I tempi dimenticati

I tempi dimenticati

Hai presente quando fai i conti al secondo per prendere treno, sali, ti siedi e pensi: “ora posso respirare…” e poi ti rendi conto che avevi pensato di prendere una bottiglia d’acqua sulla via della stazione, ma eri troppo di fretta e hai lasciato perdere e ora senti la gola secca, tanto secca.

Beh, ecco… questo è quello che succede quando si fanno male i conti dei possibili imprevisti o quando ci sono troppe cose a cui pensare. E la stessa cosa succede anche per la pianificazione.

Uno dei miei lavori è proprio quello di riprendere in mano la pianificazione di un progetto per capire dove si sono arenate le cose e nel tempo mi sono resa conto che a volte ci sono dei tempi dimenticati che purtroppo rendono inefficaci i progetti, o meglio la pianificazione del progetto.

Quali? Ora te lo racconto:

i tempi di cortesia

I tempi che servono a rispondere alle mail, a mandare i preventivi a valutare i servizi. Quando si parla di pianificazione la si pensa come istantanea: oggi si parte e tutti lavoreranno subito e solo per questo, quindi non appena io farò una richiesta arriverà una risposta e potrò procedere con il passo successivo. Purtroppo non è sempre così.

I tempi di sedimentazione

Le idee, i progetti, i brainstorming hanno bisogno di riposare e, proprio come l’impasto della pizza, essere lasciati tranquilli per un po’, solo così lieviteranno e daranno un gran risultato. Certo non si può aspettare troppo, anche la pizza diventa acida, ma nemmeno si può sempre ricorrere al lievito istantaneo… fa male allo stomaco 😉
Quindi prevedi dei tempi per lasciar riposare le idee e per rivedere quello che hai fatto, così sarai convinto del tuo lavoro e non perderai spunti importanti che nascono proprio dal lasciar riposare le idee.

I tempi del lavoro

Si pianifica pensando ai nostri tempi di azione, ma non è detto che tutti lavoriamo allo stesso ritmo. Se il compito è mio so quanto tempo ci metterò, ma se la stessa cosa la fa qualcun altro, non è detto che il mio tempo sia corretto, dovrò chiedere alla persona che è responsabile del compito quanto tempo prevedere.
Quindi quando si stimano i tempi dei progetti, sono giusti quelli di chi è direttamente responsabile di quell’azione. L’unica controindicazione potrebbe diventare l’essere in anticipo.

Purtroppo i tempi dimenticati sono tanti, ma già considerare questi è un buon inizio.
E tu li consideri nella tua pianificazione, nei diagrammi di Gantt e nelle varie attività? Quali sono i tempi per te più importanti?

Raccontamelo nei commenti!

Il caos della pianificazione

Il caos della pianificazione

Se ti dicessi che pianificare non significa avere tutto ordinato e in una perfetta sequenza, mi prenderesti per matta?

E invece è proprio così, creare un piano di lavoro non significa solo avere tutto in ordine e perfetto, o almeno, non è questo il primo passo.

Il primo passo è confusione, è libertà di idee, è saper volare alto, è considerare tutti i punti di vista. Di fatto è brainstorming.

Un buon progetto funziona se è chiaro il tuo obiettivo, perché lo fai e cosa significa per te.

Se non hai chiaro tutto questo al primo momento di incertezza cambierai strada, salterai una parte o metterai in dubbio il tuo piano di azione.

Quindi il primo passo è definire l’obiettivo. E per definirlo al meglio devi farti mille domande sul perché, su cosa significa e su tutte le sue sfaccettature.

Si tratta per l’appunto di un brainstorming e di un’analisi del proprio pensiero, senza giudizio e senza barriere.

E proprio perché si tratta di pensiero non è necessariamente lineare, non è ordinato e soprattutto ha i suoi tempi.

Quindi la riflessione è: hai definito chiaramente il tuo obiettivo?

Hai dato modo alla tua mente di capirlo chiedendoti perché lo vuoi raggiungere e cosa significa per te?

Hai dato alla tua mente il tempo di digerirlo e accettarlo?

Bene, se hai fatto questo, hai definito la tua stella polare e verso quella, e verso nessun’altra, dovrai puntare.

Una volta chiarito il tuo obiettivo, la tua stella polare, il mio consiglio è di tenerlo sempre a portata di mano o a vista.

Puoi ad esempio scriverlo nero su bianco all’inizio del quaderno che userai per quel progetto, oppure appenderlo alla parete. Può anche essere molto utile raccogliere delle frasi che ti aiutino a riassumere il concetto e a motivarti.

Se invece sei una persona visiva puoi creare un insieme di immagini e visualizzarlo.

Non ha importanza come lo realizzi, l’importante è sia sempre con te per portarti sulla retta via.

Punta alla tua stella polare!

Pianificare serve davvero?

Pianificare serve davvero?

Pianificare è utile, è una semplice verità, che però è altrettanto scomoda da accettare.

Quante volte infatti ci facciamo sorprendere dalle cose all’ultimo minuto con l’idea che è meglio vivere il presente e godersi le cose al momento? Ecco, questo, in verità è un controsenso. Già, perché per godersi appieno le cose è necessaria un po’ di pianificazione.

Lo so, pensarla così dà fastidio, soprattutto se non ami prendere in mano il calendario e decidere, ora, una volta per tutte, il da farsi. Eppure, se non segni dei giorni di vacanza quando possono andar bene a te, rischi di non farli mai o di essere obbligato a prenderli quando non ti sono utili. Se non segni dei momenti per studiare, per la formazione personale, non crescerai mai… e così potrei continuare a lungo.

Vale per i grandi progetti, ma anche per le piccole cose di tutti i giorni: se non pianifichi cosa hai voglia di mangiare durante la settimana, rischi di mangiare sempre la stessa cosa o di sentirti stressato dal fatto che devi decidere “anche oggi” cosa mangiare.

Di fatto non pianificare alcune cose significa lasciarsi trasportare dal turbine degli eventi e agire molto spesso sotto l’effetto dell’urgenza e della necessità del momento.

Diciamo che se non prendi un po’ di tempo per pianificare le cose puoi incorrere nel rischio di sentire sempre qualcos’altro come un po’ più urgente: ma sì dai… aggiungo anche quest’appuntamento, tanto la mezza giornata per me la posso prendere anche domani…

Si tratta, in altre parole, di una scelta rimandata, di un continuo procrastinare.

Ma l’aspetto che più mi spiace è che in verità è un modo per non godersi appieno le cose.

Solo se avrò sbarrato delle giornate per me stessa in agenda potrò pensare a dove mi piacerebbe rilassarmi o cosa vorrei fare in un momento di relax. Solo se a casa avrò tutti gli ingredienti del mio piatto preferito potrò farlo al volo una serata nella quale ne sentirò il bisogno.

Questo è un po’ il peccato della mancanza di pianificazione, il non poter godere al cento per cento di una cosa e di non potersi dedicare alle piccole cose che la circondano e che possono rendere un momento davvero speciale.

Diciamo, molto in sintesi, che bisogna dire sì alla pianificazione, ma proprio per aver modo di incasellare tutte quelle attività che di programmazione non ne hanno: tutti i tuoi momenti creativi e ricarica energie!

Quindi, basta procrastinare, da oggi si inizia a pensare oltre e a pianificare! In cima alla lista ci mettiamo gli obiettivi dell’anno, i progetti personali, il nostro tempo di relax e poi a scendere tutti i progetti di lavoro.

E se la pianificazione non è il tuo forte… beh, ti accompagno io passo passo a partire dal prossimo post!

L’importanza del caffè

L’importanza del caffè

A volte stare con i colleghi non significa necessariamente parlare di lavoro e nemmeno fare un’escursione di rafting, o qualche attività di team building estremo.

Pianificare dei momenti piacevoli, anche brevi, nei quali fare quattro chiacchere e conoscersi di più rende il lavoro un po’ più divertente.

Perché dunque non trovare anche solo cinque minuti per una pausa insieme?

Occhio però a non rendere questi momenti stressanti. Cosa intendo? Che sono momenti che non vanno forzati e che non necessariamente comprendono tutti i colleghi.

Se proprio non ti trovi dal punto di vista personale, puoi però trovarti dal punto di vista professionale. Quindi perché non organizzare dei momenti di confronto su temi importanti o per condividere idee e riflessioni su come affrontate questioni comuni? Perché non pensare a discutere novità e aggiornamenti? Le riunioni non servono necessariamente solo per discutere progetti in atto, possono anche essere un momento di crescita e di formazione.

E lavori dal solo?

Ancora meglio, perché questi momenti sono momenti di scambio con i colleghi, con altri professionisti. Conosci le reti del tuo territorio che organizzano incontri e momenti di networking?

Credo questi siamo grandi opportunità di lavoro e di divertimento, quindi, non sottovalutare l’importanza di un buon caffè!

Lavorare a cinque sensi

Lavorare a cinque sensi

Il tuo luogo di lavoro è il posto dove passi la maggior parte delle ore della tua giornata. Quindi non credere di perdere tempo se lo riordini o se lo fai diventare come ti piace, anzi, se quando ci entri pensi che sia un posto piacevole e dove ti senti proprio te stesso… beh, stai aiutando la tua concentrazione e la tua produttività!

Allo stesso modo alleggerirlo di tutto ciò che non è lavoro, ti fa lavorare meglio! Già, il tuo luogo di lavoro non è il salotto di casa, non è il posto dove fai anche ginnastica. Evita le distrazioni, lascia fuori ciò che ti rende difficile lavorare.

Non può poi mancare una piccola nota di sostenibilità verso il nostro “corpo” di lavoratori, come ti raccontavo in questo post: tieni la superficie di lavoro libera, fai in modo che ci sia quanta più luce naturale possibile, ma non diretta, cambia l’aria e tieni una temperatura gusta.

Il tocco in più che mi piacerebbe aggiungessi oggi è un elemento leggero e divertente che non deve esserci sempre, ma di tanto in tanto, quando ne hai bisogno. Un elemento che ti faccia lavorare a cinque sensi. Ad esempio?

Ad esempio, un profumo, un’essenza.

Lo sai che il nostro olfatto è uno dei sensi più arguti? Ti capita mai di sentire un odore per strada e… bam! Come per magia, il ricordo è affiorato in un nano secondo! Eh, sì l’olfatto è una delle nostre memorie più forti.

Quindi perché non usarlo per rendere il tuo lavoro un po’ più allegro, un po’ più tuo, e sicuramente più motivante?

Armati dunque di candele profumate se vuoi un ufficio un po’ più hygge, o di un buon diffusore con un’essenza agli agrumi o alla menta se vuoi un po’ di sprint in più!

Provalo e poi raccontami come va 😉