Liste: o le odi o le ami

Liste: o le odi o le ami

Le liste sono davvero uno strumento molto utile, ma spesso diventano un’arma a doppio taglio.
E, secondo dato importante, le persone sulle liste si dividono: c’è chi le ama e chi le odia.

Vediamo quindi il dritto e il rovescio di questo potente strumento organizzativo, e cioè i pro e i contro per chi ama le liste e per chi le odia.

Iniziamo da chi le odia, visto che, se appartieni a questo gruppo, stai per smettere di leggere.

Chi le odia, detesta il fatto che si possano racchiudere idee, pensieri, cose da ricordare in un banale elenco scritto, anticipato da punti, asterischi o v spuntate.

“Già, perché banalizzare idee e pensieri in una scrittura che poi diventa dittatrice?”

La risposta è semplice: per ricordare, semplificare e alleggerire.

Le liste servono proprio a questo: a fare in modo che il nostro pensiero non sia più un filo dorato da estrarre da un orecchio (ndr. stile pensatoio), ma che diventino una linea ben definita su un foglio di carta o su uno schermo.

Pare una banalità, ma il fatto di spostare un pensiero in una cosa scritta, che sia sulla carta o sia versione elettronica, permette alla mente di non doverci pensare più. Il fatto di non doverci pensare più significa non occupare memoria a ricordare questo aspetto. E non occupare memoria significa risparmiare energia.

Lo avrai sentito, si chiama Zeigarnik ed è proprio quel fenomeno che permette alla mente di ricordare le cose. Tu pensi che la mente non ricordi, ma in verità lei tiene traccia di tutto, è perfetta, è proprio programmata per ricordare le cose inevase, non concluse, pendenti.

Sì, questo si dimostrava nello studio che ha dato il nome a questo fenomeno e che prendeva in considerazione le comande di un ristorante: i camerieri ricordavano comunque quelle inevase o rimaste in sospeso.

Però, ecco che c’è il però, la nostra mente perfetta non sa quando quel pensiero sia utile e quindi, ciclicamente lo ripropone, come a dire… “ricorda, c’è anche questo che ti aspetta”.

E, poiché la legge di Murphy è più forte della forza di gravità… quel momento sarà sicuramente sbagliato. Scherzi a parte, è molto probabile che la tua mente ricordi quell’aspetto in un contesto inadatto o nel momento sbagliato e che quindi il pensiero sia fuori luogo e che… torni tra i cerchi aperti da riproporre, consumando un altro po’ di energia.

Ecco che le liste arrivano, preziose, in aiuto. Scrivi il pensiero, così non ci sarà effetto Zeigarnik, non ci saranno cerchi aperti, non ci sarà dispendio inutile di energia, non ci sarà fatica sprecata.

Se ci pensi, infatti, quasi tutto finisce in una lista: cose da fare di lavoro, cose da fare personali, cose da comprare, commissioni, persone a cui telefonare, a cui scrivere, punti di un progetto di lavoro, idee per futuri progetti di lavoro.

Le liste che si possono fare sono infinite, e quindi il consiglio che ti do è:

scarica la mente, scrivi la nota, scrivila subito e nel posto giusto.

Fanno eccezione quelli che non sono punti di una lista, ma che sono punti di liste di liste e cioè i database, e magari ne riparliamo più avanti, ma giusto per fare un esempio: registrare un contatto in agenda, archiviare una ricetta o una fotografia nella cartella giusta. E, proprio a fare i puntigliosi, questi possono comunque diventare punti di una lista del genere to do list.

Se è un appunto… beh, ultima eccezione, segnalo comunque subito, ma in un posto che poi controlli e che consideri, come ti insegno qui.

Ecco dunque spiegato a cosa serve una lista e perché chi le odia deve cambiare idea, e per farti cambiare idea del tutto, la prossima settimana ti racconto come non fare una lista noiosa, ma al contrario, leggera, agile e utile!

Se invece sei un’amante delle liste, continua a leggere.

Ecco che farai parte delle persone che fanno liste per ogni cosa: libri da leggere, regali da fare, posti da visitare, corsi da frequentare, corsi da seguire, cose da non fare più, cosa da non dire… vado avanti? Direi di no, hai capito.

Chi è un’amante delle liste dice sempre “facciamo una lista!”

Bene, ci sono cose per le quali le liste sono davvero inutili, come ti raccontavo qui.

Ma il problema maggiore, è che chi ama fare davvero le liste, poi continuerebbe a farle, sempre e comunque. Le liste invece devono essere strumenti veloci, agili e leggeri, come ti dicevo prima, e una lista di più di dieci punti (il numero è indicativo, e l’eccezione è la lista dei 101 desideri, ma ci siamo capiti), o una lista di liste, sono entrambe molto belle, ma poco utili.

Perché?

Perché una lista di questo tipo non va dritta al punto, non risponde allo scopo di ricordare e scaricare la mente, diventa un piccolo diario o un bullet journal. Questi sono due strumenti davvero utili e interessanti, possono diventare anche molto belli se fatti con cura e con continuità, ma lo scopo non è quello di una lista pura.

Ecco che se vuoi tenere traccia delle tue abitudini, vuoi fare un diario della gratitudine, vuoi tenere traccia di tutti i film e i libri che hai visto, vanno benissimo delle liste, che però in questo caso fanno parte di più di un bullet journal, e quindi puoi farle sbizzarrendoti nelle forme e nei modi. Così se vuoi scrivere cosa hai fatto, visto, letto… ecco che un buon diario è perfetto, anche nella formula del diario dei 5 anni. Ma queste non sono liste pure.

Una lista pura deve essere uno strumento per aiutare la tua mente, si deve poter cancellare, allungare e rifare, non è fine a se stessa.

Se sei un’amante delle liste ti consiglio di tenere a mente questa differenza e dedicarti al bullet journal e al diario per tutte le liste che più ti piacciono, ma lavorare diversamente per quelle pure.

Ecco che non incorrerai nell’errore di occupare tutto il tuo tempo nel fare le liste, bloccando l’azione, ma le userai anche tu per scaricare la mente e agire.

Perché il rovescio della medaglia di fare liste su liste, è proprio quello di non arrivare mai al passo successivo, che, per costituzione naturale delle liste pure, è l’azione.

Quindi… in sintesi, che tu sia un amante o meno delle liste… ora non hai più scuse, hai capito che sono davvero uno strumento indispensabile.

Sono un modo per scaricare la mente, per evitare di dimenticare, per fare chiarezza e soprattutto per passare all’azione!

La prossima settimana vediamo come utilizzare al meglio questo potente strumento, ma nel frattempo perché non mi racconti nei commenti se tra chi ama o odia le liste?

 

 

Photo by Paico Oficial – Unsplash
Adattamento o mitigazione?

Adattamento o mitigazione?

Come ogni anno il blog inizia con un post a tema ambiente, ma non ti preoccupare perché non è fuori tema, ha comunque molto a che fare con l’organizzazione.

È venuto il momento di parlare di Cambiamento Climatico. Lo scrivo con le maiuscole per dargli tutta la dignità che merita. Lo ammetto, non ho mai voluto affrontare questo tema perché ho sempre pensato fosse roba diciamo… vecchia… La davo un po’ per scontata.

Studio e sento parlare di Cambiamento Climatico dall’inizio dell’università, che per me significa più di vent’anni. Ma mi sono resa conto che tanto era chiaro ed evidente per me, tanto era confuso e poco sentito per gli altri, o per lo meno per molte persone.

Ora, Greta ci ha riportato al cuore della questione, ma a mio avviso solo perché è arrivata a parlarne nel momento giusto, quando la sensibilità generale era pronta per accettare che qualcosa si doveva fare. Ma un’altra ragazzina aveva fatto un discorso molto simile al suo molti anni prima ai “grandi” delle Nazioni.

Come mai allora ci si è dimenticati del cambiamento climatico e dopo più di vent’anni le stesse cose sono diventate tema di discussioni al bar, obiettivi di strategie politiche e, diciamolo, un po’ anche forza motrice di marketing? Il mio modesto parere è che a suo tempo c’era troppo scetticismo e soprattutto non si toccavano con mano gli effetti del Cambiamento Climatico nella quotidianità.

Ora invece gli effetti sono sotto gli occhi di tutti: un clima impazzito dove alluvioni e siccità avvengono nello stesso momento, dove piogge si trasformano in “bombe d’acqua”, dove compaiono nebbie e zanzare in posti un tempo secchi, dove in Antartide piove e potrei continuare a lungo…

A causa del Cambiamento Climatico inoltre molti popoli sono costretti a migrare, mancano le risorse base: cibo e acqua, e questo è dovuto al fatto che un clima sempre più caldo cambia gli areali di distribuzione delle specie, detto in parole semplici, c’è troppo caldo e le piante e gli animali devono cambiare ambiente di vita, così salgono di altitudine e latitudine, lasciando dietro a sé il deserto e rubando spazio ad altre piante e animali che a loro volta si spostano… e gli uomini, animali anch’essi, seguono lo stesso destino.

Insomma, iniziamo davvero a stare stretti e a stare male nella nostra bella casa, il pianeta Terra, e per questo il livello di attenzione sul Cambiamento Climatico, ahimè, è un tema finalmente attuale.

L’altro aspetto per il quale non è un argomento con grande appeal è che spesso si pensa che sia una cosa sulla quale noi non possiamo fare nulla, come se il singolo individuo non possa essere coinvolto in prima persona, ed ecco l’errore: anche tu, anch’io, possiamo agire fattivamente contro il cambiamento climatico.

Vediamo come, ed ecco che arriva il link all’organizzazione, te l’avevo promesso, no?

Per capirlo al meglio ho però bisogno di una definizione e mi riferisco ai due aspetti che compongono le azioni possibili contro il Cambiamento Climatico.

La prendo dal sito dell’Agenzia Europea per l’Ambiente e si tratta delle parole “adattamento” e “mitigazione”.

«Adattamento»

significa anticipare gli effetti avversi dei cambiamenti climatici e adottare misure adeguate per prevenire o ridurre al minimo i danni che possono causare oppure sfruttare le opportunità che possono presentarsi. Esempi di misure di adattamento sono modifiche infrastrutturali su larga scala, come la costruzione di difese per proteggere dall’innalzamento del livello del mare, e cambiamenti comportamentali, come la riduzione degli sprechi alimentari da parte dei singoli. In sostanza, l’adattamento può essere inteso come il processo di adeguamento agli effetti attuali e futuri dei cambiamenti climatici.

«Mitigazione»

significa rendere meno gravi gli impatti dei cambiamenti climatici prevenendo o diminuendo l’emissione di gas a effetto serra (GES) nell’atmosfera. La mitigazione si ottiene riducendo le fonti di questi gas (ad esempio mediante l’incremento della quota di energie rinnovabili o la creazione di un sistema di mobilità più pulito) oppure potenziandone lo stoccaggio (ad esempio attraverso l’aumento delle dimensioni delle foreste). In breve, la mitigazione è un intervento umano che riduce le fonti delle emissioni di gas a effetto serra e/o rafforza i pozzi di assorbimento.

Ora che sono chiari questi due aspetti organizziamoci per creare in prima persona dei comportamenti virtuosi di adattamento e mitigazione.

Vediamo come:

 

ADATTAMENTO

Qui bisogna lavorare sulle abitudini che vanno a favorire consapevolmente o inconsapevolmente sul Cambiamento Climatico:

Alimentazione

Non ci si rende conto di quanto la nostra alimentazione impatti sull’ambiente in termini di sfruttamento delle risorse e di impatti climatici. E’ davvero necessario, non solo salutare, mangiare prodotti di stagione prodotti localmente. Attenzione, entrambe le cose insieme 😉 perché se voglio mangiare i fagiolini a gennaio a km zero ma vivo nel nord d’Italia, molto probabilmente sono prodotti in serra. Quindi sì al km zero, ma se mi riferisco ad un prodotto della mia terra nella sua stagione.

E se voglio proprio l’ananas che nel mio territorio non crescerà mai? Ecco che il commercio equo e solidale torna in aiuto facendo rispettare una produzione lontana ma coltivata e commerciata al meglio.

Tutti gli alimenti hanno una stagionalità: frutta, verdura, ma anche legumi, cereali e pesce. Se per i cereali e i legumi ci salviamo per il metodo di conservazione, ti consiglio di prestare molta attenzione ai cicli di vita delle varie specie ittiche. La carne infine, non è stagionale, ma anche qui ci vuole un po’ di consapevolezza in più per sceglierla in modo che sia più sostenibile possibile. Come? Nella quantità oltre che nella qualità.

Anche se questo è un concetto che vorrei facessi tuo per tutto ciò che riguarda il cibo: il costo deve essere proporzionale alla filiera di produzione. Se costa troppo poco, fatti una domanda in più. Se non è di stagione non comprarlo. Se lo mangi troppo spesso, ricordati che il cibo è un arcobaleno di gusti e colori, in tutte le stagioni!

A livello organizzativo significa impegnarsi un po’ di più per fare un menù e una spesa consapevole. Arrivare al supermercato senza una lista o con le idee poco chiare, vuol dire affidarsi a ciò che gli occhi vedono, e quindi a non considerare spesso stagionalità e impatto, del resto c’è sempre tutto comunque.
Fai uno sforzo in più, ci guadagnerai in salute e gusto!

 

MITIGAZIONE

Dobbiamo ridurre le fonti delle nostre emissioni dirette. Come? Principalmente in due modi:

Uso consapevole di energia

  • E cioè scegliere energie prodotte non da fonti fossili, ma rinnovabili. Come? Con una scelta a monte del gestore di energia, anche se purtroppo c’è ancora un po’ da fidarsi…
  • Evitare di sprecare energia: spegni le attrezzature elettriche quando non le usi, spegni le luci quando esci dalla stanza, spegni i led.

A livello organizzativo significa fare degli acquisti mirati, come lampadine a basso consumo, ciabatte con gli interruttori, ma soprattutto nell’istaurare delle routine di chiusura ufficio e casa che ti permettano di spegnere tutto ciò che non serve e che ti aiutino a non sprecare energia.

 

Mobilità consapevole

Anche in questo caso si tratta di scelte, da fare a monte, circa il tipo di auto che vuoi, ma anche scelte per privilegiare viaggi condivisi e, quando si può, utilizzare il trasporto pubblico. Lo so, di questi tempi è un po’ difficile, ma ogni tanto si può fare lo sforzo.

A livello organizzativo significa reperire le informazioni sui mezzi pubblici, considerare dei tempi più morbidi per i viaggi o organizzarsi con amici per la scelta di un mezzo condiviso.

Tutto ciò che facciamo ha un impatto sull’ambiente (diffida da chi dice impatto zero), che sia sul clima o su altri aspetti, come l’uso di risorse e la produzione di rifiuti, ma io sono fermamente convinta che se ci organizziamo, se facciamo in modo che questi aspetti diventino abitudini consapevoli e consolidate si possa fare molto a partire dal livello personale, fino a quello globale.

 

Per questo ho creato Q.B. la newsletter di SempliceMente per riflettere su come ambiente e organizzazione possano andare a braccetto e per darti delle idee su come fare tuoi dei comportamenti che aiutino l’ambiente e la tua organizzazione.

Se non sei ancora iscritto, ecco il link!

 

Photo by Nasa – Unsplash
Forse l’hai scordato ma

Forse l’hai scordato ma

Ci sono delle cose che abbiamo sempre fatto da bambini e che ora, proprio perché siamo adulti, ci pare giusto non fare, e invece, in termini di organizzazione personale, varrebbe proprio la pena continuare a fare.

Forse l’hai scordato, ma quando eri bambino eri una persona molto egocentrica, nel senso proprio del termine. Il tuo mondo eri tu, dove finivi tu, al massimo con la propaggine di mamma e papà, finiva il mondo, oltre c’erano le colonne d’ercole, il nulla più totale.

Poi crescendo ti hanno insegnato che non era il caso di essere così egoisti e che invece è bene tenere in considerazione anche le altre persone presenti a questo mondo e magia! Il mondo è diventato un insieme di relazioni e di scoperta. Sì, certo, molto un mondo molto più corretto e interessante, motivo per il quale non ti sto dicendo di tornare ad essere un bimbo egoista…

Ma una cosa di quest’approccio è davvero utile per la tua organizzazione personale: la tua personale e unica prospettiva.

A cosa mi riferisco?

Ai tuoi criteri di importanza, di priorità e di utilità.

Questo è uno dei punti centrali sul quale organizzo il lavoro con i miei clienti e che è un po’ il punto di svolta per l’organizzazione di spazi, archivi e tempo.

Siamo spesso abituati a pensare e, di conseguenza a organizzare, le cose e il tempo in base a categorie generiche o a bisogni comuni: bollette e fotografie catalogate per anno, riunioni programmate al mattino, zucchero in dispensa con il caffè.

Ma il punto è che non è detto che questi criteri siano davvero utili, o meglio siano quelli che realmente fanno per te.

Mettiamo che devi trovare le bollette per tipo di abitazione, hai due case e non vuoi mischiare i conti, che le mail le cerchi per mittente, che ami dormire al mattino e lavori meglio il pomeriggio, che usi lo zucchero solo per le torte. Non sarebbe stato meglio archiviare le bollette per edificio, le mail per persona, pianificare le riunioni il pomeriggio e mettere lo zucchero con la farina? Tutte cose sbagliate?

No, ragiona un po’ da bambino e seguimi ancora un attimo. Se dai da riordinare dei giocattoli a un bimbo lui non seguirà necessariamente le categorie classiche: pupazzi con pupazzi, costruzioni con costruzioni, molto probabilmente farà delle scelte personali: personaggi buoni e cattivi, libri che gli piacciono e no… e via dicendo.

Quindi quello che ti suggerisco è:

ritorna alla tua personale prospettiva, l’unica davvero utile, perché questa è riferita ai tuoi bisogni e alle tue necessità

cerca di capir la natura dei tuoi bisogni, crea le tue personali categorie e classificazioni e, in base a questo, imposta l’organizzazione che fa per te, sia per quanto riguarda i tuoi spazi, sia per i tuoi archivi.

E se vuoi andare un po’ più a fondo fai lo stesso anche per il tuo tempo. È giusto ragionare anche secondo le priorità personali per decidere che cosa va messo veramente nel proprio tempo. Questa prospettiva ti può far riflettere su cosa per te e è davvero importante, e poi, a seconda delle urgenze, capire cosa davvero mettere all’ordine del giorno.

E se vuoi tornare un po’ bambino e fare con me questo viaggio di scoperta… beh, chiamami!

 

 

Photo by Liane Metzler – Unsplash
Le chiavi di ricerca

Le chiavi di ricerca

“Ma era sotto articoli o in rassegna stampa?”

“La contabilità era la cartellina rossa o quella blu?”

 

 

Ti capita di non avere la più pallida idea di dove andare a cercare qualcosa di importante nei tuoi archivi e non sapere come ritrovare quella foto o quel file?

Succede, ma è una cosa che si può prevenire, a mio avviso, con due semplici pensieri.

 

Quando archivi qualcosa pensa a te stesso come se avessi perso la memoria, come se fossi la versione sciocca di te.

Me lo avrai sentito dire tante volte, ma il percorso più logico e semplice si trova proprio pensando a noi stessi senza memoria, un po’ più stupidi, come a dire “estranei a se stessi”.

Se poi vuoi proprio fare la prova del nove, prova proprio a far trovare qualcosa a un estraneo e vedi se funziona 😉

 

L’altro pensiero, che non consideriamo spesso, sono le nostre caratteristiche specifiche per la ricerca, quelli che sono i metadati in un archivio vero e proprio e che per te possono essere le chiavi di ricerca, le famose etichette. In breve, queste devono rispondere alla domanda “come cercherai questo dato in futuro?”

Questo ragionamento è valido per gli archivi di dati, quindi i database, ma anche per le mail.

 

Ti consiglio in primis di non metterne una soltanto a meno che non siano proprio cose che cercherai solo con un criterio, ad esempio anche le fatture potrebbero avere due chiavi: per cliente e per anno.

Allo stesso modo non ti consiglio di abusarne, perché se ne metti troppe le ricerche saranno pressoché inutili. Hai mai provato a cercare qualcosa di specifico in Amazon per poi vedere che viene fuori di tutto? Non ti viene un po’ di fastidio? Ecco, evita di far succedere la stessa cosa alle tue ricerche. Sii specifico nell’assegnazione.

L’ultima indicazione che ti vorrei dare è quella di mettere parole che per te hanno significato e non necessariamente per il mondo esterno.
Se ad esempio per te le parole geografia e paesaggio hanno due accezioni diverse, usale secondo la tua personale classificazione. L’importante è che per te sia sufficientemente chiara ed esaustiva per andare a colpo sicuro nell’assegnazione.

Questo è un importante aspetto poco considerato che ti permette di essere ordinato da un lato, ma anche esaustivo e cioè evitare di lasciar fori qualcosa.

Ricorda qualche elemento può essere estraneo alla catalogazione, ma se sono già una decina, vuol dire che manca una categoria 😉

 

Questa è la bellezza degli archivi:

 

devono sì essere logici, ma anche su misura per te, perché le chiavi di ricerca devono essere utili a te (o al tuo gruppo di lavoro) ed è per questo che ti consiglio di usare le tue parole, il tuo linguaggio, ma con semplicità e precisione.

 

E per finire… non scordare le etichette. Sì, oggi è tutto chiaro: contabilità rosso, bollette blu, ma, ancora una volta, perché far fare fatica alla nostra mente? Semplifica!

E tu fatichi con le tue parole chiave? Se la risposta è sì, sono qui per aiutarti, chiamami!

 

 

Photo by Marjan Blan Marjanblan – Unsplesh
Sussidiari ed enciclopedie

Sussidiari ed enciclopedie

Finalmente in terza elementare ho potuto avere il sussidiario. Mi piaceva tantissimo, in un solo libretto era contenuto tutto ciò che dovevo sapere: le letture, gli esercizi, le pagine di storia.

All’università, allo stesso modo, mi piaceva fare il contrario: poter prendere un po’ da un testo e un po’ da un alto e costruire la mia conoscenza sommando i vari input, i tanti libri.

Perché ti racconto questo?

Perché nel tempo le nostre esigenze cambiano, e soprattutto per quanto riguarda la nostra conoscenza, le nostre esigenze aumentano e via via si fanno più specifiche e complesse.

 

Questo ragionamento si adatta a pennello anche ai nostri archivi: nascono semplici e crescono diventando via via più articolati.

 

Per questa ragione ti consiglio di iniziare con la versione più semplice e base possibile. Una cartellina e via. Se cartacea nemmeno troppo spessa.

Poi all’aumentare dei dati, aumenta lo spazio e inizia la prima suddivisione. Come? Secondo il criterio maggiore, più importante.

Ancora una volta, non cadere nell’errore, non dettagliare, non fare troppi fronzoli: in maniera semplice delinea le cose più importanti.

Se poi cresce ancor di più, ecco che saranno necessarie le sottocategorie e le specificazioni. A questo punto sì puoi lavorare di etichette ben fatte, di sotto-cartelline. E ora sì mi permetto di dirti di investire un po’ di tempo e capire come fare al meglio.

Ma fino a questo momento, era tempo perso per due ragioni: non conoscevi ancora in che direzione sarebbe cresciuto il tuo archivio e quindi avresti potuto sbagliarne la direzione e, seconda ragione non meno importante, questo lavoro fa parte dei famosi fiocchetti anti-produttività.

Anche tu, parti dal tuo sussidiario e, quando si presenta la necessità, struttura la tua enciclopedia, non fare il viceversa!

 

Photo by Harald Arlander – Unsplesh