“Oh, caspita, è domani la scadenza!”
“Oggi proprio non riesco a fare altro, la scadenza è ormai troppo vicina”
“Va beh, pazienza, questa scadenza è persa, prendiamo la prossima”
Ti è mai capitato di dire una di queste cose? Se la risposta è sì, forse questo post ti sarà utile.
Partiamo con le buone notizie, il fatto che la scadenza sia in calendario è un’ottima cosa: vuol dire che sei una persona organizzata.
Stai tirando un sospiro di sollievo? Mi fa piacere!
Ancora una volta ti ricordo che, uno, capita a tutti di scordare qualcosa o di perdersi di tanto in tanto dei pezzi, due, siamo tutti perfettibili e cioè migliorabili.
Il fatto che un evento chiaramente definito nei tempi e nelle circostanze trovi spazio nel calendario è un ottimo punto di partenza che non deve essere dato per scontato.
Spesso il circolo dell’azione si ferma prima con un “poi lo segno”, “ci penso, tanto me lo ricordo” e via dicendo. Invece è proprio così: definita una scadenza è molto meglio per la tua serenità e produttività segnarla in calendario.
Ora però manca un altro piccolo passo, che è frutto di un’abitudine.
Proprio per questa ragione, che tu sia o meno una persona organizzata, può capitare che quest’abitudine non ci sia o che non sia costante nel tempo.
Di che abitudine parlo? Di quella dell’anticipazione o della revisione.
Quel momento, cioè, nel quale decidi quando fare cosa.
L’azione di segnare in calendario una scadenza è perfetta, ma deve seguirne ancora un’altra.
E cioè prevedere un momento, nelle giornate prima nelle quali ti occuperai di quella cosa.
Se la scadenza è un appuntamento, basterà fare il punto della situazione e prepararsi.
Se è un appuntamento nel senso di riunione probabilmente ti richiederà un po’ di più del tuo tempo per essere sul pezzo: preparare dei documenti, controllare la logistica, fare mente locale… magari basterà un’ora il giorno prima.
Ma se la scadenza richiede il fatto di arrivare con le idee chiare e definitive a quel momento, beh, ci vuole un po’ di più di tempo.
Ecco che se la cosa segnata in calendario è la famosa lezione di prova per la quale devi però avere già l’attrezzatura, o se, peggio ancora, hai annotato la scadenza di un bando, ed è necessario pensare e scrivere un progetto… meglio fare un po’ di pianificazione, prima e non in quel momento.
Le decisioni richiedono tempo e anche il lavoro, quindi in questi casi segnare semplicemente le scadenze non è utile, o meglio, non è sufficiente.
Le soluzioni pratiche sono due.
La prima vale se non ami molto pianificare.
Quando segni la scadenza in calendario, un po’ di tempo prima (in base alla tipologia di cosa) segna una pre-scadenza che ti faccia prendere in mano la questione.
La seconda è invece una vera e propria abitudine, a mio avviso molto buona.
Abituati ad avere dei momenti nel corso della settimana in cui pianifichi le cose da fare. Nel concreto ti fermi e prendi in mano due strumenti fondamentali: calendario e liste delle cose da fare, a seguire, nell’agenda segni cosa farai quando.
Su questo punto sai che avrei molto altro da dire, ma intanto, in modo semplice iniziamo così 😉
E tu che tipo sei?
Non segni nemmeno la scadenza?
E se invece la segni, preferisci la prima o la seconda soluzione?
Raccontamelo nei commenti!