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Back up

Back up

Una delle cose che mi piace di questo lavoro è quello di poter lavorare dove voglio, letteralmente.

Rispetto molto il principio che ogni luogo di lavoro ha il suo lavoro, ma devo dire che la questione che mi preme molto è avere con me tutte le cose che mi servono. Ti parlo spesso di liste e check list per questo, ma oggi voglio andare un po’ sul pratico e parlarti di back up.

Sì, perché è vero che è bene con sé le cose che servono, ma è ancora meglio essere sicuri di non perderle!

Ecco dunque qualche dritta per il tuo back up:

Il tuo archivio deve essere unico

Il posto dove archivi i dati deve essere uno solo, non importa se è una cartella in Drive, in Dropbox, nel disco fisso o in un hard disk… fai in modo che le cose non siano sparse, ma al contrario raccolte in un unico posto.
Tante volte mi è capitato di vedere pezzi sparsi nei diversi pc che si usano o anche in cartelle diverse dello stesso pc. Semplificati la vita e decidi un posto, poi mantieni quello.

La parola d’ordine è ordine

Sì purtroppo quando si parla di archivi è necessario fare in modo che siano ordinati, c’è poco da fare.

Questo significa che anche i file dovranno essere nominati in modo chiaro, semplice e univoco e archiviati in un altrettanto semplice e flessibile sistema di cartelle. Questo è un argomento molto importante e che merita spazio, te ne ho parlato nel blog (cerca i post con il tag “archivio”) qui e non voglio rubarti troppa attenzione a riguardo, quindi passo oltre, ricordandoti solo il concetto di ordine.

3 copie, 2 sistemi diversi, 1 sempre al sicuro

Fai in modo che del tuo sistema di lavoro siano sempre 3 copie attive:

  1. una copia è quella in uso, ad esempio sul disco del pc o in cloud;
  2. due sono i back up di tutti i tuoi dati fatti però su sistemi diversi, ad esempio una in cloud e una su un disco fisso esterno;
  3. le copie sono tre e non sono tante. Nella numero uno infatti non è detto che tu debba avere sempre tutto il tuo archivio. Ad esempio il tuo archivio di lavoro corrente potrebbe non avere un progetto fatto e finito di cinque anni fa. La copia numero uno deve essere leggera e facilmente consultabile, al contrario le copie due e tre devono essere complete e uguali. Il punto centrale è che una delle due copie di archivio (la due o la tre) non deve mai uscire dall’ufficio (o da casa, se lavori da casa), quindi essere sempre “al sicuro” e non collegata a internet.

Ovviamente in base alle caratteristiche dei tuoi dati e della tua storia potremmo dire tante altre cose e scendere nel dettaglio. E qui sta l’aiuto di un professionista che ti può aiutare a decidere come meglio gestire i tuoi dati di uso quotidiano… ma in senso assoluto possiamo dire che: un archivio per essere utile è:

unico, ordinato e resiliente!

E il tuo com’è? Raccontamelo nei commenti!

Photo by Annie Spratt – Unsplash

Eliminare fa male

Eliminare fa male

Lo ammetto, anch’io fatico a eliminare delle cose e quelle cose sono il cibo e i vestiti. Gli spazi di casa non sono un mio ambito di lavoro e per fortuna i miei armadi sono piuttosto ordinati, ma a volte penso ci siano comunque troppe cose.
Nonostante sia diventata molto diligente e negli ultimi anni compri solo ciò che mi serve e mi piace davvero, penso sempre che potrei fare meglio, ma allo stesso tempo fatico a eliminare certi capi.

Capita anche a te?

Se non per gli abiti magari per qualche regalo ricevuto o per tutte quelle cose per le quali pensi “magari la potrei usare” “magari potrebbe servirmi forse un giorno”.

Come mai eliminare costa così tanta fatica?

Come mai sembra una cattiveria, come se ci stessimo facendo davvero del male? La ragione è molto semplice: eliminare le cose stimola, a livello cerebrale, le stesse aree del dolore fisico e quindi è come se un po’ ci facessimo proprio del male.

Ma questa non può essere una scusa, perché per fortuna come genere umano ci siamo evoluti a esseri pensanti, capaci di andare oltre al semplice istinto.

Ed ecco che dobbiamo imparare a capire che eliminare è possibile e che non è poi così una tragedia.

Perché?

  • Perché non sei ciò che indossi, ciò che possiedi, sei semplicemente ciò che sei. E più ti circondi di ciò che ti piace, più sei davvero tu. 
  • Perché tutto ciò che ti àncora ai ricordi è in verità dentro di te, non fuori da te. Il tuo passato rimarrà con te anche senza ciò che fisicamente te lo può ricordare, e, se ci pensi, è una bella fortuna: ciò che di bello ti capita è comunque e sempre a portata di ricordo.
  • Perché devi essere fiducioso che avrai comunque le abilità e i mezzi per affrontare il futuro anche senza quella cosa che ora ti pare indispensabile. Di fatto sono le conoscenze che ti portano a crescere e affrontare il futuro, non gli oggetti.
  • Perché nel tempo ci evolviamo e dobbiamo rispettare il fatto che non siamo le stesse persone in tutta la nostra vita e quindi ciò che ti accompagna deve essere ciò che ti piace e che ti è utile in quel momento di vita.
  • Perché viaggiare leggeri, anche nella vita, aiuta a balzare sul treno della nuova occasione che arriva.

Quindi la prossima volta che sei nel dubbio e ti chiedi “lo elimino?” Chiediti semplicemente se quella cosa (o quel ricordo, o quell’impegno) ti è utile, e quindi ti serve, ti piace, e quindi ti fa essere una persona migliore. Se la risposta è no, beh, credo che tu sappia cosa devi fare.

E ricordati che, anche se ti sembra di soffrire, è solo una risposta innata del tuo cervello, ma sei un essere pensante e puoi sempre essere la versione migliore di te stesso!

Photo by Annie Spratt – Unsplash

Strumenti di lettura

Strumenti di lettura

Non so bene perché ma associo l’estate alla lettura, come se magicamente avessi molto più tempo per farlo, in verità non è così, è solo una cosa alla quale mi piace dedicarmi con più intensità quando sono in vacanza e questo di solito accade d’estate.

Oggi vorrei farti pensare a come leggi, nel senso di come organizzi le tue letture e cambiare qualche preconcetto.

Intanto vorrei sfatare un’idea, e questo lo posso dire grazie a un’intervista fatta con Giulia di @booksdetails, e ricordando i diritti del lettore di Pennac, non occorre leggere un solo libro alla volta, ma sicuramente ogni libro merita il suo tempo e il suo luogo, un po’ come il lavoro, perché, così facendo, potrai godertelo di più e dedicarci anche la giusta concentrazione.

Partiamo da un errore comune: “leggo questo libro di lavoro la sera, così guadagno tempo”

Se è lavoro è lavoro e anche quel testo merita il tuo tempo e la tua attenzione come tutte le altre faccende di lavoro, quindi… trova piuttosto uno slot di tempo nella tua agenda dal titolo “formazione”. Così potrai dedicarti alle sottolineature, note e appunti del caso. Se lo fai a letto e pensi “lo appunto domani”… beh, io lo dimentico nella notte 😉

Pensate di dover sempre leggere libri importanti

E chi l’ha detto che nella vita non ci devono essere momenti di leggerezza? Questo significa anche un libro un po’ più leggero, una storia che ti faccia viaggiare con la mente, magari anche un libro per bambini, perché no! Se ne hai voglia, vuol dire che è quello giusto.

Scegliere solo la carta o solo l’e-book

Leggere è sempre leggere, ma credo anche che per alcuni libri sia meglio la carta per altri il digitale e per altri ancora l’audiolibro. Impara a cambiare il supporto in base a cosa leggi e dove lo leggi.

Io amo i libri di carta, per il profumo, per il fatto di girare le pagine e guardare a che punto sono rispetto alla fine, quindi questi sono i libri che per me sono un regalo, che voglio tenere con me.

Ma in tante altre occasioni l’e-book è estremamente pratico, in viaggio ad esempio, anche se si tratta del tragitto casa lavoro o di un’attesa in coda. In poco ho un sacco di libri sempre con me, posso sfogliarlo con un dito e soprattutto si legge bene in tutte le condizioni di luce. E poi, anche se nemmeno gli archivi digitali sono infiniti, mi permette di usare meglio il mio spazio di casa.

Allo stesso tempo lo trovo scomodo per i libri che devo studiare e anche per leggere le riviste in pdf, sono troppo piccole e non si vedono le immagini. Viceversa probabilmente non riuscirei a leggere una poesia o il testo di una commedia teatrale su uno schermo, lì vince la carta!

Così non amo comprare i libri “leggeri” perché non mi piace poi possederli, voglio leggere la storia senza avere poi l’onere di tenere il volume fisico con me. Infine, per tutti i classici non penso sia affatto una cattiva idea fare tesoro delle biblioteche!

Tenere sempre i libri che leggi

Come ti dicevo, amo l’oggetto “libro”, ma nel tempo ho anche imparato a scinderlo dal racconto, dal contenuto. In particolare, se so che non lo leggerò più, se non mi è piaciuto, se non è uno strumento di studio, posso anche pensare di regalarlo, scambiarlo, fare in modo che altre persone lo possano leggere.

Non è sempre facile trovare un giusto destino per le nostre cose, ma l’idea che ci possa lasciare spazio per un nuovo arrivo, è per me un bel pensiero.

Ho scelto di condividere questi pensieri sulla lettura perché vorrei che non ti bloccassi né davanti all’idea che si deve leggere per forza un libro di carta, né che leggere sia un obbligo. Non dimenticare che per farlo potresti anche ascoltare chi lo fa, o dedicarti all’approfondimento dei tuoi temi del cuore curiosando nel web tra blog, siti o riviste di settore.

Non importa dunque come tu legga, ti informi, l’importante è che tu lo faccia con consapevolezza e utilizzi il mezzo più adatto, perché così non ti preoccuperai di quello e ti potrai concentrare solo sul contenuto!

Photo by Unsplash

Schizzi on line

Schizzi on line

Oggi voglio raccontarti di un altro strumento di Google che ho scoperto di recente e che mi è piaciuto molto: Google Jamboard

Perché mi è piaciuto? Perché è semplice e facile da usare. Ma anche perché è uno di quegli strumenti per avere una scrivania virtuale dove puoi scrivere, condividere e fare brainstorming.

Puoi invitare chi vuoi e lavorare in tempo reale, ma puoi creare anche un jam solo per te.

Puoi infatti disegnare delle tabelle, anche solo delle strutture generali con un pennarello grosso, e poi puoi iniziare a lavorare con i post-it, proprio come in un flusso di pensieri. Se lo usi da un tablet puoi provare a scrivere con un dito assottigliando la penna. Inoltre, puoi importare immagini o cercarne di utili al momento.

I post-it hanno diversi colori, così ognuno può usarne uno di diverso o le idee possono essere divide per tema. Mi piace anche perché i post-it possono essere spostati e modificati velocemente, così effettivamente si può lavorare in modo veloce e snello.

Allo stesso tempo puoi cancellare e riscrivere, insomma hai pochi strumenti, chiave, ma che ti permettono di essere veloce ed efficace.

Per cosa lo puoi usare?

  • Per una progettazione veloce
  • Per una lista di pro e di contro
  • Per valutare un problema e trovare una soluzione
  • Per fare un recap di tutte le cose emerse in una discussione
  • Per creare una linea del tempo e progettare delle scadenze
  • Per fare un brainstorming per il nome di un nuovo servizio
  • Per disegnare un grafico veloce
  • Per fare uno schizzo
  • Per creare una nuvola di parole
  • Per trovare correlazioni tra le parti di un progetto
  • Per dare ordine e logica a delle immagini in modo visuale

Insomma, hai capito che è di fatto un strumento molto versatile, soprattutto perché poi salvi e condividi, come con tutti gli altri strumenti Google e se ti serve torni a rivedere tutto.

No, non mi hanno pagata, anzi, ma riuscire a trovare strumenti semplici, versatili per far comunicare le persone a distanza è sempre una grande soddisfazione e penso che sia proprio il caso di condividerla!

E tu per cosa vuoi provarla? Aiutami ad allungare la lista sopra, aggiungi i tuoi punti nei commenti!

Photo by Kat Stokes – Unsplash

Serve un App? No, grazie

Serve un App? No, grazie

Questo mese ti ho parlato di App per aiutare il tuo flusso di lavoro, per annotare e ricordare.

C’è una cosa però per la quale secondo me le App non hanno granché senso e sono le App per la produttività.

La produttività in verità dipende da tante cose alle quali non pensiamo come la gestione dei file, la pianificazione, la comunicazione tra colleghi e collaboratori, ma so che in questo momento pensi alla produttività come tecnica di lavoro.

In tal senso penso ad esempio alla Tecnica del Pomodoro e al GTD. Non voglio parlare ora di queste tecniche perché meritano tempo e spazio, ma quello che voglio condividere con te è il fatto di non lasciarti ingannare dalle App che ti aiutano a fare questo.

Una volta che hai conosciuto queste tecniche e le hai fatte tue, non ti occorre uno strumento digitale per portarle avanti. Nel caso del pomodoro ad esempio, carta penna e timer sono più che sufficienti. Per un buon GTD invece un’App non è sufficiente, perché è più uno stile di vita, un modo di approcciare il lavoro.

E come ultimo punto aggiungo anche la matrice di Eisenhower ,che spesso vedo essere usata come sistema per gestire gli impegni, ma che trovo invece sia un sistema per avere consapevolezza delle cose, ma non un metodo per aiutare la produttività quotidiana.

Quindi oggi il post è vuole essere un inno alla semplicità, al fatto che a volte non serve un programma, un App e via dicendo, spesso carta, penna e intelletto bastano.

Questo te lo dico perché spesso capita poi di passare più tempo ad aggiornare i database e i dati nel web che a lavorare sul serio.
Quindi il mio consiglio è:

fai tua la tecnologia, ma non smettere di chiederti se ti è utile o meno, se ti sta portando via più tempo di quello che ti è necessario per lavorare e passare all’azione.

E se proprio vuoi rimanere focalizzato ecco l’App che fa per te: Freedom
Blocca i siti e le app che possono distrarti mentre lavori.

E tu, sei d’accordo con me?

Photo by Denise Jans – Unsplash