Cinque tips per i tuoi corsi

Cinque tips per i tuoi corsi

Ci sono corsi e corsi, eventi ed eventi, e se hai in mente di organizzarne uno a breve, stai leggendo l’articolo giusto.

Ne ho organizzati decine e decine, per un totale di più di dieci anni di lavoro, e alla fine ho deciso che un buon corso, o un buon evento si riconosce subito.

Ci sono davvero tante cose sulle quali si può lavorare per fare un lavoro ben fatto e far sì che i tuoi partecipanti non siano solo soddisfatti, ma anche spinti a seguirti e a tornare alle edizioni successive, ma cinque sono le cose davvero indispensabili.

 

CONTATTI

 L’agenda di un corso è uno strumento fondamentale, perché ti fa sempre sapere quando succederà che cosa, ma c’è una cosa in più che fa la differenza: i contatti.

Quali mettere? Tutti!

Sì, ci sono gli esperti che tengono le lezioni, ci sono i partecipanti e c’è lo staff. Sono tutte persone che, a diverso titolo, fanno parte del tuo corso o del tuo evento.

Vuoi facilitare le cose sia a chi partecipa, sia a chi tiene le lezioni, sia a te che le organizzi?

Metti i nomi!

 

In particolare:

  • in agenda metti i nomi di chi tiene gli interventi, ma se ti va crea anche una lista dei relatori con una breve bio, sarà molto apprezzata, darà credibilità a chi hai coinvolto, ti permetterà di fare delle presentazioni sintetiche a voce e soprattutto ti eviterà di dover mettere tutto in agenda, che così sarà più snella e facile da leggere;
  • lasciare i contatti delle persone coinvolte nelle lezioni ti permetterà, inoltre, di rimandare domande fuori tempo o gli approfondimenti specifici, oltre a favorire future collaborazioni;
  • se il corso è più lungo di un giorno, o se pensi che il networking possa essere un valore aggiunto dei tuoi eventi, crea anche la lista partecipanti, così tutti potranno rimanere in contatto anche dopo il corso;
  • crea anche una lista staff, farai vedere quanto lavoro c’è dietro a ciò che organizzi e lascerai nuovi semi per il futuro;
  • non lesinare sui badge e cavalieri: tu ricordi tutti i nomi, ma gli altri? Anche durante il coffe break?

Ovviamente il tutto nel rispetto delle norme della privacy, quindi chiedi sempre il permesso!

 

CHI FA COSA

Presenta te e il tuo staff e in particolare fai in modo che tutti, partecipanti e relatori, sappiano “chi fa che cosa”, eviterai e perdite di informazioni, domande fatte alle persone sbagliate, interferenze nel lavoro di tutto lo staff.

 

MATERIALI

Le persone amano sapere cosa succede, e non amano sentirsi a scuola, quindi evita di avere partecipanti che si trasformino in scrivani, si alzino in continuo per fotografare le slide e ti assillino richieste sui materiali presentati: fai sapere subito ciò che verrà dato e cosa no, fai sapere come verrà dato (chiavetta, portale con password, via we transfer e simili, via mail) e sii molto attento a raccogliere le ultime versioni delle presentazioni e dei vari documenti presentati, sarà davvero un valore aggiunto per i tuoi corsi!

Inutile ricordarti anche qui l’attenzione alla privacy e al diritto d’autore. Tutto dovrà essere condiviso nel modo consono e nel pieno rispetto di chi ha creato i materiali.

 

REPETITA IUVANT

Tu organizzi il corso e per te è tutto chiaro, ma le persone possono leggere al momento l’agenda o le informazioni che stai dando, è quindi fondamentale creare dei momenti a inizio giornata, a metà e alla fine che ricordino i tempi, gli argomenti o se sta per succedere qualcosa di particolare, ad esempio attività di interazione nei quali è prevista la partecipazione dei corsisti (giochi di ruolo, casi studio, workshop) o spostamenti di aula, o, ancora, eventi extra corso: una cena, una visita…

 

TEMPISMO

Le persone si staccano dal lavoro e dalla propria vita per venire ai tuoi corsi e iniziano a metterci veramente la testa proprio quando entrano in aula. Quindi, se hai previsto attività che richiedono un po’ di studio o anche solo la lettura di un testo, lascia il tempo per poterlo fare, non pensare che mandando le cose prima, via mail, i partecipanti si faranno trovare preparati. Una piccola parte sì, ma è necessario rispettare le esigenze di tutti e tarare i tempi e le attività su chi ha meno tempo, quindi su chi leggerà il tutto al momento.

 

Ti sono piaciuti questi cinque consigli? Sono un assaggio di quello che puoi trovare su ORGANIZZAZIONE AL QUADRATO, il mio nuovo progetto fatto a quattro mani che ti insegna a creare eventi di valore!

Troverai tanti webinar su questi e altri argomenti, potrai scegliere se approfondire un solo aspetto o tutto ciò che serve per creare un evento formativo con i fiocchi, come preferisci nel rispetto delle tue esigenze. E se questo non fosse abbastanza, puoi scriverci e organizzeremo un incontro ad hoc!

Vieni a scoprire il progetto!

 

 

Photo by Nick Morrison – Unsplash
Formazione come una SPA

Formazione come una SPA

Una buona formazione, per me, è come andare alla Spa.

Ti dedichi a te stesso, ti coccoli con delle nuove conoscenze, e non ti preoccupi di cosa fare dall’inizio alla fine della giornata.

Ci avevi mai pensato?

Sì, lo so, non tutti i corsi sono così, ma credo che valga la pena puntare a quelli che sono fatti così.

Come riconoscerli dunque?

Dall’organizzazione!

O meglio, dall’organizzazione delle informazioni 😉

 

Due sono i casi, puoi essere un partecipante o un organizzatore, vediamoli entrambi.

 

SE LI DEVI SCEGLIERE, CERCA UNA BUONA AGENDA CHE SI ACCOMPAGNI ALLE GIUSTE INFORMAZIONI

 

Ovviamente avrai scelto il corso in base ai contenuti, e qui non metto bocca, ma guarda bene come sono organizzati i contenuti. Devono essere equilibrati in termini di tempo, devono esserci momenti per le domande o per riposarsi.

Te ne parlerò meglio nei prossimi post, ma ricorda che deve essere un momento di apprendimento e quindi non può esserci troppa carne al fuoco, non pensare che un corso con mille contenuti voglia dire risparmiare e prendere di più, vuol dire spesso non andare in fondo alle cose, meglio meno, ma ben fatto.

Credo che un altro aspetto importante sia poter sapere da subito tutto ciò che è importante: dove, come, per quanto, ma anche cosa è compreso e cosa no. È importante quindi valutare anche l’organizzazione del corso stesso, in breve deve facilitare la tua partecipazione e non lasciarti dubbi riguardo a tutto ciò che è logistico. Devi darti il piacere di poterti concentrare solo sui contenuti, sul valore del corso, proprio come in una SPA dove ti rilassi e basta.

 

MA SE SEI TU AD ORGANIZZARLO?

 

Eh sì, se stai pensando di farne uno a breve, rendilo una vera SPA.

Ecco alcune idee.

  • Pianifica bene l’agenda, metti tutto in chiaro: chi parlerà di cosa per quanto. Piccolo dettaglio in più, i nomi delle persone che terranno gli interventi potranno essere messi in chiaro solo se confermati.
  • Lascia spazio alle domande, all’interazione, al riposo.
  • Fornisci da subito i dettagli logistici su come raggiungere il luogo e su come sarà organizzato il corso, in particolare sui momenti tra un intervento e l’altro, sul prima e sul dopo.
  • Metti in chiaro cosa è compreso e cosa no: pranzi, cene, alloggi, ma anche sul piano dei contenuti, cosa verrà messo a disposizione dei partecipanti e cosa no, se ci sarà un attestato e di che tipo…
  • Se proponi delle scelte, ad esempio per un alloggio, sii chiaro sulle opzioni.
  • Sii chiaro nelle scadenze, quelle per le iscrizioni, per i pagamenti, per la consegna dei materiali.
  • Ultimo, e forse da non scrivere perché un vero “must”: fai capire bene cosa si guadagna partecipando ai tuoi corsi, perché vale la pena iscriversi. Come farlo? Con dei contenuti da 10 e lode.

Sì, in verità la maggior parte della fatica è avere tutto quanto più definito possibile già dall’inizio, così da fornire tutte le informazioni possibili e allo stesso tempo avere dei contenuti validi, ma immagino che su questo non sia necessario spendere altre parole 😉

 

E ora una piccola aggiunta, ho organizzato corsi per più di dieci anni, e ho deciso di condividere tutto questo con te con un progetto speciale. Non è solo mio, è un progetto a quattro mani, per renderlo ancora migliore, per darti non la somma delle nostre esperienze, ma il quadrato!

Vieni a scoprirlo, si chiama proprio così: ORGANIZZAZIONE AL QUADRATO

Ecco il link ti aspettiamo!

 

 

Photo by Susan Wilkinson – Unsplash

Ciò che ami in agenda? Si parte da qui.

Ciò che ami in agenda? Si parte da qui.

Sarebbe bello lavorare solo su ciò che piace vero?

Ma non c’è mai abbastanza tempo… oppure non si trova mail il momento giusto e si rimanda…È così anche per te?

Giusto?

Eh, no, mi spiace è ora di girare la frittata!

La matrice di Eisenhower serve proprio a questo, a prendere la giusta dose di consapevolezza per dire con sincerità a se stessi: “questa è una cosa che mi importa e che mi piace, non ha alcuna urgenza, ma la voglio proprio fare!”

Ed ecco che magia, le cose che non hanno grande priorità ma ti stanno a cuore trovano spazio in agenda.

È ancora un miraggio? Beh, se questo mese hai seguito tutti i post ora sai:

  • discernere con consapevolezza le cose da fare secondo urgenza e importanza;
  • delegare ciò che non è importante per te ed è urgente;
  • eliminare ciò che non rientra nelle tue mansioni;
  • eliminare ciò che mangia il tuo tempo e non è né urgente né importante

Rimane quindi ciò che è importante e basta, ma con diversi livelli di urgenza.

Ora si sa, le cose urgenti e importanti vanno fatte e basta, ma abbiamo visto fin da subito che, con una buona gestione del tempo e della produttività personale si possono gestire meglio, ridurre in numero e soprattutto te ne puoi occupare prima che diventino realmente urgenti. Il segreto è una buona pianificazione e gestione del tempo, come ti raccontavo qui.

Ecco quindi che la tua agenda non sarà fitta di scadenze, impegni e urgenze e, tolto il tempo per l’imprevisto, rimarrà comunque un po’ di tempo per te, per l’appunto per ciò che è importane e non urgente.

Se ci rifletti bene, questo quadrante della matrice di Eisenhower è proprio il cuore del tuo tempo, delle tue attività, del tuo lavoro.

Qui risiedono le cose di valore che vanno fatte e che di solito non trovano posto perché scalzate dalle altre, più urgenti.

Ora, con la giusta dose di consapevolezza, capendo quindi che sono per te importanti, per te di valore, capisci anche quanto è importante che trovino il giusto spazio tra le tue attività e quindi nella tua quotidiana to do list.

È altrettanto vero che non possono essere le uniche in agenda, ci sarà sempre qualcosa di meno importante ma più urgente, o un imprevisto, ma è anche vero che gestendo bene tutte le atre attività come abbiamo visto, avrai modo di dare finalmente spazio anche a questo.

Nella pratica significa proprio, quando fai la pianificazione settimanale o giornaliera, togliere i tempi delle cose urgenti, quindi appuntamenti fissati e scadenze, tenersi morbidi e mettere subito in lista le cose del quadrante in alto a sinistra della matrice: le cose importanti e non urgenti.

Le prime volte andrà così, poi ti ricordo che la matrice non è uno strumento di pianificazione del tempo, ma uno strumento per prendere consapevolezza del tuo tempo e delle tue priorità.

 

Serve proprio a farti porre l’attenzione su ciò che si dimentica, su ciò che è per te importante, ma anche non urgente, insegnandoti a mettere ordine nel resto.

 

Quindi la prima volta usa la matrice, poi, capiti i criteri e fatto tuo il metodo, sarà un intimo sistema per gestire gli impegni in fase di pianificazione!

E se hai ancora qualche difficoltà con questo strumento di gestione del tempo, sai che sono qui!

 

 

Photo by Pawel Czerwinski – Unsplash

L’angolo nascosto

L’angolo nascosto

Come è possibile che nel nostro prezioso tempo ci siano cose che non ci interessano e che non sono poi così necessarie, né in scadenza e comunque sono lì come un piccolo tarlo mangia tempo?

Dirai: “no di sicuro, non è il mio caso, il tempo è un bene prezioso e di certo non lo spreco con cose che non servono a nulla”.

Quando chiedo alle persone di lavorare sulla matrice di Eisenhower e dividere le attività per urgenza e importanza, capita che questo quadrante sia inizialmente vuoto.

 

Poi, andando a riflettere sui criteri di importanza e urgenza e capendo come questi siano più profondi e da non prendere sottogamba, come ti ho raccontato, ecco che qualche post-it arriva anche in questo quadrante.

Ora capire che una cosa non è urgente, è facile, quindi anche metterla nel lato sinistro della matrice lo è, decidere poi che non è importante può essere più complesso, poiché bisogna essere onesti con se stessi e fare i conti con le proprie priorità e ciò che realmente interessa.

Ma allora, cosa sono le cose che non sono importanti e urgenti?

Quelle che di fatto mangiano il tempo.

Ciò che fai senza troppa consapevolezza per noia o per abitudine.

Ancora una volta ciò che cade in questo quadrante è strettamente personale perché dipende dal criterio, altresì personale, dell’importanza.

Ma giusto per farti un esempio sulle attività personali: per molti stirare è una perdita di tempo e quindi lo classificherebbero qui, per altri è indispensabile avere il filo sul pantalone.

Nel lavoro c’è chi controlla le sfumature e chi punta al sodo senza troppi fronzoli sulla forma.

 

Non c’è un giusto o uno sbagliato, ma di certo una consapevolezza su come si investa il proprio tempo e come non debba essere sprecato.

 

Detto questo ci sono comunque delle attività, che indipendentemente da tutto, mangiano il tempo.

È vero che devi fare il piano social per la tua azienda, ma perdere due ore al giorno tra Facebook, Instagram e Twitter, forse non è il massimo.

Passare il proprio tempo libero a fare zapping in tv senza attaccare la spina del cervello equivale a perdere tempo senza riposarsi guardando un bel film.

Come vedi l’ago della bilancia è sempre la consapevolezza. Nessuno dice di non riposare, di non fare le cose fatte bene, ma quello che aggiungo è di non sprecare il tuo tempo non accendendo la spina del cervello che ti fa capire il limite tra un controllo della pagina social e un tempo perso nei social, tra un lavoro ben fatto e un lavoro iper corretto, tra nullafacenza e riposo.

Tutto si può fare, ma non sprecare il tuo tempo, usalo con consapevolezza!

E ora che hai capito quali sono le attività che ricadono in questo angolo nascosto di cose non importanti e non urgenti… che fare?

Semplice: eliminale!

 

 

Photo by Skyler Smith – Unsplash

Importante per chi?

Importante per chi?

Se è urgente è da fare e basta, sì è un dato di fatto.

Ma sei davvero certo che tutte le cose della tua to do list siano proprio della tua lista di cose da fare?

Dove voglio arrivare? Ancora una volta mi rifaccio ai criteri della matrice di Eisenhower e ancora una volta ti faccio riflettere sulla voce che tra le due dipende da te: l’importanza.

Le cose che sono in lista sono per te importanti?

Sei coinvolto nel farle? C’è un motivo per il quale sono nella tua lista?

Leggendo tutte queste domande, ti sarà sorto un po’ il dubbio sulla questione che voglio far emergere un po’ alla volta.

E se quei punti non fossero sulla tua lista, ma su quella di qualche d’un altro?

Magari ora stai facendo un sospiro di sollievo… eh già!

Perché questo è il cuore della questione, a volte nella to do list ci sono cose sì urgenti, sì da fare, ma il perché non l’hai scelto tu, ma qualcun altro.

Sono cose che ti sono state date da fare, magari dal tuo capo, magari dal resto della famiglia, magari da un senso del dovere molto forte… e qui ti chiedo di fermarti e riflettere.

Se queste cose sono effettivamente parte del tuo lavoro, perché sta nelle tue mansioni lavorative, o perché è parte del carico famigliare che svolgi tu, ok, va bene lasciale e agisci come abbiamo visto la scorsa settimana.

Ma se non sono parte del tuo onere lavorativo, casalingo, se per te non sono davvero importanti… Allora è meglio agire in maniera differente.

Questo, infatti, è il riquadro delle deleghe e dei no.

Se per te una cosa non è importante può essere molto utile delegarla ad altri.

La delega è una forma di lavoro e per funzionare davvero e non tornare sulle tue spalle deve essere ben gestita: va scelto un buon delegato che sia in grado di svolgere la questione, vanno date delle buone direttive e deve esserci una condivisione delle scadenze di lavoro.

Se poi una cosa non è di tua competenza, non farla, impara da subito a dire di no e a non farla entrare proprio in lista.

Compito difficile? Sì, certo, ma un buon no equivale a dire “se lo facessi, lo farei male e con dei pessimi risultati” e non vuol dire “non mi importa”, tutto dipende da come lo si dice e dalle motivazioni a supporto della tua scelta.

Per imparare a gestire bene il proprio tempo, bisogna lavorare bene sulle proprie priorità, che significa quindi fare molta attenzione al criterio dell’importanza.

Se rifletti bene su ciò che per te è davvero importante e ciò che non lo è proprio, sai anche ciò che puoi eliminare dalla tua lista di cose da fare e cosa puoi delegare. L’organizzazione ti viene in aiuto sul come gestire queste due tecniche, come ti ho accennato brevemente prima.

Quello che vorrei che facessi è che sperimentassi a lungo questo quadrante e che interiorizzassi sempre più tue le tue tecniche di saper “dire di no” e di “delegare”.

Non per non lavorare, o per lavarsi le mani da qualcosa, si intende, ma per farti carico di ciò che effettivamente ti spetta.

Molto spesso i problemi di gestione del tempo dipendono dal fatto di avere troppe cose da fare, e questo “troppo” dipende dal farsi carico di ciò che non ci spetta o che non ci interessa.

Quindi, ancora una volta, chiediti: “è importante per me?” Se la risposta è sì, perché sai che è importante e che rientra nelle tue mansioni, allora, via, fallo!

Altrimenti, delega e la prossima volta, impara a dire subito di no!

 

 

Photo by Evie Fjord – Unsplash