Quando chiedo ai miei clienti qual è il punto chiave dell’insuccesso dei propri progetti, molti mi dicono che le cose sono slittate avanti nel tempo e poi ancora e poi ancora… o, nel caso peggiore, che le cose erano iniziate bene e poi si sono perse nel tempo.
Cosa significa tutto questo? Che il tempo è sicuramente una risorsa importante da gestire in un progetto, sia che si tratti di progetti di lavoro, sia che siano personali.
Il tempo, si sa, è prezioso per tutti ed è per sua natura una risorsa finita, per questo merita molta attenzione nella sua gestione.
Vediamo in un progetto quali possono essere alcuni punti per i quali non si considera al meglio la gestione del tempo.
LO FACCIO IO O NO?
In un progetto i vari compiti possono essere in capo a te o essere delegati. Considerare fin da subito questa differenza è importante, perché il tempo che impieghi tu a fare qualcosa non è necessariamente quello che impiega un’altra persona, potrebbe essere di più o di meno.
Se ad esempio vuoi fare tu una cosa che fai sempre, il tuo tempo sarà noto e facilmente calcolabile. Se vuoi fare tu una cosa nuova, dovrai mettere a budget del tempo per impararla.
I TEMPI DIMENTICATI
Su questo avevo già scritto un post un po’ di tempo fa, ma di fatto i “tempi dimenticati” nei progetti sono determinanti. E mi riferisco tra i tanti ai tempi di riposta: se delego qualcosa non è detto che la persona esterna alla quale mi rivolgo mi possa rispondere subito, dovrò ammorbidire i tempi.
Così nei momenti cruciali, dovrò aspettare di aver digerito quanto è stato fatto, le modifiche, le revisioni. Devo cioè considerare i “tempi di cova” che sono fondamentali in un progetto quando di prendono le decisioni importanti.
I TEMPI DI REVISIONE
La revisione è un momento molto poco sfruttato e che, al contrario, in un progetto è un concetto chiave per investire bene il proprio tempo. Come essere certi che la direzione giusta sia quella intrapresa? Facendo il punto.
Se non ci si ferma ogni tanto a rivedere il tutto, si rischia di andare avanti spendendo inutilmente risorse, energie… sprecando il tempo.
Sembra paradossale, ma fermarsi di tanto in tanto a studiare il progetto, a vederne la struttura, crea dei cicli di revisione e di miglioramento che permettono di ottimizzare tempi e risultati!
Ti piace questo approccio alla progettazione delle tue idee personali e di lavoro?
Questo è solo un assaggio… c’è un corso che fa per te che sarà pronto a brevissimo… curioso? Si chiama “Dal dire al fare” e ti aiuta a rendere efficaci i tuoi progetti, concrete le tue idee.
E’ on line, lo puoi fare quando vuoi, con i tuoi tempi e secondo le tue esigenze. Per ogni modulo materiali, esercizi e un recap, per non perdere proprio nulla!
Stay tuned! E se non stai nella pelle… mettiti in lista!
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Spesso un progetto prende un soprannome, un nomignolo nel gruppo di lavoro, per poter essere facilmente identificato. Così anche noi, nel nostro piccolo lo facciamo nel nostro personale.
Ma che risvolti ha questa cosa nella realizzazione del progetto stesso e perché te ne parlo?
Perché ha la sua importanza a livello di comunicazione e di efficacia.
Attenzione, non ti sto parlando del nome del tuo progetto dal punto di vista commerciale, quello che deve essere accattivante nel mercato e significativo per il tuo target, ma come poi lo identifichi tra te e te.
O, come spesso accade per i progetti personali, come proprio non lo identifichi.
Penso alle vacanze della prossima estate, quando vorresti tanto andare una settimana in montagna, ma non sai ancora dove di preciso, e quindi per ora è solo un generico “progetto vacanze”.
Bene, il mio consiglio organizzativo è: per prima cosa definisci un titolo, un nome.
Fai in modo che questo abbia queste caratteristiche:
- sia significativo per te e, nel caso tu lavori a un progetto con altre persone, significativo per tutto il gruppo di lavoro;
- sia chiaro e unico, in modo da non farlo confondere con altri progetti, passati e in corso;
- sia evocativo e in una parola riassuma un concetto più ampio del perché fai quel progetto e dove vuoi arrivare.
Come mai quest’attenzione a una parola, o una breve frase?
Perché ti aiuta a:
NON PERDERE LA MOTIVAZIONE
Una delle ragioni per le quali si procrastina l’azione è proprio quella di perdere le radici del perché vogliamo fare qualcosa. E’ importante, se vogliamo fare qualcosa nella quale crediamo, tenere alta la motivazione e per fare questo è molto utile avere una parola, il titolo, che ci ricordi il famigerato perché.
Perché facciamo quel progetto, cosa significa per te e perché hai scelto di fare quello e non un altro.
IDENTIFICARE IL TUO SCOPO, IL TUO RISULTATO E NON PERDERE LA VISIONE D’INSIEME
Quando si parla di progettazione sono tanti gli step da fare, ma i primi sono fondamentali per rendere poi l’intera struttura fluida e adattabile.
In questo senso un buon titolo ti aiuta a definire lo scopo e a capire cosa è dentro e cosa è fuori, come ti raccontavo qui. Ma non solo, ti aiuta a capire dove vuoi arrivare, cosa vuoi ottenere.
Ad esempio “progetto relax” rispetto “progetto vacanze” punta molto al risultato che ti aspetti da quelle giornate. La seconda soluzione fa invece pensare che voglio solo staccare dal lavoro, che questa sia la mia priorità. Nessuno dei due fa riferimento al come e quindi a cosa voglio includere o escludere: sarà in montagna, alle terme o semplicemente un dolce far nulla?
PER COMUNICARE NEL MODO CORRETTO
Un altro aspetto molto poco considerato è il valore che si dà alle parole. L’accezione di una parola può essere diversa da persona a persona e quindi cambiarne lievemente il significato. Per fare un esempio semplice la parola “relax” per te e il tuo partner può avere accezioni diverse: c’è chi non vuole far nulla e chi riempie le giornate no lavorative con sport di piena attività.
Quindi anche qui vale la pena spendere due parole e capirsi subito, perché da questa definizione poi cambieranno molte cose!
Progettare un’idea, portare avanti un nuovo lavoro non sono cose semplici, ma se sono affrontate nel modo giusto portano al raggiungimento degli obiettivi. Molto parte dalla progettazione, come ti ho raccontato oggi, e dalle basi, per esempio dal tiolo stesso, ma molto dipende anche dal tuo approccio al progetto e alle circostanze.
Ti piacciono questi temi? A breve scoprirai un corso proprio su questo!
Non per diventare un maestro nei progetti fatti alla perfezione, con fiocchetti e contro fiocchetti, ma per acquisire la giusta forma mentis che ti permetterà di affrontare in maniera agile, flessibile, veloce ed efficace tutti i tuoi progetti!
Seguimi, manca davvero poco!
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Credo che ormai ti sia ben chiaro quanto importante sia per me pianificare, quanto penso possa esserti utile affinché tu possa gestire al meglio il tuo tempo e le tue risorse.
Ma, come sempre c’è un ma…
Non tutto può essere pianificato. Non so se a questo punto stai dicendo “lo sapevo, ci siamo” con un piccolo ghigno nascosto, oppure stai semplicemente tirando un sospiro di sollievo.
E qui pensi a tutte le volte che è successo un imprevisto e le cose sono andate gambe all’aria e ti sei trovato a seguire l’estro del momento. Mi spiace deluderti, ma una buona pianificazione in verità considera l’imprevisto con i suoi tempi morbidi e la sua flessibilità, così come tutte le volte che hai pensato di fare una cosa e non ne hai proprio voglia, hai la libertà di giocare con i tuoi impegni e risistemarli per ottenere comunque un buon risultato.
No, ci sono proprio delle cose che per loro natura non devono essere pianificate e su questo vorrei mettere l’accento.
LA CREATIVITA’
La creatività non viene a comando, magari! Non posso sedermi e stare lì aspettando un’idea. Quindi, per quanto io possa programmare delle sessioni di braistorming o di ispirazione, non è detto che l’idea arrivi proprio in quel momento.
Con questo non sto dicendo di metterle in programma, anzi! Quanto piuttosto di lavorare sul contorno.
Cosa vuol dire?
Vuol dire che quanto hai dei momenti creativi ti consiglio di fare in modo che il tuo ambiente di lavoro stimoli la tua creatività!
Ecco alcune idee:
- metti la tua musica preferita;
- accendi una candela;
- contornati da cose che ti piacciono;
- usa strumenti di lavoro che ti piacciono: le penne colorate, un quaderno particolare, delle forbici simpatiche…
- cambia posto di lavoro completamente (ad esempio per scrivere dei post, un libro… buttare giù un progetto);
- guarda fuori dalla finestra di un’altra città e lasciati ispirare;
- leggi una citazione che ti fa stare bene e che favorisce il tuo flusso di idee…
Insomma, hai capito cosa intendo, fai in modo che sia l’ambiente a farti lavorare nel modo migliore possibile, non chiedere alla tua mente di essere creativa a comando.
E come sempre… tieni gli strumenti giusti a portata di mano, quando un’idea arriva, e non è detto sia nel momento predisposto considerato “giusto”, non lasciarla scappare e annotala!
IL TUO TEMPO DI VALORE
Che sia il tempo di relax, che sia quello che dedichi per te leggendo un libro, facendo una passeggiata, facendo shopping, che sia un momento con la tua famiglia o con i tuoi amici, che sia la tua sessione di sport… non importa. Quanto ti immergi nel tuo tempo di valore di ricarica, non pianificare, organizza la logistica del tuo tempo e goditi il resto.
Che siano cinque minuti o una giornata intera sbarra il tuo tempo in agenda e vivilo così come viene, sii presente e consapevole e goditi semplicemente ciò che succede.
Sembra un consiglio banale, un po’ scontato, eppure spesso siamo talmente presi dalla frenesia di avere tutto sotto controllo che non ci rendiamo conto che in alcuni momenti dobbiamo solo esserci e che non occorre dettagliare tutto, questa sì che è una gabbia e un’anti-pianificazione!
Quindi dimentica organizzazione e pianificazione, limitatati alla stretta logistica e dai valore al tuo tempo con la presenza della tua mente, oltre che del tuo corpo.
L’ECCEZIONE
Sì lo so, ci tenevi che aggiungessi questo punto, e in effetti è così.
Tutti gli strumenti organizzativi funzionano e sono validi se li applichiamo con criterio e questo vuol dire che ci sarà sempre un caso in cui le cose non tornano, o un’occasione in cui non le vuoi far tornare. Come ti dicevo all’inizio, non si tratta dell’imprevisto, quanto piuttosto delle cose che non vogliamo semplicemente pianificare.
Saper organizzare il proprio tempo e gestire il flusso di lavoro vuol dire anche permettersi, di tanto in tanto, di fare l’esatto contrario, nella consapevolezza che funziona proprio perché è un’eccezione e vale come tale.
Quindi ogni tanto ci sta cambiare idea, sovvertire il tutto o andare a braccio, perché siamo tutti umani e ne abbiamo bisogno. Solo fai in modo che non sia una nuova normalità, ma una cosa che ti concedi una tantum per una ragione specifica che conosci solo tu e della quale ne sei consapevole.
Come vedi, decidendolo e sapendo che è così, anche l’eccezione ha il suo perché!
Ecco svelate tre occasioni in cui è giusto non pianificare, ma sempre con la testa, con la consapevolezza di cosa si sta facendo e di quali devono essere i limiti di questi tre momenti e anche qualche attenzione che te li faccia assaporare al meglio. Questo, ancora una volta, per ricordarti che la pianificazione non è una rigida struttura, una gabbia, ma uno strumento a supporto della gestione del tuo tempo e perché, solo se lo conosci e lo usi a tuo vantaggio, dà veramente spazio alla tua creatività, alla tua produttività e al tuo tempo di valore!
Così per concludere… la mia eccezione alla pianificazione sono i viaggi, si pianifica la logistica e alcuni punti principali e poi… basta.
E la tua, qual è? Raccontamela nei commenti!
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Non voglio mentirti, la pianificazione non è la soluzione a tutto, ci sono molte cose che non ti aiuterà a fare o che non può risolvere. E per saperla usare al meglio… anche questi aspetti vanno conosciuti.
NON AIUTA A FAR VENIRE VOGLIA DI FARE, MA LA PUOI ADATTARE
Hai presente quando la mattina ti alzi e proprio non hai voglia di fare nulla? Capita, sì capita… e non è che aver pianificato tutto ti aiuta a passare dal dire al fare, ma in un certo senso aiuta.
Come mai?
Perché intanto ti toglie l’onere di pensare “che cosa faccio oggi?” Non devi ogni volta fare il punto della situazione, di fatto è già tutto pronto, si tratta di seguire i punti che hai già delineato.
Quindi se è una mattina di quelle in cui non sai da che parte iniziare, beh… qui sì aiuta, basta iniziare.
Se invece non c’è proprio storia… beh, sfrutta la flessibilità. Guarda anche le altre giornate e valuta come puoi spostare i vari blocchi della pianificazione e ottenere comunque un risultato con un cambio che è di tuo gradimento.
Ultima possibilità, quando proprio non ce la fai a cominciare.
Inizia da qualcosa che non c’entra e che ti piace, datti un po’ di carica e comincia!
NON TI ASSICURA DI NON PROCRASTINARE, MA TI SUPPORTA
Se c’è qualcosa che procrastini perché è troppo grande e impegnativo, un modo per affrontarlo è sicuramente pianificarlo al meglio e rendere la montagna invalicabile un insieme di tanti piccoli passi fattibili.
Ma anche in questo caso, il fatto di averli pianificati non vuol dire che poi li farai, per questo ci sono altri sistemi (te ne parlerò presto, non temere). Ne vuoi assaggiare qualcuno? Eccone due:
- fatti trovare le cose pronte. Non è forse più facile eseguire una ricetta se hai già tutti gli ingredienti pesati e pronti sul piano della cucina?
- Rendi il primo passo il più facile possibile, proprio come ti raccontavo qui.
NON È ESENTE DAGLI IMPREVISTI, MA È UN SALVAGENTE
Anche se hai fatto tutto come si deve, non vuol dire che gli imprevisti non capitino, ma di sicuro avrai un piano adattabile che ti mantiene a galla e che ti consente di aggirare l’ostacolo, non credi?
Ogni progetto ha di per se stesso una buona dosa di imprevisti e di rischio, ma il fatto di riuscire a portarlo a termine dipende da come si affrontano i naturali sviluppi del progetto stesso, comprensivi di imprevisti e incertezze.
Se poi gli imprevisti sono errori di calcolo per i tempi troppo stretti, dei passi non dimenticati, vedi il lato positivo: ora i nodi sono venuti al pettine, puoi riprogrammare il tutto con una visione ad ampio spettro e, mal che vada, le cose slitteranno un po’.
Come vedi la pianificazione non è la panacea di tutti i mali, non ti fa fare le cose per forza, non evita il fatto di non fare le cose, non ti dà la sicurezza che non ci saranno imprevisti, ma di sicuro di dà tutti i mezzi perché tu sia flessibile, pronto e reattivo.
In sintesi…
ti dà il timone del tuo tempo, tu devi solo definire la tua rotta con la giusta dose di consapevolezza!
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“Ci ho provato, ma non funziona.”
“È inutile, sento che tutto questo toglie solo spazio alla mia creatività!”
“Metto tutto nero su bianco, fin nel minimo dettaglio e poi fallisce tutto…”
Sono frasi che hai sentito sussurrare dentro di te almeno una volta? Ti chiedi se la pianificazione serve davvero? Beh, la risposta non può essere che semplice e secca: sì!
Ma questo non vuol dire che vada sempre bene, a volte, infatti, si fanno involontariamente degli errori, perché non se ne conoscono le potenzialità o anche perché non si è capito come usare al meglio questo importante strumento per la gestione di tempo e flusso lavorativo.
Per farti capire come mai si arriva a dire le frasi con le quali ho iniziato questo post ti indico un errore macroscopico per ogni tipo di pianificazione: lungo, medio e breve termine.
TUTTO SUBITO
Pianificazione a lungo temine. In verità il problema maggiore riguarda la definizione degli obiettivi, spesso sono troppi o troppo vaghi. Questo aspetto è talmente importante che ho scelto di scrivere un post proprio per discutere su questo tema. Quindi, ammesso che gli obiettivi siano stati definiti al meglio, un altro aspetto importante che vedo spesso sottovalutare è l’importanza del tempo… o meglio, l’impazienza.
Sì, “la pazienza è la virtù dei forti” e questo vale anche per la tua pianificazione.
Spesso presi dall’entusiasmo, dalla novità, dall’importanza delle cose si vorrebbe riuscire iniziare a mettere mano a tutti i progetti ora! Eppure, così facendo si lavora male e soprattutto si sprecano le idee e i progetti perdono di efficacia.
La pianificazione serve proprio a mettere il giusto freno e a distribuire le tue idee, i tuoi obiettivi considerando gli importanti aspetti di: tempo, energie e contesto generale.
Quindi se non vuoi dire “ci ho provato, ma non funziona” distribuisci i tuoi obietti, gli step dei tuoi lavori in modo sostenibile e realistico, considerando energie, tempi di esecuzione e tempo che non hai (di fatto) a disposizione. E per questo aspetto, passiamo al secondo errore.
NON ESISTONO SOLO I MACROPROGETTI E ALLO STESSO TEMPO QUESTI NON VANNO DIMENTICATI
Integrare le grandi idee nella pianificazione quotidiana non è un gioco da ragazzi. Ecco perché l’errore principale che vedo fare nella pianificazione a medio termine è proprio questo: fare un bellissimo progetto e poi… dimenticarsene.
Come se le idee dell’anno debbano realizzarsi indipendentemente da ciò che poi succede nel quotidiano, come se avessi due tempi: uno per i grandi lavori e uno per il lavoro di tutti i giorni.
Il tempo è uno e va diviso tra tutte le attività. Per questo è importante, quando si decide come calare la progettazione nel tempo di lavoro, considerare vacanze, tempi già occupati da altri lavori e il lavoro di routine.
Considerando tutto il resto e incastrando sapientemente, pezzetto dopo pezzetto, ciò che ti serve per realizzare il tuo obiettivo in piccole azioni concrete quotidiane, avrai la tua arma vincente.
“E se poi mi perdo e non mi ricordo più a che punto sono del grande progetto?” Per questo, anche nella pianificazione a breve termine, ci sono i momenti di revisione, per riportare la prospettiva ad una visone ampia e generale.
PIANIFICAZIONE A UOVO
Non tutti odiano la pianificazione, c’è chi la ama e la fa nel dettaglio. A tal punto che è tutto ben definito con tanto di orari e scadenze. Questa è quella che io chiamo “pianificazione a uovo” cioè piena zeppa, o meglio… senza scampo!
Da un lato può essere rassicurante, ma al contrario è una lotta contro il tempo e nella speranza che non capiti il “famigerato” imprevisto!
La pianificazione è uno strumento bellissimo e importantissimo, ma solo se valutato con la giusta prospettiva e, quindi, se le si concede un po’di flessibilità. È pur sempre una bussola, non un piano di battaglia!
Inutile quindi definire anche la pausa pipì, meglio tenere un tempo morbido e godere anche un po’ dell’imprevedibilità della vita!
E tu quali altri errori fai? Raccontamelo, troveremo insieme una soluzione!
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