Archi…tips!

Archi…tips!

Di archivi potrei parlarti per settimane, ma oggi voglio andare al sodo e darti tre elementi pratici per gestire meglio i tuoi dati.

Se li fai diventare un’abitudine, saranno organizzati nel modo più utile e funzionale per te.

Andiamo a vederli subito!

 

DATE

 

La data è fondamentale per capire quale sia la versione più recente e per ricordarti quando una cosa è accaduta. Vale per un’agenda, un diario, ma anche per una lista e… un elemento di archivio.

Solo che a volte possono essere utili per gestire l’archivio stesso. Lo diventano quando sono la chiave di ricerca principale per ritrovare un dato.

Ecco che per fotografie, rassegne stampa, raccolte ripetitive sono la cosa che permette di gestire l’ordine. Proprio perché sono così importanti diventano la cosa da scrivere per prima.

Qui ti aggiungo una nota… il come lo scrivi ti aiuterà ancora di più nell’ordine del tuo archivio e ti faciliterà il fatto di ritrovare i dati.

  • Se è la prima informazione ti consiglio la versione anno mese giorno così gli elementi andranno in ordine automatico.
  • Se invece è un elemento secondario giorno mese anno facilita la lettura. Mi è capitato di lavorare in strutture dove questi tre dati venivano scritti senza spazi, ma lo sconsiglio, perché, pare incredibile, ma non si percepisce quest’insieme di numeri come data.

 

NOME, MA ANCHE IL COGNOME

 

Spesso mi capita di notare che i nomi dei file sono giustamente collegati a chi li ha prodotti, ma in modo troppo familiare.

Facciamo un esempio molto semplice: la carta d’Identità.

Se è presente nei miei archivi personali come copia potrebbe essere “Carta Identità” o “CI” ma se la dovrò condividere dovrò aggiungere il mio nome, e qui scatta l’inghippo. Intanto il mio nome di battesimo non è poi così utile, forse il mio in particolare non rischia di essere confuso, ma in linea generale è molto meglio mettere sia il nome sia il cognome.

Anche qui però il concetto di metterlo prima o dopo dipende dall’uso. Nella maggioranza dei casi sarà un dato secondario quindi la versione più semplice è “Carta identità Selina Angelini” o “CI_Selina Angelini” (N.B. hai visto come ho usato spazi e underscore?).

Che lo usi tu o un’altra persona è probabile che lo cerchi perché è la carta d’identità e non perché è di Selina (Angelini).

Se lo nomini così fin dalla prima scansione sarà un elemento facile da condividere in velocità anche all’ultimo momento o con una mail dal cellulare senza dover ogni volta modificare il nome del file.

Fai tesoro di quest’esempio per documenti, curriculum e file di uso ricorrente.

 

PIÙ LO USI, PIÙ VA IN EVIDENZIA

Se utilizzi spesso un file fai in modo che sia realmente a portata di mano.
Come ti dico tante volte, tieni fuori dalle cartelle la versione più recente (aggiornata, si intende) e archivia, anche temporaneamente, il resto in una cartella di versioni “superate”.

Per la stessa ragione semplifica l’albero di cartelle per le cose che usi di più. Come sai il sistema di cartelle va creato in base al numero di elementi hai da archiviare: più sono, più sarà complesso, ma non vale la pensa cominciare subito in grande, anzi diventa controproducente. Quindi tieni a portata di mano, con un nome molto chiaro, ciò che usi.

Per la stessa ragione se tra tanti elementi c’è una selezione che ti interessa di più, mettila in chiaro, cioè in evidenza.

Un esempio?

  • In campo famigliare: delle fotografie che vuoi mostrare rispetto a tutte quelle scattate in vacanza.
  • Al lavoro: un rassegna stampa selezionata per una presentazione dell’azienda.

 

Spero che queste riflessioni ti rendano il tema archivi più piacevole e meno ostico.

E perché non ci facciamo due chiacchiere per fare in modo che i tuoi siano proprio utili a quello che serve a te?

 

Photo by Annie Spratt – Unsplash
Quanti archivi esistono?

Quanti archivi esistono?

Facciamo un po’ di ordine sul tema archivi, nel senso che non sono tutti uguali, non funzionano tutti allo stesso modo, ma soprattutto non è utile avere tutto insieme senza dividere le cose nelle diverse tipologie di archivio.

L’archivio funziona un po’ come la regola del bersaglio per la scrivania.

La ricordi?

Le cose che usi di più vanno vicine a te, a portata di mano, ma non nello spazio vitale di movimento delle mani, poi, meno le usi, più le puoi allontanare.

Allo stesso modo puoi procedere con i tuoi dati e quindi con i tuoi archivi distinguendo queste tre tipologie.

 

ARCHIVIO CORRENTE

Un archivio corrente contiene gli elementi utili per lavorare sui tuoi progetti in corso.

Quindi ci saranno tutte le cartelle dei progetti aperti, ma anche le cartelle con i tuoi elementi di lavoro più correnti: format, immagini, database…

Questa raccolta di dati deve essere facilmente raggiungibile, aggiornata e completa. Di questo insieme di elementi ti consiglio di fare spesso un buon back up, e anche di averlo in cloud, così da essere veramente sicuro di poter raggiungere i tuoi dati di lavoro in ogni momento da tutti i tuoi dispositivi.

Poi, sul come organizzarla, su quale cloud scegliere e come gestire la sincronizzazione possiamo parlarne e c’è molto da dire. Ma, parlando in generale di archivi, posso dirti che questo è il primo step. Come vedi non è sul tuo desktop, ma sul primo livello di raccolta.

Se non si parla di file, ma di materiali cartacei saranno fogli raccolti in quaderni e raccoglitori vicinissimi alla tua scrivania, ma non nel luogo dove scrivi.

Qui come P.O. ti posso aiutare molto: la produttività personale dipende anche dal saper gestire al meglio il proprio archivio corrente, in estrema sintesi, dal trovare ciò che serve al momento giusto.

La chiave di quest’archivio è dunque l’uso: in base a come usi e cerchi gli elementi dovranno essere strutturate cartelle e sottocartelle. Inutile aggiungere che dovrà essere quanto più semplice e intuitivo possibile.

 

ARCHIVIO DI DEPOSITO

Un luogo dove archivi ciò che non usi più.

Si tratta sia dei dati di clienti con i quali non lavori più, sia dei tuoi documenti di lavoro superati: progetti conclusi o non più attivi.

Se sono cartacei si tratta già di quaderni e faldoni che stanno bene in un armadio o in una libreria, non certo sulla scrivania, anche se possono trovare posto in un luogo vicino al proprio luogo di lavoro.

Se sono file possono essere anche su un supporto separato e facilmente collegabile.

In casa possono essere gli archivi delle bollette, delle visite mediche…

Al lavoro le fatture, i lavori con clienti non più attivi…

In tutti i casi si tratta di elementi che nel tempo potrebbero essere tenuti, e passare in un archivio storico, o eliminati. A seconda di questa distinzione si può pensare una differente organizzazione.

La cosa importante in questo tipo di archivio è mettere delle buone basi per organizzare gli elementi: il fatto che i dati non siano più utili al lavoro corrente, non vuol dire che si debba creare un marasma disorganizzato.

Ecco che le regole base di ordine, completezza e semplicità devono essere maestre nell’organizzazione di questi elementi. Tutte le procedure che ti racconto per chiudere il tuo lavoro, i tuoi progetti servono proprio a creare archivi di deposito funzionali e utili.

 

ARCHIVIO STORICO

Questo è un archivio di ciò che è importante tenere e che non è più in uso. Questi elementi sono destinati alla conservazione permanente.

In un archivio casalingo sono ad esempio gli atti di compravendita di immobili, i certificati di laurea, e, lasciamelo dire, anche alcune fotografie di famiglia.

In un archivio di lavoro oltre ai documenti relativi alle compravendite e alla definizione degli aspetti fondanti dell’azienda, ente o libera professione, anche tutti quegli elementi che hanno segnato uno step fondamentale per la storia personale o aziendale.

Qui un P.O. ti può aiutare nel capire come gestire al meglio lo spazio o l’archiviazione di base, ma per completezza ci tengo a dirti che ci sono delle figure specializzate in questo: coloro che fanno parte dell’Associazione Nazionale Archivisti Italiani. Lo sapevi?

 

Ecco che ancora una volta ti racconto come un P.O. non elimina e basta, a volte sì lo fa, ma altre volte lavora per organizzare e rendere funzionale.

Dopo averti rincuorato, dimmi… come stanno i tuoi archivi? Funzionano per le tue necessità? È forse tempo di metterli in ordine? Intanto inizia a distinguere questi tre!

 

 

Photo by Erik Mclean – Unsplash
Fai pace con le fotografie

Fai pace con le fotografie

Il tuo cellulare scoppia di fotografie? È un problema comune, posso assicurarlo.

Ecco qualche buona idea per non perdere le foto e venire a capo del tuo rullino.

 

NON PENSARE DI FARE TUTTO IN UN GIORNO

 

L’idea di mettere mano a un archivio disordinato e molto ingombrante fa paura a tutti. Per dirlo con parole più franche fa proprio venire il mal di pancia!

Il motivo è che non si sa da che parte affrontare il problema.

Andiamo nel pratico e vediamo qualche soluzione per mettere mano alle fotografie, attaccando il problema… ai fianchi.

  • Inizia con quelle più recenti, sarà più facile scegliere cosa tenere e cosa no, perché hai già in mente cosa è finito lì per caso, cosa c’è per sbaglio o perché “hai fatto quella foto per ricordarti una cosa solo per un momento”.
  • Datti dei tempi ben precisi e non troppo lunghi, ad esempio lavoraci per cinque minuti o dieci al massimo. Piuttosto fai più sessioni in una giornata, ma non strafare.
  • Procedi per livelli di approfondimento: cancella, ad esempio, prima tutte le cose arrivate per sbaglio, poi quelle che non ti servono più e solo dopo le foto sfuocate, i doppioni… questo perché faciliterai il processo decisionale e anche l’inerzia, del tutto normale, ad affrontare una grande mole di informazioni, che significano, una grande mole di decisioni.

 

IMPOSTAZIONI E SINCRONIZZAZIONI

 

Andiamo ora a lavorare sul problema a monte e cioè sulle impostazioni e sulla sincronizzazione.

Per evitare di perdere tutte le foto in caso di smarrimento più o meno accidentale del telefono, ti consiglio di fare in modo che tutte le immagini siano automaticamente archiviare in un cloud. Ne basta uno, non occorre sia un’impostazione attiva su tutti i tuoi profili.

Anche se ti affidi a un back-up online, non vale la pena che il cloud diventi un marasma di dati dove ritrovare una foto sia come la ricerca del senno di Orlando sulla luna.

  • Imposta sì la sincronizzazione, ma fai attenzione a quali cartelle vuoi che vengano copiate e quali no.
  • Se hai piacere di tenere alcune fotografie particolare sul cellulare, poche mi raccomando, fai una copia sul cellulare e disattiva la sincronizzazione.
  • Controlla e svuota periodicamente le cartelle dove inavvertitamente possono essere salvate immagini: download e cartelle delle App.

 

OK IL CELLULARE MA…

 

È vero che ormai si fa una fotografia per ricordare tutto: una cosa da comprare, una citazione che ci piace, una slide di un convegno, un orario di un negozio… e così potrei continuare veramente a lungo… ma è anche vero che la galleria o rullino che sia non è il luogo delle note.

Quindi, se hai fatto una foto per ricordare qualcosa, fai anche in modo che quel qualcosa finisca più velocemente possibile nel posto giusto e non appesantisca le fotografie.

Se non lo farai, sarà come perdere l’appunto, equivale cioè a dire che potevi anche non scattare quell’immagine. Pensaci al prossimo “faccio giusto una foto”.

Per chiudere un ragionamento un po’ vecchio stile: credo che ogni tanto valga comunque la pena scaricare le fotografie, archiviarle nei propri supporti e stamparne qualcuna.

È vero che I nostri smartphone ormai fanno anche il caffè e che spesso non si usano più machine fotografiche, scanner e che si parte dal telefono per la condivisione di un’immagine, ma se pensi alla storia di ciò che le foto raccontano… una stampa ogni tanto vale sempre il lavoro!

 

 

Photo by Annie Spratt – Unsplash

Archiviare o eliminare?

Archiviare o eliminare?

Quando ti parlo di procedure di riordino uno dei punti è spesso “archivia o elimina il documento” Se non è il documento può essere la mail, il concetto rimane lo stesso.

Questo perché una vera chiusura, un riordino importante, si chiude proprio con il fatto di non avere più tra le mani l’elemento, ma con averlo destinato al suo posto corretto.

Come valutare però se qualcosa va eliminato o archiviato?

La scelta può non essere facile, e ci sono ragioni a favore di una scelta e ragioni a favore dell’altra. Vediamo di capire un po’ di più in che direzione andare.

 

ANCORE DI SICUREZZA

 

Spesso le cose vengono tenute “perché non si sa mai” o perché danno l’idea di essere una vera ancora di salvezza. Penso, ad esempio, a delle comunicazioni di ufficio, dove si preferisce che tutto sia scritto e che rimanga traccia. Non sarò io a dirti di no e a spingerti a eliminare queste comunicazioni, anche solo per la sensazione di sicurezza.

Ti faccio però riflettere sul fatto che quando serve è utile che siano facilmente rintracciabili.

Quindi sì a tenerle da parte, ma in un archivio per te chiaro, completo e facilmente consultabile. Ricorda infatti che archiviare male qualcosa equivale a cancellarla, nel senso che si perde in un caos generale.

Se è quindi utile tenerle da parte, non è altrettanto utile farlo per sempre. Ci saranno dei momenti in cui comunque potrai valutare di eliminare il tutto, magari proprio in blocco, ma questo sarà argomento di uno dei prossimi post, pazienta solo un po’.

 

MODELLI PER IL FUTURO

 

Puoi inoltre pensare di aver bisogno ancora di quella cosa in futuro, ad esempio dei i tuoi materiali di studio, riusare note e materiali creati in un momento di apprendimento facilita il processo di rinfrescare la memoria. Ecco che non può esserci consiglio migliore se non fai un corretto archivio delle tue note e dei tuoi materiali di studio.

Un secondo esempio è se credi di dover fare un lavoro simile in futuro e quindi pensi di riutilizzare determinati materiali. In questo caso i consigli sono due, il primo è: fai in modo che siano facilmente rintracciabili le versioni finali, ad esempio lasciando solo quelle in evidenza e raccogliendo le altre in una cartella dal titolo “versioni superate”, “old” o con un nome che ti aiuta a fare la distinzione.

Il secondo suggerimento è: crea un format, quindi dalla versione finale crea un documento base, un modello, sempre utile per quel tipo di progetto o di lavoro, così non dovrai ritrovare l’ultima versione del file e fare le modifiche.

Tieni presente che in questa versione, cioè in quella del format o modello, dovranno essere presenti tutte le modifiche necessarie, cioè anche quelle che hai valutato come miglioramenti. Lo dico perché spesso nella chiusura dei documenti si dimenticano le revisioni fatte in corsa nelle fasi finali dei progetti.

 

ARCHIVIO DI MEMORIA

 

Va tenuto anche ciò che è stato un punto cardine di un processo.

Se infatti sei partito da un’idea che poi si è sviluppata lungo una strada completamente diversa, o semplicemente l’idea si è evoluta in qualcosa di nuovo è bene tenere traccia delle tappe fondamentali del percorso.

Questo ti sarà utile per due ragioni, una è che ti ricordai quali sono stati i passaggi evolutivi di un percorso, da dove sei partito e cosa ti ha fatto poi prendere una strada diversa, e questo è importante per dare forza ai punti di arrivo, che saranno certamente nuovi punti di partenza.

La seconda ragione è che, va tenuta traccia dei momenti salienti di una storia per rispetto alla storia stessa. Che sia un progetto, un marchio, la propria storia personale, ci sono tappe che vanno ricordate e che è utile tenere a mente e gli archivi servono anche a questo. Quindi non eliminare le tappe di percorso, ma sfruttale come memoria.

 

 

A questo punto dirai, ma mi stai dicendo di tenere tutto!

Beh, pensavi forse che un professional organizer ti facesse eliminare e basta?

So bene che l’idea comune è questa, e che io stessa spesso ti esorto a fare leggerezza attorno a te, nelle cose materiali e in quelle mentali, ma di fatto molte cose sono la nostra storia e i nostri strumenti.

Questo è ciò che deve essere parte del tuo archivio, ciò che è bene rimanga con te in modo ordinato e funzionale.

Ciò che lo confonde e rende inutilizzabile questi importanti elementi è ciò che invece può essere eliminato.

Su come archiviare e come mantenere leggero l’archivio parleremo nel prossimi post del mese, non temere.

Nel frattempo, quando hai risposto a una mail, hai fatto una nuova versione di un documento, hai chiuso un progetto, hai rifatto il logo della tua azienda, chiediti “è una tappa?” se sì, pensa a come valorizzarla nel tuo archivio, se non lo è considera l’ipotesi di eliminare quella mail, quel documento, quei file.

 

 

Photo by Imani Bahati – Unsplash

Mai lasciare la strada vecchia per la nuova

Mai lasciare la strada vecchia per la nuova

“Mai lasciare la strada vecchia per la nuova.”

Si sa, i proverbi hanno un fondo di verità, e per le tue aziende questo è più vero che mai.

Ti ho spinto a dare dignità al tuo lavoro e al tuo tempo considerando anche il tempo libero e la famiglia alla stregua del lavoro.

Ti ho suggerito di lavorare sulle tue risorse limitate, come il budget, per dare valore a questi tre aspetti.

Ora ci vuole un ultimo passo per fare le cose come si deve.

È ora di mettere un po’ di professionalità anche nei tuoi momenti extra lavorativi.

Nel concreto intendo il fare le cose fatte bene anche se non si tratta di lavoro. E quando dico di fare le cose bene, intendo il saper applicare le stesse regole che valgono per la tua routine lavorativa.

Significa semplicemente applicare le stesse strategie, gli stessi strumenti e operativamente lavorare allo stesso modo.

Questo ti tornerà davvero utile in due aspetti, vediamoli!

 

GLI ARCHIVI

Forse penserai che gli archivi siano noiosi tanto al lavoro quanto a casa, e forse non hai tutti i torti, ma il motivo è che purtroppo gli archivi richiedono tempo, impegno e costanza. Tre ragioni in più per non dimenticarsene e per prenderli sul serio.

Vuoi essere pronto a ritrovare l’ultima bolletta, la polizza per i danni, o più semplicemente per le tante amate fotografie? Tieni in ordine i tuoi archivi. E questo vuol dire: aggiornali frequentemente, fai in modo che siano completi e organizzali secondo le tue necessità.

Il tema archivio è un tema a me molto caro e se ti interessa ti consiglio di cercare tra i tanti post del blog con l’hashtag #archivio.

Ma giusto per… ecco dieci consigli veloci:

  1. dividi le cose per argomento: luce, gas, assicurazioni, informazioni mediche e via dicendo;
  2. se hai più case, dividi anche per abitazione;
  3. se i membri della famiglia sono diversi, dividi anche per membro della famiglia;
  4. crea più categorie per le cose più significative, ma non dettagliare tutto dall’inizio;
  5. metti i documenti più recenti all’inizio e via via gli altri in ordine cronologico;
  6. dividi i documenti da tenere per sempre da quelli che, passato un tot di tempo, puoi eliminare;
  7. crea una piccola pagina di appunti per ogni categoria con i dati salienti e i numeri utili;
  8. utilizza raccoglitori che ti piacciono e non necessariamente quelli classici da ufficio;
  9. fatti aiutare dai colori per creare le categorie;
  10. non scordare le etichette!

 

LA PIANIFICAZIONE

Una buona riuscita dipende sicuramente da un buon piano, e se la cosa è scontata per un progetto di lavoro, non lo è altrettanto per i progetti personali e di famiglia.

È invece altrettanto importante pensare alla pianificazione nel concreto delle attività quotidiane perché aiuta a farsene carico e anche a suddividere il carico stesso tra tutti.

Quindi, anche in casa, sono utili calendario e agenda, servono per ricordare le scadenze, i compleanni e gli appuntamenti il primo, per pianificare il tempo dedicato a sé e alla famiglia la seconda.

E per il tuo tempo libero? Io direi che qui la pianificazione è sacra: a partire dalle giornate che ti prendi per te e “cancelli” dal lavoro e dalle incombenze domestiche, fino alla scelta dei passi da fare per le tue attività e soprattutto all’organizzazione nel dettaglio di tutti gli aspetti possibili 😉

Anche questo è un tema a me caro e trovi un sacco di post a riguardo, cerca l’hashtag #archivio, ma non posso non condividere i tre mantra della pianificazione:

  • si pianifica per sottrazione, e in particolare i ¾ del tuo tempo;
  • la pianificazione è una guida, non un diktat, quindi falla in modo consapevole e sostenibile;
  • una volta fatta, va seguita.

 

Lavoro, casa e famiglia sono tre aspetti che vanno tenuti distinti, ma come vedi, essere professionali anche nei contesti extra lavoro ti aiuta, di fatto, a goderti tutto al meglio. Meno intromissioni tra il tempo di lavoro e quello extra, meno stress da compiti in sospeso e da informazioni che non si trovano. Il gioco vale la candela, non credi?

 

 

Photo by Lili Popper – Unsplash