Mai lasciare la strada vecchia per la nuova

Mai lasciare la strada vecchia per la nuova

“Mai lasciare la strada vecchia per la nuova.”

Si sa, i proverbi hanno un fondo di verità, e per le tue aziende questo è più vero che mai.

Ti ho spinto a dare dignità al tuo lavoro e al tuo tempo considerando anche il tempo libero e la famiglia alla stregua del lavoro.

Ti ho suggerito di lavorare sulle tue risorse limitate, come il budget, per dare valore a questi tre aspetti.

Ora ci vuole un ultimo passo per fare le cose come si deve.

È ora di mettere un po’ di professionalità anche nei tuoi momenti extra lavorativi.

Nel concreto intendo il fare le cose fatte bene anche se non si tratta di lavoro. E quando dico di fare le cose bene, intendo il saper applicare le stesse regole che valgono per la tua routine lavorativa.

Significa semplicemente applicare le stesse strategie, gli stessi strumenti e operativamente lavorare allo stesso modo.

Questo ti tornerà davvero utile in due aspetti, vediamoli!

 

GLI ARCHIVI

Forse penserai che gli archivi siano noiosi tanto al lavoro quanto a casa, e forse non hai tutti i torti, ma il motivo è che purtroppo gli archivi richiedono tempo, impegno e costanza. Tre ragioni in più per non dimenticarsene e per prenderli sul serio.

Vuoi essere pronto a ritrovare l’ultima bolletta, la polizza per i danni, o più semplicemente per le tante amate fotografie? Tieni in ordine i tuoi archivi. E questo vuol dire: aggiornali frequentemente, fai in modo che siano completi e organizzali secondo le tue necessità.

Il tema archivio è un tema a me molto caro e se ti interessa ti consiglio di cercare tra i tanti post del blog con l’hashtag #archivio.

Ma giusto per… ecco dieci consigli veloci:

  1. dividi le cose per argomento: luce, gas, assicurazioni, informazioni mediche e via dicendo;
  2. se hai più case, dividi anche per abitazione;
  3. se i membri della famiglia sono diversi, dividi anche per membro della famiglia;
  4. crea più categorie per le cose più significative, ma non dettagliare tutto dall’inizio;
  5. metti i documenti più recenti all’inizio e via via gli altri in ordine cronologico;
  6. dividi i documenti da tenere per sempre da quelli che, passato un tot di tempo, puoi eliminare;
  7. crea una piccola pagina di appunti per ogni categoria con i dati salienti e i numeri utili;
  8. utilizza raccoglitori che ti piacciono e non necessariamente quelli classici da ufficio;
  9. fatti aiutare dai colori per creare le categorie;
  10. non scordare le etichette!

 

LA PIANIFICAZIONE

Una buona riuscita dipende sicuramente da un buon piano, e se la cosa è scontata per un progetto di lavoro, non lo è altrettanto per i progetti personali e di famiglia.

È invece altrettanto importante pensare alla pianificazione nel concreto delle attività quotidiane perché aiuta a farsene carico e anche a suddividere il carico stesso tra tutti.

Quindi, anche in casa, sono utili calendario e agenda, servono per ricordare le scadenze, i compleanni e gli appuntamenti il primo, per pianificare il tempo dedicato a sé e alla famiglia la seconda.

E per il tuo tempo libero? Io direi che qui la pianificazione è sacra: a partire dalle giornate che ti prendi per te e “cancelli” dal lavoro e dalle incombenze domestiche, fino alla scelta dei passi da fare per le tue attività e soprattutto all’organizzazione nel dettaglio di tutti gli aspetti possibili 😉

Anche questo è un tema a me caro e trovi un sacco di post a riguardo, cerca l’hashtag #archivio, ma non posso non condividere i tre mantra della pianificazione:

  • si pianifica per sottrazione, e in particolare i ¾ del tuo tempo;
  • la pianificazione è una guida, non un diktat, quindi falla in modo consapevole e sostenibile;
  • una volta fatta, va seguita.

 

Lavoro, casa e famiglia sono tre aspetti che vanno tenuti distinti, ma come vedi, essere professionali anche nei contesti extra lavoro ti aiuta, di fatto, a goderti tutto al meglio. Meno intromissioni tra il tempo di lavoro e quello extra, meno stress da compiti in sospeso e da informazioni che non si trovano. Il gioco vale la candela, non credi?

 

 

Photo by Lili Popper – Unsplash
Cambiamento, una tempesta

Cambiamento, una tempesta

Ci sono volte in cui capita che il cambiamento arrivi, che non sia voluto, ma al contrario che sia imposto e poco ci si possa fare.

Gran brutta rogna, penserai!

Un po’ di tempo fa ho letto “l’arte svedese di mettere in ordine” di Margareta Magnusson e mi ha fatto riflettere. Un po’ perché quando ho iniziato questa professione mi sono trovata di fronte a un caso pratico citato nel libro: svuotare la soffitta dei miei nonni che, dal tempo della guerra, poco avevano buttato. Quest’esperienza mi ha insegnato molto sia sul rispetto dei ricordi sia sul fatto di voler lasciare meno peso possibile sulle spalle delle mie generazioni future.

Questo è solo un piccolo esempio, un racconto di me, per parlarti di cambiamenti di grande portata che arrivano e non si scelgono.

Credo, infatti, che nei cambiamenti forte e imposti, come può essere un lutto, un cambio di casa dettato da una necessità, un cambio di lavoro abbiano delle parole chiave in comune e ora te ne voglio parlare.

Ma prima un piccolo disclaimer.

I cambiamenti sono fonte di stress per tutti, persone organizzate e non, flessibili e non. Quindi non ti preoccupare se in questi momenti la tua vita diventa caotica, disordinata, difficile e se i tuoi punti di riferimento vacillano. È tutto normale e soprattutto è necessario per cambiare. Quindi fai un profondo respiro e sappi che tutti in questi casi si sentono come una barca nella tempesta e navigano a vista, non c’è che accettare questo temporaneo momento di smarrimento.

Tornando ora alle parole chiave, eccole qui:

 

RISPETTO

Non eliminare tutto a priori. Lo so, questa è la nomea dei professional organizer, che passano e fanno piazza pulita di tutto. E invece io credo ci voglia molto rispetto per la propria storia e per la storia degli oggetti. Quindi se qualcosa ti è di peso, non ti serve, non ti rappresento ti dico elimina, ma per me elimina vuol dire “dona nuova vita”.

Allo stesso modo non ti dirò mai di lasciar andare ricordi importanti, per quanto il ricordo non dipenda dall’oggetto, è giusto fare una cernita con il giusto rispetto.

ri-spèt-to – etimolgia – dal latino: respectus, da respicere guardare indietro, composto di re- indietro e spicio guardare.

RESPONSABILITA’

Qui faccio riferimento a un valore che non hanno necessariamente tutti, ma che, a mio avviso, dovrebbe essere condiviso e cioè il senso di responsabilità per sé e per il futuro. Questo valore è importante perché porta ad occuparsi delle proprie cose fino in fondo, a chiudere i cerchi e a non lasciare le cose in sospeso. Questo vale sia per ciò che vogliamo eliminare, nell’accezione di cui sopra, e anche nell’idea di essere leggeri e fare in modo che la nostra impronta nel pianeta sia quanto più leggera possibile.

Lo so, questo è un tema delicato e impegnativo, ma a mio avviso molto importante. Non vale infatti pensare “se ne occuperanno gli altri dopo di me”, perché questo significa lasciare ad altri un peso e un compito gravoso.

Per quel che possiamo occupiamocene noi finché abbiamo modo vivendo con l’idea di essere leggeri e poco ingombranti, non solo ora, ma anche dopo, nella vita degli altri.

IMPEGNO

A questo punto sarai spaventato e ti chiederai come mettere mano a tutte queste faccende e sentirai forse un peso piuttosto ingombrante che vuol dire anche paralizzante.

C’è un modo per uscire da questo loop e prendere in mano il cambiamento occupandosi delle proprie cose con responsabilità e rispetto: fare il tutto a piccoli passi.

Non pensare di fare tutto dall’oggi al domani, ma al contrario dedicati ad una cosa alla volta, stabilisci dei piccoli obiettivi giornalieri, settimanali, mensili, senza esagerare, ma con pazienza e procedi a piccoli passi.

 

Cosa ne pensi? Ora è un po’ più accettabile?

Mi auguro che il piccolo disclaimer iniziale e queste tre parole ti aiutino a ritrovare la rotta e se così non fosse, posso aggiungere che i professional organizer sono proprio la figura di riferimento adatta in queste situazioni. Grazie ad un punto di vista esterno e a una seria professionalità possono davvero essere d’aiuto. Quindi, via all’imbarazzo, all’idea che si è perduti in questo mare di onde alte e scure e, se hai piacere, io sono qui per offrirti il mio aiuto.

Insieme possiamo definire la tua rotta e il tuo piano d’azione, a piccoli passi, rispettoso della tua storia e sostenibile, cioè con la giusta responsabilità.

 

 

Photo by Markus Spiske – Unsplash
Le chiavi di ricerca

Le chiavi di ricerca

“Ma era sotto articoli o in rassegna stampa?”

“La contabilità era la cartellina rossa o quella blu?”

 

 

Ti capita di non avere la più pallida idea di dove andare a cercare qualcosa di importante nei tuoi archivi e non sapere come ritrovare quella foto o quel file?

Succede, ma è una cosa che si può prevenire, a mio avviso, con due semplici pensieri.

 

Quando archivi qualcosa pensa a te stesso come se avessi perso la memoria, come se fossi la versione sciocca di te.

Me lo avrai sentito dire tante volte, ma il percorso più logico e semplice si trova proprio pensando a noi stessi senza memoria, un po’ più stupidi, come a dire “estranei a se stessi”.

Se poi vuoi proprio fare la prova del nove, prova proprio a far trovare qualcosa a un estraneo e vedi se funziona 😉

 

L’altro pensiero, che non consideriamo spesso, sono le nostre caratteristiche specifiche per la ricerca, quelli che sono i metadati in un archivio vero e proprio e che per te possono essere le chiavi di ricerca, le famose etichette. In breve, queste devono rispondere alla domanda “come cercherai questo dato in futuro?”

Questo ragionamento è valido per gli archivi di dati, quindi i database, ma anche per le mail.

 

Ti consiglio in primis di non metterne una soltanto a meno che non siano proprio cose che cercherai solo con un criterio, ad esempio anche le fatture potrebbero avere due chiavi: per cliente e per anno.

Allo stesso modo non ti consiglio di abusarne, perché se ne metti troppe le ricerche saranno pressoché inutili. Hai mai provato a cercare qualcosa di specifico in Amazon per poi vedere che viene fuori di tutto? Non ti viene un po’ di fastidio? Ecco, evita di far succedere la stessa cosa alle tue ricerche. Sii specifico nell’assegnazione.

L’ultima indicazione che ti vorrei dare è quella di mettere parole che per te hanno significato e non necessariamente per il mondo esterno.
Se ad esempio per te le parole geografia e paesaggio hanno due accezioni diverse, usale secondo la tua personale classificazione. L’importante è che per te sia sufficientemente chiara ed esaustiva per andare a colpo sicuro nell’assegnazione.

Questo è un importante aspetto poco considerato che ti permette di essere ordinato da un lato, ma anche esaustivo e cioè evitare di lasciar fori qualcosa.

Ricorda qualche elemento può essere estraneo alla catalogazione, ma se sono già una decina, vuol dire che manca una categoria 😉

 

Questa è la bellezza degli archivi:

 

devono sì essere logici, ma anche su misura per te, perché le chiavi di ricerca devono essere utili a te (o al tuo gruppo di lavoro) ed è per questo che ti consiglio di usare le tue parole, il tuo linguaggio, ma con semplicità e precisione.

 

E per finire… non scordare le etichette. Sì, oggi è tutto chiaro: contabilità rosso, bollette blu, ma, ancora una volta, perché far fare fatica alla nostra mente? Semplifica!

E tu fatichi con le tue parole chiave? Se la risposta è sì, sono qui per aiutarti, chiamami!

 

 

Photo by Marjan Blan Marjanblan – Unsplesh

Sussidiari ed enciclopedie

Sussidiari ed enciclopedie

Finalmente in terza elementare ho potuto avere il sussidiario. Mi piaceva tantissimo, in un solo libretto era contenuto tutto ciò che dovevo sapere: le letture, gli esercizi, le pagine di storia.

All’università, allo stesso modo, mi piaceva fare il contrario: poter prendere un po’ da un testo e un po’ da un alto e costruire la mia conoscenza sommando i vari input, i tanti libri.

Perché ti racconto questo?

Perché nel tempo le nostre esigenze cambiano, e soprattutto per quanto riguarda la nostra conoscenza, le nostre esigenze aumentano e via via si fanno più specifiche e complesse.

 

Questo ragionamento si adatta a pennello anche ai nostri archivi: nascono semplici e crescono diventando via via più articolati.

 

Per questa ragione ti consiglio di iniziare con la versione più semplice e base possibile. Una cartellina e via. Se cartacea nemmeno troppo spessa.

Poi all’aumentare dei dati, aumenta lo spazio e inizia la prima suddivisione. Come? Secondo il criterio maggiore, più importante.

Ancora una volta, non cadere nell’errore, non dettagliare, non fare troppi fronzoli: in maniera semplice delinea le cose più importanti.

Se poi cresce ancor di più, ecco che saranno necessarie le sottocategorie e le specificazioni. A questo punto sì puoi lavorare di etichette ben fatte, di sotto-cartelline. E ora sì mi permetto di dirti di investire un po’ di tempo e capire come fare al meglio.

Ma fino a questo momento, era tempo perso per due ragioni: non conoscevi ancora in che direzione sarebbe cresciuto il tuo archivio e quindi avresti potuto sbagliarne la direzione e, seconda ragione non meno importante, questo lavoro fa parte dei famosi fiocchetti anti-produttività.

Anche tu, parti dal tuo sussidiario e, quando si presenta la necessità, struttura la tua enciclopedia, non fare il viceversa!

 

Photo by Harald Arlander – Unsplesh

Archivi che non funzionano

Archivi che non funzionano

Occupandomi di archivi da un po’ ne ho visti parecchi e penso che possa esserti utile confrontarti con quelli che io chiamo “errori frequenti”.

Prima di condividerne un po’, permettimi di aggiungere che li racconto senza giudizio e senza la presunzione di avere in tasca la verità assoluta, ma semplicemente per far sì che le tue raccolte di dati siano quanto mai funzionali possibili e soprattutto adatte alle tue esigenze.

Questo lo dico perché capita a tutti di fare questi errori e soprattutto perché quando si fanno di solito c’è una ragione a monte. L’importante è sapere che può capitare e avere un campanello d’allarme pronto a scattare nel caso si presentino.

Bene, ecco secondo me le cose che rovinano di più le uova nel paniere.

 

ARCHIVIO A METÀ

 

Capita di iniziare con i migliori propositi e poi lasciar cadere le cose nell’oblio. Mi riferisco ad esempio agli archivi di fotografie, articoli, ricette, pubblicazioni…

Spesso sono archivi molto ben fatti, molto dettagliati e poi trascurati.

Come mai accade? Proprio perché sono ben fatti e quindi richiedono tempo e attenzione. È bene non partire subito con troppo dettaglio, meglio fare una cosa leggera e sostenibile e renderla più approfondita poi, in caso di bisogno.

Soprattutto se sono archivi di cose che non usiamo di frequente è bene seguire questo criterio per essere certi di poter mantenere lo sforzo nel tempo e quindi aggiornato l’archivio. Mi spiego meglio, molto probabilmente l’archivio dei contatti di lavoro non avrà mai questo problema, se lo usi ogni giorno e i dati che ci sono all’interno sono per te importanti, non rischierai di lasciarlo a metà, anzi!

Questo problema succede con le cose che vorremmo avere ordinate e che ci fa piacere archiviare, ma che poi non usiamo così di frequente. Quindi in questo caso… semplifica e fai in modo che il tuo archivio sia sostenibile!

Ricorda un archivio è vivo, nasce, cresce e si evolve.

 

ARCHIVIO A PEZZI

 

Errore tanto semplice, quanto comune. Avere un archivio diviso in pezzi: un pezzetto in un luogo e un pezzetto in un altro. Ad esempio, un po’ nel pc proprio e un po’ nel condiviso, un po’ al lavoro e un po’ a casa.

Non credi sia il caso di limitare le cose da ricordare e quindi possa essere una buona cosa semplificare il lavoro della tua mente non chiedendole anche di ricordare se quella cosa è in un posto o in un altro?

Ancora una volta… semplifica! Metti tutto nello stesso posto! Tra pc proprio e condiviso, vince il condiviso, tra casa e lavoro, vince il posto dove usi di più i dati di quell’archivio, e, nel caso fossi incerto… esistono i cloud.

Questo è un errore frequentissimo quando si lavora in gruppo e purtroppo è la causa di tanti fraintendimenti e rallentamenti. Gli archivi devono essere accessibili da tutti coloro che usano i dati e devono poterli reperire tutti con facilità, ovunque lavorino.

Lavorare diversamente porta a doppioni, errori, e spesso a un lavoro poco efficiente. Investi quindi un po’ di tempo nel pensare dove userai i dati di quell’archivio e definisci quindi il posto migliore!

 

ARCHIVIO MISTO

 

E qui mi riferisco al modo in cui si creano le categorie. Mi capita di vedere archivi costruiti un modo, con criteri ed etichette di un certo tipo e poi portati avanti in modo differente. Anche questo crea molti doppioni e molti punti interrogativi: dove lo metto?

Il “come creare i criteri” è stato il tema di uno dei post di inizio anno e credo sia davvero fondamentale. Vale la pena chiarirsi un po’ le idee prima per poi procedere più velocemente dopo.

In genere cambiando le categorie in corso d’opera si finisce per creare più archivi in parallelo, creare confusione su dove ordinare le cose e quindi, in breve… lavoro in più. Come sempre la regola d’oro è: “semplifica”, investi prima per guadagnare tempo ed energia dopo.

 

Ecco tre tipi di archivi che anziché aiutarti, ti complicano la vita.
Come ti dicevo, a tutti capita di cadere in questi errori, ma l’importante è capirlo prima che sia tardi e quindi senza dover rifare il lavoro daccapo 🙂

E tu, in che errori cadi più di frequente?
Raccontamelo nei commenti!

 

 

Photo by Mr Cup Fabien Barral – Unsplesh