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Scrivania ordinata? Dipende!

Scrivania ordinata? Dipende!

Se vedessi la mia scrivania in questo momento, forse penseresti che l’ordine è molto lontano da me, ebbene… non è una contraddizione in termini, anzi!

E come mai? Perché sto lavorando su un progetto del prossimo anno e ho bisogno di pensare, di creare, di liberare la mia fantasia, quindi… ho lasciato carta bianca al mio cervello e sto raccogliendo idee, spunti. Già, è un momento creativo che non può portare con sé ordine e razionalità, proprio come ti raccontavo la scorsa settimana per le liste.

Poi, quando avrò finito, sta sera, allora sì dovrò riordinare il tutto e dovrò trovare un posto per ogni cosa e mettere ogni cosa al suo posto 😊

Riordinare mi aiuterà a fare ordine anche nelle mie idee: ho finito tutto? Cosa devo tenere e cosa posso buttare? Dove vanno tutti i miei strumenti? Come posso archiviare al meglio ciò che ho creato oggi?

Come vedi ordine e organizzazione non sono sinonimi e essere produttivi non significa essere ordinati, o meglio… non sempre!

Ogni momento vuole il suo ordine!

Archivio a fine lavoro

Archivio a fine lavoro

Quando finisce un lavoro?

Un aspetto che spesso è sottovalutato è la chiusura del lavoro. A volte perché si è troppo stanchi, a volte perché si mette già la testa sul prossimo lavoro, a volte perché è semplicemente ora di andare a casa.

E invece è davvero importante.

Cosa? Il riordino! Un lavoro si compone di tre fasi: la creazione, la lavorazione e la chiusura. E tutte e tre sono importantissime! Non puoi lavorare bene su un progetto se non l’hai dettagliato nelle sue parti e non puoi considerarlo chiuso se non l’hai archiviato.

Cosa intendo per archiviato? Eliminate le versioni non utili, copiati i dati utili nei database archiviati, riordinati le carte e i documenti. Si tratta di fare pulizia, ordine e archiviazione.

La cosa più semplice e assolutamente importante è fare tutto questo appena si conclude un progetto per una ragione molto semplice. Hai ancora la mente fresca e ricordi tutto. Ti sfido a ricordare quale sia la versione definitiva di un file anche solo due mesi dopo la chiusura di un progetto. E invece, appena hai finito di lavorarci, è tutto ovvio. Quindi fai uno sforzo in più e riordina i file e archivia il necessario.

L’archiviazione di un lavoro comprende anche la registrazione delle informazioni utili nei relativi database. Cosa intendo? Hai presente quando cerchi tra le mail mandate l’indirizzo di quella persona che aveva fatto il tal progetto, ma del quale non ricordi il nome e nemmeno quando gli hai scritto… eppure mentre facevi la riunione finale era tutto chiarissimo…

Bene, raccogli e archivia tutte le informazioni utili sarà ben più semplice ritrovare tutto la prossima volta che ti servirà!

Idem: ci hai messo tanto a creare quel file che ora riutilizzerai per fare tutte le cose simili, perché non creare un form che la prossima volta di dimezzerà il lavoro?

Ecco dunque che un lavoro non è concluso finché non avrai:

  • fatto pulizia: eliminando versioni vecchie, bozze e file di lavoro non più utili;
  • riordinato: creando i form e dando i nomi giusti ai vari file;
  • archiviato: sistemando i documenti nelle cartelle adatte (fisiche ed elettroniche) e i dati nei relativi database.

Provaci e raccontami come chiudi un lavoro!

Archivio, dove lo metto

Archivio, dove lo metto

Quando lavoro in ufficio o in azienda spesso mi capita di capire che uno dei problemi è quello di avere un buon archivio, non solo come metodo, ma anche come luogo dedicato all’archiviazione di pratiche, documenti e tutto ciò che serve tenere per lavoro.

Identificare la posizione migliore non è sempre semplice e vorrei farti pensare ad alcuni punti chiave per definire dove creare un archivio.

Un aspetto molto importante ad esempio è che deve essere in un posto raggiungibile da tutte le persone che ne fanno uso e raggiungibile comodamente. Mi è capitato di trovare archivi nella stanza del capo perché era la meno usata, o archivi in una piccola stanza ad un piano diverso rispetto a quello di lavoro. L’archivio non è un magazzino ed è uno strumento di lavoro, quindi, nessuna di queste idee funziona.

Il ragionamento è analogo per gli archivi on line, spesso non si controlla che tutte le persone che lavorano su determinati file abbiano accesso alle cartelle. Questo fa sì che il lavoro sia automaticamente delegato e rischia di non essere fatto.

L’altro aspetto che va considerato è l’ordine delle cose. Sempre per problemi di spazio, capita che si inizi in uno scaffale e poi, non essendoci modo di continuare, si continua su un altro, non sequenzialmente. Gli archivi sono molto più vivi e dinamici di quello che si pensa. E anche gestire lo spazio dedicato è importante, quindi se serve… si spostano, non vale ricominciare e basta. Lo dico un po’ per gioco, ma è importante rispettare l’ordine e la sequenza, perché per essere usato bene, l’archivio deve facilitare il compito di ritrovare i documenti, non rendere le cose difficili e soprattutto, da ricordare a memoria: “dalla a alla d nello scaffale di destra” “dalla e alla h in quello a sinistra”. Mettiamo tutte le cose simili vicino e in sequenza.

Privacy, l’incubo di molti. Anche qui… attenzione alle etichette! Non è bello vedere i nomi dei clienti sulle cartelline a vista, dà molta più professionalità un archivio ordinato e magari un nome parziale, soprattutto quando l’archivio è in un posto di passaggio. Per definire l’archivio si possono usare tante cose: faldoni di tipologia diversa, etichette di colori diversi, luoghi diversi per cose diverse.

Tutto dipende dallo spazio a tua disposizione, dal materiale che archivi, sia dalla tipologia sia dalla quantità, e non ultimo da chi e come lo usa.

Ci avevi mai pensato? E se ancora non ti ritrovi, perché non ne parliamo insieme? Contattami!

Scusa se ti disturbo, è questione di un minuto

Scusa se ti disturbo, è questione di un minuto

Le interruzioni al lavoro sono una cosa molto fastidiosa e soprattutto possono essere molto frequenti e gestirle non è sempre semplice. Ma lavorare in modo spezzettato e discontinuo, può essere davvero un’impresa ardua e soprattutto può portare a non concludere nulla di buono.

Se questo è anche un tuo problema, ecco tre cose sulle quali puoi riflettere.

Le notifiche

Quante volte fai interrompere il tuo lavoro dal suono di WhatsApp o di una mail? La curiosità è sempre tanta e non è facile riuscire a non farsi distrarre. Il mio consiglio spassionato è quello che se stai facendo un lavoro, lavora su quello e togli le notifiche. Poi toccherà il momento delle mail e dei messaggi. Ma sai perché ti dico questo? Perché anche se non te ne rendi conto passare dal leggere un documento al leggere una mail e poi tornare di nuovo al documento ti porta a consumare molta energia e tempo perché devi rifare il punto, rimetterci la testa. Quindi… non sprecare tempo ed energia, fai una cosa alla volta.

Chiudi la porta

Aprire la porta del tuo ufficio quando puoi essere interrotto e chiuderla quando devi lavorare può essere un buon modo per dare un segnale a chi lavora con te di quando puoi o non puoi rispondere. Soprattutto se quest’idea è condivisa anche con gli altri, così da non sembrare maleducata. Del resto stare concentrati è l’unico modo per lavorare bene, quindi non si tratta di escludere qualcuno, quanto piuttosto di darsi una regola.

Aree per i messaggi

Se hai ascoltato i due punti precedenti avrai anche capito che può succedere che quando tu stai lavorando e hai la porta chiusa e hai silenziato le notifiche, non vuoi essere disturbato. Allo stesso modo, quando ne avrai bisogno tu, magari i tuoi colleghi non saranno disponibili e non dovrai creare a tua volta le stesse interruzioni, quindi… come fare?

È sufficiente trovare un modo per comunicare lasciando dei messaggi. Ci sono tanti programmi di messaggistica istantanea o delle applicazioni per i gestionali che permettono di lasciare dei messaggi. Così non appena una persona sarà disponibile potrà controllarli e rispondere, senza interrompere sé e nemmeno gli altri.

Un’ultima interruzione della quale ti vorrei parlare è il famoso pensiero “è finito il latte, devo metterlo sulla lista della spesa”. Ebbene, la nostra mente è fantastica e ricorda molte cose, non sempre però le ricorda nei momenti migliori… ed è per questo che ci crea delle interruzioni anche quando siamo concentrati e stiamo lavorando e si tratta pur sempre di un’interruzione. Come uscire dall’inghippo? E’ semplice: annotandolo.

Quindi, scarica la mente e fai in modo che sia libera di lavorare, senza interruzioni e senza pesi!

E se vuoi qualche altro consiglio… scrivimi, sono qui per te!

Estate, sole, cicale… e lavoro

Estate, sole, cicale… e lavoro

Se ti dico estate cosa ti viene in mente? Caldo, sole, cicale… vero?

E come lavorare in questo periodo? In effetti il caldo rende tutto un po’ più complesso e spesso in ufficio ci si ritrova a tenere l’aria condizionata costante, ad abbassare le tende e a chiudersi dentro.

Ma proprio perché è un periodo dell’anno in cui è più facile essere stanchi e aver meno voglia di fare, vorrei farti riflettere su come puoi adattare la giornata nel periodo estivo, senza per forza doverti isolare in un ambiente ovattato.

Alzati prima la mattina e lavora nelle ore più fresche della giornata e compensa durante la pausa pranzo o finendo prima, così sarà come essere un po’ in vacanza: la sera potrai dedicare un po’ di tempo a te facendo due passi all’aria aperta o, se vivi al mare, con un bagno veloce.

Fai attenzione alla luce: essendoci più luce è facile avere luci forti in ufficio e in particolare riflessi sul monitor, fai in modo di evitarli, così da stancare meno i tuoi occhi e te stesso. Allo stesso tempo, approfitta dell’energia della luce, che abbassa il nostro livello di serotonina, e non rendere l’ufficio troppo buio. Di tanto in tanto, approfitta per un salto fuori e per un bagno di luce energizzante. 

Rispetta comunque il tuo ciclo circadiano, ma rallenta un po’. Non pretendere di avere gli stessi ritmi di sempre, cerca piuttosto di organizzare meglio la giornata e lavorare anche meno ore, ma in modo più produttivo e cioè in modo concentrato e fruttuoso, vedrai che otterrai comunque ottimi risultati.

Estate vuol dire luce, caldo e spesso vacanza.

Impara a sfruttare questi elementi anche nel tuo lavoro: cambia le ore lavorative, lavora in modo più concentrato e concediti dei piccoli momenti di vacanza, vedrai che anche il tuo lavoro estivo darà i suoi frutti!