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Tranelli che rubano il tempo

“Lo faccio per lavoro” è una cosa che si dice per darsi ragione e giustificarsi, il più delle volte è fine a se stessa. Più realisticamente è una piccola scusa per perdere tempo facendo una cosa che piace un po’ di più di quello che realmente si dovrebbe fare.

E se non ti è mai capitato di “perdere” un po’ di tempo sui social, o facendo due chiacchiere di troppo o cercando qualche novità nel web… beh… chapeau!

Per la maggior parte delle persone capita così: ci sono attività mangia tempo e mangia produttività, che tutti fanno senza rendersi conto e che sono dei piccoli tranelli:

pensi di dedicare il tempo al lavoro, alla sua gestione, e in verità proprio il tempo ti sta sfuggendo di mano… Stai investendo il tuo tempo in attività senza ritorno per te e il tuo lavoro.

Andiamo più nel dettaglio:

APP E SOFTWARE DI PRODUTTIVITA’

Come può uno strumento dedicato alla produttività farti perdere produttività?

Usare App e Software che aiutano la gestione del tempo o a tenere traccia di liste e di priorità non è sbagliato in senso assoluto. Sono io la prima a consigliare di usare degli strumenti on line che facciano in modo di permetterti di lavorare nello stesso modo in ogni occasione.

Ma un conto è usare uno strumento in modo consono alle proprie necessità, un conto è perdersi nell’uso dello strumento di per sé.

Cosa significa? Semplicemente che molto spesso anche carta e penna o la versione base di uno strumento sono più che sufficienti.

Voler usare sempre tutte le funzioni o dedicare del tempo a dettagliare al massimo livello alcuni aspetti è di fatto una perdita di tempo.

È come voler apparecchiare la tavola con tutto il servizio per poi mangiare un panino. Lo fai solo se davvero ti piace e puoi permetterti quell’investimento di tempo ed energie.

Il modo migliore per non perdere produttività è capire che il livello di approfondimento dipende sempre dal progetto: più è complesso e più meriterà attenzione nella sua gestione, ma non tutti i tuoi progetti sono ugualmente complessi.

Così se vuoi imparare a usare un po’ di più uno strumento va bene, ciò che però va fatto è pianificare una sessione di tempo adeguato di studio per lo strumento e non pensare che questo tempo sia normalmente includibile nel lavoro ordinario.

Non dire “lo faccio per lavoro” quando vuoi solo vedere tutte le celle in gradazione di colore o che la formattazione di un testo di bozza sia perfettamente impaginata.

NETWORKING

Un pranzo di lavoro, un aperitivo in compagnia non sono forse occasioni per creare nuovi contatti e per portare avanti collaborazioni? Alzi la mano chi non ne ha in programma!

Le trovo davvero utili, ma anche in questo caso vanno gestite con criterio.

I miei suggerimenti sono semplici e precisi:

sì agli incontri, ma ben definiti in termini di frequenza e durata;
quando dedichi del tempo a queste occasioni non sprecarle a lamentarti, fai in modo di avere un approccio propositivo e costruttivo;
parla di te il giusto, fai in modo di dare spazio a tutti, non è un momento per sfogarti o far capire quanto sei abile;
dai disponibilità a progetti e novità nelle quali credi e per le quali hai tempo di lavorarci, no ai “faremo” “dai pensiamoci”, passa all’azione dedicando un po’ del tuo tempo in modo fattivo;
coltiva le comunicazioni tra un incontro e l’altro.

SOCIAL

Perdere tempo guardando i feed dei social o le stories è la cosa più semplice che possa capitare, del resto nascono un po’ per questo: per condividere ed essere guardati.

È altrettanto vedo che un po’ di tempo a vedere che succede o a condividere è parte della strategia della propria comunicazione.

Come fare dunque a mantenere il giusto equilibrio?

Considerandolo alla stregua di tutti gli altri tipi di lavoro: lo studio, il lavoro operativo, la segreteria… e i social. Definendo quindi orari e durata specifici.

Inutile aggiungere che per lavorare sulla propria comunicazione non occorre essere sempre on line, molti aspetti possono essere preparati off line, sfruttando le tecniche di produttività che ti suggerisco per il tuo lavoro: batching, checklist e programmazione.

Se questo è davvero il tuo tallone d’Achille, ho la soluzione che fa per te.

Con Valentina Gregato, consulente di web marketing, abbiamo creato un corso in presenza di una giornata in cui affronteremo proprio questi aspetti: lei ti dirà cosa, quanto e come pubblicare, io ti farò trovare il tutto organizzato.

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Photo by Gaelle Marcel – Unsplash

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Ti mando un vocale

Suona come una minaccia? Per me il più delle volte sì.

Non ho amato da subito i vocali e tutt’ora non li amo in toto. Li trovo molto spesso una perdita di tempo, ma soprattutto credo che stiano cambiando la società.

Quante volte per strada vedi qualcuno con il cellulare a metà tra il viso e l’orizzonte pronti a registrare “mmm… dunque… ora ti dico…”
E quante altre volte senti voci alterate da una velocità 2x, 4x?

Ecco… forse non tutte le situazioni giustificano un audio, ma ce ne sono altre in cui vale veramente la pena usare questo tipo di comunicazione.

VALE LA PENA SE

Vale la pena registrare un audio se ciò che devi dire è un messaggio che va spiegato. A parole molte volte ci spieghiamo meglio rispetto a quando scriviamo. La scrittura merita più tempo, più precisione e a volte, paradossalmente, più parole.

Vale la pena se la comunicazione è davvero asincrona. Ad esempio, lascio un messaggio a qualcuno che so che in quel momento non lo può ascoltare. Di ritmi lavoro/non lavoro diversi? Problemi di fuso orario? Ecco che lasciare un messaggio può essere utile. Soprattutto se il destinatario ha piacere di compagnia o di sentire la tua voce, per cui un messaggio registrato ha un valore in più: spesso la voce, il tono ci regala un’emozione o una coccola. Allo stesso modo una chiacchierata in forma di vocali tra amici ci sta. E per il lavoro… una mail va benissimo in questi casi 😉

Vale la pena anche in casi urgenti quando scrivere è un problema: camminando per strada ad esempio. Occhio però ai rumori di sottofondo e a non farla diventare un’abitudine!

NON VALE LA PENA SE

Non vale la pensa se è un botta e risposta: telefona piuttosto.

Non vale la pena se ci sono altri modi più efficaci per questa comunicazione. Un vocale è molto moderno, alla moda, ma questo non significa che i “vecchi” sistemi di comunicazione non siano più validi. Telefonate, mail, messaggi e incontri veri e propri hanno tutti le loro funzioni e il messaggio deve essere veicolato attraverso il sistema più adatto.

È il contenuto della comunicazione a determinare il mezzo, non viceversa.

Se è una scusa per evitare la pigrizia di scrivere. Nessuno di noi ama perdere tempo al cellulare e ascoltare un audio significa investire lo stesso tempo impiegato nella registrazione. Al contrario, se scrivi bene (in modo chiaro, sintetico e corretto) fai risparmiare tempo. Ci hai mai pensato?

Ecco questa è la caratteristica principale che vorrei evitare in un audio, che diventasse una pigrizia nello scrivere, che non ci desse più la possibilità di fare mente locale su ciò che vogliamo comunicare e sul farlo in modo chiaro, sintetico e corretto, come anticipavo prima.

Anche se non è a mano, anche questa scrittura permette di fare chiarezza nei pensieri.

Se è proprio la pena di mandare un vocale, ecco cinque regole d’oro per renderlo efficace e piacevole per chi lo ascolta:

Chiarisciti le idee

Evita “sbrodolamenti” dovuti al fatto di non esserti chiarito il contenuto del messaggio prima di far partire la registrazione. Quindi no ai “mmmm” “allora” e via dicendo.

Sintesi prima di tutto

Anche se è un vocale, evita di ripetere più volte il concetto, se non è chiaro può essere riascoltato. Una sintesi finale ci sta, una ripetizione dei concetti in forma diversa anche no.

Tempo al tempo

Non aspettarti mai che la risposta a un vocale sia istantanea, in caso contrario avresti dovuto chiamare. Dai il tempo di ascoltare e di pensare la risposta.

Prepara chi ti ascolta

Contestualmente al vocale lascia un messaggio dicendo di cosa parlerai e, se lo fai in un gruppo, a chi è diretto il messaggio. Così farai in modo che i destinatari possano scegliere il momento migliore per ascoltarlo.

Ok, ma che non sia un’abitudine

L’ho detto, ma lo ripeto. Scegli di mandare un vocale con intenzione, quindi fallo solo quando serve e comunica questa cosa, non dire “scusa se ti mando un vocale”, che è un modo per far irritare chi ti ascolta dicendo “so bene che non dovrei farlo ma”. Un inizio migliore potrebbe essere “ti mando un vocale perché … e devo dirti 3 cose: a, b, c.”

Hai capito che non amo i vocali, ma che li uso anch’io. Se lo faccio cerco di essere quanto più rispettosa possibile nei confronti di chi mi ascolta. E se anche tu odii le interruzioni come me, da oggi ci penserai una volta in più prima di avviare la registrazione e spero tu possa fare tuoi anche i cinque punti che ti ho descritto.

Ce ne sono altri per te fondamentali? Scrivimeli nei commenti!

Photo by Tran Mau Tri Tam- Unsplash

Produttività vs interruzioni

Oggi parliamo di interruzioni, quelle cose fastidiose che minano la produttività, quella di tutti.

“Mal comune, mezzo gaudio” dirai. In un certo senso sì ed è per questo che la gestione del tempo fa la differenza. La produttività personale dipende da tante piccole cose, ma il principio è sempre la consapevolezza e la gestione del tempo nel suo aspetto principale: la pianificazione.

Come è possibile pianificare le interruzioni?

Non lo è, ovviamente, ma questo non vuol dire che non sia possibile gestirle in modo pianificato.

IMPARA DA CHI LAVORA AL 118

Non so che mestiere tu faccia, ma a meno che tu non appartenga alla categoria del pronto intervento è difficile che un’ora o mezz’ora facciano la differenza. Per loro sì, ma sanno anche che quando non sono in servizio, il tempo è loro e lo è perché se non staccano la testa e non si dedicano ad altro, poi non saranno altrettanto bravi a trattare tutti i casi delicati, difficili che un 118 impone.

Questo significa che nel tuo lavoro tu sei autorizzato a non esserci sempre e puoi gestire il tuo lavoro in modo che ci siano momenti nei quali sei raggiungibile, diciamo disturbabile, quelli che chiamo momenti aperti, e altri no, che chiamo momenti chiusi.

Nei momenti aperti agli altri dovrai:

tenere le porte dell’ufficio aperte;
avere le notifiche accese;
avere la suoneria del telefono attiva;
fare lavori facilmente interrompibili, frazionabili;
in caso di lavori più lunghi, fare in modo che non siano comunque intellettivamente impegnativi e dotarti di una check list per tenere traccia di dove sei e non perdere il filo in caso di interruzione.

Nei momenti chiusi al contrario, sarà importante:

tenere le porte dell’ufficio chiuse;
non avere notifiche accese;
non avere suonerie accese;
dedicare questi momenti a lavori intellettivamente impegnativi, che richiedono tutta la tua attenzione;
fare in modo di arrivare a uno step di chiusura nel tempo a disposizione in modo da aprire e chiudere il lavoro, se lo interromperai a metà sarà comunque un colpo basso alla tua produttività.

N.B. La pausa è un extra, può essere chiusa o aperta, ma l’importante è che non sia fatta di lavoro!

VALE LA REGOLA DEI DUE MINUTI, MA SE È PER UNA COSA E BASTA

Come sai David Allen ci ricorda che se ci metti meno di due minuti a fare qualcosa, è molto meglio farla e basta. E questa rimane una regola d’oro per la produttività personale.

Ma se la tua giornata è piena di due minuti?

Ecco che entra in gioco la pianificazione.

Se le cose di due minuti sono troppo, è molto meglio interrompere l’attività in corso e dedicare un tempio più ampio, mezz’ora, un’ora, a sbrigare tutte le faccende di due minuti e quindi riprendere poi l’attività che si stava facendo.

Questo non lo dice solo la logica, ma è anche il principio base del GTD, che chiede di smaltire fin da subito le piccole attività, ma è anche il “foglio delle distrazioni” della tecnica del Pomodoro, che consiglia di interrompere il pomodoro in atto per dedicarsi a smaltire tutte le varie interruzioni quando diventano troppe nel foglio dedicato.

Come vedi l’interruzione è parte delle tecniche di produttività, è considerata e gestita. Al contrario, quando ne parlo con i miei clienti, pare sia sempre un problema del singolo ingestibile. È un problema di tutti e conoscendolo… lo si pianifica.

Se lo gestisci così avrai un ottimo ritorno in termini energetici, perché anche la tua mente sarà libera da tutte quelle piccole cose, di due minuti, che però hai a mente.

In sintesi:

Se è una falla
Se sono due annotale
Se sono tre o più, interrompi e dedica del tempo a tutte le piccole cose

PENSA PIÙ IN GRANDE

Se questo ragionamento lo pensi a livello di pianificazione settimanale, ecco che avrai un perfetto esempio di pianificazione verticale, con delle giornate dedicate al lavoro di concetto, non interrompibile e delle giornate di lavoro più frazionabile, interrompibile, di segreteria e simile.

Guarda un po’ anche questa è una tecnica ben studiata che ci suggerisce proprio di creare le giornate dedicate: al lavoro, alle commissioni e a noi.

Io condivido in pieno quest’approccio, ti consiglio in più di sommare comunque la regola dei ¾ prevedendo un tempo per l’imprevisto e, se il tuo lavoro lo necessita, di lavorare su mezze giornate e non sulle giornate intere, anche se sarebbe meglio dedicare l’intera giornata.

Hai fatto pace con le interruzioni?

Se non fosse così… meglio che ci lavoriamo su! Troveremo insieme la strategia giusta per te.

Photo by Javier Balseiro – Unsplash

Un colpo al cerchio e uno alla botte

Ti capita di avere delle giornate in cui non sai che pesci pigliare e cerchi di arrivare a sera tenendo tutto insieme, come se stessi dando un colpo al cerchio e uno alla botte?

È una realtà dei fatti, capitano anche queste giornate, ecco quindi che un po’ di capisaldi aiutano anche in questo caso.

Si tratta di semplici principi organizzativi che alleggeriscono giornate di corsa, di botti e di emergenze.

PRIORITA’

Quante volte me lo avrai sentito dire e ti andrà fuori dalle orecchie!

In effetti, soprattutto quando devi fare tante cose è utile avere ben chiare le priorità e dedicare effettivamente il tempo a quegli aspetti. Non mi dilungo oltre, perché penso la cosa ti sia davvero chiara.

A questo concetto va unito quello della rana e cioè, se il tempo stringe davvero, la cosa da fare è quella che è urgente e che scoccia davvero.

Ultima precisazione, ricorda che, soprattutto in questi casi, è fondamentale tenere a mente che sei una persona unica e quindi che le tue priorità devono ricoprire tutti i tuoi ruoli, non possono essere solo lavorative o solo personali. In questi momenti non si può perdere la visione di insieme.

PREVEDI TANTI DUE MINUTI

Ti ricordi la regola dei due minuti? Quella di David Allen che ci ricorda “Se una cosa ti richiede meno di due minuti, falla e basta”?

È davvero una regola d’oro, soprattutto quando hai tante cose per la testa.

La nostra mente, infatti, per essere produttiva deve essere libera da incombenze e da pensieri. Se libera totalmente può essere un’impresa impossibile in certi momenti, aiutala a essere quanto più leggera possibile.

Ecco che eliminando le tante cose di due minuti la tua produttività ritroverà slancio e freschezza, non si arenerà nel limbo della procrastinazione dovuta ai mille pensieri delle piccole cose.

SFRUTTA LE LISTE

Sono proprio in questi momenti che le liste sono di vero aiuto.

Per tutto ciò che non riesci a fare e anche per ciò che man mano viene in mente tieni traccia. Segna tutto in liste ben fatte, dotate di data, titolo e fatte sul supporto adeguato.

Se la lista delle cose che non riesci a fare nell’immediato ti sarà utile per tenere traccia di ciò che devi fare poi, quando la situazione sarà più distesa, nell’immediato ti aiuta a lavorare sulle priorità.

Perdere qualche minuto e segnare ciò che c’è da fare da potere alla propria scrittura, ti obbliga cioè a prendere decisioni su cosa fare quando, nella fattispecie ora o più avanti, e ti dà un po’ di consapevolezza in più anche sulla mole di lavoro che un punto della lista comporta.

Anche qui un’ulteriore sottolineatura: in questi casi nessuna lista è sciocca, nessuna nota è da sottovalutare.

Proprio per il principio di aiutarti e semplificarti le cose, fai in modo che i tuoi “devo ricordarmi di” diventino note, se l’elemento è unico, come “devo passare in farmacia”, oppure punti di una lista, se le cose sono tante, come la lista delle cose da mettere nella borsa di lavoro per la riunione di domani.

Questi tre punti ti aiuteranno in momenti in cui la pianificazione è “un colpo al cerchio e uno alla botte”. Momenti poco ortodossi, ma comuni e frequenti.

Inutile ricordarti che è importante che non diventino un vero e proprio stile di vita. Come? Lavorando un po’ di anticipo e in costanza.

Anche in queste giornate vale la pena fare uno sforzo in più e dedicare qualche minuto a chiudere i cerchi, a prepara le cose prima e, se possibile, a fare un piccolo, davvero piccolo, pezzettino dell’attività di domani.

Con queste piccole aggiunte riuscirai a uscire dall’emergenza e a ricavarti il tempo per la pianificazione e con questo ritroverai il tempo per te. Se ti pare impossibile, ci sono io per rendere reale questo sogno!

Photo by Kenny Gaines – Unsplash

Pianificare nell’incertezza?

Le emergenze capitano, i momenti difficili anche. E sono proprio queste le occasioni che ci mettono alla prova come persone e che indirettamente testano i metodi organizzativi.

Che dici, ti senti parte di questo discorso? È capitato anche a te? Come hai reagito?

È molto probabile che il focus delle tue azioni sia stato proprio ad affrontare l’emergenza, di fatto questa diventa la priorità numero uno e assorbe tutte le energie e il tempo.

Ma quando l’emergenza non è una cosa così veloce, che si risolve in una giornata o al massimo qualche giorno, come è possibile conciliarla con la normale quotidianità?

In emergenza il “non urgente” rimane indietro e se poi è una cosa che è importante per te e non urgente il più delle volte esce proprio dalla lista delle cose da fare. Quante volte in un momento di crisi, infatti, si rinuncia al tempo personale, alle attività che fanno piacere e che ti danno un po’ di carica in più?

Ecco che torna ancora più forte il ragionamento di prima, sì, ci sta, è corretto, ma nel momento in cui si fronteggia l’emergenza, cioè in un periodo di tempo limitato. Altrimenti si finisce per esaurire tutte le energie. Quindi in questi casi, che si fa?

Si pianifica!

“Nel prepararsi per una battaglia ho sempre scoperto che i progetti sono inutili, ma la pianificazione è indispensabile.”

Dwight Eisenhower

Pare un controsenso, ma tanto più un periodo è difficile e complesso, più è utile avere un piano e ora vorrei condividere con te una vera e propria strategia di pianificazione nell’emergenza.

Ricordi che dico sempre che il tempo non va pianificato per la totalità ma solo per i 3/4? Questo principio, una vera e propria regola per i P.O., rimane sempre valida, nel senso che un quarto di lasco, dedicato agli imprevisti, è sempre utile. Anzi, aggiungo, ora più che mai. Un po’ per la legge di Murphy, un po’ perché, quando si è in difficoltà gli imprevisti pesano ancora di più, questo quarto di tempo “libero” dai impegni predefiniti e dedicato alle cose dell’ultimo momento diventa salvifico.

Per quanto riguarda il tempo rimanente ti suggerisco di divederlo con due fette da 2/4 (che poi è 1/2, la metà del tuo tempo) e 1/4.

La prima fetta la dedichi al lavoro quotidiano, così da non rimanere indietro e a svolgere comunque le cose prioritarie della tua to do list.

La seconda fetta, più o meno grande a seconda del livello di emergenza, la dedichi a pianificare la soluzione dell’emergenza stessa. Sì, il primo passo sta nella creazione del piano d’azione e nella valutazione di tutti i piani B necessari.

Se ci pensi, infatti, le cose più urgenti e dell’ultimo minuto le hai svolte nel quarto dedicato agli imprevisti, le priorità nella metà del tempo dedicato al lavoro quotidiano, ora non ti resta che mettere la testa nel problema e capire come risolverlo al meglio.

Il fatto di avere un vero e proprio tempo dedicato alla pianificazione dell’emergenza ha una sua importanza, ti permette di:

ragionare a mente fredda;
valutare le alternative;
capire quali sono i prossimi passi da fare;
decidere quali fare, come e quando.

In breve… pianificare ti permette di fare una scelta ragionata e ponderata anche quando l’emergenza riduce l’oggettività.

Se ci pensi ti solleva dalle emozioni importanti e spesso negative che un momento difficile o un’emergenza portano con sé.
Per questo è importante che questo tempo segua gli altri due, altrimenti non potrai avere la mente sgombra da pensieri negativi e sufficientemente libera dallo stress per poterci veramente “mettere la testa”, con tutta l’oggettività necessaria a risolvere un problema.

Ecco che in momenti di emergenza è utile una pianificazione 1/4 per l’imprevisto, 2/4 per il lavoro sulle priorità e 1/4 per la pianificazione dell’emergenza o del “momento difficile” che, non serve dirlo, servirà per progettare le soluzioni che poi si metterai in atto nel lavoro ordinario e prioritario dei giorni successivi.

Non sottovalutare mai l’importanza di pensare e pianificare le cose, è sempre un tempo investito, più la fai con la testa, più veloce ed efficace sarai dopo!

p.s. E se i quarti così ti mettono già in difficoltà… passa a un terzo, un terzo e un terzo, si ricorda più facilmente e funziona comunque!

Photo Andrei Slobtsov – Unsplash

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