Agenda giornaliera, solo per pochi

Agenda giornaliera, solo per pochi

Quando chiedo ai miei clienti di mostrarmi l’agenda, spesso vedo che utilizzano la classica agenda giornaliera, con una pagina dedicata a un singolo giorno, per intendersi.

Quando chiedo come mai hanno scelto questa versione piuttosto che una settimanale o una mensile, la risposta è “ho tanti impegni”.

E la riflessione che subito mi viene alla mente è: chi non ha tanti impegni?

Molto spesso se si usa un’agenda è perché è necessario gestire il tempo e quindi perché le cose da fare sono tante.

L’agenda non è un mezzo obbligatorio, non è necessario per tutti, ci sono dei casi nei quali, in effetti, non è utile, ma di questo parleremo più avanti. Nella stra grande maggioranza l’agenda è utile nel momento in cui viene usata per gestire il tempo, gestire gli impegni e il loro carico nell’arco delle giornate.

Ecco il punto: l’agenda giornaliera ti fa concentrare su ciò che accade quel giorno, ma non ti dà la visione del carico del giorno successivo e del giorno precedente.

Lavorare concentrandosi solo sulla giornata spesso vuol dire perdere la visione generale e questo molto spesso porta a caricare troppo le singole giornate perché vengono vissute al massimo delle proprie capacità.

Così come è fondamentale, nel momento in cui si sceglie di avere un’agenda, averne solo una e non una di lavoro e una personale, è altrettanto importante considerare la pianificazione delle attività e non la singola giornata.

Nell’arco della giornata ci sono attività che pesano e altre che piacciono, ed è importante alternarle nel rispetto del proprio personale bilancio di energie, ma allo stesso modo non puoi pensare che tutte le giornate della settimana siano al 100% del tuo carico energetico.

Ecco, quindi, che uscire dalla visione del singolo giorno porta a essere più obiettivi, a non sovraccaricare le giornate e a valutare che, se c’è una giornata densa di impegni, forse quella seguente deve essere più morbida e solo se vedi più giorni insieme non ti devi ricordare a mente la sequenza delle giornate pesanti, vedi a colpo d’occhio i momenti intensi.

Inoltre, se utilizzi tecniche di produttività che aiutano a dividere le attività, come il metodo Hoppel, è molto più semplice capire a cosa è “dedicata” una giornata in un’agenda pluri-giornaliera.
Se non conosci questo metodo, molto in sintesi, punta ad aumentare la propria produttività dividendo la settimana in giornate dedicate al lavoro, alle commissioni e a sé. È molto utile ed efficace, ma ha bisogno di una visione un po’ più ad ampio spettro della singola giornata.

Spero proprio di averti convinto…

Se vuoi uscire dal concetto di urgente, immediato, smetti di usare la tua agenda come una lista, perché così si finisce con un’agenda giornaliera e ampia la tua visione!

Se non ti ho ancora convinto, ecco qualche caso nei quali è invece utile un’agenda giornaliera, magari tu fai parte di queste categorie:

  • chi fa lavori fatti di soli appuntamenti, lavora da solo e non si sposta dal proprio ufficio o negozio: medici, parrucchieri;
  • chi lavora senza necessità di interagire con altre persone e svolge lavori a numero dei quali deve tenere traccia: sarti, centralinisti;
  • gli studenti: inizialmente è utile un diario giornaliero per semplificare il concetto di quando fare quali compiti, per focalizzarsi solo su un giorno.

Se non rientri in queste categorie, non significa che tu non debba avere un’agenda giornaliera, solo ti consiglio di non dedicarla alla gestione del tuo tempo, ma ad altri compiti altrettanto belli ed importanti, te ne suggerisco due:

il diario della gratitudine e il vero e proprio diario.

Nel primo caso un’agenda giornaliera è utile per concertarsi su un giorno solo e non “copiare” da quelli precedenti. Non sentirti dovere di riempire tutta la pagina si intende! Ma sfrutta la divisione per giornate.

Nel secondo caso è utile perché avrai spazio a sufficienza e un po’ ti obbligherai a scrivere qualcosa ogni giorno. Se invece il diario è un’attività che ti piace, meglio andare direttamente su un bel quaderno, così avrai la libertà di scrivere quanto e quando vorrai.

Un’agenda giornaliera può essere utile anche per un diario dei 5 anni, nel quale, dividendo lo spazio per ogni giornata in cinque parti, ricorderai cosa è successo giorno per giorno per 5 anni.

 

Come vedi anche le agende giornaliere sono utili, ma bisogna capire bene per chi e in che contesto.

Ci sono tante altre soluzioni e nelle prossime settimane andremo a conoscerle meglio, quindi continua a seguire il blog 😊

Se invece tu usi l’agenda giornaliera e per te funziona, raccontami perché, così avrò un altro esempio da aggiungere alla mia lista!

 

 

Photo by Sincerely Media – Unsplash
Tutto è utile in un’agenda?

Tutto è utile in un’agenda?

Segliere un’agenda non è una cosa da poco. È uno strumento che ti segue per un anno intero e che rende il tuo lavoro e il tuo tempo più o meno efficace.

Spesso sottovalutata, l’agenda è una vera bussola tra gli impegni e giusto per complicare le cose ognuno ha la sua.

Non siamo tutti uguali, non facciamo le stesse cose nel tempo e quindi non possiamo lavorare tutti allo stesso modo.

Per questa ragione ho deciso di aiutarti a scegliere l’agenda del prossimo anno con i post di questo mese.

E per partire con il piede giusto ti dico tre cose che ci sono nella maggior parte delle agende che trovo decisamente poco utili, o meglio… inutili.

 

LA RUBRICA

Molte agende riportano nelle pagine finali la rubrica per segnare i contatti, magari raggruppate in tre lettere per pagina. Ora… questa parte è per me un lavoro inutile, o meglio, un doppio lavoro! Segnare qualcosa lì significa che, a fine anno, quando dovrai eliminare la rubrica, dovrai trascriverla… non la trovi una perdita di tempo? Io sì, molto meglio annotare subito i contatti in una rubrica che ti segue sempre, Google Contacts, ad esempio. E se puoi scrivi tutte le informazioni possibili nel contatto.

Inutile aggiungere di non usare queste pagine per le password vero? 😉

 

LA DATE IMPORTANTI

Una pagina in cui segnare le date da ricordare. Ora, se sono da ricordare, lo sono sempre, quindi, anche in questo caso, meglio non fare il doppio lavoro e segnarle subito nel posto giusto per te. Anche qui io ti consiglio uno strumento sempre disponibile e sempre aggiornato: Google Calendar. E mi raccomando, imposta l’opzione secondo la quale la data venga ricordata ogni anno!

 

LA PAGINA DELLE NOTE

Per anni ho usato l’agenda settimanale con la pagina delle note a fianco. Mi è sempre piaciuto scrivere, annotare, fare qualche lista, fino a quando ho capito che anche qui alla fine creavo un doppio lavoro di riscrittura: ciò che non si esauriva in quella settimana doveva essere riportato alla settimana dopo. Inoltre, se avevo preso un appunto che mi interessava, poi passavo molto tempo a ritrovare la settimana nella quale l’avevo annotato… anche qui tanto vale scrivere le cose subito al posto giusto!

Il mio consiglio, infatti, è quello di usare un foglio di lavoro durante il giorno che poi elimini a fine orario di lavoro, così tutte le note vanno già dove devono andare giorno per giorno.

 

Che ne pensi? La tua agenda ha queste sezioni? Le usi in modo diverso?
Sono curiosa di saperlo, quindi raccontamelo nei commenti!

 

Ma prima di lasciarti, ecco anche tre cose che invece mi piace avere nella mia agenda.

 

UNA PAGINA PER RICAPITOLARE

La pagina iniziale con i miei dati, in caso l’agenda venga persa, mai sottovalutare le distrazioni!

Mi piace in particolare quando questa pagina ha qualche informazione in più di carattere personale, due secondo me sono le cose importanti: i dati sanitari importanti e i numeri dei documenti di uso frequente.

Il primo perché repetita iuvant, se ci sono informazioni salvavita (allergie, gruppi sanguigni particolari) meglio annotarle in tutti i posti possibili, così, in caso di necessità, le informazioni saranno accessibili, proprio come ti raccontavo qui per il contatto di emergenza (ICE: In Case of Emergency).

Il secondo perché andare ogni volta a prendere il documento è noioso e quindi, visto che l’agenda è sempre a portata di mano, avere anche il numero della carta d’identità segnato o la tessera sanitaria, aiuta a velocizzare tutte le prenotazioni.

 

UNA PAGINA PER GLI OBIETTIVI

Amo molto tutte le agende che mi costringono a pensare cosa voglio fare o non fare per l’anno in corso. Credo fortemente nel potere della scrittura e quindi, mettersi a scriverle nero su bianco mi aiuta molto a impostare il lavoro dell’anno. Quindi sì a tutti gli spazi per la pianificazione per obiettivi, ma no alle pagine che poi mi chiedono di fare il punto settimana per settimana, giorno per giorno. Se hai voglia di farlo ti consiglio un’agenda dedicata, non dare anche quest’onere al tuo strumento di gestione del tempo settimanale, perché funzioni è bene che rimanga leggero e agile!

 

I NUMERI

Sì, li odio anch’io e quindi essere costretta a fare i conti mi aiuta. Avere una piccola sezione dedicata a ricapitolare entrate e uscite o le crescite e decrescite della mia attività lavorativa è sempre utile, prima di tutto la consapevolezza!

 

Anche qui, lo chiedo anche a te, la tua agenda ha queste sezioni? Io te le consiglio e nelle prossime settimane ti racconterò anche come scegliere la sezione delle giornate, il cuore dell’agenda e magari come usarla perché faccia proprio al caso tuo.

Segui il blog!

 

 

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3 cose che odio della formazione

3 cose che odio della formazione

Sì, amo fare formazione, e per me significa dedicarmi delle giornate, regalarmi la possibilità di migliorare e di crescere. Quindi è sempre un tempo ben investito, ma che deve essere anche ben studiato.

Ecco perché ci sono tre cose che quando mi capitano… mi fanno innervosire molto.

 

MATERIALI IMPOSTI

La sostenibilità si vede dalle piccole cose e soprattutto negli eventi è interessante vedere quanto gli organizzatori puntino a evitare sprechi inutili.

Quali? Beh, partiamo dai gadget. Servono sempre e li vogliono comunque tutti? Rispettiamo anche chi non li vuole e preferisce non prenderli, quindi non imponiamoli.

Idem cartellina, penne e blocchi. Diamo la possibilità di scelta, magari mettendoli a disposizione in un posto chiaro e visibile, così chi ne avrà bisogno li userà e chi invece preferisce usare i propri strumenti non dovrà farsi carico anche di quelli del corso.

Ormai i materiali non mi stampa più nessuno, per fortuna oserei dire, perché tanta carta è stata sprecata per far vedere mini slide… ma questo non vuol dire che quei materiali poi non possano essere condivisi. Mi dà molto fastidio, parlando di materiali, non sapere se quello che vedrò verrà poi condiviso e come.
Fai rilassare i tuoi partecipanti e dillo da subito, anche se la risposta è no, va bene lo stesso, ma almeno ci si sa regolare.

 

NON RISPETTO DEI TEMI

Una giornata di formazione è comunque un giorno tolto al proprio tempo di lavoro per tutti, quindi è bene essere molto rispettosi anche di questo regalo che i partecipanti fanno agli organizzatori. Per questa ragione rispettare i tempi in agenda e permettere alle persone di conciliare la formazione con il resto è fondamentale.

Si intende, un quarto d’ora di ritardo è accademico, oltre no. Quindi far perdere un treno di rientro o non permettere di partecipare ad altri impegni per un ritardo di mezz’ora, un’ora sulla tabella di marcia… proprio no.

 

IMBARAZZO

La formazione è anche un momento per conoscere altri professionisti e condividere informazioni ed esperienze, ma questo non può essere demandato tutto all’inclinazione personale e ai momenti di pausa.

Ecco, quindi, che tutte le attività che aiutano a far conoscere le altre persone, le fanno interagire con semplicità, divertendosi e senza imbarazzo sono le benvenute, sarà tutto tempo risparmiato dopo e renderanno i momenti di condivisione realmente proficui.

 

Se questo post ti è piaciuto… ho ben di più per te: un intero percorso per imparare a fare formazione, per creare eventi di valore! Puoi scegliere il webinar che fa per te e approfondire un aspetto specifico, preferire una visione un po’ più ampia con un pacchetto o vederli tutti, proprio in base a ciò che ti serve! E se questo non fosse abbastanza… beh, ci siamo io ed Enrica ad aspettarti per una consulenza personalizzata.

Sei curioso? Vieni a scoprire il progetto, si chiama ORGANIZZAZIONE AL QUADRATO! 

Photo by Nick Morrison – Unsplash

 

Il tempismo nella formazione

Il tempismo nella formazione

 

Tempo e formazione devono andare d’accordo e spesso non è così, le informazioni arrivano nel momento sbagliato e questo significa solo che non troveranno terreno fertile e saranno perse.

In breve, hai mai pensato che il tempismo sia tutto anche nella gestione di un corso, di un evento?

Eh, sì, che si tratti di un evento on line, in presenza, di un giorno, di mesi… valgono sempre le stesse regole!

 

MOLTO TEMPO PRIMA

Come ti spiegavo la scorsa settimana la difficoltà è avere già tutto chiaro fin dall’inizio per poi ricordare le cose poco prima o durante.

Le agende, i programmi dei corsi nascono molti mesi prima dell’inizio, ma devono da subito prevedere una buona gestione del tempo. A cosa mi riferisco? Orari di inizio e fine interventi, spazi per le domande, le pause e, nel caso ci siano spostamenti, tempi tecnici di partenza e arrivo.

Un po’ un corso lo devi immaginare da subito nel dettaglio e tanto sarai specifico, tanti inghippi ti toglierai dopo.

Cosa dovrai ad esempio discutere con gli esperti che coinvolgerai:

  • che scopo ha il tuo evento, il tuo corso
  • a che titolo li coinvolgi (i tuoi relatori possono avere diverse expertise)
  • di cosa vuoi che parlino e per quanto tempo
  • chi sono i partecipanti
  • i compensi, cosa è incluso e cosa no
  • come gestirai il materiale rispetto al diritto d’autore e se hai bisogno di darlo ai partecipanti

 

Cosa dovrai anticipare ai partecipanti:

  • che scopo ha il tuo evento, il tuo corso
  • perché è utile partecipare, cosa si ottiene
  • tutte le informazioni logistiche necessarie a far capire l’impegno del tuo evento, del tuo corso
  • cosa è compreso, cosa no e quanto costa
  • come iscriversi

 

UN PO’ DI TEMPO PRIMA

Questo di solito è il tempo delle iscrizioni, ecco quindi che dovrà essere tutto un po’ pratico e il mio consiglio è: fai in modo che tutte le informazioni siano complete.

Se hai lavorato bene sui form, ci saranno tutte e solo le informazioni che ti servono, quindi basterà raccogliere i dati in modo completo e chiaro per te, magari in un foglio Excel ben fatto. Da qui scenderà tutta la tua logistica interna: liste partecipanti, rooming list, lavori di gruppo, navette, rimborsi e via dicendo.

Sarà anche il momento di fare i conti con gli esperti: chiedi il materiale con anticipo, ma solo per verificare la conformità alle tue richieste ed evitare inutili ripetizioni di contenuti.

 

POCO TEMPO PRIMA

La cosa importante è davvero il tempismo, cioè capire cosa vuol dire poco tempo prima, che non è un mese prima, né il giorno prima.

Il rapporto con i tuoi esperti e i tuoi partecipanti va costruito e se molto tempo prima hai parlato di valori, contenuti, obiettivi e struttura… ora si va sul pratico.

La settimana scorsa ti dicevorepetita iuvant”, ed è vero, ma è anche vero che tante cose vanno rinfrescate poco prima, e intendo qualche giorno prima, e tante altre è meglio non dirle.

 

Vediamo cosa dire:

  • ricordare gli orari di inizio e fine
  • dare informazioni su come raggiungere il luogo dell’evento, del corso, sì era tutto chiaro fin dall’iscrizione, ma è il caso di ripetere e scrivere le cose “for dummies”: più semplice è meglio è. Immagina il partecipante che sta chiudendo le mille cose di lavoro che ha da fare e pensa “domani sono al corso, ci penso dopo”. E quel dopo diventa quando si mette in macchina per arrivare, cioè la mattina stessa… non è meglio lasciare il link per il navigatore?
  • ripetere informazioni che si sono aggiunte all’ultimo e che si possono essere perse. Se c’è qualche punto delicato (una cosa che va o non va fatta assolutamente), meglio ripeterlo una volta in più.
  • mandare una copia del programma
  • ricordare se c’è qualcosa da saldare, quanto e come

 

E cosa non dire:

  • non mandare materiale informativo, pubblicitario
  • non ricordare tutto quello che succederà al corso, all’evento, ora deve essere tutto molto pratico, sintetico e mirato
  • non perdere tempo a ricordare obiettivi e valore del corso, le iscrizioni sono chiuse e questo andrà ora testato sul campo, anche da come sono organizzate le cose
  • non esagerare con le comunicazioni: meglio una mail, riassuntiva e riepilogativa, che sette, con informazioni a pezzetti o come semplice ripetizione con l’idea che così almeno una verrà letta, se poi avrai davvero necessità di dare un’ulteriore importante comunicazione… verrà persa.

 

DOPO IL CORSO

Altro momento magico…

Dovrai essere veloce a condividere materiali, attestati e via dicendo, ma concluse le cose più pratiche… ecco il momento dei feedback e della condivisione, sfruttalo tutto!

È il momento di sapere come è andata, di intessere relazioni per il futuro e non chiudere le porte, ma gettare già le basi per le prossime edizioni!

 

Ho tralasciato il durante, e qui ce ne sarebbe da raccontare! Il durante è fatto di tanti momenti, c’è l’apertura dell’evento, le singole giornate…. Ma se questo articolo ti è piaciuto, qui c’è pane per i tuoi denti!

Il mio nuovo progetto, creato con la collega Enrica Maria Laveglia, che ti permette di fare questi insegnamenti tuoi. Sì, ORGANIZZAZIONE AL QUADRATO è ciò che ti serve per creare eventi di valore, dalla giornata di formazione al corso a più edizioni, vieni a conoscerci!

 

 

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Cinque tips per i tuoi corsi

Cinque tips per i tuoi corsi

Ci sono corsi e corsi, eventi ed eventi, e se hai in mente di organizzarne uno a breve, stai leggendo l’articolo giusto.

Ne ho organizzati decine e decine, per un totale di più di dieci anni di lavoro, e alla fine ho deciso che un buon corso, o un buon evento si riconosce subito.

Ci sono davvero tante cose sulle quali si può lavorare per fare un lavoro ben fatto e far sì che i tuoi partecipanti non siano solo soddisfatti, ma anche spinti a seguirti e a tornare alle edizioni successive, ma cinque sono le cose davvero indispensabili.

 

CONTATTI

 L’agenda di un corso è uno strumento fondamentale, perché ti fa sempre sapere quando succederà che cosa, ma c’è una cosa in più che fa la differenza: i contatti.

Quali mettere? Tutti!

Sì, ci sono gli esperti che tengono le lezioni, ci sono i partecipanti e c’è lo staff. Sono tutte persone che, a diverso titolo, fanno parte del tuo corso o del tuo evento.

Vuoi facilitare le cose sia a chi partecipa, sia a chi tiene le lezioni, sia a te che le organizzi?

Metti i nomi!

 

In particolare:

  • in agenda metti i nomi di chi tiene gli interventi, ma se ti va crea anche una lista dei relatori con una breve bio, sarà molto apprezzata, darà credibilità a chi hai coinvolto, ti permetterà di fare delle presentazioni sintetiche a voce e soprattutto ti eviterà di dover mettere tutto in agenda, che così sarà più snella e facile da leggere;
  • lasciare i contatti delle persone coinvolte nelle lezioni ti permetterà, inoltre, di rimandare domande fuori tempo o gli approfondimenti specifici, oltre a favorire future collaborazioni;
  • se il corso è più lungo di un giorno, o se pensi che il networking possa essere un valore aggiunto dei tuoi eventi, crea anche la lista partecipanti, così tutti potranno rimanere in contatto anche dopo il corso;
  • crea anche una lista staff, farai vedere quanto lavoro c’è dietro a ciò che organizzi e lascerai nuovi semi per il futuro;
  • non lesinare sui badge e cavalieri: tu ricordi tutti i nomi, ma gli altri? Anche durante il coffe break?

Ovviamente il tutto nel rispetto delle norme della privacy, quindi chiedi sempre il permesso!

 

CHI FA COSA

Presenta te e il tuo staff e in particolare fai in modo che tutti, partecipanti e relatori, sappiano “chi fa che cosa”, eviterai e perdite di informazioni, domande fatte alle persone sbagliate, interferenze nel lavoro di tutto lo staff.

 

MATERIALI

Le persone amano sapere cosa succede, e non amano sentirsi a scuola, quindi evita di avere partecipanti che si trasformino in scrivani, si alzino in continuo per fotografare le slide e ti assillino richieste sui materiali presentati: fai sapere subito ciò che verrà dato e cosa no, fai sapere come verrà dato (chiavetta, portale con password, via we transfer e simili, via mail) e sii molto attento a raccogliere le ultime versioni delle presentazioni e dei vari documenti presentati, sarà davvero un valore aggiunto per i tuoi corsi!

Inutile ricordarti anche qui l’attenzione alla privacy e al diritto d’autore. Tutto dovrà essere condiviso nel modo consono e nel pieno rispetto di chi ha creato i materiali.

 

REPETITA IUVANT

Tu organizzi il corso e per te è tutto chiaro, ma le persone possono leggere al momento l’agenda o le informazioni che stai dando, è quindi fondamentale creare dei momenti a inizio giornata, a metà e alla fine che ricordino i tempi, gli argomenti o se sta per succedere qualcosa di particolare, ad esempio attività di interazione nei quali è prevista la partecipazione dei corsisti (giochi di ruolo, casi studio, workshop) o spostamenti di aula, o, ancora, eventi extra corso: una cena, una visita…

 

TEMPISMO

Le persone si staccano dal lavoro e dalla propria vita per venire ai tuoi corsi e iniziano a metterci veramente la testa proprio quando entrano in aula. Quindi, se hai previsto attività che richiedono un po’ di studio o anche solo la lettura di un testo, lascia il tempo per poterlo fare, non pensare che mandando le cose prima, via mail, i partecipanti si faranno trovare preparati. Una piccola parte sì, ma è necessario rispettare le esigenze di tutti e tarare i tempi e le attività su chi ha meno tempo, quindi su chi leggerà il tutto al momento.

 

Ti sono piaciuti questi cinque consigli? Sono un assaggio di quello che puoi trovare su ORGANIZZAZIONE AL QUADRATO, il mio nuovo progetto fatto a quattro mani che ti insegna a creare eventi di valore!

Troverai tanti webinar su questi e altri argomenti, potrai scegliere se approfondire un solo aspetto o tutto ciò che serve per creare un evento formativo con i fiocchi, come preferisci nel rispetto delle tue esigenze. E se questo non fosse abbastanza, puoi scriverci e organizzeremo un incontro ad hoc!

Vieni a scoprire il progetto!

 

 

Photo by Nick Morrison – Unsplash