Uno squillo può essere utile e attirare la tua attenzione, ma troppi squilli possono essere un’interruzione insopportabile.
Gestire la comunicazione non è semplice, se senti che interferisce con la tua produttività è decisamente tempo di metterci mano.
Come mi avrai sentito dire spesso non tutti messaggi devono arrivare nello stesso modo, ogni messaggio ha il suo mezzo di comunicazione.
Gestire in modo diverso chat, telefonate e mail è il punto cardine per non sentirti in balia delle interruzioni.
Andiamo sul pratico e vediamo tre aspetti che è utile considerare parlando di comunicazione:
FAI SAPERE DOVE, COME E QUANDO
La chiarezza è fondamentale, in particolare quando si tratta di confini.
In questo caso fa sapere quando ti si può disturbare e quando no.
Non è quindi maleducato o poco professionale far sapere se non leggi mail e messaggi in determinati momenti.
Far sapere che hai un orario di lavoro particolare può essere utile se, ad esempio, è diverso da quello della maggior parte delle persone.
Allo stesso modo, far sapere che hai un canale preferenziale di comunicazione e che non li usi tutti e altrettanto fondamentale, anche qui basta dirlo.
Si tratta sempre di una forma di educazione, nel senso che educa chi ti contatta a sapere quando sei disponibile.
Quindi, quando hai a che fare con qualcuno che non ha mail lavorato con te, fai subito sapere dove, come e quando gestisci la comunicazione.
- “Se mi mandi un messaggio via WhatsApp sappi che non ho modo di rispondere in tempi brevi. Lo leggerò e ti risponderò quando mi sarà possibile” Ndr: quando in agenda avrò impostato uno slot “messaggi WA”
- “Se hai bisogno di chiamarmi al telefono, fissiamo un appuntamento telefonico, così potrò dedicarti tutto il tempo necessario e non un minuto al volo” Ndr: tratta le telefonate alla stregua delle riunioni, perché di fatto lo sono.
- “Non ho modo di rispondere alle telefonate al mattino, per favore, chiama solo il pomeriggio, dalle 15 alle 18”. Ndr: non esserci sempre, non vuol dire non essere disponibile – alterna momenti aperti e chiusi.
Inutile dire che se non vuoi proprio non essere contattato tramite un canale non devi attivarlo.
Non occorre avere tutti i profili social attivi, non occorre essere su tutte le chat di messaggistica, non occorre avere tutti i contatti attivi nel sito web o nel biglietto da visita: scegli ciò che usi e dove vuoi farti trovare, elimina il resto.
SFRUTTA LA TECNOLOGIA A TUO VANTAGGIO
Le regole le hai definite, come farle sapere è un dettaglio tecnologico.
Nei canali che non usi, ad esempio nelle chat di alcuni social o in un messaggio in segreteria, imposta dei risponditori automatici che dicano che non leggi o ascolti i messaggi con frequenza e che è molto più utile contattarti via… e qui scegli tu.
Puoi pensare di mettere anche un piccolo annuncio fisso in alto o nella descrizione del profilo se ritieni che questa sia una regola indispensabile per la tua comunicazione, ad esempio su WhatsApp “non per lavoro” o “no vocali”.
Riepiloga le tue disponibilità di tempo in calce alle mail se ad esempio hai orari di lavoro specifici e imposta risposte automatiche in determinati momenti del giorno o della settimana se non puoi rispondere con celerità.
Se fissare gli appuntamenti è per te stressante usa app come Calendly per dare con semplicità dei momenti nei quali sei disponibile a fissare degli incontri.
PIANIFICA LA TUA COMUNICAZIONE
Quando hai deciso di esserci però… ci devi essere.
Quindi rispondere al telefono, ai messaggi a tutte le tue forme di comunicazione.
In parole semplici significa:
- avere dei momenti in agenda in cui guardi specificatamente le mail;
- avere dei momenti in agenda in cui leggi e rispondi ai messaggi nelle chat;
- se usi uno strumento come calendly per fissare gli appuntamenti, tienilo sotto controllo;
- quando sai che potrebbe esserci un’interruzione per una chiamata fare un lavoro che è interrompibile;
- dopo ogni momento in cui hai deciso di non essere raggiungibile prevederne uno in cui lo sei.
La comunicazione è parte di noi, può sembrare un’interruzione e basta, ma pensaci: è spesso fonte di nuovi input, di confronto e anche di belle notizie.
Quindi, organizza gli aspetti meno positivi, e concentrati sul lato bello che può avere!