L’intestazione sbagliata

L’intestazione sbagliata

Ti è mai capitato di trovare un raccoglitore in casa e scoprire che avevi ancora la garanzia del frullatore che hai buttato via circa cinque anni fa?

E di aprire un documento di lavoro e trovarlo con l’intestazione sbagliata, visto che hai già modificato la carta intestata due volte da quella versione?

Beh, non ti preoccupare, succede!

Sì perché è molto frequente pensare ad un archivio come una cosa morta e statica, ma non è affatto così. Tutte le raccolte di documenti sono degli archivi vivi e in evoluzione, e per questo devono essere, di tanto in tanto, ripresi in mano, rivisti, puliti e aggiornati.

Ecco quindi tre parole chiave per tenere le tue raccolte sempre al top!

valuta: prendi in mando le raccolte di elementi, e, uno per uno, valuta se va tenuto o eliminato. Alleggerisci le tue raccolte di ciò che non è utile, di ciò che ha perso la sua funzione.

organizza: ciò che rimane. Organizzalo secondo un ordine cronologico, di argomento o di utilità. Completa le parti mancanti se necessarie in modo che le tue serie siano complete (se archivi le bollette, le fatture, fai in modo che ci siano tutte). Ultimo passo: etichetta le parti!

Trova un posto adatto per tutto. Perché queste raccolte funzionino ci vuole un pizzico di ordine. Quindi tutto deve avere un posto e non vale la frase “intanto lo metto qui e poi ci penso” perché così è come se fosse buttato, è una cosa persa.

Per cosa ti può essere utile questo sistema? Per un sacco di cose! Ecco qualche idea:

Archivio in casa

  • Bollette
  • Esami medici
  • Contatti per le riparazioni di casa e i servizi (pizzeria da asporto, numero per i rifiuti ingombranti, medico…)
  • Fotografie
  • Documenti dell’auto
  • Documenti fiscali
  • Iscrizioni, tessere, abbonamenti

Archivio in ufficio

  • Fatture
  • Preventivi
  • Lavori chiusi
  • Rassegna stampa
  • Dati clienti
  • Dati partner
  • Dati fornitori
  • Cataloghi

Questi elenchi, sono solo dei punti di partenza per suggerirti di creare anche tu delle raccolte di elementi, siano essi documenti, contatti, idee, e di fare in modo che queste raccolte siano vive, in evoluzione e per questo sempre aggiornate e quindi… utili!

E tu, da quale cominci?

Lo scopo degli spazi

Lo scopo degli spazi

Mi è capitato di recente di aiutare una persona a riorganizzare gli spazi di casa. Viveva già da tempo in una bella casa nuova, ma sentiva che non le calzava a pennello.

Siamo state stanza per stanza a guardare gli spazi, i mobili gli oggetti sparsi e poi una domanda mi è venuta dal cuore e le ho chiesto: “ma tu, in questa stanza, cosa vuoi fare? A cosa ti serve questo spazio?”

Mi ha guardato ad occhi sgranati, sorridendo. In un attimo ha iniziato a osservare le stesse stanza con occhi diversi. In un batter d’occhio è diventato chiaro che mobili dovessero esserci e come dovessero essere disposti.

Il punto è molto semplice: non scegliamo cosa mettere in una stanza, ma, al contrario in base all’attività che desideriamo svolgere in un luogo scegliamo come renderlo funzionale.

Credo questo sia molto importante, perché spesso usiamo gli spazi secondo abitudini e cultura, ma non per ciò che ci servono, pensando che sia assurdo avere una stanza per un’attività sportiva o uno spazio di lavoro anche a casa.

Beh… dipende, dipende da noi, dalle nostre esigenze. E siccome noi non siamo sempre uguali a noi stessi, anche le esigenze di occupare gli spazi saranno diverse nel tempo.

Inutile pensare di avere un salotto pieno di soprammobili se in casa c’è un bimbo che gattona, inutile pensare ad ufficio senza un luogo di lavoro comune se facciamo progetti di gruppo.

Così dobbiamo imparare a vedere i nostri spazi, di lavoro e a casa, come luoghi vivi, in evoluzione, che ci fanno vivere al meglio perché sono funzionali ed esaltano le attività per i quali le usiamo.

Quindi visto che la primavera è nel suo pieno, fai in modo di far rifiorire i tuoi spazi, rendili vivi e vivili appieno!

Pianifica azioni

Pianifica azioni

Una montagna si scala in piccoli passi. Quante volte l’hai sentito dire? Forse troppe, però questa massima nasconde degli spunti interessanti e fastidiosamente veri.

La prima cosa sono i passi. E sottolineo passi, non balzi. Questo vuol cose tangibili concrete, che tengano stabili al suolo, che non ti facciano perdere l’equilibrio. E questo è un grande segreto della pianificazione.

Molto in sintesi… Pianifica azioni, non idee.

Passi, non balzi.

Il segreto dunque è definire delle azioni concrete, semplici, tangibili, realizzabili. Solo così i tuoi passi ti terranno saldo al tuo progetto e ti porteranno alla tua meta. Solo così non perderai di vista l’obiettivo e passo dopo passo lo raggiungerai.

Pare una cosa piccola e banale, ma spesso i progetti che falliscono dipendono proprio dal non tradurre i passi in singole azioni concrete.

Ad esempio, se penso a prendere in mano un progetto di un viaggio, sì, posso pensare a tutti i posti che desidero vedere e le cose che amo fare, ma la prima azione da fare sarà concretamente prendere le ferie e decidere dove voglio andare. Questa dovrà essere messa nella to do list e non un generico “vacanze”.

Se hai deciso che il tuo prossimo progetto è studiare chitarra il primo step sarà concretamente “cercare i corsi di chitarra in città”, e questo dovrai mettere in agenda, non “imparare a suonare la chitarra” perché questo secondo modo di scrivere le cose non è concreto, tangibile, non ti porta a mettere in atto l’azione vera e propria di cosa c’è realmente da fare.

È come se uno sportivo mettesse in agenda “vincere le olimpiadi”. La vittoria è la cima della montagna, ma ogni giorno ci sarà in agenda allenamento e, nel dettaglio, tutti gli esercizi dell’allenamento, con tutte le serie e i recuperi.

Il secondo aspetto che voglio sottolineare è l’aggettivo “piccoli”.

Cosa intendo? Che è molto bello e costruttivo pensare in grande ma la verità è che:

se vogliamo far diventare un piano concreto e realizzabile dobbiamo dividerlo in parti più piccole.

Solo così sarà affrontabile e solo così potremmo poi dedicarci a realizzarne tutte le parti.

Quindi se devo riordinare casa, è meglio iniziare da una singola stanza, se penso al mio ufficio, meglio partire dalla scrivania. Questo vale anche per i grandi progetti: se penso di voler imparare una nuova lingua, prima imparerò le costruzioni verbali semplici. Sarebbe inutile iniziare a leggere un libro di un autore madrelingua cercando tutti i vocaboli, non credi?

Spezzettare i progetti in piccole azioni è molto utile per suddividere il carico di energia: ogni singolo passo sarà ben più affrontabile dell’intero progetto. E una volta concluso questo la motivazione rimarrà alta, perché comunque qualcosa è stato portato a termine dall’inizio alla fine.

Suddividere un grande progetto in piccoli passi è molto utile anche perché ci permette di gratificarci ad ogni passo fatto. Certo, non dovranno essere gratificazioni immense, quelle arriveranno una volta raggiunta la cima della montagna, ma di certo un piccolo riconoscimento ci sta.

Quindi ricorda, la cima si raggiunge, ma un passo alla volta, piccolo e concreto.

E il tuo progetto qual è? Se non sai come rendere la tua idea realtà tangibile, chiamami, sono la persona giusta per aiutarti a pianificarlo!

I tempi dimenticati

I tempi dimenticati

Hai presente quando fai i conti al secondo per prendere treno, sali, ti siedi e pensi: “ora posso respirare…” e poi ti rendi conto che avevi pensato di prendere una bottiglia d’acqua sulla via della stazione, ma eri troppo di fretta e hai lasciato perdere e ora senti la gola secca, tanto secca.

Beh, ecco… questo è quello che succede quando si fanno male i conti dei possibili imprevisti o quando ci sono troppe cose a cui pensare. E la stessa cosa succede anche per la pianificazione.

Uno dei miei lavori è proprio quello di riprendere in mano la pianificazione di un progetto per capire dove si sono arenate le cose e nel tempo mi sono resa conto che a volte ci sono dei tempi dimenticati che purtroppo rendono inefficaci i progetti, o meglio la pianificazione del progetto.

Quali? Ora te lo racconto:

i tempi di cortesia

I tempi che servono a rispondere alle mail, a mandare i preventivi a valutare i servizi. Quando si parla di pianificazione la si pensa come istantanea: oggi si parte e tutti lavoreranno subito e solo per questo, quindi non appena io farò una richiesta arriverà una risposta e potrò procedere con il passo successivo. Purtroppo non è sempre così.

I tempi di sedimentazione

Le idee, i progetti, i brainstorming hanno bisogno di riposare e, proprio come l’impasto della pizza, essere lasciati tranquilli per un po’, solo così lieviteranno e daranno un gran risultato. Certo non si può aspettare troppo, anche la pizza diventa acida, ma nemmeno si può sempre ricorrere al lievito istantaneo… fa male allo stomaco 😉
Quindi prevedi dei tempi per lasciar riposare le idee e per rivedere quello che hai fatto, così sarai convinto del tuo lavoro e non perderai spunti importanti che nascono proprio dal lasciar riposare le idee.

I tempi del lavoro

Si pianifica pensando ai nostri tempi di azione, ma non è detto che tutti lavoriamo allo stesso ritmo. Se il compito è mio so quanto tempo ci metterò, ma se la stessa cosa la fa qualcun altro, non è detto che il mio tempo sia corretto, dovrò chiedere alla persona che è responsabile del compito quanto tempo prevedere.
Quindi quando si stimano i tempi dei progetti, sono giusti quelli di chi è direttamente responsabile di quell’azione. L’unica controindicazione potrebbe diventare l’essere in anticipo.

Purtroppo i tempi dimenticati sono tanti, ma già considerare questi è un buon inizio.
E tu li consideri nella tua pianificazione, nei diagrammi di Gantt e nelle varie attività? Quali sono i tempi per te più importanti?

Raccontamelo nei commenti!

Il caos della pianificazione

Il caos della pianificazione

Se ti dicessi che pianificare non significa avere tutto ordinato e in una perfetta sequenza, mi prenderesti per matta?

E invece è proprio così, creare un piano di lavoro non significa solo avere tutto in ordine e perfetto, o almeno, non è questo il primo passo.

Il primo passo è confusione, è libertà di idee, è saper volare alto, è considerare tutti i punti di vista. Di fatto è brainstorming.

Un buon progetto funziona se è chiaro il tuo obiettivo, perché lo fai e cosa significa per te.

Se non hai chiaro tutto questo al primo momento di incertezza cambierai strada, salterai una parte o metterai in dubbio il tuo piano di azione.

Quindi il primo passo è definire l’obiettivo. E per definirlo al meglio devi farti mille domande sul perché, su cosa significa e su tutte le sue sfaccettature.

Si tratta per l’appunto di un brainstorming e di un’analisi del proprio pensiero, senza giudizio e senza barriere.

E proprio perché si tratta di pensiero non è necessariamente lineare, non è ordinato e soprattutto ha i suoi tempi.

Quindi la riflessione è: hai definito chiaramente il tuo obiettivo?

Hai dato modo alla tua mente di capirlo chiedendoti perché lo vuoi raggiungere e cosa significa per te?

Hai dato alla tua mente il tempo di digerirlo e accettarlo?

Bene, se hai fatto questo, hai definito la tua stella polare e verso quella, e verso nessun’altra, dovrai puntare.

Una volta chiarito il tuo obiettivo, la tua stella polare, il mio consiglio è di tenerlo sempre a portata di mano o a vista.

Puoi ad esempio scriverlo nero su bianco all’inizio del quaderno che userai per quel progetto, oppure appenderlo alla parete. Può anche essere molto utile raccogliere delle frasi che ti aiutino a riassumere il concetto e a motivarti.

Se invece sei una persona visiva puoi creare un insieme di immagini e visualizzarlo.

Non ha importanza come lo realizzi, l’importante è sia sempre con te per portarti sulla retta via.

Punta alla tua stella polare!