Dove, quando, come e perché fare le liste.

Il perché te l’ho raccontato qui, il come qui, e ora viene il dove e quando.

Partiamo dal quando.

Quando una lista è necessaria?

Quando c’è più di un elemento da ricordare che appartiene alla stessa categoria. Ti ricordi? Le liste hanno un titolo, una data e racchiudo una serie di elementi che hanno in comune delle caratteristiche.

Quindi non appena hai più di un elemento che risponde a questi criteri… inizia la tua lista! E soprattutto… scrivi subito ciò che hai in mente, così da scaricare il tuo cervello, e scrivilo, subito nel posto giusto.

Sì lo so, mi ripeto, ma mai una cosa tanto semplice è anche tanto disattesa!

Ok, ora che abbiamo richiarito il fatto che le liste sono importanti e soprattutto vanno fatte subito vediamo dove farle.

Il dove dipende dalla durata e dall’uso della lista.

Quante volte ti è capitato di fare la lista della spesa e ricordare al supermercato che è appesa al frigo?
E ti è mai capitato di fare una lista di cose da fare a fine riunione e poi non avere con te gli appunti di quella riunione mentre lavori al progetto?

Ecco, questo è proprio ciò che va evitato.

Il dove è strettamente collegato all’uso che fai di una lista.

Non dipende tanto dal fatto di preferire carta e penna o il digitale, ma dalla riposta a queste domande:

1. La lista serve solo a te?
2. Usi la lista nel posto dove l’hai creata?
3. La lista è personale e la scrivi a casa?
4. Oppure è di lavoro e la scrivi al lavoro?
5. È una lista a breve termine?

Se la risposta è sì a tutte le domande, allora puoi farla cartacea, se, al contrario, almeno a una hai risposto no, allora è meglio passare al formato digitale.

Se il no era la risposta alla prima domanda, allora è meglio trovare una App condivisa, potrebbe essere il semplice Todo per una lista della spesa in famiglia, o Keep o Trello per un progetto di lavoro.

Se il no era la risposta alla seconda domanda, puoi scegliere una App, le note del cellulare, gli appunti del tablet, come più preferisci, basta che tu possa leggere la tua lista dove ti occorre. Come sai, io continuerò comunque a consigliare le App più semplici che però mantengono sincronizzati i contenuti e non ti fanno perdere nulla.

La terza e la quarta domanda mettono il carico da 100 al tema liste. Molti clienti mi dicono: “ma non posso fare una lista personale mentre sono al lavoro”.

Ecco la risposta: nel caso la lista sia personale e tu sia al lavoro, o viceversa, vince il digitale, in alternativa vale anche l’analogico, la cara e vecchia carta.

E se in questo momento stai pensando che non puoi fare una lista personale al lavoro e viceversa… ti dirò che, se lavori bene e scarichi la mente prima di cambiare attività, cioè quando fai lo switch tra personale e lavoro questo non succede, ma se invece lasci qualche cerchio aperto, beh, è naturale che ti possa ritornare in mente nel contesto sbagliato e allora sì, tanto vale scriverlo ed eliminarlo dalla mente, non credi?

Sei pur sempre una persona unica, che tu sia al lavoro o a casa, quindi è molto meglio aiutarsi e sfruttare il potenziale delle liste anche per questo!

Veniamo ora all’ultima domanda, che introduce un aspetto molto importante: la durata delle liste.

Se la lista che stai facendo è a breve termine, come le cose da fare oggi, le persone alle quali telefonare, farla sulla carta è un vero toccasana:

• ti permette di avere la lista sempre sott’occhio e quindi la rende utile e agile;
• puoi cancellare gli elementi una volta fatti, cosa che dà soddisfazione e nuovo sprint;
• non ti fa cadere nel loop “più tempo per la pianificazione che per l’azione”, tema che approfondiremo la prossima settimana.

Quindi sì a to do list quotidiane sulla carta, anche straccia, da scarabocchiare, esaurire ed eliminare a fine giornata!

Se al contrario la lista ha contenuti che devono rimanere con te per tanto tempo, come la lista dei posti che vuoi visitare, le idee per i regali di Natale, le persone alle quali vuoi spedire il tuo curriculum, la carta non è il supporto migliore a meno che tu non sia un estimatore del bullet journal o una persona molto metodica che usa sempre lo stesso quaderno.

Il più delle volte capita, infatti, che liste di questo tipo vengano perse o semplicemente dimenticarle. Certo, anche nel formato digitale c’è la possibilità di non guardarle, ma dire che è più complesso eliminarle involontariamente e perdere tutto.

Ci avevi mai pensato?

Ecco che in base a quanto usi una lista, dove la usi e per quanto tempo deve rimanere con te è meglio scegliere il supporto più adatto.

E ora hai tutti gli elementi per scegliere con cognizione di causa e rendere le tue liste utili al 100%!

E tu dove ami fare le tue liste? Raccontamelo nei commenti!

Photo by Jessica Lewis – Unsplash

La scorsa settimana abbiamo detto che le liste sono un modo per scaricare la mente, per evitare di dimenticare, per fare chiarezza e soprattutto per passare all’azione.

Ti avevo promesso che avremmo visto come non fare una lista noiosa, ma al contrario, leggera, agile e utile.

Arduo compito? No di certo! Andiamo al dunque, ecco alcuni consigli.

Il “comandamento” su tutti è:

scrivi subito la cosa nel posto giusto.

Ma questo non basta per avere delle buone liste e, a mio avviso, tra le tante cose, tre devono essere tenute a mente, vediamole ora una per una.

LA DATA

Sembra una banalità, ma davvero non lo è. Non vale tanto per le liste personali, ma di sicuro per quelle di lavoro.

Tanto si è abituati a mettere la data se si prendono appunti a una riunione, tanto pare superfluo metterla in una lista per un progetto di lavoro.

Ma siamo davvero sicuri che, se farai due liste sullo stesso argomento, poi ricorderai quale sia la più recente? Certo, leggendo i punti e facendo mente locale lo saprai, ma ecco che avrai sprecato energia a rifare ordine.

Per quelle personali la data non è così fondamentale, ma può essere carino se, ad esempio, fai una lista di posti dove vuoi andare e poi, a distanza di mesi, ti torna tra le mani la lista, non trovi?

AGGIUGI UN TITOLO

Ancor più fondamentale della data è il titolo, perché ti aiuta a dare un senso a ciò che scrivi e soprattutto a capire se una cosa può davvero andare lì o meno, quindi capire se quello è il posto giusto.

Anche questo sembra una cosa futile, ma nell’ottica di far fare meno fatica al tuo cervello… beh, costa poca fatica e ne fa risparmiare molta!

Il fatto di mettere un titolo, infatti, focalizza l’attenzione su quello che è lo scopo della lista. E lo scopo è determinante: ti fa ragionare sul fatto se la lista sia o meno necessaria, sui confini della lista stessa e sui risultati che da questa ti aspetti. Non sono cose da poco, ci avevi mai pensato? E tutto per un semplice titolo.

Ultimo, non meno importante, il titolo ti aiuta a non fare doppioni! O se li fai, a identificarli e, una volta scoperti, unire le liste in una unica.

USA I VERBI

Eccoci al cuore della questione e cioè come si scrivono le voci di una lista:

• non devono essere troppo generiche;
• non devono essere troppo specifiche;
• devono essere chiare e complete;
• devono comprendere l’azione.

Facciamo qualche esempio:

“posta” cosa significa? Si tratta di quella cartacea o di quella elettronica? La devo leggere, archiviare o cambiare account? Ecco che una voce così è un po’ inutile perché dovrò poi ricordarmi, a mente, quindi dando un onere in più al mio cervello, cosa intendo per “posta”, tanto vale scriverlo in modo più esplicito.

“e-mail signor Bianchi con richiesta preventivo angolo cucina casa al mare, specificando necessità delle misure particolari 84*103*22” Troppo! Tanto valeva fare direttamente la mail, non credi?

E comunque in entrambi gli esempi manca il verbo. Il fatto di iniziare il punto della lista con “scrivere” è molto più efficace di quello che sembra perché ti aiuta, senza renderti conto, a passare all’azione. Un po’ è come se ti stessi già prendendo l’impegno, un po’ ti alleggerisce dal ricordare cosa fare nel pratico. Provare per credere le liste con l’uso dei verbi sono la vera grande differenza tra lista utili e inutili.
Se vuoi approfondire la questione del verbo, leggi qui.

L’essere chiari e competi è poi la guarnizione alla torta già perfetta: “scrivere mail Bianchi per preventivo, N.B. misure” Eccoci a una nota semplice, ma completa, chiara e non troppo articolata, con un verbo.

Annotare in modo chiaro e completo chiude il cerchio anche sulla questione di scrivere tutto il necessario in una lista e sul fatto di mettere nell’elenco subito le voci che a quella lista appartengono, quindi ci riporta al primo “comandamento”.

Come vedi l’efficacia di una lista non dipende dal supporto, cartaceo o digitale, quello è legato alla tipologia di liste e ne parleremo a brevissimo, direi fra una settimana, ma dipende proprio da come si impostano e come si definiscono le voci di una lista.

Ora hai con te i segreti per delle liste agili, utili, che ti aiutano a passare all’azione. Sperimenta e fai tuoi tutti questi passaggi!

Photo by Hope House Press Leather Diary Studio – Unsplash

Le liste sono davvero uno strumento molto utile, ma spesso diventano un’arma a doppio taglio.
E, secondo dato importante, le persone sulle liste si dividono: c’è chi le ama e chi le odia.

Vediamo quindi il dritto e il rovescio di questo potente strumento organizzativo, e cioè i pro e i contro per chi ama le liste e per chi le odia.

Iniziamo da chi le odia, visto che, se appartieni a questo gruppo, stai per smettere di leggere.

Chi le odia, detesta il fatto che si possano racchiudere idee, pensieri, cose da ricordare in un banale elenco scritto, anticipato da punti, asterischi o v spuntate.

“Già, perché banalizzare idee e pensieri in una scrittura che poi diventa dittatrice?”

La risposta è semplice: per ricordare, semplificare e alleggerire.

Le liste servono proprio a questo: a fare in modo che il nostro pensiero non sia più un filo dorato da estrarre da un orecchio (ndr. stile pensatoio), ma che diventino una linea ben definita su un foglio di carta o su uno schermo.

Pare una banalità, ma il fatto di spostare un pensiero in una cosa scritta, che sia sulla carta o sia versione elettronica, permette alla mente di non doverci pensare più. Il fatto di non doverci pensare più significa non occupare memoria a ricordare questo aspetto. E non occupare memoria significa risparmiare energia.

Lo avrai sentito, si chiama Zeigarnik ed è proprio quel fenomeno che permette alla mente di ricordare le cose. Tu pensi che la mente non ricordi, ma in verità lei tiene traccia di tutto, è perfetta, è proprio programmata per ricordare le cose inevase, non concluse, pendenti.

Sì, questo si dimostrava nello studio che ha dato il nome a questo fenomeno e che prendeva in considerazione le comande di un ristorante: i camerieri ricordavano comunque quelle inevase o rimaste in sospeso.

Però, ecco che c’è il però, la nostra mente perfetta non sa quando quel pensiero sia utile e quindi, ciclicamente lo ripropone, come a dire… “ricorda, c’è anche questo che ti aspetta”.

E, poiché la legge di Murphy è più forte della forza di gravità… quel momento sarà sicuramente sbagliato. Scherzi a parte, è molto probabile che la tua mente ricordi quell’aspetto in un contesto inadatto o nel momento sbagliato e che quindi il pensiero sia fuori luogo e che… torni tra i cerchi aperti da riproporre, consumando un altro po’ di energia.

Ecco che le liste arrivano, preziose, in aiuto. Scrivi il pensiero, così non ci sarà effetto Zeigarnik, non ci saranno cerchi aperti, non ci sarà dispendio inutile di energia, non ci sarà fatica sprecata.

Se ci pensi, infatti, quasi tutto finisce in una lista: cose da fare di lavoro, cose da fare personali, cose da comprare, commissioni, persone a cui telefonare, a cui scrivere, punti di un progetto di lavoro, idee per futuri progetti di lavoro.

Le liste che si possono fare sono infinite, e quindi il consiglio che ti do è:

scarica la mente, scrivi la nota, scrivila subito e nel posto giusto.

Fanno eccezione quelli che non sono punti di una lista, ma che sono punti di liste di liste e cioè i database, e magari ne riparliamo più avanti, ma giusto per fare un esempio: registrare un contatto in agenda, archiviare una ricetta o una fotografia nella cartella giusta. E, proprio a fare i puntigliosi, questi possono comunque diventare punti di una lista del genere to do list.

Se è un appunto… beh, ultima eccezione, segnalo comunque subito, ma in un posto che poi controlli e che consideri, come ti insegno qui.

Ecco dunque spiegato a cosa serve una lista e perché chi le odia deve cambiare idea, e per farti cambiare idea del tutto, la prossima settimana ti racconto come non fare una lista noiosa, ma al contrario, leggera, agile e utile!

Se invece sei un’amante delle liste, continua a leggere.

Ecco che farai parte delle persone che fanno liste per ogni cosa: libri da leggere, regali da fare, posti da visitare, corsi da frequentare, corsi da seguire, cose da non fare più, cosa da non dire… vado avanti? Direi di no, hai capito.

Chi è un’amante delle liste dice sempre “facciamo una lista!”

Bene, ci sono cose per le quali le liste sono davvero inutili, come ti raccontavo qui.

Ma il problema maggiore, è che chi ama fare davvero le liste, poi continuerebbe a farle, sempre e comunque. Le liste invece devono essere strumenti veloci, agili e leggeri, come ti dicevo prima, e una lista di più di dieci punti (il numero è indicativo, e l’eccezione è la lista dei 101 desideri, ma ci siamo capiti), o una lista di liste, sono entrambe molto belle, ma poco utili.

Perché?

Perché una lista di questo tipo non va dritta al punto, non risponde allo scopo di ricordare e scaricare la mente, diventa un piccolo diario o un bullet journal. Questi sono due strumenti davvero utili e interessanti, possono diventare anche molto belli se fatti con cura e con continuità, ma lo scopo non è quello di una lista pura.

Ecco che se vuoi tenere traccia delle tue abitudini, vuoi fare un diario della gratitudine, vuoi tenere traccia di tutti i film e i libri che hai visto, vanno benissimo delle liste, che però in questo caso fanno parte di più di un bullet journal, e quindi puoi farle sbizzarrendoti nelle forme e nei modi. Così se vuoi scrivere cosa hai fatto, visto, letto… ecco che un buon diario è perfetto, anche nella formula del diario dei 5 anni. Ma queste non sono liste pure.

Una lista pura deve essere uno strumento per aiutare la tua mente, si deve poter cancellare, allungare e rifare, non è fine a se stessa.

Se sei un’amante delle liste ti consiglio di tenere a mente questa differenza e dedicarti al bullet journal e al diario per tutte le liste che più ti piacciono, ma lavorare diversamente per quelle pure.

Ecco che non incorrerai nell’errore di occupare tutto il tuo tempo nel fare le liste, bloccando l’azione, ma le userai anche tu per scaricare la mente e agire.

Perché il rovescio della medaglia di fare liste su liste, è proprio quello di non arrivare mai al passo successivo, che, per costituzione naturale delle liste pure, è l’azione.

Quindi… in sintesi, che tu sia un amante o meno delle liste… ora non hai più scuse, hai capito che sono davvero uno strumento indispensabile.

Sono un modo per scaricare la mente, per evitare di dimenticare, per fare chiarezza e soprattutto per passare all’azione!

La prossima settimana vediamo come utilizzare al meglio questo potente strumento, ma nel frattempo perché non mi racconti nei commenti se tra chi ama o odia le liste?

Photo by Paico Oficial – Unsplash