Il venerdì è sempre stata una giornata un po’ particolare al lavoro: di fatto una giornata più leggera, sai quella in cui vai vestito casual, perché si può, in vista del week end…
È una giornata nella quale difficilmente si iniziano nuovi progetti, semmai si cerca di chiuderli ed è una giornata nella quale capita che le persone non rispondano al telefono dopo il pranzo. Con una buona pianificazione lavorativa è per molti anche una giornata a metà, a orario ridotto, istituzionalmente al nord, per scelta più a sud.
Per tutte queste ragioni per me il venerdì è una giornata speciale e non a caso ho scelto di far uscire il post del blog proprio il venerdì! E questo venerdì si festeggia, sono ben sei anni di blog! Ti immagino, in un momento di pausa, proprio prima del week end a leggere i miei articoli, che bello, mi piacerebbe poter far un cin insieme!
Ok, torniamo a noi e a quello che ti voglio raccontare: nella mia pianificazione settimanale il venerdì ha un altro aspetto un po’ speciale: è il giorno della pianificazione settimanale.
La consiglio a tutti i miei clienti, poi, per alcuni è meglio farla su base quindicinale, per altri settimanale, ad alcuni viene meglio il lunedì mattina e per altri, per l’appunto il venerdì.
Diciamo che su base settimanale e nell’ultimo giorno di lavoro è un po’ la scelta classica e quindi per questa volta parliamo di questa.
Mi piace fare la programmazione settimanale il venerdì perché mi permette di chiudere la settimana lavorativa, passando a mente serena alle giornate che dedico a me stessa e ai miei cari, cioè il week end, e mi permette inoltre, il lunedì mattina, di partire già organizzata.
Vuoi provarci anche tu? Ecco come puoi fare.
- Primo aspetto: metti in agenda uno slot di almeno un’ora dedicato alla tua pianificazione settimanale.
- Secondo aspetto: non trascurare quest’ora e pensare che sia una cosa secondaria, è un vero appuntamento con te stesso e richiede energia, motivazione e una sana dose di autocritica, ne va della produttività della tua settimana.
- Terzo aspetto: se è programmata, si fa e si fa fino in fondo!
Ora capiamo cosa c’è da fare. Prima però devi armarti di agenda, matita e gomma. Se poi sei super convito, agenda e penna vanno benissimo. Pronto? Andiamo ai passi da fare:
1.
Controlla i giorni di festa, tuoi e della tua famiglia: elimina questo tempo dalla tua settimana.
2.
Revisione del calendario: vedi che appuntamenti hai nella settimana seguente e togli il tempo dedicato a queste attività. Mi raccomando, prevedi anche i famosi tempi morti: quelli per arrivare e tornare, nel caso siano appuntamenti fisici, e per prepararti e schiarirti le idee, nel caso siano on line.
3.
Valuta se per questi appuntamenti è tutto pronto o meno: nel caso mancasse qualcosa ricava in agenda del tempo per preparare i materiali e aggiorna le liste necessarie, ad esempio se c’è qualcosa da comprare, aggiungilo subito.
4.
Togli il tempo che questa settimana intendi dedicare alle tue routine ricarica energia: sport, eventi culturali, formazione personale…
5.
Inutile ricordarti di togliere anche il tempo per la pianificazione della settimana successiva.
6.
Ora fai un controllo della settimana passata: c’è qualcosa che è rimasto in sospeso e che ora è diventato urgente? In tal caso mettilo in agenda, avrà la priorità.
7.
Rivedi la lista deleghe: qualcosa è rimasto in sospeso ed è ora di tirare le fila? Metti in agenda le singole azioni.
8.
Questo è anche il momento di rivedere le famose liste progetti, cioè le liste che ti ricordano su quale fronti sei impegnato e cosa c’è da fare per ogni progetto. La settimana scorsa ti avevo promesso che ti avrei detto come portare a termine anche le liste che non siano la to do list, ed ecco il pezzettino mancante.
È il momento, infatti, per fare mente locale sui tuoi progetti di lavoro: quali sono i prossimi passi da fare, cosa è necessario fare ora nella tua programmazione? Passalo in agenda, e, come sempre, metti in lista azioni semplici e concrete che ti aiuteranno a passare all’azione.
Scrivi per questa settimana le attività in modo dettagliato e per la successiva preparati già dei suggerimenti.
Questo lo dico perché questo passo è un passo molto importante. È il famoso collegamento tra la pianificazione a medio termine con quella a breve termine. Se hai già lavorato su quella a medio termine (qui un articolo dove te ne parlo) sarà più semplice ora decidere cosa fare.
9.
Fai un controllo generale e valuta se hai esagerato: uno degli errori della pianificazione è riempire l’agenda come un uovo sodo, ricorda che la regola d’oro è quella dei tre quarti, quindi, per ogni giornata fai in modo che comunque ci siano dei laschi di tempo per le urgenze, l’imprevisto. Lo so, non è facile, ma come ti dicevo, devi essere onesto con te stesso e soprattutto realistico. La riuscita della settimana dipende dalla tua pianificazione: quanto più è onesta e veritiera, tanto più sarà di successo. Inutile programmare attività per 26 ore di lavoro, quando sai che ne avrai al massimo 8. Inutile pensare di avere sempre il massimo delle energie e ignorare pause pranzo e riposi.
10.
Ora che la settimana è pianificata, aggiorna le liste progetti e anche i tuoi database, magari c’è qualcosa che in settimana hai scordato di archiviare, o un contatto che vuoi salvare, o un sito che vuoi ricordare… insomma, vedi di chiudere tutti i cerchi aperti. Questo riordino è sia mentale che fisico. Ti consiglio infatti per approfittare per sistemare scrivania e archivio. Farlo un po’ alla volta è meno faticoso e permette realmente di chiudere i cerchi aperti e non farti perdere i pezzi delle cose, ma soprattutto ti dà un senso di completezza che ti permette di mettere la parola fine alla settimana di lavoro!
La settimana è pianificata, le liste e gli archivi sono aggiornati, non ti resta che prepararti le singole cose per il lunedì e… staccare la spina!
Ora il tempo è solo tuo, per ciò che ami!