Mai lasciare la strada vecchia per la nuova

Mai lasciare la strada vecchia per la nuova

“Mai lasciare la strada vecchia per la nuova.”

Si sa, i proverbi hanno un fondo di verità, e per le tue aziende questo è più vero che mai.

Ti ho spinto a dare dignità al tuo lavoro e al tuo tempo considerando anche il tempo libero e la famiglia alla stregua del lavoro.

Ti ho suggerito di lavorare sulle tue risorse limitate, come il budget, per dare valore a questi tre aspetti.

Ora ci vuole un ultimo passo per fare le cose come si deve.

È ora di mettere un po’ di professionalità anche nei tuoi momenti extra lavorativi.

Nel concreto intendo il fare le cose fatte bene anche se non si tratta di lavoro. E quando dico di fare le cose bene, intendo il saper applicare le stesse regole che valgono per la tua routine lavorativa.

Significa semplicemente applicare le stesse strategie, gli stessi strumenti e operativamente lavorare allo stesso modo.

Questo ti tornerà davvero utile in due aspetti, vediamoli!

 

GLI ARCHIVI

Forse penserai che gli archivi siano noiosi tanto al lavoro quanto a casa, e forse non hai tutti i torti, ma il motivo è che purtroppo gli archivi richiedono tempo, impegno e costanza. Tre ragioni in più per non dimenticarsene e per prenderli sul serio.

Vuoi essere pronto a ritrovare l’ultima bolletta, la polizza per i danni, o più semplicemente per le tante amate fotografie? Tieni in ordine i tuoi archivi. E questo vuol dire: aggiornali frequentemente, fai in modo che siano completi e organizzali secondo le tue necessità.

Il tema archivio è un tema a me molto caro e se ti interessa ti consiglio di cercare tra i tanti post del blog con l’hashtag #archivio.

Ma giusto per… ecco dieci consigli veloci:

  1. dividi le cose per argomento: luce, gas, assicurazioni, informazioni mediche e via dicendo;
  2. se hai più case, dividi anche per abitazione;
  3. se i membri della famiglia sono diversi, dividi anche per membro della famiglia;
  4. crea più categorie per le cose più significative, ma non dettagliare tutto dall’inizio;
  5. metti i documenti più recenti all’inizio e via via gli altri in ordine cronologico;
  6. dividi i documenti da tenere per sempre da quelli che, passato un tot di tempo, puoi eliminare;
  7. crea una piccola pagina di appunti per ogni categoria con i dati salienti e i numeri utili;
  8. utilizza raccoglitori che ti piacciono e non necessariamente quelli classici da ufficio;
  9. fatti aiutare dai colori per creare le categorie;
  10. non scordare le etichette!

 

LA PIANIFICAZIONE

Una buona riuscita dipende sicuramente da un buon piano, e se la cosa è scontata per un progetto di lavoro, non lo è altrettanto per i progetti personali e di famiglia.

È invece altrettanto importante pensare alla pianificazione nel concreto delle attività quotidiane perché aiuta a farsene carico e anche a suddividere il carico stesso tra tutti.

Quindi, anche in casa, sono utili calendario e agenda, servono per ricordare le scadenze, i compleanni e gli appuntamenti il primo, per pianificare il tempo dedicato a sé e alla famiglia la seconda.

E per il tuo tempo libero? Io direi che qui la pianificazione è sacra: a partire dalle giornate che ti prendi per te e “cancelli” dal lavoro e dalle incombenze domestiche, fino alla scelta dei passi da fare per le tue attività e soprattutto all’organizzazione nel dettaglio di tutti gli aspetti possibili 😉

Anche questo è un tema a me caro e trovi un sacco di post a riguardo, cerca l’hashtag #archivio, ma non posso non condividere i tre mantra della pianificazione:

  • si pianifica per sottrazione, e in particolare i ¾ del tuo tempo;
  • la pianificazione è una guida, non un diktat, quindi falla in modo consapevole e sostenibile;
  • una volta fatta, va seguita.

 

Lavoro, casa e famiglia sono tre aspetti che vanno tenuti distinti, ma come vedi, essere professionali anche nei contesti extra lavoro ti aiuta, di fatto, a goderti tutto al meglio. Meno intromissioni tra il tempo di lavoro e quello extra, meno stress da compiti in sospeso e da informazioni che non si trovano. Il gioco vale la candela, non credi?

 

 

Photo by Lili Popper – Unsplash
Oddio è successo

Oddio è successo

Ecco che si è concretizzato il peggiore degli scenari possibili e tutto sta andando per il verso peggiore!
Se hai un piano B è ora di tirarlo fuori, ma se non è così?

….

Stop!

Niente panico e vediamo come gestire l’imprevisto in cinque passi.

 

Fermati e respira

Quando capita l’imprevisto, quando si sbaglia la mente va in loop e si perde un po’ la visione delle cose. Per questa ragione è importante, non appena si capisce che si sta creando una situazione spiacevole e difficile da gestire, fermarsi mentalmente un attimo e respirare. Questo ti aiuterà a passare dalla visione locale dell’imprevisto a quella generale della situazione nel suo complesso e ti dà modo di gestire meglio il tutto.

Sì capita a tutti di sbagliare e anche gli imprevisti capitano, quindi, ammesso che può succedere ed è successo, è ora di agire, ma lasciando da parte l’emozione che ti fa rimuginare sulla cattiva sorte e sull’errore e dando spazio alla razionalità, fermarsi e respirare aiuta a fare questo.

 

Non cadere nell’errore di essere Superman

La reazione più frequente è quella di voler fare tutto subito, velocemente, per riparare all’errore o alla cattiva situazione. Ricordati però che non sei Superman e questo, per tutti noi, significa esporsi all’errore. Sì, ironia della sorte, facendo più cose insieme, aumenti le possibilità di fare errori, quindi anziché riparare un danno, aggravi la situazione, e ciciliegina sulla torta, consumi ancora più energie.

Quindi, accendi la razionalità e, visto che ti sei fermato e stai respirando, evita di iniziare a fare tutte le cose insieme, al contrario la tua regola d’oro sarà: “fai una cosa alla volta”.

Analizza la situazione e valuta le priorità

Per gestire un imprevisto è fondamentale fare le cose con calma e quanta più serenità possibile, in modo da non cadere nel panico e soprattutto non sbagliare aggiungere difficoltà alla difficoltà.

Per questo è necessario calibrare bene le azioni da fare, quelle da mettere in fila e fare una alla volta e questo significa lavorare sulle priorità.

Nel momento di imprevisto o nell’errore, agisci in modo focalizzato, fai solo le ciò che ti porta all’obiettivo, senza fronzoli e senza perdite di tempo.

Tutto il resto, per una volta, verrà tagliato fuori.

 

Quindi:

  • Concentrati sull’obiettivo.
  • Valuta quali azioni portano al suo raggiungimento. Ricordi il 20% delle nostre azioni porta l’80% dei risultati, quelle sono dunque le azioni da svolgere.
  • Lavora per metodi consolidati. È il momento di mettere in campo le tue abilità e fare le cose come le sai fare, questo è il modo più veloce, semplice e corretto per ottenere un risultato, senza sbagliare e senza perdere tempo.
  • No ai fiocchetti e controfiocchetti, per sta volta non si bada alla forma, è meglio andare al risultato e basta.

 

Una volta passata l’emergenza fai tesoro di quanto successo e vedi come non far ricapitare l’errore

Una volta affrontato l’imprevisto è ora di riprendere la normalità, ma senza dimenticare quanto appena successo. Prima di riprendere la routine e le cose da fare, dedica cinque minuti a ciò che è successo e chiediti perché è successo, cosa poteva essere previsto, cosa si poteva pianificare meglio, se c’era un piano B da tenere di scorta. E, non ultimo, chiediti come hai reagito durante l’imprevisto, se, anche qui, non ci siano cose da migliorare e… comunque, fatti i complimenti: hai affrontato la cosa al meglio delle tue possibilità!

 

Riposa

L’imprevisto è passato, gli errori sono stati riparati, il feedback è completo, ti sei dato una pacca sulla spalla e ora?

Ora si riposa, perché anche questo è importante, anzi, importantissimo!

Come sempre dopo un momento che chiede energia ce ne vuole uno che ne dà, quindi goditi il tuo meritato riposo!

 

 

Photo by Etienne Girardet – Unsplash

A ognuno le sue scarpre

A ognuno le sue scarpre

Quando ho scoperto che nella versione originale le sorellastre si tagliavano i piedi pur di provare la scarpetta di Cenerentola, sono rimasta inorridita e ho ringraziato che la Walt Disney avesse edulcorato la storia per i più piccini, me compresa.

Le fiabe, si sa, sono spesso truculente, e le ragioni sono storiche, ma quando si cresce fa un po’ strano pensare che per entrare in un paio di scarpe di debba rinunciare a una parte di piede, non trovi?

Sì, è davvero una cosa ovvia, ognuno ha la sua misura e non si può prescindere da questo. Ok, c’è chi sceglie di indossare un paio di scarpe più grandi per essere più comodo, ma per altri questa soluzione significa solo ballarci dentro e recuperare qualche vescica in più.

Morale? (Anche se si tratta di una fiaba, la morale sta volta c’è)

 

La morale è che non siamo tutti uguali e non funziona sempre allo stesso modo.

 

Ti pare banale? Beh, se lo pensi per la tua organizzazione personale forse no.

 

Nella gestione del tempo, delle energie, nella pianificazione si pensa spesso che, per l’appunto, tutti possano indossare le stesse tecniche, far tesoro degli stessi strumenti.

E invece no, c’è chi ama avere un timer rumoroso in sottofondo, chi esige silenzio, chi può stare seduto e lavorare per due ore filate, chi non ci sta più di venti minuti, chi non può prescindere da carta e penna e chi non può fare a meno di creare un foglio Excel.

Anche su questo non siamo tutti uguali, non funzioniamo allo stesso modo e non ci tornano utili le stesse cose.

Ecco perché entro in gioco io, riparo proprio a quest’errore e faccio emergere la tua unicità.

Il mio lavoro nella tua produttività è proprio questo: trovare la tecnica che fa per te, lo strumento giusto e soprattutto adattare il tutto alla tua persona.

Quindi non demoralizzarti se hai provato il GTD o se detesti il timer per fare un pomodoro, ci sta, ma proprio perché non è utile fermarsi alla pura e semplice tecnica, dai un pizzico di fiducia ai miei studi e al mio punto di vista esterno, questo ti farà superare l’errore del pensarci tutti uguali!

Tecniche e strumenti sono il cuore di un intervento di un consulente di organizzazione personale e per questo vanno creati su misura, niente mezzo numero in più o on meno, ci vuole proprio il tuo numero.

Cosa diversa sono gli elementi della produttività, quelli che spesso senti come i detti dei P.O., lì possiamo parlare di principi che vanno bene per tutti e che vale la pena farseli piacere e farli propri.

 

Ne vuoi uno in termini di produttività?

“Se una cosa richiede meno di due minuti, falla e basta.”

Ancora?

“Fai una cosa alla volta e (aggiungo io), falla fino in fondo.”

E per finire…

“Svuota la mente, scrivi la nota, e (aggiungo io) annotala subito nel posto giusto.”

 

Perché i primi non funzionano per tutti e i secondi sì?

Perché i secondi fanno riferimento a un modo di agire, a un’abitudine, i primi invece sono più complessi, sono un insieme di tanti passi, diventano quindi un metodo o una tecnica.

Per questo la produttività deve essere legata alla natura della persona, alle tue peculiarità in termini di modo di lavorare, carattere, tipo e luogo di lavoro, ciclo circadiano, preferenze (es. analogico vs digitale), capacità di concentrazione e… potrei continuare, ma qui mi piacerebbe conoscerti e lavorare con te!

Ora che sai che non è colpa tua, che sono certa tu ci abbia messo tutta la tua buona volontà a eseguire tutti i punti del GTD e che tu abbia pianificato mille pomodori senza rispettarli, che ne dici di rilassarti e ricominciare da capo?

Come? Chiamandomi e raccontandomi come sei, poi, tutto il resto lo fare insieme, un passo alla volta!

 

 

Photo by Wyron – Unsplash

I miei errori

I miei errori

Pensa che ti passa ha avuto la strampalata idea di intervistarmi ed è nata una bella puntata del loro podcast, che se ti sei perso puoi ascoltare qui.

Amo i podcast, sai che li consiglio spesso come metodo di formazione, aggiornamento e, non meno importante, per straviare la mente.

Mi sono divertita molto a registrare questa puntata e forse il motivo è stato anche che non sapevo come sarebbe andata, nel senso che le domande non erano programmate o condivise, in sintesi, è stata una vera e propria chiacchierata a braccio.

Una delle domande che mi hanno fatto è stata: “ti è mai capitato di sbagliare nel tuo lavoro? Di non riuscire a ottenere risultati?”

Ho trovato la questione molto interessante e ho deciso che, oltre a dirlo nel podcast, voglio discuterne anche qui con te nel mio blog.

Sì, parliamo di errori e di come posso aver sbagliato io nei miei interventi di consulenza.

Due esempi mi sono venuti in mente e ora te ne voglio parlare un po’.

Uno dei miei errori è stato (sì, per fortuna è più parte del passato che del presente) dare per scontato il cambiamento.

Mi spiego meglio: parlare di organizzazione personale significa andare a toccare le corde dell’abitudine, del metodo, cose ancorate a noi e alla nostra routine tanto da non sentire più di averle scelte, tanto sono state fatte proprie.

Per questo modificarle, anche se in positivo, richiede comunque energia, impegno e un pizzico di costanza.

Il fatto di non voler cedere alla novità, non voler provare, quasi non fidandosi della bontà del cambio è assolutamente normale, è parte del gioco. Rientra nei miei compiti quello di convincerti ad allentare le tue resistenze, a fidarti di me e provare anche questa novità.

Perché lo faccio per il tuo bene, per farti fare un passo in più verso una migliore produttività e un benessere profondo nella gestione del tuo tempo e delle tue energie.

Solo se ci fidiamo l’uno dell’altra, io delle informazioni che mi dai circa le tue difficoltà, tu dei miei metodi per affrontarle, possiamo fare la magia.

Quindi sì ecco il mio errore: non riuscire a trovare questo giusto punto di incontro. E mi sono capitati clienti che non hanno fatto i passi sperati, ma, analizzando la questione, ho capito che la ragione è stata proprio questa: non far parte del gioco, non lasciarsi andare alla novità.

Soluzione? Imparare a far capire meglio i benefici del mio intervento. Come? Facendo capire che non lavoro a caso, ma sempre su misura, sempre per gradi e soprattutto non a caso, ma con tanto studio alle spalle, molto rispetto per la tua persona, e un’associazione professionale con la quale condivido un codice etico.

Secondo errore? Farsi prendere dalla passione. Sì, vorrei talmente tanto che tutte le persone potessero godere di una buona gestione del tempo e delle proprie risorse in generale che vorrei dare loro tutte le informazioni necessarie al primo incontro.

E invece ci vuole rispetto, attenzione ai tempi, non i mei, ai tuoi, perché tutti metabolizzano in tempi e modi diversi, e inondare la tua mente con tutti i contenuti utili non è il modo migliore di far sì che tu li possa fare tuoi.

Anche qui si deve andare per gradi, secondo le tue priorità e seguendo le tue necessità.

Per questo nelle mie consulenze propongo un pacchetto di incontri e lascio a te la decisione su quanto approfondire la questione. È una traccia, per sommi capi, degli argomenti che vorrei trattare con te, ma poi, saranno i singoli incontri e la tua necessità a dirmi quali aspetti vuoi approfondire e quanto.

A me il compito di darti il giusto numero di nozioni, mai troppo poche, ma nemmeno troppe, perché troppe vuol dire, in concreto nessuna, e qui, mi scuseranno i miei clienti dei primi anni e anche chi ha partecipato alle mie classi, perché forse poi si sono sentiti storditi, riempiti di tante cose con il desiderio di pensarci su.

 

Dei miei errori faccio tesoro, e ora voglio che per ogni momento, che sia di formazione, che sia di consulenza, tu abbia sì degli stimoli per lavorare sulla tua organizzazione personale, e magari qualche approfondimento, ma anche l’idea di poter cominciare da subito, perché una prima parte l’abbiamo fatta insieme, durante il nostro incontro.

Gli errori sono importanti e per capirlo è importante avere il tempo di pensarci su, come ti raccontavo qui e qui.

 

Ma in questo post, un po’ diverso dal solito, condivido con te un percorso di lavoro e di crescita che hanno reso me una consulente migliore e i miei interventi ancor più mirati e, spero, più leggeri, ma più efficaci.

Quindi, ecco come da una chiacchierata con Tommaso e Matteo nasce un’importante riflessione. Per me è stato davvero un gran regalo e spero che leggendo queste parole ti sia venuta un po’ più voglia di lavorare con me!

 

 

Photo by Zhen Hu – Unsplash

Fai il check

Fai il check

La primavera sta arrivando e la Pasqua è alle porte, questo mi dà sempre l’impressione che ci sia una ventata di aria fresca pronta a ricaricarmi e a dare nuova energia al lavoro.

Che dici, non è forse il caso di approfittarne?

Parliamo di pulizie di primavera nelle cose che utilizzi tutti i giorni per il tuo lavoro. Quella della quale ti voglio parlare è un’operazione che è bene fare di tanto in tanto, per sentirsi in ordine e con le cose ben fatte. No, sta volta niente decluttering e ordine, ma un controllo generale di tutti i tuoi format.

Perché è importante?

Perché velocizza il tuo lavoro, lo rende professionale e fluido.

Non è una cosa da poco, non trovi? Vediamo cosa comprende e poi anche come farla.

 

FORMAT

Di tanto in tanto è utile ricontrollare le cose che utilizziamo più spesso e vedere che sia tutto in ordine o se sia possibile fare qualche modifica e tutte le migliorie necessarie.

Ad esempio il file base che usi per fare le fatture, è in ordine? Logo, riferimenti bancari? Il tuo file base per fare il preventivo ha tutte le clausole in ordine?

E via dicendo… sai che i format sono fondamentali per lavorare bene e velocemente, per non dover ripartire daccapo ogni volta, ma ci sta anche ogni tanto un giro per un controllo e per eliminare quello che non serve più e aggiornare le novità. Così non dovrai ogni volta ricordarti quella mini modifica, la inserisci nel format e via.

Non dimenticare i testi delle mail che usi più frequentemente e la firma della mail!

Dulcis in fundo, elimina o metti in una cartella separata (“old”) le vecchie versioni e lascia a vista solo l’ultimo file, quello giusto. Così sarai efficace e veloce!

 

SITO E SOCIAL

Da quanto non controlli le bio sui social? Le copertine? La tua immagine? Forse vale la pena fare un giro di aggiornamento.

E così sul sito: è tutto in ordine? Devi aggiungere o togliere qualche servizio? Le parole che ti descrivono ti rispecchiano ancora?

Attenzione, non voglio che tu faccia un vero lavoro di rebranding, per questo ci sono gli specialisti del settore e si tratta di un vero e proprio percorso da non prendere alla leggera.

Ma questo non significa che di tanto in tanto tu non possa fare un controllo veloce per le piccole cose.

 

FILE DI RIFERIMENTO

Ecco, questo è un po’ più un tasto dolente, ma di tanto in tanto è bene anche controllare i nostri database di riferimento per controllare che sia tutto in ordine. A cosa mi riferisco? Ai file che usi di più nello specifico per il tuo lavoro, e qui ognuno ha i suoi. Possono essere le presentazioni aziendali, un testo di benvenuto che consegni ai clienti, un database di contatti per le serate di presentazione….

Sono la cosa un po’ più faticosa da affrontare, vanno tenuti aggiornati con grande frequenza, ma proprio perché li usi sempre è difficile controllare che sia tutto in ordine e sono i più difficili da modificare.

Proprio per questo… ogni tanto ci sta una revisione!

 

Ora che abbiamo visto di cosa si tratta vediamo come procedere: come fare questa revisione senza impazzire?

  • Il mio consiglio è quello di preparare una bella check list con tutti i punti che fanno per te. Parti dai suggerimenti che ti ho dato sopra e allungala a piacere.
  • Poi decidi quanto tempo vuoi dedicare a questa operazione ogni giorno o ogni settimana e quindi sbarra in agenda uno slot dedicato.
  • Procedi quindi a piccoli passi spuntando via via tutte le voci.

Il segreto per fare bene questa revisione è quello di non partire in quarta e fare tutto, ma procedere a piccoli passi per renderla meno noiosa e soprattutto per farla bene, sempre con occhi nuovi e attenti.

 

E per chiudere in bellezza ecco un esempio di una checklist che può essere la base da attare alle tue esigenze!

 

Personal Branding

  • Mission
  • Vision
  • Parola dell’anno
  • Obiettivi
  • Piano annuale

Social

Facebook

  • Descrizione
  • copertina
  • Bottoni
  • Contatti e link

Instagram

  • Descrizione
  • copertina
  • Bottoni
  • Contatti e link

Twitter

  • Descrizione
  • Copertina

Linkedin

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  • Copertina
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Format di uso frequente

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  • Mail di contatto
  • Mail di recap
  • Fattura

File di lavoro

  • Database clienti
  • Riferimenti bibliografici
  • Approfondimenti
  • Presentazione clienti

…. E via dicendo

 

Buon lavoro e buona revisione, vedrai che una volta fatta il tuo lavoro sarà ancora più preciso, veloce e vivace! E soprattutto tu sarai con la mente totalmente sul pezzo, già, perché

quest’operazione, per quanto noiosa è doverosa, e fa in modo che tu sia non solo sempre pronto e professionale, ma che ti renda conto proprio di che direzione vuoi che il tuo lavoro prenda!

quindi, via alle pulizie!

 

 

Photo by Mockup Graphics – Unsplash