Oggi voglio raccontarti di un altro strumento di Google che ho scoperto di recente e che mi è piaciuto molto: Google Jamboard
Perché mi è piaciuto? Perché è semplice e facile da usare. Ma anche perché è uno di quegli strumenti per avere una scrivania virtuale dove puoi scrivere, condividere e fare brainstorming.
Puoi invitare chi vuoi e lavorare in tempo reale, ma puoi creare anche un jam solo per te.
Puoi infatti disegnare delle tabelle, anche solo delle strutture generali con un pennarello grosso, e poi puoi iniziare a lavorare con i post-it, proprio come in un flusso di pensieri. Se lo usi da un tablet puoi provare a scrivere con un dito assottigliando la penna. Inoltre, puoi importare immagini o cercarne di utili al momento.
I post-it hanno diversi colori, così ognuno può usarne uno di diverso o le idee possono essere divide per tema. Mi piace anche perché i post-it possono essere spostati e modificati velocemente, così effettivamente si può lavorare in modo veloce e snello.
Allo stesso tempo puoi cancellare e riscrivere, insomma hai pochi strumenti, chiave, ma che ti permettono di essere veloce ed efficace.
Per cosa lo puoi usare?
- Per una progettazione veloce
- Per una lista di pro e di contro
- Per valutare un problema e trovare una soluzione
- Per fare un recap di tutte le cose emerse in una
discussione
- Per creare una linea del tempo e progettare
delle scadenze
- Per fare un brainstorming per il nome di un
nuovo servizio
- Per disegnare un grafico veloce
- Per fare uno schizzo
- Per creare una nuvola di parole
- Per trovare correlazioni tra le parti di un
progetto
- Per dare ordine e logica a delle immagini in
modo visuale
Insomma, hai capito che è di fatto un strumento molto versatile, soprattutto perché poi salvi e condividi, come con tutti gli altri strumenti Google e se ti serve torni a rivedere tutto.
No, non mi hanno pagata, anzi, ma riuscire a trovare strumenti semplici, versatili per far comunicare le persone a distanza è sempre una grande soddisfazione e penso che sia proprio il caso di condividerla!
E tu per cosa vuoi provarla? Aiutami ad allungare la lista sopra, aggiungi i tuoi punti nei commenti!
Photo by Kat Stokes – Unsplash
Prendere note è un’arte, ma poterle riutilizzare è una necessità!
Per questo è giusto che trovi la cosa giusta, che fa per te.
Prima notizia: la carta in questo senso non è inutile, anzi, quindi in prima battuta ti consiglio di avere sempre a portata di mano un posto per scrivere e uno strumento che funzioni, carta e penna in breve.
Non scrivere le note sull’agenda, altrimenti dovrai riscriverle quando giri la pagina o ricordarti se l’hai scritto una settimana fa o un mese fa, meglio scrivere direttamente la nota dove serve. Su questo avevo scritto questo post che può esserti d’aiuto.
Oggi invece voglio parlarti delle App digitali per prendere appunti. Tutte le App che ti consiglio sono visibili da pc, telefono e tablet, si aggiornano in automatico e sono gratuite con la possibilità di passare al livello pro a pagamento (tranne Keep).
Le App per fare le liste
Te ne consiglio due: Todo e Todoist, la prima di Microsoft e la seconda per tutti.
Perché mi piacciono: perché sono semplici, essenziali e con pochi fronzoli. Ognuna può essere utilizzata in modo più approfondito utilizzando scadenze, aggiungendo allegati, dando il compito ad altre persone nel gruppo, ma di fatto mi piace usarle per tutto ciò che è lista semplice: lista della spesa, lista dei libri che voglio leggere, lista delle persone alle quali voglio telefonare.
Il fatto che proponga una sola lista alla volta mi aiuta a pensare solo a quella e a focalizzare la mia attenzione sui punti della lista e a non distrarmi con altro.
Le App per gli appunti veloci
Keep di Google.
Questa App mi piace molto perché è semplice, è visuale e permette di usare i colori.
La semplicità è il punto di forza di ogni strumento a mio avviso. Per visuale intendo che è come se avessi una lavagna nella quale vedi tutte le note contemporaneamente e quindi hai una visione di insieme. Puoi scrivere note a mano, come testo, come elenco o come audio (che poi traduce in testo). Puoi allegare immagini e condividere con altri la nota. Questo mi permette quindi di usare questa App per tutte le note veloci: un numero che trovo in un volantino, un’idea che mi viene mentre sono in macchina…
Il fatto di poter usare i colori mi permette poi di classificarle per tipologia: personale, lavoro, associazioni di volontariato… etc…
Le App per tenere traccia dei progetti
Qui ci si può sbizzarrire, ce ne sono tantissime, ma te ne consiglio tre per tre tipologie di progetti diversi.
Trello
Ottimo per gestire progetti in gruppo, semplice, lineare, visuale.
Le informazioni vengono organizzate in verticale, per colonne, e le schede possono essere spostate e personalizzate con etichette colorate. La semplicità sta nel fatto che per ogni scheda si vedono titolo, etichetta, immagine e per leggere il resto si entra, quindi approfondimenti, note e check list sono all’interno. Questo mantiene una visione di insieme e permette poi di lavorare nelle singole schede.
È molto utile per la programmazione e per la condivisione.
Non la consiglio come raccolta di idee o come semplice lista per le ragioni che
ti ho spiegato sopra.
Milanote
Dashboard, visuale e totalmente personalizzabile, che permette di raccogliere idee, pensieri in una struttura semplice o complessa a seconda delle tue necessità, nel senso che sei tu a scegliere quando creare una struttura complessa. E questo per me è l’ideale per definire il mio lavoro e raccogliere le idee.
Evernote
Per lungo tempo ho utilizzato Evernote come raccolta di idee e link. Quindi ho scelto di includerlo in questa lista, ma sappi che non è tra i miei preferiti perché trovo macchinoso il modo nel quale gestisce taccuini e note. Se però non hai necessità visuali e soprattutto non hai tanti argomenti in cui dividere le note e vuoi raccogliere, ad esempio, bozze scritte e lunghi elaborati, allora questo è ciò che fa per te.
Ecco, hai due, più una, più tre App da provare. Scegli quelle che fanno per te, ma soprattutto, sceglile per ciò che ti servono, privilegia la semplicità, la funzionalità e la sincronizzazione! Non esagerare, scegline poche e impara a usarle al meglio!
Vuoi aggiungerne una alla lista? Raccontami la tua nei commenti!
Photo Ben Kolde – Unsplash
E poi, devo cavarmela da me? No, tranquillo, le cose saranno un po’ diverse.
Per prima cosa, proprio perché lavorando con me hai compiuto un percorso, ti lascerò il tuo “libretto di istruzioni” e cioè ciò che ci siamo detti e che ho messo in pratica con te durante i nostri incontri. Non sarà tutto sulle tue spalle, non dovrai ricordare tutto e temere poi di non essere poi capace di far da te.
Lavoreremo insieme e poi avrai modo di fare il punto di quanto ci siamo detto e quanto abbiamo fatto con il materiale che avrò creato di volta in volta per te, così da procedere secondo i tempi che per te sono necessari ad assimilare il tutto.
E quando arriviamo alla fine del lavoro potrai dirmi come è andata! Questo è un momento molto importante per me. Ti chiederò un po’ del tuo prezioso tempo per farmi sapere cosa ne pensi e come è stato lavorare con me. Abbiamo fatto un percorso insieme e, così come tu avrai imparato ad affrontare i tuoi problemi in tema di organizzazione personale, io avrò imparato qualcosa con te, e quindi per me è importante il tuo punto di vista.
Mi è utile per migliorarmi e per capire come esserti ancor più utile e per questo ti chiederò di compilare un feedback, ma io ne farò poi un secondo su di me e sul nostro percorso. Come vedi il miglioramento è continuo e su tanti fronti!
Il lavoro non si chiuderà dall’oggi al domani, ci sentiremo dopo un po’ di tempo per capire come procedono le cose e se sei riuscito a mettere in atto quanto abbiamo deciso durante le nostre ore di lavoro.
Anche questo è un momento importante per me, perché ritengo sia giusto che tu abbia un tempo tutto tuo per rendere quotidiano il cambiamento, per far sì che ciò che ti ho suggerito come azioni, strumenti e strategie, possa trovare un’applicazione concreta nella tua giornata e nel tuo lavoro.
Per questo mi piace, e penso sia utile anche per te, fare il punto dopo un po’, e in caso rivedere o sistemare le parti che non senti ancora cucite su misura per te.
E comunque le porte non si chiudono! Potremmo continuare a sentirci, a fare dei check periodici o lavorare su nuovi fronti, sì perché, vedrai, poi ci si prende gusto e quando una cosa viene bene, vale la pena continuare fino a che non ci si sente sereni e soddisfatti, fino a che non ti sentirai di gestire al meglio il tuo tempo, le tue energie.
Ciò che più mi dà soddisfazione è saperti gratificato dalle tue giornate e sapere che hai ritrovato il giusto equilibrio tra lavoro, produttivo ed efficace, e ciò che più ami, qualunque cosa essa sia!
E così potrai rilassarti, come disteso in mezzo ad un prato, e assaporare le nuvole che corrono nel cielo 😉
Ho appena finito di leggere un libro che mi è piaciuto molto di Austin Kleon: “semina come un artista”. Tra i tanti spunti interessanti uno mi ha fatto riflettere: l’autore racconta di quanto sia importante condividere la propria conoscenza.
Non è semplice perché spesso si è gelosi di ciò si è imparato e, soprattutto, nel mondo lavorativo, c’è sempre il timore che poi vengano rubate le idee o ripetute pari pari. Per quanto succeda a tutti, e nel mio piccolo è già successo anche a me, credo che valga la pena condividere, e di fatto è la ragione per la quale continuo a scrivere questo blog.
Penso che, leggendo i miei post, tu possa trovare dei contenuti utili e degli spunti per migliorarti. Non ho paura che tu lo possa fare senza di me, perché se lo fai seguendo i miei consigli vuol dire che in caso tu voglia lavorare con me, il mio contributo ti potrà essere utile per fare lo step successivo. Se, invece, trovi difficile applicare quanto racconto, sai anche che sono qui per te, per aiutarti a passare dal dire al fare.
Quindi nell’uno o nell’altro caso ci guadagniamo entrambi: tu impari qualcosa in più o semplicemente rifletti su qualche aspetto che non avevi mai considerato importante e io ti faccio capire come lavoro e cosa posso fare per te. Così, se hai necessità di lavorare sulla gestione del tuo lavoro, del tuo tempo, dei tuoi progetti, sai se e come posso aiutarti.
Ma ci sono altre ragioni per le quali è utile condividere la propria conoscenza.
La prima è all’interno del gruppo di lavoro
Non tutti fanno le stesse cose e non tutti hanno lo stesso background. Spesso il modo migliore per affrontare le difficoltà e per superare degli intoppi interni al team è quello di guardare se all’interno del gruppo di lavoro non ci siano già le conoscenze per farlo. Questo tipo di conoscenze è spesso sottovalutato, perché non si tengono a mente le potenzialità e le skills già presenti.
Te lo racconto perché mi capita in azienda di suggerire delle riunioni formative utili alla condivisione di tecniche e conoscenze, in particolare per trovare strategie concertate e innovative. Sì, lo ripeto una volta in più: la riunione è una tecnica di lavoro, e tante sono le ragioni per farle, ma soprattutto vanno fatte bene e con il giusto metodo!
La seconda ragione è perché la conoscenza genera rete
Se non sono gelosa delle mie conoscenze e le condivido creo legami più duraturi e di fiducia e soprattutto faccio sapere alle persone con le quali collaboro o che conosco di cosa mi occupo e come lavoro.
Così come tu cerchi una persona fidata e capace, se dimostri tu stesso di esserlo, le persone cercheranno te. Questo principio è alla base di tutte le reti di lavoratori e non (quelle di volontariato ad esempio), e questo mi ha spinto ad entrare nella Rete al Femminile, dove ho trovato tante persone capaci che vogliono condividere il proprio sapere e la propria professionalità. E così, conoscendole, so che ho un aiuto in più e diversi contatti dei quali mi fido ai quali posso chiedere supporto.
Fare rete, conoscere nuove persone e lavorare insieme ha dunque grande importanza e merita il tuo tempo e la tua energia. E qui ripenso alle tante persone che ho conosciuto nel mio percorso formativo e che sono diventate punti di riferimento per confrontarmi e crescere in quest’avventura da consulente di organizzazione personale. Non pensare dunque che un caffè in compagnia o una skype di chiacchiere sia sempre tempo perso, anzi!
Genera conoscenza e condividila, non avrai che guadagno
Come un ecosistema che si nutre delle risorse di tutti i suoi componenti, così tu dai e prendi dalla tua rete, coltivala e non temere, darà i suoi frutti!
“C’è poco da fare, faccio prima a fare da solo”
Ti è mai capitato di dire queste parole? Beh, in effetti la tentazione è forte e spesso occuparsi di qualcosa in prima persona pare un ottimo risparmio di tempo piuttosto che far fare a qualcun altro.
Ma qual è la verità?
Se vuoi crescere come persona devi delegare ciò che sai fare
meglio, così quel tempo potrai dedicarlo a qualcosa che ancora non sai fare.
Fa paura? Sì, sempre. Di fatto vuol dire uscire dalla comfort zone e rimettersi in gioco.
La ragione per la quale te ne parlo oggi non è tanto per spingerti a delegare, ma piuttosto per porre l’accento su come farlo e cioè sulla buona delega.
Se per te qualcosa è davvero facile e la sai fare bene,
allora è probabile che non sarà semplice delegarlo.
Perché dico questo? Perché spesso il passaggio di consegne è rapido e veloce, ma non altrettanto efficace e completo. Non si pensa, infatti, che deve esserci una corretta e completa “formazione” della persona alla quale viene data la delega.
Quando vuoi dare ad altri un compito ricordati di spiegare:
Cosa vuoi che venga fatto.
Spiega perché questo compito è importante per te e quali sono i suoi obiettivi. Questo è un passaggio importante per dare valore al compito e allo stesso tempo responsabilità al delegato.
Quali sono i passi.
E qui sta il difficile, non dare nulla per scontato, cerca di ricordare quando l’hai fatto tu per la prima volta, ricordati di spiegare la questione in modo lineare, semplice, proprio come se stessi parlando ad una persona che hai appena incontrato e che non ha idea di cosa tu stia parlando.
Questo è il tempo della formazione della delega. Più impieghi bene questo momento, maglio funzionerà la delega e soprattutto, anche se ti pare tempo sprecato ora, sarà tempo guadagnato poi! Perché non dovrai rivedere il compito (“lo facevo meglio da me”), non sprecherai tempo (“facevo prima a farmelo da solo”) e potrai contare su un aiuto in più in futuro senza dover rispiegare tutto (non è sempre vero che “chi fa da sé fa per tre”).
Chiarisci i tempi della delega.
In modo realistico e puntuale, così entrambi potrete organizzare il vostro tempo di lavoro.
E tu quando deleghi, dedichi il giusto tempo per tramettere tutte le informazioni? Da oggi no hai più scuse, delega con la testa, guadagnerai tempo e migliorerai il tuo lavoro!
