Ecco un altro grande segreto della pianificazione. Non è una cosa che nasce e finisce in un colpo solo, anzi, è uno strumento vivo che ti supporta e dove è sempre possibile modificarne delle parti.
Per questo è giusto fare una pianificazione a più riprese.
Pensiamo ad esempio alla pianificazione annuale e pensiamola per step.
STEP N.1
A fine anno precedente, è utile fare il quadro della situazione generale e valutare come procedere per l’anno successivo.
Questa è una vera pianificazione di massima, quella che ti raccontavo nel post dedicato all’essenza del processo. È importantissima perché ti dà la linea guida, la direzione.
Questo è un momento importante anche per fare una revisione dell’anno precedente, quindi valutare ad esempio quali obiettivi si sono realizzati e perché, in che tempi, in che termini e con quali risultati.
Ci si può anche chiedere se la nostra volontà sia ancora di continuare sulla strada fatta o se sia il momento di introdurre dei cambi di rotta o delle novità.
Allo stesso modo puoi valutare anche le cose che non sono andate come desideravi, cosa è successo? Cattiva pianificazione o intento sbagliato? Ricorda i feedback sono sempre utilissimi e per quanto siano ostici da affrontare, sono il modo migliore per crescere!
Questo processo di analisi te lo puoi permettere solo se lo fai con molto anticipo perché ti ricordo, le idee vanno poi elaborate e devi darti il tempo di fare anche questo processo.
Il risultato di questo step sono delle idee di massima, che però sono punti fermi della tua pianificazione e sono quindi già calate in un calendario a lungo temine. Questa pianificazione deve essere fatta in modo sostenibile quindi con delle scadenze corrette e realizzabili.
STEP N.2
Ecco che una pianificazione a medio termine è utile per concretizzare il primo step nel flusso di lavoro quotidiano. Questa è la vera e propria pianificazione. Quindi si torna su quanto fatto nel primo step per fare un’estrazione a medio termine: mensile o meglio trimestrale.
Questa è una pianificazione delicata perché concretamente significa tradurre il macro-obiettivo in obiettivi a medio termine e portarli a diventare delle singole azioni. In breve è uno spacchettamento del progetto in sotto-progetti e nel concreto significa decidere cosa fare un mese e cosa quello dopo.
Anche in questo caso vale la regola della semplificazione. Non mettere troppe cose insieme e crea un piano sostenibile, per te, con i tempi e le energie che hai a disposizione.
STEP N.3
Vai al concreto della tua pianificazione settimanale o bisettimanale e distribuisci in agenda i tuoi obiettivi dello step n.2.
Qui si lavora a testa bassa, si è operativi. Non c’è molto da girarci intorno.
STEP N.4
Revisione. È saltato qualcosa? Sei in anticipo? Sei in ritardo? Chiediti perché e rivedi di conseguenza la pianificazione delle settimane successive, puoi recuperare qualcosa? Se la risposta è no, vai a ritroso e rivedi il tuo step n.2
Questa è una fase fondamentale perché potresti accorgerti che… il n.2 non sta in piedi perché il n.1 è pieno zeppa… e allora… semplifica ancora una volta e velocemente rivedi i passi 1 e 2.
Come vedi la pianificazione non si fa dall’inizio alla fine tutto in un colpo solo, ma si va per stadi, per step, prima la struttura, poi si va al dettaglio. Ma il dettaglio è ciò che puoi cambiare più frequentemente, la struttura è meglio sia solida e ben fatta, perché è la tua bussola.
Ora che conosci tutti gli step non ti resta che dedicarci un po’ di tempo e metterli in calendario fin da subito.
Sì, perché il segreto finale è quello di avere sempre un po’ di tempo per la pianificazione.
E tu sei pronto per ritagliarti un po’ di tempo? Credimi, non è sprecato, ma investito!
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