Archiviare o eliminare?

Archiviare o eliminare?

Quando ti parlo di procedure di riordino uno dei punti è spesso “archivia o elimina il documento” Se non è il documento può essere la mail, il concetto rimane lo stesso.

Questo perché una vera chiusura, un riordino importante, si chiude proprio con il fatto di non avere più tra le mani l’elemento, ma con averlo destinato al suo posto corretto.

Come valutare però se qualcosa va eliminato o archiviato?

La scelta può non essere facile, e ci sono ragioni a favore di una scelta e ragioni a favore dell’altra. Vediamo di capire un po’ di più in che direzione andare.

 

ANCORE DI SICUREZZA

 

Spesso le cose vengono tenute “perché non si sa mai” o perché danno l’idea di essere una vera ancora di salvezza. Penso, ad esempio, a delle comunicazioni di ufficio, dove si preferisce che tutto sia scritto e che rimanga traccia. Non sarò io a dirti di no e a spingerti a eliminare queste comunicazioni, anche solo per la sensazione di sicurezza.

Ti faccio però riflettere sul fatto che quando serve è utile che siano facilmente rintracciabili.

Quindi sì a tenerle da parte, ma in un archivio per te chiaro, completo e facilmente consultabile. Ricorda infatti che archiviare male qualcosa equivale a cancellarla, nel senso che si perde in un caos generale.

Se è quindi utile tenerle da parte, non è altrettanto utile farlo per sempre. Ci saranno dei momenti in cui comunque potrai valutare di eliminare il tutto, magari proprio in blocco, ma questo sarà argomento di uno dei prossimi post, pazienta solo un po’.

 

MODELLI PER IL FUTURO

 

Puoi inoltre pensare di aver bisogno ancora di quella cosa in futuro, ad esempio dei i tuoi materiali di studio, riusare note e materiali creati in un momento di apprendimento facilita il processo di rinfrescare la memoria. Ecco che non può esserci consiglio migliore se non fai un corretto archivio delle tue note e dei tuoi materiali di studio.

Un secondo esempio è se credi di dover fare un lavoro simile in futuro e quindi pensi di riutilizzare determinati materiali. In questo caso i consigli sono due, il primo è: fai in modo che siano facilmente rintracciabili le versioni finali, ad esempio lasciando solo quelle in evidenza e raccogliendo le altre in una cartella dal titolo “versioni superate”, “old” o con un nome che ti aiuta a fare la distinzione.

Il secondo suggerimento è: crea un format, quindi dalla versione finale crea un documento base, un modello, sempre utile per quel tipo di progetto o di lavoro, così non dovrai ritrovare l’ultima versione del file e fare le modifiche.

Tieni presente che in questa versione, cioè in quella del format o modello, dovranno essere presenti tutte le modifiche necessarie, cioè anche quelle che hai valutato come miglioramenti. Lo dico perché spesso nella chiusura dei documenti si dimenticano le revisioni fatte in corsa nelle fasi finali dei progetti.

 

ARCHIVIO DI MEMORIA

 

Va tenuto anche ciò che è stato un punto cardine di un processo.

Se infatti sei partito da un’idea che poi si è sviluppata lungo una strada completamente diversa, o semplicemente l’idea si è evoluta in qualcosa di nuovo è bene tenere traccia delle tappe fondamentali del percorso.

Questo ti sarà utile per due ragioni, una è che ti ricordai quali sono stati i passaggi evolutivi di un percorso, da dove sei partito e cosa ti ha fatto poi prendere una strada diversa, e questo è importante per dare forza ai punti di arrivo, che saranno certamente nuovi punti di partenza.

La seconda ragione è che, va tenuta traccia dei momenti salienti di una storia per rispetto alla storia stessa. Che sia un progetto, un marchio, la propria storia personale, ci sono tappe che vanno ricordate e che è utile tenere a mente e gli archivi servono anche a questo. Quindi non eliminare le tappe di percorso, ma sfruttale come memoria.

 

 

A questo punto dirai, ma mi stai dicendo di tenere tutto!

Beh, pensavi forse che un professional organizer ti facesse eliminare e basta?

So bene che l’idea comune è questa, e che io stessa spesso ti esorto a fare leggerezza attorno a te, nelle cose materiali e in quelle mentali, ma di fatto molte cose sono la nostra storia e i nostri strumenti.

Questo è ciò che deve essere parte del tuo archivio, ciò che è bene rimanga con te in modo ordinato e funzionale.

Ciò che lo confonde e rende inutilizzabile questi importanti elementi è ciò che invece può essere eliminato.

Su come archiviare e come mantenere leggero l’archivio parleremo nel prossimi post del mese, non temere.

Nel frattempo, quando hai risposto a una mail, hai fatto una nuova versione di un documento, hai chiuso un progetto, hai rifatto il logo della tua azienda, chiediti “è una tappa?” se sì, pensa a come valorizzarla nel tuo archivio, se non lo è considera l’ipotesi di eliminare quella mail, quel documento, quei file.

 

 

Photo by Imani Bahati – Unsplash
Pianificare nell’incertezza?

Pianificare nell’incertezza?

Le emergenze capitano, i momenti difficili anche. E sono proprio queste le occasioni che ci mettono alla prova come persone e che indirettamente testano i metodi organizzativi.

Che dici, ti senti parte di questo discorso? È capitato anche a te? Come hai reagito?

È molto probabile che il focus delle tue azioni sia stato proprio ad affrontare l’emergenza, di fatto questa diventa la priorità numero uno e assorbe tutte le energie e il tempo.

Ma quando l’emergenza non è una cosa così veloce, che si risolve in una giornata o al massimo qualche giorno, come è possibile conciliarla con la normale quotidianità?

In emergenza il “non urgente” rimane indietro e se poi è una cosa che è importante per te e non urgente il più delle volte esce proprio dalla lista delle cose da fare. Quante volte in un momento di crisi, infatti, si rinuncia al tempo personale, alle attività che fanno piacere e che ti danno un po’ di carica in più?

Ecco che torna ancora più forte il ragionamento di prima, sì, ci sta, è corretto, ma nel momento in cui si fronteggia l’emergenza, cioè in un periodo di tempo limitato. Altrimenti si finisce per esaurire tutte le energie. Quindi in questi casi, che si fa?

Si pianifica!

“Nel prepararsi per una battaglia ho sempre scoperto che i progetti sono inutili, ma la pianificazione è indispensabile.”

Dwight Eisenhower

Pare un controsenso, ma tanto più un periodo è difficile e complesso, più è utile avere un piano e ora vorrei condividere con te una vera e propria strategia di pianificazione nell’emergenza.

Ricordi che dico sempre che il tempo non va pianificato per la totalità ma solo per i 3/4? Questo principio, una vera e propria regola per i P.O., rimane sempre valida, nel senso che un quarto di lasco, dedicato agli imprevisti, è sempre utile. Anzi, aggiungo, ora più che mai. Un po’ per la legge di Murphy, un po’ perché, quando si è in difficoltà gli imprevisti pesano ancora di più, questo quarto di tempo “libero” dai impegni predefiniti e dedicato alle cose dell’ultimo momento diventa salvifico.

Per quanto riguarda il tempo rimanente ti suggerisco di divederlo con due fette da 2/4 (che poi è 1/2, la metà del tuo tempo) e 1/4.

La prima fetta la dedichi al lavoro quotidiano, così da non rimanere indietro e a svolgere comunque le cose prioritarie della tua to do list.

La seconda fetta, più o meno grande a seconda del livello di emergenza, la dedichi a pianificare la soluzione dell’emergenza stessa. Sì, il primo passo sta nella creazione del piano d’azione e nella valutazione di tutti i piani B necessari.

Se ci pensi, infatti, le cose più urgenti e dell’ultimo minuto le hai svolte nel quarto dedicato agli imprevisti, le priorità nella metà del tempo dedicato al lavoro quotidiano, ora non ti resta che mettere la testa nel problema e capire come risolverlo al meglio.

Il fatto di avere un vero e proprio tempo dedicato alla pianificazione dell’emergenza ha una sua importanza, ti permette di:

  • ragionare a mente fredda;
  • valutare le alternative;
  • capire quali sono i prossimi passi da fare;
  • decidere quali fare, come e quando.

In breve… pianificare ti permette di fare una scelta ragionata e ponderata anche quando l’emergenza riduce l’oggettività.

Se ci pensi ti solleva dalle emozioni importanti e spesso negative che un momento difficile o un’emergenza portano con sé.
Per questo è importante che questo tempo segua gli altri due, altrimenti non potrai avere la mente sgombra da pensieri negativi e sufficientemente libera dallo stress per poterci veramente “mettere la testa”, con tutta l’oggettività necessaria a risolvere un problema.

Ecco che in momenti di emergenza è utile una pianificazione 1/4 per l’imprevisto, 2/4 per il lavoro sulle priorità e 1/4 per la pianificazione dell’emergenza o del “momento difficile” che, non serve dirlo, servirà per progettare le soluzioni che poi si metterai in atto nel lavoro ordinario e prioritario dei giorni successivi.

Non sottovalutare mai l’importanza di pensare e pianificare le cose, è sempre un tempo investito, più la fai con la testa, più veloce ed efficace sarai dopo!

p.s. E se i quarti così ti mettono già in difficoltà… passa a un terzo, un terzo e un terzo, si ricorda più facilmente e funziona comunque!

 

 

Photo Andrei Slobtsov – Unsplash
È TEMPO DI FERMARSI?

È TEMPO DI FERMARSI?

Il più delle volte si arriva a Natale con un cumulo di stress e di cose da fare che staccare diventa quasi un fastidio., una “perdita di tempo” rispetto alle preziose chiusure di fine anno. Giornate “sprecate” tra pranzi e incontri vari.

Vuoi fare un cambio di prospettiva? L’organizzazione ti aiuta anche in questo!

Detto che è meglio darsi un po’ di tempo per affinare le procedure di chiusura per potersi godere un’interruzione come si deve, ci sono comunque delle buone pratiche da fare anche durante le vacanze stesse.

 

SCARICA LA MENTE

 

Questo è un principio base in ogni occasione e di sicuro uno dei mattoni fondamentali della produttività, ma diventa un punto chiave quando si passa da un periodo molto lavorato a uno di vacanza.

Se non si sono chiuse le cose come si deve è normale che la mente ci torni sopra ricordanti cose da fare, migliorie, dettagli e chi più ne ha più ne metta.

La vera soluzione è, come ti anticipavo in apertura, non fare una chiusura al volo, ma una chiusura ponderata e ben fatta. Un esempio per tutti e in modo molto sintetico, quando si chiude un progetto, non si archivia la cartella del progetto e basta, vanno fatte le versioni finali dei documenti con le ultime correzioni, archiviati i documenti, aggiornati i contatti, fatti i feedback e previsti i possibili sviluppi. Ma non sempre c’è pianificazione e tempo per fare tutto questo.

Il piano B diventa annotare tutto ciò che ti viene in mente. Che sia su carta o con una lista digitale, lascia che la mente faccia il suo e annota, vedrai che potrai provare la serenità di non perdere nulla di ciò che arriva, e allo stesso tempo la leggerezza del non pensarci più su.

 

NON FARE LA LISTA “LO FACCIO IN VACANZA”

 

Quante volte hai detto “questo non lo riesco a fare ora, lo faccio in vacanza che sono meno sotto stress”.

E così con questa scusa si crea una lista di cose da fare più lunga della to do list stessa.

Ora, se sei in vacanza, sei in vacanza e quindi le priorità devono essere altre: le tue energie, il tuo riposo, il tuo tempo libero e ciò che ami fare.

Inoltre, il tempo delle vacanze è comunque più lento, quindi inutile pensare di avere i ritmi lavorativi e l’efficienza del lavoro quotidiano. Se pianifichi diversamente ti metti i bastoni tra le ruote in partenza.

 

È COSÌ IN ENTRAMBE LE DIREZIONI

 

Se hai fatto fatica a staccare, a non lavorare, e finalmente hai fatto tuo “il tempo” e il mood delle vacanze tieni presente che le stesse difficoltà le avrai al contrario e cioè al rientro al lavoro.

Evita, quindi, di mettere in agenda un ritorno a pieno ritmo dal primo giorno, prendi le cose con tranquillità e fai tesoro delle liste fatte e dell’energia riguadagnata.

E ora non mi resta che augurarti… buone vacanze, goditele tutte!

 

 

Photo by Thomas Kelley – Unsplash
Lavorare in emergenza

Lavorare in emergenza

Capita a tutti di lavorare in emergenza, con una scadenza troppo vicina, in balia dell’imprevisto o con un compito importante e urgente dell’ultimo minuto. Lo stress si fa sentire, l’errore è dietro l’angolo…

Come evitare di essere in balia degli eventi e mantenere comunque il controllo della situazione?

Usare lo stress in modo positivo!

 

Cosa vuol dire? Vuol dire che lo stress di per sé non è una cosa negativa, anzi, è uno stimolo, ma va sfruttato in questo senso senza che diventi troppo e da positivo si converta in negativo e quindi diventi un fattore immobilizzante.

Ecco tre consigli più uno che possono tornarti utili.

 

Il primo consiglio è sempre lo stesso: fai una cosa alla volta.

Non pensare che perché la scadenza si sta avvicinando è arrivato il momento di tirare fuori anche il vestito da super eroe. Il modo migliore per lavorare comunque in modo efficace e produttivo è proprio quello di fare una cosa alla volta, e come ti dico sempre, fino in fondo.

Il secondo è: rifletti sulle tue priorità.

Se avessi un’ora sola di lavoro, sono certa sapresti come investirla.

Con questo intendo dire che intimamente le priorità sono chiare, ma spesso avendo un buon tempo a diposizione capita di aggiungere molte cose, meno importanti, ma che involontariamente vengono considerate come prioritarie.

Ricorda ciò che dice David Allen: tutti avremo sempre più cose da fare del tempo che disponiamo, a noi la scelta di cosa tenere e cosa no.

Il terzo, viene da sé, ed è: concentrati e lavora bene.

Due sono le accezioni del terzo consiglio, la prima significa “aiutati a rimanere sul pezzo”.

Questo è assolutamente il momento di eliminare notifiche, telefonate extra e qualsiasi cosa possa essere per te una distrazione.

La seconda accezione è “lavora come lo sai fare”. Non è questo il momento di provare tecniche nuove, usare nuovi software, scegliere strade non note, sperimentare nuove ricette. Ho resto il concetto direi… tutti noi quando facciamo qualcosa che sappiamo fare bene, lo facciamo comunque più velocemente e con meno errori. Può non essere la strada migliore, ma in questi casi è la più efficace e spesso la più veloce.

Se invece è proprio il caso di fare qualcosa di nuovo, il suggerimento è quello di capire come fare, studiando le istruzioni da cima a fondo con attenzione, anche perdendoci un po’ di tempo in più per poi ripartire dall’inizio e agire.

Questa è pur sempre una forma di pianificazione e, se stai facendo una cosa nota la fai mentalmente, al contrario, se è una novità, apprendere tutte le informazioni necessarie prima ti aiuta ad avere un quadro più competo: leggere tutto il bando, vedere con attenzione un tutorial, arrivare in fondo alla mail di una convocazione… non è tempo perso, è tempo investito.

 

Non posso che chiudere ricordandoti il detto “fatto è meglio di perfetto”.

In questi casi l’efficacia è d’obbligo, quindi sì a lavorare bene, no a puntare alla perfezione con extra inutili. Raggiunto il risultato, fermati.

 

 

Fai tuoi questi quattro passi e ricorda che dopo un lavoro in emergenza è il momento di prendersi una pausa, una di quelle vedere. Poi a mente serena e tranquilla potrai analizzare quanto hai fatto e valutare se c’è qualcosa da fare meglio la prossima volta o, ancora meglio, cosa fare per evitare di essere in emergenza.

Non farti spaventare dall’emergenza, piuttosto impara a lavorare bene anche in questa occasione!

 

 

Photo by Katarzyna Kos – Unsplash
Il tempo di cova

Il tempo di cova

La scorsa settimana ti ho parlato del lavoro sotto scadenza e di come il più delle volte si tratti di una scadenza finta, cioè del fatto che molte decisioni e riflessioni lavorative sono già state fatte, spesso a insaputa del soggetto stesso.

Cosa vuol dire? Che la tua mente pensa e ripensa alle cose, finché le questioni non sono definite, per la mente sono cerchi aperti, quindi cose alle quali pensare e ripensare. È una cosa  normale, scientificamente studiata che ha un nome: effetto Zeigarnik.

Hai mai pensato di usare questa caratteristica della mente a tuo vantaggio?

Una buona produttività è anche questo, è una gestione di un tempo nascosto, quello che io chiamo della “cova”, che permette per l’appunto di pensare, valutare, scegliere con cognizione di causa.

 

Riflettere e scegliere con consapevolezza significa poi fare le cose con convinzione, eliminando possibili errori e intoppi, senza recriminare e andando avanti per la strada più corretta per sé.

Scegliere consapevolmente, a mio avviso è questo.

 

Come sfruttare questo tempo, organizzativamente parlando?
Tre sono i passi da fare.

 

Il primo passo per considerare il “tempo di cova” è metterlo in programma.

 

In parole semplici… consideralo. Questo significa che nella fase di pianificazione è un tempo che non va dimenticato, come purtroppo accade.

Se ci sono cose nuove, cose che richiedono passi difficili, momenti di scelta complessa, o che coinvolgono più parti è utile considerare più tempo del necessario per completarle.

 

Il secondo è considerare attività che lo stimolino, conoscendoti però!

 

Le attività ripetitive, che privilegiano il movimento e l’uso del corpo permettono molto spesso di pensare.

Ora qui ci sono due aspetti da considerare per completare questo pezzettino del ragionamento. Il primo aspetto consiste in una scelta da fare a monte che richiede consapevolezza.

Il piacere di camminare all’aria ascoltando i propri passi e ciò che ci circonda, non ha prezzo. Allo stesso modo cucinare ascoltando solo il proprio naso. Nulla vieta di farlo e io sono la prima a consigliarlo!

Per aiutare la mente a pensare in modo leggero, però, può essere utile considerare attività diverse rispetto al classico ambiente di lavoro, allo stare seduti a tavolino, per intendersi. E la stessa attività la puoi fare con mente e corpo o la puoi fare come volano per il tuo pensiero.

Sono tutte e due importanti, basta farle entrambe ed essere consapevoli di quale delle due stai facendo, questo è il primo aspetto.

Il secondo aspetto è conoscersi e sfruttare a proprio vantaggio l’attività giusta. Non tutti pensano facendo attività manuali, non tutti camminando, non tutti ascoltando musica.

Ognuno di noi è diverso e ha un canale preferenziale, conoscerlo e saper mettere in agenda anche attività come queste al momento giusto consente di sfruttare un tempo di cova e di farlo maturare.

E se non bastasse il buon detto “dormici su” rimane valido.

 

L’ultimo consiglio è quello di saper fare un bilancio e cioè darti tempo o metterti alle strette quando necessario.

 

Se è vero che è utile mettere il tempo di riflessione, di cova, in programma, è altrettanto vero che di tanto in tanto vanno messe le parole “fine” e “decisione”.

In questo secondo caso, se non si arriva spontaneamente alla conclusione, si può forzare la mano e mettersi alle strette fissando un vero e proprio appuntamento con se stessi e cioè fissando una data in calendario.

 

Ti piace il tempo di cova? Hai mai considerato di metterlo in agenda tanto quanto le altre attività? Provaci e assapora la serenità delle scelte fatte con più consapevolezza.

E raccontami quale attività ha fatto maturare la cova. Io amo camminare, è sicuramene l’attività che mi fa pensare meglio!

 

 

Foto by John Towner – Unsplash