Profumo di casa

Profumo di casa

Ogni volta che sento il profumo delle caldarroste la mia mente corre ai luoghi dove sono cresciuta, ai cartocci di carta di giornale caldi tra le mani. Sono ricordi molto forti e arrivano alla mia mente alla velocità della luce, senza che io ci possa fare nulla.

Succede anche a te per qualche profumo particolare?

Credo che tutti noi abbiamo un qualche ricordo legato ad un odore, a un profumo, a volte è una sensazione confusa riguardo ai dettagli di evento, ma il ricordo dell’odore è al contrario sempre forte e chiaro.

Chiamiamolo l’odore dei ricordi, di ciò che non riusciamo a lasciar andare.

Te lo racconto perché spesso le case hanno un odore specifico, gli abiti e gli oggetti, e questo rende il tutto complesso se è una cosa che dobbiamo lasciar andare.

Cosa ci può aiutare in questo?

Un pensiero molto importante: i nostri ricordi rimangono con noi anche senza le cose che li generano, siano esse materiali o immateriali.

Non è semplice applicare questo concetto nella pratica di tutti i giorni, perché sfruttano uno dei nostri sensi più ancestrali e profondi e quindi molto radicato in tutti noi.

Allo stesso tempo bisogna anche capire come l’alleggerirsi di qualcosa non significa eliminarlo dalla nostra memoria. Non stai perdendo una parte di che non tornerà mai più, non capiterà di dimenticare qualcosa solo perché non è più fisicamente con te.

Anzi, tu sarai libero di fare nuove esperienze e di accogliere importanti novità proprio perché del ricordo hai fatto il tuo valore aggiunto.

Quindi… sentire le caldarroste non mi fa sentire nostalgia, mi fa ricordare da dove sono venuta e soprattutto mi ricorda un momento felice della mia vita, di fatto mi ricorda il punto di partenza, non l’arrivo.

E il tuo odore di casa qual è?

I database servono?

I database servono?

Ti capita mai di cercare un biglietto da visita e di averli tutti insieme, raccolti senza criterio e perdi un sacco di tempo spulciandoli e cercando di ricordarti chi sono quei nomi e quei loghi?

Oggi voglio parlarti proprio di questo, come fare chiarezza sulle informazioni, quando sono tante.

Raccogliere le idee è fondamentale, e non mi stuferò mai di dirti che le liste sono utilissime per questo. Ma se si tratta di dati, è opportuno non solo raccoglierli, ma farli anche in un certo ordine. Ecco quindi che può esserti davvero utile creare un database.

La definizione vuol dire: “insieme di grandi quantità di informazioni tra loro omogenee, organizzato in modo da permettere una rapida ricerca al suo interno.”

Di fatto sono un insieme di informazioni ordinate e suddivise con criteri precisi. Ovviamente se ho solo due o tre elementi casca il palco, ma allo stesso tempo sarà facile ritrovare le informazioni in questo caso. Non lo sarà quando i dati sono tanti, pensa ai numeri di telefono giusto per fare un esempio semplice e veloce.

Ma quali sono i criteri utili per creare un database?
I database funzionano se sono:

Chiari

Non devi avere dubbi su cosa inserire nei vari campi e possibilmente devi scriverli tutti nello stesso modo (es. numeri di telefono con o senza spazi) così da facilitare le ricerche e il ritrovamento dei dati che ti interessano.

Facili da usare

Mi capita di vedere raccolte di dati su fogli di scrittura che rendono il tutto illeggibile e poco adattabile. Ogni cosa vuole il suo strumento e se stai facendo una raccolta di idee vanno benissimo le lista, ma se stai facendo una raccolta di dati, meglio una tabella. Anche l’ordine grafico aiuta la lettura e la ricerca dei dati!

Più completi possibile

Come sempre all’inizio non dettagliare tutto al massimo, e non appena arriva l’esigenza di aggiungere un dato importante, mettilo da parte, potrebbe tornare utile. E qui sta il segreto dei database, più sono completi, più li potrai usare anche per scopi differenti da quelli per i quali sono nati. Se ad esempio nel tuo database clienti hai aggiunto la voce di quanti incontri hai fatto per ogni cliente, poi potrai fare dei calcoli di quanti incontri ti servono in media per svolgere quel servizio.

Queste sono tre delle tante caratteristiche che devono avere i database, ma per che tipo di raccolte possono esserti utili? Beh tantissime!

  • Clienti
  • Ristoranti, alberghi e simili
  • Newsletter e post del tuo blog
  • Ricette
  • Persone interessanti che vuoi contattare per sviluppare nuovi progetti
  • Luoghi dove puoi fare un evento

Devo andare avanti? Ce ne sono davvero tantissimi!

E tu per cosa inizierai il tuo nuovo database?

E chi l’avrebbe detto

E chi l’avrebbe detto

Un po’ di tempo fa ti avevo parlato di come gestire le fotografie e di come archiviarle. Quella per me è diventata un’abitudine, ho sempre trovato comodo questo metodo e per questo l’ho condiviso in questo post.

In breve, ti consigliavo di:

  • scaricare le foto;
  • eliminare quelle venute male, i doppioni, quelle utili solo al momento, etc.;
  • raddrizzare quelle storte;
  • creare una selezione in una cartella ad hoc da mostrare agli amici,
  • fare un back up.

Poi un giorno una cara amica e collega, Anna Scutellari, in arte Zamì, mi ha fatto notare che avevo sempre creato un doppione e che nel dettaglio non era necessario creare una copia delle fotografie per la versione da mostrare, ma che bastava creare una sottocartella.

Con un semplice gesto avrei alleggerito l’archivio ed eliminato doppioni inutili!

Dettagli, manie di perfezionismo?

No, solo… evoluzione di un’abitudine.

E di fatto è proprio così, non ci avevo mai pensato, semplicemente per abitudine procedevo come avevo sempre fatto. A volte, invece, bisogna saper guardare le cose da punti di vista esterni e anche con poco si può migliorare un sacco!

Anche le abitudini possono evolvere 😉

E se te la devo dire tutta, a volte questo cambio inaspettato può derivare anche dall’imprevisto.

Ti è mai capitato? Ad esempio in macchina, quando a causa di lavori lungo la strada di sempre, “esci dall’abitudine” e scopri nuovi luoghi, posti che poi torni a frequentare.

Anche le abitudini si evolvono e seguono le nostre necessità, le fasi della nostra vita. E questa è una cosa bellissima, perché vuol dire che se qualcosa che abbiamo sempre fatto non va più bene si sta aprendo una nuova fase della nostra vita, abbiamo la possibilità di cambiare e di evolverci.

Impariamo a capire quando le nostre abitudini ci vanno strette, quando possono essere migliorate e, se torna utile, ad assecondare anche gli imprevisti!

Raccontami la tua evoluzione!

L’intestazione sbagliata

L’intestazione sbagliata

Ti è mai capitato di trovare un raccoglitore in casa e scoprire che avevi ancora la garanzia del frullatore che hai buttato via circa cinque anni fa?

E di aprire un documento di lavoro e trovarlo con l’intestazione sbagliata, visto che hai già modificato la carta intestata due volte da quella versione?

Beh, non ti preoccupare, succede!

Sì perché è molto frequente pensare ad un archivio come una cosa morta e statica, ma non è affatto così. Tutte le raccolte di documenti sono degli archivi vivi e in evoluzione, e per questo devono essere, di tanto in tanto, ripresi in mano, rivisti, puliti e aggiornati.

Ecco quindi tre parole chiave per tenere le tue raccolte sempre al top!

valuta: prendi in mando le raccolte di elementi, e, uno per uno, valuta se va tenuto o eliminato. Alleggerisci le tue raccolte di ciò che non è utile, di ciò che ha perso la sua funzione.

organizza: ciò che rimane. Organizzalo secondo un ordine cronologico, di argomento o di utilità. Completa le parti mancanti se necessarie in modo che le tue serie siano complete (se archivi le bollette, le fatture, fai in modo che ci siano tutte). Ultimo passo: etichetta le parti!

Trova un posto adatto per tutto. Perché queste raccolte funzionino ci vuole un pizzico di ordine. Quindi tutto deve avere un posto e non vale la frase “intanto lo metto qui e poi ci penso” perché così è come se fosse buttato, è una cosa persa.

Per cosa ti può essere utile questo sistema? Per un sacco di cose! Ecco qualche idea:

Archivio in casa

  • Bollette
  • Esami medici
  • Contatti per le riparazioni di casa e i servizi (pizzeria da asporto, numero per i rifiuti ingombranti, medico…)
  • Fotografie
  • Documenti dell’auto
  • Documenti fiscali
  • Iscrizioni, tessere, abbonamenti

Archivio in ufficio

  • Fatture
  • Preventivi
  • Lavori chiusi
  • Rassegna stampa
  • Dati clienti
  • Dati partner
  • Dati fornitori
  • Cataloghi

Questi elenchi, sono solo dei punti di partenza per suggerirti di creare anche tu delle raccolte di elementi, siano essi documenti, contatti, idee, e di fare in modo che queste raccolte siano vive, in evoluzione e per questo sempre aggiornate e quindi… utili!

E tu, da quale cominci?

Ad ognuno il suo spazio

Ad ognuno il suo spazio

Una delle cose che mi piaceva tanto quando andavo a scuola era scegliere tutti i quaderni nuovi, le penne e magari, se era l’anno giusto, anche l’astuccio o la cartella.

Quello che non mi piaceva invece era che la maestra sceglieva per noi le copertine: rosso per matematica e blu per italiano. Ebbene, per me le cose che hanno a che fare con la matematica vanno ancora nella cartellina rossa, e cioè la contabilità.

La cosa che però ho cambiato è la struttura e la tipologia della cartellina. E questo te lo racconto perché spesso quando mi occupo di riordinare gli spazi di lavoro e gli archivi, vedo che tendenzialmente si utilizzano le cose più per abitudine che per scelta.

Mi spiego: le cartelline grandi vanno benissimo, ma non esistono solo quelle, ci sono misure e formati diversi, con gli anelli o senza. Esistono scatole, portadocumenti, raccoglitori, quaderni… insomma, c’è l’imbarazzo della scelta, ma quando si sceglie di usarne uno, va scelto in base al suo contenuto e non perché è il più semplice da prendere.

Quindi quando hai poche cose non prevedere subito una cartellina enorme, magari però pensa che, quando quella che hai scelto sarà piena, dovrai avere posto per una seconda.

Così quando hai tante cose non pensare di stipare tutto spingendo un po’ di più, è ora di prendere un contenitore più grande o di affiancarne uno nuovo.

Quello che voglio farti capire è che gli strumenti che usiamo per archiviare e trasportare le nostre informazioni, soprattutto i documenti cartacei, non sono di un tipo solo e non è necessario adattarsi. Scegli il contenitore in base al contenuto e mantieni un po’ di elasticità nella gestione degli spazi, così sarà tutto più funzionale! Già un archivio che funziona è un archivio utile, altrimenti.. è come non averlo!

Questo vale per l’archivio, ma anche per le tue note personali. Il formato dei quaderni delle note, dell’agenda e del calendario dipende solo da ciò che vuoi far stare dentro e da come lo scrivi tu.

Quindi non prendere il quaderno A4 solo perché è più semplice, se preferisci qualcosa di più piccolo, va bene lo stesso. Idem, non occorre avere sempre quaderni, se preferisci spostare i fogli, prendi i blocchi o gli anelli. Questo piccolo sforzo in più nella scelta renderà poi le tue note molto più ordinate e funzionali. Anche lo strumento ha la sua importanza!

Pensaci, il tuo formato qual è?

p.s. oggi ti racconto una cosa in più sul titolo del post. Mi è venuto spontaneo, un po’ per gioco e poi ho capito che è successo perché è uno dei miei hashtag (#adognunoilsuospazio) su Instagram. Già perché mi piace vedere come la natura trova il suo spazio e di come ogni forma di vita abbia il suo spazio! Se ti va, vieni a curiosare.