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Gli errori della pianificazione

Gli errori della pianificazione

“Ci ho provato, ma non funziona.”

“È inutile, sento che tutto questo toglie solo spazio alla mia creatività!”

“Metto tutto nero su bianco, fin nel minimo dettaglio e poi fallisce tutto…”

Sono frasi che hai sentito sussurrare dentro di te almeno una volta? Ti chiedi se la pianificazione serve davvero? Beh, la risposta non può essere che semplice e secca: sì!

Ma questo non vuol dire che vada sempre bene, a volte, infatti, si fanno involontariamente degli errori, perché non se ne conoscono le potenzialità o anche perché non si è capito come usare al meglio questo importante strumento per la gestione di tempo e flusso lavorativo.

Per farti capire come mai si arriva a dire le frasi con le quali ho iniziato questo post ti indico un errore macroscopico per ogni tipo di pianificazione: lungo, medio e breve termine.

TUTTO SUBITO

Pianificazione a lungo temine. In verità il problema maggiore riguarda la definizione degli obiettivi, spesso sono troppi o troppo vaghi. Questo aspetto è talmente importante che ho scelto di scrivere un post proprio per discutere su questo tema. Quindi, ammesso che gli obiettivi siano stati definiti al meglio, un altro aspetto importante che vedo spesso sottovalutare è l’importanza del tempo… o meglio, l’impazienza.

Sì, “la pazienza è la virtù dei forti” e questo vale anche per la tua pianificazione.

Spesso presi dall’entusiasmo, dalla novità, dall’importanza delle cose si vorrebbe riuscire iniziare a mettere mano a tutti i progetti ora! Eppure, così facendo si lavora male e soprattutto si sprecano le idee e i progetti perdono di efficacia.

La pianificazione serve proprio a mettere il giusto freno e a distribuire le tue idee, i tuoi obiettivi considerando gli importanti aspetti di: tempo, energie e contesto generale.

Quindi se non vuoi dire “ci ho provato, ma non funziona” distribuisci i tuoi obietti, gli step dei tuoi lavori in modo sostenibile e realistico, considerando energie, tempi di esecuzione e tempo che non hai (di fatto) a disposizione. E per questo aspetto, passiamo al secondo errore.

NON ESISTONO SOLO I MACROPROGETTI E ALLO STESSO TEMPO QUESTI NON VANNO DIMENTICATI

Integrare le grandi idee nella pianificazione quotidiana non è un gioco da ragazzi. Ecco perché l’errore principale che vedo fare nella pianificazione a medio termine è proprio questo: fare un bellissimo progetto e poi… dimenticarsene.

Come se le idee dell’anno debbano realizzarsi indipendentemente da ciò che poi succede nel quotidiano, come se avessi due tempi: uno per i grandi lavori e uno per il lavoro di tutti i giorni.

Il tempo è uno e va diviso tra tutte le attività. Per questo è importante, quando si decide come calare la progettazione nel tempo di lavoro, considerare vacanze, tempi già occupati da altri lavori e il lavoro di routine.

Considerando tutto il resto e incastrando sapientemente, pezzetto dopo pezzetto, ciò che ti serve per realizzare il tuo obiettivo in piccole azioni concrete quotidiane, avrai la tua arma vincente.

“E se poi mi perdo e non mi ricordo più a che punto sono del grande progetto?” Per questo, anche nella pianificazione a breve termine, ci sono i momenti di revisione, per riportare la prospettiva ad una visone ampia e generale.

PIANIFICAZIONE A UOVO

Non tutti odiano la pianificazione, c’è chi la ama e la fa nel dettaglio. A tal punto che è tutto ben definito con tanto di orari e scadenze. Questa è quella che io chiamo “pianificazione a uovo” cioè piena zeppa, o meglio… senza scampo!

Da un lato può essere rassicurante, ma al contrario è una lotta contro il tempo e nella speranza che non capiti il “famigerato” imprevisto!

La pianificazione è uno strumento bellissimo e importantissimo, ma solo se valutato con la giusta prospettiva e, quindi, se le si concede un po’di flessibilità. È pur sempre una bussola, non un piano di battaglia!

Inutile quindi definire anche la pausa pipì, meglio tenere un tempo morbido e godere anche un po’ dell’imprevedibilità della vita!

E tu quali altri errori fai? Raccontamelo, troveremo insieme una soluzione!

Photo by Nick Morrison – Unsplash

A più riprese

A più riprese

Ecco un altro grande segreto della pianificazione. Non è una cosa che nasce e finisce in un colpo solo, anzi, è uno strumento vivo che ti supporta e dove è sempre possibile modificarne delle parti.

Per questo è giusto fare una pianificazione a più riprese.

Pensiamo ad esempio alla pianificazione annuale e pensiamola per step.

STEP N.1

A fine anno precedente, è utile fare il quadro della situazione generale e valutare come procedere per l’anno successivo.

Questa è una vera pianificazione di massima, quella che ti raccontavo nel post dedicato all’essenza del processo. È importantissima perché ti dà la linea guida, la direzione.

Questo è un momento importante anche per fare una revisione dell’anno precedente, quindi valutare ad esempio quali obiettivi si sono realizzati e perché, in che tempi, in che termini e con quali risultati.
Ci si può anche chiedere se la nostra volontà sia ancora di continuare sulla strada fatta o se sia il momento di introdurre dei cambi di rotta o delle novità.

Allo stesso modo puoi valutare anche le cose che non sono andate come desideravi, cosa è successo? Cattiva pianificazione o intento sbagliato? Ricorda i feedback sono sempre utilissimi e per quanto siano ostici da affrontare, sono il modo migliore per crescere!

Questo processo di analisi te lo puoi permettere solo se lo fai con molto anticipo perché ti ricordo, le idee vanno poi elaborate e devi darti il tempo di fare anche questo processo.

Il risultato di questo step sono delle idee di massima, che però sono punti fermi della tua pianificazione e sono quindi già calate in un calendario a lungo temine. Questa pianificazione deve essere fatta in modo sostenibile quindi con delle scadenze corrette e realizzabili.

STEP N.2

Ecco che una pianificazione a medio termine è utile per concretizzare il primo step nel flusso di lavoro quotidiano. Questa è la vera e propria pianificazione. Quindi si torna su quanto fatto nel primo step per fare un’estrazione a medio termine: mensile o meglio trimestrale.

Questa è una pianificazione delicata perché concretamente significa tradurre il macro-obiettivo in obiettivi a medio termine e portarli a diventare delle singole azioni. In breve è uno spacchettamento del progetto in sotto-progetti e nel concreto significa decidere cosa fare un mese e cosa quello dopo.

Anche in questo caso vale la regola della semplificazione. Non mettere troppe cose insieme e crea un piano sostenibile, per te, con i tempi e le energie che hai a disposizione.

STEP N.3

Vai al concreto della tua pianificazione settimanale o bisettimanale e distribuisci in agenda i tuoi obiettivi dello step n.2.

Qui si lavora a testa bassa, si è operativi. Non c’è molto da girarci intorno.

STEP N.4

Revisione. È saltato qualcosa? Sei in anticipo? Sei in ritardo? Chiediti perché e rivedi di conseguenza la pianificazione delle settimane successive, puoi recuperare qualcosa? Se la risposta è no, vai a ritroso e rivedi il tuo step n.2

Questa è una fase fondamentale perché potresti accorgerti che… il n.2 non sta in piedi perché il n.1 è pieno zeppa… e allora… semplifica ancora una volta e velocemente rivedi i passi 1 e 2.

Come vedi la pianificazione non si fa dall’inizio alla fine tutto in un colpo solo, ma si va per stadi, per step, prima la struttura, poi si va al dettaglio. Ma il dettaglio è ciò che puoi cambiare più frequentemente, la struttura è meglio sia solida e ben fatta, perché è la tua bussola.

Ora che conosci tutti gli step non ti resta che dedicarci un po’ di tempo e metterli in calendario fin da subito.

Sì, perché il segreto finale è quello di avere sempre un po’ di tempo per la pianificazione.

E tu sei pronto per ritagliarti un po’ di tempo? Credimi, non è sprecato, ma investito!

Photo by Mel Poole – Unsplash

I tipi di lavoro

I tipi di lavoro

Esistono tanti tipi di lavoro, e questo mi capita di specificarlo fin troppo spesso con i miei clienti.

Ad esempio, c’è un tempo di lavoro che è da molti agognato perché risicato: il tempo di lavoro con se stessi. Quello che spesso è relegato alla sera, dopo l’orario di lavoro, o la mattina presto “quando non c’è nessuno a disturbarmi e quindi sono molto più produttivo”

C’è anche un tempo di confronto e di lavoro insieme, perché “l’unione fa la forza”, perché “farlo insieme è più semplice”.

Verissimo, ma siamo proprio sicuri di non confondere le due tipologie?
Quello che sto cercando di dirti è che la tecnica di lavoro non dipende dal contesto, dalle persone, è piuttosto il viceversa:

è la tecnica che si adatta allo scopo.

Quindi non è la tua produttività che deve salire quando sei da solo, piuttosto quando devi svolgere un compito che richiede te e solo te devi fare in modo di avere un momento di lavoro e un contesto che ti permetta di essere produttivo, senza necessariamente ricorrere a un tempo extra quando sei fisicamente solo.
Allo stesso modo devi sfruttare il lavoro di gruppo per le sue potenzialità, che non sono necessariamente il fatto di condividere il carico del lavoro stesso.

Vediamo in base a cosa scegliere il lavoro solitario e il lavoro di gruppo.

ALLA CAPACITÀ DI OGNUNO DI SVOLGERE QUEL COMPITO

Mi capita spesso di intervenire all’interno dei team di lavoro perché c’è troppo lavoro condiviso: “lo facciamo insieme perché così si fa prima”.
In realtà questo accade perché le persone non sanno svolgere il compito interamente o perché mancano della sicurezza di saperlo portare a termine nel migliore dei modi. In questo caso è più importante lavorare sulla delega, le procedure e i feedback.

In sintesi, è spesso molto più produttivo decidere insieme come svolgere un lavoro, in che termini e con che scadenze e poi lavorare autonomamente, piuttosto che fare tutto, da cima a fondo, insieme.

ALLA NECESSITÀ DI CONFRONTO

È indubbio che lavorare insieme aiuti il confronto e faccia nascere nuove soluzioni, ma spesso di questo concetto si abusa.
Non è sempre necessario il confronto, spesso, questo può essere limitato al solo inizio del progetto, non all’intero svolgimento.

Poter lavorare in modo focalizzato porta comunque a una riflessione personale ed è questa che poi può essere portata all’interno del gruppo di lavoro. Questo concetto è legato al fatto di assumere la responsabilità del proprio ruolo in un progetto di lavoro. Ognuno ha dei ruoli e dei compiti in un team, quindi non è corretto pensare che i passi del progetto nascano solo dal confronto, al contrario ognuno dovrà fare la sua parte autonomamente, e poi discuterla nel gruppo di lavoro.

Viceversa il fatto di lavorare in modo autonomo porta anche a interiorizzare le capacità acquisite, in gruppo e non, quindi, in questo senso, è molto importante poter procedere a dei momenti di lavoro solitario proprio nell’ottica di miglioramento personale e di crescita, cioè nel fatto di fare propri i passi di una procedura o dello svolgimento di un lavoro. Magari la prima volta richiederà più tempo, ma poi sarà fluido ed efficace.

Questa consapevolezza è importante soprattutto perché non tutti impiegano lo stesso tempo a fare qualcosa, ed è giusto rispettare i propri tempi di lavoro per imparare a svolgere un compito, al contrario facendolo sempre insieme c’è chi non imparerà mai e si lascerà trascinare.

AL TEMPO DI LAVORO

“Lo faccio da solo che faccio prima” è una scomoda questione. Sicuramente è vero, ma se si è deciso di far fare ad altri un compito vuol dire che il compito è stato delegato e che non ce ne se occuperà più, in breve, dire questa frase vuol dire che la delega è andata male. Probabilmente le istruzioni non erano chiare al delegato, come te ne parlavo qui, o il delegato non era in grado di svolgere quel compito e in tal caso ti rimando qui.

Fatto sta che questa frase si può dire una volta sola, poi è meglio lavorare sulla delega 😉

Come detto prima il tempo necessario a svolgere un compito è diverso per ognuno di noi, e sicuramente in un gruppo di lavoro vanno sfruttate le potenzialità di tutti, quindi è giusto assegnare un compito a chi lo svolge velocemente ed efficacemente, ma i tempi di lavoro nascono in primis da una buona pianificazione. Quindi anche qui sono la delega e la pianificazione a salvare dal ritardo che si accumula e che costringe a dire quella famosa frase e di certo non è il “lavoro solitario” a dover ogni volta sopperire a questa carenza.

Concludendo…

Come vedi sia lavorare in gruppo sia lavorare da soli ha pro e contro, l’importante è scegliere la tipologia di lavoro con consapevolezza e soprattutto avendo chiaro lo scopo dell’attività di lavoro. Da oggi basta “lo facciamo insieme così si viene meglio” o “lo faccio da solo che faccio prima”.
Da oggi ogni compito avrà la sua tipologia di lavoro!

E tu, sfrutti entrambi questi momenti secondo le loro potenzialità?

Photo by Tolga Ulkan – Unsplesh

Archivio digitale infinito

Archivio digitale infinito

Mi ha sempre affascinato il mondo della raccolta e dell’elaborazione dati, in particolare in ambito scientifico.
Raccolte immense di numeri e informazioni che al momento possono sembrare slegate e che poi, grazie a una nuova ricerca o a un punto di vista diverso, trovano un senso e portano a nuove conclusioni inaspettate.

Nel mondo scientifico non si scherza, non si parla di decluttering e la principale preoccupazione è quella di essere sicuri che i dati non si danneggino e soprattutto che il sistema rimanga efficiente e sufficientemente capiente.
Tanto per dire, una delle ultime frontiere è appunto un abaco di dimensioni… atomiche!

Ma come è possibile, secondo quest’ottica, essere certi di non perdere un dato utile?
E, in seconda battuta, visto che i professional organizer parlano tanto di alleggerimento e decluttering, questo vale anche per i nostri archivi? E soprattutto è una cosa gestibile o è controproducente?

Facciamo subito una prima riflessione.

Ormai per tante cose non è più necessario avere un archivio cartaceo che indubbiamente occupa spazio e può essere più difficile in termini di consultazione: niente chiavi di ricerca, niente visione di insieme… ma dire semplicemente passiamo tutto al digitale è piuttosto riduttivo.

In che senso?

Ci avrai pensato, ma anche l’archivio digitale non è infinito, a meno che tu abbia a disposizione l’abaco atomico di cui sopra, ma pare sia un po’ lento nella scrittura, quindi non te lo consiglio 😉


Il punto è che anche con un normale dispositivo devi essere sicuro della sua durabilità e, di fatto, spostare tutto nel digitale equivale a spostare un problema.

Questo è il punto chiave:

che si tratti di analogico o digitale il problema non è lo spazio occupato, ma la bontà del tuo archivio.

Puoi anche avere un disco esterno da mille e mille giga, ma se metterai dentro tutto a caso senza pensare se sono cose che ti servono e come le usi, poi sarà come cercare un ago nel pagliaio, avrai quindi di fatto procrastinato il problema.

Che si tratti un archivio classico o digitale le parole chiave sono: funzionalità e ordine.

Vediamo però cosa è utile avere nell’uno e cosa nell’altro.

ARCHIVIO CARTACEO

  • Copie di atti di compravendita. Bene, se hai la versione elettronica, ma non eliminare quella cartacea. Ti ricordo questi documenti non “scadono” mai.
  • Copie di dichiarazioni dei redditi. Ormai sono tutte on line, ma visto che si tengono per i 5 +1 + 1 (totale 7) anni precedenti, se ce li hai, non buttarli, aspetta il termine.
  • Certificati di istruzione: diplomi, lauree, attestati…
  • Certificati che attestano proprietà o valore di determinati oggetti. Io di questi farei comunque una scansione, sai mai che il cartaceo si rovini o diventi poco leggibile.
  • Garanzie consegnate cartacee, se c’è uno scontrino di mezzo fai una scansione perché in breve diverrà illeggibile.
  • Ricordi. Sì, ormai le fotografie sono digitali, ma se ne hai di stampate o meglio… provenienti dalle stampe di negativi, fanno parte del tuo archivio personale, non eliminarle, raccoglie in un album piuttosto.

ARCHIVIO DIGITALE

Tutto il resto!

  • Bollette
  • Scansioni dei documenti
  • Documenti della banca
  • Referti medici
  • Contratti
  • Fotografie
  • Raccolte di dati utili: spese, musica, e-book…
  • Il tuo archivio corrente di dati di lavoro e personale

COSA NON C’È PERÒ IN NESSUN ARCHIVIO?

  • Versioni superate dei documenti che vuoi tenere
  • Versioni non aggiornate dei tuoi dati utili
  • Dati fuori posto

Nelle prossime settimane vedremo cosa significa non mettere le cose fuori posto, ma nel frattempo, io ti consiglio un back up dei tuoi dati, come ti racconto qui.

Pronto ad occuparti del tuo archivio digitale?

Photo by Sigmund Quusek – Unsplash

Far lavorare le mani

Far lavorare le mani

Quando mi occupavo di organizzazione di corsi, lavoro che ho svolto per più di dieci anni, mi occupavo principalmente della parte scientifica: creazione dell’agenda, ricerca dei relatori, scelta dei casi studio da presentare, role play con i partecipanti. Questo in prima battuta, poi, quando i giorni dei corsi si avvicinavano, diventavo una tutto fare, una piccola ape operosa che si occupava dei materiali: badge, quaderni, stampe e chi più ne ha più ne metta.

Queste attività operative erano un momento molto pratico, manuale, nel quale la mente poteva andare temporaneamente in “off”.

Del resto, se i badge sono progettati bene, per tagliarli basta seguire le linee, no?
E così per creare il quaderno con i materiali (si lo so… ma un tempo si stampava tutto), una volta capita la sequenza di movimenti per sovrapporre correttamente copertina, frontespizio e stampe… poi diventa una cosa piuttosto automatica, anche un po’ noiosa, potrei dire.

Eppure, arrivata a fine corsa, non era una cosa che mi pesava perché, di fatto, ne avevo bisogno.

Cosa vuol dire? Vuol dire che se lavori tanto di concetto, sui contenuti, ogni tanto ci vogliono anche i momenti di scarico. Ed ecco che tornano utili tutte quelle attività manuali, apparentemente perditempo.

Per me era un momento per rilassare la mente, far lavorare le mani mandava la mente in stand-by e, dopo un po’, le idee si riordinavano e tornava alla mente anche quello che apparentemente era passato in secondo piano.

Quindi, se sei in un periodo molto stressante o molto concettuale, ecco che far lavorare le mani può essere davvero la soluzione.

Riordina la scrivania

Questo ti serve ogni giorno proprio per fare il punto, per mettere la parola fine alle attività in corso e per chiudere i cerchi aperti.

Prepara le copertine, le etichette e tutto ciò che serve per il tuo archivio

Avere un archivio ordinato e magari anche un po’ piacevole aiuta il lavoro quotidiano più di quanto pensi. Quindi non sottovalutare un’ora apparentemente persa per creare le etichette come le vuoi tu o una copertina del fascicolo di lavoro con tutte le informazioni che servono. Crea il tuo format una volta per tutte, poi basterà stamparne una copia.

Riordina gli spazi di lavoro

Ogni tanto bisogna spostare e sistemare fascicoli per archiviare il vecchio e far posto al nuovo. Chi ha voglia di mettersi a spostare gli scatoloni? Nessuno! Eppure, il benessere che avrai quando ci sarà spazio per i nuovi progetti… sarà come una ventata di energia!

Sistema i tuoi strumenti di lavoro

Tutte le penne funzionano? E le matite sono appuntite? Come va con il resto della cancelleria? C’è tutto o manca qualcosa, fai un check e fatti trovare pronto per i nuovi lavori!

Questi sono solo alcuni esempi, semplici che ho voluto condividere con te, ma lavorare con le mani, staccare la mente ha davvero mille vantaggi per farla funzionare meglio e per migliorare il tuo ambiente di lavoro. E se queste non ti hanno soddisfatto, ti consiglio un di impastare una torta o una pizza, funziona allo stesso modo.

Provaci, e raccontami come va!

Photo by Austin Ban – Unsplash