Ti è mai capitato di iniziare un lavoro e avere il terrore di dimenticare qualcosa e passare un sacco di tempo a controllare e ricontrollare se avevi fatto tutto e se era tutto giusto?
Questo è un vero cruccio e può creare molto stress oltre a far perdere un sacco di tempo.
Ma non ti preoccupare, c’è una soluzione! Tanto semplice quanto utile: si tratta di una lista. Sai quanto ci tengo alle liste e quanto penso siano importanti per scaricare la mente.
Ma questa è una lista speciale, è una check list!
Cos’ha di tanto diverso? Ti aiuta in tutto ciò che è ripetitivo: ogni lavoro ha dei compiti che si ripetono e per questi ci sono delle sequenze precise. Ma ti aiuta anche quando cominci a fare qualcosa di nuovo, a farlo pezzetto per pezzetto, sempre al meglio e senza perdere il controllo.
Ci hai mai pensato, quando inizi un lavoro nuovo sembra tutto più difficile. Una volta che ci hai preso mano, tutto diventa più fluido, quasi automatico e spesso anche più veloce.
Al contrario, all’inizio anche solo ricordare dove sono i file o in che staffale sono archiviati certi faldoni e qual è la sequenza esatta delle cose da fare può essere complesso. Ecco quindi che una check list ben fatta ti aiuta a non perdere i pezzi e a non fare lavoro inutile.
Vediamo quindi come si fa.
A mente fredda cerca di guardare il compito che devi fare con occhi esterni, come se lo dovesse fare qualcun altro e annota tutti i punti da svolgere. Poi mettili in sequenza temporale, stabilisci cosa viene prima e cosa dopo. Così capirai se hai scordato qualche passaggio. Poi specifica ogni punto in maniera chiara e dettagliata. È un po’ come se dovessi scrivere le istruzioni per l’uso di qualcosa.
Ora prevedi a fianco alle tue voci una spunta, così ogni volta che avrai fatto qualcosa, potrai segnarlo e sarai certo di averlo fatto e di poter andare oltre, senza di fatto andare a ricontrollare. Ultima accortezza, la prima volta che la usi, vedi se funziona: se è meglio dividere alcune voci, o accorparne altre.
Vedrai che le tue giornate diventeranno più fluide, ogni giorno avrai la tua check list per svolgere i compiti assegnati, avrai quindi la tua tabella di marcia e potrai tenere traccia del punto della situazione. Senza accorgertene via via inizierai a memorizzare i vari passaggi. Nel tempo, infatti, per alcuni compiti la check list non sarà più necessaria, i vari passaggi saranno già nella tua mente.
Ma per altri, invece, sarà un utilissimo modo per ricordare tutto. Ad esempio, per preparare il materiale per una trasferta, ecco qui un esempio. Questo metodo di lavoro ti tornerà utile in tutti i casi in cui un compito si ripete. Facile no?
Ora non ti resta che creare la tua! E poi raccontami come è andata!
Ti sei mai trovato a metà giornata che sei già senza energie? E ti chiedi come arriverai a sera? Sei appena rientrato dalle vacanze e di colpo… è come se non ci fossi mai andato?
Come mai?
Si tratta del bilancio delle energie. Non sempre ci si ricorda di tenerne conto, si parte in quarta pensando “ora faccio tutto!” Ed è proprio qui l’errore… bisogna mantenere la visione d’insieme delle cose e, oltre a programmare adeguatamente la giornata, fare anche il conto con le energie che volta per volta mettiamo in campo.
Ecco tre suggerimenti che possono ottimizzare l’uso delle tue energie e preservarti dal bruciare le tue energie come cerini al vento.
Inizia con qualcosa che ti piace fare
Quando inizi a lavorare fai qualcosa che ti introduca al lavoro che dovrai fare nella giornata, fai qualcosa che ti piace, così inizierai senza “bruciare” troppa energia. E’ come se fosse un riscaldamento al lavoro.
Le pause sono importanti
Durante la giornata, non dimenticare le pause. Anche se al momento non ti pare di averne bisogno, poi ne sentirai la mancanza. Quindi scadenza sempre il tuo lavoro con delle pause. Non occorre siano lunghe, ma piuttosto che siano vere pause. Leggere le mail personali, cercare qualcosa in internet, fare un lavoro del proprio hobby non è una pausa. Alzarsi, fare due passi, prendere un caffè, fare due chiacchiere… queste sono pause.
Gratificati per il lavoro che fai
Regalati delle ricompense a lavoro finito. Anche qui, non occorre siano cose grosse o impegnative, è solo un modo per prendersi cura di sé e ricordarti che sei una persona che vale e che merita di gratificarsi per l’impegno dedicato al proprio lavoro!
E se questi tre suggerimenti ti sono piaciuti, segui #unminutoperme sui social. Ogni mercoledì un’idea, un piccolo suggerimento per non perdere il conto delle nostre energie, gratificarci e ricaricarci un po’.
Basta poco, basta anche un minuto ogni tanto! Raccontami anche tu cosa fai in #unminutoperme!
A settembre mi iscrivo in palestra
Voglio assolutamente fare un corso di pittura
Ora compro l’App per imparare meglio l’inglese
Chi non ha mai pensato che nell’autunno avrebbe iniziato un corso o ripreso qualche sport lasciato in sospeso dall’estate?
Eh, già. E quanti di questi buoni proposti sono poi caduti come le foglie in autunno? Ti sei mai chiesto perché?
La risposta è più semplice di quanto si crede: la questione sta negli obiettivi.
Mi spiego meglio: capita di mettere in agenda troppi corsi, tanti progetti o di scegliere corsi che sono lontani dai nostri veri desideri e dalle nostre reali esigenze.
Ho pensato quindi di proporti un breve esercizio.
Armati di carta e penna che si comincia!
- Scrivi 10 obiettivi che vuoi raggiungere da qui a fine anno.
- Per ognuno di questi scrivi perché lo vuoi fare. Scrivi una frase in meno di 30 secondi per ciascuno.
- Ora con calma rileggi la lista. Se non hai trovato un perché in tempo o se non lo ritieni sufficientemente valido, eliminalo.
- Di quelli che rimangono scegline 3.
- Scrivi poi i pro e i contro di questi obiettivi.
- Se i contro sono maggiori dei pro, cancella l’obiettivo.
- Se invece sono maggiori i pro, dai un voto da 1 a 10 per l’importanza sia ai pro sia ai contro.
- Fai la somma dei pro e dei contro e poi la sottrazione dei pro meno contro. Dovrebbero essere maggiori i pro vero? Se così non fosse… l’obiettivo va eliminato!
- Metti in scala i tuoi tre obiettivi in base al risultato che hai ottenuto.
- Ora ne hai uno solo in cima alla lista, inizia da quello!
L’esercizio che ti ho proposto è utile a stimolare la riflessione con te stesso per capire cosa vuoi fare, come vuoi impiegare il tuo tempo. Spesso e volentieri i propositi di fine estate rimangono tali perché non sono fortemente motivati. O anche semplicemente perché sono troppi. O perché la loro realizzazione non viene correttamente pianificata.
Lo scopo quindi dei punti che hai affrontato sopra è proprio quella fare una selezione dei nostri obiettivi in parte istintiva in parte ragionata per avvicinarli al nostro stile di vita e a ciò che desideriamo veramente per noi. Centrando gli obiettivi potremmo poi fare il vero primo passo per la loro realizzazione.
Il fatto poi di metterli in ordine di importanza ti farà capire che intanto si inizia da una cosa e la si fa dall’inizio alla fine. Anche questo è importante perché dà soddisfazione e motivazione per passare al secondo punto!
Direi che non resta che mettere in pratica l’obiettivo in cima alla lista!
Non sai da che punto iniziare? Segui i consigli che ti ho lasciato in questo post o chiamami! Troveremo insieme la tua strategia!
Se ti dico estate cosa ti viene in mente? Caldo, sole, cicale… vero?
E come lavorare in questo periodo? In effetti il caldo rende tutto un po’ più complesso e spesso in ufficio ci si ritrova a tenere l’aria condizionata costante, ad abbassare le tende e a chiudersi dentro.
Ma proprio perché è un periodo dell’anno in cui è più facile essere stanchi e aver meno voglia di fare, vorrei farti riflettere su come puoi adattare la giornata nel periodo estivo, senza per forza doverti isolare in un ambiente ovattato.
Alzati prima la mattina e lavora nelle ore più fresche della giornata e compensa durante la pausa pranzo o finendo prima, così sarà come essere un po’ in vacanza: la sera potrai dedicare un po’ di tempo a te facendo due passi all’aria aperta o, se vivi al mare, con un bagno veloce.
Fai attenzione alla luce: essendoci più luce è facile avere luci forti in ufficio e in particolare riflessi sul monitor, fai in modo di evitarli, così da stancare meno i tuoi occhi e te stesso. Allo stesso tempo, approfitta dell’energia della luce, che abbassa il nostro livello di serotonina, e non rendere l’ufficio troppo buio. Di tanto in tanto, approfitta per un salto fuori e per un bagno di luce energizzante.
Rispetta comunque il tuo ciclo circadiano, ma rallenta un po’. Non pretendere di avere gli stessi ritmi di sempre, cerca piuttosto di organizzare meglio la giornata e lavorare anche meno ore, ma in modo più produttivo e cioè in modo concentrato e fruttuoso, vedrai che otterrai comunque ottimi risultati.
Estate vuol dire luce, caldo e spesso vacanza.
Impara a sfruttare questi elementi anche nel tuo lavoro: cambia le ore lavorative, lavora in modo più concentrato e concediti dei piccoli momenti di vacanza, vedrai che anche il tuo lavoro estivo darà i suoi frutti!
In ecologia la buffer zone è una zona cuscinetto, tra un’area protetta e un’area di sviluppo, una zona di passaggio nella quale le due realtà si mischiano. E così la mia mente ha pensato al parallelismo tra la il momento in cui lavoriamo e il momento nel quale siamo nella nostra vita privata. Tra le due c’è la nostra buffer zone.
Questo è uno spazio virtuale e fisico spesso non utilizzato consapevolmente che invece può tornare molto utile. Ma prima di capire come usarlo, cerchiamo di capire meglio cos’è.
E’ il tragitto che fai per andare a casa da lavoro e viceversa, è il momento in cui sistemi le cose del tuo ufficio in casa e ti dedichi alle tue cose personali, è il momento nel quale pianifichi un aperitivo con gli amici prima di tornare a casa.
Non è però il momento nel quale prendi i tuoi bimbi da scuola, o il momento nel quale sei in palestra, perché queste attività fanno già parte delle occupazioni del tuo tempo non lavorativo.
Vorrei farti capire bene cosa intendo perché, come ti dicevo, spesso è un tempo non sfruttato e non vissuto con consapevolezza.
E’, di fatto, lo spazio fisico e virtuale che separa il momento lavorato da quello personale e viceversa.
Perché è tanto importante?
Perché puoi usarlo per tante cose che ti sono utili sia nel tuo lavoro, sia nella tua vita personale:
- E’ un ottimo momento per fare mente locale. È il momento nel quale, chiusa la lista delle cose da fare in un ambito, si prende in mano quella dell’altro. Hai appena chiuso l’agenda con la programmazione per domani e riprendi in mano la lista delle commissioni di casa. Esci di casa e ricapitoli gli appuntamenti del giorno. È un momento quindi nel quale fai staccare la tua testa da un ambito e la metti nell’altro. Se lo fai con questa consapevolezza puoi chiudere molto meglio il tempo lavorato e dedicarti a quello personale e viceversa.
- Può essere un momento per svagarsi. Perché nel viaggio casa lavoro non ascolti un audio libro, non leggi o non senti un podcast? Può essere un buon momento per alleggerire la tua mente, fare una cosa che ti piace e caricarti un po’.
- Può essere un momento di riposo, nel quale non fai nulla, ma ancora una volta basta che tu sia consapevole di questo e cioè che stai usando la tua buffer zone per il tuo relax mentale.
- Può anche essere un momento organizzato, nel quale pianifichi le commissioni da fare e ciò che farai nel tempo successivo pensando al percorso migliore per compierne il maggior numero.
Qualunque attività tu scelga nella tua buffer zone, fallo consapevolmente, sfrutta al meglio questo momento, avrai una marcia in più nell’attività che segue, al lavoro o nel tuo tempo personale, perché avrai avuto modo di fare mente locale, di riposarti, di ricaricarti o di alleggerirti di quale commissione.
E tu come usi la tua buffer zone?
