Dove, quando, come e perché fare le liste.

Il perché te l’ho raccontato qui, il come qui, e ora viene il dove e quando.

Partiamo dal quando.

Quando una lista è necessaria?

Quando c’è più di un elemento da ricordare che appartiene alla stessa categoria. Ti ricordi? Le liste hanno un titolo, una data e racchiudo una serie di elementi che hanno in comune delle caratteristiche.

Quindi non appena hai più di un elemento che risponde a questi criteri… inizia la tua lista! E soprattutto… scrivi subito ciò che hai in mente, così da scaricare il tuo cervello, e scrivilo, subito nel posto giusto.

Sì lo so, mi ripeto, ma mai una cosa tanto semplice è anche tanto disattesa!

Ok, ora che abbiamo richiarito il fatto che le liste sono importanti e soprattutto vanno fatte subito vediamo dove farle.

Il dove dipende dalla durata e dall’uso della lista.

Quante volte ti è capitato di fare la lista della spesa e ricordare al supermercato che è appesa al frigo?
E ti è mai capitato di fare una lista di cose da fare a fine riunione e poi non avere con te gli appunti di quella riunione mentre lavori al progetto?

Ecco, questo è proprio ciò che va evitato.

Il dove è strettamente collegato all’uso che fai di una lista.

Non dipende tanto dal fatto di preferire carta e penna o il digitale, ma dalla riposta a queste domande:

1. La lista serve solo a te?
2. Usi la lista nel posto dove l’hai creata?
3. La lista è personale e la scrivi a casa?
4. Oppure è di lavoro e la scrivi al lavoro?
5. È una lista a breve termine?

Se la risposta è sì a tutte le domande, allora puoi farla cartacea, se, al contrario, almeno a una hai risposto no, allora è meglio passare al formato digitale.

Se il no era la risposta alla prima domanda, allora è meglio trovare una App condivisa, potrebbe essere il semplice Todo per una lista della spesa in famiglia, o Keep o Trello per un progetto di lavoro.

Se il no era la risposta alla seconda domanda, puoi scegliere una App, le note del cellulare, gli appunti del tablet, come più preferisci, basta che tu possa leggere la tua lista dove ti occorre. Come sai, io continuerò comunque a consigliare le App più semplici che però mantengono sincronizzati i contenuti e non ti fanno perdere nulla.

La terza e la quarta domanda mettono il carico da 100 al tema liste. Molti clienti mi dicono: “ma non posso fare una lista personale mentre sono al lavoro”.

Ecco la risposta: nel caso la lista sia personale e tu sia al lavoro, o viceversa, vince il digitale, in alternativa vale anche l’analogico, la cara e vecchia carta.

E se in questo momento stai pensando che non puoi fare una lista personale al lavoro e viceversa… ti dirò che, se lavori bene e scarichi la mente prima di cambiare attività, cioè quando fai lo switch tra personale e lavoro questo non succede, ma se invece lasci qualche cerchio aperto, beh, è naturale che ti possa ritornare in mente nel contesto sbagliato e allora sì, tanto vale scriverlo ed eliminarlo dalla mente, non credi?

Sei pur sempre una persona unica, che tu sia al lavoro o a casa, quindi è molto meglio aiutarsi e sfruttare il potenziale delle liste anche per questo!

Veniamo ora all’ultima domanda, che introduce un aspetto molto importante: la durata delle liste.

Se la lista che stai facendo è a breve termine, come le cose da fare oggi, le persone alle quali telefonare, farla sulla carta è un vero toccasana:

• ti permette di avere la lista sempre sott’occhio e quindi la rende utile e agile;
• puoi cancellare gli elementi una volta fatti, cosa che dà soddisfazione e nuovo sprint;
• non ti fa cadere nel loop “più tempo per la pianificazione che per l’azione”, tema che approfondiremo la prossima settimana.

Quindi sì a to do list quotidiane sulla carta, anche straccia, da scarabocchiare, esaurire ed eliminare a fine giornata!

Se al contrario la lista ha contenuti che devono rimanere con te per tanto tempo, come la lista dei posti che vuoi visitare, le idee per i regali di Natale, le persone alle quali vuoi spedire il tuo curriculum, la carta non è il supporto migliore a meno che tu non sia un estimatore del bullet journal o una persona molto metodica che usa sempre lo stesso quaderno.

Il più delle volte capita, infatti, che liste di questo tipo vengano perse o semplicemente dimenticarle. Certo, anche nel formato digitale c’è la possibilità di non guardarle, ma dire che è più complesso eliminarle involontariamente e perdere tutto.

Ci avevi mai pensato?

Ecco che in base a quanto usi una lista, dove la usi e per quanto tempo deve rimanere con te è meglio scegliere il supporto più adatto.

E ora hai tutti gli elementi per scegliere con cognizione di causa e rendere le tue liste utili al 100%!

E tu dove ami fare le tue liste? Raccontamelo nei commenti!

Photo by Jessica Lewis – Unsplash

La scorsa settimana abbiamo detto che le liste sono un modo per scaricare la mente, per evitare di dimenticare, per fare chiarezza e soprattutto per passare all’azione.

Ti avevo promesso che avremmo visto come non fare una lista noiosa, ma al contrario, leggera, agile e utile.

Arduo compito? No di certo! Andiamo al dunque, ecco alcuni consigli.

Il “comandamento” su tutti è:

scrivi subito la cosa nel posto giusto.

Ma questo non basta per avere delle buone liste e, a mio avviso, tra le tante cose, tre devono essere tenute a mente, vediamole ora una per una.

LA DATA

Sembra una banalità, ma davvero non lo è. Non vale tanto per le liste personali, ma di sicuro per quelle di lavoro.

Tanto si è abituati a mettere la data se si prendono appunti a una riunione, tanto pare superfluo metterla in una lista per un progetto di lavoro.

Ma siamo davvero sicuri che, se farai due liste sullo stesso argomento, poi ricorderai quale sia la più recente? Certo, leggendo i punti e facendo mente locale lo saprai, ma ecco che avrai sprecato energia a rifare ordine.

Per quelle personali la data non è così fondamentale, ma può essere carino se, ad esempio, fai una lista di posti dove vuoi andare e poi, a distanza di mesi, ti torna tra le mani la lista, non trovi?

AGGIUGI UN TITOLO

Ancor più fondamentale della data è il titolo, perché ti aiuta a dare un senso a ciò che scrivi e soprattutto a capire se una cosa può davvero andare lì o meno, quindi capire se quello è il posto giusto.

Anche questo sembra una cosa futile, ma nell’ottica di far fare meno fatica al tuo cervello… beh, costa poca fatica e ne fa risparmiare molta!

Il fatto di mettere un titolo, infatti, focalizza l’attenzione su quello che è lo scopo della lista. E lo scopo è determinante: ti fa ragionare sul fatto se la lista sia o meno necessaria, sui confini della lista stessa e sui risultati che da questa ti aspetti. Non sono cose da poco, ci avevi mai pensato? E tutto per un semplice titolo.

Ultimo, non meno importante, il titolo ti aiuta a non fare doppioni! O se li fai, a identificarli e, una volta scoperti, unire le liste in una unica.

USA I VERBI

Eccoci al cuore della questione e cioè come si scrivono le voci di una lista:

• non devono essere troppo generiche;
• non devono essere troppo specifiche;
• devono essere chiare e complete;
• devono comprendere l’azione.

Facciamo qualche esempio:

“posta” cosa significa? Si tratta di quella cartacea o di quella elettronica? La devo leggere, archiviare o cambiare account? Ecco che una voce così è un po’ inutile perché dovrò poi ricordarmi, a mente, quindi dando un onere in più al mio cervello, cosa intendo per “posta”, tanto vale scriverlo in modo più esplicito.

“e-mail signor Bianchi con richiesta preventivo angolo cucina casa al mare, specificando necessità delle misure particolari 84*103*22” Troppo! Tanto valeva fare direttamente la mail, non credi?

E comunque in entrambi gli esempi manca il verbo. Il fatto di iniziare il punto della lista con “scrivere” è molto più efficace di quello che sembra perché ti aiuta, senza renderti conto, a passare all’azione. Un po’ è come se ti stessi già prendendo l’impegno, un po’ ti alleggerisce dal ricordare cosa fare nel pratico. Provare per credere le liste con l’uso dei verbi sono la vera grande differenza tra lista utili e inutili.
Se vuoi approfondire la questione del verbo, leggi qui.

L’essere chiari e competi è poi la guarnizione alla torta già perfetta: “scrivere mail Bianchi per preventivo, N.B. misure” Eccoci a una nota semplice, ma completa, chiara e non troppo articolata, con un verbo.

Annotare in modo chiaro e completo chiude il cerchio anche sulla questione di scrivere tutto il necessario in una lista e sul fatto di mettere nell’elenco subito le voci che a quella lista appartengono, quindi ci riporta al primo “comandamento”.

Come vedi l’efficacia di una lista non dipende dal supporto, cartaceo o digitale, quello è legato alla tipologia di liste e ne parleremo a brevissimo, direi fra una settimana, ma dipende proprio da come si impostano e come si definiscono le voci di una lista.

Ora hai con te i segreti per delle liste agili, utili, che ti aiutano a passare all’azione. Sperimenta e fai tuoi tutti questi passaggi!

Photo by Hope House Press Leather Diary Studio – Unsplash