Quale agenda compro?

Quale agenda compro?

“Quale agenda compro?”

Questa la domanda che mi è stata fatta non meno di tre volte nell’ultima settimana.

Non potevo certo ignorare questa richiesta d’aiuto!

La scelta dell’agenda non è semplice e porta con sé molte riflessioni e implica molte scelte.
Non è quindi da sottovalutare, ma non è nemmeno da idealizzare. Si può infatti provare, sbagliare e cambiare!

 

L’agenda è un vero strumento e deve essere utile a te, a te soltanto, per gestire il tuo tempo.
Quindi è l’agenda che si deve adattare a te, non tu all’agenda.

Per questo è importante scegliere l’agenda con attenzione, ma senza troppa paura.

Quando ne parlo dico spesso infatti che l’agenda non è utile per tutti e non è utile sempre. L’idea pare balzana, ma se ci pensi un buon calendario e delle ottime liste sono già una gestione del tempo. Te ne parlavo anche qui.

Se lavori, o hai lavorato, con me sai che l’agenda è il punto finale di un percorso di consapevolezza e di riflessione su cosa cerchi in uno strumento, quali sono le tue esigenze, ciò che ti piace e dei principali generali organizzativi per non andare contro la tua produttività personale. Nasce quindi da una vera e propria consulenza e non può essere riassunta in una lista per gli acquisti.

Fatta questa precisazione possiamo comunque riflettere insieme su alcuni aspetti ai quali prestare attenzione per una scelta corretta di ciò che fa per te.

 

GRANDEZZA

 

Il formato è fondamentale e dipende dall’uso (agenda da scrivania, da borsa), dal lavoro (pensa alla differenza di appuntamenti tra una parrucchiera e un rappresentante), dalle abitudini alla scrittura (c’è che non ama scrivere in piccolo e chi non riesce che a scrivere in piccolo).

Su questo aspetto, determinante, ho scritto un post lo scorso anno proprio in questo periodo: lo puoi leggere qui.
Troverai anche una riflessione sulle agende dedicate, ad esempio per gli insegnanti o i parrucchieri.

 

FORMATO

 

Anche su questo, se mi segui, sai che insisto molto, in particolare sulla necessità di uscire dall’agenda formato giornaliero in favore di un formato settimanale. In estrema sintesi, usare una versione settimanale aiuta a uscire dall’urgenza della giornata e dare un respiro alla tua pianificazione. Qui il post completo.

Ma anche di formati settimanali ne esistono diversi.

 

Formato classico – verticale

 

C’è il formato più classico che prevede una divisione verticale della pagina dal lunedì al venerdì e poi, con spazio ridotto, sabato e domenica.

Questo è generalmente quello più utile che permette di segnare le varie attività come blocchi e quindi evita di sovraccaricare le giornate.

Fai però attenzione ad alcuni aspetti:

  • orario di inizio e fine (generalmente dalle 8.00 alle 20.00): se le tue attività sono principalmente fuori dagli orari indicati, meglio un formato senza ore, solo con le righe;
  • spazio per il pranzo e per la cena: se usi l’agenda anche per fare un menù, guarda se c’è spazio a sufficienza;
  • se ti piace definire i tuoi obiettivi giornalieri o se usi l’agenda anche come diario della gratitudine: c’è un piccolo spazio anche per questo?

Non ultimo guarda il contorno della pagina: spesso ci sono degli spazi per una generica “to do list” o per le telefonate, le mail… se sì, ti servono? Quando le useresti? Non sono impegni che andrebbero già messi nelle varie giornate? Valuta anche che non ci sia qualcosa che anziché aiutare, ti confonde.

In alcune versioni questi spazi sono lasciati bianchi, ecco che diventano perfetti per gli obiettivi, il tracciamento delle abitudini o anche solo per una frase che ti piace e ti ispira.

 

Formato classico – con pagina bianca

 

C’è poi il formato settimanale su una pagina e a fianco una pagina bianca.

Questo formato è utile per chi ha pochi appuntamenti e gestisce bene le note. Sì, perché quella bellissima pagina a lato è un’enorme tentazione per scrivere note che poi rimarranno lì e saranno dimenticate… quindi fanne buon uso!

 

Formato a 8 – con divisione semplice in spazi bianchi

 

Questo è un formato che trovo raramente e che mi piace perché permette una libera pianificazione per orari e attività.

Di fatto la pagina bianca è divisa in 8: 7 i giorni della settimana più uno spazio libero. È utile però a chi ha dimestichezza con la gestione degli spazi bianchi e non risente della mancanza delle ore già scritte.

 

Formato misto – bianco, con orari

 

Questa è un’ottima via di mezzo tra il formato classico verticale e uno spazio che permette di segnare elementi senza ora specifica, obiettivi e piccole note.

Lo trovo ottimo, perché prende il meglio di tutti i formati sopra, quindi è il mio preferito, solo è un po’ raro.

 

ESTETICA

 

Contorno della pagina

 

Al formato si accompagna il contorno. Il contorno della pagina è fondamentale per l’uso di un’agenda che non sia un calendario, dove cioè non segni solo appuntamenti e impegni.

Alcune cose le ho già scritte sopra, ma le riprendo per semplicità. Guarda ad esempio lo spazio dedicato alla prima parte della mattina, alla sera, ai pasti se hai attività in questi momenti.

Allo stesso modo guarda se ci sono spazi per gli obiettivi settimanali, le riflessioni sulla gratitudine o per tenere traccia di abitudini, spese, scadenze, urgenze reali… insomma, qui sta la vera chicca, sta nel capire le tue esigenze e come userai l’agenda.

Valuta che ci sia lo spazio che ti serve e che ti supporti come strumento e, allo stesso tempo, che non ci sia null’altro di troppo.

Ma ci sono anche altre cose utili: il calendario del mese in piccolo, ad esempio, ma anche la possibilità di aprire l’agenda velocemente a quella pagina, o un rimando alle settimane dell’anno… tante piccole cose che rendono un’agenda il tuo strumento.

 

Ti deve piacere e basta!

 

E l’estetica non finisce qui, perché in chiusura ti dico una delle cose più importanti per scegliere l’agenda: ti deve piacere.

E per piacere vuol dire che deve avere una copertina che ami davvero, la vedrai per più di 360 giorni, e che i colori dell’interno ti devono invitare a scrivere, così come la grafica: spessori di linee, caratteri, colori… devono essere gradevoli per te.

Io, ad esempio, scarto la maggior parte delle agende perché hanno le righe troppo segnate o troppo piccole! Ma se tu ami scrivere con colori forti o accesi e non in nero, sono perfette!

 

Non dimenticare il tatto

 

Estetica, per finire, è anche la carta: quindi in base alle penne e matite che usi, scegli la carta che fa per te: spessa se ami i pennarelli, velina solo se usi matite.

 

E per oggi ci fermiamo qui… hai un po’ di informazioni in più per fare la tua scelta? Se la risposta è sì ne sono davvero felice! E mi farebbe piacere se nei commenti mi raccontassi la tua scelta.

Se invece sei nella confusione più totale e stai tornando al punto di partenza… Fermati! Respira e clicca qui sotto… c’è il mio servizio per te:

un’ora di consulenza on line in cui chiacchiereremo sulle tue esigenze e al termine del quale vedremo qual è la tua agenda ideale e, a seguire, ti darò qualche suggerimento per gli acquisti. Si chiama Cyclamen,

che è il latino di ciclamino, una “pianta facile da coltivare e molto generosa: con le giuste cure può fiorire abbondantemente per mesi e produrre molti semi.” Così vorrei fosse la mia consulenza per te, e che, come i bulbi del ciclamino che riposano nel terreno per risplendere colorati di anno in anno, anche tu potessi portare con te i tuoi strumenti organizzativi e i tuoi frutti!

Foto by Media Cd – Unsplash
Mi voglio regalare Cyclamen, la mia consulenza sull'agenda!

“Oh, caspita, è domani la scadenza!”

“Oggi proprio non riesco a fare altro, la scadenza è ormai troppo vicina”

“Va beh, pazienza, questa scadenza è persa, prendiamo la prossima”

 

Ti è mai capitato di dire una di queste cose? Se la risposta è sì, forse questo post ti sarà utile.

Partiamo con le buone notizie, il fatto che la scadenza sia in calendario è un’ottima cosa: vuol dire che sei una persona organizzata.

Stai tirando un sospiro di sollievo? Mi fa piacere!
Ancora una volta ti ricordo che, uno, capita a tutti di scordare qualcosa o di perdersi di tanto in tanto dei pezzi, due, siamo tutti perfettibili e cioè migliorabili.

Il fatto che un evento chiaramente definito nei tempi e nelle circostanze trovi spazio nel calendario è un ottimo punto di partenza che non deve essere dato per scontato.

Spesso il circolo dell’azione si ferma prima con un “poi lo segno”, “ci penso, tanto me lo ricordo” e via dicendo. Invece è proprio così: definita una scadenza è molto meglio per la tua serenità e produttività segnarla in calendario.

Ora però manca un altro piccolo passo, che è frutto di un’abitudine.

Proprio per questa ragione, che tu sia o meno una persona organizzata, può capitare che quest’abitudine non ci sia o che non sia costante nel tempo.

Di che abitudine parlo? Di quella dell’anticipazione o della revisione.

Quel momento, cioè, nel quale decidi quando fare cosa.

L’azione di segnare in calendario una scadenza è perfetta, ma deve seguirne ancora un’altra.

E cioè prevedere un momento, nelle giornate prima nelle quali ti occuperai di quella cosa.

Se la scadenza è un appuntamento, basterà fare il punto della situazione e prepararsi.

Se è un appuntamento nel senso di riunione probabilmente ti richiederà un po’ di più del tuo tempo per essere sul pezzo: preparare dei documenti, controllare la logistica, fare mente locale… magari basterà un’ora il giorno prima.

Ma se la scadenza richiede il fatto di arrivare con le idee chiare e definitive a quel momento, beh, ci vuole un po’ di più di tempo.

Ecco che se la cosa segnata in calendario è la famosa lezione di prova per la quale devi però avere già l’attrezzatura, o se, peggio ancora, hai annotato la scadenza di un bando, ed è necessario pensare e scrivere un progetto… meglio fare un po’ di pianificazione, prima e non in quel momento.

Le decisioni richiedono tempo e anche il lavoro, quindi in questi casi segnare semplicemente le scadenze non è utile, o meglio, non è sufficiente.

Le soluzioni pratiche sono due.

La prima vale se non ami molto pianificare.

Quando segni la scadenza in calendario, un po’ di tempo prima (in base alla tipologia di cosa) segna una pre-scadenza che ti faccia prendere in mano la questione.

La seconda è invece una vera e propria abitudine, a mio avviso molto buona.

Abituati ad avere dei momenti nel corso della settimana in cui pianifichi le cose da fare. Nel concreto ti fermi e prendi in mano due strumenti fondamentali: calendario e liste delle cose da fare, a seguire, nell’agenda segni cosa farai quando.

Su questo punto sai che avrei molto altro da dire, ma intanto, in modo semplice iniziamo così 😉

E tu che tipo sei?

Non segni nemmeno la scadenza?
E se invece la segni, preferisci la prima o la seconda soluzione?
Raccontamelo nei commenti!

 

 

Photo by Syh – Unsplash

Il tempo è soggettivo?

Il tempo è soggettivo?

Secondo il Sistema Internazionale, l’unità di misura del tempo è il secondo.

Il campione ufficiale del tempo è pari a 9.192.631.770 periodi della radiazione emessa da un atomo di cesio quando salta fra due determinati livelli energetici.

Non segui già più? Ci sta, lo so.

Quello che voglio dire è che esiste un sistema di misurazione del tempo che lo definisce in modo assoluto, uguale per tutti e in tutti contesti, ma quello che sperimentiamo noi, nella vita quotidiana, è che… il tempo può essere di tanti tipi: oggettivo o soggettivo, ma assoluto o relativo.

Ci hai mai pensato?

Il tempo oggettivo è quello che non cambia rispetto a chi lo fa: se io o tu guardiamo un film, impieghiamo lo stesso tempo, idem se facciamo un viaggio in treno.

Il tempo soggettivo è la nostra percezione dello stesso: sarà più lunga o corta a seconda di quanto una cosa ti piace o ti pesa. Si dice infatti che il “tempo vola” o che “il tempo non passa più”, giusto?

Ma può esserci anche un assoluto e un relativo… e cioè la durata di un fatto di per sé: un viaggio, il tempo di funzionamento di una macchina ma che poi diventa relativo e che quindi può subire modifiche. Nel viaggio si possono fare delle soste, il tempo di esercizio di una macchina dipende da come io la imposto.

Questa relativizzazione è quello che ci aiuta nella gestione del tempo.
È il passo che ci permette di passare dall’astratto al reale.

E su questo vorrei fare con te due considerazioni importanti.

La prima è che, quando pensi al tempo, lo pensi rispetto al suo valore assoluto.

“Domani ho una riunione dalle 10 alle 11” e il tuo cervello pensa di essere impegnato un’ora. Poi nel concreto si aggiungono i famosi tempi dimenticati: tempi di apertura, chiusura, tempi di preparazione della riunione, eventuali ritardi…

La seconda è che, quando pianifichi al tempo, pensi ancora una volta al valore assoluto delle attività.

Voglio iniziare ad andare in palestra due sere a settimana. Peccato però che finisci di lavorare alle 7 e che alle 9 hai fissato, per le prossime due settimane, due incontri con amici di vecchia data.

Il tempo va gestito pensando non solo a quanto un’attività dura, ma anche a quelle che sono già in essere, a quelle cioè che incontra nella vita reale, che non possono essere cancellate e che è inutile non considerare.

A tutto questo aggiungi il primo concetto, cioè l’oggettivo e il soggettivo.

Impara cioè a ricordarti che se qualcosa non ti piace, ci metterai di più a farlo. E in questo senso il consiglio è sempre quello di imparare dalle esperienze passate: quando sbagli e sottostimi il tempo molto probabilmente è successo questo: era una cosa nuova, non ti piaceva o è successo un imprevisto.

Quando pianifichi non considerare il tempo oggettivo, ma quello soggettivo: quando non sai, non ti piace, sovrastima.

Inutile dire che, in tutti i casi, oggettivi o soggettivi, assoluti o relativi, in più aggiungi il tempo per l’imprevisto!

Sì, un atomo di cesio ti aiuta a misurare il tempo, ma una buona consapevolezza dei tuoi tempi ti aiuta a pianificarlo.

 

Fai spesso quest’errore di non valutare bene il presente, i tempi delle attività e la tua pianificazione va in fumo? Iscriviti al webinar gratuito “basta procrastinare” del prossimo 6 ottobre alle 14.00 e il primo passo sarà fatto!!

 

 

Photo by Age Barros – Unsplash
Sì, voglio iscrivermi al webinar gratuito!

Pianificare il tempo spesso è una presa di consapevolezza, una profonda consapevolezza di come stanno le cose.

L’immaginario è zeppo di cose che si vorrebbero fare e che non trovano spazio nella quotidianità.

E in questo periodo dell’anno, l’autunno, ancora di più.

Mille lezioni di prova, mille nuovi corsi… tanta buona volontà che si arena al primo ostacolo.

Se anche a te è capitato di non andare oltre al primo fascicolo del corso di inglese comprato in edicola, o di aver preso un corso on line e poi non averlo fatto, di aver pensato di iniziare un progetto e poi averlo posticipato e ancora posticipato… beh, sai cosa intendo.

Parliamoci chiaro, anche questa è una forma di procrastinazione.

È una procrastinazione che va a braccetto con una cattiva pianificazione.

Partiamo dalla prima: la procrastinazione. Come ti dico tante volte, è una brutta bestia, che colpisce tutti e che ha tante forme diverse per ostacolare il tuo lavoro.

In questo caso si tratta di capire bene quali sono le tue aspettative in merito a quel progetto o a quella attività.

Mi spiego meglio: vuoi davvero fare quel corso di inglese? Ti interessa veramente quella cosa per cui hai deciso di fare la lezione di prova? Quel progetto merita davvero le tue energie?

Aver chiari gli obiettivi e le proprie priorità è fondamentale per saper gestire il proprio tempo in modo produttivo.

Molte volte dici “provo, tanto è gratis” “mi piace, anche se non ho ben capito cosa sia” oppure non hai valutato quali possono essere le reali implicazioni di quella scelta: quanto ti occuperà quel corso, quanto impegno ti richiederà quel progetto?

Ecco che questa è una pianificazione mancata.

Non ti sto dicendo che prima di fare ogni passo devi pianificarlo per filo e per segno, ma avere un’idea a grandi linee, sì.

Se non pensi a cosa significa fare una scelta piuttosto che un’altra, un corso di inglese piuttosto che di cucina, se non valuti le implicazioni più importanti, un progetto che richiede almeno una riunione a settimana per imbastirlo, se non pensi a cosa già bolle in pentola, alla lezione di prova seguirà un corso, beh… sprechi il tuo tempo.

Ma ancor di più sprechi l’entusiasmo e l’abbrivio che l’inizio di un nuovo progetto dà. Quello che ti consente di passare dall’occasione alla routine, dall’eccezione alla quotidianità.

Ecco che per combattere questo tipo di procrastinazione, ci sta un po’ di pianificazione.
Una pianificazione a grandi linee, sommaria, ma quanto mai importante!
E prima ancora, una buona definizione di ciò che vuoi.

Ti piace pensare a questi aspetti? Ho quello che fa per te: un webinar gratuito nel quale parleremo proprio di questo. Io ed Eva Martini, Agile Coach e Chief Happiness Officer, ti aspettiamo il 6 ottobre alle 14.00 per parlare di obiettivi, procrastinazione e soprattutto per rivoltare la frittata: capire come fare il primo passo per evitare di tirar fuori i tuoi sogni nel cassetto e lasciarli sfumare via.

Iscriviti, è gratis!

  

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Sì, voglio iscrivermi al webinar gratuito!

Una buona chiusura ti salva la vacanza

Una buona chiusura ti salva la vacanza

Si sente l’aria delle vacanze e c’è sempre tanta voglia di chiudere il lavoro e dedicarsi un po’ a sé, non trovi? Poca è la voglia di state chiusi in ufficio e tanta quella di state un po’ a scaldarsi le ossa al sole!

Sì, in effetti è un momento in cui il lavoro si fa difficile, ma soprattutto in cui chiudere bene i lavori prima delle vacanze è davvero importante.

Se anche tu sei tra coloro che lavorano stancamente fino all’ultimo giorno e poi a malapena spengono il pc, questo è l’articolo che fa per te.

Inutile ricordarti che interrompere un po’ è fondamentale, per il tuo corpo, ma soprattutto per la tua mente. Ma ancora di più è importante chiudere le cose bene, senza per dirla con un proverbio “tirarsi la zappa sui piedi”.

La chiusura di un lavoro è in effetti meno semplice di quello che si pensa, perché molto si dà per scontato e si sottovaluta, ma, come sempre, un pizzico di organizzazione non possono che essere d’aiuto per non complicarti la vita in un secondo momento, quando dovrai riprendere il lavoro.

Il principio è semplice e universale:

fai una cosa alla volta e falla fino in fondo.

Se evitare il multitasking è cosa difficile, ancor più difficile è identificare l’ultima azione, quella che ti permette di mettere davvero la parola fine.

E su questo devi concentrarti in particolare nella chiusura o sospensione di un progetto prima di un’interruzione più o meno lunga come può essere quella delle vacanze.

Ecco alcuni esempi di chiusura vera e propria.

Per un progetto significa:

  • aver identificato le versioni finali dei documenti, eliminato le precedenti, archiviato le definitive;
  • aver inserito tutte le nuove informazioni nei relativi database: lista contatti, raccolte di pubblicazioni, raccolte di idee;
  • aver completato le procedure di feedback e revisione;
  • aver aggiornato format, procedure e check list;
  • aver chiuso deleghe e condivisioni con un adeguato follow up.

Per un evento significa:

  • aver fatto la versione finale dell’agenda;
  • aver completato le procedure di feedback e revisione;
  • aver aggiornato format, procedure e check list;
  • aver completato pagamenti e incassi;
  • aver fatto un follow up.

Per cose più semplici, come la lettura delle mail, significa:

  • aver letto e risposto a tutte le mail;
  • aver scaricato e archiviato tutti i dati di interesse;
  • aver eliminato o archiviato le mail dell’inbox.

 

Ecco tre esempi per farti capire come è necessario arrivare proprio in fondo alle cose e come invece ci si ferma spesso prima: si legge la mail e si lascia l’, o si archivia, ma l’allegato non è scaricato e messo nel posto giusto; di un progetto si lasciano insieme versione definitiva e precedente, senza annotare gli ultimi accordi con i partner per il futuro; per un evento non si controlla il budget e le fatture o non si analizzano adeguatamente i feedback.

Questa mancata attenzione ha un’importante conseguenza, che però non si sperimenta nel breve termine… e cioè il mal di pancia nel momento in cui si deve rimettere mano al progetto.

Le informazioni vanno raccolte e sistemate quando la mente è ancora fresca e soprattutto quando c’è ancora l’abbrivio del lavoro iniziato.

Sistemare e archiviare lontano dalla chiusura di un progetto è impensabile, così come sistemare un “muro” di mail.
Chiedersi come è andato un evento a distanza non ravvicinata equivale a dimenticare tutte le impressioni a caldo.

Sì, ok, non è necessario essere così categorici: entrambe le cose possono essere fatte in un secondo momento, ma a che prezzo? Sicuramente di grande energia e con molto tempo.

L’investimento fatto al momento non è altrettanto oneroso.

Quindi… fallo ora, in chiusura.

 

E se i progetti o le cose sono troppo grandi per essere chiuse del tutto, fai tutto ciò che riesci e poi annota fino a dove il lavoro è stato fatto e cosa manca, fallo pensando alla versione sciocca di te.

Vedrai che, prima dei momenti di vacanza, questa sarà una nota fondamentale da lasciare per il tuo rientro.

Ma si buono con te stesso, chiudi il più possibile, vedrai che ne gioverà il tuo lavoro e le tue vacanze!

 

Photo by Hugh Whyte – Unsplash