Tutto è utile in un’agenda?

Tutto è utile in un’agenda?

Segliere un’agenda non è una cosa da poco. È uno strumento che ti segue per un anno intero e che rende il tuo lavoro e il tuo tempo più o meno efficace.

Spesso sottovalutata, l’agenda è una vera bussola tra gli impegni e giusto per complicare le cose ognuno ha la sua.

Non siamo tutti uguali, non facciamo le stesse cose nel tempo e quindi non possiamo lavorare tutti allo stesso modo.

Per questa ragione ho deciso di aiutarti a scegliere l’agenda del prossimo anno con i post di questo mese.

E per partire con il piede giusto ti dico tre cose che ci sono nella maggior parte delle agende che trovo decisamente poco utili, o meglio… inutili.

 

LA RUBRICA

Molte agende riportano nelle pagine finali la rubrica per segnare i contatti, magari raggruppate in tre lettere per pagina. Ora… questa parte è per me un lavoro inutile, o meglio, un doppio lavoro! Segnare qualcosa lì significa che, a fine anno, quando dovrai eliminare la rubrica, dovrai trascriverla… non la trovi una perdita di tempo? Io sì, molto meglio annotare subito i contatti in una rubrica che ti segue sempre, Google Contacts, ad esempio. E se puoi scrivi tutte le informazioni possibili nel contatto.

Inutile aggiungere di non usare queste pagine per le password vero? 😉

 

LA DATE IMPORTANTI

Una pagina in cui segnare le date da ricordare. Ora, se sono da ricordare, lo sono sempre, quindi, anche in questo caso, meglio non fare il doppio lavoro e segnarle subito nel posto giusto per te. Anche qui io ti consiglio uno strumento sempre disponibile e sempre aggiornato: Google Calendar. E mi raccomando, imposta l’opzione secondo la quale la data venga ricordata ogni anno!

 

LA PAGINA DELLE NOTE

Per anni ho usato l’agenda settimanale con la pagina delle note a fianco. Mi è sempre piaciuto scrivere, annotare, fare qualche lista, fino a quando ho capito che anche qui alla fine creavo un doppio lavoro di riscrittura: ciò che non si esauriva in quella settimana doveva essere riportato alla settimana dopo. Inoltre, se avevo preso un appunto che mi interessava, poi passavo molto tempo a ritrovare la settimana nella quale l’avevo annotato… anche qui tanto vale scrivere le cose subito al posto giusto!

Il mio consiglio, infatti, è quello di usare un foglio di lavoro durante il giorno che poi elimini a fine orario di lavoro, così tutte le note vanno già dove devono andare giorno per giorno.

 

Che ne pensi? La tua agenda ha queste sezioni? Le usi in modo diverso?
Sono curiosa di saperlo, quindi raccontamelo nei commenti!

 

Ma prima di lasciarti, ecco anche tre cose che invece mi piace avere nella mia agenda.

 

UNA PAGINA PER RICAPITOLARE

La pagina iniziale con i miei dati, in caso l’agenda venga persa, mai sottovalutare le distrazioni!

Mi piace in particolare quando questa pagina ha qualche informazione in più di carattere personale, due secondo me sono le cose importanti: i dati sanitari importanti e i numeri dei documenti di uso frequente.

Il primo perché repetita iuvant, se ci sono informazioni salvavita (allergie, gruppi sanguigni particolari) meglio annotarle in tutti i posti possibili, così, in caso di necessità, le informazioni saranno accessibili, proprio come ti raccontavo qui per il contatto di emergenza (ICE: In Case of Emergency).

Il secondo perché andare ogni volta a prendere il documento è noioso e quindi, visto che l’agenda è sempre a portata di mano, avere anche il numero della carta d’identità segnato o la tessera sanitaria, aiuta a velocizzare tutte le prenotazioni.

 

UNA PAGINA PER GLI OBIETTIVI

Amo molto tutte le agende che mi costringono a pensare cosa voglio fare o non fare per l’anno in corso. Credo fortemente nel potere della scrittura e quindi, mettersi a scriverle nero su bianco mi aiuta molto a impostare il lavoro dell’anno. Quindi sì a tutti gli spazi per la pianificazione per obiettivi, ma no alle pagine che poi mi chiedono di fare il punto settimana per settimana, giorno per giorno. Se hai voglia di farlo ti consiglio un’agenda dedicata, non dare anche quest’onere al tuo strumento di gestione del tempo settimanale, perché funzioni è bene che rimanga leggero e agile!

 

I NUMERI

Sì, li odio anch’io e quindi essere costretta a fare i conti mi aiuta. Avere una piccola sezione dedicata a ricapitolare entrate e uscite o le crescite e decrescite della mia attività lavorativa è sempre utile, prima di tutto la consapevolezza!

 

Anche qui, lo chiedo anche a te, la tua agenda ha queste sezioni? Io te le consiglio e nelle prossime settimane ti racconterò anche come scegliere la sezione delle giornate, il cuore dell’agenda e magari come usarla perché faccia proprio al caso tuo.

Segui il blog!

 

 

Photo by Barbara Maron – Unsplash
Agosto… relax. Fermati e apri le orecchie!

Agosto… relax. Fermati e apri le orecchie!

Agosto è per eccellenza il mese del relax e per me relax vuol dire stare distesi all’ombra di un albero e leggere, o chiudere gli occhi e ascoltare la natura, o perché no un podcast.

Oggi ti voglio proprio parlare di un podcast speciale, quello della mia organizzazione professionale: APOI, o in versione lunga Associazione Professional Organizers Italia.

APOI avrà il prossimo anno dieci anni ed era tempo di fare questo balzo, grazie alla collega Chiara Battaglioni, ideatrice della struttura del progetto e voce narrante del podcast, e a tutti i colleghi e le colleghe che hanno partecipato a questo progetto, è nato UN MONDO DI ORGANIZZAZIONE e il nome ti fa capire quanto in là vogliamo puntare!

Sì, il podcast di APOI è un progetto corale in cui tanti P.O. hanno dato il loro contributo per spiegare come l’organizzazione personale sia importante per tutti.

Perché ho scelto di dedicare il mese di agosto a questo progetto e soprattutto di pubblicare un solo post? Perché amo i podcast e in particolare questo e credo sia giusto dargli il giusto spazio nel mio blog e nel tuo tempo.

Di certo avrai bisogno di un po’ di tempo per ascoltarlo, no? E io te lo consiglio davvero, ora ti racconto il perché.

Spesso le persone che mi contattano ammettono di avermi seguita da un po’ e di aver preso il coraggio solo da poco di fare il grande passo e scrivermi.

Pensare di avere delle difficoltà organizzative per alcuni può sembrare ammettere di avere delle mancanze. E invece io vorrei proprio rivoltarti la frittata.

Non è vero che non sei capace, anzi! Semplicemente non hai trovato il sistema che fa per te, non hai dedicato il tempo necessario a te stesso per capire come funzioni e come aiutarti.

Per me, lavorare sull’organizzazione personale, significa proprio questo: andare a trovare le lacune personali, senza giudizio e senza colpe, tutti le abbiamo! Partendo da queste sistemare le cose e capire come dare valore alle tue capacità.

A volte questo significa imparare una tecnica di produttività, a volte mettere in atto nuove abitudini, a volte semplicemente riorganizzare gli spazi di vita o di lavoro, a volte ammettere che è ora di cambiare qualcosa nel proprio stile di vita.

Ma quello che è importante capire è che tutti possono migliorare nell’organizzazione personale, P.O. compresi, un po’ perché tutti hanno cose che fanno meglio e altre che fanno peggio, un po’ perché si può sempre migliorare, ma soprattutto perché è inutile permettere a delle barriere organizzative di non dare il meglio di sé.

Se capisci che non è una colpa, ma il risultato di un insieme di “non conoscenze”, di abitudini poco efficaci e di un pizzico di “ho sempre fatto così” e “ma in fin dei conti me la cavo da me”… ecco che hai già fatto il salto e sei pronto a un percorso di organizzazione personale!

Non importa se di un incontro o di dieci, non importa se per un tema specifico o per un intervento a tutto tondo….

Fai in modo di poter essere la migliore versione di te, che a mio avviso vuol dire una persona consapevole del proprio tempo, delle proprie energie e delle proprie priorità.

Questo ti porta ad agire in un’ottica di produttività e di efficienza, che non vuol dire lavorare a mille, ma piuttosto vuol dire trovare spazio e tempo per ciò che ami.

E se hai qualche dubbio su come lavorano i P.O. e su cosa lavorano… perché non ascoltare UN MONDO DI ORGANIZZAZIONE?

Ti aspettiamo!

 

Come sai i P.O. hanno tanti ambiti e per questo il podcast è fatto di tanti episodi, ognuno dedicato a un particolare ambito. Inutile dirti di andare a scoprirli tutti, ecco il link alla pagina principale, dove puoi lasciarci un cuoricino ed ecco gli episodi della prima stagione:

  1. L’organizzazione domestica.
  2. L’organizzazione in famiglia.
  3. L’organizzazione in ambito lavorativo.
  4. La gestione dei cambiamenti.
  5. La disorganizzazione cronica e l’accumulo.
  6. La gestione del tempo.

Io ho avuto il piacere di condividere la voce nel terzo episodio con le colleghe Elena GremeseMaria Cristina FusariMarina AntociDebora MontoliChiara Battaglioni.

E mi trovi anche nell’ultimo con  Annalisa StellaSilvia GoriniSilva BucciStefania Di MascoloSara BozzatoSabrina Toscani.

Il logo del podcast è della super grafica Francesca Covolan.

E, per finire, come sempre, l’immagine di copertina di questo post viene da Unsplash ed è di Kiran Ck

Ciò che ami in agenda? Si parte da qui.

Ciò che ami in agenda? Si parte da qui.

Sarebbe bello lavorare solo su ciò che piace vero?

Ma non c’è mai abbastanza tempo… oppure non si trova mail il momento giusto e si rimanda…È così anche per te?

Giusto?

Eh, no, mi spiace è ora di girare la frittata!

La matrice di Eisenhower serve proprio a questo, a prendere la giusta dose di consapevolezza per dire con sincerità a se stessi: “questa è una cosa che mi importa e che mi piace, non ha alcuna urgenza, ma la voglio proprio fare!”

Ed ecco che magia, le cose che non hanno grande priorità ma ti stanno a cuore trovano spazio in agenda.

È ancora un miraggio? Beh, se questo mese hai seguito tutti i post ora sai:

  • discernere con consapevolezza le cose da fare secondo urgenza e importanza;
  • delegare ciò che non è importante per te ed è urgente;
  • eliminare ciò che non rientra nelle tue mansioni;
  • eliminare ciò che mangia il tuo tempo e non è né urgente né importante

Rimane quindi ciò che è importante e basta, ma con diversi livelli di urgenza.

Ora si sa, le cose urgenti e importanti vanno fatte e basta, ma abbiamo visto fin da subito che, con una buona gestione del tempo e della produttività personale si possono gestire meglio, ridurre in numero e soprattutto te ne puoi occupare prima che diventino realmente urgenti. Il segreto è una buona pianificazione e gestione del tempo, come ti raccontavo qui.

Ecco quindi che la tua agenda non sarà fitta di scadenze, impegni e urgenze e, tolto il tempo per l’imprevisto, rimarrà comunque un po’ di tempo per te, per l’appunto per ciò che è importane e non urgente.

Se ci rifletti bene, questo quadrante della matrice di Eisenhower è proprio il cuore del tuo tempo, delle tue attività, del tuo lavoro.

Qui risiedono le cose di valore che vanno fatte e che di solito non trovano posto perché scalzate dalle altre, più urgenti.

Ora, con la giusta dose di consapevolezza, capendo quindi che sono per te importanti, per te di valore, capisci anche quanto è importante che trovino il giusto spazio tra le tue attività e quindi nella tua quotidiana to do list.

È altrettanto vero che non possono essere le uniche in agenda, ci sarà sempre qualcosa di meno importante ma più urgente, o un imprevisto, ma è anche vero che gestendo bene tutte le atre attività come abbiamo visto, avrai modo di dare finalmente spazio anche a questo.

Nella pratica significa proprio, quando fai la pianificazione settimanale o giornaliera, togliere i tempi delle cose urgenti, quindi appuntamenti fissati e scadenze, tenersi morbidi e mettere subito in lista le cose del quadrante in alto a sinistra della matrice: le cose importanti e non urgenti.

Le prime volte andrà così, poi ti ricordo che la matrice non è uno strumento di pianificazione del tempo, ma uno strumento per prendere consapevolezza del tuo tempo e delle tue priorità.

 

Serve proprio a farti porre l’attenzione su ciò che si dimentica, su ciò che è per te importante, ma anche non urgente, insegnandoti a mettere ordine nel resto.

 

Quindi la prima volta usa la matrice, poi, capiti i criteri e fatto tuo il metodo, sarà un intimo sistema per gestire gli impegni in fase di pianificazione!

E se hai ancora qualche difficoltà con questo strumento di gestione del tempo, sai che sono qui!

 

 

Photo by Pawel Czerwinski – Unsplash
L’angolo nascosto

L’angolo nascosto

Come è possibile che nel nostro prezioso tempo ci siano cose che non ci interessano e che non sono poi così necessarie, né in scadenza e comunque sono lì come un piccolo tarlo mangia tempo?

Dirai: “no di sicuro, non è il mio caso, il tempo è un bene prezioso e di certo non lo spreco con cose che non servono a nulla”.

Quando chiedo alle persone di lavorare sulla matrice di Eisenhower e dividere le attività per urgenza e importanza, capita che questo quadrante sia inizialmente vuoto.

 

Poi, andando a riflettere sui criteri di importanza e urgenza e capendo come questi siano più profondi e da non prendere sottogamba, come ti ho raccontato, ecco che qualche post-it arriva anche in questo quadrante.

Ora capire che una cosa non è urgente, è facile, quindi anche metterla nel lato sinistro della matrice lo è, decidere poi che non è importante può essere più complesso, poiché bisogna essere onesti con se stessi e fare i conti con le proprie priorità e ciò che realmente interessa.

Ma allora, cosa sono le cose che non sono importanti e urgenti?

Quelle che di fatto mangiano il tempo.

Ciò che fai senza troppa consapevolezza per noia o per abitudine.

Ancora una volta ciò che cade in questo quadrante è strettamente personale perché dipende dal criterio, altresì personale, dell’importanza.

Ma giusto per farti un esempio sulle attività personali: per molti stirare è una perdita di tempo e quindi lo classificherebbero qui, per altri è indispensabile avere il filo sul pantalone.

Nel lavoro c’è chi controlla le sfumature e chi punta al sodo senza troppi fronzoli sulla forma.

 

Non c’è un giusto o uno sbagliato, ma di certo una consapevolezza su come si investa il proprio tempo e come non debba essere sprecato.

 

Detto questo ci sono comunque delle attività, che indipendentemente da tutto, mangiano il tempo.

È vero che devi fare il piano social per la tua azienda, ma perdere due ore al giorno tra Facebook, Instagram e Twitter, forse non è il massimo.

Passare il proprio tempo libero a fare zapping in tv senza attaccare la spina del cervello equivale a perdere tempo senza riposarsi guardando un bel film.

Come vedi l’ago della bilancia è sempre la consapevolezza. Nessuno dice di non riposare, di non fare le cose fatte bene, ma quello che aggiungo è di non sprecare il tuo tempo non accendendo la spina del cervello che ti fa capire il limite tra un controllo della pagina social e un tempo perso nei social, tra un lavoro ben fatto e un lavoro iper corretto, tra nullafacenza e riposo.

Tutto si può fare, ma non sprecare il tuo tempo, usalo con consapevolezza!

E ora che hai capito quali sono le attività che ricadono in questo angolo nascosto di cose non importanti e non urgenti… che fare?

Semplice: eliminale!

 

 

Photo by Skyler Smith – Unsplash
Importante per chi?

Importante per chi?

Se è urgente è da fare e basta, sì è un dato di fatto.

Ma sei davvero certo che tutte le cose della tua to do list siano proprio della tua lista di cose da fare?

Dove voglio arrivare? Ancora una volta mi rifaccio ai criteri della matrice di Eisenhower e ancora una volta ti faccio riflettere sulla voce che tra le due dipende da te: l’importanza.

Le cose che sono in lista sono per te importanti?

Sei coinvolto nel farle? C’è un motivo per il quale sono nella tua lista?

Leggendo tutte queste domande, ti sarà sorto un po’ il dubbio sulla questione che voglio far emergere un po’ alla volta.

E se quei punti non fossero sulla tua lista, ma su quella di qualche d’un altro?

Magari ora stai facendo un sospiro di sollievo… eh già!

Perché questo è il cuore della questione, a volte nella to do list ci sono cose sì urgenti, sì da fare, ma il perché non l’hai scelto tu, ma qualcun altro.

Sono cose che ti sono state date da fare, magari dal tuo capo, magari dal resto della famiglia, magari da un senso del dovere molto forte… e qui ti chiedo di fermarti e riflettere.

Se queste cose sono effettivamente parte del tuo lavoro, perché sta nelle tue mansioni lavorative, o perché è parte del carico famigliare che svolgi tu, ok, va bene lasciale e agisci come abbiamo visto la scorsa settimana.

Ma se non sono parte del tuo onere lavorativo, casalingo, se per te non sono davvero importanti… Allora è meglio agire in maniera differente.

Questo, infatti, è il riquadro delle deleghe e dei no.

Se per te una cosa non è importante può essere molto utile delegarla ad altri.

La delega è una forma di lavoro e per funzionare davvero e non tornare sulle tue spalle deve essere ben gestita: va scelto un buon delegato che sia in grado di svolgere la questione, vanno date delle buone direttive e deve esserci una condivisione delle scadenze di lavoro.

Se poi una cosa non è di tua competenza, non farla, impara da subito a dire di no e a non farla entrare proprio in lista.

Compito difficile? Sì, certo, ma un buon no equivale a dire “se lo facessi, lo farei male e con dei pessimi risultati” e non vuol dire “non mi importa”, tutto dipende da come lo si dice e dalle motivazioni a supporto della tua scelta.

Per imparare a gestire bene il proprio tempo, bisogna lavorare bene sulle proprie priorità, che significa quindi fare molta attenzione al criterio dell’importanza.

Se rifletti bene su ciò che per te è davvero importante e ciò che non lo è proprio, sai anche ciò che puoi eliminare dalla tua lista di cose da fare e cosa puoi delegare. L’organizzazione ti viene in aiuto sul come gestire queste due tecniche, come ti ho accennato brevemente prima.

Quello che vorrei che facessi è che sperimentassi a lungo questo quadrante e che interiorizzassi sempre più tue le tue tecniche di saper “dire di no” e di “delegare”.

Non per non lavorare, o per lavarsi le mani da qualcosa, si intende, ma per farti carico di ciò che effettivamente ti spetta.

Molto spesso i problemi di gestione del tempo dipendono dal fatto di avere troppe cose da fare, e questo “troppo” dipende dal farsi carico di ciò che non ci spetta o che non ci interessa.

Quindi, ancora una volta, chiediti: “è importante per me?” Se la risposta è sì, perché sai che è importante e che rientra nelle tue mansioni, allora, via, fallo!

Altrimenti, delega e la prossima volta, impara a dire subito di no!

 

 

Photo by Evie Fjord – Unsplash