Ecco un altro grande segreto della pianificazione. Non è una cosa che nasce e finisce in un colpo solo, anzi, è uno strumento vivo che ti supporta e dove è sempre possibile modificarne delle parti.
Per questo è giusto fare una pianificazione a più riprese.
Pensiamo ad esempio alla pianificazione annuale e pensiamola per step.
STEP N.1
A fine anno precedente, è utile fare il quadro della situazione generale e valutare come procedere per l’anno successivo.
Questa è una vera pianificazione di massima, quella che ti raccontavo nel post dedicato all’essenza del processo. È importantissima perché ti dà la linea guida, la direzione.
Questo è un momento importante anche per fare una revisione dell’anno precedente, quindi valutare ad esempio quali obiettivi si sono realizzati e perché, in che tempi, in che termini e con quali risultati.
Ci si può anche chiedere se la nostra volontà sia ancora di continuare sulla strada fatta o se sia il momento di introdurre dei cambi di rotta o delle novità.
Allo stesso modo puoi valutare anche le cose che non sono andate come desideravi, cosa è successo? Cattiva pianificazione o intento sbagliato? Ricorda i feedback sono sempre utilissimi e per quanto siano ostici da affrontare, sono il modo migliore per crescere!
Questo processo di analisi te lo puoi permettere solo se lo fai con molto anticipo perché ti ricordo, le idee vanno poi elaborate e devi darti il tempo di fare anche questo processo.
Il risultato di questo step sono delle idee di massima, che però sono punti fermi della tua pianificazione e sono quindi già calate in un calendario a lungo temine. Questa pianificazione deve essere fatta in modo sostenibile quindi con delle scadenze corrette e realizzabili.
STEP N.2
Ecco che una pianificazione a medio termine è utile per concretizzare il primo step nel flusso di lavoro quotidiano. Questa è la vera e propria pianificazione. Quindi si torna su quanto fatto nel primo step per fare un’estrazione a medio termine: mensile o meglio trimestrale.
Questa è una pianificazione delicata perché concretamente significa tradurre il macro-obiettivo in obiettivi a medio termine e portarli a diventare delle singole azioni. In breve è uno spacchettamento del progetto in sotto-progetti e nel concreto significa decidere cosa fare un mese e cosa quello dopo.
Anche in questo caso vale la regola della semplificazione. Non mettere troppe cose insieme e crea un piano sostenibile, per te, con i tempi e le energie che hai a disposizione.
STEP N.3
Vai al concreto della tua pianificazione settimanale o bisettimanale e distribuisci in agenda i tuoi obiettivi dello step n.2.
Qui si lavora a testa bassa, si è operativi. Non c’è molto da girarci intorno.
STEP N.4
Revisione. È saltato qualcosa? Sei in anticipo? Sei in ritardo? Chiediti perché e rivedi di conseguenza la pianificazione delle settimane successive, puoi recuperare qualcosa? Se la risposta è no, vai a ritroso e rivedi il tuo step n.2
Questa è una fase fondamentale perché potresti accorgerti che… il n.2 non sta in piedi perché il n.1 è pieno zeppa… e allora… semplifica ancora una volta e velocemente rivedi i passi 1 e 2.
Come vedi la pianificazione non si fa dall’inizio alla fine tutto in un colpo solo, ma si va per stadi, per step, prima la struttura, poi si va al dettaglio. Ma il dettaglio è ciò che puoi cambiare più frequentemente, la struttura è meglio sia solida e ben fatta, perché è la tua bussola.
Ora che conosci tutti gli step non ti resta che dedicarci un po’ di tempo e metterli in calendario fin da subito.
Sì, perché il segreto finale è quello di avere sempre un po’ di tempo per la pianificazione.
E tu sei pronto per ritagliarti un po’ di tempo? Credimi, non è sprecato, ma investito!
Photo by Mel Poole – Unsplash
Molti anni fa ho visto una mostra di Picasso a Palazzo Grassi. È stata un’esperienza davvero bella, perché per una volta non c’erano mille quadri alla rinfusa, ma al contrario dei semplici percorsi tematici, guidati e logici, che mi hanno insegnato molto riguardo a questo complesso artista.
In particolare, ricordo lo studio del cavallo. Quadro dopo quadro, il disegno diventava sempre più semplice, lineare, pulito. Picasso, infatti, ha raggiunto, grazie al suo studio, il cuore del concetto andando per sottrazione e arrivando all’essenziale. Un percorso apparentemente semplice, ma che nasconde molto studio e molta attenzione.
Lo collego molto al percorso che faccio con i miei clienti parlando di pianificazione.
Quando parlo di pianificare un anno di obiettivi o un progetto, molto spesso le persone iniziano a raccontare idee, propositi, riflessioni colorando dettagli e dimenticando l’essenza del proprio dipinto, il punto più importante del progetto.
Spesso pianificare vuol dire proprio semplificare, alleggerire l’idea centrale da tutto ciò che è superfluo per lavorare al cuore del problema. Una volta fatto questo si può tornare a mettere mano a forme, colori e dettagli.
Pongo tanta attenzione a questo aspetto perché spesso la pianificazione è vista come gabbia, e di fatto lo può diventare nel momento in cui si sceglie di prestare massima attenzione al quadro in tutta la sua complessità: forme, colori, sfondo, cornice e via dicendo.
Dover tenere insieme tutti questi aspetti e sentirli come fissi, sono certamente una gabbia, ma questa, per l’appunto, non è pianificazione.
Se al contrario spendi un po’ di tempo a pensare realmente al cuore dei tuoi obiettivi e dei tuoi progetti ecco allora che la tua pianificazione diventerà una linea guida, una bussola delle tue azioni, che per sua natura non è rigida, ma al contrario mantiene visibile il traguardo, fissa l’essenza delle tue azioni.
Poi sarai tu a scegliere a quale livello arrivare, se al semplice tratto che definisce il cavallo, o all’insieme di forme, colori e ombre che compongono l’intera opera.
Come si traduce in pratica tutto questo?
- Fissa i tuoi obiettivi, ma non esagerare, sii realistico: non metterne troppi. A livello di pianificazione annuale, ad esempio, già avere un obiettivo grande, importante, e due a corollario è più che sufficiente.
- Definisci i tuoi obiettivi in modo chiaro e univoco, più sarai preciso più saranno realizzabili. “Imparare una lingua” non funziona, “imparare il francese a livello C2”, è molto meglio.
- Chiediti se questi obiettivi sono davvero importanti per te, se non lo sono, ricomincia da capo. Chiediti cioè se è una cosa che interessa a te e se rientra in ciò che vuoi far diventare la tua vita. Se il tuo obiettivo è perdere 5 kg, ma la verità è che lo vuoi solo perché vedi le occhiatine strane del tuo partner, beh, forse è meglio cambiare obiettivo.
E poi?
E poi l’importante è che i tuoi obiettivi si concretizzino in un piano reale, fatto di tanti piccoli step che ti portino a raggiungerlo. La fase successiva è lavorare in modo pratico e concreto sulla creazione di un progetto: tutti gli step del processo dovranno avere una scadenza e diventare quindi singole azioni da mettere nella tua to do list giorno per giorno.
Il processo richiede un po’ di tempo e di pianificazione e io sono qui per farlo con te, non te ne parlo ora per non mettere troppa carne al fuoco, ci sarà tempo per questo, per ora vorrei che tenessi a mente che
il primo passo è la linea guida che con un solo segno ti ricorda il tuo obiettivo
questo è quello su cui vorrei ti concentrassi.
Quella linea semplice ed essenziale che quando guardi ti fa rivedere in un attimo l’insieme, l’obiettivo, il perché lo fai e qual è il cuore della questione. In breve, rivedi il cavallo di Picasso.
Quindi pensa ai tuoi obiettivi, descrivili e poi semplificali, alleggeriscili, vai al cuore della questione. Crea la tua linea guida che sarà la tua pianificazione.
Ci sarà tutto il tempo poi per arricchirla dei dettagli, dei colori che desideri.
Photo by Aurelien Faux – Unsplash
Uno dei cardini della nostra crescita personale è sicuramente la formazione e se un tempo era quasi tutta in presenza, oggi le offerte online si sono moltiplicate.
Come scegliere tra quella analogica e quella digitale? O meglio: ci sono delle ragioni per scegliere l’una o l’altra? Certo! E non dipendono solo dalle nostre preferenze personali, ma anche dall’argomento.
Ora ti spiego cosa intendo.
ANALOGICA
Per i percorsi formativi che richiedono un grande confronto ed esperienza pratica sul campo, esercitazioni, casi studio e via dicendo, sicuramente la scelta della formazione analogica è da preferire. Certo, se i docenti sono bravi nell’interazione non sentirai molto la differenza, ma c’è anche una seconda ragione per la quale puoi preferire i corsi in presenza.
Ti consiglio, infatti, questo tipo di formazione se vuoi avere mente e corpo dedicati pienamente a questa attività.
Il fatto di essere in un ambiente diverso dal proprio ufficio o dalla propria casa permette una concentrazione diversa, un approccio mentale focalizzato al momento del corso.
Inoltre, se il corso è su più giornate permette anche di esserci al 100% anche nei tempi morti e questo è un bel valore aggiunto per prendersi del tempo per sé, anche oltre al momento formativo vero e proprio. I momenti tra una docenza all’altra sono infatti molto utili per conoscere altri colleghi e anche per “covare” adeguatamente le idee. Quindi per tutti i corsi dove c’è un momento di riflessione, dei compiti da fare, l’offline è perfetto.
E come postilla aggiungo che può essere utile che tu sia legato ad un luogo e un orario. La presenza ti obbliga a staccare dalla quotidianità e a spostarti per essere presente, come dire che già il fatto di andare ti impegna e quindi il primo passo per raggiungere risultato è stato implicitamente fatto.
DIGITALE
I corsi online hanno degli indubbi vantaggi dal punto di vista pratico: non chiedono spostamenti, non chiedono impegno oltre le ore formative vere e proprie, permettono di essere svolti nel proprio luogo preferito. Sono però più impegnativi da seguire da un punto di vista di attenzione e quindi chiedono una buona dose di convinzione.
Tieni però conto che, visti i vantaggi che ti ho elencato, puoi anche farne di più, ma sempre senza esagerare. Molte volte i corsi online finiscono nella cartella download e lì giacciono per un bel po’, perché non ci si prende un vero e proprio impegno al momento dell’acquisto.
Se è questo il tuo problema ti consiglio di preferire quelli in streaming, che in un certo senso si equivalgono a quelli in presenza.
Scegli invece quelli on demand se i tuoi tempi per la formazione sono solo tuoi, se ad esempio ti piace ascoltarli negli orari che non sono quelli di lavoro canonici, o nel fine settimana. Sceglili anche se pensi di aver bisogno di ascoltarli e riascoltarli o se pensi di avere dei tempi di rielaborazione più lunghi della maggior parte delle persone.
Di contro sappi che dovrai mettere in atto un vero e proprio piano di azione con degli appuntamenti precisi, altrimenti finirai per fare solo la prima lezione del corso e lasciare tutto lì per un “momento migliore” che non arriverà mai.
Come vedi la formazione è di tanti tipi e non pensare che leggere articoli, ascoltare podcast, vedere video non sia parte della formazione, anzi! Questi fanno parte della formazione digitale e come tali devono essere trattati, porta con te tutto ciò che ti incuriosisce e ti ispira: te ne parlavo proprio qui.
Dopo averti fatto riflettere su quale formazione scegliere per che cosa, un’ultima precisazione: quando pensi alla tua pianificazione a lungo termine, scegli cosa mettere in agenda, ricordati che la prima cosa da segnare è il momento di pausa, ma la la seconda è sempre la formazione!
Quale sarà dunque il tuo prossimo tema da approfondire?
Photo by Annie Spratt
Una delle cose che mi piace di più fare nel mio lavoro è aiutare le persone a trovare il modo per gestire il proprio tempo e una delle sfide che mi si ripropongono ogni volta è se scegliere il mezzo cartaceo o digitale.
Vado subito al punto, e ti dico senza troppi scrupoli che non c’è un giusto o uno sbagliato, che ognuno deve trovare ciò che è più adatto e per questo oggi vorrei aiutarti a capire quale può essere la tua strada.
Parliamo nel particolare di agende e calendari, che assolvono funzioni ben diverse, mi raccomando:
CARTACEO
L’agenda cartacea è molto funzionale per pianificare: permette infatti di dedicare a questo importante momento di gestione del tempo tutta l’attenzione e il tempo necessari. Più che con un App o un software scrivere nero su bianco gli impegni, deciderne la lunghezza in termini di impegno e la collocazione precisa permette di fare un’assunzione di impegno verso sé stessi.
Quindi è molto utile per tutti coloro che nell’agenda vogliono metterci la testa e che hanno bisogno di lavorare sull’equilibrio delle proprie attività nella gestione dell’agenda. In più, il fatto di averlo fatto a mano, permette anche di cancellarlo una volta portato a termine, e questo dà una bellissima sensazione di compiutezza e di soddisfazione.
Di contro, ogni qual volta non si rispetta il compito, va
riscritto o spuntato in modo particolare per dire che è stato rimandato.
Inoltre, se i programmi cambiano spesso, può essere troppo il tempo impiegato
nei vari cambi, ma qui allora c’è qualcosa che non va nella pianificazione a
monte 😉
Il vantaggio o svantaggio è anche che… è solo tua, il cartaceo lo vede solo chi lo possiede e deve averlo sempre con sé.
Per questa stessa ragione anche il calendario cartaceo è molto utile per chi lo può tenere sempre sott’occhio, in caso contrario averlo sulla carta è controproducente. Può essere utile averlo per la gestione di famiglia e introdurre nella routine mattutina il fatto di guardarlo.
Il vantaggio del calendario cartaceo è utile però per avere un colpo d’occhio sull’anno, a che punto siamo, quante settimane ha questo mese e via dicendo.
Per l’agenda caracea non posso che consigliarti MAKE IT HAPPEN di Brand Clearing perché è semplice, chiara e soprattutto ha tutti gli strumenti della pianificazione del tempo per far riflettere sulla giusta pianificazione dell’anno. È un’agenda da tavolo, utile alla pianificazione e alla gestione da tempo, quindi non ti aspettare la versione da borsetta!
DIGITALE
L’agenda digitale è utile per chi ha il pc sempre di fronte e per chi cambia spesso gli impegni o chi delega la gestione dei propri impegni ad altri. In questo caso sicuramente è la scelta migliore. E’ inoltre molto utile per tutti coloro che vogliono avere molti remainder degli impegni o che aggiungono i collegamenti creati da altre App.
La condivisione è sicuramente il pregio del calendario digitale e quindi il fatto di poter condividere impegni e eventi in gruppi di lavoro. Inoltre, permette anche di poter vedere solo gli impegni di lavoro, solo quelli personali o entrambi a seconda dell’impostazione del momento. Ma ancora meglio permette di salvare delle date in modo ricorrente: compleanni, scadenze, visite mediche ricorrenti senza doverle di volta in volta copiare o aggiornare.
Il contro è sicuramente il non poter spuntare le cose fatte e il dover avere sempre un device per poterlo vedere, ma può essere poca cosa rispetto a una fruttuosa condivisione.
I calendari e le agende digitali sono tantissimi, ma io punto sempre alla semplicità e quindi non posso che consigliarti Google Calendar, facile da usare e visibile ovunque.
E tu che tipo sei? Ami cancellare o vuoi tutto perfetto? Vuoi condividere con altri i tuoi impegni o li preferisci solo visibili a te?
Non scegliere calendario e agenda perché ti piacciono o te li regalano,
usali per ciò che sono: veri e propri strumenti di gestione del tempo.
E se ancora non hai capito cosa fa al caso tuo… perché non chiamarmi?
Photo by Unsplash
Non amo arrivare in ritardo, ma, lo ammetto, succede anche a me. Mi succede perché riempio troppo il tempo di cose da fare. Questa a dire il vero è un’altra faccenda, ma parto da questo per dirti che capita a tutti di essere organizzati, precisi, attenti e vedere che poi le cose vanno diversamente e oggi vorrei riflettere un po’ con te sul come affrontare questi imprevisti che, c’è poco da dire, capitano.
La prima regola è: non farti trovare impreparato
Per tutto ciò che per te è davvero importante, per tutte quelle che cose che al solo pensiero che non vadano come devono andare inizi già a sentire il mal di pancia, per tutte queste occasioni fai in modo di avere piano B pronto in tutti i dettagli.
Cosa vuol dire un piano B? Vuol dire una soluzione alternativa, pronta per essere messa in atto nel caso in cui la prima strategia fallisca, un po’ come le mutande di scorta insomma.
Il piano B è importante perché il fatto di averci già pensato e averlo pianificato ti permette di risparmiare tempo ed energie nel momento in cui dovrai metterlo in atto e quindi sarai più efficiente ed efficace.
Serve, come detto, per le cose davvero importanti: un cambio in più in valigia per un viaggio di lavoro, aver valutato i tempi per prendere la macchina quando pensi di andare in treno e sai c’è uno sciopero nell’aria, avere con sé una copia in pdf della propria presentazione e non solo aver mandato il ppt via mail… ho reso l’idea?
Non serve per tutto il resto: una seconda agenda, due file dove salvi gli stessi dati, avere sempre con sé l’ombrello… E lo sottolineo perché creare il piano B richiede comunque tempo ed energia e, come sai, queste sono risorse finite, quindi non vanno sprecate, vanno messe in campo solo se serve.
Perciò pensa al piano B solo per le cose davvero cruciali per importanza o perché sono momenti chiave della riuscita del tuo progetto. Per tutto il resto ricorda che la leggerezza è un’ottima compagna di vita e che ci vuole anche un po’ di fiducia nel futuro e nelle tue capacità, non va sempre tutto storto e molto probabilmente te la saprai cavare anche se non fila tutto alla perfezione.
Questo credo sia un vero e proprio approccio salvavita. Te ne parlo quando chiacchiero di decluttering. Spesso ci circondiamo di piani B, nella speranza che questi ci possano tornare d’aiuto nel momento del bisogno e invece, molto spesso, sono talmente tanti che non troviamo quello utile quando ci serve o, ancora meglio, proprio in quell’occasione, scopriamo di poterne fare a meno.
Quindi usa questa tecnica, ma con parsimonia, spesso il piano B è proprio dentro di te e dipende solo da come affronti l’imprevisto.
La seconda regola è: un passo alla volta
Quando capita l’imprevisto si reagisce spesso aumentando ritmo e carico di cose da fare unendo i due aspetti. Ma proprio quando siamo più a rischio errore, quando siamo più sotto pressione dobbiamo “metterci la testa” e rimanere concentrati. Sono quelli i momenti nei quali, per fare le cose per bene, è utile ricordare che il multitasking non esiste: meglio mettere in fila le cose da fare e farle una alla volta, fino in fondo.
Sono questi i momenti nei quali vengono fuori i nostri punti deboli e anche le nostre piccole grandi disorganizzazioni. Come ti dicevo, quando sono un po’ in difficoltà, molto probabilmente cercherò di mettere mille cose nella giornata, perché è un po’ il mio vizio di fondo. E anche qui, un passo alla volta, partendo dal primo: la consapevolezza. Se ti conosci e hai affrontato le tue difficoltà organizzative, sai anche in che errore scivoli più facilmente. E proprio il fatto di conoscerlo fa sì che tu lo possa evitare.
In breve, sai come comportarti, e, se avrai fatto una buona pianificazione, saprai subito cosa è importante e cosa no, potrai quindi eliminare ciò che è secondario e dedicarti al resto con ordine e pazienza.
Terza regola? Ammettere che succede
Sì è proprio vero “fatto è meglio di perfetto” e soprattutto in caso di imprevisto, metti in atto il piano B, procedi con ordine, un passo alla volta, ma ricordati che capita a tutti e quindi tanto vale accettare che non sempre le cose vanno come hai desiderato o pianificato, ma ora, che sarai più preparato e organizzato, risparmierai tempo, energie e sicuramente un po’ di fastidio. Non è forse un’ottima cosa?
Ora, racconta, su cosa investirai tempo ed energia per mettere in campo il tuo piano B?
Photo by Jean-philippe Delberghe – Unsplash
