono i passi.

E qui sta il difficile, non dare nulla per scontato, cerca di ricordare quando l’hai fatto tu per la prima volta, ricordati di spiegare la questione in modo lineare, semplice, proprio come se stessi parlando ad una persona che hai appena incontrato e che non ha idea di cosa tu stia parlando.

Questo è il tempo della formazione della delega. Più impieghi bene questo momento, maglio funzionerà la delega e soprattutto, anche se ti pare tempo sprecato ora, sarà tempo guadagnato poi! Perché non dovrai rivedere il compito (“lo facevo meglio da me”), non sprecherai tempo (“facevo prima a farmelo da solo”) e potrai contare su un aiuto in più in futuro senza dover rispiegare tutto (non è sempre vero che “chi fa da sé fa per tre”).

Chiarisci i tempi della delega.

In modo realistico e puntuale, così entrambi potrete organizzare il vostro tempo di lavoro.

E tu quando deleghi, dedichi il giusto tempo per tramettere tutte le informazioni? Da oggi no hai più scuse, delega con la testa, guadagnerai tempo e migliorerai il tuo lavoro!

Formazione o ispirazione?

Formazione o ispirazione?

La scorsa settimana ti ho parlato di formazione, di quanto sia importante e quanto vada pianificata, ma ci sono altri momenti che vanno inseriti nella nostra pianificazione e che ci fanno crescere come persone e, soprattutto, ci tengono la mente aperta.

Si tratta comunque di formazione, ma sicuramente meno tradizionale. Forse in apparenza penserai che non serva a nulla e che non è poi così importante, ma… è proprio al contrario.

Quello che ti chiedo di fare è di mettere in agenda, una tantum, un tempo di ispirazione.

L’ideale è una giornata al mese, ma puoi sempre scegliere di fare il tuo giorno magico a settimana o due tre giorni per te due tre volte l’anno. A me piace che i momenti siano frequenti, quindi cerco di ricavare la mia giornata al mese, ma su questo fai come funziona meglio per te.

Cosa puoi fare in questa giornata?

Molte cose, ma in particolare solo cose che ti piacciono e che ti ispirano… e funzionano meglio se sono nuove!

Quindi una visita in una città nuova, o una parte meno nota della tua città, una mostra, un corso di un tema che non conosci, una conferenza di un argomento nuovo.
Può essere qualcosa che ti incuriosisce e che pensi ti piaccia o può essere qualcosa che apparentemente non centra nulla con il tuo lavoro, ma che ti incuriosisce ugualmente.

In questo è un momento diverso dalla formazione: non cerchi di approfondire qualcosa che conosci, o di accrescere le tue skills, quanto piuttosto cerchi… ispirazione!

Perché ritengo sia altrettanto importante? Perché sei una persona viva e in evoluzione e hai bisogno di avere un approccio positivo e aperto alle novità, quindi… un tempo di questo tipo è quello che “fa bene” a livello di energia e di crescita.

Quindi… oltre al tempo di formazione, metti in agenda il tempo di ispirazione… e raccontami come intendi usarlo!

Si torna sui banchi

Si torna sui banchi

Quando ero bambina e vedevo che nei fruttivendoli iniziava a comparire l’uva ero triste, non certo perché non mi piacessero i dolci grappoli bianchi e neri, anzi! Ma perché per me significava che da lì a poco sarebbe iniziata la scuola.

E, in effetti, settembre è un po’ un mese di nuovi inizi; i bimbi rientrano nelle classi e noi (adulti?) nel nostro lavoro a pieno regime. Ma una cosa ci accomuna: si riprende a studiare!

Sì, perché come dice il proverbio: “non si finisce mai di imparare” e credo che questo sia un gran vantaggio, perché ci permette di evolverci, di tenere aperta la mente e di non annoiarci.

Perché ti racconto tutto questo? Perché è facile dire formazione, ma nella pratica, come si inserisce nel lavoro di tutti i giorni?

Ecco tre regole utili:

Le idee sono mille, ma il tempo non è infinito.

Quante volte dici: “ah sì questo vorrei proprio approfondirlo”, “sì voglio leggere questo libro”, “devo proprio diventare capace di fare anche quest’altro”, le idee, insomma, sono tante e può capitare, nell’enfasi del momento, di comprare libri, di buttarsi a capofitto in nuovi studi e poi abbandonare il tutto a favore di qualcos’altro più urgente.
Per quanto sia utile sfruttare l’energia dell’entusiasmo, è bene tenere a mente che anche la formazione va ragionata. Quindi il primo passo è definire una scaletta di priorità.

Scrivi tutte le cose che vorresti approfondire, studiare, imparare e dai un punteggio in termini di importanza, piacere personale e urgenza, così potrai definire un elenco che ti dirà anche con cosa cominciare.

Non mettere tutto al primo posto e non iniziare con mille argomenti, piuttosto, in base al ragionamento fatto prima, decidi il tuo prossimo argomento di formazione. Inizia con poco e vedrai che in breve diventerà realtà!

Non una tantum, piuttosto poco, ma sempre.

Inserisci un momento di pianificazione nella tua agenda settimanale, non dedicare alla formazione i ritagli di tempo o uno spazio quando non hai nulla di urgente (leggi di meglio) da fare. Nell’agenda metti per primi i tuoi impegni personali (di salute, ricorrenze, anniversari, vacanze) e poi i tuoi momenti di crescita personale, di gratificazione.

Il tempo non sarà sempre lo stesso, certi mesi dovrai limitare la formazione a poche ore, ma in altri potrai dedicarle giornate intere. L’importante, insomma, è che ci sia sempre un certo tempo.

Perché insisto tanto sul tempo della formazione? Perché se vuoi continuare a lavorare la formazione è ciò che fa crescere, maturare ed evolvere il tuo lavoro. Per questo non è tempo perso o un tempo secondario, al contrario è un tempo di lavoro importante tanto quanto gli appuntamenti e la ricerca di nuovi clienti.

Per iniziare, prova a dedicare un pomeriggio a settimana e mettilo nei momenti per te meno produttivi, così, facendo una cosa che ti piace, non sarà stancante. Non metterlo come prima cosa della giornata, perché un’urgenza o un imprevisto faranno saltare irrimediabilmente il tempo formazione.

Sii onesto.

Il tempo di formazione non è tempo del far nulla a leggere post a caso o ad approfondire un hobby. Dedicale il tempo giusto e non barare sui contenuti: sono cose che fanno bene a te e quindi non sprecare quest’opportunità.

E tu, quali libri metti sul banco questo quadrimestre?