Malthus nella vita di tutti i giorni

Malthus nella vita di tutti i giorni

Come avrai visto nelle mie storie di Instagram, sono spesso in giro in macchina ed è per me un’occasione per ascoltare i podcast che mi piacciono molto. Un paio di giorno fa ne stavo ascoltando uno molto interessante che parlava di Charles Darwin, una persona riservata, semplice, ma con un’ottima osservazione e un intelletto decisamente non comune. Sì, avrai capito, che è una delle persone del passato che ammiro.

Te lo racconto perché riascoltare la sua storia mi ha fatto riflettere su come alcuni principi siano ecologicamente importante, ma anche molto trasversali. In particolare, nel podcast sento che, come ci ricorda il principio di Thomas Robert Malthus, “in un sistema economico o naturale, gli elementi si spartiscono le risorse disponibili, e per questo nasce una competizione che porta il più forte a sopprimere il più debole per emergere”.

Certo, dirai, questa è la base dell’economia demografica, e che, scopro grazie al podcast, ha dato un elemento in più a Darwin per formulare la teoria della selezione naturale. Ma se ripensi alla green economy ti ricordo anche che in un ecosistema nulla si crea e nulla di distrugge, tutto è riusato, riciclato; ciò che è per alcuni uno scarto per altri è risorsa. Questo significa che le risorse non sono infinite, cambiano solo forma e funzione.

Come si conciliano dunque questi due principi? E soprattutto cosa c’entrano con te?

Quali sono le tue risorse finite? Quale il tuo ecosistema?

La risposta alla prima domanda è: soldi, tempo ed energie e la seconda è: tu, il tuo corpo e la tua vita.

Quindi, visto che sai che mi piace essere pragmatica e diretta, come puoi spartire le tue risorse finite nelle tue attività? Se la questione economica esula un po’ da questo post e ne parleremo a tempo debito, andiamo a vedere delle altre due.

Energie

Tieni mai conto delle energie dal punto di vista del tuo corpo? Probabilmente ci pensi se hai dormito male o mangiato poco e dici che sei stanco. Ma ci pensi anche dopo aver fatto un compito difficile? Pensi mai di fare subito dopo qualcosa di più leggero?
E quando lavori con altri pensi mai che il dispendio di energie per fare qualcosa non è necessariamente lo stesso che pensi per te, ma che ognuno impiega differentemente risorse mentali e fisiche?

Quando parlo di pianificazione con i miei clienti vedo spesso che pianificano le giornate e le attività come se fossero sempre al 100% delle proprie capacità, pieni di energia e di voglia di fare. Purtroppo però non è sempre così, che sia per un imprevisto o per un periodo lavorativo intenso, è molto più semplice pianificare le attività pensando a quando sarai produttivo e quando no, e quindi a mettere in agenda prima le pause piuttosto che le attività.

Tempo

Altro grande cruccio “oggi non ho fatto nulla”, quando la risposta più corretta sarebbe “oggi non ho fatto nulla di ciò che volevo, ma ho fatto molte altre cose” forse meno urgenti o importanti, ma che comunque hanno occupato il tuo tempo. Non sto pensando a tutte le attività rubatempo come gingillarsi, far finta di lavorare, sto pensando a tutte le persone che lavorano e impiegano il proprio tempo attivamente e poi pensano di non aver fatto nulla.

Il tempo è una risorsa finita e quindi non è persa, al massimo impiegata diversamente da quanto pianificato. Ecco perché la pianificazione serve, perché ti permette di sapere cosa fare e quando farlo, così puoi gestire il tempo e non pensare di non far nulla o avere la sensazione di essere sempre di corsa.

Come vedi anche nel nostro ecosistema umano bisogna imparare a gestire le risorse, perché non è vero che perdi tempo ed energie, vuol dire che le hai impiegate altrove.

Il primo passo è capire dove e il secondo è scegliere.

Sì, scegliere, far competere la versione meno bella di te e far emergere quella più completa e bella: ciò che veramente sei e puoi fare.

Non ne vale forse la pena? E tu, cosa elimini per cominciare?

Darsi ordini

Darsi ordini

Capita a tutti di non avere voglia di fare qualcosa, ti rimandare un compito, o di bighellonare un po’. Ma un conto è se capita ogni tanto, un conto se è un metodo di lavoro.

Detto ciò, come possiamo fare in modo che non diventi uno stile di vita?

Come sempre prima bisogna capire se è una cosa che non ci piace fare e che comunque dobbiamo fare, o se è una cosa che rimandiamo perché in fin dei conti non ci interessa o non la riteniamo importante.

Se ricade nel secondo caso, forse vale la pena eliminarlo e basta, ma se sei nel primo caso ecco qualche suggerimento che ti può tornare utile.

Ricordarti perché lo stai facendo e che vantaggi avrai ad averlo fatto.

A me ad esempio non piace fare le fatture, ma proprio perché sono necessarie, dedico dei momenti specifici in agenda per questo compito e quando sento che non ho voglia mi ricordo perché lo sto facendo.

Avere chiaro il focus è molto importante per indirizzare al meglio le nostre energie: pensa a quando vai in palestra o quando dedichi tempo a studiare una cosa nuova.

Inizia con un piccolo passo, ma inizia.

L’idea di affrontare un compio che non piace fa sempre venire voglia di rimandare perché la questione si ingigantisce, quindi è meglio minimizzare: pensa ad una piccola azione concreta che ti faccia iniziare il compito e metti quella in agenda. Questo ti aiuterà a ridimensionare la cosa.
E dopo? In questo caso lascia in agenda dei tempi più lunghi de necessario, perché sarà facile trovare una scusa e infilare qualcos’altro da fare, ma così facendo ti rimarrà comunque tempo a sufficienza per iniziare il primo passo per portare a termine il tuo compito.

Pensa a che succede se non lo fai.

E se prendere un appuntamento con te stesso non funziona e nemmeno ricordarti perché lo fai, ricordati cosa succede se non lo fai. Questa è una tecnica decisamente poco efficace dal punto di vista energetico e che ricorda un po’ la maestra, ma a volte torna comunque utile.

Il punto è che lavorare procrastinando i compiti rendere poi impossibile il recupero di un imprevisto o, cosa che è ancor più un peccato, di migliorare noi stessi.
Mi spiego un po’ meglio. Lavorare sotto data richiede un lavoro veloce e possibilmente consolidato, perché aggiungere dei passaggi nuovi, sperimentare nuove tecniche, fare delle revisioni importanti sono tutti elementi molto rischiosi, perché portano ad una possibile perdita di tempo e questo può vuol dire non concludere i compiti, e quindi automaticamente non si fa.

Non avere il tempo e l’atteggiamento mentale rilassato non permette di valutare se ci sia qualcosa da migliorare, un passaggio da rivedere per risparmiare tempo, in sintesi, non c’è tempo ed energia per sperimentare e migliorare il nostro lavoro.

Infine, ultimo passo, una volta fatto il lavoro, veloce e sul filo della scadenza, non c’è più la voglia di riprendere in mano la cosa e questo vuol dire che spesso salta anche la fase di archiviazione e revisione lavoro.

Ti ho dato abbastanza motivi per rivedere il tuo punto di vista?

Scegli uno di questi tre approcci e fallo tuo e ricorda che quando ci si da un ordine ci si da anche un premio. Sì, perché dopo un momento che richiede uno sforzo, mentale o fisico, vale la pena mettere qualcosa che lo dà: cioè un premio. Cosa significa? Un momento di pausa e di gratificazione. E anche pensare che questo arriverà dopo… aiuta!

E tu hai qualche altra tecnica da suggerire per passare dal dire al fare?

Prima o dopo?

Prima o dopo?

Ti capita mai di essere con le mani in pasta, letteralmente intendo, ad amalgamare farina uova e tutti gli ingredienti perfetti della torta preferita e realizzare che hai dimenticato il lievito e che ora per prenderlo o dovrai fermarti, staccare l’impasto dalle mani e lavarle o sporcherai tutto nel tentativo di aprire lo stipetto e prendere il barattolo giusto?

Beh… capita a tutti, ma sicuramente la prossima volta tirerai fuori il lievito per tempo e sarà tutto disposto alla perfezione sul piano di lavoro.

Questo è quello che capita quando non pianifichiamo bene la sequenza degli eventi e lungo la via ci accorgiamo che dovevamo fare prima qualcosa che non abbiamo ancora fatto e questo è un bell’inconveniente, perché porta a sprecare tempo ed energie.

Ho deciso di scrivere questo post perché molto spesso quando lavoro con i progetti dei miei clienti mi accorgo che non hanno prestato la giusta attenzione all’ordine temporale, a ciò che viene prima e ciò che viene dopo. E spesso questo è causa di ritardi e di incomprensioni.

Ancora una volta un po’ di pianificazione aiuta.

Il problema non è solo nell’ordine temporale delle cose, ma anche nella loro durata: una buona pianificazione tiene conto anche del criterio temporale sia nel senso di prima e dopo, sia nel tempo di attesa necessario per compiere alcuni passaggi. Ad esempio, alla richiesta di leggere un documento devo lasciare il tempo al destinatario di leggerlo. Ci pensi dopo il click di invio di una mail?

La pianificazione aiuta anche nel verso contrario e cioè a capire quando due cose possono essere fatte insieme e quindi a non sprecare tempo facendole una dopo l’altra. Non avevi forse acceso il forno mentre impastavi così, ora che è tutto pronto, puoi informare lo stampo senza aspettare che arrivi alla giusta temperatura?

Lo so, è un concetto apparentemente molto semplice, ma che nella gestione del tempo si traduce in tanti piccoli inghippi. “Sono bloccato, finché non mi manda la versione finale non posso andare avanti”, “sto perdendo tempo, perché ha fatto un sacco di modifiche e ora mi tocca riprendere tutto da capo” Ti suona famigliare? Ecco cosa vuol dire non aver correttamente considerato tempi e durate.

La soluzione è sempre una buona pianificazione, che richiede un momento di analisi del prima del dopo e del tempo necessario in fase di elaborazione del progetto.

Anche questo tipo di ordine serve e renderà i tuoi progetti efficaci e precisi.

Non sai come fare questo passo? Parti dal passato. Vai a vedere un progetto passato, e valuta se hai considerato l’ordine di questi fattori o se al contrario non ci siano stati momenti di ritardo dovuti a una pianificazione imprecisa. C’è qualcosa che poteva essere fatto prima di qualcos’altro e che ha bloccato il progetto? Si poteva risparmiare tempo facendo insieme delle parti? Hai valutato male delle parti che poi si sono rivelate molto più lunghe?

Questo tipo di analisi è molto importante, aumenta la consapevolezza e la capacità di pianificazione, così facendo, il prossimo progetto sarà migliore del precedente e le cose fileranno molto più lisce.

Perché non provi anche tu? Fai l’analisi di un progetto e condividi con me i tuoi risultati, troveremmo insieme l’inghippo!

Tempo al tempo

Tempo al tempo

“Ma come tempo al tempo? Se mi dici sempre di affrontare le cose e fare tutto al momento?”

È questo che hai pensato leggendo il titolo di oggi? Beh, non posso darti tutti i torti, ma in verità anche se il fatto di non procrastinare le cose aiuta molto l’organizzazione e soprattutto non ci fa perdere occasioni preziose, ci sono casi nelle quali vige la regola contraria.

Curioso di sapere quali?

In primis, quando scriviamo qualcosa, sia che si tratti di progetto, sia che si tratti di una lettera, un post o un brainstorming.

Ci vuole un momento di stasi prima di una correzione. Se per una mail è vero che si può scrivere e rileggere subito dopo, per gli altri esempi che ti ho fatto ci vuole proprio un momento di riposo e di non lavoro.

Già, come la pizza ha bisogno di tempo per lievitare, anche le tue idee hanno bisogno di vedere… se prendono corpo.

Quindi quando hai fatto un momento di brainstorming per una nuova idea, hai buttato giù i passi per un nuovo progetto, lasciali sedimentare un po’. Questo perché in questa prima fase hai lavorato in maniera emozionale, lasciando libere le idee di fluire e di emergere, ma se poi vuoi vagliarle con la parte razionale, allora è meglio aspettare un po’.

Il fatto di far passare un po’ di tempo ti permette di vedere innanzitutto se hai dimenticato qualche pezzo, poi ti dà modo di aggiungere le sequenze logiche o di unire al meglio le varie parti e infine ti permette anche di vedere se le cose hanno davvero valore.
Se non rispetti questo tempo, è come se lavorassi solo sui sogni di notte, che sembrano tutti fantastici e pieni di grandi idee e poi al risveglio diventano neve al sole.

Molte volte mail non controllate, progetti scritti di getto, idee fatte senza un progetto alle spalle sono fonte di insuccesso, di perdita di tempo e di stress. Questo si può evitare proprio con la consapevolezza che ci vuole un tempo in più, quello della “cova” e del controllo.

Tempo al tempo ha poi una seconda eccezione e cioè che le cose hanno valore e significato spesso nel tempo nelle quali sono fatte, e questo è un aspetto importante nella nostra organizzazione personale.

Perché tutto ciò che è parte di noi, le cose che scegliamo di fare nel nostro tempo, dipendono da ciò che dobbiamo fare, ma anche da ciò che ci piace fare. E se le prime possono essere simili nell’arco di una vita, le seconde no.

E quindi ti dico, presta attenzione al tuo tempo. Se ci sono cose che non ti danno più la stessa passione, che non ti divertono più… beh, smetti di farle.

Spesso mi capita, nell’organizzazione del tempo, di trovare persone che fanno una qualche attività perché l’hanno sempre fatta e che nel tempo hanno smesso di chiedersi se piacesse loro o no. Bene, proprio perché il tempo è un bene prezioso… chiediti se ciò che fai è proprio ciò che vuoi fare. Perché se qualcosa è veramente una passione, ti risponderai in un nanosecondo, ma se ci metti un po’ di più, forse è venuto il momento di gestire diversamente il tuo tempo.

Vuoi provarci? Sono qui per aiutarti, contattami!

Simile con simile

Simile con simile

Quando andavo a scuola ce l’avevano con le mele e le pere, come a dire che una cosa si poteva sommare solo con qualcosa di simile… e fin qui pareva semplice, poi il concetto diventava sempre più complesso con l’arrivo dell’algebra e della geometria… Il punto è che al contrario nessuno me l’aveva fatto mai notare, eppure, caspita è un principio che è davvero un portento!

Credimi, funziona talmente bene che dopo che ti sei abituato, non puoi farne a meno. Ed è una cosa così semplice e intuitiva, che quando la fai ti pare di aver scoperto l’acqua calda eppure… lo fanno in pochi.

Di cosa sto parlando?

Mi è capitato di riordinare scrivanie e trovare penne in tanti cassetti. Di gestire cartelle e archivi e ritrovare gli stessi file in luoghi diversi. E molto spesso di vedere persone che leggevano una mail per volta al suono di una notifica. Bene, questi sono tutti esempi del contrario del motto da P.O. che ti sto insegnando oggi: simile con simile.

Hai presente quando vai a correre e ti pare di dover scalare l’Everest e poi, al terzo allenamento, ti chiedi come avevi fatto a fare tanta fatica le prime volte? Beh, la risposta è che hai vinto l’inerzia iniziale, e…

Una volta che hai fatto questo grande sforzo… tanto vale continuare, il resto è davvero in discesa.

Nell’organizzazione del lavoro vuol dire che una volta che hai messo mente e corpo su un compito, farne di simili costa meno energia e rende il lavoro più veloce e produttivo.

Quindi quando in agenda metti il compito di telefonare, fai tutte le telefonate che hai in mente di fare. Se vuoi rispondere a delle mail, fallo per tutte le mail, una dopo l’altra, per un tempo ben preciso.

Questo semplice grande principio vale per il tempo, ma anche per lo spazio. Quando riordini le cose (sia in un archivio digitale, sia in uno fisico), le cose simili vanno vicine tra loro e, per il principio “semplifica” nella loro versione finale e in un unico posto.

Simile con simile è un principio tanto semplice quanto utile. Puoi applicarlo davvero in tantissime occasioni e vedrai che in tutte ti porterà un risparmio di tempo e di energia che non pensavi fosse possibile.

E tu per cosa lo vuoi applicare? Raccontamelo nei commenti!