I tempi dimenticati

I tempi dimenticati

Hai presente quando fai i conti al secondo per prendere treno, sali, ti siedi e pensi: “ora posso respirare…” e poi ti rendi conto che avevi pensato di prendere una bottiglia d’acqua sulla via della stazione, ma eri troppo di fretta e hai lasciato perdere e ora senti la gola secca, tanto secca.

Beh, ecco… questo è quello che succede quando si fanno male i conti dei possibili imprevisti o quando ci sono troppe cose a cui pensare. E la stessa cosa succede anche per la pianificazione.

Uno dei miei lavori è proprio quello di riprendere in mano la pianificazione di un progetto per capire dove si sono arenate le cose e nel tempo mi sono resa conto che a volte ci sono dei tempi dimenticati che purtroppo rendono inefficaci i progetti, o meglio la pianificazione del progetto.

Quali? Ora te lo racconto:

i tempi di cortesia

I tempi che servono a rispondere alle mail, a mandare i preventivi a valutare i servizi. Quando si parla di pianificazione la si pensa come istantanea: oggi si parte e tutti lavoreranno subito e solo per questo, quindi non appena io farò una richiesta arriverà una risposta e potrò procedere con il passo successivo. Purtroppo non è sempre così.

I tempi di sedimentazione

Le idee, i progetti, i brainstorming hanno bisogno di riposare e, proprio come l’impasto della pizza, essere lasciati tranquilli per un po’, solo così lieviteranno e daranno un gran risultato. Certo non si può aspettare troppo, anche la pizza diventa acida, ma nemmeno si può sempre ricorrere al lievito istantaneo… fa male allo stomaco 😉
Quindi prevedi dei tempi per lasciar riposare le idee e per rivedere quello che hai fatto, così sarai convinto del tuo lavoro e non perderai spunti importanti che nascono proprio dal lasciar riposare le idee.

I tempi del lavoro

Si pianifica pensando ai nostri tempi di azione, ma non è detto che tutti lavoriamo allo stesso ritmo. Se il compito è mio so quanto tempo ci metterò, ma se la stessa cosa la fa qualcun altro, non è detto che il mio tempo sia corretto, dovrò chiedere alla persona che è responsabile del compito quanto tempo prevedere.
Quindi quando si stimano i tempi dei progetti, sono giusti quelli di chi è direttamente responsabile di quell’azione. L’unica controindicazione potrebbe diventare l’essere in anticipo.

Purtroppo i tempi dimenticati sono tanti, ma già considerare questi è un buon inizio.
E tu li consideri nella tua pianificazione, nei diagrammi di Gantt e nelle varie attività? Quali sono i tempi per te più importanti?

Raccontamelo nei commenti!

Serve un timer?

Serve un timer?

Organizzazione e tempo, come farli andare a braccetto se non con un timer? Ma è davvero utile?

Oggi ti racconto tre occasioni nelle quali è utile imparare il settaggio dei tuoi allarmi, magari con una musica soft e dedicata, eliminando bip bip e vibrazioni 😉

Per focalizzare la mente

Non vuoi proprio dimenticare di chiamare qualcuno ad un’ora precisa? Vuoi non scordare una commissione? Hai il timore di dimenticare una ricorrenza?

Aiuta la tua mente a porre l’attenzione su ciò che è importante nel momento nel quale lo diventa: imposta un timer o un promemoria quando vuoi eseguire il tuo compito importante.

Così facendo sarai libero di pensare ad altro finché non suona e non avrai lo stress di tenere tutto a mente.

Per sollevare la mente

Tutte le volte che non vuoi pensare a quanto tempo hai ancora a disposizione, ma vuoi pensare solo a ciò che stai facendo, ecco che un timer torna in aiuto.

È sicuramente lo strumento principale per la tecnica del Pomodoro, che aiuta a mantenere focalizzata la nostra attenzione per ben 25 minuti, per poi regalarci 5 minuti di pausa.

A me però piace declinarlo anche in altre circostanze, ad esempio nella mia routine mattutina quando faccio un po’ di esercizi. Per potermi dedicare mente e corpo allo stretching faccio partire il timer, così ci pensa lui a farmi sapere quando il mio tempo è finito. È un modo per rilassarmi che mi permette di non continuare a controllare se c’è ancora spazio per un altro esercizio o meno.

Per risvegliare la mente

Gira e rigira comunque la sveglia è un timer.. che controlla per noi il tempo del sonno.

E gira e rigira per non essere sempre all’ultimo minuto non resta che alzarsi prima.

Quindi non devi fare altro che anticipare la tua sveglia mattutina. Non dico di dormire ore o mezz’ore in meno, ma già dieci o quindici minuti possono fare la differenza. Puoi, ad esempio, alzarti con più calma e non uscire di corsa.

Se vuoi più tempo, inizia prima 😉

E tu, per cosa userai il tuo timer?

Cosa scrivere nel calendario?

Cosa scrivere nel calendario?

Ultimo post dell’anno! E anche di questo mese sì vs no.. quindi vediamo un po’ tre cose che devi aggiungere nel calendario, e tre cose che non devi proprio mettere…

 

Tre sì per il calendario:

Scadenze e appuntamenti

Metti tutte le scadenze: pagamenti pianificati (assicurazioni, rate, etc.), rinnovi (abbonamenti e simili) visite mediche (ebbene sì, non scordarti di metterle!). Se hai già degli appuntamenti fissati, segnali fin da ora, l’importante è che abbiano una scadenza ben definita.

Ricorrenze

Segna i compleanni e le date che vuoi ricordare. Io amo avere un calendario a parte proprio per tutti i compleanni, anniversari e via dicendo. Se ti va eccone uno apposta per te!

Vacanze

Segna nell’arco dell’anno anche i tuoi momenti leggeri. Non occorre pianificare tutti i giorni di ferie da gennaio, ma già prevederne qualcuno aiuta!

 

Ma allora ti chiederai.. cosa non devo segnare?

Il progetto del prossimo anno

Se hai deciso che il 2019 è l’anno del famoso corso di chitarra… non scriverlo in calendario, così non funzionerà, scrivi piuttosto… “lunedì 14 gennaio, ore 10.00 ricerca corso chitarra”. Così lunedì 14 non resterà che passare all’azione. Metti in calendario solo azioni concrete e precise, che possano essere messe in atto e che ti porteranno alla realizzazione dei tuoi obiettivi.

I mille impegni di gennaio

Dopo il Natale si vuole sempre ripartire a mille! Quindi ecco che i giorni si riempiono di impegni, commissioni, cose da fare… quindi ne approfitto per ricordarti di prevedere sì una ripresa concentrata ed energia, ma anche soft. Rispetta i tuoi tempi, ma anche le pause. Anche se hai appena fatto qualche giorno di relax, tenere a mente il nostro bilancio energetico è fondamentale, proprio per non perdere il beneficio delle giornate di vacanza appena fatte!

I sassolini del 2018

Le cose che del 2018 non vuoi proprio sentir parlare. Ci sono cose che vuoi lasciar andare, bene, approfitta di questa grande opportunità di quest’anno e lasciale andare, fai in modo che non trovino posto nel calendario del nuovo anno.

 

E tu cosa hai segnato in calendario? Raccontamelo nei commenti!

Audio messaggi sì o no?

Audio messaggi sì o no?

Sei in auto e devi assolutamente comunicare che non arrivi in tempo. Che fai? Scrivi un Whats App? No, assolutamente, non si può!

Sei in ufficio e non ti ricordi più a che ora devi andare a prendere i bambini, cosa fai, chiami? No, non è il caso, non puoi parlare.

Può essere il caso di usare un messaggio audio? Ma questi messaggi rapidi che non sono scritti e non sono chiamate, come possono essere usati? Ci sono delle regole? O si tratta solo di una moda del momento?

Ormai vedere le persone che registrano messaggi vocali camminando o solo per gioco è una cosa di routine… ma sono davvero sempre utili? In particolare, quando è un sì e quando un no?

Vediamo un po’ di sistemi per organizzare meglio la nostra comunicazione.

Audio messaggi sì

  • Quando hai le mani impegnate per scrivere e devi comunicare qualcosa urgentemente. Ma ricorda che quando registri un messaggio devi aver già chiaro quello che vuoi dire, quindi via i “mmmm…” “ehmmm” “un attimo, cosa volevo dire?” chiaro, conciso, dritto al punto!
  • Quando devi comunicare qualcosa di complesso e scrivere richiederebbe troppo tempo e magari anche troppa energia. A volte il modo in cui qualcosa viene detto è parte integrante del contenuto, non credi? In tal caso scriverlo o dirlo, non è la stessa cosa.
  • Quando racconti qualcosa a qualcuno e hai piacere di far sentire la tua voce. Ad esempio, se sei in viaggio e hai piacere di farti sentire un po’ più vicino, un audio messaggio può essere un po’ di più di un messaggino e il fatto di lasciarlo lì permette, a chi lo riceve, di ascoltarlo nel momento migliore, e se lo desidera… di riascoltarlo.

Audio messaggi no

  • Quando sai che la persona che li riceverà non li può ascoltare. Ci hai mai pensato? Se mandi un messaggio audio a qualcuno che è in ufficio potrebbe non ascoltarlo fino a che non esce, perché non sa quanto è lungo, perché teme di far sentire l’audio e via dicendo.
  • Quando basta una risposta sintetica che può essere scritta. Anche qui… dritto al punto!
  • Quando vale la pena fare proprio una telefonata e scambiare due chicchere piuttosto che fare uno scambio di registrazioni vocali.

E tu che ne pensi? Ti piacciono i messaggi audio? Li usi? Raccontamelo nei commenti!

Decluttering estivo, il tempo

Decluttering estivo, il tempo

Il tempo dell’estate è un tempo magico, le giornate sono calde e lunghe e spesso le città si fanno deserte. E’ un momento nel quale è indispensabile rivedere i nostri ritmi, il nostro tempo. Vuoi per il caldo, vuoi per la stanchezza, siamo costretti a rallentare.

Ma questo è sempre un male? Io dico di no, perché è un’ottima scusa per fare un po’ di decluttering del nostro tempo, è, infatti, un’occasione per rivalutare ciò che facciamo nella nostra giornata.

E’ tutto importante?

Ci sono cose che facciamo solo per abitudine e che in verità sono una perdita di tempo? Come scoprirlo? Di solito in vacanza o quando le giornate non sono pressanti e di corsa, capita di cambiare la routine e di fare cose che fino a quel momento non si sono fatte:

  • fare attività diverse: una passeggiata in più, leggere un libro nuovo…
  • cambiare la colazione o provare un abbinamento a pranzo mai sperimentato
  • mettere un vestito che non avevi ancora messo quest’anno

Cosa ci insegna tutto questo?

Che siamo esseri dai mille colori e dalle mille opportunità, diamoci la grande occasione di cambiare qualcosa e rinfrescare la nostra giornata!

Elimina le cose che non hanno importanza e se proprio c’è qualcosa che devi fare e non ti piace molto, cerca di farlo in modo efficiente, senza sprecare tempo e poi gratificati facendo qualcosa che ti piace di più.

Approfitta della leggerezza dell’estate e rendi anche la tua giornata più solare e più adatta a te!