Un trucco che funziona

Un trucco che funziona

Oggi voglio raccontarti una cosa leggera, visto che è una giornata di festa, e cioè un trucco per aumentare la tua produttività in un piano di lavoro.

Funziona davvero bene se si tratta di studio o di lavoro ed è nato da un errore.

Quando ero all’università dividevo le mie giornate di studio in due parti. La mattina, quando ero più attiva studiavo cose nuove, il pomeriggio, quando ero più stanca, riprendevo gli appunti già studiati e ripetevo le cose che avevo già schematizzato. Questo sistema mi permetteva di portare avanti due esami allo stesso tempo: la mattina studiavo per quello più lontano temporalmente e il pomeriggio per quello più vicino, per il quale avevo già letto e schematizzato il materiale e per il quale, quindi, dovevo solo fissare nella memoria il tutto.

Per portare avanti questo sistema era necessaria una buona pianificazione per essere certa di leggere e studiare tutto il materiale necessario. Il primo passo consisteva nella divisione del carico di materiale da studiare giorno per giorno, da fare freddamente, a tavolino, stando attenta a pianificare un carico realisticamente affrontabile.

Ebbene una volta ho sbagliato il calendario, ho contato un giorno in meno e questo ha avuto dei grandi effetti benefici sul mio studio, perché ho comunque iniziato il giorno prefissato e con il carico di lavoro studiato a tavolino, ma, suddiviso in un numero inferiore di giornate rispetto a quelle effettivamente a disposizione e, come per magia, mi sono trovata in anticipo.

L’errore è diventato una tecnica vera e propria e nei miei piani di studio successivi il primo giorno aveva sempre un carico minore, se non un giorno vero e proprio di buco, a ricreare quell’anticipo che avevo inavvertitamente creato la prima volta. Così facendo mi sentivo che, se qualcosa fosse andato storto, avrei comunque avuto modo di recuperare. Sentivo anche di non avere il tempo contato, non mi sentivo il fiato sul collo, e questo mi permetteva di dedicarmi meglio a quello che stavo facendo.

Per andare sul pratico: 30 pagine al giorno, ma il primo giorno ne mettevo 10 ma con il tempo stimato per farne 30.

Quindi il trucco è semplice, ma funziona:

pianifica con lo sconto

Cioè fai in modo che il primo step del tuo lavoro sia leggero, agile e semplice… e allo stesso tempo sii consapevole di quello che sarebbe il carico normale del primo step e fai un po’ in più di ciò che hai messo in programma.

Così, avendo allocato più tempo per quel compito e avendo già fatto lo sforzo del primo passo, e cioè la parte difficile che richiede più energia, basterà fare anche solo un po’ di più e risulterai in anticipo rispetto alla pianificazione fatta.

Inoltre, se avrai qualche imprevisto o se hai pianificato male le cose, avrai comunque tempo per mettere mano al programma e rimanere in tempo.

Come vedi con poco ti aiuterai sia dal punto di vista pratico che da quello energetico, per questo funziona.

E tu, con che progetto lo vuoi provare?

Foto by Debby Hudson – Unsplash

La sindrome del servizio buono

La sindrome del servizio buono

La settimana scorsa ti ho parlato di come passare da dire al fare, di come cercare di non rimanere bloccato dall’indecisione e dalla perfezione, ma c’è un altro aspetto che può bloccarci dall’azione e che è legato al voler essere perfetti, quella che io chiamo “la sindrome del servizio buono”.

Quando ero bambina amavo talmente i miei quaderni nuovi, in particolare quelli con le pagine colorate e profumate, che ritenevo fosse uno spreco usarli così, diciamo “a caso”, e che fosse meglio tenerli da parte per una qualche occasione speciale. Così il mio bellissimo diario dei Mio Mini Pony, che detto per inciso conservo ancora, è rimasto intonso per anni, forse decenni, in attesa della giusta occasione e nel frattempo mi accontentavo dell’arcobaleno delle sue pagine.

Capita spesso di non voler usare qualcosa perché pensiamo non sia il momento adatto. O di non fare qualcosa perché pensiamo ci sarà un momento migliore per farla, un’occasione nella quale ci sentiremo più pronti e adatti. Vale per gli oggetti e per le cose da fare: un quaderno speciale, un abito particolare, un vino di valore, una consulenza per sé.

Ma il punto è… che il giorno migliore per mettere in atto qualcosa è oggi.

Il momento perfetto per usare il vestito che ti piace o il servizio buono è il giorno in cui desideri farlo.

Con questo non ti sto dicendo di buttarti a capofitto in tutte le idee che ti vengono in mente o di sprecare abiti o altro, ma iniziare a pensare alle cose materiali e immateriali come utili a te, a renderti la persona che desideri essere e a farti diventare ciò desideri.

Per questo condivido con te delle idee per uscire dal loop del “servizio buono” e del “vestito della domenica”:

Compra solo ciò usi

Quindi compro qualcosa solo quando so che lo userò: un libro quando lo voglio leggere, un corso on line solo se ho tempo per farlo, un vestito se mi piace al punto che lo metterei subito.

Usa tutto ciò che hai

Non amo sprecare tempo e oggetti, ma ho anch’io cose di uso comune e altre che ritengo più pregiate. Mi sforzo però di usare anche le seconde, nel pensiero che devo dare valore a tutte le mie giornate e quindi rovescio il ragionamento: non metto il vestito buono la domenica, ma faccio in modo che quella giornata sia “una domenica”. Non aspetto il progetto d’oro per quel quaderno, ma faccio in modo che quel quaderno renda speciale il mio progetto. ì

Se pensi che sia ora di fare qualcosa, è tempo di metterla in agenda

E qui torna il concetto che il giorno migliore è oggi, sempre e comunque.
Sì, lo so, pensi che non sia poi così realistico. E qui ti lancio un’altra provocazione: è una cosa che vuoi davvero fare o ti aspetti qualcosa che in verità non sai com’è? Te lo chiedo perché spesso allontaniamo nel tempo qualcosa perché pensiamo di volerlo, ma in fondo non è così. In questo caso, sii onesto con te stesso e lascia stare.
Ma se invece è qualcosa che ti piace, provalo. Il primo passo, quindi, non è valutare per filo e per segno la cosa e continuare a pensare “e se”, ma vedere se quel “se” è proprio come lo immagini, quindi inizia con un assaggio. E per fare questo primo semplice passo, non occorre poi tanto tempo e tanto impegno, quindi si può fare oggi. Se poi ti piacerà, vedrai che sarai spronato a portarlo avanti e a continuare, ma con i “se” e i “ma” non si va certo avanti.

Ecco, anche oggi tre idee per non bloccarti davanti a ciò che pare troppo perfetto, troppo grande, inaffrontabile. Di fatto tutte le montagne si scalano a piccoli passi, no?

Quindi… quale servizio buono metterai in tavola oggi?

Non mi so decidere

Non mi so decidere

Il tempo è un bene prezioso e capita di pensare di perderlo, di averne poco, di sprecarlo. Ma sei davvero sicuro sia così?

La settimana scorsa ti ho parlato di perfezionismo e di come questo sia un grande mangia tempo, ma c’è anche un altro fattore che ci porta a sprecane un po’ e si chiama incertezza, indecisione.

Credo che in questo periodo particolare tu te ne stia rendendo conto molto bene. Non tutte le persone stanno reagendo a questo periodo di quarantena nello stesso modo, ma sicuramente la sospensione genera incertezza e l’incertezza può portare all’immobilità.

Se ci pensi questo momento può essere anche un periodo molto utile per fare il punto della situazione e programmare ciò che sarà, per essere pronti ad agire quando sarà possibile farlo.

Ma ciò di cui voglio parlarti oggi è proprio il fatto di agire, e lo condivido con te in totale sincerità, può non essere semplice e immediato, a volte è capita anche a me. Vorrei fosse sempre tutto come dico io, senza errori, fatto bene, eccetera eccetera, non dico perfetto, ma quasi, quindi spreco parte del mio tempo per cercare di fare in modo che sia così.

Il punto è che il detto “si può sempre migliorare” è proprio vero, quindi tanto vale accettarlo e imparare a mettere la parola “fine”.
Quindi utilizzare molto del nostro tempo per correggere, rifinire, sistemare… è di fatto una perdita di tempo.

Lo è, intendiamoci, oltre al normale tempo necessario per svolgere il compito stesso. Come si diceva è come rimanere nell’immobilità delle mille possibilità, perché ce ne sarà sempre una migliore, si potrà sempre fare un’ulteriore aggiunta, chiudere con un tocco in più… così facendo però ci si sospende senza agire.
E qui penso alla revisione bozze, alla pubblicazione di un progetto, alla stesura di un documento, alla finitura di un prodotto, alla ricerca di un contatto esterno o di un nuovo software…

Credo sia più importante ammettere che si fanno comunque errori, che si potrà sempre migliorare e che quindi è bene imparare scegliere e ad agire in base al momento nel quale siamo, alle informazioni che possediamo. Ci sarà poi un altro tempo per modificare, riverdere e agire diversamente.

Passiamo al dunque e cioè a capire come far perdere meno tempo agli eterni indecisi:

Non cadere nelle scelte infinite.

E cioè impara a valutare un buon numero di alternative, ma non tutte quelle possibili. Come scegliere un nuovo pc tra mille? Inizia a considerarne dieci, sarà già un numero sufficiente. Come passare da cento a dieci? Prima di iniziare la ricerca definisci i criteri della tua scelta. Te ne parlavo nei confini dei progetti, il punto è sempre lo stesso: pensa prima a ciò che vuoi e poi cerca.

Datti un tempo.

Questa è una tecnica che mi capita di suggerire a tutti coloro che lavorano nel mondo della ricerca, dello studio, della creatività. Quando una cosa ti piace, dedicheresti a questa tutto il tuo tempo, ma purtroppo qui si parla di lavoro e quindi bisogna mette la parola “fine” e passare dal dire al fare, dall’idea al progetto finito, che sia un oggetto vero e proprio o un progetto di ricerca. Quindi, stabilisci a monte dei tempi utili alla ricerca, alla libera creazione, ma non fare in modo che totalizzino il tuo tempo di lavoro. In questo senso un “pomodoro di tempo” è un buon sistema per iniziare a lavoraci su.

Pianifica i tempi necessari.

Spesso le revisioni e i ritocchi che si fanno sono necessari ad avere un buon prodotto finito, ma se rispetti i tempi di maturazione del progetto stesso le revisioni diventano più efficaci e minori. Mi spiego meglio. Quando scrivi un progetto e lo correggi subito dopo, farai una correzione di massima, ma probabilmente non sarà ottimale, ne servirà una seconda, a mente fredda. Per questo pianifica un tempo di lavoro e uno di revisione, tra loro distanti, ma non troppo.
Inoltre, non lavorare troppo sotto data, perché “buona la prima” funziona, ma spesso ti lascia il sospetto che sarebbe stata necessaria una revisione in più. E allo stesso tempo, non lavorarci troppo tempo prima, le revisioni diventeranno infinite e ogni volta sarà come cominciare daccapo. Riassumendo, pianifica i tempi con consapevolezza sia della creazione, sia della revisione.

Ecco tre utili tecniche per non perdersi nell’immobilità, nel perfezionismo e per passare dal dire al fare.
E tu, quale metterai in pratica?

Foto Kirill Pershin – Unsplash

Sarò il tuo caso peggiore

Sarò il tuo caso peggiore

“Sarò sicuramente il caso peggiore che tu abbia mai visto”

Chiariamo subito un concetto importante: non sarai mai il caso peggiore, innanzitutto perché non ci sono casi migliori o peggiori, e poi perché ognuno di noi ha le sue difficoltà e non è certo nel giudizio che si cresce, quindi te lo dico subito, fuori dai denti, non è così, non sarai mai il caso peggiore.

E, per esperienza, aggiungo anche che, se da un lato ti senti poco capace, sono sicura che ci sono cose che fai benissimo e che, lavorando insieme, queste verranno altrettanto in luce!

Torniamo però alla questione del “caso peggiore” e cioè all’idea di essere in un momento talmente complesso che riorganizzarsi, ripartire, ritrovare i punti di riferimento, ti sembrano tutte cose fuori dalla tua portata, come scalare una montagna di ottomila metri, in altre parole: un’impresa impossibile.

Se ti pare che un qualunque sforzo sia inutile pensa a questi tre concetti.

Non pretendere di diventare Leonardo al tuo primo schizzo

Cosa intendo? Che per imparare qualcosa si deve procedere per stadi e questo vale anche per l’organizzazione. Non puoi pensare di imparare un metodo di produttività in un giorno. Capiterà che le cose non vengano come devono, di non capirle, di non sentirle proprie, di fare fatica. Ma è solo per prove ed errori, con un pizzico di pazienza, tornando di volta in volta sulla retta via che si arriva dove si vuole.

E così sarà anche il tuo percorso nell’organizzazione, passo passo, sempre con la tua meta ben chiara, ma concedendosi il lusso di provare, sbagliare, riprovare ancora, investendo il tempo necessario utile a fare tuoi i nuovi strumenti, le nuove tecniche, le nuove abitudini.

E man mando che il tuo tratto sarà deciso, le proporzioni diventeranno chiare, ed ecco che lo schizzo sarà proprio come la realtà. Ecco che, quando quel seme di organizzazione germoglierà in te, tutto sarà semplice e tu scoprirai di risparmiare tempo ed energia. Solo ora sarai pronto per il passo successivo! In sintesi… datti tempo.

Non tutte le ciambelle escono con il buco

Prendi ciò che è utile per te. Molte tecniche organizzative funzionano se sono calate a pennello sui tuoi panni. Certo è il mio lavoro scegliere quali tecniche fanno al caso tuo e come, ma se tutto il pacchetto ti pare complesso, intanto fanne tua una parte, quella che ti calza a pennello.

Quindi, anche di questo post, intanto puoi decidere di provare solo uno dei tre punti, quello che ti pare più adatto e semplice. Non è detto che poi si adattino tutti a te, o per lo meno, non tutti insieme nello stesso momento 😉

Domani è un altro giorno

In altre parole fatto è meglio di perfetto. Grande e utilissimo principio dei professional organizer, ma è proprio così. Ogni tanto si sbaglia, ogni tanto non è tutto come lo si desidera. Capita di imparare a gestire bene la propria agenda e, di tanto in tanto, ricadere nel caos e di non essere perfetti. Pazienza. Una volta ogni tanto può capitare di allontanarsi dalla zona di equilibrio, di predicare bene e razzolare male, di sapere esattamente cosa devi fare per non essere in ritardo, per arrivare preparato a quell’appuntamento e, nonostante tutto, fallire. Capita, l’importante è che succeda una volta ogni tanto e che comunque tu sappia come fare le cose al meglio. Come già detto, fatto è meglio di perfetto.

Perché ti racconto tutto questo? Perché anch’io tendo a essere una maniaca della perfezione e mi piacerebbe fare tutto subito, farlo bene e non sbagliare mai. Ma la vita di tutti i giorni non è fatta così e soprattutto in questo periodo bisogna saper rallentare, accettare l’imperfezione e di tanto in tanto non essere al 100%.

Questo non significa che tu sia “il caso peggiore”. No, non sei senza speranze, e se lo vorrai, passo passo, insieme, troveremo il tuo percorso organizzativo!

Passi dal bianco al nero?

Passi dal bianco al nero?

Conosci la storia della Briston Betularia?

È una di quelle cose che ti raccontano a scuola. Si tratta di una farfallina un tempo bianca che, a causa della rivoluzione industriale, per mimetizzarsi meglio, è diventata scura. Per essere precisi, non ha “scelto” di cambiare colore, si intende, solo che gli esemplari di colore scuro, nati con delle mutazioni genetiche particolari, sono riusciti a sopravvivere meglio, in quanto meno predati. Diciamo che hanno avuto la vita più facile e si sono quindi riprodotti di più, morale sono scomparsi gli individui bianchi e sono arrivati gli scuri.

E tu, sei in grado di passare da chiaro a scuro?

Non ti sto dicendo di cambiare la tua natura, quanto piuttosto di saperti adattare.

E questo significa saper leggere il percorso man mano che si svolge.

Te ne parlo oggi in relazione ai progetti: ti ho parlato di feedback, uno strumento prezioso per sapere come vanno le cose una volta concluso il percorso, ma nulla di vieta di fare il punto di tanto in tanto.

Per farlo ti consiglio di definire proprio dei momenti, dopo ogni step importante, utili a rivedere:

  • proposito
  • scopo
  • obiettivi
  • confini
  • tempi
  • risultati attesi e raggiunti
  • criticità

l’elenco non finisce qui, ma direi che ci sono già abbastanza elementi!

Ti ho parlato tanto di scopo e proposito, ma oltre a definirlo chiaramente bisogna anche vedere se li stai rispettando. Quindi, di tanto in tanto, con i risultati parziali e le criticità emerse, fai il punto guardando a monte: stai ancora andando verso la direzione giusta? I confini e gli obiettivi che ti sei posto sono chiari e utili? Proposito e scopo sono corretti?

Questi momenti sono fondamentali, potresti continuare a procedere come un treno, perché capisci di essere sulla strada giusta, o rivalutarli, se hai capito che è meglio diventare nero da bianco che eri. E questo lo puoi fare solo se è chiaro dove vuoi arrivare e se controlli di essere o meno ancora sui binari.

Pianificazione è anche questo: di tanto in tanto fissare un momento di revisione generale.

Che ne dici, è il momento di metterlo in agenda?

Foto by Annie Spratt – Unsplash