Il tempo è soggettivo?

Il tempo è soggettivo?

Secondo il Sistema Internazionale, l’unità di misura del tempo è il secondo.

Il campione ufficiale del tempo è pari a 9.192.631.770 periodi della radiazione emessa da un atomo di cesio quando salta fra due determinati livelli energetici.

Non segui già più? Ci sta, lo so.

Quello che voglio dire è che esiste un sistema di misurazione del tempo che lo definisce in modo assoluto, uguale per tutti e in tutti contesti, ma quello che sperimentiamo noi, nella vita quotidiana, è che… il tempo può essere di tanti tipi: oggettivo o soggettivo, ma assoluto o relativo.

Ci hai mai pensato?

Il tempo oggettivo è quello che non cambia rispetto a chi lo fa: se io o tu guardiamo un film, impieghiamo lo stesso tempo, idem se facciamo un viaggio in treno.

Il tempo soggettivo è la nostra percezione dello stesso: sarà più lunga o corta a seconda di quanto una cosa ti piace o ti pesa. Si dice infatti che il “tempo vola” o che “il tempo non passa più”, giusto?

Ma può esserci anche un assoluto e un relativo… e cioè la durata di un fatto di per sé: un viaggio, il tempo di funzionamento di una macchina ma che poi diventa relativo e che quindi può subire modifiche. Nel viaggio si possono fare delle soste, il tempo di esercizio di una macchina dipende da come io la imposto.

Questa relativizzazione è quello che ci aiuta nella gestione del tempo.
È il passo che ci permette di passare dall’astratto al reale.

E su questo vorrei fare con te due considerazioni importanti.

La prima è che, quando pensi al tempo, lo pensi rispetto al suo valore assoluto.

“Domani ho una riunione dalle 10 alle 11” e il tuo cervello pensa di essere impegnato un’ora. Poi nel concreto si aggiungono i famosi tempi dimenticati: tempi di apertura, chiusura, tempi di preparazione della riunione, eventuali ritardi…

La seconda è che, quando pianifichi al tempo, pensi ancora una volta al valore assoluto delle attività.

Voglio iniziare ad andare in palestra due sere a settimana. Peccato però che finisci di lavorare alle 7 e che alle 9 hai fissato, per le prossime due settimane, due incontri con amici di vecchia data.

Il tempo va gestito pensando non solo a quanto un’attività dura, ma anche a quelle che sono già in essere, a quelle cioè che incontra nella vita reale, che non possono essere cancellate e che è inutile non considerare.

A tutto questo aggiungi il primo concetto, cioè l’oggettivo e il soggettivo.

Impara cioè a ricordarti che se qualcosa non ti piace, ci metterai di più a farlo. E in questo senso il consiglio è sempre quello di imparare dalle esperienze passate: quando sbagli e sottostimi il tempo molto probabilmente è successo questo: era una cosa nuova, non ti piaceva o è successo un imprevisto.

Quando pianifichi non considerare il tempo oggettivo, ma quello soggettivo: quando non sai, non ti piace, sovrastima.

Inutile dire che, in tutti i casi, oggettivi o soggettivi, assoluti o relativi, in più aggiungi il tempo per l’imprevisto!

Sì, un atomo di cesio ti aiuta a misurare il tempo, ma una buona consapevolezza dei tuoi tempi ti aiuta a pianificarlo.

 

Fai spesso quest’errore di non valutare bene il presente, i tempi delle attività e la tua pianificazione va in fumo? Iscriviti al webinar gratuito “basta procrastinare” del prossimo 6 ottobre alle 14.00 e il primo passo sarà fatto!!

 

 

Photo by Age Barros – Unsplash
Sì, voglio iscrivermi al webinar gratuito!

Pianificare il tempo spesso è una presa di consapevolezza, una profonda consapevolezza di come stanno le cose.

L’immaginario è zeppo di cose che si vorrebbero fare e che non trovano spazio nella quotidianità.

E in questo periodo dell’anno, l’autunno, ancora di più.

Mille lezioni di prova, mille nuovi corsi… tanta buona volontà che si arena al primo ostacolo.

Se anche a te è capitato di non andare oltre al primo fascicolo del corso di inglese comprato in edicola, o di aver preso un corso on line e poi non averlo fatto, di aver pensato di iniziare un progetto e poi averlo posticipato e ancora posticipato… beh, sai cosa intendo.

Parliamoci chiaro, anche questa è una forma di procrastinazione.

È una procrastinazione che va a braccetto con una cattiva pianificazione.

Partiamo dalla prima: la procrastinazione. Come ti dico tante volte, è una brutta bestia, che colpisce tutti e che ha tante forme diverse per ostacolare il tuo lavoro.

In questo caso si tratta di capire bene quali sono le tue aspettative in merito a quel progetto o a quella attività.

Mi spiego meglio: vuoi davvero fare quel corso di inglese? Ti interessa veramente quella cosa per cui hai deciso di fare la lezione di prova? Quel progetto merita davvero le tue energie?

Aver chiari gli obiettivi e le proprie priorità è fondamentale per saper gestire il proprio tempo in modo produttivo.

Molte volte dici “provo, tanto è gratis” “mi piace, anche se non ho ben capito cosa sia” oppure non hai valutato quali possono essere le reali implicazioni di quella scelta: quanto ti occuperà quel corso, quanto impegno ti richiederà quel progetto?

Ecco che questa è una pianificazione mancata.

Non ti sto dicendo che prima di fare ogni passo devi pianificarlo per filo e per segno, ma avere un’idea a grandi linee, sì.

Se non pensi a cosa significa fare una scelta piuttosto che un’altra, un corso di inglese piuttosto che di cucina, se non valuti le implicazioni più importanti, un progetto che richiede almeno una riunione a settimana per imbastirlo, se non pensi a cosa già bolle in pentola, alla lezione di prova seguirà un corso, beh… sprechi il tuo tempo.

Ma ancor di più sprechi l’entusiasmo e l’abbrivio che l’inizio di un nuovo progetto dà. Quello che ti consente di passare dall’occasione alla routine, dall’eccezione alla quotidianità.

Ecco che per combattere questo tipo di procrastinazione, ci sta un po’ di pianificazione.
Una pianificazione a grandi linee, sommaria, ma quanto mai importante!
E prima ancora, una buona definizione di ciò che vuoi.

Ti piace pensare a questi aspetti? Ho quello che fa per te: un webinar gratuito nel quale parleremo proprio di questo. Io ed Eva Martini, Agile Coach e Chief Happiness Officer, ti aspettiamo il 6 ottobre alle 14.00 per parlare di obiettivi, procrastinazione e soprattutto per rivoltare la frittata: capire come fare il primo passo per evitare di tirar fuori i tuoi sogni nel cassetto e lasciarli sfumare via.

Iscriviti, è gratis!

  

Photo by Jordan Madrid – Unsplash
Sì, voglio iscrivermi al webinar gratuito!
Una buona chiusura ti salva la vacanza

Una buona chiusura ti salva la vacanza

Si sente l’aria delle vacanze e c’è sempre tanta voglia di chiudere il lavoro e dedicarsi un po’ a sé, non trovi? Poca è la voglia di state chiusi in ufficio e tanta quella di state un po’ a scaldarsi le ossa al sole!

Sì, in effetti è un momento in cui il lavoro si fa difficile, ma soprattutto in cui chiudere bene i lavori prima delle vacanze è davvero importante.

Se anche tu sei tra coloro che lavorano stancamente fino all’ultimo giorno e poi a malapena spengono il pc, questo è l’articolo che fa per te.

Inutile ricordarti che interrompere un po’ è fondamentale, per il tuo corpo, ma soprattutto per la tua mente. Ma ancora di più è importante chiudere le cose bene, senza per dirla con un proverbio “tirarsi la zappa sui piedi”.

La chiusura di un lavoro è in effetti meno semplice di quello che si pensa, perché molto si dà per scontato e si sottovaluta, ma, come sempre, un pizzico di organizzazione non possono che essere d’aiuto per non complicarti la vita in un secondo momento, quando dovrai riprendere il lavoro.

Il principio è semplice e universale:

fai una cosa alla volta e falla fino in fondo.

Se evitare il multitasking è cosa difficile, ancor più difficile è identificare l’ultima azione, quella che ti permette di mettere davvero la parola fine.

E su questo devi concentrarti in particolare nella chiusura o sospensione di un progetto prima di un’interruzione più o meno lunga come può essere quella delle vacanze.

Ecco alcuni esempi di chiusura vera e propria.

Per un progetto significa:

  • aver identificato le versioni finali dei documenti, eliminato le precedenti, archiviato le definitive;
  • aver inserito tutte le nuove informazioni nei relativi database: lista contatti, raccolte di pubblicazioni, raccolte di idee;
  • aver completato le procedure di feedback e revisione;
  • aver aggiornato format, procedure e check list;
  • aver chiuso deleghe e condivisioni con un adeguato follow up.

Per un evento significa:

  • aver fatto la versione finale dell’agenda;
  • aver completato le procedure di feedback e revisione;
  • aver aggiornato format, procedure e check list;
  • aver completato pagamenti e incassi;
  • aver fatto un follow up.

Per cose più semplici, come la lettura delle mail, significa:

  • aver letto e risposto a tutte le mail;
  • aver scaricato e archiviato tutti i dati di interesse;
  • aver eliminato o archiviato le mail dell’inbox.

 

Ecco tre esempi per farti capire come è necessario arrivare proprio in fondo alle cose e come invece ci si ferma spesso prima: si legge la mail e si lascia l’, o si archivia, ma l’allegato non è scaricato e messo nel posto giusto; di un progetto si lasciano insieme versione definitiva e precedente, senza annotare gli ultimi accordi con i partner per il futuro; per un evento non si controlla il budget e le fatture o non si analizzano adeguatamente i feedback.

Questa mancata attenzione ha un’importante conseguenza, che però non si sperimenta nel breve termine… e cioè il mal di pancia nel momento in cui si deve rimettere mano al progetto.

Le informazioni vanno raccolte e sistemate quando la mente è ancora fresca e soprattutto quando c’è ancora l’abbrivio del lavoro iniziato.

Sistemare e archiviare lontano dalla chiusura di un progetto è impensabile, così come sistemare un “muro” di mail.
Chiedersi come è andato un evento a distanza non ravvicinata equivale a dimenticare tutte le impressioni a caldo.

Sì, ok, non è necessario essere così categorici: entrambe le cose possono essere fatte in un secondo momento, ma a che prezzo? Sicuramente di grande energia e con molto tempo.

L’investimento fatto al momento non è altrettanto oneroso.

Quindi… fallo ora, in chiusura.

 

E se i progetti o le cose sono troppo grandi per essere chiuse del tutto, fai tutto ciò che riesci e poi annota fino a dove il lavoro è stato fatto e cosa manca, fallo pensando alla versione sciocca di te.

Vedrai che, prima dei momenti di vacanza, questa sarà una nota fondamentale da lasciare per il tuo rientro.

Ma si buono con te stesso, chiudi il più possibile, vedrai che ne gioverà il tuo lavoro e le tue vacanze!

 

Photo by Hugh Whyte – Unsplash
Deadline non ti temo

Deadline non ti temo

Le scadenze, a molti, fanno paura e danno fastidio.

Vengono vissute come un ostacolo alla propria libertà di azione, come un muro contro la creatività, come un’imposizione insensata.

Io credo invece che le scadenze siano un vero toccasana per la propria produttività.

Ma perché lo siano davvero devono diventare un vero strumento, semplice e pratico, della tua routine lavorativa.

Vediamo quindi quando le scadenze sono utili e quando fanno solo danno.

 

SFRUTTA LE DEADLINE

 

Per fare tuo questo strumento di lavoro è necessario che lo sfrutti per le sue potenzialità e cioè come aiuto nel definire i limiti per muoverti nella gestione del tuo tempo.

Questo significa che le deadline sono utili per regolare il tuo lavoro e quello degli altri.

Dire “ti spedisco il resoconto entro il mese” significa poi organizzarsi a ritroso per poter avere quel documento pronto. E allo stesso tempo significa che chi lo riceverà non ha ragione di “disturbare” prima di fine mese chiedendo novità.

Allo stesso modo, affermare “iniziamo a lavorare a questo progetto da maggio” significa far capire al team di lavoro che al momento si dovranno fare altri lavori per essere poi liberi a maggio per lavorare insieme al nuovo progetto.

Le scadenze inoltre sono fondamentali nelle deleghe: una volta definito l’accordo tra delegato e delegante sul quando aggiornarsi, entrambi hanno modo di lavorare in modo indipendente e senza ulteriori interferenze.

Anche quando si tratta di dover scegliere e decidere, avere delle scadenze è utile, perché sono dei punti di partenza per pianificare (ancora una volta a ritroso) dei momenti per valutare la scelta e altri per lasciar sedimentare le scelte fatte, arrivando così al momento della decisione con le idee più chiare.
La consapevolezza è ciò che abbiamo di più utile per gestire le nostre scelte!

 

GESTISCI LE DEADLINE

 

Perché le scadenze funzionino davvero devono essere ben gestite, bisogna cioè rispettino alcune caratteristiche: devono infatti essere condivise e sostenibili.

Condivise da tutte le persone coinvolte nell’attività, ma soprattutto sostenibili per tutti.

Questo significa che terranno conto dei carichi di lavoro e delle disponibilità di tutti.

E in merito alla sostenibilità significa anche che la progettualità che sta a monte (la famosa pianificazione a ritroso) deve tener conto di tutti gli aspetti e i tempi necessari.

Al contrario le deadline sono spesso imposte e non pianificate ed è questa la ragione per la quale non funzionano e diventano barriere od ostacoli di una vera e propria corsa contro il tempo.

 

ANTICIPA LE DEADLINE

 

Ultimo dettaglio organizzativo, se una deadline non è definita da te o è davvero importante, definiscine una tua, personale, un po’ di tempo prima, così da avere la certezza di poter gestire tutti gli eventuali imprevisti tuoi o del destino.

Questa è la sfumatura che vorrei facessi tua e che renderà le tue scadenze degli strumenti utili alla tua produttività personale e sostenibili per la tua gestione del tempo.

 

 

Photo by Will Francis – Unsplash
Famiglia e lavoro, un confine da rispettare

Famiglia e lavoro, un confine da rispettare

Il bello di una vacanza è staccare del tutto, mente e corpo, non trovi?

È utile e serve proprio per questo, e visto che non capita spesso di essere in vacanza è più facile rispettate questa piccola regola, al contrario ad esempio di un normale week end, dove lavorare un po’ un sabato o una domenica, può sfuggire.

In sintesi, tanto è facile pensarlo per una vacanza, tanto è difficile applicarlo nella quotidianità, soprattutto con una famiglia.

 

“Dai, questo lo faccio sabato, mi porto a casa dall’ufficio solo questa cartellina…” (e in verità poi serve molto di più per finire quel lavoro) “poi il resto del week end è tutto per la famiglia” (fine della frase per farsi sentire meglio).

 

“Devo proprio cercare quel corso di rugby per mio figlio, cerco cinque minuti in internet” e poi salta una mezz’ora di lavoro.

 Ecco nel concreto cosa significa non separare gli spazi.

 

Capita a tutti di avere un’urgenza dell’ultimo minuto e di dover sacrificare un po’ del tempo domestico portando a casa il lavoro o di dover risolvere un imprevisto famigliare durante il tempo di lavoro, e non è un problema nessuna delle due cose, solo deve essere un’eccezione e non la regola.

Poter dividere i tempi e le cose da fare è davvero utile per godersi appieno entrambi gli aspetti: lavoro e famiglia.

Potersi dedicare mente e corpo alla propria famiglia è una cosa bella e giusta, così come dedicarsi ai propri spazi personali se si è scelto di non avere una famiglia (leggi questo post anche in questo modo), ma è altrettanto importante potersi dedicare mente e corpo al lavoro, non solo per non mancare di professionalità, ma perché capita che serva anche per riposarsi dalle questioni di famiglia 😉

Come fare quindi per evitare di portarsi il lavoro a casa o la casa al lavoro?

 

Orario di lavoro

Come abbiamo visto in tutti i post di questo mese, è fondamentale avere un buon orario di lavoro e di rispettarlo: c’è il tempo del lavoro e c’è il tempo della famiglia.

Aggiungerne da una parte significa toglierne dall’altra, le giornate hanno sempre 24 ore.

 

Calendario

Idem avere un calendario unico permette di gestire meglio il tempo, tutto: quello personale, di famiglia e di lavoro.

 

Liste

Le liste aiutano tantissimo, perché permettono di scaricare la mente da ciò che appartiene agli aspetti dell’uno e dell’altro campo.

Sì quindi alle liste di casa (spesa, commissioni, cose da fare insieme, film da vedere, posti da visitare….) e sì alle liste di lavoro, possibilmente divise per progetto.

L’unica accortezza riguardo alle liste è quella di scegliere il giusto sistema per realizzarle. Sulla carta se è un’unica persona a consultarle e tendenzialmente sempre dallo stesso posto, sul digitale se deve essere utilizzata da più persone o in luoghi diversi.

 

Routine di apertura e chiusura

Per potersi dedicare mente e corpo è utilissimo avere una procedura che ti permette di entrare nel mood lavoro o nel mood famiglia e questo significa chiudere un aspetto e aprire l’altro.

In questo senso funzionano tanto le routine di apertura e chiusura del lavoro.

La prima è utile a scaricare la mente da ciò che devi fare una volta finito il lavoro, a riguardare i programmi della giornata e a rivedere le priorità.

La seconda è utile a scaricare la mente dalle cose non fatte, a riordinare e archiviare quelle fatte, e a preparare il terreno a quelle per domani.

 

Usa gli allarmi

Hai paura di non ricordare di andare a prendere tuo figlio a scuola e guardi sempre il telefono? Temi di non ricordare una riunione da tanto sei immerso in altro? Metti un allarme! L’importante è che tu lo metta considerando i tempi giusti e cioè non quando avviene la cosa, ma quando devi “liberare la testa” per dedicarti a quella cosa, quindi quando devi chiudere il lavoro per andare a prendere tuo figlio o quando devi sistemare le ultime due cose a casa per collegarti alla riunione.

 

Buffer zone

Utilizza quello spazio temporale e fisico che separa la casa dal lavoro e viceversa per spostare la tua attenzione da un ambiente all’altro. Se hai fatto bene la pianificazione dei tempi e le routine di chiusura, questo è il momento per rilassare la tua mente e lasciarle fare mente locale. Come sai la mente ricorda tutto, e quindi spontaneamente chiuderà i cerchi aperti per farti riempire le ultime caselle… “ah, sì, ho dimenticato di mettere nella lista della spesa il latte” “giusto, non ho scritto la mail per l’incontro di maggio”, non resta che aggiungere il punto nella lista corretta e chiudere la questione.

 

Che ne dici, si può fare?

Sì, puoi avere un tempo di lavoro e uno di famiglia (o personale) e vivere entrambi nel pieno delle tue capacità!

Non ti resta che mettere in pratica i punti che ti ho raccontato, da quale vuoi partire?

 

 

Photo by Mario Gogh – Unsplash