È sempre tutto importante e urgente

È sempre tutto importante e urgente

Questo è un mese importante per me e ti voglio presentare un importante strumento di gestione del tempo.

Forse lo conosci e forse lo avrai sentito descrivere più volte, ma prima di dirti di cosa parlo, vorrei farti capire un primo importante concetto.

Non è uno strumento di pianificazione, ma uno strumento di consapevolezza.

Nel concreto vuol dire che non ti serve per pianificare la tua giornata o la tua agenda, ma che è prezioso per farti lavorare sulle priorità d’azione.

Per usarlo al meglio è importante riflettere sui due criteri che lo costruiscono: l’importanza e l’urgenza.

Anche qui, una precisazione fondamentale. Le due voci sono tra loro molto diverse per natura. Nello specifico una è indipendente dalla tua volontà, l’altra è fortemente connessa a ciò che desideri.

Ci hai mai pensato?

L’urgenza è un criterio temporale, quindi fa capire cosa sta per succedere e cosa no. Se una bolletta scade venerdì, ti può piacere o no, può essere importante o no, ma la bolletta scade comunque.

Quindi il fatto di doverla pagare è indipendente dalla tua volontà, tu puoi agire sulla tua voglia di fare e pagarla in anticipo non facendola diventare una cosa urgente, o procrastinare fino all’ultimo e andare poi a pagarla con urgenza.

Non puoi quindi modificarne la scadenza, non puoi agire temporalmente, ma puoi agire per renderla più o meno urgente con una buona pianificazione, ma di questo ne parleremo più avanti, non mettiamo troppa carne al fuoco.

Torniamo ai criteri dello strumento, il secondo è l’importanza. Questo sì è tutto nelle tue mani, o meglio tutto sulle tue spalle. Eppure, su questo ci si riflette poco… e tu ci pensi?

Quando lavori, ti chiedi se stai facendo una cosa perché ti importa o solo perché va fatta?

Quante volte dici “eh, mi piacerebbe, ma non ho tempo”? Quel mi piacerebbe, quanto ti piacerebbe? Quello deve essere il fulcro del tuo ragionamento: il “mi piace” vuol dire, mi importa, per me è importante.

Certo nella vita non si possono fare solo cose che piacciono, ma avere la consapevolezza di ciò che è per te importante e cosa è in cima alle tue priorità è fondamentale per creare una buona agenda, bilanciata tra ciò che ti piace, ciò che è per te importante, e ciò che si deve fare, e che è urgente e basta.

Rifletti su queste due parole: importante e urgente.

Ricorda, la prima dipende da te, la seconda no, dipende dal tempo. La prima è soggettiva, la seconda è oggettiva.

Ecco ora che abbiamo chiarito questi importanti punti ti presento lo strumento, si chiama Matrice di Eisenhower, e se hai dubbi, sappi che un po’ di pianificazione questo generale l’ha fatta.

 

 

Forse non la usava per la sua agenda, ma non lo devi fare nemmeno tu.

La cosa però che puoi fare è pensare agli impegni di domani o della prossima settimana e vedere in quale dei quattro quadranti li metteresti, con grossa attenzione a ciò che dipende da te e ciò non puoi controllare, da ciò che ti importa e cosa no.

Nelle prossime settimane vedremo come affrontare ogni singolo quadrante, come sempre, passo passo ti porterò alla fine della questione, e allora sì che potrai pianificare l’agenda!

 

 

Photo by Jon Tyson – Unsplash
Produttività lavorativa anche in casa?

Produttività lavorativa anche in casa?

La produttività è una questione molto personale, sì, ma anche per ogni singola persona non valgono sempre le stesse regole.

Ognuno di noi ha delle tecniche di produttività che gli sono più affini, ma possono esserci dei periodi di vita nei quali non funzionano o è necessario, temporaneamente, fare le cose in modo diverso.

La tecnica RPM (Rapid Planning Method), ad esempio, è una delle tecniche di produttività più difficili da applicare, perché richiede di focalizzarsi in modo importante sul proprio obiettivo, eliminare il resto, e procedere a ritmo serrato e costante verso il proprio traguardo.

L’ho un po’ semplificata, ma solo per farti capire che sono pochi i momenti nei quali è utile procedere in questo modo, nel senso che se si applica quotidianamente, può diventare controproducente e si rischia di perdere la visione di insieme, le esigenze personali e a volte le sfumature della vita.

Come dico spesso:

ogni persona ha la sua produttività e ogni persona ha i suoi momenti di vita.

Ma, c’è un altro ma, che spesso passa in secondo piano…

La produttività è sì personale, ma non è indipendente dal contesto.

E per contesto mi riferisco alle tue tre aziende: lavoro, casa, personale.

Può capitare che ci siano scadenze in vista, i tempi siano stretti, e allora sia molto meglio agire anche fuori dal lavoro con le stesse tecniche e gli stessi strumenti, ma il punto è che per essere produttivi, efficaci nelle questioni che interessano…. è necessario poi non esserlo altrove.

Allo stesso modo, ti è mai capitato di aver fatto un super week end, denso e gratificante e lunedì di non essere al top al lavoro? O di aver lavorato bene e poi arrivare a casa e sentire di far fatica a preparare la cena?

Sì, produttività è anche questo, è gestione delle energie.

E per questa ragione capita che se a casa hai un periodo intenso a lavoro devi calare un po’ e, come più spesso accade, che se al lavoro sei molto produttivo a casa devi mollare e riposare.

Sono infatti parte della produttività due aspetti tipici del tempo personale: il relax e la noia, cioè il tempo senza incombenze.

Ti faccio notare che ho scritto tempo personale, non a caso, perché il tempo di casa è spesso equivalente a quello di lavoro, nel senso che è di pieno di faccende da sbrigare, spesso è inutile pensare di arrivare a casa e riposarsi. Anche fare una lavatrice, sistemare le bollette, portare i figli di qui e di lì non è relax.

 

Quindi pensa alla produttività del tuo tempo personale.

Qui le regole saltano, cambiano e si invertono.

Ancora una volta definire le attività in questo tempo è una questione fortemente personale: c’è chi ama non far nulla, c’è chi ama fare sport, c’è chi chicchera con amici e chi legge.

 

Non ha importanza quale sia la cosa che fai nel tuo tempo personale, ma il punto è che deve essere fuori dagli schemi della produttività lavorativa.

Devi mollare, cambiare uniforme ed essere te stesso e fare semplicemente ciò che ti piace nel tempo che hai a disposizione.

Ti pare semplice? Quante volte mi capita invece di vedere che i metodi applicati al lavoro vengono anche replicati per questo tempo che invece ha le sue personali e diverse regole! Vacanze che sono delle maratone, impegno serrato per finire un libro in tempi da record, giornate con i parenti a Tetris perfetto…

  

È ora di gestire tutti i tempi per quello che sono e trovare la migliore tecnica di produttività per ognuno. Nella fattispecie, nel tempo personale può significare non far nulla, o solo rallentare, o alternare attività intense e riposo… qui dipende tutto da te, ma ricorda che

se agisci come al lavoro, fuori dal lavoro, perdi tempo.

Se non molli mentalmente, se non accetti di cambiare mood, regole e modi di fare, non prendi il meglio del tuo tempo per te, non lo rendi produttivo, non ti ricarichi e tutto questo poi influirà negativamente su tutti i tempi, di lavoro e non.

Spero che tu legga questo post oggi, che è venerdì e possa già fare tesoro di ciò che ho detto nel week end, questo è il consiglio con il quale ti lascio 🙂

 

 

Photo by Hutomo Abrianto – Unsplash
Mai lasciare la strada vecchia per la nuova

Mai lasciare la strada vecchia per la nuova

“Mai lasciare la strada vecchia per la nuova.”

Si sa, i proverbi hanno un fondo di verità, e per le tue aziende questo è più vero che mai.

Ti ho spinto a dare dignità al tuo lavoro e al tuo tempo considerando anche il tempo libero e la famiglia alla stregua del lavoro.

Ti ho suggerito di lavorare sulle tue risorse limitate, come il budget, per dare valore a questi tre aspetti.

Ora ci vuole un ultimo passo per fare le cose come si deve.

È ora di mettere un po’ di professionalità anche nei tuoi momenti extra lavorativi.

Nel concreto intendo il fare le cose fatte bene anche se non si tratta di lavoro. E quando dico di fare le cose bene, intendo il saper applicare le stesse regole che valgono per la tua routine lavorativa.

Significa semplicemente applicare le stesse strategie, gli stessi strumenti e operativamente lavorare allo stesso modo.

Questo ti tornerà davvero utile in due aspetti, vediamoli!

 

GLI ARCHIVI

Forse penserai che gli archivi siano noiosi tanto al lavoro quanto a casa, e forse non hai tutti i torti, ma il motivo è che purtroppo gli archivi richiedono tempo, impegno e costanza. Tre ragioni in più per non dimenticarsene e per prenderli sul serio.

Vuoi essere pronto a ritrovare l’ultima bolletta, la polizza per i danni, o più semplicemente per le tante amate fotografie? Tieni in ordine i tuoi archivi. E questo vuol dire: aggiornali frequentemente, fai in modo che siano completi e organizzali secondo le tue necessità.

Il tema archivio è un tema a me molto caro e se ti interessa ti consiglio di cercare tra i tanti post del blog con l’hashtag #archivio.

Ma giusto per… ecco dieci consigli veloci:

  1. dividi le cose per argomento: luce, gas, assicurazioni, informazioni mediche e via dicendo;
  2. se hai più case, dividi anche per abitazione;
  3. se i membri della famiglia sono diversi, dividi anche per membro della famiglia;
  4. crea più categorie per le cose più significative, ma non dettagliare tutto dall’inizio;
  5. metti i documenti più recenti all’inizio e via via gli altri in ordine cronologico;
  6. dividi i documenti da tenere per sempre da quelli che, passato un tot di tempo, puoi eliminare;
  7. crea una piccola pagina di appunti per ogni categoria con i dati salienti e i numeri utili;
  8. utilizza raccoglitori che ti piacciono e non necessariamente quelli classici da ufficio;
  9. fatti aiutare dai colori per creare le categorie;
  10. non scordare le etichette!

 

LA PIANIFICAZIONE

Una buona riuscita dipende sicuramente da un buon piano, e se la cosa è scontata per un progetto di lavoro, non lo è altrettanto per i progetti personali e di famiglia.

È invece altrettanto importante pensare alla pianificazione nel concreto delle attività quotidiane perché aiuta a farsene carico e anche a suddividere il carico stesso tra tutti.

Quindi, anche in casa, sono utili calendario e agenda, servono per ricordare le scadenze, i compleanni e gli appuntamenti il primo, per pianificare il tempo dedicato a sé e alla famiglia la seconda.

E per il tuo tempo libero? Io direi che qui la pianificazione è sacra: a partire dalle giornate che ti prendi per te e “cancelli” dal lavoro e dalle incombenze domestiche, fino alla scelta dei passi da fare per le tue attività e soprattutto all’organizzazione nel dettaglio di tutti gli aspetti possibili 😉

Anche questo è un tema a me caro e trovi un sacco di post a riguardo, cerca l’hashtag #archivio, ma non posso non condividere i tre mantra della pianificazione:

  • si pianifica per sottrazione, e in particolare i ¾ del tuo tempo;
  • la pianificazione è una guida, non un diktat, quindi falla in modo consapevole e sostenibile;
  • una volta fatta, va seguita.

 

Lavoro, casa e famiglia sono tre aspetti che vanno tenuti distinti, ma come vedi, essere professionali anche nei contesti extra lavoro ti aiuta, di fatto, a goderti tutto al meglio. Meno intromissioni tra il tempo di lavoro e quello extra, meno stress da compiti in sospeso e da informazioni che non si trovano. Il gioco vale la candela, non credi?

 

 

Photo by Lili Popper – Unsplash
Soldi, soldi, soldi

Soldi, soldi, soldi

Uno dei principi cardine dell’organizzazione è che il simile va con il simile.

E, devo dirti la verità, funziona per un sacco di cose: per organizzare oggetti, lavori, archivi e anche per aumentare la produttività personale.

Ma ci sono alcuni casi nei quali è necessario tenere separate determinate cose, e più le tieni separate, meglio funzionano.

Di cosa sto parlando? Delle tue aziende.

Ancora una volta mi piace ricordare come lavoro, casa e aspetti personali siano di fatto tre aziende delle quali ogni persona, te compreso, si devono occupare.

Sì, è proprio così, perché le tue risorse finite di tempo ed energia, si devono dividere tra gli impegni e i compiti di questi tre aspetti, che amo chiamare aziende per dare a tutte pari dignità.

Se per il lavoro può essere facile dire “azienda”, forse non lo è per gli aspetti di casa, e, visto che immagino la tua faccia, mi permetto di ricordarti una volta in più che non devi necessariamente avere una famiglia in senso tradizionale, tutti hanno delle faccende da svolgere tra le mura domestiche e delle persone care delle quali occuparsi.

In seconda battuta, i tuoi spazi personali, che ti danno energia e ti ricaricano, sono ugualmente importanti, quello che viene chiamato genericamente tempo libero va trattato anch’esso come una vera azienda, con tanto di pianificazione, organizzazione e budget.

Ops, ecco svelata la parola magica: budget!

Già, i soldi, la grana, i quattrini…. Quest’aspetto che si fatica a mettere in chiaro e soprattutto a definirne la struttura.

Cosa intendo?

Che, in termini di organizzazione, se hai chiara la differenza tra le tue tre aziende, hai chiaro anche che ognuna deve avere i suoi strumenti.

Il budget è uno strumento di gestione dei soldi.

Quindi, ne consegue, che ogni azienda avrà il suo budget.

Questo ragionamento è fondamentale per organizzare la tua risorsa, per definizione limitata, quali sono i soldi.

 

Spesso accade invece il contrario: i ricavi entrano in un calderone dal quale escono poi le spese, fisse e non, previste e impreviste, necessarie e di piacere.

Ma così facendo diventa davvero faticoso riuscire a gestire realmente i guadagni, si perde inoltre la consapevolezza di quando si possa effettivamente spendere e di quanto si possa reinvestire.

In parole povere si arriva “cicco cicco” a pagare le tasse e non si capisce se ci si può permettere quel bel viaggio tanto sognato.

Il budget è un tema delicato e ampio, ma a livello organizzativo è bene ricordare che:

  • È utile tenere separati i budget di lavoro e personali, meglio ancora se se ne fanno tre: lavoro, famiglia e personale.
  • Fare in modo che il budget di lavoro gestisca solo ricavi e spese di lavoro, fisse e variabili.
  • Preventivare, in base agli anni precedenti, gli oneri delle tasse e valutare che sia il conto di lavoro a pagarle.
  • Per questa ragione è utile che la differenza tra ricavo e spese, quindi il guadagno, sia il gruzzolo del conto di lavoro che poi paga le spese di casa, ancora una volta sia quelle fisse che quelle variabili.
  • E solo ora il rimanente diventi il ricavo per il la tua azienda personale.

 

Dirai che forse non rimane poi molto, ma ti posso assicurare che questo è un gruzzolo sicuro e, anche se è poco, potrai godertelo fino in fondo!

Come ti dicevo il discorso è ampio, perché per crescere, sia personalmente, sia lavorativamente, un po’ bisogna reinvestire, ma ciò che è importante capire… è che tutti gli aspetti della tua persona sono importanti: famiglia, lavoro e personale.
Ognuno merita il suo tempo, la sua energia e le sue risorse.

Per questo, sì al simile con simile per organizzare il tuo tempo e la tua produttività.
Ma per le tue risorse economiche… a ogni azienda il suo budget!

E tu come te la cavi su questo argomento? Vuoi approfondire la questione? Sono qui anche per questo!
Nel frattempo… inizia a separare l’economia delle tue aziende!

 

 

Photo by Katie Harp – Unsplash

Agenda o agende?

Agenda o agende?

Nella newsletter del mese scorso raccontavo di quanto sia importante iniziare a pensare che in noi convivono tante cose: lavoro, aspetti personali, aspetti famigliari e di come tutte le parti debbano stare in equilibrio per gestire al meglio tempo ed energia, con qualche consiglio pratico e concreto.

– Non hai ricevuto Q.B., la newsletter o non sei iscritto? Rimedia subito! Ecco il link

Appena dopo aver mandato la newsletter ho pensato che ciò che raccontavo meritasse un po’ di più spazio e ho deciso di cambiare la mia programmazione del blog per parlarti di un errore frequente, ma facilmente rimediabile che per molti diventa un pesante cruccio.

Quanti calendari o agende possiedi?

Mi capita spesso di lavorare con clienti che hanno molti telefoni, molti calendari e molte agende.

Ora sui “molti telefoni” non aggiungo nulla, non è di mia competenza, ma su agende e calendari vorrei farti fare una riflessione.

Questi sono strumenti di pianificazione del tempo. Come sai non occorre usali entrambi necessariamente, ma il punto è: pensi davvero sia necessario avere più agende? O più calendari?

La risposta che mi viene data più spesso è che è una copia è per gli impegni di lavoro e un’altra per quelli personali.

Ora, la cosa funziona se sei molto diligente con le tue aziende, lavoro e personale, e rispetti gli orari. Così quando chiudi una apri l’altra. Ma, mi permetto di aggiungere, questo è piuttosto raro, accade molto più frequentemente che l’una sconfini nell’altra in termini di impegni fuori orario: il dentista, l’aperitivo di lavoro, il colloquio a scuola.

In questi casi che succede? Che bisogna cambiare agenda, o, come capita molto più spesso, ed è una cosa davvero impegnativa per la tua mente, ricordare che tra i tuoi appuntamenti di lavoro non puoi prendere impegni giovedì prossimo alle 11, perché appunto c’è il dentista.

Finché l’impegno è uno puoi anche farcela, ma ti ricordo che venerdì, giorno in cui di solito ti trovi con gli amici, non puoi andare, perché un collega ti ha chiesto di vedersi una mezz’ora per un aperitivo.

E infine, lunedì prossimo, alle 8 devi essere a scuola per parlare con l’insegnante di matematica di tuo figlio.

Non ti pare che alla fine del tuo calendario e della tua agenda tu te ne faccia proprio poco?

Se tutto poi deve stare nella tua mente, che senso ha usare altro?

Il senso di questi strumenti di pianificazione (agenda) e di gestione (calendario) del tempo sono proprio quello di sgravare la tua mente dal compito di ricordare tutto.

La chiave di tutto è che tu, di fatto, sei una persona unica!
Sì, hai più ruoli, ma il tempo è uno per la tua persona.

È quindi molto più semplice, e soprattutto, più efficace usare un unico strumento: un’agenda per la pianificazione delle tue attività e un calendario per tenere traccia dei tuoi appuntamenti.

Poi puoi usare degli accorgimenti per tenere divise le cose tra personale e lavoro:

  • colori diversi nell’agenda cartacea per i diversi appuntamenti;
  • calendari diversi, ma sovrapposti, con colori diversi nella versione digitale.

Ecco risolto il grande problema di tenere unito il tempo e i tuoi tanti ruoli, basta ricordare che sì sei tante cose, ma che il tempo è sempre uno e come tale va gestito, quindi con un unico strumento.

 

Piccole eccezioni sono i calendari tematici: quello dei compleanni, ad esempio, che può essere a sé stante.

Oppure un calendario particolare per vedere un lancio di un prodotto, o le scadenze di un progetto. Ma attenzione che se poi non integri le informazioni… rischi di dover tenere tutto a mente. Quindi, in caso, fai una copia che ti servirà solo per un brevissimo periodo, quando sei focalizzato sul lancio o sul valutare le scadenze.

L’eccezione per l’agenda? Beh, sai che l’agenda non è un obbligo, io la consiglio per pianificare il tempo, ma non è un “must” per tutti, quindi nessuna eccezione!

Ecco… ora che ti sei ripreso il tuo tempo, non mollarlo, organizzalo!

 

 

Photo by Syh – Unsplash