A ognuno le sue scarpre

A ognuno le sue scarpre

Quando ho scoperto che nella versione originale le sorellastre si tagliavano i piedi pur di provare la scarpetta di Cenerentola, sono rimasta inorridita e ho ringraziato che la Walt Disney avesse edulcorato la storia per i più piccini, me compresa.

Le fiabe, si sa, sono spesso truculente, e le ragioni sono storiche, ma quando si cresce fa un po’ strano pensare che per entrare in un paio di scarpe di debba rinunciare a una parte di piede, non trovi?

Sì, è davvero una cosa ovvia, ognuno ha la sua misura e non si può prescindere da questo. Ok, c’è chi sceglie di indossare un paio di scarpe più grandi per essere più comodo, ma per altri questa soluzione significa solo ballarci dentro e recuperare qualche vescica in più.

Morale? (Anche se si tratta di una fiaba, la morale sta volta c’è)

 

La morale è che non siamo tutti uguali e non funziona sempre allo stesso modo.

 

Ti pare banale? Beh, se lo pensi per la tua organizzazione personale forse no.

 

Nella gestione del tempo, delle energie, nella pianificazione si pensa spesso che, per l’appunto, tutti possano indossare le stesse tecniche, far tesoro degli stessi strumenti.

E invece no, c’è chi ama avere un timer rumoroso in sottofondo, chi esige silenzio, chi può stare seduto e lavorare per due ore filate, chi non ci sta più di venti minuti, chi non può prescindere da carta e penna e chi non può fare a meno di creare un foglio Excel.

Anche su questo non siamo tutti uguali, non funzioniamo allo stesso modo e non ci tornano utili le stesse cose.

Ecco perché entro in gioco io, riparo proprio a quest’errore e faccio emergere la tua unicità.

Il mio lavoro nella tua produttività è proprio questo: trovare la tecnica che fa per te, lo strumento giusto e soprattutto adattare il tutto alla tua persona.

Quindi non demoralizzarti se hai provato il GTD o se detesti il timer per fare un pomodoro, ci sta, ma proprio perché non è utile fermarsi alla pura e semplice tecnica, dai un pizzico di fiducia ai miei studi e al mio punto di vista esterno, questo ti farà superare l’errore del pensarci tutti uguali!

Tecniche e strumenti sono il cuore di un intervento di un consulente di organizzazione personale e per questo vanno creati su misura, niente mezzo numero in più o on meno, ci vuole proprio il tuo numero.

Cosa diversa sono gli elementi della produttività, quelli che spesso senti come i detti dei P.O., lì possiamo parlare di principi che vanno bene per tutti e che vale la pena farseli piacere e farli propri.

 

Ne vuoi uno in termini di produttività?

“Se una cosa richiede meno di due minuti, falla e basta.”

Ancora?

“Fai una cosa alla volta e (aggiungo io), falla fino in fondo.”

E per finire…

“Svuota la mente, scrivi la nota, e (aggiungo io) annotala subito nel posto giusto.”

 

Perché i primi non funzionano per tutti e i secondi sì?

Perché i secondi fanno riferimento a un modo di agire, a un’abitudine, i primi invece sono più complessi, sono un insieme di tanti passi, diventano quindi un metodo o una tecnica.

Per questo la produttività deve essere legata alla natura della persona, alle tue peculiarità in termini di modo di lavorare, carattere, tipo e luogo di lavoro, ciclo circadiano, preferenze (es. analogico vs digitale), capacità di concentrazione e… potrei continuare, ma qui mi piacerebbe conoscerti e lavorare con te!

Ora che sai che non è colpa tua, che sono certa tu ci abbia messo tutta la tua buona volontà a eseguire tutti i punti del GTD e che tu abbia pianificato mille pomodori senza rispettarli, che ne dici di rilassarti e ricominciare da capo?

Come? Chiamandomi e raccontandomi come sei, poi, tutto il resto lo fare insieme, un passo alla volta!

 

 

Photo by Wyron – Unsplash
I miei errori

I miei errori

Pensa che ti passa ha avuto la strampalata idea di intervistarmi ed è nata una bella puntata del loro podcast, che se ti sei perso puoi ascoltare qui.

Amo i podcast, sai che li consiglio spesso come metodo di formazione, aggiornamento e, non meno importante, per straviare la mente.

Mi sono divertita molto a registrare questa puntata e forse il motivo è stato anche che non sapevo come sarebbe andata, nel senso che le domande non erano programmate o condivise, in sintesi, è stata una vera e propria chiacchierata a braccio.

Una delle domande che mi hanno fatto è stata: “ti è mai capitato di sbagliare nel tuo lavoro? Di non riuscire a ottenere risultati?”

Ho trovato la questione molto interessante e ho deciso che, oltre a dirlo nel podcast, voglio discuterne anche qui con te nel mio blog.

Sì, parliamo di errori e di come posso aver sbagliato io nei miei interventi di consulenza.

Due esempi mi sono venuti in mente e ora te ne voglio parlare un po’.

Uno dei miei errori è stato (sì, per fortuna è più parte del passato che del presente) dare per scontato il cambiamento.

Mi spiego meglio: parlare di organizzazione personale significa andare a toccare le corde dell’abitudine, del metodo, cose ancorate a noi e alla nostra routine tanto da non sentire più di averle scelte, tanto sono state fatte proprie.

Per questo modificarle, anche se in positivo, richiede comunque energia, impegno e un pizzico di costanza.

Il fatto di non voler cedere alla novità, non voler provare, quasi non fidandosi della bontà del cambio è assolutamente normale, è parte del gioco. Rientra nei miei compiti quello di convincerti ad allentare le tue resistenze, a fidarti di me e provare anche questa novità.

Perché lo faccio per il tuo bene, per farti fare un passo in più verso una migliore produttività e un benessere profondo nella gestione del tuo tempo e delle tue energie.

Solo se ci fidiamo l’uno dell’altra, io delle informazioni che mi dai circa le tue difficoltà, tu dei miei metodi per affrontarle, possiamo fare la magia.

Quindi sì ecco il mio errore: non riuscire a trovare questo giusto punto di incontro. E mi sono capitati clienti che non hanno fatto i passi sperati, ma, analizzando la questione, ho capito che la ragione è stata proprio questa: non far parte del gioco, non lasciarsi andare alla novità.

Soluzione? Imparare a far capire meglio i benefici del mio intervento. Come? Facendo capire che non lavoro a caso, ma sempre su misura, sempre per gradi e soprattutto non a caso, ma con tanto studio alle spalle, molto rispetto per la tua persona, e un’associazione professionale con la quale condivido un codice etico.

Secondo errore? Farsi prendere dalla passione. Sì, vorrei talmente tanto che tutte le persone potessero godere di una buona gestione del tempo e delle proprie risorse in generale che vorrei dare loro tutte le informazioni necessarie al primo incontro.

E invece ci vuole rispetto, attenzione ai tempi, non i mei, ai tuoi, perché tutti metabolizzano in tempi e modi diversi, e inondare la tua mente con tutti i contenuti utili non è il modo migliore di far sì che tu li possa fare tuoi.

Anche qui si deve andare per gradi, secondo le tue priorità e seguendo le tue necessità.

Per questo nelle mie consulenze propongo un pacchetto di incontri e lascio a te la decisione su quanto approfondire la questione. È una traccia, per sommi capi, degli argomenti che vorrei trattare con te, ma poi, saranno i singoli incontri e la tua necessità a dirmi quali aspetti vuoi approfondire e quanto.

A me il compito di darti il giusto numero di nozioni, mai troppo poche, ma nemmeno troppe, perché troppe vuol dire, in concreto nessuna, e qui, mi scuseranno i miei clienti dei primi anni e anche chi ha partecipato alle mie classi, perché forse poi si sono sentiti storditi, riempiti di tante cose con il desiderio di pensarci su.

 

Dei miei errori faccio tesoro, e ora voglio che per ogni momento, che sia di formazione, che sia di consulenza, tu abbia sì degli stimoli per lavorare sulla tua organizzazione personale, e magari qualche approfondimento, ma anche l’idea di poter cominciare da subito, perché una prima parte l’abbiamo fatta insieme, durante il nostro incontro.

Gli errori sono importanti e per capirlo è importante avere il tempo di pensarci su, come ti raccontavo qui e qui.

 

Ma in questo post, un po’ diverso dal solito, condivido con te un percorso di lavoro e di crescita che hanno reso me una consulente migliore e i miei interventi ancor più mirati e, spero, più leggeri, ma più efficaci.

Quindi, ecco come da una chiacchierata con Tommaso e Matteo nasce un’importante riflessione. Per me è stato davvero un gran regalo e spero che leggendo queste parole ti sia venuta un po’ più voglia di lavorare con me!

 

 

Photo by Zhen Hu – Unsplash
Fai il check

Fai il check

La primavera sta arrivando e la Pasqua è alle porte, questo mi dà sempre l’impressione che ci sia una ventata di aria fresca pronta a ricaricarmi e a dare nuova energia al lavoro.

Che dici, non è forse il caso di approfittarne?

Parliamo di pulizie di primavera nelle cose che utilizzi tutti i giorni per il tuo lavoro. Quella della quale ti voglio parlare è un’operazione che è bene fare di tanto in tanto, per sentirsi in ordine e con le cose ben fatte. No, sta volta niente decluttering e ordine, ma un controllo generale di tutti i tuoi format.

Perché è importante?

Perché velocizza il tuo lavoro, lo rende professionale e fluido.

Non è una cosa da poco, non trovi? Vediamo cosa comprende e poi anche come farla.

 

FORMAT

Di tanto in tanto è utile ricontrollare le cose che utilizziamo più spesso e vedere che sia tutto in ordine o se sia possibile fare qualche modifica e tutte le migliorie necessarie.

Ad esempio il file base che usi per fare le fatture, è in ordine? Logo, riferimenti bancari? Il tuo file base per fare il preventivo ha tutte le clausole in ordine?

E via dicendo… sai che i format sono fondamentali per lavorare bene e velocemente, per non dover ripartire daccapo ogni volta, ma ci sta anche ogni tanto un giro per un controllo e per eliminare quello che non serve più e aggiornare le novità. Così non dovrai ogni volta ricordarti quella mini modifica, la inserisci nel format e via.

Non dimenticare i testi delle mail che usi più frequentemente e la firma della mail!

Dulcis in fundo, elimina o metti in una cartella separata (“old”) le vecchie versioni e lascia a vista solo l’ultimo file, quello giusto. Così sarai efficace e veloce!

 

SITO E SOCIAL

Da quanto non controlli le bio sui social? Le copertine? La tua immagine? Forse vale la pena fare un giro di aggiornamento.

E così sul sito: è tutto in ordine? Devi aggiungere o togliere qualche servizio? Le parole che ti descrivono ti rispecchiano ancora?

Attenzione, non voglio che tu faccia un vero lavoro di rebranding, per questo ci sono gli specialisti del settore e si tratta di un vero e proprio percorso da non prendere alla leggera.

Ma questo non significa che di tanto in tanto tu non possa fare un controllo veloce per le piccole cose.

 

FILE DI RIFERIMENTO

Ecco, questo è un po’ più un tasto dolente, ma di tanto in tanto è bene anche controllare i nostri database di riferimento per controllare che sia tutto in ordine. A cosa mi riferisco? Ai file che usi di più nello specifico per il tuo lavoro, e qui ognuno ha i suoi. Possono essere le presentazioni aziendali, un testo di benvenuto che consegni ai clienti, un database di contatti per le serate di presentazione….

Sono la cosa un po’ più faticosa da affrontare, vanno tenuti aggiornati con grande frequenza, ma proprio perché li usi sempre è difficile controllare che sia tutto in ordine e sono i più difficili da modificare.

Proprio per questo… ogni tanto ci sta una revisione!

 

Ora che abbiamo visto di cosa si tratta vediamo come procedere: come fare questa revisione senza impazzire?

  • Il mio consiglio è quello di preparare una bella check list con tutti i punti che fanno per te. Parti dai suggerimenti che ti ho dato sopra e allungala a piacere.
  • Poi decidi quanto tempo vuoi dedicare a questa operazione ogni giorno o ogni settimana e quindi sbarra in agenda uno slot dedicato.
  • Procedi quindi a piccoli passi spuntando via via tutte le voci.

Il segreto per fare bene questa revisione è quello di non partire in quarta e fare tutto, ma procedere a piccoli passi per renderla meno noiosa e soprattutto per farla bene, sempre con occhi nuovi e attenti.

 

E per chiudere in bellezza ecco un esempio di una checklist che può essere la base da attare alle tue esigenze!

 

Personal Branding

  • Mission
  • Vision
  • Parola dell’anno
  • Obiettivi
  • Piano annuale

Social

Facebook

  • Descrizione
  • copertina
  • Bottoni
  • Contatti e link

Instagram

  • Descrizione
  • copertina
  • Bottoni
  • Contatti e link

Twitter

  • Descrizione
  • Copertina

Linkedin

  • Descrizione
  • Curriculum
  • Copertina
  • Contatti e link

Blog

  • Piano editoriale
  • Format copertine

Newsletter

  • Piano editoriale
  • Copertine
  • Riferimenti in calce
  • Database contatti

Settimana social: format e calendario

Preventivo

  • Descrizione
  • Clausole
  • Tabella Riassuntiva
  • Iban

Format di uso frequente

  • Scheda dati cliente
  • Mail di contatto
  • Mail di recap
  • Fattura

File di lavoro

  • Database clienti
  • Riferimenti bibliografici
  • Approfondimenti
  • Presentazione clienti

…. E via dicendo

 

Buon lavoro e buona revisione, vedrai che una volta fatta il tuo lavoro sarà ancora più preciso, veloce e vivace! E soprattutto tu sarai con la mente totalmente sul pezzo, già, perché

quest’operazione, per quanto noiosa è doverosa, e fa in modo che tu sia non solo sempre pronto e professionale, ma che ti renda conto proprio di che direzione vuoi che il tuo lavoro prenda!

quindi, via alle pulizie!

 

 

Photo by Mockup Graphics – Unsplash
Definisci la tua rotta

Definisci la tua rotta

 Non so se tu sia un amante della pianificazione e in particolare di quella annuale, ma, come ben sai, è per me un vero must.

La pianificazione annuale è davvero importante perché ti permette di tradurre in fatti le idee, di non lasciare i sogni nei cassetti, e di rispettare il tempo per te, che sia di vacanza, formazione, famiglia o semplice nullafacenza.

La pianificazione annuale perché sia valida e durevole però deve essere leggera, realistica e flessibile, insomma una vera pianificazione di massima.

Proprio per questa ragione spesso si traduce in un bellissimo programma che però rimane tale.

Già, perché quando si passa all’opera e quindi alla pianificazione più a breve termine, non si riesce a infilare quel bellissimo disegno in grande che si è fatto nelle azioni di tutti i giorni.

Come mai?

Perché bisogna procedere per step e tra la pianificazione annuale e quella settimanale ce n’è una a medio termine, vediamola insieme.

Si tratta di uno sguardo ancora molto di massima, ma non più a livello di anno quanto più a trimestre o a mese. Molti la fanno a mese, io ti consiglio di lavorare un po’ più in grande, che poi sia due o tre mesi dipende proprio dal tipo di vita che fai e dal tuo lavoro.

Ad ogni modo, vediamo come uno sguardo a medio termine ti può tornare davvero utile.

 

VALUTA LO STATO DELL’ARTE

Innanzitutto, la pianificazione a medio termine ti permette di considerare come stanno andando le cose. È fondamentale infatti valutare cosa sta succedendo in questo arco temporale: in che progetti sei già impegnato? Un’altra domanda importante è: cosa “ti ruberà tempo” in questo momento? Vacanze? Trasferte di lavoro? Impegni particolari?

In una pianificazione a medio termine è ancora più importante valutare la regola della sottrazione, togliere cioè il tempo già impiegato in altro. Spesso si fa il contrario, si ragiona cioè come se si avesse sempre il 100% del proprio tempo e questa è la principale ragione di fallimento della pianificazione, in particolare di quella a medio termine, perché se in una settimana può capitare di far saltare un giorno e comunque lo si può recuperare facilmente (in un giorno non ci sono mille cose), è molto più probabile che rimandare qualcosa di un mese significhi non iniziarla proprio, quindi non tanto di passarla al mese dopo, ma al quadrimestre dopo o a data da destinarsi, cioè mai.

 

PENSA IN PICCOLO

Se la pianificazione annuale ti insegna a pensare in grande, quella a medio termine ti insegna a essere razionale e, in particolare, a guardare la realtà dei fatti.

È infatti ora di suddividere il grande progetto in sotto progetti e, se necessario, anche in singoli microprogetti. Questi piccoli progetti sono quelli che andranno messi nella tua pianificazione a medio termine.

Così come nella pianificazione settimanale ti suggerisco di mettere in lista azioni, qui ti dico: “crea i tuoi micro obiettivi e rendili il traguardo del mese”.

 

NON ESAGERARE E CONTROLLA LA ROTTA

La pianificazione a medio termine ti può davvero aiutare per essere il punto di unione tra l’anno e la settimana, ma come sempre c’è il rovescio della medaglia: l’iperpianificazione.

Oltre ad andare per sottrazione e quindi non considerare il tempo che già hai impegnato in altro, non devi lasciarti andare all’idea di incasellare tutto. Metti in lista pochi punti, ma quelli chiave, quelli che abbiamo visto prima.

Questo perché questo tipo di pianificazione è più un momento di revisione che di fiocchetti alla tua lista delle cose da fare.

Sì, una volta valutato lo stato dell’arte e pulito il tuo tempo, messi i tuoi obiettivi mensili ecco che ora puoi valutare come stanno andando le cose. Stai seguendo la rotta che avevi previsto? Se la risposta è no, cosa va cambiato, adattato? Ci sono novità inaspettate per le quali è meglio fare qualche cambiamento?

Lo so, fa paura. L’idea di mettersi a tirare le somme ogni due, tre mesi, fa paura. Chiedersi a che punto sei, dove vuoi andare, cosa tenere e cosa cambiare è un bell’impegno.

Ma è questo il segreto per arrivare alla tua stella polare: devi disegnare e ridisegnare la tua rotta.

Quindi, fai un bel respiro e, ogni quadrimestre, metti in agenda qualche giorno per la tua pianificazione a medio termine: valuta lo stato dell’arte, pensa ai tuoi obiettivi e definisci la rotta!

 

 

Photo by Jonatan Pie – Unsplash
Pianificazione settimanale

Pianificazione settimanale

Il venerdì è sempre stata una giornata un po’ particolare al lavoro: di fatto una giornata più leggera, sai quella in cui vai vestito casual, perché si può, in vista del week end…

È una giornata nella quale difficilmente si iniziano nuovi progetti, semmai si cerca di chiuderli ed è una giornata nella quale capita che le persone non rispondano al telefono dopo il pranzo. Con una buona pianificazione lavorativa è per molti anche una giornata a metà, a orario ridotto, istituzionalmente al nord, per scelta più a sud.

Per tutte queste ragioni per me il venerdì è una giornata speciale e non a caso ho scelto di far uscire il post del blog proprio il venerdì! E questo venerdì si festeggia, sono ben sei anni di blog! Ti immagino, in un momento di pausa, proprio prima del week end a leggere i miei articoli, che bello, mi piacerebbe poter far un cin insieme!

Ok, torniamo a noi e a quello che ti voglio raccontare: nella mia pianificazione settimanale il venerdì ha un altro aspetto un po’ speciale: è il giorno della pianificazione settimanale.

La consiglio a tutti i miei clienti, poi, per alcuni è meglio farla su base quindicinale, per altri settimanale, ad alcuni viene meglio il lunedì mattina e per altri, per l’appunto il venerdì.
Diciamo che su base settimanale e nell’ultimo giorno di lavoro è un po’ la scelta classica e quindi per questa volta parliamo di questa.

Mi piace fare la programmazione settimanale il venerdì perché mi permette di chiudere la settimana lavorativa, passando a mente serena alle giornate che dedico a me stessa e ai miei cari, cioè il week end, e mi permette inoltre, il lunedì mattina, di partire già organizzata.

Vuoi provarci anche tu? Ecco come puoi fare.

  • Primo aspetto: metti in agenda uno slot di almeno un’ora dedicato alla tua pianificazione settimanale.
  • Secondo aspetto: non trascurare quest’ora e pensare che sia una cosa secondaria, è un vero appuntamento con te stesso e richiede energia, motivazione e una sana dose di autocritica, ne va della produttività della tua settimana.
  • Terzo aspetto: se è programmata, si fa e si fa fino in fondo!

Ora capiamo cosa c’è da fare. Prima però devi armarti di agenda, matita e gomma. Se poi sei super convito, agenda e penna vanno benissimo. Pronto? Andiamo ai passi da fare:

1.

Controlla i giorni di festa, tuoi e della tua famiglia: elimina questo tempo dalla tua settimana.

2.

Revisione del calendario: vedi che appuntamenti hai nella settimana seguente e togli il tempo dedicato a queste attività. Mi raccomando, prevedi anche i famosi tempi morti: quelli per arrivare e tornare, nel caso siano appuntamenti fisici, e per prepararti e schiarirti le idee, nel caso siano on line.

3.

Valuta se per questi appuntamenti è tutto pronto o meno: nel caso mancasse qualcosa ricava in agenda del tempo per preparare i materiali e aggiorna le liste necessarie, ad esempio se c’è qualcosa da comprare, aggiungilo subito.

4.

Togli il tempo che questa settimana intendi dedicare alle tue routine ricarica energia: sport, eventi culturali, formazione personale…

5.

Inutile ricordarti di togliere anche il tempo per la pianificazione della settimana successiva.

6.

Ora fai un controllo della settimana passata: c’è qualcosa che è rimasto in sospeso e che ora è diventato urgente? In tal caso mettilo in agenda, avrà la priorità.

7.

Rivedi la lista deleghe: qualcosa è rimasto in sospeso ed è ora di tirare le fila? Metti in agenda le singole azioni.

8.

Questo è anche il momento di rivedere le famose liste progetti, cioè le liste che ti ricordano su quale fronti sei impegnato e cosa c’è da fare per ogni progetto. La settimana scorsa ti avevo promesso che ti avrei detto come portare a termine anche le liste che non siano la to do list, ed ecco il pezzettino mancante.

È il momento, infatti, per fare mente locale sui tuoi progetti di lavoro: quali sono i prossimi passi da fare, cosa è necessario fare ora nella tua programmazione? Passalo in agenda, e, come sempre, metti in lista azioni semplici e concrete che ti aiuteranno a passare all’azione.

Scrivi per questa settimana le attività in modo dettagliato e per la successiva preparati già dei suggerimenti.
Questo lo dico perché questo passo è un passo molto importante. È il famoso collegamento tra la pianificazione a medio termine con quella a breve termine. Se hai già lavorato su quella a medio termine (qui un articolo dove te ne parlo) sarà più semplice ora decidere cosa fare.

9.

Fai un controllo generale e valuta se hai esagerato: uno degli errori della pianificazione è riempire l’agenda come un uovo sodo, ricorda che la regola d’oro è quella dei tre quarti, quindi, per ogni giornata fai in modo che comunque ci siano dei laschi di tempo per le urgenze, l’imprevisto. Lo so, non è facile, ma come ti dicevo, devi essere onesto con te stesso e soprattutto realistico. La riuscita della settimana dipende dalla tua pianificazione: quanto più è onesta e veritiera, tanto più sarà di successo. Inutile programmare attività per 26 ore di lavoro, quando sai che ne avrai al massimo 8. Inutile pensare di avere sempre il massimo delle energie e ignorare pause pranzo e riposi.

10.

Ora che la settimana è pianificata, aggiorna le liste progetti e anche i tuoi database, magari c’è qualcosa che in settimana hai scordato di archiviare, o un contatto che vuoi salvare, o un sito che vuoi ricordare… insomma, vedi di chiudere tutti i cerchi aperti. Questo riordino è sia mentale che fisico. Ti consiglio infatti per approfittare per sistemare scrivania e archivio. Farlo un po’ alla volta è meno faticoso e permette realmente di chiudere i cerchi aperti e non farti perdere i pezzi delle cose, ma soprattutto ti dà un senso di completezza che ti permette di mettere la parola fine alla settimana di lavoro!

 

La settimana è pianificata, le liste e gli archivi sono aggiornati, non ti resta che prepararti le singole cose per il lunedì e… staccare la spina! 

Ora il tempo è solo tuo, per ciò che ami!

 

 

Photo by Debby Hudson – Unsplash