Facciamo un po’ di ordine sul tema archivi, nel senso che non sono tutti uguali, non funzionano tutti allo stesso modo, ma soprattutto non è utile avere tutto insieme senza dividere le cose nelle diverse tipologie di archivio.
L’archivio funziona un po’ come la regola del bersaglio per la scrivania.
La ricordi?
Le cose che usi di più vanno vicine a te, a portata di mano, ma non nello spazio vitale di movimento delle mani, poi, meno le usi, più le puoi allontanare.
Allo stesso modo puoi procedere con i tuoi dati e quindi con i tuoi archivi distinguendo queste tre tipologie.
ARCHIVIO CORRENTE
Un archivio corrente contiene gli elementi utili per lavorare sui tuoi progetti in corso.
Quindi ci saranno tutte le cartelle dei progetti aperti, ma anche le cartelle con i tuoi elementi di lavoro più correnti: format, immagini, database…
Questa raccolta di dati deve essere facilmente raggiungibile, aggiornata e completa. Di questo insieme di elementi ti consiglio di fare spesso un buon back up, e anche di averlo in cloud, così da essere veramente sicuro di poter raggiungere i tuoi dati di lavoro in ogni momento da tutti i tuoi dispositivi.
Poi, sul come organizzarla, su quale cloud scegliere e come gestire la sincronizzazione possiamo parlarne e c’è molto da dire. Ma, parlando in generale di archivi, posso dirti che questo è il primo step. Come vedi non è sul tuo desktop, ma sul primo livello di raccolta.
Se non si parla di file, ma di materiali cartacei saranno fogli raccolti in quaderni e raccoglitori vicinissimi alla tua scrivania, ma non nel luogo dove scrivi.
Qui come P.O. ti posso aiutare molto: la produttività personale dipende anche dal saper gestire al meglio il proprio archivio corrente, in estrema sintesi, dal trovare ciò che serve al momento giusto.
La chiave di quest’archivio è dunque l’uso: in base a come usi e cerchi gli elementi dovranno essere strutturate cartelle e sottocartelle. Inutile aggiungere che dovrà essere quanto più semplice e intuitivo possibile.
ARCHIVIO DI DEPOSITO
Un luogo dove archivi ciò che non usi più.
Si tratta sia dei dati di clienti con i quali non lavori più, sia dei tuoi documenti di lavoro superati: progetti conclusi o non più attivi.
Se sono cartacei si tratta già di quaderni e faldoni che stanno bene in un armadio o in una libreria, non certo sulla scrivania, anche se possono trovare posto in un luogo vicino al proprio luogo di lavoro.
Se sono file possono essere anche su un supporto separato e facilmente collegabile.
In casa possono essere gli archivi delle bollette, delle visite mediche…
Al lavoro le fatture, i lavori con clienti non più attivi…
In tutti i casi si tratta di elementi che nel tempo potrebbero essere tenuti, e passare in un archivio storico, o eliminati. A seconda di questa distinzione si può pensare una differente organizzazione.
La cosa importante in questo tipo di archivio è mettere delle buone basi per organizzare gli elementi: il fatto che i dati non siano più utili al lavoro corrente, non vuol dire che si debba creare un marasma disorganizzato.
Ecco che le regole base di ordine, completezza e semplicità devono essere maestre nell’organizzazione di questi elementi. Tutte le procedure che ti racconto per chiudere il tuo lavoro, i tuoi progetti servono proprio a creare archivi di deposito funzionali e utili.
ARCHIVIO STORICO
Questo è un archivio di ciò che è importante tenere e che non è più in uso. Questi elementi sono destinati alla conservazione permanente.
In un archivio casalingo sono ad esempio gli atti di compravendita di immobili, i certificati di laurea, e, lasciamelo dire, anche alcune fotografie di famiglia.
In un archivio di lavoro oltre ai documenti relativi alle compravendite e alla definizione degli aspetti fondanti dell’azienda, ente o libera professione, anche tutti quegli elementi che hanno segnato uno step fondamentale per la storia personale o aziendale.
Qui un P.O. ti può aiutare nel capire come gestire al meglio lo spazio o l’archiviazione di base, ma per completezza ci tengo a dirti che ci sono delle figure specializzate in questo: coloro che fanno parte dell’Associazione Nazionale Archivisti Italiani. Lo sapevi?
Ecco che ancora una volta ti racconto come un P.O. non elimina e basta, a volte sì lo fa, ma altre volte lavora per organizzare e rendere funzionale.
Dopo averti rincuorato, dimmi… come stanno i tuoi archivi? Funzionano per le tue necessità? È forse tempo di metterli in ordine? Intanto inizia a distinguere questi tre!