I sempre utili: i format
Un altro strumento indispensabile sempre utile? I format, o template, o traccia.
Comunque tu li chiami sono un vero salvavita di ogni lavoro ripetitivo, sia una mail, un rapporto, una traccia di domande o anche una parte di un lavoro operativo.
Sono in sostanza la base da cui partire.
Se ci pensi per moltissime cose non parti ex-novo a costruire una nuova versione, ma modifichi o rilavori una versione precedente.
Sarebbe impensabile creare una fattura creando di volta in volta l’intestazione con il logo e vari estremi, quindi i tuoi dati fiscali e poi quelli del cliente. Molto meglio avere un format e aggiungere solo i dati del cliente, no?
Se per la fattura è intuitivo non lo è per tante cose che puoi usare spesso nel lavoro:
- presentazioni aziendali o di sé
- breve bio immagini di sé
- mail di risposta a richieste frequenti
- mail di invito a eventi, riunioni,
- mail e moduli di feedback
- preventivi
- feedback ai clienti
- base grafica per i social
- base grafica per le presentazioni
- database ricorrenti
- fogli di lavoro ricorrenti
- relazioni o elaborazioni ricorrenti
- liste di domande ricorrenti
- moduli per la privacy
- moduli per la raccolta dei dati dai clienti
e potrei continuare a lungo….
Le difficoltà però non mancano anche usando i format, ecco a cosa devi prestare attenzione.
Lasciare in evidenza la versione da modificare
Spesso e volentieri si parte dall’ultima versione fatta, che però potrebbe contenere piccoli adattamenti a un caso specifico.
Ad esempio, il format del preventivo che normalmente fai a un cliente singolo questa volta lo hai fatto a una coppia di persone in società e quindi molte parole dal singolare sono passate al plurale.
Oppure una ricetta che normalmente è per quattro persone l’hai adattata alle sei.
Questo ti espone all’errore, meglio avere una versione che sia davvero una base e lasciare questa in evidenza fuori dalle cartelle. Poi tutte le declinazioni saranno dentro una cartella a parte.
Ecco che avrai una carella “preventivi” con fuori da tutto il “format_preventivo” e una cartella con i vari preventivi fatti.
Ricordare di fare le modifiche anche nel format
Se hai deciso che c’è qualche modifica “di fondo” da fare, questa va riportata nel format e non solo nella versione sulla quale stai lavorando.
Spesso capita di dimenticare queste modifiche quando si cambiano frasi fisse, come un riferimento al diritto d’autore o a una modifica tra i tuoi servizi, ma anche un nuovo logo o un’immagine migliore.
Rendere i format quanto più accessibili possibili
Tutti gli strumenti del proprio lavoro devono essere accessibili e facilmente modificabili. Quindi il percorso per arrivarci deve essere semplice, veloce e intuitivo. Renditi la vita facile e non fare un archivio ad albero a prova di FBI!
Idem, scegli dei nomi semplici e chiari!
Rendere i format una vera base
E questo significa che all’interno ti devo balzare agli occhi le cose da modificare.
- Se possibile evidenzia le cose da cambiare, fai in modo stacchino chiaramente dal resto.
- Se ci sono parti che cambiano spesso mai hai diverse versioni da usare, metti le versioni una sotto l’altra così di volta in volta sceglierai quella giusta.
- Se ci sono parti che non usi sempre, metti nel format tutto, evidenzia le parti che potresti non dover utilizzare e poi cancella. Non fare viceversa, potresti scordare delle parti.
Dirai che è un sacco di lavoro. In verità no, richiede solo un po’ di attenzione nel fare bene la prima versione, la vera base, e nel riportare le modifiche, ma, credimi…
i vantaggi sono davvero grandi: tanto tempo risparmiato, errori meno frequenti e non ultimo, una coerenza e velocità di lavoro che fa rima con professionalità!
Da dove partire quindi?
Dall’individuare le cose che usi più di frequente e capire quali sono davvero i tuoi format.
Perché, come ti raccontavo all’inizio, ognuno ha i suoi, e come sempre l’organizzazione parte dalla consapevolezza.
Quindi:
- pensa a cosa usi sempre e quali sono i tuoi lavori ripetitivi;
- crea un format completo, una base vera, dove gli elementi da modificare siano evidenti;
- archivialo in un luogo accessibile con un nome semplice.
E la prossima volta che lo userai… goditi l’energia e il tempo risparmiati!
