“Quale agenda compro?”
Questa la domanda che mi è stata fatta non meno di tre volte nell’ultima settimana.
Non potevo certo ignorare questa richiesta d’aiuto!
La scelta dell’agenda non è semplice e porta con sé molte riflessioni e implica molte scelte.
Non è quindi da sottovalutare, ma non è nemmeno da idealizzare. Si può infatti provare, sbagliare e cambiare!
L’agenda è un vero strumento e deve essere utile a te, a te soltanto, per gestire il tuo tempo.
Quindi è l’agenda che si deve adattare a te, non tu all’agenda.
Per questo è importante scegliere l’agenda con attenzione, ma senza troppa paura.
Quando ne parlo dico spesso infatti che l’agenda non è utile per tutti e non è utile sempre. L’idea pare balzana, ma se ci pensi un buon calendario e delle ottime liste sono già una gestione del tempo. Te ne parlavo anche qui.
Se lavori, o hai lavorato, con me sai che l’agenda è il punto finale di un percorso di consapevolezza e di riflessione su cosa cerchi in uno strumento, quali sono le tue esigenze, ciò che ti piace e dei principali generali organizzativi per non andare contro la tua produttività personale. Nasce quindi da una vera e propria consulenza e non può essere riassunta in una lista per gli acquisti.
Fatta questa precisazione possiamo comunque riflettere insieme su alcuni aspetti ai quali prestare attenzione per una scelta corretta di ciò che fa per te.
GRANDEZZA
Il formato è fondamentale e dipende dall’uso (agenda da scrivania, da borsa), dal lavoro (pensa alla differenza di appuntamenti tra una parrucchiera e un rappresentante), dalle abitudini alla scrittura (c’è che non ama scrivere in piccolo e chi non riesce che a scrivere in piccolo).
Su questo aspetto, determinante, ho scritto un post lo scorso anno proprio in questo periodo: lo puoi leggere qui.
Troverai anche una riflessione sulle agende dedicate, ad esempio per gli insegnanti o i parrucchieri.
FORMATO
Anche su questo, se mi segui, sai che insisto molto, in particolare sulla necessità di uscire dall’agenda formato giornaliero in favore di un formato settimanale. In estrema sintesi, usare una versione settimanale aiuta a uscire dall’urgenza della giornata e dare un respiro alla tua pianificazione. Qui il post completo.
Ma anche di formati settimanali ne esistono diversi.
Formato classico – verticale
C’è il formato più classico che prevede una divisione verticale della pagina dal lunedì al venerdì e poi, con spazio ridotto, sabato e domenica.
Questo è generalmente quello più utile che permette di segnare le varie attività come blocchi e quindi evita di sovraccaricare le giornate.
Fai però attenzione ad alcuni aspetti:
- orario di inizio e fine (generalmente dalle 8.00 alle 20.00): se le tue attività sono principalmente fuori dagli orari indicati, meglio un formato senza ore, solo con le righe;
- spazio per il pranzo e per la cena: se usi l’agenda anche per fare un menù, guarda se c’è spazio a sufficienza;
- se ti piace definire i tuoi obiettivi giornalieri o se usi l’agenda anche come diario della gratitudine: c’è un piccolo spazio anche per questo?
Non ultimo guarda il contorno della pagina: spesso ci sono degli spazi per una generica “to do list” o per le telefonate, le mail… se sì, ti servono? Quando le useresti? Non sono impegni che andrebbero già messi nelle varie giornate? Valuta anche che non ci sia qualcosa che anziché aiutare, ti confonde.
In alcune versioni questi spazi sono lasciati bianchi, ecco che diventano perfetti per gli obiettivi, il tracciamento delle abitudini o anche solo per una frase che ti piace e ti ispira.
Formato classico – con pagina bianca
C’è poi il formato settimanale su una pagina e a fianco una pagina bianca.
Questo formato è utile per chi ha pochi appuntamenti e gestisce bene le note. Sì, perché quella bellissima pagina a lato è un’enorme tentazione per scrivere note che poi rimarranno lì e saranno dimenticate… quindi fanne buon uso!
Formato a 8 – con divisione semplice in spazi bianchi
Questo è un formato che trovo raramente e che mi piace perché permette una libera pianificazione per orari e attività.
Di fatto la pagina bianca è divisa in 8: 7 i giorni della settimana più uno spazio libero. È utile però a chi ha dimestichezza con la gestione degli spazi bianchi e non risente della mancanza delle ore già scritte.
Formato misto – bianco, con orari
Questa è un’ottima via di mezzo tra il formato classico verticale e uno spazio che permette di segnare elementi senza ora specifica, obiettivi e piccole note.
Lo trovo ottimo, perché prende il meglio di tutti i formati sopra, quindi è il mio preferito, solo è un po’ raro.
ESTETICA
Contorno della pagina
Al formato si accompagna il contorno. Il contorno della pagina è fondamentale per l’uso di un’agenda che non sia un calendario, dove cioè non segni solo appuntamenti e impegni.
Alcune cose le ho già scritte sopra, ma le riprendo per semplicità. Guarda ad esempio lo spazio dedicato alla prima parte della mattina, alla sera, ai pasti se hai attività in questi momenti.
Allo stesso modo guarda se ci sono spazi per gli obiettivi settimanali, le riflessioni sulla gratitudine o per tenere traccia di abitudini, spese, scadenze, urgenze reali… insomma, qui sta la vera chicca, sta nel capire le tue esigenze e come userai l’agenda.
Valuta che ci sia lo spazio che ti serve e che ti supporti come strumento e, allo stesso tempo, che non ci sia null’altro di troppo.
Ma ci sono anche altre cose utili: il calendario del mese in piccolo, ad esempio, ma anche la possibilità di aprire l’agenda velocemente a quella pagina, o un rimando alle settimane dell’anno… tante piccole cose che rendono un’agenda il tuo strumento.
Ti deve piacere e basta!
E l’estetica non finisce qui, perché in chiusura ti dico una delle cose più importanti per scegliere l’agenda: ti deve piacere.
E per piacere vuol dire che deve avere una copertina che ami davvero, la vedrai per più di 360 giorni, e che i colori dell’interno ti devono invitare a scrivere, così come la grafica: spessori di linee, caratteri, colori… devono essere gradevoli per te.
Io, ad esempio, scarto la maggior parte delle agende perché hanno le righe troppo segnate o troppo piccole! Ma se tu ami scrivere con colori forti o accesi e non in nero, sono perfette!
Non dimenticare il tatto
Estetica, per finire, è anche la carta: quindi in base alle penne e matite che usi, scegli la carta che fa per te: spessa se ami i pennarelli, velina solo se usi matite.
E per oggi ci fermiamo qui… hai un po’ di informazioni in più per fare la tua scelta? Se la risposta è sì ne sono davvero felice! E mi farebbe piacere se nei commenti mi raccontassi la tua scelta.
Se invece sei nella confusione più totale e stai tornando al punto di partenza… Fermati! Respira e clicca qui sotto… c’è il mio servizio per te:
un’ora di consulenza on line in cui chiacchiereremo sulle tue esigenze e al termine del quale vedremo qual è la tua agenda ideale e, a seguire, ti darò qualche suggerimento per gli acquisti. Si chiama Cyclamen,
che è il latino di ciclamino, una “pianta facile da coltivare e molto generosa: con le giuste cure può fiorire abbondantemente per mesi e produrre molti semi.” Così vorrei fosse la mia consulenza per te, e che, come i bulbi del ciclamino che riposano nel terreno per risplendere colorati di anno in anno, anche tu potessi portare con te i tuoi strumenti organizzativi e i tuoi frutti!