Una cliente con la quale sto lavorando ha come criticità particolare il fatto di faticare a porre la parola fine ai suoi progetti di lavoro. La questione non è tanto il famoso detto “fatto è meglio di perfetto” – per il quale si continua a lavorare su qualcosa perché tanto non potrà mai essere perfetto al 100% – quando il far fatica a direzionare correttamente le proprie energie su un progetto.
Mi spiego meglio con un esempio che non centra nulla con il lavoro, ma che ti aiuterà a capire la questione.
Stai cercando casa e hai deciso che vuoi un appartamento di cento metri quadri e che vuoi essere vicino al centro. Con questi due parametri hai definito la grandezza della casa in modo chiaro, però non hai chiarito bene la distanza, né in termini chilometrici, né in termini di quale sia il centro città.
Capita dunque che ti venga proposta villetta di ottanta metri quadri in campagna, proprio davanti alla fermata del bus.
Vale la pena valutare quest’offerta oppure no?
Questo dipende dai criteri che hai definito a monte. Magari ottanta e cento metri quadri sono abbastanza simili per te come grandezza e la vicinanza del centro era un criterio che rispondeva al bisogno di arrivare al lavoro facilmente. Se è così, allora potrai prendere in esame l’offerta, se invece non vuoi proprio occuparti del giardino, beh, è sicuramente da escludere.
Da cosa nasce questa confusione? Da un errore di progettazione iniziale e ora ti spiego perché.
Molto spesso un po’ di tempo speso prima fa risparmiare molto tempo dopo.
Ovvero: tutte le riflessioni fatte a monte posso rendere le decisioni a posteriori molto più semplici e veloci.
Andiamo al dunque: la questione è la definizione dello scopo del tuo progetto, che è ben diverso dal proposito e dai risultati attesi.
Definire lo scopo ti permette di allineare:
- aspettative
- obiettivi
- linguaggio
- punti di future negoziazioni (costi, tempo, qualità)
Punto primo: le aspettative. Quante volte in un gruppo di lavoro si intende in maniera diversa un obiettivo? Riprendendo la famosa casa di prima, cosa si intende per “campagna” ognuno di noi magari avrà una sua accezione diversa. Così è meglio definire molto bene le aspettative di ogni singolo componente del gruppo di lavoro: cosa si vuole ottenere? Dove si vuole arrivare? Cosa significa in termini pratici e concreti?
Per capire dove si vuole arrivare è bene definire degli obiettivi: specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e temporalmente definiti. Qui potremmo parlarne a lungo, ma sappi che numeri e definizioni sono molto utili per chiarire i tuoi obiettivi. Non essere precisi su questo punto porta il gruppo di lavoro a non essere allineato e a disperdere tempo ed energie. Anche se lavori da solo e non spendi un po’ di tempo in più su questo punto, il tuo progetto perderà di determinazione e concretezza.
Un altro aspetto sottovalutato è l’accezione che le persone danno ai termini in un gruppo di lavoro dove le persone hanno diversi background è poi grande fonte di fraintendimenti. Pensa alla parola “paesaggio”. Per un geografo è un mondo, per un architetto ha un significato estetico e per un naturalista ha un’accezione puramente descrittiva. Se poi, seguendo la moda del momento, si usano parole non italiane, beh… si aprono un’infinità di ulteriori opzioni!
Definire il proposito del progetto è poi utile per valutare le future opzioni. Un progetto può evolversi, cambiare obiettivi, specializzarsi in una parte ed eliminarne delle altre. Solo se avrai chiaro quanto detto fino ad ora potrai essere in grado di negoziare le future opzioni in termini di tempo in gioco, risorse economiche e non, e perché no anche di qualità.
Pensa alla casa di prima: meglio il garage sotto casa o separato? Dipende dal tuo budget, dall’uso dell’auto (se piove vuoi uscire senza bagnarti o la usi talmente poco che non ne vale la pena) e magari anche dal tuo gusto estetico.
Hai mai pensato a tutti questi aspetti nei tuoi progetti?
Ora sai che anche la definizione dello scopo è molto importante!
Fotografia di Christian Perner – Unsplash