Ad ognuno il suo spazio

Ad ognuno il suo spazio

Una delle cose che mi piaceva tanto quando andavo a scuola era scegliere tutti i quaderni nuovi, le penne e magari, se era l’anno giusto, anche l’astuccio o la cartella.

Quello che non mi piaceva invece era che la maestra sceglieva per noi le copertine: rosso per matematica e blu per italiano. Ebbene, per me le cose che hanno a che fare con la matematica vanno ancora nella cartellina rossa, e cioè la contabilità.

La cosa che però ho cambiato è la struttura e la tipologia della cartellina. E questo te lo racconto perché spesso quando mi occupo di riordinare gli spazi di lavoro e gli archivi, vedo che tendenzialmente si utilizzano le cose più per abitudine che per scelta.

Mi spiego: le cartelline grandi vanno benissimo, ma non esistono solo quelle, ci sono misure e formati diversi, con gli anelli o senza. Esistono scatole, portadocumenti, raccoglitori, quaderni… insomma, c’è l’imbarazzo della scelta, ma quando si sceglie di usarne uno, va scelto in base al suo contenuto e non perché è il più semplice da prendere.

Quindi quando hai poche cose non prevedere subito una cartellina enorme, magari però pensa che, quando quella che hai scelto sarà piena, dovrai avere posto per una seconda.

Così quando hai tante cose non pensare di stipare tutto spingendo un po’ di più, è ora di prendere un contenitore più grande o di affiancarne uno nuovo.

Quello che voglio farti capire è che gli strumenti che usiamo per archiviare e trasportare le nostre informazioni, soprattutto i documenti cartacei, non sono di un tipo solo e non è necessario adattarsi. Scegli il contenitore in base al contenuto e mantieni un po’ di elasticità nella gestione degli spazi, così sarà tutto più funzionale! Già un archivio che funziona è un archivio utile, altrimenti.. è come non averlo!

Questo vale per l’archivio, ma anche per le tue note personali. Il formato dei quaderni delle note, dell’agenda e del calendario dipende solo da ciò che vuoi far stare dentro e da come lo scrivi tu.

Quindi non prendere il quaderno A4 solo perché è più semplice, se preferisci qualcosa di più piccolo, va bene lo stesso. Idem, non occorre avere sempre quaderni, se preferisci spostare i fogli, prendi i blocchi o gli anelli. Questo piccolo sforzo in più nella scelta renderà poi le tue note molto più ordinate e funzionali. Anche lo strumento ha la sua importanza!

Pensaci, il tuo formato qual è?

p.s. oggi ti racconto una cosa in più sul titolo del post. Mi è venuto spontaneo, un po’ per gioco e poi ho capito che è successo perché è uno dei miei hashtag (#adognunoilsuospazio) su Instagram. Già perché mi piace vedere come la natura trova il suo spazio e di come ogni forma di vita abbia il suo spazio! Se ti va, vieni a curiosare.

Come non perdere una nota

Come non perdere una nota

Quante volte ti viene in mente qualcosa di importante e poi sei alla ricerca sfrenata di pezzetto di carta dove annotarlo per non dimenticare nessun dettaglio?

Ma, dimmi la verità, una volta fatta quella nota… dove finisce?

Eh.. già perché i problemi sono due: dove annotare un pensiero e come annotarlo. Mi spiego un po’ meglio: il come dipende molto dalla tua inclinazione personale, può essere un quaderno o comunque qualcosa fatto di carta, ma può essere anche una nota digitale, un’immagine, un testo o un file audio.

Il dove però vuol dire il tipo di archivio che hai scelto: il quaderno delle idee, il quaderno delle note, le liste “forse un giorno”. Non c’è che l’imbarazzo della scelta! E in effetti sono io la prima a dire che il quaderno delle idee va sempre tenuto a portata di mano per poter scrivere ciò che abbiamo in testa e scaricare la mente.

Ma il punto è: quella nota… poi che fine fa? La rileggerai mai?

Il motivo per il qualche spesso sentiamo di perdere le idee per strada è non sono state collocate subito nel posto giusto e quindi non le rileggiamo più dimenticandole. Come può succedere? Perché non pensiamo fin da subito dove metterle per non dimenticarle o perché abbiamo troppi posti dove conservare le note.

Ecco quindi che vale la pena valutare dove scrivere qualcosa quando ci viene in mente. Il più delle volte, seguendo il principio “fai una cosa fino in fondo” la soluzione è più semplice del previsto: quando ti viene in mente una cosa tanto vale scriverla direttamente nel posto giusto e non a casaccio per poi trascriverla in un secondo momento o, peggio, dimenticala.

Ecco quindi che ti suggerisco i posti dove finiscono le mie note.

Liste personali

Io uso Wunderlist, perché una volta era l’unica che condivideva le liste tra Android ed Apple, così storicamente è nata lì perchè avevo bisogno di condividere con altri le mie liste e poi è rimasta. In Wunderlist ho le liste dei libri da leggere, dei miei desiderata, dei regali che voglio fare, dei posti che voglio vedere. Qui c’è anche la lisa della spesa e delle commissioni, le liste condivise per l’appunto.

Liste di lavoro

Mi piace molto Trello, perché è semplice e pulito. Qui raccolgo tutte le mie idee per i post, dei lavori che sto facendo e dei progetti che ho per la testa. C’è tutta la mia pianificazione di lavoro.

Appunti e avvisi

Le mie commissioni veloci che si devono esaurire in giornata e che voglio collegare agli allarmi stanno su Google Keep. La visualizzazione per colori mi permette di dividere per genere e allo stesso tempo di vedere il tutto velocemente. A volte faccio anche delle note vocali, se sono in macchina, o a mano, se è una cosa veloce.

E la carta? Ho comunque il mio quadernino delle idee, ma si tratta di un punto di scarico di qualcosa che merita più di una nota, qualcosa che poi verrà elaborato e troverà posto in un contenitore cartaceo di tutte le cose che mi frullano per la testa. Si lo ammetto, così ho due punti di raccolta di idee da sviluppare, ma spesso ho bisogno di scrivere a mano, di visualizzare e schematizzare e sono più veloce sulla carta, ecco quindi che ho il mio raccoglitore. Mentre se devo tenere a mente un link di un progetto o un post è molto più semplice la raccolta su Trello.

Sempre in formato cartaceo ho altri tre quaderni per gli appunti: uno per la formazione mia personale, uno per gli appunti di lavoro (riunioni e progetti specifici) e uno per i clienti.

E con questo ho raccolto tutte le note, le idee e le cose che voglio ricordate. In tutto sono 7 raccolte di note, i miei 7 magici aiutanti, che mi fanno scaricare la mente e lavorare meglio. Sì perché creando delle buone raccolte di note poi è più semplice ritrovarle!

Perché non provi anche tu a diversificare le note in questo modo? E da quale vuoi cominciare?

Scrivania ordinata? Dipende!

Scrivania ordinata? Dipende!

Se vedessi la mia scrivania in questo momento, forse penseresti che l’ordine è molto lontano da me, ebbene… non è una contraddizione in termini, anzi!

E come mai? Perché sto lavorando su un progetto del prossimo anno e ho bisogno di pensare, di creare, di liberare la mia fantasia, quindi… ho lasciato carta bianca al mio cervello e sto raccogliendo idee, spunti. Già, è un momento creativo che non può portare con sé ordine e razionalità, proprio come ti raccontavo la scorsa settimana per le liste.

Poi, quando avrò finito, sta sera, allora sì dovrò riordinare il tutto e dovrò trovare un posto per ogni cosa e mettere ogni cosa al suo posto 😊

Riordinare mi aiuterà a fare ordine anche nelle mie idee: ho finito tutto? Cosa devo tenere e cosa posso buttare? Dove vanno tutti i miei strumenti? Come posso archiviare al meglio ciò che ho creato oggi?

Come vedi ordine e organizzazione non sono sinonimi e essere produttivi non significa essere ordinati, o meglio… non sempre!

Ogni momento vuole il suo ordine!

Archivio mentale: svuota, attendi, ispira

Archivio mentale: svuota, attendi, ispira

Ti ho parlato di archivio per tutto il mese, ma non potevo lasciarti senza la ciliegina sulla torta: la tua mente. Ci hai mai pensato, si tratta di un archivio immenso: ricordi, idee, nozioni, pensieri sparsi, odori, suoni e colori.

Tante cose che trovano spazio e che pensiamo siano confuse e dimenticate e invece ecco che la tua mente ti stupisce e ricorda anche cose che non pensavi fossero lì.

Ma proprio perché la nostra mente è importante, vale la pena prendersene cura e gestirla al meglio.

Come? Con le tre parole chiave: svuota, attendi, ispira.

Svuota

Puoi svuotare la mente? Certo, non puoi svuotarla da tutti i ricordi che non vuoi portare con te. Ma sicuramente la puoi svuotare da tutto ciò che è superfluo e che la fa lavorare male. Di cosa si tratta? Di tutte le informazioni fine a se stesse che devi ricordare. Come la puoi svuotare? Con le liste e con il quaderno delle idee. Non finirò mai di ripeterlo, ma le liste sono un importantissimo strumento di lavoro e di aiuto per la tua mente. Servono proprio a liberarla e ad alleggerirla. Quindi… libera la tua mente e annota ciò che è importante ricordare e non tenere a mente!

Attendi

Se fai i lavori di casa e riordini impieghi un certo tempo. Bene, anche la tua mente impiega un certo tempo a risistemare tutte le cose, a rielaborarle, a incasellarle. Quindi dalle modo di fare anche questo processo, altrimenti non potrà lavorare al meglio. In cosa consiste in pratica? La sera prima di un evento importante, riposa. Quando scrivi e poi rileggi, fai passare un po’ di tempo. Se hai fatto un brainstorming per un progetto, poi dai tempo alla mente di riordinare le idee e di farne venire fuori di nuove.

Ispira

Se hai svuotato la mente e l’hai fatta riposare avrai una mente energetica e attiva, pronta per agire! Ma come puoi tenerla attiva? Ispirandola. Con cosa? E qui sta il trucco… tutto spira, tutto può farti venire in mente un’idea o può rielaborarne un’altra, ma solo se la tua mente è libera per poterlo fare! Se non ha grilli per la testa e se non è stanca. Perché nel primo caso sarà impegnata in altro e nel secondo potrà pensare solo alle cose urgenti.

Lasciati ispirare e annota tutte le nuove idee!

Archivio a fine lavoro

Archivio a fine lavoro

Quando finisce un lavoro?

Un aspetto che spesso è sottovalutato è la chiusura del lavoro. A volte perché si è troppo stanchi, a volte perché si mette già la testa sul prossimo lavoro, a volte perché è semplicemente ora di andare a casa.

E invece è davvero importante.

Cosa? Il riordino! Un lavoro si compone di tre fasi: la creazione, la lavorazione e la chiusura. E tutte e tre sono importantissime! Non puoi lavorare bene su un progetto se non l’hai dettagliato nelle sue parti e non puoi considerarlo chiuso se non l’hai archiviato.

Cosa intendo per archiviato? Eliminate le versioni non utili, copiati i dati utili nei database archiviati, riordinati le carte e i documenti. Si tratta di fare pulizia, ordine e archiviazione.

La cosa più semplice e assolutamente importante è fare tutto questo appena si conclude un progetto per una ragione molto semplice. Hai ancora la mente fresca e ricordi tutto. Ti sfido a ricordare quale sia la versione definitiva di un file anche solo due mesi dopo la chiusura di un progetto. E invece, appena hai finito di lavorarci, è tutto ovvio. Quindi fai uno sforzo in più e riordina i file e archivia il necessario.

L’archiviazione di un lavoro comprende anche la registrazione delle informazioni utili nei relativi database. Cosa intendo? Hai presente quando cerchi tra le mail mandate l’indirizzo di quella persona che aveva fatto il tal progetto, ma del quale non ricordi il nome e nemmeno quando gli hai scritto… eppure mentre facevi la riunione finale era tutto chiarissimo…

Bene, raccogli e archivia tutte le informazioni utili sarà ben più semplice ritrovare tutto la prossima volta che ti servirà!

Idem: ci hai messo tanto a creare quel file che ora riutilizzerai per fare tutte le cose simili, perché non creare un form che la prossima volta di dimezzerà il lavoro?

Ecco dunque che un lavoro non è concluso finché non avrai:

  • fatto pulizia: eliminando versioni vecchie, bozze e file di lavoro non più utili;
  • riordinato: creando i form e dando i nomi giusti ai vari file;
  • archiviato: sistemando i documenti nelle cartelle adatte (fisiche ed elettroniche) e i dati nei relativi database.

Provaci e raccontami come chiudi un lavoro!